Kantoorsimulatie Training

Transcriptie

1 Kantoorsimulatie Training Opdrachten Handleiding 21 % btw 2013 Copyright De Jong Edusoft Sneek

2 INHOUD ALGEMEEN... 2 Voorbereiding... 2 LES 1 Magazijn... 2 Voorraad controleren - inkoopsignaal doorgeven... 2 LES 2 Inkoop... 5 Goederen inkopen... 5 LES 3 - Receptie... 8 Uitgaande post Inkooporders versturen... 9 Inkomende post bestelling klant, inkoopopdracht en orderbevestiging... 9 LES 4 Inkoop Orderbevestiging LES 5 - Magazijn Goederen ontvangst (pakbon) LES 6 Inkoop Pakbonnen verwerken LES 7 Receptie Ontvangen inkoopfacturen LES 8 Inkoop Inkoopfactuur inboeken LES 9 - Verkoop Nieuwe verkooporders LES 10 Receptie (orderbevestigingen verzenden) Post uit Orderbevestigingen versturen LES 11 Magazijn Magazijnopdrachtenbon 1 e LES 12 Magazijn (vervolg) Magazijnopdrachtenbon 2 e en 3 e LES 13 Verkoop De factuur opmaken LES 14 Receptie Receptie Post Uit - Facturen versturen Receptie - Controle geregistreerde gegevens: LES 15 - Boekhouding Beginbalans Boekingstempels invullen Facturen inboeken Manier 1 facturen invoeren als boekingsstempel (journaalpost) Manier 2 dagboekmethode: facturen inboeken via de dagboeken Inkoopboek / Verkoopboek Controle LES 16 Boekhouding Materiaal-afgiftebonnen inboeken Manier 1 boeking invoeren als boekingsstempel (journaalpost) Manier 2 dagboekmethode: Materiaal-afgiftebonnen inboeken via het Diverse Postenboek Controle: Betalingen doen LES 18 Receptie Post uit Betaalopdracht aan de bank Post ophalen LES 19 - Boekhouding Bankafschriften inboeken Manier 1 boeking invoeren als boekingsstempel (journaalpost) Manier 2 dagboekmethode: bankafschrift invoeren via het Bankboek LES 20 Controles

3 H&A: Training Kantoorsimulatie Docent: Programma installeren en eventueel gebruikers opgeven bij Instellingen Inkomende post komt automatisch dmv afdrukken op de printer Combinatiestempels, boekingsstempel of boekingsslips voorradig hebben Belangrijk: Vink elke gemaakte opdracht af, dan weet je een volgende keer waar je was gebleven. Zo dus: ALGEMEEN Voorbereiding 1. Start in Windows de Kantoorsimulatie als TRAINING. 2. Zorg voor 7 tabbladen achterin je map. Als je geen tabbladen hebt, dan kun je ze afdrukken via menuoptie Documenten - Instructies en tabbladen. Kies daarbij het document TRAINING - Tabbladen7xknipvel.pdf Denk erom dat je ze liggend afdrukt! Dit kun je opgegeven bij de eigenschappen van de printer òf door het afvinken van: Papierbron of basis van paginagrootte PDF-bestand of: Automatisch roteren. Namen van de tabbladen: Receptie In - Receptie Uit - Magazijn Inkoop Verkoop Boekhouding - Verzonden documenten. Je werkt bij het bedrijf Wibo BV te Heerenveen. Wibo BV is een groothandel in speelgoed, audio-video en verzorgingsproducten. Je wilt graag verkopen, maar dan moet je wel genoeg artikelen op voorraad hebben. Dat ga je allereerst controleren. Dat is een taak van de afdeling Magazijn, vandaar dat je deze afdeling eerst opent in deze kantoorsimulatietraining. LES 1 Magazijn Voorraad controleren - inkoopsignaal doorgeven Welkom op de afdeling Magazijn. Onze verkoopvoorraad ligt hier. Er moet vanzelfsprekend wel voldoende voorraad zijn, zodat we ook werkelijk kunnen leveren wat een klant bestelt. Daarom moet je voortdurend controleren of er artikelen onder de vastgestelde minimum voorraad zitten. Zo ja, dan snel een intern bestelformulier maken en doorgeven aan de afd. Inkoop. 1. Kies a. Wacht even en let op de letters voor de keuze Voorraad-Bestellen. Deze gaan knipperen, omdat er van enkele artikelen niet genoeg voorraad meer is. Ze zitten namelijk onder de minimum voorraad. Het vrachtautootje zal verdwijnen omdat er nog geen vracht binnenkomt. b. Kies VOORRAAD/BESTELLEN. c. Kies 1 VOORRAAD CONTROLEREN. 2

4 1 e Interne bestelformulier: d. Vink bestelhulp in kleur en lege kaarten weglaten aan om het jezelf gemakkelijk te maken. Artikelen die we nog niet verkopen worden nu weggelaten en als de voorraad van een artikel onder het minimum zit dan wordt de betreffende regel rood gekleurd. e. Klik bovenaan het vakje Art.nr. open door op te klikken. Er verschijnt een lijst met artikelnummers. f. Als de hele rij getallen verder naar beneden bekijkt door te scrollen of door de pijltjestoets omlaag in gedrukt te houden, dan zul je ontdekken dat er drie soorten artikelnummers zijn, namelijk: 4-cijferige (2072, enz. voor speelgoed), 5 cijferige (16811, enz. voor verzorgingsart.) en alfa-numerieke (CD495, enz. voor audio-video art.). Dit zijn artikelgroepen van drie verschillende leveranciers. Je moet er straks goed om denken dat je de artikelen bij de juiste leverancier besteld. Hierna ga je voor elke leverancier een intern bestelformulier maken met artikelen waarvan de huidige voorraad onder de minimum voorraad zit. g. Klik op het eerste artikelnummer (2072) en de onderstaande voorraadkaart wordt getoond. Omdat de voorraad ( 24, zie kolom Voorraad) niet onder de minimum voorraad (ook 24) zit, is het niet nodig om van Duplo speel-/leerplateau artikelen bij te bestellen. h. Gebruik de pijltjestoetsen en (of je scrollwiel) om snel de voorraadkaarten van de verschillende artikelen te bekijken en controleer hoeveel voorraad er van elk artikel is. i. Bij artikelnummer 2672 zie je dat er 6 stuks op voorraad zijn, terwijl de minimumvoorraad 10 is. De regel is ook rood gekleurd als waarschuwing. Omdat je altijd gaat bestellen als de voorraad onder het minimum komt, klik je op de (rode) knop j. Het artikel wordt in het onderste vak Intern bestelformulier (IB) geplaatst. k. Ook artikelnummer 6542 Lego Miniland grote kontainerhaven zit onder de minimum voorraad. Gebruik ook hier de rode knop ARTIKEL BESTELLEN om dit speelgoedartikel in het onderste vak Intern bestelformulier (IB) te plaatsen. Er staan nu twee regels in het vak Intern bestelformulier: 3

