VLAAMS INDICATORENPROJECT WOONZORGCENTRA: HANDLEIDING 1.8

Transcriptie

1 / Handleiding 105 VLAAMS INDICATORENPROJECT WOONZORGCENTRA: HANDLEIDING 1.8 Handleiding: Kwaliteitsindicatoren over kwaliteit van zorg en veiligheid en over kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisatie versie 1.8 /

2 Colofon Opdrachtgever Zorg en Gezondheid Administrateur-generaal dhr. Dirk Dewolf Tom Vermeire Veerle Van der Linden Nathalie Stallaert Karolien Rottiers Onderzoeksteam en auteurs van deze handleiding (versie 1.8, augustus 2017) LUCAS KU Leuven dr. Nele Spruytte dr. Aline Sevenants Prof. dr. Chantal Van Audenhove Deze handleiding is tot stand gekomen in samenwerking met volgende stuurgroepleden (samenstelling 2017): Voor Zorg en Gezondheid: o Tom Vermeire, voorzitter en afdelingshoofd Woonzorg en Eerstelijn o Veerle Van der Linden, teamverantwoordelijke ouderenzorg o Nathalie Stallaert, adjunct van de directeur o Karolien Rottiers, adjunct van de directeur Voor het Kabinet van Jo Vandeurzen, Vlaams minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin : o Bernadette Van Den Heuvel, raadgever woonzorg ouderen Voor Zorginspectie van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin: o Stef Van Eekert, afdelingshoofd Zorginspectie o Leen Goossens, teamverantwoordelijke Zorginspectie Voor de koepelorganisaties: o Zorgnet-Icuro; Roel Van de Wygaert o VVSG; Evi Beyl o VLOZO; Veronique De Schaepmeester Voor de vertegenwoordiging van gebruikers: o Vlaamse Ouderenraad, Nils Vandenweghe en Nathalie Sluyts Voor de KU Leuven, LUCAS: o Aline Sevenants, senior onderzoeker o Nele Spruytte, projectleiding In de colofon van de eerste handleiding staat omschreven wie aan de wieg stond van dit initiatief. De eerste handleiding (versie 1.5) verscheen in december De tweede handleiding (versie 1.6) verscheen in december De derde versie van de handleiding (versie 1.7.1) is verspreid eind januari Dit is de vierde update van de handleiding (versie 1.8) en wordt in januari 2018 verspreid. Nieuw aan deze handleiding is de aanvulling van de procesbeschrijving (zie hoofdstuk 2) en de herwerkte definities en meetprocedures van de kwaliteitsindicatoren (zie hoofdstuk 3). Over de meting van kwaliteit van leven is een korte aanvulling toegevoegd (zie hoofdstuk 4). Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding 1.8 2/183

3 Vanaf meetjaar 2018 zijn er verduidelijkingen en/of wijzigingen aangebracht voor de volgende indicatoren: Indicator A decubitus Indicator B onbedoeld gewichtsverlies Indicator C valincidenten Indicator D fysieke vrijheidsbeperking Indicator F influenzavaccinatie Indicator I zorgplan voor het levenseinde Feedback over en verbetersuggesties voor deze handleiding kunnen gestuurd worden naar referentiekaderkwaliteit@zorg-en-gezondheid.be Nieuws over het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra is te vinden op de website van Zorg en Gezondheid via volgende link: Via diezelfde link is ook een leeswijzer te vinden voor de aandachtspunten bij meetjaar Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding 1.8 3/183

4 Inhoud Inleiding 7 1 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Kwaliteit en de waarde van kwaliteitsindicatoren De zes uitgangspunten voor de opbouw van het Vlaams Indicatorenproject woonzorgcentra Uitgangspunt Uitgangspunt Uitgangspunt Uitgangspunt Uitgangspunt Uitgangspunt Het doel van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 15 2 Hoofdstuk 2 Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra De opbouw van de kwaliteitsindicatoren ( ) Vastlegging van het kader (2011) Piloottest met de eerste kwaliteitsindicatoren (2012) Stapsgewijze implementatie in Opvolging van implementatie en herwerking van indicatoren in Algemene werkwijze van de herwerking van de handleiding Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator A decubitus Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator C valincidenten Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator G medicatiegebruik Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator H overlijdensplaats Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator I levenseindezorg Opvolging van implementatie en herwerking van indicatoren in Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator B onbedoeld gewichtsverlies Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator D fysieke fixatie Argumentaties en achtergrond bij indicator F influenzavaccinatie Argumentaties en achtergrond bij indicator I zorgplan voor het levenseinde Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator V ziekteverzuim Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator W personeelsverloop Argumentaties en achtergrond bij indicator X vorming Opvolging van implementatie en herwerking van indicatoren in Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator A decubitus Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator B onbedoeld gewichtsverlies Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator C valincidenten Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator D fysieke fixatie Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator F influenzavaccinatie Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator I zorgplan voor het levenseinde Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicatoren V kortdurend ziekteverzuim en W personeelsverloop Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator G medicatiegebruik 44 Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding 1.8 4/183

5 2.6 Implementatieplanning voor Gegevensverzameling van alle indicatoren over een kalenderjaar Overzicht gegevensverzameling De kwaliteitscyclus met evaluatie en borging van de resultaten Werken met kwaliteitsindicatoren als onderdeel van een integraal kwaliteitsbeleid Validatiefase en feedbackrapportering 60 3 Hoofdstuk 3 Toelichting van de kwaliteitsindicatoren Het belang van betrouwbare registraties Handleiding per kwaliteitsindicator Thema 1: Kwaliteit van zorg en veiligheid Indicator A: Decubitus Indicator B: Onbedoeld gewichtsverlies Indicator C: Valincidenten Indicator D: Fysieke vrijheidsbeperking Indicator E: Medicijnincidenten Indicator F1: Influenzavaccinatie bij het zorgpersoneel Indicator G: Chronisch medicatiegebruik met systemisch effect Indicator H: Overleden bewoners met als overlijdensplaats het woonzorgcentrum Indicator I: Plan voor de zorg rond het levenseinde Thema 3: Kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisaties Indicator V: Ziekteverzuim bij het zorgpersoneel Indicator W: Zorgpersoneel dat het woonzorgcentrum vrijwillig of in onderling akkoord heeft verlaten Indicator Y: Jaarlijks gepresteerde vrijwilligersuren per woongelegenheid Hoofdstuk 4 De meting van kwaliteit van leven Inleiding Ontwikkeling van de meting van kwaliteit van leven ( ) De eerste metingen van kwaliteit van leven ( ) Verdere stappen in Literatuur 181 Tabellen Tabel 1: Beknopt overzicht van de 27 kwaliteitsindicatoren (dec 2011) 18 Tabel 2: Overzicht van de wijzigingen aan de indicatoren voor de zelfregistraties vanaf Tabel 3: Implementatie kalenderjaar Tabel 4: Schema met overzicht van de metingen voor 2018, 2019 en Figuren Figuur 1: Overzicht van de samenwerkingsrelaties binnen het Vlaams Indicatorenproject Woonzorgcentra 40 Figuur 2: Kwaliteitsbeleid als een continu proces 60 Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding 1.8 5/183

6

7 Inleiding Zorg en Gezondheid (ZG) werkt samen met de ouderenzorgsector aan kwaliteitsbeleid en kwaliteitsverbetering voor de Vlaamse woonzorgcentra. Met het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra wil men bepaalde aspecten van kwaliteit van zorg en kwaliteit van leven meten. De indicatoren geven een beeld van welomschreven onderdelen van kwaliteit. Door kwaliteitsindicatoren te formuleren en op gestandaardiseerde manier te meten, zijn er heel wat mogelijkheden op het vlak van kwaliteitsverbetering en transparantie. Doelstelling van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra is meervoudig: woonzorgcentra helpen bij hun kwaliteitswerking. De woonzorgcentra kunnen de indicatoren gebruiken als een hulpmiddel om zichzelf te evalueren en er hun kwaliteitsbeleid op baseren. Zo vormen de indicatoren voor de voorzieningen een kompas dat de weg wijst naar betere kwaliteit; bewoners of het bredere publiek informeren; de overheid kan de resultaten gebruiken bij inspecties of erkenningsbeslissingen; voorzieningen kunnen zich onderling met elkaar vergelijken (benchmarking) en er is monitoring mogelijk voor de gehele sector. Het Vlaamse indicatorenproject woonzorgcentra is een proces dat sinds 2011 op kruissnelheid kwam. Er is een intensieve samenwerking opgezet tussen alle relevante betrokkenen: Zorg en Gezondheid (als opdrachtgever), het kabinet van de Vlaams minister van Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, de vier koepelorganisaties van de Vlaamse woonzorgcentra, Zorginspectie, vertegenwoordigers van ouderen en vertegenwoordigers van medewerkers in de woonzorgcentra. LUCAS KU Leuven, Centrum voor Zorgonderzoek en Consultancy van de KU Leuven, stond mee in voor de inhoudelijke opbouw van dit project en voor de procesbegeleiding bij operationalisering en implementatie. Dit document is opgebouwd uit vier hoofdstukken die afzonderlijk kunnen worden doorgenomen. Hoofdstuk 1 bespreekt de doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. We gaan eerst in op de waarde, mogelijkheden en beperkingen van indicatoren in verhouding tot kwaliteit van wonen en zorg. Hierbij verduidelijken we ook de verhouding tussen kwaliteitsmonitoring en kwaliteitsevaluatie. Daarna gaan we in op zes essentiële uitgangspunten die zijn geformuleerd en in consensus goedgekeurd door de stuurgroep die de ontwikkeling van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra heeft begeleid. Tot slot verduidelijken we de doelstelling van dit systeem van kwaliteitsmonitoring en belichten we de rol van alle betrokkenen. Hoofdstuk 2 gaat in op de procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. Eerst schetsen we de weg die is afgelegd om te komen tot de initiële set van kwaliteitsindicatoren. Vervolgens wordt het stapsgewijs implementatieproces toegelicht dat in 2013 is opgestart. Daarna wordt telkens beschreven welke wijzigingen en verbeteringen zijn uitgevoerd in het werkjaar 2014, in het werkjaar 2015, in het werkjaar 2016 en tot slot in het werkjaar Hoofdstuk 3 gaat in detail in op de set van kwaliteitsindicatoren. Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra omvat kwaliteitsindicatoren over drie thema s: (1) kwaliteit van zorg en veiligheid, (2) kwaliteit van leven en (3) kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisatie. De indicatoren over kwaliteit van zorg en veiligheid en over Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding 1.8 7/183

8 kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisaties worden nauwkeurig omschreven. Telkens vindt men de relevantie, definitie, wijze van gegevensverzameling en de berekeningsformule van de indicator. Hoofdstuk 4 biedt een beknopt overzicht van de meting van kwaliteit van leven van bewoners in de Vlaamse woonzorgcentra. Hiervoor wordt niet gewerkt met zelfregistraties, maar gebeurden van face-to-face interviews met bewoners zonder cognitieve problemen en worden vragenlijsten verzameld bij contactpersonen van bewoners met cognitieve problemen. Er wordt een korte toelichting gegeven over de werkzaamheden hierover in Deze handleiding eindigt met een literatuurlijst. De stuurgroep vindt het belangrijk dat het werken met kwaliteitsindicatoren optimaal kan verlopen. Feedback over deze handleiding is van groot belang. Zowel praktijkervaringen zijn belangrijk, alsook de feedback van onderzoeksexperten. Suggesties ter verbetering zijn steeds welkom en kunnen verstuurd worden naar referentiekaderkwaliteit@zorg-en-gezondheid.be. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding 1.8 8/183

9 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 1 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Dit hoofdstuk bespreekt de doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. We gaan eerst in op de waarde, mogelijkheden en beperkingen van indicatoren in verhouding tot kwaliteit van wonen en zorg. Hierbij verduidelijken we ook de verhouding tussen kwaliteitsmonitoring en kwaliteitsevaluatie. Daarna gaan we in op zes essentiële uitgangspunten die zijn geformuleerd en in consensus goedgekeurd door de stuurgroep die de ontwikkeling van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra heeft begeleid. Tot slot verduidelijken we de doelstelling van dit systeem van kwaliteitsmonitoring en belichten we de rol van alle betrokkenen. 1.1 KWALITEIT EN DE WAARDE VAN KWALITEITSINDICATOREN Hoewel het begrip kwaliteit bijzonder veel wordt gebruikt, is het niet mogelijk een eenduidige definitie te geven van kwaliteit. Wel is men het erover eens dat het begrip kwaliteit meerdere dimensies omvat en dat het meten en opvolgen van kwaliteit een continu proces is (Demaerschalk, Hermans, Cuyvers & Van Audenhove, 2009). Internationaal groeit de aandacht voor kwaliteit van de lange-termijn-zorg. Het aantal ouderen stijgt sterk, en hierdoor neemt ook het aantal zorgafhankelijke ouderen toe die een beroep doen op thuiszorg of residentiële ouderenzorg. Andere redenen voor de toegenomen aandacht voor kwaliteit zijn: de Europese regelgeving legt voorzieningen uit de langdurige zorg op dat ze werk moeten maken van toegankelijke, kwalitatief hoogstaande en duurzame gezondheidszorg en langdurige zorg door de ontwikkeling van kwaliteitsnormen die een weergave zijn van internationale best practices en door het versterken van de verantwoordelijkheid van beroepsbeoefenaren en van patiënten en zorgvragers (Europese unie 2006, vermeld in Hoffman, e.a., 2010); ouderen zelf en de publieke opinie vragen naar meer transparantie: welke zorg en dienstverlening kan men krijgen?; de overheid wil evenzeer transparantie zodat er garanties zijn dat de overheidsmiddelen efficiënt en effectief worden ingezet; de sector en de voorzieningen zelf willen de eigen dienstverlening zo goed mogelijk optimaliseren binnen de beschikbare middelen en mogelijkheden. Kwaliteitsvolle zorg en dienstverlening in de woonzorgcentra belangt dus verschillende betrokkenen aan. Het is uiteraard een zaak van de woonzorgcentra, maar ook de overheid, ouderen zelf, familieleden, medewerkers, vrijwilligers en de buurt zijn betrokken bij het uitbouwen van kwaliteitsvol wonen en zorg. In het denken over kwaliteit maakt men vaak een onderscheid tussen structurele elementen van kwaliteit (bv. het beschikbare personeel om zorg te verlenen), proceselementen (bv. uitgewerkte procedures van zorgverlening) en resultaatselementen (bv. het aantal valincidenten bij bewoners) (Donabedian, 1988). Tot nu toe zijn veel inspanningen geleverd door de sector zelf en door de overheid om het kwaliteitsbeleid in woonzorgcentra verder gestalte te geven. De focus komt hierbij meer en meer te liggen op de resultaatsaspecten Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding 1.8 9/183

10 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra van kwaliteit (Van Eekert, 2009). De wettelijke erkenningsnormen vertrekken bijvoorbeeld nog altijd sterk vanuit een aandacht voor de structurele kwaliteit. Het kwaliteitsdecreet van 1997 vulde hierop aan met de vraag naar een kwaliteitshandboek met uitgewerkte procedures en explicitering van kwaliteitsprocessen. Het kwaliteitsdecreet van 2003 legt nog meer de nadruk op de resultaten van kwaliteitsvolle woonzorg en dienstverlening. Het uitbouwen van een kwaliteitsbeleid kan heel specifiek, maar ook breder worden benaderd (Demaerschalk e.a., 2009). In oorsprong is de aandacht voor kwaliteit sterk gerelateerd aan de uitkomsten van een productieproces. Ook in de zorg kan dit kwaliteitsbeleid zich dan heel specifiek richten op de uitkomsten van het primaire proces van de hulpverlening. Kwaliteitsbeleid in deze specifieke zin kijkt naar de processen en uitkomsten van de zorg en dienstverlening. Daarnaast kan een kwaliteitsbeleid ook breed worden opgevat, waarbij er ook aandacht gaat naar contextfactoren, structurele en procesmatige factoren die bijdragen tot dit resultaat. Recent wordt ook de vraag gesteld naar de relatie tussen kwaliteit van zorg enerzijds en kwaliteit van leven anderzijds (Netten e.a., 2012). Samen met andere auteurs pleiten we voor een complementaire visie op kwaliteitsbeleid waarbij zowel monitoring als evaluatie van belang zijn. Een volwaardig kwaliteitssysteem is gebaat met zowel kwaliteitsmonitoring als kwaliteitsevaluatie. Wat is precies het onderscheid tussen kwaliteitsmonitoring en kwaliteitsevaluatie? Monitoring verwijst naar het gebruik van periodieke metingen of registraties door middel van indicatoren. De doelstelling van monitoring is een zicht te krijgen op wat er zich afspeelt en tot welke resultaten iets leidt. Hiervoor worden indicatoren gebruikt die dus signaleren wat er gaande is. Evaluatie gaat een stap verder en heeft als doelstelling een zicht te krijgen op de waarom-vraag. Hoe en waarom gebeurt er precies wat er zich heeft voorgedaan? Kwaliteitsevaluatie is méér dan het gebruik van kwaliteitsindicatoren alleen. Ook andere informatiebronnen en contextuele factoren helpen ons te verklaren waarom iets gebeurt. Wat is een kwaliteitsindicator? Er bestaat tot nu toe geen specifieke definitie voor kwaliteitsindicatoren voor de welzijns- en gezondheidssector. We verwijzen daarom naar deze algemene definitie van een indicator: Op basis van systematische waarnemingen worden cijfers verzameld die essentiële informatie bevatten en die kunnen worden geordend in statistische tabellen, ofwel gekwantificeerd op interval/ordinaal niveau, ofwel nominaal, en die verwerkt worden tot indicatoren die een uitdrukking geven van de structuur of de verandering in fenomenen die verband houden met wetenschappelijke en/of beleidsmatige bekommernissen (Breda e.a., 2002; Horn, 1993, vermeld in Poelman, Hermans & Van Audenhove, 2011). Een indicator kan het best worden begrepen als een signaalwijzer: Wàt gebeurt er? Wàt heeft er zich voorgedaan? Een indicator is dus de bouwsteen van een monitoringssysteem. Het is een kwantificeerbare samenvattende maat en bestaat gewoonlijk uit een verhouding van teller ten opzichte van noemer. Dit betekent dat een indicator vaak uitgedrukt wordt in een percentage. Dit percentage wordt berekend op basis van een aantal kencijfers uit de formule (teller / noemer). Om tot een indicator te komen zijn dus een aantal elementaire kencijfers nodig. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

