Kosten/baten-analyse alternatieve vormen van opslag t.o.v. DIS

Transcriptie

1

2 BIBLIOTHEEK Bouwdienst Rijkswatcrataai Postbus LA Utrecht Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT NR C-SiZj Kosten/baten-analyse alternatieve vormen van opslag t.o.v. DIS Door Klas Datum Nummer Marion van Rummelen BIK 7 januari

3 Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat Door Marion van Rummelen Klas : BIK 7, tweede stage Studie : Bestuurlijke informatiekunde Stagedocent : Dhr. Ooms Stagebegeleider Stagebedrijf Rietje van Loon Bouwdienst Rijkswaterstaat Afdeling Informatie Technologie Postbus LA Utrecht Datum : januari 1996 Paraaf Goedkeuring

4 Bouwdienst Rijkswaterstaat door : Marion van Rummelen Inhoudsopgave Samenvatting biz Inleiding biz Geautomatiseerde DIS biz Voordelen van DIS biz Nadelen van DIS biz Randvoorwaarden bij DIS biz Kosten/baten-analyse van de opslag van documentaire informatie biz Papier biz Microfilm biz Het digitale bestand biz CD-ROM biz Conclusie en aanbevelingen biz Literatuur biz. 13 Kosten/baten-analyse

5 Bouwdienst Rijkswaterstaat door : Marion van Rummelen Samenvatting In dit rapport is onderzocht of een geautomatiseerd documentair informatie systeem (DIS) meer voordelen biedt dan blijven werken volgens de huidige/oude manier (namelijk handmatig en het bewaren van papier). Hiertoe is een literatuuronderzoek uitgevoerd. Allereerst is onderzocht wat de voor- en nadelen zijn van geautomatiseerde documentaire informatie systemen. Het afwegen van deze voor- en nadelen is vooral belangrijk bij de beslissing om over te gaan op DIS. Geconcludeerd kan worden dat het overgaan op DIS zeer veel voordelen met zich mee brengt. Ten tweede is getracht een overzicht te maken van de kosten en baten van het gebruik van vier verschillende opslagmedia, namelijk papier, microfilm, het bestand op de harde schijf en CD-ROM. Het bleek dat een kostenoverzicht van de verschillende opslagmedia moeilijk gemaakt kon worden, omdat hier nog niet veel cijfers over beschikbaar (en te vinden) zijn. Wel is het duidelijk dat opslag van gegevens op de harde schijf of op CD-ROM veel voordelen met zich mee brengt t.o.v. het papieren document. De rechtsgeldige papieren documenten zullen naast het digitale bestand bewaard moeten worden. Kosten/baten-analyse - 2 -

6 Bouwdienst Rijkswaterstaat door : Marion van Rummelen 1. Inleiding Bij de overgang naar een documentair informatie systeem, zoals de bedoeling was bij het project 'Invoering geautomatiseerde dokumentregistratie en -beheer Bouwdienst Rijkswaterstaat', is het zinnig om te onderzoeken wat de voordelen zijn van digitale opslag versus papieren opslag. Een van die voordelen zou kunnen zijn : lagere kosten van opslag van documenten. De doelstelling is als volgt geformuleerd : Te komen tot een beargumenteerde keuze van het te gaan gebruiken opslagmedium t.b.v. de documentenopslag. Vraagstelling : 1. Wat zijn de voor- en nadelen van geautomatiseerde documentaire informatiesystemen? 2. Heeft het overgaan van opslag op papier naar een andere vorm van opslag ook daadwerkelijk een kostenreductie tot gevolg? Hiertoe worden de volgende zaken vergeleken : * De kosten en baten van papieren opslag. * De kosten en baten van digitale opslag. Hiervoor worden de media het bestand op de harde schijf, microfilm en CD-ROM onderzocht. In dit stuk zal allereerst een aantal voor- en nadelen genoemd worden van het gebruiken van geautomatiseerde DIS. Vervolgens worden de kosten en baten vergeleken van 4 verschillende soorten opslagmedia. (Het opslagmedium tape is niet meegenomen bij de vergelijking). Met DIS wordt in dit gehele stuk een geautomatiseerd documentair informatie systeem bedoeld. Wat wordt bedoeld met een documentair informatie systeem (DIS) : DIS zijn informatiesystemen die het mogelijk maken om op een betere en snellere wijze de gezochte informatie te vinden, zonder dat daarbij veel onnodige informatie gevonden wordt. Een definitie van DIS : "Het geheel van activiteiten bij de creatie, de verspreiding, de verzameling, de opslag, de ontsluiting, de toegankelijkheid, de overdracht, het gebruik, de toepassing van documentaire informatie, feiteninformatie en eventuele andere vormen van informatie en de hiervoor benodigde geautomatiseerde infrastructuur." Kosten/baten-analyse -3 -

