Schooljaar: Auteur: Steven Dewaele. DERDE GRAAD KANTOOR Leerplan GO! OEFENFIRMA COFEP

Transcriptie

1 Schooljaar: Auteur: Steven Dewaele DERDE GRAAD KANTOOR Leerplan GO! OEFENFIRMA COFEP

2 INHOUDSOPGAVE 1 Waarom kiezen voor een oefenfirma? 3 2 Oefenfirma in studierichting Kantoor BSO 3e graad, eerste en tweede leerjaar Opstart en dagelijkse werking Computervaardigheden Boekhouding Logistiek 15 3 Oefenfirma in studierichting Kantoor BSO 3e graad, derde leerjaar Competenties 18 4 Contactgegevens Cofep 24 2

3 1 Waarom kiezen voor een oefenfirma? Door te kiezen voor de oefenfirma kunnen heel wat leerplandoelstellingen bereikt worden. Leerlingen kunnen immers in een veilige werkomgeving (kantoorruimte binnen de school) de nodige competenties (kennis en vaardigheden) verwerven. Leerkrachten spelen de rol van begeleiders en laten de leerlingen zo zelfstandig mogelijk werken. Dat de oefenfirma virtueel is, betekent helemaal niet dat het concept ver staat van de realiteit. Enkel de producten zelf worden uiteindelijk niet geleverd. De documentenstroom die ontstaat bij een aan- of verkoop is identiek aan deze in de echte bedrijfswereld. De virtuele wereld waarbinnen de leerlingen handel drijven is ook geen eenzame plek tussen de muren van een schoolgebouw. Meer dan bedrijven in meer dan 40 verschillende landen ontwikkelden een bijzonder dynamische handelswereld waarbinnen communicatie heel belangrijk is. Ook voor taalleerkrachten is dit dan ook de ideale manier om leerlingen op dit vlak de noodzakelijke beroepscompetenties aan te leren. Deelnemers aan onze internationale beurzen kunnen dit alleen maar bevestigen. De oefenfirma is het ideale instrument om de vormingsonderdelen die in derde graad Kantoor bso centraal staan aan bod te laten komen: 1 een communicatieve vorming waarin praktische aspecten van zakelijke communicatie in het Nederlands, Frans en Engels worden aangebracht; 2 een basisvorming tot administratief medewerker. De administratief medewerker staat in voor het onthaal, het bedienen van de telefoon, het verwerken van de post, het bijhouden van de agenda, het archiveren, de correspondentie en het uitvoeren van ondersteunende secretariële en administratieve taken. Hij wordt ook ingeschakeld voor uitvoerende taken in de aankoopadministratie, verkoopadministratie en boekhouding. Het ondersteunen van vergaderingen en evenementen behoort eveneens tot het takenpakket; 3 een aanvullende vorming gekozen door de leerling waarin de competenties worden aangeleerd voor een logistiek medewerker; 4 een verdere diepgaande en geïntegreerde ICT-vorming. Leerkrachten runnen de oefenfirma niet alleen. Dit gebeurt bij voorkeur in een vakoverschrijdend team waar men regelmatig en gestructureerd zal moeten overleggen. Samenwerking is het sleutelwoord in de wereld van de oefenfirma s. Tenslotte is de oefenfirma ook de ideale kapstok waaraan men allerlei GIP-opdrachten (= eindwerk) kan ophangen. 3

4 2 Oefenfirma in studierichting Kantoor BSO 3e graad, eerste en tweede leerjaar In onderstaande concordantietabellen komen volgende vakken aan bod: TV Boekhouding 2008/027 TV Dactylografie/Toegepaste informatica 2008/029 TV Toegepaste informatica 2008/032 TV Kantoortechnieken 2008/030 TV Toegepaste economie 2008/031 4

5 2.1 Opstart en dagelijkse werking OEFENFIRMA LEERPLAN TV TOEGEPASTE ECONOMIE 2008/031 FASE 1: OPDRACHTEN BIJ DE VOORBEREIDING Onderstaande opdrachten worden tijdens de voorbereiding uitgevoerd: - Kies een sector (voeding, elektronica, ontspanning, ) waarbinnen je actief wil zijn. - Omschrijf de producten of diensten die je wenst te verkopen. - Bepaal een naam voor je oefenfirma. - Stuur het registratieformulier naar Cofep (zie website bij Aansluiten ). De oefenfirma ontvangt binnen de 3 werkdagen de toegangscodes voor: Website Cofep Gmail ( adres oefenfirma en persoonlijk adres voor coach) Zet (administratie, database, bank en marktplaats) Cofetrans (transportmodule) Skype - De werking van de ZET-software staat uitvoerig uitgelegd op de website (>Wegwijzer>Software). Neem als coach eerst goed de handleidingen door en ga nadien met de leerlingen aan de slag in het programma. - Stel je assortiment samen. Brainstormen Marktonderzoek Verkoopprijzen bepalen Catalogus webshop ontwerpen Toepassing op Deel B: Bedrijfseconomie 3 Ik start goed voorbereid! 5

