Handboek Transfer of Innovation. CALLs

Transcriptie

1 Handboek Transfer of Innovation CALLs Oktober 2012

2 Inhoudsopgave Gebruik van dit handboek... 4 Lijst met wijzigingen per versie... 5 Deel I Aanvragen, Selectie, Contractualisatie Kiezen voor Transfer of Innovation Wat is een Transfer of Innovation project? Wanneer kies ik voor een Transfer of Innovation project? Hoe bereid ik een aanvraag voor? Wat kan het Nationaal Agentschap voor mij betekenen? Subsidie voor voorbereiding van een aanvraag Voorwaarden Wie mag aanvragen? Projectduur en subsidiebedrag Moet ik straks veel administratie bijhouden? Minimum aantal partners en landen Mogelijke partnerlanden Mogelijke rollen van de partners Overzicht data van aanvraag tot afronding Wat moet ik precies inleveren voor een aanvraag? Aanvragen Call Waar vind ik documenten over Transfer of Innovation? Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? Europese prioriteiten Hoe verloopt de selectie? Contractualisatie Deel II Het project uitvoeren, Rapporteren, Afsluiten Checks, rapporteren en wijzigingen project Amendement: wijzigingen in het contract Het Europese systeem van checks en controles Interimrapportage en verzoek tot tweede voorschot Eindrapportage en laatste betalingen Kostenposten en hun onderbouwing Algemene regels onderbouwing van kosten Personeelskosten (staff costs) Reiskosten (travel costs) Verblijfkosten (subsistence costs) Kosten voor apparatuur (equipment costs) Kosten voor subcontracting Overige kosten Indirecte kosten... 33

3 6 Instructie invullen financiële rapportage Technische instructies format financiële eindrapportage Tabblad 1 Identification Tabblad 2 Total project costs J.1 (a+b+c) Tabblad 3 Total project costs by Partner J.2 (a+b) Tabblad 4 Details of Bank Transfers J.2 (c) Tabblad 5 Declaration of staff costs J Tabblad 6 Travel & Subsistence Expenses J Tabblad 7 equipment costs J Tabblad 8 other costs j Tabblad 9 subcontracting costs J Bijlage I Tabellen daily rates Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs Table 1: Maximum eligible daily rates for Staff costs Table 2 : Maximum eligible daily rates for Subsistence costs Bijlage II Specification daily rate Bijlage III Registration form hours spent on project Bijlage IV Project opzet formulier Bijlage V Supplement eform TOI Bijlage VI Ontvankelijkheidscriteria Aanvraag Project reference number (as in LLPlink): Language: 50 Conclusion Check Colofon Titel Handboek Transfer of Innovation Auteur Anita van Doorn, Natasja Buitenhuis, Ellen Hanselman Datum 10 oktober 2012 NA LLP Leonardo da Vinci 2009 Internationaal Agentschap NA LLP Leonardo da Vinci Postbus 1585, 5200 BP s-hertogenbosch Tel: na@leonardodavinci.nl 3

4 Gebruik van dit handboek Dit handboek helpt u als u een aanvraag ToI wilt doen. Daarnaast bevat het informatie voor lopende projecten over de financieel administratieve aspecten van Leonardo da Vinci Transfer of Innovation projecten. Financieel administratieve aspecten staan nooit los van de inhoud van uw project, bijvoorbeeld in het geval van wijzigingen in het project. Uw project heeft een inhoudelijk en een financieel contactpersoon van het Nationaal Agentschap. Deze zullen bij vragen van uw kant contact met elkaar opnemen. Als u contact opneemt met het Nationaal Agentschap, vragen wij u ook de inhoudelijk contactpersoon op de hoogte te stellen. Deze versie van het handboek is geschreven voor lopende projecten Call en nieuw aan te vragen projecten Het handboek moet samen met de tekst van uw grant agreement (contract) en onderstaande documenten gelezen worden. Call 2010 LLP-Guide 2010 Part I General provisions LLP-Guide 2010 Part II A Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2010 Part II B Explanations by Action (fiches) Call 2011 Strategic priorities LLP (voor aanvragers) LLP-Guide 2011 Part I General provisions LLP-Guide 2011 Part II A Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2011 Part II B Explanations by Action (fiches) Call 2012 Strategic priorities LLP (voor aanvragers) LLP-Guide 2012 Part I General provisions LLP-Guide 2012 Part II A Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2012 Part II B Explanations by Action (fiches) Call 2013 Strategic priorities LLP (voor aanvragers) LLP-Guide 2013 Part I General provisions LLP-Guide 2013 Part II A Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2013 Part II B Explanations by Action (fiches) Deze documenten bevatten de regels die van toepassing zijn op de administratie en de financiering van de activiteiten die worden gesteund door de Europese Gemeenschap in het kader van het Leven lang Leren Programma en dus ook uw project. In geval van tegenstrijdigheden tussen teksten gelden bovenstaande documenten boven dit handboek. Het handboek is een aanvulling op bovenstaande documenten. Voor een goede projectadministratie moet u alle documenten gebruiken. Het bevat Nederlandse invulling van Europese regels waar ruimte is voor nationale invulling. Het geeft uitleg over regels en verwijst naar de bovenstaande documenten voor meer informatie. 4

