Door. Marion van Rummelen, BIK 7

Transcriptie

1 Door. Marion van Rummelen, BIK 7

2 BIBLIOTHEEK Bouwdienst Rijkswaterstaat Postbus LA Utrecht BIBLIOTHEEK BOUWDIENST RIJKSWATERSTAAT NR.... Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat Inventarisatie Office-pakketten Door : Marion van Rummelen Klas : BIK 7 Datum : januari 1996 Nummer : 96-05

3 Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Bouwdienst Rijkswaterstaat Door : Marion van Rummelen Stagebegeleider : Rietje van Loon Klas : BIK 7, tweede stage Stagebedrijf : Bouwdienst Rijkswaterstaat Studie : Bestuurlijke informatie- Afdeling Informatie Technologie kunde Postbus Stagedocent : Dhr. Ooms 3502 LA Utrecht Datum : januari 1996 Paraaf goedkeuring :

4 Inhoud 1. Inleiding blz Novell Perfect Office 3.0 blz Systeemvereisten blz PerfectOffice 7 voor Windows 95 blz Groupware blz PerfectOffice Select blz Microsoft Office Professional 4.3 blz Systeemvereisten blz Kanttekening bij Microsoft Office blz Lotus SmartSuite blz Systeemvereisten blz Conclusie en aanbevelingen blz Literatuur blz. 11

5 1. Inleiding Binnen het project 'Bouwdienst Automatisering-werkplek' wordt gekeken naar de mogelijkheid om over te gaan naar het gebruik van office-pakketen. Een van de activiteiten in dit project is te onderzoeken welke pakketten er op de markt aanwezig zijn. Een definitie van office-pakket : Een office-pakket is een pakket waarin verschillende applicaties t.b.v. de kantoorautomatisering vertegenwoordigd zijn. Hierbij staat gegevensuitwisseling centraal. Ook kan het mogelijk zijn om gezamenlijk aan eenzelfde bestand te werken. Bij sommige office-pakketten wordt bijgehouden wie wat heeft veranderd aan een bestand, dus er vindt versiebeheer plaats. In dit stuk worden drie verschillende office-pakketten beschouwd en wel de volgende : 1. Novell Perfect Office Microsoft Office Proffessional Lotus SmartSuite - 2 -

6 2. Novell Perfect Office 3.0. Perfect Office Standard bevat de volgende pakketten : * WordPerfect 6.1 * Quattro Pro 6.0 * Presentations 3.0 * Envoy 1.0a * InfoCentral 1.1 * GroupWise4.1 Perfect Office Professional bevat de voorgaande pakketten en de volgende pakketten extra: * Paradox 5.0 * AppWare 1.0 De applicaties beschikken over de volgende functionaliteiten : Applicatie WordPerfect 6.1 Quattro Pro 6.0 Presentations 3.0 Envoy 1.0a InfoCentral 1.1 GroupWise 4.1 Paradox 5.0 AppWare 1.0 Functie Tekstverwerking Spreadsheet (rekenblad) Presentaties, grafisch programma Het elektronisch inzien en versturen van documenten Agenda, adresboek, takenlijst (persoonlijke informatiemanager) , calendar, scheduling en task management Relationele database Visueel programmeerhulpmiddel (gepersionaliseerde ontwikkelingsomgeving van de vijfde generatie) 2.1 Systeemvereisten * PC met MHz processor of hoger * Windows 3.1 of hoger * 8 MB intern geheugen wordt aanbevolen * VGA-weergave 3 -

7 2.2 PerfectOffice 7 voor Windows 95 Binnenkort zal ook PerfectOffice 7 voor Windows 95 uitkomen. Alle applicaties die deel uitmaken van PerfectOffice 7 zijn volledige 32-bits applicaties. PerfectOffice 7 voor Windows 95 zal beschikbaar komen in twee uitvoeringen, te weten PerfectOffice 7 Standaard en PerfectOffice 7 Professional. Het pakket bestaat uit de volgende applicaties met bijbehorende functionaliteiten : Applicatie WordPerfect 7 Quattro Pro 7 Presentations 7 InfoCentral 7 Envoy 7 GroupWise Functie tekstverwerking spreadsheetprogramma presentatie/tekenpakket Personal Information Manager, (agenda, adresboek, takenlijst Het elektronisch inzien en versturen van documenten -, agenda- en plannerpakket Paradox 7 databaseprogramma (De eerste zes applicaties komen voor in PerfectOffice 7 Standaard.) PerfectOffice 7 voor Windows 95 is een upgrade versie van PerfectOffice 3.0. Maar het pakket biedt zo veel nieuwe voordelen onder Windows 95, dat het upgrade effect wel erg groot wordt. Sommige componenten in het nieuwe pakket laten prestaties zien die op kunnen lopen tot zo'n 60 procent snelheidsverbetering

