BIJLAGE B NADERE TOELICHTING VERGOEDINGEN FIRST MOVERS. Betreft: Nadere toelichting vergoedingen first movers INLEIDING

Transcriptie

1 BIJLAGE B NADERE TOELICHTING VERGOEDINGEN FIRST MOVERS Bestuurlijke Commissie TAX-i Datum 25 mei 2012 Onze ref. M /5/ Betreft: Nadere toelichting vergoedingen first movers INLEIDING 1 Als bestuurlijke commissie hebben wij onderzoek gedaan naar de wijze waarop de door Stichting Het Waterschapshuis ("Stichting HWH") ten behoeve van het project TAX-i (het "Project") gemaakte kosten met de waterschappen verrekend zouden moeten worden. Dit om te kunnen komen tot een definitieve afrekening van de met het Project gemoeide kosten. Per brief van 19 april 2012 hebben wij de conceptconclusies van dat onderzoek aan u voorgelegd. In een informatiebijeenkomst op 24 mei 2012 hebben wij de conclusies met de waterschappen besproken. 2 Eén van onze conclusies is dat de door de zes zogenoemde first mover waterschappen gevraagde kostenvergoedingen gedeeltelijk toegekend zouden moeten worden. 1 Naar aanleiding van de informatiebijeenkomst van 24 mei 2012 en op verzoek van verschillende waterschappen voorzien wij u hieronder van een nadere schriftelijke toelichting op die conclusie. 3 Allereerst zullen de door de first movers gevraagde kostenvergoedingen worden uiteengezet. Vervolgens zullen wij nader ingaan op de gronden van onze conclusie dat die kosten gedeeltelijk vergoed zouden moeten worden. Als laatste zullen wij de berekening van de te vergoeden bedragen toelichten. FIRST MOVER CLAIMS 4 Begin 2009 zijn door het waterschap Brabantse Delta en door Lococensus twee separate claims ingediend (de "Claims") bij Stichting HWH. Lococensus trad daarin als gezamenlijk belastingkantoor op namens vijf waterschappen (de "Lococensus-waterschappen") Zie punt (iv) op pagina's 2 en 3 van de brief van 19 april 2012 en ook de daaraan gehechte bijlage 2. Deze vijf waterschappen zijn: Groot Salland, Reest en Wieden, Velt en Vecht, Regge en Dinkel en Rijn IJssel.

2 5 De Claims houden kort gezegd in dat Brabantse Delta en de Lococensuswaterschappen compensatie wensen van Stichting HWH voor de door hen geleden schade vanwege de vertraging in het Project. Het verzoek om compensatie houdt in het bijzonder verband met het feit dat de bewuste waterschappen als zogenoemde "first movers" een voortrekkersrol hebben vervuld in het Project. De bewuste waterschappen hebben in die rol extra tijd en middelen geïnvesteerd in het Project en hebben door de vertraging en uiteindelijke stopzetting van het Project meer kosten gemaakt dan de waterschappen die op een later moment zouden instappen. 6 Brabantse Delta heeft op 25 maart 2009 een (aangepaste) voorlopige schadeclaim ingediend ter hoogte van in totaal EUR Lococensus heeft op 4 februari 2009 een voorlopige schadeclaim ingediend van in totaal EUR Deze schadeclaims zijn in maart 2012 bijgesteld tot respectievelijk EUR (Brabantse Delta) en EUR (Lococensus). De Claims zijn toegelicht aan ons ondersteuningsteam. GRONDEN VOOR GEDEELTELIJKE VERGOEDING 7 Tussen Stichting HWH en de waterschappen bestaat niet een vastomlijnde overeenkomst ten aanzien van het Project waarin de verantwoordelijkheden over en weer helder zijn vastgelegd. Die relatie moet worden geconstrueerd uit diverse documenten zoals correspondentie, begrotingen, ondertekende bevestigingen van (financiële) deelname aan het Project als ook de statuten van Stichting HWH. Contractueel is dan ook niet vastgelegd in welke mate de verschillende waterschappen en Stichting HWH dienen bij te dragen in de schade die is ontstaan door vertraging van het Project. 8 Nu de relatie tussen Stichting HWH en de first movers, net als de relatie tussen Stichting HWH en de andere waterschappen, niet alomvattend is vastgelegd, hebben bij de beoordeling of een compensatie voor de first movers gerechtvaardigd is, overige feiten en omstandigheden een belangrijke rol gespeeld. 9 Een categorie van feiten en omstandigheden is hoe de Claims van de first movers gedurende het Project zijn behandeld en welk vertrouwen daardoor bij de first movers is ontstaan over de compensatie daarvan. Bij ons onderzoek is echter ook een belangrijk uitgangspunt geweest de vraag of en, zo ja, in hoeverre de door de first movers gevraagde vergoedingen naar billijkheid vergoed zouden moeten worden, gezien de opzet van het Project en de rol die de first movers en andere waterschappen daarin hebben gespeeld. Naar het oordeel van de bestuurlijke commissie zou bij een te beperkte juridische beoordeling van de relatie tussen Stichting HWH en elk individueel waterschap bovendien de onwenselijke situatie kunnen ontstaan dat Stichting HWH met 2 / 6

