Deel 1: starten met Endnote, mogelijkheden van bibliografische software

Transcriptie

1 Deel 1: starten met Endnote, mogelijkheden van bibliografische software Versie feb pag. 1

2 Bibliografische software? Endnote, Reference Manager, RefWorks, Zotero, Mendeley zijn bibliografische softwarepakketten Mogelijkeheden: integreren van voetnoten en bibliografieënmaker in de gewenste citatiestijl databasemanager (online zoekmachine echter met beperkte mogelijkheden) ( sociale wetenschapscommunicatie enkel Mendeley) Bibliografische software is specifiek ontworpen voor het verzamelen, beheren, opslaan, doorzoeken en gebruiken van bibliografische gegevens. Zij maken deze taken een heel stuk makkelijker. Binnen UGent werd er gekozen om Endnote aan te bieden via Athena(x). pag. 2

3 Informatie: zoeken publiceren 1. Bevraging van wetenschappelijke databanken en selectie van informatie. 2. Informatie beheren in een persoonlijke database dmv het gebruik van bibliografische software. Voordeel: centraal bewaren, beheren en doorzoeken van gevonden referenties. 3. Publiceren van bibliografische referenties Citaat in tekst Citatie [1, 2010] in tekst en voetnoot. Citatiestijlen: Vancouver, APA CWYW: combinatie MS Word Endnote Referentielijst of bibliografie pag. 3

4 Mogelijkheden Endnote Referenties importeren, beheren en centraal bewaren: importeren uit andere databanken (Medline, Web of Science etc. ) ontdubbelen zodat elke referentie slechts een keer voorkomt. bewaren samen met de full tekst, PDF, bewerken (nota s maken) doorzoeken van referenties in de databank ordenen van data in groepen in de databank Referenties exporteren: in teksten bronvermeldingen invoeren vanuit Endnote in de gewenste publicatiestijlen bv. Vancouver, Chicago, APA etc. (via styles) gebruik maken van sjablonen (templates) in Microsoft Word (CWYW) voor de opmaak van manuscripten volgens publicatiestijlen. Bibliografieën: geordende bibliografieën samenstellen (bijvoorbeeld op onderwerp/auteur ) en printen in gewenste publicatiestijlen. pag. 4

5 Starten met Endnote EndNote binnen UGent is enkel beschikbaar via Athena(x) in de map "Office. Dit heeft als voordeel dat er geen software op de pc moet geïnstalleerd worden en dat je steeds over de laatste versie kan beschikken. OPGELET: gebruik geen programma s die lokaal op je PC geïnstalleerd zijn. (Browser, Word, Excel... Enz.) Endnote 2014 werkt alleen samen met andere programma s op Athena(x)!!! Internet explorer 9 Microsoft Word File explorer (bestanden opslaan op H schijf) pag. 5

6 Starten met Endnote Open Athena(x) > log in CAS map Office. Open EndNote Open Internet explorer 9 De eerste keer als je Endnote start Endnote: file>new 2 databestanden (.enl en.data) worden aangemaakt Geef een naam aan je bestand Maak map Endnote op homedrive (H: schijf of G:\home) en sla bestanden daarin op. Gebruik geen lokale PC schijven! Wens je deze bestanden later in een andere directory te bewaren of mee te nemen. Zorg er voor dat het.enl en.data bestand altijd samen blijven! Beiden zijn noodzakelijk voor de goede werking van Endnote. Tip: bewaar in de map Endnote ook de pdf s van bronnen waarover je beschikt en die je manueel gaat koppelen aan de bibliografische beschrijving in Endnote. pag. 6

7 Starten met Endnote Databank verplaatsen meenemen: Wens je deze bestanden later in een andere directory te bewaren of mee te nemen. Zorg er voor dat het.enl en.data bestand altijd samen blijven! Beiden zijn noodzakelijk voor de goede werking van Endnote. Tip: bewaar in de map Endnote ook de pdf s van bronnen waarover je beschikt en die je manueel gaat koppelen aan een bibliografische beschrijving in Endnote. pag. 7

8 Openen Endnote library Elke volgende keer dat je Endnote gebruikt: gaat het programma automatisch zoeken naar je. ENL bestand om te starten. Indien dit niet onmiddellijk gebeurt gebruik: Endnote: file>open library Blader op homedrive (H: schijf of G:\home) map Endnote> klik endnote.enl bestand aan Tip: maak slechts 1 enkele database aan waarin je al je data gaat bewaren. Dit kan perfect door gegevens te groeperen en te ordenen. pag. 8

9 Het Endnote scherm overzicht: 3 delen Menu pag. 9

10 Het Endnote scherm overzicht: 3 delen Wanneer je Endnote voor het eerst opstart kunnen de verschillende onderdelen van het werkblad verborgen staan. We overlopen hoe je dit werkblad kan organiseren. pag. 10

