Gebruikershandleiding ROAD2016

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding ROAD2016 Vellema, Klaas Inkoop Uitvoering Centrum Noord /15

2 INLEIDING ROAD2016 is de eerste aanbesteding die onder verantwoordelijkheid van de Categorie Datacenters uitgevoerd wordt. De concrete aanleiding voor deze aanbesteding is het expireren van de huidige Raamovereenkomsten EASI2010 Cluster rekencentrum hardware per 31 juli In deze gebruikershandleiding staat de belangrijkste informatie die benodigd is voor het gebruik van de raamovereenkomst ROAD2016. Voor het gemak is deze handleiding ingedeeld in 3 blokken: Algemeen SCOPE DEELNEMERS GECONTRACTEERDE LEVERANCIERS Afnemen MINICOMPETITIE Voorwaarden OVERIGE VOORWAARDEN 2/15

3 INHOUDSOPGAVE INLEIDING ALGEMEEN SCOPE Raakvlakken scope met andere categorieën Consequenties lopende contracten vallend binnen de scope Buiten de scope DEELNEMERS EN PERCEELINDELING Toelichting bij Perceel 1 ODC SSC-ICT Toelichting bij Perceel 2 RODC RWS-DJI LEVERANCIERS PERCEEL 1: PERCEEL 2: PROCES MINI-COMPETITIE FUNCTIONEEL EN/OF TECHNISCH SPECIFICEREN Functioneel specificeren Technisch specificeren OPDRACHTVERSTREKKING Afsluiten van een NOK Afsluiten van een Preferente NOK Looptijd van een NOK GUNNINGSCRITERIA Economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI) Total Cost of Ownership als EMVI Laagste prijs PROCES MINI-COMPETITIE Stap 1: Nadere offerteaanvraag Stap 2: Nota van inlichtingen Stap 3: Indienen offerte Stap 4: Beoordeling offertes Stap 5: Gunning en afwijzing Stap 6: Bezwaartermijn Stap 7: Opdrachtverstrekking Doorlooptijden Mini-competitie OVERIGE VOORWAARDEN BIJLAGEN TOELICHTING SCOPE SJABLOON ROAD2016: FUNCTIONELE GESPECIFICEERDE NADERE OFFERTEAANVRAAG SJABLOON ROAD2016: TECHNISCHE GESPECIFICEERDE NADERE OFFERTEAANVRAAG SJABLOON ROAD2016 NADERE OPDRACHT /15

4 1 ALGEMEEN 1.1 SCOPE De scope bestaat uit het leveren van Datacentermiddelen (incl. daaraan gerelateerde software en dienstverlening). De scope bestaat uit het leveren van: Hardware componenten; Aan Hardware gerelateerde software; Geïntegreerde systemen; Aan Hardware en/of geïntegreerde systemen gerelateerde diensten, bijvoorbeeld Onderhoud, ondersteuning, Beheer, continuïteit en security. De scope is onderverdeeld in zeven subcategorieën (working areas): server, storage, network, housing, management, continuity & security en integration. In bijlage 1 Toelichting Scope wordt de scope per working area nader beschreven. In deze toelichting wordt omschreven welke Producten en Diensten binnen de scope van deze aanbesteding vallen. Voor de gehele scope geldt dat er nadrukkelijk geen beperking ten aanzien van plaats van gebruik is RAAKVLAKKEN SCOPE MET ANDERE CATEGORIEËN Het ICT-portfolio bestaat uit meerdere categorieën. Onderkend wordt dat er tussen de scope van deze aanbesteding en andere categorieën raakvlakken zijn. In de bijlage Toelichting Scope wordt ingegaan op de categorieën die het betreft, het raakvlak dat van toepassing is en de maatregelen die genomen zijn CONSEQUENTIES LOPENDE CONTRACTEN VALLEND BINNEN DE SCOPE Opdrachtgever dient op het moment van sluiten van de Raamovereenkomst inzake ROAD2016 nog lopende Overeenkomsten of lopende Nadere overeenkomsten te respecteren. Inschrijver kan dan ook geen aanspraak maken op opdrachten van Producten en Diensten waarvoor (nog) een andere verplichtingen geldt, voortvloeiende uit vorenbedoelde Overeenkomsten of Nadere overeenkomsten BUITEN DE SCOPE Er zijn op dit moment vier ODC s actief. Naast het RODC RWS en het ODC SSC-ICT Haaglanden zijn het ODC-Noord (valt onder ministerie van OCW) en ODC Belastingdienst (valt onder ministerie van Financiën) als ODC actief. Het ODC-Noord en het ODC Belastingdienst zijn op dit moment reeds voorzien van passende contracten en nemen derhalve geen deel aan ROAD /15

