Introductie Endnote X3

Transcriptie

1 Introductie Endnote X3 Inhoud Wat is Endnote X Werken via Athena... 3 Opbouw en gebruik van je Endnote X3library Overlopen scherm Creëren library Invoeren van gegevens Werken met de library Afdrukken Endnote X3 als hulpmiddel bij het schrijven Cite while you write Manuscript templates Nuttige links Versie februari 2010 Kristel.Mareels@UGent.be Biomedische Bibliotheek UGent/UZGent 0P8 De Pintelaan Gent 1

2 Wat is Endnote X3 Endnote en Reference Manager zijn softwarepakketten die fungeren als databasemanager, online zoekmachine en bibliografieënmaker. Deze programma s maken het verzamelen, beheren, opslaan en gebruiken van bibliografische gegevens een heel stuk makkelijker. Met Endnote is het mogelijk om: zelf literatuurverwijzingen invoeren in een persoonlijke database of deze importeren uit zoeksystemen als Medline, PsycINFO, Web of Science etc. (via filters). via het Endnote-interface zoeken in systemen die beschikken over een Z39.50-toegang (via connection files). Dan kunnen literatuurverwijzingen rechtstreeks in Endnote worden opgenomen literatuurgegevens bewerken en doorzoeken in eigen teksten bronvermeldingen invoeren vanuit Endnote en deze laten opmaken volgens bibliografische stijlen zoals Vancouver, Chicago, MLA, APA etc. (via styles) gebruik maken van sjablonen (templates) in Word voor de opmaak van manuscripten volgens publicatiestijlen van bijvoorbeeld APA, Chicago of afzonderlijke tijdschriften Links opnemen naar PDF files bij de literatuurverwijzingen figuren opslaan in een Endnote library en invoeren in manuscripten geordende bibliografieën samenstellen (bijvoorbeeld op onderwerp) met kopjes (bijvoorbeeld trefwoorden) tussen de referenties Sinds september 2009 is via Athena versie X3 beschikbaar. Enkele nieuwe mogelijkheden zijn: Vanuit Endnote kan gezocht worden naar de elektronische tekst van artikelen die in de library aanwezig zijn, en deze wordt dan gekoppeld aan de betreffende referentie in de library De mogelijkheid om groepen van referenties te maken op basis van een zoekstrategie. Nieuw opgenomen referenties die voldoen aan de zoekcriteria komen dan automatisch in zo n groep Het zoeken in een library en het zoeken in bibliografische bestanden vanuit Endnote is nu geïntegreerd in het Endnote interface Er is meer informatie op te roepen over een library en over de daarin opgenomen referenties 2

3 Werken via Athena De universiteit Gent kocht een campuslicentie voor het bibliografische programma EndNote. Het programma kan gebruikt worden door alle personeelsleden en studenten van de universiteit en alle personeelsleden van het Universitair ziekenhuis. EndNote is beschikbaar via Athena (in de map "Office" onder "Extra"). Meer info over Athena vindt u op: Werken via Athena biedt het voordeel dat geen software op de eigen pc moet worden geladen, dat fouten in de software snel worden verbeterd en dat steeds de laatste nieuwe versie beschikbaar is. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de functionaliteiten van het programma (cite-whileyou-write en referenties rechtstreeks importeren uit databanken) is het belangrijk om steeds te werken via het Athena platform. Endnote vind je in de map office extra. 3

4 Opbouw en gebruik van je Endnote X3library 1. Overlopen scherm groups-kader referentielijst tab-kader Groups Hier kan je makkelijk navigeren tussen de volledige referentielijst, onderdelen van die lijst(groepen) en online zoekopdrachten. Referentielijst Hier zie je de overzichtslijst van de volledige databank of de gekozen groep referenties. Per referentie worden een aantal velden getoond. De lijst is makkelijk te sorteren door te klikken in de hoofding van een kolom. Via edit preferences display fields is het mogelijk om andere velden te tonen. Tab-kader Binnen de tab preview bekijk je de op dat moment geselecteerde referentie en de search -tab laat je toe om te zoeken binnen de eigen databank of in externe databanken. 4

5 2. Creëren library Een nieuwe databank of library aanmaken kan door te kiezen voor file new Naam database: mag spaties bevatten, tot 255 tekens. Via Athena kan je bestanden bewaren op 2 plaatsen: Op de C-schijf van de pc waarop je op dat moment werkt of de serverruimte (meestal h-schijf) die je van de UGent ter beschikking krijgt. Er wordt aangeraden om te kiezen voor de serverruimte omdat de databank dan steeds toegankelijk is via Athena, ongeacht op welke pc je op dat moment werkt. Een database bestaat uit 2 delen : een bestand met extensie.enl en een map met extensie.data Beide bestanddelen zijn nodig voor een goede werking van de databank. Het maken van 1 grote database wordt aangeraden. Door efficiënt gebruik te maken van trefwoorden en groepen kunnen de gegevens makkelijk worden geordend en teruggevonden. 3. Invoeren van gegevens 3.1 Manueel - Kies eerst het juiste reference type. - Bij tijdschriftartikels zijn de eerste 7 velden verplicht in te vullen om tot een volledige referentie te komen. De bijkomende velden zijn niet verplicht, maar wel zeer nuttig om de gegevens te vervolledigen - Er is de mogelijkheid tot het invoeren van een URL, een afbeelding en een link naar een pdf-bestand. Dit maakt het makkelijk om de gelinkte website of het gekoppelde bestand te openen vanuit Endnote. - Namen van auteurs kunnen op 2 manieren worden ingevuld: voornaam familienaam of familienaam,voornaam. 5

