BELANGRIKE KEUSE MET BETREKKING TOT MEDIESE FONDS MET INGANG VAN 1 JANUARIE 2013

Transcriptie

1 Company letterhead <Name> <Address> <Date> Beste <name> BELANGRIKE KEUSE MET BETREKKING TOT MEDIESE FONDS MET INGANG VAN 1 JANUARIE INLEIDING Soos jy weet, is lidmaatskap van die N Opsie Plus of die N Opsie Basies van die Naspers Mediese Fonds ( Nasmed ) tans n diensvoorwaarde vir vaste werknemers van Media24 (tensy hulle n geregistreerde afhanklike van hul gade/lewensmaat se geregistreerde mediese skema elders is). Lidmaatskap is ook beskikbaar vir werknemers wat lid was van Nasmed toe hulle by Media24 afgetree het. Bestuur glo dat die mediese fonds n belangrike voordeel is en wil graag seker maak dat jy, as werknemer/afgetredene, seggenskap het in die keuse van die mediese skema wat die beste in die behoeftes van personeel en afgetredenes van Media24 sal voorsien. Hierdie brief verskaf belangrike inligting oor die keuses wat vir jou beskikbaar is en die stemproses wat gevolg sal word. 2. DIE HUIDIGE POSISIE Nasmed is in die vroeë 1940 s gestig met die doel om mediese fondsvoordele aan alle gesalarieerde werknemers van die destydse Nasionale Pers Beperk (Naspers) te verskaf. Nasmed is op 7 Maart 1972 by die Raad vir Mediese Skemas geregistreer (registrasienr. 1241) met die doel om kostedoeltreffende voordeelopsies aan die werknemers en afgetredenes van Naspers, en later Media24, te verskaf. Volgens Media24 se diensvoorwaardes het kwalifiserende werknemers en afgetredenes toegang tot die N Opsie Plus of N Opsie Basies van Nasmed. 1

2 Soos alle ander geregistreerde mediese skemas, word Nasmed deur die Raad vir Mediese Skemas beheer, wat met die inwerkingtreding van die Wet op Mediese Skemas 131 van 1998 op die been gebring is. Nasmed se finansiële posisie het deurentyd op aanvaarbare vlakke gebly en koste en voordele is hoogs vergelykbaar met die oop mark. Nasmed is egter n mediese fonds met geslote lidmaatskap (dit is nie oop vir lede van die publiek nie) en het dus n beperkte getal lede. Dit beteken dat slegs twee opsies aangebied kan word, wat ontevredenheid by sommige lede veroorsaak het. In reaksie op die klagtes het Media24 se bestuur ingestem om te kyk na alternatiewe mediese skemas wat n wyer reeks voordeelopsies bied. 3. ALTERNATIEWE WAT OORWEEG IS Die Raad vir Mediese Skemas het spesifieke vereistes vir enige proses wat kan lei tot die sluiting van een mediese fonds en die oorplasing van sy lede na n ander mediese skema. Media24 het dus die onafhanklike mediese skemakonsultante Alexander Forbes Health (Edms) Bpk ( AF Health ) aangestel om ons te help om moontlik geskikte alternatiewe mediese skemas te identifiseer. n Subkomitee van Media24 se uitvoerende komitee is op die been gebring om hierdie alternatiewe te oorweeg. In die eerste fase van die ontleding is vier oop mediese skemas geïdentifiseer om mee te skakel oor n potensiële oorplasing van Media24-lede. Verdere onderhandelings is met die onderskeie mediese skemas asook die Raad vir Mediese Skemas gevoer. Die uitkoms was dat die subkomitee Discovery Health Mediese Skema ( DHMS ) as die mees geskikte alternatief vir Media24 en sy werknemers en afgetredenes geïdentifiseer het. Hierdie besluit is gegrond op verskeie oorwegings, waaronder finansiële krag, beskikbare voordele, koste, getal opsies en administratiewe vermoëns en doeltreffendheid. 4. WAT GEBEUR NOU? Huidige lede van Nasmed se N Opsie Plus en N Opsie Basies moet besluit of hulle by Nasmed wil bly of wil oorgaan na DHMS. Alle huidige en afgetrede werknemers wat op 1 September 2012 hooflede van een van die twee voordeelopsies van Nasmed is, sal die geleentheid kry om oor n moontlike verandering van mediese skema te stem. Hierdie stemproses het die volgende vasgestelde kriteria: 2