5 1.2 DEELNEMERS EN PERCEELINDELING De Percelen zijn rondom de twee ODC s ingericht. In beide Percelen zijn zowel het betreffende ODC als de individuele Deelnemers, die (gaan) behoren tot het verzorgingsgebied van het ODC, opgenomen. Een klein aantal Deelnemers zal naar verwachting niet (of op een later moment) gaan behoren tot het verzorgingsgebied van een ODC, maar maken wel onderdeel uit van deze aanbesteding. Deze Deelnemers zijn ondergebracht in Perceel TOELICHTING BIJ PERCEEL 1 ODC SSC-ICT Bij aanvang van de ROK bestaat Perceel 1 uit: SSC-ICT (het ODC én het shared service center); Deelnemers die diensten afnemen van SCC-ICT Haaglanden; Deelnemers die niet (gaan) behoren tot het verzorgingsgebied van een ODC; Deelnemers die gedurende de looptijd van de ROK onder het verzorgingsgebied van het SSC-ICT gaan vallen. Indien SSC-ICT gedurende de looptijd van de ROK haar verzorgingsgebied uitbreidt, krijgt zij er nieuwe klanten bij. Deze nieuwe klanten worden geen Deelnemer in de ROK en kunnen dan ook niet individueel Producten en Diensten kopen. SSC-ICT kan ten behoeve van haar dienstverlening aan haar nieuwe klanten, wel Producten en Diensten kopen onder de ROK ROAD2016. Perceel 1 ODC SCC-ICT Ministerie Naam Deelnemer AZ Kerndepartement Rijksvoorlichtingsdienst (RVD) Dienst Publiek en Communicatie (DPC) Wetenschappelijke Raad voor Regeringsbeleid (WRR) BZK Bestuursdepartement (BD) Shared Service Center ICT Haaglanden (SSC ICT Haaglanden) Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN) Rijksdienst voor Identiteit Gegevens (RvIG) Rijksvastgoedbedrijf (RVB) Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) P-direkt EZ Autoriteit Consument & Markt (ACM) Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) FIN Autoriteit Financiële Markten (AFM) I&M Bestuursdepartement (BD) OCW SZW V&J VWS Hoger College van Staat Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) Nederlandse Emissieautoriteit (NEA) Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS) Dienst Wegverkeer (RDW) Nationaal Archief (NA) Kerndepartement Inspectie SZW Agentschap SZW Bestuursdepartement Immigratie en Naturalisatie Dienst (IND) Gezondheidsraad (GR) Inspectie Jeugdzorg (IJZ) Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) Centraal Informatiepunt Beroepen Gezondheidszorg (CIBG) Raad voor Volksgezondheid en Samenleving (RVS) Centrale Commissie Mensgebonden Onderzoek (CCMO) Kerndepartement VWS Raad van State Algemene Rekenkamer (AR) TOELICHTING BIJ PERCEEL 2 RODC RWS-DJI 5/15

6 Bij aanvang van de ROK bestaat Perceel 2 uit: Deelnemers aan het RODC RWS-DJI contract Deelnemers die diensten afnemen van RODC RWS-DJI. RODC RWS-DJI fungeert (nog) niet als een shared service center. Daarom zullen de in Perceel 2 genoemde Deelnemers bij aanvang van de ROK voornamelijk individueel Producten en Diensten kopen. Deze Producten en Diensten worden vervolgens in het RODC RWS-DJI of in een decentrale datacentervoorziening geplaatst. Alle in Perceel 2 genoemde Deelnemers kunnen er voor kiezen om de aanschaf van Producten en Diensten volledig via RODC RWS-DJI te laten verlopen. In deze situatie zal RODC RWS-DJI namens deze Deelnemers Producten en Diensten kopen onder de ROK. Perceel 2 RODC RWS-DJI Ministerie Naam Deelnemer EZ Centraal Planbureau (CPB) I&M Rijkswaterstaat (RWS) Koninklijke Nederlandse Meteorologisch Instituut (KNMI) Planbureau voor de Leefomgeving (PBL) VWS Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) Centraal Bureau Geneesmiddelen (CBG) Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) Shared Service Center Campus (SSC Campus) 1.3 LEVERANCIERS PERCEEL 1: Leverancier Misco / Tellindus ISIT Infotheek Scholten Awater Protinus IT PERCEEL 2: Leverancier Misco / Tellindus ISIT Infotheek Scholten Awater Protinus IT 6/15