6 - Bij invoer in geïndexeerde velden (auteur, tijdschrifttitel en keywords) worden gegevens automatisch aangevuld; nieuwe gegevens verschijnen in het rood. Het veldscheidingsteken is enter. - Vul de gegevens in zonder bijkomende opmaak (niet vet, italic, ), omdat de uiteindelijke opmaak zal bepaald worden door de gekozen stijl. 3.2 Importeren zonder filter Voor een aantal databanken is het mogelijk om referenties rechtstreeks in de eigen databank te importeren. Belangrijk hierbij is dat je zeker gebruik maakt van de webbrowser (Internet Explorer of Firefox) op Athena! Indien je de lokale browser gebruikt zal de koppeling naar je eigen databank niet gemaakt worden. Web of Science - Ga in Athena naar de folder "Office" en klik op "Internet Explorer" - Open via deze Internet Explorer: en kies voor Web of Science - Voer een zoekopdracht uit - zoekresultaten toevoegen aan de Marked list - binnen de marked list de over te nemen velden aanvinken en kiezen voor - kies vervolgens de juiste databank - de geïmporteerde resultaten worden toegevoegd aan de gekozen databank en ook eerst als aparte selectie getoond 6

7 EbscoHost Databanken - Open een webbrowser via Athena! - Zoek via de website van de Universiteitsbibliotheek naar de gewenste EbscoHost Databank (in dit voorbeeld Biomedical Reference Collection: Comprehensive) - Voer je zoekopdracht uit - Voeg de resultaten die je wil importeren in je eigen databank toe aan de folder 7

8 - Wanneer alle referenties zijn toegevoegd kies je voor folder view - Selecteer alle referenties in de folder en kies voor het icoontje export 8

9 - Kies voor Direct Export to EndNote, ProCite, or Reference Manager en klik op save - Export to Endnote Kies vervolgens de juiste databank en de geselecteerde referenties zullen worden toegevoegd. Andere voorbeelden: Biomedcentral : Google scholar : Sciencedirect : 9

10 3.3 Importeren met filter Bij een aantal databanken is het enkel mogelijk om gegevens te importeren wanneer je gebruik maakt van een filter. Standaard zijn reeds een groot aantal filters voorzien. Op de site van Endnote vind je er nog meer. Wanneer je een filter toegevoegd wil hebben op het Athena platform, stuur je best een mail naar dan word je ook verwittigd wanneer de filter werd toegevoegd. Enkele voorbeelden: Referenties vanuit Pubmed exporteren - Dit kan alleen door Pubmed te openen via Internet Explorer of Firefox op Athena Login op de webpagina athena.ugent.be - Ga naar de folder "Office" en klik op "Internet Explorer" - Open via deze Internet Explorer: - Klik op "Pubmed" - Geef een zoekopdracht - Vink een aantal artikelen aan - kies voor send to en selecteer file als bestemming en MEDLINE als formaat - sla de selectie op als txt-document Endnote - open Endnote en de databank waar de selectie moet worden geïmporteerd - kies voor file import 10

11 - kies de juiste file - selecteer bij import option de Pubmed filter - Klik op import 3.4 Zoeken vanuit Endnote Het is mogelijk om via Endnote rechtstreeks verschillende externe databanken te doorzoeken. Deze manier van zoeken kan een alternatief zijn voor het importeren van referenties uit bvb Pubmed, maar biedt niet alle zoekmogelijkheden die je hebt bij het rechtstreeks zoeken in Pubmed zelf. Links in het groups kader vind je een aantal rechtstreekse links naar veel gebruikte databanken. Door te klikken op more krijg je nog meer mogelijkheden te zien. 11

12 Wanneer je een databank selecteert, maakt Endnote een connectie met deze databank en verschijnt rechtsonder in het tab-kader een zoekscherm. In dit zoekscherm kan je je zoekvraag formuleren. Klik op search en geef aan hoeveel resultaten je wil importeren. De gevonden referenties worden onmiddellijk toegevoegd aan de bibliotheek, maar worden ook als aparte selectie getoond. Het is dan mogelijk om de referenties te bekijken en de ongewenste te verwijderen. 4. Werken met de library 4.1 Groepen (nieuw in versie X2) Door te werken met groepen is het makkelijk om je referenties volgens je eigen criteria in te delen en terug te vinden. Er zijn 2 mogelijkheden: smart groups en custom groups. 12

