EndNote X7 Quick Start guide Medische Bibliotheek oktober 2016

Transcriptie

1 EndNote X7 Quick Start guide Medische Bibliotheek oktober EndNote installeren EndNote Library Library vullen Direct Export Online Search Importeren via een text file Pdf s met DOI Handmatige invoer Preferences Ontdubbelen van referenties Groups en Smart Groups Group Smart Group Find Fulltext Referentielijst vanuit EndNote maken Direct printen Word document maken EndNote gebruiken in Word Citeren EndNote code verwijderen uit document Term List Output Style aanpassen Libraries delen EndNote installeren Installatie van EndNote op werkplek 2.0 computers kan worden aangevraagd bij Servicedesk ICT via ServicedeskICT@radboudumc.nl of tel Na installatie vind je EndNote onder de programma s in het startmenu. Met een z-nummer kun je vanaf W:\Servicedesk\Software een EndNote-map kopiëren, waarin je de installatie files en UMC-licentie vindt. Of je kunt de software ophalen bij de servicedesk ICT, dit is een onderdeel van het Medewerkersplein, route 528. Studenten kunnen de EndNote software ophalen bij het ICT servicepunt in the Centrale Bibliotheek (neem een USB stick en de campuskaart mee). 2 EndNote Library Referenties worden verzameld in een library. Maak eerst een lege library: - File > New - Geef de library een naam en sla deze op een terugvindbare locatie op. Naast een.enl bestand wordt er een.data map gemaakt. Samen vormen ze de library. Via File> Compressed Library kun je ze tot één bestand samenvoegen om bijvoorbeeld via te versturen. 1

2 3 Library vullen Voordat je een Library gaat vullen, controleer bij Edit > Preferences > Find Full Text (linkerkolom) of de optie Automatically invoke Find Full Text on newly-imported references uitgevinkt staat. Als deze aangevinkt staat, gaat EndNote automatisch op zoek naar beschikbare pdf s. Dit kan wat tijd in beslag nemen, en wellicht is het handiger om dit op een zelf gekozen moment uit te voeren (Zie punt 7 Find Fulltext). Er zijn verschillende manieren om de library te vullen: 3.1 Direct Export Bij direct export worden de referenties vanuit een zoeksysteem rechtstreeks doorgestuurd naar een openstaande library. Controleer daarom eerst of de juiste library open staat. PubMed: - Selecteer de gewenste referenties. Als je niets selecteert worden er maximaal 200 referenties geëxporteerd. - Kies voor Send to (schuin rechts onder de zoekbalk) - Bij de optie Citation manager kun je aangeven of je 20 referenties of meer wilt exporteren. - Met een klik op Create File worden de referenties verstuurd naar de openstaande library. - Als er nog geen library geopend is, kies dan in EndNote voor de gewenste library. Zie punt 3.3 Importeren via een text file wanneer direct export via Citation manager niet werkt of wanneer je meer dan 200 referenties in de library wilt importeren. Web of Science: - Kies boven of onderaan de pagina (direct boven of onder de referenties) save to EndNote desktop. - Kies welke referenties je wilt opslaan en in welk format. Vervolgen klik je op send om het bestand to exporteren naar EndNote. - Open het.ciw bestand (.cgi of.ris voor andere databanken), wanneer het bestand niet uit zichzelf opent. - Als je een EndNote library open hebt staan, worden de referenties daar aan toegevoegd. Anders wordt er gevraagd een library te selecteren. 3.2 Online Search Met Online search kun je zoeksystemen doorzoeken zonder EndNote te verlaten. Je kunt dan geen gebruik maken van de specifieke zoekfuncties van een zoeksysteem. 2

