HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy. Kantoorsimulatie voor Windows. versie 3.0. Handleiding De Jong Edusoft

Transcriptie

1 HelpAndManual_unregistered_evaluation_copy Kantoorsimulatie voor Windows versie 3.0 Handleiding

2 I Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Inhoudsopgave Deel I Welkom bij Kantoorsimulatie 1 Deel II Wat is nieuw 2 1 nieuw vanaf... versie Deel III Systeemeisen 3 Deel IV Installatie 4 Deel V Instellingen 6 1 Instellingen... aanpassen 6 2 Gebruikerslijst Bedrijven aanpassen Deel VI Programma starten Deel VII Automatische backups 10 Deel VIII Registratie 11 1 Licenties Deel IX Voorbereiding 1 Beheerder/docent Gebruiker Deel X Training 1 Snelstart... trainingsessie 17 Deel XI Simulatie 19 Deel XII Gebruik van het programma 21 1 Starten Menuopties Overzichten Controlemogelijkheden Deel XIII Afdeling Receptie 28 Deel XIV Afdeling Magazijn 33 Deel XV Afdeling Inkoop 41 Deel XVI Afdeling Verkoop 48

3 Inhoud II Deel XVII Afdeling Boekhouding 53 Deel XVIII Controles 57 1 Continuïteit Volledigheid Juistheid Deel XIX Beheer bedrijven 61 1 Wachtwoord Instellingen Gebruikerslijst bewerken Bedrijfsgegevens... bewerken 64 Bedrijfsgegevens Leveranciers/Crediteuren Klanten/Debiteuren Grootboekrekeningschema Eerste Inkopen Eerste Verkopen +... sessieaantal 67 Vrachttarieven Kostenfacturen Opnieuw... afdrukken 68 5 Herstel Volgnummers Backup backup maken backup terugzetten Handleidingen Hulp bij controle... op verkoopfacturen 71 9 Fouten toevoegen... in G/F-analyse Kies printer Testafdruk... printer Registratie Deel XX Automatismen post/vracht 73 Deel XXI België 74 Deel XXII Veel gestelde vragen 78 1 Wat kost... het gebruik van deze kantoorsimulatie? 78 2 Hoeveel personen... kunnen tegelijk in één bedrijf bezig zijn? 78 3 Hoeveel bedrijven... kunnen er tegelijk draaien? 78 4 Hoe houd... ik de verschillende bedrijven uit elkaar? 78 5 Kan iedere... gebruiker dit programma starten? 78 6 Wat moet... de docent/begeleider doen? 79 7 Kan ik zelf... kostenfacturen inbrengen? 79 8 Hoeveel tijd... kost de simulatie? 79 9 Hoeveel orders... kunnen er maximaal verwerkt worden? 80 II

4 III Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows 10 Wat te doen... na plotselinge stroomuitval? Hoe kunnen... gebruikers zelf een nieuw bedrijf invoeren? Kan ik ook... zonder Microsoft Word een simulatie doen? Onze licentie... loopt binnenkort af. Hoe verlengen? Waarom licenties? Hoe kan ik... telefonische orders inbrengen? Hoe kan ik... bepalen hoeveel orders iedere werknemer per sessie moet verwerken? Waarom wijken... de Debet en Credit totalen af van de controlegetallen in de laatste les? Hoe kan het... dat de inkoopfactuur afwijkt van de inkooporder? Waarom staan... niet alle betalingen op het bankafschrift? Hoe kan ik... de kantoorsimulatie vanaf de server van Pat-Link laten werken 82 Index 83

5 Welkom bij Kantoorsimulatie 1 1 Welkom bij Kantoorsimulatie Welkom bij Kantoorsimulatie voor Windows Kantoorsimulatie voor Windows is een uniek en voordelig concept voor iedere opleiding die zijn leerlingen praktische administratieve vaardigheden wil aanleren. Kantoorsimulatie voor Windows is een programma dat gebruikers laat werken in een nagebootste bedrijfsomgeving met de afdelingen Receptie, Inkoop, Verkoop, Magazijn en Boekhouding, waarbij de nadruk ligt op het inzicht krijgen in de administratieve processen. Een belangrijk verschil met andere simulaties is dat alles zich binnen één ruimte kan afspelen. Het programma verzorgt alle post automatisch naar aanleiding van wat er op de afdelingen wordt ingevoerd. Er is dus géén dure externe verwerkingscentrale nodig. De docent hoeft slechts te begeleiden en eventueel de uitgaande post en vrachtdocumenten in ontvangst te nemen. Hoewel het heel goed mogelijk is om een administratie nagenoeg geautomatiseerd te laten verwerken, is er gekozen voor een semi-automatisch proces, waarbij handelingen door de gebruiker via een stappenplan worden aangestuurd en de formulieren zelf moeten worden vervaardigd. Voorraadtekorten moeten worden opgespoord en financiele stukken handmatig worden ingebracht in de boekhouding. Dit brengt meer werk met zich mee dan bij professionele administratieprogramma's zoals Exact, maar heeft als voordeel dat de gebruiker naast het administratieve proces ook andere vaardigheden opdoet, zoals facturen berekenen, omgaan en bewerken van Word-documenten. Daardoor is het programma tevens een leeromgeving. Het uitgangspunt bij het opzetten van Kantoorsimulatie voor Windows is geweest dat het moest voorbereiden op het examenprogramma VMBO, sector Economie en tevens geschikt te zijn voor vervolgopleidingen in het MBO en volwassenonderwijs.

6 2 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows 2 Wat is nieuw 2.1 nieuw vanaf versie toegevoegd: Belgisch rekeningschema mogelijk en daaraan aangepaste trainingsopdrachten beschikbaar. gebruik van de dagboekmethode kan nu verplicht worden gesteld d.m.v. een keuzevakje bij Beheer-Instellingen. In de checklisten is de afdeling Receptie geplaatst als laatste blok (i.p.v. eerste). dagboeken: bij de afdeling Boekhouding de mogelijkheid om boekingsstukken in te voeren via de dagboeken Kasboek, Bankboek, Inkoopboek, Verkoopboek en Diverse postenboek. bij Beheer-Instellingen de mogelijkheid om het hoge en lage BTW-percentage in te voeren. Deze percentages worden overal in het programma gebruikt. De voorbeelden in de trainingslessen zijn overigens gebaseerd op 19% BTW. bij Beheer-Instellingen kan gekozen worden om wel of niet een werkopdracht voor de afdeling Receptie te laten binnenkomen. gewijzigd: kostenfacturen kunnen nu ook gewoon via de keuze inkoopfactuur worden ingeboekt. Het boekingsstuknummer zal automatisch worden aangepast.

7 Systeemeisen 3 3 Systeemeisen Minimaal: een computer met Windows 98 of hoger met 64 Mb geheugen Schermresolutie: minimaal 800x600 Schijfruimte: ca. 1 Mb voor het programma + 1 Mb voor elk afzonderlijk bedrijf Printer voorkeursinstelling: A4-formaat Netwerk alleen nodig als het programma als simulatie moet draaien; voor het maken van trainingsopdrachten is een netwerk niet beslist noodzakelijk. Opmerking: Hoe sneller uw computer hoe korter de wachttijd bij sommige onderdelen waarbij gezocht moet worden in alle mutaties. Dat is het geval bij het samenstellen van overzichten van het werk van de werknemers en het zoeken naar nieuwe post of vracht.

8 4 4 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Installatie Installatie op een vrijstaande computer (stand-alone) 1. Download de nieuwste versie van de kantoorsimulatie van onze website Het programma Kantoorsimulatie wordt geleverd zonder licentie. Download een tijdelijke licentie van of vraag een tijdelijke licentie aan ter evaluatie. Jaarlicenties worden per jaar verstrekt nadat het factuurbedrag voor deze licentie is overgemaakt op onze bankrekening. U ontvangt hiervoor een factuur. Tot die tijd kunt u over een tijdelijke licentie beschikken om toch direct aan de slag te kunnen. Kopieer het ontvangen licentiebestand naar de programmamap Kantoorsimulatie\Kantoorsim waar ook Ksim.exe voorkomt. 2. Start het gedownloade bestand Ksim30_setup.exe. 3. Volg de instructies op het scherm. Verander, indien gewenst, de locatie waarin het programma geïnstalleerd moet worden. Daarna kan er steeds 'Doorgaan' worden gekozen. 4. Nadat u de installatie heeft voltooid, staan de programmabestanden en de databestanden op uw computer. 5. U kunt het programma onmiddellijk daarna starten met behulp van de snelkoppeling 'Kantoorsimulatie starten' op uw bureaublad of in het menu Start-Programma's. 6. Houd uw licentiegegevens bij de hand (of kopieer het licentiebestand naar de map [Kantoorsim] in de map waar u het programma installeerde). Indien de juiste licentie ontbreekt vraagt het programma om deze gegevens. U kunt pas met het programma werken als de juiste licentiegegevens zijn ingevoerd! NETWERK-INSTALLATIE Vooraf: Bepaal eerst waar het programma op de server moet worden geïnstalleerd. Maak bijvoorbeeld eerst een aparte map Programmas aan waarin u alle programma s plaatst die door gebruikers op werkstations mogen worden gestart. Maak in deze map een submap genaamd Kantoorsimulatie. Schrijfrechten toekennen: Beheerder: Zorg ervoor dat de beheerder van het kantoorsimulatieprogramma schrijfrechten heeft in de map Kantoorsimulatie en onderliggende mappen (achteraf instellen/controleren). Gebruikers: Gebruikers moeten alleen schrijfrechten hebben in de map Kantoorsimulatie\Bedrijven om hun mutaties te kunnen laten verwerken. Zorg voor een dagelijkse backup van deze map! Aanbeveling: Maak op de server een aparte gebruikersgroep KantoorsimUsers met schrijfrechten in de map Bedrijven. Maak alleen de toekomstige kantoorsimulatiegebruikers lid van deze groep. Hierdoor hebben kwaadwillende bezoekers geen schrijfrechten in de map met simulatiebestanden. Bij gebruik van meerdere simulatiebedrijven, kunt u zelfs verder gaan door op de server meerdere gebruikersgroepen te maken zoals KsimUsersBedrijfBlauw, KsimUsersBedrijfGroen, waarbij de leden alleen schrijfrechten krijgen in die ene bedrijfsmap waarin ze werken (bijv. map Kantoorsimulatie\Bedrijven\BedrijfBlauw). Hiermee wordt voorkomen dat gebruikers uit de ene groep kunnen werken in een andere groep. Het beperkt uiteraard dat iemand uit een ene groep kan invallen bij een andere groep. Installatie: OPM: Over het algemeen maken systeembeheerders een mapping aan waardoor bijvoorbeeld de map //servernaam/programmas op de server een driveletter toegewezen krijgt (bijv. drive P:). 1. Start het gedownloade bestand Ksim30_setup.exe. 2. Volg de instructies op het scherm tijdens het installeren. Geef de juiste locatie aan waar u het programma geïnstalleerd wilt hebben. Wijzig de standaardlocatie van C:\Program files\kantoorsimulatie in: //servernaam/programmas/kantoorsimulatie (waarbij servernaam de naam van uw server moet zijn) of als u een mapping naar drive P gebruikt: P:Kantoorsimulatie

9 Installatie 5 3. Nadat het programma is geïnstalleerd, staat er een pictogram op het bureaublad (en in Start-Programma's-Kantoorsimulatie) genaamd Kantoorsimulatie starten. Dit pictogram op het bureaublad kunt u verwijderen, omdat het programma vanaf het werkstation moet worden aangeroepen. 4. Maak op elk werkstation een snelkoppeling aan naar \\servernaam\programmas\kantoorsimulatie\kantoorsim\ksim_start.exe. of als u een mapping naar drive P gebruikt: P:Kantoorsimulatie\Kantoorsim\Ksim_start.exe 5. Tijdens de installatie worden de trainingsbestanden en enkele bedrijven met bijbehorende beginbestanden geïnstalleerd. U hoeft dus geen bestanden aan te maken, tenzij u het aantal bedrijven wilt uitbreiden of de bedrijfsnamen willen veranderen.

10 6 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows 5 Instellingen 5.1 Instellingen aanpassen Start het programma als simulatie en kies eerst menuoptie Beheer Instellingen. Om instellingen te wijzigen heeft u een beheerderswachtwoord nodig. Het maakt niet uit welke gebruikersnaam hierbij wordt ingevuld. Het standaard beheerderswachtwoord = Ksim2006. Wijzig dit wachtwoord onmiddellijk in een eigen wachtwoord! Klik daartoe op de knop [Wijzig wachtwoord]. De standaard instellingen zijn: q alleen gebruikers uit gebruikerslijst toestaan is uitgeschakeld. In klassesituaties is het verstandig wèl een gebruikerslijst aan te maken en deze te activeren om te voorkomen dat anderen in de simulatie kunnen gaat rommelen. q maak documenten in Microsoft Word is uitgeschakeld. Dit is nog optie die met de oudere Microsoft Word versies (XP) goed werkte, maar met de nieuwere versies wel eens ongewenste meldingen oplevert. Test dit eerst! Indien ingeschakeld wordt Microsoft Word opgestart met het betreffende documentsjabloon. Voor scholen met een terminalserver wordt aangeraden om deze optie uitgeschakeld te laten in verband met mogelijke meldingen over geopende documenten (van andere gebruikers). De interne documentenverwerker wordt dan gebruikt.

11 Instellingen 7 q automatische backups maken is uitgeschakeld. Meestal is het maken van backups al anders geregeld. Bij inschakeling dienen de gebruikers schrijfrechten te hebben op de backuplocatie. De automatische backup van een bedrijf wordt gemaakt op het moment dat de eerste gebruiker van de dag het programma opstart. Voor het instellen van de backups zie Beheer bedrijven-backups q vraag géén wachtwoord bij beheer-opties is uitgeschakeld; bij inschakeling is het niet meer nodig om het beheerderswachtwoord steeds in te typen bij keuzes in menuoptie Beheer. Dit is een tijdelijke uitschakeling en wordt niet opgeslagen. Bij een herstart is deze optie weer uitgeschakeld. q werkopdracht receptie is standaard uitgeschakeld, maar kan worden ingeschakeld, waardoor op de afdeling Receptie een extra opdracht om openingstijden e.d. naar alle klanten te verzenden d.m.v. MailMerge. De opdracht is bedoeld om de werknemer op de receptie bezig te houden op momenten dat er weinig post te verwerken is. Een alternatief voor deze werkopdracht kan zijn dat de receptionist op rustige momenten telefoongesprekken oefent met docent (of derde) als leverancier, waarbij een inkooporder wordt doorgegeven die nog niet is verwerkt bij Receptie. Controle op juistheid van de notitie is absoluut noodzakelijk om geen fouten in de simulatie te veroorzaken. Ook kan de receptionist ingeschakeld worden om elk uitgaande document nog eens op juistheid te controleren en na te rekenen. q Dagboekstijl verplicht bij boekhouding. Indien ingeschakeld dan zal iedere gebruiker in elk bedrijf verplicht worden om via de dagboeken in te boeken. Indien uitgeschakeld dan kan de gebruiker zelf bepalen of hij/zij via de dagboeken gaat werken of direct het boekingsstempel overneemt in het boekingsvenster. BTW hoog: geef hier het nieuwe hoge BTW-percentage op als dit mocht veranderen. BTW laag: geef hier het nieuwe lage BTW-percentage op als dit mocht veranderen. Deze BTW-percentages zullen overal in het programma worden gebruikt. De trainingsopdrachten zijn gebaseerd op het hoge BTW-percentage van 19 %. Aantal verkooporders per sessie = 6 (bij alle bedrijven). Dit aantal is per bedrijf naar eigen inzicht aan te passen. De werknemers wisselen van afdeling nadat zes verkooporders (en bijbehorende werkzaamheden op andere afdelingen) zijn afgewerkt. De sessieduur is circa 1,5 keer het sessieaantal. Bij deze instelling dus: 1,5 x 6 = 9 lesuren van 50 minuten. Aantal kostenfacturen per sessie = 2 (bij alle bedrijven). Dit aantal is per bedrijf naar eigen inzicht aan te passen. Aan het begin van elke sessie komen er twee kostenfacturen binnen ter afwisseling van de te boeken documenten. De laatste twee instellingen zijn alleen van toepassing voor de simulatie, waarbij elke gebruiker per sessie een eigen afdeling beheert en daarna wisselt van afdeling. Bij de training zijn deze waarden onveranderlijk, namelijk: aantal verkooporders per sessie=3 en aantal kostenfacturen per sessie=2. Bij de training volgt de werknemer de order en gaat daardoor van afdeling naar afdeling en maakt zo kennis met alle werkzaamheden aan de hand van de meegeleverde trainingsopdrachten. Bovengenoemde instellingen kunt u ook aanpassen bij Beheer bedrijven en stamgegevens bewerken op de tabbladen Eerste verkopen (sessieaantal) en Kostenfacturen (aantal per sessie). Bij het invoeren van een nieuw bedrijf vanuit een lege situatie zullen deze waarden op nul staan. 5.2 Gebruikerslijst Om te voorkomen dat iedereen in het kantoorsimulatieprogramma kan werken, is het mogelijk om een gebruikerslijst te vervaardigen. Enkel deze gebruikers kunnen het programma starten. Voeg de naam van de beheerder(s) dus ook toe!. Deze gebruikerslijst kan ook worden gebruikt om inlognummers om te zetten naar weergavenamen in het programma. Het programma gebruikt de opgegeven weergavenaam in de documenten en verslaggeving, zodat het meteen duidelijk is wie het werk heeft gedaan. Maak een gebruikerslijst als volgt: Klik bij de Beheer - Instellingen op de knop [Gebruikerslijst bewerken] ; er verschijnt een lege

12 8 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows tabel. Voer in de tabel de inlognaam (of code) en de weergavenaam in voor elke gebruiker (ook uw eigen naam toevoegen). Uitleg vindt u in het rechter gedeelte van het venster. Sla de wijzigingen op via het diskettepictogram (linksboven) of sluit het invoerscherm (onderste grijze kruisje in de menubalk) en geef aan dat u de wijzigingen wilt opslaan of niet. Onvolledige regels worden niet in het bestand opgenomen. De gebruikers worden opgeslagen in het bestand 'users.txt'. Dit bestand wordt in de programmamap opgeslagen, dus niet bij de bedrijfsgegevens! Bij netwerken moet de beheerder schrijftoegang hebben op de server om dit bestand te kunnen wijzigen. 5.3 kopieren vanuit opslaan naar regel invoegen regel verwijderen afdrukken : : : : : kopieer een eerder gemaakte Gebruikerslijst uit een ander bedrijf. kopieer de huidige Gebruikerslijst naar een ander bedrijf. voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. verwijder de regel op de plaats van de cursor. gebruikerslijst afdrukken. Bedrijven aanpassen Na het aanpassen van de instellingen, kunt u desgewenst via de menuoptie Beheer Bedrijven en stamgegevens bewerken bedrijfsnamen aanpassen of nieuwe bedrijven aanmaken. (zie Beheer en Hoe houd ik de bedrijven uit elkaar) Het starten van de kantoorsimulatie dient te gebeuren via een snelkoppelling op een werkstation naar het programma 'Ksim_start.exe' dat zich bevindt in de map waar het programma werd geïnstalleerd op de server.