11 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Een voorbeeld van indicator is het percentage bewoners met een valincident. Dit moet verder verduidelijkt worden als de verhouding van de teller het aantal bewoners dat de afgelopen maand is gevallen tot de noemer het totaal aantal geobserveerde bewoners vermenigvuldigd met honderd. We halen nog twee belangrijke kenmerken aan van een indicator. Ten eerste: een indicator verwijst naar één aspect van kwaliteit en is per definitie dus ook beperkt. Eén indicator kan onmogelijk de totale kwaliteit van een woonzorgcentrum in beeld brengen. Het is belangrijk enerzijds voldoende diversiteit te hebben, zonder te vervallen in een overdaad aan indicatoren. Ten tweede: een indicator doet geen uitspraak over de áárd van de kwaliteit, hiervoor is een ruimere evaluatie nodig. Een indicator signaleert enkel wàt er zich voordoet op een bepaald domein. Dit kenmerk van een indicator is vaak misbegrepen. De waarde van een indicator ligt er dan in dat het een signaal geeft van belangrijke wijzigingen en zo het vertrekpunt kan vormen voor verbeteringen en veranderingen. Men spreekt dus niet van een goed of slecht resultaat aan de hand van een kwaliteitsindicator. Er is een ruimere evaluatie nodig en er moet de vraag worden gesteld: Waarom gebeuren er wijzigingen? Om terug te keren naar het voorbeeld. Een woonzorgcentrum kan het eerste jaar een percentage hebben van 9% (bewoners met een valincident de afgelopen maand) en het tweede jaar uitkomen op 16%. Beide percentages doen op zichzelf geen uitspraak over goed of slecht. Indicatoren roepen wel op tot uitgebreidere evaluatie: Waarom zijn er zoveel meer bewoners gevallen dit jaar? Dit vraagt nader onderzoek op basis van andere informatiebronnen dan het aangeleverde registratiemateriaal alleen. Misschien is de bewonerspopulatie meer mobiel met daardoor meer gelegenheid tot vallen? Misschien zijn er veel meer bewoners buiten het woonzorgcentrum gaan wandelen, wat aanleiding heeft gegeven tot meer valpartijen? De percentages zijn dus signaalwijzers, niet meer, maar ook niet minder. Hiermee komen we ook op de vraag naar de interpretatie van indicatoren. Een monitoringssysteem met kwaliteitsindicatoren kan leiden tot de ontwikkeling van referentiewaarden of normen ter interpretatie. Een indicator zegt op zichzelf niets, het is de uitdrukking van een fenomeen. Door te vergelijken met een referentiewaarde kan de indicator wel betekenis krijgen. Een eerste referentiewaarde zou kunnen zijn door te vergelijken doorheen de tijd. Door jaarlijkse metingen uit te voeren, kan een evolutie worden opgevolgd. Een tweede referentiewaarde zou erin bestaan te vergelijken met een groep van gelijkaardige woonzorgcentra. Het is dan interessant te leren van elkaar en te onderzoeken hoe de verschillen in gevonden cijferwaarden verklaard kunnen worden. Een laatste referentiewaarde kan soms gevonden worden in wetenschappelijke literatuur. Op grond van onderzoeksgegevens zijn richtcijfers bekend over de range waarbinnen bepaalde fenomenen zich voordoen. We kunnen dus stellen dat het werken met kwaliteitsindicatoren heel wat mogelijkheden biedt voor de verdere uitbouw van een kwaliteitsbeleid: het werken met indicatoren verplicht ons om aspecten van het wonen, leven en zorgen in het woonzorgcentrum op gestandaardiseerde wijze te registreren; de indicatoren bieden een gemeenschappelijke taal om over kwaliteit te spreken. De eenvoud biedt houvast; de indicatoren roepen op en nodigen uit tot verdere evaluatie. Ze zijn het startpunt voor verbeteracties in de Plan-do-check-act-cyclus binnen de eigen organisatie. Tegelijk zijn er ook valkuilen verbonden aan het werken met kwaliteitsindicatoren: Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

12 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra indicatoren zeggen uit zichzelf weinig over de ààrd van de kwaliteit en moeten dus bij rapportering en communicatie zorgvuldig gehanteerd worden; indicatoren vertellen nooit het volledige kwaliteitsverhaal, daarvoor is uitgebreidere evaluatie nodig; de opbouw van een goed monitoringssysteem en vooral de nodige referentiewaarden voor de indicatoren vergt kennis en tijd. In de volgende paragraaf bespreken we de uitgangspunten die zijn vastgelegd voor de ontwikkeling van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. 1.2 DE ZES UITGANGSPUNTEN VOOR DE OPBOUW VAN HET VLAAMS INDICATORENPROJECT WOONZORGCENTRA Bij aanvang van het project stelde LUCAS KU Leuven de volgende zes uitgangspunten voorop waarbinnen het Vlaams indicatorenproject voor de woonzorgcentra vorm diende te krijgen: 1. Standaarden en thema s van kwaliteit vertrekken vanuit een brede visie op kwaliteit van zorg en kwaliteit van leven van kwetsbare ouderen. 2. Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra wordt ontwikkeld in een filosofie van dialoog in plaats van controle. 3. Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra met thema s en indicatoren vormt het startpunt voor de verdere uitbouw van evaluatie. Indicatoren alleen bieden geen grondige evaluatie van de kwaliteit, maar zijn wel een belangrijk element van kwaliteitsmanagement. 4. Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra met thema s en indicatoren houdt voldoende rekening met een haalbare implementatie in de praktijk. 5. Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra streeft naar zoveel mogelijk gebruik van resultaatindicatoren. Ook structuur- en procesindicatoren kunnen worden opgenomen. 6. De indicatoren zijn gebaseerd op perspectieven van verschillende betrokkenen en groepen. Zowel objectief meetbare indicatoren hebben een plek, alsook subjectieve informatie van gebruikers, familie en medewerkers. Deze zes uitgangspunten zijn goedgekeurd door de stuurgroep en worden dan ook gebruikt voor de verdere opbouw van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. We lichten de zes uitgangspunten hieronder verder toe Uitgangspunt 1 Standaarden en thema s van kwaliteit vertrekken vanuit een brede visie op kwaliteit van zorg en kwaliteit van leven van kwetsbare ouderen. Niet enkel de klinische zorgaspecten zijn van belang, het is ook nodig oog te hebben voor een kwaliteitsvol wonen en leven. Internationaal gezien is er meer en meer aandacht voor kwaliteit van zorg in de residentiële ouderenzorg (Hoffman & Leichsenring, 2011; Nies & Leichsenring, 2011). Kwaliteit van leven is even belangrijk als kwaliteit van zorg (Netten e.a., 2012). Een alomvattend kwaliteitssysteem heeft oog voor zowel kwaliteit van zorg als kwaliteit van leven. We leggen de focus vooral op kwaliteitsverwachtingen (dit zijn niet-juridisch afdwingbare aspecten), eerder dan op wettelijke minimumnormen. De wettelijke vereisten kunnen mee opgenomen zijn in het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra, maar gelden niet als indicator. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

13 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Redenen voor de focus op verwachtingen zijn ingegeven vanuit de vaststelling dat het werken met absolute normen of minimale normen in de praktijk niet zo goed werkt. Werken met minimumnormen fnuikt innovatie en verbetering, het schaadt het imago van de sector en werkt demotiverend voor medewerkers en organisaties. Het geeft ook aanleiding tot oeverloze discussies ( Wat is een aanvaardbaar percentage valincidenten? ) in plaats van te stimuleren tot actie en verbetering (Hoffman e.a., 2010). Daarom wordt voor het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra gezocht naar indicatoren die verwijzen naar verwachtingen inzake kwaliteit van zorg en kwaliteit van leven en die aanzetten tot verbeteringen in de zorgpraktijk Uitgangspunt 2 Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra wordt ontwikkeld in een filosofie van dialoog in plaats van controle. Woonzorgcentra moeten met de kwaliteitsindicatoren zelf aan de slag kunnen om kwaliteit te verbeteren. De indicatoren zijn dus in eerste instantie bedoeld om voorzieningen zelf zicht te laten krijgen op kernaspecten van het wonen, leven en werken in een woonzorgcentrum. Er is aandacht voor hoe de woonzorgcentra zoveel mogelijk zelf kunnen werken met de indicatoren: bruikbaarheid en haalbaarheid zijn belangrijk. Dit betekent o.a. ook zelf de informatie verzamelen Uitgangspunt 3 Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra bestaande uit thema s en indicatoren vormt het startpunt voor de verdere uitbouw van evaluatie. Indicatoren alleen bieden geen grondige evaluatie van de kwaliteit, maar zijn wel een belangrijk element van kwaliteitsmanagement. Het is duidelijk dat het zoeken naar haalbare en bruikbare kwaliteitsindicatoren ook raakvlakken heeft met andere ontwikkelingen (cfr. supra). Dit project is te beschouwen als een eerste opstap, een vertrekbasis voor verdere stappen in kwaliteitsbeheer Uitgangspunt 4 Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra met thema s en indicatoren houdt voldoende rekening met een haalbare implementatie in de praktijk. Bij het ontwikkelen van indicatoren zijn extreem gesteld twee werkwijzen mogelijk. In een theoretische benadering worden in de eerste plaats kwaliteitsdoelstellingen voorop gezet, hieruit vervolgens indicatoren ontwikkeld en opgemaakt en ten slotte gezocht naar beschikbaar cijfermateriaal om die indicatoren te meten. In een pragmatische benadering kijkt men eerst naar het beschikbare cijfermateriaal om hieruit indicatoren op te bouwen en die vervolgens te kaderen binnen een bepaalde doelstelling. In de voorbereiding van het Vlaams indicatorenproject werken we met een tussenvorm. We beperken ons niet tot de pragmatische benadering die enkel voortbouwt op wat er momenteel aan beschikbaar cijfermateriaal is. Tegelijk is het niet de opzet een uitgebreid theoretisch kader te ontwikkelen, de globale doelstelling is gekend: aandacht voor kwaliteit van zorg en voor kwaliteit van leven. We combineren wetenschappelijke input over standaarden of doelstellingen en indicatoren enerzijds met input vanuit de praktijk omtrent haalbaarheid en beschikbaar registratiemateriaal. Zo moet deze aanpak leiden tot een beperkte maar haalbare set van meetbare indicatoren. Ook in de opvolging wordt gestreefd naar een evenwicht tussen theoretische en wetenschappelijke Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

14 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra relevantie en praktische haalbaarheid. Dit gebeurt door inbreng en betrokkenheid vanuit zowel wetenschappelijke experten als vanuit de praktijkdeskundigheid van de woonzorgcentra Uitgangspunt 5 Het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra streeft naar zoveel mogelijk gebruik van resultaatindicatoren. Ook structuur- en procesindicatoren kunnen worden opgenomen. Met resultaatindicatoren wordt bedoeld dat ze een beeld geven van het resultaat van de zorg- en dienstverlening. Die resultaten gaan over de situatie van de bewoners, of van die van medewerkers uit de organisatie. Voor een goed monitoringssysteem is een beperkte maar goed gefocuste opzet noodzakelijk. Daarom richten we ons vooral op resultaatindicatoren. Welke aspecten geven een zicht op het resultaat van goede kwaliteit van zorg en goede kwaliteit van leven in een woonzorgcentrum? Hoe kunnen die in één of meerdere relevante en haalbare indicatoren worden gemeten? Uitgangspunt 6 De indicatoren zijn gebaseerd op perspectieven van verschillende betrokkenen en groepen. Zowel objectief meetbare indicatoren hebben een plek, alsook subjectieve informatie van gebruikers, familie, medewerkers of vrijwilligers. Het is een misvatting te denken dat indicatoren enkel objectieve cijfers zijn. Indicatoren zijn wel altijd cijfermatige signaalwijzers, maar de gegevens waaruit ze zijn opgebouwd kunnen zowel objectief als subjectief zijn. Voor de indicatoren van kwaliteit van zorg lijken meer objectieve gegevens voorhanden (vb. medicatiegebruik), terwijl voor het meten van de kwaliteit van leven we er niet omheen kunnen om ook subjectieve beoordelingen mee op te nemen. Uit subjectieve beoordelingen zijn ook indicatoren op te bouwen (bijvoorbeeld: percentage bewoners dat tevreden is over de maaltijden). Wel is het altijd noodzakelijk dat de indicatoren voldoende validiteit en betrouwbaarheid hebben. Validiteit betekent dat de indicatoren een meting zijn van wat er werkelijk bedoeld wordt te meten. Betrouwbaarheid betekent onder meer dat meerdere personen tot dezelfde bevindingen zouden komen voor deze indicator. Hoewel het internationaal onderzoek over kwaliteitsindicatoren specifiek voor de woonzorgcentra pas van heel recente datum is, is er maximaal voortgebouwd op deze literatuur. Zo is gestart met indicatoren die een wetenschappelijke onderbouwing hebben op het vlak van validiteit en betrouwbaarheid en is daaruit gezocht naar indicatoren die noodzakelijk en haalbaar zijn. Vanaf 2016 wordt de validiteit en betrouwbaarheid van de zelfregistraties kwaliteit van zorg en de metingen kwaliteit van leven meer in detail bestudeerd, zodat eventuele remediëring hiervoor mogelijk is. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

15 Hoofdstuk 1 Doelstelling en opzet van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 1.3 HET DOEL VAN HET VLAAMS INDICATORENPROJECT WOONZORGCENTRA Het Vlaams indicatorenproject omvat de ontwikkeling, implementatie en opvolging van een monitoringssysteem met kwaliteitsindicatoren. Sinds 2011 wordt hieraan gewerkt vanuit Zorg en Gezondheid (ZG) in samenspraak en dialoog met alle betrokkenen uit de woonzorgcentra. LUCAS KU Leuven nam hierbij de procesbegeleiding en inhoudelijke voorbereiding op zich. Een stuurgroep heeft het volledige traject opgevolgd en blijft waken over de opzet en doelstelling van het project. Het project verliep tot nu toe in drie grote stappen: de opbouw en ontwikkeling van de kwaliteitsindicatoren (zowel kwaliteit van zorg als kwaliteit van leven), de implementatie ervan in de praktijk en de opvolging en bijsturing van de gehanteerde werkwijze. Hoofdstuk twee gaat dieper in op deze procesbeschrijving. We sluiten dit hoofdstuk af met een samenvatting van het doel en de opzet van het Vlaams indicatorenproject. De doelstelling van het werken met kwaliteitsindicatoren is ambitieus (cfr. stuurgroep 26/9/2011). In de eerste plaats moet het werken met kwaliteitsindicatoren de woonzorgcentra zelf aanzetten tot kwaliteitsverbetering. Het systeem wordt ook zo opgevat dat de voorzieningen zelf de nodige gegevens moeten registreren over de kwaliteit van zorg in het woonzorgcentrum. Bijkomend wordt ernaar gestreefd dat het monitoringssysteem van kwaliteitsindicatoren ook bruikbaar is voor beleidsmonitoring, voor kwaliteitsverbetering, voor publieksrapportering en voor zorginspectie. Het volgend hoofdstuk beschrijft het proces dat tot nu toe is doorlopen met de ontwikkeling, implementatie en opvolging van het Vlaams indicatorenproject voor de woonzorgcentra. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

16 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 2 Hoofdstuk 2 Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Dit hoofdstuk beschrijft de opbouw, implementatie en opvolging van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. Eerst schetsen we de weg die is afgelegd om te komen tot de initiële set van kwaliteitsindicatoren. Vervolgens wordt het stapsgewijze implementatieproces toegelicht dat in 2013 is opgestart. Daarna wordt in opeenvolgende paragrafen telkens beschreven welke wijzigingen en verbeteringen zijn uitgevoerd in het werkjaar 2014, 2015, 2016 en DE OPBOUW VAN DE KWALITEITSINDICATOREN ( ) Vastlegging van het kader (2011) Met de kwaliteitsindicatoren wil de Vlaamse overheid de woonzorgcentra ondersteunen in hun kwaliteitsbeleid. In 2011 is eerst het globale kader vastgelegd, in 2012 is een piloottest uitgevoerd om de kwaliteitsindicatoren preciezer te definiëren en te testen. Het project is geleid door een stuurgroep die in de periode was samengesteld uit de volgende leden: Voor Zorg en Gezondheid: o Chris Vander Auwera, administrateur-generaal en voorzitter van de stuurgroep o Annemie Doms, afdelingshoofd RGZ o Veerle Van der Linden, teamverantwoordelijke ouderenzorg o Nathalie Stallaert, stafmedewerker RGZ Voor het Kabinet van Vlaams minister Jo Vandeurzen: o Saskia Mahieu en Rob Vanhemel, raadgevers woonzorg en ouderen Voor Zorginspectie: o Stef Van Eekert, afdelingshoofd zorginspectie Voor de koepels: o Zorgnet Vlaanderen; Tarsi Windey en Roel Van de Wygaert o VVSG; Elke Vastiau en Annelies De Ridder o FOS; Luc Griep o Ferubel; Daniël Vandermeulen Voor de KU Leuven, LUCAS: o Nele Spruytte, senior onderzoeker o Liza Van Eenoo, wetenschappelijk medewerker Op grond van internationale wetenschappelijke literatuur is er in 2011 eerst een longlist samengesteld met 122 resultaatgeoriënteerde indicatoren die zicht geven op kwaliteit van zorg en kwaliteit van leven in een woonzorgcentrum (intern document dd. 6 oktober 2011). De indicatoren uit de longlist zijn geordend in drie thema s: kwaliteit van zorg en veiligheid, kwaliteit van leven en kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisaties. In vier focusgroepen zijn met alle relevante stakeholders (gebruikers, familieleden, zorgmedewerkers inclusief CRA, zorgmanagement, beleid, inspectie) telkens onderdelen van deze longlist overlopen en bediscussieerd. Op Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

