DERDE GRAAD KANTOOR EN VERKOOP OEFENFIRMA COFEP

Transcriptie

1 DERDE GRAAD KANTOOR EN VERKOOP OEFENFIRMA COFEP Schooljaar: Auteur: Steven Dewaele

2 1 Wat zegt het nieuwe leerplan? In het competentie-ontwikkelend leren vormen niet de vakken het uitgangspunt, wel de competenties. Kennis en vaardigheden zijn nodig om een competentie te verwerven en worden daarbinnen dan ook gekaderd. De office medewerker staat in voor het onthaal, het bedienen van de telefoon, het verwerken van de post, het bijhouden van de agenda, het archiveren, de correspondentie en het uitvoeren van ondersteunende administratieve taken. Hij wordt ook ingeschakeld voor uitvoerende taken in de aankoopadministratie, verkoopadministratie en boekhouding. Het ondersteunen van vergaderingen behoort eveneens tot het takenpakket. 2 Beginsituatie De beginnend office medewerker is werkzaam op de administratie van een bedrijf. De werkzaamheden zijn primair intern gericht. Hoewel ook de administratief medewerker steeds meer contacten heeft, is er doorgaans sprake van een back office functie. Zijn werkzaamheden zijn veelal gericht op het bijwerken van dagboeken en subadministraties en de daarmee verbonden taken. Van de beginnend office medewerker wordt verwacht dat hij gegevens invoert, waarbij enige boekhoudkundige kennis noodzakelijk is. De beginnend office medewerker handelt ook allerlei vormen van schriftelijke en mondelinge berichten af in het Nederlands zoals mailings, memo s, standaardbrieven, s etc. in opdracht van een leidinggevende/opdrachtgever. Hij draagt mede zorg voor het actueel houden van het (elektronisch) archief en hij ondersteunt bij de postverwerking en bij de uitvoering van standaard mailings. Hij ontvangt bezoekers en wijst hen de weg in de organisatie conform regels en procedures van het bedrijf. Hij bedient de telefoon(centrale). Hij neemt berichten aan en verwerkt die in telefoonnotities voor de betreffende medewerkers. 3 Waarom kiezen voor de oefenfirma? Door te kiezen voor de oefenfirma kunnen heel wat leerplandoelstellingen bereikt worden. Leerlingen kunnen immers in een veilige werkomgeving (kantoorruimte binnen de school) de nodige competenties (kennis en vaardigheden) verwerven. Leerkrachten spelen de rol van begeleiders en laten de leerlingen zo zelfstandig mogelijk werken. Dat de oefenfirma virtueel is, betekent helemaal niet dat het concept ver staat van de realiteit. Enkel de producten zelf worden uiteindelijk niet geleverd. De documentenstroom die ontstaat bij een aan- of verkoop is identiek aan deze in de echte bedrijfswereld. De virtuele wereld waarbinnen de leerlingen handel drijven is ook geen eenzame plek tussen de muren van een schoolgebouw. Meer dan bedrijven in meer dan 40 verschillende landen ontwikkelden een bijzonder dynamische handelswereld waarbinnen communicatie heel belangrijk is. Voor taalleerkrachten is dit dan ook de 2

3 ideale manier om leerlingen op dit vlak de noodzakelijke beroepscompetenties aan te leren. Deelnemers aan onze internationale beurzen kunnen dit alleen maar bevestigen. De oefenfirma is het ideale instrument om de vier vormingsonderdelen die in derde graad Kantoor bso centraal staan aan bod te laten komen: 1 een communicatieve vorming waarin praktische aspecten van zakelijke communicatie in het Nederlands, Frans en Engels worden aangebracht; 2 een basisvorming tot administratief medewerker via de doelstellingen van de basismodule Administratief medewerker. De administratief medewerker staat in voor het onthaal, het bedienen van de telefoon, het verwerken van de post, het bijhouden van de agenda, het archiveren, de correspondentie en het uitvoeren van ondersteunende secretariële en administratieve taken. Hij wordt ook ingeschakeld voor uitvoerende taken in de aankoopadministratie, verkoopadministratie en boekhouding. Het ondersteunen van vergaderingen en evenementen behoort eveneens tot het takenpakket; 3 een aanvullende vorming gekozen door de leerling waarin de competenties worden aangeleerd voor een logistiek medewerker (zie 5.); 4 een verdere diepgaande en geïntegreerde ICT-vorming. Leerkrachten runnen de oefenfirma niet alleen. Het nieuwe leerplan vermeldt dat dit zal moeten gebeuren in een vakoverschrijdend team waar men regelmatig en gestructureerd zal moeten overleggen. Samenwerking is het sleutelwoord in de wereld van de oefenfirma s. Tenslotte is de oefenfirma ook de ideale kapstok waaraan men allerlei GIP-opdrachten kan hangen. 3

