Notulen Algemene Leden Vergadering LOB

Transcriptie

1 Notulen Algemene Leden Vergadering LOB Datum: Tijdstip: Locatie: 19 april uur Antropia Cultuur & Congrescentrum, Driebergen/Zeist Aanwezig: Bestuur: Bedrijfsbureau: Notulen: Aantal leden: Leden afwezig (mkg): F. Korsten (voorzitter/penningmeester), J. la Croix, L. van Eijk, K. Hollestelle, M. Kiekebosch, A. van der Laan (secr.), B. van der Ven J. Beltman, W. van Midwoud Carolien Kerlen ca. 55 leden 22 leden uur: opening door Franc Korsten 2. Mededelingen: geen. 3. Notulen ALV 24 november 2011 Pag. 2, 3 e alinea moet worden: Het bestuur meldt dat de minister van oordeel is dat de uitvaartbranche met de Handleiding opgraven en ruimen voldoende invulling heeft gegeven aan de opdracht het ruimen zorgvuldig te regelen. Hiermee is gehoor gegeven aan de wens van de 2 e Kamer Commissie. Gevraagd (rest tekst oké). Worden. De rest van de notulen zijn goedgekeurd. 4. Grafkosten onderzoek Franc: elk jaar publiceert het LOB in april de resultaten van het grafkostenonderzoek. Dit jaar werd het later omdat; 1) De LOB gevraagd is voor het TV programma de vijfde dag. In dat programma vond een discussie plaats tussen Dela en LOB over grafkosten. Het programma is terug te zien via 2) De LOB is gevraagd voor het TV programma één vandaag. I.v.m. de nieuwswaarde van het programma verzochten zij de LOB uitdrukkelijk om nog te wachten met publicatie van de grafkosten. Uiteindelijk is dit laatste TV programma niet doorgegaan. Daarna zijn de resultaten, wel later dan normaal, op de website openbaar gemaakt. Reactie Franc op discussie Dela en LOB; gemeenten gaan niet altijd even handig om met prijsstelling grafkosten. LOB wil meer onderzoek doen dan alleen tarieven vergelijken. Mensen moeten kunnen kiezen tussen begraven of cremeren zonder dat de prijsstelling bepalend is. Verzoek leden: kan de LOB ons van tevoren laten weten wanneer een dergelijke uitzending gaat plaatsvinden? Reactie: dit is mogelijk wanneer uw adres bij het secretariaat bekend is. Of dit zo is kunt u controleren door in te loggen op de site en te kijken bij uw profiel. Een adres doorgeven kan, met vermelding van uw lidnummer, bij lob@begraafplaats.nl. 1

2 Hr. Leijense: ik pleit ervoor dat de LOB dit soort uitzendingen juist gaat opzoeken in plaats van afwachten op een uitnodiging. Bert Pierik: ik heb de uitzending gezien. De Dela had een makkelijk verhaal en was daarmee in voordeel. LOB had genuanceerd verhaal wat altijd minder nieuwswaarde heeft. Door programma denken mensen nu dat begraven ontzettend duur is. Vanuit LOB zou er een krachtig tegengeluid moeten komen. André Stam: er heeft verschillende systematiek van telling in jaren plaatsgevonden. Dit geeft scheef beeld. Reactie Franc: omdat verschillen in jaren groot zijn, kiest LOB bewust om kosten per jaar te vertalen. Dela wil dat niet en weigert hierin samen te werken met LOB. 5. Voortgang Handleiding grafadministratie Wim: half jaar geleden begonnen samen met kenners uit het veld. Er heeft een enquête plaatsgevonden waarbij de respons groot (40%) was. Enkele uitslagen zijn opmerkelijk; 1/3 zegt niet te weten of de administratie aan de wettelijke normen voldoet. De tijdsduur per grafadministratie varieert van 10 tot 4,7 uur met een totaal gemiddelde van 5 uur. Bij grotere begraafplaatsen werkt 90% geautomatiseerd, bij kleinere 40% en een deel heeft zelf soort Excel overzicht gemaakt. LOB gaat nog meer onderzoek doen naar de verschillende programma s. Slechts 2% besteedt de administratie uit. Voorlopige inhoudsopgave van het Handboek: Definitie van een begraafplaats administratie Huidige stand van zaken: uitkomst enquête Juridisch kader: wat is wettelijk verplicht en wat is raadzaam om vast te leggen