E-commerce bij Miele

Transcriptie

1 m tec Magazine van Magnus, editie 2013 Onderhoudsactiviteiten efficiënter plannen met SAP MRS ARCADIS vergroot grip op debiteurenbeheer met klantgerichte benadering E-commerce bij Miele ISS: slimmere schoonmaak door innovatieve mobiele oplossing Innovaties vormgeven met Mendix: het nieuwe risk management

2 Peter-Jan Simons Surfen op innovatiegolven Steeds meer mensen beseffen dat je ook in Nederland zo nu en dan prima kunt surfen. Mede door de steeds betere voorspellingsmethodieken beleven zij op de Noordzee magische momenten door op het juiste moment de juiste golf te pakken. Maar om in ons land te surfen heb je een behoorlijke portie geduld nodig. Bovendien lukt het vaker niet dan wel om de goede golf te pakken. Stel je deze golven nu eens voor als IT-innovaties. Dan besef je dat ook hier veel golven voorbijkomen. Kleine golven, grote golven soms met een lange pauze daartussen. Ook dan speelt de vraag: voor welke golf ga je? Neem je de native ios-golf voor mobility? Of ga je voor die grote van Sybase Mobile Platform? Kies je voor een HANA in-memory database voor BI? Of voor een HANA gebaseerd ERP- of CRM-systeem? Als je eenmaal een golf hebt gekozen, weet je bijna zeker dat je de eerstvolgende golf gaat missen. Je moet immers eerst weer terugzwemmen. Elke golf vereist een flinke investering, maar biedt weinig tijd om te wikken en wegen. Het momentum om te kiezen vervliegt al snel. Niet kiezen betekent dat je helemaal niet surft. Het blijft onzeker. Wordt die golf zo krachtig als we verwachten? Of wordt hij ingehaald door een grotere en volledig teniet gedaan? Maar heb je eenmaal de juiste golf te pakken, dan suis je met hoge snelheid over het water. Je weet meteen dat je goed zit; alle voorafgaande inspanningen zijn meer dan de moeite waard. Revolutionaire procesverbetering, versnelling binnen logistieke ketens, optimale klantervaringen. Daar is het ons bij innovaties om te doen. Bij Magnus houden we enorm van surfen. We proberen zoveel mogelijk golven mee te pakken en zwemmen na iedere golf zo snel mogelijk terug om de volgende te kunnen pakken. Dat houdt ons fit. Zo hebben we onlangs nog gesurft op BPC 10.0, de laatste Mendix versie, Receivables Management, Mobile Inspectiemanagement, SAP MRS, HANA en nog veel meer innovaties. De opgebouwde inzichten en kennis delen we graag met u. Ik wens u veel plezier met het lezen van onze surfervaringen. En natuurlijk zijn we altijd bereid om u te helpen om de juiste golf te benutten. COLOFON m tec is een uitgave van Magnus. Magnus Gooimeer 5-39, 1411 DD Naarden, , info@magnus.nl. Concept en realisatie Gabrielle Kramer, Kimm van Splunter-Mazer en Peter-Jan Simons. Eindredactie C&V communicatie, Caroline Jooren. Design Jeroen Roset. copyright 2013 Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op enige andere wijze zonder voorafgaande toestemming van Magnus. WELKOM 2 Magnus m tec - editie 2013

3 Inhoud Surfen op innovatiegolven E-commerce bij Miele: een gesprek met Cees Manneke Onderhoudsactiviteiten efficiënter plannen met SAP MRS Debiteurenbeheer: ken uw klant! Arcadis vergroot grip op debiteurenbeheer met klantgerichte benadering ISS: slimmere schoonmaak door innovatieve mobiele oplossing Snel antwoorden krijgen én analyseren met Magnus vragenlijstapp Inspectiemanagement: de puntjes op de i zetten Innovaties vormgeven met Mendix: het nieuwe risk management SAP Beheer Benchmark: verbeteren door prestatievergelijking BI zonder grenzen Managed services nieuwe stijl Procesgedreven SAP-management verstevigt de relatie tussen business en IT Van spreadsheet via geïntegreerd model naar automatische forecast In één dag wijzer over SEPA-impact

4 Er is geen betere. Deze slogan zegt eigenlijk alles over Miele en de bijna spreekwoordelijk hoge kwaliteit van de producten die deze fabrikant al vanaf 1899 ontwikkelt. Naast de alom bekende huishoudelijke apparaten levert Miele ook machines voor professionele toepassingen. Zo nam het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven onlangs een vernieuwde geheel door Miele Professional ontworpen, gebouwde en ingerichte sterilisatieafdeling in gebruik. Miele biedt veel meerwaarde, ook online, aldus Cees Manneke, manager e-commerce bij Miele. E-COMMERCE BIJ een gesprek met Cees Manneke Frans de Lange Cees Manneke startte zijn carrière in de retail in 1986 als projectmanager bij Ahold. Daar hield hij zich vooral bezig met retailmarketing voor winkelconcepten. Vervolgens werkte hij voor Impact Retail, onder andere als inkoper en productmanager IT voor de werkmaatschappij It s Electronics. In 2005 raakte Cees betrokken bij e-commerce. Online werd toen nog gezien als vijand van het offline retailkanaal. Vrijwel niemand durfde het aan om via internet laptops te verkopen. Het door ons bij Impact Retail bedachte en uitgewerkte Modern.nl-concept groeide in 18 maanden uit tot de grootste en meest servicegerichte webshop voor consumentenelektronica in Nederland. Ontzorgen Sinds 2011 is Cees actief als e-commerce manager voor Miele Nederland. De fabrikant was kort daarvoor overgegaan op selectieve distributie. Daartoe zijn nieuwe samenwerkingen aangegaan met online en offline retailers die bij de langetermijndoelstelling van Miele pasten. De uitdaging was om zowel offline als online structuur en onderscheid aan te brengen in de partners die waarde toevoegen aan het prestigieuze Miele merk. Het eerste halfjaar richtten we ons vooral op het structureren van het online retailkanaal en vragen zoals: welke partners zijn kwalitatieve online retailers die goed bij het Miele-merk passen? De geselecteerde retailers presenteren Miele-apparaten op een bijzondere wijze in Miele Innovation Centres. Naast de offline inrichting van deze ruimten ontzorgt Miele haar partners ook voor de online inrichting met actuele content over de producten, aanbiedingen en acties. Hedendaagse klanten oriënteren zich grondig online voordat ze tot een aankoop overgaan. Om de online informatievoorziening te vergemakkelijken, hebben we een overlay-website ontwikkeld. Dit is een full screen site die als het ware op de site van de retailer draait, maar door Miele bediend en bestuurd wordt. Consumenten komen hier via de Mielebanner op de homepage van de retailer. Als ze hierop klikken, wordt automatisch de Miele site-overlay geopend. De bezoeker blijft op het webdomein van de retailer en krijgt daar alle relevante informatie met de vertrouwde Miele-uitstraling. Betrouwbare online informatie en offline advies van een Miele Innovation Centre resulteren in een weloverwogen keuze. Zo blijft alles in balans. 4 Magnus m tec - editie 2013

5 Magnus zorgde voor een snelle, concrete vertaling van onze automatiseringsbehoeften. Miele wil als merk inspireren en tegelijkertijd niet te ver van de mensen afstaan. Al in 2009 opende de fabrikant een webwinkel voor consumenten. Hier verkopen we nadrukkelijk geen apparaten, maar accessoires, toebehoren en reinigings- en onderhoudsproducten. Alle artikelen die ervoor zorgen dat een Miele-apparaat optimaal blijft presteren. Dit om de klanten de kwaliteit en duurzaamheid te garanderen waarvoor zij gekozen hebben. En om langdurige, intensieve klantrelaties te onderhouden. Magnus heeft het nieuwe proces met alle strategische online partners doorgesproken en in korte tijd live gebracht. De Magnus-man ter plaatse zorgde voor snelle en concrete vertaling van onze automatiseringsbehoeften. De samenwerking is bijzonder goed bevallen. Vooral de getoonde inventiviteit, proactiviteit en de inbreng van kennis en vakmanschap hebben we zeer gewaardeerd. Mede door de handige communicatie was er prima teamwerk; er zijn geen discussies gehouden, maar gesprekken gevoerd. Automatiseren consumentenorders Door de overgang naar selectieve distributie ontstond de behoefte om de consumentenorders die via de strategische partners binnenkomen te routeren naar het SAP-systeem van Miele. Magnus heeft dit project eind 2010 opgepakt. Nadat het proces in kaart was gebracht, is een EDI-koppeling aangebracht tussen de strategische partners en een business integrator in Duitsland. Deze koppeling is gebaseerd op de uitgebreide mogelijkheden voor import en export van gegevens (IDoc) van SAP. Hierdoor kunnen orders automatisch verwerkt, doorgezet en bevestigd worden. Toekomst Hoe ziet Cees de toekomst van e-commerce? Er moet nog veel gebeuren op het gebied van data c.q. contentintegratie. Als content volledig gedeeld kan worden, kun je bijvoorbeeld klanten categoriseren en content zoals foto s, videomateriaal en voorraadinformatie op maat aanbieden. Samen met onze distributiepartners willen we het de consument steeds makkelijker maken om het merk Miele snel en mobiel bij de hand te hebben. Zo kunnen we mogelijkheden bieden zoals het mobiel boeken van kookworkshops, afsluiten van onderhoudscontracten en bestellen van producten uit de Miele-shop. En natuurlijk om direct antwoord te krijgen op de vraag: Waar kan ik snel een Miele wasautomaat kopen, nu mijn oude het na 25 jaar begeven heeft? 5

