Achtergrond. Project aanleiding. Doelstellingen SMART. Doelgroep/ marktonderzoek.

Transcriptie

1 Plan van aanpak. 1

2 Achtergrond. Wij hebben ervoor gekozen om het met een groep ouderen te doen die boven de 55 jaar zijn. Eerst was het de bedoeling dat we het in samenwerking deden met het Erasmus (bejaardentehuis). Maar door verschillende omstandigheden. Project aanleiding. Onze projectleider vond het een erg leuk idee, Dat we meer aandacht willen geven aan de ouderen. Ons doel is om iets bij te leren en de ouderen te helpen met de eenzaamheid. Natuurlijk is het een project via school anders waren we hier nooit bij gekomen. Het is voor ons en de projectleider een win-win situatie. Doelstellingen SMART. Specifiek - We willen bereiken dat de ouderen een leuke en gezellige dag hebben die ze niet meer snel vergeten. - De ouderen maar ook de verzorgers van het Erasmus zijn bij dit event betrokken. - We gaan eerst een rondvaart/ praamvaren door Leeuwarden doen en als einde gezellig met de ouderen zitten en misschien een diner in het Erasmus zelf. - Dit zal gebeuren tussen mei of juni. - We willen dit bereiken omdat we merken dat de ouderen steeds eenzamer worden en niet meer van het leven kunnen genieten. Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden 1, bedrag: nog niet duidelijk. 2, hoeveel mensen: 30 3, betalen ze zelf: nog niet duidelijk. Dit doel is makkelijk te behalen en zal met succes gebeuren. Het doel om de ouderen en dag aandacht te geven met daarom heen een leuke activiteit is wel realistisch. Elke week 1 keer tot wanneer het evenement begint. Doelgroep/ marktonderzoek. Haar doelgroep van het event is 55-plussers het is gemend tussen mannen en vrouwen. Hun leefvorm is bijna allemaal hetzelfde. Er is vast wel geval met een ouder die geen kinderen heeft maar de meeste hebben wel kinderen. De meeste werken niet meer en leven van een AOW. Het is onbekend wat voor opleidingen ze allemaal hebben gedaan maar als we een praatje met ze maken 2

3 weten we het antwoord. Breien, dammen en vissen zijn bekende hobby s onder de ouderen wat ze kunnen doen. De ouderen krijgen een inkomen van 1100 tot 1300 euro van hun AOW. Vragenlijst voor ouderen: 1, Zou u graag activiteiten doen in de buiten lucht? 2, Wilt u in een grote groep (30) of een kleine groep (15) een activiteit doen? 3, Heeft u er geld voor over? Zo ja hoeveel? 4, Houdt u van varen? 5, Wat voor eten vindt u lekker? 6, Bent u beperkt in u handelingen? Zo ja waar zouden wij voor u rekening mee moeten houden? 7, Gebruikt u medicatie? Zo ja draagt u er zelf voor dat deze aanwezig zijn? 8, Bent u allergisch voor iets? Zo ja wat? 9, Maakt u zich zorgen om de tijdsduur van de activiteit? 10, Bent u liever een hele dag onderweg of liever een halve dag? 11, Vind u het prettig dat er fris/ alcohol/ sap en of hapjes aanwezig zijn? Haalbaarheid. Ons event is makkelijk te halen want er zijn niet te veel kosten en er is ook niet super veel te regelen. Maar er is altijd een kans dat het niet kan door kan gaan omdat als er geen ouderen mee willen het event weinig zin heeft dus als er geen geïnteresseerden zijn moeten we iets anders verzinnen. Projectresultaten. Met dit project help ik ouderen om ze meer uit die eenzaamheid te halen, want nog steeds zijn er heel veel ouderen in Nederland die zich alleen voelen en die heel weinig buiten komen. Daarom wil ik met dit project de ouderen in het zonnetje zetten en dat ze weer eens lekker naar buiten kunnen komen. Ook help ik me zelf door meer ervaring op te doen zoals het zelf leren van hoe je dingen moet organiseren en hoe je alles daarvoor moet regelen. Ook hou ik hier een leuke dag aan over, want ik vind het heerlijk om met oude mensen te praten en ze aandacht te geven. Sfeer. De sfeer van ons event moet heel gezellig zijn omdat we willen dat de ouderen weer wat blijer worden en wat meer lol beleven. Ook zijn we nog bezig met een leuk thema zoals het thema 3