Werkprocessen en procedures: welke stappen moet je puntsgewijs ondernemen om alles op de juiste manier te regelen Onderdelen administratie Standaard brieven en formulieren: komen ook digitaal op site Automatisering: welke pakketten, beoordeling en welke bruikbaar voor kleinere begraafplaatsen Samenwerking Kosten Vraag: wanneer komt Handboek uit? Reactie: streven is najaar 2012 met concept en voorjaar 2013 definitief. Voor dit Handboek is LOB vaak afhankelijk van derden. Dit werkt vertragend. LOB wil met goed Handboek komen wat ook voor de kleinere begraafplaatsen bruikbaar is. Hr. van Vught: programma Navision is in testfase. Goed om daar ook rekening mee te houden. Hr. Leijense: graag rekening houden dat kosten van bijv. organist, ook ingevoerd kunnen worden. Franc: dank aan Wim en de anderen die met dit project bezig zijn. 6. Jaarverslag 2011 Pag. 5, punt 2.6: Hr. Leijense: bedrijvendag elke twee jaar, is dat niet veel? Reactie: De vraag kwam van leveranciers en leden zelf om elke 2 jaar te herhalen. Jaarverslag wordt goedgekeurd. Met dank aan bedrijfsbureau. 7. Financieel jaarverslag 2011 Pag. 4: overige baten is voornamelijk de uitkomst van een positief saldo Handleiding. Pag. 7: lasten bedrijfsbureau laat vooral verschuivingen in de kosten zien. Hierin zitten ook de kosten van ontbinden arbeidscontract Machteld en personeelsadvertenties. Bestuurskosten zijn alle vergaderkosten. Centrale vergaderplaatsen in Nederland zijn duurder. Hr. Hurkmans: blijkbaar wordt niet gekeken naar wat is begroot? Reactie Franc: wordt wel naar gekeken, maar soms moet je beslissingen nemen die niet zijn begroot. André Stam: trend is minder advertenties wat tekort groter maakt. Welk beleid daarvoor? Reactie Franc: we zijn bezig te kijken hoe het vakblad weer rendabel te maken. 2

3 Pag. 2 balans: inventaris is o.a. nieuwe computer en nieuw telefoon systeem zodat we onderling via internet kunnen vergaderen. Nog te vorderen opbrengst vakblad is hoog omdat de administratie vertraging had in verzenden van advertentie nota s. Intussen is veel van dit bedrag ontvangen. Pag. 3: negatief resultaat is afgeboekt van eigen vermogen. Dit was volgens afspraak. Hr. van Vught: in 2010 negatief resultaat en nu weer? Reactie Franc: reeds geruime tijd discussie dat er veel vermogen werd gecreëerd. Daarom vermogen nu gebruiken voor verbeterslagen. In ALV najaar 2012 komt LOB met voorstel voor nieuwe contributie regeling zodat exploitatie in toekomst sluitend is. Kascommissie: Mw. Letteke Landeweer: Gijs van de Vlier was ook lid kascommissie maar heeft afgezegd. Commissie heeft (te) beperkt tijd gehad om alle boeken te controleren. Franc: er is onvoldoende tijd geweest om vragen van kascommissie te beantwoorden. Wij vragen de leden om uitstel goedkeuring jaarcijfers tot de ALV van november Voorstel uitbreiding bedrijfsbureau: Franc: voor de professionaliseringsslag zijn meer uren bedrijfsbureau nodig. Daarom vragen wij de begroting 2012 op te trekken naar een tekort van Volgens eigen vermogen kan dit en het is noodzakelijk om een hoog kwaliteitsniveau in de vereniging te brengen. Stemming: 3 leden stemmen tegen, overige leden zijn voor. Voorstel is aangenomen. Voorstel verhogen van tijdelijk begrotingstekort: Hr. van der Vis: geschrokken van de cijfers - kosten vakblad gestegen. Ik ben voorstander van verbetering en uitbreiding bedrijfsbureau en een tijdelijk begrotingstekort, maar wel kijken waar op punten bezuinigd en het tekort teruggebracht kan worden. Reactie Franc: in 2014 zullen we zeker met een sluitende begroting moeten komen. Stemming: 2 leden stemmen tegen, 3 leden stemmen neutraal, overige leden zijn akkoord. Voorstel is aangenomen 8. Concept beleidsplan Pag. 7: Hr. Van Staveren: ik heb niet