Jaarverslag januari december 2013 Hof van Axel Boerderijnummer: 1808 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen

Transcriptie

1 arverslag januari december 2013 Hof van Axel Boerderijnummer: 1808 Kwaliteitssysteem Zorgboerderijen

2 Versie 4.1, juni Federatie Landbouw en Zorg Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd of openbaar gemaakt zonder voorafgaande toestemming van de Federatie Landbouw en Zorg _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 2

3 Bedrijfsgegevens Naam van de zorgboerderij: Hof van Axel Adres eerste verkorting 10 Postcode: 4571RK Woonplaats Axel Provincie: Zeeland Land: Nederland Website: adres: Gegevens 1 e contactpersoon Naam: Inge van der Meij Adres: Balfortstraat 58 Postcode: 4811Rv Woonplaats Breda Land: Nederland Telefoonnummer: Mobiel nummer: adres: inge@hofvanaxel.nl arverslag opgesteld door: Inge van der Meij Datum laatste wijziging: Overige betrokkenen: Nine Lomans :21 uur _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 3

4 Het algemene beeld van het afgelopen jaar 2012 was een jaar met een flinke groei, daardoor was het noodzakelijk geworden om van 3 dagen per week naar 5 dagen per week open te gaan In het voorjaar waren er wat langdurig zieken van het personeel en zijn er personeelsleden weggegaan na afloop van het tijdelijk contract. Met behulp van vrijwilligers, stagiairs, vakantiekrachten en nieuwe personeelsleden en extra inzet van Inge van der Meij hebben we het jaar goed doorlopen. In 2013 hebben wij als begeleiders ons gericht op het leveren van goede zorg aan de verschillende doelgroepen. Daarvoor zijn er personeelsleden en leerlingen/stagiairs aangetrokken om aan de specifieke zorgvraag te kunnen voldoen. Er is nauw samengewerkt met de zorginstellingen om de financiering rond te krijgen van individuele deelnemers aan de dagbesteding op Hof van Axel. Met het oog op de toekomst is Hof van Axel lid geworden van de Coöperatie Kleinschalige zorg. Hiervoor is er een speciaal op de Coöperatie Kleinschalige zorg versie van een HKZ ISO keurmerk opgezet. In juni is er een interne audit geweest en in december een externe audit. Inmiddels is dat keurmerk behaald. In overleg met n Kees van Gaalen zijn we voor beide kwaliteitssystemen gegaan en bleek dit heel goed te combineren. In het najaar hebben we samen twee open dagen georganiseerd: een rommelmarkt en oud- Hollandse spelletjes op het terrein, zodat mensen op een informele wijze kennis kunnen maken met de zorgboerderij, de begeleiders en de deelnemers. De deelnemers hadden hun eigen taken en een ieder hielp goed mee. We sloten de dagen af met een diner. De belangrijkste ontwikkelingen van het aflopen jaar Aantal Deelnemers begin instroom uitstroom eind Doelgroep ouderen: psychiatrie: verst. beperkt: In de ouderengroep is wat verloop geweest: 6 deelnemers zijn opgenomen in een verpleeghuis 2 deelnemers zijn overleden Voor een deelnemer met een indicatie voor dagbesteding hebben we nog geen oplossing kunnen vinden voor de financiering, inmiddels gaat het zo goed met deze deelnemer dat ze als vrijwilliger is ingezet en komt ipv 2 dagen, 4 dagen meehelpen Zijn er nieuwe doelgroepen toegevoegd aan uw zorgaanbod Een van de deelnemers met een psychiatrische stoornis is ook verstandelijk beperkt, de doelgroep was er al wel, maar in maart is er een cliënt met een verstandelijke en somatische beperking bijgekomen. Scholing en ontwikkeling BHV De BHV incompany Cursus is op Hof van Axel gegeven, daar waren naast de begeleiders, van Hof van Axel ook collega's van Ruiterpad bij aanwezig. Autisme Tijdens de vergaderingen van de Coöperatie wordt ook scholing aangeboden, hier heeft Inge van der _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 4

