Lokale overheid: dienstbaar! Plan van aanpak organisatievernieuwing en cultuurverandering gemeente s-hertogenbosch

Transcriptie

1 Lokale overheid: dienstbaar! Plan van aanpak organisatievernieuwing en cultuurverandering gemeente s-hertogenbosch Buiten als primaire focus voor alles wat wij doen Als college gaan we meer op pad en ons minder ophouden in het stadhuis. Zoals we al schreven in de inleiding van het Bestuursakkoord Aan de Slag! Zakelijk en sociaal tussen de mensen willen we vooral tussen onze inwoners, bedrijven, maatschappelijke organisaties en andere partners staan. De gemeente is er immers voor hen en niet andersom! Onze opgaven liggen buiten en niet in ons clubhuis. Dit betekent ook iets voor de houding en het handelen van onze medewerkers. De afgelopen jaren zijn al diverse acties in dit licht ondernomen, die onder andere zijn benoemd in het ontwikkelingsdocument Van betekenis voor de toekomst. Wij kunnen beschikken over een kwalitatief zeer hoogwaardige ambtelijke organisatie, met veel inhoudelijke kennis en expertise waaraan we niets wensen te veranderen. Wél willen we het gevoel en de kennis van medewerkers van wat er in de directe politiek-bestuurlijke omgeving (gemeenteraad en college) én in onze gemeente speelt vergroten. Kennis van wat er in de buitenwereld speelt is essentieel. Deze externe oriëntatie dient bij te dragen aan een goede besluitvorming door het college en de gemeenteraad. Van onze medewerkers verwachten wij daarom dat zij (meer) de wijken en dorpen ingaan, en daar waar noodzakelijk - ook weten wat er achter de voordeur speelt. Actief burgerschap omarmen we actief. Dit vraagt om meer loslaten van de kant van de gemeente, bijvoorbeeld op het gebied van de woon- en leefomgeving, het persoonlijk welzijn en de zelf- en/ of buurtzorg. Als gemeente zijn we in die gevallen meer en meer een gelijkwaardige partner. Naast loslaten zijn er ook beleidsvelden die juist (tijdelijk) méér aanjagen en sturing vragen. Met name waar het gaat om onze nieuwe verantwoordelijkheid waar het gaat om de zorgtaken. Over de uitvoering hiervan bestaan nog grote onzekerheden. Onze inwoners hebben recht op een goed vangnet. Deze kan alleen worden geboden door onder andere een goede samenwerking tussen professionals en het optimaal functioneren van zorginstellingen. Daarnaast moet de gemeente ook een meer ondernemende rol vervullen daar waar het gaat om het bredere algemene belang, bijvoorbeeld op het gebied van economie, onderwijs en gebiedsontwikkeling. Met dit plan van aanpak benoemen we concreet onze doelen en de wijze waarop wij deze willen realiseren. Allerlei nieuwe organisatorische en/ of beleidsinstrumenten zijn niet het uitgangspunt; deze zijn er in onze optiek voldoende. Ook willen we geen grote ingrepen in de organisatiestructuur plegen. De grootste opgave voor de komende tijd is vooral dat medewerkers de door ons gewenste werkwijze meer dan nu gaan verinnerlijken en ernaar handelen. Deze werkwijze willen we verbeteren. Enerzijds gaat het om de (externe) relaties in de driehoek bestuur-bevolking-inhoud. Anderzijds gaat het om de (interne relaties) in de driehoek gemeenteraad-college-ambtelijke organisatie. In de relatie van de organisatie met de buitenwereld, in de driehoeksrelatie van de organisatie met de gemeenteraad en ons college zien we een interne ontwikkelopgave voor de organisatie. Daarnaast constateren we dat door de mediacratie en de netwerksamenleving fundamentele en naar alle waarschijnlijkheid onomkeerbare ontwikkelingen spelen, die van invloed zijn op de samenhangende rollen van de gemeenteraad, ons college en de organisatie. Deze ontwikkelingen