4 Volendam waarbij we graag de zweer van Volendam met de visgerechten en de leuke versiering naar de ouderen willen brengen. Ons is namelijk verteld dat de ouderen dol zijn op vis en de goeie oude tijd met Hollandse muziek. Scope. De taken zijn nog iet echt bekend wat iedereen gaat doen, maar het belangrijkste is dat de ouderen veilig met de boot gaan varen en dat ze weer veilig terugkomen, en dat er niks ergs met ze gaat gebeuren. Ik ben ook verantwoordelijk dat het event soepel verloopt en dat we nergens tegen aanlopen. Eigenlijk ben je overal wel verantwoordelijk voor en is er niet echt iets waar ik niet verantwoordelijk voor ben. Randvoorwaarden. Onze opdrachtgever heeft ons best wel vrij gelaten met alles maar als we vragen hebben of we lopen ergens tegen aan kunnen we altijd bij haar terecht. Wat ze wel doet is ons in de gaten houden en ze vindt dat we goed met alles moeten overleggen vooral als het gaat om geld en contracten. Als we geld nodig hebben moeten we daar achteraangaan ook krijgen we geld van onze opdrachtgever maar dat is niet genoeg. We hebben nu nog alle tijd maar gaan alvast met alles bezig. Als je iets neerzet wil je wel dat het goeie kwaliteit heeft dus dat wilt onze opdrachtgever ook. Planning Fasering van het project. Nr. tijd wat opmerkingen wie locatie/ waar aansprakelijk aanwezigheid/ Sara, Kim en 1 09:00 voorbereiding laatste dingen doen Jordy Harmonie Ellen opwachten van 2 09:15 gasten kim Harmonie Ellen opwachten van 3 09:15 gasten wachten tot 25 dan naar harmonie lopen Sara Zaailand Ellen opwachten van 4 09:15 gasten wachten tot 25 dan naar harmonie lopen Jordy Oldehove Ellen 5 09:30 aanvang van gasten uitdelen versieringen organisatie Harmonie Ellen 6 10:00 Praamvaren koffie en thee uitdelen + lekkers gasten/ organisatie Harmonie Ellen 7 11:00 einde Praamvaren uitstappen en richting Koperen tuin lopen gasten/ organisatie Koperen tuin Ellen 8 11:30 start lunch bij de Koperen tuin eten gasten/ organisatie Koperen tuin Ellen 4

5 9 14:00 einde lunch iedereen bedanken voor hun komst gasten/ organisatie 10 14:05 opruimen van event met z n allen helpen. organisatie Koperen tuin Koperen tuin Ellen Ellen Risico s Risicoanalyse. Het grootste risico is dat er helemaal geen ouderen mee willen om te gaan praamvaren, want als dat zou gebeuren kan ons event niet doorgaan. Ook het geld is belangrijk want zonder geld kan je niks. Er valt altijd wel wat te regelen voor korting of vrijwilligers dus dan zou het nog wel door kunnen gaan. Omschrijving Beheersingsmaatregel Status? Aanvullende maatregel Status? Ouderen onwel BHV inschakelen Hart en vaat ziekten Letsel Vallen Zorgen dat de BHV hiervanaf weten Hulpdiensten inschakelen Hulpdiensten inschakelen Ondervoeding Zorgen dat ze eten Medicatiegebru ik Incontinentie Slecht weer Brand zelf verantwoordelijk indien niet mogelijk BHV inschakelen zelf verantwoordelijk indien niet mogelijk BHV inschakelen Zorgen voor vervangende activiteit Evacuatie Lekkage Boot vooraf goed checken Zonder brandstof Boot vooraf goed checken Over boord vallen BHV inschakelen Paniek Gerust stellen Griepepidemie Genoeg vervanging hebben Projectorganisatie Organisatie/organogram. Die heeft kim getekend. Personeelsplan. Een personeelsplan voor ons niet van toepassing. Communicatieplan. 5

6 Het communiceren in de groep gaat via praten en appen want appen blijft toch de snelste manier om met elkaar in contact te blijven. Met de opdrachtgever doen we het via bellen, mail en we mochten haar ook altijd appen. Financiën Begroting. vast vast vast 1. Personeel Vrijwilligers Horecapersoneel EHBO 2. Organisatie variabel vervoerskosten variabel Koffie en thee op praam 3. Programma vast Praamvaren 4. Productie 5. Horeca, Financien en Merchandise prijs aanp/s tal totale prijs , , , ,0 variabel catering Friesland college Marketing en Communicatie vast Posters 3,49 20 vast Flyers 0, Eigen inkomsten - Kaartverkoop - - Horeca omzet 2. Niet eigen inkomsten Sponsoring 200,00 Donaties 30,00-300,00 69,80 2,00 7,50 250,00 200,00 187,99 6

