Handleiding Reference Manager 11 en 12

Transcriptie

1 Handleiding Reference Manager 11 en 12 1 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

2 Contents 1. Inleiding Het beginscherm en basisfuncties Referenties toevoegen... 6 a) Handmatig invullen van records... 6 b) Importeren van referenties uit een externe database in RM... 7 c. Referenties vanuit een externe literatuur database exporteren naar RM Zoeken a) Zoeken in RM databases b) Zoeken in externe databases op Internet Referenties ontdubbelen a) Dubbele records met de hand verwijderen b) Dubbelen zoeken in RM-database c) Ontdubbelen bij importeren Citeren en literatuurlijsten maken a) Citaties invoegen in de tekst (CWYW) a1) Referenties zoeken en selecteren in Word (CWYW) a2) Referentie in RM markeren en invoegen in Word a3) Deel van tekst van referentie tussen accolades b) Een literatuurlijst maken bij een artikel c) Zelfstandige lijsten maken Beheersaspecten Ondersteuning Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

3 1. Inleiding Waar in deze handleiding 'versie 11' staat, kan altijd ook 'versie 12' gelezen worden. De twee hoofdfuncties van Reference Manager (RM) zijn: "kaartenbak" voor het verzamelen en beheren van literatuurgegevens hulpmiddel bij schrijven van publikaties (Cite While You Write, CWYW) RM draait onder Windows, en is te verkrijgen bij de automatiseringsafdeling van de faculteiten, de diensten en het VUmc. Voor het VUmc is dat de afdeling IPO. Deze handleiding betreft de stand-alone editie van versie 11 van dit pakket. Op de VU is op de meeste computers een stand-alone versie (= op elke PC een eigen softwarepakket) en geen netwerk-versie geïnstalleerd. Voor deze handleiding wordt een basiskennis van Windows verondersteld, en enige ervaring met het zoeken in literatuurdatabases zoals PubMed (Medline) en Web of Science. Reference Manager is na een standaardinstallatie op de computer te vinden op de harde schijf (C:\), in de subdirectory Reference Manager, al of niet in de directory Program Files. Via de Start knop (linksonder) is de aanklikvolgorde meestal: - Programma s (map) - Reference Manager 11 (map) - Reference Manager 11 (programma) De gemaakte databases worden standaard in de map van dit programma zelf opgeslagen. (Bijvoorbeeld: C:\Program Files\Reference Manager 11). Maar er kan ook een andere map voor gekozen worden. Elke RM database bestaat uit twee files, één met extensie.rmd (RM Data) en één met extensie.rmx (RM indexen). Voor het aanmaken van een nieuw database, klik op:. Geef een naam op voor de database, en kies een map waarin de database moet komen. Klik dan op New. Voor het openen van een bestaande database klik op: Een meegeleverde voorbeelddatabase is te vinden onder de naam Sample. 3 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

4 2. Het beginscherm en basisfuncties Na het openen van de Sample-database verschijnt het volgende startscherm: Bovenin wordt een volledig record van de op dat moment aangeklikte referentie (donker) gepresenteerd met alle velden. Onderin wordt een lijst van alle referenties in de database Sample getoond. De grijze balk tussen beide helften in is met de muis naar boven of beneden te slepen. De Tabs links onderin het scherm geven de namen van de databases die open staan. Het getal rechts onderin het scherm duidt op het aantal referenties in de actieve database. De lijst met referenties is eenvoudig te sorteren door te klikken op de kolomnamen. Klik bijvoorbeeld op Title en de titels worden alfabetisch gesorteerd (A>Z). Nogmaals klikken keert de sortering om (Z>A). Via de menu-optie Tools zijn de algemene instellingen van RM te wijzigen. Bijvoorbeeld om andere/meer velden zichtbaar te maken als kolom in de referentielijst: kies Tools > Reference List Display > Insert Col(umn) > etc. Voor het manipuleren van referenties kunnen deze worden gemarkeerd met de cursor, of aangevinkt in het vakje in de eerste kolom van de lijst met referenties. 4 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

