SAP Customer Success Story Non-ferro Campine. Toekomstgerichte procesintegratie maakt Campine klaar. voor nog eens honderd jaar

Transcriptie

1 SAP Customer Success Story Non-ferro Campine Toekomstgerichte procesintegratie maakt Campine klaar voor nog eens honderd jaar

2 Campine Industry Non-ferro Products and Services Antimoontrioxide, plastics (masterbatches en concentraten) en loodlegeringen Web Site SAP s SAP Business All-in-One FAST-Chemicals Partner Delaware Consulting ( Als specialist in non-ferro, is Campine al meer dan een eeuw actief in een specifieke bedrijfsomgeving. Strenge normen en schommelende grondstofprijzen creëren een uitdagend kader voor deze internationaal gerichte kmo. Recent koos het bedrijf voor een ingrijpend moderniseringsproces, waarbij ook het verouderde ERP-pakket werd vervangen. Met SAP Business All-in-One en de FAST-Chemicals template ging Campine bewust voor een standaardoplossing, met optimale integratie van bedrijfsprocessen. 2

3 100 jaar jong en klaar voor de toekomst Campine is een toonaangevende specialist in brandvertragende stoffen, concentraten en masterbatches voor plastics, PET-katalysatoren en loodrecyclage. Het bedrijf vierde in 2012 met trots zijn honderdjarige bestaan. Het is al sinds 1936 beursgenoteerd. Op de site in Beerse zijn zo n 165 medewerkers in de weer, verspreid over drie afzonderlijke businessunits (BU s). De BU Plastics produceert gebruiksklare brandvertragende masterbatches en concentraten voor de kunststofverwerkende industrie. In de BU Antimoon zet Campine antimoonmetaal om in antimoontrioxide. Deze stof wordt gebruikt in brandvertragende materialen en in de productie van PET-flessen, films en industriële vezels. De BU Lood (ook wel Campine Recycling) recycleert oude loodbatterijen en loodhoudende afvalstoffen en levert loodlegeringen en zacht lood aan de automobielsector, de medische wereld en de bouwindustrie. Campine is actief in een uiterst streng gereglementeerde sector. Zowel naar veiligheid als naar milieunormen toe legt het bedrijf de lat zeer hoog voor zichzelf. De strenge richtlijnen van de Europese Seveso-regelgeving maken integraal deel uit van de bedrijfsfilosofie. Daarnaast is Campine ook ISO 9001 en ISO gecertificeerd. 30/12/1912 Oprichting van Compagnie Métallurgique de la Campine SA 3

4 Een broodnodige investering De non-ferrosector kampt niet alleen met strikte en snel evoluerende regelgeving, ook de onvoorspelbare schommeling van grondstofprijzen speelt een belangrijke rol. Campine s keuze voor een nieuw ERP-pakket kadert in een breder moderniseringsproces, dat het hoofd wil bieden aan deze uitdagingen. CFO Jan Keuppens legt uit: We zijn de voorbije decennia sterk geholpen door een gevoelige stijging van de grondstofprijzen. De reserves die we hierdoor konden opbouwen, hebben we integraal aangewend om het bedrijf klaar te stomen voor de toekomst. Campine maakte 25 jaar lang gebruik van een ERP-maatpakket. Dit systeem kreeg echter hoe langer hoe meer te kampen met belangrijke beperkingen. Het pakket liet geen MRP-sturing (material requirements planning) toe en de aaneenschakeling van maatwerkoplossingen zorgde voor een star geheel. Talloze excelbestanden brachten een gebrek aan eenduidige data met zich mee. Jan Keuppens: Als ik de verkoopcijfers wilde opvragen, kreeg ik steevast drie verschillende cijfers: eentje van de boekhouding, een van de productie en een van de verkoopafdeling. Een snelle stijging van de grondstofprijzen zorgde plots ook voor zeer praktische problemen in het ERP-pakket, die pijnlijk duidelijk maakten dat er iets veranderen moest. Jan Keuppens: De antimoonprijs is tot vijf jaar terug nooit buiten de vork van en USD per ton gegaan. In 2008 schoot die prijs echter de hoogte in, naar USD per ton. Terwijl ons toenmalige softwarepakket enkel prijzen tot 9.999,99 USD kon verwerken. De reserves die we de voorbije decennia opbouwden, hebben we integraal aangewend om het bedrijf klaar te stomen voor de toekomst. Jan Keuppens, CFO bij Campine 4

