Handleiding Reference Manager 12 met Word2010

Transcriptie

1 WALAEUS BIIBLIIOTHEEK Handleiding Reference Manager 12 met Word Een database aanmaken Start het programma. Kies File > New database. Geef in het scherm New Reference Manager Database de opslagplaats en de naam van de nieuwe database. Klik op New. De nieuwe, lege database verschijnt. individual Reference display naam van geopende database List of References Aantal referenties in database NB: Bij het aanmaken van een database worden automatisch 2 bestanden gegenereerd die in combinatie noodzakelijk zijn voor het functioneren van het programma. Het betreft het.rmd en.rmx bestand, respectievelijk RefMan Data File en Index File. 2. Importeren van PubMed-resultaten in Reference Manager Sla de opbrengst van een PubMed zoekactie op als tekstbestand: Klik op het pijltje bij > Choose destination > File. Kies als download formaat MEDLINE (dit is noodzakelijk voor goede overbrenging naar Reference Manager) Klik op Create File en Save. Selecteer in Reference Manager: File > Import Text File en vul de velden van het Importscherm in: - Database: de database waar de referenties opgenomen worden - Filter: benodigd is het capture file PubMed.cap. Gebruik zonodig de browse-knop. Het import filter of capture file (aangeduid met de extensie.cap) vertaalt de referenties van de herkomstdatabase naar de juiste Reference Manager velden. - Text File: het PubMed tekstbestand; dit kan gezocht worden met de browse-knop Kies als Reference range All en klik op Import. Bevestig de mededeling Import successfully completed > Close Er verschijnt een extra tabblad Imported ; de ingelezen referenties zijn echter ook reeds opgenomen in de database. Dit tijdelijke tabblad verdwijnt bij afsluiten van de database. 3. Direct exporteren van Web of Science naar Reference Manager De resultaten van een WebofScience zoekactie kunnen rechtstreeks naar Reference Manager geëxporteerd worden. Scroll naar beneden in de resultatenlijst.

2 Vul bij Step 1 de gewenste gegevens in. Kies bij Step 2 voor Full Record. Klik bij Step 3 op Save to EndNote (ook voor Reference Manager) Er verschijnt een keuzescherm Choose Destination; kies Reference Manager en de gewenste database. Het importeren start. Wanneer er nog een vorige importeeractie openstaat, verschijnt onderstaand scherm. Om de nieuwe set aan het Imported tabje toe te voegen, kies Append. Om een nieuw leeg Imported tab te maken, kies Clear. Na het importeren staan de WebofSciencereferenties op het tabblad Imported en zijn ze toegevoegd aan de totaaldatabase. 4. Controleren van een database op dubbele referenties Controle op duplicaatreferenties kan plaatsvinden tijdens of na het importeren. - Ontdubbelen tijdens het importeren wordt ingesteld met Tools > Options > Import > Duplicate References > Do not import. Bij grote sets is dit aan te bevelen, hoewel dit het importeerproces vertraagt. Selecteer de criteria waarop gecontroleerd moet worden met Tools > Batch Operations > Duplicate Search > Options > Fields to Compare Tip: Om te voorkomen dat duplicaten niet gesignaleerd worden vanwege uiteenlopende weergave van de tijdschrifttitel en/of auteursnaam, is het aan te bevelen Periodical en Author uit te schakelen bij de vergelijking van referenties. Plaats bijvoorbeeld een vinkje bij Title primary, Date primary en Start Page. 2