5 RM maakt van alle auteurs- (Authors), trefwoorden (Keywords) en tijdschrifttitels (Journal Name) alfabetische indexen aan. Open deze indexen met de knop Term manager: Klik op de knop Reference List Window om in alle situaties terug te keren in het basisscherm met titellijst. Helemaal bovenin het scherm zit een knoppenbalk met bedieningsopties. Specifiek voor Reference Manager zijn: De betekenis van de specifieke iconen luidt kort: Knop Betekenis Toelichting Insert Marked References Referentie toevoegen aan een tekst in Word New Reference Handmatig een nieuwe referentie intypen en toevoegen Copy Btw Databases Copieer de referentie naar een andere Referentie bestand Spell Check Controleer de spelling van een woord in een Referentie Activate Reference Ga (terug) naar de lijst met referenties (basisscherm) List Activate Term Manager Ga naar de indexen: Keywords, Periodicals, Authors Search Start een zoekactie Go to Word Processor Ga naar Word als het programma actief is Data Visualization Analyseer Referenties met programma s als RefViz. 1 Behalve met deze iconen kunnen alle functies ook via de menu s worden gekozen. De meeste opdrachten kunnen ook gegeven worden via het snelmenu na klikken op de rechtermuisknop. Nadere uitleg van bovengenoemde functies wordt gegeven in het vervolg van de tekst. 1 Programma s als RefViz worden niet standaard meegeleverd met Reference Manager. Deze optie is alleen te gebruiken als RefViz (of andere programma s) apart gekocht en geïnstalleerd zijn op de computer. 5 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

6 3. Referenties toevoegen Er zijn verschillende manieren om een RM-database (aan) te vullen: a. records met de hand invullen b. importeren van referenties uit een extern literatuurdatabase c. vanuit een extern literatuurdatabase naar RM exporteren Om tijd en moeite te sparen is het zeer aan te bevelen referenties zoveel mogelijk uit externe databases te halen en over te zetten naar RM. a) Handmatig invullen van records Klik op de knop (of: menu References > New) en er verschijnt een scherm voor het invullen van de gegevens van een nieuwe referentie. Standaard wordt de opmaak getoond voor het referentie-type dat de vorige keer is toegevoegd. In de figuur hiernaast is dat Generic. Maak een eigen keuze voor het in te voeren type publicatie (meestal tijdschrift artikel) door met de muis in de eerste rij te klikken op de naam van het gewenste referentie type, rechts naast de kolom met het label Ref Type. Opmerkingen: Voor tijdschriftartikelen wordt het referentie-type Journal gebruikt. Journal (Full) dient om tijdschrifttitels in te voeren. De velden die worden getoond verschillen per referentie-type. Het veld Ref ID bevat een unieke code per referentie. Standaard is dit een volgnummer, en standaard kent RM die automatisch toe. Via het menu Tools > Options > Reference Edit is te kiezen voor een Ref ID bestaande uit 1 e auteur + jaartal, en ook kan hier d.m.v. Assign Ref ID worden ingesteld dat de Ref ID handmatig aan te passen is (zie ook 7.3). De velden User Def 1 t/m 5 user defined fields - zijn naar eigen inzicht te vullen met informatie. Geef eigen veldnamen via het menu Tools > Field and type edit. Dit kan alleen als het bestand geopend is als ReadWrite Eclusive (zie figuur hierboven). 6 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