6 OEFENFIRMA LEERPLAN TV TOEGEPASTE ECONOMIE 2008/031 - Stel de werkprocedures op. Omschrijf gedetailleerd hoe de documentenstroom in de oefenfirma verloopt en welke administratieve handelingen de werknemer moet uitvoeren Voorbeelden van procedures staan op de website (wegwijzer: >didactiek). Deze procedures kunnen als vertrekpunt genomen worden en aangepast worden naar eigen wens. - Start met de sollicitatieprocedure. Stel, gebruik makend van een vooraf opgemaakt organigram, de functiebeschrijvingen op. Stel vacatures op (voorbeelden staan op website). Leerlingen schrijven een sollicitatiebrief met CV (evtl. in meerdere talen). Neem een sollicitatiegesprek af in aanwezigheid van in- en externe juryleden. Wijs iedereen een functie toe die best bij zijn profiel past. - Stel de eigen verkoopsvoorwaarden op - Schrijf het personeel in bij Cofesoc (zie website: wegwijzer>diensten) Tip: breng eventueel ook een bezoek aan een echt sociaal secretariaat. - Sluit een verzekering af voor je personeel (bij verzekeringsagent in het netwerk) - Stel een financieel plan op zodat de oefenfirma over extra startkapitaal kan beschikken (zie website: >wegwijzer>richtlijnen). Investeringsplan Vaste kostenplan - Huur bij Real Estate, het immobiliënkantoor van het Cofep-netwerk, een kantoorruimte of magazijn (zie website: >wegwijzer>diensten). Toepassing op Toepassing op Toepassing op Deel A: Recht en wetgeving 6. Moet ik een contract afsluiten om te werken? Deel A: Recht en wetgeving 5 Hoe kan ik mij beschermen? Deel A: Recht en wetgeving 4. Hoe kan ik huren? 6

7 OEFENFIRMA LEERPLAN TV TOEGEPASTE ECONOMIE 2008/031 - Richt de kantoorruimte in. Ga er vanuit dat er nog niets staat en dat alles nog in het netwerk van oefenfirma s moet aangekocht worden. Zoek in de Zet-database naar mogelijke leveranciers. Verstuur prijsaanvragen. Kies de beste leverancier en bestel. Volg de aankopen verder op. - Ontwerp eigen handelsdocumenten (huisstijl) Ontwerp een logo. Maak een briefhoofd op. Stel standaardbrieven op. Maak allerlei sjablonen aan. FASE 2: OPDRACHTEN BIJ DE OPSTART - Koop een eerste voorraad handelsgoederen aan. Bepaal de minimumvoorraad voor elk artikel. Zoek leveranciers in het netwerk of maak eventueel gebruik van de diensten van Crecor (zie website: >wegwijzer>diensten). Stuur prijsaanvragen door naar verschillende leveranciers. Kies je leverancier(s) en plaats een bestelling. Volg de aankopen verder op. Betaal de factuur. - Zet de eerste stappen op de markt. Organiseer een voorstelling van de oefenfirma voor de ouders, leerkrachten en andere geïnteresseerden. Stel tijdens dit evenement de catalogus voor en laat de aanwezigen ook aankopen verrichten (= kassaverkoop; zie website: wegwijzer>richtlijnen) Toepassing op Deel B: Bedrijfseconomie 4. Uitbreidingsleerstof 4.1 Hoe verkoop ik? (U) 7

