4.1 NOTULE VAN N GEWONE UITVOERENDE BURGEMEESTERSKOMITEE- VERGADERING GEHOU 7 DESEMBER 2011

Transcriptie

1 NOTULE VAN N VERGADERING VAN DIE UITVOERENDE BURGEMEESTERSKOMITEE GEHOU IN DIE MALMESBURY BANKETSAAL OP VRYDAG, 20 JANUARIE 2012 OM 08:00 TEENWOORDIG: Uitvoerende Burgemeester, rdh T van Essen (voorsitter) Lede van die Burgemeesterskomitee: Uitvoerende Onderburgemeester, rdl M S I Goliath rdl Hunsinger, C H H rdl Van der Westhuizen, R F rdl Van Zyl, M rdl Wilskut, W Ander raadslede: rdh N J A Rust Beamptes: Munisipale Bestuurder, mnr J J Scholtz Direkteur: Beskermingsdienste, mnr P A C Humphreys Direkteur: Elektriese Ingenieursdienste, mnr R du Toit Direkteur: Finansiële Dienste, mnr K C Cooper Direkteur: Korporatiewe Dienste, me M S Terblanche Direkteur: Ontwikkelingsdienste, mnr J T Steenkamp Direkteur: Siviele Ingenieursdienste, mnr A J Botha Bestuurder: Sekretariaat en Rekords, me N Brand 1. OPENING/VERWELKOMING Rdl R F van der Westhuizen open die vergadering met gebed. 2. VERLOF TOT AFWESIGHEID Die komitee is voltallig. 3. VOORLEGGINGS/AFVAARDIGINGS/SPREEKBEURTE Geen 4. NOTULES 4.1 NOTULE VAN N GEWONE UITVOERENDE BURGEMEESTERSKOMITEE- VERGADERING GEHOU 7 DESEMBER 2011 Dat die notule van 'n Gewone Uitvoerende Burgemeesterskomiteevergadering gehou 7 Desember 2011 goedgekeur en deur die Burgemeester onderteken word. 5. SAKE VOORTSPRUITEND UIT DIE NOTULES Geen

2 6. NUWE SAKE VERGOEDING VAN WYKSKOMITEELEDE T.O.V. KILOMETERS GEREIS (3/4/4/1) n Sittingsfooi van R100,00 word aan wykskomiteelede betaal, sowel as R1/km indien daar verder as 10km na die lokaal van die wykskomiteevergadering gereis word. n Versoek is ontvang vanaf lede van die wykskomitees om die vergoeding ten opsigte van kilometers gereis te hersien ten einde dit in lyn te bring met die AA-tariewe. Die aangeleentheid is na die Bestuurspan verwys. Dat daar by die Raad aanbeveel word dat die vergoeding van wykskomiteelede ten opsigte van kilometers gereis verder as 10km vanaf die lokaal van die wykskomiteevergadering aangepas word vanaf R1/km na R2,50/km met ingang van Januarie ALGEMENE JAARVERGADERING: KAAPSE AFTREEFONDS, AANWYSING VAN AFGEVAARDIGDES (11/1/2/5) Die 15de Algemene Jaarvergadering van die Kaapse Aftreefonds vind plaas op Vrydag, 17 Februarie Ingevolge die voorskrifte van die Fonds is Munisipaliteit Swartland geregtig om drie afgevaardigdes uit die lede en drie afgevaardigdes uit die raadslede aan te wys. Dat kennis geneem word dat mnr J J Scholtz (me M S I Terblanche as sekunde), mnr K C Cooper (mnr C F Gerber as sekunde), mnr J T Steenkamp (me S de Jongh as sekunde) genomineer is om die lede te verteenwoordig by die Algemene Jaarvergadering van die Kaapse Aftreefonds op 17 Februarie 2012; Dat rdl M S I Goliath (T van Essen as sekunde), rdl M van Zyl (C H H Hunsinger as sekunde), rdl R F van der Westhuizen (rdl W Wilskut as sekunde) genomineer word om die Raad by die vergadering te verteenwoordig; Dat die besluit om bogemelde genomineerdes teen 23 Desember w011 aan die Kaapse Aftreefonds bekend te maak, gekondoneer word. 6.3 KONSEP VERORDENING OP DRANKHANDELSDAE EN URE (1/1) Bogemelde konsep verordening is op 24 November 2011 in die Raad voorgelê, en daarna vir publieke kommentaar gepubliseer en aan belanghebbende instansies gesirkuleer. Teen die sluitingsdatum is kommentaar vanaf verskeie instansies ontvang wat nou oorweeg moet word. Dat rdl M van Zyl aangewys word as sameroeper van die subkomitee en ander raadslede sal aanwys om, in samewerking met die toepaslike beamptes van die Korporatiewe Dienste, Ontwikkelingsdienste en Beskermingsdienste direktorate, die kommentare wat op die konsep drankverordening ontvang is te oorweeg, ten einde voorstelle te maak vir oorweging deur die Raad; Dat die komitee, waar nodig, met die beswaarmakers oor hul voorstelle sal konsulteer en spesifiek oorweging skenk aan die versoek van die Swartland Drankforum om met die munisipaliteit te vergader. 6.4/...