3 kosten blijft zitten die, vanwege haar financieringsstructuur, uiteindelijk alsnog over alle waterschappen verdeeld moeten worden. 10 Wij zijn tot de conclusie gekomen dat op grond van (i) de billijkheid in het licht van de opzet van het Project en (ii) door Stichting HWH en de begeleidingscommissie gewekt vertrouwen, reden bestaat om de Claims gedeeltelijk te honoreren. Voor vergoeding dient slechts in aanmerking te komen de door de first movers geleden schade die naar aard en/of hoogte direct is voortgevloeid uit hun first mover rol. (i) Billijkheid 11 In het Project hebben Lococensus en Brabantse Delta zich bereid verklaard om als eerste over te gaan op het nieuwe belastingsysteem. De oorspronkelijke implementatiedatum was 1 januari 2009, zodat belastingjaar 2010 verwerkt zou kunnen worden in het nieuwe systeem. Onder andere door de wisseling van de WDB naar de ODB is een nieuwe opleverdatum vastgesteld van medio In de tweede helft van 2010 is het Project uiteindelijk de facto stilgelegd. Uitgangspunt bij het Project was dat waterschappen hun eigen implementatieorganisatie zouden opzetten en hun eigen implementatiekosten zouden dragen. Wel zijn alle waterschappen gevraagd om deskundigheid en mankracht te leveren voor de centrale ontwikkeling van de systemen. 12 Door als eerste de systemen te implementeren leverden de first movers een bijdrage aan het Project die ten goede zou komen aan alle andere waterschappen, die immers nadien grotendeels van de ervaringen en afgestemde systemen van de first movers gebruik zouden kunnen maken. Het belang van die bijdrage wordt geïllustreerd door het feit dat sommige waterschappen (niet first movers) de systemen pas wilden implementeren als ze eerst bij andere waterschappen succesvol zouden hebben gewerkt. 13 Omdat de first movers de systemen als eersten probeerden te implementeren hebben zij extra kosten gemaakt. Die kosten zien onder andere op hun implementatieorganisatie, die noodzakelijkerwijs (aanzienlijk) groter was dan die van andere waterschappen. Normaal gesproken wordt in ICT projecten een dergelijke implementatieorganisatie centraal opgezet en gefinancierd. De first movers liepen vanwege deze opzet van het Project een groter financieel risico dan de andere waterschappen. 14 Doordat het Project vervolgens vertraging opliep, hebben de first movers extra kosten gemaakt die door andere waterschappen niet of slechts in veel mindere mate gemaakt zijn. Met andere woorden: zij zijn door de ongewone vertraging van het Project onevenredig hard getroffen. De aard en omvang van die kosten wordt nader besproken in de paragraaf 21 en verder ("Berekening vergoedingen"). Omdat de first movers een bijdrage leverden die mede ten 3 / 6

4 goede zou komen aan de andere waterschappen en omdat de first movers door de lange vertraging onevenredig extra kosten hebben moeten maken, meent de bestuurlijke commissie dat het billijk is om de Claims gedeeltelijk te honoreren. (ii) Gewekt vertrouwen 15 In haar oordeel heeft de bestuurlijke commissie voorts meegenomen dat Stichting HWH en de begeleidingscommissie bij Brabantse Delta en Lococensus in de loop van het Project vertrouwen hebben gewekt dat op basis van hun first mover rol daarin minst genomen enige compensatie van hun schade zal plaatsvinden. Mede vanwege dat vertrouwen zijn de first movers hun rol blijven vervullen en hebben zij extra kosten gemaakt. 16 Aan Lococensus zijn zelfs concrete bedragen gecommuniceerd. De begeleidingscommissie van het Project heeft per brief van 8 april 2009 aan Lococensus aangegeven dat ze het bestuur van Stichting HWH (geadviseerd heeft om de claim van Lococensus gedeeltelijk, namelijk voor een bedrag van EUR ,--, te vergoeden. De begeleidingscommissie is van oordeel dat uw schadeclaim gedeeltelijk gecompenseerd zou moeten worden uit de projectbegroting van [Project TAX-i]. ( ) De begeleidingscommissie is van mening dat het risico van de uitloop van het project niet alleen bij de eerste toetreders zou moeten liggen. Daarom komt Lococensus voor compensatie van de kosten in aanmerking. ( )" 17 Ook Stichting HWH zelf bleef de deur openhouden voor compensatie. Zo schrijft Stichting HWH aan Lococensus in een brief van 21 januari 2010: ( ) we benadrukken nogmaals dat we wel van mening zijn de voorlopers gecompenseerd zouden moeten worden. ( )" 18 Voorts schrijft Stichting HWH aan Brabantse Delta per brief van 21 januari 2010 het volgende: Desalniettemin is het bestuur van Het Waterschapshuis van mening dat het risico van de uitloop van het project niet alleen bij de eerste toetreders zou moeten liggen. Ook stelt het bestuur zich op het standpunt dat indien Het Waterschapshuis met succes schadevergoeding kan vorderen van Logica, deze vergoeding (deels) ten goede zou moeten kunnen komen aan de waterschappen die ook schade hebben geleden door de te late oplevering. 4 / 6