13 Instellingen 6 9 Programma starten Door middel van deze snelkoppeling naar Ksim_start.exe kan de gebruiker een keuze maken uit de Training of de Simulatie. De locatie waarin gewerkt wordt is afhankelijk van uw computerinstellingen. Bij de Training worden alleen de eerste keer de startbestanden uit de map [programmamap]\ DataSim naar de persoonlijke gebruikersmap [Mijn documenten]\ksimtraining gekopieerd. Tijdens het werken zullen alle documenten en mutaties in deze laatste map worden opgeslagen. Als u in de training van verschillende bedrijven gebruikt wilt maken, dan kunt u een bedrijvenmap in [Mijn documenten] \KsimTraining aanmaken bijv. 'Wibo BV (rood)'. Vervolgens kopieert u alle bestanden en mappen uit [Mijn documenten] \KsimTraining naar deze nieuwe map. Het programma herkent een bedrijf automatisch en zal bij het starten van het programma een keuzelijst van de toegevoegde bedrijven tonen. Indien er een kleur in de bedrijfsnaam voorkomt, wordt de werkomgeving ook in die kleur weergegeven. U hoeft de snelkoppeling(en) bij deze werkwijze dus niet aan te passen! De oorspronkelijke gegevens in [Mijn documenten]\ KsimTraining worden niet meer gebruikt, maar kunnen later gebruikt worden als beginsituatie voor andere bedrijven of herstart. Bij de Simulatie wordt er rechtstreeks in de map [Programmamap]\Kantoorsim\Bedrijven \[bedrijfsnaam] op de server gewerkt. De gebruikers moeten daartoe schrijfrechten in de map...\bedrijven hebben! Een klusje voor de systeembeheerder! Als u er voor kiest om de map met bedrijven op een andere plaats op de server te plaatsen dan de standaardlocatie, dan moet u zelf een snelkoppeling maken. Deze snelkoppeling verwijst naar het programmabestand Ksim.exe. Hierbij moet dan achter 'Beginnen in' het volledig pad van de map met bedrijven worden ingevuld. (In dit geval moet u dus niet gebruik maken van het programmaatje Ksim_Start.exe) Link-server Scholen die gebruik maken van een Linkserver van PAT kunnen een specifieke installatieprocedure vinden op de website

14 10 7 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Automatische backups Laat elke dag een backup maken van de map Bedrijven, zodat bij per ongeluk of expres verlies van gegevens niet alles verloren gaat. U kunt ook door het Kantoorsimulatieprogramma automatisch backups laten maken, maar dan hebben alle gebruikers schrijfrechten nodig op de backuplocatie! Denk hier goed over na. Kies: Beheer - Instellingen en klik op de knop [Backup instellingen]hier kunt u aangeven hoe en waar u automatische backups laat maken aan het begin(!) van elke werkdag. Mogelijkheden: o geen backups maken o backups nabij documenten opslaan o alle backups op dezelfde locatie opslaan Er zullen geen automatische backups worden gemaakt. (standaard instelling) Er wordt bij de allereerste start van de dag een backup gemaakt. Alle backupbestanden worden in een op te geven map opgeslagen, waardoor alle backups (van zowel training en simulatie) bij elkaar in dezelfde map komen te staan. Bij de training wordt de backup opgeslagen in Mijn documenten onder de naam Backup_KsimTraining_NaamWerknemer_1.zip. Bij de simulatie wordt de backup gemaakt in de map Bedrijven op de server onder de naam: Backup + bedrijfsnaam_1.zip. Maximum aantal backup-bestanden Geef hier op hoeveel backupbestanden met dezelfde naam moeten worden behouden. De bestandnaam van een backup wordt automatisch voorzien van een volgnummer. Het hoogste nummer is de laatste backup. Als het aantal bereikt is, wordt bij een volgende backup het oudste bestand verwijderd en de resterende backups voorzien van een nieuwe nummering beginnend met het cijfer één. Om een backup terug te zetten, zie Beheer bedrijven - Backups terugzetten.

15 Registratie 8 11 Registratie Door te registreren ontvangt u een licentiesleutel op naam van uw instelling voor de periode van één jaar, waarna de licentie moet worden verlengd om het programma te kunnen blijven gebruiken. Ter evaluatie of ter overbrugging na een licentieaanvraag kunt u een tijdelijke licentie aanvragen voor maximaal 30 dagen via info@dejongedusoft.nl 8.1 Licenties Licenties kunt u aanvragen via de link Bestellen op onze website U vult enige gegevens van uw instelling en uw adres in en kiest vervolgens voor Verzenden, waarna u een factuur ontvangt voor de licentie van één jaar, tenzij anders is overeengekomen. Na ontvangst van de daarvoor geldende kosten ontvangt u per mail een licentiebestand op naam van uw instelling met daarbij een unieke code om het programma te activeren. Deze licentie geeft u het recht om het programma gedurende één jaar (meestal van oktober t/m september) te gebruiken, waarna de licentie verlengd dient te worden. Het ontvangen licentiebestand kopieert u naar de map waar het programma is geïnstalleerd. Het oude bestand dient u te overschrijven. Of u voert de licentiegegevens in bij menu-optie Beheer Registratie.

16 12 9 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Voorbereiding Voordat er gewerkt kan worden in een training of simulatie dienen er omstandigheden te worden gecreëerd waarin gewerkt kan worden. Dit geldt met name voor het beschikbaar zijn van bedrijfsgegevens en bestanden, maar ook voor de te gebruiken hulpmiddelen, zoals ordners, stempels, enveloppen enz. De beheerder/docent kan hier de voorbereidingslijst raadplegen: Beheerder/docent De gebruiker/leerling heeft ook enige voorbereiding te doen, namelijk het inrichten van de ordner waarin de documenten worden opgeborgen en het doornemen van de instructies en handleiding voor de afdeling waar gewerkt gaat worden, zie Gebruiker 9.1 Beheerder/docent Voorbereiding beheerder/docent Bedrijfsgegevens - De kantoorsimulatie wordt geleverd met de volledige databestanden van Wibo BV te Heerenveen, bestaande uit: bedrijfsgegevens + leveringsvoorwaarden artikelenbestand met 3 x 50 artikelen leveranciersbestand met 3 leveranciers (Lego, Gaba en Philips) klantenbestand met 15 klanten vrachttarieven grootboekrekeningschema bestand voor aansturing van eerste inkooporders/beginvoorraad bestand voor aansturing van eerste verkooporders bestand vooraansturing van kostenfacturen - Bovenstaande gegevens zijn naar believen aan te passen aan uw locatie. Via de menuoptie Beheer - Bedrijven en stamgegevens bewerken, tabblad Bedrijven kunt u het adres van Wibo BV omzetten naar uw eigen voorkeur, waardoor de vestigingsplaats voor uw leerlingen herkenbaarder wordt. - U kunt ook uw eigen bedrijf inrichten door gebruik te maken van het menu Beheer - Bedrijven en stamgegevens bewerken. Hierin kunnen alle gegevens voor bovengenoemde bestanden worden ingetypt en opgeslagen onder een zelf te bedenken bedrijfsnaam (eventueel met kleuraanduiding). Door deze gegevens te kopieren kunnen meerdere bedrijven met dezelfde startbestanden worden verkregen. (zie verder: Beheer bedrijven) Gebruikers - toegang verlenen tot gebruik training via users.txt (niet verplicht) toegang verlenen tot gebruik simulatie via users.txt én schrijfrechten (noodzakelijk!) in Bedrijvenmap op de server. Training benodigd materiaal - Simulatie - Instructieboek per afdeling Werkboek trainingsopdrachten Wibo BV met instructie + voorbereide bedrijfsgegevens (te bestellen bij De Jong Edusoft) 1 ordner met 8 tabbladen met teksttab voor scheiding van afdelingsdocumenten, verzonden post en vrachtdocumenten. 1 perforator (2-gaats) 1 combinatiestempel (woord + datum) + stempelkussen imputeringsbriefjes of boekingsstempel/-etiketten (zie Word-document Boekingsstempels-etik8x3.doc)

17 Voorbereiding benodigd materiaal 13-5 ordners; één per afdeling; alle vijf dezelfde (bedrijfs)kleur. 5 x 10 tabbladen 1 stempelkussen 1 combinatiestempel imputeringsbriefjes voor boekhouding (3 per verkooporder en 2 per inkooporder) of boekingsstempel/-etiketten - 2-gaats perforator - 6 brievenbakjes per bedrijf in dezelfde kleur (bijv. rood, groen, blauw, wit, geel, zwart) Elk der vijf afdelingen krijgt een brievenbakje in de bedrijfskleur (met de naam van de afdeling erop) bestemd voor de binnenkomende documenten van andere afdelingen of van klant of leverancier. Het zesde brievenbakje is bedoeld als brievenbus voor uitgaande post naar klanten en leveranciers. De bakjes dienen op een vaste plaats in het lokaal te staan, bijvoorbeeld bij de werkplek van de docent/begeleider. Een alternatieve oplossing zou echte buitenbrievenbus in het lokaal kunnen zijn. Verbruiksartikelen - papier (minimaal: 7 x A4 per verkooporder, 9 x A4 per inkooporder) kabinetenveloppen met venster rechtsonder (hergebruik mogelijk mits niet dichtgeplakt) eventueel plakkertjes met postzegelwaarde, als vervanging van postzegels. inkt/toner voor de printer Simulatiegroepen Het verdient aanbeveling om simulatiegroepen van vijf à zes personen samen te stellen. Er zijn vijf werknemers per bedrijf nodig: ieder zijn eigen afdeling. De zesde werknemer kan bijspringen als assistent op de afdeling Magazijn en in geval van ziekte invallen op een andere afdeling. Mocht er een groep van vier noodzakelijk zijn, laat dan eerst de afdeling Boekhouding onbemand. Aan het einde van elke sessie moet dan per toerbeurt iemand de boekhouding bijwerken in samenwerking met afdeling Receptie voor verwerken van de post van en naar de bank. Afdelingsbordjes Het blijkt plezierig te zijn als iedere afdeling een eigen geplastificeerd afdelingsbordje in de bedrijfskleur heeft, dat duidelijk zichtbaar bovenop de monitor staat. Als alternatief zou een standaard of menuhouder ook goed kunnen. Door deze afdelingsbordjes is het voor iedereen gemakkelijk om te bepalen waar een bepaald document afgegeven moet worden. Ook de begeleider weet zo snel een afdeling te vinden.

18 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Gebruiker Training voorbereiding Instructies over het inrichten van de order doornemen, zie start Trainingsopdrachten. Eén ordner inrichten met tenminste 7 tabbladen met de volgende labels: 1. Receptie - ingekomen post 2. Receptie - uitgaande post 3. Inkoop 4. Verkoop 5. Magazijn 6. Boekhouding 7. Verzonden documenten daarna Trainingsopdrachten maken. Simulatie voorbereiding Eerst moet de training succesvol afgerond zijn, voordat een gebruiker kan deelnemen aan de simulatie. Fouten door onwetendheid zullen het gehele administratieve proces frustreren. De afdelingsinstructies moeten vooraf nog eens goed doorgenomen worden en vooral in het begin steeds geraadpleegd worden om fouten te voorkomen. Na verloop van tijd ontstaat er vanzelf een routine in het uitvoeren van de werkzaamheden, waarna het raadplegen van deze instructies nauwelijks meer nodig zal zijn. De afdelingsordner inrichten met tabbladen volgens indeling zoals vermeld in de afdelingsinstructies. Via de menuoptie Documenten - Instructies en tabbladen vindt u allerlei documenten die gebruikers kunnen afdrukken om hun ordner te vullen en in te delen.

19 Training Training Training: één persoon oefent zelfstandig op alle afdelingen van bestellingen t/m betalingen. Tijdsduur: maximaal 20 klokuren voor drie verkooporders + drie inkooporders, waarvan steeds de eerste order in de trainingsopdracht staat uitgewerkt en de tweede en derde overeenkomstig moeten worden uitgevoerd. Bij de training doorwerkt één persoon alle afdelingen van het simulatiebedrijf om één of meer inkoopof verkooporders te verwerken met als gevolg dat de andere afdelingen daardoor van werk worden voorzien. Ook het werk op die afdelingen moet door deze persoon worden gedaan. Een order is pas klaar nadat de betaling in de boekhouding is verwerkt aan de hand van een ontvangen bankafschrift. Met behulp van de menukeuze Overzichten kan op verschillende manieren worden nagegaan of alle werkzaamheden zijn verricht. Er is sprake van training als de bedrijfsadministratie op hetzelfde station staat als het programma. Immers er kan dan geen sprake zijn van een netwerk waar meerdere personen tegelijk in eenzelfde administratie werken. Deze situatie doet zich altijd voor bij een standaard installatie van het programma. NB Pas als er gebruikt wordt gemaakt van een centrale server waarop het programma is geïnstalleerd, kan er sprake zijn van simulatie voor meerdere personen (zie uitleg bij Voorbereiding beheerder/docent) Om een een aspirant werknemer goed voor te bereiden op het zelfstandig beheren van een afdeling is het verstandig om vooraf het werkboek Simulatietraining door te nemen. Hierin worden drie inkooporders en drie verkooporders vanaf de bestelling t/m de betalingen verwerkt, waarbij de eerste order steeds stap voor stap wordt uitgevoerd volgens de gegeven instructies. Schermafbeeldingen verduidelijken de werkwijze. De volgende twee orders moet de werknemer zelf op eenzelfde wijze verwerken zonder instructie. De bedrijfsbestanden voor de training behoren in de map [Programmamap]\DataSim te staan. Als deze map zich op een server bevindt, dan worden deze bestanden automatisch naar de persoonlijke map van de gebruiker [Mijn Documenten]\KsimTraining gekopieerd voor verdere verwerking. Dit gebeurt alleen als de bestanden nog niet eerder gekopieerd zijn. De oorspronkelijke bestanden op de server blijven ongebruikt en zijn nodig om andere gebruikers van bedrijfsbestanden te voorzien als ze de training voor het eerst opstarten. Let op! Op een vrijstaande computer zonder netwerk werkt iedereen standaard in de map [Mijn Documenten]\KsimTraining. Iedereen die het programma start werkt dus steeds in dezelfde administratie. Als u dat niet wilt, maak dan in de [Programmamap]\Kantoorsim een map [Bedrijven] aan met daarin mappen met duidelijk verschillende bedrijfsnamen en kopieer de startbestanden uit de map DataSim naar elk van die nieuwe bedrijfsmappen. Het programma vindt deze bedrijven automatisch en zal vooraf vragen in welk bedrijf u wilt werken. De map DataSim blijft ongebruikt en beschikbaar voor het kopieren van startbestanden naar nieuw op te richten bedrijven. NB U kunt voor het aanmaken van bedrijven het beste gebruik maken van de menukeuze Beheer Bedrijven en stamgegevens bewerken. Behalve de bovenstaande manier kan het programma ook zelf een bedrijfsmap aanmaken en de startbestanden daarin kopiëren. Daarvoor kan een snelkoppeling worden gebruikt. Door in de eigenschappen van de snelkoppeling bij 'Beginnen in' een station en map op te geven wordt deze automatisch aangemaakt en gebruikt. Voorbeeld: "c:\program files\kantoorsimulatie\training\wibo bv" of: "d:\kantoorsim\training\bedrijven\wibo bv Groen"

20 16 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Werkvolgorde verkopen: Receptie Verkoop Magazijn Verkoop Receptie Boekhouding Receptie Boekhouding - ingekomen post: bestelling klant orderbevestiging verzenden goederen afsturen, pakbon en vrachtbrief en magazijnafgiftebon maken factuur maken factuur verzenden inkoopwaarde vanaf magazijnafgiftebonberekenen en boeken; factuur inboeken ingekomen post: bankafschrift bankafschrift verwerken: betaling door klant Werkvolgorde inkopen: Receptie Magazijn Inkoop Receptie Inkoop Magazijn Inkoop Receptie Inkoop Boekhouding Receptie Boekhouding - ingekomen post: inkoopopdracht van bedrijfsleider (zo nu en dan) - inkoopopdracht overnemen op interne bestelformulier(en) en/of voorraad controleren en intern bestelformulier maken - order(s) maken en op leveranciers- en inkoopkaarten noteren - uitgaande post: order(s) verzenden ingekomen post: orderbevestiging(en) van leverancier(s) - orderbevestiging(en) op leveranciers- en inkoopkaarten noteren - goederen worden bezorgd: vrachtbrief en pakbon; goederen ontvangst op voorraadkaarten verwerken - pakbon verwerken op leveranciers-. en inkoopkaarten - ingekomen post: factuur van leverancier - factuur op leveranciers- en inkoopkaarten noteren - inkoopfactuur boeken inkoopfactuur betaalbaar stellen - uitgaande post: betaalopdracht naar de bank sturen ingekomen post: bankafschrift (na verzenden betaalopdracht) - bankafschrift verwerken: betaling aan leverancier.