7 2 PROCES MINI-COMPETITIE Onder de Raamovereenkomsten (hierna te noemen: ROK) kunnen Deelnemers Nadere opdrachten plaatsen of Nadere overeenkomsten ( hierna te noemen: NOK) afsluiten. Om te komen tot gunning van een Nadere opdracht of NOK wordt er altijd een Mini-competitie uitgevoerd tussen de Opdrachtnemers. De Nadere opdracht of NOK wordt gegund aan de winnaar van de Mini-competitie. Mini-competities worden volgens een vaste procedure uitgevoerd. Deze procedure wordt in dit document beschreven. 2.1 FUNCTIONEEL EN/OF TECHNISCH SPECIFICEREN Het inkooptraject begint met een behoefte. Deze behoefte kan bestaan uit producten en/of diensten. De producten en/of diensten moeten worden vertaald in een offerteaanvraag. Er zijn twee manieren om je behoefte te specificeren, functioneel of technisch FUNCTIONEEL SPECIFICEREN De functionele specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker, ofwel wat moet het product doen. Functionele specificaties zeggen niets over hoe deze behoefte moet worden gerealiseerd. De functionele specificatie kan heel algemeen, kort en bondig zijn. Een functionele specificatie kan door Opdrachtnemers met verschillende type oplossingen van verschillende fabrikanten ingevuld worden. Het is aan de Opdrachtnemers om een zo passend mogelijke oplossing aan te bieden. Opdrachtnemers zijn bij het opstellen van hun Nadere offerte niet beperkt tot de lijst met merken, zoals opgenomen in de aanbestedingsstukken van de ROK. Een oplossing mag dus bestaan uit meerdere merken. Indien een Deelnemer niet in staat is om de Producten en/of Diensten functioneel te specificeren, zal de bij de Deelnemer bekende technische specificatie in de Nadere offerteaanvraag opgenomen worden. Bij deze technische specificatie zal uitdrukkelijk aangegeven worden dat het toegestaan is om vergelijkbare oplossingen aan te bieden. In de Nadere offerteaanvraag wordt in dergelijk situaties beschreven hoe vergelijkbaarheid wordt getoetst in de beoordeling. Enkele situaties waarbij functioneel gespecificeerd wordt: Als de behoefte dienstverleningscomponenten bevat; Als de benodigde producten geen aanvulling zijn op een bestaande installed base; Als er meerdere oplossingen mogelijk zijn om de behoefte in te vullen. Als een inkoopaanvraag een nieuwe investering betreft TECHNISCH SPECIFICEREN In een aantal uitzonderlijke gevallen zijn deelnemers gerechtigd om de Nadere offerteaanvraag technisch te specificeren. Technisch specificeren wil in dit geval zeggen dat de gevraagde Producten en/of bijbehorende Diensten op merknaam, producttype en/of artikelnummer gespecificeerd worden. De aan te bieden oplossing wordt dan door de Deelnemer voorgeschreven aan de Opdrachtnemers. Opdrachtnemer dient dan exact aan te bieden wat door de Deelnemer gespecificeerd is. Alternatieven zijn niet toegestaan. 7/15