3 3 6.4 OORSKRYDINGSOOREENKOMS T.O.V. ERF 503, MOORREESBURG (15/4/9) n Oorskrydingsooreenkoms is gedurende 2007 gesluit tussen Swartland Munisipaliteit en Exima Trust, eienaars van erf 503, geleë op die h/v Lang- en Sentraalstraat, Moorreesburg. Paragraaf 6 van die ooreenkoms lui só: Die Eienaar sal nie die bevoegdheid hê om enige verandering aan die oorskryding aan te bring nie of om enige werk daaraan uit te voer wat die uitwerking sal hê dat die omvang van die gemelde oorskryding daardeur uitgebrei of verleng word nie. Die eienaar het n bouplanaansoek ingedien om die buite-onthaalarea in die straatreserwe op grondvlak op te knap en ook n buite-onthaalarea op eerstevloervlak te skep. Dat daar kennis geneem word van die bouplanaansoek wat van die eienaar van erf 503, Moorreesburg ontvang is, en die implikasies daarvan rakende die oorskryding van die tersaaklike erfgrens, soos toegelig in die verslag; Dat goedkeuring verleen word dat die voorgestelde verbeterings (daarstel van buiteonthaalarea op eerstevloervlak) binne die bestaande oorskrydingsooreenkoms (paragraaf 6) geakkommodeer word, deurdat dit dieselfde area van die straatreserwe soos reeds op grondvlak goedgekeur, oorskry. 6.5 VERHUUR VAN KAMPE: MEENTGROND, DARLING (12/2/4-3/1) Die Raad beskik oor ±261 hektaar meentgrond te Darling. Die Darling Kleinboere benut 69 hektaar hiervan vir bewerking, waarvan die huurtermyn op 30 November 2013 verstryk. Die balans van die grond is opgedeel in 9 kampe wat aan verskillende huurders vir boerderydoeleindes verhuur word, waarvan die huurtermyne op 29 Februarie 2012 verstryk. Dat kampe 2 tot 6 per publieke veiling (wat op n datum voor 29 Februarie 2012 gehou sal moet word), vir verhuring beskikbaar gestel word; (d) (f) Dat kamp 1, wat geoormerk word vir die aanlê van die begraafplaas, kamp 7, wat geoormerk word vir die toekomstige ontwikkeling van erwe en wat ook tans gebruik word vir die stoor van klip en gruis vir gebruik om strate binne die munisipale gebied van Darling, asook kampe 9 en 10 wat geoormerk is vir vervreemding per publieke veiling, nie verhuur word nie; Dat met verwysing na vorige versoeke vanuit wyke 4 en 5, asook vanaf plaaslike kleinboere, gemelde kampe 2 tot 6 slegs verhuur sal word aan persone wat permanent woonagtig is binne die munisipale gebied van Swartland Munisipaliteit; Dat die reëlings en opveil van die kampe departementeel deur Departement Korporatiewe Dienste hanteer word; Dat die Raad se voorneme in die plaaslike pers geadverteer word; Dat die volgende spesiale voorwaardes t.o.v. kamp 2 tot 6 van toepassing gemaak word: Kamp 2 tot 6 Geen vee (skape/bokke/varke) mag permanent op die grond aangehou word of enige strukture opgerig word waar vee saans gehuisves kan word nie; Vee mag slegs in die kampe aangehou word om die stoppelland of aangeplante weiding te benut. Geen vee mag permanent op die grond gevoer word nie.