5 l. De overige Lego artikelen (4-cijferig artikelnummer) zitten niet onder het minimum. Vandaar dat je nu het interne bestelformulier voor deze beide speelgoedartikelen kunt gaan afdrukken. Kies daarom: 2 INTERN BESTELFORMULIER AFDRUKKEN. Controleer de afdruk goed voor je verder gaat. Zo ziet ie er uit: m. Kies 3 VERWERKEN OP VOORRAADKAARTEN. n. Kies 4 INTERN BESTELFORM. NAAR INKOOP. (Bij deze training leg je de IB s achter het tabblad Inkoop in je map). o. Klik op de knop Terug. Je bent nu klaar met dit interne bestelformulier. Je zult zien dat de letters IB nog steeds knipperen. 2 e Interne bestelformulier: p. Kies weer VOORRAAD/BESTELLEN en daarna VOORRAAD CONTROLEREN. Vink bestelhulp in kleur en lege kaarten weglaten weer aan. q. Je ziet dat boven in het linker schermdeel achter Intern bestelnr IB-002 staat. Je kunt nu meteen verder om op dezelfde manier als bij opdrachten d t/m n een intern bestelformulier te maken van twee verzorgingsartikelen (5-cijferig art.nr. van Gaba BV) die onder het minimum zitten. r. Maak een afdruk, verwerk op de voorraadkaarten en leg het IB achter het tabblad Inkoop. 3 e Interne bestelformulier: s. Maak tenslotte nog een derde intern bestelformulier (IB-003) van audio-video artikelen (alfa-numerieke art.nrs. van Philips) die onder de minimum voorraad zitten. t. Maak een afdruk, verwerk op de voorraadkaarten en breng de IB s naar (tabblad) Inkoop. u. Kies ter controle nog eens VOORRAAD/BESTELLEN en daarna VOORRAAD CONTROLEREN. Zoek de voorraadkaart van artikelnummer Je ziet in de laatste kolom Bestelling de notitie IB-001 staan. Daaraan zie je dat je dit artikel al intern hebt besteld. Bij de andere artikelen waarvan je een IB hebt gemaakt zul je ook IB-001, IB-002 of IB-003 zien staan. Daaraan kun je zien dat je niet nog eens een intern bestelformulier hoeft aan te maken. v. Klik op Terug. Als je het goed gedaan hebt, dan verdwijnen de letters IB voor Voorraad/Bestellen. w. Sluit het onderdeel Magazijn af door op Magazijn sluiten te klikken. 4

6 LES 2 Inkoop Goederen inkopen Je verhuist nu van Magazijn naar de afdeling Inkoop. Daar kom je achter het tabblad Inkoop de drie Interne bestelformulieren tegen. Het is nu aan jou om te bepalen hoeveel je moet bestellen en bij wie. Je moet de huidige voorraad aanvullen tot de maximum voorraad. Bestelgegevens invullen a. Pak intern bestelformulier IB-001. b. Klik in de menuregel op OVERZICHTEN ARTIKELEN. c. Zoek van elk artikel dat je wilt bestellen de inkoopprijs op en schrijf die op het IB in de kolom Prijs. d. Het bestelaantal kun je berekenen door de maximum voorraad en de huidige voorraad van elkaar af te trekken. Voor art.nr wordt dat 30-6 = 24. Het bestelaantal moet altijd een veelvoud zijn van de besteleenheid. Als dat niet zo is, dan moet je het bestelaantal verlagen totdat het deelbaar is door de besteleenheid. De besteleenheid van art.nr.2672 is 1. Het gevonden aantal 24 is altijd deelbaar door 1. Dus het bestelaantal behoeft niet aangepast te worden. De artikelnummers van de leverancier zijn gelijk aan onze artikelnummers. Ook voor art.nr moeten er 30 6 = 24 stuks besteld worden. e. Vul de gevonden bestelaantallen in op het IB in de kolom Te bestellen. f. Klik op de rekenmachine in de linker bovenhoek. Maak een berekening van de bedragen (aantal x prijs) op het IB, tel ze op en noteer het totaalbedrag achter Totaal inkoopbedrag. De bedragen zijn exclusief BTW. Dit bedrag heb je straks nodig op de inkooporder en de leverancierskaart. Laat het totaalbedrag door een collega narekenen of controleer het zelf nog eens! 24 x 17,32 = 415,68 24 x 63,98 = 1535, ,20 g. Vul nu zelf IB-002 en IB-003 verder in op soortgelijke manier. 5

7 1 e Inkooporder maken: a. Kies b. Klik het vakje Inkoopordernr open met de knop. Er zijn nog geen eerdere orders gemaakt, dus kies je bij inkoopordernr <NIEUW>. Klik op Ja bij de vraag of je een nieuw order wilt aanmaken. (Denk er om: Je moet de keuzes 1 t/m 5 afmaken om de hele order geregistreerd te krijgen!!) c. Kies: 1 BESTELAANTALLEN INVOEREN. d. Klik het vakje IB-nummer open met en kies het eerste nummer: IB e. De artikelen van dit interne bestelformulier worden hierna op het scherm ingevuld. f. Daarna ga je de eerder berekende bestelaantallen overnemen van IB-001 en invullen in de kolom Aantal. g. Kies: 2. VERWERKEN OP VOORRAADKAARTEN h. Kies: 3. INKOOPORDER MAKEN i. Vul de inkooporder in met de juiste gegevens. De naam en adresgegevens van de leveranciers kun je vinden op het scherm van het Kantoorsimulatie programma (of bij OVERZICHTEN CREDITEUREN). j. Vul bij Datum de datum van vandaag in en neem de overige gegevens van het IB over in deze inkooporder. k. Sla deze order op als je klaar bent. De juiste bestandsnaam wordt al op je scherm ingevuld: Order I-001. l. Druk de inkooporder af (het bestand wat je daarnet opgeslagen hebt is je kopie) m. Kies: 4. LEVERANCIERSKAART BIJWERKEN 6

8 n. Werk de leverancierskaart bij. Let op wat erboven de kolommen staat. Op de leverancierskaart hoef je alleen maar het totaalbedrag van de order bij het onderdeel Bestelling in te vullen. Nadat je op Ok heb geklikt, krijg je vanzelf de eerste inkoopkaart (van art.nr. 2672) voor je op het scherm. o. INKOOPKAARTEN BIJWERKEN. Werk de inkoopkaarten bij van alle artikelen die op de inkooporder voorkomen. Ze komen één voor één op het scherm. Vul het aantal en de inkoopprijs in. p. Klaar? Vul dan eerst op het Interne bestelformulier achter inkoopordernummer (rechtsboven) in: I-001. Dat voorkomt vergissingen, want hieraan kun je zien dat het interne bestelformulier is verwerkt op order I-001. q. Kies: 5. INKOOPORDER NAAR RECEPTIE. De inkooporder kan naar de receptie om verstuurd te worden, maar in deze simulatie berg je hem op achter tabblad Receptie Uit. r. Kies Terug om order I-001 af te sluiten. De eerste order is klaar. 2 e Inkooporder maken: a. Kies bij Inkoopordernr weer <NIEUW> b. Maak de order voor de tweede leverancier (Gaba) op dezelfde manier als hierboven uitgelegd staat bij punt 4 a t/m r. 3 e Inkooporder maken en verzenden: a. Doe hetzelfde voor de order voor de derde leverancier (Philips). b. De drie afgedrukte inkooporders breng je naar de Receptie (tabblad Receptie Uit) om te versturen. c. Sorteren achter tabblad Inkoop: Leg Intern bestelformulier IB-001 onderaan met daar bovenop IB-002 en IB-003. Leg het laatst gemaakte formulier dus altijd boven op een eerder gemaakt formulier. d. Sorteer achter tabblad Receptie Uit de inkooporders op dezelfde manier. 7

9 LES 3 - Receptie Als het envelopje knippert, dan is er post binnengekomen. Klik op post ophalen om deze post op de printer af te kunnen drukken. Nadat de post is opgehaald moet deze worden geregistreerd, zodat er altijd nagegaan kan worden welke post binnen is gekomen. Ook de uitgaande post moet hier worden geregistreerd. Reeds ingevoerde gegevens kunnen hier achteraf worden gecontroleerd. Tevens kan elke invoer worden gewijzigd of verwijderd indien deze onjuist blijkt te zijn. 8