zoveel aan dit grafiek. Het aantal begrafenissen tussen is erg breed. Kan dit verder verdeeld worden? Pag. 10: Jan van Engeland: tekst over kwaliteitsbewaking kan ik geen touw aan vast knopen. Wat wordt hier bedoeld? Terug naar statuten pag. 5: ik kom nergens de doelstelling tegen om kwaliteit van leden te bewaken. Wel voorstander om beroep te kunnen doen op LOB voor kwaliteitsverbetering, maar geen kwaliteitssysteem. Bewaken kost ook weer bemanning. Punt 3.2 Missie : graag toevoegen bevorderen van deskundigheid. Reactie Franc: uit enquête blijkt dat medewerkers vaak niet weten waar ze wettelijk aan moeten voldoen. LOB vindt dat alle leden dat zouden moeten weten. Bovendien maken we die kwaliteitseisen samen. Jan van Engeland: maar staat niet in statuten genoemd. Liever aanbevelingen i.p.v. eisen. Franc: we nemen uw opmerking mee als we zover zijn. Hr. van der Vught: ik ben voorstander van kwaliteitssysteem. Eisen klinkt niet leuk, maar resultaat is wel dat bedrijfstak beter functioneert. Goed om uit te stralen dat leden LOB allemaal dezelfde kwaliteit hebben. Ook vrijwilligers willen kwaliteit leveren. Reactie Bas: geen probleem om kwaliteitsbewaking te vervangen door kwaliteitsbevordering. Toch kunnen ook daar een aantal eisen in genoemd worden. Mw. Landeweer: LOB past zich al heel vaak aan de kleine begraafplaatsen aan. Het is van groot belang dat de kwaliteit omhoog gaat en in de pers meer positief nieuws over begraven komt. Hr. André Stam, nu toegeven dat wij imago hebben dat begraven duur is. Tekst graag verder aanscherpen hierin. 3

4 Hr. Jan van Engeland: leden hebben ooit toezegging gekregen dat zij pagina zouden krijgen op website LOB. Reactie Franc: nee, LOB zou als poort kunnen fungeren voor de eigen site van de begraafplaats. Die poort gaat ook komen. Jan: graag toevoegen in beleidsplan. Hr. André Stam, pag. 15: graag niet alleen aandacht voor de administratie maar ook voor het financieel beleid zoals afschrijvingen e.d. Hr. René pol, pag. 18: begraven in de natuur en de wet op de lijkbezorging. Normale begraafplaatsen kunnen een middel toevoegen voor de lijkvertering. Natuurbegraafplaatsen kunnen dat niet. Kunnen daarvoor mogelijkheden geschapen worden zodat op meer plekken dan alleen op zandgronden een natuurbegraafplaats kan komen? Voorstel beleidsplan Stemming: 2 leden stemmen tegen, 1 lid stemt neutraal, overige leden stemmen voor. Het beleidsplan wordt goedgekeurd. Met dank aan Wim en Jo. 9. Thema Tijdschrift (door Anja Krabben) Anja Krabben: het Thema tijdschrift wordt een eenmalige uitgave over begraven voor de particuliere markt. Oplage exemplaren. Anja laat a.h.v. dia s het voorstel zien. De adverteerders zullen andere bedrijven zijn dan in De Begraafplaats. Het blad komt in boekhandels, begraafplaatsen e.d. Franc: voor het opzetten van dit blad is begroot. De LOB is bereid voor garant te staan voor alle kosten behalve personele kosten. Van de opbrengst wordt eerst dit bedrag aan LOB terug betaald, meeropbrengst kan als personele vergoeding worden aangewend. Mw. Landeweer: krijgt bestuur ook inzicht in de inhoud artikelen? Reactie Anja: twee leden van het bestuur LOB zullen plaatsnemen in de redactie. Hr. van Staveren: zeker doen. We moeten naar buiten treden. Mooie gelegenheid om buiten onze bestaande kaders te treden. Voorstel om met garant te staan voor Thema Tijdschrift: Stemming: 1 lid stemt tegen, 0 leden stemmen neutraal, overige leden stemmen voor. Het voorstel is aangenomen. 