Meer Impact voor P&O-ers

Transcriptie

1 Speciale Uitgave Meer Impact voor P&O-ers 4W-model voor Strategische Keuzes Dit is een gratis uitgave van Bureau Bohré

2 2 Inhoudsopgave Herken jij jezelf hierin? 3 Waarom is dit ebook voor jou interessant? 4 Hoe kan Bureau Bohré jou verder helpen? 5 Wat het 4W-model voor jou kan doen 7 Stap 1 Weten 8 Stap 2 Waarnemen 10 Stap 3 Wensen 12 Stap 4 Werken 13 Wil jij strategisch Businesspartner zijn? 14 Wat doet Bureau Bohré? 15 Contactgegevens 16

3 3 Herken jij jezelf hierin? Ben jij een P&O-er die de ontwikkelingen op het vakgebied goed bijhoudt? Hou je van je vak en volg je de vakbladen en de discussiefora op internet? Heb je dan ook wel eens het gevoel dat er steeds weer nieuwe trends opduiken? Dat idee dat je iets al eerder gehoord hebt, maar dat er weer een nieuwe naam aan is gegeven? Soms zie je door de bomen het bos niet meer. Je hebt af en toe het gevoel dat je onzeker bent om een belangrijke trend of ontwikkeling over het hoofd te zien, die voor jouw organisatie wel belangrijk is. Het management in jouw organisatie zet je af en toe op een nieuwe koers gezet waarvan jij vindt dat het een hype is, maar je wilt het graag nog beter kunnen onderbouwen. Of ben je inmiddels onverschillig geworden door de grote hoeveelheid van nieuwe instrumenten op ons vakgebied en houd je je afzijdig? Zou je soms niet verlangen naar een nog duidelijker richting en een eenvoudige keuze voor een bepaald instrument? Herken je jezelf in een van deze vragen? Lees dan verder in dit ebook dat ik speciaal heb geschreven voor P&O-ers die onderbouwd willen kiezen uit alle nieuwe instrumenten die worden ontwikkeld. In dit ebook maak je kennis met het 4W-model, met daarin 4 praktische stappen die jou en de manager die jij adviseert, helpen om een goede onderbouwde keuze te maken voor die paar instrumenten die voor jouw organisatie van levensbelang zijn! Maar eerst zal ik je vertellen waarom dat voor jou interessant is. 3

4 4 Waarom is dit ebook voor jou interessant? Als jij een P&O-er bent met passie voor je vak, dan weet je dat het niet meevalt om het management te interesseren voor echt strategische issues en beslissingen op het gebied van P&O. En dat terwijl jij weet hoe relevant goede keuzes kunnen zijn. De menselijke factor in organisaties is immers van cruciaal belang voor het behalen van organisatie-doelstellingen. Jij weet dat natuurlijk al lang. En je probeert de managers die jij adviseert daarvan te overtuigen. Soms door inhoudelijke argumenten en soms door te laten zien waar het fout gaat. Maar meestal leidt het er niet toe dat het management betere beslissingen gaat nemen, of jou eerder betrekt bij hun keuzes. Vaak vindt het management de P&O onderwerpen lastig en veel werk en zien zij niet echt in waarom het voor hen nuttig is. Zij willen dit graag aan jou overlaten. Jij weet natuurlijk dat P&O instrumenten pas goed werken als het management zelf overtuigd is van het nut en de noodzaak en ze zelf overtuigd gebruikt. Maar het lukt je niet altijd om die managers zover te krijgen dat ze dat ook doen. Voor jou rest dan de frustratie dat je waardevolle kennis in huis hebt, en dat je dat graag in wilt zetten voor de organisatie. Maar dat het je toch niet lukt om jouw bijdrage aan de organisatie op een strategisch niveau zichtbaar te maken. Daardoor wordt je werkweek overspoeld met operationele klussen en kom je zelf ook niet meer toe aan issues die er echt toe doen. Je hebt het gevoel dat je achter de feiten aan loopt en dat jouw inzet niet op waarde wordt geschat. Leg je niet neer bij deze situatie! Het kan ècht anders. In dit ebook geef ik je een stappenplan waarmee je je invloed als P&O-er vergroot. Dit 4W-model heb ik ontwikkeld op basis van mijn ervaring als P&O-er in veel verschillende rollen en organisaties. Ik wil je graag vertellen hoe het jou kan helpen om meer strategische invloed te verkrijgen bij het management. Zodat jouw adviezen serieus genomen worden en op waarde worden geschat. 4

