Men moet bij het ontwikkelen van een website steeds vanuit het standpunt van de bezoeker werken en nooit andersom.

Transcriptie

1 17 juni 2008 Werkgroep GEMEENTELIJKE WEBSITE In grote lijnen omvat het voorontwerp of de structuurmap voorgelegd op de eerste werkvergadering van 29 mei 2008 een goede basis van wat deze nieuwe gemeentelijke website uiteindelijk moet inhouden. Er moet enkel nog geschaafd worden aan het correct catalogeren van de verschillende onderwerpen en het benoemen van de onderwerpen in een voorde burger begrijpelijke taal. Men moet bij het ontwikkelen van een website steeds vanuit het standpunt van de bezoeker werken en nooit andersom. De Home page of introductie pagina moet efficiënt ingedeeld worden zodat de bezoeker heel vlug naar het onderwerp wordt gedirigeerd. Binnen drie klikken moet het onderwerp of minstens de dichtst bijliggende verwijzing gevonden zijn, anders verliest de persoon de interesse en ervaart hij het als irritant. Mijn visie over de hoofdpagina. Omdat deze webstek toch zal bestaan uit verschillende frames (afhankelijk van het aangeboden product en de lay-out, maar dit is op dit ogenblik hier niet zo dadelijk belangrijk) Uiteindelijk zal dit belangrijk worden op het ogenblik dat de huisstijl vastgelegd wordt. Een eerste frame bevat een koppelingsbalk verwijzend naar linken met functionele onderwerpen. (positie waar dit juist komt is afhankelijk van de gebruikte software en huisstijl) [Start ] [ Zoekrobot ] [ Meldpunt & Klachten] [ Mijn digitaal loket ] [ Digitale nieuwsbrief ] [ Stratenplan ] [ Links ] [ Nieuws ] [ Activiteitenkalender ] 1 Zoekrobot: (moet volgende mogelijkheden bevatten) Structuurmap Zoekfunctie van A-Z Zoekfunctie op trefwoorden ( met uitrekbaar register van trefwoorden) 2 Meldpunt & Klachten: Hier wordt een formulier aangeboden waarop allerlei vragen, klachten, opmerkingen of activiteiten kunnen worden verzonden naar de gemeente. Dit formulier bevat een uitschuifbalkje met diverse mogelijkheden met betrekking tot de aard van het probleem. Is het een klacht over dienstverlening, is het een melding van een feit van algemeen belang, is het een vraag tot het bekomen van een inlichting? (dus diverse mogelijkheden. ) Bij ontvangst geeft dit de mogelijkheid om per onderwerp te catalogeren. Bij verzending wordt automatisch een genummerde ontvangstbevestiging verzonden naar de indiener dit ter bevestiging en opvolging. 3 Digitaal loket (Mijn digitaal Loket) Aangezien het belang van dit digitaal loket nationaal meer en meer belang krijgt en gebruikt wordt, zal hier de mogelijkheid aangeboden worden om via een inlogprocedure toegang te verkrijgen naar alle mogelijke documenten die via het elektronisch identiteitsbewijs verkrijgbaar zijn (ook voor eventueel Tax-on web toepassing of het inloggen op beveiligde pagina s van de gemeentelijke website. Indien dit eventueel via een card-reader gebeurt, moet er wel worden vermeld waar men dit toestel aangeschaft.) 5 Digitale nieuwsbrief (met link naar historiek) Met mogelijkheid tot het intekenen of uitschrijven op de nieuwsbrief

2 6 Stratenplan 7 Nieuws (met onderliggende historiek) kan eventueel ook als een blikvanger op een andere plaats op de pagina 8 Activiteitenkalender (met onderliggende historiek) kan eventueel ook als een blikvanger op een andere plaats op de pagina 9 Linkenpagina (alle linken opgenomen in de webstek onderverdeeld per categorie) Omdat deze linken meestal een onderliggend document bevatten moeten deze afzonderlijk worden geanalyseerd en besproken. Voorbeeld van een document meldpunt en klachten Frame 2: bevat de koppelingsbalk met verwijzingen naar de hoofdonderwerpen kan ofwel horizontaal of vertikaal geplaatst worden afhankelijk van de software of huisstijl. Hier is het belangrijk dat we de gemeente in al haar facetten voorstellen. Voor iemand die niet vertrouwd is met de termen binnen onze gemeente moet dit een wegwijzer zijn. De gemeente moet op zeer eenvoudige maar op overzichtelijk wijze zichzelf en haar diensten voorstellen. Er moet reeds via de hoofdpagina een link liggen naar algemene informatie van de gemeente met gegevens over, ligging, aantal bewoners, deelgemeenten, oppervlakte, en meer. Dit kan eenvoudig door een afbeeldinglink op een bepaalde afbeelding van de gemeente aan te brengen. Momenteel moet je hiervoor bijna de hele webstek doornemen. Voorbeeld van informatie