vragen om andere samenwerkingsrelaties. Relatie organisatie samenleving Terug naar de kerntaken die de lokale overheid heeft, dat is het uitgangspunt. Het gaat niet om ons als gemeente, maar om onze inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties! Dit is teveel buiten beeld geraakt. We willen een overheid zijn die dienstverlenend en faciliterend is en goed zorgt daar waar bewoners, bedrijven en instellingen het nodig hebben. Op zich niets bijzonders, aangezien dit het primaire bestaansrecht is van een gemeente. Als college dragen we hiervoor een bestuurlijke 1

2 verantwoordelijkheid, waarop we ook terecht worden aangesproken. Dit vraagt van medewerkers dat zij een sterke(re) externe oriëntatie hebben: het is buiten te doen. Wij willen zelf hiervoor de vaandeldragers zijn, samen met de sectordirecteuren, managers en afdelingshoofden. Van hen verwachten wij dat zij hun medewerkers aansturen vanuit deze filosofie en zelf het goede voorbeeld geven. Uiteindelijk doel is dat medewerkers een grotere maatschappelijk betrokkenheid ontwikkelen. In hun contacten met bewoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties verwachten wij van medewerkers bovendien een dienstbare houding, die wordt gekenmerkt door duidelijkheid en snelheid. Waar mogelijk is deze ook zoveel mogelijk persoonlijk, zeker waar maatwerk geboden is. En in hun bestuurlijke advisering geven zij er blijk van dat zij kennis hebben van wat er in de wijken en dorpen speelt. Hiervoor gaan ze er zelf vaker op uit, maar volgen waar relevant bijvoorbeeld ook actief wat er via de social media gebeurt. Daar waar gemeentelijke taken aan derden zijn uitbesteed, nemen medewerkers actief kennis van hoe de uitvoering in de praktijk verloopt. Onze mensen die werkzaam zijn binnen het zorgbeleid, houden bijvoorbeeld actief voeling met het werk van de professionals in de praktijk en komen met hen ook zelf achter de voordeur. Daar waar zaken niet goed verlopen, wensen we als college rechtstreeks op de hoogte te worden gebracht. We willen er niet alleen méér zijn voor onze inwoners, bedrijven en instellingen, maar ook voor onze partners in de directe omgeving, waaronder regiogemeenten. Ontwikkelingen die relevant zijn voor onze gemeente spelen zich immers op steeds grotere schaal af. En wij krijgen als centrumgemeente een steeds grotere rol met de daarbij behorende verantwoordelijkheden. Dit maakt dat wij van medewerkers niet alleen verlangen dat zij weten wat zich binnen onze gemeente afspeelt, maar ook de ontwikkelingen in de regio volgen en hierop actief anticiperen. Relatie organisatie gemeenteraad en college van burgemeester en wethouders Om een goede besluitvorming door ons college en de gemeenteraad mogelijk te maken, streven we naast een groter omgevingsbewustzijn (en het actief handelen hiernaar) tevens naar meer politiekbestuurlijke gevoeligheid van onze medewerkers. Deze wens is op zich niet nieuw; de motie over de gewenste cultuurverandering die in oktober 2014 door onze gemeenteraad is aangenomen sluit hier bijvoorbeeld naadloos op aan. Meer voeling hebben met wat er politiek speelt, begint bij het regelmatig bijwonen van commissie- en raadsvergaderingen. Bovendien is in dit licht de notie van belang dat het primair het bestuur en de politiek zijn die de agenda te bepalen. De ambtelijke organisatie heeft hierbij een adviserende rol in de richting van het college. Besluitvorming in college en raad is niet het sluitstuk van een ambtelijk proces! Met grote ontwikkelingen als het overdragen van zorgtaken door de rijksoverheid aan gemeenten, vervaagt bovendien meer en meer de (theoretische) scheidslijn tussen