8 Technisch specificeren is alleen toegestaan indien: het een herhalings- en/of vervangingsaankoop betreft, welke uitbreidingen vormen op de bestaande Installed base; dit dient ter bescherming van uitsluitende rechten of kritieke bedrijfsvoering processen; er sprake is van technische onverenigbaarheid bij installatie en/of implementatie van andere, dan de technisch gespecificeerde, Hardware. Indien een Deelnemer kiest voor een Mini-competitie op basis van een technische uitvraag wordt dit gemotiveerd in de Nadere offerteaanvraag. 2.2 OPDRACHTVERSTREKKING Deelnemers kunnen per Mini-competitie kiezen voor het plaatsen van een Nadere opdracht of het afsluiten van een NOK onder de ROK. De wijze waarop de opdrachtverstrekking plaats vindt wordt vooraf door de Deelnemers gespecificeerd in de Nadere offerteaanvraag AFSLUITEN VAN EEN NOK Er moet altijd een NOK worden afgesloten indien: Dienstverleningscomponenten onderdeel uitmaken van het voorwerp van de opdracht; het voorwerp van de opdracht bestaat uit herhalende leveringen (initiële levering plus (optionele) herhalingen). Het staat Deelnemers vrij om ook voor éénmalige leveringen een NOK te sluiten (in plaats van een NOP). Het voordeel hiervan is dat je een optie in de Nadere overeenkomst kunt opnemen voor een extra levering. Bij het afsluiten van een NOK wordt door de Deelnemer en Opdrachtnemer gebruikgemaakt van de concept NOK (zie Bijlage 6). De NOK wordt zowel door de deelnemer als door de gegunde Opdrachtnemer ondertekend. Onderhoud (verlengde garantie) die rechtstreeks of via de Opdrachtnemer afgesloten wordt bij de fabrikant van de gekochte Hardware (Garantie contracten) valt ook onder de reikwijdte van een NOK. Een dergelijk garantiecontract kan voor de gehele technisch levensduur met de Hardware worden mee besteld in een Mini-competitie AFSLUITEN VAN EEN PREFERENTE NOK Een preferente NOK sluit je af indien: Je voor een bepaalde periode meerdere aanvullende opdrachten wilt kunnen verstrekken bij één Opdrachtnemer onder dezelfde voorwaarden In de voorafgaande Mini-competitie dient de Deelnemer expliciet te vermelden dat het een Preferente NOK wil sluiten voor de gespecificeerde Producten en Diensten. Gedurende de looptijd van de Preferente NOK zal de Deelnemer alle overeengekomen leveringen en Diensten afroepen, onder de in de Mini-competitie overeengekomen voorwaarden, bij de desbetreffende Opdrachtnemer. Afroepen onder een Preferente NOK gebeurt dus niet door middel van een Mini-competitie. De betreffende deelnemer roept rechtstreeks af bij de preferente Opdrachtnemer. De deelnemer maakt hierbij gebruik van het sjabloon Nadere opdracht, waarin verwezen wordt naar de overeengekomen voorwaarden. 8/15

9 PLAATSEN VAN EEN NADERE OPDRACHT Verstuur een Nadere opdracht indien: het voorwerp van de Nadere opdracht een éénmalige levering is, zonder dienstverleningscomponenten Nadere opdracht is de meest vereenvoudigde vorm van opdrachtverstrekking, welke kan volgen naar aanleiding van een Mini-competitie. Bij het plaatsen van een NOP wordt door de Deelnemer gebruikgemaakt van een vast sjabloon. De NOP wordt door de Deelnemer verzonden en moet door Opdrachtnemer binnen vijf werkdagen worden bevestigd. De wijze van bevestiging wordt door de Deelnemer bepaald. In de Nadere opdracht wordt minimaal opgenomen: De levering; De financiële voorwaarden; De uiterste levertermijn; De plaats van aflevering LOOPTIJD VAN EEN NOK De looptijd van de NOK wordt altijd gespecificeerd in de voorafgaande Mini-competitie. Het staat Deelnemers vrij om per Mini-competitie te kiezen voor een passende, doelmatige en marktconforme looptijd van de NOK. Waarbij het uitgangspunt is dat een NOK in beginsel een maximale looptijd heeft van vier jaar, vanaf het moment van ondertekening (gedurende de looptijd van de ROK). Afspraken over de doorlooptijd van een NOK na expiratie van de ROK: NOK die uitsluitend bestaat uit leveringen: doorlooptijd is in beginsel beperkt tot maximaal één jaar na expiratie van de ROK. NOK die (mede) bestaat uit dienstverlening: doorlooptijd is in beginsel beperkt tot maximaal twee jaar na expiratie van de ROK. De maximale doorlooptijd na expiratie van een NOK die (mede) bestaat uit dienstverleningscomponenten is langer, omdat het Deelnemers meer tijd kost om dergelijke NOK s onder te brengen bij nieuwe Opdrachtnemers. Onderhoudscontracten die rechtstreeks of via de Opdrachtnemer afgesloten worden bij de fabrikant blijven (indien door Deelnemer gewenst) altijd gelden voor de gehele technisch levensduur van de Hardware. Wanneer een Deelnemer afwijkt van de hierboven geformuleerde uitgangspunten, met betrekking tot de looptijd van de NOK en/of doorlooptijd van de NOK na expiratie van de ROK, moeten de overwegingen daarover opgenomen worden in de Mini-competitie. De looptijd van de NOK en/of doorlooptijd van de NOK na expiratie van de ROK dient altijd aan te sluiten bij wat in de markt gebruikelijk is. De afwijking dient te allen tijde doelmatig te zijn en mag niet gericht zijn op het onnodig blokkeren van eerlijke marktwerking. Een NOK en/of Preferente NOK kan na het eerste jaar, met in achtneming van een opzegtermijn van drie maanden, opgezegd worden door de Deelnemer wanneer blijkt dat de overeengekomen voorwaarden niet langer passend voor de Deelnemer zijn. 9/15

