COÖRDINATOR BESTUURSADMINISTRATIE & ONTHAAL

Transcriptie

1 COÖRDINATOR BESTUURSADMINISTRATIE & ONTHAAL ALGEMENE GEGEVENS Functietitel Functiefamilie Afdeling Niveau Graad Graadnaam Positie in het organogram Eerste evaluator Tweede evaluator Coördinator bestuursadministratie & onthaal Coördinatoren Interne ondersteuning B Bv Coördinator Je geeft leiding aan de dienst bestuursadministratie en onthaal Je rechtstreeks leidinggevende is het afdelingshoofd interne ondersteuning. Afdelingshoofd interne ondersteuning algemeen directeur DOEL VAN DE FUNCTIE Als coördinator geef je leiding aan de teams bestuursadministratie en onthaal. Je past je juridische kennis toe en biedt ondersteuning aan de bestuursorganen, zodat deze optimaal functioneren. Je zorgt er verder voor dat het onthaal optimaal functioneert zodat klanten correct worden geholpen. RESULTAATGEBIEDEN GENERIEKE RESULTAATGEBIEDEN Je staat in voor een optimale informatiedoorstroming en het stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Je organiseert op regelmatige basis teamoverleg. Je bevordert de teamgeest en neemt initiatief om deze te verbeteren. Je zorgt dat iedere medewerker over alle informatie en kennis beschikt om zijn of haar taken goed uit te voeren. Je zorgt voor een optimale top-down en bottom-up communicatie. Je coacht, begeleidt en motiveert medewerkers zodat de taken kwaliteitsvol uitgevoerd worden. Je begeleidt medewerkers aan de hand van de instrumenten uit de evaluatiecyclus (plannen, functioneren, evalueren) en door middel van regelmatige feedback. Je formuleert taken, rollen, opdrachten en verantwoordelijkheden op een duidelijke manier. Je staat steeds open voor vragen van de medewerkers. Je helpt conflicten op te lossen. Je versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer binnen de dienst. Je leidt de dienst naar een gezamenlijk resultaat. Je helpt de medewerker(s) bij het uitvoeren van (moeilijke) taken Je volgt op hoe medewerkers op de werkvloer taken uitvoeren. Je grijpt in op de uitvoering van taken bij tegenslagen of moeilijkheden Je leeft zelf de regels na en bent een voorbeeld.

2 Je bent verantwoordelijk voor de vertaling van beleid naar de praktijk zodat beleid gerealiseerd wordt. Je implementeert (beleids)beslissingen naar de werkvloer. Je zoekt mee naar oplossingen. Je onderneemt zelf actie op beleidsdoelstellingen te bereiken. Je bent budgethouder. Je maakt kosten-baten analyses Je beheert en ondersteunt op een administratieve manier projecten/producten/dossiers om een goede werking van de instelling te garanderen. Je rapporteert aan jouw leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken in de uitvoering van een project of evenement. Je signaleert onregelmatigheden of defecten die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering te maken hebben. Je kijkt toe op de naleving van het interne welzijns- en veiligheidsbeleid met het oog op een veilige en aangename werkomgeving. Je kijkt er op toe dat de werkomgeving steeds net en ordelijk is. Je signaleert gevaarlijke situaties en veiligheidsproblemen. Je kijkt er op toe dat medewerkers ergonomisch werken. Je zorgt ervoor dat medewerkers werkinstrumenten correct gebruiken. SPECIFIEKE RESULTAATGEBIEDEN Je bent verantwoordelijk voor de volledige administratieve ondersteuning van alle overlegvormen van de bestuursorganen. Dit omvat onder meer volgende zaken: Je bereidt dossier van de bestuursorganen voor en werkt ze af (bv. nazicht juistheid en wettelijkheid van de besluiten). Je maakt nota s met toelichtingen voor de bestuursorganen op. Je maakt overzichtslijsten met besluiten op. Je beantwoordt vragen i.v.m. de bestuursorganen. Je ondersteunt andere medewerkers bij de opmaak van notulen. Je bundelt alle reglementen en verordeningen van de bestuursorganen in een register. Je werkt vlot met het digitale notulenbeheersysteem. Je ondersteunt de algemeen directeur en de bestuursorganen opadministratief vlak. Dit omvat onder meer volgende taken: Je biedt administratieve ondersteuning m.b.t. de voorbereiding en afwerking van dossiers van de verschillende bestuursorganen. Je verwerkt dossiers van algemene vergaderingen, intergemeentelijke verenigingen en andere instanties, en volgt deze verder op (bv. aanduiding afgevaardigden, opvolging notulen directiecomité en raad van bestuur, behandelen agenda s, ).Je verwerkt de dossiers m.b.t. inzagerecht van raadsleden (bv. verstrekken van toelichting, raadpleging en afschriften documenten/dossiers, schriftelijke vragen, klachten m.b.t bestuurlijk toezicht). Je beheert het register bekendmaking reglementen en verordeningen van de bestuursorganen. Je verzorgt de administratie van specifieke aangelegenheden mandatarissen zoals vorming en eretekens. Je zorgt voor een correcte installatie van de bestuursorganen. Je helpt bij de opmaak van de mandatenlijst. Je volgt het huishoudelijk reglement van de bestuursorganen op. J Je organiseert het onthaal en bewaakt de dienstverlening zodat alle klanten correct verder geholpen worden. Je organiseert een efficiënt onthaal van klanten en zorgt voor de nodige afspraken.