3 - Duplicaten opsporen in een bestaande database: Selecteer de criteria waarop gecontroleerd moet worden met Tools > Batch Operations > Duplicate Search > Options > Fields to Compare Voer de zoekactie uit met Tools > Batch Operations > Duplicate Search > Search. Een tijdelijke subset Duplicates verschijnt. Voor een presentatie van de bijeenhorende duplicaten, sorteer de set op auteursnaam door klikken in de grijze kolomnaam. Beslis welke van de twee varianten u wilt verwijderen. Verwijderen geschiedt met References > Delete > naar wens Marked of Unmarked references. De ongewenste dubbele referenties worden verwijderd uit het Duplicates tabblad en dus óók uit de database. 5. Zoeken binnen de Reference Manager database Binnen de Reference Manager database kan een zoekactie verricht worden om records met specifieke kenmerken te selecteren. Klik op References > Search References, vul de gewenste velden in en klik op om het zoeken te starten. Hieronder wordt geïllustreerd hoe binnen de database "Test" te zoeken naar referenties met Pain in de titel of Pain als keyword. Het aantal treffers van de zoekactie is zichtbaar in de vierde kolom onder Results. Klik hierop en de set wordt getoond met een tijdelijk tabje Retrieved. Tip : De Automatic Popup Browser voor keywords kan aan- of uitgezet worden via Tools > Options > General. 6. Kolom toevoegen, sorteren binnen een kolom De standaardpresentatie van de List of References toont de 3 kolommen RefID, Author, Title. Deze presentatie kan aangepast worden, bijvoorbeeld om de lijst te sorteren op een veld dat nu niet zichtbaar is. Om een extra kolom toe te voegen, klik op Tools > Reference List Display. Plaats de cursor op het grijze kolomdeel waar een kolom voorgevoegd moet worden en klik op Insert Col. Er verschijnt een extra kolom. Deze heeft standaard het veldtype RefID. Die bestaat al als kolom 1. Wijzig het veldtype (wit) in het gewenste type, bijvoorbeeld in Periodical. De bijbehorende Header (grijs) kan veranderd worden in een naam naar eigen voorkeur, bijvoorbeeld Journal. 3

4 Bevestig de wijziging met OK. In de List of References is nu een vierde kolom zichtbaar. De elementen van een kolom sorteren geschiedt door klikken op de grijze kolomnaam. sorteert op RefID sorteert op datum sorteert op auteur sorteert op titel 7. Een literatuurlijst maken De opmaak van een literatuurlijst wordt bepaald door een zogenaamde Output Style. De bibliografie kan alle referenties of een selectie van de database bevatten. Sorteer de database naar wens en selecteer indien gewenst een deel van de referenties door aanvinken. Via Tools > Bibliography > Generate from Reference list verschijnt het scherm Bibliography Setup. 4

5 Geef hierin de gewenste opties aan voor Refs to include, Destination en Output style en klik OK. De opmaak van de referenties is te wijzigen door te kiezen voor een andere Output Style. Vanuit Destination > Print preview is het mogelijk de lijst te printen of op te slaan als file. De lijst kan ook direct opgeslagen worden als tekstbestand met Destination > File. Markeringen in de Reference List zijn ongedaan te maken met de rechtermuisknop > Clear All Marks 8. Invoegen van citaties in Word (Cite While You Write, CWYW) Tijdens het schrijven van een tekst in Word2010 kunnen citaties ingevoegd worden vanuit een Reference Manager database, zonder Word te verlaten. Deze functie heet "Cite While You Write" (CWYW) en hiervoor is de tab van ReferenceManager benodigd. Wanneer deze is geactiveerd middels File > Options > Add-Ins, is het tabje Reference Manager 12 zichtbaar. Onder dit tabje zijn de volgende opties beschikbaar: Het is aan te bevelen om bij Preferences > Cite While You Write Preferences > General de optie: Enable instant formatting uit te schakelen door weghalen van het vinkje. Instant Formatting kan de koppeling tussen Reference Manager en Word verstoren. 5

6 Plaats de cursor in de tekst op de plaats waar een referentie moet komen en klik op het icoontje Insert Citation > Find Citation. Typ in het vakje Find een onderscheidend kenmerk van de gewenste referentie, zoals auteursnaam of titelwoord en klik op Search. Een of meerdere referenties die aan het criterium voldoen worden getoond. Selecteer de gewenste en klik op Insert. In de tekst verschijnt de citatie in voorlopige opmaak, zoals bijvoorbeeld {Chandie Shaw, /id;mckinley, /id}. Het is ook mogelijk om vooraf referenties in Reference Manager te markeren door aanvinken en die dan in de tekst op te nemen. Gebruik hiervoor Insert Citation >. Markeringen in Reference Manager zijn te verwijderen met de rechtermuisknop > Clear All Marks Voor de eindopmaak dient de optie Bibliography. Hiermee worden de temporary citations omgezet naar formatted citations en wordt de bijbehorende literatuurlijst gegenereerd. Klik op het schuine pijltje. Op het scherm Format Bibliography > tabblad Bibliography kunnen naast de gewenste Output Style nog andere instellingen gekozen worden. 6