5 5 Hoe kan Bureau Bohré jou verder helpen? Zelf ben ik inmiddels bijna 20 jaar werkzaam als P&O-er in verschillende organisaties. In de afgelopen jaren heb ik gemerkt hoe ingewikkeld het soms kan werken in organisaties. Medewerkers die niet lekker in hun vel zitten, managers die het moeilijk vinden om te kiezen voor duidelijke strategie en worstelen met hoe ze dat helder en aantrekkelijk kunnen verwoorden naar hun medewerkers. En P&O-ers die vaak feilloos aanvoelen dat het niet lekker loopt, en die daar graag een bijdrage aan leveren, maar niet de kans krijgen om uit te stijgen boven de operationele vragen en problemen die ze voorgeschoteld krijgen. Door mijn eigen ervaringen in verschillende organisaties en in verschillende rollen heb ik gemerkt hoe weerbarstig de praktijk soms is. Hoe lastig het is om de juiste vragen te stellen, de goede adviespositie te krijgen en een zichtbaar zinvolle rol te spelen. Ik heb de afgelopen jaren veel geleerd over hoe die adviespositie beter kan, heb trainingen gevolgd over dynamiek in organisaties en veel gelezen over de theorie en de praktijk van mensen in organisaties. Die kennis heb ik zelf toegepast in mijn werk. En door de combinatie van ervaring, kennis en opgedane vaardigheden lukte het me om de businesspartner van het topmanagement te zijn. Ik hoefde niet meer te vragen om aan tafel te komen. Door mijn aanpak werd ik vroegtijdig betrokken bij organisatie ontwikkelingen en bij strategische kwesties. Mijn inbreng werd op waarde geschat en mijn adviezen werden serieus genomen. En ook in de rollen die ik nu vervul, als interim manager en extern adviseur, lukt het me keer op keer om het vertrouwen van het topmanagement te winnen. Dat maakt mij een strategisch gesprekspartner voor hen. En voor mij levert dat interessant werk op, waarin ik een zinvolle bijdrage kan leveren, die gewaardeerd wordt.

6 6 Wil jij strategisch gesprekspartner zijn van je management? Ik kan jou helpen om de stap te maken die nodig is om jouw impact te vergroten Omdat ik zelf de worstelingen heb meegemaakt, begrijp ik des te beter de positie en ambitie van P&O-ers en wil ik dat inzetten voor mijn passie: het vak P&O op een hoger plan brengen. Die strategische adviespositie gun ik jou ook. Een belangrijk onderdeel van goed adviseren is dat je beargumenteerd kunt en durft te kiezen. Om je daarbij te helpen heb ik het 4W-model ontwikkeld. 7