10 2.3 GUNNINGSCRITERIA Gunning van de Mini-competitie vindt plaats op grond van het in de Nadere offerteaanvraag gedefinieerde Gunningscriterium. Deelnemers hebben hierbij de keuze uit twee Gunningscriteria: Economisch meest voordelige Inschrijving (EMVI); Laagste prijs ECONOMISCH MEEST VOORDELIGE INSCHRIJVING (EMVI) Het uitgangspunt is dat Mini-competities gegund worden aan de Economisch meest voordelige Inschrijving. Een functionele aanvraag wordt altijd beoordeeld op basis van de EMVI. Voor het bepalen van de EMVI wordt er gekeken naar de sub-gunningscriteria kwaliteit en prijs. Deelnemers kiezen per Mini-competitie zelf, op basis van de complexiteit van de Nadere offerteaanvraag, voor een uitwerking en bijbehorende weging van deze twee sub-gunningscriteria. Hierbij gelden de volgende voorwaarden: Bandbreedte voor het sub-gunningscriterium prijs is minimaal 10% en maximaal 70%; Bandbreedte voor het sub-gunningscriterium kwaliteit is minimaal 30% en maximaal 90%; De som van de wegingsfactoren bedraagt altijd 100; Zowel het sub-gunningscriterium prijs als kwaliteit kan uit meerdere onderdelen bestaan die individueel beoordeeld worden; Alle sub-gunningscriteria en eventuele onderdelen daarvan worden altijd, inclusief de weging, vooraf in de Nadere offerteaanvraag inzichtelijk gemaakt; De wijze van beoordelen (bijvoorbeeld relatief of absoluut) wordt altijd vooraf in de Nadere offerteaanvraag inzichtelijk gemaakt TOTAL COST OF OWNERSHIP ALS EMVI De EMVI kan ook beoordeeld worden op basis van de Total Cost of Ownership (TCO). In de Minicompetitie wordt dan zowel de aanschafprijs als de kosten voor Onderhoud, Support, stroomverbruik en andere aan de oplossing verbonden kosten meegewogen. Deelnemers geven in de Mini-competitie duidelijk aan uit welke componenten de TCO berekening bestaat. De opdracht zal verstrekt worden aan de Opdrachtnemer met de laagste TCO LAAGSTE PRIJS Het Gunningscriterium laagste prijs mag alleen toegepast worden in Mini-competities die technisch gespecificeerd worden. Er is immers geen kwalitatief onderscheid mogelijk als de gevraagde Producten volledig technisch gespecificeerd zijn. 2.4 PROCES MINI-COMPETITIE Iedere Mini-competitie bestaat uit maximaal zeven stappen. De standaard stappen zijn verplicht in alle Mini-competities. Eventuele afwijkingen dienen deugdelijk gemotiveerd te worden. Deelnemers mogen per Mini-competitie bepalen of de optionele stappen van toepassing worden verklaard. Stap 1 Nadere offerteaanvraag Standaard Stap 2 Nota van inlichtingen Optioneel Stap 3 Indienen offerte Standaard Stap 4 Beoordeling offertes Standaard Stap 5 Gunning en afwijzing Standaard Stap 6 Bezwaartermijn Optioneel Stap 7 Opdrachtverstrekking Standaard 10/15

