Handleiding Module Kerkbijdrage. Parochies Navision 4.03

Transcriptie

1 Handleiding Module Kerkbijdrage Parochies Navision 4.03

2 GAC Business Solutions behoudt zicht het recht voor veranderingen in deze publicatie te allen tijde uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van GAC Business Solutions te worden beschouwd. GAC Business Solutions neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van GAC Business Solutions. Copyright GAC Business Solutions. Alle rechten voorbehouden. Documentnummer: IPAL AP NAV KB versie 1.1 In de tabel vindt u een versie overzicht van de totale handleiding, per individuele stap zijn versienummers toegekend zodat u deze separaat kunt afdrukken. Dit versie overzicht kunt u vinden in de tabel. 1.0 Draft versie Eerste versie 1.1 Tweede versie 2.0 Aanpassingen naar aanleiding van wijzigingen in de software Gepubliceerd door GAC Business Solutions. Pagina ii

3 VOORWOORD Welkom bij de training Navision 4.03 Module Kerkbijdrage voor parochies van GAC Business Solutions. Deze training is bestemd voor iedereen die vanuit de parochies verantwoordelijk is voor de kerkbijdrage-administratie of deze voert. U maakt kennis met de opbouw en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. De onderdelen van deze training zijn verdeeld over een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk bestaat uit een beschrijving van dat onderdeel, stappenplannen en opdrachten. Wij wensen u veel succes met deze training! GAC Business Solutions Afdeling Educational Services Pagina iii

4 INHOUD 1 Inleiding Inhoud van de training Software Starten met het systeem Starten van Navision Opstarten internet Inloggen Systeem Navision Het algemene venster Deelvensters Deelvenster Kerkbijdrage Afsluiten Basisfuncties Systeem Bediening via het toetsenbord Functietoetsen Schermen Kaartschermen Regelschermen Speciale schermen Basis functies Invoegen Opslaan van gegevens Verwijderen Zoeken Bladeren Overzicht Sorteren op schermen Filters op schermen FlowFilters Samenvatting functietoetsen Menuindeling Snelmenu Kerkbijdrage Pagina iv

5 5 Module Kerkbijdrage overzicht Globale beschrijving module kerkbijdrage Instellingen module kerkbijdrage Kerkbijdrageproces Overzicht stappenplannen Algemene stappen Zoeken: Debiteur G.P.J. Verbleek vanuit het Bank-/Giroboek Zoeken: Debiteur G.J. Tilanus vanuit het kerkbijdragescherm Zoeken: Contactpersoon P.M. Oostervank in het Contactpersoonoverzicht Filteren: Maandelijkse acceptgiro s in het kerkbijdragescherm Boeken: Bank-/Giroboek Samenstellen Kerkbijdragescherm Middels Segment a Automatisch muteren b Handmatig muteren c Overzetten segment naar kerkbijdragescherm Kopie vorige scherm Handmatig a Handmatig toevoegen bestaande kerkbijdrage debiteur L. Dissel b Handmatig toevoegen niet bestaande kerkbijdrage debiteur Kerkbijdragescherm Inleiding Nieuw Kerkbijdragescherm aanmaken (optioneel) Kerkbijdragescherm in detail Kerkbijdragescherm; kop Kerkbijdragescherm, regels Invoeren toezeggingen a Toezegging invoeren kerkbijdragescherm b Toezeggingen invoeren bij andere debiteur kerkbijdragescherm Acceptgiro s Acceptgiro s aanmaken Pagina v

6 11 Incasso s Incasso s aanmaken en verwerken (ongefilterd) a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel b Aanpassen omschrijving incasso-opdracht Incasso s aanmaken en verwerken (gefilterd) Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek Incasso s verwerken Bank-/Giroboek bij saldo tekort Incasso s verwerken Bank-/Giroboek storno (terugvordering) Incassorun annuleren bij koppeling kerkbijdrage en boekhouding Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst Ontvangsten Inleiding Ontvangsten invoeren rechtstreeks in Kerkbijdrage per debiteur Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (koppeling boekhouding actief) b Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (zonder koppeling boekhouding) Ontvangsten met incasso s invoeren in Bank-/Giroboek Elektronische Bankafschriften importeren Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift Ontvangsten parochianen zonder debiteur KB Ontvangsten parochianen zonder actieve debiteur KB Ontvangsten andere jaren a Ontvangsten mbt vorig jaar invoeren in Bank-/Giroboek a Ontvangsten mbt toekomstig jaar invoeren in Bank-/Giroboek Correctie foutief geboekte ontvangsten via Memo-KB Rapportage Kerkbijdrage per debiteur Kerkbijdrage per type Kerkbijdrage per frequentie Kerkbijdrage informatie / Kaski informatie Controlerapport geboekte KB Bijlage 1 Wijzigingen Bank-KB... A Bijlage 2 Boekingsgang kerkbijdrage... C Pagina vi

7 1 INLEIDING Welkom bij de training Navision 4.03 Module Kerkbijdrage voor parochies van GAC Business Solutions. Deze training is bestemd voor iedereen die vanuit de parochies verantwoordelijk is voor de administratie van de kerkbijdrage of deze voert. U maakt kennis met de opbouw en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. De inhoud en de opzet van de training wordt beschreven in dit inleidende hoofdstuk. 1.1 Inhoud van de training U maakt hier kennis met de algemene opbouw van de programma s en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. Deze training is specifiek gericht op de parochiemedewerker (vrijwilliger) die binnen een parochie of cluster van parochies verantwoordelijk is voor de kerkbijdrage administratie of deze voert. Doelstelling Kennis van Navision 4.03 Module Kerkbijdrage zodat u: in staat bent om Navision 4.03 Module Kerkbijdrage zelfstandig te bedienen. Voorkennis U wordt bekend verondersteld met de bediening van Windows. Dagindeling De training duurt een dag, het begin is om 9.30 uur en het einde om uur. Handleiding Aan het begin van de training wordt de handleiding uitgereikt. In deze handleiding vindt u alle onderdelen van de training terug: ze is bedoeld als naslagwerk. Tevens zijn stappenplannen opgenomen waarin stap voor stap de onderdelen zijn uitgewerkt. Elk stappenplan begint op een nieuwe bladzijde. Hierdoor kunnen we de handleiding gemakkelijk up to date houden. Via de portal wordt u op de hoogte gehouden van eventuele wijzigingen. Ondersteuning Op de website vindt u meer informatie over ondersteuning. Zie hiervoor het gele blok met contact gegevens. Pagina 1-1

