ROAD2017. Datacenters IUC-Noord Categorie Datacenters

Transcriptie

1 ROAD2017 Rijksoverheid Beschrijvend document Aanbesteding Datacenters 2017 IUC-Noord Categorie Datacenters

2 Colofon Document Beschrijvend document Type aanbesteding Openbare Europese Aanbesteding Naam aanbesteding Afzendgegevens ROAD2017 Aanschaf Datacentermiddelen Inkoopuitvoeringscentrum Noord (IUC-Noord) Dienst Uitvoering Onderwijs Ministerie Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Cascadeplein 2, verdieping AD Groningen Antwoordnummer VB Groningen Ons kenmerk Geldende wetgeving CAT-EURAAN-LW-IUCN ROAD2017 Aanbestedingswet 2012, geldend vanaf 1 juli 2016 Datum Bijlage(n) Invulformulieren 1 december

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Inleiding Organisatie en ontwikkelingen IUC s ODC s Categoriemanagement Categoriemanagement Datacenters Over de Opdracht Aanleiding Marktconsultatie Deelnemers ROAD Geraamde opdrachtwaarde Voorwerp van de opdracht Scope en raakvlakken met andere categorieën Installed base Vorm en duur overeenkomst Leveranciers- en Contractmanagement Motivatie samenvoeging opdracht Sociale Voorwaarden en ROAD Procedurele aspecten en voorschriften Algemene voorschriften voor de aanbesteding Communicatie Planning Nota van inlichtingen Tegenstrijdigheden Indienen van de Inschrijving Werkwijze Percelen Gestanddoening Samenwerkingsverband Holding/Dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen Garantstelling concern Wijziging rechtspersoonlijkheid Aansprakelijkheid Algemene Voorwaarden Schenden fundamenteel beginsel aanbestedingsrecht, eerlijke mededinging Klachten Vertrouwelijkheid en publiciteit Bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden Ondertekening Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Uniform Europees Aanbestedingsdocument Pagina 2 van 47

4 5.2 Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Beroep op derden Onderaannemers Gunning van de Raamovereenkomsten Beoordeling Besluitvorming Werkwijze bij gelijke score Herberekening indien nieuw gunningsbesluit nodig is Gunningcriterium en wijze van gunnen Raamovereenkomsten Kwaliteit: G1 t/m G3: (Weging PKV: 80%) Prijs: G4 Kosten (Weging in PKV: 20%) Lijst van Bijlagen en Invulformulieren Pagina 3 van 47

5 1 Inleiding De Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), houdt ten behoeve van de Deelnemende diensten (vermeld in paragraaf 3.3) een Europese openbare aanbestedingsprocedure voor het leveren van Datacentermiddelen en daaraan gerelateerde software en dienstverlening. De Categorie Datacenters van het Inkoopuitvoeringscentrum Noord van OCW (IUC-Noord) treedt in deze aanbesteding op als procesbegeleider. Dit beschrijvend document bevat nadere informatie over de inhoud van de opdracht en de procedure die de Aanbestedende dienst zal volgen om tot twee Raamovereenkomsten te komen met ieder vier ondernemingen die de uitvoering van de opdracht op zich zullen nemen. De leveringen en diensten behorende bij deze Raamovereenkomsten zullen bij de twee maal vier geselecteerde partijen uitgevraagd en gegund gaan worden. De aankondiging van deze Opdracht is gepubliceerd op en in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (T.E.D). De procedure zal verder doorlopen worden via Negometrix. Alle Ondernemers die aan de minimumeisen voldoen, worden uitgenodigd om op basis van dit Aanbestedingsdocument een Inschrijving in te dienen, zelfstandig, in samenwerkingsverband (combinatie) en/ of door een beroep te doen op Derden. Deze aanbestedingsdocumenten zijn uitsluitend bedoeld voor exclusief gebruik door geïnteresseerden ten behoeve van het indienen van een Inschrijving. In dit Beschrijvend document en bijbehorende Bijlagen worden de Opdracht, de aanbestedingsprocedure, de eisen waaraan Inschrijvers en hun Inschrijvingen aan moeten voldoen en de wijze waarop de Economisch meest voordelige Inschrijving wordt gekozen, toegelicht. De Aanbestedingsdocumenten bestaan uit dit Beschrijvend document, 17 bijlagen en 8 invulformulieren. De twee Nota van Inlichtingen zullen deel uit gaan maken van de Aanbestedingsdocumenten. Dit beschrijvend document is als volgt opgebouwd: - Hoofdstuk 2 beschrijft de organisatie en ontwikkelingen die hebben geleid tot deze aanbesteding; - Hoofdstuk 3 gaat in op de inhoud van de opdracht; - Hoofdstuk 4 behandelt de procedurele aspecten en voorschriften; - Hoofdstuk 5 benoemt de van toepassing zijnde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen; - Hoofdstuk 6 beschrijft hoe tot gunning van de Raamovereenkomst wordt gekomen; - Hoofdstuk 7 beschrijft de gunningscriteria; - Hoofdstuk 8 geeft een overzicht van de lijst van bijlagen en invulformulieren. Pagina 4 van 47