8 OEFENFIRMA LEERPLAN TV TOEGEPASTE ECONOMIE 2008/031 Naambekendheid verwerven in het netwerk doe je door de catalogus te verspreiden in het netwerk (= mailing organiseren). Voer periodiek ook extra promotie in het netwerk. Volg het effect van deze promotie ook op. De binnenkomende bestellingen volg je administratief op. - Start de boekhouding op. De keuze voor een boekhoudpakket is vrij en het gebruik ervan is niet verplicht. Voer de inkomende bestellingen in. Maak de orderbevestiging, leveringsbon en factuur op en verstuur deze naar de klant. Opgelet! Leveringsbon en factuur verstuurt men niet samen met de orderbevestiging. Dit gebeurt ook niet in het echte bedrijfsleven. Hou het voorraadpeil steeds in de gaten en bestel bij indien nodig. Volg de inningen op (rekeninguittreksels opvragen in ZET-bank). Verstuur eventueel maandelijks of 3-maandelijks de Btw-aangifte naar btw@pf.cofep.be - Loonadministratie Gebruik makend van de ontvangen loonbrieven worden de werknemers uitbetaald (= nettoloon op personeelsrekening storten) Betaal de RSZ en bedrijfsvoorheffing. Boek de lonen. FASE 3: OPDRACHTEN TIJDENS HET WERKJAAR - Bereid de deelname voor aan een regionale of nationale (Belfair) beurs voor oefenfirma s. Hoe gaan we de stand opbouwen? Toepassing op Deel B: Bedrijfseconomie 4. Uitbreidingsleerstof 4.1 Hoe verkoop ik? (U) 8

9 OEFENFIRMA LEERPLAN TV TOEGEPASTE ECONOMIE 2008/031 Welk promotiemateriaal hebben we nodig? Hoe gaan we onze klanten aanspreken (inoefenen verkoopgesprek)? Wie doet wat en wanneer? Inoefenen aan- en verkoopgesprek in het Frans en/of Engels. Welk budget is er beschikbaar voor bedrijfsaankopen? Welk budget voor persoonlijke aankopen? - Opvolgen van aan- en verkoopdossiers personeelsaankopen = aankopen die het personeel doet met het geld dat op de personeelsrekening staat. Opgelet! Hou deze transacties buiten de boekhouding van de oefenfirma. - Lanceren van nieuwe producten, updaten catalogus en opmaken reclamefolders. - Aankopen extra investeringsgoederen. - Ontwerpen van een webshop (zie website: wegwijzer>software>webshop). 9

10 2.2 Computervaardigheden OEFENFIRMA Leerlingen werken in een kantooromgeving waar ze intensief gebruik maken van computers en randapparatuur. Klaviervaardigheden worden dan ook intensief geoefend. Door in het netwerk met elkaar handel te drijven ontstaat een uitgebreide documentenstroom (brieven, catalogi, eindrapporten, klachten, verkoopsvoorwaarden, ). Om deze documenten op te maken, wordt gebruik gemaakt van een office-pakket. Uiteraard wordt bij de opmaak ook rekening gehouden met de Bin-normen. LEERPLAN TV DACTYLOGRAFIE/TOEGEPASTE INFORMATICA 2008/029 Onderstaande leerinhouden zijn integraal toe te passen in de oefenfirma. 1 Basisfuncties 2 Teken- en alineaopmaak 3 Opmaakprofielen (stijlen en opmaak) 4 Automatische nummering 5 Sjablonen 6 Pagina-opmaak 7 Tekstkolommen (U) 8 Tabellen 9 De genormaliseerde briefindeling 10 Samenvoegen 11 Velden 12 Inhoudsopgaven 13 Integratie met andere bronnen LEERPLAN TV TOEGEPASTE INFORMATICA 2008/032 Wil men snel bekend geraken in het netwerk van oefenfirma's, dan kan een webshop of -site je hier zeker bij helpen. Alle gegevens van de ongeveer oefenfirma s worden verzameld in één grote database. Deze is een onderdeel van het programma ZET5 waar alle leden, na definitieve inschrijving, gebruik kunnen van maken. Hoe men deze databank kan gebruiken voor allerlei toepassingen staat beschreven in een uitgebreide handleiding. DEEL 2: WEBSITES 2 Aanmaak van een website (u) DEEL 3: DATABANKEN 1 Basisbegrippen 2 Formulieren 3 Rapporten 10

11 DEEL 4: REKENBLAD 1 Werkblad 2 Bewerkingen 3 Functies 4 Grafieken 5 Draaitabellen (u) 6 Macro s (u) Elke oefenfirma beschikt over een persoonlijk adres (be01xxx@pf.cofep.be) en kan zijn mails bekijken via Om toegang te krijgen tot deze mailbox heeft men een gebruikersnaam en paswoord nodig. Deze werden door Cofep naar de coördinator van de oefenfirma verstuurd. DEEL 5: - EN AGENDABEHEER 1 2 Agenda- en taakbeheer 11

