Hoe te werken met Word en SmarTeam?

Transcriptie

1 Hoe te werken met Word en SmarTeam? Nikhef number: Item number: Date: 09/09/2010 Page: 1 of MT AA1330 Status: In Work Revision: A.4 Project: Bedrijf Intern Technical Departments Department: Mechanical Technology Top folder: SmarTeam Created by: Adminstrator MT Checked by: Distribution list: Approved by: National Institute for Subatomic Physics Science Park 105, 1098 XG Amsterdam The Netherlands

2 Microsoft Word en Excel hebben een volledige integratie van SmarTeam. Dit betekent voor de gebruiker dat de SmarTeam functies in zijn opgenomen in de menu s van Word en Excel. Dit document beschrijft hoe om te gaan met SmarTeam in combinatie met de speciale Nikhef Word templates welke gebruik maken van SmarTeam invoer gegevens. Activeren van SmarTeam in Word 1. Wees er zeker van dat SmarTeam is geïnstalleerd op je systeem. Kijk onder Start > All Programs > SMARTEAM: 2. Start nu Microsoft Word. 3. Activeren van SmarTeam. Om SmarTeam te kunnen gebruiken in Microsof Word moet SmarTeam eerst worden geactiveerd. Kijk onder de tab Add-Ins en klik Activate SMARTEAM: Note: door het aanklikken van Always Activate SMARTEAM wordt SmarTeam altijd geactiveerd als je Word opstart. 2

3 4. Vervolgens kun je inloggen met je User name en Password en klik OK: 5. Na het inloggen komt er naast het SmarTeam menu een SmarTeam Custom Toolbar bij: Find Object Show Profile Card Save in SmarTeam Switch to SmarTeam (SmarTeam stand-alone) 3

4 Save en Checkin Met de Save operatie in SmarTeam wordt het document aangemeld in SmarTeam. Hierbij moet een zgn. Profile Card worden ingevuld. Het document staat dan fysiek nog steeds op de plek waar het eerder met Windows opgeslagen was. Indien het document niet eerder (met windows) is opgeslagen wordt het default door SmarTeam opgeslagen in je work-directory op \\Beuk\smarteam\user. Na het Saven kun je de zgn. Check-in operatie uitvoeren. Hierbij wordt het document daadwerkelijk opgeslagen in de database van SmarTeam. Gekozen kan worden om het document lokaal te behouden of te verplaatsen naar de SmarTeam database Saven 1. Activeer het SmarTeam save commando: 2. Bepaal nu de plek van het document in de SmarTeam project structuur. Selecteer het Programma, Project en Afdeling waar je het document wilt opslaan. Belangrijk is dat je het gehele openklikt anders zal het document niet goed in SmarTeam terecht komen: 4

5 3. Selecteer de gewenste Folder en druk op Save. 4. De zgn. Profile Card verschijnt nu: 5

6 Er zijn drie velden die door de gebruiker ingevuld (moeten) kunnen worden: Het Item number kan worden gegenereerd door eenmalig te drukken op de knop ernaast. Indien dit document gekoppeld moet worden aan een document wat al eerder is ingecheckt in SmarTeam kan met de met de hand het gewenste nummer ingevuld worden. SmarTeam checkt of er wat in dit veld is ingevuld maar niet of een nummer al vergeven is. Het Description veld is bedoeld om de naam van het document in te vullen. De naam van de Word file wordt niet overgenomen in dit veld. In het Keywords veld kunnen wat extra begrippen worden ingevuld die het opzoeken van het document kunnen worden vergemakkelijkt. Alle andere velden worden ingevuld door SmarTeam. Note: het opslaan in Windows blijft gewoon gehandhaafd. Saven in Windows heeft geen enkele connectie met SmarTeam. Na het saven met de integratie van SmarTeam kun je het document tussendoor blijven saven zoals je gewent bent met microsoft: 6

7 Inchecken Na het Saven kun je de zgn. Check-in operatie uitvoeren. Hierbij wordt het document daadwerkelijk opgeslagen in de database van SmarTeam. Gekozen kan worden om het document lokaal te behouden of te verplaatsen naar de SmarTeam database 1. Ga naar Add-Ins > SmarTeam > Life Cycle > Check In 7

8 Het volgende Check In scherm komt nu op: Drie mogelijkheden kun je nu overwegen: Keep local file Keep checked out Geen van beide Keep local file: Keep checked out: Geen van beide: Het document wordt ingecheckt en je behoud een kopie (welke je dus niet kunt bewerken) lokaal in je work directory of in de directory eerder gesaved. Het document wordt ingecheckt en je behoud de file om te bewerken. Het document wordt ingecheckt en de file wordt verplaatst naar de SmarTeam database (en dus verwijderd vanuit je work directory of in de directory eerder gesaved). 2. Klik daarna links bovenin OK 8

9 Nikhef Templates Met behulp van de speciale Nikhef Templates worden SmarTeam gegevens automatisch in een titelblad ingevuld en geupdate. De Nikhef templates staan op de SmarTeam server abrikoos. Om deze Nikhef Templates gemakkelijk te openen met My templates volg de instructies aan het einde van dit document of vanuit het document: Windows instelling voor de Word Templates (Item nummer AA0845 ) Nikhef Templates openen: 1. Selecteer de Office Button en klik op New 2. Klik op My templates 9

10 Er opent zich het volgende keuze window: Technical_Specification.dotx bestaat uit: Titelblad Historyof Changes Invullijsten Title.dotx bestaat alleen uit een: Titelblad 10

11 Tiltle_History.dotx bestaat uit: Tiltelblad History of Changes: Title_History_Contents.dotx bestaat uit: Titelblad History of Changes Table of contents Onder de tab Header zitten hetzelfde templates als voorgaand met dat verschil dat na de titelpagina op alle pagina s een Header rechtsboven op de pagina verschijnt: Deze header geeft het Nikhef nummer, aantal pagina nummers en de Revisie: 11

12 Na het saven in SmarTeam worden in het titelblad de velden met [-] automatisch ingevuld: 12

13 Windows instellingen Er zijn twee windows instellingen gewenst. De eerste instelling is in de registery om de templates gemakkelijk toegankelijk te maken, en de tweede in de regional opties van XP om de weergave van de datum overeenstemmig te laten zijn met de layout van de Nikhef templates. 1. Templates Nikhef toegankelijk maken in Microsoft Word. Voeg hiervoor in de User Registry een UserTemplates string toe. Start de Registery Editor met regedit in het run cmd tool: Klik open: HKEY_CURRENT_USER Klik open > Software 13

14 Klik open: Microsoft Klik open: Office >12 >Common Selecteer: General Vervolgens klik je in het rechter venster met Rechtermuis-toets Kies: New >Expandable String Value Er ontstaat nu een nieuwe String : Edit direct deze string-tekst naar (zonder spaties): UserTemplates 14

15 vervolgens met de rechter-muis op deze nieuwe string en kies Modify: Type bij Value data: \\abrikoos\smconfig\templates Nu is de string in de User Registry toegevoegd zoals onderstaand: 15

16 2. Datum instelling in Windows De datum instelling in windows zetten/checken naar dd/mm/yyyy. Dit om het [datum veld] netjes te laten corresponderen met de Nikhef Word template. Ga naar start > Control Panel > Regional and Languages Options 16

17 Kies Customize En zet vervolgens de Short date format op dd-mm-yyyy (dit kun je in het veld intypen) 17