17 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra basis van een beoordeling van de noodzakelijkheid en de haalbaarheid is een selectie uitgevoerd. Bedoeling is te komen tot een beperkte set van noodzakelijke en haalbare indicatoren die in een eerste stap zullen worden uitgetest voor verdere implementatie. Op 29 november 2011 is een laatste discussiedag gehouden met de experten die deelnamen aan de focusgroepen. De opzet van de discussiedag was tweeledig: (1) het synthetiseren en borgen van de gekozen beperkte set van noodzakelijke en haalbare indicatoren en (2) het voorbereiden en input bieden voor het implementatieproces. Om te komen tot de geselecteerde kwaliteitsindicatoren is er dus gewerkt met een tussenvorm tussen een theoretische benadering (opbouw van theoretische doelstellingen en die vertalen in indicatoren) en een pragmatische benadering (vertrekken vanuit bestaande registraties van indicatoren en die opnemen als doelstellingen). Telkens is rekening gehouden met relevantie (inhoudelijke noodzakelijkheid) en met haalbaarheid (praktische realiseerbaarheid). Dit resulteerde in de synthese van 27 kwaliteitsindicatoren, verdeeld over drie grote thema s: (1) kwaliteit van zorg en veiligheid, (2) kwaliteit van leven en (3) kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisatie. Tabel 1 biedt een samenvattend overzicht van de kwaliteitsindicatoren na de discussiedag van 29 november 2011 (zie intern synthesedocument dd. 12 december 2011). We merken op dat de stuurgroep consensus bereikte over de globale thema s, subthema s en indicatoren, maar dat er in december 2011 nog geen definitief uitgewerkte operationalisatie was van de indicatoren. Dit verklaart waarom de omschrijving van de indicatoren in tabel 1 niet helemaal overeenstemt met de finale set kwaliteitsindicatoren zoals ze verderop wordt toegelicht in deze handleiding. Dit overzicht biedt wel de leidraad voor de verdere uitbouw van het Vlaams indicatorenproject. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

18 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Tabel 1: Beknopt overzicht van de 27 kwaliteitsindicatoren die noodzakelijk en haalbaar werden geacht voor een eerste opbouw van Vlaams indicatorenproject voor de woonzorgcentra (dec 2011) Kwaliteits-indicator Omschrijving Thema 1: Kwaliteit van zorg en veiligheid A % bewoners met decubitus categorie 2 tot en met 4 (ontstaan in het woonzorgcentrum) B % bewoners met onbedoelde en niet in het behandelbeleid passende gewichtsafname in de afgelopen maand C % bewoners met een valincident D % bewoners met een dagelijkse fysieke vrijheidsbeperking (al dan niet ondersteund met een fixatiedocument) E % bewoners dat de afgelopen dertig dagen te maken had met een medicijnincident F % personeel dat het afgelopen jaar gevaccineerd is tegen influenza G % bewoners met meer dan 5 voorgeschreven geneesmiddelen H % bewoners gestorven in het woonzorgcentrum I % bewoners dat beschikt over een up-to-date plan voor de zorg rond het levenseinde, dat in overeenstemming is met hun voorkeuren Thema 2: Kwaliteit van leven 2.1: Lichamelijk welbevinden en gezondheid J % bewoners (of vertegenwoordigers) dat tevreden is over de smaak en de kwaliteit van de maaltijden K % bewoners (of vertegenwoordigers) dat een goede persoonlijke verzorging ervaart 2.2: Woon- en leefklimaat L De mate waarin bewoners (of vertegenwoordigers) een goed wooncomfort ervaren M De mate waarin bewoners (of vertegenwoordigers) een goede sfeer ervaren 2.3: Privacy en autonomie N % bewoners (of vertegenwoordigers) dat vindt dat hun privacy voldoende is beschermd O De mate waarin bewoners (of vertegenwoordigers) een goede zelfstandigheid/autonomie ervaren 2.4: Integratie en sociale activiteiten P De mate waarin bewoners (of vertegenwoordigers) goede mogelijkheden voor dagbesteding ervaren 2.5: Vraaggerichtheid Q R S T % bewoners (of vertegenwoordigers) dat vindt dat het personeel vriendelijk is % bewoners (of vertegenwoordigers) dat vindt dat klachten goed worden opgevolgd % bewoners (of vertegenwoordigers) dat vindt dat ze voldoende informatie krijgen over het leven in het woonzorgcentrum % bewoners (of vertegenwoordigers) dat het gevoel heeft dat het personeel tijdig en op een juiste manier reageert als men om hulp vraagt 2.6: Inspraak en onderhandelde zorg U % bewoners (of vertegenwoordigers) dat vindt dat ze voldoende inspraak hebben in de zorg en begeleiding die ze krijgen Thema 3: Kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisatie V % ziekteverzuim (langdurend-kortdurend) W % medewerkers met vast contract dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum vrijwillig of in onderling akkoord heeft verlaten X Aantal dienstjaren werkzaam IN het huidig woonzorgcentrum Y Specialisatie van zorgverleners Z Aantal uren vorming bovenop verplichte vorming per medewerker AA Aantal vrijwilligerscontracten per bewoner Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

19 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Piloottest met de eerste kwaliteitsindicatoren (2012) Vanaf januari 2012 is negen maanden gewerkt aan de voorbereiding, realisatie en evaluatie van een piloottest. Hierbij is gefocust op de indicatoren over de kwaliteit van zorg en veiligheid (9 indicatoren) en op de indicatoren over de kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisatie (6 indicatoren). De uitwerking en implementatie van de indicatoren over de kwaliteit van leven van bewoners (12 indicatoren) is in 2013 aangepakt (zie verder hoofdstuk vier). Voor de piloottest werd samengewerkt met acht woonzorgcentra. We danken de referentiepersonen en directies van deze voorzieningen. Residentie Christoff, Varsenare WZC De Meers, Waregem WZC De Zilverberg, Roeselare WZC OLV met Rozen, Ninove WZC St. Henricus, Rumbeke WZC Ter Berk, Anzegem WZC Ter Walle, Menen WZC Westerlinde, Roeselare Bij de selectie van deze acht woonzorgcentra stond diversiteit voorop. De schaalgrootte, het juridisch statuut, de ervaring met kwaliteitsmonitoring en het niveau van digitalisering varieerde sterk tussen de acht woonzorgcentra. Op gebied van digitalisering zijn er twee woonzorgcentra gekozen die geen ervaring hadden met elektronische zorgdossiers, twee woonzorgcentra die werken met elektronische zorgdossiers, twee woonzorgcentra die werken met het BelRAI-instrument en twee woonzorgcentra die werken met het Navigatorinstrument. Zowel het BelRAI-instrument ( als het Navigatorinstrument ( zijn gevalideerde kwaliteitsmonitoringsinstrumenten waarin kwaliteitsindicatoren verwerkt zitten. Er is in de piloottest gezocht naar een zo goed mogelijke aansluiting bij deze wetenschappelijke instrumenten. De piloottest had meerdere doelstellingen: de haalbaarheid en tijdsinvestering van deze monitoring in kaart brengen, een implementatiemethode uitwerken en er een geschikte rapportering voor ontwikkelen. De initiële definities en meetprocedures zoals opgemaakt uit de literatuur en uit inzichten tijdens de voorbereidende focusgroepen zijn verder op punt gesteld dankzij de feedback van de medewerkers uit het praktijkveld en op grond van hun testervaringen. In het najaar 2012 is de handleiding met kwaliteitsindicatoren afgewerkt (stuurgroep 12sep12). Een stapsgewijs implementatieplan is opgemaakt en dit is samen met de handleiding toegelicht aan de sector op meerdere provinciale informatiedagen. De eerste versie van de handleiding is aan de woonzorgcentra bezorgd in december In de volgende paragraaf beschrijven we het werkjaar 2013 en de stapsgewijze implementatie van het werken met kwaliteitsindicatoren. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

20 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 2.2 STAPSGEWIJZE IMPLEMENTATIE IN 2013 Sinds 2013 is er gewerkt met een stapsgewijze implementatie. De globale opzet houdt in: dat de woonzorgcentra zelf instaan voor de registraties; dat er op gestandaardiseerde en gestructureerde wijze gegevens worden verzameld. Dit gebeurt op afgesproken referentiedagen of referentieperiodes gespreid over een volledig kalenderjaar; dat de woonzorgcentra voor een minimaal aantal indicatoren zelf berekeningen uitvoeren op de verzamelde gegevens. Deze handleiding verduidelijkt de werkwijze; dat er twee maal per jaar (d.i. op 31 januari en 31 juli) gegevens worden doorgegeven aan Zorg en Gezondheid waarmee de indicatoren vervolgens berekend kunnen worden (Deze berekeningen gebeuren niet door de woonzorgcentra zelf;. dat er minstens jaarlijks feedback wordt voorzien voor de woonzorgcentra. Deze feedback gebeurt individueel aan elk woonzorgcentrum; dat de geanonimiseerde groepsresultaten kunnen worden gecommuniceerd via de website van Zorg en Gezondheid; dat het geheel van deze monitoring (gegevensverzameling, verwerking, rapportering) zal worden opgevolgd door een stuurgroep met relevante betrokkenen. De registratie van gegevens door de woonzorgcentra startte in Uiterlijk 31 juli 2013 werden zeven indicatoren verplicht, en twee indicatoren optioneel opgevraagd. Het implementatieplan voorzag dat op 31 januari 2014 zeven bijkomende verplichte indicatoren, en één extra optionele indicator werden opgevraagd. Vanaf 2014 worden er telkens op 31 juli acht verplichte en drie optionele kwaliteitsindicatoren opgevraagd en op 31 januari daaropvolgend nog eens acht verplichte indicatoren en twee optionele indicatoren. Na volledige implementatie van alle indicatoren werden op die wijze zestien verplichte en vijf optionele kwaliteitsindicatoren jaarlijks opgevraagd. Op die manier is het de bedoeling dat er gradueel een databestand wordt opgebouwd met vergelijkingsmateriaal voor de volgende metingen. (Merk op dat sinds 2014 dit implementatieplan is bijgestuurd). De kwaliteitsindicatoren die niet verplicht waren, maar optioneel, zijn in de voorbereidingsfase steeds als belangrijk aanzien. Uit de piloottest bleken deze optionele indicatoren niet altijd even haalbaar voor elk woonzorgcentrum. Het werd elk woonzorgcentrum vrij gelaten om de gegevens voor deze optionele indicatoren in te sturen. Het was wel de bedoeling dat er ook hier uit de resultaten kan geleerd worden, bijvoorbeeld door vergelijking met andere woonzorgcentra of door vergelijking doorheen de tijd. Het oorspronkelijke implementatieplan voor de jaren 2013, 2014 en 2015 is vanaf 2014 aangepast en bijgestuurd in functie van de ervaren noden van het project. Zo zijn de definities vanaf 2014 gewijzigd voor sommige indicatoren en ook in de daarop volgende jaren zijn wijzigingen doorgevoerd. Vanaf 2016 wordt er niet langer gewerkt met optionele indicatoren, alle indicatoren zijn verplicht te registreren door de woonzorgcentra. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

21 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 2.3 OPVOLGING VAN IMPLEMENTATIE EN HERWERKING VAN INDICATOREN IN 2014 De stuurgroep die betrokken was bij de opbouw van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra en de eerste implementatie, blijft het proces verder opvolgen. In 2014 is de opdracht gegund aan LUCAS, Centrum voor Zorgonderzoek en Consultancy van de KU Leuven om dit proces gedurende twee jaar wetenschappelijk te begeleiden. Het opvolgen van het monitoringssysteem met kwaliteitsindicatoren omvat meerdere sporen: bewaken van de gegevensverzameling (Is de handleiding duidelijk genoeg? Gebeurt het doorgeven van de cijfers vlot?); bewaken van de gegevensverwerking (uitzuiveren van foute registraties, analyse van de data); opmaken van feedbackrapportering (Is het individueel feedbackrapport over de indicatoren nuttig? Kan er rapportage komen over de gehele sector?); ondersteunen van verbeter- en borgingsacties die het werken aan kwaliteit in de woonzorgcentra versterken. In overleg met de opdrachtgever is prioriteit gegeven aan het verbeteren van de gegevensverzameling door het verder op punt stellen van de handleiding. De feedbackrapportering is eveneens aangepakt (zie hieronder). Daarnaast is in 2014 vooral gewerkt aan de implementatie van het meten van kwaliteit van leven. Hiervoor verwijzen we naar hoofdstuk vier Algemene werkwijze van de herwerking van de handleiding In de periode van maart tot en met december 2014 is gewerkt aan het verbeteren van de handleiding en het verder op punt stellen van de definities en meetprocedures van kwaliteitsindicatoren. Hiervoor is een stapsgewijze methodiek gehanteerd: de feedback die Zorg en Gezondheid ontvangen heeft vanuit het praktijkveld is gesynthetiseerd en samengevat; experten vanuit de praktijk en onderzoek zijn betrokken en om actief advies gevraagd met het oog op het remediëren van de ervaren moeilijkheden bij het meten van deze indicatoren. Op basis hiervan formuleerde LUCAS KU Leuven een nieuw voorstel van definitie en meetprocedure; dit nieuwe voorstel is vervolgens voorgelegd aan een gebruikersgroep die advies verleende; het finale voorstel van elke indicator is besproken en goedgekeurd door de stuurgroep. Er is in 2014 dus een gebruikersgroep samengesteld en doorgestart. Deze gebruikersgroep bestaat uit vertegenwoordigers van de koepelorganisaties en directies en medewerkers van woonzorgcentra. Deze gebruikersgroep bestond in 2014 uit de volgende leden: Vertegenwoordiging van medewerkers en directie van woonzorgcentra o WZC Home Claire in Gent, Caroline Van Assche o Residentie Christoff in Varsenare, Delphine Wybouw o WZC Buitenhof in Brasschaat, Kurt Stabel o WZC Keienhof in Tienen, Geert Roggen o OCMW Kampenhout, Marc Dierick o Zorgbedrijf Antwerpen, Franky Van Cauwenberghe o OCMW Aalst, Nancy Boterberg o WZC Castelmolen in Merelbeke, Veronique De Geyter o WZC t Neerhof in Brakel, Bea Saelens /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

22 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra o o o o WZC Avondsterre in Gent, Peter Mornie WZC Onze-Lieve-Vrouw in Wezembeek-Oppem, Jean-Paul Van Dam WZC Sint-Jozef in Berchem, Luc De Wulf WZC Sint-Jozef in Wiekevorst, Geert Lambaerts Vertegenwoordiging van Zorginspectie van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin o Veerle Broeckx Vertegenwoordiging van de koepelorganisaties o Annelies De Ridder, VVSG o Luc Griep en Anouchka Mersch, VLOZO o Roel Van de Wygaert, Zorgnet Vlaanderen o Daniël Vandermeulen, Ferubel Vertegenwoordiging van Zorg en Gezondheid o Veerle Van der Linden o Nathalie Stallaert LUCAS KU Leuven neemt de voorbereiding en de procesbegeleiding op zich van de gebruikersgroep. Deze gebruikersgroep heeft de volgende taken: - het inbrengen van voorstellen tot inhoudelijke verfijningen/verbeteringen die nodig zijn aan de handleiding en meetprocedures vanuit de ervaringen in de praktijk; - het inbrengen van helpende factoren en knelpunten bij de metingen van de indicatoren vanuit de praktijk (voorbereiding, gegevensverzameling zelf, doorgeven via e-loket); - het formuleren van verbeterpunten voor de feedbackrapportering; - het signaleren van goede praktijken die de uitbouw van een kwaliteitsbeleid in woonzorgcentra verder ondersteunen. In 2014 is met de gebruikersgroep, inbreng van externe experten en de stuurgroep gewerkt aan de verbetering van de volgende indicatoren: indicator A decubitus is herwerkt, de basisdefinitie is dezelfde gebleven, er is nog meer verduidelijkt dat de meting gebeurt op basis van observaties; indicator C valincidenten is herwerkt, de definitie is gewijzigd en verruimd naar alle valincidenten onafhankelijk van locatie; indicator G medicatiegebruik is herwerkt, de definitie is gewijzigd met focus op systemische medicatie met chronisch gebruik. De telling gebeurt door een verpleegkundige; indicator H overlijdensplaats is herwerkt, de basisdefinitie en procedure is dezelfde gebleven. Indicator I levenseindezorg is herwerkt, de definitie van plan voor de zorg rond het levenseinde is gewijzigd; verbeteringen aan de indicatoren V ziekteverzuim en indicator W personeelsverloop zijn opgestart en worden in 2015 verder uitgewerkt. In de volgende paragrafen vatten we de procesinformatie samen over de vijf kwaliteitsindicatoren die in 2014 zijn verbeterd en bijgestuurd Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator A decubitus Wat was de feedback, welke leerpunten en bijsturingen zijn er gebeurd in 2014 over deze indicator? Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