3 Er moet op de introductiepagina een duidelijke verwijzing zijn naar het Vlaams karakter van onze gemeente komen. Ontwerp van rubrieken voorgesteld op de eerste vergadering van 29/05/2008 Het bestuur Gemeentediensten OCMW diensten Diensten naar de bevolking Welzijn/Sociaal Burgerzaken Bouwen & Wonen Economie & Werk Milieu & Natuur Mobiliteit & Openbare werken Onderwijs Bibliotheek Vrije tijd Veiligheid Financieel Beheer Links Info & Folders Klachten over dienstverlening Zoeken E-Loket Sitemap Deze 21 hoofdrubrieken kunnen we gemakkelijk reduceren naar 12 rubrieken waarin tevens de Gemeentewinkel en Vacatures als een afzonderlijke rubriek is opgenomen. Voorstel om volgende hoofdrubrieken te creëren maar over de uiteindelijke benaming kan zeker nog worden gediscussieerd.

4 1) Berstuur en diensten (hierdoor kunnen de rubrieken Het bestuur, Gemeentediensten en OCMW diensten gegroepeerd worden) 2) Sociaal loket (andere naam voor Welzijn en Sociaal, blijft een afzonderlijke rubriek wegens belangrijkheid) 3) Gemeentelijke dienstverlening (andere naam voor Burgerzaken klinkt minder bureaucratisch en Financieel Beheer kan hierbij worden opgenomen. 4) Leven en wonen (hierdoor kunnen de rubrieken Bouwen & Wonen, Economie & Werk, Milieu & Natuur, Mobiliteit & Openbare werken, en Onderwijs worden samengebracht) 5) Ontspanning (hier kan men Cultuur, Sport en Feesten in onder brengen) 6) Bibliotheek (apart) 7) Jeugd (apart) 8) Toerisme (apart) 9) Veiligheid (apart) 10) Info & Brochures (link kan zelfs als een afbeeldingicoon op de pagina) 11) Vacatures (Link kan ook als een afbeeldingicoon op de pagina) 12) Gemeentewinkel (blijkbaar nergens opgenomen in de huidige structuur) 13) Voorbeeld van doorverwijzing met uitrekbare linken Wij hebben de basistekst aan verschillende mensen voorgelegd en hun mening gevraagd over de inhoud. Principieel is men zeer positief over de inhoud aangezien het werkelijk informatie verstrekt die voorheen niet beschikbaar was of waarvoor men effectief bij de gemeentediensten of OCMW de nodige informatie diende op te vragen. Men gaf ook de opmerking dat het werk van de verschillende adviesraden niet kenbaar gemaakt wordt naar het publiek toe. Zo heeft de werkgroep Trage Wegen vorig jaar het project Trage wegen te Beigem behandeld maar nergens is er enige tekst hierover terug te vinden. Evenmin is er informatie te vinden over de beperkte verkeerscommissie hier is helemaal niets terug te vinden.

5 Het is dus ook belangrijk dat de activiteiten en de verslagen van de raden worden vermeld aangezien er mensen zijn die zich aan deze materie wel interesseren. Een persoonlijke visie op de gemeentelijke website: Het doel van deze website moet men in twee richtingen werken het verstrekt informatie naar de bevolking toe op een zeer vlugge en correcte manier Het verstrekt de burger de nodige informatie op de meest courante vragen zonder dat deze zich onnodig dient te verplaatsen. Dus beschikbare informatie moet zo veel mogelijk online. beschikbaar zijn. Het verlicht de taak van het gemeentepersoneel dat niet langer door overbodige vragen wordt bestookt. (natuurlijk enkel voor de gebruikers van internet.) Een derde voordeel is dat men via deze nieuwe gemeentelijke website werkelijk naar een volwaardig digitaal kantoor zou kunnen evolueren indien deze visie volledig vanuit het college worden gedragen en dan moeten de onderhandelingen met de systeembeheerder ook in deze richting worden onderhandeld. (dit onderwerp is nu niet aan de orde maar moet zeker in aanmerking worden genomen bij de onderhandelingen) Het intranet gedeelte moet een werkmiddel worden binnen de diensten waardoor deze ook evolueren naar een digitaal kantoor, het internetgedeelte is het resultaat dat door de gebruiker kan worden geconsulteerd. Dit is evenzo geldig voor de OCMW diensten, Het moet een bron van informatie zijn voor het gemeentepersoneel dat zich via deze weg een toegang verschaft tot de informatie die hij of zij nodig heef om een taak correct uit te voeren. Een korte visie van hoe een pagina kan voorgesteld worden Op de hoofdpagina krijgt men 3 zaken te zien 1. De functionele linken zoals [Start ] [ Zoekrobot ] [ Meldpunt & Klachten] [ Mijn digitaal loket ] [ Digitale nieuwsbrief ] [ Stratenplan ] [ Links ] [ Nieuws ] [ Activiteitenkalender ] Dit zijn meestal de linken die actie vragen van de gebruiker (interactief) zoals het invoeren van persoonlijke gegevens, zoektermen of teksten of selecties uitvoeren. Dit zijn eigenlijk interactieve formulieren. (Moeten een nog afzonderlijk worden besproken.) 2. De informatielinken zoals Berstuur en diensten, Sociaal loket, Gemeentelijke dienstverlening, Leven en wonen, Ontspanning, Bibliotheek, Jeugd, Toerisme, Veiligheid, Info & Brochures, Vacatures en Gemeentewinkel. Dit zijn de pagina s waar de burger zijn informatie zoekt. 3. Het visueel aspect of de achtergrond (huisstijl) van de pagina waar er zelfs linken kunnen worden in verwerkt die als afbeeldingiconen zijn opgenomen. Dit kunnen zijn, Toerisme, Info & brochures, Vacatures De webapplicatie of beheersysteem Het systeem moet zodanig zijn ontwikkeld dat het voor de administrator of de persoon die de gegevens invoert op een zo eenvoudig mogelijke manier kan worden gedaan. Dit is een vereiste aangezien verschillende personen verantwoordelijk zullen zijn om gegevens in te voeren. Hierbij dient men rekening te houden dat het verantwoordelijk gemeentepersoneel dit als een extra opdracht krijgt opgedragen en dit ook met een minimum aan opleiding zal dienen te gebeuren.