8 1.2 Software Deze training is gebaseerd op de Navision software speciaal ontwikkeld voor de Rooms-Katholieke Kerk Nederland. Cronus In deze training wordt gebruik gemaakt van de demonstratie parochie Cronus. Pagina 1.2-1

9 2 STARTEN MET HET SYSTEEM Om goed met Navision te kunnen werken, is het belangrijk om een goed inzicht te krijgen in de gebruikersomgeving. Deze is namelijk eenduidig opgezet, opdat u snel uw weg kunt vinden in Navision. In dit hoofdstuk staat: hoe u Navision opstart; hoe u zich aanmeldt in Navision; hoe het scherm van Navision opgebouwd is. 2.1 Starten van Navision Nadat u de computer heeft opgestart volgt u de volgende stappen. Opstarten internet 1) Start internet via het aanklikken van het icoontje in de balk onderaan in het scherm of via START 2) Geef het volgende adres van de portal in de adresbalk in 3) Log in met de aan u verstrekte login en wachtwoord. Plaats voor uw login RKCN\ 4) U komt vervolgens op de beginpagina van het Ledenadministratie portaal. Inloggen Systeem Navision 1) Klik op de knop Navision. 2) Volg de inlog instructie op het scherm. 3) U komt nu op het algemene (start)scherm van Navision. Pagina 2-1

10 2.2 Het algemene venster Het algemene venster van Navision, dat altijd open is, wordt direct getoond zodra u het programma start en is het uitgangspunt voor alle verdere werkzaamheden in Navision. Titelbalk Werkblad Hoofdmenu F12 Menubalk Werkbalk Navigatie- Deelvenster Statusbalk Klik op het blauwe vakje of gebruik F12 om het hoofdmenu te openen. De verschillende onderdelen van het venster zijn: Titelbalk Hierin wordt het kaskinummer van de parochie waarin u werkt getoond. In de trainingsomgeving staat hier CRONUS. Menubalk Pagina De menubalk bevat de pulldown menu s met algemene functies waarmee binnen Navision. gewerkt kan worden. Hierin zult u een aantal standaard Windows functies herkennen. Zo vind u in Bewerken o.a. de functies Kopiëren en Zoeken terug, en in Help de Helpfuncties.

11 Werkbalk De werkbalk biedt snelle toegang met behulp van knoppen tot de meest gebruikte functies van de menubalk, plus twee extra functies: Overzicht en Hoofdmenu. Door even met de muiscursor op één van de knoppen te blijven staan, krijgt u een omschrijving van de knop. Werkblad Het werkblad is dat deel van het algemene venster waarin met de verschillende programma s van Navision gewerkt wordt. Dit onderdeel wordt later beschreven. Statusbalk De statusbalk bestaat uit diverse onderdelen. Van links naar rechts wordt achtereenvolgens getoond: de volledige naam en inhoud van het actieve veld (Nr.: KB ) de gebruikers-id - de code waarmee u zich aangemeld heeft in Navision (Demo). de werkdatum - ten behoeve van snelle invoer van een datum ( ). de tekst FILTER als er filters actief zijn. de tekst NIEUW wanneer een nieuw record ingevoegd wordt. of u werkt in invoegmodus (INV) of overschrijfmodus (OVR). Deelvenster Het onderdeel deelvenster wordt in de volgende paragraaf beschreven. Pagina 2.2-2

12 2.3 Deelvensters De inhoud van de deelvensters is bepaald op basis van de verschillende functies die in een parochie voorkomen zoals de ledenadministrateur en de penningmeester. Het hoofdmenu blijft zichtbaar, ook na het openen van schermen, het voordeel hiervan is dat het altijd mogelijk is nieuwe schermen te openen zonder de anderen eerst af te sluiten. Deelvenster Kerkbijdrage Als in het deelvenster de Module Kerkbijdrage niet automatisch opent, opent u dit onderdeel door met uw linkermuisknop op de balk Boekhouding te klikken. De Module Kerkbijdrage verschijnt op uw scherm: Door op te klikken, krijgt u alle onderliggende menuonderdelen van een menugroep te zien. De Module Kerkbijdrage bestaat uit de volgende onderdelen: Snelmenu Kerkbijdrage waarmee module Kerkbijdrage op intuïtieve wijze kan worden bediend. Kerkbijdrage debiteurenkaarten raadplegen en bewerken. Kerkbijdrage, het totaalscherm voor de kerkbijdrage. Kerkbijdrage proces, overzicht van de verschillende processen binnen de kerkbijdrage module. Pagina 2.3-1

13 Selecteren voor kerkbijdrage Via dit menu kunt u: Contactpersoonoverzicht raadplegen. Segmenten maken vanuit de KB. Boekhouding Via dit menu kunt u: Bank-/Giroboek gebruiken. Bankafschrift importeren. Memoriaal Kerkbijdrage invoeren. Telebankiervoorstel openen. Lijsten Via dit menu kunt u: Kerkbijdrage per type uitprinten/inkijken. Kerkbijdrage informatie uitprinten/inkijken. Toezegging per contactpersoon uitprinten/inkijken. Kerkbijdrage per frequentie uitprinten/inkijken. Controlerapport geboekte kerkbijdrage uitprinten / inkijken. Instellingen Via dit menu kunt u: Kerkbijdrage instellingen bekijken / wijzigen. Afsluiten Een scherm of menu wordt gesloten door op het kruisje rechtsboven in het scherm te klikken. Pagina 2.3-2

14 Alle ingevoerde gegevens worden automatisch bewaard en u krijgt dus geen vraag of de gegevens moeten worden opgeslagen. Pagina 2.3-3