21 Training Snelstart trainingsessie KANTOORSIMULATIE - SNELSTART TRAINING (KORT) De Jong Edusoft Vooraf: Voor elke afdeling geldt: als er nog geen mutaties zijn gedaan, dan verschijnt er eerst een informatievenster over de werkzaamheden. Dit venster verschijnt na de eerste mutatie op die afdeling niet opnieuw. Bij de afdeling Boekhouding moet de waarden van de beginbalans die in de info getoond wordt eerst worden ingevoerd samen met het te berekenen eigen vermogen, voordat er boekhoudkundige mutaties kunnen worden uitgevoerd. Werkzaamheden training starten: 1. Start de Kantoorsimulatie als Training. 2. Kies de afdeling Magazijn. (Lees het infoscherm en sluit het door middel van het kruisje rechtsboven). 3. Kies Voorraad/Bestellen Voorraad controleren. 4. Loop alle voorraadkaarten na en vergelijk de aangegeven minimum voorraad met de laatste regel op de voorraadkaart. Als de voorraad onder de minimum voorraad zit, klik dan op de knop [Artikel bestellen]. 5. Nadat alle artikelen van één leverancier zijn doorlopen en eventueel besteld, kies dan Intern Bestelformulier afdrukken. En werk de overige stappen af. 6. Ga terug naar het hoofdmenu en kies afdeling Inkoop. (Lees het infoscherm en sluit het door middel van het kruisje rechtsboven). 7. Klik het vakje Ordernummer open en kies <Nieuw> om een nieuwe inkooporder aan te maken. 8. Voer alle aangegeven stappen uit en sluit daarna afdeling Inkoop door terug te gaan naar het Hoofdmenu. 9. Kies afdeling Receptie. (Lees het infoscherm en sluit het door middel van het kruisje rechtsboven). 10. Registreer deze te verzenden inkooporder als uitgaande post (Post Uit). 11. Ga terug naar het hoofdmenu en kies weer Receptie. (De computer gaat nu meteen naar nieuwe inkomende post zoeken. Als je niet naar het hoofdmenu teruggaat dan duurt het circa tien minuten voordat er weer op nieuwe post wordt gecontroleerd.) 12. Haal de post op en registreer deze als ingekomen post (Post In). (Het is verstandig om even te kijken of de registraties goed zijn gedaan, door de menukeuze Overzichten-Receptie verwerkte post te bekijken. De ingevoerde registraties staan daar in een overzicht per document en documentnummer weergegeven. Als er een sterretje achter het documentnummer staat, dan is de betreffende registratie niet helemaal juist! Voor sommige registraties is het belangrijk dat ze foutloos zijn, omdat het programma de inkomende post er op afstemt!) 13. Er zullen nu in ieder geval één of meer bestelbrieven van klanten (voor Verkoop), een orderbevestiging (voor Inkoop) en eventuele kostenfacturen (voor Boekhouding) zijn binnengekomen. Verwerk deze post op de afdeling waarvoor deze bestemd is, zo komt het werk op alle afdelingen vanzelf aan de orde. Checklist Van elke order wordt een checklist aan de rechterzijde van het scherm getoond. Vanaf het tweede blok (Magazijn) worden alle werkzaamheden in volgorde getoond en zonodig afgevinkt, waardoor onmiddellijk duidelijk is wat er nog gedaan moet worden voordat deze order klaar is. Documenten via Receptie Het blok Receptie staat boven en buiten deze reeks vanwege de overzichtelijkheid. Te verzenden documenten moeten bij de receptie als uitgaande post worden geregistreerd. Documenten van leveranciers of bank zullen steeds bij de Receptie moeten worden opgehaald en als inkomende post worden geregistreerd.

22 18 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Documenten via Magazijn Te verzenden pakbonnen en vrachtbrieven hoeven na het afdrukken niet te worden geregistreerd en kunnen aan een docent (als klant) ter beoordeling worden overhandigd of in een map 'Verzonden documenten' worden opgeborgen Pakbonnen en vrachtbrieven van leveranciers zullen altijd na het registreren van de orderbevestigingen bij de afdeling magazijn als vracht moeten worden binnengehaald. De vrachtbrief is ter kennisname en hoeft niet te worden geregistreerd. De pakbon moet eerst bij Magazijn en daarna op Inkoop worden gebruikt. Facturen Er zijn twee verschillende soorten facturen, die in deze simulatie verschillend worden verwerkt. In de meeste bedrijven zullen alle facturen eerst naar de afdeling Boekhouding gaan, welke de facturen waar nodig naar de verantwoordelijke afdeling laat gaan ter controle, waarna de factuur weer terugkomt op de afdeling Boekhouding. Deze manier bleek in lessituaties vaak tot zoekraken te leiden. Daarom is in de simulatie voor de volgende oplossing gekozen. - Kostenfacturen gaan na registratie direct naar de afdeling Boekhouding om betaald te worden. - Inkoopfacturen gaan eerst naar de afdeling Inkoop ter controle en registratie en daarna naar de afdeling Boekhouding om betaald te worden. Op de afdeling Receptie dient men bij het registreren van facturen met deze afspraak rekening te houden tijdens het invullen van het onderdeel 'Bestemd voor'.

23 Training Simulatie Simulatie: minimaal 5 werknemers (+1 of 2 reserves) werken elk op hun eigen afdeling. voorbeeld: bij twee uren per week tenminste 6 (maximaal 10) verkooporders verwerken, elke maand wisselen van afdeling. Tijdsduur: tenminste 1 uur per verkooporder. Beoordeling: Samenwerking: uitvoering goed en eventuele problemen door werknemers zelf opgelost, zonder noemenswaardige hulp van begeleider(s); uitgaande post controleren op fouten; criterium is 'Kan dit zo de deur uit?'; minimaal 60% der documenten foutloos. Goed/Fout Analyse: werk van elke werknemer per afdeling in een percentage uitgedrukt; 100 % is foutloos. Hierbij zijn ook de hieronder staande controles al inbegrepen! Eventueel: controle via Overzichten Checklist Inkopen en Checklist Verkopen op verwerking van alle orderonderdelen. controle bij Receptie op verwerkte documenten: komen alle ordernummers voor; sterretjes geven foutieve registraties aan. boekhouding op juistheid boekingen controleren. via Overzichten Personeelswerk controleren op verwerking diverse documenten. Meerdere personen werken gezamenlijk in het simulatiebedrijf. Elke werknemer beheert zijn eigen afdeling en geeft zijn documenten door aan één der andere afdelingen voor verdere verwerking. Deze simulatie is pas mogelijk als het programma op een centrale server is geïnstalleerd. De mappen met verschillende bedrijfsadministraties dienen eveneens op deze server te staan in de subdirectory 'Bedrijven' in de programmamap. Als er later een andere groep onder dezelfde bedrijfsnaam gaat werken, kan de beheerder alle werkzaamheden van de eerdere groep wissen. De startbestanden blijven bestaan en de volgnummers beginnen weer bij nummer 1. Het werk op de afdelingen

24 20 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Receptie bij verkopen: - ingekomen post: bestelling klant - uitgaande post: orderbevestiging verzenden - uitgaande post: factuur verzenden - ingekomen post: bankafschrift bij inkopen: - ingekomen post: inkoopopdracht van bedrijfsleider (zo nu en dan) - uitgaande post: order(s) verzenden - ingekomen post: orderbevestiging(en) van leverancier(s) - orderbevestiging(en) op leveranciers- en inkoopkaarten noteren - ingekomen post: factuur van leverancier - uitgaande post: betaalopdracht naar de bank sturen - ingekomen post: bankafschrift (na verzenden betaalopdracht) - brief met info opstellen en versturen naar alle klanten (alleen tijdens de simulatie) Inkoop - Verkoop - orderbevestiging verzenden - magazijnopdrachtenbon afdrukken voor afd. magazijn - factuur maken Magazijn - Boekhouding order opstellen order verwerken op leveranciers- en inkoopkaarten ontvangen pakbon verwerken op leveranciers-. en inkoopkaarten ontvangen factuur verwerken op leveranciers- en inkoopkaarten goederen afsturen: pakbon en vrachtbrief en magazijnafgiftebon maken voorraadkaarten controlen op voorraadtekorten intern bestelformulier maken inkoopopdracht overnemen op interne bestelformulier(en) er is vracht ontvangen: vrachtbrief en pakbon goederen ontvangst op voorraadkaarten verwerken bij verkopen: - inkoopwaarde berekenen op magazijnafgiftebon en boeken - factuur inboeken - bankafschrift verwerken: betaling door klant bij inkopen: - inkoopfactuur en kostenfactuur boeken - inkoopfactuur betaalbaar stellen - bankafschrift verwerken: betaling aan leverancier.

25 Simulatie 12 Gebruik van het programma 12.1 Starten 21 Het programma Kantoorsimulatie starten Er zijn verschillende manieren op het programma Kantoorsimulatie voor Windows te starten. Afhankelijk van hoe het programma wordt gestart kan het verschillend reageren. Omdat Windows de mogelijkheid biedt zelf te bepalen waar u uw bestanden opslaat, wordt er in de tekst gebruik gemaakt van de volgende aanduidingen voor bestandslocaties: [Programmamap] staat voor de map waarin het programma werd geïnstalleerd (bijv. C:\program files \kantoorsimulatie). [Mijn documenten] staat voor de map die vermeld staat in de Eigenschappen van Mijn Documenten op uw computer. Manier 1: Door de snelkoppeling te gebruiken die op het bureaublad én in Start-Programma's staat. Deze snelkoppeling wordt aangemaakt tijdens het installeren van het programma. Deze snelkoppeling verwijst naar het programma Ksim_Start.exe dat zich in de programmamap bevindt. Dit programmaatje zoekt naar de verschillende opstartmogelijkheden voor Training en Simulatie. Voor de training wordt als de werkmap de map [Mijn Documenten]\KsimTraining gebruikt. Deze wordt bij de eerste start automatisch aangemaakt. De startbestanden worden hier naar toe gekopieerd vanuit de map Datasim. Voor de Simulatie wordt er gezocht naar Bedrijven die zijn aangemaakt in de [programmamap] \Bedrijven of submappen daarvan. Indien het programma zich (nog) op een cd bevindt dan worden ook cd-specifieke opties getoond. Als het programma zich op een usb-stick bevindt dan wordt er geen beheerswachtwoord gevraagd bij Beheer. Dit heeft als voordeel dat leerlingen of docent hierop zonder hindernissen een eigen bedrijf kunnen inrichten. U kunt hiervoor een snelkoppeling op het bureaublad maken door in Verkenner met de rechtermuisknop op het programmabestand Ksim_start.exe te klikken en vervolgens in het popupmenu te kiezen: Kopiëren naar bureaublad. Manier 2 Zelf een snelkoppeling maken met een omleiding naar een werkmap op een ander station. a. Maak een snelkoppeling met de volgende kenmerken: Doel: "C:\Program files\kantoorsimulatie\kantoorsim\ksim.exe" Beginnen in: D:\KsimTraining Noem deze snelkoppeling: Kantoorsim Training (zet 2 spaties tussen de woorden, dan wordt de training vóór de simulatie gesorteerd) Door te beginnen in D:\KsimTraining worden de simulatiebestanden in deze map worden opgeslagen i.p.v. in Mijn documenten. Deze snelkoppeling wordt gebruikt voor de Trainingslessen, welke voorafgaand aan de simulatie kunnen worden afgewerkt. b. Maak een tweede snelkoppeling voor de simulatie met de volgende kenmerken: Doel: C:\Program files\kantoorsimulatie\kantoorsim\ksim.exe Beginnen in: P:\Kantoorsimulatie\Kantoorsim\Bedrijven Naam snelkoppeling: Kantoor Simulatie (Deze snelkoppeling wordt gebruikt voor de Simulatie, waarbij tenminste vijf leerlingen gezamenlijk in één bedrijf werken, waarvan de gezamenlijke werkmap op de server P: is genoemd. De docent maakt een indeling welke leerlingen in welk bedrijf werken.)

26 22 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Beginnen Elk kantoorsimulatiebedrijf werkt met hetzelfde programma. Door het maken van verschillende mappen met bedrijfsgegevens is het mogelijk om verschillende administraties te laten doen. Als er meerdere bedrijven zijn geïnstalleerd komt er na het starten van het programma eerst een venster waarin het gewenste bedrijf moet worden gekozen. Dubbelklik op de gewenste bedrijfsnaam; of klik de bedrijfsnaam aan en klik daarna op [Ok] Vervolgens zal het hoofdvenster van het kantoorsimulatieprogramma verschijnen. Zonder kleuraanduiding in de bedrijfsnaam zal de werkomgeving grijs zijn. De vermelde bedrijfsnaam neemt ook de kleur van het bedrijf aan. In het rechter deel wordt de naam licentiehouder vermeld. Door op de knop met de afdelingsnaam te klikken komt men terecht in afdelingsvenster, waar nieuwe en bestaande orders en handelingen kunnen worden gekozen. (zie Receptie, Magazijn, Inkoop, Verkoop, Boekhouding) Statusbalk In de statusbalk onder in het scherm staan van links naar rechts vermeld: Bedrijfsnaam Map waarin de administratie wordt opgeslagen Naam gebruiker Systeemdatum Systeemtijd.

27 Gebruik van het programma Menuopties menukeuze AFDELINGEN Receptie - het hoofdvenster van de afdeling Receptie wordt opgeroepen; gelijk aan de knop Receptie Magazijn - het hoofdvenster van de afdeling Magazijn wordt opgeroepen; gelijk aan de knop Magazijn Inkoop - het hoofdvenster van de afdeling Inkoop wordt opgeroepen; gelijk aan de knop Inkoop Verkoop - het hoofdvenster van de afdeling Verkoop wordt opgeroepen; gelijk aan de knop Verkoop Boekhouding - het hoofdvenster van de afdeling Boekhouding wordt opgeroepen; gelijk aan de knop Boekhouding Afsluiten - het programma wordt afgesloten; er wordt altijd een bevestiging gevraagd menukeuze OVERZICHTEN Bedrijfsinfo / - Informatie over naam, adresgegevens en leveringsvoorwaarden van het leveringsvoorwaard bedrijf waarvoor men werkt, waaronder eventuele kortingen op bepaalde en artikelgroepen. Artikelen - Volledige artikellijst met inkoop- en verkoopprijzen, besteleenheid. Debiteuren - Lijst met klanten: naam, adres, telefoon, bank. Crediteuren - Lijst met leveranciers: naam, adres, telefoon, bank. Relaties (alle) - Lijst met door de gebruiker toegevoegde relaties. Vrachttarieven - Overzicht van de vrachttarieven per gewichtsklasse. Rekeningschema - Overzicht van het gebruikte rekeningschema in de boekhouding met grootboek vermelding van rekeningnummer en omschrijving grootboekrekening Grootboekrekening - Weergave van elke grootboekrekening afzonderlijk met daarop de boekingen en die gedaan zijn; door middel van knoppen [<] en [>] snel door te bladeren. Debiteurenadminist - Weergave van elke debiteurenkaart afzonderlijk net daarop de boekingen die ratie gedaan zijn; door middel van knoppen [<] en [>] snel door te bladeren. Crediteurenadminis - Weergave van elke crediteurenkaart afzonderlijk net daarop de boekingen die tratie gedaan zijn; door middel van knoppen [<] en [>] snel door te bladeren. Balans + - Overzicht van de proefbalans, saldibalans, verlies- en winstrekening en Verlies- en eindbalans; volledig bijgewerkt naar de laatste mutaties die werden gedaan in Winstrekening de boekhouding, Omzet - Weergave van totaalomzet en naar keuze omzet per debiteur of artikel of artikelgroep. Leverancierkaarten - Weergave van elke leverancierskaart afzonderlijk; tonen van gewenste kaart door kiezen van betreffende leveranciersnummer. Inkoopkaarten - Weergave van elke inkoopkaart afzonderlijk per artikel; tonen van gewenste kaart door kiezen van betreffende artikelnummer. Inkooporders - Overzicht van alle ingevoerde inkooporders met vermelding van de datum waarop bepaalde documenten zijn gemaakt of ontvangen. Gemakkelijk om de stand van zaken per order te bekijken. Verkooporders - Overzicht van alle ingevoerde verkooporders met vermelding van de datum waarop bepaalde documenten zijn gemaakt of ontvangen. Gemakkelijk om de stand van zaken per order te bekijken. Checklist - Weergave van elke inkooporder afzonderlijk, waarbij elke stap van het inkooporders administratieve proces wordt vermeld en afgevinkt als deze is uitgevoerd. Hiermee kan gecontroleerd worden of alle handelingen wel zijn uitgevoerd. Indien gewenst is een kolom met de namen van de werknemers die de werkzaamheden uitvoerden te openen door op het handje te klikken. Checklist - Weergave van elke verkooporder afzonderlijk, waarbij elke stap van het verkooporders administratieve proces wordt vermeld en afgevinkt als deze is uitgevoerd. Hiermee kan gecontroleerd worden of alle handelingen wel zijn uitgevoerd. Indien gewenst is een kolom met de namen van de werknemers die de werkzaamheden uitvoerden te openen door op het handje te klikken.