5 Het zet helder op een rij welke documenten als onderbouwing in uw administratie aanwezig moeten zijn. Lijst met wijzigingen per versie Versie Wijziging Oktober 2009 Eerste uitgave November 2009 Hst 5.3 Personeelskosten: aantal uren in een fulltime dag is gebaseerd op nationale wetgeving. Europese minimum verwijderd. Januari 2010 Hst 3 toegevoegd, Aanvragen call 2010 Hst 3.5 en 3.6 toegevoegd, Selectie van aanvragen Bijlage I Daily rates call 2010 Bijlage IV toegevoegd Project opzet formulier Bijlage V toegevoegd Supplement for the eform Februari 2010 Hst 5.3 Personeelskosten; 5 e bullet gewijzigd Maart 2010 Hst 5.3 Personeelskosten; 5 e bullet verwijderd, ZZP-er is geen staff costs Hst 5.7 Verwijzing ZZP-er verwijderd Juli 2010 Hst 5.6 aanpassen huur of leasen apparatuur Oktober 2010 Hoofdstuk 4.3 instructie interim-rapportage Call 2009 (eform) November 2010 Compleet herziene versie Invoegen informatie en prioriteiten call 2011, o.a. in hoofdstuk 3 Geen wijzigingen in regels voor call Call 2007 verwijderd. Oude versie handboek incl call 2007 onder December 2010 Blz 4 aanpassing jaartal LLP guides onder 2011 Maart 2011 Hst 3.2.: Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? Wijziging maximaal aantal punten September 2011 Gebruik van dit handboek: Call 2008 verwijderd, Call 2012 toegevoegd in hst 2.6, 2,7, 3.1, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.6, 6 Hst 2.5 wijziging omschrijving mogelijke partnerlanden Hst 2.7 Wijziging omschrijving aanleveren van de aanvraag en deadline 2012 Hst 3.6 Contractualisatie: toevoeging vermelding contracting form Hst 4.1 budgetwijziging met akkoord van partners toegevoegd mbt amendement Informatie uit Guide van Europese Commissie Hst 4.4 Omschrijving eindrapportage Call 2009 aangepast Hst 5.1 verwijderen titel (is geen hoofdstuk) Hst 5.1 verwijst nu naar de algemene regels. Toevoeging van Call 2012 Wijziging verwijzing naar de bijlagen I.6 Wijziging voorbeeld dagloonberekening Hst 5.4 Verblijfkosten: wijziging Onderbouwing projectadministratie Bijlage VI: toevoeging ontvankelijkheidscriteria bij ontvangst aanvraag December 2011 Hst 3.2 hoogte beoordelingscriterium Hst 3.4 hoogte van Nationale Prioriteitspunten Bijlage VI Ontvankelijkheidcreteria Aanvraag 2012 Januari 2012 Bijlage IV: link naar supplement e-form

6 Maart 2012 Hst 2.6 toe gevoegd Mogelijke rollen van de partners in de call 2012 Oktober 2012 Gebruik van dit handboek: Call 2009 verwijderd, Call 2013 toegevoegd in hst 2.6, 2,7, 3.1, 4.1, 4.2, 4.3, 5.2, 5.6, 6 6

