Evaluatie samenwerking op. laboratoriumgebied. jaarrekening

Transcriptie

1 Evaluatie samenwerking op laboratoriumgebied en jaarrekening 2012

2 Laboratorium, april 2013 Inleiding. Het laboratorium van waterschap Groot Salland verricht vanaf 1 januari 2000 de analysewerkzaamheden voor het eigen waterschap maar ook voor de waterschappen Reest en Wieden, Velt en Vecht en Zuiderzeeland. In september van datzelfde jaar is het samenwerkingsverband uitgebreid met de waterschappen Vallei & Eem en Veluwe. Met de participatie van belastingkantoor Tricijn uit Harderwijk (nu Lococensus-Tricijn) in januari 2008, is het aantal partners uitgebreid naar zeven. Het samenwerkingsverband is een product van de waterschapfusies in 2000 in Noord-Nederland en is ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. Doel van de samenwerking: het op een efficiënte wijze uitvoeren van laboratoriumwerkzaamheden voor de partners. In de regeling zijn de afspraken en voorwaarden van de samenwerking beschreven. De regeling is zo opgesteld dat deze voldoet aan de eisen van de belastingdienst om voor Btw-vrijstelling in aanmerking te komen. In de stuurgroep is afgesproken de samenwerking jaarlijks te evalueren middels een door Groot Salland opgesteld verslag. De deelnemers kunnen het verslag ter informatie voorleggen aan de Algemene besturen (zoals vermeld in de regeling). Prognoses en productie In de gemeenschappelijke regeling zijn door de deelnemers prognoses opgenomen over de werkhoeveelheid die jaarlijks per deelnemer wordt ingebracht. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het landelijk gehanteerde puntensysteem voor waterschapslaboratoria het zgn. ILOWpunten-systeem. Elke analyse die op het laboratorium wordt uitgevoerd, is gekoppeld aan een aantal ILOW-punten. Zo wordt bijvoorbeeld een eenvoudige analyse uitgevoerd voor 2 punten, terwijl voor een uitgebreide analyse 100 punten staan. Om voor vrijstelling van BTW-heffing in aanmerking te komen is de samenwerkingsovereenkomst per 1 januari 2005 aangepast naar het model 'gemeenschappelijke regeling volgens gemene rekening'. Dit houdt o.a. in dat alle deelnemers uit de regeling garant staan voor de totale laboratoriumkosten op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk. De verdeelsleutel voor 2012 is eind 2011 als volgt vastgesteld: Tabel 1: verdeelsleutel 2012 waterschappen samenwerking laboratorium % Zuiderzeeland Veluwe Velt en Vecht Vallei & Eem Lococensus-Tricijn 2.96 Reest en Wieden Groot Salland Totaal docx - 2 -

