Symantec Enterprise Vault

Transcriptie

1 Symantec Enterprise Vault Handleiding voor Microsoft Outlook 2003/2007-gebruikers 9.0

2 Symantec Enterprise Vault: Handleiding voor Microsoft Outlook 2003/2007-gebruikers De software die in dit boek is beschreven, wordt geleverd onder de voorwaarden van de licentieovereenkomst en mag alleen worden gebruikt overeenkomstig de algemene voorwaarden van de overeenkomst. Laatst bijgewerkt: 8 maart Wettelijke bepalingen Copyright 2011 Symantec Corporation. Alle rechten voorbehouden. Symantec, het Symantec-logo, Veritas, Enterprise Vault, Compliance Accelerator en Discovery Accelerator Enterprise Vaultzijn handelsmerken of gedeponeerde handelsmerken van Symantec Corporation of haar dochterondernemingen in de Verenigde Staten en andere landen. Andere namen kunnen handelsmerken zijn van de respectieve eigenaars. Dit Symantec-product bevat mogelijk software van derden waarvoor Symantec deze derde partij moet vergoeden ("Third Party Programs" (Programma's van derden)). Sommige Third Party Programs zijn vrij beschikbaar of bieden gratis softwarelicenties aan. De licentieovereenkomst die de software vergezelt wijzigt niets aan de rechten en plichten vermeld in deze vrij beschikbare of gratis softwarelicenties. Raadpleeg het document Third Party Software bij dit Symantec-product voor meer informatie over Third Party Programs. Het product dat in dit document wordt beschreven wordt onder licentie gedistribueerd. Deze licentie beperkt het gebruik, het kopieerrecht, de distributie en de decompilatie/reverse engineering van dit product. Geen enkel deel van dit document mag in gelijk welke vorm worden gereproduceerd zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Symantec Corporation en/of eventuele licentiegevers. DE DOCUMENTATIE WORDT GELEVERD "IN DE STAAT WAARIN DEZE ZICH BEVINDT" EN ALLE EXPLICIETE OF IMPLICIETE VOORWAARDEN, REPRESENTATIES EN GARANTIES, WAARONDER EEN IMPLICIETE VERKOOPBAARHEIDSGARANTIE, GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL OF NIET-OVERTREDING WORDT AFGEWEZEN, TENZIJ DERGELIJKE DISCLAIMERS NIET BIJ WET ZIJN TOEGESTAAN. SYMANTEC KAN NIET AANSPRAKELIJK WORDEN GESTELD VOOR INCIDENTELE OF GEVOLGSCHADE MET BETREKKING TOT DE LEVERING, DE PRESTATIES OF HET GEBRUIK VAN DEZE DOCUMENTATIE. DE INFORMATIE IN DEZE DOCUMENTATIE KAN ZONDER VOORAFGAANDE KENNISGEVING WORDEN GEWIJZIGD. De software en documentatie waarop deze licentie betrekking heeft is bedoeld als commerciële computersoftware zoals vastgelegd in FAR waarvoor beperkte rechten gelden zoals vastgelegd in FAR Deel "Commercial Computer Software - Restricted Rights" (Software voor in de handel verkrijgbare computers - Beperkte rechten) en DFARS , "Rights in Commercial Computer Software or Commercial Computer Software Documentation" (Rechten met betrekking tot in de handel verkrijgbare computersoftware of documentatie met betrekking tot in de handel verkrijgbare computersoftware), zoals van toepassing en alle hieruit volgende regelgeving. Elke vorm van gebruik, wijziging,

3 reproductierelease, prestaties, weergave of vrijgave van de licentiesoftware en -documentatie door de Amerikaanse overheid kan alleen overeenkomstig de bepalingen van deze overeenkomst. Symantec Corporation 350 Ellis Street, Mountain View, CA

4

5 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding tot Symantec Enterprise Vault... 7 Over Enterprise Vault en uw Outlook-postvak... 7 Over safecache voor Outlook-gebruikers... 8 Over Virtual Vault for Outlook-gebruikers... 9 Over offline werken De manier waarop Enterprise Vault te archiveren items selecteert Over de bewaarperiode voor gearchiveerde items Hoofdstuk 2 Installatie van Enterprise Vault Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook Over het instellen van Enterprise Vault in Outlook Een safecache en Virtual Vault instellen Uw Virtual Vault weergeven of verbergen Outlook AutoArchiveren uitschakelen Windows Search configureren Hoofdstuk 3 Opdrachten en postvakpictogrammen in Enterprise Vault Enterprise Vault-opdrachten en -werkbalkknoppen Enterprise Vault Outlook-postvakpictogrammen Hoofdstuk 4 Werken met gearchiveerde items Gearchiveerde items weergeven Gearchiveerde items zoeken Een gearchiveerd item beantwoorden en doorsturen Gearchiveerde items verwijderen De items in uw safe delen Hoofdstuk 5 Opslaan en terugzetten van items Items handmatig opslaan Mappen handmatig opslaan Gearchiveerde items terugzetten... 31

6 6 Inhoudsopgave Archiveringsbewerkingen annuleren Hoofdstuk 6 Enterprise Vault-archivering beheren Uw safecache synchroniseren Eigenschappen safecache bekijken en wijzigen De manier waarop Enterprise Vault mapeigenschappen vastlegt De Enterprise Vault-eigenschappen van een postvak of map instellen De Enterprise Vault-eigenschappen van een item instellen Archivering voor uw postvak uit- of inschakelen Archivering voor een item uitschakelen Index... 45

7 Hoofdstuk 1 Inleiding tot Symantec Enterprise Vault Dit hoofdstuk bevat de volgende onderwerpen: Over Enterprise Vault en uw Outlook-postvak Over safecache voor Outlook-gebruikers Over Virtual Vault for Outlook-gebruikers Over offline werken De manier waarop Enterprise Vault te archiveren items selecteert Over de bewaarperiode voor gearchiveerde items Over Enterprise Vault en uw Outlook-postvak Enterprise Vault verplaatst s en bijlagen automatisch van de mappen in uw Outlook-postvak naar een online opslagmedium dat een safe wordt genoemd. Dit proces wordt archivering genoemd. Enterprise Vault werkt automatisch en archiveert meestal buiten de kantooruren. Na archivering door Enterprise Vault blijven de s op de volgende wijzen voor u beschikbaar in Outlook: De meeste beheerders stellen Enterprise Vault zo in dat er in uw postvak een snelkoppeling is naar elke gearchiveerde . Een snelkoppeling vervangt de in de postvakmap en biedt onmiddellijke toegang tot de gearchiveerde . De snelkoppeling heeft het volgende pictogram in de itemlijst van Outlook:

8 8 Inleiding tot Symantec Enterprise Vault Over safecache voor Outlook-gebruikers Een snelkoppeling ziet eruit als de oorspronkelijke en gedraagt zich op gelijksoortige wijze. U kunt bijvoorbeeld een openen vanuit de snelkoppeling en de doorsturen, beantwoorden, kopiëren of naar een andere map verplaatsen. Uw beheerder kan Enterprise Vault zo configureren dat deze snelkoppelingen na verloop van tijd vervallen. Een vervallen snelkoppeling verdwijnt uit het postvak, maar het gearchiveerde item blijft in uw safe staan. Indien dit door uw beheerder is geactiveerd, geeft Outlook uw safe weer als een Virtual Vault in het navigatievenster. De beheerder kan Enterprise Vault ook zo configureren dat Outlook ook andere items archiveert. Zo kunt u gearchiveerde Outlook-kalendergegevens, taken, contactpersonen of notities zien in de toepasselijke mappenweergave van Virtual Vault. Hoewel de archivering automatisch verloopt, kunt u er op elk ogenblik voor kiezen om zelf items in de safe te bewaren. Wanneer u een item bewaart, voegt Enterprise Vault dit aan uw safe toe als gearchiveerd item. Enterprise Vault behandelt het bewaarde item op dezelfde manier als alle andere gearchiveerde items. U kunt er ook voor kiezen om gearchiveerde items terug te zetten. Dit houdt in dat u gearchiveerde items met hun oorspronkelijke indeling terugplaatst in of kopieert naar uw postvak. Het is niet nodig om gearchiveerde items terug te zetten om ze door te sturen, om ze te beantwoorden of om andere handelingen uit te voeren. Enterprise Vault archiveert doorgaans geen informatie die is opgeslagen in uw persoonlijke-mapbestanden (PST) op uw computer. Uw beheerder kan deze items echter wel voor u archiveren. Neem contact op met uw beheerder als u items in uw persoonlijke-mapbestanden hebt die moeten worden gearchiveerd. Over safecache voor Outlook-gebruikers Uw beheerder kan de functie Safecache voor u beschikbaar stellen. Een safecache bevindt zich op uw computer en bewaart kopieën van de items die in uw online safe zijn. U hebt een safecache nodig wanneer u het volgende wenst te doen: Toegang krijgen tot gearchiveerde items via snelkoppelingen, ook wanneer u niet verbonden bent met uw bedrijfsnetwerk. Gebruik Virtual Vault. Uw systeembeheerder kan bepalen of uw safecache volledig gearchiveerde items bewaard of slechts gedeeltelijk gearchiveerde items. U kunt deze optie niet zelf veranderen. Een gedeeltelijk gearchiveerd item bevat voldoende informatie om

9 Inleiding tot Symantec Enterprise Vault Over Virtual Vault for Outlook-gebruikers 9 Virtual Vault toe te laten het item weer te geven in de itemlijst van Outlook, zonder de volledige inhoud van het item weer te geven. Indien uw safecache gedeeltelijk gearchiveerde items bewaart, haalt Enterprise Vault de volledige inhoud uit uw online safe op wanneer dit nodig is. Zo haalt Enterprise Vault bijvoorbeeld de volledige inhoud van een gearchiveerd item op wanneer u het item opent in Virtual Vault. De soort safecache (dit betekent of de safe volledig gearchiveerde items bewaart of slechts gedeeltelijk gearchiveerde items) is bepalend voor de toegankelijkheid van gearchiveerde items wanneer u offline werkt. Enterprise Vault synchroniseert uw online safe en uw safecache regelmatig. Uw beheerder kan u eveneens toelaten dit synchronisatieproces zelf op te starten. Over Virtual Vault for Outlook-gebruikers Als uw beheerder deze functie heeft ingeschakeld, geeft Outlook uw safe weer in het navigatievenster. Deze functie van Enterprise Vault wordt een Virtual Vault genoemd. Een Virtual Vault wordt weergegeven als een postvakmap of een persoonlijke map in het Outlook-navigatievenster. Afbeelding 1-1 geeft een postvak en een Virtual Vault weer. Afbeelding 1-1 Voorbeeld van een Virtual Vault

10 10 Inleiding tot Symantec Enterprise Vault Over offline werken De inhoud van de geselecteerde safe wordt weergegeven in het Outlook-navigatievenster. U kunt items in uw safe openen en de normale Outlook-handelingen op items uitvoeren, zoals doorsturen, beantwoorden, verplaatsen en verwijderen. Een Virtual Vault geeft altijd de inhoud van uw safecache weer, niet van uw online safe. Een Virtual Vault is mogelijk niet identiek aan uw online safe wanneer recente wijzigingen nog niet zijn gesynchroniseerd. Afhankelijk van hoe de beheerder Enterprise Vault heeft ingesteld, kunt u mogelijk ook items naar uw safe verplaatsen voor archivering. Als u gemachtigd bent om items naar uw safe te verplaatsen, bevat de Virtual Vault deze twee zoekmappen: Niet te archiveren Te archiveren Hier worden de items weergegeven die niet konden worden gearchiveerd door Enterprise Vault bij de synchronisatie van uw safecache met de online safe die verbonden is aan uw Outlook-postvak. Hier worden de items weergegeven die u naar uw Virtual Vault hebt verplaatst of gekopieerd en die nog moeten worden gearchiveerd. De map bevat geen items die Enterprise Vault om een bepaalde reden niet kon archiveren. Houd bij het gebruik van Virtual Vaults rekening met het volgende: U kunt de inhoud van gedeelde archieven, gemachtigde archieven en door Exchange beheerde mappen mogelijk in uw Virtual Vault bekijken, maar u kunt de inhoud in deze gevallen niet wijzigen. Een Virtual Vault kan geen items uit openbare mappen bevatten. U kunt items niet wijzigen door bijvoorbeeld de inhoud of leesstatus te wijzigen, een vlag voor opvolging toe te voegen, enz. U kunt Virtual Vault-mappen mogelijk verplaatsen, verwijderen en hernoemen, maar alleen als de mappen niet bestaan in uw postvak. U kunt de eigenschappen van een Virtual Vault-map niet weergeven. Over offline werken Wanneer Enterprise Vault een item uit uw postvak archiveert, wordt er normaal gesproken een snelkoppeling achtergelaten die een rechtstreekse verbinding vormt met de gearchiveerde items. Het vervangen van items door snelkoppelingen spaart ruimte in uw postvak. Indien u echter offline werkt of niet verbonden bent met uw bedrijfsnetwerk, is het niet mogelijk om een item in uw online safe te openen door te dubbelklikken op de snelkoppeling.