4 6.5/... 4 Kamp 4 ±18 Hektaar van bogenoemde kamp is vleiland en mag onder geen omstandighede geploeg of op enige ander manier bewerk word, wat die blomspesies wat daar voorkom kan bedreig nie. 6.6 VERHURING: MALMESBURY MUSEUM (12/1/3/1-8/1) Die Raad verhuur die gebou bekend as die ou Joodse Sinagoge ten einde die Malmesbury Museum te akkommodeer. Laasgenoemde het aansoek gedoen om die gebou vir n verdere termyn van 10 jaar te huur. (d) Dat die gebou geleë op erf 169, Malmesbury vir n verdere termyn van tien (10) jaar aan die Malmesbury Museum verhuur word, ten einde die museum en kultuursentrum te akkommodeer; Dat die Raad se voorneme in terme van sy Verordening insake die Bestuur en Administrasie van Onroerende Eiendom geadverteer word; Dat die huurder verantwoordelik sal wees vir die betaling van die advertensiekostes; Dat daar volstaan word met die nominale huurgeld van R12,00 per jaar; Dat die huurvoorwaardes onveranderd bly. 6.7 VOORGESTELDE VERVREEMDING VAN GEDEELTE GROND TE CHATSWORTH (12/2/5/2-2/2) Die Apostoliese Geloofsending Kerk van Chatsworth is in proses om n kerk op te rig op erf 1199 (groot 1983m²) wat n onderverdeelde gedeelte van erf 485, Chatsworth is. Die kerk doen nou aansoek om die aangrensende gedeelte van erf 485, naamlik erf 1200 (groot 1586m²) van die Raad aan te koop, aangesien dit nou duidelik blyk dat erf 1199 nie voorsiening maak vir voldoende op perseel parkering nie. (vir oorweging deur die Raad op 26 Januarie 2012) Dat erf 1200 (groot 1586 m²), Chatsworth uit-die-hand-uit vervreem word aan die Apostoliese Geloofsending Kerk van Chatsworth, vir konsolidasie met erf 1199, om n sinvolle uitbreiding van die kerk se werksaamhede vanaf erf 1199 moontlik te maak; Dat die voorgestelde vervreemding in terme van die Raad se Verordening Insake die Bestuur en Administrasie van Onroerende Eiendom geadverteer word; Dat kennis geneem word dat die bate nie benodig word vir die verskaffing van n minimum vlak van munisipale dienste nie; (d) (f) Dat die verkoopprys vasgestel word op R5,00 per m² plus BTW; Dat n terugvalklousule teen die titelakte geregistreer word wat bepaal dat sou die eiendom op enige stadium nie langer vir kerkdoeleindes aangewend word nie, dit na die munisipaliteit sal terugval; Dat skriftelike bevestiging van die koper verkry word dat hy alle oordrags- en advertensiekoste sal betaal. 6.8/...