6 Het inplannen van medewerkers, teams en materialen voor onderhoud en service is een complex, dynamisch proces. Zeker als er bedrijfsbreed wordt gepland en meerdere afdelingen dezelfde medewerkers willen inzetten. Hierin kan het SAP MRS grafisch planbord veel verschil maken. Dit niet alleen door de geboden functionaliteit en het gebruiksgemak, maar ook door de optimalisatiemogelijkheden. De geïntegreerde tool helpt om de schakels in de onderhouds- en serviceketen tot één hechte keten samen te smeden. SAP Multi Resource Scheduling (MRS) is ontwikkeld om het inplannen van medewerkers en materieel te vereenvoudigen. De grafische planningstool stelt centraal in de organisatie een actuele planning beschikbaar. Hier is in één oogopslag de planning voor een bepaalde dag of periode zichtbaar, evenals de voortgang van het onderhanden werk. Automatisch toegekende kleuren geven de status van de opdrachten aan. Daardoor ziet de planner direct dat een werkorder is afgemeld of dat de afhandeling dreigt uit te lopen. Bij eventuele bottlenecks kan adequaat gereageerd worden. Er kan per monteur en per team worden gepland, rekening houdend met zowel de beschikbaarheid van mensen en materieel als met de persoonlijke kwalificaties. Het planbord biedt tevens zicht op de ingeplande en de resterende capaciteit per afdeling. van het planbord is het uiteindelijke verdelen van taken bijna kinderlijk eenvoudig. Het systeem koppelt de werkorder aan de ingeplande medewerker. Die ontvangt een persoonlijke planning op maat met alle benodigde informatie om het onderhoud zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Natuurlijk is de planning van de buitendienstmedewerker ook eenvoudig te ontsluiten naar een mobiel apparaat, zoals PDA, smartphone of tablet. Deze digitale informatie-uitwisseling levert veel efficiëntievoordelen op. Zo kunnen buitendienstmedewerkers orders papierloos aannemen, afhandelen en de gewerkte uren, verbruikte materialen en uitgevoerde inspecties digitaal terugmelden (zie ook het artikel Inspectiemanagement op pagina 13). Onderhoudsactiviteiten efficiënter plannen met SAP MRS Nathan Snoei Geïntegreerd MRS is volledig geïntegreerd met de SAP ERP-modules HCM, PM, CS, PS, cprojects en met SAP CRM. Daardoor verschijnen in SAP aangemaakte taken automatisch in de werkvoorraadlijst van MRS. De beschikbaarheid van de medewerkers wordt vanuit de roosters weergegeven. Dit geldt ook voor ziekte- en verlofmeldingen. Zo blijven alle planningsgegevens en de planningsstatus up-to-date en zijn onverwachte verschuivingen en wisselingen in diensten eenvoudig op te vangen. Reserveringen zoals training of doktersbezoek kunnen handmatig in het planbord worden toegevoegd. Er ontstaat een compleet overzicht van de beschikbaarheid. Mede dankzij de intuïtieve drag-and-drop-functionaliteit Door deze terugkoppeling blijft de actuele voortgang zichtbaar op het planbord en is snel duidelijk of de ingeplande activiteiten nog in de beschikbare tijd passen. Plannen is wennen Gebruik van planningssoftware dwingt organisaties om bewuster met hun onderhoudsprocessen om te gaan. Zo is bij de werkvoorbereiding informatie nodig over de duur van de opdracht, het aantal benodigde personen, de kwalificaties en het tijdvak. In de praktijk moet de organisatie hier vaak aan wennen. Wat absoluut helpt, is dat de voordelen voor zich spreken. Het dagelijkse werk wordt een stuk eenvoudiger gemaakt. En door consequent en zorgvuldig met het nieuwe 6 Magnus m tec - editie 2013

7 Werkvoorbereiding Planning Uitvoering Afhandeling Planning is een belangrijke schakel in het werkproces Planbordfunctionaliteit (Semi)automatische planning Medewerkers inplannen op basis van kwalificaties en beschikbaarheid Samenstellen van teams Inplannen van materieel Inzicht in beschikbaarheid medewerkers (rooster, ziekte, vrije dagen) Periodieke toewijzing Visualisatie van flexibele werktijden Aan- en afwezigheidregistratie Alerts: waarschuwingen bij het niet voldoen aan bepaalde planningscriteria Gebruiksvriendelijke web user interfaces Integratie met geografische informatiesystemen Integratie met mobiele oplossingen Calculatie en visualisatie reistijden Integratie met paging, , sms-functionaliteit Bezettingsrapportage Optimalisatie systeem te werken, bouwt de organisatie een betrouwbare onderhoudshistorie op. Ook is het verschil tussen geplande en werkelijke uren zichtbaar. Zo kunnen de normtijden worden bijgesteld en ontstaan optimalisatiemogelijkheden. Als Validated Expertise Partner EAM van SAP beschikt Magnus over uitgebreide kennis en jarenlange ervaring op het gebied van onderhouds- en serviceprocessen. Wilt u meer grip op deze processen of van gedachten wisselen over specifieke onderwerpen? Neem gerust contact op met Nathan Snoei via of info@magnus.nl. 7

8 In het huidige economische klimaat is het van groot belang om ook op financieel gebied te weten wat er bij uw klanten speelt. Binnen het Receivables Management portfolio van SAP kunt u hiertoe gebruikmaken van geavanceerde functionaliteit voor debiteurenbeheer. Daarmee kunt u het order-to-cash traject stroomlijnen en debiteurenrisico s beperken. Onze ervaring leert dat deze structurele verbeteringen de days sales outstanding ofwel DSO significant doen afnemen. Maar er is meer Met de componenten Collections Management, Credit Management, Biller Direct en Dispute Management biedt SAP een geïntegreerde oplossing voor het inzichtelijk en bestuurbaar maken van het debiteurenproces. Dit onder de noemer SAP Receivables Management (SAP RM). Door Credit Management en Collections Management in uw SAP-omgeving op te nemen, richt u de juiste kredietcontroles in en stroomlijnt u het innen van facturen. Debiteurenmedewerkers krijgen steeds actuele bel-/werklijsten aangereikt voor de openstaande vorderingen met de bijbehorende contactgegevens en andere relevante informatie. Gemiddelde betalingstermijn (DSO) 46 dagen 42 dagen Omzet per jaar , ,00 Gemiddeld openstaand saldo , ,66 Brutomarge (5%) , ,00 Rentekosten per jaar (bij 1% rente) , ,96 Nettoresultaat , ,04 Winstbijdrage ,42 Greetje Gompelman-Kooima Debiteurenbeheer: ken uw klant! Alles in één geïntegreerde omgeving Met Biller Direct kunnen klanten via internet facturen bekijken en elektronisch betalingsprocessen afhandelen. Ze kunnen hun gegevens op ieder gewenst tijdstip raadplegen. Dit betekent minder telefoontjes naar de debiteurenafdeling: zo kunnen deze medewerkers zich optimaal concentreren op hun kerntaken. Dispute Management ondersteunt het registreren en afhandelen van klachten. Doordat de medewerkers klachten snel en gericht kunnen oppakken, heeft een klant steeds minder reden om niet te betalen. Dit draagt bij aan de kwaliteit van het verkoopproces en daarmee ook aan de algehele klanttevredenheid. Het gebruik van een geïntegreerde omgeving heeft veel voordelen. U hoeft geen debiteurendata meer te importeren en te exporteren. Alle relevante informatie en brondocumenten zijn direct beschikbaar. De medewerkers hebben real-time inzicht in de debiteurenposities, het verbruik van het kredietlimiet, openstaande posten en de aanmaningen. Buitendienstmedewerkers blijven via hun mobile device zoals iphone en ipad op de hoogte van de klantcontacten. Andersom is de debiteurenbeheerder direct op de hoogte van op locatie met de klant gemaakte afspraken. Via SAP Crystal Dashboard Design beschikt u over inzichtelijke rapportages over bijvoorbeeld het bedrag dat is binnengehaald ten opzichte van de openstaande posten, het aantal afgesloten werklijst-items en de lopende disputen. Allemaal zaken die bijdragen aan een gezonde bedrijfsvoering. Snelle terugverdientijd Door de bedrijfsprocessen op deze manier te versterken is een snelle terugverdientijd (return on investment) mogelijk. Een simpel rekenvoordeel illustreert de te behalen verbetering van het nettoresultaat door het verkorten van de betalingstermijnen. Stel dat u op een jaaromzet van 50 miljoen euro de DSO kunt verlagen van 46 naar 42 dagen. Dit levert jaarlijks ruim ,- euro extra winst op (zie tabel). Daarnaast zorgt de efficiëntere inrichting van het debiteurenbeheer voor besparing op de operationele kosten. Er hoeft simpelweg minder werk verdeeld te worden over minder mensen. Ook is er een cash-in effect: een stabielere cashflow, minder afhankelijkheid van banken en meer investeringsruimte. X-ray Als Validated Expertise Partner Finance van SAP heeft Magnus ruime ervaring met SAP RM. We vertellen u graag meer over de mogelijkheden voor debiteurenbeheer. Ook kunt u tegen een gereduceerd tarief een X-ray laten uitvoeren: een receivables management-scan die inzicht geeft in de business case voor uw organisatie. Meer informatie: Greetje Gompelman-Kooima, info@magnus.nl of SAP Receivables Management Efficiëntere bedrijfsprocessen van uitgaande factuur tot betaling Verbetering van de cashflow door kortere betalingstermijnen en extra investeringsruimte Verdere afname van debiteurenrisico s door gestroomlijnde kredietcontrole Betere bediening van klanten/debiteuren bij factuurdisputen (op basis van accurate informatie) 8 Magnus m tec - editie 2013