3 Meer as 50% van alle huidige lede van Nasmed se N Opsie Plus of N Opsie Basies moet stem. Indien meer as 50% nie stem nie, sal die oorskakeling as afgewys beskou word. Indien meer as 50% van die huidige lede van die twee opsies stem, sal die besluit om oor te skakel na DHMS gegrond wees op die antwoorde van 50% + 1 van huidige lede wat gestem het d.w.s. die meerderheidstem sal die uitkoms bepaal. 5. WERKGEWER SE VERANTWOORDELIKHEID Media24 se bestuur sal toesien dat genoeg inligting verskaf word sodat lede die alternatiewe behoorlik kan oorweeg en n ingeligte stem kan uitbring. Die stemproses sal betyds afgehandel word sodat n finale besluit geneem kan word. Die uitslag van die stemming sal die lidmaatskap van die gekose mediese skema binne afsienbare tyd bepaal. AF Health is gevra om landwyd n reeks inligtingsessies te hou om seker te maak dat lede ten volle oor die stemkeuses ingelig word, onafhanklike en professionele advies ontvang indien nodig, en hulp kry om hul stemreg voor die sperdatum uit te oefen. 6. LEDE SE VERANTWOORDELIKHEID: STEMMING OOR DIE VOORGESTELDE OORSKAKELING Lede het n verantwoordelikheid om hul mening te lug. Genoeg inligting sal in verskillende formate voorsien word bv. elektronies, harde kopie, voorleggings en persoonlike bystand. Lees asseblief alle kommunikasie sorgvuldig deur. Media24 wil jou graag in staat stel om n ingeligte besluit te neem wanneer jy stem. Sien Aanhangsel A vir besonderhede van datums, tye en plekke waar die landwye inligtingsessies gehou sal word. Aangesien die voordeeljaar van alle mediese skemas op 1 Januarie begin en op 31 Desember eindig, en bydrae-aanpassings van die meeste opemark-skemas elke jaar op 1 Januarie in werking tree, is die mees gepaste tyd om van mediese skema te verander 1 Januarie. Dit verseker dat lede nie ontwrigting en verwarring oor voordele ondervind nie (daar sal byvoorbeeld nie proporsionele aanpassings van voordele wees soos wanneer lede gedurende die jaar/na 1 Januarie van enige jaar van mediese skema verander nie). 3

4 Jy sal gebind word deur die meerderheidsbesluit wat op 1 Januarie 2013 in werking tree, ongeag of jy jou stemreg uitoefen of nie. Geen uitsonderings sal toegelaat word nie, ongeag persoonlike omstandighede of voorkeure. 7. ALGEMENE INLIGTING Huidige werknemers sal alle inligting elektronies ontvang. Gedrukte inligting sal aan afgetredenes verskaf word. Inligtingsessies sal landwyd gereël word vir beide huidige werknemers en afgetrede lede. Probeer asseblief om hierdie sessies by te woon. Personeellede van AF Health sal beskikbaar wees om onafhanklike advies en bystand te verleen. Verteenwoordigers van Mensebestuur sal ook by die sessies beskikbaar wees. 7.1 n Opsomming van die N Opsie Plus en N Opsie Basies en DHMS-planne en Verstekopsies n Basiese opsomming van die twee mediese skemas sal verskaf word. Dit is egter belangrik om in gedagte te hou dat dit slegs n oorsigtelike opsomming is en dat jy die volledige brosjures wat hulle verskaf, moet raadpleeg om voordele en bydraes te bevestig. Die mediese skemas se reëls sal altyd voorrang geniet indien n drukfout of dispuut voorkom in die inligting wat verskaf word. Dit is n ingewikkelde onderwerp. Daarom wil ons sterk aanbeveel dat lede die aanlynnutsprogramme gebruik en die inligtingsessies bywoon. Let wel: Aangesien die voordele en tariewe vir 2013 (soos vir enige ander jaar tevore) eers laat in September en in Oktober aangekondig word, sal alle inligting wat in hierdie brief aan jou gegee word op 2012-inligting berus. Dit kan moontlik verander wanneer die mediese skemas hul voordele en tariewe aankondig, afhangende van of en wat hulle met ingang van 1 Januarie 2013 gaan verander. n Besluit moet egter voor daardie tyd geneem word om n gladde oorgang te verseker indien dit verlang word, en genoeg tyd in te ruim vir gedetailleerde inligtingsessies vir lede, asook vir DHMS (indien hulle gekies word) om jul nuwe lidmaatskapbesonderhede en - kaarte voor die Desember-vakansie in plek te kry. AF Health stel voor dat lede in hul berekenings n 10%-verhoging op die huidige DHMS-bydraes vanaf 1 Januarie 2013 as riglyn 4