7 Bouwdienst Rijkswaterstaat door : Marion van Rummelen 2. Geautomatiseerde DIS 2.1 Voordelen van DIS DIS kan substantiate verbeteringen opleveren. Dit zijn de volgende voordelen: 1. Gereduceerde kosten 2. Produktiviteitsverbetering 3. Verbeterde klantenservice 4. Verbeterde motivatie van medewerkers 1. Gereduceerde kosten Een verlaging van de kosten kan op verschillende manieren bereikt worden. Minder behoefte aan fysieke opslagruimte. De informatie kan elektronisch worden opgeslagen en het fysieke exemplaar kan worden weggegooid. Minder behoefte aan onderhoud. Fysieke informatie is onderhevig aan de omstandigheden van de omgeving. De informatie zal niet meer hoeven te worden gerepareerd, gesorteerd, enz. wanneer de informatie elektronisch is opgeslagen. Personeelsverminder ing. Het zoeken naar informatie kan door gebruikmaking van DIS worden vereenvoudigd en versneld. Er kan meer gezocht worden door minder personen. Hierbij dient rekening te worden gehouden dat de kosten van het investeren in DIS niet zijn meegenomen. 2. Produktiviteitsverbetering Door een snellere verwerking van het zoeken en vinden van informatie en minder handmatige handelingen, neemt de produktiviteit toe. 3. Verbeterde klantenservice Diegene die bepaalde informatie zoekt, zal beter geholpen worden m.b.v. een DIS. Snellere levertijd. De benodigde informatie zal sneller gevonden kunnen worden. Flexibiliteit. Met gebruikmaking van DIS kan er op meerdere manieren gezocht worden naar een document. Het is dan mogelijk op meerdere zoekargumenten een document te zoeken en te vinden. Zo worden de gegevens van verschillende kanten benaderd en kan een verzoek tot informatie flexibeler afgewerkt worden. Kwaliteit. De kwaliteit wordt verbeterd, omdat via verschillende ingangen gezocht kan worden. Zo zal meer informatie gevonden worden dan bij handmatig zoeken. 4. Verbeterde motivatie van medewerkers Doordat de medewerkers gestructureerd volgens een bepaald systeem kunnen werken, zal er meer tijd over zijn voor belangrijkere zaken dan een document zoeken en vinden. De grote papierberg zal vervallen en de complexe toegang tot informatie wordt vergemakkelijkt. Ook is het zo dat de klant (dus diegene die informatie nodig heeft) beter bediend kan worden, wat een positieve bijdrage levert aan de arbeidsmotivatie. Kosten/baten-analyse " *