11 Inleiding tot Symantec Enterprise Vault De manier waarop Enterprise Vault te archiveren items selecteert 11 Een safecache geeft u onmiddellijke toegang tot gearchiveerde items, zelfs als u offline werkt of niet verbonden bent met uw bedrijfsnetwerk. Zodra u een safecache hebt ingesteld, kunt u gearchiveerde items op de volgende manieren ophalen: Open de items via de overeenkomstige snelkoppelingen in uw postvak. Open de items uit uw Virtual Vault. Merk op dat uw systeembeheerder uw Safecache zo kan hebben ingesteld dat ook gedeeltelijk gearchiveerde items worden bewaard. Met dit soort safecache is de volledige inhoud van gearchiveerde items niet toegankelijk wanneer u geen verbinding hebt met uw online safe. Een andere mogelijkheid is dat uw safecache zowel de gedeeltelijke items bewaart als de volledige inhoud van items die u hebt geopend terwijl u online werkte. In dat geval kunt u alle eerder geopende items openen, ook als er geen verbinding is met uw online safe. Indien u toegang hebt tot de Archiefverkenner wanneer u offline werkt, is er een andere manier om toegang te krijgen tot gearchiveerde items in uw safecache. Wanneer u offline werkt, kunt u onderstaande handelingen niet uitvoeren via Enterprise Vault-knoppen of -opdrachten: Items in een safe opslaan. Items terugzetten vanaf Enterprise Vault-snelkoppelingen. Items uit een safe verwijderen. De Enterprise Vault-eigenschappen van een map of item weergeven of wijzigen. U kunt uw Virtual Vault echter wel gebruiken om items te bewaren, terug te zetten of te wissen. Deze bewerkingen zijn geldig voor de online safe na de volgende synchronisatie. De manier waarop Enterprise Vault te archiveren items selecteert Enterprise Vault selecteert te archiveren items uit uw postvak op één of beide van de volgende manieren: Archiveren op leeftijd van een item. Enterprise Vault archiveert items automatisch zodra ze de opgegeven leeftijd hebben bereikt. De leeftijd van een bericht wordt berekend vanaf de datum waarop u het hebt ontvangen of verzonden. De ouderdom van een document wordt berekend vanaf de datum waarop het voor het laatst werd gewijzigd.

12 12 Inleiding tot Symantec Enterprise Vault Over de bewaarperiode voor gearchiveerde items Postvakgrootte. Enterprise Vault archiveert de oudste items in uw postvak tot een bepaald percentage vrije ruimte wordt bereikt. Indien beide strategieën van toepassing zijn, voert Enterprise Vault eerst archiveren op leeftijd uit. Indien archiveren op leeftijd niet voldoende ruimte vrijmaakt in uw postvak, archiveert Enterprise Vault meer items tot het vereiste percentage vrije ruimte is bereikt. Archiveren op leeftijd en percentage postvakgrootte zijn de belangrijkste strategieën voor de selectie van te archiveren items. De beheerder kan Enterprise Vault ook zo geconfigureerd hebben dat grote items eerst worden gearchiveerd. Grote items eerst archiveren werkt naast de belangrijkste archiveringsstrategie. Grote items eerst archiveren heeft het voordeel dat postvakruimte wordt hersteld door relatief weinig items te archiveren. De beheerder kan de instelling die de archiveringsstrategie bepaalt vergrendelen, zodat u deze niet kunt wijzigen. Over de bewaarperiode voor gearchiveerde items Als Enterprise Vault een item archiveert, wordt er automatisch een bewaarcategorie toegewezen die bepaalt hoe lang een item wordt bewaard. De bewaarcategorie geeft aan hoe lang een item moet worden bewaard. Uw beheerder kan verschillende bewaarcategorieën instellen voor verschillende gegevenstypes, zoals bijvoorbeeld Zakelijk of Wettelijk. Als Enterprise Vault de safes controleert, kunnen de items waarvan de bewaarperiode is verstreken worden verwijderd. Enterprise Vault kan u vragen te kiezen uit een lijst beschikbare bewaarcategorieën wanneer u handmatig items archiveert in een safe. Als geen van de categorieën geschikt zijn, kunt u uw beheerder vragen een nieuwe te maken. De manier waarop Enterprise Vault het begin van de bewaarperiode van een item berekent, hangt normaal gezien af van het soort item. Het begin van de bewaarperiode is meestal de ontvangstdatum en voor documenten de datum waarop het document voor het laatst is gewijzigd. Soms moet uw beheerder Enterprise Vault echter zo in stellen dat het begin van de bewaarperiode de datum is waarop het item werd gearchiveerd.

13 Hoofdstuk 2 Installatie van Enterprise Vault Dit hoofdstuk bevat de volgende onderwerpen: Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook Over het instellen van Enterprise Vault in Outlook Een safecache en Virtual Vault instellen Uw Virtual Vault weergeven of verbergen Outlook AutoArchiveren uitschakelen Windows Search configureren Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook Voer het bestand Symantec Enterprise Vault Outlook Add-in-nl.msi uit om Enterprise Vault te installeren. Enterprise Vault installeren 1 Sluit Outlook. 2 Dubbelklik op Symantec Enterprise Vault Outlook Add-in-nl.msi. 3 Volg de instructies op uw scherm. 4 Start Outlook opnieuw. 5 Schakel de functie AutoArchiveren in Outlook uit. Zie Outlook AutoArchiveren uitschakelen op pagina 16.

14 14 Installatie van Enterprise Vault Over het instellen van Enterprise Vault in Outlook Over het instellen van Enterprise Vault in Outlook Na installatie van Enterprise Vault is het product onmiddellijk klaar voor gebruik. Indien u echter Safecache en Virtual Vault wenst te gebruiken, moet u mogelijk extra instellingen uitvoeren. Indien u uw Virtual Vault in het navigatievenster van Outlook ziet, hoeft u de Virtual Vault of safecache niet in te stellen. Indien een Virtual Vault niet bestaat, maar uw beheerder Enterprise Vault zo heeft ingesteld dat u er gebruik van kunt maken, hoeft u alleen een safecache in te stellen. Zie Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook op pagina 13. Een safecache en Virtual Vault instellen Indien nog geen safecache is ingesteld, kunt u de Safecache-wizard uitvoeren. De wizard wordt mogelijk automatisch gestart wanneer u Outlook opent. Indien de wizard niet automatisch wordt gestart, volgt u de onderstaande procedure. U hoeft de wizard slechts een keer uit te voeren. De wizard installeert uw safecache en start de synchronisatie voor de eerste keer. De synchronisatie is het proces waarbij uw safecache wordt vergeleken met en aangepast aan uw online safe. U hoeft geen andere acties uit te voeren voor Virtual Vault. Na het voltooien van de eerste synchronisatie verschijnt uw Virtual Vault meestal in het Outlook-navigatievenster. Indien dit niet het geval is, kunt u een optie kiezen om uw Virtual Vault weer te geven. Zie Uw Virtual Vault weergeven of verbergen op pagina 16.

