VERHUUR VERGADERZALEN EN DIDACTISCH MATERIAAL

Transcriptie

1 VERHUUR VERGADERZALEN EN DIDACTISCH MATERIAAL De vergaderzalen en het didactisch materiaal van Kanaal127 worden gebruikt voor de interne vormingen en vergaderingen maar worden ook, naargelang de beschikbaarheid, verhuurd aan externe organisaties. De voorwaarden waaronder dit kan zijn hieronder beschreven. 1. Aanvraag Een aanvraag gebeurt met het aanvraagformulier van Kanaal127 en wordt bij voorkeur tijdig aan het onthaal gericht. De confirmatie wordt u onmiddellijk of per kerende meegedeeld. U vindt ingesloten het aanvraagformulier maar ook via kan u ons de aanvraag toesturen. 2. Uurregeling De lokalen zijn op werkdagen tijdens de kantooruren vrij toegankelijk. Na de kantooruren, of op zaterdag en zondag, zijn deze beschikbaar, mits het maken van concrete afspraken i.v.m. het elektronisch openstellen van deuren. 3. Activiteiten De lokalen zijn geschikt voor vormingsactiviteiten, vergaderingen, seminaries, lezingen. De inkomhal en de gangen kunnen als tentoonstellingsruimte aangewend worden. 4. Adres Kanaal127 Stasegemsesteenweg kortrijk Tel Fax 056/ info@kanaal127.be Kanaal127 biedt u als ideale troef een heel vlotte toegankelijkheid via E17, R8 en A17- A19. Kanaal127 12/01/ / 9

2 5. Beschrijving van de lokalen ALGEMEEN beamer en slides projector kunnen in elk lokaal aangesloten worden; elke zaal heeft pc en internet verbinding, mits betaling van een forfetair bedrag kan u hiervan gebruik maken; stoelen stapelbaar, tafels inklapbaar. IN HET BIJZONDER Dionysus en Aphrodite zaal capaciteit 10 personen gewone vergaderzaal 2 ruime tafels, 10 stoelen flipchart, mobiel white board, stiften, magneten Aurora zaal capaciteit 14 personen + 1 lesgever gewone vergaderzaal 7 ruime tafels + 1 vooraan voor docent 14 stoelen + 1 voor docent flip chart, mobiel white board, stiften, magneten Kalliope zaal capaciteit 50 personen multimedia uitrusting met uitschuifbaar projectiescherm verduistering met een geluidsisolerende wand kan deze zaal in twee gedeeld worden een corresponderende doorgang blijft mogelijk vaste whiteboards, stiften, magneten 6. Beschrijving van het materiaal - flip-over met papier, magneten en stiften - overheadprojector - beamer - sprekerstafel - projectiescherm - whiteboards, vast en mobiel, stiften, magneten - televisie, met video - pc en internetverbinding microfoon, versterker behoren ook tot de mogelijkheden mits deze tijdig worden aangevraagd. Kanaal127 12/01/ / 9

3 7. Factuur De factuur m.v.v. gemaakte kosten (catering, kopies, drank en versnaperingen,..) wordt na de activiteit opgemaakt en onmiddellijk door u betaald op rekening: Verantwoordelijkheid De gebruikers - houden rekening met de andere gebruikers van het kantoorcomplex en berokkenen geen overlast (bvb geluid); - zijn verantwoordelijk voor de netheid en het goed gebruik van de ter beschikking gestelde accommodatie. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld, wordt de gebruiker verantwoordelijk gesteld en zal het herstel van de beschadiging of de buitengewone schoonmaak aangerekend worden; - verlaten de zaal aan het einde van elke activiteit zoals men die bij aanvang ter beschikking heeft gekregen; - dragen de gehuurde lokalen worden niet over aan derden. Kanaal127 kan niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele ongevallen. Ook niet voor ongevallen die het gevolg zijn van het overschrijden van het maximum aantal voorziene personen in de lokalen. 9. Verzekering De gebruikers zijn verzekerd voor schade aan personen, goederen of voorwerpen van Kanaal127. Ook het didactisch materiaal is verzekerd. Kanaal127 draagt geen verantwoordelijkheid voor het materiaal dat u zelf meebrengt. 10. Roken Er kan enkel gerookt worden in de daartoe voorziene zone. In de vergaderzalen, publiek toegankelijke ruimtes (gangen, toiletten, ) mag niet gerookt worden. Kanaal127 12/01/ / 9

4 11. Eten en drinken Voor vergaderingen met een maximum van 50 deelnemers is er tijdens de middagpauze mogelijkheid tot het nuttigen van een broodjesmaaltijd; Geeft u de bestelling tijdig door aan de medewerker van het onthaal, betaling ervan wordt via factuur geregeld; U kan ook zelf broodjes bestellen; aan het onthaal kan u adressen krijgen van leveranciers die ter plaatse leveren. U zorgt hier voor betaling bij levering; In de vergaderzalen kunnen wij koffie,thee en spa voorzien. Het serviesgoed blijft in de vergaderzalen. Voor alle andere maaltijden werkt Kanaal127 samen met HetTextielhuis; Tot 25 personen wordt geleverd op het vergaderadres; Vanaf 25 tot 50 personen worden de maaltijden in HetTextielhuis genuttigd. U vertoeft er in een aangepast en aangenaam kader. 12. Prijzen Prijzen omvatten het gebruik van de vergaderzalen, het bijhorende sanitair, het normale onderhoud, kosten voor verwarming en elektriciteit; Prijzen zijn exclusief BTW (tenzij anders vermeld), en zijn geldig tot ; Wij houden graag rekening met uw persoonlijke voorkeuren. Naar uw smaak en budget werken wij één en ander voor u uit: vb. een verzorgde receptie ter afsluiting van uw evenement, aankleden van de inkomhal, Verder in de brochure vindt u mooi uitgewerkte voorstellen. 13. Telefoon/fax/kopie Secretariaatsnoden faxen printen fotokopiëren telefoneren /blz 0.04/blz zie prijzenoverzicht 2.48, onbeperkt In de mate van het mogelijke wordt het faxen, printen of kopiëren onmiddellijk uitgevoerd. Kanaal127 12/01/ / 9