11 2.4.1 STAP 1: NADERE OFFERTEAANVRAAG In de Nadere offerteaanvraag specificeert de Deelnemer minimaal: het voorwerp van de opdracht; een Programma van eisen (inclusief van toepassing zijnde randvoorwaarden); de te hanteren Gunningscriteria; wijze van opdracht verstrekken (plaatsen Nadere opdracht of afsluiten NOK); de planning van de procedure. De Nadere offerteaanvraag wordt digitaal en gelijktijdig naar de vier Opdrachtnemers verzonden. De Nadere offerteaanvraag wordt door de Deelnemer(s) verzonden aan de contactpersonen zoals vastgelegd in de DAP STAP 2: NOTA VAN INLICHTINGEN Opdrachtnemers kunnen vragen stellen over de Nadere offerteaanvraag. Alle vragen worden beantwoord in een Nota van inlichtingen. Alle vragen dienen voor de gestelde deadline ontvangen te zijn door de Deelnemer. Het staat Deelnemers vrij om meerdere Nota s van inlichtingen rondes te houden binnen één Mini-competitie STAP 3: INDIENEN OFFERTE Opdrachtnemers dienen hun offerte digitaal en binnen de gestelde deadline in. De termijnen voor indienen offerte door Deelnemer zijn fatale termijnen. Te laat ingediende offertes worden als niet ontvangen beschouwd. De sluitingstermijn voor het indienen van een offerte is afhankelijk van de complexiteit van de Mini-competitie. De minimale termijn voor het stellen van vragen na verzending van de Nadere offerteaanvraag is in paragraaf vastgesteld. Deelnemers zijn vrij om deze termijn verder op te rekken STAP 4: BEOORDELING OFFERTES Alle ontvangen offertes worden eerst beoordeeld op conformiteit aan Programma van eisen (en van toepassing zijnde randvoorwaarden). Alleen offertes die volledig voldoen aan het Programma van eisen komen in aanmerking voor gunning van de NOK. De offertes die voldoen aan het Programma van eisen worden vervolgens beoordeeld aan de hand van de opgestelde Gunningscriteria STAP 5: GUNNING EN AFWIJZING De Opdrachtnemer die op basis van de gehanteerde Gunningscriteria de hoogste totaalscore heeft behaald ontvangt de (voorlopige) gunning. De overige Opdrachtnemers ontvangen een afwijzing. De gunning en afwijzingen worden digitaal en gelijktijdig naar alle Opdrachtnemers verzonden. Aan de afgewezen Opdrachtnemers wordt minimaal kenbaar gemaakt: welke Opdrachtnemer de gunning ontvangen heeft; wat de eigen score en de score van de gegunde Opdrachtnemer is. Indien de Mini-competitie gegund wordt op laagste prijs zal hier op een passende wijze door Deelnemer mee omgegaan worden zodat commercieel gevoelige informatie zo veel mogelijk beschermd blijft; onderbouwing van de toegekende score op de (eventuele) kwaliteitsonderdelen. Indien een afgewezen Opdrachtnemer behoefte heeft aan een nadere toelichting op de ontvangen afwijzing, dan is de Deelnemer bereid deze te geven. De (voorlopige) gunningsbeslissing houdt nog geen aanvaarding van het aanbod in. Aanvaarding van het aanbod vindt plaats na stap 7. 11/15