8 door : Marion van Rummelen 3.2 Nadelen van DIS Ook zijn er nadelen aan geautomatiseerde documentenbeheersing. 1. Andere manier van werken voor de gebruikers 2. De juridische status van documenten 3. Snelle vooruitgang techniek 4. Eenmalige grote investering 5. Conversie al bestaande archief naar DIS 1. Andere manier van werken voor de gebruikers Voor de (toekomstige) gebruikers van een documentair informatie systeem is het nogal een overgang van handmatig werken naar geautomatiseerd werken. De gebruiker moet daar wel klaar voor zijn en bereid zijn om geautomatiseerd te gaan werken. Ook kan de taakinhoud van sommige werknemers veranderen door het gebruik van DIS. Er zal (misschien) gewerkt moeten worden met andere, nieuwe procedures. 2. De juridische status van documenten Op dit moment is het zo dat het fysieke (papieren) document leidend is (Elementair 2). Dit betekent dat het papieren exemplaar het juiste exemplaar is en niet het elektronische exemplaar. Wanneer een document bewijskracht moet hebben, dus rechtsgeldig moet zijn, is alleen het papieren document geldig. Bij overdracht/uitlening van digitale documenten kan de ontvanger zich niet beroepen op de authenciteit van het digitale document (Elementair 2). Dit leidt tot een papieren archief naast het elektronische archief. 3. Snelle vooruitgang techniek Door de snelle vooruitgang van de techniek, verandert de prijs/prestatie verhouding van de soft- en hardware constant. De hardware en software verouderen vrij snel, waardoor de terugverdientijd kort wordt. Of anders gezegd, de investering die gedaan wordt, moet snel terugverdiend worden, omdat de apparatuur snel verouderd en niet meer gebruikt kan worden en/of vernieuwd moet worden. 4. Eenmalige grote investering Een DIS in grote organisaties zoals de Bouwdienst is in aanschaf niet goedkoop. Er zal nieuwe hardware en software aangekocht moeten worden. Het realiseren van DIS vergt veel tijd en kost daardoor veel geld en capaciteit. Ook moet er rekening worden gehouden met de al bestaande automatiserings-infrastructuur. 5. Conversie al bestaande archief naar DIS Bij de Bouwdienst is al veel in het archief aanwezig. Aangezien je het nieuwe systeem zo volledig mogelijk wilt maken, zou ook het al bestaande archief overgezet moeten worden naar het nieuwe systeem. De conversie van dit archief naar de nieuwe vorm kan veel tijd en geld kosten. Kosten/baten-analyse - 5 -

9 door : Marion van Rummelen 2.3 Randvoorwaarden bij DIS Een archivaris moet niet alleen informatie kunnen verschaffen, maar ook bewijs kunnen leveren. Hierbij is het van belang hoe het document wordt bewaard, in papieren vorm of bijvoorbeeld in digitale vorm. De wet zegt hier het volgende over : Afgezien van een tweetal documenten, namelijk de Balans en de Staat van baten en lasten, die nog steeds op papier moeten worden opgesteld en bewaard, zijn verder alle financiele gegevensdragers toegelaten en mogen gegevens ook van het ene medium naar het andere worden overgezet, zonder dat het verplicht is de brondocumenten te bewaren. Wel worden de eisen gesteld dat die overzetting van gegevens naar een ander medium volledig is, dat de vervangende documenten gedurende de volledige bewaartermijn beschikbaar worden gehouden en binnen redelijke termijn leesbaar kunnen worden gemaakt. (Behalve wanneer anders beschreven in de archiefwet). Er zal rekening moeten worden gehouden met het feit of het gaat om een particulier bedrijf of de overheid. De overheid is namelijk verplicht om een aantal documenten te bewaren (welke dit zijn, staat in de Archiefwet beschreven). Het is duidelijk dat een papieren document als rechtsgeldig kan worden verklaard. Met microfilm kan ook voldoende zekerheid gegeven worden. De achterliggende gedachte hierbij is dat het achteraf aanbrengen van wijzigingen op oorspronkelijke documenten of microfilmbeelden vrijwel altijd zichtbaar zullen zijn. Zodra de computer in beeld komt, is er sprake van een wezenlijk andere situatie. De bewijskracht (rechtsgeldigheid) van elektronische documenten is dan ook discutabel. Ook in een door allerlei beveiligingsmaatregelen omgeven systeem blijft dat zo. Er zijn voorbeelden genoeg van hackers die in systemen ingebroken hebben waarvan gedacht werd dat die waterdicht waren. Ook kan er om andere redenen kritisch tegen geautomatiseerde DIS-systemen aangekeken worden. Vaak moeten documenten tien jaar of meer bewaard worden. In de totale geschiedenis van documentaire informatiesystemen is tien jaar verwaarloosbaar kort. Maar in de automatisering is tien jaar een periode vol veranderingen. Bijvoorbeeld, tien jaar geleden stond DOS nog in zijn kinderschoenen en we weten niet hoe de besturingssystemen er over tien jaar uit zien, waarschijnlijk heel anders dan dat we nu denken. Ook software verouderd snel, waardoor het mogelijk kan zijn dat gegevens met nieuwe software niet meer te lezen zijn. Kosten/baten-analyse -6-