8 2.3 Groupware Groupware kan gebruikt worden om informatie op te vragen, te sorteren, beheren uitwisselen en doorsturen. Groupware bestaat uit de volgende applicaties : * Group wise 4.1 * InForms * SoftSolutions De applicaties beschikken over de volgende functionaliteiten : Applicatie Groupwise 4.1 InForms SoftSolutions Functie , calendar, scheduling en task management Elektronisch formulierpakket Documentbeheersysteem Groupware is vooral gemakkelijk wanneer er niet altijd op dezelfde lokatie gewerkt wordt. Er kan met vrijwel ieder platform, netwerk of database informatie opgevraagd, gesorteerd, beheerd, uitgewisseld en doorgestuurd worden. 2.4 PerfectOffice Select In de folders van Novell (1995) wordt gesproken van PerfectOffice Select. Hiermee is het mogelijk om zelf een suite samen te stellen uit : PerfectOffice, Groupware, Main Street produkten en produkten van derden. Na onderzoek is gebleken dat hier tegenwoordig geen sprake meer van is. De verkoop van dit produkt van Novell is nooit van start gegaan in Nederland en is in de Verenigde Staten maar heel kort verkocht

9 3. Microsoft Office Professional 4.3 Microsoft Office bevat de volgende pakketten : * Word for Windows 95 * Excel for Windows 95 * PowerPoint for Windows 95 * Schedule + for Windows 95 * Access for Windows 95 (De eerste vijf zijn ook te verkrijgen onder Microsoft Office Standard 4.3) De applicaties beschikken over de volgende functionaliteiten : Applicatie Word Excel PowerPoint Schedule + Access Functie Tekstverwerking Spreadsheet Presentaties Agenda Relationele database 3.1 Systeemvereisten * Een van de volgende besturingssystemen : - MS-DOS 3.1 of hoger - Microsoft Windows 3.1 of hoger - Microsoft Windows voor Workgroups of hoger - Microsoft Windows NT 3.1 of hoger - Microsoft Windows NT Advanced Server 3.1 of hoger * PC met een 386-microprocessor of hoger * Harde schijf met minimaal 58 MB (51 MB voor Standaard) vrije schijfruimte voor een standaard installatie (minimaal installatie : 29 MB (23 MB voor Standaard); maximum installatie (alle bestanden): 82 MB (74 MB voor Standaard)). Tenminste 6 MB intern geheugen (8 MB ten zeerste aanbevolen bij gebruike van meerdere programma's tegelijk). * Een diskettestation voor 3,5" high density diskettes. * EGA of beeldscherm met hogere resolutie compatibel met Microsoft Windows 3.1 of hoger. m * Alle Microsoft Office toepassingen bevatten een licentie voor het installeren van een Microsoft Mail werkstation. Om het Microsoft Mail werkstation te kunnen gebruiken is Microsoft Mail voor PC Networks vereist, dat apart moet worden aangeschaft. * Microsoft Muis of soortgelijk sterk aangeboden

10 3.2 Kanttekening bij Microsoft Office. In de Automatiserings Gids van op blz. 3 staat een artikeltje met de titel : 'Office 95 zit nog vol met fouten'. Het programma blijkt nog vol fouten te zitten. Een korte samenvatting van het artikel : In het rekenprogramma Excel 7 zit de vervelendste fout. In rekenbladen met diverse documenten kunnen rekenfouten ontstaan. Het universele mailprogramma Exchange blijkt geen namen en adressen te kunnen importeren uit het agendaprogramma Schedule + Contact Manager. Powerpoint- en Office 95-documenten worden niet altijd even goed afgedrukt als men nog 16-bit printer drivers gebruikt. Remedie voor zover mogelijk : overschakelen op 32-bit drviers. Een Excel-werkblad verliest zijn totale inhoud als het naar Wordpad wordt versleept. (En nog wat kleinere foutjes). Wel is het zo dat Microsoft Office een marktaandeel heeft van 90% en heeft daardoor een enorme voorsprong op pakketten als SmartSuite van Lotus en Perfect Office van Novell. Ook heeft Microsoft grote plannen met Microsoft Office. Het zal een 'slim en onafhankelijk' programma worden. -7 -

11 4. Lotus SmartSuite Lotus SmartSuite bevat de volgende pakketten : * Lotus AmiPro * Lotus Organizer * Lotus Freelance Graphics * Lotus Approach * Lotus 123 Spreadsheet * Lotus Smartcenter * Lotus ScreenCam Multimedia tool De applicaties beschikken over de volgende functionaliteiten Applicatie Lotus AmiPro Lotus Organizer Lotus Freelance Graphics Lotus Approach Lotus 123 Spreadsheet Lotus Smartcenter Lotus ScreenCam Multimedia tool Functie Tekstverwerking Agenda, (Persoonlijke Informatie Manager PIM) Presentaties Database Spreadsheet Command centre, om tussen de applicaties te switchen Multimedia-pakket, educatief hulpmiddel om beeld en geluid in een fdmpje op te nemen en af te draaien. 4.1 Systeemvereisten * IBM PC of compatible (386 of hoger), inclusief IBM PS/2 en COMPAQ. * VGA (kleur of zwart/wit) of hoger of beeldscherm met hogere resolutie met Microsoft Windows 3.1 of hoger. * Een Microsoft muis en printers Microsoft Windows 3.1 ondersteunend. * Een diskettestation voor High Density diskettes. * Harde schijf met minimaal 35 MB vrije schijfruimte. Meer ruimte is nodige bij optionele functies. ( * Tenminste 4 MB intern geheugen nodig. Bij gebruik van meerdere programma's tegelijk, 6 MB aanbevolen. * Benodigd besturingssysteem : Microsoft Windows 3.1, met een DOS versie 3.30 of hoger

