Gezamenlijke raadsbijeenkomst De Bevelanden 30 september 2013

Transcriptie

1 Gezamenlijke raadsbijeenkomst De Bevelanden 30 september 2013

2 GR Samenwerking De Bevelanden

3

4 Stand van zaken -Kaderplan vastgesteld -GR tekst ondertekend -Structuur GR -Medezeggenschap -Werkgroepen

5 Kaderplan Doelen van de samenwerking binnen de G.R. Het verbeteren van de Kwaliteit van de te leveren producten en diensten. Het reduceren van de Kosten voor de te leveren producten en diensten. Het bieden van continuïteit door het beperken van de organisatorische Kwetsbaarheid

6 Kaderplan Kerncompetenties medewerkers Klantgericht De medewerkers van de organisatie denken vanuit het klantperspectief, met in acht name van het kader. Resultaatgericht Medewerkers zijn actief gericht op het effectief en efficiënt behalen van resultaten en doelstellingen. Elkaar aanspreken op gedrag en resultaat maakt daarvan onderdeel uit. Transparant Medewerkers zijn open over wat ze doen, waarom ze het zo doen en wat het oplevert.

7 GR tekst GR is gericht op uitvoeren van aspecten bedrijfsvoering Dus geen overdracht beleid van Gemeenteraden naar GR Evt. toevoegen andere samenwerkingsterreinen, niet nadat gemeenteraden daartoe besloten hebben.

8 GR tekst ondertekend op 17 juni 2013

9

10 Structuur GR De Bevelanden

11 Medezeggenschap -vijf Ondernemingsraden werken samen binnen BOP -periodiek overleg met Directieraad -tussentijds informatief overleg met directeur a.i. GR

12 Werkgroepen -juridische zaken -financiën -communicatie (Nieuwsbrieven)

13 Planning plaatsing medewerkers -ICT begin P&O/Salarisadm. begin WIZ eerste kwartaal Info.voorziening tweede helft 2014

14 Vragen?

15

16 ICT / Informatievoorziening Kwartiermakers: ICT : Patrick Schouw Informatievoorziening : Leo Addink Leo Schoor Alleen ga je sneller, samen kom je verder

17 ICT Informatie en Communicatie Technologie Techniek Informatievoorziening geheel van mensen, middelen en maatregelen, gericht op de informatiebehoefte van die organisatie. Afspraken

18 Informatievoorziening Ideale situatie = 100% harmonisatie strategisch beleid, werkprocessen en ICT Want als: Ieder kiest eigen weg/oplossingen = veel hardware, software en beheer continuïteit kost relatief veel geld en tijd Alle processen/oplossingen gelijk = minder hardware, software en meer tijd voor kwaliteit (sbeheer) meer continuïteit tegen gelijke kosten De werkelijkheid vandaag is dat het niet zo is (en het ook nooit 100% wordt), maar...

19 Informatievoorziening Aanpak om zo dicht mogelijk bij 100% te komen Bestuursopdracht Formuleren en vast laten Stellen informatiebeleid Informatieplan Totdat het informatieplan er is: Bevelands afstemmingsoverleg voor lopende en nieuwe zaken Onderzoek: strategisch beleid 5 gemeenten & landelijke ontwikkelingen vertalen naar informatiebeleid Bouwstenen selecteren die voldoen i.c.m. de bodemplaat. Bepalen volgtijdelijkheid.

20 Informatievoorziening Kritische succesfactoren: ICT onder architectuur Afspraken op functioneel beheer niveau AU! Dat raakt mijn interne processen. De mensen achter de informatievoorziening (mensen werken samen)

21 Informatievoorziening

22 Informatie en Communicatie Technologie Techniek en de mensen achter de techniek 3 k s: de technische uitdagingen hardware systeemsoftware applicatiesoftware verbindingen De menselijke uitdagingen Mensen werken samen

23 Informatie en Communicatie Technologie De metafoor Hoe het niet zou moeten Veel koppelingen = geen integratie Duur en onderhoudsintensief maatwerk

24 Informatie en Communicatie Technologie Gespecialiseerd Gedifferentieerd kwaliteitsbeheer beheer Harmoniseren op hardwareplatform en software niveau