23 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Er komen globaal weinig opmerkingen bij deze indicator. Voor één iemand is niet duidelijk dat de meting gebaseerd is op een éénmalige incidentiemeting en dus geen continue registratie vergt. Het gedurende langere tijd opvolgen van decubituswondes is natuurlijk wel een mogelijkheid om verder op in te zetten bij het eigen interne kwaliteitsbeleid. Verder kan nog beter worden verduidelijkt dat de meting gebaseerd is op klinische observatie van de bewoner, en niet per definitie enkel uit het zorgdossier kan komen (al is de veronderstelling natuurlijk dat dit zorgdossier up-to-date is). Tot slot is voor één iemand niet duidelijk of de gegevens op bewonersniveau, dan wel de gesommeerde gegevens moeten worden doorgegeven aan Zorg en Gezondheid. Op de gebruikersgroep van 23 juni 2014 wordt de vraag gesteld of het mogelijk is de registratieperiode uit te breiden van één dag naar een periode van één week zodat de observatie tijdens het wekelijks badmoment kan plaatsvinden. Er is algemene consensus om dit niet te doen. Een doorligwonde is immers iets wat op zeer korte tijd kan ontstaan of evolueren/veranderen van graad. Bovendien is er n.a.v. de voorbije registratieronde niet de feedback gekomen dat de registratie op één dag in de praktijk voor problemen zorgt (is kwestie van planning). Vanuit wetenschappelijk oogpunt blijft het ook beter om de meting op één registratiedag te houden en een eenduidige incidentiemeting te hebben. Er wordt gevraagd of het mogelijk is de registraties te koppelen aan het zorgprofiel van de bewoners van het woonzorgcentrum. Dit is op dit moment nog niet mogelijk. De gebruikersgroep adviseert om de huidige werkwijze aan te houden van een meting op één referentiedag waarbij eventuele onduidelijkheden met twee zorgverleners worden beoordeeld om te komen tot een goede inschatting van de graad van decubitus. Het blijft een momentopname op één dag. Het vergt planning en voorbereiding om dit goed uit te voeren, maar is niet onmogelijk en betekent ook dat iedereen op dezelfde manier tewerk gaat. Op de stuurgroep van 4 juli 2014 wordt besloten dat observatie met twee personen geen verplichting inhoudt, maar wel gebeurt indien er twijfel of onduidelijkheid is na observatie door één medewerker. De nieuwe definitie en meetprocedure van deze indicator is te vinden in hoofdstuk Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator C valincidenten Wat was de feedback, welke leerpunten en bijsturingen zijn er gebeurd in 2014 over deze indicator? Hierna volgt eerst de synthese van de belangrijkste feedback na de eerste meetronde. Er is onduidelijkheid over welke valincidenten wel en niet meetellen. De handleiding versie 1.5 spreekt zichzelf tegen: bewoners die op een externe locatie ten val komen worden niet geregistreerd, maar tegelijk moeten alle meldingen wel worden geregistreerd. Er is de vraag of een bewoner die zelf een melding doet en verward is ook moet meetellen. Men vraagt een uniforme formulering: één of meer valincidenten en minstens één valincident. Consultatie van prof. Koen Milisen (KU Leuven) leert dat internationale cijfers meestal met prevalenties werken op jaarbasis. Een eerste voorstel van zijn kant is om te zien of jaarregistraties mogelijk zijn. Verder is het niet gebruikelijk om meldingen van valincidenten mee te nemen. Tot slot pleit prof. Koen Milisen er wel voor om àlle valincidenten mee te tellen, ook wanneer die buiten het woonzorgcentrum gebeuren tijdens de registratieperiode. Een valincident moet dan worden begrepen als een signaal dat er met de bewoner iets aan de hand is. De filosofie is dus bewonersgericht en vertrekt minder vanuit de vraag wie is hier verantwoordelijk?. Sommige woonzorgcentra zien deze indicator liever beperkt tot de valincidenten op het grondgebied van het woonzorgcentrum zelf, omdat ze daar het meeste vat hebben op veranderingen. Hoe een eenduidige definitie kan gemaakt worden van het grondgebied van het woonzorgcentrum is niet duidelijk. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

24 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Prof. Milisen en de collega s van het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen (EVV) merken nog op dat de indicator (méér dan één valincident) minstens zo belangrijk is dan de indicator (minstens één valincident), uit literatuurreview (Vlaeyen ea 2014). Op basis van deze input werkt LUCAS KU Leuven een voorstel uit: de incidentie van alle valincidenten en de incidentie van meer dan één valincident. We verduidelijken de teller van deze twee indicatoren dus tot alle valincidenten (ook diegene buiten het gebouw en grondgebied van het woonzorgcentrum). In de verdere uitwerking is het voorstel ook bekeken om twee optionele indicatoren in te voeren waarbij de noemer vernauwd is tot enkel die bewoners die een volledige maand aanwezig zijn in het woonzorgcentrum. Nadeel aan de optionele indicatoren is dat er wellicht veel bewoners buiten beeld blijven (bv als ze tijdelijk in het ziekenhuis verbleven, tellen ze niet mee). Voordeel: het gaat wel om die bewoners waar het woonzorgcentrum zelf het meest vat heeft op de zorg en dienstverlening, dus verbeteracties kunnen ook gerichter worden opgestart. Na bespreking op de gebruikersgroep van 23 juni 2014 is er gedragenheid voor het verplicht maken van de twee eerste indicatoren. Er is ook begrip voor het verbreden van de definitie naar alle valincidenten, omdat dit inderdaad verwijst naar de bewoner en diens problematiek. Er is geen draagvlak voor de bijkomende optionele indicatoren. Er wordt opgemerkt dat er in de praktijk soms nog onzekerheid is over wat een valincident is en of er gewild/ongewild iets heeft voorgedaan. Na overleg is besloten de internationale definitie aan te houden van Lamb e.a. (2005), die overigens ook door het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen wordt gehanteerd. Op de stuurgroep van 10 juli 2014 is er geen draagvlak gevonden voor de bijkomende optionele indicatoren, noch voor de suggestie vanuit het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen om het aantal valincidenten af te zetten ten opzichte van het totaal aantal ligdagen in de maand mei. Er wordt ook gekozen voor een registratie met de focus op de bewoner, d.w.z. registratie van elke val van bewoners waarvan men op de hoogte is (dus ongeacht de plaats van de val). Dit verschilt van een benadering die vertrekt vanuit de verantwoordelijkheid van het woonzorgcentrum (afbakening tot die locatie). De keuze voor een registratie los van locatie wordt ingegeven vanuit de redenering dat vallen aangeeft dat er een probleem is bij de bewoner, ongeacht de plaats waar hij/zij valt. De redenering is dus dat elke val waarvan men op de hoogte is wordt meegeteld. Bijkomende literatuur voor wie meer wil weten: Vlaeyen E, Coussement J, Leysens G, Van der Elst E, Delbaere K, Cambier D, Denhaerynck K, Dejaeger E, Dobbels F, Milisen K. Characteristics and effectiveness of fall prevention programs in nursing homes: A systematic review and meta-analysis of randomized controlled trials. Submitted. Deandrea, S., Bravi, F., Turati, F. et al. (2013). Risk factors for falls in older people in nursing homes and hospitals. A systematic review and meta-analysis. Archives of Gerontology and Geriatrics, 56(3), Neyens JCL, Dijcks BPJ, Twisk J, Schols J, Haastregt JCM van, Heuvel WJA van den, Witte LP de. A multifactorial intervention for the prevention of falls in psychogeriatric nursing home patients, a randomized controlled trial (RCT). Age and Ageing 2009; 38: Goede praktijken en tips uit de sector: - de website van het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen. Er is een nieuwsbrief waarin ook informatie wordt verschaft die van toepassing is op de woonzorgcentra. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

25 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Er is een praktijkrichtlijn ontwikkeld voor woonzorgcentra: Woonzorgcentra die dat zouden wensen kunnen de impact van het valincident bijkomend noteren en bijhouden. Het Expertisecentrum Val- en fractuurpreventie Vlaanderen geeft hierover het volgend advies. De voorkeur gaat naar de ICD 10 classificatie (zoals aanbevolen door Lamb et al. 2005). Indien dit niet haalbaar is, kunnen woonzorgcentra zelf op twee andere manieren de impact van het valincident registreren. 1/ Volgens Milisen et al 2007: Minor injuries: e.g., scrapes and scratches, bruises, superficial wounds that need no or minimal medical attention Major injuries: sprains, severe soft-tissue bruises, severe head injuries, joint distortions and dislocations, contusions, lacerations, loss of consciousness, and fractures Milisen K, Staelens N, Schwendimann R, De Paepe L, Verhaeghe J, Braes T, Boonen S, Pelemans W, Kressig RW, Dejaeger E. (2007). Fall Prediction in Inpatients by Bedside Nurses Using the St. Thomas s Risk Assessment Tool in Falling Elderly Inpatients (STRATIFY) Instrument: A Multicenter Study. Journal of the American Geriatrics Society 55: / volgens Navigator voor Woon- en Zor45gcentra ( Ernstklasse verwonding 1: schaafwonden, kneuzingen of huidwondjes die geen of weinig verzorging vragen en/of kleine snijwonden die geen hechting vereisen. Ernstklasse verwonding 2: verstuikingen, grote en/of diepe snijwonden, huidwonden of kleine kneuzingen die een medische en/of verpleegkundige interventie vereisen zoals een hechting, een verband, een spalk of een ijszak. Ernstklasse verwonding 3: botbreuken, bewustzijnsverlies, veranderingen in mentale of lichamelijke toestand die de tussenkomst van een arts vereisen Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator G medicatiegebruik Wat was de feedback, welke leerpunten en bijsturingen zijn er gebeurd in 2014 over deze indicator? Hierna volgt een synthese van de belangrijkste feedback na de eerste meetronde. o o o Men wil liever niet dat de zalven, shampoos en andere verzorgingsproducten meetellen, ook al staan die genoteerd op de medicatiefiche. Vraag is of dit eigenlijk daar ook wel hoort? In de praktijk van sommige woonzorgcentra gebeurt dit automatisch op die manier blijkbaar. Men wil liever niet de staand orders (vaste afspraken voor groep bewoners welke medicatie er kan worden gegeven ingeval een bepaald probleem) en medicatie indien nodig meetellen, omdat dit een grote verhoging betekent en niet inhoudt dat de persoon effectief de medicatie ook heeft gekregen. Er komt ook tegenargumentatie tegen het weglaten van staand order. Deze indicator zorgt voor bewustwording en kan ertoe leiden dat er een verschuiving optreedt met minder medicatie die altijd wordt toegediend, naar meer medicatie die zo nodig wordt toegediend. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

26 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra o o Verwijzend naar bepaalde neuroleptica of andere medicatie die ook zo nodig moet worden gegeven. Het is positief als dit niet continu wordt toegediend aan ouderen, maar als dit ertoe leidt dat het wel blijft sporadisch gegeven worden, met mogelijke schadelijke effecten of interacties, zou het wel zinvol zijn dit mee op te volgen. Dit pleit ervoor om ook een zicht proberen te krijgen op de hoeveelheid en gebruik van de medicatie die nu als staand order of zo nodig staat omschreven. We kunnen nadenken over de initiële opzet van deze indicator. In de wetenschappelijke literatuur vind je verwijzingen naar ongepaste medicatie (Potentially Inappropriate Medication PIM) en naar teveel medicatie (met een verhoogd risico bij deze doelgroep). Er is destijds gekozen voor het aantal verschillende soorten medicatie (polypharmacy). Vervolgens is advies ingeroepen van prof. R. Vander Stichele en zijn team (Ugent). Het voorstel is om de indicator te beperken tot de chronische medicatie, d.w.z. die langer dan een maand is toegediend en tot medicatie met systemisch effect. De groep van prof. Vander Stichele stuurde een ontwerp van inclusie- en exclusiecriteria door. LUCAS KU Leuven bouwde hierop voort en werkte de handleiding verder uit. In de bespreking met de gebruikersgroep op 23 juni 2014 blijkt dat er nog enkele voorbeelden ter verduidelijking nodig zijn om te weten welke geneesmiddelen wel meetellen en welke niet. De suggestie om te werken met ATC-codering is ingebracht, maar dit is enkel haalbaar als alle woonzorgcentra ook hun medicatie digitaal beheren. De suggestie komt om dit ook te bekijken met de apothekers. De gebruikersgroep kan mits een kleine wijziging akkoord gaan met dit voorstel. Het voordeel aan de nieuwe definitie is dat er meer duidelijkheid is en een vernauwing tot systemische en chronische medicatie die tegemoet komt aan de feedback hogerop. Het nadeel is dat deze nieuwe definitie een manuele telling vereist. De gebruikersgroep dringt erop aan dat met softwareleveranciers kan bekeken worden of dit ook meer automatisch en dus digitaal zou kunnen worden geregistreerd. Op de stuurgroep van 10 juli 2014 wordt het voorstel goedgekeurd. De volgende opmerkingen worden wel gemaakt. o o o o Er wordt gevraagd om een piloottest te doen in twee woonzorgcentra maar dit voorstel wordt niet weerhouden. De indicator komt tegemoet aan de kritiek die er op de definitie tot nu toe bestaat en er zijn duidelijkere inclusie- en exclusiecriteria. Nieuw is dat de telling door een verpleegkundige dient te gebeuren. De stuurgroepleden merken op dat het een grote tijdsbesparing zou zijn indien deze informatie over medicatiegebruik direct door apothekers zou kunnen worden aangeleverd. Verder zou er ook met de softwareleveranciers van zorgdossiers moeten bekeken worden of digitalisering de registratie kan vereenvoudigen. Staand orders die op de dag zelf zijn genomen moeten worden meegeteld. Daarom kan de telling best de dag na de referentiedag gebeuren zodat alle informatie correct is. Er worden nog suggesties geformuleerd voor minimale verduidelijking van de voorbeelden in de handleiding. De stuurgroep keurt het nieuwe voorstel van deze indicator goed. Bijkomende literatuur Tamura, B.K. Bell, CL., Inaba, M. & Masaki, K. (2012). Outcomes of polypharmacy in nursing home residents. Clinical Geriatric Medicine, 28, Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

27 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Elseviers, M., Vander Stichele, R.R., Van Bortel, L. (2014). Quality of prescribing in Belgian nursing homes: an electronic assessment of the medication chart. International Journal for Quality in Health Care, 26(1), Bourgeois, J., Elseviers, M.M., Azermai, M. e.a. (2012). Benzodiazepine use in Belgian nursing homes : a closer look into indiations and dosages. European Journal of Clinical Pharmacology, 68(5), Azermai, M., Elseviers, M., Petrovic, M. e.a. (2011). Assessment of antipsychotic prescribing in Belgian nursing homes. International Psychogeriatrics, 23(8), Elseviers, M.M., Vander Stichele, R.R., Van Bortel, L. (2010). Drug utilization in Belgian nursing homes: impact of residents and institutional characteristics. Pharmacoepedimiology and drug safety, 19(10), Goede praktijken en tips uit de sector Het kan interessant zijn om bij verdere uitdieping te kijken naar de soort medicatie die is toegediend. Er zijn meerdere lijsten beschikbaar die verwijzen naar potentially inappropriate medicine of mogelijk ongepaste medicatie voor ouderen. Internationaal verwijst men naar de Beerslijst, de START en STOPP-criteria of de lijst samengesteld door het PRISCUS-consortium Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator H overlijdensplaats Wat was de feedback, welke leerpunten en bijsturingen zijn er gebeurd in 2014 over deze indicator? Na de eerste meetronde zijn er twee vragen/bemerkingen bij deze indicator. Ten eerste vindt iemand deze indicator overbodig, omdat dezelfde informatie en ook veel uitgebreider al moet worden bezorgd aan de palliatieve zorgnetwerken. De vraag is of dat niet gestroomlijnd kan worden. De overheid merkt op dat de gegevens voor de palliatieve zorgnetwerken worden verzameld op het niveau van het gehele woonzorgcentrum en niet op het niveau van individuele bewoners. Bovendien is dit vrijwillig en gebeurt dit niet door alle woonzorgcentra. Ten tweede vraagt iemand zich af waarom bewoners in kortverblijf hier niet worden meegeteld (en bij sommige indicatoren wel). Antwoord: Voor de indicatoren over kwaliteit van zorg en veiligheid gaat het enkel om bewoners van het woonzorgcentrum (en niet diegene van een centrum voor kortverblijf). Omdat de indicatoren over zorgverleners en zorgorganisatie wel meer gericht zijn op het woonzorgcentrum is daar soms wel inclusie van bewoners uit kortverblijf. In de handleiding wordt dit duidelijk toegelicht. Op 17 juni 2014 vindt een expertenbijeenkomst plaats. Daar wordt voorgesteld indicator H te behouden, maar een bijkomende optionele indicator te meten, namelijk hoeveel van de overleden bewoners ook een palliatief statuut hadden. De experten opperden dat het eigenlijk beter is te meten percentage bewoners dat is overleden en waar de huisarts een palliatief dossier opstartte, maar omwille van de moeilijke definitie palliatief dossier zou kunnen worden gekozen voor de eenvoudige, afgeleide meting palliatief statuut. Op termijn wanneer deze optionele indicator ook sectorbreed bij de meerderheid van de bewoners het geval is, kan overwogen worden om de optionele indicator verder te vernauwen tot bewoners met een palliatief statuut van twee weken of langer. Op dit ogenblik lijkt die extra verfijning weinig meerwaarde te geven. Op de gebruikersgroep van 28/8/2014 wordt finaal geadviseerd om de indicator H te behouden zoals die is, maar om de optionele indicator H2 niet in te voeren. De volgende opmerkingen worden hierbij gemaakt: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