7 7 Wat het 4W-model voor jou kan doen Door de 4 stappen in dit ebook nauwgezet te volgen ontwikkel je een duidelijk beeld van de 3 of 4 P&O instrumenten die voor jouw organisatie nuttig zijn. Het management dat jij adviseert zal jou zien als een gesprekspartner op niveau, die snapt wat zijn of haar problemen zijn en die met praktische en logische instrumenten komt. Nieuwe trends op P&O-gebied bespreek je alleen met de manager als die er profijt kan hebben. Omdat jij snapt wat zijn of haar issues zijn, ben je een graag geziene adviseur die op waarde wordt geschat. De instrumenten die jij voorstelt worden niet meer afgedaan als het speeltje van P&O of de hobby van HR. Managers gebruiken niet langer het excuus dat zij geen tijd hebben voor de introductie van een nieuw instrument. Zij zijn immers zelf overtuigd van de meerwaarde daarvan en de bijdrage die jij met dat instrument levert aan de organisatiedoelen. De aandacht die de manager, jijzelf en de medewerkers hebben hoeft niet meer verdeeld te worden over een grote hoeveelheid ingewikkelde instrumenten die onderling slecht zijn afgestemd of soms zelfs tegen elkaar inwerken. In plaats daarvan is er overeenstemming in de organisatie dat de 3 of 4 instrumenten die jullie gebruiken, ook echt helpen om een stap verder te komen. Jouw rol daarbij is om het gebruik van die instrumenten te ondersteunen en te faciliteren. En bovendien natuurlijk om steeds scherp te blijven op het nut van die instrumenten. Zijn de keuzes die jullie hebben gemaakt nog steeds de juiste keuzes of is er aanleiding om ze bij te stellen? Je speelt dus een zichtbare strategische rol en bent nauw verbonden met het management bij het stap voor stap realiseren van de organisatiedoelen. Klinkt dat als een prettig perspectief? Lees dan verder hoe je dit voor jou en je organisatie kunt realiseren.

8 8 Stap 1. Weten De 1 e stap die van groot belang is, als basis voor je verdere werk, is het Weten. In deze stap verzamel je zoveel mogelijk relevante informatie over de eigen organisatie. Misschien denk je dat je deze stap kunt overslaan omdat je al veel ervaring hebt en geruime tijd werkt bij jouw organisatie. Maar toch benadruk ik nogmaals hoe belangrijk het is dat je dit goed en nauwgezet doet. Je zult zien dat er toch informatie is die je nog niet had, waardoor je verbanden kunt leggen die je eerder nog niet zag. Om welke informatie gaat het dan precies? Natuurlijk wil je een goed beeld hebben van het primaire proces. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de diensten of producten die jouw organisatie maakt. En om de locaties waar jouw organisatie werkzaam is. Vervolgens verzamel je informatie over het personeelsbestand. Wat is de leeftijdsopbouw en diversiteit van het personeelsbestand? En is er verschil tussen locaties als het gaat om deze cijfers? Verder is het van belang dat je inzicht hebt in financiële gegevens. Daarbij gaat het om de gemiddelde loonsom en ook de totale kosten die je organisatie aan arbeid uitgeeft. En natuurlijk ben je op de hoogte van belangrijke kengetallen op gebied van P&O. Daarbij weet je niet alleen de harde getallen te noemen, maar ken je ook verklaringen en oorzaken. Tenslotte ben je goed op de hoogte van de strategische koers van de organisatie. En bovendien weet je hoe die strategische koers zich vertaalt naar de afdelingen of sectoren die jij adviseert. 9

9 9 Kortom: weet jij de ins en outs van de organisatie waar je werkt als het gaat om het primaire proces en de inzet van de medewerkers die bij jullie werken? Vergis je niet: dit lijkt een open deur, maar het valt soms niet mee om de cijfers scherp te hebben, net op het moment dat iemand daar iets over wil weten. En het helpt jou om perspectieven te zien en bovendien voor het management als gelijkwaardige partner te positioneren. Zorg dus dat je je huiswerk hebt gedaan en continu bij blijft op dat gebied. 11