7 Deel I Aanvragen, Selectie, Contractualisatie 7

8 1 Kiezen voor Transfer of Innovation 1.1 Wat is een Transfer of Innovation project? Transfer of Innovation (vanaf hier: ToI) projecten hebben tot doel om door transnationale samenwerking de kwaliteit en aantrekkelijkheid van het beroepsonderwijs in Nederland en Europa te verbeteren. U werkt twee jaar samen met minimaal twee andere partnerorganisaties voor beroepsonderwijs uit minimaal twee andere landen die aan het Lifelong Learning Programme meedoen. Kenmerkend voor ToI is verder dat het project duidelijk aansluit bij de belangrijkste beleidsonderwerpen in Europa en Nederland. Elk jaar worden deze vastgesteld in de strategische prioriteiten bij de Call for Proposals en de Nederlandse prioriteiten ToI. U begint daarbij niet met het ontwikkelen van iets heel nieuws, maar maakt gebruik van al bestaande innovaties en oplossingen voor het probleem dat u aanpakt. Dit kan het resultaat van een ander project zijn, maar ook een oplossing die u elders aantrof. De toegevoegde waarde binnen de nieuwe context moet helder zijn. Meestal passen bestaande innovaties niet precies in uw eigen context of die van uw partners. Het project draait erom deze innovatie aan te passen, te testen en te implementeren in een nieuwe context (bijvoorbeeld land, maar ook economische sector, type onderwijs en type organisatie). Transfer van innovatieve oplossingen kan vanaf call 2012 in twee richtingen. Het is mogelijk dat een project een oplossing van Nederland naar buitenlandse partners exporteert. Daarnaast kunt u een buitenlandse oplossing naar ons eigen land importeren. Het is ook mogelijk verschillende innovatieve oplossingen te combineren tot één nieuwe. Omgekeerd kan een innovatieve oplossing in de verschillende partnerlanden op een verschillende manier worden geïmplementeerd, omdat dit beter bij de lokale omstandigheden past. 1.2 Wanneer kies ik voor een Transfer of Innovation project? ToI projecten zijn één van de subsidiemogelijkheden van Leonardo da Vinci. Voor u een aanvraag doet is het belangrijk helder te krijgen of een ToI past bij uw ideeën en behoeften. Hiervoor kunt u zich twee vragen stellen: Past mijn idee binnen Leonardo da Vinci? Leonardo da Vinci is bedoeld voor alle beroepsonderwijs op niet tertiair (of hoger onderwijs) niveau. In Nederland is dit mbo-niveau. Het programma staat open voor alle typen beroepsonderwijs. Initieel onderwijs gegeven door roc s en aoc s valt eronder, maar ook bedrijfsopleidingen, branche opleidingen en beroepsgerichte bij- en nascholing van volwassenen. Als het onderwerp van samenwerking hoger beroepsonderwijs is, of beroepen op hoger onderwijs niveau betreft, valt uw idee onder het Erasmus programma ( ). Hogere onderwijsinstellingen kunnen alleen meedoen aan Leonardo da Vinci projecten als het onderwerp 8

9 van de samenwerking ten goede komt aan het middelbaar beroepsonderwijs. Denk bijvoorbeeld aan lerarenopleidingen voor opleidingen op mbo-niveau. Als het onderwerp van samenwerking gaat over algemeen onderwijs aan volwassen, zoals bijvoorbeeld voor laaggeletterden, past uw idee beter bij de doelstellingen van het Grundtvig programma dat zich richt op niet beroepsgerelateerd volwassenenonderwijs ( Past mijn idee bij een ToI? Onderstaand schema geeft een overzicht van alle projectsoorten van Leonardo da Vinci, in de Engelstalige benamingen uit de Europese documenten, die een uitgebreidere beschrijving geven ( ). Als uw projectidee vooral gaat over de individuele leerervaringen van professionals of leerlingen, dan past een mobiliteitsproject het best. Het merendeel van het subsidiebedrag is bestemd voor o.a. de reis- en verblijfkosten voor het individu dat in het buitenland gaat leren. Zie voor meer informatie het handboek Mobiliteit. Partnerschappen zijn projecten voor kleinschalige samenwerking draaien om de samenwerking tussen organisaties. De gezamenlijke doelstellingen van de organisaties zijn de kern van het project. Kleinschalige samenwerking betekent dat de samenwerking zich grotendeels afspeelt tussen en binnen de partnerorganisaties. Het project moet vooraf heldere doelen en resultaten vaststellen en beschrijven hoe het deze al samenwerkend bereikt. Ze zijn geschikt als uw doelen individuele leerervaringen overstijgen. Ook als u voor het eerst internationaal samenwerkt of als uw idee met kleinschalige samenwerking goed valt te realiseren is het een goede keus. Tot slot kunt u een Partnerschap gebruiken als opstapje naar een ToI. Zie voor meer informatie het handboek ToI. Kenmerken voor het transfereren in ToI is het aanpassen en implementeren van een bestaand idee naar een nieuwe context. Daarnaast is het een project voor grootschalige 9