28 24 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Receptie - verwerkte documenten Overzicht van de werknemers op de afdeling Receptie, waarop staat vermeld hoe de inkomende en uitgaande post door de werknemer is verwerkt. Van elk document is de registratie af te lezen van afdeling en documentnummer. Door middel van een sterretje* bij een volgnummer wordt aangegeven dat deze registratie onjuist is. De werknemer kan dit zelf constateren en daarop inspelen door de fout te zoeken en te herstellen. - overzichtslijst Een lijst met alle inkomende en uitgaande postregistraties. Door met de muis op de (grijze) kolomkop te klikken, wordt de betreffende kolom gesorteerd, waardoor zelf bepaald kan worden hoe het overzicht er uit moet zien bij controles. Personeelswerk - Overzicht waarop van elke werknemer staat vermeld welke documenten per dag werden verwerkt. Dit overzicht is bedoeld om te zien wie per dag wat en hoeveel gedaan heeft. Goed/Fout Analyse - Van elke werknemer wordt het werk op de afdelingen gecontroleerd op juistheid en weergegeven als een percentage, waarbij 100 % staat voor foutloos werk. Het is aan degene die het werk beoordeelt om hieruit een conclusie te trekken. Hoe zou een werkgever reageren als één van zijn werknemers bijvoorbeeld 10% fouten maakt. Het getoonde cijfer in de laatste kolom is slechts een indicatie en de normering daarvan kan naar behoeven worden aangepast door de waarde bij puntaftrek bij te wijzigen. Goed/Foutrapport - de knop goed/foutrapport geeft een uitgebreider overzicht van elke werknemer met verwerkingspercentages, score en opsomming van documenten die foutief zijn verwerkt. menukeuze BEELD Toon checklist bij inkopen Toon checklist bij verkopen wel/niet tonen van de checklist van de inkooporder die wordt verwerkt; deze optie staat standaard aan (aangevinkt) wel/niet tonen van de checklist van de verkooporder die wordt verwerkt; deze optie staat standaard aan (aangevinkt) menukeuze DOCUMENTEN Inkooporders - Openen van elke gemaakte inkooporder ter controle of correctie. Pakbonnen - Openen van elke gemaakte pakbon ter controle of correctie. Vrachtbrieven - Openen van elke gemaakte vrachtbrief ter controle of correctie. Materiaal- Openen van elke gemaakte materiaal-afgiftebon ter controle of correctie. afgiftebon Facturen - Openen van elke gemaakte factuur ter controle of correctie. Leeg Word - Openen van een leeg Word-document voor willekeurig welk werk. document Instructies en - Open de map met documenten met instructies per afdeling, tabbladen en tabbladen ruiters voor de mappen, uitleg voor het verzenden van post naar klanten m.b.v. mailmerge in Microsoft Word, enz. menukeuze NIEUW BOEKJAAR Rekeningschema - Een bestaand rekeningschema wijzigen of een volledig nieuw maken rekeningschema maken ten behoeve van de boekhouding. Wijzigingen in het rekeningschema dienen vóór de aanvang van een simulatie of training te worden gedaan. Bij latere wijzigingen kunnen fouten in de boekhouding veroorzaken. Na het invoeren van het rekeningschema moet de beginbalans nog worden ingevuld. Beginbalans - Invoeren van de bedragen van de beginbalans. Hierdoor worden eventuele invoeren eerdere boekingen gewist. NB In geval dat u toch wilt proberen om het rekeningschema aan te vullen nadat er boekingen zijn ingevoerd, is het van belang dat u Annuleren kiest bij het invoeren van de beginbalans, omdat bij Opslaan de eerder ingevoerde boekingen verloren gaan.

29 Gebruik van het programma Eindbalans > Beginbalans menukeuze INFO Programma 25 - Als er een boekhoudkundige periode is afgesloten, dan kan de eindbalans van dat moment automatisch omgezet worden naar de beginbalans van de volgende periode. Alle boekingen van de eerdere periode zullen daardoor verdwijnen. Het is zaak om een backup te maken van de complete bedrijfsmap als u die wilt behouden. Hier vindt u informatie over: versienummer van het programma de auteur/uitgever licentiehouder einddatum licentie menukeuze BEHEER (beveiligd door een wachtwoord dat u bij registratie ontvangt) Instellingen - Hier kunnen de algemene instelling worden gewijzigd, zoals het beheerderswachtwoord, gebruikerslijst bewerken/activeren, backup, wel/niet MsWord integreren, aantal verkooporders en aantal kostenfacturen per sessie (sessie = aantal verwerkte orders waarna de werknemers wisselen van afdeling). Bedrijven en - Hier kunt u uw eigen bedrijf maken, wijzigen, uitbreiden. Alle noodzakelijke stamgegevens bestanden met bedrijfsgegevens en leveringsvoorwaarden, artikelen, klanten, bewerken leveranciers, vrachtkosten, rekeningschema, eerste inkopen, eerste verkopen zijn hier te maken, te kopieren, te verwijderen. Opnieuw afdrukken - Alleen voor noodgevallen is de mogelijkheid toegevoegd om bepaalde automatisch gegenereerde documenten opnieuw af te drukken. Het betreft hier documenten die per post of vracht via de printer binnenkomen: bestelling van een klant, inkoopopdracht van de bedrijfsleider, orderbevestiging, pakbon en vrachtbrief, inkoopfactuur van leveranciers, betaalopdracht, bankafschriften en magazijnopdrchtbonnen. Herstel - Indien door stroomuitval of niet juist afsluiten van het volgnummers kantoorsimulatieprogramma de nummering in de war is geraakt of bepaalde ordernummers niet meer gebruikt kunnen worden, is mogelijk om deze volgnummers te herstellen. Alle gebruikte nummers worden opnieuw geregistreerd. Tussenliggende en ongebruikte nummers worden voor hergebruik gereed gezet. In de training wordt deze herstelprocedure bij elke start van het programma uitgevoerd. Bij de simulatie wordt dit alleen bij de eerste start van de dag gedaan. Ten behoeve hiervan wordt de werkdatum in de map met bedrijfsgegevens opgeslagen. Backup - Hier kunt u van elk bedrijf een backup maken of een eerder gemaakte backup terugzetten. U kunt kiezen om de backup ergens op de harde schijf of server op te slaan of naar een adres te laten sturen (mits een account voor verzenden op de betreffende computer is aangemaakt), zodat de gegevens elders kunnen worden ingelezen ter controle bijvoorbeeld. Handleidingen - Open de map met handleidingen voor de beheerder. Hulp bij controle - Hier kunt u het ordernummer van een verkoopfactuur kiezen om de facturen factuurbedragen op juistheid te controleren. Uiteraard moet u wel eerst het betreffende bedrijf opstarten. Fouten toevoegen - Om een reële (cijfer)beoordeling te krijgen, is het nodig om ook de uitgaande in G/F-analyse post en vrachtdocumenten te beoordelen. Indien blijkt dat er grove fouten in deze documenten voorkomen, kunt u het betreffende document hier aanmerken als fout. Deze foute documenten worden in de Goed/Fout-analyse getoond en meegenomen in de beoordeling. Kies printer - Kies hier een andere dan de standaard printer indien nodig. Bij het afdrukken van documenten is het niet mogelijk om een afwijkende printer te kiezen vanwege het geautomatiseerde proces. Door hier vooraf een andere printer te kiezen is het mogelijk over te schakelen naar een ander afdrukapparaat. Testafdruk printer - Maak een testafdruk van de gekozen printer.

30 26 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Registratie Invoeren van uw licentiegegevens om u deze te activeren, verlengen of te wijzigen. Overzichten Alle gegevensbestanden die nodig zijn voor het uitvoeren van de werkzaamheden zijn in de Menuoptie - Overzichten te vinden. Tevens zijn daar de overzichten van de vorderingen van orders te zien. Zowel voor leerling als docent zijn deze overzichten van belang. Belangrijke overzichten ter controle van de werkzaamheden: De checklisten van inkooporders en verkooporders verschaffen duidelijkheid over alle noodzakelijke handelingen per order wel en niet uitgevoerd zijn. Als elk onderdeel is afgevinkt, dan is er niets vergeten. Indien het werk op een afdeling stil blijft liggen, omdat er geen nieuwe documenten binnen komen, dan kan dit overzicht duidelijkheid verschaffen over welke handelingen per afdelingen en order wellicht nog niet zijn uitgevoerd. De checklist verschijnt automatisch bij het verwerken van een inkoop- of verkooporder, tenzij dit uitgeschakeld wordt bij de menuoptie Beeld. De overzichten van de inkoop- en verkooporders geven een overzicht over het verloop van meerdere orders. De goed/foutanalyse is het belangrijkste hulpmiddel voor de beoordeling van de uitgevoerde werkzaamheden. Van elke werknemer wordt per afdeling een score getoond die in procenten aangeeft hoe goed het werk is gedaan. Hierbij betekent 100% dat er geen fouten zijn gemaakt. Tevens wordt er een beoordeling in de vorm van een cijfer getoond, waarbij meer dan 10 % fouten per afdeling als onvoldoende wordt beschouwd. Hoewel deze beoordeling voor een docent een goed beeld geeft over de vorderingen van een leerling, is er voor gekozen om dit overzicht ook voor de leerling bereikbaar te maken. De bedoeling hiervan is dat een leerling (werknemer) zijn/haar fouten zelf kan ontdekken en herstellen, hetgeen als leermoment gezien moet worden. Het overzicht van de Receptie - verwerkte documenten wordt ook al in de goed/foutanalyse gebruikt, maar geeft een overzichtelijker beeld van welke documenten zijn geregistreerd. Door middel van een sterretje (*) achter een documentnummer wordt aangegeven dat er een fout in die registratie zit. Het overzicht Receptie - Overzichtslijst geeft een lijst van alle registraties bij Receptie. Elke kolom is te sorteren door op de kolomtitel te klikken. Personeelswerk geeft een overzicht van wat iemand per dag op een afdeling heeft gedaan. Het is een hulpmiddel om het werktempo te kunnen bepalen Controlemogelijkheden zie ook Controles De volgende controlemogelijkheden zijn aanwezig: Algemeen: Goed-Fout-analyse per werknemer per afdeling: percentage verwerkt, percentage goed, foutenrapport, cijferbeoordeling. overzicht per werknemer en afdeling van de documenten die per dag zijn verwerkt. overzicht per werknemer en afdeling van de mate van juiste uitvoering van de werkzaamheden. Receptie: overzicht van verwerkte documenten; een sterretje (*) bij het documentnummer betekent dat er een fout is de registratie is gemaakt. Herstellen is mogelijk. Magazijn:

31 Gebruik van het programma 27 uitgaande pakbonnen en vrachtbrieven door begeleider te controleren. Aanduiding op voorraadkaarten van voorraadtekort d.m.v. rood gekleurde regel. Indien de voorraadmutaties onjuist worden verwerkt dan komt deze fout bij de afdeling boekhouding naar voren vanwege waardeverschillen tussen facturen en ontvangst/afgiftebonnen. Inkoop: overzicht van alle inkooporders met een ingevulde datum bij onderdelen die zijn uitgevoerd. Overzicht van de checklist inkopen: van elke order wordt elke uitgevoerde handeling afgevinkt met de mogelijkheid van weergave van welke werknemer het werk uitvoerde. Uitgaande orders door begeleider te controleren. Verkoop: overzicht van alle verkooporders met een ingevulde datum bij onderdelen die zijn uitgevoerd. Overzicht van de checklist verkopen: van elke order wordt elke uitgevoerde handeling afgevinkt met de mogelijkheid van weergave van welke werknemer het werk uitvoerde. Uitgaande orderbevestiging alleen eventuele korting door begeleider te controleren. Uitgaande facturen door begeleider te controleren op netheid en juistheid. Op de afdeling boekhouding komen fouten ook aan het licht door de computercontrole. Boekhouding: Mogelijkheid van controleren van de boekingen op de computer, waarbij de naam van de werknemer bij de boekingen staan weergegeven. Automatische controle op juistheid van boekingen door de computer, waarbij per werknemer een goed -percentage wordt berekend: 100% is foutloos en 90% betekent 10% foute boekingen. Het is aan de begeleider hoe met deze informatie om te gaan.

32 28 13 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Afdeling Receptie Ontvangen post (post in) De receptie houdt van alle inkomende poststukken een register bij om achteraf altijd te kunnen zien wat er ontvangen is. Voor de verwerking van post, fax, telefoon gebruik je steeds hetzelfde invoerscherm. Het is dus wel belangrijk om de juiste soort te kiezen bijv. Post In of Post Uit. De post komt van klanten en leveranciers door middel van afdrukken op de printer. Post ophalen Als het envelopje voor Post ophalen staat te knipperen dan betekent dit dat er post is. Als de muisaanwijzer op deze regel komt, dan verschijnt er een geel info-balkje met bijvoorbeeld de tekst: Er is post: 1 inkoopopdracht en 1 order. Deze post moet afgedrukt worden om het te kunnen verwerken. Ga als volgt te werk: - Klik op: Post ophalen. - Kies [Ja] als er gevraagd wordt om af te drukken. Haal de afdrukken van de printer. Let op!!! Controleer of alle vermelde afdrukken goed zijn. Als de afdrukken mislukken moet bij de volgende vraag Zijn de afdrukken goed? op [Nee] geklikt worden, waarna ze later opnieuw afgedrukt kunnen worden. Na een klik op [Ja] kunnen de poststukken niet nog eens worden afgedrukt! Invoeren post-tel-fax Verwerk het poststuk van een klant of relatie als Ingekomen Post. Kies Invoeren Post-Tel-Fax. Klik op het keuzerondje bij Post In. Bij Volgnummer komt automatisch 001 (of hoger) te staan. Bij Datum ontvangst staat de datum van vandaag ingevuld.

33 Afdeling Receptie Klik bij Relatienummer op 29 om de klant te kunnen zoeken Klik dubbel op de gewenste regel in de lijst met relaties (of klik 1 x en klik daarna op de knop [Selecteer]. De gegevens van deze klant worden automatisch op het scherm ingevuld. Als de afzender nog niet in de lijst voorkomt dat moet deze worden toegevoegd op de volgende manier: o Kies bij Relatienummer: <nieuw>. o Vul bij Achternaam in bijvoorbeeld: Bedrijfsleider (laat voorletter(s) en tussenvoegsel leeg) of naam van de klant/lev. o Neem bij Adres enz. de gegevens over uit het briefhoofd van deze inkoopopdracht of zoek ze bij menu Overzichten Bedrijfsinfo o Een volgende keer kun je deze relatie uit je bestand kiezen onder nummer 9001 of hoger. Klik vervolgens het vakje Afdeling open en selecteer de afdeling waarvoor deze order bestemd is. Voorbeelden: Soort poststuk Voor afdeling Verkooporder/bestelling:... Verkoop Alles met kenmerk V-... Verkoop Alles met kenmerk I-... Inkoop Orderbevestiging van leverancier... Inkoop Factuur van leverancier goederen... Inkoop Factuur (bedrijfskosten)... Boekhouding Bankafschriften... Boekhouding Inkoopopdracht van bedrijfsleider... Magazijn Werkopdracht voor receptionist... Receptie Klik het vakje Soort formulier open en kies de juiste formuliersoort, bijvoorbeeld : orderbevestiging. Nadat het soort formulier is gekozen, verschijnt er een speciaal keuzevak Ordernr waarbij door middel van een uitklaplijst het juiste order- of documentnummer gekozen moet worden; Bijvoorbeeld: - bij een bestelling kies je het bestelnummer van de klant bijv: bij inkoop- en verkooporders het toegewezen ordernummer (bijv. I-001 of V-001). - bij inkoopdrachten en bankafschriften het volgnummer van dit document; Bij Kenmerk/Inhoud wordt het gekozen inkoopordernummer automatisch ingevuld. Nadat alles is ingevuld komt de knop [Akkoord] beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te laten verwerken. Breng het poststuk naar de afdeling waarvoor het bestemd is. (zie 'Voor Afdeling')

34 30 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Te verzenden post (Post uit) De poststukken komen van de verschillende afdelingen en gaan naar klanten en leveranciers. Ga als volgt ter werk om bijvoorbeeld een inkooporder als uitgaande post te registreren. Kies Invoeren post-tel-fax. Klik op het keuzerondje bij Post Uit. Bij volgnummer komt automatisch 001 (of hoger) te staan. Neem de verzenddatum van het formulier over en vul dat in bij Verzenddatum. Klik bij Relatienummer op de knop om de geadresseerde te kunnen zoeken. Klik dubbel op de gewenste regel (of klik er 1x op en klik daarna op de knop [Selecteer]). De adresgegevens worden automatisch op je scherm ingevuld. Kies bij het vakje Afdeling de afdeling waar dit formulier vandaan kwam. Hieronder volgen enkele voorbeelden: Soort poststuk Van afdeling Inkooporder/bestelling naar leverancier... Inkoop Alles met kenmerk V-... Verkoop Alles met kenmerk I-... Inkoop Orderbevestiging voor klant... Verkoop Factuur voor klant... Verkoop Betalingsopdracht voor de bank... Boekhouding Klik het vak Soort formulier open en kies het juiste soort formulier. Nadat het soort formulier is gekozen, verschijnt er een speciaal keuzevak Ordernr waarbij door middel van een uitklaplijst het juiste order- of documentnummer gekozen moet worden; bijvoorbeeld V-001 of I-001. Bij Kenmerk/Inhoud wordt het gekozen inkoopordernummer automatisch ingevuld. Nadat alles is ingevuld wordt komt de knop [Akkoord] beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te laten verwerken. Het poststuk is verwerkt. Verstuur de formulieren in een envelop met daarop de juiste postzegelwaarde. Geef alle uitgaande post aan de bedrijfsleider om te versturen/controleren.

35 Afdeling Receptie 31 Controle/Wijzigen Door in het hoofdmenu van Receptie te kiezen voor Controle/Wijzigen is het mogelijk om door de eerder ingevoerde gegevens te bladeren en eventueel te wijzigen.

36 32 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Kies het gewenste volgnummer; Controleer de gegevens; Indien onjuist, klik dan op de knop [Wijzigen] en verander de gegevens; Sluit af met de knop [Accoord] indien de wijziging doorgevoerd moet worden. Klik op de knop [Verwijderen] als een registratie verwijderd moet worden; het volgnummer zal daarna hergebruikt worden voor een volgende invoer. Kies de knop [Sluiten] om het venster te sluiten als de gegevens onveranderd dienen te blijven.

37 Afdeling Magazijn Afdeling Magazijn Het werk op de afdeling Magazijn bestaat hoofdzakelijk uit voorraad bijhouden naar aanleiding van inen verkopen. Als er een voorraadtekort dreigt dan moet de magazijnmedewerker dit doorgeven aan de afdeling Inkoop. Bij de ingekochte goederen zit een pakbon die gecontroleerd en verwerkt moet worden, zodat de juiste aantallen in de voorraadadministratie komen te staan. Bij verkopen ontvangt de afdeling Magazijn een Magazijnopdrachtenbon van de afdeling Verkoop waarop staat wat er aan wie moet worden verzonden. Daarbij moeten documenten gemaakt worden zoals pakbon, vrachtbrief. 1. Voorraad controleren - Inkoopsignaal doorgeven De voorraad in het magazijn moet regelmatig worden gecontroleerd om te voorkomen dat er voorraadtekorten ontstaan. Bij voorkeur na elke verwerkte order opnieuw de voorraad controleren. Van een nieuw artikel wordt er via een inkoopopdracht altijd een aantal gelijk aan de minimum voorraad besteld. Zodra er van deze artikelen iets wordt verkocht, zal de voorraad weer aangevuld moeten worden tot aan de maximum voorraad. Kies MAGAZIJN Kies Voorraad/Bestellen 1. Kies 1. Voorraad controleren. Klik het vakje Art.nr. open en loop met de [â] toets langs de art.nrs. en controleer hoeveel er van elk artikel op voorraad is. Als de voorraad onder de minimum voorraad is gedaald, dan moet er bijbesteld worden door middel van een intern bestelformulier (IB).