3 Onderstaand overzicht geeft van elke deelnemer de productie van het laboratorium aan in de jaren 2006 tot en met De werkzaamheden van het laboratorium bestaan voor iets minder dan de helft uit onderzoek in oppervlaktewater en waterbodem en voor ca. een derde deel uit onderzoek in monsters van rioolwaterzuiveringsinstallaties. De overige werkzaamheden bestaan voor ca. 10 % uit monsters voor vergunningverlening en handhaving en voor ca 7% uit monsternemingswerkzaamheden. Tabel 2: productie in ILOW-punten. Productie Productie Productie Productie Productie Productie Prognose Productie Zuiderzeeland 389, , , , , , , ,096 Veluwe 489, , , , , , , ,188 Velt en Vecht 227, , , , , , , ,595 Vallei & Eem 267, , , , , , , ,546 Lococensus-Tricijn 85,576 69,254 67,907 91,415 70,000 97,746 Reest en Wieden 322, , , , , , , ,818 Groot Salland 487, , , , , , , ,190 Sub-totaal ,129,083 2,558,211 2,400,392 2,226,996 2,511,822 2,367,000 2,290,179 Derden 19,837 24,189 28,645 42,495 26, ,004 70, ,763 TOTAAL LAB 2,203,062 2,153,272 2,586,856 2,442,887 2,253,148 2,767,825 2,437,000 2,455,942 Toelichting tabel 2: In tabel 2 zijn de productie- en prognosegegevens van 2012 te lezen evenals de productie van voorgaande jaren. De waterschappen Zuiderzeeland, Veluwe en Velt en Vecht hebben minder aangeleverd dan geprognotiseerd en de overige deelnemers meer. Evenals in 2011 zijn ook in 2012 werkzaamheden verricht voor de waterschappen Rijn en IJssel en Regge en Dinkel, Akzo, diverse gemeenten en ingenieursbureaus en de Waterdienst. Ook in 2013 worden opdrachten van deze opdrachtgevers verwacht. Kosten laboratoriumonderzoek. Om inzicht te krijgen in de kosten van het laboratorium zijn deze onderverdeeld in vier posten, te weten: kapitaalslasten, goederen en diensten, personeelslasten en overhead. Onderdelen van de post goederen en diensten worden direct doorbelast naar de deelnemers. Dit betreffen de posten: uitbesteed onderzoek, transportkosten van monsters en artikelen rechtstreeks besteld uit de magazijnen van het laboratorium. Ook zijn de inkomsten uit het werk voor derden op deze post in mindering gebracht. Het totale bedrag (ca werk derden en voor doorbelasting ca ) is verrekend binnen de post goederen en diensten en dus niet apart weergegeven in de tabel. Deze werkwijze geeft geen totaalbeeld van de begrotingspost Goederen en Diensten in tabel 2. Ook in 2012 en 2013 wordt deze werkwijze nog gevolgd. In 2014 wordt de jaarrekening gepresenteerd volgens een nieuwe opzet. De wijziging in de presentatie van de jaarrekening lag in de planning voor dit jaar, echter de gegevens werden dusdanig laat verstrekt, dat dit niet meer haalbaar was. Er is daarom besloten om de jaarrekening pas te wijzigen als de fusie definitief is en de structuur daardoor ook wijzigt docx - 3 -

4 Tabel 3: kosten laboratorium in euro s 2006 t/m Kosten Begroting Kapitaalslasten 354, , , , , , , ,000 Personeelslasten 1,415,372 1,524,167 1,668,241 1,781,130 1,798,062 1,897,611 2,129,870 1,984,000 Goederen/diensten 684, , , , , , , ,300 Overhead 242, , , , , , , ,469 Totaal 2,696,746 2,841,057 3,045,579 3,365,316 3,248,876 3,174,077 3,255,334 3,317,769 Toelichting tabel 3: Voor de jaarrekening 2012 is het meest opvallend dat, ondanks de enorme stijging van de post personeelslasten, de kosten binnen de begroting zijn gebleven en de deelnemers het teveel aan betaald voorschot terug ontvangen. De personeelslasten zijn gestegen zonder dat er sprake is van uitbreiding van formatie. Dit wordt mede veroorzaakt door invoering van het IKB (o.a. bovenwettelijke verlofdagen zijn in IKB ondergebracht) en een salarisverhoging die niet was voorzien. De stijging van de post Goederen en Diensten in 2009 ten opzichte van 2008 met wordt grotendeels veroorzaakt door het feit dat monsterneming vanaf 1 januari dat jaar is ondergebracht in de samenwerkingsregeling. In 2011 zet weer een daling in als gevolg van extra inkomsten uit werk voor derden. (zie ook uitleg bij tabel 2.) Verrekening van de kosten. Zoals eerder aangegeven vindt verrekening van kosten plaats op basis van een vooraf vastgestelde verdeelsleutel. De verdeelsleutel wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld op basis van de prognose van de hoeveelheid in te brengen werk en is voor 2012 eind 2011 vastgesteld. Op basis van de begroting van het laboratorium en de vastgestelde verdeelsleutel wordt per waterschap het maandelijks te betalen voorschot berekend. Bij het vaststellen van de jaarrekening worden voor 1 juli (vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst) van het daaropvolgende jaar de definitieve kosten bij alle deelnemers in rekening gebracht. Tabel 4 geeft een overzicht van de voorschotbedragen en laat zien dat met elke deelnemer, het teveel aan betaalde voorschotten moet worden verrekend. De laatste kolom in tabel 4 geeft het nog te ontvangen bedrag weer per waterschap. Tabel 4: kosten per waterschap in Vastgesteld % Te betalen Voorschot Verrekenen Zuiderzeeland , ,676 10,556 Veluwe , ,796 16,026 Velt en Vecht , ,304 7,840 Vallei en Eem , ,616 6,542 Lococensus-Tricijn ,271 98,112 1,841 Reest en Wieden , ,576 9,098 Groot Salland , ,689 10,532 Totaal 100 3,255,334 3,317,769 62,435 Het in de prognose opgenomen aantal ILOW-punten is de basis voor de kostentoedeling en niet de ILOW-puntprijs. Wel wordt deze puntprijs gebruikt om een beeld te krijgen van de kostenontwikkeling in een laboratorium. Grafiek 5 laat de ILOW-puntprijs zien van de afgelopen twaalf jaren docx - 4 -