10 samenwerking. De financiële vergoeding is groter dan bij de andere projectsoorten die u bij het Nationaal Agentschap kunt aanvragen. De maximum subsidie is voor twee jaar. Daar staat tegenover dat een gedetailleerder uitgewerkte en planmatiger aanpak gevraagd wordt, met omvangrijker resultaten en meer oog voor de impact en duurzaamheid van projectresultaten. Mocht u twijfelen over welke projectsoort het meest geschikt is bij uw idee, dan kunnen wij u hierover adviseren. Bij Development of Innovation (DoI) gaat het om het ontwikkelen van een nieuw idee, en is implementatie minder belangrijk. De maximum subsidie is voor twee jaar. DoI projecten kunnen niet bij uw Nationaal Agentschap worden aangevraagd, maar worden bij het Executive Agency in Brussel aangevraagd ( Dit zal alleen uw vragen over regels beantwoorden, maar geeft geen feed back op uw projectidee. Verder lezen: LLP guide part IIa (met een overzicht over alle subsidiemogelijkheden) LLP guide part IIb (met een beschrijving van alle projectsoorten, ook wel actions of actielijnen genoemd. 1.3 Hoe bereid ik een aanvraag voor? Een ToI project schrijft u niet in een achternamiddag. Als u de aanvraag indient moet deze al goed uitgewerkt zijn en moet duidelijk zijn wat de rol van uw partners wordt. Tijdens de voorbereiding dient u de volgende zaken voor te bereiden. Het aanvraagformulier vraagt hier ook om. Kies aan welke prioriteit u gaat werken en zorg dat uw idee goed aansluit op de beschrijving van die prioriteit; dat de innovatie een oplossing biedt die past binnen de thematiek zoals te vinden in de strategische prioriteiten. Bekijk het aanvraagformulier, zodat u een beeld heeft wat er van u wordt verwacht. Maak een analyse van de behoefte van uw doelgroep en de verbetering die u wilt bereiken aan het einde van het project en daarna. Maak een analyse van mogelijke innovaties, bij voorkeur meer dan één, die aan de behoefte voldoen de verbetering zullen realiseren. Kijk voor voorbeeldprojecten op en informeer bij het Nationaal Agentschap. Beschrijf hoe u de innovaties zult combineren, beperkt verder ontwikkelen, testen, en integreren in de dagelijkse gang van zaken rondom uw doelgroep of organisaties. Zoek goede partners (zie ook 1.5) Win advies in bij het Nationaal Agentschap (zie 1.4) 10

11 1.4 Wat kan het Nationaal Agentschap voor mij betekenen? Ondersteuning van aanvragers is één van de taken van het Nationaal Agentschap. Op vindt u handboeken, het aanvraagformulier en informatie over contact seminars waar u partners kunt ontmoeten. Daarnaast geven onze adviseurs u graag advies over uw projectidee. Dit kan per telefoon, via e- mail, of tijdens een adviesgesprek. Ter voorbereiding van een adviesgesprek vragen wij u uw projectidee te beschrijven. Hiervoor kunt u het projectopzet formulier gebruiken, dat is te downloaden van onze website (zie bijlage III). Dit is geen officieel formulier, maar een hulpmiddel om uw projectidee gestructureerd op papier te krijgen. U kunt ook een conceptversie van uw aanvraag aan ons opsturen. Let op! Advies van het Nationaal Agentschap is geen onderdeel van de aanvraagprocedure. In dit stadium hebben onze medewerkers een adviserende functie. Zij geven u feedback over de belangrijkste sterke en zwakke elemententen van uw projectidee, maar kunnen het project niet beoordelen of succes garanderen. Een medewerker die u over uw aanvraag heeft geadviseerd zal op geen enkele wijze betrokken zijn bij de beoordeling ervan. 1.5 Subsidie voor voorbereiding van een aanvraag Goede voorbereiding en het vinden van de juiste partners zijn van wezenlijk belang voor een succesvol project. Een aanvraag voor een Voorbereidend Bezoek kan ook gebruikt worden voor het bezoeken van contactseminars of andere door NA s georganiseerde bijeenkomsten. De doelstelling van een Voorbereidend Bezoek is instellingen te helpen bij het ontmoeten en vinden van geschikte partnerinstellingen en/of het opstellen van een werkplan ter voorbereiding op de aanvraag van een project van het Leonardo da Vinci programma. Tijdens het Voorbereidende bezoek hebben potentiële partners de gelegenheid elkaar te ontmoeten, om zo: het doel, de doelstellingen en de werkwijze van een toekomstig project te bepalen; mogelijkheden voor samenwerking te bespreken; de rollen, verantwoordelijkheden en taken van de partners binnen een toekomstig project te bepalen; een werkplan te ontwikkelen voor een toekomstig project, inclusief methodes voor monitoring, evaluatie en verspreiding; het aanvraagformulier voor het project/partnerschap in te vullen. Een aanvraag kan het hele jaar door ingediend worden (rolling deadline). Wij willen u graag adviseren om de aanvraag ongeveer zes weken van te voren in te dienen zodat u op de hoogte bent van de toekenning voordat u op reis gaat. Bent u in de situatie om pas kort voor vertrek de aanvraag in te dienen dan kunnen wij u niet garanderen dat de toekenning bekend is voordat u op reis gaat. Kijk voor meer informatie in het Handboek Voorbereidende Bezoeken Call 2012 op 11