10 door : Marion van Rummelen 3. Kosten/baten-analyse van de opslagmedia Er worden hier vier verschillende soorten media besproken: 1. Papier 2. Microfilm 3. Het bestand op de harde schijf 4. CD-ROM De laatste drie zijn machine-leesbare bestanden (MLG's). (De magnetische vorm, namelijk tape is bewust buiten beschouwing gelaten). 3.1 Papier Met de fysieke vorm van opslag wordt het originele exemplaar bedoeld, ofwel het papieren exemplaar. De kosten : De bewaarkosten van het originele materiaal (dus het papieren exemplaar) varieren van /150,- tot/300,- per m' (strekkende meter) per jaar. Gemiddeld komt dit neer op ± /225,- per'm. Het is ook mogelijk om de archieven extern i.p.v. intern te bewaren. Het betreft hier alleen het in bewaring geven van documenten die op termijn vernietigbaar zijn (archiefwet). De archieven kunnen voor /30,- per jaar per m' extern worden opgeslagen. Wel is het zo dat er voor raadplegen van de documenten betaald moet worden. De duurste vorm van raadpleging kost/7,- per document. De raadpleegfrequentie is wisselend en zal per bedrijf vastgesteld moeten worden. Een raadpleegfrequentie van meer dan 50 keer per jaar voor een archiefbestand behoort tot de uitzonderingen. Vaak is het zo dat raadpleging ter plaatse mogelijk is (en goedkoper) of het materiaal kan worden toegezonden. De baten : Er is een groot voordeel van het bewaren van het fysieke exemplaar. Er is geen twijfel mogelijk over de rechtsgeldigheid van het exemplaar. In veel organisaties wordt dan ook vastgelegd, dat het papieren exemplaar het enige juiste exemplaar is. 3.2 Microfilm Een alternatief van opslag van documenten i.p.v. het papieren exemplaar, is om op verkleinde bewaring over te gaan, bijvoorbeeld op microfilm. De kosten : De kosten voor het opnemen van archiefdocumenten op microfilm bedragen + /800,- per m' (papier). Wel zou apparatuur aangeschaft moeten worden voor het lezen en afdrukken van het filmmateriaal. Deze eenmalige kosten zijn echter niet hoog. Kosten/baten-analyse -7 -