4 4 Beroepscompetenties office medewerker (3de graad Kantoor BSO) COMPETENTIE 1 Als office medewerker zelfstandig ondersteunende secretariële activiteiten uitvoeren Leerplandoelstellingen Ondersteunende kennis, vaardigheden en attitudes De oefenfirma 1 Bezoekers op een klantvriendelijke manier onthalen in het Nederlands, Frans en Engels: 1.1 Een baliegesprek, onthaalgesprek voeren. 1.2 De bezoeker doorsturen naar de betreffende dienst/persoon of hem zelf verder helpen.. Aandacht voor: - verwelkomen; - vragen naar het doel van het bezoek; - registreren van het bezoek; - doorverwijzen; - vragen beantwoorden. Principes van klantvriendelijkheid. Bedrijfsorganogram. Grondplan van het bedrijfsgebouw. Het netwerk van oefenfirma s bestaat wereldwijd uit meer dan oefenfirma s. Op deze manier bieden wij de ideale tool aan om de vreemde talen te integreren (= vakoverschrijdend werken). Hoogtepunt van het werkjaar is de internationale beurs voor oefenfirma s (Belfair) die de voorbije jaren plaats vond in het ICC te Gent. Gedurende twee dagen drijven meer dan studenten virtueel handel met elkaar. De afgelopen jaren waren er o.a. Duitse, Franse, Litouwse, Canadese en Amerikaanse firma s aanwezig. Deze internationale beurs is dan ook dé gelegenheid om de aangeleerde vreemde talen in de praktijk te gebruiken. Tijdens de beurs wordt ook de klantvriendelijkheid getest. Mystery-shoppers brengen een bezoek aan alle standen en beoordelen de leerlingen. Net als in de echte bedrijfswereld stel je ook voor de oefenfirma een organogram op zodat iedereen weet wie voor wat verantwoordelijk is. Ook het opmaken van een grondplan van het kantoorgebouw (= school) kan een opdracht zijn voor één van de leerlingen. Dit grondplan kan dan bijvoorbeeld gebruikt worden om bezoekers naar de kantoorklas van de oefenfirma te leiden. 2 Op een klantvriendelijke manier telefoneren in het Nederlands, Frans en Engels. 2.1 De telefoon opnemen, doorverbin- In de kantoorklas een balie voorzien, biedt een absolute meerwaarde. Dit is de ideale werkplek voor de secretariaatsmedewerker(s). Ook mogelijke bezoekers moeten zich daar steeds aanmelden. 4