11 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 1 zichtbaar maken/verbergen search panel search panel: doorzoeken van de eigen of externe databank(en) Search eigen databank Search externe databanken Search beiden eigen + externe databanken pag. 11

12 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 2 Zichtbaar maken groups panel/reference panel Search panel opengeklapt Reference panel en groepspanel openen pag. 12

13 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 2 Zichtbaar maken groups panel/reference panel Search panel Reference panel pag. 13

14 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 3 Bekijk de data in het reference panel: Selecteer eerst in het groups panel de data die je wenst te bekijken: All references Search results Imported references Unfiled Groups Trash Dit zal bepalen welke gegevens op je scherm verschijnen! pag. 14

15 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 3 Organiseer de kolommen in het reference panel. Klik rechts op deze balk en alle mogelijkheden worden zichtbaar Verplaatsen van kolommen door verslepen Sorteren door te klikken op de kolom titel Hiermee bepalen je hoe en welke gegevens op je scherm verschijnen! pag. 15

16 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 3 Mogelijkheden reference panel In het reference panel kan je: Bekijken en bewerken van referenties Markeren van referenties Rating read unread Sorteren (custom kolom): klik op kolom hoofding. Selecteren van referenties voor bv. printopdracht Find full tekst: zoeken en toevoegen full tekst aan beschrijving pag. 16

17 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 3 Mogelijkheden reference panel: rangschikken en sorteren Via de menubalk edit preferences : kan je verschillende voorkeursinstellingen vastleggen en wijzigen. Met display fields, bepaal je welke velden in welke kolommen worden getoond. pag. 17

18 Het Endnote scherm: organiseer je werkblad 4 Mogelijkheden groups panel: Selecteren van data die getoond worden in het reference panel Ordenen in groepen Zoeken in externe databanken Zoeken van full tekst van referenties pag. 18

19 Invoeren van referenties Invoeren kan op verschillende manieren : (manueel) via downloaden uit online databanken is de snelste en eenvoudigste werkwijze, maar niet in elke databank mogelijk. De werkwijze kan verschillen per databank, we overlopen de meest gebruikte biomedische databanken. Belangrijk voor het invoeren van referenties is dat je geen lokale programma s op je pc gebruikt maar, Internet Explorer op Athena(x)! Je lokale browser of andere browsers (Firefox)zullen de koppeling naar je databank meestal niet ondersteunen! Na het importeren in Endnote verschijnen de referenties in de map imported files (group panel) en de titels in het reference panel pag. 19

20 Invoeren van referenties 1. Downloaden van referenties uit externe online databanken Deze optie werkt ALLEEN als de databank een import script voor Endnote aanbiedt. In elke databank wordt deze anders omschreven. Je kan ze herkennen aan de termen: export, download, endnote, download to citation manager enz Selecteer daarna de importfilter: endnote of.enf file Het downloaden van de records start na bevestiging. Tip: krijg je dit venster niet te zien dan is er een fout opgetreden of werk je niet met Internet Explorer van Athena(x). pag. 20

21 Invoeren referenties 1.1 Downloaden van referenties uit Web of Science Voer een zoekopdracht uit. Bepaal dan of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. Alle records Klik op save to Endnote desktop Volg instructies op downloadscherm (zie p. 23) Selecteer aantal referenties Selecteer optie Full record Choose destination Endnote, Ok pag. 21

22 Invoeren referenties 1.1 Downloaden an referenties uit Web of Science Voer een zoekopdracht uit. Bepaal dan of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. Enkel bepaalde records: selecteer referenties en voeg ze toe via knop add to marked list Klik op icoon marked list om de lijst te openen Save to Endnote desktop Volg instructies op downloadscherm (zie p. 23) Choose destination Endnote, Ok pag. 22

23 Invoeren referenties 1.1 Downloaden van referenties uit Web of Science instructies op downloadscherm : Instellen welke metadata je gaat downloaden pag. 23

24 Invoeren referenties 1.2 Downloaden van referenties uit PubMed Voer een zoekopdracht uit. Bepaal of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. Alle records: klik op send to en volg instructies. Je kan slechts 200 referenties gelijktijdig downloaden. Een hoger aantal wordt in verschillende stappen gedownload. Of enkel bepaalde records: vink referenties aan om te selecteren Kies voor send to en selecteer citation manager als bestemming. klik vervolgens op Create file. Choose destination Endnote, Ok pag. 24

25 Invoeren referenties 1.2 Downloaden van referenties uit PubMed pag. 25

26 Invoeren referenties 1.3 Downloaden van referentiesuitcinahl Voer een zoekopdracht uit. Bepaal of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. Alle records: klik op share results en Add search to folder. Een beperkt aantal referenties kan gelijktijdig worden gedownload. Of enkel bepaalde records: selecteren, klik op map achter referentie Ga naar map Folder in blauwe titel balk Kies EXPORT Kies Direct Export in RIS Format en Open pag. 26