5 Grafiek 5: ontwikkeling ILOW-puntprijs derden deelnemers Prognose nav begroting Toelichting grafiek 5: Tot en met 2004 zijn de laboratoriumverrichtingen door de deelnemers uit de gemeenschappelijke regeling betaald op basis van het aantal ILOW-punten. De ILOW-puntprijs werd jaarlijks verhoogd met 80% van de CBS-consumentenindex. In en vanaf 2005 kan de puntprijs worden berekend door de totale kosten van het lab te delen door het totaal aantal geproduceerde ILOW-punten. Omdat vaste kosten van een laboratorium stabiel blijven of licht stijgen, heeft een verminderend werkaanbod een verhogend effect op de ILOW-puntprijs. Opvallend is de sterke daling van de puntprijs in De oorzaak is tweeledig: Sterke stijging van het werkaanbod (dus hoge productie) en een hoog bedrag aan inkomsten uit werk voor derden. De prijs voor derden wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld door het bestuur van WGS en ligt in principe hoger dan de prijs die door de deelnemers wordt betaald. Voor 2012 is deze vastgesteld op 1,60 en voor 2013 op 1,67. Personeel. De maximale toegestane vaste formatie van het laboratorium is in 2001 vastgesteld op 30,7 fte. Ondanks een lichte stijging van het aantal analyse-ilow-punten en uitbreiding van de monsternemingstaak en een verbreding van het analysepakket van het laboratorium is vanaf 2001 de formatieruimte slechts uitgebreid met ruim 1 fte. Dit is mede het gevolg van efficiëntere werkwijzen en verdergaande automatisering en robotisering. Zie personeelsoverzicht tabel docx - 5 -