5 den of zelf beantwoorden, het bedrijf voorstellen en boodschappen registreren. 2.2 Uitgaande telefoongesprekken voeren. 2.3 Behandelen van klachten en deze doorgeven aan de verantwoordelijke persoon. Registratie van inkomende telefoons. Afdelingen bedrijf. Gebruik van een gebruiksaanwijzing voor een telefooncentrale. Bediening van een telefooncentrale. Correct en foutloos doorverbinden. Een telefoonmemo. Principes van klantvriendelijkheid. Informatie inwinnen. Informatie doorgeven. Reservaties voor: zakenlunch, vergaderlokalen, vervoer Mededeling op een antwoordapparaat en voic . Het internationaal telefoonalfabet. Principes van klantvriendelijkheid. Gericht luisteren naar de klacht. Gebruik van standaardzinnen om het gesprek op een klantvriendelijke manier op gang te zetten. Doorverwijzen naar de best geplaatste persoon. Voorzie, indien mogelijk, ook een telefoon met antwoordapparaat zodat de werknemers hun collega s in andere binnen- en buitenlandse oefenfirma s kunnen contacteren bij eventuele vragen of klachten. Op aanvraag kan dienstverlener Crecor voor een aantal inkomende telefoongesprekken zorgen in het Nederlands, Frans en/of Engels. Door het internationale karakter komen de vreemde talen ruimschoots aan bod. Elke oefenfirma beschikt ook over een Skype-adres waardoor we het gebruik van modernere communicatiemiddelen, zoals VOIP, kunnen stimuleren. 3 De inkomende en uitgaande post verwerken in het Nederlands, Frans en Engels: Inkomende (internationale) post sorteren en inschrijven. Uitgaande (internationale) post verwerken: - de werking van een frankeermachine; - aangetekende verzendingen klaar maken; - internationale posttarieven opzoeken en toepassen; - verschillende verzendingsmogelijkheden afhankelijk van de aard, de omvang en de waarde van de zending. De afgelopen jaren heeft de plaats ingenomen van de post. Toch is dit nog niet helemaal verdwenen en ontvangen oefenfirma s wekelijks reclame, catalogussen, aanmaningen, Alle oefenfirma s beschikken over een eigen e- mailadres (be01xxx@pf.cofep.be). In de mailbox ontvangen zij dagelijks heel wat berichten. Het beheer van deze mailbox is de verantwoordelijkheid van de secretariaatsmedewerkers. Zij zorgen ervoor dat de mails elke week bij de juiste persoon terecht ko- 5

6 3.1 Inkomend en uitgaand mailverkeer in het Nederlands, Frans en Engels verwerken. 3.2 Mailbox efficiënt beheren. Inkomende mails (Nederlands, Frans en Engels) lezen en doorsturen. Mailetiquette. berichten opmaken en verzenden. NBN-normen. CC en BCC Automatisch mappenbeheer. Leesbevestiging. Automatisch bericht bij afwezigheid. Adresboek. Distributielijst. Digitale handtekening. men. De oefenfirma is de ideale omgeving om deze vaardigheden in te oefenen. 3.3 Elektronische agenda nauwkeurig bijhouden. 4 Aan de hand van notities en instructies, brieven, faxen, memo s opstellen. Activiteiten ingeven Activiteiten aanpassen. Gebruik van bouwsteencorrespondentie voor de opmaak van prijsaanvraag, offerte, orderbevestiging, een eenvoudige klachtenbrief en een aanmaning. Een fax opstellen aan de hand van een sjabloon. NBN-normen en huisstijl als richtlijn. Centraal binnen de werking van een oefenfirma staat de documentenstroom. Elke in- of uitgaande bestelling creëert een flow aan bedrijfsrealistische documenten. De uitgaande documenten (orderbevestiging, leveringsbon, factuur, ) worden opgemaakt volgens een zelf gekozen huisstijl. Uiteraard wordt bij de opmaak ook rekening gehouden met de NBN-normen. 5 Administratieve en logistieke ondersteuning bieden voor interne vergaderingen met aandacht voor een hoog kwaliteitsniveau: Verzamelen gegevens uit te nodigen leden. Verzamelen bijlagen agenda. 6

7 5.1 Versturen van uitnodigingen met agenda en eventueel bijlagen. 5.2 Registratie reacties en opstellen presentielijst. 5.3 De logistieke ondersteuning van een interne vergadering regelen. Registratie van de antwoorden op de vergaderuitnodiging. Opvolging van de niet-respondenten. Reden verontschuldigingen verzamelen. Presentielijst. Reservatie van een lokaal. Lokaalschikking in functie van aantal deelnemers. Vergaderstukken kopiëren, nieten, perforeren, uitsorteren en klaarleggen in vergaderzaal. Hapjes en drankjes volgens de etiquetteregels klaarzetten en presenteren. Reserveren van de nodige apparatuur. De nodige apparatuur klaarzetten. Een werkdag in een oefenfirma begint of eindigt ook steeds met een werkoverleg. Tijdens dit overleg bespreken de leerlingen de to do s en evalueren ze de voorbije werkdag. Dit overlegmoment moet uiteraard goed voorbereid worden. Periodiek kan men eventueel een uitgebreidere algemene vergadering organiseren waar de algemene werking van de oefenfirma geëvalueerd wordt. Op deze vergadering kunnen ook externen worden uitgenodigd. Van elk overleg wordt uiteraard een verslag opgemaakt (beurtrol). 5.4 Verslagen opstellen volgens huisstijl en bedrijfsnormen. Vergaderverslagsjabloon aanmaken rekening houdend met de huisstijl. NBN-normen. Opmaak van een verslag aan de hand van de aangereikte notulen. 5.5 Bezorgen en versturen van het vergaderverslag via mail of post. Verzamelen van alle te versturen documenten. CC en BCC. Posttarieven. 6 Administratieve en logistieke ondersteuning bieden voor externe evenementen met aandacht voor een hoog kwaliteitsniveau: Door bij 7