10. Verkiezingen bestuursleden Helaas is Frank Hamers niet aanwezig. Hij wordt voorgedragen namens het Economen college als nieuw bestuurslid. Franc gaat ervan uit dat leden akkoord gaan met deze voordracht. Voordracht wordt met algehele stemmen aangenomen. Kees: Franc had het de afgelopen jaren te druk met zijn dubbele bestuursfunctie. Kees, Albert en Wim zijn op zoek geweest naar een nieuwe voorzitter. Gekeken naar samenstelling bestuur en profielschets voorzitter opgesteld (was bijlage bij agenda). We zijn terecht gekomen bij Henry Keizer en Henry wil deze taak graag op zich nemen. Henry: dank aan de commissie. Als bestuurder van de begraafplaatsen Westerveld en Moscowa heb ik de ontwikkelingen van LOB met genoegen gevolgd. De LOB is een bijzondere organisatie vanwege een grote diversiteit aan lidmaatschap. Groot, klein, verschillende levensovertuigingen, gemeentelijk, andere inrichtingen, andere eigendommen. Die diversiteit maakt begraafplaatsen en LOB juist zo interessant. Actief naar buiten treden leidt tot meer bekendheid en kwaliteit en is de sleutel tot succes. Die mag best verschillende niveaus kennen, het gaat uiteindelijk om de praktijk. Je moet eerst kwaliteit nastreven voor je ze kunt toetsen. Kwaliteit kun je niet los zien van begraven en begraafplaatsen want daar waar het fout gaat, wordt door de pers aandacht besteedt. Daarom vind ik het zo belangrijk dat er positieve geluiden richting media uitgaan. 4

5 Openheid en voorlichting voor het publiek moeten doorslaggevende aandachtspunten zijn voor LOB. Binnen het bedrijfsbureau kan dit nagestreefd worden maar u bent het belangrijkste promotiemiddel van begraafplaatsen. De kwaliteit die u levert vormt de basis hoe u op het publiek overkomt en op basis daarvan wordt de mening gevormd over begraven en begraafplaatsen. Dit wordt niet door het bestuur LOB bepaald, maar dat bepaalt u, in het veld en in contact met de mensen. Hr. Vught u bent lid van de Facultatieve Groep en een politieke partij. Heeft het bestuur zich voldoende verzekerd dat dit geen conflict geeft? Reactie Henry: facultatieve is niet tegen begraven maar wil ook cremeren mogelijk maken. Om zodoende vrije keus aan te bieden. Facultatieve exploiteert niet alleen crematoria maar ook begraafplaatsen. Wat betreft politieke partij: de VVD is niet tegen begraven. Hr. André Stam: u ben ook het gezicht van de crematiewereld. Hoe legt u evenwicht tegen deze tegenstrijdige belangen? Reactie Henry: voorzitterschap had ik niet geaccepteerd alvorens ik goedkeuring van de LVC had ontvangen. LVC is juist positief: meer overleg, meer inzicht, meer overzicht. Henry zal nooit in het openbaar zeggen dat het een boven het ander gaat. Voorstel Henry Keizer als voorzitter LOB: Bas: vinden de leden het nodig om de verkiezingen schriftelijk te doen? Reactie: nee, niet nodig. Stemming: 0 leden stemmen tegen, 2 leden stemmen neutraal, overige leden stemmen voor. Henry Keizer is aangenomen als nieuwe voorzitter LOB. Applaus uit de zaal. Dankwoord en bloemen voor Franc voor het afgelopen voorzitterschap. 11. Presentatie Terebinth Allerzielen Terebinth houdt een presentatie over hun organisatie. De doelstelling formeel is: herstel van zorg rond dood en rustplaats en feitelijk: behoud historisch waardevolle begraafplaatsen en grafmonumenten. Project Allerzielen: Unesco houdt zich o.a. bezig met het beschermen van immaterieel erfgoed. Allerzielen zal wellicht voorgedragen worden voor deze erfgoedlijst. Binnen een samenwerkingsverband met LOB, wil Terebinth de recentste trends en ontwikkelingen rond Allerzielen in kaart brengen. Hiervoor zal komende week een enquête naar alle LOB leden verstuurd worden. De resultaten worden o.a. gepresenteerd in De Begraafplaats van september. 12. Rondvraag Hr. André stam: wat is de stand van zaken m.b.t. de BTW voor leden lob? Reactie Henry: daar is nu niet meer over bekend dan in de pers te volgen is uur: Henry sluit de vergadering en dankt de leden voor het vertrouwen in hem als voorzitter. 5