9 ARCADIS leverancier van design-, advies- en ingenieursdiensten gelooft in een individuele klantbenadering. Ook als het om het incasseren van openstaande vorderingen gaat. Na een onderzoek van het quote-to-cash -proces heeft het bedrijf zijn OnGuard creditmanagementsoftware vervangen door SAP Receivables Management. Samen met Magnus is in twee fasen SAP Collections & Dispute Management en SAP Credit Management ingericht. De gerealiseerde functionaliteit dient tevens als template voor de uitrol naar de buitenlandse vestigingen. Collectiestrategie Dagelijks worden werklijsten gecreëerd en toegewezen aan de debiteurenmedewerkers. De aan een klant toegekende segmentcode bepaalt welke collectiestrategie gevolgd wordt. Bij de kleinere klanten vindt het aanmanen automatisch plaats per brief of en worden bij opeenvolgende aanmaningen passende teksten gebruikt. Voor grotere klanten is het aanmanen een handmatig aangestuurde actie die per relatie kan verschillen. Hierbij kan de debiteurenmedewerker in plaats van de standaardtekst een klantspecifieke tekst gebruiken. In dit proces is de integratie met SAP FSCM goed zichtbaar: alle relevante aanmaangegevens zijn zowel op factuur- als op debiteurniveau beschikbaar. ARCADIS vergroot grip op debiteurenbeheer met klantgerichte benadering Belangrijke voordelen van de nieuwe software zijn de real-time integratie met SAP Accounts Receivable en de wereldwijde inzetbaarheid van de oplossing. Met SAP RM is een gedifferentieerde aanpak per debiteurengroep mogelijk, in lijn met de klantgerichte attitude waar ARCADIS om bekend staat. Voor de verschillende klantgroepen zijn kredietlimieten en risicoklassen gedefinieerd en vervolgens actiepaden ingericht. Dit zijn logische stappen voor het innen van vervallen facturen. Per klantgroep kunnen bijvoorbeeld automatische acties zoals aanmaningen worden ingepland of handmatige acties op de werklijst verschijnen. De systematiek van prioritering is een uitkomst voor onze debiteurenbeheerders. Met de werklijst kunnen zij de dagelijkse taken efficiënt indelen. Vincenzo Castagna, Teamleader Credit & Collections department Arcadis De collectiestrategie is vertaald in een combinatie van standaard SAP-collectieregels en geprogrammeerde collectieregels. Door de vele Business Add-Ins (BAdI s) ofwel mogelijkheden om eigen programmacode te integreren is SAP RM erg flexibel. De collectiestrategie van ARCADIS kan geheel in lijn met de wensen vanuit de business worden aangepast. Klanten die incidenteel te laat betalen worden bijvoorbeeld anders benaderd dan klanten die structureel te laat betalen. Ook is onderscheid mogelijk naar soorten facturen. Per klant(groep) kan steeds een passende toon gezocht worden. Zo is ARCADIS niet alleen verzekerd van voldoende, maar ook van de juiste aandacht voor debiteuren. 9

10 In het schoonmaken en onderhouden van gebouwen, ruimten en inventaris is de laatste jaren weinig veranderd. Wel is het vanwege de grote prijs- en prestatiedruk steeds belangrijker geworden om efficiënt te werken en de activiteiten zo goed mogelijk te meten, controleren en aan- en bij te sturen. Met een door Magnus gerealiseerde mobiele oplossing kan ISS Facility Services de manier van werken veranderen en grote efficiëntieverbeteringen realiseren. ISS: slimmere schoonmaak door innovatieve mobiele oplossing André Damsteegt De afgelopen jaren heeft het gebruik van mobiele toepassingen een grote vlucht genomen. Magnus heeft hier ruime ervaring in opgebouwd bij vele klantprojecten, zowel voor het ios- (iphone en ipad) als het Android- (Samsung, HTC, LG, Sony Ericsson en Motorola) besturingssysteem. Bij dergelijke oplossingen gaat het om meer dan het realiseren van een toegankelijke en praktische mobiele toepassing (de app ). Uiteindelijk gaat het ook om de aansluiting op de onderliggende bedrijfsprocessen en -systemen. Daarom zorgt Magnus ervoor dat mobiele toepassingen altijd zijn voorzien van een goede achterkant : een back-office applicatie die alle informatie en transacties van en naar het mobiele device aansluit op de onderliggende bedrijfssystemen en regisseert en afhandelt. Zo kan de mobiele toepassing zeer snel, klein en flexibel gehouden worden, en blijft de impact op de bedrijfssystemen beheersbaar. Ook bij snelle uitbreiding van de klantengroep en de mobiele dienstverlening. Sensortechnologie Voor ISS is de schoonmaakstatus van gebouwen inzichtelijk gemaakt door een mobiele toepassing te combineren met sensortechnologie. Deze technologie is de laatste jaren zeer betaalbaar geworden en biedt ontelbare toepassingsmogelijkheden ter bevordering van industriële en logistieke processen. Bij ISS is het bijvoorbeeld mogelijk om met sensors de vullingsgraad van handdoek- en zeepdispensers te meten. Sensoren kunnen ook (toilet)deurbewegingen, het waterniveau van plantenbakken en zelfs de aanwezigheid van ongedierte monitoren. Zo kunnen zowel reactief als proactief activiteiten uitgezet worden bij de best beschikbare servicemedewerker. Hierdoor ontstaat een volledig transparant klantbeeld en zijn significante efficiëntieverbeteringen te halen. Tevens is het mogelijk om te werken met premium services die meer waarde toevoegen voor zowel ISS als haar klanten. Hoe het werkt Via een draadloos systeem (de gateway ) wordt alle gemeten sensorinformatie naar een centrale database verstuurd. Hier wordt de schoonmaakstatus van een gebouw via het Magnus back-office systeem gekoppeld aan de bestreffende ruimtes. Elke ruimte en elk schoon te maken item is gelabeld met een QR-code: een vierkante tweedimensionale barcode. Achter elke QR-code zit een uniek nummer, dat in de database gekoppeld is aan de ruimtegegevens (bijvoorbeeld Toiletruimte 0.14, begane grond ) en schoonmaakitemgegevens ( Toiletdeur rechts ). De facilitair dienstverlener kan in één dag een heel gebouw voorzien van sensoren en QR-codes, en via de mobiele toepassing aan de in de database geregistreerde gegevens koppelen. 10 Magnus m tec - editie 2013