7 Subtotaal 601,80 Subtotaal 645,49 onvoorzien 0,10 60,18 onvoorzien 10 % 64,55 Totaal 661,98 Totaal 710,04 Checklist Wat is de aanleiding van het event? Opdracht voor school en ouderen in het zonnetje zetten. Wie is de opdrachtgever? Ellen Zijlstra. Wat zijn de doelstellingen van het event? De ouderen in het zonnetje zetten. Op welke datum en tijdstip moet het event plaatsvinden? Tussen april en juni. Staat het event op zichzelf of is het een vervolg op een vorig event? Het staat op zichzelf. Worden er in de toekomst meer vergelijkbare events georganiseerd? We hopen van wel ik hoop dat er meer mensen zijn die dit over willen nemen. Welke doelgroepen zijn er? Denk aan bezoekers, deelnemers, sponsoren, donateurs. 55+ers die een dag in het zonnetje worden gezet. Zijn er al eventuele sponsoren of donateurs bekend? Heeft de opdrachtgever suggesties? Is nog niks bekend. Wie uit de organisatie van de opdrachtgever kunnen meehelpen bij het organiseren en uitvoeren van het event? Noteer hun namen en de beschikbare tijd. Is nog niet bekend. Welke sfeer moet het evenement uitstralen? Een gezellige dag samen om mensen een prettige dag te bezorgen. Welke eisen worden gesteld aan de locatie? Is er een vaste locatie? Locatie 1 is op de praam in de grachten van Leeuwarden en locatie 2 is in de Koperen tuin voor de lunch. Wat moet de inhoud zijn van het programma? Praamvaren daarna lekker eten Mogelijke risico s die het evenement kunnen doen mislukken. Slecht weer. Moet er een alternatief programma beschikbaar zijn, bijvoorbeeld een slechtweer- programma? Ja die moet nog op worden gesteld. Wat is het beschikbare budget? Nog geen budget. Wat gebeurt er met financiële tekorten en wat bij een positief financieel resultaat? Moet nog besproken worden. Moeten er verzekeringen worden afgesloten? Welke? Is nog niet duidelijk. 7

8 Fondsen en subsidies. Wij hebben stichting welzijn benadert en die zou een deel bijdragen, maar dat is nog niet genoeg om alles te financieren daarom zijn we nog bezig om andere fondsen en stichtingen te vragen die ons graag zou willen helpen. Ook zouden we de regering kunnen vragen maar die werken niet zo makkelijk mee is ons verteld. Locatie Bereikbaarheid. Onze locatie is in Leeuwarden we varen met de praamboot door de grachten van Leeuwarden en als einde gaan we met ze eten of een borreltje doen in de Koperen tuin. Plattegrond/Legenda. 8

9 Vergunningen. Vergunningen voor praamvaren met ouderen A: Zoek uit met welke vergunningen je evenement te maken heeft. We hebben een vaarvergunning nodig deze kun je aanvragen op wat je hiervoor in moet vullen staat goed aangegeven op de site Ook heb je een horeca vergunning nodig om drinken en eten te kunnen serveren dit kun je aanvragen op Wat je hiervoor in moet vullen staat duidelijk aangegeven B: zoek uit hoe je deze vergunningen aan kunt vragen. Zie bij A C: Ga na of je kunt voldoen aan de eisen die er aan de vergunning worden gesteld Zie bij A D: onderzoek welke kosten er zijn verbonden aan het verkrijgen van de vergunningen? Dit is voor de vaarvergunning afhankelijk van de lengte van het schip Voor de horeca vergunning is dit 357,97 euro om hem aan te vragen Verzekeringen De Verzekeringen over de praam werd ons niet verteld in verband met geheimhouding. Milieubeperkingen & afvalstoffen Bij het praamvaren komt er afval van papiertjes of andere troep dit gaan we netjes scheiden. Ook gaan we servies gebruiken die we met de hand gaan schoonmaken en het veroorzaakt geen afval van plastic dingen. Wij hebben ook tip gekregen om duurzame bekers bij het praamvaren te gebruiken. Calamiteitenplan Calamiteitenplan is bij ons niet van toepassing. Huisregels 9