7 Bij het invoeren van auteurs dient de naam als volgt getypt te worden: achternaam, voorletters/voornaam. Type deze in zonder spatie tussen de komma en de achternaam en ook geen spaties tussen de voorletters. Meerdere auteurs dienen gescheiden te worden met het punt-komma -teken ( ; ).Voorbeelden: o Nelson,Michelle;Jackson,R. o Nelson,M.R.;Cremer,H. b) Importeren van referenties uit een externe database in RM In veel gevallen kan een RM database gevuld worden met referenties uit externe literatuur databases, het zgn. importeren. Allereerst moet dan middels zoekopdrachten de gewenste selectie gemaakt worden in een externe database, zoals PubMed, PsycInfo, PiCarta. Dit resultaat kan dan, opgeslagen als een tekst file, worden geimporteerd in een RM literatuur database. Activeer de import-functie via het menu File > Import Text File. Hier volgt als voorbeeld het importeren van referenties uit de medische literatuur database PubMed. Download eerst een verbeterde PubMed filter van de Bibliotheek homepage ( > Digitale diensten > Tools > Reference Manager > Import filters ) naar de eigen computer. Bewaar de filter PubMed-updated.cap op de eigen computer in de map c:\program files\reference Manager 11\Import. Selecteer referenties in PubMed d.m.v. zoekopdrachten. Sla deze referenties nu in Pub- Med op onder de knop SEND TO via de optie File in het uitklapmenu. Verander nu de presentatie (het zgn. Format) van deze referenties d.m.v. het uitklapscherm onder de knop Format. Voor RM is het format MEDLINE vereist. (zie afb.). 7 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

8 Sla deze referenties nu in PubMed op via de optie Create File. Klik dan op opslaan en geef de naar RM over te brengen literatuurselectie een naam. PubMed kent standaard de extensie.txt toe. Start nu (indien nodig) het programma Reference Manager op en open de juiste database of maak een nieuwe database aan. Kies boven in het menu voor File > Import Text file. In het scherm Import Text File dat nu verschijnt (zie afb.) moeten de bovenste 3 vensters worden ingevuld: Database: naam van de RM database waaraan de referenties toegevoegd moeten worden. Standaard wordt de naam getoond van de geopende database. Via het uitklapscherm (na klik op pijl) is een andere database de kiezen. Filter: naam van het conversieprogrammatje ( capture file ) dat de omzetting van PubMed referenties naar RM referenties mogelijk moet maken. Klik op voor 8 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

9 een lijst van standaard importfilters. Kies voor PubMed-updated (file: PubMedupdated.cap). Text File: de file (literatuurselectie uit externe database) die geimporteerd moet worden. Klik op om via de verkenner de juiste file te vinden. Klik nu op de knop Import links onderin het scherm Import Text File. RM zal nu de referenties binnenhalen in de database. Zodra dit klaar is wordt er een Import Log getoond. Klik op de knop Close om dit scherm te sluiten. Behalve de RM database wordt nu ook een lijst gepresenteerd van de geïmporteerde referenties, met tab Imported: Al deze referenties zijn dus ook al in de RM database opgenomen. Het tabblad Imported is geen aparte RM database! Verwijderen van referenties uit het tabblad Imported betekent dat deze ook weer verwijderd worden uit de database én dat ook de betreffende automatische ID s verdwijnen. In het geval van numerieke Ref ID s heeft dat tot gevolg, dat er lacunes in de volgnummering komen. Zie paragraaf 5c. voor meer informatie over ontdubbelen. Informatie over andere literatuur databases dan PubMed Om referenties te kunnen importeren in RM, moeten zij in de literatuur database waarin ze geselecteerd zijn, op een bepaalde manier worden opgeslagen. Enkele aanwijzingen: Het is meestal aan te bevelen om te kiezen voor een tekstdatabase met korte veldnamen/veldlabels voor de onderdelen van de referentie. RM herkent tekstbestanden met de extensie *.txt. Het importeren van referenties gaat met zogenaamde Import Filters. Reference Manager heeft standaard een groot aantal import filters beschikbaar, maar ook een Import Filter Editor om nieuwe of verbeterde filters te maken. 9 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