15 Installatie van Enterprise Vault Een safecache en Virtual Vault instellen 15 Een safecache instellen 1 Klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Safecache inschakelen. De Safecache-wizard wordt weergegeven. 2 Selecteer op de eerste pagina van de Safecache-wizard Safecache instellen en klik vervolgens op Volgende. 3 Indien de optie Ouderdomslimiet toepassen op de volgende pagina wordt weergegeven, moet u de maximale ouderdom kiezen voor gearchiveerde items die automatisch naar uw safecache worden gedownload. Deze pagina wordt alleen weergegeven als uw beheerder bepaalde Enterprise Vault-opties heeft geconfigureerd. Voer de onderstaande stappen uit als u een ouderdomslimiet wilt toepassen: Schakel Ouderdomslimiet toepassen in. Voer een waarde in voor de maximale ouderdom van gearchiveerde items die u automatisch naar uw safecache wilt downloaden. Klik op Volgende. Schakel Ouderdomslimiet toepassen uit als u geen ouderdomslimiet wilt toepassen. 4 Klik op de laatste pagina op Voltooien om de synchronisatie te starten. Zie Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook op pagina 13.

16 16 Installatie van Enterprise Vault Uw Virtual Vault weergeven of verbergen Uw Virtual Vault weergeven of verbergen Uw Virtual Vault wordt doorgaans automatisch weergegeven in het Outlook-navigatievenster nadat uw safecache is ingesteld. In sommige gevallen moet u echter de volgende stappen uitvoeren om de safe zichtbaar te maken. Uw Virtual Vault weergeven of verbergen 1 Klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Eigenschappen safecache. 2 Selecteer op het tabblad Virtual Vault uw safenaam om deze weer te geven of hef de selectie op om deze te verbergen in het Outlook-navigatievenster. 3 Klik op OK. U kunt uw Virtual Vault ook verbergen door er in het Outlook-navigatievenster met uw rechtermuisknop op te klikken en vervolgens te klikken op Sluiten. Zie Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook op pagina 13. Outlook AutoArchiveren uitschakelen Outlook AutoArchiveren verschilt van Enterprise Vault-archivering. AutoArchiveren archiveert items naar een persoonlijke map (PST-bestand).Enterprise Vault archiveert items in een safe op uw netwerk. Er kan een veilige reservekopie van de gearchiveerde items worden gemaakt die u kunt weergeven, opzoeken of terugzetten. Nu u Enterprise Vault gebruikt om

17 Installatie van Enterprise Vault Windows Search configureren 17 items uit uw postvak te archiveren, raden we aan om AutoArchiveren uit te schakelen. Outlook AutoArchiveren uitschakelen 1 Klik in Outlook op Extra > Opties. 2 Klik op het tabblad Overige. 3 Klik op AutoArchiveren. 4 Schakel het selectievakje AutoArchiveren elke n dagen uitvoeren uit. 5 Klik twee keer op OK. Zie Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook op pagina 13. Windows Search configureren Volg de onderstaande stappen om te bepalen of uw beheerder Enterprise Vault zo heeft ingesteld dat Windows Search automatisch is ingeschakeld voor gebruik met uw safecache en Virtual Vault. U kunt deze procedure ook gebruiken om Windows Search te configureren, indien vereist. Windows Search-opties controleren 1 Open in Outlook het dialoogvenster Opties voor indexeren. Hoe u dit dialoogvenster opent, hangt af van welke versie van Windows u gebruikt. Bijvoorbeeld: Klik in Windows XP met de rechtermuisknop op het pictogram Windows Search in de Windows-taakbalk, en klik vervolgens op Windows Search-opties. Klik in Windows 7 op Start > Configuratiescherm. Typ opties voor indexeren in het zoekvak en klik vervolgens op Opties voor indexeren. 2 In het dialoogvenster Opties voor indexeren klikt u op Wijzigen. Het dialoogvenster Geïndexeerde locaties wordt weergegeven. (In de volgende afbeelding wordt de Windows XP-versie van het dialoogvenster weergegeven.)

18 18 Installatie van Enterprise Vault Windows Search configureren Virtual Vault Vault Cache 3 Zorg ervoor dat in de lijst Geselecteerde locaties wijzigen de ingang voor uw Virtual Vault is geselecteerd. Zorg er bovendien voor dat de locatie Symantec Vault Cache is geselecteerd, indien deze in de lijst wordt weergegeven. 4 Klik op OK. 5 Sluit het dialoogvenster Opties voor indexeren. Als uw computer niet gebruikt wordt, werkt Windows Search de index bij om de items in uw safecache op te nemen. Zie Enterprise Vault installeren voor gebruik met Outlook op pagina 13.

19 Hoofdstuk 3 Opdrachten en postvakpictogrammen in Enterprise Vault Dit hoofdstuk bevat de volgende onderwerpen: Enterprise Vault-opdrachten en -werkbalkknoppen Enterprise Vault Outlook-postvakpictogrammen Enterprise Vault-opdrachten en -werkbalkknoppen Afhankelijk van hoe uw beheerder Enterprise Vault heeft ingesteld, kunnen een aantal opdrachten beschikbaar zijn in het menu Extra > Enterprise Vault in Microsoft Outlook. Deze opdrachten zijn mogelijk ook beschikbaar als knoppen op de standaard werkbalk van Outlook. Afbeelding 3-1 Enterprise Vault-werkbalkknoppen Tabel 3-1 geeft alle beschikbare opdrachten en werkbalkknoppen weer.

20 20 Opdrachten en postvakpictogrammen in Enterprise Vault Enterprise Vault-opdrachten en -werkbalkknoppen Tabel 3-1 Enterprise Vault-opdrachten en -werkbalkknoppen Opdracht Safes doorzoeken Vervaldatumoverzicht Archiefverkenner Knop Beschrijving Hiermee zoekt u naar gearchiveerde items in de beschikbare safes. Zie Gearchiveerde items zoeken op pagina 24. Hiermee worden de items weergegeven die Enterprise Vault uit uw safe verwijdert omdat de bewaarperiode afloopt. Indien nodig kunt u de geselecteerde items in uw postvak terugzetten. Hiermee wordt een structuurweergave van de items in uw safe weergegeven. Opslaan in safe Terugzetten uit safe Uit safe verwijderen Archiveren annuleren Hiermee worden de geselecteerde items gearchiveerd. U kunt deze opdracht of knop alleen gebruiken voor items in het postvak en niet voor items in de Virtual Vault. Zie Items handmatig opslaan op pagina 27. Hiermee worden de items teruggezet die bij de geselecteerde Enterprise Vault-snelkoppelingen horen. U kunt deze opdracht of knop alleen gebruiken voor items in het postvak en niet voor items in de Virtual Vault. Zie Gearchiveerde items terugzetten op pagina 31. Hiermee worden gearchiveerde items verwijderd. U kunt deze opdracht of knop alleen gebruiken voor items in het postvak en niet voor items in de Virtual Vault. Zie Gearchiveerde items verwijderen op pagina 25. Hiermee wordt een archivering die momenteel wordt uitgevoerd, geannuleerd. U kunt deze opdracht of knop alleen gebruiken voor items in het postvak en niet voor items in de Virtual Vault. Zie Archiveringsbewerkingen annuleren op pagina 32.