15 3 BASISFUNCTIES SYSTEEM 3.1 Bediening via het toetsenbord Navision kan zowel met de muis als met het toetsenbord bediend worden. U bepaalt zelf wat voor u het beste werkt. Alle onderdelen kunnen met alleen het toetsenbord bediend worden. De muis is niet nodig. Functietoetsen De bediening van het programma wordt vereenvoudigd door het gebruik van functietoetsen. Handelingen die in alle onderdelen van Navision terugkomen, kennen een vaste functietoets. Zo staat F3 voor nieuw en F4 voor verwijderen. Daarnaast zijn er functietoetsen die alleen in bepaalde schermen worden gebruikt. Het is afhankelijk van het programma welke functietoetsen beschikbaar zijn. Een overzicht van de functietoetsen die mogelijk zijn in het scherm waarin u aan het werken bent, kunt u op ieder moment bekijken via Menu Help, Overzicht van functietoetsen. Door op Shift of Ctrl te klikken, krijgt u een overzicht van de functies die u kunt gebruiken met de toetsen Ctrl of Shift in combinatie met de toetsen F1 t/m F12. Pagina 3-1

16 3.2 Schermen Vanuit het menu kiest u het scherm waarin u uw werkzaamheden wilt verrichten. Ook in de schermen is weer een vaste opzet te herkennen, wat het werken met Navision vereenvoudigt. Er zijn in Navision vele schermen. Ze zijn echter allemaal afgeleid van twee soorten schermen: kaartscherm en regelscherm. Kaartschermen Op een kaartscherm staan alle gegevens van bijv. één debiteur of de kerkbijdrage van één debiteur overzichtelijk bij elkaar. De indeling doet denken aan een dossiermap met tabbladen. Hier ziet u de kaart van debiteur KL J.A. van der Veer: Titel Tabblad Veldnaam Wit veld Titel Knoppen Een korte indicatie van het record dat op de kaart staat, gevolgd door de naam van het scherm. De inhoud van de titel blijft zichtbaar als u het scherm minimaliseert, en verschijnt ook in het overzicht van openstaande schermen (zie Venster in de menubalk). Op die manier kunt u dus met meerdere schermen tegelijk werken en toch het overzicht behouden. Pagina 3.2-1

17 Tabblad Gegevens uit een record worden onderverdeeld in logisch bij elkaar horende delen. Deze delen worden weergegeven door middel van tabbladen. Aan de titel van het tabblad kunt u zien om welke gegevens het zal gaan. Zo heeft het tabblad Algemeen in bovenstaand voorbeeld betrekking op de naam en functie van de parochieel medewerker etc. U opent een tabblad door het tabblad aan te klikken. In een kaartscherm gaat u met CTRL PAGEDOWN naar het volgende tabblad van de kaart. Met CTRL PAGEUP gaat u naar het vorige tabblad. Veldnaam De beschrijving van een veld. De inhoud ervan wordt er achter getoond. Binnen Navision wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten velden en knoppen: Veld Soort veld Omschrijving Invoer Wit veld Grijs veld Veld met optiepijltje Toont de inhoud van een veld. De inhoud mag gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. Toont de inhoud van een veld, maar de waarde Geen kan niet gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. U krijgt een aantal vaste keuzemogelijkheden om dit veld te vullen. of invoer van de eerste letter via Veld met LookUp knop U krijgt een tabel met daarin een aantal keuzemogelijkheden, bijv.: of invoer van de code via U kunt deze keuzemogelijkheden in de meeste gevallen zelf uitbreiden. Knop met tekst Activeert het beschreven scherm of de functie nadat de knop aangeklikt is. n.v.t. Pagina 3.2-2

18 Veld Soort veld Omschrijving Invoer Knop met tekst en menusymbool Knop met tekst en Opent een menu waarmee andere schermen of menu s gestart kunnen worden nadat de knop aangeklikt is. Activeert een scherm met een verwerking nadat de knop aangeklikt is. De puntjes geven aan dat er (een) invoer(n) verwacht wordt/worden, voordat de verwerking uitgevoerd kan worden. In een scherm kiest u het tabblad, het veld of dergelijke dat u nodig heeft. Met de muis of het toetsenbord plaatst u de cursor direct op het gewenste onderdeel. U hoeft dus niet eerst alle andere velden langs. Er zijn verschillende soorten velden in Navision, bijvoorbeeld een tekst of een datum. Iedere soort heeft zijn eigen kenmerken. De meeste komen overeen met andere Windows programma s, hier de belangrijkste soorten. n.v.t. n.v.t. Overschrijven / Edit Op het moment dat de cursor in een veld staat en de inhoud ervan blauw gemarkeerd is, dan betekent dit dat de inhoud overschreven wordt. Indien de inhoud niet overschreven, maar deels gewijzigd moet worden ( edit ), kunt u in de meeste gevallen met de muis in het veld klikken. Als dit niet kan, gaat u met de toets F2 in de zogenaamde Edit-mode. De statusbalk informeert u of dit overschrijven (OVR) of invoegen (INV) inhoudt. Deze status beïnvloedt u met de toets INSERT. In alle situaties geldt dat de invoer van een veld tijdens de invoer met de knop de werkbalk, of met de toets ESC ongedaan gemaakt kan worden. De oorspronkelijke inhoud van het veld wordt dan weer getoond. uit Tekst Tekstvelden komen overal in Navision voor. Er zijn een aantal speciale tekstvelden waarbij de ingegeven tekst automatisch omgezet wordt in hoofdletters. De velden waar dit gebeurt, zijn vaak speciale codes. Numeriek Velden waarin alleen getallen voor mogen komen, heten numerieke velden. Deze vindt u in ieder onderdeel van Navision terug. Denk bijv. aan huisnummers. Datum Bij datums wordt gebruik gemaakt van de Landinstellingen van Windows. Hiermee wordt bijvoorbeeld de volgorde van dag, maand en jaar ingesteld. In Navision kan de datum van 1 januari 0 tot en met 31 december 9999 gaan. Om in Navision een datum snel in te kunnen geven, zijn er een aantal verschillende mogelijkheden: Pagina 3.2-3