28 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra o o o Het zou wenselijk zijn dat de registraties in verband met het levenseinde in overeenstemming zijn met de cijfers die de woonzorgcentra dienen door te geven aan de palliatieve netwerken. Momenteel is medewerking aan die registraties van de palliatieve netwerken niet verplicht. De mogelijkheid tot stroomlijning wordt verder bekeken door de Vlaamse overheid. Over het behoud van de huidige indicator H bestaat algemene consensus. Er bestaat geen draagvlak voor het invoeren van de optionele indicator H2 omdat de aanwezigen de link niet zien tussen het verbeteren van kwaliteit enerzijds en registratie van het aantal overleden bewoners met palliatief statuut anderzijds. Daarnaast is het voor de aanwezigen ook niet duidelijk welke verbeteracties het woonzorgcentrum zelf hieraan kan koppelen. o Er wordt geopperd om in de toekomst mogelijk ook het aantal overlijdens tout court te monitoren. Op de stuurgroep van 9 september 2014 wordt dit advies van de gebruikersgroep gevolgd. De stuurgroepleden vragen de overheid om de afstemming met de registraties voor de palliatieve zorgnetwerken verder op te nemen Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator I levenseindezorg Wat was de feedback, welke leerpunten en bijsturingen zijn er gebeurd in 2014 over deze indicator? Na de eerste meetronde komen er vooral vragen over de criteria en definitie van een plan voor de zorg rond het levenseinde. De formuleringen wenselijk, zoveel mogelijk en aangeraden zijn te vaag. Het is niet duidelijk wat de minimale vereisten zijn uit de lijst met criteria. Er wordt in vraag gesteld dat een jaarlijkse evaluatie met de bewoner wel nodig is. Men vraagt zich af wanneer alle gegevens in het zorgdossier staan, maar niet samengevat in één document, of dat kan beschouwd worden als een plan voor de zorg rond het levenseinde. Men vraagt zich af wat er moet gebeuren bij bewoners zonder wettelijk vertegenwoordiger en zonder familie. Er is onduidelijkheid over de verschillen tussen wettelijk vertegenwoordiger, vertrouwenspersoon en aangeduide contactpersoon. Andere bedenkingen verwijzen naar de haalbaarheid van een jaarlijks gesprek rondom vroegtijdige zorgplanning, het feit dat men niet verplicht is een wettelijk vertegenwoordiger aan te duiden, onduidelijkheid over wat bedoeld wordt met therapiewensen, wat met een ondertekende DNR-verklaring, enz. Op 17 juni wordt deze indicator besproken met de experten en op basis hiervan is in de zomer 2014 door LUCAS KU Leuven een nieuw voorstel uitgewerkt. Er zijn twee pistes voorgesteld, waarbij er geen duidelijke consensus is gevonden voor de keuze van één van beide pistes. Telkens gaat het om een duidelijke indicator. Het eerste voorstel beperkt zich tot de registratie van het percentage bewoners met een aangewezen vertegenwoordiger. Dit is dus een geheel nieuwe indicator. Argumentatie hiervoor is dat het hebben van een aangewezen vertegenwoordiger vaak een vertrekpunt kan zijn voor vroegtijdige zorgplanning. Het tweede voorstel bouwt voort op de bestaande definitie, en geeft een welomschreven verduidelijking van een plan voor de zorg rond het levenseinde, waarbij er realisatie moet zijn van vier welomschreven criteria. Argumentatie hiervoor is dat het ganse proces van vroegtijdige zorgplanning in beeld kan worden gebracht. Op 28 augustus is het voorstel besproken met de gebruikersgroep. De leden van de gebruikersgroep adviseren dat indicator I wordt aangepast op basis van het tweede voorstel, met vereenvoudiging tot drie verplichte criteria in plaats van de huidige vier. Andere opmerkingen die gemaakt worden zijn: o Er bestaat onduidelijkheid over de gebruikte terminologie om te verwijzen naar een vertegenwoordiger (aangewezen vertegenwoordiger, dan wel vertegenwoordiger middels het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

29 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra cascadesysteem). Het is belangrijk dat er een eenduidige terminologie wordt gebruikt zodat iedereen dezelfde taal spreekt. Ook de juridische betekenis hiervan (rechten/plichten) blijkt niet voor iedereen duidelijk te zijn. o o Globaal gezien bestaat er een consensus in het voordeel van de tweede optie omdat deze beter het ganse (communicatie)proces van vroegtijdige zorgplanning in kaart brengt. Voor criterium 4 (het multidisciplinaire overleg) wordt er echter geen draagvlak gevonden. Voor ROB is het multidisciplinaire overleg trouwens niet verplicht, enkel voor bewoners met RVT-statuut. Men is het erover eens dat criterium 3 (het opmaken van het zorgplan) voldoende weergeeft dat het de bedoeling is dat er ook werkelijk iets gedaan wordt met de wensen van de bewoner. Er wordt benadrukt dat de bewoner alle vrijheid heeft om niet over zijn wensen over het levenseinde te willen praten, alsook om geen vertegenwoordiger aan te wijzen. Dit wordt dan zo opgenomen in het zorgplan (en betekent allerminst dat het woonzorgcentrum niet voldaan zou hebben aan de criteria van deze indicator). Het zal expliciet aan de handleiding worden toegevoegd dat als de bewoner hier niet over wenst te praten, dat dit dient opgenomen te worden in het zorgplan. Op 9 september is de herwerking besproken op de stuurgroep. De stuurgroep volgt het advies van de gebruikersgroep, met een paar opmerkingen. o o Er wordt opgemerkt dat er nu teveel nadruk ligt op het aanwijzen van een vertegenwoordiger door de bewoner (1 e criterium). Er moet nog meer benadrukt worden dat het de beslissing is van de bewoner om hier al dan niet op in te gaan. Het woonzorgcentrum moet enkel kunnen aantonen dat het de mogelijkheid van het aanwijzen van een vertegenwoordiger wel degelijk met de bewoner heeft besproken. Aan het eerste criterium wordt toegevoegd indien de bewoner dat wenst en er wordt duidelijker vermeld dat deze keuze vrijblijvend is voor de bewoner. De bezorgdheid wordt geuit dat, wanneer vroegtijdige zorgplanning in bredere zin dan het levenseinde wordt gehanteerd, de bewoner een aantal wensen kan hebben met betrekking tot de zorg die niet realiseerbaar zijn door het woonzorgcentrum (criterium 3). Vroegtijdige zorgplanning is immers veel breder dan levenseinde alleen. Er zal worden geëxpliciteerd in de handleiding dat gaat om vroegtijdige zorgplanning met betrekking tot het levenseinde. Dat is immers hetgeen we aan de hand van deze indicator willen meten. Bijkomende literatuur De Koning BoudewijnStichting bepleit al geruime tijd het belang van vroegtijdige zorgplanning, zeker voor mensen met dementie. Onderstaande publicaties verhelderen deze problematiek. Rondia, K & Raeymaekers, P. (2011). Vroeger nadenken over later. Reflecties over de toepassing van vroegtijdige zorgplanning in België (met bijzondere aandacht voor dementie). Brussel: Koning Boudewijnstichting. Sevenants, A., Declercq, A. Carbonnelle, S., Rigaux, N. (2014). Vroegtijdige zorgplanning voor personen met dementie Resultaten en aanbevelingen vanuit actie-onderzoek. Brussel: Koning Boudewijnstichting. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

30 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 2.4 OPVOLGING VAN IMPLEMENTATIE EN HERWERKING VAN INDICATOREN IN 2015 In 2015 is de implementatie van het Vlaams Indicatorenproject woonzorgcentra verder opgevolgd onder begeleiding van LUCAS KU Leuven. Er is zoals in 2014 samengewerkt met externe experten, inbreng vanuit de gebruikersgroep en de stuurgroep. Er is ook overleg geweest met de softwareleveranciers voor pakketten elektronische zorgdossiers. De gebruikersgroep bestond in 2015 uit de volgende leden: Vertegenwoordiging van medewerkers en directie van woonzorgcentra o WZC Home Claire in Gent, Caroline Van Assche, Annick Kets o Residentie Christoff in Varsenare, Delphine Wybouw, Michèle Vanden Auweele o WZC Buitenhof in Brasschaat, Kurt Stabel o WZC Keienhof in Tienen, Geert Roggen o OCMW Kampenhout, Marc Dierick o Zorgbedrijf Antwerpen, Franky Van Cauwenberghe, Anne-Marie Baeke o WZC Castelmolen in Merelbeke, Veronique De Geyter o WZC t Neerhof in Brakel, Bea Saelens o WZC Avondsterre in Gent, Peter Mornie o WZC Onze-Lieve-Vrouw in Wezembeek-Oppem, Jean-Paul Van Dam o WZC Sint-Jozef in Berchem, Luc De Wulf o WZC Sint-Jozef in Wiekevorst, Geert Lambaerts Vertegenwoordiging van Zorginspectie van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin o Veerle Broeckx Vertegenwoordiging van de koepelorganisaties o Evi Beyl, VVSG o Frank Foucart, VLOZO o Roel Van de Wygaert, Zorgnet-Icuro o Daniël Vandermeulen, Ferubel Vertegenwoordiging van Zorg en Gezondheid o Veerle Van der Linden o Nathalie Stallaert o Rudi Overloop Voor de metingen van kwaliteit van leven gebeurde de tweede meetronde bij 1/3 e van de Vlaamse woonzorgcentra. Resultaten van de eerste meetronde zijn geanalyseerd en teruggekoppeld naar de sector en het brede publiek. Zie hoofdstuk vier. Voor de metingen van kwaliteit van zorg is werk gemaakt van verbeteringen aan meerdere indicatoren. Ook hier gebeurde dit met inbreng van externe experten, raadpleging van de gebruikersgroep en de stuurgroep van het project. Tabel 3 vat samen wat er vanaf 2016 is gewijzigd aan de indicatoren ten opzichte van de vorige versie van de handleiding. Details van de definities en meetprocedures zijn te vinden in hoofdstuk drie. Hoofdstuk twee belicht verder de procesaanpak die is gehanteerd bij de herwerking van deze indicatoren. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

31 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Tabel 2: Overzicht van de wijzigingen aan de indicatoren voor de zelfregistraties vanaf 2016 Indicator Wijziging vanaf 2016 Alle indicatoren Alle indicatoren worden verplicht, er zijn geen optionele indicatoren meer. B1-B2 D4-D9 F1 I V3 Onbedoeld gewichtsverlies Fysieke fixatie Griepvaccinatie personeel Zorgplan levenseinde Kortdurend ziekteverzuim Volledig herwerkte definitie en meetprocedure die tegemoet komt aan nauwkeurigere meting. Volledig herwerkte definitie en meetprocedure die toelaat een meer genuanceerd beeld te schetsen van het gebruik van fysieke fixatie in de WZC. Verduidelijking van de omschrijving zorgpersoneel naar analogie met de indicatoren V ziekteverzuim en W personeelsverloop. Voor de noemer is besloten om zorgpersoneel dat op 1 december langer dan een jaar aaneensluitend afwezig is, niet mee te tellen voor deze indicator. Toevoeging van een bijkomende verduidelijking wat de drie voorwaarden inhouden indien een bewoner te maken heeft met cognitieve beperkingen. Dit houdt geen wijziging in van de definitie en meetprocedure. Volledig herwerkte definitie en meetprocedure die focust op kortdurend ziekteverzuim. W3-W9 Personeelsverloop Volledig herwerkte definitie en meetprocedure die overzicht geeft van de diverse redenen waarom zorgpersoneel uit dienst gaat. X Vorming Deze indicator wordt geschrapt omwille van het feit dat er geen werkbare, eenduidige en betrouwbare definitie is gevonden voor goede registratie. Hieronder staat samengevat per indicator hoe is te werk gegaan. Detailinformatie is samengevat in interne werknota s beschikbaar bij LUCAS KU Leuven en Zorg en Gezondheid. De procesinformatie hieronder is bedoeld ter verduidelijking zodat men begrijpt waarom en op welke wijze de indicatoren zijn gewijzigd. Indien meer uitleg nodig is, kan men contact opnemen met Zorg en Gezondheid. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

32 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator B onbedoeld gewichtsverlies Sinds de eerste metingen kwamen de volgende vragen en bedenkingen als feedback: Vragen over de definitie van onbedoeld gewichtsverlies (o.a. beter werken met relatief gewichtsverlies) Vragen over de meetperiodes van drie maanden (o.a. hoe kan de betrouwbaarheid hiervan verbeteren, wat is praktisch mogelijk) Vragen over de doelgroep: vooral de omschrijving van terminale bewoners bleek soms foutief begrepen als palliatieve bewoners (dit is niet hetzelfde) en het was onvoldoende duidelijk wat te doen indien bewoners diuretica innemen. Deze feedback is besproken met externe experten: prof. Nele Van den Noortgate (UGent) en prof. Dimitri Beekman (UGent). De input van de experten geeft aan dat de huidige definitie kan verbeterd worden door de volgende wijzigingen door te voeren: Nog meer standaardiseren van de meetperiode zodat dit voor alle woonzorgcentra hetzelfde is Overgaan tot een berekening van het relatieve gewichtsverlies in plaats van het absolute gewichtsverlies Starten met een registratie van de gehele bewonerspopulatie in het woonzorgcentrum en bijkomend ook nauwkeurig registreren welke bewoners niet zijn gewogen en omwille van welke redenen dit was Zowel het maandelijks als zesmaandelijks gewichtsverlies verplicht maken (dus beide indicatoren als verplichte meting beschouwen) Vervolgens is door LUCAS KU Leuven een nieuw voorstel van definitie en meetprocedure ontwikkeld, dat zoveel mogelijk rekening houdt met deze verbetertips. Woonzorgcentra krijgen een duidelijkere meetperiode aangewezen, het relatieve gewichtsverlies wordt gemeten en ook de redenen waarom bewoners niet worden gewogen worden opgevraagd. Beide indicatoren worden verplicht. Op de gebruikersgroep van 13 oktober 2015 zijn nog suggesties gegeven voor verduidelijking van de handleiding, die zijn opgenomen in dit tekstvoorstel. De stuurgroep van 22 oktober 2015 keurde het ontwerp goed Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator D fysieke fixatie Voor de herwerking van deze indicator is beroep gedaan op de inzichten van externe experten: prof. Koen Milisen (KU Leuven) en prof. Nele Van den Noortgate (UGent). Als feedback bij deze indicator komen nogal wat vragen bij de definitie van fysieke vrijheidsbeperkende maatregelen. Men vraagt zich af of fysieke fixatie op vraag van de bewoner zelf niet beter eruit gelaten kan worden? Er zijn veel definities voorhanden in de wetenschappelijke literatuur, maar de meest gehanteerde gaan uit van het feit dat fysieke vrijheidsbeperking zich richt op de toepassing ervan, los van de reden of intentie tot gebruik. De experten bevestigen dat de huidige definitie best behouden blijft. Het kan net wijzen op de noodzaak van een mentaliteitswijziging bij bewoners, familieleden, vrijwilligers en medewerkers waarbij er meer begrip komt voor de negatieve impact van vrijheidsbeperkende maatregelen. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

33 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Er komen ook vragen over de afbakening van fysieke fixatie. Systemen waarmee een afdeling wordt gesloten, worden dus buiten beschouwing gelaten en tellen niet mee als fysieke vrijheidsbeperking in de meting tot nu toe. Dit betekent natuurlijk niet dat het geen vrijheidsbeperkende maatregelen zijn. Er zijn vragen over de relevantie van het meten van het gebruik van het bedhekken overdag, dit wordt toch veel meer s nachts gebruikt. Uit de piloottest is destijds ervoor gekozen om een drie-dagen-meting uit te voeren met een specifieke focus op overdag. De experten stellen voor om de drie-dagen-meting aan te houden, maar dit zowel overdag als s nachts te meten. Bovendien stelt men voor om de meting te verruimen, zodat niet enkel bewoners die àlle drie dagen gefixeerd worden in beeld komen, maar van zodra er minstens één keer een fysiek fixatiemiddel is gebruikt. Het is zinvol om het onderscheid te maken tussen globale fysieke fixatie en het specifieke gebruik van het bedhekken. Het gebruik van het bedhekken is vooral een risico bij bewoners met dementie, met verminderde mobiliteit of in delirante toestand. Omwille van het belang van sensibilisering rondom het gebruik van het bedhekken, wordt wel voorgesteld te werken met één of meer subindicatoren die het gebruik van het bedhekken eruit filtert. Men adviseert ook om te laten registreren hoeveel verschillende fixatiemiddelen worden ingezet (diversiteit aan gehanteerde technieken of de cumulatie van bv bedhekken met andere middelen). Een expert verwijst naar de federale raad voor kwaliteit van de verpleegkundige activiteit die indicatoren ontwikkelde voor de acute ziekenhuizen. Mogelijk is het interessanter te monitoren op procesmetingen of meer details te vragen inzake prevalenties. LUCAS KU Leuven ontwikkelde een nieuw voorstel van definitie en meetprocedure, rekening houdend met de adviezen van de externe experten. De input van de experten geeft aan dat de huidige definitie kan behouden blijven als afbakening van fysieke fixatie. Wel kunnen de indicatoren verbeterd worden door volgende wijzigingen door te voeren: Uitbreiden naar prevalentiemeting overdag én s nachts Tellen zodra een bewoner één fysiek fixatiemiddel krijgt toegepast in die periode (in plaats van élke dag gedurende drie dagen) Apart registreren van het gebruik van het bedhekken Apart registreren van het gebruik van de voorzettafel Apart registreren van de diversiteit van ingezette fysieke fixatiemiddelen Apart registreren van de cumulatie van ingezette fysieke fixatiemiddelen (bv. bedhekken in combinatie met verpleegdeken, of voorzettafel in combinatie met gordel in zetel) ZG stelt voor om indicator D3 over het fixatiedocument te schrappen en te focussen op de prevalentiemeting globaal en bijkomend ook te focussen op één of meerdere fysieke fixatiemiddelen. LUCAS KU Leuven stelt voor om de afbakening van de gehanteerde fysieke fixatiemiddelen te vernauwen tot de middelen die dichtbij het lichaam worden gebruikt en te werken met een vaste lijst van middelen. Het toepassen van een deurhek, gesloten deur van de bewonerskamer zouden we dan uit de definitie voor deze indicator halen. Dit betekent uiteraard niet dat die andere middelen geen vrijheidsbeperkende maatregelen meer zijn. Het voorstel wordt tweemaal besproken met de gebruikersgroep (in juni en september 2015) en men volgt de redenering om te werken met een algemene prevalentiemeting (opgesplitst voor dag en nacht), aangevuld met een specifieke meting van twee fixatiemiddelen. Het bedhekken wordt vaak toegepast en heeft ook een hoge aanvaardbaarheid. De Zweedse gordel is een intrusiever middel met een lagere aanvaardbaarheid. Door te monitoren op beide fixatiemiddelen kan een genuanceerd beeld worden bekomen en kan een verbetertraject worden ingezet op weg naar fixatie-arme zorg in de Vlaamse woonzorgcentra. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