10 Uitgaande post Inkooporders versturen Receptie houdt van alle uitgaande en inkomende poststukken een register bij om achteraf altijd te kunnen zien wat er verstuurd en ontvangen is. Voor de verwerking van post, fax, telefoon gebruik je steeds hetzelfde invoerscherm. Het enige verschil tussen deze onderdelen is dat je bovenaan in het formulier het juiste onderdeel aanklikt. Jij gaat nu de inkooporders als uitgaande post registreren. 1. Kies. 2. Kies INVOEREN POST-TEL-FAX. 3. Klik op het keuzerondje bij Post Uit. Je ziet dat bij volgnummer automatisch 001 komt te staan. Bij Verzenddatum staat de datum van vandaag ingevuld. Indien nodig verander je deze in de datum die op de inkooporder staat. 4. Pak de inkooporders I-001 t/m I-003 erbij. Je begint met I-001. a. Klik bij Relatienummer op het knopje om de geadresseerde te kunnen zoeken b. Klik dubbel op de regel 1403 Lego Nederland BV (of klik er 1x op en daarna op de knop Selecteer) c. De gegevens van Lego worden automatisch op je scherm ingevuld. d. Kies bij het vakje Afdeling de afdeling waar deze order vandaan kwam. Dat is natuurlijk afdeling Inkoop. e. Klik het vak Soort formulier open en kies Inkooporder. f. Klik het vakje Ordernr open en kies ordernummer I-001. Bij Kenmerk komt nu I-001 te staan. g. Nadat alles is ingevuld wordt komt de knop Akkoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te laten verwerken. Het poststuk is verwerkt. 5. Verwerk op dezelfde manier ook de inkooporder I Verwerk tenslotte ook inkooporder I-003 als uitgaande post. 7. Verstuur de inkooporders: Leg de poststukken achter het tabblad Verzonden documenten. Je hebt daarbij een perforator nodig voor de gaatjes. Inkomende post bestelling klant, inkoopopdracht en orderbevestiging 1. Klik op:. 2. Je ziet dat het envelopje voor Post ophalen staat te knipperen. Dat betekent dat er post is binnengekomen. Als je met de muis op Post ophalen gaat staan, dan zie een geel info-balkje verschijnen met de tekst: Er is post: 3 bestellingen van klanten, 3 orderbevestigingen, 2 kostenfacturen, 1 inkoopopdracht. Deze post moet je afdrukken op de printer. 3. Klik op: POST OPHALEN. 4. Kies: Ja als er gevraagd wordt of je wilt afdrukken. 9

11 5. Haal de afdrukken van de printer. Als ze goed zijn afgedrukt, dan klik je in het rode venster op Ja. Je krijg niet weer een kans om dezelfde post af te drukken. Dus zeker zijn van je zaak! Zijn de afdrukken mislukt kies dan Nee om later opnieuw te kunnen afdrukken. 6. Zet in het onderste deel van ELK POSTSTUK een stempel met als tekst: Ingekomen + datum van vandaag. (Je mag het er eventueel ook op schrijven als je geen stempel hebt) INGEKOMEN Verwerk de BESTELLINGEN VAN KLANTEN als Ingekomen Post. 1 e bestelling klant Kies INVOEREN POST-TEL-FAX. Klik op het keuzerondje bij Post In. Je ziet dat bij Volgnummer automatisch 001 komt te staan. Bij Datum ontvangst staat de datum van vandaag ingevuld. Klik bij Relatienummer op het knopje om de afzender te kunnen zoeken. Klik dubbel op de regel 1305 DA Drogist J. Cornelis (of klik 1 x en klik daarna op de knop [Selecteer]. De overige gegevens van deze klant worden automatisch ingevuld. Klik vervolgens het vakje Afdeling open en selecteer daar de afdeling waarvoor deze order bestemd is. Dat is natuurlijk afdeling Verkoop. Klik het vakje Soort formulier open en kies Bestelling klant. Klik het vakje ordernr open en kies het bestelnummer van deze klant: Dit bestelnummer komt nu in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Accoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te laten verwerken. 8. Leg de bestelbrief meteen achter het tabblad Verkoop, zodat je deze niet per ongeluk nog eens invoert. Je hebt hierbij een perforator nodig! e bestelling klant 9. Verwerk op dezelfde manier ook bestelling van Bruinsma HiFi met kenmerk

12 3 e bestelling klant 10. Verwerk op dezelfde manier ook bestelling van Beemster Speelgoed met kenmerk Leg de ingevoerde bestellingen achter het tabblad Verkoop. (perforator nodig) 1 e orderbevestiging 12. Registreer vervolgens de orderbevestiging van inkooporder I-001. Kies bij Relatienummer: 1403 (Lego). Klik het vakje Aan Afdeling open en kies Inkoop. Klik het vakje Soort formulier open en kies orderbevestiging. Klik het vakje ordernr open en kies het nummer van deze inkoopopdracht: I-001. Dit nummer komt in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Akkoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te verwerken. Perforeer deze orderbevestiging en breng deze naar (tabblad) Inkoop. 2 e orderbevestiging 13. Registreer ook de orderbevestiging van I-002 en berg deze op bij Inkoop. 3 e orderbevestiging 14. Registreer tenslotte de orderbevestiging van I-003 en berg deze op bij Inkoop. 11

13 Inkoopopdracht 15. Verwerk ook het interne poststuk: de inkoopopdracht. De afzender is je bedrijfsleider van je eigen bedrijf. Kies bij Relatienummer: 9001 bedrijfsleider. Klik het vakje Aan Afdeling open en kies Inkoop. Klik het vakje Soort formulier open en kies inkoopopdracht. Klik het vakje ordernr open en kies het nummer van deze inkoopopdracht: 1. Dit nummer komt in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Accoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te verwerken. 16. Leg de inkoopopdracht ook achter het tabblad Inkoop. Kostenfacturen 17. Verwerk tot slot de binnengekomen (kosten)facturen van de Kamer van Koophandel en de KPN. Deze facturen gaan naar de afdeling Boekhouding! Het gaat hier immers niet om ingekochte handelsvoorraad. Kies bij Relatienummer: 1404 (Kamer van Koophandel) of 1406 (KPN) Klik het vakje Aan Afdeling open en kies Boekhouding. Klik het vakje Soort formulier open en kies factuur. Klik het vakje ordernr open en kies het nummer van deze inkoopopdracht: K-001. Dit nummer komt in het vak Kenmerk/Inhoud te staan. Nadat alles is ingevuld komt de knop Akkoord beschikbaar. Klik hierop om de gegevens te verwerken. Beide facturen gedaan? Perforeer ze dan en breng deze naar (tabblad) Boekhouding. 18. Sluit Receptie af. 12

14 LES 4 Inkoop Orderbevestiging De inkooporders zijn inmiddels door de Receptie verstuurd en we krijgen van alle drie leveranciers een orderbevestiging binnen. Ze zijn door de Receptie al voorzien van een stempel Ingekomen: dd-mm-jjjj 1. Kies INKOOP 2. Neem de orderbevestiging van LEGO voor je. Klik het vakje Inkoopordernr open en kies I-001. a. Controleer de aantallen en artikelen op de orderbevestiging met de gegevens van de inkooporder op je scherm. Op de checklist ernaast kun je precies zien wat er allemaal gedaan moet worden bij deze inkooporder. Wat al gedaan is staat afgevinkt. Na de onderstaande opdracht zal het vinkje bij Orderbevestiging op leverancierskaarten invullen ook gezet worden. b. Klik bij 1. Orderbevestiging op: a. OP LEVERANCIERSKAART. In de kolom Orderbevest. staat de datum al ingevuld. Vul zelf bij kenmerk hun verkoopordernummer (3003) in. c. Als je klaar bent druk je op Ok d. Klik bij 1. Orderbevestiging: op: b. OP INKOOPKAART en vul hier ook hun verkoopordernummer in. e. Als je klaar bent druk je op Ok om de volgende inkoopkaart in te kunnen vullen. Zo krijg je één voor één de inkoopkaarten op het scherm van de bestelde artikelen. f. Stempel of schrijf op de orderbevestiging: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. 3. Verwerk op dezelfde manier (zie 2a t/m f) de orderbevestiging van Gaba (I-002) 4. Doe hetzelfde met de orderbevestiging van Philips (I-003). 13