10 c. Referenties vanuit een externe literatuur database exporteren naar RM Vanuit sommige literatuurdatabases, zoals die in Web of Science (WoS), is het mogelijk referenties direct te exporteren naar RM, dus zonder dat er eerst een tekstbestand moet worden gemaakt dat daarna met behulp van een importfilter geïmporteerd moet worden in RM. Markeer in WoS de geselecteerde referenties en kies meteen voor de knop More Options om onderin de webpagina de export optie te vinden: Save to EndNote, Refman, ProCite. Daarnaast kan er ook eerst een selectie gemaakt worden via de Marked List met de knop Add to Marked list. Klik vervolgens op de knop Marked List: Geef in het volgende scherm aan welke velden meegenomen moeten worden in de export. Na klikken op de knop Save to EndNote, Refman, ProCite worden de referenties verzameld en ziet men de mededeling Processing Records. Er verschijnt eventueel een klein scherm met de op de computer aanwezige reference software. Kies voor de software Reference Manager en geef daarna de naam van de RM database aan, waarin de WoS records moeten worden overgebracht. Van deze export-import verschijnt geen logfile en is dus ook niet te zien of en zo ja, hoeveel dubbele referenties in de RM database zijn overgekomen. Zorg van te voren dat de juiste import instelling is gekozen (via menu Tools > Options). Zie paragraaf 5c. voor meer informatie over ontdubbelen. 4. Zoeken De zoekfunctie van RM voorziet in twee mogelijkheden: a) Zoeken in RM databases b) Zoeken in een aantal externe literatuur databases waarmee een internet- of intranetverbinding open staat. a) Zoeken in RM databases De zoekfunctie in een RM database wordt geactiveerd via het menu References > Search References of door een klik op de knop Search Het RM zoekscherm verschijnt: 10 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

11 In het venster linksboven staat de naam van de te doorzoeken database, in te stellen via de pijlknop. Aanwijzingen voor het invullen van het zoekformulier: Kies in de kolom Connector voor de juiste 'Boolean operator' om zoektermen op verschillende regels te combineren: AND (beide termen moeten in hetzelfde record staan; OR (de ene en/of de andere term mag in het record staan); NOT (de ene term moet in het record voorkomen, maar de andere mag er juist niet in staan). Geef in de kolom Fields het veld aan waarin gezocht moet worden, bijvoorbeeld het veld met auteursnamen (Authors). NB: er zijn ook 2 combinaties van velden: All Indexed Fields: authors, keywords en periodicals. All Non-indexed Text Fields: alle overige tekstvelden samen (titels, samenvattingen, tekst in Notes-velden en User-Defined velden Typ op de regel in de kolom Parameter de zoekterm(en) in. De zoekopdracht wordt uitgevoerd na klikken op de knop Start Search: De laatste kolom toont het zoekresultaat per rij. Door in de laatste kolom op de grijze knop te klikken gaat u naar het resultaat van de zoekactie t/m die rij. Verdere tips: Ook binnen het Parameter mogen zoektermen gecombineerd worden, met behulp van de knoppen voor resp. AND, OR en NOT. Zonder knoppen kan het ook, nl door zoektermen tussen accolades te zetten, bijv. {diabetes} AND {obesity} Een woordreeks met vaste volgorde is te zoeken d.m.v. aanhalingstekens, bijv. diabetes treatment Trunceren is mogelijk met het asterisk teken, bijv. diabet* levert referenties op met de woorden: diabetes, diabetic, etc. 11 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

12 b) Zoeken in externe databases op Internet De zoekfunctie in externe databases wordt geactiveerd via het menu References > Search References Alternatief is weer de knop: maar dan moet in het RM zoekscherm eerst nog de optie Internet Search aangevinkt worden (zie afb.). Na klikken op de pijl is er keuze uit PubMed, Web of Science (licentie nodig, VU intranet toepassing) en vele buitenlandse bibliotheekcatalogi (Z39.50 sites). Advies: Gebruik het RM zoekscherm niet om uitgebreide seaches in PubMed te doen. De zoekmachine van PubMed zelf heeft veel meer mogelijkheden dan die van RM. Wel is de rechtstreekse zoekfaciliteit in RM handig om één of een paar bekende referenties uit PubMed over te halen. Controle is in dit geval eenvoudig, en meestal is er in deze gevallen ook tijdwinst omdat de diverse stappen van het importeren kunnen worden vermeden. RM haalt de zoekresultaten op uit PubMed en stopt deze in een tijdelijk database met het tabblad Search (zie afb.) De referenties zijn nu nog NIET opgenomen in een RM database. Selecteer de te behouden referenties in de Search lijst via markeren of aanvinken. De gekozen referenties kunnen dan naar een RM database overgebracht worden voor ze te kopiëren of te verplaatsen. Om te kopiëren open het References scherm, via het hoofdmenu of via de knop in de werkbalk. Kies in dit scherm voor Copy between databases (zie afb.) of klik op de knop. Zorg ervoor dat de juiste Source en Destination zijn aangeduid: respectievelijk de Search lijst en de RM database waar het zoekresultaat in moet worden opgenomen. Klik dan op de knop Copy en bevestig met de knop Yes (1 voor 1) of Yes to All (voor alle gemarkeerde records tegelijk). Om referenties uit de Search te verplaatsen kunnen ze met de muis naar de tab van de doel database gesleept worden (linker muisknop ingedrukt houden). 12 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