12 2 Voorwaarden 2.1 Wie mag aanvragen? Alleen organisaties (rechtspersonen) kunnen Leonardo da Vinci projecten aanvragen. In principe kunnen alle mogelijke organisaties die op enige wijze bij middelbaar beroepsonderwijs zijn betrokken een aanvraag doen. In de LLP Guide for Applicants IIb fiche over Leonardo da Vinci Transfer of Innovation vindt u een lijst organisaties. 2.2 Projectduur en subsidiebedrag Voor een maximumduur van twee jaar is maximaal subsidie beschikbaar. De formele minimumduur van een project is een jaar. Ervaring leert dat dit in praktijk niet voorkomt. Een TOI is een groot samenwerkingsproject en heeft tijd nodig. Projecten korter dan twee jaar komen incidenteel voor. Een project van 18 maanden of minder hoeft normaal gesproken alleen een eindrapportage en geen interim-rapportage in te leveren. In de LLP Guide IIb explanation by action staat in beschrijving van TOI dat de subsidie per jaar is. In het geval dat uw project korter duurt dan twee jaar dient het bedrag dat u aanvraagt proportioneel te zijn. Bij het beoordelen van de cost-benefit ratio wordt hier door de beoordelaars op gelet (zie hoodfstuk 3.2). Er geldt een minimum cofinanciering van 25%. Dit wil zeggen dat als het totale projectbudget bedraagt, u zelf aan eigen middelen in het project moet inbrengen. Het subsidiebedrag is dan Zowel de subsidie als de cofinanciering verdeelt u over de partners. Mocht uw aanvraag worden goedgekeurd, dan zal het Nationaal Agentschap de subsidie overmaken naar de aanvrager, die het vervolgens over de partners verdeeld. Tijdens het selectieproces wordt gekeken naar de cost benefit ratio. Dit kan tot gevolg hebben dat het budget lager uitvalt. Een ToI budget bestaat uit een aantal kostensoorten, die u beschreven vindt in hoofdstuk 5 van dit handboek en in hoofdstuk 4 van de LLP Guide I general provisions. 2.3 Moet ik straks veel administratie bijhouden? Een ToI vraagt bewijsvoering van gemaakte kosten. Afhankelijk van het type kosten wordt om bewijsvoering gevraagd, zoals facturen en urenregistratie. Het Nationaal Agentschap geeft ieder jaar een workshop voor financiële administratie, waarbij wij lopende en nieuwe projecten informeren en adviseren over projectadministratie. Net als bij andere projectsoorten dient u halverwege een interimrapportage in (niet voor projecten van 18 maanden of korter tenzij anders overeengekomen) en aan het einde een eindrapportage. 12

13 2.4 Minimum aantal partners en landen In een ToI moeten minimaal drie landen aan een aanvraag meedoen, waarvan minimaal één EU lidstaat (Nederland is een EU lidstaat). 2.5 Mogelijke partnerlanden - De 27 EU lidstaten: België, Bulgarije, Cyprus, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Duitsland, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slowakije, Slovenië, Spanje, Tsjechië, Zweden en het Verenigd Koninkrijk. - De landen van de Europese Economische ruimte: Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. - Zwitserland - Kandidaat lidstaten: Turkije en Kroatië - Overzeese gebieden en territoria: voor een volledige lijst zie de Europese documenten. 1 Let op: deze gebieden worden niet als extra land geteld bij het bepalen van het aantal landen in een partnerschap. De Nederlandse Antillen worden bijvoorbeeld onder Nederland geteld. - Er zijn onderhandelingen met Albanië, Bosnië Herzegovina, voormalige Joegoslavië republiek Macedonië, Montenegro en Servië. - Voor een volledig en actueel overzicht zie Mogelijke rollen van de partners Er zijn 4 verschillende partner rollen mogelijk binnen een ToI project 1. Management Co-ordinator: if the applicant organisation will not coordinate/manage the project, if selected, then a partner has to assume the role of management co-ordinator. 2. Core partner: this is a partner which due to its particular and high expertise and capacity is crucial for the achievement of the project objective/s - without being the management coordinator. 3. Associated partner: this is a partner which plays a less crucial role in the project implementation but has been included in the consortium either for some very specific tasks or because the organisation ensures socio-economic support (associations, NGOs, etc.) or political support (authorities, social partners, etc.) to the project. 4. Ineligible partner: this is a "silent partner" which does not fulfil the eligibility criteria of the LLP programme and therefore cannot receive any Community funding. But it happens that such organisations are nevertheless included in consortia, for example, for their very specific experience. Begrip van Associated partner 1 Zie LLP Guide for applicants part IIa general provisions, paragraaf Which countries participate in the Programme? 13