15 5. Klaar...controleer op je scherm of bij de orders I-001, I-002 en I-003 bij het onderdeel Orderbevestiging verwerken (links) de leveranciers- en inkoopkaarten zijn afgevinkt.. 6. Berg de drie orderbevestigingen op in je map achter het tabblad Inkoop. 7. Nu is het wachten tot de goederen met pakbon komen. 14

16 LES 5 - Magazijn Goederen ontvangst (pakbon) Na enige tijd komt een vrachtwagen met de goederen bij het Magazijn en de chauffeur laadt een aantal dozen uit. Je controleert of de dozen niet beschadigd zijn en tekent voor ontvangst. Je vindt de pakbon op de dozen of in de dozen. Kijk bij de afdeling Magazijn of er al vracht is. 1. Kies 2. De vrachtauto voor de regel ER IS VRACHT knippert. Klik op ER IS VRACHT en laat de documenten afdrukken. 3. Van elke inkooporder ontvang je een vrachtbrief en een pakbon. Vrachtbrief Lego pakbon Lego De vrachtbrief is het vervoersdocument voor de vervoerder. Er staat op hoeveel dozen er bezorgd moeten worden. In de praktijk vraagt hij je hierop een handtekening voor ontvangst te zetten. Een kopie houd je zelf. De pakbon is het document waarop staat hoeveel er van elk artikel in de dozen zit. 4. Bij het uitpakken blijkt dat alle aantallen en artikelen kloppen met de gegevens op de pakbon. In de praktijk vink je alle aantallen op de pakbon af. Bij eventuele foutieve aantallen noteer je het werkelijk getelde aantal, zodat je later bij het reclameren (=klacht indienen) weet wat er mis was. 5. Kies GOEDEREN ONTVANGST (PAKBON) 6. Verwerk de eerste pakbon van LEGO. Ons inkoopordernr (I-001) zal er ook op staan. a. Klik het vakje Ordernr open en kies I-001. b. Controleer of de leverancier klopt. c. Klik dan op 1 PAKBONGEGEVENS INVOEREN. d. Voer het pakbonnummer in en druk daarna op Enter! e. Voer daarna de juiste aantallen bij de artikelen in. f. Controleer je invoer met de pakbon. g. Klik op 2 VERWERKEN OP VOORRAADKAARTEN. h. Klik op 3 PAKBON NAAR INKOOP. Je legt de pakbon achter het tabblad Inkoop. Dan kan Inkoop controleren of de bestelling compleet is binnen gekomen. i. Klik op Terug om dit onderdeel af te sluiten. De eerste pakbon is nu verwerkt. Op de voorraadkaarten zijn de ontvangen aantallen inmiddels bijgeteld. Controleer maar eens bij MAGAZIJN - VOORRAAD CONTROLEREN. 7. Verwerk nu ook de pakbon van Gaba (I-002). 8. Verwerk tenslotte de pakbon van Philips (I-003). 15

17 LES 6 Inkoop Pakbonnen verwerken 1. Kies 2. Zoek de pakbon van Lego BV achter het tabblad Inkoop. Kies bij Ordernr het juiste inkoopordernummer (I-001). a. Controleer de aantallen en artikelen op de pakbon met de gegevens van de inkooporder op je scherm. b. Klik bij het onderdeel PAKBON VERWERKEN op LEVERANCIERSKAART en vul onder de kop Pakbon de datum en hun pakbonnummer in. Bij nalevering vul je een n in. In principe zullen naleveringen niet voorkomen in je opdrachten. c. Als je klaar bent druk je op Ok d. Klik bij het onderdeel PAKBON VERWERKEN op INKOOPKAART en vul hier onder de kop Pakbon ook de datum en hun pakbonnummer in. e. Als je klaar bent druk je op Ok om de volgende inkoopkaart in te kunnen vullen. Zo krijg je één voor één de inkoopkaarten op het scherm van de bestelde artikelen. f. Stempel of schrijf op de pakbon: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. 3. Doe vervolgens hetzelfde (zie b t/m f) voor de pakbon van Gaba 4. Doe tenslotte hetzelfde (zie b t/m f) voor de pakbon van Philips. Klaar...controleer bij elke order op je scherm of bij het onderdeel Pakbon de leveranciers- en inkoopkaarten zijn afgevinkt. 5. Berg de pakbonnen op in je map bij afdeling (tabblad) Inkoop. 16

18 LES 7 Receptie Ontvangen inkoopfacturen Je ontvangt vandaag per post de inkoopfacturen van Lego, Gaba en Philips. Deze post kun je bij Receptie ophalen. 1. Ga naar 2. Klik op POST OPHALEN en druk de poststukken af. Het zijn facturen (betreft onze inkooporders I-001 t/m I-003) 3. Zet in het onderste deel van elke factuur een stempel met als tekst: Ingekomen + de datum van vandaag. (Je mag het er eventueel ook op schrijven als je geen stempel hebt) 4. Verwerk de drie inkoopfacturen als Ingekomen Post. (Kijk bij Les 3 Inkomende post voor uitleg). - Denk erom dat je bovenin Post IN kiest en onderin het juiste soort formulier (factuur) aanklikt. 5. Leg de verwerkte inkoopfacturen achter het tabblad Inkoop. 6. Sluit Receptie af. 17

19 LES 8 Inkoop Inkoopfactuur inboeken De inkoopfacturen komen binnen van de leveranciers. Kijk maar achter tabblad Inkoop. Deze moeten eerst worden gecontroleerd op juistheid. Kloppen de aantallen en is het eindbedrag wel juist? 1. Kies 2. Pak de inkoopfactuur van Lego erbij. a. Controleer op de factuur van Lego of het goederenbedrag (zonder BTW) overeenkomt met het bedrag dat je eerder uitgerekende op het IB of de order (het staat ook op de leverancierskaart). Afvinken indien juist. Eventuele fouten verbeteren met potlood. b. Controleer de berekening vanaf het goederenbedrag t/m eindbedrag. Indien juist dan afvinken. Als de factuur juist is, dan ga je deze verwerken in het Kantoorsimulatieprogramma. c. Kies INKOOP en selecteer bij Ordernr ons inkoopordernummer van deze factuur: I-001. Je zult zien dat alleen de factuurverwerking nog open staat. d. Klik bij 3.Factuur verwerken op: OP LEVERANCIERSKAART. e. Vul bij fact.dd de datum in die op de factuur staat vermeld (factuurdatum). Vul daarna in: factuurnummer, goederenbedrag (zonder BTW), adm.kosten, vrachtkosten, btw-bedrag en het eindbedrag van de factuur. f. Als je klaar bent druk je op Ok g. Klik bij Factuur verwerken op: OP INKOOPKAART. h. Wijzig de datum weer in de factuurdatum. Vul daarna in: factuurnummer, aantal, prijs per stuk, bedrag (aantal x prijs). i. Als je klaar bent druk je op Ok om de volgende inkoopkaart in te kunnen vullen. Zo krijg je één voor één de inkoopkaarten op het scherm van de bestelde artikelen. j. Stempel of schrijf op de factuur: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. 3. Doe vervolgens hetzelfde (zie a t/m j) voor de factuur van Gaba. 4. Registreer tenslotte nog de factuur van Philips. 5. Klaar...controleer of bij elke order op je scherm of bij het onderdeel Factuur de leveranciers- en inkoopkaarten zijn afgevinkt. 6. Geef de inkoopfacturen door aan afd. Boekhouding (dus achter het tabblad). De inkopen zijn klaar. De afdelingen Magazijn en Inkoop hebben hun werk aan de inkooporders voltooid. De afdeling Boekhouding zal de financiële kant verder af moeten wikkelen (dit komt later in deze lessen aan de orde). Je kunt nu ook verkopen omdat we inmiddels genoeg goederen op voorraad hebben. De eerste verkooporders zullen binnenkort binnenkomen. 18