27 Invoeren referenties 1.3 Downloaden van referentiesuitcinahl. Selecteer de resultaten die je wenst te downloaden. Ga naar map Folder in blauwe titel balk Kies EXPORT Kies Direct Export in RIS Format en Open pag. 27

28 Invoeren referenties 1.4 Downloaden van referentiesuitembase Voer een zoekopdracht uit. Bepaal of je alle records wenst te exporteren of enkel een selectie. Alle records: select number of items Of enkel bepaalde records: aanvinken Kies EXPORT Kies Export in RIS Format Open pag. 28

29 Invoeren referenties 1.5 Downloaden van referenties uit Google Scholar Ga naar databases, Google Scholar of en open Google Scholar. Tip: wie via andere browsers of andere wegen Google scholar opent, heeft mogelijks problemen met de connectie met Endnote of het opsporen van full teksten. Ga naar Google Scholar instellingen, pas bibliografiebeheer aan naar Endnote en sla deze wijzigingen op.voer je opzoeking uit. pag. 29

30 Invoeren referenties 1.5 Downloaden van referenties uit Google Scholar pag. 30

31 Invoeren referenties 1.5 Downloaden van referenties uit Google Scholar Voer een zoekopdracht uit. Je zal merken dat er onder de referenties nu een link is toegevoegd voor importeren in Endnote. Klik op deze link en open. pag. 31

32 Invoeren referenties 2 Manueel referenties invoeren Deze werkwijze tracht je zoveel mogelijk te vermijden en gebruik je enkel: in databanken zonder importfilter voor Endnote Referenties (grey lit.)die niet opgenomen zijn in een wetenschappelijke databank, waarvan je wel een geprinte versie of PDF (scan) hebt. Andere materialen: websites (geen online artikels), beeldmateriaal, datasets, unpublished material ook eigen nota s enz Voordeel: Alle materialen worden op 1 plaats centraal bewaard Automatische back up Alle materialen zijn opzoekbaar Nadeel: manuele invoer geniet niet de voorkeur omdat: Het tijdrovend is De kans op fouten groot is Het aantal metadata beperkt is pag. 32

33 Invoeren referenties 2 Manueel referenties invoeren van artikels invoeren Klik in de titel balk op References en new reference of op het icoon. Kies reference type Journal article (of een ander type indien nodig). Vul zoveel mogelijk velden aan. Opslaan gegevens: ctrl+s pag. 33

34 Invoeren referenties 2 Manueel referenties van artikels invoeren Voor tijdschriftartikels zijn enkel de eerste 7 velden verplicht. De bijkomende velden zijn nuttig om de gegevens te vervolledigen. Let op: enkel wat ingevoerd is, is later ook opzoekbaar! Opmaak Vul de gegevens in zonder bijkomende opmaak (niet vet, italic, ), omdat de uiteindelijke opmaak zal bepaald worden door de gekozen publicatiestijl. Auteursveld Namen van auteurs kunnen op 2 manieren worden ingevuld: voornaam familienaam (zonder leestekens)of familienaam, voornaam (met komma). Verschillende auteurs komen onder elkaar. Wees consequent in je keuze. pag. 34

35 Invoeren referenties 2 Manueel referenties van artikels invoeren Toevoegen full tekst: 2 mogelijkheden: URL veld (hyperlinks invoeren) Invoeren van een URL, een afbeelding en een link naar een pdf bestand van een scan... Dit maakt het makkelijk om de gelinkte website of het gekoppelde bestand te openen vanuit Endnote. Toevoegen van bestand op je PC Gebruik de attach file knop, blader naar bestand en selcteer. pag. 35

36 Referenties bewerken We raden aan om referenties na import te controleren op juistheid en volledigheid van metadata! Enkel wat ingevoerd is kan later opgezocht worden. Dubbel klik op de referentie om het scherm reference te openen voor aanpassingen. Bewerken van referenties: Vul onvolledige referenties aan, voeg eigen keywords en nota s toe. Tip: we raden aan om zelf een aantal keywords toe te voegen, ratings en eigen notities die je helpen om ze snel terug te vinden. Endnote is jouw werkinstrument! Verbeter fouten. Markeer met read/unread, ratings, orden in groepen. (zie verder) Pas lay out aan: vooral referenties in HOOFDLETTERS geven later problemen bij de output. Verander ze in standaard tekst. pag. 36

37 Referenties bewerken Toevoegen full tekst aan referentie: selecteer de referenties in het reference panel en klik op het icoon find full tekst. Op deze manier kan je ze onmiddellijk toevoegen aan je databank. Belangrijk: de Endnote Full tekst finder heeft geen toegang tot alle bronnen die beschikbaar zijn binnen UGent! Controleer manueel de referenties waarvan automatisch geen full tekst gevonden wordt. Indien full tekst niet beschikbaar is, vraag eventueel aan via de document delivery service (IBL) of Scan request. Voeg daarna manueel toe aan de referentie in Endnote. (zie vorige slides) pag. 37