12 2.3 Boekhouden OEFENFIRMA Leerplan Boekhouding 2008/027 Een oefenfirma gebruikt voor het voeren van zijn boekhouding een professioneel boekhoudpakket. De keuze van een boekhoudpakket is vrij. Deel B: Boekhouden met de computer (professioneel boekhoudpakket) AANKOOPVERICHTINGEN In het netwerk kopen oefenfirma s bij elkaar aan. Deze goederen of diensten kunnen ook aangekocht worden bij leveranciers in Europa (ICV) en/of de rest van de wereld (import). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen bedrijfsaankopen en personeelsaankopen. De bedrijfsaankopen kunnen we opsplitsen in aankopen van: handelsgoederen, diensten en diverse goederen en investeringen. Personeelsaankopen kunnen de werknemers doen met het fictieve loon dat ze ontvangen voor hun geleverde prestaties. Elke aankoop zorgt voor een documentenstroom die bestaat uit: uitgaande bestelbon (bvb. mail), orderbevestiging, leveringsbon/zendnota/pakbon, factuur (evtl. creditnota) en rekeninguittreksel na betaling van de factuur. 1. Basisverrichtingen 1.1 Commerciële verrichtingen 1.2 Leveranciersadministratie 1.3 Klantenadministratie 1.4 Financiële verrichtingen 2. Logistieke verwerking via de computer: voorraadadministratie 2.1 Artikelgegevens Aanmaken van een artikelcategorie Aanmaken van een artikelfiche Ingeven van de voorraad Opzoeken van voorraadgegevens 2.2 Inslag van goederen Ingeven van een bestelling Ontvangen leveringsbonnen 2.3 Uitgaande retourzendingen 2.4 Uitslag van goederen Bestellingen Verzendingsnota 2.5 Inkomende retourzendingen 3 BTW-aangifte 4 Informatiebron Voor de betalingen maakt men gebruik van de ZET5-banksoftware (internet- 12

13 bankieren). OEFENFIRMA Leerplan Boekhouding 2008/027 VERKOOPVERRICHTINGEN Oefenfirma s ontvangen ook bestellingen. De documentenstroom die hier ontstaat bestaat uit: offertes inkomende bestelbon, orderbevestiging, verzendnota, verkoopfactuur (evtl. creditnota) en rekeninguittreksel na inning van de factuur. De btw-aangifte kan maandelijks of per kwartaal ingediend worden bij Cofefisc. Na controle wordt het terug te vorderen bedrag op de bedrijfsrekening gestort of wordt de oefenfirma gevraagd om het verschuldigde bedrag op de Cofefiscrekening te storten. Cofep beschikt ook over een incassobureau waar men terecht kan met de facturen van wanbetalers. KOSTEN EN KOSTPRIJSBEREKENING Deel C: Bedrijfsbeleid Bij het bepalen van de verkoopprijs van de handelsgoederen moet rekening gehouden worden met de aankoopkost. De gemaakte kosten in de oefenfirma kunnen onderverdeeld en geanalyseerd worden door ze bijvoorbeeld grafisch voor te stellen. Dezelfde analyse kan uiteraard ook voor de omzet en opbrengsten gebeuren. 1 Kosten en kostprijsberekeningen 1.1 Kost en kostprijs 1.2 Kosten in de resultatenrekening 1.3 Indeling van de kosten 1.4 Elementen van de kostprijs 1.5 Eenvoudige kostprijsberekeningen 2 Omzet en verkoopprijsberekening 2.1 Omzet en opbrengsten 13

14 ANALYSE BOEKHOUDING OEFENFIRMA Leerplan Boekhouding 2008/027 Daar de oefenfirma een continu gebeuren is, verkrijgt men na een aantal werkjaren een uitgebreide boekhouding die een pak aan informatie bevat over het heden en vooral ook het verleden van de oefenfirma. Met de verzamelde informatie kan bijvoorbeeld ook een break-evenanalyse uitgevoerd worden en kunnen ratio s (liquiditeit, solvabiliteit en rendabiliteit) berekend en geïnterpreteerd worden. 2.2 Omzet en opbrengsten in de resultatenrekening 2.3 Elementen van de verkoopprijs 2.4 Berekening van de verkoopprijs 3 Interpretatie van balans en resultatenrekening 3.1 Break-even punt 3.2 Cashflow 3.3 Een eenvoudige boordtabel: liquiditeit 3.4 Een eenvoudige boordtabel: solvabiliteit 3.5 Een eenvoudige boordtabel: rendabiliteit 14