8 6.1 Versturen van uitnodigingen, registreren van de reacties en opstellen deelnemerslijst. Opmaak uitnodiging. Bijhorende documenten: bevestiging deelname, routeplan, parkeergelegenheid Niet-respondenten opvolgen. Reden verontschuldigingen verzamelen. Presentielijst opstellen. Door bij aanvang van het werkjaar (+/- oktober) een officiële opening te organiseren, kunnen leerlingen deze doelstellingen bereiken. Op deze avond stellen de leerlingen de oefenfirma voor aan hun ouders, directie, leerkrachten, stagebedrijven, pers. Na het officiële gedeelte kan men ook een eerste verkoopmoment organiseren (= kassaverkoop). 6.2 De logistieke ondersteuning van een evenement voorbereiden aan de hand van een checklist. 6.3 De organisatie van de catering voor een evenement voorbereiden. 6.4 De logistieke ondersteuning bieden voor het evenement. Aandacht voor: - het reserveren van een vergaderzaal; - samenstelling van een infomap; - het nemen van kopies: formaat aanpassen, nieten, sorteren, perforeren, recto verso; - het aanmaken van de interne bewegwijzering; - het aanmaken van badges en naamkaarten; - het reserveren van benodigde apparatuur. Informatie van cateringbedrijven analyseren. De bestelling bij het cateringbedrijf plaatsen. De schikking van de vergaderzaal: stoelen, tafels, projectiemateriaal, drankjes. Plaatsen van de bewegwijzering. Verwelkoming en registratie van de aanwezigen. Het gebruik van de randapparatuur (multimedia) toelichten. 6.5 De nazorg na afloop van het evenement verzorgen. De vergaderzaal opruimen. De bewegwijzering verwijderen. De gebruikte apparatuur terug opbergen. 7 Klein onderhoud uitvoeren aan de randapparatuur De instellingen van randapparatuur uitvoeren De leerlingen werken in een kantooromgeving en kunnen dan ook, in overleg met de ICT- 8

9 Op basis van een melding op het display een inktpatroon vervangen, papier aanvullen. verantwoordelijke, instaan voor het klein onderhoud van de randapparatuur; 8 Vlot het klavier van een computer tienvingerblind beheersen Een stappenplan volgen als eerstelijnshulp bij defecten van computerapparatuur waaronder muis, toetsenbord, scherm, printer, netwerkkabel, geluid Procedure van melding van defecten volgen ingeval van een ernstig defect. De letters en de tekens van de gidsrij, de onderrij en de bovenrij Cijfers en getallen invoeren Speciale tekens en diakritische tekens op het toetsbord vormen. In een kantooromgeving wordt intensief gebruik gemaakt van een computer. Klaviervaardigheden kunnen dan ook intens geoefend worden. 9 Een document doeltreffend invoeren, structureren en opmaken: 9.1 Nederlandse, Franse en Engelse teksten correct invoeren. 9.2 Een document efficiënt structureren en opmaken. De basismogelijkheden om een tekst snel en correct in te voeren waaronder spellingscontrole, grammaticacontrole, autocorrectie, synoniemenlijst, woordenboeken. De pagina-opmaak correct instellen waaronder marges, afdrukstand, paginanummering, kop- en voetteksten (even/oneven/eerste pagina verschillend en papierformaat. Alinea s functioneel samenhouden of splitsen om ongewenste paginaovergangen te vermijden (zwevende regels, alleenstaande kopjes onderaan de pagina, ongewenste paginaovergangen ). Het verschil tussen alineawitruimte en regelafstand toepassen. Verschillende mogelijkheden van inspringen van tekst toepassen. Door in het netwerk met elkaar handel te drijven ontstaat een uitgebreide documentenstroom (brieven, catalogi, eindrapporten, klachten, verkoopsvoorwaarden, ). De oefenfirma is dan ook de ideale omgeving om deze doelstellingen te realiseren. 9

