FUNCTIEOMSCHRIJVING. Expert boekhouding. 1. Functietitel. 2. Doel van de functie

Transcriptie

1 FUNCTIEOMSCHRIJVING Expert boekhouding 1. Functietitel Expert boekhouding 2. Doel van de functie Het realiseren van een kwalitatieve dienstverlening van de dienst boekhouding, door enerzijds actief mee te werken aan de operationele processen van de dienst en anderzijds bijstand te leveren bij de optimalisatie van de werking van dienst. Hierbij vormt het uitwerken en opvolgen van procedures en verbetervoorstellen een belangrijk element van de job. 3. Graad/Niveau/Weddenschaal A1a-A1b-A2a 4. Plaats in de organisatie Departement: Financieel departement Rapporteert hiërarchisch aan: Hoofdboekhouder Wordt vervangen bij afwezigheid door: Hoofdboekhouder Evaluatoren: Hoofdboekhouder & Financieel Directeur 5. Resultaatsgebieden Resultaatsgebied1: Kwalitatieve dienstverlening Bijdragen aan een kwalitatieve dienstverlening door enerzijds boekhoudkundige activiteiten uit te voeren en anderzijds mee te werken aan het uitschrijven van procedures en het uitvoeren van verbeteringsprojecten met als doel de optimalisatie van de werking van de dienst, voornamelijk maar niet uitsluitend, gericht op volgende vakgebieden: Treasury Het opmaken en nakijken van betalingslijsten Het controleren en projecteren van de cashpositie van het ziekenhuis Het opvolgen van de lange termijn financieringen De voorbereiding van verzendingen en ontvangsten van waardetransporten tussen de bank en het ziekenhuis Het boekhoudkundig verwerken van kasverschillen De boekhoudkundige verwerking van cashuitgaven en -ontvangsten Debiteurenbeheer Het garanderen van de opvolging en de schriftelijke en mondelinge communicatie inzake debiteurenbeheer (opvolging patiëntenfacturen) 1

2 Het opmaken van afbetalingsplannen De opvolging van niet-betaalde facturen via het incassobureau & de gerechtsdeurwaarder De opmaak van uitgaande niet-medische facturen Crediteurenbeheer Medewerking aan de correcte en tijdige verwerking van leveranciersfacturen en rappeleringen Het opmaken en nakijken van betalingslijsten Het garanderen van de opvolging en de schriftelijke en mondelinge communicatie inzake crediteurenbeheer (opvolging leveranciersfacturen) Daarnaast wordt ook verwacht dat men bijdraagt aan de coördinatie en optimalisatie van de werking van de standaardprocessen binnen de dienst boekhouding. Dit houdt in dat men mee de huidige processen stroomlijnt en efficiënter en effectiever laat verlopen. Het gaat o.a. over: Het coderen en boeken van thesaurieverrichtingen en het voorbereiden van betalingen voor het elektronisch bankiersysteem Het verwerken van zowel de boekingen op de wachtrekeningen als de inkomsten van de landsbonden Het boeken en betalen van lonen en sociale bijdrages Het toepassen van de geldende fiscaliteit en het voorbereiden van de aangiftes van zowel bedrijfsvoorheffing als rechtspersonenbelasting De toewijzing van de verschillende kosten op de juiste kostenplaatsen De verwerking van artsenhonoraria De opmaak van de boekhoudkundige rapportering omtrent voorgaande onderwerpen ter attentie van de directie en de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Ten slotte wordt ook de nodige aandacht besteed aan: De begrotingsopvolging, in samenwerking met de hoofdboekhouder en de stafmedewerker financiën De bereidheid om zich in te werken in de specifieke wetgeving van de ziekenhuisboekhouding en de bereidheid om zich bij te scholen waar nodig Het kaderen van de werking van de boekhouding in het breder geheel van het ziekenhuis Het actief onderhouden van contacten met collega s van andere departementen en het rekening houden met de noden van de medewerkers van deze afdelingen bij elke gemaakte beslissing De optimalisatie van processen die voornamelijk gericht is op het zo veel mogelijk automatiseren van manuele systemen en dit in samenwerking met collega s en de hoofdboekhouder. Dit gebeurt op een projectmatige manier en vergt een belangrijk overtuigingskracht, met oog voor de gevoeligheden op de afdeling Reflectie over de eigen geleverde kwaliteit van het werk. Hierbij voert men zelf de nodige controles uit en dit zowel tijdens als na de uitoefening van zijn taken om op die manier de foutenmarge te verkleinen en de kwaliteit van de dienstverlening te garanderen. Waar nodig worden verbetervoorstellen geformuleerd Kennis van de boekhoudkundige programma s die hij/zij dient te gebruiken om de opdrachten eigen aan de functie uit te voeren. Het correct gebruik van elk computersysteem en Officeprogramma en bereidheid tot bijscholing wanneer nodig Het discreet en correct omgaan met vertrouwelijke informatie, zowel van het ziekenhuis, patiënten als leveranciers. Het verbeteren van zijn jobkennis via opleidingen. Men blijft op de hoogte van de ontwikkelingen en reglementering binnen zijn vakgebied. De opgedane kennis, informatie, 2