10 De huisregels zijn volgens de normale gedragsregels. Promotie Wij gaan langs de deuren of langs de gezamenlijke zaal waar de meeste ouderen zitten die altijd wel zin hebben om iets te doen. Daarvoor maken we een flyer en ook gaan we posters ophangen. Onze reclame is meer mond om mond want zo bereik je de ouderen meer want die zitten niet echt op het sociaal media. Huisstijl Volendamse vismarkt. Programmering Wat gaan we doen: We gaan met een groep van ers Praamvaren door de grachten van Leeuwarden en we zullen de Potmarge route gaan varen. We zullen om half 10 verzamelen bij Stadsschouwburg de harmonie. Daar zullen we onze gasten informeren wat we op deze dag allemaal zullen gaan doen en dan zullen we om 10 uur in de praam stappen om te gaan varen tot 11 uur. Daarna zullen we gezamenlijk vertrekken naar Restaurant de Koperen Tuin. Hier zullen wij een lunch nuttigen en dit alles zal ongeveer tot 2 uur duren. Evaluatie Evaluatie van ons Greenevent. Wij hebben op facebook een enquête geplaatst waarin de bezoekers hebben gereageerd met hun eigen mening. Belangrijke Thema s zijn: Klopte de planning? De planning van de dag zelf verliep goed! Er is niks tegen gevallen. 10

11 Zijn de doelen bereikt? De doelen die we van tevoren hadden zijn zeker goed verlopen. Welke verbeterpunten zijn er? Dat we bij de laatste ons telefoonnummer neer moesten zetten. Hoe staat het met de financiële zaken ervoor? Voor en na stond alles er goed voor! Was alles goed geregeld? Alles was op de dag zelf goed geregeld dus alles verliep zeker goed! Hieronder de reacties over het Praamvaren : Van: Kim Zijlstra Verzonden: vrijdag 23 juni :11 Aan: sara-boris1@hotmail.com Onderwerp: FW: enquete praamvaren Van: Jaap Dijkstra [mailto:jdijkstra539@gmail.com] Verzonden: donderdag 8 juni :11 Aan: Kim Zijlstra <praamvarenenlunch2017@gmail.com> Onderwerp: Re: enquete praamvaren Geen idee hoe het enquête formulier op te sturen. daarom zo maar even onze bevindingen te versturen.,,we hebben zeer genoten van de rondvaart met de praam door Leeuwarden " Het was zeer geslaagd en de Lunch kon niet beter. vandaar ook dat we geen tips hebben hoe het beter zou moeten. De hartelijke groeten van de Fam Dijkstra uit Bolsward. 11

12 Op 7 juni 2017 om 13:23 schreef Kim Zijlstra <praamvarenenlunch2017@gmail.com>: Goedemiddag Praamvaarders, Het is alweer een week geleden dat we weg zijn geweest met z n allen. Ik hoop dat jullie net zo genoten hebben als wij (de organisatie). Daarom willen wij jullie vragen deze enquete in te vullen en terug te sturen. Het is voor onze opleiding dat wij dit doen en het telt dus ook mee voor onze overgang. Graag horen wij zo snel mogelijk van u terug. Met vriendelijke groet, De organisatie, Kim Zijlstra, Sara Leegwater & Jordy Gerritsma Van: patricia bleyenberg-klutz [mailto:pbleyenberg@live.nl] Verzonden: woensdag 7 juni :28 Aan: Kim Zijlstra <praamvarenenlunch2017@gmail.com> Onderwerp: Re: enquete praamvaren Hoi kim wij ome sjoerd en ik hebben het naar onze zin gehad op de boot en we hebben van die dag heel erg genoten gr ome sjoerd en patricia Oorspronkelijk bericht Onderwerp: enquete praamvaren Van: Kim Zijlstra Aan: a_s_vandenberg@versatel.nl,flandstra@solcon.nl,gerrit@landstra.biz,jdijkstra539@gmail.co m,jancoops@gmail.com,johanenellyveenstra@gmail.com,l.zijlstra40@gmail.com,paulienjorn avdberg@gmail.com,sara-boris1@hotmail.com,jordy.gerritsma001@fclive.nl,'krijnsen',s.landstra@telfort.nl,pbleyenberg@live.nl,'ton van der Hooft',j.driezen@ziggo.nl Cc: 12

13 Conclusies en aanbevelingen Om tot een conclusie te komen over ons event op 31 mei, Was het een zeer geweldige fantastische geslaagde dag. Die volgend jaar zeker herhaald moet worden! Nawoord Topdag! 13