6 2 Organisatie en ontwikkelingen Verschillende ontwikkelingen binnen de Rijksoverheid hebben invloed op deze aanbesteding. De belangrijkste ontwikkelingen komen voort uit het ontwikkelen van de I- strategie (informatiseringstrategie) van het Rijk, de Rijksinkoopdoelen en het programma Compacte Rijksdienst (CRD). Onderdeel van dit programma is onder andere de vorming van Inkoopuitvoeringscentra (IUC s) en Overheidsdatacenters (ODC s). De I-strategie spreekt over drie streefbeelden: 1. het op orde krijgen en houden van grote en risicovolle IT-projecten; 2. het inrichten van een platform dat tijd-, plaats- en apparaat onafhankelijk werken mogelijk maakt; 3. het inrichten van een samenhangend geheel van voorzieningen en spelregels die een adequate informatie-infrastructuur vormen: het wegennet voor de digitale Rijksoverheid. 2.1 IUC s De 300 inkooppunten van het Rijk zijn opgegaan in 20 Inkoopuitvoeringscentra (IUC). Het IUC-Noord, procesbegeleider voor deze aanbesteding, is één van deze 20 IUC s. Het doel van de bundeling in IUC s is inkoop te professionaliseren en de kwaliteit van overheidsinkopen te verbeteren. De IUC s dragen bij aan de realisatie van de vijf inkoopdoelen van de Rijksoverheid: 1. Beperken van kosten; 2. Bieden van kwaliteit en service; 3. Ontsluiten van innovatieve marktontwikkelingen; 4. Realiseren van duurzaamheid; 5. MKB vriendelijk aanbesteden. Bij ieder IUC zijn één of meerdere Rijksonderdelen zoals ministeries, uitvoeringsdiensten (zoals de Belastingdienst) en baten-lastendiensten (zoals het Centraal Justitieel Incasso Bureau) aangesloten. IUC s voeren de tactische en strategische inkoopfunctie uit voor de bij hen aangesloten Rijksonderdelen. Dit bestaat onder andere uit het doen van (Europese) aanbestedingen en het uitvoeren van Leveranciers- en Contractmanagement. De Rijksonderdelen blijven in de meeste gevallen zelf de operationele inkoop uitvoeren. Hierbij kan gedacht worden aan het bestellen van diensten en producten onder de door het IUC gesloten overeenkomsten. 2.2 ODC s Met het programma consolidatie datacenters Rijk wordt het aantal datacenters van de Rijksoverheid verminderd van ca. 60 naar uiteindelijk vier tot vijf. Deze datacenters worden Overheidsdatacenters (ODC s) genoemd. Er zijn op dit moment vier ODC s actief, te weten het ODC Noord (ministerie OCW), RODC RWS (ministerie I&M), ODC SSC-ICT (ministerie BZK) en ODC Belastingdienst (ministerie van Financiën). Het doel van deze consolidatie is de ICT infrastructuur van het Rijk een eenheid te laten worden en daarmee de kosten te verlagen. Hiermee wordt bijgedragen aan de I-strategie van het Rijk. In het document Algemene kaders consolidatie datacenters Rijk wordt de volgende toelichting gegeven op de vorming van ODC s: Pagina 5 van 47

7 In het kader van de compacte Rijksdienst worden veranderingen doorgevoerd om te bereiken dat samenwerking tussen overheidsorganisaties en -processen optimaal verloopt. Dit streven vereist onder meer dat het Rijk haar datacenters omvormt tot een samenhangend geheel, zodat vanuit één geïntegreerde informatievoorziening gewerkt kan worden. Deze omvorming moet ervoor zorgen dat de exploitatiekosten van de datacenters lager uitvallen en tegelijkertijd een kwaliteitsverbetering wordt doorgevoerd op het gebied van beschikbaarheid van datacenters. Om dit te bewerkstelligen wordt binnen het Programma Consolidatie Datacenters (PCDC) in 4 realisatietrajecten gewerkt aan het migreren en consolideren van ca. 60 datacenters naar 4 á 5 nieuwe, energiezuinige en moderne overheidsdatacenters. Zij vormen gezamenlijk de Datacentervoorziening Rijk. Dit wordt de backbone van de ITinfrastructuur van het Rijk dat tijd-, plaats- en apparaat onafhankelijk werken alsmede interdepartementale samenwerking op een veilige en vertrouwde manier mogelijk maakt. Het gehele document is terug te lezen in Bijlage 14A. Daarnaast kan er voor meer informatie gekeken worden op Dit is de website van de Enterprise Architectuur Rijksdienst (EAR) die gaat over de inrichting van de informatievoorziening bij het Rijk, waaronder de consolidatie van datacenters. 2.3 Categoriemanagement In 2008 is de Rijksoverheid gestart met het invoeren van Rijksbreed Categoriemanagement. De diverse Rijkscategorieën zijn verdeeld onder vier portfolio s, te weten ICT, HRM, Communicatie en Facilitair. Categoriemanagement is een Rijksbrede inkoopstrategie voor een langere periode. Het is een overkoepelende strategie, die de inkoopfunctie van de overheid professionaliseert en transparanter maakt. Het gaat hierbij niet alleen om de feitelijke inkoop (al dan niet gezamenlijk aanbesteden), maar om de gehele levenscyclus van het product of de dienst. Categoriemanagement 1 is bij de verschillende IUC s belegd. IUC s specialiseren zich in de bij hun belegde categorie. 2.4 Categoriemanagement Datacenters De Categorie Datacenters maakt onderdeel uit van het portfolio ICT. Naast Datacenters vallen de volgende categorieën onder de portfolio ICT: totaaloplossingen, ERP, inhuur ICT, standaard (pakket) software, ICT werkomgeving Rijk en dataverbindingen. Onder de scope van de Categorie Datacenters vallen alle Producten en Diensten die logischerwijs tot een datacenter of datacenter-toepassing behoren IUC-Noord Het IUC-Noord geeft op basis van een goedgekeurd categorieplan uitvoering aan de Categorie Datacenters. Het categorieplan Datacenters bevat een Rijksbrede strategie voor de categorie en geeft aan welke kansen worden benut om invulling te geven aan de doelen van het Rijk. De Rijksonderdelen kunnen diensten en producten afnemen bij het IUC-Noord door deelname aan Rijksbrede contracten die voortvloeien uit deze categorie. 1 Inkopen door het Rijk, Categoriemanagement. Link: Pagina 6 van 47

8 2.4.2 ROAD aanbestedingen Tussen 2016 en 2019 expireren vier belangrijke Raamovereenkomsten die betrekking hebben op Datacentermiddelen en aanverwante dienstverlening. Om de Rijksoverheid opnieuw van passende contracten voor Datacentermiddelen te voorzien, worden vanuit de Categorie Datacenters Rijksbrede aanbestedingen uitgevoerd. Binnen deze Rijksbrede aanbestedingen wordt door de Categorie Datacenters kennis, herkenbaarheid en uniformiteit geborgd. De aanbestedingen worden onder de naam Rijksoverheid Aanbesteding Datacenters (ROAD) gepubliceerd. Het jaar waarin de beoogde gunning van de aanbesteding plaatsvindt, onderscheidt de verschillende trajecten. De volgende ROAD-aanbestedingen zijn voorzien: Aanbestedingskalender Aanbestedingen ODC s/rijksonderdeel ROAD2016 EASI 2010 SSC ICT RODC RWS Overeenkomst expireert Opgevolgd met ROAD2016 ROAD2017 VenJ ROK 2 VenJ Overeenkomst expireert 23/04/17 ROAD2018 Storage Belastingdienst Overeenkomst expireert ROAD2019 Server & Storage OCW ODC-Noord Overeenkomst expireert 2 Overeenkomsten: Levering Hardware en daaraan gerelateerde Dienstverlening en Levering Hardware Onderhoud en Support, inclusief Optionele Dienstverlening Pagina 7 van 47