5 Meij van Hof van Axel aan deelgenomen: een voorlichtingsavond door een Jobcoach vanuit het UWV gericht op mensen met Autisme. Dementie Diverse boeken aangeschaft over dementie: deze worden uitgeleend aan begeleiders en mantelzorgers van onze deelnemers. Parkinson Op Hof van Axel wordt behandeling gegeven: een fysiotherapeut met de specialisatie Parkinson geeft ons(alle begeleiders) tips over wat er al komt kijken bij deze ziekte. Daar er op Hof van Axel verschillende stagiairs zijn met opleidingen als AKA, Helpende en Medewerker Maatschappelijke Zorg en er over hun opdrachten veel gesproken wordt, leren de begeleiders hier weer van: nieuwe theorieën worden besproken, hoe kunnen deze in de praktijk toegepast worden. Diverse ziektebeelden komen hierbij te pas. Zijn de beoogde opleidingsdoelen bereikt? een van de begeleiders zou in september met de opleiding BBL MMZ starten, helaas bleek er voor deze opleiding te weinig aanmeldingen te zijn op het ROC in Terneuzen, Goes èn Roosendaal en ging het niet door. Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van actuele kennis, het helpt dat er leerlingen en stagiairs zijn op Hof van Axel, zij brengen deze nieuwe kennis mee naar Hof van Axel, daarnaast wordt er door verschillende organisaties kennis aangeboden via internet. Artikelen die van toepassing zijn op Hof van Axel worden uitgeprint en verspreid onder de begeleiders. Regelmatig is er contact met de thuiszorg medewerkers, ambulante begeleiders en andere behandelende disciplines van onze deelnemers, hierdoor wordt ook kennis vergaard en doorgegeven aan onze begeleiders. Tijdens de functioneringsgesprekken wordt er gekeken naar de ambities en wensen van de begeleiders en waar mogelijk scholing aangeboden _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 5

6 Hebben er (bijna)ongevallen plaatsgevonden? Overzicht Vervolgactie Afgerond? gesprek met familie/mantelzorgers Meldingsformulier ingevuld en ingeleverd bij Inge vd Meij Inge is in gesprek met de betrokken begeleiders, deelnemer en familie gegaan. Er zijn individuele afspraken gemaakt en in het dossier vermeld, zodat dit niet meer kan voorkomen. J Zijn er meldingen van agressie, ongewenste intimiteiten en strafbare handelingen? N Overzicht Vervolgactie Afgerond? nvt Zijn er meldingen van klachten? Overzicht Vervolgactie Afgerond? nvt Zijn er evaluatiegesprekken met de cliënten (ouders/verzorgers) geweest? Overzicht Vervolgactie Afgerond? met alle deelnemers zijn er twee begeleidingsgesprekken geweest bij het thuisbrengen/ophalen is er een kort evaluatiemoment met de mantelzorgers iedere laatste vrijdag van de maand is er een cliëntenbespreking. Tevredenheidsmeting hiervan is een verslag gemaakt en in het dossier gedaan, met twee deelnemers op verzoek 4 gesprekken per jaar gepland bijzonderheden staan in het dossier onder tab 5 notulen zitten in een map op Hof van Axel en is voor iedereen in te zien de notulen worden meegegeven aan het einde van de bespreking in mei is er een tevredenheidsonderzoek gedaan: de deelnemer krijgt een vragenlijst mee die ze anoniem kunnen invullen. J J J J Conclusies uit bovenstaand overzicht In de begeleidingsgesprekken is naar voren gekomen dat er soms behoefte is aan meerdere tussentijdse evaluaties: dit is genoteerd in het dossier en in de agenda opgenomen. In de maandelijkse cliëntbespreking komen goede ideeën van onze deelnemers naar voren: waar mogelijk worden deze ideeën ingepast in de activiteiten. Samen boodschappen doen en een fotoboek samenstellen van alle deelnemers en begeleiders(personeel, leerlingen, stagiairs en vrijwilligers) is gerealiseerd. Ook de vraag om computerlessen te geven is aan een paar deelnemers is verwezenlijkt _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 6

