BergOp 3.2 Praktikon, 2014

Transcriptie

1 BergOp 3.2 Praktikon, 2014

2 Praktikon B.V. Postbus GK Nijmegen tel fax Praktikon B.V. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Praktikon. No part of this book/publication may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission from the publisher. 1

3 Inhoud Voorwoord Toegang & Account Home Organogram en inrichting Locaties toevoegen Modules toevoegen Teams toevoegen Hulpverleners toevoegen Toelichting Invoeren Hulpverleners Meetmomenten, doelcategorieën en templates vastleggen Meetmomenten invoeren Doelcategorieën invoeren templates maken Andere gebruikersaccounts aanmaken Een nieuw gebruikersaccount aanmaken Monitoring Een afnameoverzicht opvragen Beheer Cliënten Cliënten beheren Synchronisatie Superuser Modules Autorisatie ROM-processen

4 Voorwoord Deze handleiding is bedoeld voor gebruikers van het webbased softwareprogramma BergOp die de rechten van beheerder hebben. BergOp beschikt over een uitgebreid vragenlijstbestand om zorgtrajecten te monitoren, effecten van behandelingen in beeld te brengen, of systematisch te meten voor Routine Outcome Monitoring. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je BergOp als beheerder vorm kan geven en in gebruik kan nemen. Functionaliteiten die ook voor gebruikers zonder beheerdersrechten toegankelijk zijn (zoals het aanmelden van een cliënt, het invoeren van een vragenlijst of het exporteren van gegevens) worden in de BergOp handleiding voor gebruikers beschreven. Daarnaast vind je alle informatie over de ROM-Module in de BergOp handleiding ROM-Module en over het Management Informatie Systeem (MIS) in de BergOp handleiding MIS. De handleidingen zijn te downloaden via Veel succes bij het in gebruik nemen van BergOp! 3

5 1. Toegang & Account 1.1 Home Het scherm dat verschijnt na invoer van de inlognaam en het wachtwoord is de homepagina van BergOp. Bij de Autorisatiegegevens staan je persoonlijke gegevens en de Locaties, Modules en Teams die voor jou toegankelijk zijn. Als beheerder heb je doorgaans toegang tot alle afdelingen van je instelling. De iconen geven toegang tot de verschillende menu s van BergOp. Deze menu s zijn ook te openen via het uitklapmenu boven in het scherm, dat op iedere pagina zichtbaar is. 4

6 In deze handleiding komen de volgende menu-onderdelen aan de orde: Toevoegen of bewerken van Locaties Toevoegen of bewerken van Modules Toevoegen of bewerken van Teams Toevoegen of bewerken van Hulpverleners Toevoegen of bewerken van Gebruikers Omschrijven van meetmomenten Omschrijven van doelcategorieën Standaardmails opstellen voor cliënten of andere contactpersonen Overzicht van (aantal) afgenomen vragenlijsten Beheren en (in)activeren van cliënten Weergeven van informatie op geaggregeerd niveau in Dashboards Synchroniseren van gegevens uit BergOp met andere registratiesystemen Gebruikersvoorwaarden van uitgevers tekenen 5

7 2. Organogram en inrichting In dit hoofdstuk: 2.1 Locaties toevoegen 2.2 Modules toevoegen 2.3 Teams toevoegen 2.4 Hulpverleners toevoegen In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe BergOp georganiseerd is en hoe de BergOp-omgeving kan worden ingericht. Pas als de inrichting is afgerond kunnen er cliënten worden geregistreerd en vragenlijsten worden afgenomen. Omdat iedere instelling een eigen organisatiestructuur heeft verschilt het organogram voor iedere instelling. In BergOp wordt een vaste opbouw gehanteerd: dit is het organogram. Er zijn vier niveaus: locaties, modules, teams en hulpverleners. Het organogram werkt als een kapstok; modules worden opgehangen aan locaties, teams aan modules en hulpverleners aan teams. Iedere eenheid kan gekoppeld worden aan één, maar ook aan meerdere eenheden van een hoger of lager niveau. 6

8 2.1 Locaties toevoegen Om een nieuwe locatie toe te voegen ga je naar het menu Locaties en klik je op Nieuw. Toelichting - Invoeren Locatie 1) Vul de Naam van de locatie en het adres van de locatie in. 2) Bij Omschrijving kun je aanvullende informatie invoeren. 3) Om de locatie te activeren vink je Actief aan. Na Opslaan verschijnt de locatie in het overzicht met locaties. 7