21 Opdrachten en postvakpictogrammen in Enterprise Vault Enterprise Vault Outlook-postvakpictogrammen 21 Opdracht Safecache synchroniseren Knop Beschrijving Hiermee wordt uw safecache gesynchroniseerd met uw online safe. Zie Uw safecache synchroniseren op pagina 35. Enterprise Vault Outlook-postvakpictogrammen De items in uw Outlook-postvak zijn mogelijk gemarkeerd met de volgende pictogrammen. Tabel 3-2 Pictogram Beschrijving Enterprise Vault-postvakpictogrammen Snelkoppeling naar gearchiveerd item. U kunt dubbelklikken op de snelkoppeling om de inhoud van het oorspronkelijke item te bekijken. U kunt het item doorsturen of erop antwoorden of andere handelingen uitvoeren die in Outlook beschikbaar zijn. U kunt ook de snelkoppeling selecteren en vervolgens het item terugzetten naar uw postvak. In afwachting van archivering. Enterprise Vault heeft het item gemarkeerd voor opslag in een safe.

22 22 Opdrachten en postvakpictogrammen in Enterprise Vault Enterprise Vault Outlook-postvakpictogrammen

23 Hoofdstuk 4 Werken met gearchiveerde items Dit hoofdstuk bevat de volgende onderwerpen: Gearchiveerde items weergeven Gearchiveerde items zoeken Een gearchiveerd item beantwoorden en doorsturen Gearchiveerde items verwijderen De items in uw safe delen Gearchiveerde items weergeven Wanneer Enterprise Vault een item archiveert, kan er een snelkoppeling in uw postvak worden geplaatst. De snelkoppeling is een directe koppeling naar het gearchiveerde item. Als het item niet onmiddellijk beschikbaar is, geeft Enterprise Vault in plaats daarvan de inhoud van de snelkoppeling weer. U kunt bepalen dat het item naar uw postvak wordt teruggezet. U kunt nu gearchiveerde items in uw Virtual Vault weergeven. Een gearchiveerd item bekijken 1 Selecteer de snelkoppeling naar het item of selecteer het item in uw Virtual Vault. 2 Gebruik een van de normale Outlook-commando's om het item te openen.

24 24 Werken met gearchiveerde items Gearchiveerde items zoeken Gearchiveerde items zoeken Zodra Enterprise Vault een of een ander Outlook-item heeft gearchiveerd, kunt u het item zoeken met de functie Direct zoeken van Outlook. Direct zoeken zoekt gearchiveerde items in uw Virtual Vault en snelkoppelingen in uw postvak. Indien er geen snelkoppeling is naar het gearchiveerde item en u het niet kunt vinden in Virtual Vault, gebruik dan de functie Safes doorzoeken van Enterprise Vault. Gearchiveerde items zoeken met Safes doorzoeken 1 Klik op Safes doorzoeken op de werkbalk, of klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Safes doorzoeken. 2 Als Enterprise Vault om uw aanmeldgegevens vraagt, voert u deze in en klikt u op OK. Als het dialoogvenster om u aan te melden geen apart veld Domein bevat, moet u uw gebruikersnaam invoeren in de vorm domeinnaam\gebruikersnaam. 3 Geef zoekcriteria op en start vervolgens de zoekopdracht. 4 Zet zo nodig een of meer items terug in de map Teruggezette items van uw postvak. De map Teruggezette items is een map van Enterprise Vault die automatisch wordt aangemaakt wanneer u voor de eerste keer items terugzet. Zie de bijbehorende online Help voor meer informatie over het gebruik van de zoekfuncties. Een gearchiveerd item beantwoorden en doorsturen U kunt een gearchiveerd item beantwoorden of doorsturen via zijn snelkoppeling of via uw Virtual Vault. Outlook opent het item in zijn originele vorm, op dezelfde manier als wanneer u een ander item zou beantwoorden of doorsturen. Gearchiveerd item beantwoorden of doorsturen 1 Selecteer de snelkoppeling naar het item of selecteer het item in uw Virtual Vault. Houd er rekening mee dat u meerdere gearchiveerde en niet-gearchiveerde items tegelijk kunt doorsturen. 2 Gebruik een van de normale Outlook-acties om de items te beantwoorden of door te sturen.

25 Werken met gearchiveerde items Gearchiveerde items verwijderen 25 Gearchiveerde items verwijderen Als uw Enterprise Vault-beheerder u de mogelijkheid heeft gegeven om items uit een safe te verwijderen, kunt u dit als volgt doen. U kunt ook gearchiveerde items vanuit Enterprise Vault-zoektoepassingen verwijderen. U kunt alleen een map uit Virtual Vault verwijderen als de map niet in uw postvak bestaat. Snelkoppelingen gebruiken om gearchiveerde items te verwijderen 1 Selecteer de snelkoppelingen naar de gearchiveerde items die u wilt verwijderen. U kunt items in de selectie opnemen die geen snelkoppelingen zijn. Enterprise Vault negeert die items. 2 Klik op Uit safe verwijderen op de werkbalk, of klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Uit safe verwijderen. 3 Klik op Ja om te bevestigen dat u zowel de snelkoppelingen als de gearchiveerde items wilt verwijderen. Een item verwijderen dat u hebt geopend via een snelkoppeling 1 Klik op Verwijderen op de werkbalk van het geopende itemvenster. 2 Klik op Ja om te bevestigen dat u het item wilt verwijderen. 3 Indien u dit wordt gevraagd, geeft u aan of u alleen de snelkoppeling wilt verwijderen of zowel de snelkoppeling als het gearchiveerde item. Indien u alleen de snelkoppeling verwijdert, blijft het item in uw online safe aanwezig en kunt u het nog steeds uit uw Virtual Vault ophalen. Items uit een Virtual Vault verwijderen 1 Selecteer in uw Virtual Vault de items die u wilt verwijderen. 2 Op de werkbalk of in het snelmenu klikt u op de Outlook-optie Verwijderen. Een map uit een Virtual Vault verwijderen 1 Selecteer in uw Virtual Vault de map die u wilt verwijderen. 2 Klik op de werkbalk op de Outlook-optie Verwijderen. Of klik op de Outlook-optie Verwijder "mapnaam" in het snelmenu. 3 Klik in het weergegeven venster op Ja om het verwijderen te bevestigen of op Nee om dit te annuleren.