38 34 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows 2. In sommige gevallen kan het handig zijn om de volgende opties aan te vinken: q bestelhulp in kleur - door middel van een rode tekstregel op de voorraadkaart wordt een voorraadtekort aangegeven q lege kaarten weglaten - kaarten van nog niet eerder bestelde artikelen worden weggelaten, waardoor het zoeken naar een artikel wordt vereenvoudigd Gebruik de knop [ênaar intern bestelformulier] om een artikel op een intern bestelformulier (IB) te plaatsen. Er mogen meerdere artikelen op één intern bestelformulier geplaatst worden. Als een artikel eerder was besteld dan verschijnt er een waarschuwing tegen dubbel bestellen. Gebruik voor elke leverancier een apart intern bestelformulier! 4. Kies 2. Intern bestelformulier afdrukken als alle artikelen voor deze leverancier in het onderste venster van het IB staan,. Controleer de afdruk goed alvorens verder te gaan. Opnieuw afdrukken blijft mogelijk. 5. Kies 3. Verwerken op voorraadkaarten. 6. Kies 4. Intern bestelform. naar Inkoop en geef het IB aan de afdeling Inkoop. 7. Klik op de knop [Terug] om het invoerscherm van dit interne bestelformulier te verlaten. Op de voorraadkaarten van de bestelde artikelen zal nu in de laatste kolom Bestelling de notitie IB-001 (of hoger) staan (zie afb. voorraadkaart: 1e regel). Daaraan valt af te lezen dat een artikel al is besteld. Controleer dit door weer Voorraad/Bestellen - Voorraad controleren te kiezen en de voorraadkaart van de artikelen te bekijken. 8. Maak op dezelfde manier ook de interne bestelformulieren voor artikelen van andere leveranciers. 9. Sluit het onderdeel Magazijn af.

39 Afdeling Magazijn Pakbon/Vrachtbrief van een leverancier = Goederen ontvangst Na enige tijd komt een vrachtwagen met de goederen bij het Magazijn en de chauffeur laadt een aantal dozen uit. Controleer of de dozen niet beschadigd zijn en teken daarna voor ontvangst. Eventuele beschadigingen noteer je op de vrachtbrief van de vervoerder of op zijn aftekenlijst. In of op de dozen zit een pakbon waarop staat wat en hoeveel er in de dozen zit. Controleer de inhoud met de pakbon. Bij afwijkingen moet er contact gezocht worden met de leverancier. Eerst maar eens afwachten of er ook vracht binnenkomt Kies MAGAZIJN. (Als de vrachtauto voor de regel Er is vracht knippert, dan is er vracht) 2. Klik op Er is vracht en laat de vermelde documenten afdrukken. Let op!!! Controleer of alle afdrukken juist zijn die op het scherm staan vermeld. Als ze mislukken moet er bij de volgende vraag Zijn de afdrukken goed? op [Nee] geklikt worden, waarna ze later opnieuw kunnen worden afgedrukt. Zijn de afdrukken goed klik dan op [Ja]. Hierna is het voor de werknemer niet mogelijk om ze nog eens af te drukken. (De beheerder kan dit in noodgevallen wel via de menukeuze Beheer). 3. In de simulatie: Bij het uitpakken blijkt dat alle aantallen kloppen. De ontvangen zending is dus compleet. In werkelijkheid: Vink alle aantallen op de pakbon af. Bij eventuele foutieve aantallen noteer je het getelde aantal, zodat je later bij het reclameren (=klacht indienen) weet wat er mis was. 4. Kies Goederen ontvangst a. Klik op 1. Pakbongegevens invoeren. b. Voer in het rechterdeel achter PB het pakbonnummer in en druk daarna op Enter! c. Voer daarna de juiste aantallen en artikelnummers in. De artikelomschrijving verschijnt automatisch. d. Controleer de invoer met de pakbon. e. Klik op 2. Verwerken op voorraadkaarten. f. Klik op 3. Pakbon naar Inkoop en breng de pakbon naar afdeling Inkoop, zodat zij kunnen controleren of de bestelling compleet is binnengekomen. g. Berg de vrachtbrief op in de map bij Ontvangen vrachtbrieven.

40 36 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows h. Klik op [Terug] om deze invoer af te sluiten. De pakbon is nu verwerkt. Op de voorraadkaarten zijn de ontvangen aantallen inmiddels bijgeteld. Dit valt te controleren door weer Voorraad/Bestellen - Voorraad controleren uit te voeren. (zie afb. voorraadkaart - 3e regel)

41 Afdeling Magazijn Magazijnopdrachtenbon = Goederen versturen: pakbon, vrachtbrief, materiaalafgiftebon maken De afdeling Magazijn ontvangt van de afdeling Verkoop een magazijnopdrachtenbon waarop staat welke artikelen naar wie moeten worden verzonden. De magazijnmedewerker moet de verkochte artikelen in dozen doen, een pakbon toevoegen en een vrachtbrief maken voor het vervoersbedrijf (bijvoorbeeld Van Gend en Loos) dat de goederen komt ophalen om naar de klant te vervoeren. Daarnaast moet er ook nog een materiaalafgiftebon worden gemaakt voor de afdeling Boekhouding om de inkoopwaarde van de verkopen te kunnen boeken. 1. Pak de magazijnopdrachtenbon van deze order die van de afdeling Verkoop werd ontvangen. 2. Kies Magazijn en daarvan Goederenafgifte. 3. Klik het vakje Ordernr open door op het knopje [q] te klikken en kies het ordernummer (bijv. V-001) dat op de Magazijnopdrachtenbon staat vermeld. Als het goed is zijn er nog geen goederen afgeleverd. Je kunt dat zien aan het ontbreken van de vinkjes voor de keuzes. Hierna verschijnt de naam van de klant in het rechter venster. 4. Controleer of het om dezelfde klant en gegevens gaat! a. Kies 1. Af te leveren aantallen invoeren. Let op: het pakbonnummer (bijv. PB-001) wordt automatisch toegewezen. b. Neem de juiste aantallen en artikelnummers over vanaf de Magazijnopdrachtenbon en voer ze in op het scherm in de betreffende kolommen. De artikelomschrijvingen worden automatisch geplaatst. c. Klik hierna op 2. Verwerken op voorraadkaart. De aantallen worden nu op de voorraadkaarten geregistreerd en afgeboekt. Ontdek je hierna toch nog fouten, dan zit er niks anders op dan de knop Verwijderen te kiezen. Hierna moet je de aantallen van die order weer opnieuw invoeren en verwerken. d. Vul in de kolom Afgeleverd van de magazijnopdrachtenbon in hoeveel artikelen er geleverd worden. Meestal is dat gelijk aan het bestelaantal. Laat de opdracht liggen als er te weinig artikelen op voorraad zijn, totdat er weer voldoende voorraad is, tenzij er andere afspraken gemaakt zijn, zoals naleveringen doen. e. Vul in de kolom Gewicht van de mag.opdr.bon in het totaal gewicht per artikelregel in. (Kijk op de bijlage Artikellijst of klik op het knopje in de kolom Art.nr. f. Tel de kolom Gewicht op en noteer het totaal gewicht op de daarvoor bestemde plaats op de magazijnopdrachtenbon.

42 38 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows g. Kies 3. Pakbon maken. Er verschijnt een lege pakbon. Vul deze in overeenkomstig het hieronder staande voorbeeld. h. Sla de Pakbon op. De bestandsnaam wordt automatisch toegewezen, bijv. PB-001. i. Druk de pakbon af. j. Sluit het pakbon-venster. k. Kies 4. Vrachtbrief maken. Er verschijnt een lege vrachtbrief. Vul deze in overeenkomstig het hieronder staande voorbeeld. Vul bij Aan in: naam, adres, pc+plaats van de klant. Vul bij Afzender in: naam, adres, pc+plaats van Wibo BV Het afleveradres mag leeg blijven als er geen sprake is van een apart verzendadres. Laat comp.nr.afz. en code verw. leeg. Vul bij frankering in: franco (verzendkosten betaald door afzender) of niet franco

43 Afdeling Magazijn 39 (verzendkosten voor ontvanger) Vul bij per in: Van Gend & Loos of andere vervoerder Vul bij plaats van afzending in: de plaatsnaam waar je bedrijf is gevestigd. Vul bij datum in: de datum van vandaag. Zet in de eerste kolom in de onderste helft van het formulier het aantal te versturen dozen. Zet in de tweede kolom: dozen (of ander soort verpakking) Zet in de derde kolom: bijv. Verzorgingsartikelen of Audio-Video of Speelgoed of Glaswerk, enz. Vul bij verkoopordernr het ordernummer in, bijvoorbeeld: V-001 Vul achter VB-... het vrachtbriefnr in. Bijvoorbeeld 001 (dit is hetzelfde getal als bij het pakbonnummer) l. Sla de Vrachtbrief op. De bestandsnaam wordt automatisch toegewezen, bijv.:vb-001. m. Druk de vrachtbrief af. n. Sluit het vrachtbrief-venster. o. Klik op 5. Goederenvervoer Pakbon, Vrachtbrief ter bevestiging dat de pakbon en vrachtbrief goed zijn afgedrukt en de goederen naar de klant kunnen worden vervoerd. Het gebruikte pakbon- en vrachtbriefnummer worden nu vastgelegd in het register. Bij de simulatie kunnen de bovenstaande handelingen niet in werkelijkheid worden uitgevoerd. Geef de pakbon en vrachtbrief dan aan de bedrijfsleider/docent ter controle. In werkelijkheid: Op elke doos plak je een adresetiket en op één van de dozen plak je ook nog een doorzichtige envelop met daarin de pakbon. Je zet de dozen klaar voor de vervoerder en geeft hun de vrachtbrief, zodat ze weten hoeveel dozen ze bij de klant moeten afleveren. p. Klik op 6. Materiaal-afgiftebon maken. Vanaf versie wordt de materiaal-afgiftebon ingevuld weergegeven ter verwerking. Het vakje bij Opmerkingen mag je leeg laten. Vul bij Paraaf Magazijn in: jouw initialen (beginletters van de voor- en achternaam) p. Sla deze bon op onder de naam MAB-001 (bijvoorbeeld). (De juiste bestandsnaam staat al ingevuld) q. Druk de ingevulde materiaal-afgiftebon af. r. Klik op 7. Mat.afgiftebon naar boekhouding. Geef de materiaalafgifte bon aan de afdeling boekhouding. Deze ontvangt daarmee een intern boekingsstuk voor het bepalen van de inkoopwaarde van de verkopen. Magazijn is nu klaar met de verkooporder V-... Mocht er toch nog fouten ontdekt worden, klik dan op de knop [Verwijderen]. De invoer van aantallen en artikellen moet dan opnieuw

44 40 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows worden gedaan, maar de documenten van de pakbon, vrachtbrief en materiaalontvangstbon worden weer geladen zoals ze waren ingevuld. Er hoeven alleen maar eventuele correcties te worden uitgevoerd en opnieuw afgedrukt. s. Klik op 8. Magazijnopdrachton naar Verkoop en geef de magazijnopdrachtenbon aan de afdeling Verkoop voor verdere verwerking. t. Klik op [Terug] om het venster voor goederenafgifte te sluiten. Controle a. Klik op Voorraad/Bestellen en controleer de voorraadkaarten. b. Klik onder deze voorraadkaart op þlege kaarten weglaten en op þbestelhulp in kleur. c. Zijn de juiste aantallen afgeboekt en is de voorraad lager geworden? Zo ja, dan is het goed gegaan, anders de hele goederenafgifte verwijderen (zie hierboven) d. Als de voorraad onder het minimum komt dan zal de laatste regel in het rood staan. Dit betekent dat er een intern bestelformulier gemaakt moet worden, tenzij dat al is gedaan..opletten dus!).

45 Afdeling Magazijn Afdeling Inkoop De afdeling Inkoop verzorgt het inkopen van de handelsvoorraad. De inkoopafdeling kan zelf besluiten artikelen te bestellen, maar er kan ook een inkoopsignaal van de afdeling Magazijn, Verkoop of van de bedrijfsleider komen. Zo kan er een intern bestelformulier van Magazijn binnenkomen of een inkoopopdracht van de bedrijfsleider of afdeling Verkoop. Er moet dan een offerte of inkooporder worden opgesteld en verzonden aan een leverancier. Daarna ontvangt men meestal een orderbevestiging. De bestelde goederen komen binnen in het magazijn en daarna wordt de bijgaande pakbon doorgegeven aan de afdeling Inkoop. Als later de factuur binnenkomt dan controleert de inkoper of deze klopt en geeft hem daarna aan de afdeling Boekhouding ter betaling. Alle stappen van het inkoopproces worden bijgehouden op leveranciers- en inkoopkaarten. 1. Nieuwe order invoeren Inkoop wil een bestelling bij een leverancier doen. Meestal omdat er een Intern Bestelformulier is ontvangen van de afdeling Magazijn. Daarop staan artikelen waarvan de voorraad onder het minimum is gekomen en daarom besteld moeten worden. De huidige voorraad staat er ook op. a. Neem het Interne Bestelformulier (IB) erbij of de eigen aantekeningen van te bestellen artikelen. Kies in de menuregel Overzichten Artikelen. Er verschijnt artikellijst op het scherm. Zoek van elk artikel de inkoopprijs op en noteer deze op het IB in de kolom Prijs. Zoek van elk artikel de maximum voorraad op. Bereken daarmee het bestelaantal per artikel en noteer het op het IB in de kolom Te bestellen. Het bestelaantal wordt berekent door de huidige voorraad aan te vullen tot de maximum voorraad, rekening houdend met de besteleenheid. Er mag nooit zoveel besteld worden dat de nieuwe voorraad boven het maximum uitkomt in verband met de beschikbare ruimte in het magazijn. Berekening: Maximum Voorraad=Bestelaantal (verminderen als het niet deelbaar is door de besteleenheid) Indien de artikelnummers van de leverancier afwijken van onze artikelnummers moet er naast het Artnr ook nog het artikelnummer van de leveranciers genoteerd worden. Die zijn nodig voor de inkooporder. b. Kies Inkoop. c. Klik het vakje Inkoopordernr open door op het knopje [ ] te klikken. d. Klik op <nieuw>. e. Kies [Ja] bij de vraag of de bestelaantallen al zijn berekend en het IB al is ingevuld. Hierna

46 42 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows verschijnt het invoerscherm voor een nieuwe order. Let op: Alle vijf onderdelen moeten worden doorlopen om de order geregistreerd te krijgen!! Als je eerder stopt dan vervalt de hele nieuwe order. De afgehandelde onderdelen worden op het scherm afgevinkt met een groene ü. Zo valt er precies te zien wat er wel en niet is gedaan. f. Kies 1. Bestelaantal invoeren. Kies de gewenste leverancier (zie IB) met het knopje of type het leveranciernummer in. Voer de bestelaantallen en artikelnummers in voor deze leverancier (zie IB). g. Kies 2. Verwerken op voorraadkaarten. h. Kies 3. Inkooporder maken. Er verschijnt een lege inkooporder. Vul deze in. De naam en het adres van de leverancier staan op het scherm van het simulatieprogramma. Bereken het totaalbedrag (zonder BTW) van deze order door van alle regels de uitkomsten van aantal x prijs op te tellen. Vul dit totaalbedrag in op de inkooporder. Sla deze inkooporder op vóór het afdrukken. De bestandsnaam wordt automatisch toegewezen, bijv.:order I-001 (dit is het inkoopordernummer) Druk de inkooporder af. Sluit het venster met de inkooporder. i. Kies Lev./inkoopkaarten bijwerken. Vul op de leverancierskaart de hoofdkolom Bestelling in: ordernr, datum en totaalbedrag. Sommige gegevens staan al ingevuld. Controleer ze wel even. Klik op [Ok] indien klaar. Hierna verschijnt de eerste inkoopkaart. Vul op de inkoopkaart de hoofdkolom Bestelling in: datum, ordernr, aantal, prijs per stuk. Sommige gegevens staan al ingevuld. Controleer ze. Klik op [Ok] indien klaar. Hierna verschijnt de volgende inkoopkaart als er meerdere artikelen worden ingekocht. Alleen de inkoopkaarten van artikelen van deze order verschijnen één voor één. Ze zijn ook zelf te kiezen in het vakje Artnr (links boven op het scherm). j. Pak het Interne Bestelformulier. Zet een vinkje achter elke regel waarvan de artikelen zijn bestelt.

47 Afdeling Inkoop 43 Schrijf het inkoopordernummer (I-00..) op het IB op de aangegeven plaats (rechtsboven). k. Kies Inkooporder naar Receptie. l. Klik op [Terug] om deze invoer af te sluiten. m. Geef de inkooporder aan Receptie om te verzenden. n. Berg het interne bestelformulier op in de afdelingsmap. 2. Orderbevestiging Als de leverancier je order ontvangt stuurt hij meestal een orderbevestiging per post, fax of . Daarmee kun je controleren of de bestelling goed is overgekomen en wanneer er wordt geleverd. De afgehandelde onderdelen worden op het scherm afgevinkt met een groene ü. Zo zie je precies wat er wel en niet gedaan is. a. Klik het vakje Inkoopordernr open en selecteer ons inkoopordernr dat op de orderbevestiging vermeld staat. Controleer de gegevens van de orderbevestiging met die op het getoonde scherm. Controleer de prijzen met een kopie van de Inkooporder òf met het eerder opgeslagen document van deze order via de menukeuze Documenten Inkooporders. Neem bij ontdekte fouten contact op met de leverancier die de orderbevestiging verstuurde. Doe dat in overleg met je bedrijfsleider. Sluit het venster met de geraadpleegde inkooporder indien nodig. b. Klik bij 1. Orderbevestiging verwerken op: a. op leverancierskaart.