20 LES 9 - Verkoop Nieuwe verkooporders Nu er goederen in het magazijn liggen kun je gaan verkopen. Gelukkig melden de eerste klanten zich al. Er zijn bestellingen binnengekomen. Kijk achter het tabblad Verkoop. Verwerk ze op volgorde van het laatste cijfer van het bestelnummer, dus eerst 05001, daarna enz. Let op: Nadat de magazijnopdrachtenbon is afgedrukt ben je verplicht om de hele order af te maken. Mocht vanwege fouten deze order willen verwijderen, dan kan dat pas nadat alle vijf onderdelen zijn afgewerkt!. 1 e verkooporder 1. Pak alle drie bestelbrieven erbij. Je begint met de bestelnummer van Da Drogist J. Cornelis, Joure. a. Kies. b. Klik het vakje Verkoopordernummer open en kies <NIEUW>. Antwoord Ja bij de vraag of je een nieuwe verkooporder wilt maken. c. Het (eerste) verkoopordernummer al staat aangegeven: V-001 d. Kies ORDERGEGEVENS INVOEREN. e. Klik op het knopje bij Klantnummer en selecteer de naam van de klant (DA Drogist J. Cornelis). Hierna staan de klantgegevens ingevuld op je scherm. f. Wijzig, indien nodig, de datum van gisteren in de datum van de brief van deze bestelling. g. Vul bij Uw kenmerk het bestelnummer van de klant in. h. Het verzendadres mag je leeg laten als er geen speciaal verzendadres wordt vermeld. i. Voer nu de bestelde aantallen en artikelen in. Gebruik daarbij de knop om het juiste artikel te selecteren. 19

21 j. Nu moet je nog weten of er sprake is van korting. Daarvoor heb je het totaal goederenbedrag nodig dat onderaan op het scherm wordt weergegeven. k. Klik op of kies menuoptie OVERZICHTEN BEDRIJFSINFO. Zoek bij de kortingsregeling op of de klant korting mag hebben. Volgens dit overzicht krijgt een klant pas korting op verzorgingsartikelen als het totaal goederenbedrag 1250,00 of hoger is. Deze korting is dan 3 %. Maar.het goederenbedrag is 232,24 en dus veel lager dan de kortingsgrens van 1250,00. Er wordt dus geen korting gegeven op deze verkooporder. Vul dus een nul in bij Korting. l. Kies: 2. MAGAZIJNOPDRACHTENBON AFDRUKKEN. Dit formulier wordt de basis van onze verkooporder. m. Schrijf het totaal goederenbedrag over op de afdruk van de Magazijnopdrachtenbon. 20

22 Wibo BV stuurt altijd een orderbevestiging om de klant te laten weten wat we wanneer naar hen zullen sturen met daarbij de leverings- en betalingsvoorwaarden. De klant kan dan controleren of alles wordt geleverd zoals ze wensen. Mochten er fouten in de orderbevestiging zitten, dan kan de klant reclameren (= bezwaar maken). Opm: Bij vlotte leveringen wordt het sturen van een orderbevestiging vaak achterwege gelaten. Overigens, een orderbevestiging kan heel goed nog dezelfde dag per fax of naar de klant worden gezonden. Dan kunnen eventuele fouten sneller worden hersteld. n. Klik op 3. ORDERBEVESTIGING AFDRUKKEN. Deze afdruk is bestemd voor de klant ter controle. o. Klik op 4. ORDERBEVESTIGING NAAR RECEPTIE (Leg de afdruk achter het tabblad Receptie Uit). p. Klik op 5. MAGAZIJNOPDR.BON NAAR MAGAZIJN. (Leg m achter het tabblad Magazijn). Nu is de gehele order in de administratie verwerkt. Mocht je achteraf fouten ontdekken, dan kun je deze order in het hoofdmenu van Verkoop kiezen en wijzigen of verwijderen. q. Stempel of schrijf op de brief (verkooporder) van de klant: Behandeld + datum vandaag + je paraaf. r. Leg de brief achter het tabblad Verkoop. s. Klik op Terug om naar het Hoofdmenu van afd. Verkoop terug te gaan. 2 e verkooporder 2. Verwerkt de tweede bestelling van Bruinsma HiFi op dezelfde manier als de vorige verkooporder (zie 1a t/m s). Dit wordt verkooporder V e verkooporder 3. Verwerkt de derde bestelling van Beemster Speelgoed op dezelfde manier als de vorige verkooporder (zie 1a t/m s). Dit wordt verkooporder V Leg de drie behandelde bestelbrieven achter het tabblad Verkoop. 21

23 5. Omzet Het is voor een bedrijf interessant om de weten hoeveel een klant per jaar koopt of hoeveel van een bepaald artikel verkocht is. Deze omzetgegevens kunnen heel eenvoudig in het programma worden geraadpleegd. a. Klik in de menuregel op Overzichten Omzet. Als het selectievakje leeg is, wordt de totale omzet getoond. Afhankelijk van of je per artikel of per debiteur kiest, kun je door op de knop te klikken een artikel of debiteur selecteren. Probeer artikelnummer (omzet 96,84) en debiteur 1305 (omzet 232,24). b. Controleer of het omzettotaal nu 6478,00 is. Klopt dit dan heb je geen fouten gemaakt. Klopt dit niet dan moet je de fout zoeken: V-001 = 232,24; V-002 = 5514,76 en V-003 = 731,00. Verwijder een foutieve order en voer deze opnieuw in. c. Sluit het omzetvenster. d. Sluit de Kantoorsimulatie nog niet als je nog tijd genoeg hebt voor de volgende les hierna. 22

24 LES 10 Receptie (orderbevestigingen verzenden) Post uit Orderbevestigingen versturen 1. Kies. 2. Kies INVOEREN POST-TEL-FAX. 3. Klik op het keuzerondje bij Post Uit. Je ziet dat bij volgnummer automatisch 004 komt te staan. 4. Vul de onderdelen van de uitgaande orderbevestiging van V-001 als volgt in: Aan Relatie nr: 1305 Drogisterij Cornelis Van Afdeling: verkoop Soort formulier: orderbevestiging Ordernr: V-001 Klik daarna op de knop [Accoord]. 5. Registreer nu ook de uitgaande orderbevestiging V-002 voor Bruinsma HiFi. 6. Registreer tot slot de uitgaande orderbevestiging V-003 voor Beemster Speelgoed. 7. Leg deze verzonden orderbevestigingen achter het tabblad Verzonden Documenten. 23

