Verantwoording selectie Leonardo da Vinci - Transfer of Innovation Call 2011

Transcriptie

1 Verantwoording selectie Leonardo da Vinci - Transfer of Innovation Call Inleiding Achtergrond Transfer of Innovation (ToI) projecten zijn grootschalige samenwerkingsprojecten. Kenmerkend voor ToI is dat het project duidelijk aansluit bij de belangrijkste beleidsonderwerpen in Europa en Nederland. Elk jaar worden deze vastgesteld in de strategische prioriteiten bij de Call for Proposals en de Nederlandse prioriteiten ToI. Het NA LLP Leonardo da Vinci werkt actief aan de kwaliteit en de relevantie van Leonardo da Vinci ToI projecten. Dit past in de groeiende belangstelling voor de impact van het programma. Succesvolle ToI projecten hebben partners die in staat zijn tot implementatie, legitimering en in stand houden van projectresultaten, ook na afloop van het project. Ze leveren relevante oplossingen voor reële problemen. Als basis gebruiken ze bestaande producten en innovaties elders uit Europa. Een goede balans tussen Europese en nationale meerwaarde is daarbij belangrijk. Vanuit de import gedachte moeten de resultaten van Nederlandse ToI projecten in elk geval een verbetering zijn voor het Nederlandse beroepsonderwijs. Dit mag echter niet ten koste gaan van de Europese dimensie, het internationaal samenwerken en leren van elkaar. Voorbereiding van experts ToI aanvragen worden door twee onafhankelijke experts beoordeeld, die niet bij het NA LLP Leonardo da Vinci werken. In het geval dat er onvoldoende overeenstemming is tussen de twee externe experts volgt een derde beoordeling door een derde externe expert. Het werken aan kwaliteit en impact heeft ook gevolgen voor het werk van de experts. In een voorbereidende bijeenkomst is aan de hand van een casus uitgebreid met hen gesproken over de kwaliteit van ToI projecten. Blijkt uit de aanvraag dat er daadwerkelijk behoefte is aan het project (en bij wie?), zijn de doelen en resultaten helder beschreven, sluit het werkprogramma aan bij de gestelde doelen en resultaten en heeft men voldoende aandacht voor de impact van het project. Tevens is er een toelichting gegeven op de Europese prioriteiten en Nederlandse prioriteiten. Voor het derde jaar is ook gewerkt met past performance. Experts kregen inzicht in de prestaties van aanvragers die al eerder projecten hebben ingediend. Dit is waardevolle informatie bij het beoordelen, bijvoorbeeld als het gaat om de toegevoegde waarde van een aanvraag. Ontvankelijkheid Alle aanvragen zijn gecontroleerd op de ontvankelijkheidscriteria zoals voorgeschreven door de Europese Commissie, en op de aanvullende voorwaarden vanuit het NA LLP Leonardo da Vinci. Eén projectvoorstel is niet ontvankelijk bevonden vanwege het niet online submitten van de e-form. Alle overige projectvoorstellen zijn ontvankelijk bevonden. 1 Bijlage V

2 Beoordelen en scoren Elke aanvraag is door twee experts beoordeeld. De beoordeling heeft 8 Europese beoordelingscriteria (maximaal 100 punten) en 1 criterium voor nationale prioriteit (maximaal 15 punten). De 8 Europese criteria hebben een drempelscore (threshold), die als minimum fungeert. Als een voorstel op één van de criteria lager scoort wordt het afgewezen. In de volgende gevallen vond overleg tussen de twee experts plaats: de totaalscores van de aanvragen liggen meer dan 15 punten uit elkaar; het voorstel scoort te laag op één of meer Europese criteria, maar scoort gemiddeld meer dan 70 punten. Als de beide experts niet tot overeenstemming kunnen komen, wordt een derde beoordelaar ingezet. In geval van een derde beoordeling berekenen wij de geconsolideerde score als het gemiddelde van de twee beoordelingen waarvan de totale score het dichtst bij elkaar ligt. De achterliggende gedachte is dat men de beoordelingen neemt waartussen de meeste consensus bestaat. Als de totaalscore van de derde beoordeling precies gelijk is aan het gemiddelde van de eerste twee beoordelingen wordt de geconsolideerde score vastgesteld aan de hand van de drie beoordelingen. Twee aanvragen hadden dit jaar een derde beoordeling. Proces en beslisregels Nadat de scores definitief zijn, wordt een voorstel voor toekenning van subsidie gemaakt. Dit jaar zijn er twee voorstellen voor toekenning van ToI projecten uitgewerkt voor het nationaal evaluatie comité. Beslisregels toekenningsvariant 1: Projecten die op één of meer Europese criteria lager scoren dan de drempelwaarde worden afgewezen. Projecten die in totaal gemiddeld lager scoren dan 70 punten worden afgewezen. Projecten die in totaal gemiddeld 70 punten of meer scoren worden geselecteerd. Als het budget ontoereikend is om alle projecten die hoger scoren dan 70 te financieren komen de laagst scorende projecten op een reservelijst. Beslisregels toekenningsvariant 2: Projecten die op één of meer Europese criteria lager scoren dan de drempelwaarde worden afgewezen. Projecten die onder het Europese minimum van 48 punten scoren worden afgewezen. Er wordt gekeken naar een evenredige verdeling van projecten over strategische prioriteiten, toekenning vindt plaats op basis van score op het beoordelingscriterium relevantie. Als het budget ontoereikend is om alle projecten te financieren vindt toekenning plaats op basis van een gelijkmatige verdeling van projecten over de strategische prioriteiten. De laagst scorende projecten komen op een reservelijst. Aanleiding hiervoor is de aandacht in de Call voor een gelijkmatige verdeling van projecten over strategische prioriteiten. To ensure a proper coverage of the priorities the selection of applications for funding will be based upon the quality of applications as well as the need for a balanced coverage of the priorities 1. 1 zie strategic priorities, introduction, Chapter 5, page 8 & de toelichting in bijlage 1 2 Bijlage V