7 Van alle deelnemers is een dossier aangelegd en wordt bijgehouden als in het kwaliteitssysteem van landbouw en zorg als van de CKZ is beschreven. Er wordt veilig gewerkt: waar nodig worden aanpassingen gedaan: Er zijn laarzen met stalen zool en neus aangeschaft, regen/werkkleding voor buiten alle elektrische apparaten zijn NEN gekeurd en hebben een sticker gekregen Er is een Zoönosen keuring geweest en Hof van Axel heeft het predicaat veilig gekregen van de Gezondheidsdienst voor dieren. Door maandelijks een cliëntenbespreking te houden, weet iedere begeleider, maar ook de mantelzorgers en ambulant begeleiders thuis, wat er speelt. Opmerkingen en ideeën worden dan dan ook serieus genomen en er wordt iets mee gedaan. arlijks wordt er ene tevredenheidsonderzoek gehouden en kunnen de deelnemers of hun mantelzorgers indien gewenst anoniem hun (on)tevredenheid uiten: Hieruit is geen enkele klacht gekomen! De Meldcode Huiselijk geweld en kindermishandeling is aanwezig op Hof van Axel en voor iedereen ter inzage aanwezig: personeelsleden worden hiervan op de hoogte gebracht. Door regelmatig in gesprek te gaan met medewerkers en deelnemers en hen op de hoogte brengen van de procedures komen er punten aan de orden die aan veranderingen en verbeteringen onderhevig zijn. Door dit kritisch te blijven bekijken en aanpassen kan de kwaliteit van de Zorgboerderij naar een hoger niveau worden gebracht. In de audit van CKZ is naar voren gekomen dat de begeleidings/zorgplannen beter kunnen: Bij de evaluaties wordt er gebruikt gemaakt van SMART formulieren, we worden hierbij bijgestaan en geschoold door collega ondernemers in de zorg via training van de CKZ _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 7

8 Voortgang ten aan zien van de actielijst van vorig jaar Actie gerealiseerd toelichting arlijks terugkerende acties Actualisatie van de RI&E In Juni Dolf Goedee van Stigas uitgevoerd: aandachtspunten in de actielijst opgenomen. Oefening calamiteitenplan Nee Er moesten nog aanpassingen aan gedaan worden, wel met de BHV cursus het plan doorgenomen, acties op de actielijst aangepast. Evaluatie gesprekken met deelnemers Tevredenheidsonderzoek deelnemers, met iedereen 2x keer per jaar. op speciaal verzoek elke 4x per jaar. wanneer een extra gesprek nodig blijkt, wordt dit ingepland met mantelzorger/ambulante begeleider erbij. geen klachten. Als er opmerkingen/klachten zijn worden deze in de cliëntenbespreking al ondervangen en direct iets mee gedaan/opgelost. Functioneringsgesprekken Met alle begeleiders wordt elk half jaar gesproken en verslag wordt in de personeelsmap bewaard. elke 2 maanden wordt er een personeelsvergadering gehouden, verslag wordt gemaakt en in de personeelsmap bewaard. Evaluatiegesprekken worden minimaal wekelijks met de leerlingen gehouden en elk half jaar met de coach/praktijkopleider van de opleiding. Actualisatie BHV alle begeleiders worden BHV geschoold op Hof van Axel:toegepast op de boerderij Hof van Axel. klachtenprocedure is aangepast aan nieuwe norm van een stapsgewijze procedure naar een vrije keuze van de deelnemer hoe de klacht wordt geuit en een vertrouwenspersoon is Actie n.a.v. de RI&E Nen Keuring 3140 alle apparaten zijn gekeurd en voorzien van een sticker elke 5 jaar keuren, in 2017 inplannen Lijst gemaakt van alle apparaten Er is een lijst gemaakt van alle elektrische apparaten. RI&E laten toetsen door Stigas juni 2013 en rapport aanwezig PMO Nee door wisselingen van personeel uitgesteld tot voorjaar 2014 Onderhoud arbeidsmiddelen Nee ingepland voor februari 2014 Procedure Storingen Nee door ziekte van de preventiemedewerker niet gebeurd, ingepland voor maart 2014 Lijst Biologische stoffen maken nee door ziekte van de preventiemedewerker niet gebeurd, ingepland voor maart 2014 Ziekte van Lyme informatie pakket aanwezig en personeel ingelicht bij inwerkprocedure waterbeleid Schoonmaakschema's worden bijgehouden UV straling personeel is ingelicht en risico verminderende _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 8