9 3 Over de Opdracht 3.1 Aanleiding ROAD2017 is de tweede aanbesteding die onder de verantwoordelijkheid van de Categorie Datacenters wordt uitgevoerd. Aanleiding voor deze aanbesteding is het expireren van de huidige Raamovereenkomst voor VenJ Deelnemers inzake de Levering van Hardware en daaraan gerelateerde Dienstverlening en levering Hardware Onderhoud en Support, inclusief Optionele Dienstverlening. Deze Raamovereenkomst expireert per 24 april Voor de Deelnemer Tweede Kamer geldt dat de overeenkomst EASI2010 cluster Rekencentrum Hardware reeds is geëxpireerd. 3.2 Marktconsultatie In voorbereiding op ROAD2017 is een marktconsultatie uitgevoerd. Tijdens deze consultatie zijn de volgende onderwerpen getoetst: Programma van Eisen; Service Level Agreement; Kritische Prestatie Indicatoren; Prijsmodel; Gunningscriteria en weging. De resultaten van de gehouden marktconsultatie hebben bijgedragen aan de keuzes die zijn gemaakt in de aanbestedingsstrategie en in deze aanbesteding. Het verslag van de gehouden marktconsultatie is terug te lezen in Bijlage Deelnemers ROAD2017 ROAD2017 betreft een aanbesteding voor meerdere organisaties die onder het Ministerie van Veiligheid en Justitie vallen (Hierna VenJ) en de Tweede Kamer. Deze organisaties worden hierna aangeduid als Deelnemers. De Deelnemers aan deze aanbesteding zijn: Organisatie 1. Autoriteit Persoonsgegevens (AP) 2. Bestuursdepartement (BD) (Vanaf beëindiging ROAD2016) 3. Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) 4. Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) 5. Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) 6. Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) 7. Hoge Raad Der Nederlanden (HR) 8. Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) 9. Justitiële Informatiedienst (Just-id) 10. Landelijk Bureau, Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO) 11. Nederlands Forensisch Instituut (NFI) 12. Openbaar Ministerie (OM)/ Dienstverleningsorganisatie OM (DVOM) 13. Raad voor de Rechtspraak (Spir-it) 14. Stichting Reclassering Nederland (RN) 15. Tweede Kamer Dit betreft een limitatieve lijst. Onderdelen die niet zijn genoemd in de lijst van Deelnemers maken geen onderdeel uit van deze aanbesteding Percelen De aanbesteding zal in twee Percelen uitgezet worden. Perceel 1 betreft alle Deelnemers die onder het ministerie van VenJ vallen (organisatie 1 tot en met 14 uit bovenstaande Pagina 8 van 47

10 tabel). Perceel 2 betreft enkel de Tweede Kamer. De splitsing in Percelen is op basis van organisatorische- en niet op basis van technisch-inhoudelijke afwegingen gemaakt. De volledige scope is dus in beide Percelen opgenomen VenJ Het ministerie van VenJ ondergaat, net als de gehele Rijksoverheid, een transitie. Alle Deelnemers aan deze aanbesteding maken deel uit van deze Rijksbrede ontwikkeling. Deze ontwikkeling houdt onder meer in dat gewerkt wordt aan verdere bundeling en efficiency in de bedrijfsvoering. Dit kan betekenen dat onderdelen binnen VenJ gaan optreden als service verlenende organisatie voor andere onderdelen. Zo ontstaan nieuwe zogenoemde shared service centra, bijvoorbeeld op het gebied van ICT. Op het gebied van inkoop worden bestaande inkoopuitvoeringsorganisaties mogelijk samengevoegd. De organisatorische uitkomsten van deze geschetste ontwikkeling zijn nog niet uitgekristalliseerd. Dat betekent onder meer dat nu nog niet duidelijk is welke onderdelen als aanbieder en welke onderdelen als afnemer zullen acteren. Deelnemers kunnen tijdens de looptijd van de te gunnen Raamovereenkomst zowel zelfstandig als ten behoeve van andere Deelnemers de inkoop van de in deze aanbesteding opgegeven scope verzorgen Tweede Kamer De Tweede Kamer organisatie kent circa 1500 eindgebruikers en circa 200 applicaties, waarvan een groot aantal parlementair of bedrijf kritisch zijn. De Dienst Automatisering (DA) heeft als missie de werkzaamheden van de Kamerleden en (fractie)medewerkers te ondersteunen met betrouwbare en moderne informatietechnologie. De Tweede Kamer is zich aan het oriënteren op uitbesteding van delen van de dienstverlening. Toekomstige ontwikkelingen kunnen van invloed zijn op de omzet in dit perceel Deelnemer specifieke informatie in relatie tot scope en opdracht In Bijlage 8 treft u een indicatieve opsomming van bijzonderheden en uitzonderingen per Deelnemer. 3.4 Geraamde opdrachtwaarde De geraamde opdrachtwaarde van ROAD2017 is ,- per jaar (Totaal: over vier jaar). Wat betreft verdeling over de percelen houdt dat het volgende in: Perceel 1 VenJ Perceel 2 Tweede Kamer Spend per jaar Totale spend 4 jaar Dit cijfer is gebaseerd op de beschikbare historische gegevens en relevante toekomstverwachtingen. Het gaat hier uitdrukkelijk om een geraamde totale opdrachtwaarde die ter indicatie dient. Inschrijvers kunnen dan ook uitdrukkelijk geen rechten ontlenen aan de genoemde omvang. 3.5 Voorwerp van de opdracht De opdracht bestaat uit drie kernonderdelen, die nader zullen worden toegelicht: Leveren van Datacentermiddelen; Vervullen van reseller functie; Implementeren, installeren, beheren en onderhouden van Datacentermiddelen. Pagina 9 van 47