11 door : Marion van Rummelen De baten : Er zijn een aantal redenen om over te gaan naar het bewaren van informatie op microfilm : * Ruimtebesparing; op microfilm neemt dezelfde hoeveelheid informatie slechts een fractie in van de ruimte die anders nodig is. * Transportkosten zijn aanzienlijk lager * Kosten van opslag van het microfilmdocument zijn goedkoper. * De microfilms zijn een vrijwel onbeperkt houdbare backup. Het is getest dat films die meer dan 100 jaar onder goede omstandigheden worden bewaard nog heel goed reproduceerbaar zijn. * De microfilms, die altijd beschikbaar blijven, zullen altijd gelezen en afgedrukt kunnen worden, aangezien economische veroudering van de apparatuur niet optreedt. * Microfilmapparatuur en de microfilms zijn wereldwijd gestandaardiseerd. * Bij overdracht van de informatie van de microfilms naar een magnetisch/optisch opslagmedium kan een zeer hoge kwaliteit worden gehaald. * Het is praktisch uitgesloten om microfilms te vervalsen. Het kopieren van gegevens en opnieuw op microfilm zetten zou kwaliteitsverlies opleveren en zou dus zichtbaar zijn. 3.3 Het bestand op de harde schijf Bij opslag op de computer (b.v. een PC of een server) kan er gebruik worden gemaakt van imaging. Een definitie van Imaging : Gebruik maken van de mogelijkheid om het benodigde document zichtbaar te maken op het scherm. Dit kan een ingescand document zijn of een zelfgemaakt document. Zo kunnen ook documenten die niet binnen de Bouwdienst zijn gemaakt digitaal bewaard worden. Samen met de interne gemaakte documenten zijn ze allebei op dezelfde wijze te raadplegen. De kosten : In verband met deze analyse is het interessant om te weten hoe veel het kost om een A4-tje op te slaan (op een digitaal bestand) of b.v. een strekkende meter. Hier zijn nog geen goede gegevens voor gevonden. Bij de bepaling van de kosten van digitale opslag zal er met het volgende rekening moeten worden gehouden: * kosten aanschaf server, ofwel hardware, dus ook bekabeling, enz. * afschrijvingsperiode hardware * kosten elektriciteit, ofwel draaiende houden van de hardware * kosten aanschaf software op hardware * kosten beheer hard- en software De baten : Imaging geeft een nieuwe dimensie aan het werken met informatie en biedt een breed scala aan voordelen t.o.v. traditionele opslag- en communicatiemedia als papier, zoals kostenverlaging. Kosten/baten-analyse - 8 -

12 door : Marion van Rummelen Imaging biedt een organisatie de mogelijkheid om 30 procent meer opdrachten te verwerken met 30 procent minder mensen op 50 procent minder ruimte en in de helft van de tijd (6). De volgende tabel geeft aan hoe veel sneller gedigitaliseerde informatie t.a.v. papier kan worden benaderd : ACTIVITEIT PAPIER IMAGES VINDEN DYNAMISCHE DOCUMENTEN * In persoonlijke in-bakjes * In afdelings in-bakje 15 sec 5 min 1 sec 1 sec VINDEN ACHTERGRONDINFORMATIE In afdelingsarchief In centraal archief In extern archief 5-10 min min uur 5 sec sec sec 3.4 CD-ROM Naast het bestand op de harde schijf is het ook mogelijk om informatie/documentatie te bewaren op CD-ROM. Dit wordt ook wel WORM (write once read many) genoemd. Er kan dus om maar een keer geschreven worden. Er kan niet gewist en gewijzigd worden op de CD. Hierdoor is de CD geschikt voor opslag van informatie. De CD's kunnen in een toren, juke-box genoemd, gezet worden, waarvanuit ze geraadpleegd kunnen worden. De kosten : Aanschaf fen van benodigde soft- en hardware. CD-recorder /3.000,- Bijbehorende software /1.500,- 1 grote harddisk /1.000,- (Dit is nodig om de informatie die op de CD moet (1,5 GB) komen via een aparte schijf op de CD te zetten). jukebox /4.500,- (Voor het raadplegen van de CD's) Totaal /10.000,- Een writable CD kost/13,-. Zoals bij de baten te zien is, kunnen er pagina's tekst op een CD gearchiveerd worden. Dus er gaat 15'm op een CD. (Bij het archiveren van tekeningen/foto's o.i.d kunnen minder pagina's op een CD en dus minder'm). Dus kost het ± fl,- per'm papier om die op een CD te zetten. Hoeveel het met de aanschafkosten van de hard- en software meegenomen kost, is afhankelijke van het aantal CD's dat per jaar beschreven wordt. Bij een afschrijvingsperiode van 3 jaar geldt dat de aanschaf/3.333,33 per jaar kost. De kosten zijn uitgezet in een grafiek (zie volgende pagina). Kosten/baten-analyse -9 -