9 2.2 Modules toevoegen Na het invoeren van een locatie kunnen er modules (die bij de locatie horen) aan de locatie gekoppeld worden. Ga naar het menu Modules en klik op Nieuw. Toelichting Invoeren Module 1) Vul de Naam van de module in. Eventueel kan daarbij een Omschrijving van de module worden gegeven. 2) Selecteer de Locatie(s) waar de module wordt uitgevoerd. 3) Selecteer de Zorgaanspra(a)k(en) die bij de Module hoort/horen. Na Opslaan verschijnt de module in het overzicht met modules. De module is nu gekoppeld aan de gekozen locatie(s). 8

10 2.3 Teams toevoegen Om een nieuw team toe te voegen en te koppelen aan locatie(s) en module(s), ga je naar het menu Teams en klik je op Nieuw. Toelichting Invoeren Teams 1) Vul de Naam van het team in. Eventueel kan daarbij een Omschrijving van het team worden gegeven. 2) Selecteer de Locatie(s) en Module(s) waarbij het team hoort. Na Opslaan verschijnt het team in overzicht met teams. Het team is nu gekoppeld aan de gekozen locaties en modules. 9

11 2.4 Hulpverleners toevoegen Om een nieuwe hulpverlener toe te voegen en te koppelen aan de bijbehorende teams, ga je naar het menu Hulpverleners en klik je op Nieuw. Toelichting Invoeren Hulpverleners 1) Vul de Voornaam en de Achternaam van de hulpverlener in. 2) Selecteer de Team(s) waarbinnen de hulpverlener actief is. Na Opslaan verschijnt de hulpverlener in het overzicht met hulpverleners. De hulpverlener is nu gekoppeld aan het gekozen team en wordt ook automatisch gekoppeld aan de modules en locaties waarbij het team is aangesloten. Wijzigingen in de inrichting Het is niet mogelijk om ingevoerde locaties, modules, teams of hulpverleners te verwijderen wanneer er al cliënten en vragenlijstgegevens aan deze onderdelen gekoppeld zijn. Wel is het mogelijk een locatie, module, team of hulpverlener inactief te maken voor toekomstige vragenlijstafnames. Dit kan via Bewerken onder het betreffende overzicht door het vinkje achter Actief te verwijderen. Bedenk dat bij het wijzigen van een onderdeel de aanpassingen ook gelden voor reeds gekoppelde cliënten en vragenlijsten. Doorgaans is het verstandiger een geheel nieuwe locatie, module, team of hulpverlener toe te voegen. 10

12 3. Meetmomenten, doelcategorieën en templates vastleggen In dit hoofdstuk: 3.1 Meetmomenten invoeren 3.2 Doelcategorieën invoeren 3.3 templates maken 3.1 Meetmomenten invoeren Bij iedere nieuwe vragenlijstafname wordt een meetmoment geselecteerd. Als beheerder kun je vastleggen welke meetmomenten er gekozen kunnen worden. Om de meetmomenten vast te leggen ga je je naar het menu Meetmomenten en klik je op Nieuw. Toelichting Meetmoment invoeren 1) Vul de Omschrijving van het meetmoment in. Zorg dat de beschrijving goed weergeeft waar het meetmoment voor staat (bijvoorbeeld: aanvangsmeting, eindmeting, tussenmeting of follow-up). De ingevoerde meetmoment verschijnt in het overzicht met meetmomenten en tevens in het keuzemenu bij de registratie van een nieuwe vragenlijst. De gebruiker selecteert daar het meetmoment dat bij de afname hoort. Voor het invoeren van een ander meetmoment herhaal je de procedure. 11

13 3.2 Doelcategorieën invoeren Doelen worden doorgaans in categorieën onderverdeeld. Als beheerder leg je vast welke categorieën er gekozen kunnen worden. Om de categorieën in te voeren ga je naar het menu Doelcategorieën en klik je op Nieuw. Toelichting Doelcategorieën invoeren 1) Vul de Omschrijving van de Doelcategorie in. Zorg dat de beschrijving goed weergeeft waar de doelcategorie voor staat. Na Opslaan verschijnt de doelcategorie in het overzicht met doelcategorieën en tevens in het keuzemenu bij de registratie van de doelen. De gebruiker selecteert daar de bij het doel horende doelcategorie. Voor het invoeren van een andere doelcategorie herhaal je de procedure. 12