5 gebruik, en n soortgelyke persentasie vir N Opsie Plus en N Opsie Basies aanvaar vanaf Julie 2013 (beide N Opsies stel hul bydrae-aanpassingsdatum uit om met die salarisverhogingsmaand saam te val, soos julle weet). Hierdie syfers kan egter wissel volgens mediese skema en voordeelopsie wanneer werklike tariewe vir 2013 aangekondig word. Verdere kommunikasie sal volg wanneer die mediese skemas hul voordele en bydraes vir 2013 aankondig, ongeag die mediese skema wat gekies word. Om jou met jou keuse te help en leiding te gee, het AF Health jou huidige Nasmedvoordeelopsie by die naaste vergelykbare voordeelopsie van DHMS gepas... Die DHMSreeks sluit egter baie meer voordeelopsies in wat miskien beter by jou werklike gesondheidsorgbehoeftes sal pas. Daarom stel ons voor dat jy al die beskikbare opsies van DHMS teenoor Nasmed se N Opsies oorweeg, om n volledige insig en begrip van jou keuses te kry. 7.2 Wanneer sal die oorskakeling plaasvind, indien dit gebeur? Indien daar besluit word (deur die meerderheidstem van lede) om na DHMS oor te gaan, sal lede met ingang van 1 Januarie 2013 oorgeplaas word. Lede kan versoek word om aansoekvorms in te vul en weer om sekere voordele aansoek te doen, maar dit sal in Oktober en November volledig gekommunikeer word indien DHMS gekies word. Indien besluit word om by Nasmed te bly, sal lidmaatskap sonder onderbreking voortgaan in Die enigste vorm wat jy sal moet invul, is indien jy besluit om van een voordeelopsie na die ander oor te gaan (N Opsie Basies en N Opsie Plus). 8. STEMMING DEUR LEDE Elke lid van N Opsie Plus en N Opsie Basies se stem is belangrik. Die enigste manier om jou mening te lug, is om aan die STEMproses deel te neem hetsy ten gunste van of teen die oorskakeling na DHMS. Ons maak staat op die gewillige en aktiewe deelname van lede om teen nie later as 28 September 2012 nie te STEM. 5