beleid en uitvoering. De gemeenteraad en ons college worden in toenemende mate aangesproken op alles wat er in de uitvoering gebeurt. Dat betekent dat wij niet alleen van de ambtelijke organisatie verwachten dat deze met het college gezamenlijk optrekt waar het gaat om beleidsvoorbereiding, maar ook waar het gaat om de uitvoering daarvan. Van de sectordirecteuren en afdelingshoofden vragen we actief over oplossingen na te denken en kritisch hierop te reflecteren. Als bestuurders willen we daarnaast zoveel mogelijk informatie uit de eerste hand vernemen, dat willen zeggen van de eerst verantwoordelijke ambtenaren. Professionele advisering door onze medewerkers en strategisch denken vormen geen aparte functies maar zijn essentiële disciplines die het management en alle beleidsambtenaren dienen te beheersen. Daar waar het gaat om de relatie tussen de gemeentelijke organisatie en de gemeenteraad moet het duidelijk zijn dat onze medewerkers de gekozen volksvertegenwoordigers hun kaderstellende en controlerende rol actief mogelijk maken en hen hierin ondersteunen. Er moet besef zijn dat de gemeenteraad het hoogste (politieke) orgaan vormt met een eigen dynamiek en een eigen logica. Binnen deze relatie tussen medewerkers en volksvertegenwoordigers is verbetering mogelijk én noodzakelijk. Dit begint met ambtelijke kennis van de manieren die beschikbaar zijn om de

3 gemeenteraad te informeren. Als college wensen we bovendien mede in het licht van de grote opgaven waarvoor we als gemeente staan onze gemeenteraad eerder op informele wijze te betrekken bij de beleidsvoorbereiding. Ons doel is gezamenlijk met de ambtelijke organisatie vroegtijdig het gesprek met de gemeenteraad aan te gaan, om deze zo aan te haken bij de dilemma s waarvoor wij gesteld worden. Dit vooruitlopend op het aan het papier toevertrouwen van nieuw beleid. Ook vragen wij de gemeenteraad een aantal prioritaire dossiers te benoemen waarover zij met name geïnformeerd en betrokken bij wensen te worden. Hiermee hebben wij vanzelfsprekend niet voor ogen om een voorschot te nemen op het uiteindelijke politieke debat en de besluitvorming. Tevens zijn we voornemens de gemeenteraad eerder en frequenter te informeren over de uitvoering van belangrijke dossiers. Vanzelfsprekend rekening houdend met ieders rollen en bevoegdheden. Om onze volksvertegenwoordigers meer te betrekken bij en te informeren over de beleidsvoorbereiding en - uitvoering, is het opschuiven van onze ambtelijke organisatie in de richting van de gemeenteraad noodzakelijk. Van onze medewerkers verwachten wij dan ook dat zij actief investeren in de samenwerking en/ of contacten die zij hebben met zijn leden. En dat zij actief de handschoen oppakken richting ons college om ons te betrekken bij de overwegingen op welk moment en op welke wijze de gemeenteraad bij de beleidsvoorbereiding wordt betrokken en over de uitvoering wordt geïnformeerd. Wanneer uiteindelijk besluitvorming in onze gemeenteraad aan de orde is, dan moet deze in de voorliggende raadsvoorstellen optimaal geïnformeerd zijn over de risico s en de wijze waarop deze worden afgewogen en beheerst. Daar waar (in belangrijke dossiers) problemen ontstaan of bestaan en zich risico s voordoen, wordt de gemeenteraad hierin meegenomen. Dat geldt ook in die gevallen waarin nog geen zicht is op een uitgekristalliseerde oplossing. Met een toenemend aantal verantwoordelijkheden die onze gemeente heeft gekregen als centrumgemeente en de diverse bestuurlijke regionale overleggen waarin we deelnemen, komt de positie en rol van onze gemeenteraad meer onder druk te staan. Hier willen we serieus aandacht aan