11 Deze nieuwe technologie zorgt voor een heuse ommekeer in de facilitaire dienstverlening. Dennis Leerentveld, CIO ISS Facility Services Nederland Eén geïntegreerd systeem Als de sensoren een waarde meten waaraan een (schoonmaak)actie gekoppeld is, wordt automatisch of via een plannerfunctie de dichtstbijzijnde gekwalificeerde medewerker ingeschakeld. Deze medewerker ziet op zijn/haar mobiele toestel de werklijst met uit te voeren taken. Taken worden volgens een afgesproken prioriteit gepresenteerd en uitgezet. Ze zijn snel en eenvoudig af te melden door de betreffende QR-code te scannen. Ook incidenten zoals een omgevallen koffiebeker kunnen op deze manier snel gemeld en afgehandeld worden. Het back-end systeem ondersteunt meerdere serviceniveaus en levert alle input voor rapportages. Zo is een geïntegreerd systeem gerealiseerd waarmee het schoonmaakproces transformeert van het routinematig aflopen van ruimtes naar het gericht en conform de klantbehoefte leveren van een service. Dankzij het brede scala aan sensoren en de geboden flexibiliteit kan ISS Facility Services met deze toepassing haar volledige serviceportfolio van Cleaning, Security, Catering tot Pest Control ondersteunen. Opdrachtgever ISS Facility Services is één van de grootste facilitaire dienstverleners in Nederland. ISS heeft ongeveer professionals in dienst en behaalde in 2011 een jaaromzet van 438,2 miljoen euro. De diensten van ISS zijn gegroepeerd in vijf categorieën: Cleaning Services, Catering Services, Support Services, Property Services en Security Services. Klanten kunnen uit dit pakket naar keuze geïntegreerde facilitaire diensten afnemen, en zo tijd en aandacht vrijmaken voor hun eigen kernprocessen. Oplossing Een intelligente toepassing die schoonmakers helpt om hun werk beter, efficiënter en doelgerichter uit te voeren. Hiertoe wordt naast een app gebruik gemaakt van sensoren en een sterke back-office applicatie. Deze toepassing was in 2012 de eerste winnaar van de Business at your Fingertips Award. Kenmerken Automatisch genereren van facilitaire onderhoudsactiviteiten op basis van sensorinformatie en incidentmeldingen; Automatische distributie van activiteiten naar de dichtstbijzijnde gekwalificeerde medeweker; Planmatige distributie via geautoriseerde functionarissen; Afmelding van taken via QR-codeherkenning; Koppeling van activiteiten en meldingen aan gebouwen, ruimtes, serviceobjecten etc.; Geschikt voor ios en Android apparatuur (binnenkort ook Windows Phone); Centrale regie en rapportage van service level performance via back-office systeem; Betrouwbaar beheer van klant-, contract-, gebouw- en personeelsinformatie en autorisaties. Voordelen Efficiëntere schoonmaakprocessen (met als resultaat een hogere marge); Mogelijkheden voor het aanbieden van nieuwe specialistische diensten (actueel, event driven, proactief); Meer inzicht in de (real-time) schoonmaakstatus van gebouwen, ruimten en voertuigen versus servicecontracten; Een krachtige mix van reactieve én proactieve maatregelen; Directer contact met de klant over de schoonmaakactiviteiten; Nieuwe standaarden door innovatie, wat ook helpt om het (duurzame) imago van ISS te versterken. Door deze oplossing transformeert het schoonmaakproces van het routinematig aflopen van ruimtes naar het gericht en conform de klantbehoefte leveren van een service. 11

12 Wilt u op een efficiënte manier audits of kwaliteitsonderzoek uitvoeren? Meteen weten hoe klanten of gebruikers uw diensten ervaren? En vervolgens direct aan de slag op basis van heldere analyses en rapportages? Magnus heeft een nieuwe standaardoplossing met app ontwikkeld voor het maken, uitsturen en afnemen van audits, enquêtes en vragenlijsten. Via de gebruikersvriendelijke beheersomgeving is de verzamelde informatie snel en eenvoudig te consolideren en te raadplegen. Audits uitvoeren, kwaliteit toetsen, inschattingen maken, intakes afnemen, doelgroepen ondervragen, feedback van klanten verzamelen, ervaringen van gebruikers of medewerkers evalueren Dit zijn slechts enkele mogelijkheden van de nieuwe vragenlijstoplossing van Magnus. Hiermee stelt u eenvoudig vragenlijsten samen, waarna u ze klaarzet voor gebruik. Vervolgens is het een kwestie van snel en simpel mobiel invullen of vragen afnemen via de gebruiksvriendelijke app. Inzichten voor continue procesverbetering De echte waarde van de aldus verkregen informatie wordt bepaald door het te verwerven inzicht in de data. Via de op Mendix gebaseerde beheersomgeving worden de resultaten verzameld en eventueel getoetst aan de afgesproken normen of prestatieindicatoren (kpi s). U beschikt direct over rapportages en analyses van de verzamelde gegevens, die u kunt delen met anderen in de organisatie. Op basis hiervan kunt u processen waar nodig bijsturen en meteen acties ondernemen. Het resultaat: een closed loop systeem dat bijdraagt aan continue prestatieverbetering. Kwaliteit dienstverlening verbeteren Autoservicebedrijf Kwik-Fit gebruikt de oplossing om de kwaliteit van de dienstverlening te monitoren en om snel en gericht verbeteracties te identificeren en uit te zetten. Waar auditors en regiosalesmanagers vroeger met Excellijsten de 182 vestigingen afgingen, kunnen ze nu via hun ipad vragenlijsten oproepen en items afvinken of vragen beantwoorden. De Kwik-Fit Toolkit houdt de scores van de filialen op de verschillende prestatieindicatoren centraal bij zodat het management hierop kan aansturen en waar nodig bijsturen. Iedere ingevulde vragenlijst telt direct mee voor de kpi s van de betreffende vestiging. De filiaalmanagers hebben via een dashboard realtime inzicht in hun prestaties, wat hen stimuleert om te blijven werken aan optimale kwaliteit. Kwaliteitsaudits uitvoeren Dienstenorganisatie ISS gebruikt de vragenlijstapplicatie onder andere om audits te doen op haar facility managementactiviteiten. Alle gebouwen, ruimtes en inventaris van haar klanten kunnen via gepersonaliseerde vragenlijsten gecontroleerd worden. Het systeem maakt willekeurige selecties van per meting te controleren ruimtes. De verzamelde informatie wordt centraal gebundeld, met foto s van eventuele bijzonderheden. Deze informatie dient als basis voor de service level rapportages. Gerwin de Groot SNEL ANTWOORDEN KRIJGEN én analyseren MET MAGNUS vragenlijstapp EEN KRACHTIG ENQUÊTEHULPMIDDEL Voer snel en efficiënt enquêtes en onderzoeken uit Vergroot uw inzicht in de prestaties, kwaliteit of de mening/ervaring van mensen in specifieke doelgroepen (zoals klanten, medewerkers of prospects) Ontvang grafieken en rapporten die u meteen kunt analyseren en gebruiken Bouw voort op de talrijke toepassingsmogelijkheden voor audits, enquêtes en vragenlijsten Maak tegen acceptabele kosten gebruik van standaardcomponenten Breid de vragenlijstapplicatie eventueel uit om vragenlijsten door te sturen naar andere systemen, zoals het CRM-, incidentmanagement-, kwaliteits- Mede dankzij deze slimme mobiele oplossing kunnen de regiosalesmanagers de filialen beter aansturen en coachen. René ten Hove, Manager ICT bij Kwik-Fit inspectie- en/of Environmental, Health and Safety (EH&S)-managementsysteem. 12 Magnus m tec - editie 2013

13 Inspectiemanagement de puntjes op de i zetten Nathan Snoei De onderhoudscyclus bestrijkt veel verschillende aspecten: van de onderhoudsstrategie en het risicomanagement tot de uitvoering van het preventieve en correctieve onderhoud. Om de prestaties van gebouwen en installaties goed te kunnen beoordelen, is een inspectiemethodiek nodig die een integraal beeld geeft van de onderhoudsconditie en kwaliteit, en tevens de vraag beantwoordt of aan alle wettelijke verplichtingen wordt voldaan. Daarom zoomen we in dit artikel in op inspectiemanagement. Hoe kunnen de inspectieprocessen zo efficiënt mogelijk verlopen? Alle activiteiten die het doel hebben om machines, installaties en infrastructuren in een aanvaardbare conditie te houden of brengen en de benodigde functionaliteit te borgen vallen onder de noemer onderhoud. Inspecties zijn een essentieel onderdeel van de onderhoudscyclus, alleen al om te controleren of de bij de onderhoudsplanning gedane aannames juist zijn. Door regelmatige inspecties op locatie blijft de storing en uitval beperkt en wordt de betrouwbaarheid en beschikbaarheid en daarmee ook de productiviteit van de installaties gegarandeerd. Eenvoudige registratie Voor het registreren van meetwaarden wordt bij inspecties nog veel gebruik gemaakt van Microsoft Word, Excel, zelf ontwikkelde toepassingen en interfaces met machines. U kunt het inspectieproces ook integreren in uw SAP-omgeving. Zo kunt u eenvoudig onderhouds- en inspectieplannen aan de beheerde objecten koppelen. Inspectierondes worden nu vanuit het onderhoudsplan gepland en kunnen met behulp van een laptop, tablet of smartphone doorlopen worden. Per inspectieronde verschaft het systeem een taaklijst met de te inspecteren meetpunten per onderhoudsobject. De inspecteur legt de opgenomen meetwaarden direct digitaal vast als waarde uit een keuzelijst, numerieke waarde of vrije tekst. Ook kunnen meteen foto s toegevoegd worden. Dit zorgt voor gestructureerde gegevensverwerking per onderhoudsobject en directe beschikbaarheid van inspectierapporten. Als een meetwaarde buiten de gedefinieerde limieten valt, genereert het systeem een waarschuwing en eventueel een vervolgactie. gekoppeld en mobiel beschikbaar. Een onderhoudsobject kan bijvoorbeeld ook via een barcode worden ingescand. Afhankelijk van het soort inspectie krijgt de medewerker ook informatie aangereikt over de locatie, loopvolgorde, bereikbaarheid et cetera. Al deze aspecten kunnen bij het uitvoeren van inspecties meegenomen worden. Ook is het mogelijk om documentatie vanuit het documentbeheer (SAP DMS) op te vragen of direct een vervolgmelding in SAP aan te maken. Analyse en optimalisatie Door deze benadering wordt de kwaliteit van inspecties geborgd. Informatie wordt nauwkeurig geregistreerd en is direct beschikbaar voor evaluatie en analyse. De meetdocumenten zijn per onderhoudsobject opvraagbaar voor naslag. Ook kunnen de aangelegde meldingen geanalyseerd worden. Een ander groot voordeel is de opbouw van gedetailleerde onderhoudshistorie. U beschikt over een systeem waarmee u de onderhoudsplanning en inspecties tot in de puntjes beheerst, en bouwt bovendien aan een kennissysteem dat de basis vormt van een optimale onderhoudscyclus. Wilt u meer weten of eens van gedachten wisselen over mogelijke versterking van de onderhoudscyclus in uw organisatie? Neem dan contact op met Nathan Snoei via info@magnus.nl of Als SAP Validated Expertise Partner beschikt Magnus over uitgebreide ervaring met de nieuwste oplossingen voor Enterprise Asset Management (EAM). Soepele uitvoering Correcte uitvoering van inspecties is van meerdere factoren afhankelijk. Voert de juiste persoon de inspectie uit? Gebruikers van SAP Multi Resource Scheduling (MRS) hoeven zich hier geen zorgen over te maken. De juiste gekwalificeerde medewerker ontvangt digitaal een persoonlijke dagplanning met alle ingeplande werkorders. Verder dient een inspectielijst gebruikt te worden die het mogelijk maakt om alle benodigde gegevens op detailniveau te verzamelen. In SAP is alle informatie over de onderhoudsobjecten aan de werkorder 13 Analyse/ evaluatie Inspectieuitvoering (mobility & DMS) Inspectiecyclus Planning periodiek onderhoud & resources Onderhoudsstrategie Inspectiemanagement