12 5. Conclusie en aanbevelingen In dit stuk worden een aantal office-pakketten met bijbehorende functionaliteiten opgesomd. Welk office-pakket nu het meest geschikt is om binnen de Bouwdienst in te voeren zal nog moeten worden geconcludeerd. Gedurende het verloop van het project 'Bouwdienst Automatisering-werkplek' zal blijken of er overgegaan kan worden naar het gebruik van een office-pakket. Een advies kan ik derhalve wel geven. In het onderzoek dat de Meetkundige Dienst EDS heeft laten uitvoeren naar de mogelijkheid van een (standaard)werkplekomgeving onder Windows wordt de volgende conclusie getrokken : Technische en functioned gezien is er geen voorkeur voor een bepaald pakket of een bepaalde produktlijn aan te geven. De verschillende pakketten of produktlijnen zijn op alle gebieden nagenoeg gelijk, zodat een keuze in technische zin ook niet verkeerd kan zijn. Het is wel nodig dat een gemaakte keuze gemeenschappelijk wordt gedragen en over een langere periode gehandhaafd blijft. In dit rapport wordt ook gesproken van een vaste uitwisselingsstandaard voor tekstverwerking voor heel Rijkswaterstaat, namelijk WP5.1. In de brief aan de hoofden van Diensten ressorterende onder de Directeur-Generaal van de Rijkswaterstaat van AJ. ten Cate wordt aangegeven hoe de standaardwerkplek onder Windows bij Rijkwaterstaat emit zou moeten zien. In deze brief komt dhr. ten Cate tot de volgende conclusie : Gelet op de ontwikkelingen in de markt, rekening houdend met keuzes die op dit moment gemaakt worden door overheidsorganisaties en bedrijfsleven, alsmede rekening houdend met de trend buiten Nederland, heb ik besloten om te kiezen voor de Microsoft-lijn. Dit betekent dat er gekozen zal worden voor het standaard tekstverwerkingspakket MS-Word onder Windows. Wel blijft WP5.1 het MINVENW-uitwisselingsstandaard. Dit is noodzakelijk om een goede uitwisseling van documenten te kunnen garanderen. Er zullen voorzieningen getroffen worden hoe deze standaard past bij de invoering van MS-Word. Deze twee conclusies sluiten bij elkaar aan. De hoofddirectie heeft besloten (ofwel een gemeenschappelijk gedragen besluit) om te kiezen voor de Microsoft-lijn en dus voor MS- Word. Voor de office-pakketten betekent dit dat er gekozen zal worden voor Microsoft Office. Dit heeft als gevolg dat er met een nieuw tekstverwerkingspakket gewerkt moet gaan worden. Ik denk dat dit geen verkeerde beslissing is, aangezien het overgaan op MS-Word al bij veel bedrijven succesvol ingevoerd is. -9

13 Mijn aanbeveling is dan ook als volgt : * Wanneer gekozen moet worden voor een office-pakket, kiezen voor Microsoft Office. Dit omdat Word in dit pakket vertegenwoordigd is, maar ook omdat het geschikt is om onder Windows NT te draaien, wat in de toekomst misschien wel het netwerk besturingssysteem van de Bouwdienst gaat worden. * Wanneer niet gekozen wordt voor een office-pakket, overgaan van WP5.1 naar Word, aangezien dit het nieuwe tekstverwerkingsprogramma wordt van Rijkswaterstaat, maar ook omdat dit programma een betere gebruikersvriendelijkheid biedt dan WP5.1 en bij veel bedrijven succesvol is ingevoerd. Ik kan niet aanbevelen of al dan niet overgegaan moet worden op een office-pakket. Hiervoor zijn de volgende twee fasen van het project, namelijk de analyse werkplek en selectie officepakket voor nodig

14 6. Literatuur Advies standaard werkplekomgeving onder Windows, werkgroep Werkplekomgeving onder MS-Windows, Meetkundige Dienst, 17 november Ondersteuning bij pakketselectie voor een Windows werkplek, Hans Schoonbeek, EDS, 14 november Brief : Standaardwerkplekomgeving onder Windows, ir. A.J. ten Cate, Hoofddirectie van de Waterstaat, 18 december Foldermateriaal van Novell. Foldermateriaal van Microsoft. Foldermateriaal van Lotus. Office 95 zit nog vol fouten, Automatiserings Gids, blz. 3, 1 december