14 Associated partners: Organisations that are involved in the application although they do not form part of the consortium. They cannot receive direct funding from the project's EU grant. Associated partners provide the consortium with input, facilities or assistance that enhances the quality of the work programme. Associated partners may be organisations that are based in one of the countries participating in the Lifelong Learning Programme or in Third Countries. Associated partners do not feature in the application budget of eligible costs as they neither contribute to the eligible costs nor manage a portion of the grant funds, they participate on the basis of their own contributions. Aspects of their participation may be covered within the eligible budget if they are eligible in general terms and if those costs pass through the accounts of one of the members of the consortium (e.g. participation in meetings). Associated partners cannot appear either as Third Country Partners or subcontractors. 2.7 Overzicht data van aanvraag tot afronding Een ToI project duurt maximaal twee jaar. Onderstaande data kunnen aan verandering onderhevig zijn. De laatste informatie is altijd te vinden op Mijlpaal Data call 2010 Data Call 2011 Data Call 2012 Data Call 2013 Informatie en advies door het Nationaal Agentschap Deadline indienen aanvragen Selectie van de aanvragen Tekenen Grant Agreement Startdatum van uw project Eerste betaling door Nationaal Agentschap Indienen Interim Report Einddatum van uw project Indienen Eindrapportage nov 2009 feb 2010 nov 2010 feb 2011 nov 2011 feb 2012 nov 2012 jan feb jan 2013 mrt- juli 2010 mrt- juli 2011 mrt- juli 2012 mrt- juli 2013 sept 2010 sept 2011 aug- sept 2012 aug -sept 2013 Vanaf 1 okt 2010 Vanaf 1 okt 2011 Vanaf 1 sept 2012 Vanaf 1 sept 2013 Binnen 45 dagen na Binnen 45 dagen na Binnen 45 dagen na Binnen 45 dagen tekening van het Grant tekening van het tekening van het na tekening van Agreement Grant Agreement Grant Agreement het Grant Agreement Vanaf 1 nov 2011 Vanaf 1 nov 2012 Vanaf 30 sept 2013 Vanaf 30 sept 2014 Vanaf 30 sept 2012 Vanaf 30 sept 2013 Vanaf 31 aug 2014 Vanaf 31 aug 2015 Vanaf 30 nov 2012 Vanaf 30 nov 2013 Vanaf 31 okt 2014 Vanaf 31 okt

15 2.8 Wat moet ik precies inleveren voor een aanvraag? U dient het eform online in te dienen. Zie de Applicants Guide LLP eform call 2013 Leonardo da Vinci The Netherlands. Daarnaast dient u uw aanvraag op papier en per in te dienen. Zie onderstaande instructie. Zorgt u ervoor dat u de laatste versie van Adobe heeft om het e-form te kunnen openen. Opent u het document in géén geval als HTML versie. Dit levert foutmeldingen op. Op papier: aanvraagformulier Transfer of Innovation Call 2013 o 1 papieren origineel, inclusief bijlagen getekend door de tekenbevoegde van uw organisatie; o 2 papieren kopieën, inclusief bijlagen. Per naar na@leonardodavinci.nl, met in het onderwerp van uw mail ToI- de naam van uw organisatie titel van uw project : o Een digitale versie van het eform (pfd) 2, o Eventueel: Uw eform in XML format 3 Indien nog niet in ons bezit: een uittreksel van de Kamer van Koophandel van maximaal twee jaar oud, waaruit blijkt dat de tekenbevoegde van uw organisatie ook daadwerkelijk tekenbevoegd is. Als de aanvraag is getekend door een andere persoon dan een tekenbevoegde, dient u een machtiging van een tekenbevoegde voor deze persoon mee te sturen. Postadres: Nationaal Agentschap LLP - Leonardo da Vinci Postbus BP s-hertogenbosch De deadline Call 2013 is 31 januari Poststukken gestempeld ná deze datum zijn niet ontvankelijk en worden niet in behandeling genomen. U wordt aangeraden de aanvraag aangetekend op te sturen. Bij voorkeur geen envelop met port betaald aangezien hier nooit een datumstempel op staat vermeld. Wanneer u uw aanvraag persoonlijk wilt afgeven bij het Nationaal Agentschap, vraag dan om een ontvangstbewijs (voorzien van datum). U ontvangt binnen 30 dagen na ontvangst een bevestiging van het Nationaal Agentschap dat uw aanvraag is ontvangen. 2 Zie de handleiding Applicants Guide LLP eform call 2013 Leonardo da Vinci The Netherlands 3 Alleen te gebruiken indien het online submitten niet lukt. 15