19 Huidig De datum die in de klok van uw PC ingesteld is (de systeemdatum), heet in Navision de huidige datum. Deze kan opgehaald worden door Huidig (of de eerste letter(s) van dat woord) in te geven. Deel van een datum Een datum hoeft u niet volledig in te geven. Het volstaat om slechts de dag òf de dag en de maand in te geven. De maand en het jaar respectievelijk het jaar worden door Navision aangevuld aan de hand van de werkdatum (meestal de systeemdatum). Wanneer de werkdatum 25 januari 2007 is, wordt een invoer van 5 aangevuld tot ; en een invoer van 5-2 wordt ` Dagen in de week Tot slot kan een datum ook ingegeven worden als dag in de week, eventueel gevolgd door kalender-week. U geeft dan de omschrijving van de dag in (of de eerste letters ervan), bijvoorbeeld maandag of ma. Navision zet deze invoer dan aan de hand van de werkdatum om naar een complete datum. Zo wordt, op basis van de werkdatum 25 januari 2007, de invoer ma omgezet naar ` ; en de invoer ma10 omgezet naar ` In Navision is maandag de eerste dag van de week. Werkdatum Het is ook mogelijk om een tijdelijke datum in te stellen die afwijkt van de systeemdatum. Dit heet in Navision de werkdatum. Via het Menu Extra in de menubalk wordt deze ingesteld. De waarde ervan wordt in de statusbalk getoond. Deze datum haalt u op door Werkdatum (of de eerste letter(s) van dit woord) in te geven. Datumformules Met datumformules bepaalt u hoe datums moeten worden berekend ten opzichte van de huidige datum of werkdatum. Hiervoor worden de volgende afkortingen gebruikt: L Lopend D Dag W Week M Maand K Kwartaal J Jaar Pagina 3.2-4

20 Deze afkortingen kunnen gebruikt worden in drie soorten datumformules: Lopend plus een tijdseenheid: LW Lopende Week LM Lopende Maand Een nummer plus een tijdseenheid: 10D 10 dagen vanaf vandaag 2W 2 weken vanaf vandaag Een tijdseenheid plus een getal: D10 De volgende tiende dag van een maand WD4 De volgende vierde dag van een week (donderdag) U kunt de drie soorten naar wens combineren: LM+10D Lopende maand + 10 dagen U gebruikt een minteken om een datum in het verleden aan te duiden: -1J 1 jaar geleden vanaf vandaag Zoeknaam Codes onthouden kan ongewenst of bijzonder lastig zijn. Wie kent bijvoorbeeld alle grootboeknummers uit zijn hoofd en kan ze direct ingeven? In Navision is daarom in een aantal tabellen het veld Zoeknaam opgenomen. Deze kunt u gebruiken als alternatief voor de invoer van de code. Op het moment dat u bij het vastleggen van bijvoorbeeld een grootboekrekening in het veld Rekeningnummer. In het bankboek de zoeknaam ingeeft, zet Navision deze om naar het juiste grootboekrekeningnummer. de invoer in het voorbeeld hiernaast geeft als resultaat: Pagina 3.2-5

21 Regelschermen Titel In tegenstelling tot kaartschermen tonen regelschermen de gegevens van meerdere personen, wijken etc. in één keer. Veld Selectiebalk Veldnaam Geselecteerde regel De verschillende regels worden onder elkaar getoond, en de velden staan in kolommen. Boven elke kolom staat de veldnaam die de inhoud van de kolom beschrijft. De cursor wordt in een kolom geplaatst door de kolom aan te klikken. Kolomindeling aanpassen De indeling van de kolommen op een regelscherm kan aangepast worden door: Verplaatsen Plaats de cursor op de titel van een kolom en druk de linker muisknop in. De muiscursor verandert in Houd de linker muisknop ingedrukt en verplaats de kolom naar de gewenste positie. Laat daar de linker muisknop los. Verbreden of versmallen Plaats de cursor tussen de titels van twee kolommen in, zodat de muiscursor verandert in Druk de linker muisknop in en houd deze ingedrukt. Verplaats de muis. De linker kolom wordt versmald wanneer de muis naar links verplaatst wordt, en verbreed bij een verplaatsing naar rechts. Selectiebalk De linker grijze kolom wordt de selectiebalk genoemd. Het symbool in de kolom geeft de geselecteerde regel aan. Een regel wordt geselecteerd door de cursor in één van de kolommen van de betreffende regel te plaatsen, of door de selectiebalk aan te klikken met de linkermuisknop. Pagina 3.2-6

22 Invoer toegestaan? Of invoer van een veld wel of niet toegestaan is, is niet af te leiden van de kleur van een kolom. Alle velden zijn namelijk wit. U ziet pas op het moment dat de cursor op een veld staat of invoer toegestaan is. Wanneer er een stippellijn om het veld staat, is er geen invoer toegestaan. Zie bijvoorbeeld de kolom Naam in het volgende schermvoorbeeld. In regelschermen kan de inhoud van een bovenliggend veld overgenomen worden in het actuele record door middel van de toets F8. Speciale schermen Zoals gezegd zijn alle schermen in Navision gebaseerd op het kaart- en regelprincipe. Het Bank- /Giroboek is zo n speciaal, afgeleid schermtype. Pagina 3.2-7

23 In het Bank-/Giroboek staan de algemene gegevens zoals het afschriftnummer en op welke bank het afschrift betrekking heeft in het kaartscherm. Dit is het bovenste gedeelte van het Bank-/Giroboek. Het onderste gedeelte van het Bank-/Giroboek is een regelscherm; hierin worden alle regels getoond van alle binnengekomen en betaalde bedragen van dat betreffende afschrift. Pagina 3.2-8

24 3.3 Basis functies Nu de opzet en de indeling van de schermen bekend is, wordt in deze paragraaf ingegaan op de bediening van de schermen en de verschillende functies uit de menubalk. Invoegen Om nieuwe gegevens in te kunnen geven, moet altijd eerst een leeg scherm ingevoegd worden. In de werkbalk is hier een speciale knop voor en de functietoets is F3. Nieuw (F3) In de statusbalk wordt getoond dat u een NIEUW scherm invoegt. In een kaartscherm wordt een nieuw scherm aangeduid met naamloos in de titelbalk. In een regelscherm wordt een nieuwe regel aangeduid met in de selectiebalk. Uniek nummer Ieder record moet een uniek nummer hebben. Dat is dan ook het eerste veld dat u moet ingeven. Een leeg veld is daarbij niet toegestaan. Dit nummer wordt bij de invoer van bijv. een nieuwe klant automatisch toegekend. Druk hiertoe op ENTER of TAB om naar het volgende veld te gaan. Wijzigen Om gegevens op een scherm te wijzigen, zoekt u het gewenste record op waarna u de betreffende velden wijzigt. Op het zoeken van gegevens wordt verder in dit document ingegaan. Opslaan van gegevens Uw ingevoerde gegevens worden automatisch opgeslagen als het scherm afgesloten wordt. Dit kan op verschillende manieren: het opzoeken van een ander record, het openen van een ander scherm of het afsluiten van het huidige scherm. Met andere woorden: u hoeft de invoer dus niet eerst te bevestigen voordat ze wordt weggeschreven! Pagina 3.3-1