15 2.4 Logistiek OEFENFIRMA LEERPLAN TV KANTOORTECHNIEKEN 2008/030 Onderstaande beroepscompetenties waarover een logistiek medewerker moet beschikken, kunnen in de oefenfirma getraind worden. Zelfstandig de goederen in ontvangst nemen en opslaan. Zelfstandig de goederen verzamelen (orderpicking) en verzendklaar maken. Zelfstandig de voorraadadministratie bijwerken. Cofep biedt de oefenfirma s de nodige tools aan om ook het logistieke gedeelte in de oefenfirma te integreren. Verschillende VDAB-oefenfirma s werken momenteel met Microsoft Dynamics NAV Met behulp van deze ERP-software (ERP = Enterprise Resource Planning) worden alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie door iedereen, bruikbaar is. De vraag op de arbeidsmarkt naar logistieke medewerkers met kennis van ERP is bijzonder groot. Cofep is dan ook volop bezig met het introduceren van Navision-verhaal in de scholen met oefenfirma s. Vanaf september 2013 zijn een aantal testscholen gestart met een zogenaamde cloud-versie (geen lokale installatie van software nodig). Vanaf september 2014 is het de bedoeling dat ook alle andere oefenfirma s die dit wensen, deze software kunnen implementeren. Cofep en VDAB zorgen voor de nodige opleiding en ondersteuning. In de oefenfirma kan ook sprake zijn van een fysieke voorraad. Onderstaande foto illustreert hoe dit bijvoorbeeld kan. Deel A: Administratieve verwerking van de logistieke keten 3. Werkzaamheden in verband met binnenkomende goederen (inslag) 3.1 Werkzaamheden in de verkoopafdeling Minimumvoorraad Intern bestelformulier 3.2 Werkzaamheden in de aankoopafdeling Bestelbon Voorraadadministratie 3.3 Werkzaamheden in het magazijn Procedure Documenten Controle Voorraadadministratie Opslagklaar maken 4 Werkzaamheden in verband met uitgaande goederen (uitslag) 4.1 Werkzaamheden in de verkoopafdeling Binnenkomende orders Voorraadadministratie Magazijnopdracht 4.2 Werkzaamheden in het magazijn Orderverzameling Samenstellen van orders Verzending van de goederen: procedure Transportdocumenten Voorraadadministratie 15

16 OEFENFIRMA LEERPLAN TV KANTOORTECHNIEKEN 2008/030 Wie geen plaats heeft voor een fysieke voorraad, kan gebruik maken van gratis voorraadsoftware waarvan de handleiding en mogelijke opdrachten zijn terug te vinden in het inloggedeelte van de Cofep-site (wegwijzer => documentatie => magazijnbeheer). Voor het verzenden van de goederen naar Belgische oefenfirma s werd de transportmodule Cofetrans ontwikkeld (zie Cofep-site). Internationale verzendingen kunnen worden afgehandeld door bijvoorbeeld Logostrans. 16

17 3 Oefenfirma in studierichting Kantoor BSO 3e graad, derde leerjaar In onderstaande concordantietabel komen volgende vakken aan bod: Engels Frans Nederlands TV Dactylografie/Toegepaste informatica TV Kantoortechnieken 17