14 Risicomanagement wordt steeds beter ingezet ten behoeve van adequate besluitvorming. In dit speelveld ontwikkelt Dun & Bradstreet zich van leverancier van wereldwijde zakelijke informatie en inzicht tot innovatieve gesprekspartner. Een partner die vernieuwende ideeën aanreikt voor het verbeteren van de besluitvorming en het realiseren van toegevoegde waarde. En die deze ideeën voor het nieuwe risk management met Mendix en Magnus in zeer korte tijd weet vorm te geven. INNOVATIES VORMGEVEN MET MENDIX: het nieuwe risk management Wouter Visser D&B voorziet haar klanten van informatie over de kredietwaardigheid, het betalingsgedrag en andere risicofactoren van (potentiële) zakenpartners. Daarnaast denkt D&B mee over oplossingen die aan specifieke behoeften voldoen. Om deze oplossingen te realiseren wordt het Mendix softwareontwikkelplatform ingezet. De kracht van Mendix is in drie begrippen samen te vatten: agile development, snelle iteraties en hergebruik van functionaliteit. De gerealiseerde cases spreken voor zich. te kunnen inspelen op marktontwikkelingen en nieuwe inzichten. Ook belangrijk is de normalisatie van bedrijfsbalansen. Bedrijfsbalansen verschillen per land, doordat verschillende eisen gelden voor de aan te leveren gegevens en de berekening van de bedrijfsresultaten. De experts van D&B hebben met de klant bepaald hoe de landelijke verschillen tot één internationale genormaliseerde balans terug te brengen zijn. Door deze uniforme beoordelingswijze hoeft een risk manager niet meer alle landelijke uitzonderingen te kennen. De kracht van Mendix De kern van agile development is het zo vroeg en zo goed mogelijk verkleinen van de risico s van ontwikkeling en innovatie. In Mendix ontwikkelde concepten kunnen onmiddellijk gevalideerd, bijgeschaafd en ingezet worden. Zo blijft de tijd tussen concept en realisatie zo kort mogelijk. De eerste versie van een oplossing leidt meestal tot een vervolgfase waarin extra functionaliteit wordt toegevoegd. Die moet even snel en eenvoudig te realiseren zijn als de eerste versie van de oplossing. Mendix leent zich goed voor deze iteratieslagen vanwege de modulaire opbouwmogelijkheden en continue bewaking van de integriteit van de applicatie. Als voor een oplossing integratie met de bestaande diensten gerealiseerd is, komt deze functionaliteit beschikbaar als herbruikbare module. Ontwikkeltijd voor nieuwe oplossingen is dus puur de tijd die aan nieuwe functionaliteit wordt besteed. Het wiel hoeft nooit opnieuw uitgevonden te worden. CASE A: uniforme risicobeoordeling Case A betreft een klant van D&B die zakendoet met duizenden leveranciers. D&B en Magnus ontwikkelden een Mendixoplossing die per leverancier de benodigde informatie verzamelt en beoordeelt, en de leveranciers aanmerkt waarvoor de riskmanagers mogelijk actie moeten ondernemen. Zo krijgt de riskmanager meer tijd voor zijn belangrijkste taak: het beoordelen van risicovolle leveranciers. Alle ondersteunende taken zijn volledig geautomatiseerd. Een belangrijk onderdeel van de oplossing is de flexibele scoring-module voor het aanpassen van de parameters voor het berekenen van de kredietwaardigheidsscore. Dit om direct Met Mendix leveren we onze klanten snel hoogwaardige oplossingen. De Magnus consultants denken mee over de ontwikkelstrategie en functionaliteit. Een waardevol partnership dat keer op keer zijn toegevoegde waarde toont! Rahim Gulamali, Leader Customer Care & Implementation Dun & Bradstreet CASE B: wereldwijde innovatie Een andere klant maakt gebruik van data van D&B om te bepalen onder welke voorwaarden afspraken met afnemers gemaakt worden. Voor het accorderen van kredietaanvragen is een Mendix-oplossing ontwikkeld. Als een medewerker een aanvraag van een afnemer invoert, worden automatisch de relevante gegevens verzameld en doorgerekend tot een kredietadvies. Een uitgebreide workflow zorgt ervoor dat complexe aanvragen bij de juiste credit manager terechtkomen. De oplossing is inmiddels geschikt gemaakt voor uitrol naar alle wereldwijde business units. Zo wordt globaal voorzien in een uniforme én flexibele wijze van risk management. Dynamisch samenwerken aan oplossingen Beide cases zijn kenmerkende voorbeelden van de kracht van Mendix als platform voor het in nauwe samenwerking met de gebruikers realiseren van business-wensen in een continu bewegende markt. De oplossingen zijn in enkele weken gerealiseerd, met optimale focus op de functionaliteit. Zo wordt het ontwikkelen van oplossingen een onderdeel van de business, in plaats van een IT-vraagstuk. 14 Magnus m tec - editie 2013

15 MENDIX VERSIE 5: productief en sociaal samenwerken In de loop van 2013 wordt versie 5 van het Mendix-platform uitgerold, met innovaties voor eindgebruikers, IT-beheerders en Mendix-ontwikkelaars. Kernpunten voor eindgebruikers Mobile V2: nieuwe mobile-out-of-the-box mogelijkheden voor snel en efficiënt introduceren van mobiele applicaties. App Launchpad voor integratie van Mendix-applicaties, met functionaliteit zoals eenmalig inloggen en applicatie- overkoepelende berichtgeving. Layouts: toepassingsmogelijkheden voor generieke schermtemplates. Kernpunten voor IT-beheerders New Enterprise Administration: sterk vereenvoudigd beheer van Mendix-applicaties door onder andere centraal beheer van applicaties en gebruikersrechten en meer inzicht in de activiteiten van applicaties. Kernpunten voor ontwikkelaars Eenvoudiger hergebruik door maximale functionele scheiding van componenten (modules in een applicatie die in feite als losstaande applicatie werken). Versleutelde componenten kunnen in de Mendix App Store of als plug-in worden aangeboden. Ingebouwde social collaboration functies, zoals messaging, workflow, chat, online groups en projectplanning en gebruikersbeheer voor alle Mendix-apps. Wilt u meer weten over de kracht van Mendix voor uw organisatie? Neem contact op met Wouter Visser of André Damsteegt via of Magnus op Mendix World Als partner van het eerste uur was Magnus vanzelfsprekend aanwezig op Mendix World 2012 in Mendix-thuishaven Rotterdam. Op deze tweedaagse conferentie maakten nationale en internationale bezoekers kennis met de nieuwste Mendix-features en succesverhalen van gebruikers. Zoals het conferentiethema It s an App World al beloofde, was er volop aandacht voor de laatste trends in web- en mobiele app-strategieën. Ook werd versie 5 van het Mendix-platform gepresenteerd. Op de Magnus-stand konden bezoekers in korte tijd een Lego-creatie produceren en indienen via een door Magnus ontwikkelde app. Stemmen op de beste productie gebeurde natuurlijk ook via de app. De winnaars keerden met een groot Lego-pakket huiswaarts. 15