13 door : Marion van Rummelen Een nadeel is dat er eerst voldoende informatie (gegevens) moeten zijn, voordat een gehele CD gevuld kan worden, anders is het de moeite niet om een CD te gaan beschrijven. (Er kan ongeveer 650 MB op een CD-ROM). Tegenwoordig zijn er ook multi-sessie CD's, waarbij meerdere keren op dezelfde CD bijgeschreven kan worden. De kosten in guldens per'm per jaar uitgezet tegen het aantal te beschrijven CD's per jaar : Het is niet aan te raden om rechtsgeldige informatie op CD's te zetten, aangezien dit niet voor 100% beveiligd kan worden. Het is namelijk mogelijk om de CD's te kopieren, de informatie te wijzigen en zelf de gewijzigde informatie op een CD te kopieren. De baten. * De CD-ROM kan makkelijk een bewaartermijn van 15 tot 30 jaar overbruggen. Dit is getest in laboratoria. * Uitwisselbaarheid van gegevens (t.o.v. microfilm) De gegevens kunnen makkelijker opgevraagd en herbruikt worden. Zeker wanneer de gebruikers regelmatig informatie nodig hebben is de CD een goed te gebruiken opslagmedium. * Per CD kunnen tot pagina's computerlijsten of rapporten worden gearchiveerd. Aangezien pagina's papier in een'm gaan, betekent dit dat er 15'm op een CD- ROM kan worden gearchiveerd. Kosten/baten-analyse

14 Bouwdienst Rijkswaterstaat door : Marion van Rummelen 4. Conclusie en aanbevelingen Naar aanleiding van het uitgevoerde literatuuronderzoek kom ik tot de volgende conclusie: Het overgaan naar geautomatiseerde DIS levert duidelijke voordelen op t.o.v. niet automatiseren. Het levert niet alleen een kostenreductie op t.o.v. het blijven werken met papier, maar het optimaliseert ook het zoekproces. Wanneer gezocht wordt naar een document is de slagingskans van het vinden van een document hoger dan bij het niet automatiseren en kan een document aanzienlijk sneller gevonden worden. Wel is het zo dat het overgaan naar een geautomatiseerd DIS een eenmalige grote investering vergt. Hiervoor moet wel genoeg budget aanwezig zijn. Ook zal rekening gehouden moeten worden met de gebruikers voordat overgegaan wordt naar geautomatiseerde DIS. De (toekomstige) gebruikers zullen overtuigd moeten worden van het feit dat automatisering meer voordelen biedt dan de oude manier van werken. Wanneer de gebruikers niet achter het nieuwe systeem staan, zal de overgang naar geautomatiseerde DIS zeker bemoeilijkt worden. Wanneer besloten wordt tot overgaan naar een ander opslagmedium dan papier, zal wel rekening gehouden moeten worden met het feit dat het papieren exemplaar nog steeds leidend is (elementair 2.0), ofwel rechtsgeldig. Dit bemoeilijkt de beslissing om over te gaan naar bewaren van documenten in digitale bestanden i.p.v. op papier. Wel kan gedacht worden aan het bewaren van alleen de rechtsgeldige documenten op papier naast het digitale bestand. Het bewaren van documenten op CD-ROM is een oplossing, aangezien de kosten vrij laag zijn. De CD-ROM's kunnen niet gewijzigd worden, waardoor de beveiliging van de documenten redelijk gegarandeerd kan worden, maar niet voor 100%. Het is namelijk zo dat de documenten van de CD afgehaald kunnen worden en gewijzigd op een nieuwe CD gezet kunnen worden. Dit geldt ook voor het bewaren van documenten op de harde schijf. De beveiliging van de documenten kan tot op een zekere hoogte gewaarborgd worden, maar niet voor 100%. Wel is het zo dat digitale bestanden op de harde schijf elk willekeurig moment toegevoegd kunnen worden, zodat het systeem zo volledig mogelijk is op elk willekeurig moment. Met CD- ROM's is dit niet mogelijk. Voor deze twee opslagmedia, bestand op de harde schijf en CD-ROM, geldt dus dat het rechtsgeldige (papieren) exemplaar altijd naast het digitale bestand bewaard moet worden. Alleen het raadplegen van de documenten gaat veel sneller en gemakkelijker. Het gebruiken van microfilms brengt veel voordelen met zich mee. De informatie kan als rechtsgeldig worden beschouwd en het papieren document kan worden weggegooid. Dit bespaart opslagkosten. Een nadeel is dat de informatie op microfilm minder snel beschikbaar (en te wijzigen) is dan een digitaal bestand. Door een voorselectie te maken van minder relevante, maar wel te bewaren gegevens is het goed mogelijk en rendabel om van microfilm gebruik te maken. Het bewaren van het papieren exemplaar is uiteraard eenduidig. Het is het enige juiste (rechtsgeldige) exemplaar. Maar het kost een hoop geld om een papieren archief te beheren en het raadplegen van het papieren exemplaar kost veel tijd. Kosten/baten-analyse