34 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra De drie indicatoren zoals tot nu toe gemeten, worden geschrapt en er worden dus zes nieuwe indicatoren voorgesteld, allen te meten tijdens een drie-dagen-telling: de globale prevalentie (overdag en s nachts), prevalentie van het bedhekken (overdag en s nachts) en prevalentie van de (Zweedse) gordel (overdag en s nachts). Er wordt niet langer gemonitord op de aanwezigheid van een fixatiedocument maar de handleiding bevat wel de informatie over het belang van registratie zoals voorgeschreven door Zorginspectie. Er volgt een bijkomende verduidelijking die aangeeft dat we dus kijken naar feitelijke fysieke vrijheidsbeperking los van de intentie en dat ook andere gordels die voldoen aan de definitie van fysieke fixatie worden meegenomen in de telling Argumentaties en achtergrond bij indicator F influenzavaccinatie Op de gebruikersgroep komen geen specifieke vragen of opmerkingen bij deze indicator. Recent is er de vraag gesteld of het niet zinvol is om personeel dat langdurig ziek is uit de noemer te halen, omdat dit personeel meestal toch ook geen griepvaccin komt halen. Natuurlijk is de functie van griepvaccinatie bij het zorgpersoneel net om zoveel mogelijk medewerkers te sensibiliseren en verspreiding van griep onder de bewoners te voorkomen, dus ook wanneer langdurig afwezig zorgpersoneel zou terug komen werken. Om de woonzorgcentra minder werk te bezorgen en het accent te houden op zorgpersoneel dat effectief met bewoners in contact komt, is besloten om zorgpersoneel dat op 1 december langer dan een jaar aaneensluitend afwezig is, uit te sluiten voor de noemer van deze indicator. Er wordt een verduidelijking toegevoegd over de omschrijving zorgpersoneel, naar analogie van de verbeteringen aan de indicatoren V ziekteverzuim en W personeelsverloop (zie hieronder) Argumentaties en achtergrond bij indicator I zorgplan voor het levenseinde Deze indicator is in 2014 herwerkt (zie hogerop). Er kwamen nogal wat vragen wat er moet gebeuren met de drie vereiste voorwaarden bij personen met dementie of cognitieve problemen die niet altijd in staat zijn nog hun mening te verwoorden. Een bijkomende verduidelijking is opgemaakt en wordt toegevoegd in de definitie en meetprocedure van deze indicator. De definitie en meetprocedure zelf zijn niet gewijzigd Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator V ziekteverzuim Bij aanvang van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra is gekozen voor twee indicatoren: het totale ziekteverzuim en het kortdurend ziekteverzuim. Na de eerste registraties kwam er globale feedback die van toepassing is op alle jaarindicatoren, alsook specifieke feedback over ziekteverzuim. Wat betreft de globale feedback: - De omschrijving voltijds equivalent (VTE) is niet voor iedereen duidelijk, net als de berekeningswijze. - Het is onvoldoende duidelijk hoe de afbakening gebeurt: personeel werkzaam in een centrum voor kortverblijf telt mee. - De definitie van zorgpersoneel kan nog verduidelijkt worden, evenals het onderscheid zorgpersoneel en niet-zorgpersoneel. - Er zijn vragen over specifieke contracten en of die meetellen. Specifieke feedback over ziekteverzuim: Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

35 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra - Niet iedereen registreert één uur afwezigheid. - Suggestie om te werken met Bradford schaal dit was in de piloottest ook voorgesteld maar toen door de deelnemers afgekeurd. - Hoe lang loopt de registratie langdurig ziek door (over meerdere kalenderjaren of niet)? - Suggestie om te werken met drie groepen: kort, middellang en lang ziekteverzuim. - Wat met progressieve tewerkstelling van personeel? - Wel of niet meetellen van periodes van zwangerschap, borstvoedingsverlof? - Wat beschouwt men als tijdskrediet en zwangerschapsverlof: als gelijkgestelde dagen of als nonactiviteit? Om een verbetering van deze indicatoren voor te bereiden zijn twee bijeenkomsten gehouden met externe experten vanuit woonzorgcentra en sociale secretariaten. Hierbij danken we de volgende personen voor hun inbreng: Nicole Coryn (Senior Living Group) Eddy Claes (SD Worx) Peggy Janssens, Gert Mertens, Marianna Dekens en Michel van Schoor (Acerta) Carmen Vanderborght (OCMW Waregem) Dank ook aan Evi Beyl (VVSG) en Clara Vandenbroeck (Zorgnet-Icuro) voor hun constructieve bijdrage. Eerst is een voorstel uitgewerkt met nieuwe indicatoren over aanwezigheid of afwezigheid van het personeel op de werkvloer; de stuurgroep opteerde ervoor om te blijven focussen op ziekteverzuim. Vervolgens is een nieuwe indicator gericht op kortdurend ziekteverzuim bij het zorgpersoneel uitgewerkt. Omwille van de praktische haalbaarheid wordt de omschrijving van VTE zoveel mogelijk gelijkgesteld aan diegene die wordt gehanteerd voor de berekening van het zorgforfait voor RIZIV. Op dit moment is het echter nog niet mogelijk om het aantal VTE automatisch te verkrijgen via koppeling met de databanken van het RIZIV. Op de laatste stuurgroep in 2015 is besloten om de teller en noemer op dezelfde eenheid te plaatsen door het omrekenen naar VTE. Hiervoor is een vaste formule aangehouden (227 dagen). Bij de interpretatie van deze indicator moet ermee rekening gehouden worden dat: - de huidige definitie minder aanleunt bij effectieve aanwezigheid op de werkvloer omdat er sommige dagen gelijkgesteld worden beschouwd - er voor de gehele sector eenzelfde vertekening is door het naar boven afronden en tellen in volle dagen ziekteverzuim en door het gebruik van dezelfde eenheid voor VTE (227dagen). De nieuwe definitie is goedgekeurd door de gebruikersgroep en stuurgroep Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen aan indicator W personeelsverloop Indicator W ging in op het aantal zorgpersoneelsleden met een contract van onbepaalde duur dat het woonzorgcentrum vrijwillig of in onderling akkoord heeft verlaten. Voor deze indicator kwam eveneens globale feedback die van toepassing is op alle jaarindicatoren, alsook specifieke feedback over personeelsverloop. Wat betreft de globale feedback: - De omschrijving voltijds equivalent (VTE) is niet voor iedereen duidelijk, net als de berekeningswijze. - Het is onvoldoende duidelijk hoe de afbakening gebeurt: personeel werkzaam in een centrum voor kortverblijf telt mee. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

36 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra - De definitie van zorgpersoneel kan nog verduidelijkt worden, evenals het onderscheid zorgpersoneel en niet-zorgpersoneel. - Er zijn vragen over specifieke contracten en of die meetellen. De belangrijkste inhoudelijke feedback was de vraag om een ruimer beeld te krijgen van het personeelsverloop en niet enkel bij deze heel specifieke groep en specifieke reden. Specifieke feedback over personeelsverloop: - Suggestie om het totaalbeeld in beeld te brengen met subgroepen: ontslag door werknemer, onderling akkoord, ontslag door directie, ontslag door dwingende redenen. Huidige indicator biedt te weinig inzicht in kwaliteit. - Wat met personeel met meerdere contracten met verschillende jobinhoud: apart of samen tellen? - Plaats van vervangingscontracten? - Wat met mensen die een contract van onbepaalde duur hebben, maar een heel jaar niet hebben gewerkt? - Beschouwt men loopbaanonderbreking ook als vrijwillig vertrek? - Plaats van statutairen? - Moeten theoretische beëindigingen van contract ook worden meegeteld (als medewerker meteen een nieuw contract krijgt)? - Wat met medewerkers die overlijden? Om een verbetering van deze indicatoren voor te bereiden zijn twee bijeenkomsten gehouden met externe experten vanuit woonzorgcentra en sociale secretariaten. Hierbij danken we de volgende personen voor hun inbreng: Nicole Coryn (Senior Living Group) Eddy Claes (SD Worx) Peggy Janssens, Gert Mertens, Marianna Dekens en Michel van Schoor (Acerta) Carmen Vanderborght (OCMW Waregem) Dank ook aan Evi Beyl (VVSG) en Clara Vandenbroeck (Zorgnet-Icuro) voor hun constructieve bijdrage. Het nieuwe voorstel blijft voorbehouden voor zorgpersoneel, maar maakt abstractie van het soort contract van dit personeel. Er wordt gewerkt met één globale indicator die het personeelsverloop weergeeft bij het zorgpersoneel. Die cijfers worden daarna uitgesplitst in zes deelindicatoren naargelang de reden van uit dienst treding. Om het onderscheid te maken met de vorige definitie, starten de nieuwe indicatoren vanaf W3 (totale cijfer) en loopt dan van W4-W9 (subindicatoren). De omschrijving van VTE is dezelfde als die voor de indicator ziekteverzuim. De nieuwe definitie is goedgekeurd door de gebruikersgroep en stuurgroep Argumentaties en achtergrond bij indicator X vorming Er is nood aan verduidelijking voor de noemer, analoog aan de indicatoren V en W. Daarnaast is niet voor iedereen duidelijk wat er wel en niet meetelt als vorming. Woonzorgcentra organiseren soms interne vorming, al dan niet met een vormingsattest. Er is advies ingewonnen bij de gebruikersgroep, bij de externe experten die betrokken waren bij de indicatoren V en W en bij de stuurgroep. Het blijkt te complex om een eenvoudige, heldere definitie te vinden van wat Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

37 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra vorming precies inhoudt. Bovendien wordt het deelnemen aan vorming niet op uniforme wijze geregistreerd in de woonzorgcentra tot nu toe. Op de stuurgroep van 22 oktober 2015 wordt beslist om deze indicator te schrappen vanaf /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

38 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 2.5 OPVOLGING VAN IMPLEMENTATIE EN HERWERKING VAN INDICATOREN IN 2017 In 2017 is de implementatie van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra verder opgevolgd onder begeleiding van LUCAS KU Leuven. Sinds begin 2016 is aan Universiteit Gent de opdracht gegeven om in te staan voor de opschoning van data en gegevensverwerking over het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra en wordt dit proces continu verder gezet. LUCAS heeft voor 2017 vier opdrachten: Het verhogen van de betrouwbaarheid en validiteit van de indicatoren Het versterken van verbetertrajecten en faciliteren van doorloop van de volledige kwaliteitscyclus (indicatoren registreren grondige evaluatie verbeteracties of bijsturingen borging) Het bewaken van het evenwicht tussen relevantie van de indicatoren en praktische haalbaarheid Het bewaken van een goede samenwerking van de overheid met het werkveld Voor het verhogen van de betrouwbaarheid en validiteit is systematisch overleg opgestart met de leveranciers van softwarepakketten (elektronische bewonerszorgdossiers). In maart 2017 is met elk van hen overlopen hoe zij de nodige gegevens voor de indicatoren digitaal registreren en hoe dit overeenstemt met de definities en meetprocedures uit deze handleiding. Zorg en Gezondheid kiest ervoor om zoveel mogelijk in te zetten op digitale registraties om zo de werklast te verlagen en de betrouwbaarheid van de metingen te kunnen verhogen. Een syntheseverslag is besproken op de stuurgroep en bevat een aantal aandachtspunten voor de toekomst. Dit gaat onder meer over de koppeling met het e-loket, over het belang van accurate digitale registratie en over controle op de zelfregistraties. Parallel hiermee is in 2017 ook gewerkt aan het optimaliseren van de indicatoren zelf. Op basis van input bij de helpdesk van Zorg en Gezondheid, feedback van de gebruikersgroep, inzichten van de softwareleveranciers en adviezen van experten zijn zes indicatoren verbeterd of op punt gesteld. Er was ook overleg met de sociaal secretariaten in verband met de indicatoren V en W. Om de continuïteit van de data te garanderen is zo weinig mogelijk gewijzigd aan de basisdefinitie en meetprocedures. Tegelijk was dit soms nodig om de praktische haalbaarheid en betrouwbaarheid te verhogen. LUCAS ontwikkelde voor deze zes herwerkte indicatoren voor het eerst ook een praktische steekkaart. De steekkaart is niet bedoeld als vervanging van de volledige handleidingstekst, maar biedt een beknopte synthese voor de medewerkers op de werkvloer die de registraties zelf moeten uitvoeren of bijhouden. Het is bedoeld ter ondersteuning en we adviseren om de steekkaart altijd in combinatie te gebruiken met de volledige handleidingstekst over die indicator. Daar staan immers de uitzonderingen, specifieke voorbeelden of kleine details in opgenomen. De steekkaart kan wel helpend zijn om medewerkers op de werkvloer te sensibiliseren om zorgvuldig en juist te registreren. In 2017 is systematisch overleg opgestart met de volgende firma s voor elektronische bewonersdossiers: Care Solutions CEVI Corilus In 2017 was de gebruikersgroep van het project VIP WZC als volgt samengesteld: Vertegenwoordiging van medewerkers en directie van woonzorgcentra o WZC Home Claire in Gent, Caroline Van Assche, Annick Kets o Residentie Christoff in Varsenare, Delphine Wybouw, Michèle Vanden Auweele Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

39 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra o o o o o o o o o o o o WZC Buitenhof in Brasschaat, Kurt Stabel WZC De Zwaluw, Anouchka Mersch WZC Katharinadal, Michel Cosemans WZC Keienhof in Tienen, Geert Roggen OCMW Kampenhout, Marc Dierick Zorgbedrijf Antwerpen, Franky Van Cauwenberghe, Anne-Marie Baeke WZC Castelmolen in Merelbeke, Veronique De Geyter, Stefanie De Vits WZC t Neerhof in Brakel, Bea Saelens WZC Avondsterre in Gent, Peter Mornie WZC Onze-Lieve-Vrouw in Wezembeek-Oppem, Jean-Paul Van Dam WZC Sint-Jozef in Berchem, Luc De Wulf WZC Sint-Jozef in Wiekevorst, Geert Lambaerts, Joke Coussement Vertegenwoordiging van Zorginspectie van het departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin o Veerle Broeckx Vertegenwoordiging van de koepelorganisaties o Evi Beyl, VVSG o Veronique De Schaepmeester, VLOZO o Roel Van de Wygaert, Zorgnet-Icuro Vertegenwoordiging van Zorg en Gezondheid o Veerle Van der Linden o Nathalie Stallaert o Karolien Rottiers Voor de tweede opdracht, om woonzorgcentra te ondersteunen en versterken in hun kwaliteitsverbetertrajecten, zijn in 2017 twee studiedagen gehouden met praktijkgetuigenissen en inzichten van experten. LUCAS bouwde de inhoud van deze studiedagen op met respect voor en in samenwerking met de betrokken woonzorgcentra. Bedoeling was andere woonzorgcentra te inspireren met praktijkvoorbeelden over hoe men met de resultaten van de kwaliteitsindicatoren dagelijks aan de slag kan gaan om de kwaliteit van zorg van bewoners te verbeteren. Op onderstaande link zijn de presentaties terug te vinden van de sprekers: LUCAS organiseerde in het voorjaar 2017 opnieuw een korte online bevraging met als doel feedback te krijgen over het werken met de kwaliteitsindicatoren vanuit de woonzorgcentra. De resultaten hiervan zijn in de zomer verwerkt en worden opgenomen in de verdere planning in samenspraak met de stuurgroep. Het is erg waardevol feedback te ontvangen vanuit de dagelijkse praktijk, omdat hierdoor dit project steeds opnieuw kan verbeterd worden en beter aansluiten bij de noden van de werkvloer. Feedback kan worden gestuurd naar: referentiekaderwzc@zorg-en-gezondheid.be. De twee laatste opdrachten (bewaken van evenwicht relevantie-haalbaarheid en bewaken van goede samenwerking overheid-werkveld) zijn een continu aandachtspunt in de dagelijkse werking van het project. Doorheen de jaren is een werkstructuur uitgebouwd waarbij door dialoog en overleg vooruitgang wordt geboekt. Figuur 1 verduidelijkt hoe het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra intern wordt opgevolgd door regelmatig overleg tussen Zorg en Gezondheid en de onderzoekers van LUCAS en van UGent. Daarnaast is er regelmatige afstemming met de gebruikersgroep, externe experten en de softwareleveranciers. Op de stuurgroep van het project worden de adviezen finaal bekrachtigd in beslissingen en eindproducten. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

40 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Figuur 1: Overzicht van de samenwerkingsrelaties binnen het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Het team van STATGent (Universiteit Gent) is sinds 2016 ingeschakeld voor de opschoning en verwerking van de data van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. In deze handleiding worden geen resultaten gepubliceerd over de kwaliteitsindicatoren. Woonzorgcentra ontvangen een individueel feedbackrapport en daarnaast wordt ook een sectorrapport opgemaakt zodat men zich kan positioneren binnen de sector. Tot slot wordt er ook gewerkt aan een publieksrapportering met duiding van de globale resultaten. Voor een overzicht van deze resultaten en rapportering verwijzen we naar de website van het Vlaams indicatorenproject: Op 30 juni 2017 besliste de Vlaamse regering tot de oprichting van het Vlaams Instituut Kwaliteitszorg (VIKZ). Het VIKZ heeft als opdracht om kwaliteitsindicatoren voor relevante sectoren in Welzijn, Volksgezondheid en Gezin te ontwikkelen in samenspraak met belanghebbenen en rekening houdend met internationale kennis. Het VIKZ zal ook het beleid adviseren. De concrete modaliteiten hiervoor en hoe het VIP WZC zich zal verhouden tot het VIKZ zal in de loop van 2017 en 2018 worden uitgewerkt. In de paragrafen hieronder belichten we systematisch wat de argumentaties zijn voor de wijzigingen aan de kwaliteitsindicatoren. Deze procesinformatie is bedoeld als achtergrond, zodat men begrijpt waarom bepaalde wijzigingen zijn doorgevoerd of bepaalde keuzes zijn gemaakt. Indien er meer uitleg nodig is, kan men contact opnemen met Zorg en Gezondheid. In hoofdstuk drie van deze handleiding staan de meetprocedures en definities zelf toegelicht, evenals de nieuwe steekkaarten. In 2017 zijn de volgende indicatoren aangepast: Indicator A decubitus Indicator B onbedoeld gewichtsverlies Indicator C valincidenten Indicator D fysieke vrijheidsbeperking Indicator F influenzavaccinatie Indicator I zorgplan levenseinde Er is overleg geweest in verband met indicatoren G medicatiegebruik, V kortdurend ziekteverzuim en W personeelsverloop maar deze indicatoren zijn nog niet op punt gesteld tot nieuwe definities. In de laatste paragraaf van hoofdstuk twee bieden we een overzicht van de implementatieplanning en data voor de registraties vanaf Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