5 5 6.8 VOORGESTELDE VERVREEMDING VAN GEDEELTES STRAAT, HOOIKRAAL, MOORREESBURG (12/2/B) Die aansoek om hersonering en onderverdeling van gedeeltes grond ten einde n Eco Lifestyle Estate op te rig het op 20 Julie 2011 voor die Uitvoerende Burgemeesterskomitee gedien. Die aansoek is terugverwys ten einde die aksies rakende die sluiting en vervreemding van die gedeeltes strate eers af te handel. Terraplan Stad- en Streeksbeplanners doen namens die eienaars van erwe 3952, 2474, 2384, 2390, 2420 en 2426, Moorreesburg aansoek om gedeeltes straat wat die gemelde eiendomme kruis, van die Raad te koop. (vir oorweging deur die Raad op 26 Januarie 2012) (d) Dat die ongemaakte gedeeltes van Groeneweide-, Alfa- en Sesdestraat, Moorreesburg, synde ±1,374 ha in totaal, uit-die-hand-uit aan die eienaars (B & S Trust) van die aangrensende erwe vervreem word; Dat die voorgestelde vervreemding in terme van die Raad se Verordening insake die Bestuur en Administrasie van Onroerende Eiendom geadverteer word; Dat kennis geneem word dat die onderhawige bates nie benodig word vir die verskaffing van n minimum vlak van basiese munisipale dienste nie; Dat die verkoopprys vasgestel word op R5,00 per m², aangesien die gedeeltes straat nie tot nut vir die munisipaliteit is nie; Dat die kopers skriftelik bevestig dat hulle alle kostes wat uit hierdie aangeleentheid mag voortspruit, sal betaal. 6.9 INTERNASIONALE SAMEWERKINGSOOREENKOMS TUSSEN SWARTLAND MUNISIPALITEIT EN KIEZ GÜNTERSBERGE, DUITSLAND (10/3/4) Die Raad het in Mei 2005 n Voorneme van Samewerking onderteken met Kiez Güntersberge, Sachsen Anhalt, Duitsland om die terreine ekonomie, toerisme, landbou, natuurbewaring en omgewing, asook jeugontwikkeling te bevorder. Met verwysing na laasgenoemde is daar al verskeie projekte suksesvol op die been gebring. Voortspruitend uit die samewerkingsooreenkoms word studente vanaf Duitsland na Suid- Afrika gestuur as deel van n uitruilprogram. Daar word gebruik gemaak van n sender organisasie om kontrakte met Suid-Afrika aan te gaan en die studente te koördineer. Die sender organisasie, Landesverband het egter in Februarie 2011 die munisipaliteit in kennis gestel dat daar nie weer studente na Suid-Afrika gestuur sal word nie. As gevolg van die goeie verhouding tussen die munisipaliteit en Kiez Güntersberge, asook die waarde van die projek, het Kiez Güntersberge besluit om n ander sender organisasie te werf. Dat kennis geneem word van die verandering in sender organisasie, sodat die Duitse studente-uitruilprogram binnekort voortgesit kan word; Dat die munisipaliteit sy begerigheid aandui om voort te gaan met die samewerkingsooreenkoms en n voorstel aan die Bestuurder van die Kiez kampus in Güntersberge gemaak sal word om n vars samewerkingsooreenkoms te onderteken ter herbevestiging van die samewerking. 6.10/...

6 (A) UITRUILSTUDENT NA DUITSLAND; (B) SONDEZA KAMP (17/2/2/1) Die verslag tot die sakelys bevat breedvoerige agtergrond ten opsigte van die werwing van n Suid-Afrikaanse uitruilstudent om in 2012 praktiese opleiding by die Kiez Kampus in Duitsland te deurloop as deel van die samewerkingsooreenkoms met Sachsen-Anhalt. Die verslag bevat verder terugvoering deur mnr T Basson van sy lewensverrykende ervaring in Duitsland as uitruilstudent in 2011 na die Kiez Kampus. A UITRUILSTUDENT, DUITSLAND: (i) Praktiese opleiding te Kiez Kampus, Duitsland 2012 dat kennis geneem word dat A Larey as uitruilstudent aangestel is en op 15 Februarie 2012 na Duitsland sal vertrek; dat haar vlugkaartjie teen R8 026,00 aangekoop sal word; dat kennis geneem word dat me Larey tans by die Toerismekantoor/ Internasionale Skakelkantoor werksaam is teen R75,00 vergoeding per dag; (ii) Voltooiing van een jaar diens in Duitsland deur SA student in 2011, T Basson Dat kennis geneem word dat T Basson vir die termyn 3 Januarie tot 31 Desember 2012 by die Internasionale Skakelkantoor sal werk en op posvlak T4 nl. R58 716,00 per jaar vergoed word. B SONDEZA KAMP: (i) Goedkeuring van datum 30 November tot 9 Desember 2012 dat goedkeuring verleen word dat die kamp vanaf 30 November tot 9 Desember 2012 sal plaasvind