12 2.4.6 STAP 6: BEZWAARTERMIJN Tijdens de gehanteerde bezwaartermijn kunnen de afgewezen Opdrachtnemers gemotiveerd bezwaar maken tegen de voorlopige gunning. Bezwaren dienen altijd schriftelijk ingediend te worden bij de Deelnemer. Indien er een bezwaartermijn gehanteerd wordt bestaat deze uit minimaal 5 en maximaal 20 kalenderdagen. Wanneer een bezwaar ontvangen wordt, zal de deelnemer met de betreffende Opdrachtnemer een dialoog aangaan waarin geprobeerd wordt het geschil op te lossen. Indien door een Opdrachtnemer een kortgeding aanhangig wordt gemaakt in het kader van de minicompetitie, wachten de Deelnemers in beginsel eerst het kortgeding af voordat er overgegaan wordt tot opdrachtverstrekking. De voorlopig gegunde Opdrachtnemer zal zijn offerte gedurende deze periode gestand doen. Indien er tijdens een Mini-competitie gebruik wordt gemaakt van de relatieve beoordeling, zal bij het uitvallen van de winnende Inschrijver tijdens bezwaartermijn de berekening van de toegekende scores opnieuw gaan plaatsvinden. De score van de uitgevallen deelnemer wordt dan niet meegewogen. Dit kan leiden tot een nieuwe rangorde. Indien er geen bezwaar is gemaakt en geen kortgeding aanhangig is gemaakt, wordt overgegaan tot opdrachtverstrekking STAP 7: OPDRACHTVERSTREKKING De opdracht wordt door middel van een Nadere opdracht of het ondertekenen van een NOK aan de gegunde Opdrachtnemer verstrekt. Na opdrachtverstrekking wordt overgegaan tot uitvoering. Indien na opdrachtverstrekking zich een omstandigheid voordoet waardoor de Opdrachtnemer niet aan diens verplichtingen kan voldoen, zal er opnieuw een Mini-competitie worden gestart DOORLOOPTIJDEN MINI-COMPETITIE De Mini-competities worden uitgevoerd conform de volgende minimale en/of maximale doorlooptijden. Het staat Deelnemers vrij om de minimale termijnen per Mini-competitie op te rekken. In de te hanteren minimale termijnen wordt onderscheid gemaakt in functioneel- en technisch gespecificeerde minicompetities. Stap Onderdeel Minimale termijn technisch gespecificeerde Minicompetitie Minimale termijn functioneel gespecificeerde Minicompetitie Stap 1 Nadere offerteaanvraag n.v.t. n.v.t. Stap 2 Nota van inlichtingen Minimaal 2 werkdagen na ontvangst offerteaanvraag Minimaal 5 werkdagen na ontvangst offerteaanvraag Stap 3 Indienen offerte Minimaal 5 werkdagen na ontvangst offerteaanvraag; en Minimaal 12 werkdagen na ontvangst offerteaanvraag; en Minimaal 2 werkdagen na ontvangst beantwoorde vragen Minimaal 4 werkdagen na ontvangst beantwoorde vragen Stap 4 Beoordeling offertes n.v.t. n.v.t. Stap 5 Voorlopige gunning en afwijzing Maximaal binnen 10 werkdagen na ontvangst offerte Maximaal binnen 20 werkdagen na ontvangst offerte Stap 6 Bezwaartermijn minimaal 5 en maximaal 20 kalenderdagen na verzenden voorlopige gunning en afwijzing minimaal 5 en maximaal 20 kalenderdagen na verzenden voorlopige gunning en afwijzing Stap 7 Opdrachtverstrekking Maximaal 25* kalenderdagen na verzending voorlopige Maximaal 25* kalenderdagen na verzending voorlopige 12/15

13 gunning gunning * Indien er een bezwaar of kortgeding ontvangen wordt kan dit afwijken. 3 OVERIGE VOORWAARDEN De onderstaande voorwaarden zijn van toepassing op alle uit te voeren Mini-competities. Voorwaarde Toelichting Conformiteit Programma van eisen ROK Aangeboden oplossing en de uitvoering daarvan is altijd conform het Programma van eisen dat in de ROK vastgelegd is. De opdrachtverstrekking refereert altijd aan de afgesloten Raamovereenkomst. Conformiteit eisen ten aanzien van Prijs en kortingspercentages Conformiteit DLCM Offerteplicht en boete bepaling bij overtreding Aangeboden prijzen en/of kortingen zijn altijd conform de voorwaarden die hierover in het Programma van eisen, het prijsformat en/of in de ROK aan gesteld zijn. Aangeboden oplossing en de uitvoering daarvan is altijd conform het Dossier Leveranciers- en Contract Management, (DLCM). Opdrachtnemer heeft een offerteplicht voor de Mini-competities waarin: de uitvraag technisch gespecificeerd is; en er Producten uitgevraagd worden waarvoor Opdrachtnemer een minimale korting opgegeven heeft in de ROK. Indien Opdrachtnemer in dergelijke gevallen niet of niet tijdig een Offerte indient zal dit resulteren in een boete van 5.000,- exclusief btw per overtreding. De boete wordt via het CBO afgehandeld. Dit is bedoeld om strategische Inschrijvingen in de aanbesteding voor de ROK te voorkomen. Reactie op Nadere offerteaanvraag Minicompetitie Schriftelijke en digitale communicatie Binnen één werkdag dient een de ontvangst van een Nadere offerteaanvraag in het kader van een Mini-competitie door de Opdrachtnemer te worden bevestigd. Gedurende het gehele Mini-competitie proces (van Nadere offerteaanvraag tot en met opdrachtverstrekking) verloopt alle communicatie schriftelijk en digitaal. Aantal aangeboden oplossingen Terugkoop-, lease- en huurregelingen Preferente NOK Per Mini-competitie zal Opdrachtnemer slechts één offerte met daarin één oplossing indienen. Tenzij Deelnemer dit in de Mini-competitie uitdrukkelijk anders bepaalt. Deelnemers kunnen in de Mini-competitie een terugkoopregeling, lease en/of huur van apparatuur opnemen. Dergelijke regelingen worden/zijn nader in de Mini-competitie gedefinieerd. Er kan een geprognosticeerde aanvraag worden gedaan. Dit betreft een behoefte plus een toekomstverwachting voor bepaalde tijd. De gunning zal voor een bepaalde tijd zijn en worden afgesloten in de vorm van een Preferente NOK. Gunning buiten de ROK Vereisten aan een offerte Indien geen van de Opdrachtnemers een offerte heeft ingediend, behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om de betreffende opdracht te verstrekken aan één of meer partijen buiten de Raamovereenkomst. Onderstaande opsomming is niet uitputtend en kan op verzoek van Opdrachtgever worden aangepast: Rechtsgeldige ondertekening; Referentienummer Opdrachtgever; 13/15

