Verslag BergOp gebruikersbijeenkomst 17 maart 2017

Transcriptie

1 Verslag BergOp gebruikersbijeenkomst 17 maart ) Welkom (Gert Kroes) BergOp is in het afgelopen jaar veel in ontwikkeling geweest om het gebruik te optimaliseren. Deze ontwikkelingen worden dit jaar voortgezet. De grootste wijziging in 2016 is die van de gebruikersschermen geweest. n oktober 2016 zijn de nieuwe gebruikersschermen van BergOp gelanceerd om BergOp upto-date, veilig en gebruiksvriendelijk te houden. Alle gebruikers van BergOp hebben te maken gekregen met deze wijzigingen. Ondanks dat deze wijzigingen zijn doorgevoerd om de functionaliteiten en het gebruikersgemak te optimaliseren, kunnen wij ons goed voorstellen dat het tijd nodig heeft om hieraan te wennen. Door middel van webinars, handleiding en instructievideo s op is hierin een helpende hand geboden. Aanwezige gebruikers geven aan dat de hulpmiddelen die geboden zijn ook nodig waren/zijn en de wijze waarop informatie verstrekt werd goed was/is. Deze gebruikersbijeenkomst is deels georganiseerd om de wijzigingen in BergOp op een interactieve wijze te evalueren. Wat is volgens gebruikers veranderd in positieve/negatieve zin? Hoe zouden gebruikers het anders willen zien? En wat kunnen wij leren van elkaar (zowel gebruikers onderling als gebruikers en contactpersonen van Praktikon)? Daarnaast is de bijeenkomst georganiseerd om ook vooruit te kijken en met name het gebruik van ROMprocessen uit te diepen. 2) Tevredenheidsonderzoek (Gert kroes) Naar aanleiding van de update is in november 2016 een telefonisch tevredenheidsonderzoek gestart waarbij meer dan 90 BergOp klanten benaderd zijn. 3a. Tevredenheid Het gemiddelde cijfer dat klanten gaven aan BergOp was voor de update 7.7. Na de update is dit cijfer 7.4. Hoe tevreden zijn klanten met de functies die zij gebruiken Voor de update Na de update Gemiddeld cijfer 7,7 7,39 3b. Hulpmiddelen Gebruikers geven aan dat het gebruik lastiger is geworden door de wijzigingen in BergOp. Volgens gebruikers zijn de hulpmiddelen (handleiding, instructievideo s en webinars) erg belangrijk en noodzakelijk om te kunnen werken met de nieuwe gebruikersschermen. Had u deze hulpmiddelen nodig (gehad)? Ja Nee % 10% 15% Vond u de informatie voldoende? Ja Nee % 15% 15% Pagina 1 van 7

2 Gebruikers waren van mening dat de intentie achter de update (het vergemakkelijken van de schermen) goed was, maar dat het tijd kost om veranderingen eigen te maken en dat het voorheen overzichtelijker was. Daarnaast merken zij op dat in BergOp meer stappen/klikken vereist zijn om gebruik te kunnen maken van bepaalde functies. 3c. Functies Binnen BergOp kunt u gebruik maken van verschillende functies. Alle deelnemers aan het onderzoek maken gebruik van de optie om losse vragenlijsten af te nemen. 35% van de geïnterviewden maakt gebruik van ROM-processen, 60% maakt gebruik van de optie herinneringen, 20% van de optie meldingen. Geen van de klanten maakte gebruik van de optie Doelen. De profielen werden door 90% van de geïnterviewden gebruikt, de effectprofielen door 70% en de verloopprofielen (SRS/ORS) door 35%. Op de vraag Over welke functies bent u positief, wat zijn voor u pluspunten van BergOp werden de volgende antwoorden gegeven: Antwoord Aantal keer genoemd Versturen van vragenlijsten Gebruiksvriendelijk; Makkelijk Vergelijken van profiel (effect profiel) ; verloopprofiel Verzending per / digitale afhandeling Overzichtelijk Profiel Rapport gedeelte (bij onderzoek); scheelt handwerk Veelheid vragenlijsten Herinneringen en Meldingen Alles wat in gebruik is Betrouwbaarheid & veiligheid systeem Snelheid Exporteren Vertegenwoordiging uitgevers is makkelijk Klantenservice Snelle communicatie Monitoring; overzicht van wat ingevuld is Portaal handig en duidelijk Alle data op één plaats Plansysteem Flexibiliteit Koppeling EPD ter voorkoming van fouten Structuur organogram 3) Meer uitwisseling in subgroepen Door de grote update in oktober 2016 is ook het gebruik van ROM-processen meer geïntegreerd in het reguliere gebruik van BergOp. Door middel van het vooraf instellen van ROM-processen kunnen organisaties vooraf bepalen op welke momenten in een behandeling zij vragenlijsten willen afnemen. Bijvoorbeeld standaard bij start en einde van een module. Door het proces aan de cliënt te koppelen, worden voor deze cliënt automatisch de metingen klaargezet. Pagina 2 van 7

