FAQ eforms Leonardo da Vinci Deze FAQ dient als aanvulling op de eform gebruikshandleiding

Transcriptie

1 FAQ eforms Leonardo da Vinci 2013 Deze FAQ dient als aanvulling op de eform gebruikshandleiding Inhoudsopgave Algemene vragen Deze FAQ dient als aanvulling op de eform gebruikshandleiding Wat is een eform? Voor welke projectsoorten moet ik een eform gebruiken? Waar moet ik het eform downloaden? Welke software en versie heb ik nodig? Hoe werkt het stap voor stap? Bij Nationaal Agentschap selecteren kan ik alleen NL1 LLP (Nuffic) kiezen. Klopt dit? Er staat draft op het formulier. Is het wel de juiste versie? Wat moet ik doen als het submitten niet lukt? Hoeveel papieren kopieën moet ik er opsturen? Wat is het verschil tussen validate en submit? Kan ik het eform koppelen aan mijn browser? Hoe voorkom ik dat ik gegevens verlies? Hoef ik alleen de verplichte velden in te vullen? TOI eform vragen Bij D.4.1 work packages kan ik de results niet invoeren Algemene vragen Wat is een eform? Het aanvraagformulier eform is een elektronisch formulier. Het eform is ontwikkeld door de Europese Commissie en wordt voor de aanvragen in het kader van het Leven Lang Leren Programma gebruikt. Het eform is een PDF file en werkt via Adobe Reader.

2 Voor welke projectsoorten moet ik een eform gebruiken? Het eform aanvraagformulier wordt gebruikt worden voor de actielijnen Mobititeit, ToI, Partnerships en Preparatory Visits. Waar moet ik het eform downloaden? De eforms zijn op de website van het Nationaal Agentschap Leonardo da Vinci te downloaden. onder indienen projectvoorstel bij de juiste projectsoort en call. ToI projecten moeten het formulier downloaden van de website van het Nationaal Agentschap van het land van de organisatie die het project aanvraagt. Bij Partnerschappen moet u het downloaden van de website van het Nationaal Agentschap van de coördinerende partner. Als u dit niet doet krijgt uw aanvraag automatisch een verkeerd nummer. Welke software en versie heb ik nodig? U dient de Adobe Acrobat Reader versie of hoger te gebruiken. Wij raden u echter aan in alle gevallen de laatste versie van Adobe Reader te gebruiken. Deze is gratis te downloaden vanaf Hoe werkt het stap voor stap? 1. Download het eform als een PDF file via de website van het Nationaal Agentschap via internet. Sla het formulier op op uw computer. 2. Vul het in (offline), u hoeft tijdens het invullen geen internet verbinding te hebben. 3. Validate het eform (offline). Als u valideert zal er een controle worden uitgevoerd of de verplichte velden zijn ingevuld. Na het valideren kunt u nog wijzigingen doorvoeren. Het is noodzakelijk dat u dit doet vóórdat u de aanvraag (online) submit. Het is niet mogelijk om eforms te submitten zonder dat ze gevalideerd zijn.

3 4. Submit (verstuur) het eform online. Zorg dat u verbinding hebt met het internet, klik dan op de knop Submit online. Als het versturen succesvol is verlopen verandert de status onder L.2. SUBMISSION SUMMARY. Bij partnerschappen kunt u de pdf van het gesubmitte aanvraagformulier naar uw partners versturen als de definitieve versie van de aanvraag. 5. Maak een xml file (online) klik op create attachment hiermee maakt u een XML file dat digitaal naar het NA gestuurd wordt. 6. Print het submitted eform (voor ondertekening) 7. Verstuur het eform hoe dit precies moet verschilt per projectsoort. Kijk hiervoor in het handboek Mobiliteit, TOI, Partnerschappen of Voorbereidende bezoeken. Bij Nationaal Agentschap selecteren kan ik alleen NL1 LLP (Nuffic) kiezen. Klopt dit? Dit klopt, omdat de Nuffic penvoerder is van het Nederlandse Nationale Agentschap. De adresgegevens die vervolgens in het formulier verschijnen zijn wel correct. Er staat draft op het formulier. Is het wel de juiste versie? Het woord draft betekent dat u het formulier nog niet hebt gesubmit. Zodra u submit verdwijnt dit. Wat moet ik doen als het submitten niet lukt? Als het submit online niet lukt, check dan eerst of u alle velden juist heeft ingevuld door op validate te drukken. Controleer vervolgens of u een nieuwere versie van Acrobat Reader kunt downloaden van Als het dan nog steeds niet lukt kunt u volstaan met de XML file Create attachment onder L.4. ALTERNATIVE SUBMISSION PROCEDURE

4 Hoeveel papieren kopieën moet ik er opsturen? Dit is afhankelijk van de actie lijn. Zie betreffend handboek. Wat is het verschil tussen validate en submit? Als u het formulier deels of geheel valideert, controleert het of u alle verplichte velden hebt ingevuld. U kunt dit offline doen. Na validatie kunt u de gevalideerde gegevens nog wijzigen. U dient het eform echter ook nog op te slaan om de gegevens te bewaren. Voor submitten moet u online zijn. Het formulier krijgt automatisch een uniek nummer toegekend en het woord draft verdwijnt. Na submitten kunt u gegevens niet meer veranderen. Kan ik het eform koppelen aan mijn browser? Het is moglijk het eform direct te koppelen aan de uw browser. Wij adviseren echter het te downloaden op een lokale harde schijf. Dit om te voorkomen dat al ingevulde gegevens verloren gaan na sluiting van de browser. Hoe voorkom ik dat ik gegevens verlies? Sla het eform tijdens het werken regelmatig op door op save te drukken, eventueel onder een andere versienaam. Het eform kan worden opgeslagen en geopend op elk moment, zonder dat er reeds ingevulde gegevens verloren gaan. Als u op validate drukt worden de gegevens alleen gecheckt, maar niet automatisch opgeslagen! Hoef ik alleen de verplichte velden in te vullen? De verplichte velden zijn gemarkeerd met een rood kader. De velden die niet verplicht zijn vragen soms naar zaken die de kwaliteit van uw project betreffen. Als u deze niet invult kan de informatie dus ook niet worden beoordeeld en gewaardeerd door de experts die uw aanvraag beoordelen.

5 TOI eform vragen Bij D.4.1 work packages kan ik de results niet invoeren Dit klopt. De results dient u eerst in te voeren onder D.4.2. Daarna kunt u onder D.4.1 aangeven welke results bij welk work package horen.