11 3.5.1 Leveren van Datacentermiddelen Het leveren van Datacentermiddelen omvat de volgende onderdelen: Datacenter Hardware; Aan Hardware gerelateerde software; Geïntegreerde systemen; Aan Hardware en/of geïntegreerde systemen gerelateerde diensten, bijvoorbeeld Onderhoud, ondersteuning, Beheer, continuïteit en security. Datacentermiddelen dienen tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden geleverd te kunnen worden. Hiervoor is het van belang dat: zowel van de Basis-fabrikanten (zie 3.7) als van overige fabrikanten een breed scala van Producten en Diensten door Inschrijver ontsloten en aan de Deelnemers geleverd kunnen worden; nieuwe en innovatieve oplossingen door Inschrijver ontsloten en geleverd kunnen worden; er op transparante wijze zo veel mogelijk duurzame Producten en Diensten aangeboden worden, waarbij in ieder geval, maar niet beperkt tot, het hanteren van (internationale) sociale voorwaarden van belang is (zie verder paragraaf 3.11 en Bijlage 11); nieuw op de markt komende (en binnen de scope passende) Producten en Diensten door Inschrijver ontsloten kunnen worden; het proces rondom het leveren en implementeren van de gevraagde Producten en Diensten door Inschrijver zo optimaal mogelijk ingericht is, met onder andere als doel om korte en betrouwbare levertijden te kunnen realiseren Vervullen van reseller functie Onderdeel van de opdracht is het vervullen van een reseller functie. De reseller functie moet vervuld worden tussen de Deelnemers en de in de markt beschikbare distributeurs en/of fabrikanten van Datacentermiddelen. Hierbij is het essentieel dat Opdrachtnemer, binnen de kaders van het Programma van eisen, invulling kan geven aan de inkoopbehoefte van de verschillende Deelnemers. Hierbij dient Opdrachtnemer: gecombineerde behoeften, bestaande uit verschillende Hardware Producten, gerelateerde software en gerelateerde dienstverlening in te vullen; vanuit haar kennis van de markt een passende oplossing voor zowel een technische als functioneel gespecificeerde inkoopbehoefte te ontsluiten; een adviesfunctie te vervullen door inzicht te geven in de mogelijkheden die de markt biedt; het gehele logistieke proces van aanwenden tot levering (o.a. inclusief facturatie) te faciliteren. Hierbij dient adequate kennis en kunde van gebruik van de middelen toegevoegd te worden Implementeren, installeren, beheren en onderhouden van Datacentermiddelen Opdrachtnemer moet als onderdeel van de opdracht de geleverde Datacentermiddelen op een passende wijze implementeren, installeren, beheren en onderhouden. Opdrachtnemer ontzorgt de Deelnemers (indien gewenst) op dit gebied. Van de Opdrachtnemer wordt in dit kader gedurende de hele fase van implementatie, installatie, Beheer en Onderhoud een 'leading' rol verwacht. Hierbij is het essentieel dat Opdrachtnemer, binnen de kaders van het Programma van eisen, zorg draagt voor het: turn key en/of werkend opleveren van de oplossing; afhandelen van garantie- en reparatiezaken; verzorgen van Beheer en Onderhoud op de geleverde oplossing. Pagina 10 van 47

12 3.6 Scope en raakvlakken met andere categorieën Het ICT-portfolio bestaat uit meerdere categorieën. Onderkend wordt dat er tussen de scope van deze aanbesteding en andere categorieën raakvlakken zijn. De scope van de in paragraaf 3.5 omschreven opdracht is weer onderverdeeld in zeven subcategorieën (working area): server, storage, network, housing, management, continuity & security en integration. In Bijlage 7 (Toelichting Scope) wordt omschreven welke Producten en Diensten binnen de scope van deze aanbesteding vallen, worden de working area nader beschreven, de raakvlakken met andere categorieën en de afspraken die daarover gemaakt zijn. Voor de gehele scope geldt dat er nadrukkelijk geen beperking ten aanzien van plaats van gebruik is Niet- exclusief karakter Met betrekking tot drie van de zeven working area heeft ROAD2017 een niet-exclusief karakter. Het gaat hierbij om de working area: 1. Management; 2. Continuity & Security; 3. Integration. Dit houdt in dat de mogelijkheid bestaat dat er vanuit de Categorie Datacenters een nieuwe voorziening gecreëerd kan worden waarbinnen Producten en Diensten, die behoren tot (een van) deze drie working area, ook ingekocht kunnen worden. Deze nieuwe voorziening komt niet in plaats van ROAD2017 maar zal naast ROAD2017 komen. Deelnemers hebben in dat geval de keuze om de Producten en Diensten in te kopen onder de Raamovereenkomst dan wel onder de overeenkomst voortvloeiende uit de nieuwe voorziening. ROAD2017 zal dan ook voor de hele scope gecontinueerd worden. Uitdrukkelijk wordt gesteld dat deze non-exclusiviteit alleen benut kan worden door een voorziening vanuit de Categorie Datacenters. Vanuit andere categorieën zal dit niet geïnitieerd worden Consequenties lopende contracten vallend binnen de scope Opdrachtgever dient op het moment van sluiten van de Raamovereenkomst inzake ROAD2017 nog lopende overeenkomsten of lopende Nadere overeenkomsten te respecteren. Inschrijver kan dan ook geen aanspraak maken op opdrachten van Producten en Diensten waarvoor (nog) een andere verplichtingen geldt, voortvloeiende uit andere overeenkomsten of Nadere overeenkomsten. In Bijlage 8 is een niet-limitatief overzicht van lopende (Raam)overeenkomsten en Nadere overeenkomsten opgenomen. Deze lijst geeft inzicht in de belangrijkste lopende (Nadere) overeenkomsten en is slechts bedoeld en kan enkel worden gebruikt ter indicatie. Afwijkingen op deze lijst geven dan ook in geen enkel geval recht op kostenverhaal. 3.7 Installed base De Installed base van de Deelnemers bestaat voor het grootste deel uit Producten en Diensten van zeven fabrikanten. Het gaat om de volgende fabrikanten; Dell-EMC, HPE, Cisco, IBM, NetApp, Lenovo en Nutanix. Om continuïteit in de bedrijfsvoering te kunnen borgen, is het voor de Deelnemers belangrijk dat Producten en Diensten van deze zeven Basis-fabrikanten aangekocht kunnen worden. Samenvoeging Dell-EMC Recent zijn EMC en Dell samengevoegd tot Dell-EMC. In de Aanbestedingsdocumenten wordt daarom gesproken van Dell-EMC. Dell-EMC is één van de gedefinieerde Basisfabrikanten in ROAD2017. Op het moment van publicatie is deze samenvoeging nog in volle gang. De Categorie Datacenters is over de gevolgen hiervan voor de te gunnen Raamovereenkomst met Dell-EMC in overleg. Omdat de samenvoeging nog loopt heeft Pagina 11 van 47