10 Opsommingen en nummeringen, ook op meerdere niveaus toepassen, wijzigen en aanmaken. Verschillende soorten tabs instellen en gebruiken. Kolommen in een tekst. Een consistente opmaak realiseren in een document door gebruik te maken van bestaande stijlen, stijlen aan te passen en aan te maken. Een document indelen in secties. 9.3 De lay-out van een niet of slecht opgemaakte tekst verzorgen. 9.4 Objecten invoegen en doeltreffend aanpassen. 9.5 Online samenwerken aan bestanden. Direct toegepaste opmaak efficiënt verwijderen uit een document. Internetteksten efficiënt invoegen en bewerken. De functie plakken speciaal. Tekstfragmenten zoeken en vervangen. Tabellen invoegen en efficiënt opmaken waaronder breedte/hoogte van tabellen, kolommen, rijen en/of cellen, uitlijning, samenvoegen, splitsen, randen en arcering, geneste tabellen. Tabellen gebruiken om tekstentiteiten deskundig te positioneren. Grafische componenten in een document waaronder grootte, schikken, comprimeren, bijsnijden. Objecten uit andere programma s efficiënt invoegen en aanpassen waaronder autovormen, grafieken, mindmaps, organogrammen. Met meerdere personen een document vormgeven. Wijzigingen aangebracht door verschillende gebruikers bijhouden en aanvaarden. Gebruikers aanmaken met verschillende profielen waaronder beheerder, standaard. 10

11 Redigeren. 9.6 Werken met sjablonen. 9.7 Een rapport ontwerpen. Een sjabloon ontwerpen, gebruiken en wijzigen. Een aangepaste of eigen stijl toevoegen aan een sjabloon. Gebruik maken van verschillende types van invoervelden en beveiligen van documenten. Een inhoudsopgave automatisch genereren op basis van de kopstijlen in het document en aanpassen aan de normen. Een index aanmaken en beheren. Voetnoten en eindnoten invoegen en beheren. Een rapport maken met omslag, woord vooraf, inhoudsopgave, inleiding, eigenlijke tekst, besluit, literatuurlijst, index, lijst figuren, tabellen en bijlagen. 10 Presentaties aanmaken met twee verschillende presentatiepakketten. 11 Documenten ontwikkelen met een DTP-pakket. De basisregels voor een goede presentatie hanteren rekening houdend met inhoud, kleurgebruik, vorm, publiek en het KISS-principe. Een presentatie inhoudelijk ontwerpen en vormelijk opmaken. Afbeeldingen, een organogram, hyperlinks, filmpjes en geluid invoegen en bewerken in een presentatie. Gegevens uit een ander pakket invoegen. Correct opslaan van een presentatie met de ingesloten objecten. Waaronder folders, brochures, catalogi, formulieren, nieuwsbrieven en briefpapier ontwerpen Leerlingen kunnen een professionele presentatie ontwerpen naar aanleiding van: een startersvergadering, een opendeurdag, de deelname aan beurzen, Leerlingen maken deze zaken op voor hun oefenfirma. 11