besteden: ons doel is ook in regionaal verband de gemeenteraad (meer dan nu het geval is) in positie te brengen. Daarvoor vragen we de ambtelijke organisatie concrete voorstellen aan ons te doen. Interne ontwikkelopgave voor de gemeentelijke organisatie Om de door ons voorgestane koers te kunnen verwezenlijken, zien wij ook een ontwikkelopgave binnen de gemeentelijke organisatie. De ondernemendheid en creativiteit van de organisatie willen we hierbij graag behouden. Verder streven we zoals gezegd daarbij niet naar grote ingrepen in de bestaande organisatiestructuur, maar wij willen chirurgische ingrepen toepassen daar waar deze noodzakelijk zijn. De afgelopen jaren is aan een aantal belangrijke randvoorwaarden binnen het personeelsbeleid al voldaan, waaronder tijd- en locatieonafhankelijk werken. Er is naar onze overtuiging echter meer nodig om de organisatie bij de huidige tijd te brengen. De huidige beleidsvormende praktijk is nog onvoldoende ingericht op het gegeven dat het maken van beleid in de huidige tijd meer dan voorheen een open proces moet zijn, waarbij de gemeente niet de enige schepper van beleid is. Afhankelijk van het onderwerp hebben wij te maken met een divers scala aan beleidspartners; van bewoners(organisaties) en instellingen die op wijkniveau actief zijn tot bedrijven en stedelijke/regionale instellingen. Als college willen wij altijd aan het begin van de beleidsontwikkeling worden betrokken (voordat de pen aan het papier wordt toevertrouwd). Als college ondersteunen we actief burgerschap daar waar mogelijk. De afgelopen jaren zijn door onze gemeente al in toenemende mate inwonersinitiatieven op allerlei terreinen mogelijk gemaakt. Veelal wordt hierbij echter vooral gekeken hoe deze als het ware geïncorporeerd kunnen worden binnen ons bestaande gemeentelijk beleid. Hierdoor blijft de beschikbare ruimte voor dergelijke initiatieven beperkt. Door ad hoc te reageren op initiatieven die onder de aandacht worden gebracht, ontstaat bovendien geen zicht op waar daadwerkelijk meer ruimte voor maatschappelijk initiatief kan worden geboden. We dagen onze organisatie uit en willen horen waar die ruimte kan worden gemaakt. Van managers verwachten wij dat zij hun medewerkers ook aanspreken op de eigen rol en

4 het handelen van hun medewerkers om hierin meer mogelijk te maken. Van medewerkers verlangen wij wisselende handelswijzen, afhankelijk van de context en de aard van de specifieke initiatieven. Blauwdrukken zijn hierbij niet passend. Tegelijkertijd moet vanzelfsprekend wel gewaakt te worden voor willekeur. Tot slot zien wij een aantal specifiek inhoudelijke opgaven voor onze gemeentelijke organisatie. Deze komen onder andere voort uit de huidige veranderende tijd. Ook zien we op een aantal terreinen mogelijkheden om beleidsvelden (meer) te verbinden en met elkaar op te laten trekken. Scherp integraal denken en handelen, biedt naar onze verwachtingen uiteindelijk meer kansen om onze gemeente verder te versterken. Het betreft de volgende elf opgaven: 1. Economie en duurzaamheid: in verbinding met elkaar voor meer economische ontwikkeling! Het economisch en duurzaamheidsbeleid staan niet los van elkaar. Het gaat bij duurzaamheid niet uitsluitend om kostenbesparing. De nauwere koppeling tussen de twee beleidsvelden biedt naar onze verwachting ook veel economische ontwikkelingskansen. Kansen die wij niet mogen en willen laten liggen. We vragen de organisatie ons dan ook te laten zien hoe economie en duurzaamheid meer met elkaar verbonden gaan worden. 