25 Informatie en Communicatie Technologie De aanpak Business case Vlekkenplan Kaderplan GR Business plan: Implementatieplan Migratieplan SLA/Producten en dienstencatalogus Rollen en functies ICT

26 Informatie en Communicatie Technologie

27 Informatie en Communicatie Technologie fasen 1. vorming ( ) 2. professionalisering op de nieuwe schaal ( ) 3. doorgroeien (2016?) werkstromen (werkgroepen vanaf begin 2012 aktief) 1 Organisatie en besturing 2 Personeel 3 Dienstverlening en processen 4 ICT infrastructuur 5 Ondersteunende functies

28 Informatie en Communicatie Technologie Fase vorming: Projectmatig Projectgroep Werkgroepen De Techniek Inventarisatie huidige situaties Vaststellen gewenste situatie (input gebruikers/beheerders) Verschillen analyse Definitief ontwerp nieuwe technische infrastructuur Technische migratie in combinatie met vervangingen. > sep 2013 > sep 2013 sep 2013 okt 2013 < okt

29 Informatie en Communicatie Technologie Vorming: De mensen Sinds juni 2013 twee dagen per week op vrijwillige basis op één lokatie doelen: elkaar leren kennen praktijktest techniek om op afstand te werken wennen voor de gebruikersorganisaties. Nu: evaluatie praktijktest bepalen structurele aanpassingen voor techniek locatie(s) organisatie Functieboek ICT = gereed: in afwachting van openstelling vacatures en plaatsing. Medewerkers willen graag!

30

31

32 Afdeling P&O GR De Bevelanden Partner in business

33 Doelstelling P&O De Bevelanden

34 Doelstelling P&O De Bevelanden Kwaliteit: Klantvraag centraal Kennis lokale en regionale situatie bevorderen en koppelen Bevorderen specialisatie en deskundigheid Benutten ICT

35 Doelstelling P&O De Bevelanden Kosten: Processen uniformeren standaardiseren en digitaliseren Inkoopvoordeel benutten (Arbo, Opleiding, Mobiliteit,.) Van 1 x 1 x 1 x 1 x 1 = 1 naar 1 x 5 = 5 Minder formatie nodig

36 Doelstelling P&O De Bevelanden Kwetsbaarheid: Minimaliseren eenpersoonsfuncties Minder afhankelijk van externe inhuur Juridisch Functiewaardering Arbo

37 Werkwijze Bestuursopdracht Visie bijeenkomsten P&O Dienstverleningsgesprekken klanten Inrichten afdeling en schrijven bedrijfsplan Implementatie Evaluatie

38 Voor en na Voor: Na: Vijf keer hetzelfde één keer voor allen Veel kleine verschillen Harmoniseren Brede oriëntatie Specialisatie mogelijk Persoonlijk en Analoog Digitaal en Persoonlijk

39 Personeels- en Salarisadministratie

40 Salarisadministratie Taken Verwerken mutaties in salarisgegevens Extern verwerken Administratieve verwerking/controle P&O

41 Werkwijze Bestuursopdracht Aanbesteding Inrichten processen en systeem Implementatie Evaluatie

42 E HRM Eenmalige vastlegging, geen losse systemen Een verlaagde administratieve werkdruk Tijd voor advies, beleid en de menselijke factor Inzicht in kritische ken- en stuurgetallen Overzichtelijke management rapportage Besparing van geld, tijd en papier

43 Goede vraag!

44

45 G.R. De Bevelanden Vorming Afdeling Werk, Inkomen, Zorg (WIZ)

46 Afdelingen sociale zaken worden W.I.Z. en waarom? Grote opgaven voor de boeg samen sterker! Doelen van de samenwerking binnen de G.R.: Het verbeteren van de kwaliteit van de te leveren producten en diensten. Het reduceren van de kosten voor de te leveren producten en diensten. Het bieden van continuïteit door het beperken van de organisatorische kwetsbaarheid

47 Ontwikkelingen actueel door Sociaal Akkoord en Zorgvisie Ingrepen in WSW: Instroom in WSW stopt per 1/1/2015 RWB gepauzeerd wel intentie tot uitvoering schetsontwerp Participatiewet uitgesteld tot 2015 Toestroom vanuit Wajong Veel minder budget voor het sociale domein Zorgvisie Kabinet en decentralisatie AWBZ/WMO Bezinning op taakverdeling burger overheid Gevolgen voor WMO Toegang tot de zorg en opdrachtgeverschap in discussie

48 De uitdagingen voor W.I.Z. Met minder geld meer en anders presteren Kwaliteit in beleid, medewerkers en organisatie vergroten. Prioriteiten stellen, in het beleid. Afstemmen in Sociale Domein. Bijstand Hoger rendement Poortwachter en Activering en lagere kosten bij uitvoering uitkeringen. Hoge verwachtingen ten aanzien van re integratie. Handhaving met opbrengst. Participatie en maatschappelijke opbrengst.