3 Uit het tevredenheidsonderzoek is o.a. naar voren gekomen dat 35% van onze gebruikers gebruik maakt van deze optie. Om de overige 65% meer informatie te bieden en eventueel te helpen bij het starten met ROM-processen én om uitwisseling tussen organisaties te bevorderen, zijn vier groepen gemaakt waarbij gebruikers met elkaar in overleg kunnen. Elke groep heeft een eigen thema en er is in elke groep een medewerker van Praktikon aanwezig. Deelnemers kozen zelf in welke groep zij gingen zitten. Groep 1: Vertel me meer over die ROM-processen! n dit groepje is voornamelijk bekeken welke stappen genomen worden voordat je als organisatie kan starten met het gebruik van ROM-processen. Hierbij is enerzijds het inhoudelijke aspect besproken: wat wil je meten, waarom wil je dit meten en bij wie wil je dit meten. Anderzijds is het logistieke aspect besproken: het gebruik van ROM-processen biedt gemak, is praktisch en is minder foutgevoelig. Verder is ook besproken welke ondersteuning instellingen krijgen vanuit BergOp bij het inrichten van ROM-processen. Groep 2: Wij willen ROM-processen gaan gebruiken, hoe kunnen we dit aanpakken? n dit groepje is besproken welke stappen genomen worden voor het inrichten van een ROMproces. Omdat ROM-processen in BergOp flexibel in te richten zijn en aangepast kunnen worden naar de wensen van de instelling, is het belangrijk om voldoende tijd te nemen om het gewenste proces in kaart te brengen. Het is aan te raden om hierbij verschillende betrokkenen te raadplegen: Onderzoekers/kwaliteitsmedewerker, logistiek medewerkers/ secretariaatsmedewerkers, behandelaars en applicatiebeheerders. Wanneer het proces helder is, kan het worden ingericht en gebruikt. Zorg dat dit gebruik gemonitord word, zodat het proces gefinetuned, en onduidelijkheden gesignaleerd kunnen worden. Ook is besproken hoe de eindmeting ingepland kan worden, omdat instellingen vaak nog niet weten wanneer de einddatum van de behandeling zal zijn. Verder is besproken dat het respons vaak hoger is wanneer behandelaren zelf de leiding nemen in het versturen van metingen en deze evalueren met cliënten. Aan de andere kant gaat de respons ook omhoog wanneer het logistieke proces goed belegd is in een organisatie, bijvoorbeeld als een secretariaat signaleert wanneer er een eindgesprek gepland wordt en er een eindmeting verstuurd moet worden. Groep 3: Wij werken er al mee, maar kan ik er nog meer uit halen? n dit groepje zijn drie specifieke functies uitgelicht: herinneringen, meldingen en de reden nonrespons. Met name het onderscheid van het toevoegen van een melding of herinnering aan een proces per meting / per vragenlijst is nog eens opgefrist en wanneer een melding precies naar welke persoon wordt verzonden. Ook het verzenden van herinneringen en het invullen van de reden nonrespons zijn aan bod gekomen. Binnen de groep waren interessante tips die met elkaar werden uitgewissel en enkele suggesties die de ontwikkelaars meenemen in de doorontwikkeling van BergOp. Bijvoorbeeld - Deelnemers aan deze groep gaven als suggestie dat ook meldingen wanneer lijsten vervallen zijn voor de gebruikers van meerwaarde kunnen zijn. - Over de reden nonrespons meldden de deelnemers dat het fijn zou zijn als je in het overzicht niet alleen de status per meting, maar ook per vragenlijst kan zien. - De reden nonrespons vragenlijsten hoeven niet terug te komen bij de resultaten. Groep 4: k geloof het wel en heb het liever over de benutting! Dit groepje bestond uit gebruikers die al werken met ROM-processen en nu bij het punt gekomen zijn om deze ROM-processen te evalueren en om de benutting hiervan te bespreken. De volgende vragen stonden centraal: Hoe haal je er het optimale nut uit? en Waar lopen instellingen tegenaan?. Verder is besproken hoe de metingen geëvalueerd worden (met cliënten/met het team/met beide?). Welke personen zijn hierbij betrokken, wanneer bespreek je metingen terug (bij aanvang en einde?). Hoe geef je dit vorm? Ook is besproken hoe je de benutting op grote schaal kunt bespreken (instellingsniveau). Hiervoor Pagina 3 van 7