13 Dell-EMC niet alle details over de invulling daarvan met de Categorie Datacenters kunnen communiceren. Dit heeft geleid tot de volgende maatregelen: Dell-EMC heeft aangegeven dat het nieuwe partner programma naar verwachting op 1 februari 2017 inwerking zal treden. Geschiktheidseis 1 en de bijbehorende bewijslast is op een dermate wijze geformuleerd dat Inschrijvers op het moment van indienen hier ten aanzien van Dell-EMC aan kunnen voldoen; Omdat het nieuwe partner programma op 1 februari 2017 in werking treedt kan Dell- EMC hier tot aan het moment van publicatie geen nadere mededelingen over doen. Hierdoor is Dell-EMC niet meegenomen in het sub-gunningscriterium G2 Kennis; Dell-EMC is als één fabrikant opgenomen in het sub-gunningscriterium G4 Prijs. Hierbij is onderscheid gemaakt in de prijslijst van voormalig Dell en voormalig EMC. Inschrijvers dienen hun Inschrijving met betrekking tot G4 hierop te baseren; Indien Dell-EMC tijdens de looptijd van ROAD2017 één gezamenlijke prijslijst gaan voeren, zal hier conform Bijlage 2, hoofdstuk 7 Prijslijsten mee omgegaan worden. 3.8 Vorm en duur overeenkomst Het doel van deze aanbesteding is om te komen tot twee Raamovereenkomsten met ieder vier Opdrachtnemers. De reden om te kiezen voor een Raamovereenkomst is omdat op voorhand niet te bepalen is wat de precieze hoeveelheid af te nemen Producten c.q. Diensten in de praktijk zal zijn. Echter, randvoorwaardelijke zaken voor uitvoering van de opdracht, zoals een aantal kortingspercentages, kwaliteit, levertijd en serviceniveau e.d., worden middels deze aanbesteding zoveel mogelijk vastgelegd. Vervolgens worden de daadwerkelijke Producten c.q. Diensten gespecificeerd en in beginsel afgenomen via het uitvoeren van Mini-competities. In de Raamovereenkomst worden de randvoorwaarden voor het uitvoeren van de Nadere overeenkomsten en Nadere opdrachten vastgelegd. De initiële duur van de Raamovereenkomst per perceel is 36 maanden, in beginsel met ingang van 9 mei 2017 tot en met 8 mei Na het verstrijken van deze periode heeft de Aanbestedende dienst de mogelijkheid de Raamovereenkomsten 1 maal te verlengen tegen dezelfde voorwaarden voor een periode van 12 maanden. De Raamovereenkomsten kunnen alleen integraal verlengd worden. Dit wil zeggen dat als de Raamovereenkomst(en) verlengd wordt deze voor alle Deelnemers binnen het betreffende perceel verlengd wordt. Het is voor Deelnemers dus niet mogelijk om individueel uit te stappen. Per Opdrachtnemer zal een separate Raamovereenkomst worden getekend. De concept Raamovereenkomst en de ARBIT-2016 zijn respectievelijk toegevoegd in Bijlage 5A en Bijlage 5B Nadere overeenkomsten en Nadere opdrachten Deelnemers specificeren de bij hen ontstane specifieke inkoopbehoefte in Nadere offerteaanvragen. Door het uitvoeren van Mini-competities sluiten Deelnemers vervolgens Nadere overeenkomsten of Nadere opdrachten af voor het invullen van deze specifieke inkoopbehoeften (tenzij er sprake is van een uitzondering, bijvoorbeeld indien er geen of geen geschikte offertes zijn ingediend door de Opdrachtnemers). Het proces voor het uitvoeren van deze Mini-competities en de wijze van opdrachtverstrekking is uitgewerkt in Bijlage 3 (Proces Mini-competitie). Pagina 12 van 47

14 3.9 Leveranciers- en Contractmanagement Leveranciers- en Contractmanagement is een belangrijk onderdeel in ROAD2017. Na het contracteren van vier Opdrachtnemers begint de belangrijkste fase van ROAD2017, namelijk het gebruik. De doelstellingen die de Aanbestedende dienst met deze aanbesteding nastreeft, zullen voor het belangrijkste deel, in samenwerking met de Opdrachtnemers, tijdens de uitvoering gerealiseerd moeten worden. De Aanbestedende dienst heeft er voor gekozen om het proces rondom het beheren en managen van de contracten en leveranciersrelaties in één integraal document te beschrijven, het document Dossier Leveranciers- en Contractmanagement (DLCM). De omgang en relatie tussen Deelnemer en Opdrachtnemer is ook in dit document beschreven. Het DLCM is als Bijlage 4 toegevoegd Motivatie samenvoeging opdracht Voor deze aanbesteding worden meerdere deelnemers en soortgelijke leveringen en diensten samengevoegd. Door deze samenvoeging wordt maximaal tegemoet gekomen aan de behoefte van en de ontwikkelingen binnen de Aanbestedende dienst. Conform artikel 1.5 lid 1 van de Aanbestedingswet 2012, zijn de volgende aspecten bij het samenvoegen van de deelnemers en opdrachten in overweging genomen: a) de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf (mkb); b) de organisatorische gevolgen en risico's van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst en ondernemer; c) de mate van samenhang van de opdrachten. De uitwerking van deze aspecten is als Bijlage 9 toegevoegd 3.11 Sociale Voorwaarden en ROAD2017 Voor alle Europese aanbestedingen van de Rijksoverheid is het toepassen van Internationale sociale voorwaarden verplicht. De sociale voorwaarden dragen bij aan het uitbannen van sociale misstanden in de inkoopketen, zoals kinderarbeid, hongerlonen en onmenselijke werkomstandigheden. Deze voorwaarden zijn gericht op bevordering van internationale arbeidsnormen en mensenrechten en vallen onder de strategische doelstelling van het Rijk Duurzaamheid. Sociale voorwaarden zijn daarmee een belangrijk aandachtspunt bij aanbestedingen. Het voldoen aan sociale aspecten van duurzaam inkopen betekent dat leveranciers zich moeten inspannen dat deze normen in de hele keten van het productieproces worden nagestreefd. Met het hanteren van sociale voorwaarden in aanbestedingen wordt recht gedaan aan de stelling van Europa dat overheidsdiensten strategisch gebruik dienen te maken van aanbestedingen door producten aan te schaffen met een hogere maatschappelijke waarde. Bijvoorbeeld goederen en diensten die innovatie bevorderen, milieuvriendelijk zijn en klimaatverandering tegengaan, het energieverbruik verminderen, de werkgelegenheid, volksgezondheid en sociale omstandigheden verbeteren, en tegelijk gelijkheid bevorderen en de insluiting van achtergestelde groepen verbeteren. Uit de Aanbestedingswet 2012 vloeit voort dat de Aanbestedende diensten in hun aankoopbeleid rekening houden met sociale en milieukwesties. Pagina 13 van 47