25 Verwijderen Verwijderen houdt in dat u alle gegevens van bijv. een klant of leverancier definitief uit uw bestand verwijderd. In de werkbalk is hier een speciale knop voor en de functietoets is F4. Verwijderen (F4) Navision vraagt of u het zeker weet, want er is geen weg terug. Het dossier verdwijnt in de versnipperaar Zoeken Als u een scherm opent, opent Navision altijd de gegevens waar u het laatst mee bezig bent geweest. Met de knop Zoeken in de werkbalk kunt u op ieder willekeurig veld van een scherm zoeken naar bijv. een bepaalde grootboekrekening of debiteur of crediteur. Zoeken (Ctrl+F) Dit is dezelfde Zoeken als in andere Windows programma s. Hiermee zijn diverse manieren van Zoeken mogelijk, zoals zoeken op basis van een gedeelte van een veld: Een belangrijk voordeel van Zoeken is dat het op ieder veld gebruikt kan worden. U kunt dus zoeken op basis van een nummer, maar ook op basis van een omschrijving, een naam, een adres etc. U moet wel eerst op de cursor op dat veld plaatsen voordat u Zoeken activeert! Pagina 3.3-2

26 Bladeren De tweede mogelijkheid om te zoeken, is door te bladeren. In de werkbalk zijn hiervoor de volgende knoppen opgenomen, die u kunt aanklikken: Ga naar de eerste kaart Ga naar de laatste kaart Ga naar de vorige kaart Ga naar de volgende kaart Overzicht In een regelscherm kunt u bladeren met,, PAGEUP en PAGEDOWN. In een kaartscherm bladert u met PAGEUP en PAGEDOWN. In beide schermen gaat u met CTRL HOME naar het eerste record en met CTRL END naar het laatste. Als derde heeft u de mogelijkheid om een overzicht van alle gegevens op te vragen. Hierin kunt u de gewenste gegevens zoeken door in de regels te bladeren of door middel van de zoekfunctie. Deze mogelijkheid is aanwezig in de kaartschermen en de kaart/regelschermen. U kunt dit vergelijken met het openen van de dossierlade om daarin - op basis van de labels van de dossiers - te zoeken naar het gewenste dossier. In een overzicht kunnen geen gegevens ingegeven of gewijzigd worden. In de werkbalk is een speciale knop opgenomen om het overzicht snel op te kunnen roepen: Overzicht (F5) Of u kunt vanaf het kaartscherm via de knop Debiteur kiezen voor overzicht (sneltoets F5). Pagina 3.3-3

27 Vanuit een overzicht terug naar het kaartscherm In een overzicht worden vaak minder velden getoond dan op een kaartscherm. Gewoonlijk wordt het daarom gebruikt om een bepaald record op te zoeken en dan vervolgens met dat record terug te keren naar het kaartscherm. Dit werkt als volgt: Zorg ervoor dat de gewenste regel in het overzicht actief is (let kies vervolgens voor OK. op de in de linker kolom) en Vanuit een overzicht door naar een kaartscherm Het is mogelijk om vanuit een overzicht de kaart op te vragen via de knop Klant en dan te kiezen voor de optie Kaart. De functietoets die hier bij hoort is SHIFT + F5. Tik nooit zomaar iets in, maar gebruik altijd één van de bovenstaande mogelijkheden om een gegeven op te zoeken. Pagina 3.3-4

28 Sorteren op schermen De gegevens die op een scherm getoond worden, kunnen gesorteerd worden. Wanneer u door de kaartschermen heen bladert, zullen de schermen in de volgorde van sortering getoond worden. In de regelschermen ziet u de regels in de door u aangegeven volgorde staan. In de werkbalk is er een speciale knop voor sorteren opgenomen: Sorteren (Shift+ F8) U kunt aangeven op welk veld u wilt sorteren en in welke volgorde, oplopend (van laag naar hoog) of aflopend (van hoog naar laag) u wilt sorteren. Gebruik om door de lijst met velden te gaan. Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden door hier op te klikken. Kies voor Oplopend of Aflopend. Kies voor Toepassen als u de sortering wilt uitvoeren maar het scherm Sorteren niet wilt afsluiten of kies voor OK als u de sortering definitief wilt uitvoeren en het scherm Sorteren wilt afsluiten. Filters op schermen Door middel van het bladeren krijgt u de gegevens van alle grootboekrekeningen, klanten, etc. die in uw bestand zitten op uw scherm. Dit is echter niet altijd gewenst, omdat u bijvoorbeeld alleen de klanten in een bepaalde reeks wilt zien. U kunt een selectie maken uit uw bestand met behulp van een filter. Alleen de gegevens van de klanten, die aan het criterium voldoen, worden op het scherm getoond. In een aantal schermen is standaard al een filter aanwezig maar u kunt zelf ook filters plaatsen. Een groot voordeel daarbij is dat een filter op elk veld geplaatst kan worden. In de werkbalk zijn speciale knoppen voor de filters opgenomen: Veldfilter FlowFilter Tabelfilter Alles weergeven Pagina 3.3-5

29 Veldfilter Op een scherm kunt u zelf filters plaatsen door op het gewenste veld te gaan staan. U klikt dan de knop Veldfilter aan. In het scherm dat daarna getoond wordt, geeft u het selectiecriterium op. Merk op dat de huidige waarde van het veld als filter voorgesteld wordt. Zo worden in het voorbeeld hieronder de klanten in de plaats Amsterdam uit het bestand gelicht: De knop Toepassen voert de filter uit, maar biedt u de gelegenheid om het resultaat van de filter te beoordelen zonder het filterscherm te verlaten. Mocht de filter niet naar wens zijn, dan kunt u het direct aanpassen. De knop OK voert de filter uit, en u keert terug naar het voorgaande scherm. Indien op een scherm een filter geplaatst is, wordt u hierop geattendeerd door de tekst FILTER in de statusbalk! Filters opvragen / Tabelfilter De statusbalk toont dus of er wel of geen filter op het scherm geplaatst is, maar hoe weet u nu wat de inhoud van het filter is? De methode om dit op te vragen is door de knop Tabelfilter in de werkbalk aan te klikken. Alle filters die tot dan toe op velden geplaatst zijn, worden hierin getoond. Zo ziet u in het voorbeeld hieronder dat alle debiteuren uit Amsterdam met een Saldo (LV) groter dan nul worden getoond. Om velden toe te voegen aan een bestaand filter op het scherm kunt u ook de Tabelfilter gebruiken. Hier kunt u op lege regels velden invoegen, ook al staat het betreffende veld niet op het scherm! Pagina 3.3-6