4 zou bijvoorbeeld QlikView (gepresenteerd op de vorige gebruikersbijeenkomst) gebruikt kunnen worden. Gebleken is dat het noodzakelijk is dat er mensen nodig zijn die betrokken blijven en het nut van ROM blijven bespreken binnen teams en instelling. 4) Nieuws & ontwikkelingen (Luuk Geijsen & Pim nberg) Zeg het ons! C-toets voor OBC s en zorg voor jeugd De Zeg het ons! is een vragenlijst die is ontwikkeld in een samenwerking van Stichting Alexander in samenwerking met de Vereniging Orthopedagogische behandelcentra (VOBC). De vragenlijst wordt op dit moment gevalideerd voor de LVB (Licht verstandelijk beperkt) sector, en is door de VGN aangemerkt als kwaliteitsinstrument om de cliënttevredenheid mee in kaart te brengen. De Zeg het ons! wordt op dit moment gevalideerd voor de LVG-sector, maar is ook voor de overige jeugdhulp zeer bruikbaar. s er binnen uw instelling interesse in deelname aan het validatieonderzoek in één of beide sectoren, neem dan contact op met Geeske Strating van Stichting Alexander (Strating@st-alexander.nl). OBVL beoordeeld door de cotan De OBVL (Opvoedingsbelastingvragenlijst) is beoordeeld door de Cotan. Er is onderzoek uitgevoerd naar de kwaliteit van de OBVL en de beoordeling is goed, behalve de normering. Deze is onvoldoende gebleken omdat de steekproef slechts op drie plekken in Nederland was uitgevoerd. Ook was de steekproef voor normering niet voldoende representatief voor de verschillende typen nformanten die bij de vragenlijst worden genoemd. De auteurs geven nu eerst een reactie op de beoordeling; daarna wordt het eindoordeel van de COTAN gepubliceerd. Cliëntenportaal Zoals gemeld blijft BergOp in ontwikkeling. Er worden continu verbeteringen doorgevoerd om de performance (snelheid) te verbeteren, de data veilig te houden en privacy verder te waarborgen. Met name voor dit laatste worden de eisen vanuit de overheid steeds strenger. Daarom wordt het mogelijk om een dubbele authenticatie in te stellen bij het versturen van vragenlijsten naar cliënten. De cliënt (of andere contactpersoon) ontvangt na het klikken op de link naar het persoonlijk portaal nog een extra code via de mail waarmee hij of zij kan inloggen. Naast deze beveiliging wordt het cliëntenportaal voorzien van een nieuwe lay-out. Uiteraard is het portaal responsive: te openen op tablets en smartphones. Pagina 4 van 7

5 Andere belangrijke wijzigingen: - De ingevulde vragenlijsten zijn niet meer te printen vanuit het overzicht. Tijdens het invullen kan er wel een printversie worden opgevraagd. - De balk waarin het percentage werd weergegeven van het aantal ingevulde lijsten vervalt. - Tot slot komt er de optie voor organisaties om in de linker verticale balk hun eigen logo en kleuren te tonen. Reacties van deelnemers aan de gebruikersbijeenkomst zijn positief: het oogt rustiger.! nstellingen kunnen via bergop.info aangeven of zij cliënten en/of ouders hebben die mee kunnen denken over het inrichten van het cliëntenportaal. 5) Afsluiting Wij hebben genoten van de gebruikersbijeenkomst, de goede sfeer en uitwisseling die er plaatsvond. Mochten er naar aanleiding van dit verslag of de dag zelf nog vragen of opmerkingen te binnen schieten, neem gerust contact op met je contactpersoon binnen Praktikon of via info@bergop.net Pagina 5 van 7

6 Bijlage: Belangrijkste wijzigingen in de gebruikersschermen ntroductie van metingen: elke afname heet voortaan een meting, waarbij een enkele vragenlijst of een set vragenlijst wordt toegevoegd aan de meting. Twee overzichtsschermen in plaats van drie: o Cliënten: in dit overzichtsscherm zijn alle cliënten zichtbaar waartoe autorisatie is verleend. Hier kunnen onderdelen aangemaakt worden die nodig zijn voor het versturen van metingen: cliënten toevoegen en bewerken, ROMprocessen starten, losse metingen aanmaken en direct de resultaten van een o cliënt bekijken. Metingen: in dit overzicht staan alle metingen van de cliënten. Hierbij is het mogelijk om: Metingen in te plannen voor verzenden Wachtwoorden op te vragen Vragenlijsten toe te voegen aan of te verwijderen uit metingen De status van metingen bij te houden Statuskleuren: het beheer van metingen wordt vergemakkelijkt doordat in het overzicht de status staat weergegeven. Deze status is gebaseerd op de gehele meting en niet op afzonderlijke vragenlijsten binnen de meting. De status nonrespons is hieraan toegevoegd, waarbij de vervaldatum van de meting is verlopen en nog niet alle vragenlijsten zijn ingevuld. Herinneringen en meldingen: het is mogelijk om herinneringen en meldingen in te stellen wanneer een meting per wordt verzonden. Herinneringen worden automatisch verzonden op de ingeplande datum indien de vragenlijst nog niet is ingevuld. Meldingen kunnen worden verstuurd naar verschillende personen binnen de instelling, bijvoorbeeld wanneer een vragenlijst is ingevuld. Afnamemethode direct invoeren : een andere belangrijke wijziging betreft de afnamemethoden overnemen van papier en op het scherm. Beiden lijken erg op elkaar en zijn in de nieuwe BergOp-omgeving samengevoegd tot de afnamemethode Direct invoeren. Pagina 6 van 7

7 Pagina 7 van 7