6 Tabel 6: aantal medewerkers laboratorium in vaste dienst eind aantal formatie Algemeen Anorgan. Organisch Monster Monster medew. fte Metalen neming ontvangst Laboratoriummanager Teamleider Kwaliteitsmanager Laboratoriumcoordinator ICT-lab.specialist Laboratoriumassistent Medew. Monsterontvangst/ monsternemer Afdelingsassistent Hoofdanalist Analist Totalen laboratorium Het kwaliteitssysteem. Het laboratorium is geaccrediteerd door de Raad voor Accreditatie (RvA). Dit betekent een jaarlijkse controle door de RvA en eens in de vier jaar een herbeoordeling. In september 2012 is het laboratorium onderworpen aan de vierjaarlijkse uitgebreide beoordeling met een positieve uitslag als gevolg. Tevens is de accreditatie uitgebreid met het bacteriologisch zwemwateronderzoek en de bemonstering van zowel oppervlaktewater als afvalwater. Monstertransport. Het transport van monsters is evenals voorgaande jaren ook in 2012 uitgevoerd door het koeriersbedrijf Frejan uit Lelystad. Hoewel de waterschappen verantwoordelijk zijn voor het transport is volgens afspraak een deel van de organisatie overgenomen door het laboratorium. De kosten van het transport zijn voor rekening van de waterschappen. Afgesproken is de kosten per kilometer in rekening te brengen. Voor 2012 is deze vastgesteld op 0,53 (deze prijsafspraak staat al ruim 10 jaar). Het transport vindt gekoeld plaats en veelal buiten kantooruren. Uitbreidingen/vervangingen. In 2012 hebben de volgende uitbreidingen/vervangingen volgens planning plaatsgevonden: Verdere uitbreiding LC-MS en GC-MS metingen Vervanging GC-ECD systemen door GC-MS Monsternemingsauto Verdunningsrobot anorganisch laboratorium Overlegstructuur. Conform de gemeenschappelijke regeling vindt uitvoeringsoverleg plaats tussen een deelnemer en het laboratorium. In het overleg worden ontwikkelingen, eventuele problemen in de uitvoeringssfeer en lopende en toekomstige projecten besproken. Er vindt een verschuiving plaats van algemeen naar meer taakgericht overleg. Er vindt bijvoorbeeld al meerdere keren per jaar overleg plaats met medewerkers van alle waterschappen die zich bezig houden met het monitoren van oppervlaktewater. Voor de monsternemers van oppervlaktewater en waterbodem zijn in contactdagen georganiseerd, waarvan 1 contactdag is gecombineerd met het houden van een ringonderzoek. Ook voor vergunningverleners en handhavers en het zuiveringsbeheer is inmiddels overleg opgestart. De taakgerichte overlegvormen worden als erg nuttig ervaren. Naast de genoemde overlegvormen vindt overleg plaats binnen de stuurgroep. De stuurgroep is samengesteld uit afgevaardigden van elke deelnemende organisatie en de laboratoriummanager. Dit overleg is minimaal twee keer per jaar, een voorjaars- en najaarsvergadering. In de najaarsvergadering van de stuurgroep eind 2012 is de verdeelsleutel voor 2013 vastgesteld en wel als volgt: 2012.docx - 6 -

7 Tabel 7: verdeelsleutel en prognose 2013 waterschappen samenwerking laboratorium. Analyse Monsterneming Totaal Verdeelsleutel ILOW-punten ILOW-punten % Zuiderzeeland 380,000 15, , Vallei & Veluwe 603,000 27, , Velt en Vecht 201,000 97, , Lococensus-Tricijn 75,000-75, Reest en Wieden 270,000 50, , Groot Salland 330,000 66, , Totaal 1,859, ,900 2,114, Onderzoek uitbreiding samenwerking op Laboratoriumgebied. In 2011 zijn de eerste verkennende onderzoeken gestart naar uitbreiding van de samenwerking op laboratoriumgebied. De secretaris-directeuren van de laboratorium-houdende waterschappen in Noord-Oost Nederland en het bestuur van Waterproef uit Edam hebben opdracht gegeven aan een ambtelijke projectgroep om een eventueel samengaan van de 5 laboratoria te onderzoeken. Adviesbureau Berenschot is ingeschakeld om het onderzoek te begeleiden en middels een business case advies uit te brengen eind juni De 5 laboratoria zijn: Groot Salland, Hunze en Aa s, Regge en Dinkel, Wetterskip Fryslân en Stichting Waterproef. De genoemde laboratoria zijn samenwerkingsverbanden van 13 waterschappen in Noord-Midden Nederland. Het onderzoek heeft aangetoond dat een fusie tussen deze laboratoria geen financieel voordeel zou opleveren. In juli 2012 is door de besturen van de 5 laboratorium houdende waterschappen besloten deze samenwerking niet verder te onderzoeken. In dezelfde periode hebben de besturen van zowel waterschap Groot Salland als van waterschap Regge en Dinkel besloten een business case uit te voeren naar een samenwerking/fusie van de laboratoria van beide waterschappen. Het onderzoek is gestart in het najaar en de eerste resultaten worden verwacht begin Per 1 juli 2013 wordt als gevolg van een interne reorganisatie van Waterschap Groot Salland, het hydrobiologisch laboratorium samengevoegd met het chemisch laboratorium tot één afdeling docx - 7 -