3 Een precieze invulling van deze regel volgde op 9 maart jl. (na afloop van de deadline). Hierin valt te lezen dat landen bij de toekenning van ToI projecten naast de reguliere wijze van toekennen op basis van kwaliteit (te meten in score) ook rekening dienen te houden met een evenredige verdeling van projecten over de 6 strategische prioriteiten (te meten op basis van toegekend aantal punten op het beoordelingscriterium relevantie). In mei 2011 is het Nationaal Selectie Comité bijeen geweest. Het Nationaal Selectie Comité bestaat uit een vertegenwoordiger van het Ministerie van OCW, directie BVE, een vertegenwoordiger van het Ministerie van LNV, directie Wetenschap en Kennisoverdracht en een vertegenwoordiger van het NA LLP Leonardo da Vinci. Om, aansluitend bij nationale prioriteiten, tegemoet te komen aan het streven naar een gelijkmatige verdeling over de prioriteiten heeft het Nationaal Evaluatie Comité besloten om toekenning conform variant 2 te laten verlopen. Met deze keuze is een meerjarenstrategie ingezet waarbij naast de toekenning op kwaliteit ook rekening gehouden wordt met een evenredig verdeling van projecten over strategische prioriteiten. De Europese Commissie heeft vervolgens een check uitgevoerd op het indienen van één en hetzelfde projecten in meer landen. Indien dit het geval is, wordt deze aanvraag in zijn geheel verwijderd. Dit heeft geen wijzigingen in de Nederlandse selectie en ranking opgeleverd. Projecten Er heeft dit jaar een grote stijging van het aantal ontvangen projectaanvragen plaatsgevonden, 23 stuks ten opzichte van 13 vorig jaar. 22 Van de 23 aanvragen waren ontvankelijk. De geconsolideerde score van de 22 beoordeelde aanvragen ligt tussen de 53 en 90,05. Zes projectvoorstellen vallen af wegens een score onder de drempelwaarde op één of meerdere beoordelingscriteria. De scores van de overgebleven projecten liggen tussen 60,05 en 90,05. Er zijn 11 projecten doorgaan naar de contractualisatiefase. Een overzicht van de geselecteerde projecten vindt u op onze website. Het NA brengt een jaarlijkse publicatie uit met een samenvatting van de projecten. Alle projecten zullen vanaf de start te vinden zjin in de projectendatabase ADAM ( 3 Bijlage V