10 10 Stap 2. Waarnemen Als je een goed beeld hebt van de huidige situatie van de organisatie, is het tijd voor stap 2. Deze stap heb ik Waarnemen genoemd. Deze 2 e stap is gericht op de omgeving. Je richt de blik naar buiten en kijkt welke ontwikkelingen voor jouw organisatie van belang zijn. Het kan hier gaan om technologische trends die voor jouw organisatie van belang zijn. En natuurlijk speelt ook de geografische omgeving een rol. Misschien is er sprake van economische stimulering, of van andere regionale ontwikkelingen die een invloed hebben op jouw organisatie en kansen of bedreigingen vormen. Natuurlijk hebben ook maatschappelijke factoren zoals vergrijzing en ontgroening een invloed. Dat kan voor jouw branche of regio specifieke uitdagingen opleveren. Bij al deze ontwikkelingen is het vooral van belang om steeds kritisch te kijken welke ontwikkelingen nu echt cruciaal zijn voor jouw organisatie. Probeer niet achter de grote massa aan te lopen door alle trends op jouw organisatie van toepassing te verklaren. Dit is één van de belangrijkste manieren om serieus genomen te worden: een eigen mening over de trends die zich voordoen en het belang daarvan voor jouw organisatie. Als je dat goed voor het voetlicht kunt brengen, zal jouw advies op waarde worden geschat. Zorg dus dat je scherp bent: een eigen mening over de trends helpt je om als adviseur serieus genomen te worden. Dat geldt ook voor de trends op P&O gebied. Talentmanagement, leeftijdsbewust personeelsbeleid, competentie-management, generatiemanagement, performancemanagement, resultaatgericht werken, POP-gesprekken en loopbaan-management, boeien en binden, mobiliteitsmanagement het zijn vaak veel-gebruikte woorden die door velen op een andere manier geïnterpreteerd worden. 12

11 11 Er is op zich niets mis met deze woorden. Er is ook op zich niets mis met trends. Het helpt jou als P&O-er soms om een bepaald onderwerp weer even te agenderen bij het management. Maar een nuchtere instelling helpt je zeker bij het kiezen van de relevante trends voor jouw organisatie. Tenslotte: hou wel je vakliteratuur goed in de gaten. Volg de discussies op internet, lees de bladen en blijf op de hoogte. Pas dan kun jij goede keuzes maken en die stevig onderbouwen richting het management. 13

12 12 Stap 3. Wensen Deze stap is de kern van het 4W model. En daarmee is dit ook de stap waarin jij echt je meerwaarde als strategisch gesprekspartner van het management neer kunt zetten. Wat je doet in deze stap is het samenvoegen van alle kennis over de eigen organisatie die je hebt verzameld in de stap Weten, en de invloeden en trends uit de omgeving die je in de stap Waarnemen hebt gesignaleerd. In deze 3 e stap bepaal je op basis van al die informatie wat nu eigenlijk de cruciale vragen zijn op gebied van P&O. Twee dingen zijn daarbij heel belangrijk. Omschrijf heel scherp wat precies de vraag is. Durf keuzes te maken. Daarbij maak je natuurlijk gebruik van je analyse in stap 1 en 2. In deze stap is het belangrijk dat je samen met de manager durft te kiezen voor 3, of max 4 speerpunten. Dat zijn de concrete P&O thema s waar jij in de komende periode mee aan de slag gaat. Probeer echt om niet teveel wensen te formuleren. Veel goedbedoelde initiatieven op gebied van strategisch personeelsmanagement gaan ten onder aan de hoeveelheid ambities die worden gekozen. Men wil èn instroom van nieuw talent, en interne mobiliteit en versterking van vakkennis op cruciale posities en verlaging van het ziekteverzuim en bezuiniging op de loonsom. Door de veelheid van wensen sluiten de instrumenten die je daarvoor gaat inzetten niet goed meer op elkaar aan, maar kunnen zij elkaar zelfs tegenwerken. Een duidelijke keuze helpt je om scherp te zijn. En een duidelijk doel heeft grotere kans om gehaald te worden! 14