48 44 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Vul de kolom Orderbevesting in: datum en kenmerk. De datum staat al ingevuld. Het kenmerk is het verkoopordernummer van de leverancier. Klik op [Ok] indien klaar. Het gekozen onderdeel wordt afgevinkt. c. Klik bij 1. Orderbevestiging verwerken op: b. op inkoopkaart. Vul de kolom Orderbevestiging in: datum, kenmerk. Klik op [Ok] indien klaar. Hierna verschijnt de volgende inkoopkaart als er meerdere artikelen in de order voorkomen. Alleen de inkoopkaarten van artikelen van deze order verschijnen één voor één. Ze zijn ook zelf te kiezen in het vakje Artnr (links boven in het venster). Nadat alle inkoopkaarten zijn ingevuld wordt dit onderdeel in het programma afgevinkt. Controle: Kies in de menubalk: Overzichten Checklist Inkooporders. Op het getoonde Inkoopschema moeten alle onderdelen van het derde blok Inkoop van een vinkje zijn voorzien.

49 Afdeling Inkoop Pakbon De pakbon komt van de afdeling Magazijn, waar de bestelde goederen zijn binnengekomen. De ontvangst van de pakbon wordt geregistreerd, zodat je later kunt zien hoe het er met de inkooporder voor staat. a. Klik het vakje Inkoopordernr open en selecteer ons inkoopordernr dat op de pakbon staat. Controleer de gegevens van de pakbon met die op het getoonde scherm. b. Klik bij 2. Pakbon verwerken op: a. op leverancierskaart. Vul de kolom Ontv.Goed. in: datum en pakbonnr. De datum staat al ingevuld. Vul in de kolom Nalev een n in als alle goederen zijn binnengekomen. Er komt dan geen nalevering meer van de leverancier. In deze simulatie zal er nooit een nalevering zijn! Klik op [Ok] als je daarmee klaar bent. Het gekozen onderdeel wordt afgevinkt. c. Klik bij 2. Pakbon verwerken op: b. op inkoopkaart. Vul de kolom.goed.ontv. in: datum en pakbonnr. De datum staat al ingevuld. Klik op [Ok] als je daarmee klaar bent. Hierna verschijnt de volgende inkoopkaart als er meerdere artikelen in de order voorkomen. Nadat alle inkoopkaarten zijn ingevuld wordt dit onderdeel op je scherm afgevinkt.

50 46 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows 4. Factuur Je ontvangt de factuur van de leverancier, want natuurlijk moeten de gekochte artikelen ook betaald worden De controle is hier heel erg belangrijk maar een goede registratie ook, want je wilt toch niet vaker dan één keer betalen!. a. Controleer de factuurgegevens met de gegevens van de pakbon b. Klik het vakje Inkoopordernr open en selecteer ons inkoopordernr dat op de pakbon staat. Controleer de gegevens van de factuur met die op het getoonde scherm. Controleer de aantallen én artikelen met de eerder ontvangen pakbon. Controleer de prijzen met een kopie van de Inkooporder òf met het eerder opgeslagen document van deze order via de menukeuze Documenten Inkooporders. Als je fouten ontdekt neem dan contact op met de leverancier. Doe dat in overleg met je bedrijfsleider. Sluit de geraadpleegde inkooporder indien nodig. Reken de factuur na. Vink de juiste bedragen af, zodat je later kunt zien dat je de factuur gecontroleerd hebt. Bij fouten contact opnemen met de leverancier via de bedrijfsleider. c. Klik bij 3. Factuur verwerken op: a. op leverancierskaart. Vul de kolom Factuur in: factdatum, factnr, bedrag, adm.kosten, vrachtkosten, btw-bedrag en fact.bedrag. De datum staat al ingevuld. Klik op [Ok] als je daarmee klaar bent. Het gekozen onderdeel wordt afgevinkt. d. Klik bij 3. Factuur verwerken op: b. op inkoopkaart. Vul de kolom.factuur in: fact.datum, fact.nr., aantal prijs per stuk, bedrag (=regeltotaal). De datum staat al ingevuld. Klik op [Ok] als je daarmee klaar bent. Hierna verschijnt de volgende inkoopkaart als er meerdere artikelen in de order voorkomen. Nadat alle inkoopkaarten zijn ingevuld wordt dit onderdeel op je scherm afgevinkt. e. Klik op c. factuur naar Boekhouding. f. Geef de factuur aan de afdeling Boekhouding om in te boeken en te betalen. Controle: Kies in de menubalk: Overzichten Checklist inkooporders. Op het getoonde Inkoopschema moeten alle onderdelen van het vijfde blok (Inkoop) van een vinkje zijn voorzien.

51 Afdeling Inkoop 47

52 48 16 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Afdeling Verkoop De ontvangt een order van een klant. Daarop staan artikelen die geleverd moeten worden.jij moet ervoor zorgen dat de afdeling Magazijn opdracht krijgt om de artikelen in te pakken en te verzenden naar de klant. Bovendien moet je ervoor zorgen dat de klant een correcte factuur krijgt. a. Klik het vakje Ordernummer open en kies <NIEUW>. Kies 'Ja om een nieuwe verkooporder in te voeren. Het verkoopordernummer staat al aangegeven: V-001 of hoger. Let op: Pas wanneer alle vier onderdelen op je scherm zijn afgevinkt, is je order geregistreerd. Eerder afbreken betekent: gegevens weg, afdrukken vernietigen!! b. Kies 1. Ordergegevens invoeren. c. Klik op het knopje rechts van het vakje Klantennummer en selecteer de naam van de klant. Hierna staan klantnummer en -gegevens ingevuld op je scherm. d. Wijzig, indien nodig, de datum in de datum van de brief van deze bestelling. e. Vul bij Uw kenmerk het bestelnummer van de klant in. f. Het verzendadres mag je leeg laten als er geen speciaal verzendadres wordt vermeld. g. Voer de aantallen en artikelen in. Gebruik daarbij de knop om het juiste artikel te selecteren. h. Nu moet je weten of er sprake is van korting. Daarvoor heb je het totaal goederenbedrag nodig dat onderaan op het scherm wordt weergegeven. i. Klik op Overzichten Bedrijfsinfo + leveringsvoorwaarden. Zoek op of de klant korting mag hebben. (Als het goederenbedrag lager is dan de aangegeven kortingsgrens, vul je bij %-korting een 0 in, anders het vermelde kortingspercentage). Het kortingspercentage is achteraf ook nog te wijzigen!

53 Afdeling Verkoop 49 j. Kies: 2. Magazijnopdrachtenbon afdrukken. Dit formulier wordt de basis van je verkooporder. k. Schrijf het totaal goederenbedrag over op de Magazijnopdrachtenbon. F Wibo BV stuurt altijd een orderbevestiging om de klant te laten weten wat we wanneer naar hen zullen sturen met daarbij de leverings- en betalingsvoorwaarden. De klant kan dan controleren of alles wordt geleverd zoals ze wensen. Mochten er fouten in de orderbevestiging zitten, dan kan de klant reclameren (= bezwaar maken). Opm: Bij vlotte leveringen wordt het sturen van een orderbevestiging vaak achterwege gelaten. Overigens, een orderbevestiging kan heel goed nog dezelfde dag per fax of naar de klant worden gezonden. Dan kunnen eventuele fouten sneller worden hersteld. l. Klik op 3. Orderbevestiging afdrukken. Deze afdruk is bestemd voor de klant ter controle. m. Klik op 4. Orderbevestiging naar Receptie (om te versturen naar de klant). n. Klik op 5. Magazijnopdr.bon naar Magazijn. (om de goederen in te pakken en te laten vervoeren). Nu is de gehele order in de administratie verwerkt. Mocht je achteraf fouten ontdekken, dan kun je deze order in het hoofdmenu van Verkoop kiezen en wijzigen of verwijderen. o. Stempel of schrijf op de brief (verkooporder) van de klant: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. p. Leg de brief achter het tabblad Verkooporders. q. Klik op [Terug] om naar het Hoofdmenu van de afdeling Verkoop terug te gaan.

54 50 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows VERKOOPFACTUUR MAKEN Voordat je de verkoopfactuur van deze order kunt gaan maken, moeten de goederen zijn afgeleverd door de medewerker(s) op de afdeling Magazijn. Je kunt dat zien aan een vinkje in het hoofdmenu voor keuze 1. Goederen afgeleverd (Magazijn). Pak de magazijnopdrachtenbon erbij die je van Magazijn hebt teruggekregen. Dit zijn de belangrijkste gegevensbronnen voor het maken van de factuur op afdeling Verkoop. Hierop staat wat er is geleverd, wat het totaalbedrag is, wat het totale gewicht is en of er sprake is van korting, administratiekosten, vrachtkosten. Deze gegevens heb je nodig bij het maken van de factuur. 1. Eerst ga je de onderste regel van de Magazijnopdrachtenbon verder invullen. Daarvoor heb je de Leveringsvoorwaarden nodig. Je vindt deze in de menubalk bij Overzichten Bedrijfsinfo + leveringsvoorwaarden. a. Controleer of de orderkorting klopt die is ingevuld tijdens het maken van de orderbevestiging. b. Reken het kortingsbedrag uit door de berekening: Totaal goederenbedrag x kortingspercentage / 100. c. Rond het verkregen bedrag af en vul het in bij Korting (onderin het formulier). d. Zoek bij de Bedrijfsinfo op tot welk bedrag er administratiekosten worden berekend en hoeveel dat is. e. Vul in bij Adm.kosten: Bedrag aan administratiekosten of 0,00. f. Zoek bij de Bedrijfsinfo op tot welk bedrag er vrachtkosten worden berekend. g. Om de vrachtkosten te bepalen heb je het totaal gewicht van deze zending nodig. Dat vind je op de magazijnopdrachtenbon in de laatste kolom. Als het goed is, heeft iemand van Magazijn dat al voor je opgeteld. h. Klik op Overzichten Vrachttarieven en zoek op hoeveel de vrachtkosten zijn. Vul de gevonden bedrag in bij Vrachtkosten. Het aantal colli hoort al ingevuld te zijn door Magazijn. Als dat nog niet is gebeurt, dan doe je dat zelf even of vraag het aan iemand van het Magazijn. Collo=verpakking (colli=meervoud) 2. Kies.

55 Afdeling Verkoop Klik het vakje Ordernr open en selecteer het ordernummer V-. In het rechter deel van het venster zie je de eerder ingevoerde gegevens staan. Controleer even. Mocht de korting fout zijn, dan kun je die hier alsnog wijzigen. Druk na de wijziging (gele achtergrond) op Enter (witte achergrond). 4. Klik op 2. Verkoopfactuur maken. Op het scherm verschijnt het factuurnummer (bijvoorbeeld ). Het is een samenvoeging van het debiteurennummer en het verkoopordernummer. Als je bang bent het te vergeten dan noteer je dit nummer maar rechtsonder op de magazijnopdrachtenbon. 5. Klik op [Ok]. Er verschijnt een lege factuur om in te vullen. a. Vul bij Uw kenmerk in: het bestelnummer (of ordernummer) van de klant. b. Vul bij Uw order van in: de besteldatum (zie brief). c. Vul bij deb.nr in: het klantennummer (of debiteurennummer) d. Vul bij Verk.ordernr in: ons verkoopordernummer bijvoorbeeld: V-001 e. Vul bij Factuurnr in: het debiteurennr en het verkoopordernr (zonder V), dus bijv f. Vul bij Fact.datum in: de datum van vandaag. g. Vul in bij Ons kenmerk: je initialen (eerste letters van je voor- en achternaam) h. Vul de aantallen, artikelnummers, prijs per stuk in en bereken het totaal bedrag per regel door aantal x prijs te doen. i. Tel alle bedragen in de laatste kolom op en zet het totaal in het vak Totaal goederen. j. Vul bij Korting voor het %-teken in: het kortingspercentage of 0.

56 52 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows k. Vul in het tweede vakje bij Korting in: het kortingsbedrag of 0,00. l. Vul in bij Adm.kosten: de administratiekosten of 0,00. m. Vul in bij Vrachtkosten: de vrachtkosten of 0,00. n. Bereken nu eerst het bedrag zonder BTW. Bijvoorbeeld: Goederenbedrag korting + adm.kosten + vrachtkosten) = (netto goederenbedrag) o. Vul het netto goederenbedrag in bij Totaal excl. btw p. Vul voor % BTW in: het btw-percentage (meestal 19 of 6 procent) q. Bereken % over het netto goederenbedrag. Vul het antwoord in het tweede vakje bij BTW in. r. Tel het bedrag zonder BTW (netto goederenbedrag) op bij de berekende BTW. Vul de som hiervan in bij Factuurbedrag. s. Sla de factuur op als bijvoorbeeld: Factuur V-001 (de juiste bestandsnaam zal er al staan). t. Druk de factuur 2 x af. Eén voor de klant en één voor de boekhouding. u. Sluit het factuur-venster. 6. Klik op 3. Verkoopfactuur naar Receptie en beantwoord de vraag met Ja en breng de verkoopfactuur naar het tabblad Receptie Uit. 7. Klik op 4. Kopie verkoopfactuur naar Boekhouding en beantwoord de vraag met Ja en breng de verkoopfactuur naar Boekhouding. De verkooporder is nu verwerkt. Afdeling Boekhouding neemt het financiële deel van deze order verder voor haar rekening.

57 Afdeling Verkoop Afdeling Boekhouding Voordat er in de boekhouding gewerkt kan worden, dient er een beginbalans te worden ingevoerd. Zonder beginbalans krijgt de gebruiker geen toegang tot het boekingsvenster. Het programma toont in dat geval een venster met de in te voeren beginbalans, waarbij ook nog even het Eigen Vermogen moet worden berekend. Door deze opdracht af te laten drukken kunnen deze gegevens gemakkelijk worden overgenomen in de beginbalans. Het invoeren van de beginbalans wordt gedaan via de menukeuze Nieuw boekjaar Beginbalans. Als de debet- en creditzijde van beginbalans niet in evenwicht zijn, dan is opslaan en verder gaan niet mogelijk, totdat er evenwicht is. Als het rekeningschema afwijkt van de getoonde opdracht, dan kan het rekeningschema via Nieuw boekjaar Rekeningschema maken worden aangepast. Nadat de beginbalans is ingevoerd, komt het hoofdmenu van de afdeling Boekhouding in beeld. Hier kunnen de boekingen worden gedaan door het gewenste boekingsstuk te kiezen: Inkoopfactuur, Verkoopfactuur, Bankafschrift of Materiaal-afgiftebon (voor de inkoopwaarde). Facturen met kosten krijgen automatisch een andere boeknummer toegewezen (BS-) dan de andere facturen met ingekochte handelsvoorraad (IF-). De keuze Overige boekingsstukken is bestemd voor boekingen die niet met de andere keuzes

58 54 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows kunnen worden gedaan, zoals afschrijvingen, btw-afdracht enz. In deze kantoorsimulatietraining zal die keuze niet aan bod komen. Nadat er inkoopfacturen zijn ingeboekt, kunnen de betalingen aan leveranciers worden gedaan. Er zal dan een Euro-teken voor de keuze Betalingen doen gaan knipperen. Met Controle/Wijzigen is het mogelijk om eerdere boekingen te bekijken en indien nodig te wijzigen. Alhoewel dit in de praktijk niet is toegestaan, is hiervoor gekozen vanwege de eenvoud van corrigeren. Uiteraard kan men ook besluiten om via tegenboekingen correcties aan te brengen. Boekingsvenster Nadat het boekingsstuk uit het hoofdmenu is gekozen, verschijnt de onderstaande mededeling om de gebruiker er op te wijzen dat de boeking ook op het document moet worden vastgelegd. Na een klik op [ Ok ] wordt een nieuw boekingsstuknr toegewezen. Daaronder kan het betreffende ordernummer worden gekozen door op het knopje [q] te klikken. Een document kan niet dubbel worden ingeboekt. Er zijn twee methodes om boekingen in te voeren: via dagboeken (a) of als journaalpost (b). a. Inboeken via de dagboeken Als boven het boekhoudmenu þ invoer via dagboeken is aangevinkt dan zal er eerst een invoerscherm met de dagboeken verschijnen met het Inkoopboek op de voorgrond. Na invulling van de gegevens van de inkooporder zal het inkoopboek er als volgt uit kunnen zien:

59 Afdeling Boekhouding 55 De gegevens worden omgezet in een boeking als journaalpost d.m.v. de knop De journaalpost zal er aan de hand van bovenstaande gegevens uitzien als onderstaande afbeelding. Door op [Ok] te klikken wordt de boeking, als deze correct is, verwerkt in de boekhouding. b. Inboeken als journaalpost Als er een document en ordernummer is gekozen dat nog niet eerder geboekt, dan kan de boeking plaats vinden in het onderstaande boekingsvenster. Het rekeningnummer kan worden ingetypt of uit een lijst worden gekozen met de knop. De naam van de grootboekrekening wordt altijd automatisch ingevuld. Het bedrag moet worden ingevuld

60 56 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows volgens het boekingsstempel. Door het rekeningnummer te verwijderen met de toets Backspace of Delete wordt ook de grootboeknaam en het bedrag gewist. Door op [Ok] te klikken wordt de boeking gecontroleerd op evenwicht en soms op bedrag. Bij ongelijke totalen wordt de boeking niet doorgevoerd, maar wordt teruggekeerd naar het boekingsvenster.als de boeking correct is, dan wordt deze verwerkt in de boekhouding. Bij Debiteuren en Crediteuren is het mogelijk om direct in de subadministraties te boeken door in plaats van rekeningnummer 1300 of 1400 het debiteuren- of crediteurennummer in te typen of te kiezen. Zodra er in de lijst met grootboekrekeningnummers op Debiteuren of Crediteuren wordt geklikt, zal de debiteurenlijst of crediteurenlijst verschijnen om de klant of leverancier te kiezen.