14 3.3 templates maken Een cliënt (of diens vader, moeder, leerkracht, etc., verder informant genoemd) kan vragenlijsten online invullen via een Cliëntenportaal (meer informatie over het Cliëntenportaal; zie BergOp Handleiding voor Gebruikers). Via BergOp kan een naar de informant worden gestuurd met het verzoek de vragenlijst(en) in het portaal in te vullen. Wanneer de vervaldatum nadert kan een herinnering naar de informant worden gestuurd. De tekst van de s kan de beheerder invoeren via het menu templates. In het overzicht staan vier standaard templates klaar: - een standaarduitnodiging voor volwassenen - een standaardherinnering voor volwassenen - een standaarduitnodiging voor jongeren - een standaardherinnering voor jongeren Als er een mail verstuurd wordt, selecteert BergOp automatisch het standaardtemplate voor een volwassene, tenzij er bij informant voor Jongere gekozen is, dan wordt het standaardtemplate voor jongeren gekozen. Het is mogelijk een standaard template aan te passen of een geheel nieuw template aan te maken. Een uitnodiging of herinnering kan op die manier worden afgestemd op een specifieke groep informanten (bijvoorbeeld cliënten van een bepaalde module of ouders met een taalachterstand). Via Bewerken kun je een standaardtemplates aanpassen. Om een geheel nieuw template aan te maken kies je voor Nieuw. Toelichting Een nieuw template aanmaken 1) Geef bij Type aan of de een uitnodiging of herinnering is. 2) Geef het template een Naam die duidelijk weergeeft in welke situatie het template kan worden gebruikt. 3) Kies een Onderwerp voor de . Het onderwerp verschijnt als onderwerp van de verstuurde . 4) In het tekstveld kun je de Inhoud van de schrijven. Bij het schrijven kun je gebruikmaken van zogenaamde Wildcards. De wildcards zijn termen die bij het verzenden van de worden vervangen door de bijbehorende naam, bijvoorbeeld die van de cliënt of de instelling. Bijvoorbeeld, als er staat: Geachte %voornaam%, dan staat er in de e- mail die cliënt Pietje ontvangt Geachte Pietje. Typ je met vriendelijke groeten, 13

15 %gebruiker% en verstuurt secretaresse Marie de vragenlijst, dan staat er in de mail die de cliënt ontvangt met vriendelijke groeten, Marie. Beschikbare wildcards zijn: %voornaam% - Voornaam van de cliënt %client% - Complete naam van de cliënt %instelling% - Naam van de instelling %link% - URL naar de online vragenlijst %verloopdatum% - Vervaldatum van de vragenlijst(en) %vragenlijsten% - Namen van de vragenlijst(en) %contactpersoon% - Naam van de contactpersoon zoals ingevoerd in het Adresboek %contacttype% - Type contactpersoon (bijvoorbeeld moeder of cliënt ) %hulpverlener% - Naam van de hulpverlener %gebruiker% - Naam van de gebruiker (degene die de vragenlijst verstuurt) %locatie% - Naam van de locatie %team% - Naam van het team %module% - Naam van de module %opmerkingen% - Opmerkingen bij de cliënt Naast de mailtemplates staat er in het overzicht nog een template Tekst bovenaan Cliëntenportaal. Het betreft de introductietekst van het Cliëntenportaal; de online omgeving waar de informanten hun vragenlijsten invullen. Deze tekst kun je aanpassen via Bewerken. 14