15 Evaluatie Sociale voorwaarden In 2014 is de toepassing van sociale voorwaarden binnen de Rijksinkoop geëvalueerd. De Tweede Kamer is op 30 januari 2015 geïnformeerd over de uitkomsten van dit onderzoek 3. Eén van de aanbevelingen is om de sociale voorwaarden meer in lijn te brengen met de OESO-richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen. Ook is geadviseerd om over te gaan op één regime met een due diligence eis in plaats van de systematiek waarbij Opdrachtgevers kunnen kiezen uit meerdere regimes. Om de nieuwe werkwijze te beproeven, voert de Rijksoverheid een aantal pilots uit, waarin verschillende systematieken toegepast worden. Concreet betekent dit dat de Rijksoverheid deze aanbestedingen zal evalueren en de resultaten daarvan zal gebruiken om de toepassing van sociale voorwaarden te verbeteren Risicovolle branche De ICT-/datacenterbranche is in het kader van sociale voorwaarden een risicovolle branche. Uit de resultaten van diverse onderzoeken van onder andere SOMO/Electronics Watch 4, Berenschot 5 en de MVO risico-checker, kan de Categorie Datacenters aannemen dat misstanden op dit moment nog in elke keten voorkomen binnen de branche waarin geopereerd wordt. Het productieproces van ICT-Hardware heeft zich in de laatste decennia voor het grootste deel naar lagelonenlanden verplaatst. Overwegend jonge vrouwen, vaak migranten, werken voor lage lonen in economische zones als China, India, Thailand en Mexico. De risico s die aan het licht komen zijn onder andere: Lage lonen, soms onder het wettelijke minimum; Lange werktijden met teveel en vaak onbetaalde overuren; Gezondheidsrisico s door het werken met giftige stoffen; Geen vakbondsvrijheid, waardoor werknemers niet voor hun rechten kunnen opkomen. In Bijlage 11 vindt u aanvullende informatie over internationale sociale voorwaarden en de normen die voor onderhavige opdracht van toepassing zijn Ambities Categorie Datacenters Om het Rijksinkoopdoel Duurzaamheid na te streven, wordt binnen de Categorie Datacenters daarom nadruk gelegd op het hanteren van sociale voorwaarden. De Categorie Datacenters heeft de ambitie om een belangrijke stap te zetten in het verbeteren van de sociale voorwaarden. De Categorie Datacenters wil proactief handelen door in aanbestedingen en tijdens de contractuitvoering nadrukkelijk de aandacht te vestigen op het hanteren van sociale voorwaarden. Samenwerking en kennis delen met de leveranciers, fabrikanten en andere partijen, het openbaar maken van de ambities/maatregelen, transparantie en proportionaliteit zijn hierbij belangrijke aspecten. De te contracteren Opdrachtnemers spelen een cruciale rol bij het verbeteren van de sociale voorwaarden in de keten en het daarin gezamenlijk een belangrijke stap zetten. 3 Kamerstukken II 2014/15, Link: 4 Toetsing van het Nederlands beleid op Duurzaam Inkopen, SOMO (Maart 2014). Link: 5 Evaluatie Sociale Voorwaarden Rijksinkoopbeleid, Berenschot (Oktober 2014). Link: Pagina 14 van 47

16 Deze visie leidt ertoe dat de Aanbestedende dienst de wens heeft om in haar toekomstige aanbestedingen de toelating en/of geschiktheid van de ondernemers tot die aanbestedingen af te laten hangen van het beleid van een ondernemer, de uitvoering daarvan en de inzet ten aanzien van het hanteren van sociale voorwaarden. De eerste stap daartoe is gezet met de eerste ROAD-aanbesteding, ROAD2016. De aanbesteding ROAD2016 is door de categoriemanager Datacenters en de programmamanager Duurzaam Inkopen Rijk als pilotaanbesteding bestempeld. Hiermee is binnen ROAD2016 de ruimte geboden om sociale voorwaarden nadrukkelijker onderdeel te laten uitmaken van de aanbesteding. De Categorie Datacenters geeft daarmee invulling aan de wens van de Rijksoverheid om verschillende werkwijzen te beproeven teneinde de toepassing van de sociale voorwaarden te verbeteren. ROAD2017 is tevens een pilotaanbesteding, waardoor binnen ROAD2017 dezelfde ruimte wordt geboden Regimes Binnen de Rijksoverheid wordt standaard gewerkt met drie regimes: Regime 1: Aangesloten bij keteninitiatief De leverancier is aangesloten bij een door de Rijksoverheid goedgekeurd keteninitiatief. Hierin werken verschillende partijen samen om risico's te bestrijden en de sociale omstandigheden in een bepaalde productieketen te verbeteren. Door aansluiting bij een keteninitiatief onderneemt de leverancier actie om risico's in zijn keten te verbeteren. Regime 2: Verklaart geen risico's te voorzien De leverancier verklaart dat hij geen risico's op schending van de sociale normen in de keten voorziet. Hij hoeft dan verder geen actie te ondernemen. De internationale sociale voorwaarden tekenen is voldoende. Met de MVO risicochecker 6 kunt u nagaan of het klopt dat er geen risico's zijn in de betreffende sector. Regime 3: Levert 'redelijke inspanning', doet controles en neemt maatregelen De leverancier voorziet risico's of onzekerheden in de keten. Dan geldt een inspanningsverplichting: de leverancier moet een 'redelijke inspanning' leveren om controles te doen en zo nodig maatregelen te treffen om de risico's in de keten te verkleinen of uit te sluiten. Voor meer informatie inzake de drie regimes kunt u zoeken op de website van Pianoo. 7 Het huidige Rijksinkoopbeleid schrijft voor dat Opdrachtnemers bij aanvang van de opdracht een verklaring moeten invullen waarin aangegeven wordt welk van de bovengenoemde drie regimes van toepassing is. Op het moment van schrijven is er (nog) geen (goedgekeurd) keteninitiatief ontwikkeld voor datacenters. Daarom is regime 1 automatisch niet van toepassing op aanbestedingen binnen de Categorie Datacenters. Regime 2 wordt niet mogelijk geacht, doordat er binnen de branche, waarin de Categorie Datacenters opereert, in elke keten misstanden zijn. De Categorie Datacenters concludeert dat enkel regime 3 van toepassing is. Als gevolg hiervan wordt binnen deze pilot regime 3 (en de verplichtingen die daaruit voortvloeien) opgenomen als eis in het Programma van eisen (Bijlage 2). Hiermee ontstaat een redelijke inspanningsverplichting 6 MVO Risico Checker. Link: 7 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen MVI (Duurzaam inkopen). Link: Pagina 15 van 47