9 Beeldschermwerkzaamheden verbeterd Kwaliteit van arbeid en zorgplicht middelen zijn aanwezig: zonnebrandmiddel hoge beschermingsfactor, hoeden en overalls. los toetsenbord, verstelbare bureaustoel en infra rood muis. beschermende maatregelen als werkkleding en informatie verstrekt. gebruiksaanwijzingen Alle gebruiksaanwijzingen zijn in een map voor iedereen in te zien Zoonosen keuring door veearts veilig geacht en sticker voor 2013/2014 gekregen BHV plan is aangepast met juiste telefoonnummers beschrijving mogelijke incidenten en de te treffen maatregelen organisatie hulpverlening gestructureerd werkoverleg met verslaglegging vertrouwenspersoon via CKZ voor personeel en deelnemers is bekend gemaakt en procedure is te vinden in het kwaliteitshandboek Acties vanuit kwaliteitssysteem,evaluatie of audit kwaliteitssysteem ZLTO invullen en indienen bij Rosan Faas voor een eerste beoordeling RI&E uitvoeren door Stigas definitief ingeleverd en goed gekeurd.na een tweede evaluatie. BHV cursus inplannen Kompas januari 2013 Zoonosen certificaat aanvragen certificaat uitgereikt HygiënecodeKinderboerderij aangepast en kenbaar gemaakt dmv bordjes Functieomschrijvingen gerealiseerd en in handboek opgenomen deelnemersbespreking elke laatste vrijdag van de maand Functioneringsgesprekken 2x per jaar gehouden en verslag gelegd Zorgboerinnen overleg nee door langdurige ziekte van Nine niet gebeurd. gegevens nieuwe deelnemers van elke deelnemer wordt er gecontroleerd of alle gegevens ondertekend in het dossier zijn gekomen. Overleg met Soka en SVRZ MDO overleg op Hof van Axel 2 x per jaar 2x per jaar voor iedere deelnemer notulen gemaakt 4 deelnemers per keer, aanwezig: begeleider Hof van Axel, deelnemer, mantelzorger, persoonlijk begeleider van de Vurssche Mia Moelker, verpleeghuisarts Luc Sonneville en andere disciplines indien gewenst. personeelsvergaderingen 6x per jaar, verslaglegging gemaakt. website bijwerken aanpassingen nav de evaluatie van KS 1808 elke 2 maanden, indien gewenst eerder. laatste aanpassingen 31 augustus check van KS 1808 in najaar 2013 voor CKZ handboek naast die van ZLTO gehouden en gekeken of ze nog klopten. Ontruimingsoefening Nee nog niet gehouden, maar wordt in voorjaar 2014 gepland. arverslag in januari starten en februari afronden _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 9