2. Economie, onderwijs en arbeidsmarktbeleid: gericht op een goed functionerende arbeidsmarkt! Een economisch en onderwijsbeleid voeren we als gemeente niet zomaar, maar moet bijdragen aan een goed functionerende arbeidsmarkt in onze gemeente en de directe omgeving. Dit komt uiteindelijk ten goede aan de zelfredzaamheid en het welzijn van onze inwoners. We vragen de organisatie dan ook voorstellen aan ons te doen hoe we onze rollen naar ondernemers, onderwijs en werkzoekenden zodanig kunnen benutten dat de arbeidsmarkt beter gaat functioneren. Laat ons zien hoe we op onderdelen en gezamenlijk van betekenis kunnen zijn! 3. Bouw en milieutoezicht/ handhaving: wensen van inwoners en bedrijven meer als vertrekpunt! Onze gemeentelijke bouwregels en milieutoezicht/ handhaving staan met enige regelmaat ondernemers en inwoners in de weg om kansen te creëren en te pakken. We willen waar mogelijk hun wensen méér het vertrekpunt laten zijn en niet (uitsluitend) de (beleids)regels. Waar ruimte kan worden gemaakt, dient deze ook te worden geboden. We vragen de organisatie ons dan ook te laten zien hoe wordt gezorgd dat de vraag van en de omgang met inwoners en/ of bedrijven die iets willen net zo belangrijk wordt als het leveren van een goed overheidsproduct en belangrijker dan een technisch/ procesmatig goed product. 4. Erfgoed, cultuur, toerisme: driehoekspact met potentie! Kansen om de (onder andere toeristische) kracht van onze gemeente en specifiek de binnenstad te versterken, zien wij in een nauwere verbinding tussen de beleidsvelden cultuurhistorisch erfgoed, cultuur, toerisme en citymarketing. Een blijvende versterking van deze kracht is mede gezien de investeringen die worden gedaan - niet in de laatste plaats van belang met het oog op het Jeroen Boschjaar in 2016 en de jaren erna. We vragen de organisatie ons dan ook duidelijk te maken hoe gezorgd gaat worden dat in het Jeroen Boschjaar alle spelers rondom erfgoed, cultuur, toerisme en citymarketing met één gezamenlijk doel samenwerken en dat die samenwerking in de jaren erna beklijft. 5. Maatschappelijk vastgoed: van beheer naar maatschappelijk rendement! Om meer faciliterend en dienstverlenend te kunnen zijn in de richting van onze inwoners en de initiatieven die zij nemen, is het onder andere van belang dat zij indien nodig tegen zo minimaal mogelijke kosten gebruik kunnen maken van wijkaccommodaties en waar mogelijk andere gemeentelijke panden. We vragen de organisatie dan ook ons college voorstellen te doen hoe wij ervoor kunnen zorgen dat wijkaccommodaties drempelloos gebruikt kunnen worden door alle

5 wijkinitiatieven die een fysieke ruimte zoeken. 6. Maatschappelijk vastgoed, Grondbedrijf, Economie en BIM: gezamenlijke opgave voor bedrijfshuisvesting! Niet alleen inwoners vragen bij onze gemeente om huisvesting voor hun initiatieven, ook bedrijven kloppen met regelmaat hiervoor aan. Op dit moment is er voor inwonersinitiatieven en bedrijven niet één loket voor huisvestingsvragen; deze komen op allerlei plekken binnen onze organisatie en/ of de BIM binnen. We vragen de organisatie ons dan ook een voorstel te doen voor de inrichting van één plek binnen onze gemeente waar bedrijven en initiatieven die van belang zijn voor onze gemeente terechtkunnen met hun huisvestingsvragen en deze binnen of buiten de gemeentelijke panden op te lossen. 7. Krachtige/ dienstbare rol gemeente s-hertogenbosch in regionale samenwerkingsverbanden! Als college willen we vanuit onze groter wordende verantwoordelijkheid als centrumgemeente een sterkere betrokkenheid tonen bij onze regio en de bestuurlijke samenwerkingsverbanden waaraan we als gemeente deelnemen. We vragen de organisatie ons dan ook aan te geven hoe we de bijdrage aan de regionale bestuurlijke samenwerkingsverbanden kunnen invullen vanuit de houding krachtig waar nodig, dienstbaar waar mogelijk in plaats van we halen het maximale voor onze gemeente eruit. Daarnaast vragen we voorstellen om ook de gemeenteraad binnen zijn rollen in dit kader meer in positie te brengen. 