61 Controles Controles Via de menukeuze Overzichten zijn er diverse manieren van controles op continuiteit, volledigheid en juistheid te doen. Daarnaast zit er in het programma een controle op juistheid ingebouwd op de facturen. Dit gebeurt bij de Boekhouding Continuïteit Er zijn diverse mogelijkheden om te controleren tot hoe ver een order reeds is afgehandeld. Dat kan via de menukeuze Overzichten, waarvan de checklisten het belangrijkste zijn, maar ook via het hoofdscherm van elke afdeling. 1. Controleren op continuïteit via het hoofdscherm van een afdeling is simpel en doeltreffend. Door het vakje ordernr open te klikken, kan er een ordernummer worden gekozen. Omdat elke handeling die is verricht wordt voorzien van een vinkje is onmiddellijk te zien wat er wel en niet is gedaan. Door scrollen kan er bij alle ordernummers snel bekeken worden of het werk klaar is of niet. 2. Controleren via de menukeuze Overzichten Verkooporders of Inkooporders. In dit overzicht wordt er per order van alle afgehandelde fases de verwerkingsdatum getoond. Indien de betaling verwerkt is dan wordt ook het factuurbedrag weergegeven. 3.

62 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Volledigheid Controleren op volledigheid via de menukeuze Overzichten Checklist inkooporders of verkooporders. Dit overzicht is veel nauwkeuriger dan de vorige. Per order wordt elke voltooide stap afgevinkt, waardoor hiaten onmiddellijk opvallen. Indien gewenst is een kolom met de namen van de werknemers die de werkzaamheden uitvoerden te openen door op het handje te klikken.

63 Controles Juistheid Goed/Fout Analyse Door middel van de menukeuze Overzichten Goed/Fout analyse kan van elke werknemer per afdeling bekeken worden hoe goed hij/zij het werk heeft gedaan. Het programma analyseert alle werkzaamheden en geeft het resultaat daarvan aan in een juistheidspercentage, waarbij 100 % betekent dat het werk op die afdeling foutloos gedaan is. Door met de muis op een percentage te klikken worden de onjuiste documentcodes weergegeven. Met de knop 'Foutenrapportage afdrukken' kan de volledige rapportage worden afgedrukt. In het bovenstaande voorbeeld is duidelijk te zien dat er op de afdeling Inkoop veel fouten gemaakt zijn. De oorzaak lag hier in het onjuist berekenen en/of invullen van de ordergegevens op de leveranciers-kaarten. Er was toen nog geen mogelijkheid van foutenanalyse. Dergelijke fouten kunnen door regelmatig gebruik van de foutenanalyse (in menuoptie Overzichten) worden ontdekt en verder worden voorkomen. Aanpassen normering De normering staat standaard op 2,2 %, hetgeen betekent dat er er één punt afgetrokken wordt voor elke 2,2 % fouten. Verhoging van dit normeringspercentage zal hogere cijfers opleveren; een verlaging zal dus lagere cijfers genereren. Uitgangspunt voor de standaardnormering is dat je per afdeling 2 punten krijgt een 100 % goed-score. Heeft een leerling 90 % score op een afdeling dan wordt er slechts 1 punt toegekend. Het mag duidelijk zijn dat een afdelingsscore van 80 % en lager geen punten zal opleveren. Controle postregistratie Door middel van de menukeuze Overzichten Receptie verwerkte documenten worden per werknemer alle inkomende en uitgaande postregistraties weergegeven. De documenten staan in numerieke volgorde van volgnummer, zodat het meteen opvalt als er één ontbreekt of dubbel is

64 60 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows geregistreerd. Door middel van een sterretje* bij een volgnummer wordt aangegeven dat deze registratie onjuist is. De werknemer kan dit zelf constateren en daarop inspelen door de fout te zoeken en te herstellen. Factuur-controle Een controle op juistheid van de facturen wordt door het programma zelf uitgevoerd voorafgaande aan het inboeken van de factuur in de boekhouding. Hierbij wordt een gevraagd de belangrijkste bedragen op de factuur in te voeren, waarna een controle plaats vindt op juistheid. Door middel van een rode achtergrondkleur wordt aangegeven welk onderdeel onjuist is. Hierbij dient als uitgangspunt het aantal goederen dat is ontvangen of is verzonden op de afdeling Magazijn! De controle is dus tweeledig, zowel aantallen als bedragen worden gecontroleerd. Soms kan het nodig zijn om een gedeelte van een order te verwijderen en opnieuw in te voeren om een fout te kunnen herstellen, tenzij men er voor kiest de factuur aan te passen aan de ontvangen of verzonden goederen. Dit laatste is praktischer. Controle docent De voornaamste taak van de docent is het voorbereiden en begeleiden van de simulatie. Het is verstandig om de uitgaande post na te kijken op typ- of stijlfouten en de betreffende werknemer daarop te wijzen. Daarnaast kan het voorkomen dat bepaalde documenten niet meer binnenkomen omdat een werknemer iets verkeerd heeft gedaan of vergeten. Dan is het aan de docent om de oorzaak te achterhalen en aan te geven waar de fout ligt. Daarbij kan het overzicht Automatismen goede dienst bewijzen. Hierin wordt aangegeven door welke aktie bepaalde post- en vrachtdocumenten binnenkomen.

65 Beheer bedrijven Beheer bedrijven Door op het werkstation een snelkoppelling naar het programma KSIM_Start.exe in de programmamap te maken, kan de gebruiker een keuze maken uit Training of de verschillende Simulatie-bedrijven. Het is ook mogelijk om een directe snelkoppeling naar de bedrijven te maken als deze op een andere locatie zijn geplaatst. In de snelkoppeling moet dan achter 'Beginnen in' het volledig pad van de map met bedrijven worden ingevuld Wachtwoord De optie Beheer is afgeschermd door middel van een wachtwoord. Dit wachtwoord is standaard: Ksim2006 (hoofdlettergevoelig!). Om te voorkomen dat gebruikers de bedrijfsgegevens kunnen wijzigen, dient dit wachtwoord meteen te gewijzigd te worden. Noteer uw nieuwe wachtwoord op een veilige plaats. Het is niet mogelijk om uw eigen wachtwoord later te achterhalen. Wachtwoord wijzigen Kies Beheer Wachtwoord wijzigen. Voer achter Geef wachtwoord het huidige wachtwoord in. Indien een juist wachtwoord werd ingevoerd, kan er bij Nieuw wachtwoord een nieuw wachtwoord ingetypt worden. Typ dit wachtwoord nog eens in bij Herhaal nieuw wachtwoord Klik op [ Ok ] om de wijziging van kracht te laten worden Instellingen Om de algemene instellingen van het programma te wijzigen kiest men: Beheer - Instellingen. Nadat het beheerderswachtwoord is ingevoerd verschijnt het volgende instellingenvenster met de standaard instellingen:

66 62 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Klik daartoe op de knop [Wijzig wachtwoord]. De standaard instellingen zijn: q alleen gebruikers uit gebruikerslijst toestaan is uitgeschakeld. In klassesituaties is het verstandig wèl een gebruikerslijst aan te maken en deze te activeren om te voorkomen dat anderen in de simulatie kunnen gaat rommelen. q maak documenten in Microsoft Word is uitgeschakeld. Dit werkt sneller dan ingeschakeld. Indien ingeschakeld wordt Microsoft Word opgestart met het betreffende documentsjabloon. Voor scholen met een terminalserver en de nieuwste MS-Word versie wordt aangeraden om deze optie uit te schakelen en de interne documentenverwerker te gebruiken in verband met mogelijke meldingen over geopende documenten (van andere gebruikers). q automatische backups maken is uitgeschakeld. Meestal is het maken van backups al anders geregeld. Bij inschakeling dienen de gebruikers schrijfrechten te hebben op de backuplocatie. De automatische backup van een bedrijf wordt gemaakt op het moment dat de eerste gebruiker van de dag het programma opstart. Voor het instellen van de backups zie Beheer bedrijven-backups q vraag géén wachtwoord bij beheer-opties is uitgeschakeld; bij inschakeling is het niet meer nodig om het beheerderswachtwoord steeds in te typen bij keuzes in menuoptie Beheer. Dit is een tijdelijke uitschakeling en wordt niet opgeslagen. Bij een herstart is deze optie weer uitgeschakeld. q werkopdracht receptie is standaard uitgeschakeld, maar kan worden ingeschakeld, waardoor op de afdeling Receptie een extra opdracht om openingstijden e.d. naar alle klanten te verzenden d.m.v. MailMerge. De opdracht is bedoeld om de werknemer op de receptie bezig te houden op momenten dat er weinig post te verwerken is. Een alternatief voor deze werkopdracht kan zijn dat de receptionist op rustige momenten

67 Beheer bedrijven 63 telefoongesprekken oefent met docent (of derde) als leverancier, waarbij een inkooporder wordt doorgegeven die nog niet is verwerkt bij Receptie. Controle op juistheid van de notitie is absoluut noodzakelijk om geen fouten in de simulatie te veroorzaken. Ook kan de receptionist ingeschakeld worden om elk uitgaande document nog eens op juistheid te controleren en na te rekenen. q Dagboekstijl verplicht bij boekhouding. Indien ingeschakeld dan zal iedere gebruiker in elk bedrijf verplicht worden om via de dagboeken in te boeken. Indien uitgeschakeld dan kan de gebruiker zelf bepalen of hij/zij via de dagboeken gaat werken of direct het boekingsstempel overneemt in het boekingsvenster. BTW hoog: geef hier het nieuwe hoge BTW-percentage op als dit mocht veranderen. BTW laag: geef hier het nieuwe lage BTW-percentage op als dit mocht veranderen. Deze BTW-percentages zullen overal in het programma worden gebruikt. De trainingsopdrachten zijn gebaseerd op het hoge BTW-percentage van 19 %. Aantal verkooporders per sessie = 6 (bij alle bedrijven). Dit aantal is per bedrijf naar eigen inzicht aan te passen. De werknemers wisselen van afdeling nadat zes verkooporders (en bijbehorende werkzaamheden op andere afdelingen) zijn afgewerkt. De sessieduur is circa 1,5 keer het sessieaantal. Bij deze instelling dus: 1,5 x 6 = 9 lesuren van 50 minuten. Aantal kostenfacturen per sessie = 2 (bij alle bedrijven). Dit aantal is per bedrijf naar eigen inzicht aan te passen. Aan het begin van elke sessie komen er twee kostenfacturen binnen ter afwisseling van de te boeken documenten. De laatste twee instellingen zijn alleen van toepassing voor de simulatie, waarbij elke gebruiker per sessie een eigen afdeling beheert en daarna wisselt van afdeling. Bij de training zijn deze waarden onveranderlijk, namelijk: aantal verkooporders per sessie=3 en aantal kostenfacturen per sessie=2. Bij de training volgt de werknemer de order en gaat daardoor van afdeling naar afdeling en maakt zo kennis met alle werkzaamheden aan de hand van de meegeleverde trainingsopdrachten. Bovengenoemde instellingen kunt u ook aanpassen bij Beheer bedrijven en stamgegevens bewerken op de tabbladen Eerste verkopen (sessieaantal) en Kostenfacturen (aantal per sessie). Bij het invoeren van een nieuw bedrijf vanuit een lege situatie zullen deze waarden op nul staan Gebruikerslijst bewerken Als er geen gebruikersnamen zijn ingevuld dan heeft iedereen toegang tot het programma en gegevens. Indien er wel gebruikersnamen worden ingevuld dan wordt de toegang beperkt tot de ingevoerde gebruikers. Dit voorkomt dat 'derden' gebruik kunnen maken van het programma en zodoende gegevens kunnen veranderen. Vergeet niet ook de beheerder(s) toe te voegen, anders heeft u geen toegang meer! (Door het bestandje users.txt uit de programmamap te verwijderen of te bewerken, kunt u dit probleem weer oplossen) Noteer in de eerste kolom de inlognaam of inlogcode die wordt gebruikt bij het inloggen in Windows. Noteer in de tweede kolom de (volledige) naam van de gebruiker. Deze naam wordt bij de werkzaamheden vermeld. Onvolledige regels worden niet in het bestand opgenomen. De gebruikers worden opgeslagen in het bestand 'users.txt'. Dit bestand wordt in de programmamap opgeslagen, dus niet bij de bedrijfsgegevens! Bij netwerken moet de beheerder schrijftoegang hebben op de server om dit bestand te kunnen wijzigen. : kopieer een eerder gemaakte Gebruikerslijst uit een ander bedrijf. kopieren vanuit

68 64 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows 19.3 opslaan naar regel invoegen regel verwijderen afdrukken : : : : kopieer de huidige Gebruikerslijst naar een ander bedrijf. voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. verwijder de regel op de plaats van de cursor. gebruikerslijst afdrukken. Bedrijfsgegevens bewerken Bedrijfsgegevens Om de bedrijfsgegevens te kunnen bewerken is een wachtwoord nodig. In de voorgaande paragraaf staat hierover informatie. Het wacht kan worden ingetypt in het volgende venster. - Achter gebruikersnaam staat reeds uw inlognaam ingevuld. - Voer achter wachtwoord uw wachtwoord in. - Druk op Enter of klik op [ Ok ]. Hierna heeft u toegang tot Gegevensbeheer. Bedrijfsnaam

69 Beheer bedrijven 65 Hier kan het bedrijf worden gekozen waarvan de gegevens moeten worden bewerkt. Alleen bedrijven in de map die rechts hiervan bij Station en map voor bedrijven worden weergeven. Station en map voor bedrijven Kies hier het station en/of map waar bedrijfsgegevens zijn opgeslagen. Kies hier de map boven de mappen die de naam van het bedrijf bevatten. Een bedrijfsmap wordt herkend door het bestand Bedrijfsgegevens.txt dat zich hierin hoort te bevinden. Adresgegevens De gegevens over Adres, Postcode, Plaats, Telefoonnummer, Faxnummer en Bankrekeningnummer kun naar believen worden bewerkt. Leveringsvoorwaarden Voer achter beneden het bedrag in waaronder administratiekosten moeten worden berekend. Voer de hoogte van de administratiekosten in achter administratiekosten. Betalingsvoorwaarden De gegevens bij betalingsvoorwaarden kunnen hier niet worden bewerkt. Ze worden weergegeven vanuit de gegevens die bij het onderdeel Leveranciers/Crediteuren zijn/worden ingevoerd. Bedrijf nieuw opslaan naar werkzaamheden wissen verwijderen afdrukken : Begin een nieuw (leeg) bedrijf. Geef de nieuwe bedrijfsnaam en/of station en map op. : Maak een identiek bedrijf voor verschillende simulaties. Door kleurtoevoeging (bijv. WiboBV (blauw) ) krijgen deze bedrijven hun eigen omgevingskleur : Alle werkzaamheden binnen een bedrijf worden gewist; alleen de beginbestanden blijven over. Gebruik deze optie om een nieuwe simulatie te beginnen nadat er eerder in is gewerkt : Verwijder een bedrijf en de bijbehorende gegevens volledig. : bedrijfsgegevens afdrukken Leveranciers/Crediteuren De getoonde tabel met leveranciersgegevens kan worden bewerkt en uitgebreid of ingekort. De gegevens in de kolommen Naam artikelgroep, Korting vanaf, Korting% worden ook weergeven bij de betalingsvoorwaarden op de pagina Bedrijf. Het BTW-percentage geldt voor alle artikelen van het betreffende bedrijf. Om de gebruikers met verschillende BTW-tarieven te laten kennismaken moet er een apart bedrijf worden aangemaakt dat een ander BTW-tarief hanteert (levensmiddelen=6%, luxe goederen=19%). : kopieer een eerder gemaakte leverancierslijst uit een ander bedrijf. kopieren vanuit : kopieer de huidige leverancierslijst naar een ander bedrijf. opslaan naar : voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. regel invoegen regel verwijderen : verwijder de regel op de plaats van de cursor. : leveranciersgegevens afdrukken. afdrukken

70 66 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Klanten/Debiteuren De getoonde tabel met klantengegevens kan worden bewerkt en uitgebreid of ingekort. Het verdient de voorkeur om bedrijfsnamen in de kolom Achternaam te plaatsen. De kolommen Voorl en Tussenv blijven dan leeg. In de laatste kolom Levnr Artgroep moet het leveranciersnummer van wie de klant zijn artikelen afneemt komen te staan. Voorbeeld: In geval dat het simulatiebedrijf een groothandel is: een muziekwinkel bestelt alleen Philips artikelen; een drogisterij bestelt alleen verzorgingsartikelen en een speelgoedwinkel bestelt alleen Lego producten. : kopieer een eerder gemaakte klantenlijst uit een ander bedrijf. kopieren vanuit : kopieer de huidige klantenlijst naar een ander bedrijf. opslaan naar : voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. regel invoegen regel verwijderen : verwijder de regel op de plaats van de cursor. : klantengegevens afdrukken. afdrukken Grootboekrekeningschema Het grootboekrekeningschema kan hier worden bewerkt en uitgebreid of ingekort. Er zijn vijf grootboekrekeningen met een verplichte naam. Dat zijn: Privé, Eigen vermogen, Bank, Debiteuren en Crediteuren. Bij diverse onderdelen in het programma wordt er naar deze woorden gezocht (o.a. bij de balans). Het grootboekrekeningschema dat bij de demo wordt gebruikt voldoet aan de in de simulatie voorkomende gevallen. : kopieer een eerder gemaakt grootboekrekeningschema uit een ander bedrijf. kopieren vanuit : kopieer het huidige grootboekrekeningschema naar een ander bedrijf. opslaan naar : voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. regel invoegen regel verwijderen : verwijder de regel op de plaats van de cursor. : grootboekrekeningschema afdrukken. afdrukken Eerste Inkopen De lijst met 1e inkopen wordt een inkoopopdracht die meteen binnenkomt als het bedrijf wordt