en dat gemelde datum met die Departement Onderwys uitgeklaar word; dat kennis geneem word dat die Ganzekraal kampterrein alreeds bespreek is en die nodige aansoek aan die Weskus Distriksmunisipaliteit gerig sal word. C FINANSIERING: (i) (ii) Dat die verwagte uitgawe soos uiteengesit in paragraaf 2 van die verslag, nl. R41 134,00 teen posnommer (Eksterne Betrekkinge) toegewys word; Dat, met verwysing na die Eurokamp wat in Julie 2012 in Duitsland sal plaasvind, die Raad soos in die verlede goedkeuring verleen vir die verskaffing van munisipale oorpakbroeke aan die tien leerders van Swartland wat die kamp bywoon en dat die betrokke uitgawe teen posnommer (Afri-Jeugkamp) verreken word OORSIGROL VAN DIE RAAD/UITVOERENDE BURGEMEESTER TEN OPSIGTE VAN DIE WERKSAAMHEDE VAN DIE VOORSIENINGSKANAALBESTUURSAFDELING (7/1/1/2) Die Supply Chain Management-Regulasies, artikel 6(3) bepaal dat daar op n kwartaallikse basis verslag gedoen moet word aan die Uitvoerende Burgemeester aangaande die werksaamhede van die betrokke afdeling. /...

7 6.11/... 7 Dat daar kennis geneem word van die werksaamhede van die Voorsieningskanaalbestuursafdeling ten opsigte van die tydperk 1 Oktober 2011 tot 31 Desember 2011, welke verslagdoening ingevolge artikel 6 van die Supply Chain Management-Regulasies gedoen word VOORLEGGING VAN JAARVERSLAG: 2010/2011 FINANSIËLE JAAR (7/1/1/1) Artikel 127 van die Wet op Plaaslike Regering: Munisipale Finansiële Bestuur, Wet 56 van 2003 bepaal dat die burgemeester van n munisipaliteit moet, binne sewe maande na die einde van n finansiële jaar, die jaarverslag in die munisipale raad ter tafel lê. (vir oorweging deur die Raad op 26 Januarie 2012) Dat kennis geneem word van die jaarverslag vir die 2010/2011 finansiële jaar soos voorgelê in terme van artikel 127(2) van die MFMA; Dat kennis geneem word van die opvolgaksies waaraan in terme van artikel 130 van die MFMA uitvoering gegee sal word, te wete (i) die openbaarmaking van die jaarverslag; (ii) die rig van n uitnodiging aan die publiek om vertoë daaromtrent te rig; (iii) uitnodiging aan die publiek en die relevante staatsorgane om die spesiale raadsvergadering op 29 Maart 2012 by te woon, wanneer die jaarverslag en oorsigverslag bespreek sal word; (iv) voorlegging van die jaarverslag aan die Ouditeur-Generaal, provinsiale tesourie en die provinsiale departement verantwoordelik vir plaaslike regering; Dat die lede van die Administrasie en Finansieskomitee, uitgesluit die lede van die Uitvoerende Burgemeesterskomitee, onder voorsitterskap van rdh N J A Rust aangewys word as oorsigkomitee, om met die hulp van die eksterne ouditkomitee n gedetailleerde analise en hersiening te doen van die 2010/2011 jaarverslag, om vertoë ontvang te verwerk en n konsep oorsigverslag op te stel vir oorweging deur die volle Raad op 29 Maart 2012; (d) Dat die oorsigkomitee in terme van artikel 79(2)(d) van die Strukturewet, 1998 gemagtig word om adviserende lede wat nie lede van die raad is nie te koöpteer, ingesluit die volgende: die eksterne finansiële ouditkomitee n wykskomiteelid om op die prestasie-assesseringspaneel gekoöpteer te word; (f) (g) Dat die oorsigkomitee op 14 Maart 2012 om 14:00 byeen sal kom om die vertoë wat op die jaarverslag ontvang word, te oorweeg; Dat lede van die wykskomitees ook n uitnodiging gerig sal word om (1) die oorsigkomitee-vergadering op voormelde datum en (2) die spesiale raadsvergadering op 29 Maart 2012 by te woon; Dat raadslede wat nie op die oorsigkomitee dien nie, kennis neem dat in terme van Aanhangsel B dit ook van hulle verwag word om hul eie evaluering van die jaarverslag te doen, onder andere in konsultasie met hul kiesers, wykskomitees en wyksverteenwoordigers om insette en kommentare aan te moedig vir oorweging by die volle raadsvergadering op 29 Maart HALFJAARLIKSE BEGROTINGS- EN PRESTASIE-EVALUASIE (2/4/2) Artikel 72(1) van die Wet op Plaaslike Regering: Munisipale Finansiële Bestuur, Wet 56 van 2003 bepaal dat die rekenpligtige beampte teen 25 Januarie van elke jaar die prestasie van die munisipaliteit gedurende die eerste helfte van die finansiële jaar moet evalueer.