18 3.1 Competenties Competentie 1 De leerlingen kunnen vlot, in het Nederlands en in twee moderne vreemde talen, een telefoongesprek voeren. 1.1 telefoonapparatuur, vanuit technisch standpunt, optimaal hanteren. 1.2 van verschillende informatiedragers gebruik maken om telefoonnummers op te zoeken. 1.3 uitdrukkingen die courant in telefoongesprekken gebruikt worden, vlot hanteren. 1.4 hardwareapparatuur (zoals telefoon, computer en headset) en softwareprogramma s simultaan gebruiken. 1.5 een antwoordapparaat instellen en ontvangen oproepen verwerken. 1.6 op een klantvriendelijke en resultaatgerichte manier en door een goede stemkwaliteit te gebruiken, telefonisch contact opnemen. 1.7 op een klantvriendelijke en resultaatgerichte manier en door een goede stemkwaliteit te gebruiken, binnenkomende telefoongesprekken aannemen en indien nodig, naar de correcte persoon doorverbinden. 1.8 tijdens een telefoongesprek informatie noteren en deze informatie aan de correcte persoon doorgeven. 1.9 gegevens uit een telefoongesprek, volgens de correcte administratieve procedure, in een gegevensbestand ingeven in een telefoongesprek de precieze klantenbehoefte door middel van de juiste vraagstelling detecteren op een resultaatgerichte manier en door gebruik te maken van het empatisch vermogen, telefonische klachten afhandelen de communicatieve, de kantoortechnische en de softwarematige aspecten van een telefoongesprek op een geïntegreerde wijze aanwenden. OEFENFIRMA In de kantoorklas een balie voorzien, biedt een absolute meerwaarde. Dit is de ideale werkplek voor de secretariaatsmedewerker(s). Ook mogelijke bezoekers moeten zich daar steeds aanmelden. Voorzie, indien mogelijk, ook een telefoon met antwoordapparaat zodat de werknemers hun collega s in andere binnenen buitenlandse oefenfirma s kunnen contacteren bij eventuele vragen of klachten. Op aanvraag kan dienstverlener Crecor voor een aantal inkomende telefoongesprekken zorgen in het Nederlands, Frans en/of Engels. Door het internationale karakter komen de vreemde talen ruimschoots aan bod. Elke oefenfirma beschikt ook over een Skype-adres waardoor we het gebruik van modernere communicatiemiddelen, zoals VOIP, kunnen stimuleren. 18

19 Competentie 2 De leerlingen kunnen inkomende en uitgaande post, in het Nederlands en in twee moderne vreemde talen, volgens afgesproken procedures, verwerken. 2.1 inkomende schriftelijke post sorteren, registreren en verdelen. 2.2 aangetekende zendingen en pakjes in ontvangst nemen, registreren en verdelen. 2.3 binnenkomende s ontvangen en naar de correcte persoon doorsturen. 2.4 routineopdrachten (bijvoorbeeld standaardantwoorden) voor het beantwoorden van s en het beantwoorden van schriftelijke post uitvoeren s, brieven en faxen volgens instructies opstellen en verzendklaar maken. 2.6 uitdrukkingen die courant in brieven, s gebruikt worden, vlot aanwenden. 2.7 mailings klaarmaken door gebruik te maken van het samenvoegen van verschillende bestanden. 2.8 inkomende en uitgaande post klasseren en archiveren. 2.9 de communicatieve, de kantoortechnische en de softwarematige aspecten van inkomende en uitgaande post op een geïntegreerde wijze aanwenden. OEFENFIRMA De afgelopen jaren heeft de plaats ingenomen van de post. Toch is dit nog niet helemaal verdwenen en ontvangen oefenfirma s wekelijks reclame, catalogussen, aanmaningen, Alle oefenfirma s beschikken over een eigen adres (be01xxx@pf.cofep.be). In de mailbox ontvangen zij dagelijks heel wat berichten. Het beheer van deze mailbox is de verantwoordelijkheid van de secretariaatsmedewerkers. Zij zorgen ervoor dat de mails elke week bij de juiste persoon terecht komen. De oefenfirma is de ideale omgeving om deze vaardigheden in te oefenen. Competentie 3 De leerlingen kunnen, in het Nederlands en in twee moderne vreemde talen, klantvriendelijk en volgens afspraken bezoekers onthalen. 3.1 bezoekers verwelkomen, de nodige informatie verstrekken, doorverwijzen, begeleiden en aankondigen. 3.2 bezoekers bij eenvoudige vragen en problemen helpen. 3.3 bezoekers registreren, badges aanmaken en de aanwezigheid van bezoekers opvolgen. 3.4 uitdrukkingen die courant bij het onthaal gebruikt worden, vlot aanwenden. 3.5 de communicatieve, de kantoortechnische en de softwarematige aspecten van onthaal op een geïntegreerde wijze aanwenden. OEFENFIRMA Het netwerk van oefenfirma s bestaat wereldwijd uit meer dan oefenfirma s. Op deze manier bieden wij de ideale tool aan om de vreemde talen te integreren (= vakoverschrijdend werken). Hoogtepunt van het werkjaar is de internationale beurs voor oefenfirma s (Belfair) die de voorbije jaren plaats vond in het ICC te Gent. Gedurende twee dagen drijven meer dan studenten virtueel handel met elkaar. De afgelopen jaren waren er o.a. Duitse, Franse, Litouwse, Canadese en Amerikaanse firma s aanwezig. Deze internationale beurs is dan ook dé gelegenheid om de aangeleerde vreemde talen in de praktijk te gebruiken. Tijdens de beurs wordt ook de klantvriendelijkheid getest. Mystery-shoppers brengen een bezoek aan alle standen en beoordelen de leerlingen. 19