30 Invoermogelijkheden In een filter kan een bepaalde waarde ingegeven worden, waar een criterium aan toegevoegd kan worden. Een voorbeeld van een waarde is de invoer getal bij Saldo(LV). Wanneer nu alle debiteuren moeten worden getoond die nog bedragen open hebben staan kunt u invoeren >0 (Lees groter dan 0). Wanneer u nu bladert door het bestand ziet u alleen debiteuren die een Saldo(LV) hebben met een bedrag groter dan 0. U kunt bij de invoer van criteria alle cijfers en letters gebruiken die u normaal ook kunt gebruiken. Daarnaast kunt u een aantal speciale symbolen en rekenkundige formules gebruiken. Dit zijn de beschikbare notities: Teken Betekenis Voorbeeld Weergegeven records = Gelijk aan 377 Nummer 377 BLAUW Records met de code BLAUW, zoals de magazijncode BLAUW Een exacte datum/tijd: :00:00.. Interval Nummers 1100 t/m Tot en met Datums tot en met P8.. Gegevens voor boekhoudperiode 8 en verder..23 Van begintijd tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59: Van 23 lopende maand, lopend jaar 00:00:00 tot eindtijd Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59 Of/of Records met nummer 1200 of 1300 & En <2.000&>1.000 Nummers kleiner dan 2000 en groter dan Een zelfstandig gebruik van het teken & met nummers is niet mogelijk omdat er geen records met twee nummers zijn toegestaan. <> Niet gelijk aan <>0 Alle nummers behalve 0 > Groter dan >1.200 Nummers groter dan 1200 >= Groter dan of gelijk aan >=1.200 Nummers groter dan of gelijk aan 1200 < Kleiner dan <1.200 Nummers kleiner dan 1200 <= Kleiner dan of gelijk aan <=1.200 Nummers kleiner dan of gelijk aan 1200 Leeg veld (bij tekstvelden) 0 Leeg veld (bij getalvelden) Alle velden die niet gevuld zijn en dus leeg zijn 0 Alle velden met een waarde nul Pagina 3.3-7

31 Teken Betekenis Voorbeeld Weergegeven records * Een onbeperkt aantal onbekende tekens *Be* *Be Be* Tekst met de letters Be Tekst die eindigt op Be Tekst die begint met Be? Een onbekend teken Jans?n Tekst zoals Jansen of Berekenen voor de rest 30 (>=10&<=20) Records met nummer 30 of met een nummer tussen 10 en 20 (het resultaat van de berekening tussen haakjes). Geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters (beide zijn Tekst zoals LOCATIE, locatie of Locatie. U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: Alle records met het nummer 5999 of een nummer uit het interval 8100 tot en met Records met een nummer kleiner dan of gelijk aan 1299 of gelijk aan 1400 en hoger. Met andere woorden: alle nummers behalve 1300 tot en met >50&<100 Records met een nummer groter dan 50 en kleiner dan 100, ofwel nummer 51 tot en met 99. *C*&*D* Tekst met de tekens C en Attentie Tekst met de tekens boomsloot, zoals Recht Boomsloot 26 of Kromme Boomsloot 341. Hoofdletters of kleine letters maakt geen verschil. Zorg dat u alleen zinvolle filters invoert. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een niet-bestaand interval op te geven zonder dat dit wordt gecontroleerd. U moet op de hoogte zijn van de sorteringregels van het programma om zinvolle filters te kunnen invoeren. Filters verwijderen Indien u alle filters op velden in één keer van een scherm wilt verwijderen, kunt u ook de knop Alles weergeven in de werkbalk aanklikken. Filters in een overzichtsscherm worden automatisch verwijderd bij het verlaten van het scherm. Pagina 3.3-8

32 Berekende velden In sommige schermen komen velden voor waarin een berekening wordt uitgevoerd. Zo wordt in het scherm van de klant het totaalbedrag van de openstaande rekeningen getoond in het veld Saldo(LV). Dit is een optelling van alle bedragen die verzameld staan in een andere tabel. Een dergelijk berekend veld wordt in Navision een FlowField genoemd. Op het moment dat zo n veld aangeklikt wordt, verschijnt de zogenaamde DrillDown-knop. Klik deze knop aan en de contactpersonen waaruit de berekening opgebouwd is, worden getoond. Uit het onderstaande scherm blijft in de kolom restbedrag nog 2 x 41,67 staan. Pagina 3.3-9

33 FlowFilters De uitkomst van sommige FlowFields kan beïnvloed worden met behulp van een specifiek soort filters: de zogenaamde FlowFilters. De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Ze zijn te herkennen aan de veldnaam: deze eindigt op filter. De FlowFilters die u in een scherm gebruiken kunt, zijn altijd op te vragen door de knop FlowFilter in de werkbalk aan te klikken. Een FlowFilter beïnvloedt direct de mogelijke velden met berekeningen in uw bestand. De FlowFilters beïnvloeden ook de weergave van de posten via de DrillDown-knop van een veld. Alleen de posten die bij de berekening betrokken zijn, worden dan getoond. De knop Alles weergeven heeft géén invloed op de geplaatste FlowFilters. Deze blijven dus actief! U herkent dit doordat de tekst FILTER in de statusbalk blijft staan. Flowfilters komen voor in de module Boekhouding en hebben geen functie in de module kerkbijdrage. Pagina