16 Applicatiebeheerder * Beheerder (instelling) * Beheerder (alleen lezen) ** Beheerder- Gebruiker Gebruiker+ Gebruiker ROM Gebruiker+ ROM Gebruiker cliëntbeheer Gebruiker (alleen lezen) ** Gebruiker vrijgevestigden Leerkracht 4. Andere gebruikersaccounts aanmaken In dit hoofdstuk: 4.1 Een nieuw gebruikersaccount aanmaken BergOp beschikt over verschillende gebruikersaccounts met uitgebreide en minder uitgebreide toegangsmogelijkheden. Tot welke menu-onderdelen de gebruiker toegang heeft, hangt af van zijn account. In de matrix hieronder zijn de toegangsmogelijkheden van de belangrijkste gebruikersaccounts te zien. Account x x x x x x x x x Cliënten x x x x x x x x x Gezinnen x x x x x x x x Vragenlijsten x x x x x x x x x x Vragenlijsten cliëntenportaal x x x x x x x x x Doelen x x x x x x x x Export x x x x x Monitoring x x x x x x x x x MIS x x x x x Afnames lijsten x x x Autorisatie x x x Beheer cliënten x x x x Inlezen cliënten x x Gebruikers x x Locaties x x Modules x x Teams x x Hulpverleners x x Meetmomenten x x Doelcategorieën x x x templates x x Synchronisatie x x Superuser modules x x ROM-metingen x x x x x ROM-processen x x 15

17 * De Applicatiebeheerder en de Beheerder van de instelling hebben toegang tot alle menuonderdelen. ** De beheerder of gebruiker met een Alleen-lezen account kan geen gegevens toevoegen, bewerken of verwijderen. Hij of zij kan gegevens wel inzien, printen of exporteren. 4.1 Een nieuw gebruikersaccount aanmaken Om een nieuwe gebruiker toe te voegen ga je naar het menu Gebruikers en kies je voor Nieuw. 1) Vul Voor- en Achternaam van de gebruiker in. 2) Kies de Functie (rol) van de gebruiker. 3) Voer het adres van de gebruiker in. 4) Bij cliëntcommunicatie kan een adres worden ingevoerd dat verschijnt bij de afzender wanneer er een uitnodiging (met een verzoek tot invullen van een vragenlijst) naar een informant wordt verstuurd. 5) Vul eventueel het EPD ID van de gebruiker in. Dit is nodig bij sommige koppelingen met EPD s of ECD s. 6) Noteer eventuele Bijzonderheden. 7) Selecteer de Locaties en Modules die toegankelijk moeten zijn voor de gebruiker. Een beheerder wordt automatisch geautoriseerd voor alle locaties en modules. Na Opslaan & Verzenden worden de gegevens van de gebruiker opgeslagen en wordt de inlognaam en het wachtwoord per verzonden naar de gebruiker. De gebruiker verschijnt ook in het overzicht met gebruikers. Wachtwoord vergeten? Als een gebruiker zijn/haar wachtwoord is vergeten, kunt je een met een nieuw wachtwoord naar deze persoon sturen. Selecteer de betreffende gebruiker in het menu Gebruiker en voer onder in het scherm tweemaal een tijdelijk wachtwoord in. Na Opslaan & Verzenden wordt er een verstuurd naar de gebruiker met een tijdelijk wachtwoord. De gebruiker kan dit wachtwoord zelf aanpassen. 16

18 5. Monitoring In dit hoofdstuk: 5.1 Een afnameoverzicht opvragen 5.1 Een afnameoverzicht opvragen In BergOp kun je een overzicht van het aantal afgenomen vragenlijsten (uitgesplitst naar type afname, locatie of het aantal cliënten) in een bepaalde periode opvragen. Ga naar het menu Afnames lijsten. 1) Selecteer de Datums (van-tot) om de periode te markeren waarbinnen de vragenlijsten zijn afgenomen. 2) Wanneer je het vakje voor Overzicht per locatie aanvinkt, wordt in het overzicht het aantal afnames per vragenlijst en per locatie weergegeven. 3) Wanneer je het vakje voor Afnames per cliënt aanvinkt, wordt het aantal cliënten dat een vragenlijst heeft ingevuld weergegeven. 4) Selecteer de Vragenlijsten waarvan je een overzicht wil opvragen. Het overzicht kan worden geopend via Excel. In het overzicht verschijnt het aantal afgenomen vragenlijsten in de gekozen periode uitgesplitst naar type afname (papier, scherm, wachtwoord, e- mail). Wanneer er is gekozen voor Overzicht per locatie of Afnames per cliënt, wordt er niet uitgesplitst naar type afname. 17