25 LES 11 Magazijn goederen versturen Magazijnopdrachtenbon 1e Je hebt (hopelijk) geen reactie gekregen op de verzonden orderbevestiging, dus de goederen kunnen naar de klant worden gestuurd. Magazijn moet inpakken een vervoersbedrijf bellen om de goederen op te halen en naar de klant te brengen. 1. Kies en daarvan GOEDEREN AFGIFTE (MAG.OPDR.BON) 1 e verkooporder 2. Pak de magazijnopdrachtenbon van order V-001 die je van Verkoop hebt ontvangen. Je vindt hem achter het tabblad van Magazijn. a. Selecteer ordernr. V-001. Controleer de gegevens en de getoonde checklist. b. Kies AFGELEVERDE AANTALLEN INVOEREN. Let op: bij Pakbonnr. verschijnt PB-001 als eerste pakbonnummer. Hiervan wordt automatisch een register bijgehouden. c. Gebruik de Magazijnopdrachtenbon om de juiste aantallen en artikelnummers in te vullen. d. Klaar...klik dan op VERWERKEN OP VOORRAAD- KAART. De aantallen worden nu op de voorraadkaarten geregistreerd en afgeboekt. Ontdek je hierna toch nog fouten, dan zit er niks anders op dan de knop Verwijderen te kiezen. Hierna moet je de aantallen van die order weer opnieuw invoeren en verwerken. e. Vul de kolom Geleverd van de magazijnopdrachtenbon in. f. Vul in de kolom Gewicht het totale gewicht per artikelregel in (aantal x gewicht per stuk). Het gewicht kun je vinden in je bijlage Artikellijst of klik op het knopje in de kolom Art.nr. om deze lijst op je scherm te raadplegen. g. Tel de kolom Gewicht op en noteer het totaal gewicht op de daarvoor bestemde plaats op de mag.opdr.bon. h. Noteer tot slot achter Aantal colli: 3 (we beschouwen elke regel als een doos (= collo) die verstuurd wordt, dus drie dozen (= colli) i. Kies PAKBON MAKEN. Er verschijnt een lege pakbon. Vul deze in. Zie het voorbeeld hiernaast. j. Sla de Pakbon op als: PB-001. Deze bestandsnaam staat al ingevuld. k. Druk de pakbon af en houd deze bij de hand. l. Sluit het Pakbon venster. 24

26 m. Kies VRACHTBRIEF MAKEN. Er verschijnt een lege vrachtbrief. Vul deze in. Vul bij Aan in: naam, adres, pc+plaats van de klant. Vul bij Afzender in: naam, adres, pc+plaats van Wibo BV Je mag afleveradres leeg laten als er geen sprake is van een apart verzendadres. Laat comp.nr.afz. en code verw. leeg of plaats kruisjes (xx). Vul bij frankering in: franco (dit betekent dat de vrachtkosten voor rekening van de afzender zijn) Vul bij per in: VGL Transport. Dit is onze vaste vervoerder. Vul bij plaats van afzending in: Heerenveen (Wibo BV is gevestigd in Heerenveen) Vul bij datum in: de datum van vandaag. Zet in de eerste kolom van het middelste deel het aantal te versturen dozen, dat is: 3 (één doos per artikelregel voor de kleine Gaba- en Lego-producten, maar bij Philips-producten het totaal aantal artikelen, want die zijn erg groot en per stuk in dozen verpakt). Zet in de tweede kolom: dozen. Zet in de derde kolom: Verzorgingsartikelen. (of Audio-Video (Philips) of Speelgoed (Lego)) Het vrachtbriefnr staat reeds ingevuld: VB-001 (het nummer is gelijk aan het pakbonnummer) n. Sla de Vrachtbrief op als: VB-001. Deze bestandsnaam staat al ingevuld. o. Druk de vrachtbrief af. p. Sluit het vrachtbriefvenster. q. Klik op GOEDERENVERVOER PAKBON, VRACHTBRIEF. Hiermee geef je aan je dat de pakbon en vrachtbrief goed zijn afgedrukt en de goederen naar de klant kunnen worden vervoerd. Ook worden nu het gebruikte pakbon- en vrachtbriefnummer vastgelegd in het register. r. Leg de pakbon en vrachtbrief achter het tabblad Verzonden documenten. De dozen worden met de pakbon erin of erop verzonden. De vrachtbrief gaat er los bij voor de vervoerder die de dozen bezorgd. s. Klik op MATERIAAL-AFGIFTEBON maken. Deze bon wordt volledig ingevuld weergegeven. Bij Paraaf MAGAZIJN staat jouw naam ingevuld. Controleer of dit jouw naam is. Verbeter indien nodig. t. Sla deze bon op. De bestandsnaam wordt automatisch toegewezen: MAB V-001. u. Druk de ingevulde materiaal-afgiftebon af. v. Sluit het venster. w. Klik op MAT.AFGIFTEBON NAAR BOEKHOUDING. x. Breng de materiaalafgiftebon naar afd. Boekhouding (leg deze dus achter het tabblad Boekhouding). Je geeft de boekhouding daarmee een intern boekingsstuk voor het bepalen van de inkoopwaarde van de verkopen. y. Breng de magazijnopdrachtenbon terug naar afdeling Verkoop (tabblad) voor verdere verwerking. z. Magazijn is nu klaar met verkooporder V-001. Mocht je toch nog fouten ontdekken, klik dan op de knop Verwijderen. De hele (!) invoer van deze goederenafgifte moet dan opnieuw worden gedaan! Controleer meteen, want als je inmiddels al een andere verkooporder hebt verwerkt, dan is het gebruikte pakbonvrachtbriefnummer niet meer beschikbaar. Er wordt dan een nieuw (en hoger) nummer toegewezen. Dit is niet erg, maar alleen wat lastig bij controles. 25

27 LES 12 Magazijn goederen versturen (vervolg) Magazijnopdrachtenbon 2 e en 3 e 2 e verkooporder 1. Verwerk op dezelfde manier (a t/ m y) de goederenafgifte van V-002: Aantallen invoeren Noteren op mag.opdr.bon: kolom Aantal geleverd en kolom Gewicht plus totaal gewicht. Pakbon Vrachtbrief materiaalafgiftebon 3 e verkooporder 2. Verwerk zo ook de goederenafgifte van V Leg de materiaalafgiftebonnen bij afdeling Boekhouding. Leg de magazijnopdrachtenbonnen bij afdeling Verkoop. 4. Controle a. Klik op [Terug] b. Klik op VOORRAAD/BESTELLEN en controleer de voorraadkaart van de art.nr Zijn de juiste aantallen afgeboekt en is de voorraad inmiddels 80 lager geworden? Kijk ook even of de afboekingen op de andere voorraadkaarten zijn verwerkt. Zo ja, dan is het goed gegaan, anders de foutieve goederenafgifte verwijderen en opnieuw invoeren! c. Vink onder deze voorraadkaart bestelhulp in kleur aan. Als de voorraad onder het minimum komt dan zal de laatste regel in het rood staan. Dit betekent dat er een intern bestelformulier gemaakt moet worden. Dat doe je nu nog niet, maar pas later, want je gaat eerst geld verdienen: de facturen moeten de deur uit. 5. Zijn alle drie magazijnopdrachtenbonnen weer teruggelegd bij Verkoop? Zo nee, doe dat dan alsnog! 26