17 tijdens de uitvoering van de opdracht. Deze redelijke inspanningsverplichting wordt in het Programma van eisen nader gedefinieerd. Ook zal als voorwaarde worden opgenomen dat tijdens de uitvoering van de overeenkomst audits uitgevoerd worden bij de raamcontractanten op dit gebied. Deze audits zullen worden uitgevoerd door een externe, door de Aanbestedende dienst aan te wijzen partij. In hoofdstuk 7 Contractmanagement van het DLCM (Bijlage 4) is deze voorwaarde verder uitgewerkt. Naast deze redelijke inspanning wil de Categorie Datacenters Inschrijvers de mogelijkheid bieden om zich verder te onderscheiden voor wat betreft het hanteren van sociale voorwaarden. Daarom maken sociale voorwaarden in deze pilotaanbesteding onderdeel uit van de Gunningscriteria. Naast de redelijke inspanningsverplichting kan Inschrijver aanvullende inspanningen garanderen om een extra bijdrage te leveren aan sociale voorwaarden. Op deze manier kan Inschrijver een extra bijdrage leveren aan de doelstelling van de Aanbestedende dienst om op een transparante wijze Producten en Diensten te ontsluiten. Hierop ziet het gunningscriterium G3 in deze aanbesteding. Pagina 16 van 47

18 4 Procedurele aspecten en voorschriften In dit hoofdstuk worden de procedurele aspecten rondom de aanbesteding besproken en de aanbestedingsvoorschriften uiteengezet. Ondernemers dienen hieraan te voldoen. Indien dit niet het geval is kan de Aanbestedende dienst besluiten de Ondernemer uit te sluiten van deelname. 4.1 Algemene voorschriften voor de aanbesteding Inschrijvers ontvangen van de Aanbestedende dienst géén tegemoetkoming in de kosten voor het opstellen en indienen van hun Inschrijving. Door de Aanbestedende dienst worden op geen enkele wijze kosten vergoed die door Ondernemers gemaakt zijn of worden in relatie tot deze aanbestedingsprocedure. De Aanbestedende dienst heeft zonder meer de intentie de aanbestedingsprocedure succesvol af te ronden. Indien zich echter situaties voordoen die ertoe leiden dat besloten wordt het aanbestedingsproces geheel of gedeeltelijk, tijdelijk of volledig, stop te zetten en/of de Opdracht niet te gunnen dan heeft de betrokken Ondernemer geen recht op een vergoeding van welke aard dan ook. De Aanbestedende dienst is niet verplicht de Opdracht te gunnen. Op deze aanbesteding is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Een geschil tussen de bij de aanbesteding betrokkenen, daaronder begrepen een geschil dat slechts door een van de betrokkenen als zodanig wordt beschouwd, dat ontstaat naar aanleiding van deze aanbesteding wordt beslecht door de bevoegde rechter in Den Haag. 4.2 Communicatie De ondernemer mag de gegevens die de Aanbestedende dienst in verband met deze aanbesteding ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt: (mogelijke) deelname aan de aanbesteding. Alle gegevensuitwisseling, werkzaamheden en correspondentie tijdens de aanbestedingsprocedure en bij de uitvoering van de Opdracht zullen in de Nederlandse taal plaatsvinden, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. De communicatie met betrekking tot deze aanbesteding zal uitsluitend geschieden via Negometrix. Informatie, vragen of andersoortige communicatie vanuit (potentiele) Inschrijvers die door Aanbestedende dienst in het kader van deze aanbesteding buiten Negometrix ontvangen wordt, zal beschouwd worden als zijnde niet ingediend. Het is de Ondernemer niet toegestaan personen uit de organisatie van de Aanbestedende dienst in verband met deze aanbestedingsprocedure te benaderen, anders dan de contactpersonen als hieronder genoemd, tenzij het gaat om het verkrijgen van referentie-opdrachten die door de Ondernemer binnen deze aanbestedingsprocedure gebruikt kunnen worden om zijn geschiktheid voor de Opdracht aan te tonen. Inschrijver dient zelf zorg te dragen voor het tijdig en frequent raadplegen van gepubliceerde documenten in Negometrix. Berichten hieromtrent ontvangt Inschrijver via Mijn berichten in Negometrix. Via de persoonlijke instellingen kan Inschrijver in Negometrix instellen dat het automatisch meldingen met betrekking tot deze aanbesteding op het eigen adres ontvangt. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor het toelaten van deze notificaties door zijn beveiliging (firewall, spamfilters). Pagina 17 van 47

19 Daarnaast dient Inschrijver er zorg voor te dragen dat binnen de onderneming de juiste personen op de hoogte worden gehouden van de berichten en documenten die door de Aanbestedende dienst via Negometrix worden verstrekt en/of gepubliceerd. Uitsluitend in het geval dat Negometrix niet beschikbaar is door een technische oorzaak, waardoor de communicatie niet via Negometrix kan plaatsvinden, kan Inschrijver contact opnemen met onderstaande contactpersonen middels genoemd adres: Naam: IUC-Noord T.a.v.: Lourens Wijnen en/of Geert Lubbers Het is uitdrukkelijk niet toegestaan om hiertoe met andere personen welke werkzaam zijn bij Aanbestedende dienst en/of de Deelnemers, dan de contactpersonen contact op te nemen, op straffe van uitsluiting. Voor technische- en/of instructie vragen met betrekking tot het Negometrix platform kan Inschrijver te allen tijde contact opnemen met de servicedesk van Negometrix. De servicedesk is iedere werkdag tussen 8:00-18:00 uur te bereiken middels onderstaande contactgegevens: Tel: +31 (0) Planning In onderstaande tabel is de planning weergegeven. Deze planning is ook opgenomen in Negometrix. Bij eventuele geconstateerde afwijkingen tussen de opgegeven planning in dit document en de planning in Negometrix is de planning in Negometrix leidend. Actie Datum Tijd Aankondiging (publicatie) Maandag 5 december 2016 Uiterste termijn voor het stellen Vrijdag 6 januari :00 van vragen Uiterste termijn verzending Nota Donderdag 26 januari :00 van inlichtingen 1 Uiterste termijn voor het stellen Donderdag 9 februari :00 van aanvullende vragen Uiterste termijn verzending Nota Donderdag 23 februari :00 van inlichtingen 2 Indienen Inschrijvingen/sluitingsdatum Dinsdag 7 maart :00 Bekendmaken voornemen tot Woensdag 12 april 2017 gunning Definitieve gunning Donderdag 4 mei 2017 De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor, indien omstandigheden daartoe aanleiding geven, de in het schema genoemde termijn(en) te wijzigen. Wijzigingen worden doorgevoerd in Negometrix en worden aangekondigd via de Nota van inlichtingen in Negometrix. Aan de vermelde data en aanduidingen kunnen door Inschrijver geen rechten worden ontleend. 4.4 Nota van inlichtingen Er zijn twee vragenronden gepland. Alle vragen moeten per ronde uiterlijk voor de datum en tijdstip, zoals vermeld in de planning, door Inschrijver gesteld zijn. Pagina 18 van 47