5 SAP als bron voor vertrouwen (2) In een eerste fase tekende Campine een volledig nieuwe organisatiestructuur uit. De activiteiten werden ondergebracht in drie afzonderlijke businessunits. Hierbij streefde Campine in de mate van het mogelijke naar generieke functies, waarbij uiteindelijk niemand onvervangbaar mag zijn. In een tweede fase bracht Campine de diverse interne informatiestromen in kaart. Op basis van die twee stappen ging het bedrijf op zoek naar een nieuw, passend ERP-pakket. Liesbet van Dessel, Project Manager bij Campine, schetst de belangrijkste vereisten: Het moest absoluut om een standaardpakket gaan. De software moest al de relevante bedrijfsprocessen in één oplossing integreren. Waar Campine voorheen soms problemen had met het stockbeheer, zou een MRP-gebaseerde aanpak nu soelaas brengen. Ook compatibiliteit, onderhoudsvriendelijkheid en een kwaliteitsvolle support waren bepalend in de keuze van Campine. Campine bestudeerde uitgebreid de verschillende opties op de markt en ontdekte al snel dat SAP met SAP Business All-in-One het beste antwoord in huis had. De naam en uitstraling van SAP speelden zeker een rol in deze keuze, legt Jan Keuppens uit: Met SAP werken wekt vertrouwen bij andere bedrijven, partners en klanten. Het toont dat we een solide basis hebben om op te bouwen. Ook de financiële wereld hecht hier waarde aan. Klop je bij banken aan voor commercial financing, dan speelt de snelheid waarmee je bepaalde gegevens kan voorleggen een belangrijke rol. Wanneer je zegt dat je met SAP werkt, is dat onmiddellijk geen issue meer. Ook compatibiliteit, onderhoudsvriendelijkheid en een kwaliteitsvolle support waren bepalend in de keuze van Campine. Liesbet van Dessel, Project Manager bij Campine 5

6 Campine aan het stuur Campine was zich van meet af aan bewust hoe belangrijk een doordachte implementatie van SAP Business All-in-One was. Het bedrijf koos ervoor voldoende tijd en middelen vrij te maken. Samen met partner Delaware Consulting tekende Campine een gefaseerde planning en bijhorend budget uit. Een goede partner is onontbeerlijk, maar je moet als bedrijf toch steeds zorgen dat je zelf aan het stuur blijft, vertelt Jan Keuppens. Je moet ook voldoende flexibiliteit aan de dag leggen en verder kijken dan de horizon van je implementatietraject. Een bijkomende investering die je eigenlijk maar over drie jaar gepland had kan misschien veel beter vandaag al gebeuren. En waarom zou je overhaast te werk gaan, als één maand extra werk je systeem voor jaren ver op punt kan stellen? In oktober 2010 ging Campine samen met Delaware van start met de blauwdrukfase: de key users legden samen met externe consultants de belangrijkste bedrijfsprocessen en functies vast. Op basis van deze blauwdruk ging Delaware aan de slag. De blauwdruk werd naar SAP Business All-in-One vertaald en in gerichte workshops deed Delaware het pakket uit de doeken aan de key users. In juni startte de testfase, waarbij de software uitvoerig getest werd, eerst per module en daarna per BU. Op vraag van Campine werd daar nog een extra testronde aan toegevoegd om de integratie van de diverse bedrijfsprocessen onder de loep te nemen. In de kerstvakantie van 2011 vond ten slotte de switch plaats. De collectieve sluiting in deze periode was ideaal om in een week tijd definitief over te schakelen. Op 1 januari 2012 was SAP Business All-in-One voor Campine een realiteit. 6

7 Volledig geïntegreerde kwaliteitscontrole (2) De pragmatische aanpak van Campine zorgde dat de implementatie op tijd en stond geëvalueerd werd. Het bedrijf paste waar nodig de timing aan en bestudeerde grondig iedere opportuniteit. Aanvankelijk waren we van plan om slechts een beperkt deel van Quality Management (QM) in de implementatie op te nemen, meerbepaald de check op inkomende goederen, vertelt Liesbet van Dessel. De praktijk wees echter uit dat Campine hiermee een kans op een grote efficiëntieslag zou mis lopen. De oorspronkelijke planning werd bijgestuurd en Campine nam het volledige proces van kwaliteitscontroles met succes op in het systeem. Liesbet van Dessel: Vandaag is QM voor mij zelfs een van de best draaiende modules. Campine koos er bewust voor om zo veel mogelijk mensen in het proces te betrekken, wat niet altijd even evident was voor de implementatiepartner. Doordachte communicatie en betrokkenheid, zowel top-down als bottom-up, is voor Liesbet van Dessel de motor van een geslaagde implementatie: Je vraagt aan de medewerkers niet gewoon zich aan te passen aan een nieuw programma. Je neemt ze weg uit hun vertrouwde omgeving en dropt ze eigenlijk in een volledig nieuw bedrijf. Neem daarom zeker voldoende tijd om te luisteren naar wat zij, de feitelijke gebruikers van je systeem, te vertellen hebben. Neem voldoende tijd om te luisteren naar wat de mensen op de werkvloer, zij die dagelijks met het systeem werken, te vertellen hebben. Liesbet van Dessel, Project Manager bij Campine 7