26 26 Werken met gearchiveerde items De items in uw safe delen De items in uw safe delen Uw safe is niet toegankelijk voor andere gebruikers, tenzij u anders specificeert. U bent de enige die de safe kan gebruiken om er items in op te slaan, te zoeken en er items uit terug te zetten. U kunt andere gebruikers echter toegang verlenen tot uw safe of tot geselecteerde mappen in de safe. Om dit te doen, moet u de machtigingen op uw Outlook-mappen instellen. Dezelfde machtigingen worden dan automatisch door Enterprise Vault toegepast op de mappen in de safe. De items in uw safe delen 1 Klik in uw postvak met de rechtermuisknop op de gewenste map en klik vervolgens op Eigenschappen. 2 Klik op het tabblad Machtigingen en voeg vervolgens de gebruiker toe aan wie u toegang wilt geven. 3 Geef de gebruiker als volgt de vereiste machtigingen: Zo laat u de andere gebruiker uw safe zien in Virtual Vault of Archiefverkenner Geef de gebruiker de machtiging Map weergeven voor uw postvak (hoogste niveau). Zo laat u de andere gebruiker Virtual Vault of Archiefverkenner gebruiken om naar een map te bladeren Geef de gebruiker de machtiging Map weergeven voor alle bovenliggende mappen en voor uw hele postvak. Als u aan een andere gebruiker toegang tot uw postvak geeft als gemachtigde, wilt u mogelijk dat de gebruiker items kan archiveren en terugzetten. In dit geval moet u aan de betreffende gebruiker de machtiging Redacteur geven voor de mappen in uw postvak.

27 Hoofdstuk 5 Opslaan en terugzetten van items Dit hoofdstuk bevat de volgende onderwerpen: Items handmatig opslaan Mappen handmatig opslaan Gearchiveerde items terugzetten Archiveringsbewerkingen annuleren Items handmatig opslaan Enterprise Vault archiveert automatisch en op de achtergrond, zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. Soms wilt u echter mogelijk een of meerdere items handmatig in uw safe opslaan. U kunt items handmatig opslaan indien uw beheerder Enterprise Vault heeft ingesteld om dit toe te staan. Gebruik de opties van Enterprise Vault in Outlook om items op te slaan. U kunt eveneens items naar uw Virtual Vault verplaatsen of kopiëren om ze daar op te slaan. Indien u een item opslaat door dit naar uw Virtual Vault te verplaatsen of te kopiëren, kunt u deze archiveringshandeling niet annuleren. Als u items uit een door Exchange beheerde map wilt opslaan, moet u de opties van Enterprise Vault gebruiken. U kunt deze items uitsluitend opslaan indien uw beheerder het archiveren van mappen die door Exchange worden beheerd, heeft ingeschakeld. U kunt de inhoud van door Exchange beheerde mappen niet wijzigen in uw Virtual Vault. De safe, de bewaarcategorie en de instellingen in de eerste procedure die hier is beschreven, gelden voor alle geselecteerde items. Indien een van de instellingen niet beschikbaar is, is deze door uw beheerder vergrendeld.

28 28 Opslaan en terugzetten van items Items handmatig opslaan Items opslaan met de opties van Enterprise Vault 1 Selecteer in uw postvak een of meer items die moeten worden opgeslagen. 2 Klik op Opslaan in safe op de werkbalk, of klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Opslaan in safe. Het dialoogvenster Opslaan in safe wordt weergegeven. 3 Klik op de pijl Safe en selecteer vervolgens de safe waarin de items moeten worden opgeslagen. 4 Klik op de pijl van Naam in Bewaarcategorie en selecteer vervolgens een bewaarcategorie.

29 Opslaan en terugzetten van items Mappen handmatig opslaan 29 5 Schakel de volgende instellingen in of uit: Oorspronkelijke items na opslaan verwijderen Hiermee wordt het oorspronkelijke item uit uw postvak verwijderd nadat het is opgeslagen. We raden aan om deze optie te selecteren om zo veel mogelijk ruimte vrij te houden in uw postvak. Indien u ook Snelkoppelingen naar opgeslagen items aanmaken selecteert, wordt een Enterprise Vault-snelkoppeling gemaakt naar het oorspronkelijke item wanneer het item wordt opgeslagen. Het oorspronkelijke item wordt uit uw postvak verwijderd. Via de Enterprise Vault-snelkoppeling kunt u het oorspronkelijke item bekijken of terugzetten. Snelkoppelingen naar opgeslagen items maken Hiermee wordt aangegeven of er een Enterprise Vault-snelkoppeling wordt gemaakt naar elk van de gearchiveerde items. 6 Klik op OK. Items opslaan met Virtual Vault 1 Selecteer één of meer items die moeten worden opgeslagen. 2 Gebruik een van de normale opdrachten van Outlook om de items naar uw Virtual Vault te verplaatsen of kopiëren. U kunt de items bijvoorbeeld op de volgende manieren opslaan: Mappen handmatig opslaan Als u de items wilt verplaatsen, sleept u ze naar de gewenste Virtual Vault-map. U kunt er ook met de rechtermuisknop op klikken en vervolgens klikken op Naar map verplaatsen. Selecteer vervolgens een Virtual Vault-map in het dialoogvenster Items verplaatsen. Als u de items wilt kopiëren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en sleept u de items naar de Virtual Vault-map waarin u ze wilt opslaan. Enterprise Vault archiveert automatisch en op de achtergrond, zonder dat u daar iets voor hoeft te doen. Er kunnen echter ook gevallen zijn waarin u een map in zijn geheel handmatig in uw safe wilt opslaan. U kunt de volledige inhoud van de map selecteren en de items handmatig opslaan. U kunt ook een map opslaan als uw beheerder Enterprise Vault heeft ingesteld om dit toe te staan. U kunt geen postvak in zijn geheel archiveren.

30 30 Opslaan en terugzetten van items Mappen handmatig opslaan Gebruik de opties van Enterprise Vault in Outlook om een map op te slaan. U kunt eveneens mappen naar uw Virtual Vault verplaatsen of kopiëren om ze daar op te slaan. De volgende Enterprise Vault-mapinstellingen worden toegepast wanneer u een map in zijn geheel opslaat: Safe Bewaarcategorie Na archivering snelkoppeling naar gearchiveerd item maken Oorspronkelijk item na archivering verwijderen Ongelezen items archiveren De volgende instellingen worden genegeerd wanneer u een map in zijn geheel opslaat: Deze map niet archiveren Dit item niet archiveren Een map opslaan met de opties van Enterprise Vault 1 Selecteer de map die u wilt opslaan. 2 Klik op Opslaan in safe op de werkbalk, of klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Opslaan in safe. Het dialoogvenster Map opslaan in safe wordt weergegeven. 3 Schakel Inclusief submappen in of uit. 4 Klik op OK. Een map opslaan met de opties van Virtual Vault 1 Selecteer de map die u wilt opslaan. 2 Gebruik een van de normale opdrachten van Outlook om de map naar uw Virtual Vault te verplaatsen of kopiëren. U kunt de map bijvoorbeeld op de volgende manieren opslaan:

31 Opslaan en terugzetten van items Gearchiveerde items terugzetten 31 Klik met de rechtermuisknop op de map om deze te verplaatsen. Klik vervolgens op "mapnaam" verplaatsen en selecteer een Virtual Vault-map in het dialoogvenster Map verplaatsen. Klik met de rechtermuisknop op de map om deze te kopiëren. Klik vervolgens op "mapnaam" kopiëren en selecteer een Virtual Vault-map in het dialoogvenster Map kopiëren. Gearchiveerde items terugzetten Doorgaans hoeft u geen gearchiveerde items naar uw postvak terug te zetten, omdat u ze gemakkelijk kunt weergeven via de snelkoppelingen of vanuit Virtual Vault. Als u items terugzet, worden ze teruggezet met de oorspronkelijke indeling. Als het teruggezette item bijvoorbeeld een bericht is, kunt u het nog gewoon beantwoorden. U kunt gearchiveerde items op de volgende manieren terugzetten: Door de snelkoppelingen te gebruiken. U kunt de items van de snelkoppelingen terugzetten naar de huidige map (waar de snelkoppelingen staan) of naar een speciale Enterprise Vault-map die Teruggezette items heet. Indien de map Teruggezette items niet bestaat, maakt Enterprise Vault deze automatisch aan. U kunt er ook voor kiezen de snelkoppelingen te verwijderen zodra de items worden teruggezet. Door de normale Outlook-bewerkingen te gebruiken om de items vanuit uw Virtual Vault naar uw postvak te kopiëren of verplaatsen. Indien u items wilt terugzetten naar een openbare map, moet u eigenaarstoegang hebben tot die map. Als u die niet hebt, kunt u een snelkoppeling vanuit een openbare map naar uw postvak kopiëren en het item daar terugzetten. Vervolgens kunt u het item terugzetten naar uw postvak. Enterprise Vault heeft mogelijk wat tijd nodig om items terug te zetten die offline zijn opgeslagen. Gearchiveerde items via snelkoppelingen terugzetten 1 Als de snelkoppelingen in een openbare map of in een PST-bestand staan, moet u ze naar een map in uw postvak kopiëren. 2 Selecteer in uw postvak de snelkoppelingen naar de items die u wilt terugzetten. Gebruik de normale Outlook-selectiemethode om een of meerdere snelkoppelingen te selecteren. U kunt items in de selectie opnemen die geen snelkoppelingen zijn. Enterprise Vault negeert die items.

32 32 Opslaan en terugzetten van items Archiveringsbewerkingen annuleren 3 Klik op Terugzetten uit safe op de werkbalk, of klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Terugzetten uit safe. Het dialoogvenster Items terugzetten wordt weergegeven. 4 Selecteer de gewenste instellingen. Klik op Help in het dialoogvenster Item terugzetten voor details van de instellingen. 5 Klik op OK om te bevestigen dat u de items wilt terugzetten. De oorspronkelijke items worden teruggezet naar uw postvak. Gearchiveerde items terugzetten uit een Virtual Vault 1 Selecteer in uw Virtual Vault de items die u wilt terugzetten. Gebruik de normale Outlook-selectiemethode om een of meerdere items te selecteren. 2 Gebruik een van de normale opdrachten van Outlook om de items naar uw postvak te verplaatsen of kopiëren. U kunt de items bijvoorbeeld op de volgende manieren terugzetten: Als u de items wilt verplaatsen, sleept u ze naar de postvakmap waar u ze wilt terugzetten. U kunt ook met de rechtermuisknop klikken en vervolgens klikken op Naar map verplaatsen. Selecteer vervolgens een postvakmap in het dialoogvenster Items verplaatsen. Als u de items wilt kopiëren, houdt u de Ctrl-toets ingedrukt en sleept u ze naar de gewenste postvakmap. Archiveringsbewerkingen annuleren Als een item de status in afwachting van archivering heeft, kunt u mogelijk voorkomen dat Enterprise Vault het item archiveert. Normaal gesproken hoeft u het archiveren niet te annuleren. Als u een item wilt openen dat de status in afwachting van archivering heeft, kunt u erop dubbelklikken. U kunt geen archiveringsbewerking annuleren in uw Virtual Vault.

33 Opslaan en terugzetten van items Archiveringsbewerkingen annuleren 33 Zo annuleert u een archiveringsbewerking 1 Selecteer de items waarvoor u de archivering wilt annuleren. U kunt alle items in de selectie opnemen die Enterprise Vault niet aan het verwerken is. Enterprise Vault negeert die items. 2 Klik op Archiveren annuleren op de werkbalk of klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Archiveren annuleren.

34 34 Opslaan en terugzetten van items Archiveringsbewerkingen annuleren

35 Hoofdstuk 6 Enterprise Vault-archivering beheren Dit hoofdstuk bevat de volgende onderwerpen: Uw safecache synchroniseren Eigenschappen safecache bekijken en wijzigen De manier waarop Enterprise Vault mapeigenschappen vastlegt De Enterprise Vault-eigenschappen van een postvak of map instellen De Enterprise Vault-eigenschappen van een item instellen Archivering voor uw postvak uit- of inschakelen Archivering voor een item uitschakelen Uw safecache synchroniseren Enterprise Vault houdt uw safecache up-to-date door deze te synchroniseren met de online safe die bij uw Outlook-postvak hoort. De beheerder heeft mogelijk Enterprise Vault ook zo geconfigureerd dat u het volgende kunt doen: De safecache op elk moment zelf synchroniseren. De synchronisatie uitschakelen. Wanneer u de synchronisatie uitschakelt, stoppen alle huidige synchronisatieprocessen en werkt Enterprise Vault uw safecache niet verder bij.

36 36 Enterprise Vault-archivering beheren Uw safecache synchroniseren Opmerking: De synchronisatie blijft uitgeschakeld, zelfs als u Outlook stopt en opnieuw start, totdat u ervoor kiest de synchronisatie te hervatten. Uw safecache synchroniseren met extra safes waartoe u toegang hebt. Enterprise Vault bepaalt automatisch welke items naar uw safecache moeten worden gedownload. Uw safecache synchroniseren Klik op Safecache synchroniseren op de werkbalk, of klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Safecache synchroniseren. Het dialoogvenster Synchronisatie safecache wordt weergegeven. Het dialoogvenster Synchronisatie Safecache biedt een overzicht van het synchronisatieproces. U kunt het dialoogvenster sluiten terwijl de synchronisatie wordt uitgevoerd, en verder werken met Outlook.

37 Enterprise Vault-archivering beheren Uw safecache synchroniseren 37 De synchronisatie uitschakelen of hervatten 1 Klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Eigenschappen safecache. Het dialoogvenster Eigenschappen safecache wordt weergegeven. 2 In het dialoogvenster Eigenschappen safecache klikt u op het tabblad Status op Uitschakelen of Hervatten.