4 Bijlage 1 balancing the priorities Ter informatie treft u hieronder de informatie die tijdens het indienen van het projectvoorstel beschikbaar was voor de aanvragers. - Toelichting balancing the priorities in de Call for Proposals: To ensure a proper coverage of the priorities the selection of applications for funding will be based upon the quality of applications as well as the need for a balanced coverage of the priorities. - Toelichting selectieprocedure in handboek ToI voor aanvragers: De beslisregels voor selectie zijn als volgt: Projecten die op één of meer Europese criteria gemiddeld lager scoren dan de drempelwaarde worden afgewezen. Projecten die in totaal gemiddeld lager scoren dan 70 punten worden afgewezen. Projecten die in totaal gemiddeld 70 punten of meer scoren worden geselecteerd. Als het budget ontoereikend is om alle projecten die hoger scoren dan 70 te financieren worden projecten op volgorde van score toegekend. De laagst scorende projecten komen op de reservelijst. - Naast deze toelichting wordt in het handboek echter wel toegelicht dat de Europese documenten leidend zijn. Het handboek moet samen met de tekst van uw grant agreement (contract) en onderstaande documenten gelezen worden. Call 2011 Strategic priorities LLP (voor aanvragers) LLP-Guide 2011 Part I General provisions LLP-Guide 2011 Part II- Sub-Programmes and Actions LLP-Guide 2011 Part II- Explanations by Action (fiches) Deze documenten bevatten de regels die van toepassing zijn op de administratie en de financiering van de activiteiten die worden gesteund door de Europese Gemeenschap in het kader van het Leven Lang Leren Programma en dus ook uw project. In geval van tegenstrijdigheden tussen teksten gelden bovenstaande documenten boven dit handboek. - Op 9 maart 2011 ontving het Nationaal Agentschap onderstaande informatie over de te volgen procedure: Subject: LLP Call for Proposals Balancing the priorities for Leonardo da Vinci TOI projects The Lifelong Learning call for proposals 2011 was published on 27 October and defines for most of the different actions 3 under the sectoral and transversal programmes the priorities that applicants must address in order to be eligible for EU funding. In addition, the call mentions explicitly that a balanced coverage of priorities is intended: 4 "Where priorities are specified for a given type of action, these reflect those issues which are central to policy development at European level in education and training and applications must address at least one of these priorities in order to be selected. 2 EAC/49/10, OJ 2010/C 290/06 3 There are no published priorities for Accompanying Measures and Erasmus Networks and applicants for these actions may therefore propose activities in any relevant domain. 4 See Strategic Priorities, Introduction, Chapter 5, page 8 4 Bijlage V

5 To ensure a proper coverage of the priorities the selection of applications for funding will be based upon the quality of applications as well as the need for a balanced coverage of the priorities." The 2011 call defines 6 priorities for Leonardo da Vinci TOI projects. This note explains how to ensure a balanced coverage of these priorities. Role of the National Evaluation Committee The National Evaluation Committee shall propose a "balanced coverage of the priorities within the actions, if applicable". 5 In order to facilitate its work, the Committee will receive the following lists presenting the evaluation results from the expert panel: 1. The list of TOI applications ranked by order of merit (ranking list) (see example in Annex I). The order of merit is determined by the overall scores for the applications A ranked list of TOI applications for each priority (see example in Annex II), so that the coverage of priorities can be seen in detail and taken into account in the proposed selection decision for the Commission. Principles for a balanced coverage of priorities The National Evaluation Committee will apply the following principles in trying to achieve a balanced coverage of the priorities: a. Where necessary, the Committee shall rank applications that are ex-aequo for a given priority. In doing so, they should consider the relative scores for the award criterion "Relevance", as this reflects the extent to which the priority is well addressed. b. In selecting applications, the Committee may give preference to a lower scored application provided that it addresses a priority that is less well covered by applications of a higher score. Such a decision must be recorded in the Committee minutes. Note: the call presents all themes within a priority as being equal and therefore themes may not be used to select one application in preference to another. c. If there are sufficient good quality proposals, the Committee should decide to select a similar number of applications per priority in order to achieve a balanced coverage. However, when there are not enough acceptable applications (applications with a score equalling 48 or more are "acceptable") for one or more priorities 7, it may not be possible to achieve such a balanced coverage. The Committee may also take into account the extent to which the same priorities were well covered in previous calls, where applicable. d. In addition to a proposal for selection, the Committee shall produce a statement that will be used to explain the extent to which a balanced coverage of priorities was achieved and the decisions taken to achieve this. Note that the results of the selections will be presented to the LLP Committee, the budgetary authorities and the applicants in a standard, coherent way. 5 See LLP Guide 2011, Part I, page 21 6 On the basis of the award criteria defined in the call 7 Guide for NAs 2011, annex III "General Assessment Guidelines for TOI Applications" (GfNA-III-BLDV- TOI-assessment handbook), p Bijlage V

6 e. National Evaluation Committees that select fewer than 6 TOI projects this year and/or National Evaluation Committees of countries where no applications were submitted for certain priorities have to try to achieve a balance among those priorities that were addressed by the applications. For example, if a Committee can select only 3 projects for funding, it should select projects addressing 3 different priorities, assuming that acceptable proposals have been received for these priorities. There will be the possibility to have an exchange and, if necessary, clarifications on these rules during the Sectoral NA meeting on Leonardo da Vinci on 15 April The Commission will verify the compliance with these rules. The achievement of a balanced coverage of priorities may need to be reviewed in the light of experience from the 2011 call, and these guidelines updated as appropriate. 6 Bijlage V