49 De uitdagingen voor W.I.Z. Zorg Inspelen op en meespelen met de ontwikkelingen in Zorg Minder individuele voorzieningen en meer algemene/collectieve voorzieningen bij de WMO Beperkingen zorgrechten klanten Met veel minder geld WMO uitvoeren, preventie Mogelijk nieuwe taken en samenwerking met partijen

50 WIZ in de steigers Belangrijkste onderdelen afdeling: 1. Poortwachterfunctie (Toegang) 2. Activering en Werk 3. Inkomen 4. Zorg 5. Handhaving als rode draad door alle onderdelen heen.

51 Consequenties voor gemeenten Resultaat willen boeken op de 3 K s Beleid harmoniseren, uniforme uitvoering Ontwikkelen integrale samenwerking Sociale Domein Bezwaarcommissies bundelen Cliëntenraden WWB bundelen Relatie met KCC/Antwoord invullen

52 Verloop Project Samenwerking in G.R. Visie op de uitvoering door W.I.Z. vastgesteld Medewerkerbijeenkomst op 25/6 Werkgroepen werkprocessen en overige zaken Schetsontwerp Bedrijfsplan dec./jan. Plaatsingsprocedure medewerkers Implementatie en start 2014 (voorzien op 1 juli)

53 Sociale domein Belangrijkste pijlers: Werk&Inkomen, Jeugdzorg, Zorg (w.o. WMO) Ofwel de 3D Samenhang tussen de verschillende onderdelen in het sociaal domein. Eindresultaat: inwoners die per 1 januari 2015 een beroep doen op een van de 7 gemeenten in de Oosterschelderegio binnen het Sociale Domein worden adequaat geholpen (ondanks de bezuinigingen op de budgetten!)

54 Programmaorganisatie UITGANGSPUNTEN: burgerkracht en zelfredzaamheid iedereen doet mee de klant centraal vroegtijdig en snel ondersteuning in de eigen leefomgeving

55 Uitgangspunten Burgerkracht en zelfredzaamheid Iedereen doet mee De klant centraal Vroegtijdig en snel Ondersteuning in de eigen leefomgeving Gevolg directe en indirecte (integrale) toegang tot WIZ

56 Rol van de gemeenten

57 Ondersteuningsproces Sociaal maatschappelijke omgeving Sociaal netwerk Gezin/ individu

58 Vragen?

59

60 Routekaart Rol & Positie Gemeenteraden Waarom zoveel aandacht voor de Rol & Positie van de gemeenteraden? Welke formele rol hebben de raden? 1. Toestemming geven tot het aangaan van de regeling (ligt achter ons) 2. Zienswijze indienen over begroting en begrotingswijzigingen 3. Inlichtingen vragen aan uw vertegenwoordiging in het Algemeen Bestuur

61 Routekaart Rol & Positie Gemeenteraden De Routekaart: 1. Er wordt een kerngroep ingesteld, die met de vijf raden in gesprek zal gaan om een handelwijze uit te werken. Hierin zullen een burgemeester, lid van de directieraad en een griffier zitting nemen, allen uit een andere gemeente. Aangevuld met één raadslid uit de gemeenten die nog geen lid geleverd hebben. 2. De kerngroep bezoekt de vijf gemeenteraden, waarbij verschillende voorbeelden uit andere regio s worden gepresenteerd.

62 Routekaart Rol & Positie Gemeenteraden 3. Alle raden kunnen wensen en verwachtingen over de procedure aan de kerngroep meegeven. 4. De kerngroep maakt een voorstel voor een complete aanpak, dat begin 2014 in de gezamenlijke bijeenkomst kan worden besproken.