13 Smart Group Een smart group geeft je de mogelijkheid om via een zoekvraag bepaalde referenties terug te vinden en toe te voegen aan de groep. Zo n groep kan je aanmaken via het menu groups create smart Group. Custom Group Een custom group is een selectie van zelf gekozen referenties. Deze groep creëer je door een aantal refernties te selecteren en in het menu groups te kiezen voor add references to create custom Group. Later kan je nieuwe referenties aan je custom Group toevoegen door ze uit de referentielijstnaar de juiste groep te slepen. Referenties die worden verwijderd uit een groep worden niet verwijderd uit de databank. Sinds versie X3 is het daarnaast ook mogelijk om een Group set aan te maken, een aparte verzameling groepen. 4.2 Zoeken binnen je library Via het search-tabblad kan je je databank volledig of gedeeltelijk doorzoeken. Selecteer hiervoor in het Group kader het gedeelte van de databank dat je wenst te doorzoeken en kies in het tabkader voor het tabblad search. Bouw vervolgens de zoekvraag op door de verschillende zoektermen aan elkaar te koppelen via Booleaanse operatoren en klik op search 13

14 In de referentielijst zie je de gevonden resultaten en in het groups-kader is onder all references de tijdelijke groep search results gecreëerd. 4.3 zoeken naar fulltext Via references find full text is het mogelijk om Endnote te laten zoeken naar full text versies van artikels in de databank. 5 Afdrukken Bibliografie Het is mogelijk om een databank/library volledig of gedeeltelijk af te drukken in het gewenste formaat. Het is ook mogelijk om afdrukken te maken als Word-bestand of PDF-file. Hiervoor moet je vooraf de juiste output stijl bepalen, de geweste referenties selecteren en dan kiezen voor File print (om een pdf-bestand te maken, bij printer pdf-creator selecteren) Subject bibliography Via tools subject bibliography kan je je bibliotheek afdrukken volgens een gekozen veld. 14

15 Endnote X3 als hulpmiddel bij het schrijven Ook hier is het belangrijk om de Word te gebruiken vanop Athena. 1. Cite while you write 1.1. Inleiding De dynamische koppeling tussen EndNote en MS Word maakt dat je tijdens het schrijven een beroep kunt doen op de referenties en (opmaak)mogelijkheden van EndNote, het Cite While You Write principe. Indien zowel EndNote als Word geopend zijn kun je bovendien eenvoudig tussen beide programma's switchen. Wanneer je referenties invoegt in MS Word wordt aan het einde van de tekst automatisch een literatuurlijst aangemaakt. Deze literatuurlijst wordt opgemaakt op basis van de gekozen Output Style. Om gebruik te maken van deze functionaliteit is het belangrijk dat je de Word 2007 versie op Athena gebruikt en niet je lokale Word. Word 2003 De add-ins voor Word 2003 worden via Athena niet langer ondersteund. Word 2007 In Word 2007 op Athena is de toolbar voor EndNote altijd beschikbaar. 15

16 1.2. Een referentie toevoegen Voor je een citatie toevoegt, moet je er voor zorgen dat de cursor op de juiste plaats in de tekst staat. Een verwijzing komt steeds op de plaats waar die van toepassing is. Er zijn 2 manieren om een referentie in te voegen. 1. via insert citation / find citation 2. via insert selected citation Hierbij ga je eerst naar Endnote, selecteer je daar een referentie en kies je voor insert selected citation 16

17 1.3. Output stijl De referenties en bibliografie worden getoond in de door jou gekozen output stijl. Deze output stijl aanpassen kan via style en update citations and bibliography Citaties bewerken De bibliografie is een veld, gekoppeld aan de databank/library. Je brengt best geen aanpassingen aan in het word-document. Het is beter rechtstreeks in de reference software te verbeteren. De aanpassingen worden meteen uitgevoerd. Aanpassen of verwijderen van verwijzingen gebeurt via Edit citations 17

18 1.5. Voorkeuren Via Preferences kan je je voorkeuren voor het werken met Endnote instellen Travelling library Om bibliografische lijsten te kunnen maken, gebruikt CWYW in Word veldcodes. Deze veldcodes, die standaard verborgen zijn, maken het Endnote mogelijk om referenties te maken, de opmaak te wijzigen of te verwijderen. Bovendien bevatten deze codes een travelling library van de geciteerde referenties, waardoor het document ook gebruikt kan worden op een computer waarop de databank niet beschikbaar is. 18

19 2. Manuscript templates Vanuit Endnote kan je een aantal templates opstarten waarmee je meteen een tekst kan maken volgens de vereisten van een bepaald tijdschrift. Ga hiervoor naar menu tools manuscript templates en kies het gewenste template. Automatisch wordt dan Word opgestart en een wizard om de vereiste gegevens op de juiste plaats in te vullen. 19

20 Nuttige links Helpdesk DICT: Hier vind je meer informatie over de programma s, instructiedata, voorbeelddatabanken en instructies voor het installeren van de programma s. Website Endnote: Engelstalige handleidingen en technische ondersteuning: Met vragen of problemen kan je terecht bij: 20