8 6.13/... 8 Die halfjaarlikse begrotings- en prestasie-evaluasie sluit die volgende dokumente in wat as aanhangsel tot die verslag gesirkuleer is: die maandelikse state in artikel 71 bedoel vir die eerste helfde van die 2011/2012 finansiële jaar; die munisipaliteit se diensleweringsprestasie gedurende die eerste helfte van die 2011/2012 finansiële jaar, soos gemeet teen die prestasie-aanwysers en teikens in die prestasiebestuurstelsel en die dienslewerings- en begrotingsimplementeringsplan (SDBIP); enige onopgeloste kwessies wat in die vorige jaarverslag en ouditverslag geïdentifiseer is. Dat kennis geneem word van die halfjaarlikse begrotings- en prestasie-evaluasie ten aansien van die eerste helfte van die 2011/2012 finansiële jaar; Dat, voortspruitend uit bogenoemde [en met verwysing na regulasie 23(1)], n aansuiweringsbegroting op die 2011/2012 begroting by die raadsvergadering op 26 Januarie 2012 ter tafel gelê sal word vir oorweging; Dat die Direkteur: Finansiële Dienste, in samewerking met die Strategiese Bestuurder, sal toesien dat in terme van Artikel 72 van die MFMA asook regulasie 35 soos in die verslag uiteengesit, die halfjaarlikse begrotings- en prestasieevalueringsverslag (i) in sowel geskrewe as elektroniese formaat aan die Nasionale Tesourier en Provinsiale Tesourier beskikbaar stel, en (ii) in terme van regulasie 34(1), op die laatste teen 1 Februarie 2012 op die webtuiste geplaas word vir publieke insae AANWYSING VAN LEDE OP DIE FINANSIËLE EN PRESTASIE OUDITKOMITEES (11/1/3/1/7) Die Raad is ingevolge statutêre vereistes verplig om n Ouditkomitee in stand te hou wat optree as n onafhanklike adviserende liggaam. Die MFMA bepaal dat die Finansiële Ouditkomitee uit ten minste drie lede moet bestaan wat vir n periode van drie jaar aangestel mag word. Die lede van die Prestasie Ouditkomitee moet egter ingevolge regulasie 14(2) van die Plaaslike Regering: Munisipale Beplanning en Prestasiebestuursregulasies van 2001 op 'n jaarlikse basis aangestel word. Die termyn van die huidige lede van die Prestasie Ouditkomitee het op 31 Desember 2011 verstryk. Dat ten einde kontinuïteit te verseker, goedkeuring verleen word dat die termyn van die lede van die Prestasie Ouditkomitee, naamlik die lede van die Finansiële Ouditkomitee plus mnr A B J Dippenaar, as prestasiebestuur spesialis verleng word na 31 Desember 2012; die vergoeding wat betaal word ten opsigte van die voorbereiding en bywoning van vergaderings onveranderd bly; dat die Raad sy dank en waardering uitspreek teenoor die lede van die Ouditkomitee vir die waardevolle en kundige bydraes wat hul gelewer het tot die verkryging van n skoon oudit. 6.15/...