20 Voor de tweede vragenronde mogen alleen vragen gesteld worden over gegeven antwoorden in de eerste Nota van inlichtingen. Aangezien vragen voor de tweede ronde enkel betrekking kunnen hebben op vragen die gesteld zijn voor de eerste Nota van inlichtingen, wordt van Inschrijvers een proactieve en zorgvuldige houding verwacht. Aanbestedende dienst zal alle vragen, opmerkingen en alternatieve teksten zorgvuldig bestuderen en besluiten of een aanpassing wenselijk is. De wijzigingen worden opgenomen in de Nota van inlichtingen. Eventuele wijzigingen en aanvullingen op dit Aanbestedingsdocument in de Nota s van inlichtingen dient de Inschrijver onvoorwaardelijk te accepteren, evenals het gegeven dat deze wijzigingen en aanvullingen prevaleren boven de bepalingen in dit Aanbestedingsdocument. Voor het stellen van vragen dient Inschrijver een Excel bestand in te dienen conform de indeling en opmaak van Invulformulier A (Format stellen van vragen (NvI 1)) voor vragenronde 1 en Invulformulier B (Format stellen van verduidelijkingsvragen (NvI 2)) voor vragenronde 2. Vragen die op een andere manier binnenkomen, zullen niet worden beantwoord. De Aanbestedende dienst zal de antwoorden op de vragen in de vorm van een Nota van inlichtingen op de gestelde datum, welke aangegeven staat in de planning, versturen via de berichtenmodule van Negometrix. (Potentiële) Inschrijvers zijn er zelf verantwoordelijk voor om deze beantwoording in de gaten te houden. 4.5 Tegenstrijdigheden De aanbestedingsstukken met alle bijbehorende Bijlagen zijn met de grootst mogelijke zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen er toch onduidelijkheden, onvolkomenheden en/of tegenstrijdigheden in deze aanbestedingsstukken voorkomen. De Aanbestedende dienst verwacht een proactieve houding van Inschrijver, hetgeen betekent dat Inschrijver eventuele onduidelijkheden in het Aanbestedingsdocument zo spoedig mogelijk via Negometrix gemotiveerd aan de Aanbestedende dienst moet melden en wel op een zodanig moment dat deze onduidelijkheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt, te weten via de mogelijkheid tot het stellen van vragen voor de Nota van inlichtingen. Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de Inschrijvingen moeten zijn ingediend kan Inschrijver geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden in het Aanbestedingsdocument. Derhalve verliest Inschrijver haar recht om na de aanbesteding alsnog bezwaar te maken tegen (de gevolgen van) eventuele schendingen van het (aanbestedings-)recht, voor zover daarvan sprake zou zijn in de aanbestedingsstukken en wordt de Inschrijver geacht onvoorwaardelijk met de inhoud van het Aanbestedingsdocument te hebben ingestemd. De Aanbestedende dienst is dan op geen enkele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van de eventuele onduidelijkheden in het Aanbestedingsdocument. Deze onduidelijkheden in dit Aanbestedingsdocument zijn dan voor risico van Inschrijver. Indien de reactie van de Aanbestedende dienst naar aanleiding van het in de voorgaande alinea gestelde niet leidt tot een aanpassing van dit document, of tot een aanpassing die in de ogen van een Inschrijver niet juist of onvoldoende is, dan dient uiterlijk 24 uur voor de sluitingstermijn een kort geding procedure aanhangig te worden gemaakt bij de bevoegde voorzieningenrechter en dient Aanbestedende dienst hiervan onverwijld in kennis te worden gesteld middels betekening van de dagvaarding op het adres van Aanbestedende dienst, bij gebreke waarvan ieder recht om tegen de aanbestedingsstukken te ageren vervalt. Indien een kort geding aanhangig wordt Pagina 19 van 47

21 gemaakt, behoudt de Aanbestedende dienst zich het recht voor de aanbestedingsprocedure op te schorten dan wel in te trekken. 4.6 Indienen van de Inschrijving De Inschrijving dient digitaal te worden ingediend in Negometrix. In het kader van deze aanbesteding zijn varianten niet toegestaan. De uiterste inleverdatum en -tijd, waarop de Inschrijvingen door Aanbestedende dienst ontvangen moeten zijn en de kluis sluit, is opgenomen in de planning. Deze datum en het tijdstip dienen als fataal moment te worden beschouwd. Alvorens een digitale Inschrijving via Negometrix door Inschrijver kan worden ingediend, dient de onderneming van Inschrijver geregistreerd te zijn in Negometrix. Het advies van de Aanbestedende dienst is om het registratieproces in Negometrix niet uit te stellen tot (vlak voor) het einde van de uiterste Inschrijvingstermijn, maar direct te starten. Uitsluitend digitale Inschrijvingen die voor of op de uiterste Inschrijvingstermijn zijn ingediend via Negometrix, worden door de Aanbestedende dienst verder in behandeling genomen. Op andere wijze ingediende Inschrijvingen worden terzijde gelegd en niet beoordeeld. NB: De module waarmee de Inschrijving dient te worden aangeboden is volledig geïntegreerd binnen het Negometrix platform. Voor verdere uitleg over het gebruik van deze module wordt verwezen naar de Instructie digitaal aanbieden, 8 te vinden binnen de instructies op Het risico van te late indiening van de Inschrijving en/of indiening van een onvolledige Inschrijving ligt bij Inschrijver. De Aanbestedende dienst is niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de gevolgen die kunnen worden ondervonden van een te laat, incorrect of onvolledig ingediende Inschrijving. 4.7 Werkwijze Percelen Inschrijver dient in Negometrix aan te geven voor welk Perceel c.q. welke Percelen hij een Inschrijving indient. Het is toegestaan om op één of op beide Percelen in te schrijven. Met uitzondering van de beantwoording van de Gunningscriteria G1, G2, G3 en G4, dienen alle gevraagde documenten, ook bij een Inschrijving op beide percelen, slechts eenmalig ingediend te worden in de hoofdtender in Negometrix. De beantwoording van de Gunningscriteria G1, G2 en G4 voor Perceel 1 en Perceel 2 dienen separaat (dus per Perceel) ingediend te worden in Negometrix. Het is hierbij mogelijk om de beantwoording per Perceel te laten verschillen, omdat ook de Deelnemers per Perceel verschillend zijn. De beantwoording van de Gunningscriteria G3 dienen ook per Perceel ingediend te worden in Negometrix, maar de beantwoording per Perceel mag niet verschillen. Dit moet dus twee keer hetzelfde antwoord zijn. De Percelen worden separaat beoordeeld en gegund. Voor wat betreft de beoordeling van de beantwoording van de Gunningscriteria door de beoordelingscommissie(s) in de verschillende percelen geldt het volgende: 8 Instructie registratie & digitaal aanbieden. Link: Pagina 20 van 47