20 Competentie 4 De leerlingen kunnen een administratief dossier, gebruik makend van het Nederlands en twee moderne vreemde talen, beheren. 4.1 de benodigde documenten en relevante gegevens voor een dossier verzamelen. 4.2 een dossier openen en een dossier afsluiten. 4.3 in een dossier gegevens opzoeken, invoeren, aanpassen en verwijderen. 4.4 op een klantvriendelijke en resultaatgerichte manier mondeling en schriftelijk antwoorden op vragen in verband met een dossier. 4.5 de principes van archiveren en klasseren toepassen. 4.6 de communicatieve, de kantoortechnische en de softwarematige aspecten van het beheer van een administratief dossier op een geïntegreerde wijze aanwenden. OEFENFIRMA Centraal binnen de werking van een oefenfirma staat de documentenstroom. Elke in- of uitgaande bestelling creëert een flow aan bedrijfsrealistische documenten die samen een dossier vormen. Elk dossier zorgt op zijn beurt voor onderlinge communicatie tussen de oefenfirma s. Problemen met betalingen, verkeerde leveringen, komen ook in de virtuele wereld veelvuldig voor. Dossiers die volledige afgewerkt zijn, worden gearchiveerd. Competentie 5 De leerlingen kunnen veilig, resultaatgericht en milieubewust werken. 5.1 ergonomisch werken. 5.2 veiligheidsvoorschriften en -instructies toepassen. 5.3 nagaan of de benodigde apparatuur en de benodigde software functioneert. 5.4 problemen aan apparatuur en software via de correcte procedure melden. 5.5 eigen werkzaamheden voorbereiden, uitvoeren, evalueren en bijsturen. 5.6 taken volgens prioriteiten afhandelen. 5.7 afval en restproducten sorteren. 5.8 bij het uitvoeren van opdrachten voor milieubewuste oplossingen kiezen. OEFENFIRMA Leerlingen werken in een kantooromgeving waar leerkrachten voldoende aandacht kunnen besteden aan het behalen van deze competentie. Het is uiteraard belangrijk dat deze kantooromgeving zo wordt ingericht dat de leerlingen het gevoel krijgen dat ze in een echt bedrijf aan het werk zijn. 20

21 Competentie 6 De leerlingen kunnen noodzakelijke houdingen voor de uitoefening van het beroep aannemen. 6.1 communicatief vaardig zijn.(= zowel schriftelijk, telefonisch als in de rechtstreekse communicatie met mensen doelgericht communiceren en taalvaardig zijn.) 6.2 gepast reageren op stresssituaties.(= vermijden van verhoogde werkdruk, kunnen omgaan met verhoogde werkdruk en prioriteiten bepalen.) 6.3 flexibel zijn. (= in hoge mate inzetbaar zijn en zich aanpassen aan wijzigende omstandigheden.) 6.4 discreet zijn en de deontologie toepassen.(= tactvol omgaan met bepaalde informatie of erover zwijgen en in staat zijn om te gaan met vertrouwelijke gegevens.) 6.5 nauwkeurig en ordelijk werken.(= een taak precies en punctueel afwerken en oog hebben voor details.) 6.6 zelfstandig werken.(= in staat zijn om zelfstandig, zonder hulp of toezicht een taak afwerken.) 6.7 het eigen voorkomen verzorgen.(= ziet er verzorgd en netjes uit en past qua uiterlijk en houding in het team, laat de werkplek netjes en opgeruimd achter, getuigt van zin voor veiligheid en hygiëne tijdens het werk zowel voor zichzelf als voor anderen.) 6.8 zin voor samenwerking tonen.(= goed samenwerken met anderen en interne informatie correct doorgeven aan de betrokkenen.) 6.9 in het uitvoeren van opgelegde taken volharden.(= erop gericht zijn binnen de voorgeschreven tijd een taak nauwkeurig te voltooien, vraagt tijdig hulp wanneer dat nodig is, zelfs na mislukken opnieuw beginnen, geeft aan waar nog bijgeleerd en geoefend moet worden, houdt er een correct werktempo op na; schrikt niet terug van onvoorziene taken.) 6.10 zich dienstverlenend en klantgericht opstellen.(= zich inleven in de situatie waarin de klanten zich bevinden, kan begrip opbrengen voor de klanten en er tactvol mee omgaan, voelt aan wat al dan niet gezegd kan worden, schat de effecten van de eigen lichaamshouding in.) 6.11 sociaalvaardig zijn.(= zin hebben voor contact en goede relaties onderhouden met anderen, begrip en respect hebben voor anderen, zich kunnen inleven in situaties en behulpzaam zijn.) 6.12 gepast met kritiek omgaan.(= gepast reageren op feedback en commentaar zowel met woorden als in non-verbale communicatie, in nieuwe contacten rekening houden met feedback van klanten/collega s/oversten uit eerdere contacten.) OEFENFIRMA Leerlingen werken in een kantooromgeving waar leerkrachten voldoende aandacht kunnen besteden aan het behalen van deze competentie. In een oefenfirma worden leerlingen verplicht om met elkaar samen te werken. Net als in de reële bedrijfswereld ontstaan er ook stresssituaties waardoor de interne spanningen kunnen oplopen. Om de attitudes van de leerlingen te meten, kan gebruik gemaakt worden van de SAM-schaal (Schaal voor meeting van Attitudes en Vaardigheden). 21