14 Meerdere deelnemers in één Mini-competitie Referentienummer Opdrachtnemer; Opgeven van levertermijn; Datum opmaak offerte; Gestandsdoeningstermijn; Naam/Organisatieonderdeel van de Deelnemer; Naam, telefoon en gegevens van de opsteller (Opdrachtnemer) Specificatie, omschrijving en aantal Producten/Diensten; Prijs per product/dienst; Afnamevorm (stuk, uur, etc.); Unieke productcode van fabrikant; Kortingspercentage; Prijs ex btw per stuk (zonder korting); Prijs ex btw per stuk (met korting); Prijs ex btw totaal (met korting); Prijs ex btw totaal (zonder korting); Verwijzing naar de Raamovereenkomst. Meerdere Deelnemers kunnen gezamenlijk een Mini-competitie uitvoeren. Opdrachtverstrekking kan in dergelijke gevallen zowel gezamenlijk als gescheiden plaatsvinden. Dit zal in de Nadere offerteaanvraag duidelijk aangegeven worden. Ingediende offertes zijn bindend Gebruik van Sjablonen Prijzen zijn all-in Deelnemer definieert per Mini-competitie, in de Nadere offerteaanvraag, een minimale gestandsdoeningstermijn van 30 of 60 kalenderdagen. Indien niet vermeld, geldt 30 kalenderdagen. Aangeboden offertes dienen minimaal te voldoen aan de gevraagde gestandsdoeningstermijn. De aangeboden offertes zijn niet vrijblijvend. Koersontwikkelingen zijn niet van toepassing op de aangeboden offerte. De aangeboden prijs staat de gehele gestandsdoeningstermijn vast. Deelnemers zullen in het proces rondom Mini-competities gebruikmaken van standaard sjablonen. Het doel hiervan is standaardisatie in het proces rondom Mini competities. De concept NOK is toegevoegd aan de aanbestedingstukken. De overige sjablonen worden na gunning door Opdrachtgever opgeleverd. De volgende sjablonen zullen in ieder geval gebruikt worden: Sjablonen Nadere offerteaanvraag; Sjablonen Nadere opdracht; Sjabloon afwijzing- en gunningsbrief. De in de offerte aangeboden prijs is na aftrek van de (eventuele) korting allin. De kosten voor Onderhoud en Support dienen inclusief loon-, materiaal-, reis-, verblijf- en voorrijkosten etc. te zijn. Stopzetten Mini-competitie Deelnemers zijn, voordat er opdrachtverstrekking plaats vindt, altijd gerechtigd om een lopende de Mini-competitie stop te zetten. Dit dient altijd gemotiveerd mede gedeeld te worden door Deelnemer. Open standaarden Opdrachtnemer conformeert zich bij het beantwoorden van een Minicompetitie aan relevante open standaarden van de pas toe of leg uit -lijst van Forum Standaardisatie. Voor de pas toe of leg uit -lijst met open standaarden zie: Voor de Rijksinstructie met daarin de pas toe of leg uit -verplichting voor het Rijk zie: 14/15

15 4 BIJLAGEN 4.1 TOELICHTING SCOPE 4.2 SJABLOON ROAD2016: FUNCTIONELE GESPECIFICEERDE NADERE OFFERTEAANVRAAG 4.3 SJABLOON ROAD2016: TECHNISCHE GESPECIFICEERDE NADERE OFFERTEAANVRAAG 4.4 SJABLOON ROAD2016 NADERE OPDRACHT 15/15