8 Alle processen in SAP Business All-in-One Campine koos voor SAP Business All-in-One, in combinatie met de FAST-Chemicals template van Delaware. Het pakket bundelt kwaliteitsbeheer, boekhouding, kredietcontroles, materiaal- en stockbeheer, aan- en verkoop en logistiek in één totaaloplossing. Alle stappen in het bedrijfsproces, van aankoop, over productie tot distributie zijn voortaan aan elkaar gelinkt in een logische structuur. De FAST-Chemicals template baseert zich op best practices uit de chemie-industrie en vertaalt de belangrijkste functionaliteiten van SAP Business Allin-One naar de realiteit waarin Campine actief is. De template heeft een belangrijke toegevoegde waarde. Niettemin waren niet alle processen, zoals de specifieke non-ferroprijzen, perfect gedekt. Ik ben er zeker van dat ook Delaware uit de implementatie heeft kunnen leren. Samen hebben we de FAST-Chemicals template voor Campine verder op punt gesteld, licht Liesbet van Dessel toe. Integratie en efficiëntiewinst stonden centraal, maar standaardisering was misschien wel hét leidmotief van het project. Maatwerk moest te allen tijde voorkomen worden. Met de SAP NF Metals Pricing vond Campine bijvoorbeeld de ideale tool om de fluctuerende grondstofprijzen in het systeem te integreren. De verschillende BU s werken nu met een uniforme tool, waardoor ze makkelijker van elkaar kunnen leren en het bedrijf vlotter met mensen kan schuiven binnen de organisatie. De FAST-Chemicals template van Delaware Consulting baseert zich op best practices uit de chemie-industrie en vertaalt de belangrijkste functionaliteiten van SAP Business All-in-One naar de realiteit waarin Campine actief is. 8

9 Cijfers omzetten in concrete acties Dankzij de integratie in SAP Business All-in-One beschikken we nu over eenduidige data. Dit verkleint niet alleen de kans op fouten, maar geeft ons ook een solide basis om in te grijpen waar nodig. Een cijfer is nu meer dan gewoon een cijfer. De managementrapportering laat ons toe om data te vertalen naar concrete acties, legt Jan Keuppens uit. Campine beschikt voortaan over een complete, online stockrapportering, die accurate full costing mogelijk maakt. Het bedrijf heeft een duidelijk beeld van indirecte kosten en kan veel preciezer marges bepalen. De impact van de kleinste details kan in enkele muisklikken aangetoond worden. In een markt die erg afhankelijk is van schommelende grondstofprijzen, is Campine nu beter gewapend en kan het op een veel nauwkeurigere forecasting rekenen. Deze nieuwe inzichten brachten een wijziging in de denkprocessen binnen Campine met zich mee. Jan Keuppens: Velen hadden geen idee dat je ook zonder maar één kilo te verkopen, toch een resultaat kan boeken over een bepaalde periode. Heb je tegen een lagere kost dan gemiddeld geproduceerd? Of heb je aan betere voorwaarden ingekocht? Dan heb je wel degelijk iets bereikt. En die cijfers komen nu veel beter uit de verf. Vijf Business Process Owners zijn respectievelijk verantwoordelijk voor de financiële, commerciële, kwaliteits-, logistieke en productieprocessen. Deze uitgekiende structuur zorgt niet alleen voor heldere communicatielijnen, maar draagt ook toe bij meer transparantie. Iedere handeling in het systeem kan toegewezen worden aan een persoon en alles is voortaan perfect traceerbaar. Een cijfer is nu meer dan gewoon een cijfer. De managementrapportering laat ons toe om data te vertalen naar concrete acties. Jan Keuppens, CFO bij Campine 9

10 Campine Klaar voor nog eens honderd jaar Ondertussen maakt Campine al bijna twee jaar gebruik van SAP Business All-in-One. Liesbet van Dessel beseft dat het bedrijf zich in een leercurve bevindt: Het gros van de medewerkers heeft het systeem ondertussen onder de knie. Het is mooi om zien hoe die nieuwe omgeving sommigen echt heeft doen openbloeien. Campine speelt met enkele concrete toekomstplannen en kijkt hiervoor vol verwachting naar SAP. Een nauwere koppeling van het systeem aan valutakoersen, het gebruik van badges, de uitbouw van een CRM-systeem of de integratie van barcodes zijn slechts een greep uit wat op stapel staat. De organisatiestructuur, onderbouwd met een nieuw IT-pakket, moet het bedrijf ondersteunen in een verdere diversifiëring, waarbij de recuperatie van nieuwe basisgrondstoffen centraal staat. Moraal van het verhaal: Campine is klaar voor nog eens honderd jaar. Copyright/Trademark Privacy Impressum 10