12 12 Cijfergegevens ingeven en verwerken in een rekenblad: 12.1 Een werkmap en werkblad efficiënt gebruiken en opmaken. Verschillende gegevenstypes herkennen, efficiënt invoeren en wijzigen. Aaneengrenzende en niet-aaneengrenzende werkbladen selecteren om ze tegelijk te bewerken. Met meerdere werkbladen en werkmappen tegelijk werken. Koppelingen tussen verschillende werkbladen. Gegevens doelgericht doorvoeren. Gegevens transponeren. Een werkblad functioneel opmaken. Voorwaardelijke opmaak toepassen. Een getalnotatie instellen op een cel of bereik waaronder valuta, procent, datum. Gegevens in oplopende of aflopende volgorde sorteren op meerdere niveaus. Gebruikmaken van handige hulpmiddelen waaronder titels blokkeren, venster splitsen, naam geven aan een celbereik en deze in een formule gebruiken, opmerkingen aanbrengen. Draaitabellen toepassen. Werkbladen beveiligen en cellen blokkeren. Informatie over de meer dan oefenfirma s kan geraadpleegd worden in het programma Zet5. Deze gegevens kunnen gedownload worden in een rekenblad. De begeleidende leerkracht kan vanuit dit document allerlei opdrachten formuleren. Wenst men bijvoorbeeld te weten wat het best verkochte product is, wie de beste klant is of bij welke leverancier men het meest aangekocht heeft, dan is een rekenblad de tool bij uitstek om deze informatie weer te geven en achteraf te analyseren. Neemt men deel aan beurzen dan kunnen ook deze verkoopresultaten geanalyseerd worden in een rekenblad Een werkmap of werkblad voorzien van de nodige formules. Absolute, relatieve en gemengde adressering toepassen in formules. Functies doelgericht toevoegen aan formules waaronder de functies som, aantal, aantalarg, gemiddelde, maximum, minimum, afronden, als, voorwaardelijke som, aantal als. Zoekfuncties toepassen waaronder verticaal en horizontaal zoeken. 12

13 Datumfuncties toepassen waaronder nu, vandaag. Formules met geneste functies opstellen en invoeren. Een werkblad doelgericht presenteren. De pagina-instelling van een werkblad functioneel aanpassen waaronder marges, kop- en voetteksten, paginanummering, titels afdrukken, paginaformaat en afdrukstand. Een werkblad of een gedeelte afdrukken. Een grafiek maken van (deel van) een werkblad waarbij de meest geschikte voorstelling gekozen wordt. Een grafiek aanpassen en opmaken. 13 Inzichtelijk en functioneel een gegevensbank aanmaken en gebruiken: 13.1 Een databank ontwerpen Relaties tussen tabellen in een gegevensbank gebruiken Een databank efficiënt bevragen. Een tabel aanmaken. Verschillende weergaven kunnen gebruiken. De verschillende gegevenstypes kennen en het juiste gegevenstype kiezen. Veldeigenschappen instellen waaronder veldlengte, standaardwaarde, notatie, vereist, validatieregel, validatietekst, invoermasker. Het begrip primaire sleutel toelichten en toepassen. Het begrip index toelichten en een indexering toepassen op een veld. Referentiële integriteit toelichten. Relaties tussen 2 of meer tabellen leggen. Een selectiequery maken voor het bevragen van één of meerdere tabellen uit een databank. Meervoudige zoekcriteria toepassen. Een personeelsbestand kan aangemaakt worden met daarin meerdere tabellen (o.a. personeelsleden, afdelingen, postcode, statuut, ). Vanuit ZET5 kunnen de gegevens van alle oefenfirma s geïmporteerd worden in bijvoorbeeld Access. Op basis van deze gegevens kan een leveranciersen klantenbestand aangemaakt worden. Dit bestand kan dan geïmporteerd worden in een boekhoudpakket. Het (grote) klantenbestand kan gebruikt worden voor query s, rapporten, etiketten, mailing, 13

14 Jokertekens gebruiken. Berekende velden gebruiken. Actiequery opstellen waaronder toevoegquery, bijwerkquery, verwijderquery. Parameterquery opstellen. Statische berekeningen uitvoeren via query s Functioneel gegevens toevoegen aan een databank Gegevens uit een databank doelgericht presenteren. Gebruiksvriendelijke formulieren maken. Formulieren aanpassen aan de huisstijl. Records toevoegen, wijzigen en verwijderen via een formulier. Rapporten maken met groepen, totalen en gemiddelden. Rapporten aanpassen zodat ze beantwoorden aan de huisstijl, gebruikmakend van kop- en voettekst en grafische objecten. Etiketten maken. 14