16 SAP-gebruikers vragen ons vaak naar het prestatie- en kostenniveau van hun SAP-beheer en hoe hun beheerkosten zich verhouden tot die van andere SAP-gebruikers. Daarom heeft Magnus met de Hogeschool van Amsterdam (HvA) de SAP Beheerbenchmark ontwikkeld. Deze vergroot het inzicht in de prestaties van het SAP-beheer door meting en vergelijking van de kosten en kwaliteit bij verschillende organisaties. Jos Verheul SAP Beheer Benchmark: verbeteren door prestatievergelijking Met ruim 20 jaar ervaring is Magnus een expert op het gebied van het beheer van SAP-systemen. Ook onderwijsinstelling HvA volgt de ontwikkelingen rondom SAP op de voet. Het afgelopen decennium zagen de twee organisaties het platform onderdeel worden van een vaak uitgebreid systeemlandschap, met componenten als CRM, BW/BO, SRM, NetWeaver Portal, Syclo en Sybase Unwired Platform. Het aantal beheervarianten nam eveneens verder toe: van eigen beheer met ad hoc ondersteuning tot hosting in een datacenter met extern beheer. Ook de techniek laat zich niet onbetuigd: momenteel staat de SAP-gebruiker voor vraagstukken rond HANA, cloud computing en SAAS. Inzicht in beheerprestaties en kosten Deze ontwikkelingen vragen om meer en betere beheerkennis. Daarom is in 2011 met zes SAP-gebruikers geïnventariseerd op welke onderwerpen vergelijking zinvol is. Besloten is om onder andere te kijken naar de mate van invoer en gebruik van ITIL, de hoeveelheid incidenten en calamiteiten en de afhandeling daarvan, de prestaties, beschikbaarheid en kosten. Vervolgens zijn kritische prestatieindicatoren (kpi s) gedefinieerd en is vastgesteld via welke vragen de gewenste informatie te verkrijgen is. Door heldere keuzes en definities wordt voorkomen dat, populair gezegd, appels met peren vergeleken worden. In 2012 heeft Magnus de benchmark doorontwikkeld en uitgewerkt. Zo zijn de benodigde gegevens nu bijvoorbeeld online bereikbaar en in te vullen en kunnen de deelnemers makkelijker vragen stellen. Ook bieden we inhoudelijke en persoonlijke begeleiding bij het verzamelen van de benodigde informatie. Verder organiseren we verschillende bijeenkomsten waarin de deelnemers onderling ervaringen uitwisselen. Een afgeschermde website faciliteert veilige informatie-uitwisseling. Wijze lessen Een van de conclusies uit de vorige benchmark is dat er geen causaal verband is tussen het al dan niet extern hosten van SAP-systemen en de werkelijke prestaties en beschikbaarheid. Ook blijken de in de service level agreements afgesproken niveaus voor prestaties en beschikbaarheid geen invloed te hebben op de uiteindelijke resultaten. Verder is gebleken dat met de juiste kpi s als uitgangspunt kostenvergelijking mogelijk is voor organisaties met verschillende karakteristieken: van onderwijsinstelling tot mediabedrijf en van afvalverwerker tot vervoersbedrijf doet u mee? De nieuwe jaargang van de SAP-beheerbenchmark gaat in april van start. Deelname levert buitengewoon interessante informatie op, die u meer inzicht in het beheer én grip op de kosten geeft. En hoe meer organisaties deelnemen, hoe beter de vergelijking wordt. De resultaten van de benchmark worden in een gezamenlijke meeting gepresenteerd. Vanwege de vertrouwelijkheid ontvangen de deelnemers separaat een rapport van de individuele resultaten. Aan deelname zijn geen kosten verbonden. Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden bij Jos Verheul via of 16 Magnus m tec - editie 2013

17 Vincent Beumer SAP heeft flink aan de weg getimmerd op het gebied van Business Intelligence. Na de overname van BusinessObjects is veel geïnvesteerd in het optimaliseren van de integratie met het SAP Business Warehouse. Met de laatste toepassingen brengt SAP BI steeds dichter naar de gebruikers. Vanuit IT-perspectief biedt de nieuwe generatie oplossingen een uitstekende vervolgstap naar professionalisering van rapportages en inzetbaarheid voor alle lagen in de organisatie. Nu ligt er de uitdaging om business users in staat te stellen zelf data te visualiseren en hun bevindingen direct toe te passen in de besluitvorming. Mede door de snelle adoptie van high-performance mobiele apparaten en de voortschrijdende noodzaak voor bedrijven om snel in te spelen op veranderingen, voorzien onderzoeksbureaus als Ovum en Forrester een opmars van mobile BI. Datzelfde geldt voor self-service voorziening in de analytische behoeften van eindgebruikers. Werknemers raken gewend aan het gemak en de snelheid waarmee Facebook, Google en Amazon relevante persoonlijke gegevens verzamelen en presenteren. Niet vreemd dus dat zij reikhalzend uitzien naar BI-oplossingen die hen in staat stellen op eenzelfde manier relevante bedrijfsinformatie te verzamelen en te analyseren. Meest complete BI-portfolio SAP beroept zich op het meest complete BI-portfolio dat op dit moment in de markt beschikbaar is. Met zijn innovatiestrategie richt de softwareontwikkelaar zich op vijf aspecten van BI: het managen van BI-initiatieven, het stimuleren van creativiteit, mobiele toepassingen, big data en onderlinge samenwerking. Met SAP BusinessObjects BI 4.0 geeft SAP hier krachtig invulling aan. En achter de schermen kan self-service BI steunen op integratie met het robuuste SAP BW datawarehouse. Ook belangrijk is de in-memory analytische SAP HANA database, waarmee gegevens razendsnel geanalyseerd en gepresenteerd worden. Adoptie De technologie is er. Op nu naar de ideale situatie, waarin de mate van technische bedrevenheid van de gebruikers geen rol van betekenis meer speelt. Vanzelfsprekend moet het informatie-framework hiermee in lijn gebracht worden. En naast de juiste architectuur en technologie steunt succesvolle adoptie van self-service BI ook zwaar op pijlers zoals gestroomlijnde processen, best practices, de cultuur en de samenwerking met het IT-team. Het blijft een immense datavijver waarin de medewerkers gaan vissen. Hierbij zijn kennis van vistechnieken, materiaal, de wateren en vissoorten én eigen initiatief onontbeerlijk. Op deze reis naar self-service BI die de gebruikers, de IT-afdeling en de organisatie samen moeten afleggen, kunnen ervaren BI-partners zoals Magnus veel toegevoegde waarde bieden. Als SAP Validated Expertise Partner Datawarehousing- SAP Netweaver Business Warehouse heeft de Magnus BI Practice bewezen sterk te zijn in de volle breedte van het SAP BI-domein. Van datafundamenten tot architectuurvraagstukken. Ook ondersteunen we een groot aantal klanten op innovatieve projecten rond SAP Analytics, SAP Business Planning & Consolidation (BPC) en SAP Mobile BI. Heeft u helder zicht op uw BI-architectuur en -strategie? Wij kijken graag met u mee. Neem voor meer informatie contact op met Vincent Beumer via BI zonder grenzen 17