34 3.4 Samenvatting functietoetsen Hieronder vindt u een samenvatting van alle knoppen uit de werkbalk met de daarbij behorende functietoetsen zoals in dit hoofdstuk beschreven: Knop Functietoets Functie Omschrijving F3 Nieuw Aanmaken van een nieuw kerklid, wijk etc. F4 Verwijderen Verwijderen van een kerklid, wijk etc. Ctrl+F Zoeken Deze functie gebruikt u als u de gegevens van bijv. een bepaald kerklid op wilt vragen. F7 Veldfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op één criterium. Ctrl+F7 Tabelfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op meerdere criteria. Shift+F7 Flowfilter De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Shift+Ctrl+F7 Alles weergeven Hiermee heft u de actieve veldfilter(s) of tabelfilter weer op. Shift+F8 Sorteren Met deze functie kunt u uw bestand oplopend of aflopend sorteren op een door uzelf gekozen veld. Ctrl+Home Eerste Hiermee gaat u naar de eerste gegevens in uw bestand. Page Up Vorige Hiermee bladert u terug in uw bestand. Page Down Volgende Hiermee bladert u verder in uw bestand. Ctrl+End Laatste Hiermee gaat u naar de laatste gegevens in uw bestand. F5 Overzicht Hiermee krijgt u een totaaloverzicht van het bestand waar u op dat moment mee bezig bent. F12 Start Het opstarten van Navision. Pagina 3.4-1

35 4 MENUINDELING 4.1 Snelmenu Kerkbijdrage Bovenaan het menu kerkbijdrage is een snelmenu kerkbijdrage toegevoegd. Door te kiezen voor snelmenu kerkbijdrage wordt aan de rechterkant van het scherm een menu geopend: Afhankelijk van de knop waarop wordt geklikt opent een submenu of wordt het betreffende scherm geopend. De structuur van het snelmenu ziet er als volgt uit: Instellingen/Stamgegevens o Instellingen o Contactoverzicht o Debiteuren o Terug naar hoofdmenu Kerkbijdrage proces Kerkbijdrage Bankafschrift importeren Overzichten o Kerkbijdrage per debiteur o Kerkbijdrage per frequentie o Kerkbijdrage per type o Controlerapport geboekte Kerkbijdrage o Kaski rapportage o Terug naar hoofdmenu Bank-/Giroboek Telebankierenvoorstel Memoriaal Pagina 4-1

36 Schematisch ziet dat er dan zo uit: Pagina 4.1-2

37 5 MODULE KERKBIJDRAGE OVERZICHT In dit hoofdstuk wordt een globale schets gegeven van de module kerkbijdrage. Hiermee leert u de module en het proces ten grondslag aan de kerkbijdrage module kennen. In paragraaf 5.2 Instellingen module kerkbijdrage zijn de instellingen van de module kerkbijdrage beschreven, hiermee maakt u de fundamentele keuzes over hoe u de module gebruikt. Tot slot is in paragraaf 0 het proces kerkbijdrage beschreven. 5.1 Globale beschrijving module kerkbijdrage Uitgangspunt is het Kerkbijdragescherm waarin u een overzicht ziet van alle parochianen die meedoen met de kerkbijdrage, hoe u dit scherm vult en welke mogelijkheden u hiervoor heeft staan beschreven in hoofdstuk 9 Kerkbijdragescherm. In dit kerkbijdragescherm vindt u per regel, een contactpersoon (lid van de parochie). Naast NAW gegevens zijn tal van gegevens zichtbaar. Onder andere wat de parochiaan betaalt per periode, met welke frequentie en hoe die betaalt. Per maand is vervolgens te zien wat is toegezegd, ontvangen en of de incasso is uitgevoerd. Ook het verschil tussen de toezegging en de ontvangsten komt naar voren. Naast het kerkbijdragescherm is het scherm kerkbijdrage per debiteur essentieel binnen de module Pagina 5-1

38 kerkbijdrage. In dit scherm voert u de toezeggingen en/of ontvangsten per debiteur in. De precieze werking is in hoofdstuk 9 beschreven. Kerkbijdrage per debiteur, betreffende debiteur J. van der Aa. In de afbeelding is te zien dat de ontvangstbedragen grijze velden zijn. Dit duidt erop dat u de ontvangsten hier niet kunt invullen. Of dit in uw situatie mogelijk is hangt af van de instellingen van de module kerkbijdrage zie paragraaf 5.2. Naast deze twee hoofdschermen vindt u schermen waarmee u de parochianen selecteert voor de kerkbijdrage, wie doet mee en wie niet. Deze schermen vindt u in de folder Selecteren voor kerkbijdrage of in het Kerkbijdrage proces via het snelmenu. Voor nadere uitleg kunt u in hoofdstuk 9 terecht. Voor het invoeren van de ontvangsten zijn een aantal mogelijkheden en hiervoor vindt u de schermen in de folder Boekhouding of via het snelmenu. In hoofdstuk 12 Ontvangsten vindt u een uitgebreide beschrijving. Pagina 5.1-2

39 5.2 Instellingen module kerkbijdrage Na een korte verkenning van de module kerkbijdrage zijn in deze paragraaf de instellingen van de module beschreven. Hiermee bepaalt u welke functionaliteit of koppelingen actief zijn. Kerkbijdrage instellingen scherm snelmenu Instellingen / Stamgegevens Instellingen. Let op de grijze velden in dit scherm zijn gewoon aan te passen! In de tabel is uitleg gegeven over de mogelijkheden. Optie Gebruik Bank-/Giroboek Koppeling met financiële administratie (Alleen in combinatie met Gebruik Bank- /Giroboek ) Gebruik incasso Bankrekening incasso Standaard import protocol Omschrijving Hiermee bepaalt u of u de kerkbijdrage ontvangsten via het bank-/giroboek in Navision wilt verwerken, deze optie is noodzakelijk als u uw bankmutaties elektronisch inleest. Gebruik deze optie altijd in combinatie met incasso s aangezien u de incasso s heel eenvoudig in het bank-/giroboek verwerkt. Indien u de koppeling met de boekhouding heeft uitgeschakeld kunt u naast het bank-/giroboek ook handmatig ontvangsten invoeren in het scherm Kerkbijdrage per debiteur (Zie kerkbijdrage proces). Indien dit vinkje is ingeschakeld worden in de boekhouding boekingen gedaan. Deze boekingen zorgen voor een automatische aansluiting tussen de boekhouding en de kerkbijdrage module. Indien u het vinkje niet heeft aanstaan zal de boekhouder de kerkbijdrage moeten boeken vanaf het bankafschrift. Deze optie is alleen mogelijk indien de optie Gebruik bank-/giroboek actief is (Zie kerkbijdrage proces). Let op de keuze hier is een fundamentele het is niet te bedoeling deze instelling gedurende het gebruik van de module te wijzigen. Wijzigen leiden tot inconsistentie van de gegevens met name in de boekhouding. Indien u incasso s wilt uitvoeren moet u deze optie inschakelen. Dit is uw bankrekening die gebruikt wordt bij de incasso s. Indien u dit veld leeg laat kunt u bij het incassoproces uw keuze maken. Zie bijlage 1 hoe u het bankrekeningnummer van de BANK-KB kunt wijzigen. Daarnaast is dit de bankrekening die automatisch in het Bank-/Giroboek wordt geopend. Het gekozen importprotocol wordt gebruikt bij het importeren van een afschrift. Als er geen keuze is gemaakt, kan tijdens het proces worden gekozen. Pagina 5.2-1