22 Competentie 7 De leerlingen kunnen de specifieke taken van een administratief medewerker, gebruik makend van het Nederlands en twee moderne vreemde talen, uitvoeren. (Keuzemogelijkheid 1: context algemeen bediende ) 7.1 kantoorapparatuur (zoals fotokopieerapparaat, scanner, papierversnipperaar ) gebruiken en van een eenvoudig (dagelijks) onderhoud voorzien. 7.2 Standaardprogramma s voor administratieve verwerking (tekstverwerker, rekenblad, presentatiepakket, programma s voor gegevens-beheer, OCR-programma) functioneel gebruiken. 7.3 elektronische agenda s (persoonlijke agenda en agenda s van oversten) bijhouden en beheren. 7.4 efficiënt gegevens op inter- en intranet opzoeken. 7.5 Nota s en verslagen uittypen, rekening houdend met de Bin-normen, op basis van notities of opnames via een dictafoon. 7.6 logistieke ondersteuning verlenen bij meetings en vergaderingen. 7.7 courante handelsdocumenten en courante transportdocumenten invullen en toelichten. 7.8 een voorraad beheren van een dienst of een magazijn. 7.9 kassaverrichtingen uitvoeren volgens instructies een informatief dossier samenstellen. OEFENFIRMA De leerlingen werken in een kantooromgeving en kunnen dan ook, in overleg met de ICT-verantwoordelijke, instaan voor het klein onderhoud van de randapparatuur. Standaardprogramma s voor administratieve verwerking worden intensief gebruikt. Een werkdag in een oefenfirma begint of eindigt ook steeds met een werkoverleg. Tijdens dit overleg bespreken de leerlingen de to do s en evalueren ze de voorbije werkdag. Dit overlegmoment moet uiteraard goed voorbereid worden. Periodiek kan men eventueel een uitgebreidere algemene vergadering organiseren waar de algemene werking van de oefenfirma geëvalueerd wordt. Op deze vergadering kunnen ook externen worden uitgenodigd. Van elk overleg wordt uiteraard een verslag opgemaakt (beurtrol). Cofep beschikt met Cofetrans ook over een eigen pakjesdienst. Bedrijven zoals Logostrans staan dan weer in in voor het virtuele internationale transport. Het beheren van de voorraad behoort ook tot het takenpakket van de leerlingen. Door kassaverkopen te organiseren, kunnen oefenfirma s hun omzet verhogen. Op de Cofep-website (Wegwijzer) staat de te volgen procedure beschreven 22

23 Competentie 9 De leerlingen kunnen de specifieke taken van een technisch bediende uitvoeren. (Keuzemogelijkheid 3: context technisch bediende ) Competentie 10 De leerlingen kunnen de specifieke taken van een medewerker callcenter, gebruik makend van het Nederlands en twee moderne vreemde talen, uitvoeren. (Keuzemogelijkheid 4: context medewerker call center) Competentie 11 De leerlingen kunnen de specifieke taken van een bediende onthaal, gebruik makend van het Nederlands en twee moderne vreemde talen, uitvoeren. (Keuzemogelijkheid 5: context bediende onthaal en communicatie ) OEFENFIRMA De oefenfirma is een flexibel werkinstrument dat in vele opleidingen kan gebruikt worden. Cofep zoekt dan ook voortdurend naar nieuwe toepassingen. 23