6 9. HOEKOM IS DIT BELANGRIK DAT LEDE STEM? Voordat die betrokke mediese skema deur Media24 goedgekeur kan word, moet minstens 50% van die lede van N Opsie Plus en N Opsie Basies aan die stemproses deelneem om aan te dui of hulle ten gunste van OF teen n verandering van mediese skema stem. Indien die meerderheid (minstens 50% + 1 van die geldige stemme wat ontvang word) VIR die oorskakeling na DHMS stem, sal dit op 1 Januarie 2013 van krag wees. Indien die meerderheid (minstens 50% + 1 van die geldige stemme wat ontvang word) TEEN die oorskakeling na DHMS stem, sal alle werknemers en afgetredenes as lede van een van Nasmed se twee N Opsies voortgaan. Ons sal alle lede teen 5 Oktober laat weet wat die uitslag van die stemproses is. 10. HOE OM TE STEM Huidige werknemer-lede: n Gebruikervriendelike elektroniese stemstelsel is ontwerp en is hier beskikbaar. Afgetrede lede: Vul asseblief die ingeslote stembriefie in en stuur dit aan ons terug in die gefrankeerde geadresseerde koevert. Slegs persone wat op 1 September 2012 hooflede van Nasmed se N Opsie Plus en N Opsie Basies is, mag stem. Werknemers wat afhanklikes van hul gade/lewensmaat se mediese skema is, is nie geregtig om te stem nie. Elke lid is slegs op een stem geregtig, ongeag of hulle aanlyn of per posstembrief stem. 11. ONS SAL JOU LAAT WEET WAT DIE UITSLAG IS Sodra ons die stemme getel en die ouditproses afgehandel het, wat deur PricewaterhouseCoopers (PwC) uitgevoer sal word, sal ons jou laat weet wat die uitslag van die stemproses is en jou oor verdere stappe inlig. 6

7 Alles is in die werk gestel om jou van genoeg inligting te voorsien, sodat jy n ingeligte stem kan uitbring wat in jou en jou gesin se belang is. Sien Aanhangsel A vir volledige besonderhede oor die landwye inligtingsessies en Aanhangsel B vir antwoorde op gereelde vrae. Jou bywoning is belangrik, want hierdie sessies sal vir jou n volledige oorsig gee van die alternatiewe en hoekom dit belangrik is dat jy stem. Gebruik asseblief hierdie geleentheid ten beste, omdat dit jou toekoms met betrekking tot mediese skemalidmaatskap sal bepaal terwyl jy by ons in diens is. Vriendelike groete Shelagh Goodwin Hoofbestuurder: Mensebestuur Vir nader inligting, advies of hulp, kontak: Telefoon: Alexander Forbes Hulplyn gedurende kantoorure (07:30 17:00) E-pos: clientspecialist@aforbes.co.za 7

8 8 AANHANGSEL A

9 AANHANGSEL B BELANGRIKE VRAE EN ANTWOORDE V: Hoekom moet ek stem? A: Media24 beskou homself as n verantwoordelike werkgewer wat, waar ook al moontlik, billike werknemervoordele aan sy werknemers wil bied. Media24 gee dus aan werknemers wat lid is van Nasmed se N Opsie Plus of N Opsie Basies die geleentheid om die toekomstige mediese skema van die maatskappy te kies. V: Maar ek het gedink ons is reeds by Discovery. Hoekom moet ons verander? A: Nasmed word inderdaad geadministreer deur Discovery (Edms) Bpk, wat n administrasiemaatskappy is wat die agterkantoor -administrasie van verskeie mediese skemas hanteer (bv. verwerking van eise, hantering van algemene navrae oor voordele en tariewe, volgens die betrokke mediese skema se reëls). Nasmed se voordele en tariewe verskil egter aansienlik van die opemark-skema Discovery Health Mediese Skema (DHMS), wat ook deur Discovery (Edms) Bpk geadministreer word. DHMS het ongeveer 19 voordeelopsies beskikbaar vir hul lede, terwyl Nasmed se twee voordeelopsies die N Opsie Plus en N Opsie Basies beskikbaar is vir werknemers en afgetredenes van Media24 wat ooreenkomstig maatskappybeleid daarvoor kwalifiseer. V: Wat gebeur as ek besluit om nie te stem nie? A: Die kriteria soos uiteengesit in die hoofbrief bepaal dat 50% van die huidige lede van Nasmed se N Opsie Plus en N Opsie Basies moet stem voordat die stemme getel word. Indien jy nie stem nie, sal aanvaar word dat jy in die huidige mediese skema, naamlik Nasmed, wil bly. Verder, as jy nie stem nie en 50% van die lede gevolglik nie stem nie, sal Media24 die status quo behou, wat beteken dat alle lede sal aanbly as lede van Nasmed. 9