15 COMPETENTIE 2 ALS OFFICE MEDEWERKER ZELFSTANDIG ONDERSTEUNENDE BOEKHOUDKUNDIGE TAKEN EN ADMINISTRATIE UITVOEREN Leerplandoelstellingen Ondersteunende kennis, vaardigheden en attitudes De oefenfirma 14 Courante (internationale) handelsdocumenten nauwkeurig opstellen en verwerken: 14.1 Opstellen van uitgaande offerte, bestelbon, orderbevestiging, leveringsbon, uitgaande facturen en creditnota s in het Nederlands en twee vreemde talen Analyseren en controleren van ingaande offerte, orderbevestiging, leveringsbon en ingaande facturen en creditnota s. Handelsdocumenten: - offerte; - bestelbon (order); - orderbevestiging; - leveringsbon/verzendnota; - factuur; - creditnota. Rekenvaardigheden bij de analyse, controle en opmaak van de documenten. 15 Commerciële en financiële documenten analyseren, controleren en verwerken volgens de principes van het dubbel boekhouden: 15.1 Binnenlandse aankoopfacturen en inkomende creditnota s boekhoudkundig analyseren en verwerken in de aankoopadministratie zowel manueel als met behulp van een professionele boekhoudsoftware. Coderen van de documenten op basis van het MAR met het oog op de boekhoudkundige verwerking. De boekhoudkundige verwerking uitvoeren. Soorten aankopen: - aankopen handelsgoederen met handelskorting, korting voor contant, aankoopkosten en terugstuurbare verpakking; Een oefenfirma kan voor het voeren van zijn boekhouding gebruik maken van een boekhoudpakket. Dit is echter geen verplichting. Ook de keuze van een boekhoudpakket is volledig vrij. Exact Software (ProAcc) biedt oefenfirma s een gratis licentie aan. De aanvraag gebeurt via Cofep. Hoe een boekhouddossier in Proacc gebruiksklaar gemaakt moet worden, staat beschreven op de Cofep-website (=> wegwijzer). 15

16 15.2 Binnenlandse verkoopfacturen en uitgaande creditnota s boekhoudkundig analyseren en verwerken in de verkoopadministratie zowel manueel als met behulp van een professionele boekhoudsoftware Betalingen en inningen boekhoudkundig analyseren en verwerken zowel manueel als met behulp van banksoftware en professionele boekhoudsoftware. - aankopen diensten en diverse goederen; - investeringen. Afdrukken en interpreteren van het aankoopdagboek. Interpreteren van automatisch bijgewerkte leverancierskaarten in een professioneel boekhoudpakket. Coderen van de documenten op basis van het MAR met het oog op de boekhoudkundige verwerking. De boekhoudkundige verwerking uitvoeren. Soorten verkopen: - verkopen handelsgoederen; - facturen met meerdere btw-tarieven, doorgerekende kosten, terugstuurbare verpakking, handelskorting en korting voor contant, Verkopen zonder factuur (verzamelfactuur bij verkoop). Afdrukken en interpreteren van het verkoopdagboek. Interpreteren van automatisch bijgewerkte klantenkaarten in een professioneel boekhoudpakket. Coderen van de documenten op basis van het MAR met het oog op de boekhoudkundige verwerking. De boekhoudkundige verwerking uitvoeren. Betalingen en inningen. Interne geldbewegingen. Lijst met openstaande handelsvorderingen en schulden afdrukken en interpreteren. Achterstallige vorderingen opvolgen en desgevallend een aanmaning opmaken. De financiële dagboeken afdrukken en interpreteren. In het netwerk kopen oefenfirma s bij elkaar aan. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen bedrijfsaankopen en personeelsaankopen. De bedrijfsaankopen kunnen we opsplitsen in aankopen van: handelsgoederen, diensten en diverse goederen en investeringen. Personeelsaankopen kunnen de werknemers doen met het fictieve loon dat ze ontvangen voor hun geleverde prestaties. Elke aankoop zorgt voor een documentenstroom die bestaat uit: uitgaande bestelbon (bvb. mail), orderbevestiging, leveringsbon/zendnota/pakbon, factuur (evtl creditnota) en rekeninguittreksel na betaling factuur. Voor de betalingen maakt men gebruik van de ZET5-banksoftware. Oefenfirma s ontvangen ook bestellingen. Uiteraard creëren ook deze een documentenstroom. Deze bestaat uit: offertes inkomende bestelbon, orderbevestiging, verzendnota, 16