41 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator A decubitus Op basis van de feedback en vragen ter verduidelijking is de tekst van de handleiding over deze indicator verbeterd. Er gebeurden geen fundamentele wijzigingen aan de definitie en de meetprocedure. De registratievragen zijn afgestemd op diegene uit het kwaliteitsformulier van het e-loket. Een aandachtspunt blijft het feit dat er bij de rondgang op 20 april gevraagd wordt naar effectieve observatie van de bewoners. Dit wordt nogmaals benadrukt in de handleiding. Op de stuurgroep van juni is besloten dat de meting van deze indicator altijd op een weekdag zal plaatsvinden, zodat het mogelijk wordt betrouwbare observaties en dus registraties te doen. Na overleg met de leveranciers voor elektronische bewonersdossiers (EBD) zullen zij ook bewaken dat zorgpersoneel wordt geattendeerd op observaties. Het is niet de bedoeling dat standaard de graad van decubitus uit het EBD wordt overgenomen. Dit kan wel de vertrekbasis zijn voor de rondgang en beoordeling op 20 april. Een uitzonderingsmaatregel wordt toegevoegd: bij drukverband dat niet mag worden verwijderd, uitzonderlijk tot max 7 dagen teruggaan in tijd. Er is geopperd om te vragen naar het aantal effectief geobserveerde bewoners. Om de registratielast niet te verhogen is door de stuurgroep beslist dat dit niet zal worden opgevraagd. Het blijft het streefdoel om alle bewoners te observeren op de voorziene registratiedag. Voor deze indicator is een steekkaart opgemaakt waarin schematisch de kern staat samengevat van de definitie en meetprocedure. Bedoeling is hiermee zorgmedewerkers te stimuleren tot zorgvuldige registratie in de dagelijkse praktijk. De steekkaart vervangt de uitgebreide tekst van de handleiding niet, maar is opgevat ter ondersteuning! Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator B onbedoeld gewichtsverlies In 2015 is deze indicator volledig herwerkt. Op basis van de feedback en vragen ter verduidelijking is de tekst van de handleiding over deze indicator verbeterd. Er gebeurden geen fundamentele wijzigingen aan de definitie en de meetprocedure. In 2017 is beslist om: De extra registratievragen niet langer op te vragen, omdat dit zorgde voor extra verwarring, veel ontbrekende waarden bevatte en niet leidde tot extra input voor de data-analyse. De opgegeven criteria over welke bewoners wel en niet moeten meegeteld worden, blijven wèl van kracht, maar de Vlaamse overheid vraagt de aantallen van die bewoners niet meer op. Om de digitalisering van deze indicator verder te ondersteunen, wordt de nadruk gelegd op de vereiste van twee geldige meetmomenten. Dit betekent dat er een betrouwbare tussenperiode is van een afgesproken aantal dagen tussen beide metingen. Dit betekent bijvoorbeeld dat het ook mogelijk is dat een bewoner gewogen wordt begin maart en einde maart. De softwareleveranciers van elektronische bewonersdossiers (EBD) zijn hierover mee ingelicht. De registratievragen zijn afgestemd op diegene uit het kwaliteitsformulier van het e-loket. Er zijn extra voorbeelden toegevoegd aan de handleiding. Voor deze indicator is een steekkaart opgemaakt waarin schematisch de kern staat samengevat van de definitie en meetprocedure. Bedoeling is hiermee zorgmedewerkers te stimuleren tot zorgvuldige registratie in de /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

42 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra dagelijkse praktijk. De steekkaart vervangt de uitgebreide tekst van de handleiding niet, maar is opgevat ter ondersteuning! Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator C valincidenten In 2014 is deze indicator volledig herwerkt. Op basis van de feedback en vragen ter verduidelijking is de tekst van de handleiding over deze indicator verbeterd. Er gebeurden geen fundamentele wijzigingen aan de definitie en de meetprocedure. De registratievragen zijn afgestemd op diegene uit het kwaliteitsformulier van het e-loket. Er is duiding toegevoegd die motiveert waarom goede registratie belangrijk is om te kunnen leiden tot betere kwaliteit van zorg. Voor deze indicator is een steekkaart opgemaakt waarin schematisch de kern staat samengevat van de definitie en meetprocedure. Bedoeling is hiermee zorgmedewerkers te stimuleren tot zorgvuldige registratie in de dagelijkse praktijk. De steekkaart vervangt de uitgebreide tekst van de handleiding niet, maar is opgevat ter ondersteuning! Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator D fysieke fixatie In 2015 is deze indicator volledig herwerkt (effectief vanaf meetjaar 2016). Op basis van de feedback en vragen ter verduidelijking is de tekst van de handleiding over deze indicator verbeterd. Er gebeurden geen fundamentele wijzigingen aan de definitie en de meetprocedure. In 2017 is beslist om: De registratievragen zijn afgestemd op diegene uit het kwaliteitsformulier van het e-loket. Extra te verduidelijken dat de registratie gebeurt voor alle fysieke fixatiemiddelen uit de lijst, ongeacht de reden voor gebruik en ongeacht de tijdsduur. Het is belangrijk dat de inzet van middelen objectief wordt geteld, dus ook wanneer dit wordt gebruikt op vraag van de bewoner zelf. Hiermee wil de stuurgroep het bewustwordingsproces verder stimuleren. Extra verduidelijking te geven over het gebruik van het bedhekken en mogelijke alternatieven. Hierbij is ook een afbakening gemaakt in verband met gebruik van halve bedhekkens in overleg met de twee academisch experten. Om de continuïteit van de registraties te garanderen, blijft de afbakening gelden voor driekwart tot de gehele lengte van het bed. Er wordt wel extra uitleg toegevoegd over het belang van waakzaamheid, met name bij specifieke doelgroep. Er wordt verwezen naar alternatieven. Extra verduidelijking te geven over het gebruik van de gordel, niet louter de Zweedse gordel. Benadrukken wat belangrijk is voor zorginspectie, met name dat er interne richtlijnen worden opgesteld en de gevolgde procedure bij toepassing van vrijheidsbeperkende maatregelen goed wordt gedocumenteerd. Om de digitalisering van de indicator te ondersteunen, is verduidelijkt dat de noemer van deze indicator gaat over alle bewoners die alle drie de dagen aanwezig zijn; en de teller over bewoners met minstens één moment van fysieke fixatie tijdens de drie-dagen-telling. Er is een extra voorbeeld toegevoegd aan de handleiding. Er was een vraag om de driedagentelling enkel te laten doorgaan tijdens weekdagen om de registratie haalbaar te houden. Op de stuurgroep van juni is hierover afgesproken dat de meting altijd start op een weekdag maar verder doorloopt in het weekend. Meer informatie is ook te vinden bij de paragraaf met implementatieplanning. Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

43 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Voor deze indicator is een steekkaart opgemaakt waarin schematisch de kern staat samengevat van de definitie en meetprocedure. Bedoeling is hiermee zorgmedewerkers te stimuleren tot zorgvuldige registratie in de dagelijkse praktijk. De steekkaart vervangt de uitgebreide tekst van de handleiding niet, maar is opgevat ter ondersteuning! Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator F influenzavaccinatie In 2014 is deze indicator volledig herwerkt. Vanaf 2016 wordt deze indicator benoemd als indicator F1. Er is een verduidelijking toegevoegd van de omschrijving zorgpersoneel, naar analogie met de omschrijving bij de indicatoren V ziekteverzuim en W personeelsverloop. Verder is besloten dat zorgpersoneel dat op 1 december langer dan een jaar aansluitend afwezig is, wordt uitgesloten voor de noemer van deze indicator. Op basis van de feedback en vragen ter verduidelijking is de tekst van de handleiding over deze indicator ook in 2017 minimaal aangepast. Er gebeurden geen fundamentele wijzigingen aan de definitie en de meetprocedure. De registratievragen zijn afgestemd op diegene uit het kwaliteitsformulier van het e-loket. Er is scherper verduidelijkt dat de meting doorgaat op 1 december en handelt over het zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar tot en met 1 december gevaccineerd is tegen griep èn waarbij het vaccin is betaald door het woonzorgcentrum. Voor deze indicator is een steekkaart opgemaakt waarin schematisch de kern staat samengevat van de definitie en meetprocedure. Bedoeling is hiermee zorgmedewerkers te stimuleren tot zorgvuldige registratie in de dagelijkse praktijk. De steekkaart vervangt de uitgebreide tekst van de handleiding niet, maar is opgevat ter ondersteuning! Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator I zorgplan voor het levenseinde In 2014 is deze indicator volledig herwerkt. Op basis van de feedback en vragen ter verduidelijking is de tekst van de handleiding over deze indicator verbeterd. Er gebeurden geen fundamentele wijzigingen aan de definitie en de meetprocedure. De registratievragen zijn afgestemd op diegene uit het kwaliteitsformulier van het e-loket. Er zijn drie criteria die nodig zijn om te spreken van een plan voor de zorg rond het levenseinde. Vanaf 2017 wordt verder verduidelijkt hoe woonzorgcentra dit goed kunnen bijhouden, indien ze werken met een digitaal bewonersdossier. Hiervoor is ook consultatie geweest met de leveranciers van elektronische bewonersdossiers. Er is verduidelijkt dat het bij deze indicator gaat om de wensen over de ZORG rond het levenseinde. Andere aspecten rond het levenseinde (onder meer financiële of juridische kwesties) behoren tot de privacy van de bewoner. In de tekst is het accent gelegd op vroegtijdige zorgplanning, dus over de zorg rond het levenseinde. Er is een verwijzing toegevoegd naar de brochure opgemaakt door de federale overheid over de inhoud van wilsverklaringen. Voor deze indicator is een steekkaart opgemaakt waarin schematisch de kern staat samengevat van de definitie en meetprocedure. Bedoeling is hiermee zorgmedewerkers te stimuleren tot zorgvuldige registratie in de /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

44 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra dagelijkse praktijk. De steekkaart vervangt de uitgebreide tekst van de handleiding niet, maar is opgevat ter ondersteuning! Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicatoren V kortdurend ziekteverzuim en W personeelsverloop Hoewel de herwerkte definities en meetprocedures van 2016 grondig zijn nagelezen door de mensen van sociaal secretariaten en de gebruikersgroep, blijkt uit de implementatie dat vooral de omschrijving van VTE zorgpersoneel voor verwarring blijft zorgen. In het voorjaar 2017 is overleg geweest met de koepelorganisaties en vertegenwoordiging van de sociaal secretariaten om dit te verhelpen. Hieruit is het voorstel gekomen om te werken met de berekening van VTE zorgpersoneel zoals die wordt gehanteerd in het kader van de RIZIVfinanciering (hetzij de definitie voor het instellingsforfait, hetzij de definitie voor de berekening van personeel derdeluik). De Vlaamse overheid beschikt sinds de laatste staatshervorming over de bevoegdheid van deze gegevens, maar de praktische uitwerking moet nog volgen. Er is met andere woorden op dit moment nog geen digitale gegevensoverdracht mogelijk op niveau van elk woonzorgcentrum die toelaat dat men bijvoorbeeld op het e-loket automatisch het VTE zorgpersoneel ziet verschijnen. Vanuit het beleid opteert men er eveneens voor om deze gegevens niet opnieuw op te vragen aan de woonzorgcentra zelf. Voor het meetjaar 2017 en het meetjaar 2018 betekent dit dat V en W niet worden opgevraagd. De stuurgroep moet bekijken hoe er met deze indicatoren verder kan gewerkt worden Argumentaties en achtergrond bij de verbeteringen in 2017 aan indicator G medicatiegebruik Uit de feedback hebben we vernomen dat de meting van deze indicator arbeidsintensief is voor vele woonzorgcentra. In het vervolgtraject plannen we om deze indicator te herwerken en zullen voornamelijk aandacht hebben naar informatisering en het verminderen van de administratieve werklast. Alle belanghebbenden en experten zullen hiervoor opnieuw rond de tafel gebracht worden. 2.6 IMPLEMENTATIEPLANNING VOOR Gegevensverzameling van alle indicatoren over een kalenderjaar Eén van de vereisten van een goed monitoringssysteem is dat de indicatoren eenduidig en op dezelfde wijze worden gemeten. Pas dan is het ook mogelijk om vergelijkingen te maken tussen woonzorgcentra en bijvoorbeeld aan benchmarking te doen. Deze handleiding is bedoeld om de gegevensverzameling per kwaliteitsindicator op gestandaardiseerde en gestructureerde wijze te laten verlopen. Een element dat bijdraagt tot standaardisatie is het werken met referentiedagen of referentieperiodes waarbinnen de registratie moet gebeuren. De referentiedag of periode bepaalt de dag waarop of de periode waarin de gegevens voor de kwaliteitsindicatoren verzameld moeten worden. Door een referentiedag of Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

45 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra periode te bepalen, worden er in elk woonzorgcentrum tijdens dezelfde tijdsspanne dezelfde gegevens verzameld. Voor elk van de kwaliteitsindicatoren zijn referentiedagen of referentieperiodes vastgelegd. Het vertrekpunt is hierbij geweest de 20 e kalenderdag van de maand. Er zijn verschillende soorten referentieperiodes vastgelegd: metingen op één dag, drie dagen, een week, een maand, een specifieke afgebakende periode of een volledig kalenderjaar. De soorten gegevensverzameling zijn: Prevalentiemeting op 1 dag o Indicator A: Decubitus (20 april als referentiedag) o Indicator G: Medicatiegebruik (20 maart als referentiedag) o Indicator I: Zorgplan rond het levenseinde (20 maart als referentiedag) Observatie en registratie gedurende 3 dagen o Indicator D: Fysieke vrijheidsbeperking ( februari) Observatie en registratie gedurende 7 dagen o Indicator E: Medicijnincidenten ( juni) Observatie en registratie gedurende een maand o Indicator C: Valincidenten (1 tot en met 31 mei) Meting met welbepaalde tussenperiode o Indicator B1: Onbedoeld gewichtsverlies in de afgelopen maand: gewichtsbepaling in maart, gevolgd door een tweede gewichtsmeting 28 dagen later (min 23 dagen, max 33 dagen) o Indicator B2: Onbedoeld gewichtsverlies in de afgelopen zes maanden: gewichtsbepaling in april, gevolgd door een tweede gewichtsmeting zes maanden of 182 dagen later (min 175 dagen, maximum 189 dagen) o Indicator F1: Influenza vaccinatie zorgpersoneel (meting over het voorbije kalenderjaar tot en met de referentiedag van 1 december) Registratie gedurende een volledig kalenderjaar o Indicator H: Bewoners met als overlijdensplaats het woonzorgcentrum o Indicator V: Kortdurend ziekteverzuim zorgpersoneel o Indicator W: Personeelsverloop o Indicator Y: Vrijwilligerswerk Deze registratieperiodes zijn zo ontworpen dat er dus doorheen een volledig kalenderjaar stapsgewijs andere thema s in beeld komen. Globaal genomen is er in elke maand aandacht voor een bepaalde kwaliteitsindicator. Tabel 3 biedt een overzicht van deze gegevensverzameling doorheen het volledige kalenderjaar Er staat ook aangeduid wanneer de gegevens twee maal per jaar moeten worden doorgegeven op het e-loket (juli 2018 en januari 2019). /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

46 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Tabel 3: Implementatie kalenderjaar 2018 Voor indicator A is een rondgang en observatie van de bewoner vereist (decubitus), 20 april 2018 is een vrijdag. Voor indicator F gebeurt de meting over vaccinatie zorgpersoneel in het voorbije kalenderjaar tot en met 1 december 2018 (dit is een zaterdag). Indicator G wordt in het kalenderjaar 2018 herwerkt en niet gemeten. Rekening houdend met de weekenddagen en feestdagen voor kalenderjaar 2018 is er volgende uitzondering: Meting indicator D: 18 februari 2018 is een zondag, dus start de registratieperiode op de eerstvolgende werkdag tijdens de week, maandag 19 februari en loopt verder gedurende drie dagen (20-21 feb) Kalenderjaar 2018 jan/18(+19) feb/18 mrt/18 apr/18 mei/18 jun/18 jul/18 aug/18 sep/18 okt/18 nov/18 dec/18 31 januari feb 20 maart 20 april juni 31 juli DATASET DATASET //////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

47 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra DATASET 2: 31 januari 2019 data doorgeven van de indicatoren * Indicator B2: Percentage bewoners met een onbedoeld gewichtsverlies van 10% of meer in de afgelopen zes maanden * Indicator F1: Percentage zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar tot en met 1 december 2018 gevaccineerd is tegen influenza en waarbij vaccinatie betaald is door het woonzorgcentrum * Indicator H: Percentage bewoners die overleden is in het woonzorgcentrum (kalenderjaar 2018) * Indicator Y: Uren vrijwilligerswerk (kalenderjaar 2018) 1 = februari 2018: Observatie en registratie dagelijkse vrijheidsbeperkende maatregel * Indicator D4: Percentage bewoners met fysieke fixatie overdag * Indicator D5: Percentage bewoners met fysieke fixatie s nachts * Indicator D6: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. bedhekken overdag * Indicator D7: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. bedhekken s nachts * Indicator D8: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. gordel overdag * Indicator D9: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. gordel s nachts 2 = maart en april 2018: Wegen van de bewoners (2 maal) * Indicator B1: Percentage bewoners met een onbedoeld gewichtsverlies van 5% of meer in de afgelopen maand (eerste weging in maart, gevolgd door tweede gewichtsbepaling 28 dagen later (min 23 max 33 dagen)) * Indicator B2: Percentage bewoners met een onbedoeld gewichtsverlies van 10% of meer in de afgelopen zes maanden (eerste weging in april, gevolgd door tweede gewichtsbepaling zes maanden of 182 dagen later (min 175 max 189 dagen)) 3 = 20 maart 2018: Referentiedag medicatiegebruik en plan rond het levenseinde * Indicator I: Percentage bewoners dat beschikt over een plan voor de zorg rond het levenseinde in overeenstemming met de wensen van de bewoner /////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