7 Op het tabblad Fields kunnen extra s gekozen worden voor weergave in de bibliography. Bevestig de keuzes met OK om het document in de gewenste opmaak weer te geven. Een andere Output Style is toe te passen op het document door weer om Bibliography te vragen en het Format scherm aan te passen. Wanneer uitsluitend de Output Style gewijzigd moet worden, kan dat via Style > Select another style. Om iets te wijzigen in de referenties, zoals een citatie verplaatsen of verwijderen, is het noodzakelijk om de formatted citations terug te brengen naar de ongeformatteerde weergave. Plaats daarvoor de cursor boven in het tekstdocument en klap de keuzes open bij Convert Citations and Bibliography > In het tekstdocument zijn nu alle referenties teruggezet naar "unformatted" en de referentielijst is verdwenen. Verwijder de gegevens van de ongewenste referentie (inclusief de ;) en klik op het pijltje bij Bibliography om een nieuwe referentielijst te genereren. In het tekstdocument en in de referentielijst zijn de citaties hernummerd. Referenties verwijderen is ook mogelijk via de optie Edit Citation(s) Tip : Om de citaties visueel in de tekst te laten opvallen kunnen ze grijs getint worden. Dit is een instelling in Word onder File> Options > Advanced > Show document content > Field shading > Always. NB: Bij het uitwisselen van een document waarbij een ander wijzigingen aanbrengt, kunnen de connecties tussen Word en Reference Manager worden verminkt. Gebruik daarvoor het document in platte tekst met Convert Citations > Convert to Plain Text en behoud zelf een versie met actieve linkjes. 9. Een Output Style op maat maken Output Styles worden met het programma meegeleverd. Ze zijn herkenbaar aan de extensie.os. Wanneer een gewenste stijl ontbreekt of verouderd is, kan die op maat gemaakt worden. 7

8 NB: Een referentie in Word bestaat uit twee componenten: de representatie in de tekst (In-Text Citation) en de weergave in de bijbehorende literatuurlijst (Bibliography). Deze worden apart gedefinieerd in een Output Style. Bijvoorbeeld: Volgens de voorschriften van het tijdschrift X moeten de citaties in de tekst in superscript staan, dus als referentie 1 en niet als referentie(1). Ook moeten opeenvolgende reeksen voluit geschreven worden, dus 1, 2, 3, 5, 6, 7 in plaats van 1-3, 5-7. In de bibliografie moet de tijdschrifttitel vet gedrukt staan. Indien er meer dan 2 auteurs zijn, moeten alleen de eerste 2 genoemd worden, gevolgd door et al. Tijdschrift X staat niet op de keuzelijst van Output Styles. Neem daarom een standaardstijl, bijvoorbeeld Uniform, als uitgangspunt om die aan te passen. Open de Output Style met Tools > Bibliography > Open Output Style > Uniform Open zonodig het tabje In-text citations. Highlight in het Definition veld rechts het <Citation Number> en klik in de werkbalk op het symbool x 2. In het Sample onderaan verschijnt de gewijzigde weergave. Klik op de knop In-text Citation Settings voor het wijzigen van de Delimiters en Separators. Ook kan hier Use Number Ranges aangepast worden. Met OK worden de nieuwe definities bevestigd. Ze zijn zichtbaar in het Sample onderaan. De gewijzigde Output Style dient onder een nieuwe naam op een andere plaats opgeslagen te worden met File > Save as.kies een opslagplaats en een naam, bijvoorbeeld Tijdschrift X De Bibliografie definitie aanpassen geschiedt met het tabje Bibliography. De weergave van tijdschriftartikelen wordt getoond bij Reference Type: Journal* Rechts verschijnt de Definition for Journal en onderaan staat een Sample. In het Definition scherm: klik eenmaal op om dit veld te highlighten. Klik vervolgens in de werkbalk op. De tijdschrifttitel wordt nu vet (bold) weergegeven. Dit is ook in het Sample te zien. Om de weergave van aantallen auteurs aan te passen, dubbelklik op, waarna een dialoogscherm verschijnt met de tab Author List. Breng hier de specificaties voor de Abbreviated author list aan. Gebruik de overige tabs om andere naamweergaves in te stellen. Bevestig de wijzigingen met OK. Bij Bibliography > Format Biblography kan nu met de browse knop de Output Style van Tijdschrift X geselecteerd en toegepast worden. NB: Bij het aanmaken van een database worden automatisch 2 bestanden gegenereerd die in combinatie noodzakelijk zijn voor het functioneren van het programma. Het betreft het.rmd en.rmx bestand, respectievelijk RefMan Data File en Index File. Kopieer dus zowel het.rmd als het.rmx bestand bij het maken van een backup of kopie. Nuttige URL's: Ondersteuning van de Walaeus Bibliotheek op de website > Veelgestelde Vragen > Reference Manager De afdeling Support and Services van de producent van Reference Manager: 8