13 5. Referenties ontdubbelen In een RM database, die op diverse manieren en vanuit diverse literatuur databases wordt (aan)gevuld, kan dezelfde referentie makkelijk meermaals voorkomen. Voor het identificeren en verwijderen van dubbele referenties heeft RM deze 3 mogelijkheden: a. met de hand in een bestaande database b. m.b.v. de Duplicate-functie in een bestaande database c. m.b.v. de Duplicate-functie tijdens het importeren Zorg wel dat er een backup is van een database voor dat er wordt ontdubbelt. Als een referentie eenmaal is verwijderd, dan is die niet te herstellen anders dan deze weer terug te kopiëren uit een backup. a) Dubbele records met de hand verwijderen Door het sorteren van een database op bijvoorbeeld auteursnaam of titel zijn dubbele referenties vaak snel te identificeren. Kies om deze te verwijderen in het menu References voor Delete of klik 1x op de referentie en gebruik de DEL toets van het toetsenbord. Een groter aantal referenties kan beter éérst gemarkeerd worden. b) Dubbelen zoeken in RM-database Activeer de functie die zoekt naar dubbele referenties binnen een database of tussen databases: in het menu onder Tools > Batch Operations > Duplicate Search (zie afb.). Het scherm Batch Duplicate Search verschijnt. Klik op de pijl om doeldatabases te kiezen en klik op de Search-knop om het zoeken naar dubbele referenties te starten. Alle dubbelen worden in een tijdelijke lijst met de naam Duplicates gekopieerd. Na sorteren op nummer, titel, of auteur moeten de overbodige records nog met de Delete functies weggehaald worden. NB: De functie Duplicates in het menu References controleert alleen of de op dat moment gemarkeerde referentie dubbel voorkomt. Via de knop Options in het scherm Batch Duplicate Search zijn de voorwaarden voor identificatie van dubbelen te wijzigen onder het tabblad Duplicate Search (zie afb.). Pas dit toe in gevallen dat dubbele referenties niet gesignaleerd worden, of juist teveel referenties als dubbel aangemerkt worden. Geef door aanvinken aan, welke velden van referenties vergeleken moeten worden. Standaard zijn dat de velden (Fields) van auteur (Author), publicatiejaar (Date, primary), eerste pagina (Start Page) en tijdschriftnaam (Periodical). TIP: dubbelen worden vaak niet herkend vanwege de schrijfwijze van de tijdschrifttitel, vink dan Periodical af. 13 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

14 c) Ontdubbelen bij importeren In paragraaf 3b is uitgelegd hoe een RM database kan worden (aan)gevuld met sets van referenties die in een externe database zijn geselecteerd, bv in PubMed, Psycinfo of CINAHL. In het scherm Import Text File (via menu File) waarin de specificaties van de import moeten worden aangegeven, is ook een knop Options beschikbaar (zie afb.). Vul eerst in het scherm Import Text File de namen in van de doel-database, het importfilter, en de file met referenties uit de externe database. Klik dan op Options. In het nu getoonde scherm Options scherm (zie afb. onder) zijn de verdere instellingen voor het importeren aan te passen. Kies het tabblad Import. In de onderste helft daarvan staan de Duplicate References opties. Hierin wordt aangegeven wat er moet gebeuren als RM in de te importeren set een referentie tegenkomt die al in de doeldatabase voorkomt. Kies Import, Put in duplicates database of Do not import. Bevestig met de OK knop. Laat tenslotte de externe referenties binnenhalen door te klikken op Import. Nu worden de referenties geïmporteerd. In het Import Log wordt aangegeven of en zo ja hoeveel referenties als dubbelen zijn herkend en (bij de keuze voor Do not import) niet zijn geïmporteerd. 14 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