71 Beheer bedrijven 67 opgestart, dus als er nog geen enkele inkooporder is gemaakt. Als hier geen gegevens staan dan genereert het programma zelf de eerste inkoopopdracht voor artikelen die nog niet eerder besteld waren. Bij elke leverancier worden de eerste keer vijf artikelen besteld en daarna steeds twee nieuwe artikelen op volgorde van artikellijst. De eerste inkoopopdracht komt meteen bij het opstarten van de werkzaamheden en vervolgens bij elk inkooporder met volgnummer [aantal leveranciers+2] (maximum=5). Hiermee wordt voorkomen dat er op de afdeling Inkoop te weinig werk zal zijn. Beginvoorraad: de ingevoerde lijst dient als beginvoorraad en niet als inkoopopdracht. Verkoop en Magazijn kunnen hierdoor meteen bestellingen verwerken. Door de beginvoorraad van bepaalde artikelen onder de minimum voorraad te laten zijn, zal de afdeling Magazijn meteen een voorraadcontrole moeten doen en artikelen bijbestellen, waardoor zij en de afdeling Inkoop meteen aan de slag kunnen. Eerste inkopen: de ingevoerde lijst wordt beschouwd als allereerste inkoopopdracht, welke overigens alleen komt als er in de beginvoorraad geen artikelen onder de minimum voorraad zitten! Door hier zelf op te geven welke artikelen als eerste moeten worden ingekocht, wordt er bij de eerste bestellingen afgeweken van het geautomatiseerde systeem, waarbij de artikelen in volgorde van de artikellijst worden ingekocht. Hiermee kan voor variatie in de bestellingen worden gezorgd. De inkoopopdrachten worden via een brief van de bedrijfsleider bij de Receptie ontvangen (Er is post!). : kopieer een eerder gemaakte Eerste inkopen lijst uit een ander bedrijf. kopieren vanuit : kopieer de huidige Eerste inkopen lijst naar een ander bedrijf. opslaan naar : voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. regel invoegen regel verwijderen : verwijder de regel op de plaats van de cursor. : gegevens eerste inkoopopdrachten afdrukken. afdrukken Eerste Verkopen + sessieaantal Via de lijst Eerste verkopen kun je er voor zorgen dat elke sessie dezelfde orders moet verwerken met eenzelfde moeilijkheidsgraad bij korting, adm.kosten en vrachtkosten. Let op! Vul hier alleen artikelen in die ook in de lijst van Eerste Inkopen voorkomen. Anders kunnen artikelen niet meteen geleverd worden, hetgeen het werk op de afdelingen lastiger maakt i.v.m. backorders. Er komen alleen verkooporders binnen indien er voorraad is. Als de lijst met Eerste inkopen leeg blijft, dan zal de eerste bestelling van klanten pas binnenkomen als de afdeling Inkoop heeft ingekocht en de afdeling Magazijn de ontvangst van deze goederen heeft verwerkt. Ook kan hier het Aantal orders per sessie worden bepaald. Dit is het aantal verkooporders (en bijbehorende inkopen) die volledig moeten zijn afgewerkt voordat men wisselt van afdeling. Bij de Goed-Fout-analyse (Foutrapport) kan per werknemer worden afgelezen of deze al 100 % verwerkt

72 68 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows heeft van deze orderserie. : kopieer een eerder gemaakte Eerste verkopen lijst uit een ander bedrijf. kopieren vanuit : kopieer de huidige Eerste verkopen lijst naar een ander bedrijf. opslaan naar : voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. regel invoegen regel verwijderen : verwijder de regel op de plaats van de cursor. : gegevens eerste verkoopopdrachten afdrukken afdrukken Vrachttarieven Hier kunnen de vrachttarieven worden aangepast. In de kolom Gewicht vanaf moet het gewicht in kg worden ingevuld. In de kolom Vrachtkosten het bedrag dat geldt voor vracht vanaf het genoemde gewicht tot aan het gewicht op de volgende regel (indien ingevuld). : kopieer een eerder gemaakte lijst met Vrachttarieven uit een ander bedrijf. kopieren vanuit : kopieer de huidige lijst met Vrachttarieven naar een ander bedrijf. opslaan naar : voeg een lege regel in op de plaats van de cursor. regel invoegen regel verwijderen : verwijder de regel op de plaats van de cursor. : vrachttarieven afdrukken. afdrukken Kostenfacturen Beheer - Kostenfacturen Het aantal kostenfacturen dat er per sessie binnenkomt is instelbaar via Beheer Instellingen bij Aantal kostenfacturen per sessie. Het aantal kostenfacturen staat standaard op twee en kan bij elk bedrijf afzonderlijk ingesteld te worden, evenals het sessieaantal. Als het aantal kostenfacturen achteraf wordt ingesteld, dan zullen de nog niet ontvangen kostenfacturen alsnog binnenkomen tot het opgegeven aantal per sessie is bereikt en zo herhalend per sessie. Hier worden de kostenfacturen die bij Receptie als post binnenkomen opgegeven. kolom Cred.nr.: crediteurennummer (leveranciersnummer) kolom Omschrijving: de omschrijving die op de factuur wordt vermeld. kolom Fact.bedrag: het factuurbedrag (incl. btw) dat op de factuur wordt vermeld. Bij de crediteuren staat het btw-percentage van elke leverancier vermeld. Het programma berekent zelf de Btw en het netto verkoopbedrag Opnieuw afdrukken Als er door slordigheid of andere oorzaak een ontvangen document zoek is geraakt, dan kan de beheerder dit document opnieuw af laten drukken, zodat een order toch afgemaakt kan worden.

73 Beheer bedrijven 69 De volgende documenten kunnen opnieuw worden afgedrukt: bestelling door een klant (verkooporder) inkoopopdracht orderbevestiging van een leverancier pakbon en vrachtbrief van een leverancier factuur van een leverancier 19.5 Herstel Volgnummers Door stroomuitval of defect raken van een computer kan de nummering van de volgnummers in de war raken. Door de keuze Herstel volgnummers worden alle volgnummers opnieuw geregistreerd en ontbrekende volgnummers voor hergebruik aangemerkt. Het herstellen van volgnummers door de beheerder heeft slechts zin als de gebruikers op dezelfde dag nog verder moeten werken aan de simulatie. Er mag op dat moment niemand bezig zijn in de kantoorsimulatie waarvan de volgnummers worden hersteld! Bij Simulatie wordt het herstel van de volgnummers elke nieuwe werkdag automatisch uitgevoerd bij de eerste keer dat de kantoorsimulatie die dag wordt opgestart. Bij de Training wordt dit zelfs bij elke start gedaan Backup backup maken Uiteraard wordt er regelmatig een backup van uw data op uw systeem of de gebruikte server gemaakt. Toch kan het handig zijn dat u vanuit het kantoorsimulatieprogramma een backup kunt maken van de trainingsbestanden of de bedrijfsbestanden. Dit biedt namelijk de mogelijkheid om zelf bij calamiteiten de gegevens snel weer terug te zetten of de de werkzaamheden thuis op uw gemak te bekijken. De backups wordt opgeslagen in het zip-formaat, een algemeen geldend formaat dat door Win XP en Vista herkend wordt, maar ook d.m.v. het gratis programma 7zip (of Winzip, Winrar) kan worden bekeken of uitgepakt. Kies menuoptie: Beheer Backup. Deze biedt één optie: Backup/Terugzetten, waarmee u zelf op elk moment een backup maakt of terugzet. Backup maken

74 70 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows - Bron: Kies een station en/of map waarvan u een backup wilt maken. - Inclusief mappen þ Indien aangevinkt worden ook alle onderliggende mappen meegenomen in de backup. q Indien niet aangevinkt worden alleen de bestanden gebackupt. Bij de kantoorsimulatie betekent dit dat de vervaardigde documenten niet in de backup zullen zitten. Doel: Kies een station en/of map waar u de backup wilt opslaan. Naar adres: þ Indien aangevinkt wordt er van de backup een kopie naar het ingevoerd adres gezonden. Hierbij is het wel noodzakelijk dat er een uitgaand mailaccount (smtp) is aangemaakt op de betreffende computer. Maximum aantal identieke backupbestandsnamen: Geef hier het maximale aantal backupbestanden op dat u van één bedrijf wilt laten maken. De backupbestanden van eenzelfde bedrijf krijgen dezelfde naam met de toevoeging van een volgnummer. Dit cijfer loopt op tot dit maximum aantal is bereikt. Als het aantal bereikt is, wordt bij een volgende backup het oudste bestand verwijderd en de resterende backups voorzien van een nieuwe nummering beginnend met het cijfer één. Resultaten In het onderste grote tekstvenster worden het resultaat van een backupopdracht getoond. Elke nieuwe opdracht wordt er aan toegevoegd. Maak Backup! (knop) Door middel van deze knop wordt de backupactie gestart. Een groene v erachter geeft aan dat de actie succesvol was. Sluiten (knop) Hiermee wordt het backup-onderdeel afgesloten en de laatste waarden van de velden automatisch opgeslagen. Een volgende keer zullen deze waarden weer in de velden worden getoond.

75 Beheer bedrijven backup terugzetten 19.7 Kies menuoptie: Beheer - Backup - Backup/Terugzetten. Klik op het tabblad Backup terugzetten. Kies een opgeslagen backup via het knopje met de gele map (openen). Klik op de knop [Backup terugzetten]. De oorspronkelijke gegevens worden automatisch op de oorspronkelijke locatie teruggezet. De huidige gegevens worden overschreven. Hierna kan het betreffende bedrijf of training weer worden gestart met de gegevens ten tijde van de backup. Handleidingen Deze menuoptie toont de map met onder andere de volgende documenten voor de beheerder: Handleiding Installatie Snelstart training (kort) Eventueel later toegevoegde handleidingen zullen door ons in deze map worden bijgeplaatst. Genoemde bestanden staan in pdf-formaat waarvoor Acrobat Reader nodig is. Dit programma is gratis te downloaden van de site van Adobe Hulp bij controle op verkoopfacturen Om de docent/begeleider werk te besparen kan deze mogelijkheid gebruikt worden om de factuurbedragen te controleren. Per verkoopfactuurnummer kan snel worden afgelezen wat de korting, kosten, netto verkoopbedrag, btw en factuurbedrag moeten zijn. De docent/begeleider start het simulatiebedrijf op van de betreffende werknemer en kan door middel van de beheerderscode bij dit onderdeel komen Fouten toevoegen in G/F-analyse Het programma controleert alle digitale handelingen van de gebruiker maar niet de uitgaande post die wordt vervaardigd en afgedrukt. Dit moet door de docent/begeleider worden gedaan. Documenten met fouten kunnen via menukeuze Beheer - Fouten toevoegen in G/F-analyse worden toegevoegd aan de foutregistratie van het programma, zodat deze ook in het goed-percentage en het cijfer worden meegenomen.

76 72 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Daartoe dient men achtereenvolgens op te geven: naam gebruiker afdeling formuliersoort documentnummer De op de knop [Toevoegen] te klikken worden deze gegevens toegevoegd in het rechter venster. Gebruik de knop [Opslaan] om tussentijds deze toevoegingen te bewaren. Bij het [Sluiten] van dit venster wordt indien nodig gevraagd of de gegevens moeten worden bewaard Kies printer Het programma gebruikt de standaard printer van Windows om de documenten af te drukken. Vanwege de geautomatiseerde post die op de printer wordt afgedrukt, wordt het printerkeuzevenster nooit getoond. Dit zou teveel hinderen. Als de standaard printer niet gebruikt kan worden, dan kan de gebruiker door de optie Kies printer een andere printer aanwijzen voor het afdrukken van de documenten. De keuze van deze printer is tijdelijk en geldt alleen voor het kantoorsimulatieprogramma. Bij het opnieuw opstarten van het kantoorsimulatieprogramma is de standaard printer weer actief. Voor testdoeleinden kunt u papier en afdrukkosten besparen door een pdf-printer te installeren, waarmee alle documenten digitaal als pdf-bestand worden opgeslagen in plaats van afgedrukt. Gratis pdf-printers zijn CutePdf Writer en PDFCreator (open source) Testafdruk printer Hiermee kan een proefafdruk op de gekozen printer worden gemaakt. Deze proefafdruk bestaat uit een regel met de naam van de gekozen printer Registratie Hier kan de naam licentiehouder en de licentiecode worden ingevoerd of gewijzigd bij verlenging van de licentie. De licentiegegevens ontvangt u van De Jong Edusoft. Om te voorkomen dat iedere willekeurige gebruiker de registratiegegevens kan wijzigen is dit onderdeel afgeschermd door middel van een wachtwoord (zie onderdeel Wachtwoord).

77 Automatismen post/vracht Automatismen post/vracht Automatismen in postverzorging De Receptie ontvangt automatisch opdrachten en post van leveranciers en klanten. Dit wordt kenbaar gemaakt door een envelopje dat knippert voor Post ophalen in het hoofdmenu van de afdeling Receptie. Op welk moment deze post beschikbaar komt staat hieronder uitgewerkt. Inkoopopdrachten: Een inkoopopdracht voor Magazijn en Inkoop (eventueel al bij het starten van de Simulatie). Dit herhaalt zich bij elk veelvoud van [Aantal Leveranciers+2]. Bij drie leveranciers komt er dus steeds een inkoopopdracht na vijf verwerkte inkooporders. Bestellingen: Aan het begin van elke sessie komen er evenveel orders van klanten binnen (bestelbrieven) als er opgegeven is bij het sessieaantal in Beheer - Bedrijfsgegevens - Eerste verkopen. Indien het sessieaantal niet is opgegeven dan wordt het sessieaantal op 1 gezet en komt er na elke ingevoerde verkooporder weer een nieuwe order van een andere klant binnen. Orderbevestiging leverancier: Nadat de receptie de betreffende inkooporder als uitgaande post heeft geregistreerd. Factuur leverancier: Nadat de pakbon door afdeling Inkoop op leveranciers- en inkoopkaart(en) is ingevuld. Bankafschriften: Bijschrijvingen nadat de verkoopfactuur is ingeboekt door Boekhouding. Afschrijvingen nadat de inkoopfactuur op de juiste (!) manier is ingeboekt en de betaalopdracht aan de bank is gemaakt door Boekhouding en als verzonden is geregistreerd bij de Receptie. Kostenfacturen Indien er kostenfacturen zijn ingevoerd bij Beheer - Bedrijven en stamgegevens bewerken komen er per sessie twee kostenfacturen binnen. Standaard zijn er reeds acht soorten kostenfacturen beschikbaar. Nadat de laatste van deze serie is binnengekomen, wordt de reeks herhaald zolang nodig is. Er zullen dus altijd kostenfacturen blijven binnenkomen. Werkopdrachten voor Receptie: aan het begin van elke nieuwe sessie. Op de afdeling Magazijn komen de pakbon en vrachtbrief binnen. Dit wordt kenbaar gemaakt door de knipperende vrachtauto voor de keuze Er is vracht. Pakbon/Vrachtbrief lev.: Nadat de orderbevestiging door afdeling Inkoop op de leveranciers- en inkoopkaart(en) is ingevuld.

78 74 21 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows België Kantoorsimulatie voor België (mogelijk vanaf versie ) Alternatief rekeningschema voor de bedrijven Vanwege het afwijkende rekeningschema dat in België verplicht wordt voorgeschreven, hebben wij in het programma Kantoorsimulatie de mogelijkheid gecreëerd om een alternatief rekeningschema te kunnen gebruiken. Dit alternatieve rekeningschema wordt alleen gebruikt ter weergave. Het standaard (Nederlandse) rekeningschema blijft ook bestaan, omdat dit intern gebruikt wordt voor automatismen. De gebruiker ziet daar overigens niets van. Een alternatief rekeningschema maken Om een alternatief rekeningschema te maken of te wijzigen, gaat men naar menuoptie Beheer Bedrijven en stambestanden bewerken. Kies aan de linkerkant: Grootboekrekeningschema Het actieve rekeningschema wordt nu getoond. Een alternatief schema kan alleen bewerkt worden via de knop Alternatief rek.schema. Na hierop te

79 België 75 hebben geklikt wordt een venster getoond met zowel het standaard als het alternatieve rekeningschema (al of niet ingevuld). Vul in de lege cellen de alternatieve grootboekrekeningnummers en -namen in. Denk er aan dat het nummer en de naam alleen gebruikt worden voor een andere weergave. De functie blijft gelijk. Alle cellen moet worden ingevuld. Na het opslaan wordt het venster gesloten en zal het alternatieve rekeningschema actief zijn.

80 76 Handleiding Kantoorsimulatie voor Windows Gevolgen (!) Door de verandering in het rekeningschema worden de leveranciernrs en klantnrs in de overige databestanden automatisch aangepast aan het grootboeknr van Debiteuren en Crediteuren. Dit is noodzakelijk om de juiste koppeling tussen de grootboekrekeningen, leveranciers, klanten en artikelen te garanderen. De eerste cijfers van de lev.nrs en klantnrs worden gelijk gemaakt met de eerste cijfers van de grootboekrekeningen Debiteuren en Crediteuren. Alternatief rekeningschema verwijderen Door de knop Alternatief verwijderen worden alle ingevoerde alternatieve gegevens verwijderd. Na opslaan zal het standaard rekeningschema weer actief zijn. Backup Er wordt altijd een backup van het vorige alternatieve rekeningschema gemaakt bij het opslaan. Na het verwijderen kunnen deze oude gegevens weer geladen worden d.m.v. de knop Backup laden. Training PAS OP! Als u de trainingsbestanden wijzigt, dan komen de uitleg en de voorbeelden in de meegeleverde trainingsopdrachten niet meer overeen met de gegevens op het scherm!! De trainingsbestanden kunnen niet via Beheer worden gewijzigd, maar u kunt wel de gegevens van een aangepast bedrijf kopiëren naar de map met de trainingsbestanden. Dat kan als volgt:

81 België 77 Nadat u een bedrijf heeft gewijzigd én getest(!) gaat u als volgt te werk: - Start u de Simulatie van dit bedrijf op en kiest u Beheer Bedrijven en stamgegevens bewerken en bij Bedrijf voor de optie Opslaan naar. - Geef het bedrijf de bedrijfsnaam voor de training, bijv. Wibo België - Kies bovenaan bij Bedrijfsnaam de naam van dit nieuwe bedrijf (bijv. Wibo België). - Pas de bedrijfsgegevens aan, zoals gewenst bij de trainingsopdrachten. - Kies weer Bedrijf - Opslaan naar - Vink daar aan: þ opslaan als bronbestand in de map <Datasim> in de programmamap. Hierna zullen de aangepaste bedrijfsgegevens als basis gaan dienen voor elke training die daarna wordt opgestart. Als iemand al bezig was met de Training dan zal de map KsimTraining (in Mijn documenten van die gebruiker) in zijn geheel moeten worden verwijderd, alvorens met de Training met de nieuwe bestanden te starten. Alleen dan kan een juiste verwerking plaats vinden.