5 14. Annulatievoorwaarden Reservatie van een lokaal of materiaal kan kosteloos worden geannuleerd tot 11 werkdagen voorafgaand aan het gebruik van het materiaal of aan de start van de opleiding. Vanaf de tiende werkdag wordt 50% van de verschuldigde huurprijs gefactureerd. In geval van overmacht kan hiervan worden afgeweken. 15. Aanmelding Minimum 15 minuten voor de start van elke opleidingsdag meldt de gebruiker zich aan het onthaal. Zij/Hij krijgt het nodige, eventueel ook een aanwezigheidslijst en bestelformulier voor de maaltijden. Na de vergadering wordt het uitgeleende terugbezorgd aan het onthaal. 16. Toewijzing zalen Wij behouden het recht om de zalen te verwisselen als dit geen verandering van beschikbaar gestelde lokalen/materialen teweeg brengt. 17. Kennisname reglement Wie een lokaal of materiaal gebruikt, heeft kennis genomen van dit reglement. Kanaal127 12/01/ / 9

6 18. Algemene informatie - er is ruime parkeergelegenheid om en bij Kanaal127 - op basis van uw gegevens maken wij naambadges aan - pen en papier per persoon kan worden voorzien - promotiemateriaal mag discreet en stijlvol aangebracht worden. Wij behouden het recht e.e.a. te weigeren indien nodig. Promotiemateriaal wordt de dag zelf opgehangen en ook terug verwijderd. - route beschrijving vindt u in bijlage - uw activiteit staat aangekondigd aan het onthaal - wenst u verfraaiing van de inkomhal en grote zaal, dan verzorgen wij dit voor u - wij staan in voor permanent dienstbetoon, desgewenst ook na kantooruren - wij helpen u bij de gewenste opstelling van de zaal 19. bijlagen - routebeschrijving - check list - bestel formulier Kanaal127 12/01/ / 9

7 AANVRAAGFORMULIER UW COÖRDINATEN FIRMA OF ORGANISATIE VERANTWOORDELIJKE FUNCTIE ADRES POSTCODE EN GEMEENTE TEL FAX BTW-NR UW CONCRETE AANVRAAG DATUM BIJEENKOMST PROGRAMMA OMSCHRIJVING AANTAL PERSONEN AANVANG... EINDE.... TYPE BIJEENKOMST SCHOOLSTIJL U-STIJL THEATER/ARENA STIJL VERGADERSTIJL STIJL RECEPTIE ANDERE Kanaal127 12/01/ / 9

8 CONTROLE LIJST Algemeen _ Datum en uur van aankomst _ datum en uur van vertrek _ vergaderzaal _ opbouw zaal _ afbouw zaal andere hulpmiddelen uitrusting en faciliteiten _ spreekgestoelte _ microfoon _ flipchart _ white board _ overhead _ lcd-beamer _ tv-video _ pen & papier _ water op tafel _ naambordjes, badges _ internetaansluiting _ telefoonaansluiting diversen _ verfraaiing inkom en zaal _ promotiemateriaal _ permanentie _ secretariaatsnoden culinair _ ontbijtvergadering _ middagmaal koud _ middagmaal broodjes _ middagmaal warm _ koffiepauze _ frisdranken _ alcoholische dranken facturatie _ alle kosten _ facturatie-adres _ facturatie-gegevens opstelling van de zaal _ u-stijl _ vergaderstijl _ receptiestijl _ theaterstijl _ schoolstijl Kanaal127 12/01/ / 9

9 WEGBESCHRIJVING T.B.V. KANAAL 127-BEZOEKERS, OM VLOT TOT BIJ KANAAL 127 CV TE KOMEN : Stasegemsesteenweg Kortrijk tel. : 056/ fax : 056/ Komende van Brussel, Antwerpen of Gent : U volgt de E17 Antwerpen Gent Rijsel en neemt uitrit 3 : Kortrijk-Noord. Op deze uitrit is een splitsing. U blijft rechts volgen richting Kortrijk-Noord en zo komt u meteen op de Ringlaan R8 van Kortrijk. Op deze Ringlaan R8 neemt u de eerste uitrit 4 Stasegem en u blijft de richting Stasegem volgen.(niet Kanaalzone Harelbeke). U rijdt zo over het kanaal en beneden de afrit gaat u onmiddellijk links, richting Stasegem. U gaat daar linksaf en het gebouw bevindt zich onmiddellijk rechts, naast De School met de Ark. Komende van Brugge Oostende Roeselare : U volgt de A17 van Brugge naar Kortrijk tot aan de kruising met de A19 van Kortrijk van Ieper. U gaat op de A19 in de richting van Kortrijk. Deze A19 eindigt op de Ringlaan R8 rond Kortrijk en daar gaat u beneden aan de verkeerslichten linksaf op de Ringlaan R8 in de richting van Kortrijk-Noord. U volgt de Ringlaan R8 steeds verder en na 3 kilometer neemt u de uitrit 4 : Stasegem. U gaat daar linksaf en het gebouw bevindt zicht onmiddellijk rechts, naast De Ark - De School met de Bijbel. Indien u problemen ondervindt, kan u ons bellen op bovenvermeld nummer. Kanaal127 12/01/ / 9