3 Je ontwikkelt en bewaakt systemen die bijdragen aan vlotte en eenduidige informatiedoorstroming t.a.v. klanten. Je waakt over een efficiënte en effectieve uitvoering van alle opdrachten van het onthaal. Je organiseert onthaalmomenten voor nieuwe inwoners. Je bent verantwoordelijk voor het goed beheer van de inkomende en uitgaande post. Je staat in voor de implementatie en goede werking van het postregistratiesysteem. Je biedt ondersteuning bij de uitbouw,de ontwikkeling en het beheer van een postregistratiesysteem. Je ondersteunt medewerkers als ze vragen hebben i.v.m. postregistratie. Je bent steeds op de hoogte van de recente juridische ontwikkelingen die te maken hebben met je dienst zodat de medewerkers de nodige kennis hebben voor de correcte uitvoering van taken Je beschikt over de nodige vakkennis. Je gebruikt je kennis voor de goede werking van de organisatie. Je vertaalt wetgeving naar de medewerkers van je dienst. Je brieft medewerkers zodat ze over de nodige kennis beschikken. Je kan wetgeving of regelgeving vlot toepassen KERNCOMPETENTIES KLANTGERICHTHEID Je leeft je in de situatie van klanten in. Je streeft naar klanttevredenheid Je stelt je dienstverlenend op ten opzichte van iedereen. Je toont empathie en respect voor anderen. Je kan inschatten welk effect jouw gedrag op anderen heeft en past indien nodig je gedrag aan. Je levert een kwaliteitsvol resultaat aan de klant. Je streeft steeds naar een balans tussen klantgerichtheid en kwaliteitsvol werken. SAMENWERKEN Je werkt vlot samen met je collega s, leidinggevende en andere diensten Je gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid. Je komt gemaakte afspraken na. Je helpt anderen. Je streeft naar een goede balans tussen samenwerken en zelfstandig werken. Je zoekt mee naar oplossingen bij conflicten. Je stelt je positief op en brengt energie en dynamiek in de groep. ORGANISATIEBETROKKENHEID Je vertegenwoordigt de organisatie op passende wijze naar anderen. Je bent loyaal naar je collega s, team, leidinggevenden en de andere medewerkers. Je voelt je verbonden met de belangen van de organisatie en ziet je rol of opdracht hier in. Je bouwt mee aan een positief imago voor de organisatie. Je geeft steeds een eerlijke en correcte weergave van feiten. Je respecteert het beroepsgeheim. Je gaat discreet om met vertrouwelijke of delicate informatie. ZELFONTWIKKELING Je bent steeds bereid om bij te leren. Je staat regelmatig kritisch stil bij je functioneren. Je kent je eigen sterktes en zwaktes en bent bereid hieraan te werken. Je vraagt naar feedback bij je eigen prestaties. Je probeert je grenzen te verleggen en gaat uitdagingen aan. FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES LEIDINGGEVEN EN DELEGEREN Je volgt medewerkers op en stuurt bij indien nodig.

4 Je kent de eigen sterke en minder sterke punten en die van de medewerkers. Op basis daarvan verdeel je taken en verantwoordelijkheden. Je formuleert opdrachten, verwachtingen en rollen van medewerkers duidelijk. Je kan werk delegeren. Je voorkomt conflicten en helpt ze op te lossen. Je zorgt voor een goede sfeer in je team. Je fungeert als rolmodel en geeft het goede voorbeeld. COACHEN Als peoplemanager breng je in kaart wat medewerkers drijft en motiveert Je ziet potentieel in mensen en kan dat ook aan hen duidelijk maken. Je ondersteunt medewerkers in het halen van goed resultaat. Je laat mensen groeien in hun functie door hen te ondersteunen. Je werkt steeds aan een open feedbackcultuur, waar medewerkers kunnen leren en inzicht krijgen in het eigen functioneren. Je stimuleert medewerkers om aandacht te hebben voor loopbaanontwikkeling. Je hebt empathie en voeling met wat er bij medewerkers leeft. Je bent in staat om je coachingstijl aan te passen aan het niveau van de medewerker. LEIDINGGEVENDE COMMUNICATIE Je streeft naar optimale communicatiedoorstroming binnen en tussen diensten. Je formuleert dingen helder, duidelijk en gestructureerd. Je sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties. Je toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen. Je communiceert integer. RESULTAATGERICHT WERKEN Je inventariseert de beschikbare middelen. Je zoekt naar de meest optimale werkmethode Je bewaakt deadlines en streeft naar een efficiënt timemanagement. Je grijpt in als resultaten niet voldoen. Je streeft steeds naar een maximaal resultaat. Je kan snel en doordacht een beslissing of standpunt (in)nemen. ADVISEREN Je kan de juiste informatie verzamelen. Je stelt gerichte vragen om een probleem helder te kunnen voorstellen. Je onderscheidt hoofd- en bijzaken in de aangeleverde informatie. Je houdt rekening met alle relevante aspecten bij een dossier of opdracht. Je betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier of opdracht. NAUWGEZETHEID Je geeft gegevens steeds correct weer. Je controleert je eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig. Je houdt je aan de afgesproken norm qua detail en afwerking. Je werkt aandachtig en geconcentreerd. Je plant je werk zorgvuldig en past de planning aan indien nodig. Je verzekert continuïteit en behoudt het overzicht. PLANNEN EN ORGANISEREN Je plant acties en projecten en bepaalt doelstellingen en prioriteiten. Je houdt rekening met zaken die op lange termijn spelen. Je verzekert continuïteit. Je plant en organiseert je werk vlot en behoudt zo het overzicht.

5 NETWERKEN Je onderhoudt contacten met collega s van andere besturen. Je streeft naar een vlotte samenwerking tussen gemeente en OCMW. Je kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus. Je legt gemakkelijk contacten, zowel binnen als buiten de organisatie. Je zoekt naar mogelijkheden om je netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking. Je legt gemakkelijk contacten, zowel binnen als buiten de organisatie.