15 door : Marion van Rummelen Vergelijking van de verschillende opslagmedia: Papier Microfilm Bestand op de harde schijf CD-ROM kosten per'm /225,00 /800,-? /25,- De kosten in deze tabel geven een indicatie en kunnen onderling eigenlijk niet vergeleken worden. De kosten van papier zijn jaarlijks en de kosten van microfilm zijn eenmalig. De kosten van CD-ROM zijn ook jaarlijks, aangenomen dat er + 15 CD's per jaar beschreven worden en dat de aangeschafte hard- en software in drie jaar worden afgeschreven. Bij alle soorten van opslagmedia zijn de kosten van het beheer niet meegenomen. Aanbeveling : De beste oplossing lijkt om het overgrote deel van de documenten als digitale bestanden op de harde schijf of op CD-ROM op te slaan en alleen van de rechtsgeldige documenten het papieren exemplaar erbij te bewaren. Het is zeker raadzaam om over te gaan naar geautomatiseerde DIS gezien de voordelen die het met zich mee brengt. Hierbij wordt ook gedacht aan de (eventuele toekomstige) integratie van verschillende informatie systemen die aanwezig zijn binnen de Bouwdienst. Er kan uiteindelijk een systeem ontwikkeld worden waarin alle functionaliteiten binnen de Bouwdienst vertegenwoordigd zijn. Kosten/baten-analyse

16 Bouwdienst Rijkswaterstaat door : Marion van Rummelen 5. Literatuur 1. Documentaire Informatie Systemen, G.J. Landwaart, afstudeerscriptie, 29 april Theorieboek S.O.D.=II, Module A: Documentenontsluiting en -beheer, Stichting opleidingen en examens voor documentaire informatievoorziening en administratieve organisatie, Haarlem, augustus Voortborduren op bestaande techniek: Nog een keer DIS '94, Vakblad voor Image processing, 6 C jaargang, nr. 4, april 1994, biz Writable CD vervangt film als opslagmedium?, Vakblad voor Image processing, 6 e jaargang, nr. 4, april 1994, biz. 16, Bedrijfsarchivarissen blijven moeite houden met elektronisch DIS, Vakblad voor Image Processing, 7 e jaargang, nr. 7/8, augustus 1995, biz Warm pleidooi voor microfilm als volwaardig opslagmedium, Vakblad voor Image Processing, T jaargang, nr. 7/8, augustus 1995, biz. 47. Kosten/baten-analyse