17 verkoopfactuur (evtl. creditnota) en rekeninguittreksel na inning van de factuur. Cofep beschikt ook over een incassobureau waar men terecht kan met de facturen van wanbetalers. 16 De salarisadministratie voorbereiden en de documenten van het sociaal secretariaat boekhoudkundig analyseren en verwerken met behulp van professionele boekhoudsoftware. Prestatiestaten opstellen. De verschillende elementen van een loon (nettoloon, brutoloon, RSZ, bedrijfsvoorheffing). De regelgeving met betrekking tot de bescherming van het loon. De boeking aangegeven op de factuur van het sociaal secretariaat: - Coderen op basis van het MAR met het oog op de boekhoudkundige verwerking; - de boekhoudkundige verwerking uitvoeren. De betaling van het loon aan de werknemer boekhoudkundig verwerken. De betaling van de factuur van het sociaal secretariaat boekhoudkundig verwerken. Cofesoc is het sociaal secretariaat van Cofep. Op vraag van de oefenfirma s verstuurt zij maandelijks loonbrieven. Deze geven op een overzichtelijke manier weer hoe het nettoloon wordt berekend. De bedrijfsvoorheffing en RSZ moet gestort worden op de rekening van Cofesoc. Het nettoloon wordt overgeschreven naar de personeelsrekening en wordt gebruikt om werknemers persoonlijke aankopen te laten doen in het netwerk van oefenfirma s (= personeelsaankoop). 17

18 5 Keuzemodule logistiek medewerker Niet alleen de beroepscompetenties van een office medewerker maar ook deze van een logistiek medewerker kunnen in de oefenfirma getraind worden. In de keuzemodule komen volgende competenties aan bod: Competentie 1 Competentie 2 Competentie 3 Als logistiek medewerker zelfstandig de goederen in ontvangst nemen en opslaan. Als logistiek medewerker zelfstandig de goederen verzamelen (orderpicking) en de goederen verzendklaar maken. Als logistiek medewerker zelfstandig de voorraadadministratie bijwerken. Cofep biedt de oefenfirma s de nodige tools aan om ook het logistieke gedeelte in de oefenfirma te integreren. Verschillende VDAB-oefenfirma s werken momenteel met Microsoft Dynamics NAV Met behulp van deze ERP-software (ERP = Enterprise Resource Planning ) worden alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie door iedereen, bruikbaar is. De vraag op de arbeidsmarkt naar logistieke medewerkers met kennis van ERP is dan bijzonder groot. Cofep is dan ook van plan om het Navision-verhaal te introduceren in de scholen met oefenfirma s. Vanaf september 2013 starten een aantal testscholen met de zogenaamde cloud-versie (geen lokale installatie van software nodig). Vanaf september 2014 kunnen alle andere oefenfirma s die dit wensen, deze software gebruiken. Cofep en VDAB zorgen voor de nodige ondersteuning bij de implementatie en het gebruik. 18

19 Ook in de oefenfirma kan er sprake zijn van een fysieke voorraad. Onderstaande foto s tonen hoe een virtueel magazijn kan gecreëerd worden. 19

20 Wie geen plaats heeft voor een fysieke voorraad, kan gebruik maken van gratis voorraadsoftware. De handleiding en mogelijke opdrachten zijn terug te vinden in het inloggedeelte van de Cofep-site (wegwijzer => documentatie => magazijnbeheer). Voor het verzenden van de goederen naar Belgische oefenfirma s werd de transportmodule Cofetrans ontwikkeld (zie Cofep-site). Internationale verzendingen worden afgehandeld door bijvoorbeeld Logostrans, een oefenfirma uit Berchem. 20

21 6 Contactgegevens Cofep Centrale voor oefenfirma's Nieuwstraat 19/2 B-3990 PEER Tel.: **.32.(0) Fax : **.32.(0) cofep@cofep.be URL: Coördinator: Karin Grillet (karin.grillet@vdab.be) Projectverantwoordelijken: Albert Geuens (albert.geuens@cofep.be) Steven Dewaele (steven.dewaele@cofep.be) Cocky Burger (cocky.burger@vdab.be) Administratie: Ria Cox (cofep@cofep.be) 21