15 6. Citeren en literatuurlijsten maken De RM databases waarin een persoonlijke verzameling literatuurgegevens wordt bijgehouden, dienen daarnaast als middel om het publiceren van literatuurgegevens in en bij teksten te vergemakkelijken. Dit middel krijgt vorm in de functies: a) Citaties invoegen in de tekst (CWYW) b) Literatuurlijsten maken van geciteerde publicaties c) Zelfstandige lijsten maken a) Citaties invoegen in de tekst (CWYW) Een functie van RM die veel tijd kan besparen bij het voorbereiden van publicaties is Cite While You Write (CWYW) in Word: tijdens het schrijven van een artikel of andere publicatie referenties invoegen op plaatsen waar deze geciteerd worden. RM zorgt ervoor dat tekstcitaties en de bijbehorende literatuurlijst aan het eind van de tekst in een gekozen opmaak worden weergegeven, bijvoorbeeld de opmaak van het tijdschrift waar een artikel geplaatst zal worden. Om tijdens het schrijven in Word referenties te kunnen invoegen moet zonodig eerst de werkbalk van Reference Manager in Word zichtbaar gemaakt worden: Selecteer in het menu Beeld Kies in het uitklapscherm Werkbalken. Selecteer de werkbalk Reference Manager. Hieronder de uitleg van deze werkbalk: Knop: Betekenis: Toelichting: Insert Citation Go To Reference Manager Insert Marked Reference(s) Instant Formatting Generate Bibliography Edit Citation(s) Insert Note Edit Database Reference(s) Revert to Original Text Remove Field Codes Export Travelling Library CWYW Preferences Help Citeer opgezochte referentie(s) Ga naar Reference Manager Citeer gemarkeerde referenties. Deze knop kan ook in RM zelf gebruikt worden! Werk tijdens het schrijven de referentielijst bij Maak een referentielijst Wijzig één of meer referenties in de tekst Voeg een noot toe aan de referentielijst Wijzig één of meer referenties in RM Toon de opmaakcodes van de geciteerde referentie(s) Verwijder RM-opmaakcodes Copieert geciteerde referenties uit een artikel naar een Reference Manager bestand Permanente instellingen en opmaak van referentielijst Deze helpfunctie werkt NIET! Dit is een bug in RM. 15 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

16 Citaties invoegen in de tekst kan op drie manieren: 1. door een referentie eerst op te zoeken en te selecteren in RM en dan in te voegen 2. door een referentie in RM aan te vinken en dan in te voegen in Word 3. door een deel van de tekst van een referentie tussen accolades in Word te tikken a1) Referenties zoeken en selecteren in Word (CWYW) Plaats de cursor op de plaats in de tekst in Word waar een citaat moet komen. Start Reference Manager op en open (indien nodig) de juiste database voor deze tekst. Klik in Word in de RM werkbalk op de knop Insert Citation: Zoek in dit scherm (zie afb.) op woorden uit de gezochte referentie, bijvoorbeeld achternaam en/of tekstwoorden. Kies de gewenste referentie(s) uit de getoonde en klik op de knop Insert. Meerdere referenties kunnen tegelijk worden overgehaald naar Word m.b.v. de Shift- of de Ctrl-toets (basisfuncties Windows). a2) Referentie in RM markeren en invoegen in Word Een tweede manier om citaties in te voegen is het om naar RM te gaan en in de database de bedoelde referentie(s) aan te vinken, dan terug te gaan naar Word en de knop Insert Marked References in de Word-werkbalk te gebruiken. Zorg er vooraf voor dat de cursor in het Word document op de juiste plaats staat. Waarschuwing: vergeet niet bij herhaald gebruik van deze invoegfunctie steeds de voorgaande vinkjes weg te halen. Het handigst gaat dat via Clear All Marks in het snelmenu (na rechter muisklik). a3) Deel van tekst van referentie tussen accolades Tenslotte is er de mogelijkheid om in de tekst woorden of namen uit de bedoelde referentie tussen accolades tikken. Bijvoorbeeld een auteursnaam: {Novak}of auteur+jaar of titelwoorden of het reference-id. In de standaard-instelling wordt elke citatie zowel in de tekst als in de literatuurlijst meteen opgemaakt volgens de outsput-style die ingesteld staat. Dit heet Instant Formatting. 16 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