9 NOTULE VAN DIE MUNISIPALE FINANSIËLE- EN PRESTASIE OUDITKOMITEE- VERGADERING GEHOU 29 AUGUSTUS 2011, ASOOK DIE JAARLIKSE VERSLAG VAN DIE KOMITEE VIR DIE TYDPERK GEËINDIG 30 JUNIE 2011 (11/1/3/1/7) Die Munisipale Finansiële- en Prestasie Ouditkomitee dien as n volwaardige onafhanklike komitee van die Raad en vervul sy funksies ingevolge die bepalings van artikel 166 van die MFMA, Wet 56 van In terme van sy mandaat moet aanbevelings aan die Raad vir oorweging en besluitneming voorgelê word, maar is daar nie enige aanbevelings voortspruitend uit die notule van 29 Augustus 2011 nie, en word derhalwe Dat kennis geneem word van die notule van die gesamentlike vergadering van die Munisipaliteit se Finansiële- en Prestasie Ouditkomitee van 29 Augustus 2011, asook van die jaarlikse verslag van die Finansiële- en Prestasie Ouditkomitee vir die tydperk geëindig 30 Junie AFSKRYWING VAN SLEGTE SKULD: DEERNISHUISHOUDINGS (5/7/1/1) Die skedule van oninvorderbare skulde van deernishuishoudings ten bedrae van R ,97 is op 16 November 2011 aan die Uitvoerende Burgemeesterskomitee voorgelê en word die werklike bedrag nou vir afskrywing voorgelê. Dat kennis geneem word dat die werklike bedrag afgeskryf ten opsigte van slegte skulde van Deernishuishouding n bedrag van R ,65 beloop AFSKRYF VAN SLEGTE SKULD T.O.V GEWONE DEBITEURE (5/7/1/1) Die skedule van oninvorderbare skulde van gewone debiteure ten bedrae van R52 243,71 is op 16 November 2011 aan die Uitvoerende Burgemeesterskomitee voorgelê en word die werklike bedrag nou vir afskrywing voorgelê. Dat kennis geneem word dat die werklike bedrag afgeskryf ten opsigte van slegte skulde van gewone debiteure n bedrag van R52 548,15 beloop UITSTAANDE DEBITEURE NOVEMBER/DESEMBER 2011 (5/7/1/1) n Volledige verslag aangaande die stand van uitstaande debiteure is met die sakelys gesirkuleer. Dat kennis geneem word van die verslag aangaande die stand van uitstaande debiteure vir die maande van November en Desember UITSTAANDE VERSEKERINGSEISE (5/14/3/5) Ingevolge artikel 10(6) van die Batebestuursbeleid moet maandeliks verslag gedoen word insake uitstaande versekeringseise. Die Munisipale Bestuurder meld dat die Direkteur: Finansiële Dienste die bybetaling gemaak het ten opsigte van die skootrekenaar wat uit sy motor gesteel is, weens nalatigheid aan sy kant. Dat kennis geneem word van die stand van uitstaande versekeringseise soos met die sakelys gesirkuleer.