8. Transformatie opgave jeugd en zorg: de tevredenheid van inwoners die zorg ontvangen is de maat! Binnen de overgang van zorgtaken van het Rijk naar onze gemeente is er niet alleen een opgave waar het gaat om een goede organisatie en implementatie. Ook staan wij voor de opgave een transformatie laten plaatsvinden binnen de uitvoering van de jeugdzorg en Wmo door instellingen. Uitgangspunt voor ons college is hierbij de tevredenheid van onze inwoners die zorg ontvangen en niet de bedrijfsprestaties van de instellingen zelf die deze zorg verlenen. Wij vragen de organisatie ons dan ook ons te laten zien dat we de benodigde zorg voor bewoners centraal stellen, tot uiting komend in een hogere waardering en minder klachten in vergelijking met soortgelijke gemeenten. 9. Transformatie eist krachtiger sturen van de gemeente! Gezien de jarenlange praktijk in de zorgwereld en de grote (onder andere financiële) belangen van de gevestigde grote instellingen ontstaat de benodigde en door ons voorgestane transformatie niet vanzelf. Dit vraag om krachtig aanjagen en aansturen vanuit onze gemeente. Wij vragen de organisatie dan ook ons te laten zien dat wanneer iets niet helemaal goed loopt deze in staat is krachtig, flexibel en snel in te grijpen en te sturen, zowel binnen de eigen organisatie als in de richting van externe partijen. 10. Personeelsbeleid en prestatieafspraken: óók gericht op kennis van de behoefte van inwoners, bedrijven en/ of maatschappelijke organisaties! Kennis van de buitenwereld wordt niet verkregen vanachter een bureau. Deze kennis is van cruciaal belang om de taken waarvoor de ambtelijke organisatie staat zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. We vragen de organisatie dan ook ons aan te geven hoe er wordt gezorgd dat medewerkers de focus op de buitenwereld (meer) in hun gaan werk gaan praktiseren en op welke wijze dit in het personeelsbeleid wordt verankerd. 11. Een veilige gemeente s-hertogenbosch: niet alleen voor, maar vooral ook in samenwerking mét onze inwoners! Zichtbaarheid en aanspreekbaarheid van politie, jongerencoaches én gemeentelijk toezichthouders! De leefbaarheid van de wijken, buurten en dorpen van onze gemeente begint bij een veilige leefomgeving. Hiervoor dragen we als gemeente samen met onze veiligheidspartners niet alleen de

6 verantwoordelijkheid. Inwoners en bedrijven hebben hierbij eveneens een rol te vervullen. In veel gevallen willen zij dat bovendien ook. Daarnaast streven we naar een grotere zichtbaarheid van politie, jongerencoaches en gemeentelijk toezichthouders om de veiligheidsgevoelens in onze gemeente te vergroten en hierdoor meer in de pas te lopen met de feitelijke ontwikkeling van de veiligheidscijfers. We vragen de organisatie dan ook ons te laten zien hoe inwoners en bedrijven zelf (meer) betrokken worden bij veiligheidsvraagstukken en wat eraan wordt gedaan om veiligheidsprofessionals meer zichtbaar te latren zijn en open te laten staan voor signalen van en samenwerking met inwoners. Wij verwachten een antwoord op deze vragen binnen twee maanden te ontvangen. Voor iedere vraag is het de bedoeling dat eigenaren worden benoemd. Deze eigenaren komen in beginsel vanuit alle lagen van de organisatie (en bestaat daarmee niet uitsluitend uit het hoger management). De besturingsfilosofie passen wij bovendien volgens het voorgaande gedachtengoed aan.