17 Deze onmiddellijke opmaak kan ook worden uitgezet met de knop Instant Formatting: Deze knop regelt aan- en uitzetten voor de betreffende werksessie. Voor de permanente versie van deze en andere instellingen is het handiger de knop Cite While You Write Preferences te gebruiken: Zonder onmiddellijke opmaak (Instant Formatting) krijgen de citaten in het Word document een voorlopige vorm, bijvoorbeeld zo: {Small, /id}, en aan het eind van het document is nog geen literatuurlijst te zien. Dit verandert zodra de opmaak opdracht wordt gegeven (zie onder b) 17 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

18 b) Een literatuurlijst maken bij een artikel Klik op de knop Generate bibliography: om van de codes tussen de accolades citaten te maken of de lay-out van de citaten te veranderen. In dit scherm wordt aangegeven hoe de tekstcitaties en de lijst moeten opgemaakt: de Output Style. Bijvoorbeeld de stijl van het waar een artikel voor bedoeld is. De knop brengt alle Output Styles in beeld die met RM10 zijn meegeleverd. Lang niet alle tijdschriften zijn in deze lijst te vinden. Zo passen vele biomedische tijdschriften dezelfde stijl toe, die wel in de output style lijst staat: de Vancouver stijl. Klik op de knop OK wanneer alle specificaties gegeven zijn. Uitgevers willen artikelen graag aangeleverd krijgen zonder de RM-opmaakcodes. Deze worden snel verwijderd met een druk op de knop Remove Field Codes Belangrijk: sla vóór het verwijderen van de RM-opmaakcodes een werkversie op van het artikel onder een eigen naam, want na het verwijderen van de Field Codes kunnen de citaten niet meer bewerkt worden! RM maakt het overigens moeilijk om hier niet aan te denken: op het juiste moment verschijnt een scherm met duidelijke waarschuwing en instructie. c) Zelfstandige lijsten maken Ook vanuit een RM database kunnen allerlei typen literatuurlijst worden gegenereerd. Bepaal eerst welk deel van de database in de lijst moet worden opgenomen. Door markeren of aanvinken is een selectie te maken. Moet het de totale database worden, zorg dan dat alle referenties daarin uitgevinkt zijn (menu > References > Clear All Marks; ook in het snelmenu via de rechtermuisknop). Kies dan in het menu Tools voor Bibliography > Generate from Reference List. Kies in het volgende scherm (Bibliography Setup) een Output style en vul andere lay-out wensen in. 18 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