16 3 Aanvragen Call Waar vind ik documenten over Transfer of Innovation? Alle informatie over voorwaarden en doelen van Transfer of Innovation staat beschreven in de verschillende delen van de LLP Guide for Applicants. U vindt deze op onder subsidiemogelijkheden, Transfer of Innovation en de juiste Call. Het aanvraagformulier Call 2013 wordt gepubliceerd op zodra het beschikbaar is, samen met een handleiding. Klik op subsidiemogelijkheden, Transfer of Innovation, call Het formulier is een pdf eform, met verplichte velden en optionele velden. Vult u het formulier zo volledig mogelijk in. Voorwaarden voor de aanvraag vindt u in LLP-Guide 2013 Part I General provisions en Part IIb Explanations by Action (fiches). Financiële regels en voorwaarden vindt u onder hoofdstuk 4F van de LLP-Guide 2013 Part I general provisions, Multilateral Projects. De tabellen met Daily rates for staff en subsistence costs vindt u in dit handboek in Annex I, Hoe wordt mijn aanvraag beoordeeld? Het Nationaal Agentschap van het land van de aanvrager organiseert de beoordeling en selectieprocedure zoals beschreven in hoofdstuk 3.B van de LLP Guide Part I: General provisions. De ontvankelijkheidscheck stelt vast of uw project voldoet aan de administratieve criteria. Wanneer dit het geval is ondergaat het project de inhoudelijke beoordeling. Als uw aanvraag niet ontvankelijk is stellen wij u daarvan schriftelijk op de hoogte. Zie hiervoor de criteria verderop in dit handboek. De inhoudelijke beoordeling gebeurt door twee experts, die beide niet werkzaam zijn bij het Nationaal Agentschap. Projecten krijgen een score tussen 0 en 100. Experts beoordelen aan de hand van beoordelingscriteria de kwaliteit en inhoud van uw aanvraag. Het scoremechanisme en de weging zijn hetzelfde in alle landen. Het gemiddelde van de scores van de twee experts is uw uiteindelijke geconsolideerde score. Het aanvraagformulier kan u helpen met het opzetten van een kwalitatief goed ToI project. De vragen in het formulier vertellen u stap voor stap wat er van een project wordt verwacht. De experts die uw voorstel zullen beoordelen geven punten aan elke vraag. Probeer alle vragen daarom zo concreet mogelijk te beantwoorden. Houd er rekening mee dat de experts een algemene kennis hebben van opleiding, onderwijs en leren in een internationale context. Vanwege de brede waaier aan mogelijke onderwerpen is het niet zeker dat zij expert zijn op precies uw onderwerp. Daarom is het verstandig uw onderwerp en context kort te schetsen. Daarnaast geldt: wat u een expert niet vertelt kan hij ook niet meenemen in zijn beoordeling. 16