18 Integratie van functionaliteit, vervanging van maatwerk- door standaardsoftware, agile softwareontwikkeling en cloud computing zijn aan de orde van de dag. In lijn met deze ontwikkelingen verandert ook de rol van de interne IT-afdeling. Die dient haar toegevoegde waarde toe te spitsen op het snel vertalen van de wensen en behoeften van de business. Magnus ondersteunt deze ambitie met managed services nieuwe stijl. Het optimaal inrichten en beheren van bedrijfssystemen vergt veel expertise, tijd en geld. Zeker bij hybride applicatielandschappen. Gehele of gedeeltelijke uitbesteding van het applicatiebeheer en de technische ondersteuning kan uitkomst bieden. Volgens Jos Verheul, salesmanager bij Magnus, moet de inzet van managed services de IT-dienstverlening in een organisatie en keten naar een hoger niveau brengen. Voor optimaal gebruik van IT is technisch beheer niet voldoende. Dit vereist ook proactieve betrokkenheid om de functionaliteit beschikbaar te stellen en te optimaliseren. Variëteit Verheul vertelt dat de organisaties die gebruikmaken van de beheerdiensten van Magnus in omvang variëren van enkele tientallen tot honderden gebruikers. Hij benadrukt dat Magnus een fors aantal organisaties al meer dan 15 jaar tot zijn klanten mag rekenen. Sommige klanten hebben hun SAP-beheer geheel uitbesteed. Ook host en beheert Magnus Managed Services een snel toenemende variëteit aan andere IT-systemen, zoals Microsoft, Mendix, maatwerk- en mobiele systemen. Dit komt veelal voort uit door Magnus uitgevoerde Managed services Elke organisatie ziet flexibiliteit cq. verandersnelheid als belangrijkste uitdaging, meer nog dan kostenbesparing. Daartoe komt steeds meer nadruk op het functioneel beheer te liggen als intermediair tussen de business en IT. Het gaat erom samen een optimaal product te leveren. Prijs-kwaliteitsverhouding Voor SAP als meest uitgebreide oplossing voor enterprise resource planning (ERP) gelden hoge eisen voor de implementatie, integratie en het beheer. Gebieden waarin Magnus zich volgens managed services manager Christian Onderstal al bijna 20 jaar onderscheidt door dienstverlening van de hoogst mogelijk kwaliteit. Ondanks de omvang, complexiteit en continue beweging wordt SAP steeds meer als een commodity gezien. Ook is het niveau van de vereiste dienstverlening alsmaar hoger geworden. De afgelopen decennia heeft Magnus de prijs-kwaliteitsverhouding voor eerste- en tweedelijnsbeheer steeds verder weten aan te scherpen. Beheerovereenkomsten worden gebaseerd op criteria als risicobeheersing, kostenbesparing en continuïteit. Doordat Magnus sinds 1990 met de eisen van zijn klanten meegroeit, biedt de organisatie een ruime keuze aan beheervarianten. Deze diensten kunnen geheel worden toegespitst op de specifieke wensen van de klant. De keuzemogelijkheden zijn: Hosting of systemen op klantlocatie, Technisch en/of functioneel beheer, Eerstelijns, tweedelijns, of derdelijns beheer, Beheer op basis van SLA of op afroep. implementatieprojecten, waardoor veel kennis van de inrichting van de systemen is opgebouwd. Door het beheer vervolgens bij ons onder te brengen, weet de klant zich verzekerd van continuïteit op technisch en functioneel gebied. Mensenwerk Bij Magnus zijn managed services naast scherpe prijscalculatie onlosmakelijk verbonden met kwaliteit. Een belangrijke standaard is het ITIL-raamwerk. Naast de jarenlange ervaring dragen ook certificatie, krachtige service desk tooling, 24/7-bereikbaarheid en service level agreements met transparante kpi s in belangrijke mate bij aan het hoge kwaliteitsniveau. We boden altijd al 24/7 support voor technisch beheer. Door partnerships op verschillende continenten vullen we dit nu ook functioneel in. Ook voeren we jaarlijks een SAP Beheer Benchmark uit. Die geeft inzicht in de prestaties en kostenniveaus van SAP-beheer bij verschillende organisaties. Het allerbelangrijkst zijn de Magnus-medewerkers die altijd klaarstaan om zorgen weg te nemen en vragen te beantwoorden. Naast heldere afspraken en beheer van de processen die de kwaliteit, beschikbaarheid en continuïteit garanderen, vereist ons werk ook continue afstemming en communicatie. Servicemanagement wordt steeds meer mensenwerk: kijken wat belangrijk voor de zakelijke gebruiker is en hoe je ze daarbij kunt helpen. Zo draagt het functioneel beheer als spin in het web bij aan het borgen van de klanttevredenheid ten aanzien van de bedrijfsbrede informatiesystemen in de hele keten. 18 Magnus m tec - editie 2013

19 Magnus Managed Services Technisch en functioneel applicatiebeheer op maat: van hosting op basis van SLA tot ad hoc ondersteuning zoals vervanging tijdens vakantie of ziekte On site of remote ondersteuning (via een veilige verbinding), desgewenst 24/7 Transparante cost of ownership op basis van SLA s met heldere KPI s, met maandelijkse rapportage, regulier statusoverleg en evaluaties Marktontwikkelingen Onderstal concludeert dat de snelle ontwikkelingen en de 20 jaar bewezen kennis en expertise in technisch en functioneel beheer van applicaties prijserosie van de afgelopen jaren hun sporen in de markt hebben achtergelaten. De markt voor SAP-beheer is compact Ruime ervaring met SAP, Microsoft, Mendix, mobiele oplossingen en maatwerkapplicaties en competitief. Aanbieders die hun operationele efficiëntie en businessmodel niet op orde hebben, krijgen het steeds Thuis in actuele thema s als mobility, SAP HANA, analytics en cloud computing moeilijker. Veel partijen maken hoge kosten en zijn niet in staat om significante kostenbesparingen voor hun klanten te realiseren. Verder maken SAP-only-benaderingen plaats voor een best of breed-beleid, waarbij naast de SAP-backbone zaken met innovatieve oplossingen zoals Mendix nieuwe stijl worden ingevuld. Als een van de voorlopers in deze technologieën kan Magnus met managed services veel toegevoegde waarde bieden. 19

20 Een goed gedocumenteerd procesmodel laat via een grafische representatie van de bedrijfsprocessen zien waar een organisatie staat. Het geeft inzicht in de huidige en de gewenste processen en het verschil daartussen. Welke verbeteringen zijn mogelijk? Bovendien wordt het mogelijk om vanuit het procesmodel de functionele IT-kant te analyseren. Welke applicatie draagt bij aan welk procesresultaat? En dekken de IT-functies alle proceswensen af? Voor het applicatiebeheer wel zo handig. Bovendien helpt het om de traditionele kloof tussen de business en IT te dichten. Business Process Management ofwel BPM richt zich op het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. Dit voor de gehele levenscyclus: van het identificeren, ontwerpen, inrichten en implementeren tot en met het uitvoeren, beheren, analyseren en optimaliseren. Hiertoe voorziet Software AG als een van de weinige partijen in de markt in een integrale aanpak. Aan de basis staat het ARIS-standaardplatform voor bedrijfsprocesanalyse. Met ARIS kun je bedrijfsprocessen modelleren, documenteren en onderhouden op een manier die de relatie tussen IT en de business verstevigt. Daarbij telt vooral de meerwaarde die de organisatie met het procesmodel weet te creëren. In de Process Modeling for SAP -propositie van bquind schuilt die meerwaarde in de synchronisatie van het procesmodel met het SAP-landschap. Process Modeling for SAP Ongeveer 90 procent van de SAP-gebruikers kiest voor ARIS als oplossing voor het verkrijgen van eenduidig inzicht in de samenhang tussen de processen, organisatie en systemen. Dit inzicht ontstaat door in ARIS gemodelleerde bedrijfsprocessen te synchroniseren met SAP Solution Manager (SSM), het beproefde hulpmiddel voor levenscyclusbeheer van SAP-systemen. Door deze synchronisatie ontstaat in SSM een groepsgewijs overzicht van de scenario s, processen en activiteiten/events. De bij activiteiten en processen behorende functionele of technische beschrijvingen en andere bijlagen kunnen in SSM worden opgehangen via links. Als SSM de SAP-configuratie correct weergeeft, kun je een deltaanalyse van de SAP-configuratie en de bedrijfsprocessen maken. Deze analyse laat zien waar de SAP-omgeving afwijkt van de (gewenste) bedrijfsprocessen. Vervolgens is het mogelijk om blauwdrukken van het procesmodel te maken met de requirements, risico s, beheersmaatregelen en geraakte SAP-configuratie-items met de bijbehorende documentatie of delen daarvan. PROCESGEDREVEN SAP-MANAGEMENT verstevigt de relatie tussen business en IT Niels Doeleman 20 Magnus m tec - editie 2013

21 Integrale aanpak Deze manier van werken zorgt voor een helder beeld van de bedrijfsprocessen én een integrale kijk op de impact van veranderingen op de SAP-omgeving. De voordelen zijn legio. Allereerst de koppeling van het procesmodel aan alle relevante SAP-componenten zoals transacties, systemen, functies en services, gewenste proceswijzigingen, configuratieeisen, requirements, testscripts, (technische en functionele) documentatie, prioritering en rollen. Er is precies zichtbaar hoe de configuratie in SAP kan worden aangepast om aan specifieke eisen en wensen te voldoen. Dit vereenvoudigt een veelvoorkomend dilemma: beter aansluiten bij de generieke, in SAP ingebouwde best-practice processen of de SAP-configuratie aanpassen aan specifieke bedrijfsprocessen? Business-wensen zijn nu veel eenvoudiger te vertalen in IT-oplossingen, zowel in de bestaande architectuur als in nieuwe systeemomgevingen. Veranderingen kunnen sneller doorgevoerd worden en er is meer grip op het resultaat. Bij procesgebaseerde wijzigingen in de SAP-configuratie kunnen regressietesten worden uitgevoerd om te borgen dat de niet gewijzigde functionaliteit onveranderd blijft. Via ARIS- MashZone komen voor de procesresultaten interactieve managementdashboards beschikbaar. Aanverwante toepassingsgebieden Naast procesmanagement en SAP-configuratiemanagement ondersteunt de ARIS-suite aanverwante toepassingsgebieden zoals: Process governance voor het meten van en rapporteren over de (zowel SAP als non-sap ondersteunde) processen; Risico- en compliancemanagement managen, meten, rapporteren en optimaliseren in verband met bedrijfsrisico s, complianceregels en audits; Process Performance management voor het monitoren van de real-time process performance; Bedrijfsarchitectuur voor het integraal modelleren en analyseren van de bedrijfsarchitectuur conform open standaarden zoals ArchiMate en TOGAF; Testen voor het eenvoudig aanmaken van testpaden en scripts, het synchroniseren van testscenario s en procesgebaseerd testen via ARIS Test Designer. Succesvoorwaarden SSM kan niet zomaar elk procesmodel interpreteren. Naast het gebruik van een gedegen procesmodelleer- en -analysetool is ook het vastleggen van afspraken en conventies een belangrijke succesvoorwaarde. Dit om ervoor te waken dat bij het modelleren in ARIS de juiste structuur en conventies gehanteerd worden en dat de blokjes in het model de juiste activiteiten, objecten, procesmodellen, notatie, naamgeving en structuur weergeven. Dit vereist een gedegen beheerorganisatie. Betere samenwerking en sociale interactie ARIS 9, de vernieuwde versie van de ontwerp- en analysetool van Software AG, maakt een nog betere samenwerking mogelijk tussen de verschillende rollen die betrokken zijn bij het modelleren, analyseren en verbeteren van bedrijfsprocessen en ondersteunende IT-architecturen. Volledig volgens de BPMN 2.0 open standaard. Naast een nieuw ontwikkelde user interface beschikt de oplossing over een cloud-oplossing die leunt op social network-technologie voor het altijd en overal bieden van toegang tot procesinformatie via mobiele technologie. Met ARIS 9 is ook koppeling tussen ARIS BPMN en SAP NetWeaver BPM voor het executeerbaar maken van procesmodellen mogelijk. Is het resultaat van uw processen voorspelbaar, controleerbaar en stuurbaar? Heeft u volledig inzicht in uw procesvoering, op strategisch, tactisch en operationeel niveau? Kunnen uw processen beter, slimmer, sneller en effectiever ingericht worden? bquind helpt u met het vinden van een antwoord op deze vragen en het realiseren van passende oplossingen. Neem voor meer informatie contact op met Niels Doeleman via U aanmelden voor een van de ARIS 9 introductiedagen of verdiepingssessies van bquind kan natuurlijk ook. Ondernemende BPM-specialisten bquind is de vroegere BPM-practice van Magnus. Dit team specialisten richt zich volledig op vraagstukken met betrekking tot procesoptimalisatie. Kerncompetenties zijn: PROCESS ALIGNMENT aansluiting van bedrijfsprocessen op SAP- en niet-sap-systeemondersteuning; AGILE BPM procesoptimalisatie met behulp van eenduidige, meetbare procesmodellen door Lean, Six Sigma, Process Performance Management, eigenaarschap en governance; MODEL-TO-EXECUTE gebruik van procesmodellen voor het vaststellen van de eisen, wensen en use cases (EPC, BPMN, UML) voor het realiseren van ondersteunende IT-systemen. 21