10 V: Wat gebeur met werknemers wat nie tans lid van Nasmed is nie? Sal hulle kan aansluit indien die uitslag van huidige lede se stemme ten gunste is van n oorskakeling na DHMS op 1 Januarie 2013? A: Indien n werknemer nie nou lid van Nasmed is nie, kan daardie werknemer toegelaat word om by DHMS aan te sluit, maar moontlik onderhewig aan wagtydperke en onderskrywing. Huidige lede van Nasmed en hul afhanklikes soos op 1 September 2012 sal nie by oorskakeling op 1 Januarie 2013 aan onderskrywing of wagtydperke onderhewig wees nie. V: Hoekom moet ek aan die maatskappy se goedgekeurde mediese skema behoort, in plaas van om die vryheid te hê om self n mediese skema te kies wat in die oop mark beskikbaar is? A: n Voorkeur mediese skema(s) stel die maatskappy in staat om aan al sy werknemers billike toegang tot mediese voordele te gee, en te sorg dat niemand negatief geraak word deur onderskrywingsvereistes wat in oop skemas kan geld wanneer individue as privaat lede aansluit nie. Met n voorgestelde oorskakeling van hierdie aard, sal die Raad vir Mediese Skemas slegs goedkeuring verleen dat dit voortgaan indien al die bestaande lede saam na die nuwe skema oorgaan. Media24 gaan gereeld sy MH-beleid na en neem alle besluite in belang van die meerderheid van werknemers. In Suid-Afrika is dit algemene praktyk dat maatskappye n voorkeur mediese skema vir werknemers kies. Redes hiervoor is onder meer onderskrywing, opleiding, advies aan werknemers, beskikbare dienste om werknemers te help, en bestuurstoesig. Werknemers het die reg om as n afhanklike aan hul gade/lewensmaat se geregistreerde mediese skema te behoort, maar bewys van hierdie lidmaatskap word jaarliks vereis. V: Sal ek n nuwe aansoekvorm moet invul indien die meerderheidstem ten gunste van n oorskakeling na DHMS is? A: Ja, DHMS is n mediese skema wat heeltemal apart is van Nasmed, met ander voordele, bydraes en aansluitingskriteria. Dus moet alle nuwe lede n nuwe aansoekvorm invul. 10

11 V: Wat sal met my afhanklikes wat ouer as 21 is, gebeur? A: Met Nasmed se N Opsie Plus en N Opsie Basies kan kinders tot aan die einde van die maand waarin hulle 26 word in Nasmed bly. Vanaf ouderdom 21 sal voordele vir volwassenes egter geld waar dit van dié vir kinders verskil hulle sal byvoorbeeld n groter Bo-drempelvoordeelperk en Selfbetalingsgaping hê. Met DHMS kan kinders tans in die mediese skema bly totdat hulle 21 jaar oud is. Vanaf ouderdom 21 betaal die lid egter die toepaslike bydrae vir volwasse afhanklikes vir n meerderjarige kind, en geld voordeelperke wat spesifiek op volwassenes van toepassing is waar dit van dié vir kinders verskil. V: Wanneer kan ek as n lid van DHMS van voordeelopsie verander, en hoe vergelyk dit met wanneer ek as n lid van Nasmed my voordeelopsie kan verander? A: Soos in die meeste mediese skemas, kan jy jou voordeelopsie hersien en op 1 Januarie elke jaar verander, of jy nou n lid van DHMS is of tussen N Opsie Plus en N Opsie Basies wil kies. In sekere uitsonderlike omstandighede kan veranderings gedurende die jaar toegelaat word, maar dit sal van die situasie afhang en onderhewig wees aan goedkeuring deur die mediese skema en Media24. V: Wat sal met my huidige Mediese Spaarrekening (MSR) gebeur as die meerderheidstem ten gunste van n oorskakeling na DHMS is? A: Enige opgehoopte MSR-krediet bly jou geld. Volgens wet moet die spaarfonds na DHMS oorgedra word indien ons verander en jy n voordeelopsie kies wat n mediese spaarrekening het. Indien jy n voordeelopsie kies wat nie n spaarrekening het nie, sal die opgehoopte bedrag in Nasmed aan jou uitbetaal word. Aangesien die huidige mediese skema (Nasmed) egter eise vir tot vier maande na die diensdatum moet erken, sal die eindsaldo van enige opgehoopte MSR in Nasmed eers aan DHMS oorgedra of aan jou betaal word (wat ook al van toepassing is) in Mei Jy sal nie hierdie geld kan gebruik vir eise en dienste wat voor die oordrag/betaling van die MSR-fondse ontvang is nie. 11