19 6. Beheer Cliënten In dit hoofdstuk: 6.1 Cliënten beheren 6.1 Cliënten beheren Via het menu Beheer cliënten kun je het aantal actieve cliënten opvragen, cliënten activeren of inactiveren en cliënten importeren. Ga naar het menu Beheer cliënten. 1) Om het Aantal actieve cliënten over een bepaalde periode te berekenen selecteer je de begin- en de einddatum van de periode. Het is ook mogelijk het aantal cliënten Per locatie uit te splitsen. In Excel verschijnt het aantal actieve cliënten in de gekozen periode. Inactieve cliënten Het is van belang om cliënten of gezinnen die (tijdelijk) geen zorg (meer) ontvangen op 'inactief' te zetten omdat inactieve cliënten niet worden meegeteld in de berekening van de licentiekosten. De licentiekosten zijn gebaseerd op het aantal actieve cliënten in een kalenderjaar. Bijvoorbeeld: een cliënt die op 2 juni van een bepaald jaar is ingevoerd of geactiveerd en op 10 oktober van hetzelfde jaar wordt uitgevoerd of gearchiveerd telt als één (1) actieve cliënt voor dat kalenderjaar, (ii) een cliënt die op 10 oktober van een bepaald jaar wordt ingevoerd/geactiveerd en op 5 februari van het volgende jaar wordt uitgevoerd/gearchiveerd telt als actief in het jaar van invoer en het jaar van uitvoer. In het cliënten-, gezinnen- of vragenlijstenoverzicht kunt u inactieve cliënten of gezinnen bekijken door linksonder het vakje bij inactieve cliënten/inactieve gezinnen aan te vinken. In het vragenlijstenoverzicht van deze cliënten kunt u zien welke vragenlijsten eerder zijn afgenomen. Het is ook mogelijk het profiel van deze cliënten te bekijken of een vragenlijst te printen. Nieuwe afnames zijn echter niet mogelijk, daarvoor dient de cliënt weer te worden geactiveerd. 2) Het is mogelijk in één keer meerdere Cliënten te inactiveren. Er verschijnt een overzicht met alle actieve cliënten. 18

20 A) Je kan in het overzicht zoeken op de Naam van de cliënt. B) Met behulp van de filters (Locatie, Module, Team, Hulpverlener, Einddatum module) kun je je zoekopdracht verder specificeren. Selecteer met de muis en de CTRL-toets de cliënt(en) die je wil inactiveren. C) Via Alles selecteren kun je alle cliënten die in het overzicht zichbaar zijn in één keer selecteren. D) Inactiveer de geselecteerde cliënten via Geselecteerde inactiveren. 3) Het Activeren van Cliënten gaat via dezelfde procedure als het inactiveren van cliënten (bij 2). 4) Als extra optie is het voor sommige instellingen mogelijk om cliënten vanuit een excelbestand te importeren naar BergOp via Cliënten inlezen. 19

21 7. Synchronisatie Door middel van Synchronisatie kunnen gegevens uit een cliëntregistratiepogramma of elektronisch patiëntendossier (EPD), zoals Care4 of IJ(ZA), worden gesynchroniseerd met gegevens uit BergOp. Neem contact op met Praktikon voor meer informatie. 8. Superuser Modules Via de Superuser Module kun je via dashboards gegevens en informatie van één of meerdere instellingen op een geaggregeerd (overkoepelend) niveau opvragen en weergeven. Neem contact op met Praktikon voor meer informatie. 9. Autorisatie Voor een deel van de vragenlijsten in BergOp wordt een contract met de uitgever afgesloten. Voor enkele vragenlijsten kan in BergOp via Autorisaties een akkoord worden gegeven voor de gebruikersvoorwaarden om toegang te krijgen tot de vragenlijsten. 10. ROM-processen Voor een meerprijs van 20% op de licentiekosten kun je gebruikmaken van de ROM Module in BergOp. Met de ROM Module kunnen grote aantallen vragenlijsten op eenvoudige en (deels) gestandaardiseerde manier worden afgenomen. Meer informatie over de ROM Module is te vinden in de Handleiding BergOp ROM. 20

22 Colofon BergOp is ontwikkeld door Praktikon. Praktikon BV is een zelfstandige en onafhankelijke organisatie voor onderzoek en ontwikkeling in de jeugdzorg en onderwijsgerelateerde zorg. Meer informatie over Praktikon vindt u op: Meer informatie over BergOp vindt u op: 21