22 Veel CFO s willen de toegevoegde waarde van de financiële functie vergroten door het flexibiliseren van de budgettering en het versterken van het anticiperend vermogen. Daarbij kijken ze ook naar ontwikkelingen zoals selfservice BI, big data, ability to execute en predictive analysis. Niet voor niets blijft business intelligence & analytics volgens onderzoeksbureau Gartner één van de belangrijkste thema s op de managementagenda. Ons budget is binnen een maand al achterhaald, is een veelgehoorde klacht van finance en businessmanagers over de waarde van budgettering in relatie tot de benodigde inspanningen. De doorlooptijd van het creëren van een jaarbudget ligt tussen de drie en vier maanden. Daarvan gaat gemiddeld 80% naar datacollectie, opschonen en integratie en slechts 20% naar analyse en besluitvorming. Dan maar geen jaarbudget opstellen? Zeker wel, want het jaarlijkse budget is een waardevol instrument voor planning, controle en besturing van de onderneming. Maar de waarde wordt een stuk groter als tussentijds bijgesteld én vooruitgekeken kan worden. De zoektocht naar effectieve instrumenten voor analyse, planning en risicobeheersing en grotere commerciële betrokkenheid vraagt al snel om voortschrijdende prognoses ofwel rolling forecasts. Hierbij worden periodiek per kwartaal of zelfs per maand de omzet en kosten van de komende periodes ingeschat op basis van reeds gerealiseerde cijfers. Ook dit is vaak een arbeidsintensieve oefening, alleen al voor het ophalen en combineren van de actuele cijfers. In feite is dit echter niet meer dan tussentijds in Vincent Beumer Van spreadsheet via geïntegreerd model naar automatische forecast de achteruitkijkspiegel kijken én slechts vluchtig vooruitkijken. SAP portfolio Door de introductie van SAP Planning & Consolidation in 2009 is het platform bedrijfsapplicaties van SAP aangevuld met krachtige oplossingen voor performance management. Mede daardoor kan SAP zich nu veel nadrukkelijker richten op de CFOproblematiek en de behoefte aan sterkere analytische, modellerings- en voorspellende capaciteiten. Kijkend naar het SAP-portfolio voor planning en forecasting zien we drie verschillende plannings-tools: SAP Business Planning & Simulation (BPS), SAP Integrated Planning (IP) en SAP Business Planning & Consolidation (BPC). SAP BPS en opvolger SAP IP zijn degelijke en robuuste op-lossingen, maar worden door de eindgebruiker als weinig flexibel ervaren. Bovendien komt voor beide oplossingen het end of maintenance geleidelijk in zicht. Het alternatief is SAP BPC: een solide, geïntegreerde oplossing voor ondersteuning van zowel de plannings- als de consolidatieprocessen. Dit zowel voor SAP NetWeaver als voor het Microsoft platform. 22 Magnus m tec - editie 2013

23 In één dag wijzer over SEPA-impact Per 1 februari 2014 gaat de Europese betaalmarkt ofwel SEPA in en worden onze nationale betaalproducten definitief opgeheven. Zaak om uw SAP-systeem ruim voor die datum klaar te stomen voor het uitvoeren van SEPA-betalingen, -overschrijvingen en -incasso s met de bijbehorende mandaten. Deze migratie kan meer tijd kosten dan u wellicht verwacht. SEPA heeft bijvoorbeeld grote gevolgen voor het incassoproces. Daarom is het verstandig om vroegtijdig te inventariseren welke impact SEPA op uw bedrijfsprocessen en systemen heeft. Deskundigen adviseren om niet te lang met deze inventarisatie te wachten. Met de Magnus SEPA-scan kunnen we in één dag laten zien welke aanpassingen in uw organisatie nodig zijn om SEPA proof te worden. De scan is al bij meerdere klanten naar tevredenheid uitgevoerd. We kunnen u ook assisteren bij het opstellen van een migratieplan en het uitvoeren van de benodigde wijzigingen in SAP. Zo kunt u ongestoord van het betalingsverkeer gebruik blijven maken. Vragen over SEPA? Of wilt u meer weten over de SEPA-scan? Neem contact op met Greetje Gompelman-Kooima via Laagdrempelig De kracht van SAP BPC is de combinatie van flexibel decentraal plannen en geïntegreerd, snel rapporteren. Voor de eindgebruiker werkt BPC volledig vanuit Excel: de bij financiële mensen alom geliefde spreadsheetoplossing. Via de vertrouwde Excel-omgeving zijn in SAP BPC eenvoudig efficiënte rapportages met realisatie- versus plandata te realiseren. Voor de business is de stap naar SAP BPC dus niet groot en eigenlijk heel logisch. De financiële afdeling kan zelf de verantwoordelijkheid houden voor het planningsmodel en de templates voor planning, consolidatie en financiële verslaglegging. Daardoor kan IT zich concentreren op de technische installatie en het technisch beheer. Ook belangrijk voor de financiële functie is de verdergaande integratie met SAP s in-memory databasetechnologie HANA. In-memory computing ofwel analyse in het werkgeheugen is een manier om grote hoeveelheden gegevens in real-time te beheren. Dit maakt real-time calculaties en allocaties mogelijk, evenals het rekenen met grote datavolumes. Hierdoor worden de analysemogelijkheden groter. Bedrijven met SAP BPC 10 NetWeaver kunnen hun voordeel doen door hun budgettering- en consolidatiemodellen op te nemen in de HANA-omgeving. Daarbij zullen ze direct ervaren hoe de mogelijkheid tot het doen van complexe berekeningen en de snelheid van het opvragen van rapportages toenemen. Predictive analytics en big data SAP biedt nu ook een echte voorspellende analysetool: SAP BusinessObjects Predictive Analysis. Hiermee kunnen organisaties voorspellende modellen ontwikkelen en geavanceerde visualisaties gebruiken. De tool benut zowel de bestaande gegevensomgeving als het SAP BI platform voor datamining en gegevensanalyse. Zo wordt bijvoorbeeld zichtbaar hoe verkoopcijfers, kosten en andere metrieken uit het verleden zich vertalen naar toekomstige prestaties. Ook is te zien hoe de voorspelde resultaten zich verhouden tot de doelstellingen. In dit complexe speelveld onderscheidt Magnus zich door een sterk trackrecord op het gebied van SAP BPC, SAP BI (reporting, datawarehousing en ETL), SAP FI/CO en diepgaande kennis van financiële processen. Om uw onderneming te helpen bij het verbeteren van de business planning hebben we nieuwe proposities in ons dienstenportfolio opgenomen. Een voorbeeld is de Fit-gap analyse voor planning, met toolkeuze en migratie-advies voor onder andere SAP BPS, SAP IP en SAP BPC (voor Microsoft en NetWeaver). Ook verzorgen we een Proof of Concept SAP BPC for NetWeaver 10.0 en de Fit for the future datawarehouse scan. Graag vertellen we u meer over deze diensten en de gerealiseerde cases. Neem via contact op met Vincent Beumer voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak. 23