3 - Kies voor de knop Online Search Mode als je de gevonden referenties niet allemaal direct in de library wilt importeren. Als je dat wel wilt, laat dan staan op Integrated Library & Online Search Mode. - Kies het gewenste zoeksysteem in het menu of via more. - Voer in het zoekscherm bovenaan de pagina een zoekactie uit en geef aan hoeveel referenties je wilt binnenhalen. - Als je voor de Online Search Mode had gekozen, kun je nu de referenties selecteren en deze met de rechtermuisknop naar de library kopiëren. Keer daarna terug naar de library door op de Integrated Library & Online Search Mode knop te klikken. Overige zoekresultaten worden dan verwijderd. 3.3 Importeren via een text file Deze methode wordt gebruikt voor referenties uit PubMed. In PubMed: - Selecteer de gewenste referenties. Als je niets selecteert worden álle referenties meegenomen. - Kies voor Send to (schuin rechts onder de zoekbalk) - Selecteer File én bij Format MEDLINE. - Klik op Create File en sla het pubmed_results.txt bestand op een terugvindbare locatie op. - Met deze methode kun je tot 5000 referenties per keer importeren. In EndNote: - File > Import - Importeer met de getoonde instellingen. - Bij de import option moet je mogelijk eerst Other Filters selecteren om het PubMed (NLM) filter te vinden. 3.4 Pdf s met DOI Pdf s met een DOI (digital object identifier) kunnen ook direct in EndNote geïmporteerd worden met de correct weergegeven referentie en de gekoppelde pdf. Dit is handig, wanneer je bijvoorbeeld al een aantal pdf s verzameld hebt. - File > Import > Folder - Selecteer PDF onder import option - Wanneer je een enkele pdf file wilt importeren, kies je voor File > Import > File 3.5 Handmatige invoer Handmatig invoeren van referenties kan bijvoorbeeld nodig zijn bij een boekhoofdstuk dat je wilt citeren en dat niet uit een zoeksysteem gehaald kan worden. 3

4 - References > New Reference of klik op - Selecteer het juiste Reference Type. - Niet alle velden hoeven ingevuld te worden. - Begin elke auteur op een nieuwe regel (achternaam, komma, voorletter, punt) - Instanties als auteur worden afgesloten met een, bijvoorbeeld World Health Organization,. Na het importeren worden er automatisch Term Lists aangemaakt voor auteursnamen, keywords en tijdschriftnamen. Het is belangrijk om na het importeren van referenties te controleren of m.n. de Journals term list goed is aangemaakt ( Zie punt 10 Term Lists). 4 Preferences Onder Edit > Preferences kunnen allerlei instellingen worden aangepast. Bijvoorbeeld welke velden van de referenties standaard op het scherm worden getoond (Display Fields) of op welke criteria dubbele referenties worden herkend (Duplicates). 5 Ontdubbelen van referenties Na het importeren van referenties (uit verschillende databanken) zijn er soms referenties dubbel aanwezig in de library. - References > Find Duplicates - Kies per dubbele welke je wilt behouden óf klik op cancel om alle dubbelen bij elkaar te zien. Je kunt dan in één keer een selectie verwijderen met de Delete-toets. 6 Groups en Smart Groups Een library kan worden ingedeeld in groups. Zo kun je bijvoorbeeld binnen één library referenties bij elkaar zetten waar je het volledige artikel van wilt lezen of van een bepaalde auteur, jaar van publicatie enz. 6.1 Group - Groups > Create Group - In het linker menu verschijnt een nieuwe group, geef deze een naam. 4

5 - Selecteer in de library referenties die in de group moeten komen en sleep deze of kies met rechter muisknop voor Add References to. 6.2 Smart Group - Groups > Create Smart Group - Geef de smart group een naam en geef aan welke criteria een referentie moet voldoen om in de smart group te komen. - Referenties worden vanzelf in de smart group geplaatst, je kunt hier niet handmatig referenties aan toevoegen. - Als aan de library nieuwe referenties worden toegevoegd die aan de criteria voldoen, wordt de smart group vanzelf bijgewerkt. 7 Find Fulltext Het is mogelijk om EndNote te laten zoeken naar pdf s van fulltext artikelen en deze aan de referentie te laten koppelen. Dit werkt niet perfect, dus het is vaak de moeite waard om niet gevonden pdf s zelf nog na te zoeken. Controleer eerst vi a Edit > Preferences > Find Full Text of de Open Path url goed is ingevuld. Dit is de url voor OpenURL Path: En deze voor de authenticatie: - Selecteer de referenties waarvan je de fulltext wilt binnenhalen, dit kan ook een hele group zijn. - Klik op Find Full Text (via References) of het Find Fulltext icoontje bovenin. - In het linkermenu wordt zichtbaar hoeveel pdf s er zijn gevonden. Soms wordt er alleen een URL gevonden. - In de detail weergave van een referentie (dubbelkikken) staat de pdf onder File Attachments. - Handmatig pdf s toevoegen kan via References > File Attachments > Attach File. Alle pdf s die bij een library horen, worden verzameld in het.data mapje, dat samen met de library is aangemaakt. 5