12 Jou nuwe spaartoekenning vir 2013 by DHMS sal egter onmiddellik beskikbaar wees, soos gewoonlik in die geval van mediese skema-voordeelopsies wat MSR-voordele insluit. V: Wie kan ek kontak vir meer inligting of bystand? A: Vir meer inligting en hulp: Skakel Alexander Forbes Hulplyn gedurende kantoorure (07:30 17:00) E-pos: met jou navraag Meld aan by: Intranet: XXX Nasmed se webwerf: Discovery se webwerf: Let wel: Nasmed en DHMS se personeel kan jou nie help met advies oor jou keuse nie. Hulle kan net vrae uitklaar oor hul eie mediese skema se voordele en bydraes. Moet asseblief nie enige party by enigeen van die skemas om advies vra nie, omdat hulle volgens wet nie toegelaat word om aan jou advies te gee. V: Wat sal my maatskappysubsidie na aftrede wees as ek as gevolg van die uitslag van die stemming op 1 Januarie 2013 oorgaan na DHMS? A: Sekere afgetredenes is op grond van hul oorspronklike diensvoorwaardes geregtig op n subsidie na aftrede. Die subsidiebeleid, waar van toepassing ten tyde van die oorskakeling, sal wees soos ooreengekom tussen die werkgewer en werknemer. Afsonderlike kommunikasie hieroor sal te geleëner tyd aan kwalifiserende afgetredenes gestuur word. V: Hoe sal my salaris en getal gesinslede my huidige bydraes tot Nasmed raak en hoe kan dit verander indien die meerderheid ten gunste van n oorskakeling na DHMS stem? 12

13 A: Die Nasmed N Opsie Plus en N Opsie Basies se bydraes is gebaseer op gesinsgrootte en totale maandelikse pensioengewende salaris, en lede betaal slegs tot n maksimum van 4 afhanklikes (of hulle nou volwassenes of kinders of n kombinasie van albei is). In die geval van afgetredenes word bydraes tans bepaal volgens gesinsgrootte en die laaste totale pensioengewende salaris in die maand voor aftrede. Behalwe die KeyCare-opsie, is die verskillende DHMS-voordeelopsies se bydraes slegs op gesinsgrootte gebaseer en betaal die lid tot n maksimum van 3 kinders. Die tarief vir volwassenes word gevra vir kinders bo 21 jaar. Die KeyCare-opsie gebruik egter totale gesinsgrootte en totale jaarlikse inkomste (nie pensioengewende inkomste nie) om bydraes te bepaal. V: Indien ek ten gunste van n oorskakeling na DHMS stem en die uitslag van die finale stemming ten gunste van die oorskakeling is, sal ek aan onderskrywing (wagtydperke of uitsluitings) onderhewig wees? A: Nee. DHMS het ingestem om alle huidige lede van Nasmed N Opsie Plus en N Opsie Basies sonder onderskrywing te aanvaar. Daar sal dus met die oorskakeling op 1 Januarie 2013 nie wagtydperke en uitsluitings wees nie. Lede sal egter moontlik weer om sekere voordele moet aansoek doen (bv. chroniese medikasie-voordele). As jy enige kwelvrae hieroor het, raadpleeg asseblief die DHMS Chroniese Siektevoordeeldokument wat saam met die verskillende kommunikasies beskikbaar gestel word. V: Indien die meerderheidstem ten gunste van die oorskakeling na DHMS is, wat sal met my huidige Vitality-lidmaatskap gebeur? A: Jou huidige Vitality-lidmaatskap sal oorgedra en aan jou nuwe lidnommer gekoppel word. 13