19 De lijst wordt aangemaakt in als RTF file (Rich Text Format) en is dus geschikt om in bestaande Word-documenten te worden ingevoegd. NB: De functie Generate from Reference List is alleen actief wanneer de cursor in de lijst staat, dus in het ONDERSTE deel van het RM basisscherm. 7. Beheersaspecten 1. Een RM-database bestaat altijd uit twee bestanden, met respectievelijk extensie *.rmd (RM Data) en *.rmx (RM indexen). Deze files hebben dezelfde naam, de eerste bevat de referenties, de tweede de indexen van auteurs, trefwoorden en tijdschrifttitels die automatisch door RM vanuit de records worden aangemaakt. Zorg er bij versturen of kopiëren (back-ups!) van een RM database voor dat beide files bij elkaar blijven. 2. De unieke codes voor elk record in een RM database (Ref ID) kunnen bestaan uit volgnummers (Numeric) of combinaties van 1e auteur en publicatiejaar (Authors, Primary + Date, Primary). In het tweede geval is er naast dit ID natuurlijk ook een apart auteurveld en publicatiejaarveld. Maak voor het inrichten van een nieuwe RM database een keuze uit deze 2 opties. Zorg daarna steeds voor de juiste Ref ID instelling bij het toevoegen van nieuwe referenties (handmatig of via importeren): menu Tools > Options > Reference Edit > Reference ID Assignment Mode. 3. Standaard is het Ref ID veld beveiligd tegen handmatige wijzigingen, dus in de Edit functie (menu References > Edit, of in snelmenu na rechter muisklik: Edit). Het kan worden vrijgemaakt via de instellingen: menu Tools > Options > Reference Edit > Assign Reference ID uitvinken. 4. Termen in de indexen kunnen in de hele database in één keer worden gewijzigd via de knop Term Manager Op deze manier kan bijvoorbeeld één en dezelfde schrijfwijze van een auteursnaam in de hele database doorgevoerd worden. Let op!: een index kan alleen gewijzigd worden als het bestand geopend is als Read-Write Exclusive. 5. Bedenk vóór het verwijderen van referenties uit een RM database dat daarmee ook de citaties naar de betreffende publicatie in manuscripten ontkoppeld raken van RM. Maak indien nodig eerst een backup van de RM database bestanden: zowel het RMD als het RDX bestand. 6. Bij het samenvoegen van de ene RM-database met de andere worden vele of alle Ref IDs van de toegevoegde referenties gewijzigd. Als deze referenties zijn geciteerd in Word manuscripten wordt de koppeling tussen deze twee verbroken en kunnen de citaties en de literatuurlijst in dat manuscript niet meer met RM bewerkt worden. 7. Voor het toevoegen van eigen trefwoorden, mapnummers, locatieaanduidingen of persoonsnamen zijn de User Def-velden van het record beschikbaar. Geef een eigen naam aan zo'n vrij veld via het menu Tools > Field and Type Edit. Let daarbij op, dat dit in alle bedoelde Reference Types wordt doorgevoerd. Het vrij veld kan overigens alleen gewijzigd worden als het bestand geopend is als Read-Write Exclusive! 8. In het Reprint-veld kan aangegeven worden of het document behorend bij de referentie in de eigen verzameling (lades, mappen, klappers, etc.) aanwezig is (In File), niet aanwezig (Not in File) of aangevraagd (On Request). In het laatste geval komt een datumveld beschikbaar voor de datum waarop het document is aangevraagd. 19 Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)

20 9. In de records kunnen koppelingen worden opgenomen naar URL s, maar ook naar eigen bestanden (PDF s, plaatjes enz.) op de PC of server. Zoek de lokatie van bestanden op door met de cursor op het betreffende vak te gaan staan, en na een rechter muisklik te kiezen voor de Insert file functie. Het groene icoon achter de veldnaam van de diverse 'links' fungeert als knop waarmee de betreffende tekst, afbeelding, etc. geopend wordt. 10. Een uiterste middel om een RM database te herstellen nadat schade is ontstaan biedt de optie Rebuild database in het menu Tools. 8. Ondersteuning 1. Verdere hulp vanuit de Universiteitsbibliotheek VU is te vinden in de FAQ lijst ( frequently asked questions met antwoorden) op de RM-pagina van de UBVU voor versie 10 en 11 van het programma: > Hulp,Advies > Tools > Reference Manager 2. Aanvullende informatie is te vinden op de websites: site van ISI (Institute for Scientific Information), de leverancier van RM. Veel over output styles en import filters. Uitgebreide FAQ. Manuals. site van Nederlandse leverancier van o.a. RM. Inclusief Knowledge Base, FAQ en Mailing List voor RM. De laatste is ook doorzoekbaar. 3. De Medische Bibliotheek biedt medewerkers en studenten van het VUmc een introductiecursus (2 uur) voor Reference Manager De bibliotheek helpt medewerkers en studenten van andere Faculteiten eveneens via de helpdesk per . Daarnaast worden regelmatig introductiecursussen (2 uur) voor Reference Manager georganiseerd. 5. Vragen over voorkomende problemen bij het werken met RM 10 en 11 kunnen gesteld worden aan een helpdesk per Handleiding Reference Manager 11 & 12 (HK, jun 2014)