6 8 Referentielijst vanuit EndNote maken 8.1 Direct printen - Selecteer de te printen referenties. - Zorg dat de gewenste Output Style is geselecteerd in het pull-down menu linksboven (zie afbeelding). - Ga naar File > Print (eventueel eerst print preview) 8.2 Word document maken - Selecteer de te printen referenties. - Zorg dat de gewenste Output Style is geselecteerd in het pull-down menu linksboven - Ga naar Edit > Copy Formatted - Open een Word document en plak de lijst hierin (Ctrl+V). 9 EndNote gebruiken in Word 9.1 Citeren - Selecteer de EndNote X7 tab in Word. - Plaats de cursor op de plek waar een citatie moet komen. - Zoek de juiste citatie uit EndNote op via Insert Citation. - Selecteer de gewenste Style en klik zonodig op Update Citations and Bibliography. De style kan op elk gewenst moment worden veranderd. Staat de juiste style er niet bij? Ga in EndNote naar Edit > Output Styles > Open Style Manager en kies voor Get more on the web of pas zelf een style uit de lijst aan met Edit. 9.2 EndNote code verwijderen uit document Bij het citeren in Word, wordt er een koppeling gelegd met de EndNote library. Op het eerste gezicht zien citaties er uit als gewone tekst, maar onderwater zijn dit codes. Als het document met citaties af is en je het artikel wilt indienen bij de uitgever is het vaak nodig om deze codes te verwijderen. Dit gaat als volgt: 6

7 - Kies in het EndNote menu in Word voor Convert Citations and Bibliography en vervolgens Convert to Plain Text - Er verschijnt een dialoogvenster om aan te geven dat er een nieuw document wordt gemaakt waarin de codes zijn verwijderd. - Het nieuwe document sla je op onder een andere naam en kun je opsturen. Bewaar het originele document met codes goed. Als er ooit wat gewijzigd moet worden in de citaties of bibliografie, doe je dat daarin. 10 Term List Een term list is een index, die aan de hand van referenties in een library vanzelf wordt aangevuld, maar er kunnen ook externe lijsten worden geïmporteerd. Er zijn drie Term Lists in EndNote: Authors, Journals en Keywords. (Tools > Open Term Lists) In de Journals term list heeft elke tijdschrifttitel een volledige naam (Full Journal) en een afkorting (Abbreviation 1). De Output Style bepaalt welke variant in de referentielijst wordt gebruikt. Als de lijst niet correct is, b.v. volledige naam en afkorting zijn omgewisseld, importeer dan zelf een de correcte term list: - Kies Tools > Open Term Lists > Journals Term List - Klik op een term in de lijst > selecteer alle termen met Ctrl-A - Delete Term Importeer daarna de lijst met > medische tijdschrifttitels en variaties van afkortingen: - Kies het tabblad Lists - Selecteer Journals. - Kies Import List voor een overzicht van beschikbare lijsten (C:Program Files > EndNote X7 > Term Lists). NB De lijsten zijn ook te vinden op W:\Servicedesk\Software\Endnote\Term Lists. - Kies voor pubmed_journals-beta.txt en open deze. In een lege library kun je deze lijst ook meteen importeren: Tools > Open Term Lists > Journals Term List > tabblad Lists > Journals > Import List. 7

8 11 Output Style aanpassen Je kunt een hele nieuwe Output Style maken, maar meestal is het handiger om een bestaande Style aan te passen. Dit kan via de Style Manager: - Ga naar Edit > Output Styles > Open Style Manager - Selecteer een Style die voor de opmaak in de buurt komt van het gewenste en kies Edit. - In Citations > Templates geef je aan hoe citaties in de tekst worden weergegeven. Je kunt hier tekst en velden invoeren. - In Bibliography > Templates geef je aan hoe de referentielijst wordt weergegeven (per Reference Type). Ook hier kun je tekst en velden invoeren. Als er geen apart template is gedefinieerd voor het Reference Type, wordt het Generic template gebruikt. - Sections: Geef hier aan als je per sectie (bijvoorbeeld per hoofdstuk) in het Word document een aparte referentielijst wilt maken. - Sla de aangepaste Style op met File > Save As. De Style wordt vanzelf opgeslagen in G:\EndNote\Styles. 12 Libraries delen Het is mogelijk om één desktop library te delen met maximaal 14 personen. Als eigenaar van een library kun je met de optie Sync zo nodig eerst een account aanmaken en vervolgens de library synchroniseren met een online library op myendnoteweb.com. Gebruik de blauwe knop (zie afbeelding) om te syncen. Via Share verstuur je uitnodigingen naar de personen met wie je wilt samenwerken in de library. Samenwerken kan als de andere gebruikers ook beschikken over EndNote X7. Zij kunnen in de library zowel referenties toevoegen als bewerken inclusief annotaties en pdf s toevoegen. Meer informatie is te vinden op: 8