3 inzichten en vaardigheden worden in de praktijk toegepast en gedeeld met collega s, met het oog op het afleveren van continue kwalitatieve zorg Resultaatsgebied 2: Patiënt- en Klantvriendelijkheid Biedt zorg op mensenmaat door oog te hebben voor, te anticiperen op en in te spelen op de wensen en behoeften van patiënten, interne en externe klanten Heeft oog voor de noden van patiënten, interne en externe klanten en komt hieraan tegemoet indien het binnen zijn of haar takenpakket valt. Indien nodig, verwijst de medewerker boekhouding door naar de geschikte dienst of persoon om een optimale en kwalitatieve dienstverlening te verzekeren Blijft op elk moment vriendelijk, correct en behulpzaam voor interne en externe klanten maar is tegelijk voldoende communicatief vaardig in telefonische contacten met debiteuren in het kader van debiteurenbeheer om het gewenste resultaat te bereiken Levert efficiënte en effectieve dienstverlening af aan patiënten, interne en externe klanten Is een aanspreekpunt voor patiënten, interne en externe klanten. Neemt de tijd voor hun vragen en staat hen bij met gerichte info. Probeert zich in te leven in hun wereld en ervaring. Biedt ondersteuning door samen op zoek te gaan naar aangepaste dienstverlening en individuele begeleiding op maat Werkt actief mee aan een patiëntgerichte zorgorganisatie, met bijzondere aandacht voor patiëntenrechten en ethiek. Reageert op elk moment vriendelijk, respectvol en behulpzaam naar elke patiënt of derde Houdt zich aan het beroepsgeheim en de wettelijke bepalingen inzake de bescherming van het privéleven van de patiënt Heeft respect voor de morele, filosofische, godsdienstige of politieke keuzes van de patiënt of derden. Behandelt iedereen op een objectieve en gelijkwaardige manier. Speelt hier flexibel op in tijdens de dienstverlening Resultaatsgebied 3: Organisatiebetrokkenheid Bijdragen aan de kwalitatieve zorgverlening door het beleid van de werkgever loyaal uit te voeren, actief mee te werken aan vooruitgang en een gezond-kritische en correcte houding aan te nemen ten opzichte van de organisatie, evenals de aangeboden infrastructuur Kent de waarden van het ziekenhuis en weet waar de organisatie en de dienst naar streven. Draagt hier zijn steentje in bij door zijn functie te vervullen zoals vooropgesteld Toont interesse in de organisatie en de werking van de dienst door actief deel te nemen aan patiëntenbespreking, staf- en personeelsvergaderingen. Integreert deze opgedane kennis en informatie in zijn functioneren Respecteert genomen beslissingen die voor het ziekenhuis of de dienst noodzakelijk zijn. Voert deze trouw uit, zelfs wanneer deze beslissingen niet in lijn zijn met de persoonlijke belangen. Reageert correct en loyaal bij kritiek op de organisatie Toont respect voor de mening en beslissingen van anderen. Communiceert op correcte en constructieve wijze zijn persoonlijke mening omtrent bepaalde beslissingen aan de leidinggevende, directie of collega s Stelt geen handelingen die het positieve imago van het ziekenhuis kunnen schaden Heeft een gezond-kritische blik op de werking van de dienst. Denkt na over mogelijke verbeteringen en formuleert voorstellen hieromtrent aan de leidinggevende. Neemt actief deel aan de uitwerking van verbetertrajecten 3

4 Draagt zorg voor de materialen en infrastructuur die ter beschikking worden gesteld en gebruikt deze voor de voorziene doeleinden. Werkt actief mee aan een gezonde en nette werkomgeving Resultaatsgebied 4: Samenwerking Een positieve bijdrage leveren aan de (werk)sfeer op de dienst en binnen de organisatie door zich collegiaal en constructief op te stellen. Stelt zich collegiaal op en draagt bij aan een positief werkklimaat door positief, vriendelijk en respectvol met collega s en leidinggevenden om te gaan Helpt collega s met werkgerelateerde taken wanneer zij hier om vragen, ook bij taken die niet binnen het eigen takenpakket vallen Geeft informatie door aan collega s indien deze relevant is voor hun functioneren Is aanwezig op alle vergaderingen die vanuit de dienst georganiseerd worden Resultaatsgebied 5: Veiligheid en preventie op het werk Waken over en actief meewerken aan een veilige en gezonde werkomgeving voor zichzelf en anderen Kent alle regels omtrent veiligheid, preventie en hygiëne, past deze correct toe en waakt ook bij collega s over een correcte toepassing Gebruikt de persoonlijke beschermingsmiddelen die ter beschikking gesteld worden op correcte wijze. Volgt verplichte opleiding indien deze wordt aangeboden Werkt mee aan de uitvoering van het beleid van de werkgever met betrekking tot het welzijn van personeelsleden. Streeft naar een veilige werkomgeving, is op de hoogte van de meest recente richtlijnen omtrent welzijn op het werk en leeft deze na Meldt incidenten die de patiënten- en medewerkersveiligheid in het gedrang kunnen brengen en stimuleert de collega s om dit ook te doen Werkt actief mee aan een werkomgeving waarin grensoverschrijdend gedrag geen kans heeft. Vertoont zelf geen grensoverschrijdend gedrag, signaleert het bij de leidinggevende indien het zich voordoet en reageert adequaat en consequent Alle taken opgenomen in deze taakomschrijving zijn niet limitatief. 6. Competenties Werkt secuur en stipt Controleert zichzelf Collegialiteit Zelfstandig werken Innovatie Stressbestendigheid Klantvriendelijkheid Patiëntgerichtheid Loyaliteit Jobkennis Kwalitatief denken Kwantitatief denken Leergierig / bereid tot bijscholing 4

5 7. Ervaring Ervaring in een ziekenhuisomgeving (of gelieerde organisatie) is een meerwaarde, maar geen vereiste. Interesse hebben voor ziekenhuisboekhouding en wetgeving en bereid zijn zich hierin in te werken Voldoende kennis van Excel en Word in een Windowsomgeving en zich vlot kunnen inwerken in de specifieke programma s van het ziekenhuis 8. Aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden Diploma master in een financieel-economische richting 5