13 13 Stap 4. Werken Als je stap 1 tot en met 3 hebt doorlopen komt het nu aan op het kiezen van het juiste P&O instrumentarium. Als professional ben jij goed op de hoogte van alle instrumenten die beschikbaar zijn. Samen met de manager kun je nu voor elke cruciale wens bepalen wat het meest effectieve instrument is dat je in wilt zetten. Bij voorkeur bepaal je ook, samen met de manager een haalbaar, maar ambitieus en concreet meetresultaat. Op die manier kun je monitoren of het instrument je voldoende helpt om het doel te bereiken dat je had vastgesteld in stap 3. Houd echter voor ogen dat elk instrument ook een neveneffect kan hebben. Bespreek die neveneffecten met de manager, zodat je volledig transparant bent in je advies. Dit soort neveneffecten doen zich vaak voor. Het is van belang dat je je daar van te voren bewust van bent en dit bespreekt met de managers. Als je de eerste 3 stappen samen met de managers hebt genomen en jullie zijn gezamenlijk tot de conclusie gekomen dat de wensen in stap 3 echt de cruciale P&O vragen voor de toekomst van jullie organisatie zijn, dan zal men deze neveneffecten voor lief nemen en accepteren. Omgekeerd geldt het ook: als je deze, te verwachten, neveneffecten bespreekt en de managers zien dit als een te groot nadeel, dan kan dat een signaal zijn dat je nog even terug moet naar stap 3. Blijkbaar wordt dan de noodzaak van de Wens nog niet voldoende door iedereen onderschreven. Een mooie check voor jezelf! Laat je echter niet verleiden om de neveneffecten te verdoezelen of te bagatelliseren. Bij het strategisch partnerschap hoort ook het noemen van de nadelen van de voorgestelde oplossing.

14 14 Wil jij strategisch businesspartner zijn? In dit ebook heb je kennisgemaakt met het 4W- model. Dit model stelt jou in staat om je als strategisch gesprekspartner te positioneren in de adviesrelatie met de manager. Als jij deze 4 stappen doorloopt, samen met de manager, kies je voor die P&O instrumenten die jouw organisatie echt verder gaan helpen bij het bereiken van de organisatiedoelen. In dit ebook heb ik je de basisprincipes van het 4W-model uitgelegd. Over de toepassing van dit model is natuurlijk nog veel meer te zeggen. Als jij je wilt ontwikkelen tot de strategisch adviseur kan ik jou helpen om je impact te vergroten. Abonneer je gratis op de BuZZZ, mijn ezine, dan ontvang je elke twee weken gratis informatie en top-tips in jouw mailbox, die jou helpen om als P&O-adviseur in jouw organisatie meer invloed uit te oefenen. Makkelijk, toepasbaar en gratis! Wil je meer weten over het 4W-model? In de training Meer Impact voor P&O adviseurs leer ik je alle ins en outs over de 4 stappen, over hoe je dit 4W-model toepast en hoe je dit model maximaal kunt inzetten voor jouw organisatie. Kijk op voor meer informatie.

15 15 Wat doet Bureau Bohré? Ik ben Marjon Bohré. Studeerde Bedrijfs- en Consumenten-wetenschappen in Wageningen en later, naast mijn werk, Arbeids- & Organisatiepsychologie. Deed ervaring op met organisatie-ontwikkeling, kwaliteitszorg en raakte via de O betrokken bij het P&O-vak. Gegrepen door het thema: mensen in organisaties werk ik sinds begin jaren 90 in het P&O-vak. Als organisatie adviseur, trainer, leidinggevende en verandermanager deed ik ervaring op in de zakelijke dienstverlening, industriële bedrijven en bij de overheid. In 2009 startte ik Bureau Bohré. Bureau Bohré helpt P&O-ers die ècht strategisch gesprekspartner willen zijn om hun impact te vergroten. Dat doe ik door interim management, door training, advies en coaching. 15

16 16 Contactgegevens Wil je meer weten over Bureau Bohré, de BuZZZ, het 4W-model of de training Meer Impact voor P&O adviseurs, kijk op mail me via of bel mij direct op Marjon Bohré Het doorzenden, kopiëren of verveelvoudigen van dit ebook is niet toegestaan. Gratis exemplaren van dit document zijn echter verkrijgbaar via de site:

17 17