17 Er zijn 8 beoordelingscriteria, met elk een maximaal aantal punten, die samen 100 punten kunnen opleveren. Elke beoordelingscriterium heeft een drempelwaarde, een minimum aantal punten. Als de gemiddelde score van de twee experts beneden de drempelwaarde is, wordt uw aanvraag afgekeurd. Beoordelingscriterium Drempel Max aantal punten 1 Relevance 7 10 Innovative character and improvement of national VET 2 systems through transfer of innovation Quality of the consortium European added value Quality of the Work Programme Quality of the valorisation plan (dissemination and exploitation 6 of results) Impact Cost Benefit 6 10 Totaal Europese prioriteiten Europese prioriteiten worden door de Europese Commissie opgesteld. U vindt de prioriteiten in de Call for Proposals Strategic priorities 2013 op Als uw projectaanvraag niet aan één van de prioriteiten voldoet, zal het de drempel van het kwaliteitscriterium Relevance niet halen en wordt uw aanvraag afgewezen. Alleen aansluiten op de titel van een prioriteit is niet voldoende. De beoordelaars beoordelen de relevantie van uw voorstel aan de hand van de beschrijving van de prioriteiten. In de call 2013 zijn de nationale prioriteiten komen te vervallen. 3.4 Hoe verloopt de selectie? Naast kwaliteit wordt er bij selectie ook rekening gehouden met een evenredige verdeling van projecten over strategische prioriteiten. Beslisregels: Projecten die op één of meer Europese criteria lager scoren dan de drempelwaarde worden afgewezen. Projecten met een score onder het Europees minimum worden afgewezen Er wordt gekeken naar een evenredige verdeling van projecten over strategische prioriteiten, toekenning vindt plaats op basis van score op het beoordelingscriterium relevantie. Als het budget ontoereikend is om alle projecten te financieren vindt toekenning plaats op basis van een gelijkmatige verdeling van projecten over de strategische prioriteiten. De laagst scorende projecten komen op een reservelijst. 17

18 3.5 Contractualisatie Als uw aanvraag is geselecteerd krijgt u van het Nationaal Agentschap een brief met daarin uitleg over de gang van zaken rond het opstellen en tekenen van uw contract (grant agreement). In dit contract staan de subsidievoorwaarden, informatie over betalingen, rapportages en checks. Ter voorbereiding van het contract zullen wij u om informatie vragen middels het Contracting Form. Het Nationaal Agentschap stuurt u twee contracten, die u beide tekent en retourneert. Vervolgens tekent het Agentschap en sturen wij u uw exemplaar retour. 18

19 Deel II Het project uitvoeren, Rapporteren, Afsluiten 19

20 4 Checks, rapporteren en wijzigingen project 4.1 Amendement: wijzigingen in het contract Hoe werkt het? Een wijziging in de overeenkomst (amendement) is nodig wanneer er zich wijzigingen in het project voordoen. Dit geldt voor budgettaire wijzigingen, maar ook wijzigingen in het partnerschap, projectduur, inhoudelijke wijzigingen in het werkplan etc. Op kunt u een amendement request form downloaden. Hiermee vraagt u het amendement aan bij het Nationaal Agentschap. In de meeste gevallen is het handig om eerst uw contactpersoon te raadplegen. U kunt tot uiterlijk één maand voor de einddatum van uw project een verzoek indienen. Let op: alle partners dienen vooraf schriftelijk akkoord te zijn gegaan middels een handtekening van de tekenbevoegde. In het geval van een budgetwijziging moet het voorgestelde nieuwe budget getekend worden, ook door alle partners. Het NA besluit tot goed- of afkeuring van dit amendement. Een aanvraag voor een wijziging in het budget zal ook inhoudelijk beoordeeld worden. Het NA beoordeelt de redelijkheid van het verzoek en de gevolgen voor het projectresultaat. Een verzoek tot amendement moet bevatten: een ingevuld en ondertekend amendment request form; bijlagen zoals gevraagd in het amendment request form, bijvoorbeeld een letter of withdrawal; bewijs dat alle partners het met de wijziging eens zijn. In geval van budgetwijziging wordt het veranderde budget door alle partners ondertekend. Welke wijzigingen in het budget zijn toegestaan? Een budgetwijziging moet de regels voor het maken van budgetten respecteren. Zaken die bij aanvraag niet waren toegestaan, kunt u ook niet aanvragen door het indienen van een amendement. Denk bijvoorbeeld aan de plafonds van 10% voor equipment en 30% voor subcontracting. Een amendement leidt nooit tot een hoger projectbudget. Call 2010 en call 2011 Zonder amendement mag u tot maximaal 10% van het budget van elke kostenpost (het grant agreement gebruikt het woord heading ) verschuiven. Call 2012 en call 2013 zijn de kostenposten ( headings): Subsistence, Travel and Special Needs, Subcontracting, Equipment en Other Costs onder 1 heading gekomen. Een verschuiving meer dan 10% moet via een amendement gebeuren. U dient de reden voor de verschuiving in het formulier te onderbouwen. Informatie uit Guide van Europese Commissie Regels over toegestane wijzigingen staan in uw contract - Call : - art III.4 en 13 : Beschrijvingen kostenposten, plafonds etc.: - LLP-Guide Part I General provisions, hoofdstuk 4F 20