38 38 Enterprise Vault-archivering beheren Eigenschappen safecache bekijken en wijzigen Extra safes kiezen om mee te synchroniseren 1 Klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Eigenschappen safecache. 2 Klik in het dialoogvenster Eigenschappen safecache op het tabblad Safes. Als er geen tabblad Safes is, heeft de beheerder deze functie niet ingeschakeld. 3 Als u een extra safe wilt kiezen, schakelt u het selectievakje naast de naam in. 4 Klik op OK. De extra safe wordt weergegeven in uw Virtual Vault nadat de synchronisatie is voltooid. Eigenschappen safecache bekijken en wijzigen Het dialoogvenster Eigenschappen safecache kan maximaal vijf tabbladen bevatten. De beheerder bepaalt welke tabbladen in het dialoogvenster worden opgenomen. Indien de geschikte tabbladen beschikbaar zijn, kunt u met het dialoogvenster Eigenschappen safecache het volgende doen: De synchronisatie uitschakelen of hervatten. Synchronisatie starten. Verloop synchronisatie weergeven. Te gebruiken schijfruimte voor de iteminhoud in uw safecache instellen.

39 Enterprise Vault-archivering beheren De manier waarop Enterprise Vault mapeigenschappen vastlegt 39 Stel de periode in waarna Outlook start voor Enterprise Vault controleert of er items zijn die naar uw safecache moeten worden gesynchroniseerd. Kies safes die naar uw safecache moeten worden gesynchroniseerd, naast de hoofdsafe die bij uw postvak hoort. Selecteer de safes die u in het Outlook-navigatievenster wenst te zien als Virtual Vaults. Zo bekijkt en wijzigt u eigenschappen van de safecache Klik in het menu Extra op Enterprise Vault > Eigenschappen safecache. Het dialoogvenster Eigenschappen safecache bevat één of meer tabbladen. Voor informatie over het momenteel geselecteerde tabblad, klikt u op Help in het dialoogvenster Eigenschappen safecache. De manier waarop Enterprise Vault mapeigenschappen vastlegt Standaard is voor alle mappen in uw postvak de Enterprise Vault-eigenschap Instellingen van de bovenliggende map gebruiken geselecteerd. Dit betekent dat alle mappen de Enterprise Vault-archiveringsinstellingen, bewaarcategorie en safe gebruiken die voor uw postvak zijn ingesteld. Tot u de waarden van een bepaalde map wijzigt, slaat Enterprise Vault items altijd met dezelfde bewaarcategorie en in dezelfde safe op. U kunt de instellingen van de bovenliggende map negeren door de Enterprise Vault-eigenschappen van een map aan te passen. Als een map andere mappen bevat, krijgen deze onderliggende mappen ook de eigenschappen van de bovenliggende map, tenzij u de eigenschappen voor de onderliggende mappen handmatig wijzigt. Bijvoorbeeld, u hebt mogelijk een map genaamd Betaalde rekeningen met een bewaarcategorie die Financieel heet. Standaard wordt voor alle submappen van Betaalde rekeningen dezelfde bewaarcategorie gebruikt. Als u een andere bewaarcategorie wilt gebruiken voor één van de submappen in Betaalde rekeningen, moet u de Enterprise Vault-eigenschappen van die submap wijzigen. De Enterprise Vault-eigenschappen van een postvak of map instellen U kunt mogelijk de archiveringsinstellingen voor een postvak, postvakmap of openbare map wijzigen. Als u de vereiste machtingen hebt, kunt u onder meer de volgende instellingen wijzigen:

40 40 Enterprise Vault-archivering beheren De Enterprise Vault-eigenschappen van een postvak of map instellen De safe waarin Enterprise Vault items opslaat. Of Enterprise Vault de items in dit postvak of deze map archiveert. De standaard bewaarcategorie om toe te wijzen aan de items in uw postvak of de opgegeven postvakmap. De criteria die Enterprise Vault gebruikt om te archiveren items te selecteren. Of Enterprise Vault automatisch snelkoppelingen aanmaakt naar de items die worden gearchiveerd. Zo stelt u de Enterprise Vault-eigenschappen van een postvak of map in 1 Klik in het Outlook-navigatievenster met de rechtermuisknop op het postvak of de map en kies Eigenschappen. 2 Klik in het dialoogvenster Eigenschappen op het tabblad Enterprise Vault om de huidige instellingen weer te geven.

41 Enterprise Vault-archivering beheren De Enterprise Vault-eigenschappen van een item instellen 41 3 Klik op Wijzigen. Het dialoogvenster Eigenschappen voor Enterprise Vault wijzigen wordt weergegeven. 4 Kies de gewenste opties. De beschikbare opties variëren afhankelijk van het geselecteerde postvak of de geselecteerde map. Uw beheerder heeft mogelijk de instellingen vergrendeld om te voorkomen dat u ze wijzigt. Klik voor een beschrijving van de opties op Help in het dialoogvenster Enterprise Vault-eigenschappen wijzigen. 5 Klik op OK. De Enterprise Vault-eigenschappen van een item instellen Afhankelijk van hoe de beheerder Enterprise Vault heeft geconfigureerd, kunt u mogelijk de eigenschappen van gearchiveerde items wijzigen. U hebt in het bijzonder mogelijk de optie om de bewaarcategorie die Enterprise Vault aan het item toewijst te wijzigen. U kunt mogelijk zelfs voorkomen dat Enterprise Vault afzonderlijke items archiveert. Zo stelt u de Enterprise Vault-eigenschappen van een item in 1 Open het item waarvan u de eigenschappen wenst in te stellen. 2 Voer een van de volgende handelingen uit: Als u Outlook 2003 gebruikt: Klik in het menu Bestand van het item op Eigenschappen.

42 42 Enterprise Vault-archivering beheren Archivering voor uw postvak uit- of inschakelen Als u Outlook 2007 gebruikt: Klik in de linkerbovenhoek van het item op de knop Office en klik vervolgens op Eigenschappen. 3 Klik in het dialoogvenster Eigenschappen op het tabblad Enterprise Vault. 4 Voer één of meer van de volgende handelingen uit: Om archivering voor het item uit of in te schakelen, vinkt u Dit item niet archiveren aan of uit. Om de bewaarcategorie die aan het item is toegewezen te wijzigen, kiest u de gewenste categorie in de lijst Bewaarcategorie. We raden aan items met dezelfde bewaarcategorie in dezelfde map te bewaren. Als u deze in dezelfde map bewaart, kunt u de bewaarcategorie aan de map toekennen. De bewaarcategorie geldt dan voor alle items in de map. 5 Klik op OK. Archivering voor uw postvak uit- of inschakelen Wanneer u Enterprise Vault voor het eerst gebruikt, is alles meestal zo ingesteld dat Enterprise Vault direct kan beginnen met archiveren. Als u ervoor kiest deze automatische archivering uit te schakelen, kunt u er nog steeds voor kiezen items zelf op te slaan. Als u de archivering voor een afzonderlijke postvakmap wilt uitschakelen, kunt u dit doen door de Enterprise Vault-eigenschappen van de map te bewerken. Beheerders die willen voorkomen dat de archivering wordt uigeschakeld, kunnen de instelling die hier wordt beschreven, vergrendelen.