10 Aanvragen audit na indienen en goedkeuren jaarverslag medio juni 2014 jaarlijks controle blusapparaten Nee in maart 2014 gepland jaarlijks controle EHBO middelen in maart 2014 gepland Overige acties van vorig jaar leveranciersbeoordelingen verschillende leveranciers zijn bekeken op kwaliteit, prijs en leveringsvoorwaarden, verslag ervan gemaakt vervoersreglement Er is een vervoersreglement opgenomen in het kwaliteitshandboek VOG van alle personeelsleden zijn er VOG aanwezig. RI&E bespreken met personeel Tijdens de personeelsvergaderingen worden de risico's besproken en uitgelegd hoe ermee om te gaan. Risico inventarisatielijsten Risico inventarisatielijsten van de deelnemersmoeten binnen 3 weken worden ingevuld en in dossier gedaan en bij de evaluatie opnieuw ingevuld. Procedure Medicatie is aangepast: wekkerfunctie van de begeleider Begeleidingsplan is aangepast: wekkerfunctie van begeleider vermelden Ontruimingsplan aanpassen voor begeleiders op 1 A4 zetten. Geven de genoemde ontwikkelingen aanleiding om het beleid bij te sturen? Door het hele jaar bezig te zijn met kwaliteit is er duidelijkheid gekomen in wat er allemaal bij komt kijken om een goede werkgever/zorgverlener te zijn. Door ziekte van de mede-eigenaar en een vaste medewerker is er heel veel op de schouders van Inge van der Meij gekomen. Gelukkig is er in de tweede helft van 2013 nieuw personeel gevonden om deze twee mensen te vervangen. Er valt nog heel wat te verbeteren en te vernieuwen, door de audit en het schrijven van het jaarverslag worden we gedwongen om nog eens goed naar alle details te kijken en deze aan te passen waar nodig. Door regelmatig in gesprek te gaan met alle betrokkenen leren we van elkaar en kunnen we de knelpunten analyseren en samen naar oplossingen zoeken voor een probleem. Het afgelopen jaar was voor Inge een heel druk jaar en stond ze er voornamelijk alleen voor. Nu er nieuw goed geschoold personeel is aangetrokken, deze gemotiveerd en goed ingewerkt zijn, kunnen zij samen met de leerlingen/stagiairs een aantal taken overnemen en kan Inge van der Meij zich meer richten op het beleid en kan zij bijsturen waar nodig blijkt en verbeteringen aanbrengen _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 10

11 Doelstellingen voor het komende jaar Hof van Axel gaat het 5e jaar in, het doel is om in dit jaar dat we 5 dagen open zijn meer structuur te brengen in de zorg en dit ook voor 2015 en 5 jaren daarna te realiseren. Met het oog op de verschuiving van de AWBZ naar de WMO en de gemeentes zullen er contacten worden gelegd met andere zorgaanbieders in de gemeentes, zodat bekend is welke zorg wij bieden en hoe belangrijk dat is voor onze deelnemers. Dat betekent vooral werken met de beide kwaliteitssystemen zodat we naar buiten toe kunnen laten zien dat we kwaliteit leveren. Waar nodig aanpassingen doorvoeren en alert blijven op veranderingen in de zorg en de geldstromen. Neem de concrete acties die hier uit voortkomen op in de actielijst voor het komende jaar _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 11

12 Actielijst Actielijst naam zorgboerderij : Hof van Axel Datum Boerderijnummer: 1808 ar: van januari 2013 tot januari 2014 Acties Planning Realisatie Onderwerp actiepunt Wie is verantwoordelijk Begin datum Eind datum Begin datum Eind datum arlijks terugkerende acties Actualisatie van de RI&E Inge februari 2014 Oefening calamiteitenplan Inge/kkoo maart 2014 Evaluatie gesprekken met deelnemers Inge/kkoo gehele jaar door 2-4 x per jaar Tevredenheidonderzoek Inge maart 2014 Functioneringsgesprekken Inge maart 2014 Actualisatie BHV Inge april 2014 Opstellen jaarverslag Inge december 2014 februari 2015 Acties n.a.v. de RI&E PMO uitvoeren Inge maart 2014 Onderhoud arbeidsmiddelen uitvoeren Brian februari 2014 Procedure Storingen maken Inge maart 2014 Lijst Biologische stoffen maken kkoo maart 2014 jaarlijks controle blusapparaten kkoo maart _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 12

13 Overige acties Audit aanvragen Inge april 2014 kwaliteitshandboek nakijken op veranderingen Inge maart _JV_1808_Hof van Axel.doc Pagina 13