28 LES 13 - Verkoop De factuur opmaken Pak de magazijnopdrachtenbonnen erbij die je van Magazijn hebt teruggekregen. Dit zijn de belangrijkste gegevensbronnen voor het maken van de factuur op afdeling Verkoop. Hierop staat wat er is geleverd, wat het totaalbedrag is, wat het totale gewicht is en of er sprake is van korting, administratiekosten, vrachtkosten. Deze gegevens heb je nodig bij het maken van de factuur. 1. Eerst ga je de onderste regel van de Magazijnopdrachtenbon van V-001 verder invullen. Daarvoor heb je de Leveringsvoorwaarden nodig. Je vindt deze in de menubalk bij OVERZICHTEN BEDRIJFSINFO. 3. Deze klant krijgt geen korting omdat het totaal goederenbedrag lager is dan de kortingsgrens bij Gaba BV ( 1250,-- zie leveringsvoorwaarden). Ga dit na. a. Vul in bij Korting in: 0,00 b. Vul in bij Adm.kosten: 0,00. Ga na dat vanaf 125,00 geen adm.kosten berekend worden. c. Ga na dat je wel Vrachtkosten moet berekenen, omdat het totaal goederenbedrag lager is dan 350,-- Daarvoor heb het totaal gewicht van deze zending nodig. Dat vind je op de magazijnopdrachtenbon in de laatste kolom. Als het goed is, heeft iemand van Magazijn dat al voor je opgeteld (12,56 kg) 27

29 d. Klik op OVERZICHTEN VRACHTTARIEVEN en zoek op hoeveel de vrachtkosten zijn. e. Het gewicht 12,56 kg ligt tussen 10 en 15 kg. Kijk in de kolom kosten achter 10 om het bedrag te vinden. Vul het gevonden bedrag in bij Vrachtkosten op de magazijnopdrachtenbon: 22,05. f. Het aantal colli is 3, maar dat hoort al ingevuld te zijn door Magazijn. Collo=verpakking (colli=meervoud) g. Pak magazijnopdrachtenbon V-002 en bepaal de gegevens van deze onderste regel en vul ze in. h. Pak magazijnopdrachtenbon V-003 en bepaal de gegevens van deze onderste regel en vul ze in. 2. Kies. Eerste verkoopfactuur 3. Klik het vakje Ordernr open en selecteer ordernummer V-001. Controleer of de gegevens overeenkomen. Ook hier kun je weer op de checklist zien wat er nog allemaal aan deze order gedaan moet worden. 4. Voor 1 GOEDEREN AFGELEVERD (MAGAZIJN) staat een vinkje omdat afdeling Magazijn deze goederen al heeft verstuurd. 5. Klik op 2 VERKOOPFACTUUR MAKEN. Op het scherm verschijnt het factuurnummer ( ). Het is een samenvoeging van het debiteurennummer en het verkoopordernummer. De factuur die je gaat maken, krijgt automatisch dit nummer in de bestandsnaam, zodat je deze later eenvoudig kunt terugvinden. 6. Klik op Ok. Er verschijnt een lege factuur om in te vullen. a. Vul bij Uw kenmerk in: het bestelnummer (of ordernummer) van de klant. b. Vul bij Uw order van in: de besteldatum (zie brief). c. Vul bij deb.nr in: het klantennummer (of debiteurennummer) d. Vul bij Verk.ordernr in: ons verkoopordernummer V-001 e. Vul bij Factuurnr in: het debiteurennr-verkoopordernummer (zonder V), dus f. Vul bij Fact.datum in: de datum van vandaag. g. Vul in bij Behandeld door: je initialen (eerste letters van je voor- en achternaam) 28

30 h. Vul de aantallen, artikelnummers, artikelomschrijving, prijs per stuk in en bereken het totaal bedrag per regel door aantal x prijs te doen. i. Tel alle bedragen in de laatste kolom op en zet het totaal in het vak Totaal goederenbedrag. j. Vul bij Korting voor het %-teken in: 0 k. Vul in het tweede vakje bij Korting in: 0,00 l. Vul in bij Adm.kosten: 0,00. m. Vul in bij Vrachtkosten: 22,05. n. Bereken nu eerst het bedrag zonder BTW: 232,24 0,00 (korting) + 0,00 (adm.k) + 22,05 (vr.kosten) = 254,29 o. Vul bij Totaal excl. btw in: 254,29 p. Vul voor % BTW in: 21 q. Bereken 19 % over 254,29. Vul het antwoord in het tweede vakje bij BTW in: 53,40. r. Tel het bedrag zonder BTW (254,29) op bij de berekende BTW (53,40). Vul de som hiervan in bij Factuurbedrag: 307,69 s. Sla de factuur op. Het factuurnummer wordt automatisch toegewezen: Factuur V-001. t. Druk de factuur 2 x af. Eén voor de klant en één voor de boekhouding. u. Sluit het factuur-venster. 7. Klik op 3. VERKOOPFACTUUR NAAR RECEPTIE en beantwoord de vraag met Ja en breng de verkoopfactuur naar het tabblad Receptie Uit. 8. Klik op 4. KOPIE VERKOOPFACTUUR NAAR BOEKHOUDING en beantwoord de vraag met Ja en breng de verkoopfactuur naar het tabblad Boekhouding. Berg de verwerkte magazijnopdrachtenbon op bij afd. Verkoop. De hele verkooporder V-001 is nu verwerkt. Afdeling Boekhouding neemt het financiële deel van deze order verder voor haar rekening. 2e verkoopfactuur 9. Klik het vakje Ordernr open en selecteer ordernummer V-002. Maak ook voor deze order de factuur op dezelfde manier als hierboven omschreven. 3e verkoopfactuur 10. Maak de factuur voor ordernr. V Berg de verwerkte magazijnopdrachtenbonnen op bij afd. Verkoop 12. Sluit afdeling Verkoop. 29

31 LES 14 Receptie Receptie Post Uit - Facturen versturen 1. Pak de facturen van orders V-001 t/m V Verwerk alle drie facturen als uitgaande post. Gebruik als verzenddatum de factuurdatum! 3. Verstuur deze poststukken (leg ze achter het tabblad Verzonden documenten). Receptie - Controle geregistreerde gegevens: 1. Kies in afdeling RECEPTIE het onderdeel CONTROLE / WIJZIGEN. 2. Klik op het keuzerondje bij Post In. 3. Klik het vakje Volgnr open en controleer of de volgnummers 001 t/m 0012 verschijnen. 4. Ga van elk na of je de juiste afdeling hebt gekozen: de bestelling naar Verkoop; de rest naar Inkoop. 5. Alleen bij fouten: Mocht je een fout ontdekken klik dan op de knop Wijzigen en ga verbeteren. Indien klaar, dan op de knop [Akkoord] klikken! 6. Klik op het keuzerondje bij Post Uit. Controleer of er 9 registraties zijn gedaan. 7. Ga van elk na of je de juiste afdeling hebt gekozen: alle I-nrs van Inkoop; alle V-nrs van Verkoop. 8. Verbeter fouten indien nodig. 9. Kies OVERZICHTEN - RECEPTIE - VERWERKTE DOCUMENTEN. Controleer of jouw overzicht klopt met de hier afgebeelde gegevens. Een sterretje* erbij betekent: Fout. Je zult de fout via Receptie Controle/wijzigen moeten herstellen! 30