6 Er bestaat een groot aanbod aan editors die de mogelijkheid bieden om de gebruiker in een schijnbaar office omgeving te laten werken en dit met de zeer vertouwde toepassingen (kopie, paste, kleur lettertype, afmetingen, links, rechts spaties, invoegen van afbeeldingen vanaf de eigen harde schijf.) Aangezien er van bijna alle documenten binnen de gemeente een Word of doc versie beschikbaar is geeft dit voor de administrator een enorm voordeel dat hij de teksten gewoon kan copieren en plakken. Hierdoor wordt het aantal pdf versies drastisch verminderd en krijgt men een veel vlottere doorgang (PDF files zijn ongezellig en dikwijls langdradig om op te openen.) Bijkomend voordeel bij tekst is dat het minder server ruimte benut. (voorbeeld de verschillende verslagen) Als er een mogelijkheid bestaat om een printvriendelijke print te maken dan is dit voor de gebruiker stukken aangenamer. Om de lay-out op alle pagina s gelijklopend te houden kan men werken met sjablonen die reeds voorverwerkte velden bevat en die gewoon nog moeten worden aangevuld. Velden waar geen tekst wordt aangevuld wordt ook niet afgebeeld. Alle mogelijke informatie staat dan op een pagina vervat zonder dat er nog een bijkomende of onderliggende pagina moet worden aangeklikt. Deze sjablonen kunnen via een selectiemogelijkheid op de werkruimte van de webapplicatie door de administrator worden gekozen. Het fictief voorbeeld hieronder is toepasbaar voor alle leden van het bestuur, OCMW. 1 klik op naam

7 2 Geeft Naam : Functie Adres Zitdagen Functies en bevoegdheden Bestuur en diensten Voor wat betreft het bestuur is het belangrijk dat College, gemeenteraad, commissies, adviesraden,ocmw raad, en alle Beleidsprogramma s gemeentediensten onder de link Bestuur en diensten vallen zodat alles gegroepeerd blijft per in hetzelfde onderdeel. Daar waar er in volgende onderwerpen melding gemaakt wordt van adviesraden, beleidsplannen en andere, kan men dit met een eenvoudige link terug doorverwijzen naar het onderwerp. Aangezien de burger onze gemeentelijke diensten ervaart als een doolhof moet men opteren voor duidelijke benamingen in dit opzicht is het handig een organigram op te stellen dat overzichtelijk is wie is wie, wat is wat en wie zit waar Voorbeeld Bevolking Geeft adres telefoon, Algemene informatie, openingsuren Het aanbod van de betreffende diensten Aanverwante thema s e-loket 2) aanklikbare lijst van de medewerkers

8 Het vermelden van de medewerkers met interne gegevens is zelfs handig voor het gemeentepersoneel In deze optiek is het concept dat de stad Halle toepast een heel gemakkelijke manier om tijd en energie te besparen voor de administrator en toch een hele bibliotheek kan bevatten zonder overdadig of overweldigend over te komen. De bezoeker kan op een zeer gemakkelijke manier binnen de kortste keren de nodige informatie vinden en dit meestal binnen 3 klikken. Voor de andere pagina s lijkt het gebruik van een derde frame heel gemakkelijk en brengt de bezoeker dadelijk naar het onderwerp Voorbeeld: ontspanning Op het bovenste deel (frame) kan men algemene informatie kwijt op het 2 het frame kan men de linken plaatsen naar de betreffende onderwerpen het derde frame kan doorverwijzen naar thema s nieuws, activiteiten en diensten, linken of het e-loket DIT ALLEMAAL OP EEN PAGINA

9 Aangezien dit maar een eerste stap is naar de ontwikkeling van de nieuwe gemeentelijke webstek, hoop ik dat deze bijdrage een stap kan zijn in de goede richting naar een handig te onderhouden en een moderne, functionele webstek die door iedereen gesmaakt kan worden. Beste groeten Yves Verberck