10 MUNISIPALE BEHUISINGSPYPLYN INGEVOLGE DIE RAAD SE MENSLIKE NEDERSETTINGSPLAN (17/4/2/B) Die Raad se Menslike Nedersettingsplan en gepaardgaande projekpyplyn is op 11 Mei 2011 deur die Uitvoerende Burgemeesterskomitee goedgekeur. n Versoek is vanaf Provinsie ontvang dat munisipaliteite hul projekpyplyne inhandig ten einde Provinsie in staat te stel om by die nasionale departement vir fondse aansoek te doen. Dat die Gewysigde Projekpyplyn (Aanhangsel C ) goedgekeur word en dat dit deel uitmaak van die Raad se goedgekeurde Menslike Nedersettingsplan; Dat die uitvoering van die projekte soos voorgestel, onderworpe is aan beskikbaarheid van fondse en grootmaatdienste binne die onderskeie dorpe AANSUIWERINGSKAPITAAL EN BEDRYFSBEGROTING VIR DIE 2011/2012 FINANSIËLE JAAR (5/1/4) (5/1/1/1-11/12) (5/1/1/2-11/12) Die Direkteur: Finansiële Dienste behandel die verslag en beklemtoon dat die aansuiwering van die kapitaal- en bedryfsbegroting vir die 2011/2012 finansiële jaar voldoen aan die vereistes van artikel 28 van die Wet op Munisipale Finansiële Bestuur, Wet 56 van 2003 (MFMA). Die finansiële herstelplan sal met die 30 dae begroting in Mei 2012 aan die Raad voorgelê word, aangesien die publieke deelnameproses eers afgehandel moet word om enige insette wat ontvang mag word by te werk. [vir voorlegging aan die munisipale raad op 26 Januarie 2012] (d) (f) Dat goedkeuring verleen word vir die veriment van fondse tussen kapitaalprojekte soos aangedui in die aangehegte skedule van kapitaalitems ten opsigte van die aansuiweringskapitaalbegroting vir 2011/2012, asook ongespandeerde kapitaal en nuut voorgestelde projekte vir 2011/2012 as gevolg van die noodsaaklikheid daarvan; Dat die nodige statutêre dokumentasie afgehandel word in terme van die MFMA en gewysigde omsendskrywes van Nasionale Tesourie (sogenaamde Budget Reforms ) en Nasionale en Provinsiale Tesourie dienooreenkomstig ingelig word; Dat die aanpassing geen verhoogde finansiële implikasie vir die Raad inhou in terme van verhoogde tariewe vir die 2011/2012 finansiële jaar nie, maar dat enige tekorte deur die onaangewende oorskotrekening gefinansier sal word in soverre daar kontant beskikbaar is in sodanige fonds; Dat goedkeuring verleen word vir die oordra van ongespandeerde fondse vanaf staatstoekennings t.o.v. die 2010/2011 finansiële jaar, soos aangedui in die Raad se finansiële state op 30 Junie Wysigings ten opsigte van voormelde en opdaterings van nuwe versoeke asook verimente is vervat in bygaande skedules en sal deur die Direkteur: Finansiële Dienste aan die Uitvoerende Burgemeesterskomitee toegelig word indien daar enige onduidelikheid in hierdie verband is; Dat die Uitvoerende Burgemeesterskomitee kennis neem van die toepassing van waardevermindering op ontbondelde bates ten bedrae van R en van die bedryfstekort van R \R wat dit op die bedryfsbegroting meebring; Dat goedkeuring verleen word om die goedgekeurde kapitaal- en bedryfsbegroting vir 2011/2012 as volg te wysig:

11 11 (f)/... (g) (h) Kapitaal: R na R Bedryfs uitgawe: R na R Bedryfs inkomste: R na R Tekort i.t.v GRAP: -R na -R Totale Inkomste Begroting R na R Bedryfstekort -R na -R Dat daar met erns kennis geneem word dat die Behuisings Ontwikkelingsfonds nie likied genoeg is met die tekort wat R was en nou R is. By beraming sal daar moontlik net R bygedra kan word om die tekort te verminder. Soos reeds vorige jare aan die Raad uitgewys, gaan hierdie tekort in die fonds net n verdere las op die bedryfsbegroting van die Raad meebring en verdere druk plaas op die eiendoms-belastingstarief; n Verdere area van bekommernis is die gebrek aan kontant om n bydrae te maak aan die Kapitaalvervangings Reserwefonds. Die kontanttekort het ontstaan in die bedryfsrekening omdat die inkomstebronne nie voldoende is om die kontant bedryfuitgawes te finansier nie. Volgens die begroting sal die Raad slegs die verkope van erwe indien dit sou realiseer ten bedrae van R en R kan bydra. Die balans van die bydrae wat in die waardevermindering opgesluit lê, nl. R moet vir eksterne lenings geoormerk word. Die implikasie hiervan is dat die Kapitaalvervangings Reserwefonds n stille dood sterf en daar nie kontant in die nabye toekoms beskikbaar sal wees vir kapitaalprojekte nie en die Raad ook nie verdere eksterne lenings sal kan opneem nie. (GET) T VAN ESSEN UITVOERENDE BURGEMEESTER