32 LES 15 BOEKHOUDING Beginbalans 1. Kies 2. Voordat je in de boekhouding kunt gaan werken moet je de beginbalans invoeren. Op je scherm staan inmiddels de gegevens. Druk deze af. 3. Kies menu NIEUW BOEKJAAR BEGINBALANS INVOEREN en vul de bedragen op de juiste plaats op de beginbalans in. 4. Reken het Eigen Vermogen zelf uit door het Debettotaal en het Credittotaal van elkaar af te trekken. 5. Vul het berekende Eigen Vermogen in. Daarna kun je de knop [Opslaan] gebruiken om de beginbalans te bewaren. Vanaf nu kun je boekingen invoeren. Inmiddels zijn er facturen van de leveranciers binnengekomen en je hebt zelf drie facturen gemaakt en verstuurd naar klanten. Het is van belang om dit te registreren als schuld of vordering, zodat je als bedrijf daarvan een overzicht hebt. Door deze registraties (boekhouden) kun je in de verlies- en winstrekening en eindbalans zien of je bedrijf winst of verlies maakt. Als het Eigen Vermogen hoger wordt dan gaat het goed met je bedrijf, want je totale bezit is groter geworden. Boekingstempels invullen 1. Zoek de drie inkoopfacturen op die betrekking hebben op de inkooporders I-001 t/m I Zet op elk een boekingsstempel (of gebruik een inputeringsbriefje). 3. Voor het boeken van een factuur heb je nodig: a. het factuur bedrag zonder BTW (exclusief BTW) b. het BTW-bedrag c. het eindbedrag van de factuur (inclusief BTW) Zoek op de factuur van LEGO (ons ordernr I-001) naar deze bedragen, zodat je weet waar ze staan. Het zijn de volgende bedragen: 1951, ,75 = 2360, De boeking van een inkoopfactuur heeft de volgende structuur: Grootboekrekening Debet Crediteuren Voorraad goederen 1951,20 Credit 2360,95 = eindbedrag factuur (totale schuld) inclusief BTW = eindbedrag exclusief (zonder) BTW Te vorderen BTW 409,75 = BTW-bedrag; door ons betaalde BTW mogen we terugvorderen van de belasting) 5. Vul het boekingsstempel in met behulp van het onderstaande rekeningschema: Reknr Grootboeknaam Reknr Grootboeknaam Reknr Grootboeknaam 0100 Gebouw/Pand 0750 Lening 1720 Te betalen BTW 0200 Inventaris (winkel en kantoor) 1000 Kas 4000 Bedrijfskosten 0250 Machines 1100 Bank 7000 Voorraad goederen 0500 Eigen vermogen 1300 Debiteuren 8000 Inkoopwaarde van de verkopen 0550 Privé 1400 Crediteuren 8500 Opbrengst van de verkopen 0700 Hypothecaire lening 1700 Te vorderen BTW 6. Vul nu ook de boekingsstempels in op de andere twee inkoopfacturen van Gaba en Philips. 31

33 7. Kostenfacturen: Wij hebben via de post ook nog twee andere facturen ontvangen van de Kamer van Koophandel en KPN. Dit zijn facturen voor geleverde diensten zoals de inschrijving in het KvK-register en gebruik van de telefoon. Het betreft hier bedrijfskosten, dus géén inkopen van voorraad! Voor de boeking kun je het schema hiernaast gebruiken. Grootboekrekening Debet Credit Crediteuren x Bedrijfskosten x Te vorderen BTW x - Vul op beide kostenfacturen K-001 en K-002 de boekingsstempels in volgens deze manier. 8. Pak nu de verkoopfacturen V-001 t/m V-003 erbij. 9. Zet op elk een boekingsstempel (of gebruik voor elke factuur apart een inputeringsbriefje). 10. Op deze facturen staan de bedragen die je moet boeken meestal vlak bij elkaar bij het eindbedrag van de factuur. Het zijn het bedrag zonder BTW, daaronder meestal het BTW-bedrag en tenslotte deze twee bedragen bij elk opgeteld: het factuurbedrag dat betaald moet worden. (De vermelde kortingen en kosten houden wij in deze boekhouding niet speciaal bij) 11. De boeking van een verkoopfactuur heeft de volgende structuur: Naam grootboekrekening Debet Credit Debiteuren 307,69 = eindbedrag factuur (totale vordering inclusief BTW) Opbrengst verkopen Te betalen BTW 12. Vul het boekingsstempel in op factuur V ,29 = eindbedrag exclusief (zonder) BTW 53,40 = BTW-bedrag;door ons ontvangen BTW moeten we afdragen aan de belasting 13. Vul op dezelfde manier ook de boekingsstempels in op facturen V-002 en V

34 Facturen inboeken Je kunt in deze boekhouding op twee manieren boekingen invoeren: 1. Het boekingsstempel rechtstreeks overnemen in het boekingsformulier onderin het boekhoudgedeelte. Je moet hierbij uiteraard het boekingsstempel eerst hebben ingevuld op het document. 2. Via dagboeken de gegevens van de documenten invoeren, en daarvan een boeking laten samenstellen. De dagboeken zijn: Kasboek, Bankboek, Inkoopboek, Verkoopboek en Diverse postenboek. Hierbij kun je het boekingstempel achteraf vergelijken met de boeking die de computer uit de ingevoerde gegevens maakt. Kies de gewenste manier voordat je in de afdeling Boeking kiest om een bepaald soort document in te voeren. Je kunt dat aangeven door middel van het wel of niet aanvinken van invoer via dagboeken boven het hoofdmenu op je scherm. Manier 1 facturen invoeren als boekingsstempel (journaalpost). Inkoopfacturen inboeken 1. Zorg ervoor dat linksboven invoer via dagboeken niet staat aangevinkt. 2. Pak fact.nr van Lego met ons kenmerk I-001 er bij. 3. Kies INKOOPFACTUUR. Je ziet dat het IF nummer al staat ingevuld: IF-001. Dit is het eerste nummer van het inkoopfactuurregister. 4. Kies uit de keuzelijst bij ORDERNR: I Er verschijnt een controlevenster. Er zijn geen kortingen of kosten, daarom kun je meteen op Bereken factuurbedrag klikken. Controleer of het getoonde factuurbedrag overeenkomt met het factuurbedrag (incl. BTW) van de inkoopfactuur die je wilt inboeken (Lego). Zo ja, klik op de knop Juist. Zo nee, dan heb je de verkeerde factuur te pakken. 33

35 6. Het boekingsformulier dat nu op je scherm is verschenen, heeft IF-001 als boekingstuknummer gekregen. 7. Klik in het eerste vakje van het getoonde boekingsformulier en dan op het knopje dat in datzelfde vakje zal verschijnen. 8. Klik in de verschenen lijst met grootboekrekeningen bij CREDITEUREN op het knopje om de juiste Crediteur te kiezen (1403 = Lego). 9. Dubbelklik op de regel 1403 Lego (of éénmaal en dan [Selecteer]). 10. In het boekingsformulier komen de gekozen gegevens te staan. 11. Typ in de Creditkolom het totale fact.bedrag: 2360, Vul op dezelfde manier ook de boekingen in voor de rekeningnummers 1700 (Te vorderen BTW) en 7000 (Voorraad goederen). 13. Als de totalen van Debet en Credit gelijk zijn, kun je op de knop Ok klikken om de boeking definitief te laten verwerken. Klik nu eens op de HELP-knop. Je ziet daar informatie over de boekingsregels. Gebruik het regelmatig ter controle!!! 14. Ga nu op dezelfde manier de twee inkoopfacturen van Gaba (I-002) en Philips (I-003) inboeken. Kostenfacturen inboeken Behalve de drie inkoopfacturen van Lego, Gaba en Philips hebben we ook nog facturen van de Kamer van Koophandel en van KPN. Deze twee facturen betreffen bedrijfskosten. Je kunt ze via Inkoopfacturen of via Overige boekingsstukken inboeken. Via inkoopfacturen is de gemakkelijkste manier. Als je een kostenfactuur inboekt wordt het boekingsstuknummer gewijzigd in een nummer dat begint met de letters BS. Dit is noodzakelijk voor de verdere verwerking binnen dit programma. In andere situaties zou je ook gewoon IF-nummers voor kostenfacturen kunnen gebruiken. 15. Boek de twee kostenfacturen K-001 en K-002 in als Bedrijfskosten. Verkoopfacturen inboeken 16. Kies BOEKHOUDING 17. Kies VERKOOPFACTUUR. 18. Verwerk de drie verkoopfacturen op een soortgelijke manier in de boekhouding met de posten Debiteuren(nr), Te betalen BTW en Opbrengst verkopen (gebruik de Help-knop!). 34