5 19 Een ander punt waaruit de bewuste waterschappen vertrouwen aan kunnen ontlenen is dat de Claims genoemd worden in de begrotingen van Stichting HWH van 2010 en Zo staat vermeld: "Door de uitloop van het project is schade ontstaan bij o.a. de eerste toetreders." 3 Hoewel niet onomwonden erkend in de begrotingen, wordt daarmee de suggestie gewekt dat deze kosten ten laste kunnen komen van Stichting HWH. 20 Stichting HWH heeft haar hiervoor genoemde "vertrouwenwekkende" opmerkingen later genuanceerd door in brieven aan de first movers aan te geven dat of en, zo ja, de mate waarin de Claims gecompenseerd kunnen worden mede afhangen van (i) de bereidheid van de andere waterschappen om daaraan bij te dragen en (ii) de verhaalbaarheid daarvan op Logica, waarbij is aangeven dat baten uit een minnelijke regeling met Logica ten goede zou kunnen komen aan waterschappen die schade hebben geleden. 4 Die nuancering is echter pas aangebracht ruim nadat het vertrouwen is gewekt en kan er daarom slechts beperkt aan afdoen. BEREKENING VERGOEDINGEN 21 De grond voor vergoeding van de Claims van Brabantse Delta en de Lococensus-waterschappen is gelegen in hun first mover rol. Dat betekent dat slechts voor vergoeding in aanmerking dient te komen de door hen geleden schade die naar aard en/of hoogte direct is voortgevloeid uit die rol. 22 Bij het beoordelen van de Claims wordt onderscheid gemaakt naar gevraagde vergoedingen voor (1) meerkosten bestaande systemen, (2) projectkosten eigen implementatie, (3) projectkosten centrale ontwikkeling bij Stichting HWH, (4) conversie en technische infrastructuur kosten en (5) overige kosten. (1) Meerkosten bestaande systemen 23 Uitgangspunt is dat alleen meerkosten in 2009 en 2010 ten opzichte van de actuele kosten in 2008 in aanmerking moeten komen voor vergoeding. Deze meerkosten dienen bovendien een direct gevolg te zijn van het in 2008 opzeggen en/of afbouwen van onderhoud op het bestaande systeem en het noodgedwongen hercontracteren / opbouwen van onderhoud als gevolg van de vertraging in de oplevering van de TAX-i systemen. (2) Projectkosten eigen implementatie 24 In beginsel dragen alle waterschappen hun eigen implementatiekosten. Zoals hiervoor al toegelicht, hebben de first movers het nadeel dat de oplevering van 3 4 Begroting Stichting HWH 2010 d.d. 5 juni 2009, p. 35 Brieven van 23 oktober 2009 aan Lococensus en 21 januari 2010 aan Brabantse Delta. 5 / 6

6 de TAX-i systemen is vertraagd, waardoor de eigen implementatieorganisatie aanzienlijk langer dan gepland operationeel moest zijn. Uitgangspunt bij de beoordeling is dat de 2008 kosten en de eerste 6 maanden van 2009 als normaal projectrisico worden bestempeld en derhalve voor eigen rekening van de first movers zijn. De meerkosten in de periode 1 juli december 2010 komen wel in aanmerking voor vergoeding, mits deze kosten een direct gevolg zijn van de vertraging van het Project. (3) Projectkosten centrale ontwikkeling bij HWH 25 Alle waterschappen zijn gevraagd een bijdrage te leveren aan het ontwerp, de ontwikkeling en het testen van het TAX-i systeem. Als zodanig zijn deze kosten niet specifiek voor first movers en komen ze dus niet voor vergoeding in aanmerking. In de praktijk is wel gebleken dat niet alle waterschappen evenveel hebben bijgedragen aan de centrale ontwikkeling bij Stichting HWH. (4) Conversie en technische infrastructuur kosten 26 Voorbereidingen op, ondersteuning bij en de uitvoering van één tot twee proefconversies kunnen bestempeld worden als een normaal projectrisico en komen dus voor eigen rekening van de first movers. Voor zover de first movers een eigen technische infrastructuur hebben opgebouwd voor testen en conversies, dan komen deze kosten alleen voor vergoeding in aanmerking als de infrastructuur niet kan worden hergebruikt of kan worden doorverkocht. (5) Overige kosten 27 Overige opgevoerde kosten zijn gemiste besparingen en rente. Deze kosten komen naar hun aard niet in aanmerking voor vergoeding. Conclusie 28 Een en ander leidt tot de concrete beoordeling van de Claims weergegeven in de bij conceptconclusies aangehechte overzichten voor Brabantse Delta respectievelijk Lococensus (bijlage 2A en 2B bij de conceptconclusies van 19 april 2012). *** 6 / 6