48 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 4 = 20 april 2018: Observatie en registratie decubitus * Indicator A1: Percentage bewoners met een decubituswonde categorie 2 of meer * Indicator A2: Percentage bewoners met een decubituswonde categorie 2 of meer ontstaan in het woonzorgcentrum 5 = 1 tot en met 31 mei 2018: Registreren valincidenten * Indicator C1: Percentage bewoners met één of meer valincident(en) in de afgelopen maand * Indicator C2: Percentage bewoners met twee of meer valincidenten in de afgelopen maand 6 = 14 tot en met 20 juni 2018: Registreren medicijnincidenten * Indicator E: Percentage bewoners met een medicijnincident DATASET 1 = 31 juli 2018 data doorgeven van de indicatoren * Indicator A1: Percentage bewoners met een decubituswonde categorie 2 of meer (20 april 2018) * Indicator A2: Percentage bewoners met een decubituswonde categorie 2 of meer ontstaan in het woonzorgcentrum (20 april 2018) * Indicator B1: Percentage bewoners met een onbedoeld gewichtsverlies van 5% of meer in de afgelopen maand (2018) *Indicator C1: Percentage bewoners met één of meer valincident(en) in de afgelopen maand (mei 2018) * Indicator C2: Percentage bewoners met twee of meer valincident(en) in de afgelopen maand (mei 2018) * Indicator D4: Percentage bewoners met fysieke fixatie overdag ( feb 2018, uitzonderlijk) * Indicator D5: Percentage bewoners met fysieke fixatie s nachts ( feb 2018, uitzonderlijk) * Indicator D6: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. bedhekken overdag ( feb 2018, uitzonderlijk) * Indicator D7: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. bedhekken s nachts ( feb 2018, uitzonderlijk) * Indicator D8: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. gordel overdag ( feb 2018, uitzonderlijk) * Indicator D9: Percentage bewoners met fysieke fixatie d.m.v. gordel s nachts ( feb 2018, uitzonderlijk) * Indicator E: Percentage bewoners met een medicijnincident (14 tot en met 20 juni 2018) * Indicator I: Percentage bewoners dat beschikt over een plan voor de zorg rond het levenseinde in overeenstemming met de wensen van de bewoner (20 maart 2018) //////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

49 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 7 = Registreren van indicatoren die handelen over een tijdsspanne van een kalenderjaar * Indicator H: Percentage bewoners die overleden is in het woonzorgcentrum (2018) * Indicator Y: Uren vrijwillegerswerk (2018) 8 = ongeveer oktober 2018, zes maand na eerste weging in april: Wegen van de bewoners * Indicator B2: Percentage bewoners met een onbedoeld gewichtsverlies van 10% of meer in de afgelopen zes maand (2018) 9 = 1 december Registreren zorgpersoneel dat gevaccineerd wordt tegen influenza * Indicator F1: Percentage zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar tot en met 1 december 2018 gevaccineerd is tegen influenza en waarbij vaccinatie betaald is door het woonzorgcentrum /////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

50

51 Hoofdstuk 2 Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra De betrouwbaarheid van de registraties verhoogt wanneer elk woonzorgcentrum zich houdt aan de vooropgestelde registratieperiode. Op de stuurgroep van juni 2017 is afgesproken om ook rekening te houden met de praktische haalbaarheid van bepaalde metingen en concreet ervoor te zorgen dat een observatie van bewoners door een verpleegkundige voor de meting decubitus (indicator A) niet tijdens het weekend hoeft te gebeuren. Voor de overige indicatoren wordt er geen uitzondering gemaakt en gebeuren de registraties op weeken weekenddagen. Algemeen gesteld is vanaf meetjaar 2018 het volgende afgesproken: Wanneer de registratiedag of de eerste dag van de registratieperiode valt in het weekend (zaterdag/zondag) of op een wettelijke feestdag, dan wordt dit verplaatst naar de eerstvolgende werkdag (tijdens de week). Deze afspraak geldt dus voor de indicatoren A, D, G, E en I. Een uitzondering hierop vormen de maandmeting (waarbij er vanaf de eerste dag tot en met de laatste dag van de maand wordt gemeten) (indicator C), de jaarmeting (waarbij er voor een volledig kalenderjaar wordt geteld) (indicatoren H, V, W en Y) en de metingen met een afgesproken tussenperiode (indicatoren B en F) Overzicht gegevensverzameling Tabel 4 past deze afspraak toe op de kalenderjaren 2018, 2019 en 2020 (onder voorbehoud van wijzigingen voor 2019 en 2020 in functie van herwerking van indicatoren). Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

52 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Tabel 4: Schema met overzicht van de metingen voor 2018, 2019 en 2020 Opmerking: de data zijn indicatief en onder voorbehoud van eventuele wijzigingen: indien indicatoren worden herwerkt of aangepast in 2018 kunnen de registratiedata van 2019 of 2020 nog wijzigen. Jaarlijks wordt een leeswijzer bezorgd met de juiste data en registratieperiodes voor dat meetjaar. Kijk hiervoor op de website van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra. Kwaliteitsindicator Omschrijving Thema 1: Kwaliteit van zorg en veiligheid A A1: Percentage bewoners met een decubituswonde categorie 2 tot en met 4/onbepaald Registratie 20 april 2018 Registratie 22 april 2019 Registratie 20 april 2020 A2: Percentage bewoners met een decubituswonde categorie 2 tot en met 4/onbepaald ontstaan in het woonzorgcentrum Doorgeven 31 juli 2019 Doorgeven 31 juli 2020 Doorgeven 31 juli 2021 B B1: Percentage bewoners met onbedoeld gewichtsverlies van 5% of meer lichaamsgewicht in de afgelopen maand B2: Percentage bewoners met onbedoeld gewichtsverlies van 10% of meer lichaamsgewicht in de afgelopen zes maanden Maart en april 2018 (B1) April en ongeveer oktober 2018 (B2) Maart en april 2019 (B1) April en ongeveer oktober 2019 (B2) Maart en april 2020 (B1) April en ongeveer oktober 2020 (B2) Doorgeven B1 op 31 juli 2018 Doorgeven B2 op 31 januari 2019 Doorgeven B1 op 31 juli 2019 Doorgeven B2 op 31 januari 2020 Doorgeven B1 op 31 juli 2020 Doorgeven B2 op 31 januari 2021 C C1: Percentage bewoners met één of meer valincident(en) in de afgelopen maand C2: Percentage bewoners met twee of meer valincidenten in de afgelopen maand Registratie 1 tem 31 mei 2018 Registratie 1 tem 31 mei 2019 Registratie 1 tem 31 mei 2020 //////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

53 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Kwaliteitsindicator D Omschrijving D4: Percentage bewoners met fysieke fixatie overdag D5: Percentage bewoners met fysieke fixatie s nachts D6: Percentage bewoners met fysieke fixatie door middel van bedhekken overdag D7: Percentage bewoners met fysieke fixatie door middel van bedhekken s nachts D8: Percentage bewoners met fysieke fixatie door middel van gordel overdag D9: Percentage bewoners met fysieke fixatie door middel van gordel s nachts Doorgeven 31 juli 2018 Registratie februari 2018 (uitzonderlijk dag later starten omdat 18 februari een zondag is) Doorgeven 31 juli 2018 Doorgeven 31 juli 2019 Registratie februari 2019 Doorgeven 31 juli 2019 Doorgeven 31 juli 2020 Registratie februari 2020 Doorgeven 31 juli 2020 E Percentage bewoners dat de afgelopen zeven dagen te maken had met minimaal één medicijnincident Registratie juni 2018 Doorgeven 31 juli 2018 Registratie juni 2019 Doorgeven 31 juli 2019 Registratie juni 2020 (dit is uitzonderlijk omdat 14 juni 2020 een zondag is) Doorgeven 31 juli 2020 F F1: Percentage zorgpersoneelsleden dat het afgelopen kalenderjaarjaar gevaccineerd is tegen influenza en waarbij de vaccinatie betaald is door het woonzorgcentrum Registratie 1 december 2018 over voorbije Registratie 1 december 2019 over voorbije Registratie 1 december 2020 over voorbije /////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

54 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Kwaliteitsindicator Omschrijving kalenderjaar t.e.m. 1 dec kalenderjaar t.e.m. 1 dec kalenderjaar t.e.m. 1 dec Doorgeven 31 jan 2018 Doorgeven 31 jan 2019 Doorgeven 31 jan 2020 G G1: Percentage bewoners met 5 tot en met 9 verschillende soorten geneesmiddelen voorgeschreven door de (huis)arts (met systemisch effect en chronisch gebruik) Registratie 20 maart 2019 Registratie 20 maart 2020 G2: Percentage bewoners met 10 of meer verschillende soorten geneesmiddelen voorgeschreven door de (huis)arts (met systemisch effect en chronisch gebruik) Doorgeven 31 juli 2019 Doorgeven 31 juli 2020 H Overleden bewoners met als overlijdensplaats het woonzorgcentrum Registratie jan-dec 2018 Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 Doorgeven 31 jan 2019 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 I Percentage bewoners dat beschikt over een plan voor de zorg rond het levenseinde in overeenstemming met de wensen van de bewoner Registratie 20 maart 2018 Registratie 20 maart 2019 Registratie 20 maart 2020 Doorgeven 31 juli 2018 Doorgeven 31 juli 2019 Doorgeven 31 juli 2020 Thema 2: Kwaliteit van leven Van gebeurde de meting door middel van het interrai Quality of Life instrument. Op basis hiervan zijn 12 indicatoren berekend: Q1 totaalscore Q2 Privacy Q3 Veiligheid //////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

55 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Kwaliteitsindicator Omschrijving Q4 Respect Q5 Zich prettig voelen Q6 Vraaggerichtheid Q7 Autonomie Q8 Maaltijden Q9 Informatie wzc Q10 Keuze activiteiten Q11Band voelen met personeel Q12 Persoonlijke omgang met medebewoners In 2017 loopt een onderzoekstraject om te bestuderen met welke methodieken de kwaliteit van leven, wonen en zorg van personen met cognitieve problemen in woonzorgcentra kan gemeten worden. Op basis daarvan zal de verdere aanpak worden bepaald. Thema 3: Kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisatie V3 Percentage kortdurend ziekteverzuim bij zorgpersoneel Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 W3 Aandeel VTE zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum heeft verlaten Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 W4 Aandeel VTE zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum heeft verlaten op vraag van de werknemer Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 /////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

56 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Kwaliteitsindicator W5 Omschrijving Aandeel VTE zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum heeft verlaten op vraag van de werkgever Doorgeven 31 jan 2020 Registratie jan-dec 2019 Doorgeven 31 jan 2021 Registratie jan-dec 2020 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 W6 Aandeel VTE zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum heeft verlaten in onderling akkoord Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 W7 Aandeel VTE zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum heeft verlaten om dringende redenen Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 W8 Aandeel VTE zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum heeft verlaten omwille van (brug)pensionering Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 W9 Aandeel VTE zorgpersoneel dat in het voorbije kalenderjaar het woonzorgcentrum heeft verlaten omwille van overmacht of overlijden Registratie jan-dec 2019 Registratie jan-dec 2020 Y Aantal uren gepresteerd vrijwilligerswerk in het voorbije kalenderjaar per woongelegenheid Registratie jan-dec 2018 Doorgeven 31 jan 2020 Registratie jan-dec 2019 Doorgeven 31 jan 2021 Registratie jan-dec 2020 //////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

57 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Kwaliteitsindicator Omschrijving Doorgeven 31 jan 2019 Doorgeven 31 jan 2020 Doorgeven 31 jan 2021 DATASET 1 Dataset 31 juli (doorgeven van gegevens via het e-loket) 13 verplichte indicatoren A1-A2 decubitus B1 onbedoeld gewichtsverlies 15 verplichte indicatoren A1-A2 decubitus B1 onbedoeld gewichtsverlies 15 verplichte indicatoren A1-A2 decubitus B1 onbedoeld gewichtsverlies C1-C2 valincidenten C1-C2 valincidenten C1-C2 valincidenten D4-D9 fysieke fixatie D4-D9 fysieke fixatie D4-D9 fysieke fixatie E medicijnincidenten E medicijnincidenten E medicijnincidenten G1-G2 medicatiegebruik G1-G2 medicatiegebruik /////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

58 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Kwaliteitsindicator Omschrijving I zorgplan levenseinde I zorgplan levenseinde I zorgplan levenseinde DATASET 2 Dataset 31 januari (doorgeven van gegevens via het e-loket) 4 verplichte indicatoren B2 onbedoeld gewichtsverlies 12 verplichte indicatoren B2 onbedoeld gewichtsverlies 12 verplichte indicatoren B2 onbedoeld gewichtsverlies F1 griepvaccinatie personeel F1 griepvaccinatie personeel F1 griepvaccinatie personeel H overlijdensplaats bewoners H overlijdensplaats bewoners H overlijdensplaats bewoners V3 kortdurend ziekteverzuim V3 kortdurend ziekteverzuim W2-W8 personeelsverloop W2-W8 personeelsverloop Y vrijwilligerswerk Y vrijwilligerswerk Y vrijwilligerswerk //////////////////////////////////////////////////////////////// Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183

59 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra 2.7 DE KWALITEITSCYCLUS MET EVALUATIE EN BORGING VAN DE RESULTATEN Werken met kwaliteitsindicatoren als onderdeel van een integraal kwaliteitsbeleid In hoofdstuk 1 van deze handleiding is duidelijk geschetst wat de juiste plaats is van kwaliteitsindicatoren. Het zijn signaalwijzers en ze vormen één element van een integraal kwaliteitsbeleid. Het is onmogelijk om op basis van één of enkele kwaliteitsindicatoren een uitspraak te doen over de kwaliteit van een woonzorgcentrum. Kwaliteitsindicatoren moeten in de eerste plaats goed geïnterpreteerd worden. Op zichzelf hebben de indicatorscores weinig betekenis, ze moeten worden geïnterpreteerd in het licht van een referentiewaarde. Die referentiewaarde kan komen uit de historiek van eigen metingen (evolutie in kaart brengen bv. dalende trend van percentage bewoners met decubitus), uit een vergelijking met het groepsgemiddelde (bv. de sectorscore voor het percentage valincidenten) of uit internationaal wetenschappelijk onderzoek (bv. percentage bewoners met fysieke vrijheidsbeperkende maatregelen). Kwaliteitsindicatoren nodigen uit tot verdere evaluatie en duiding. Elk woonzorgcentrum kan de indicatorscore of het bekomen percentage kaderen in de context van de eigen organisatie. De kwaliteitsindicatoren nodigen daarom uit tot verdere evaluatie: Waarom heeft mijn woonzorgcentrum een hoger percentage bewoners met valincidenten? Wat kan ik leren van andere woonzorgcentra met een hoog percentage bewoners met een zorgplan voor het levenseinde in overeenstemming met de wensen van de bewoner? Het Vlaams indicatorenproject biedt met de kwaliteitsindicatoren een voorzet voor de uitbouw van dergelijk integraal kwaliteitsbeleid. De duiding en analyse van de thema s die gemeten zijn met de kwaliteitsindicatoren moet verder gebeuren op initiatief van elk woonzorgcentrum zelf. Meestal zijn hiervoor bijkomende instrumenten en methodieken aangewezen, die een grondigere meting en evaluatie inhouden van het betrokken thema. In de meeste elektronische bewonerszorgdossiers zijn ook al aanvullende velden aanwezig om dieper in te gaan op bepaalde aspecten van kwaliteit van zorg. De uiteindelijke doelstelling van het Vlaams Indicatorenproject is woonzorgcentra te ondersteunen in initiatieven ter behoud en/of verbetering van de kwaliteit. Op die manier wordt een proces gestimuleerd van continue kwaliteitsverbetering (zie figuur 2). Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /187

60 Hoofdstuk 2: Procesbeschrijving van het Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Figuur 2: Kwaliteitsbeleid als een continu proces De zelfregistraties van de eigen zorg en dienstverlening vormen zo het vertrekpunt van de Plan-Do-Check-Actcyclus. Op basis van de doorgegeven zelfregistraties berekent de Vlaamse overheid een aantal kwaliteitsindicatoren. Deze informatie wordt teruggekoppeld naar de woonzorgcentra. Vanaf dan kan elke voorziening verder evalueren wat er nodig is aan verbeteracties op dat domein van kwaliteit van zorg. Woonzorgcentra worden aangemoedigd om goede praktijken uit te wisselen en verbeterprojecten met elkaar te delen. Deze verbeterprojecten kunnen gaan van kleine ingrepen (bv. maandelijks agenderen op de multidisciplinaire teamvergadering) tot en met goed voorbereide projecten waar gedurende meerdere maanden aan wordt gewerkt (bv. valpreventieprojecten). Op de studievoormiddagen van 2017 kon alvast inspiratie worden opgedaan over dergelijke verbeteracties (zie: Validatiefase en feedbackrapportering Voor de meting van kwaliteit van zorg dient elk woonzorgcentrum twee maal per jaar gegevens door te geven op het kwaliteitsformulier van het e-loket: Een eerste set gegevens tegen 31 juli van het kalenderjaar Een tweede set gegevens tegen 31 januari van het daaropvolgende kalenderjaar Vervolgens gaat Zorg en Gezondheid in samenwerking met de onderzoekers van STATGent aan de slag met deze data. De gegevens worden gecontroleerd op fouten en op basis van deze eerste data-opschoning is er een validatie-fase. Vermoedelijke fouten worden afgetoetst bij het woonzorgcentrum en kunnen éénmalig worden terug rechtgezet. Daarna start de data-analyse en worden alle gegevens verwerkt tot kwaliteitsindicatoren. Elk woonzorgcentrum krijgt uitgebreide feedbackrapportering over de zelfregistraties inzake kwaliteit van zorg en veiligheid en kwaliteit van zorgverleners en zorgorganisatie. In een individueel feedbackrapport krijgt het woonzorgcentrum inzicht in de eigen indicatorscores (percentages die zijn samengesteld op basis van de doorgegeven cijfers voor teller en noemer) Vlaams indicatorenproject woonzorgcentra Handleiding /183