40 Standaard omschrijving kerkbijdrage Standaard omschrijving kerkbijdrage optie Transactie wijze incasso Kopiëren van een bestaande Kerkbijdrage lijst Bij het aanmaken van de incasso worden deze omschrijving standaard meegenomen. Indien u %1 toevoegt in de omschrijving wordt deze vervangen door de optie die u in het volgende veld heeft geselecteerd. Bijvoorbeeld: Kerkbijdrage %1. De waarde van deze optie wordt ingevoegd in de omschrijving i.p.v. %1. U heeft hier de volgende mogelijkheden: Maand, Kwartaal, Jaar, Half jaar en twee maanden. Bijvoorbeeld: Maand in combinatie met de omschrijving Kerkbijdrage %1. De omschrijving wordt nu voor de maand januari: Kerkbijdrage januari. Hier selecteert u de transactie wijze die u gebruikt bij de incasso. In bijna alle gevallen zult u hier INC kiezen. In uitzonderlijke gevallen hebben parochies meerder incasso transactiewijzen. Hier kunt u instellen welke gegevens bij het kopiëren van een kerkbijdragelijst worden gekopieerd. U heeft drie opties: frequentie, bedrag en of u geblokkeerde klanten kopieert. 5.3 Kerkbijdrageproces In het snelmenu vindt u als tweede optie Kerkbijdrage proces. In dit scherm zijn globaal de verschillende stappen binnen de kerkbijdrage module benoemd. Aan de linkerkant van het scherm zijn de verschillende stappen zichtbaar. In het midden van het scherm vindt u knoppen die direct toegang bieden tot een scherm of een functie gevolgd door een scherm. Indien van toepassing staat rechts naast de knop tekst en uitleg. Tot slot vindt u geheel rechts een aantal kengetallen met betrekking tot het actieve kerkbijdragescherm. Een aantal stappen is afhankelijk van de instellingen van de module kerkbijdrage. Zo is het niet mogelijk een bankafschrift te importeren indien u géén gebruikmaakt van bankafschriften (eerste optie in de instellingen). Pagina 5.3-2

41 6 OVERZICHT STAPPENPLANNEN In dit hoofdstuk staat een overzicht van alle stappenplannen waaruit de rest van deze handleiding is opgebouwd. Hier kunt u eenvoudig zien welke stap u op een bepaald moment moet uitvoeren en waar u deze stap in de handleiding kunt terugvinden. Zo vormt dit overzicht de spil van al uw activiteiten binnen de module kerkbijdrage. Algemene acties zoals het zoeken van een bepaalde debiteur of het boeken van een bankafschrift zijn beschreven in hoofdstuk 7. In het vervolg worden deze stappen als bekend verondersteld en zullen slechts summier beschreven staan. In het overzicht vindt u in de eerste kolom het hoofdstuk, de tweede kolom geeft het paragraafnummer weer en bij de omschrijving vindt u een korte uitleg. Hfst Omschrijving stappenplan Versie H7 Algemene stappen Zoeken: Debiteur G.P.J. Verbleek vanuit het Bank-/Giroboek Zoeken: Debiteur G.J. Tilanus vanuit het kerkbijdragescherm Zoeken: Contactpersoon P.M. Oostervank in het Contactpersoonoverzicht Filteren: Maandelijkse acceptgiro s in het kerkbijdragescherm Boeken: Bank-/Giroboek 2.0 H8 Samenstellen Kerkbijdragescherm Middels Segment Kopie vorige scherm Handmatig 2.0 H9 Kerkbijdragescherm Inleiding Nieuw Kerkbijdragescherm aanmaken (optioneel) Kerkbijdragescherm in detail Invoeren toezeggingen 2.0 H10 Acceptgiro s Acceptgiro s aanmaken 2.0 H11 Incasso s Incasso s aanmaken en verwerken (ongefilterd) Incasso s aanmaken en verwerken (gefilterd) Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek Incasso s verwerken Bank-/Giroboek bij saldo tekort Incasso s verwerken Bank-/Giroboek storno (terugvordering) Incassorun annuleren bij Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst 2.0 H12 Ontvangsten Inleiding Ontvangsten invoeren rechtstreeks in Kerkbijdrage per debiteur Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek Ontvangsten met incasso s invoeren in Bank-/Giroboek Elektronische Bankafschriften importeren Ontvangsten parochianen zonder debiteur KB Ontvangsten parochianen zonder actieve debiteur KB Ontvangsten andere jaren Correctie foutief geboekte ontvangsten via Memo-KB 2.0 Pagina 6-1

42 13 Rapportage Kerkbijdrage per debiteur Kerkbijdrage per type Kerkbijdrage per frequentie Kerkbijdrage informatie / Kaski informatie Controlerapport geboekte KB 2.0 Bijlage A Bijlage 1 Wijzigingen Bank-KB 2.0 Bijlage B Bijlage 2 Boekingsgang kerkbijdrage 2.0 Pagina 6-2

43 7 ALGEMENE STAPPEN In dit hoofdstuk vindt u algemene stappenplannen. Dit zijn stappenplannen die u nodig heeft om bijvoorbeeld een debiteur te zoeken, maar ook de filtermogelijkheden van hoofdstuk 3 zijn hier concreet in een stappenplan uitgewerkt. Het zou wenselijk zijn als u na enige ervaring met Navision deze stappen moeiteloos kunt verrichten zonder iedere keer dit hoofdstuk te raadplegen. Eventueel kunt u deze algemene stappen uitprinten en invoegen in de stappenplannen van de volgende hoofdstukken. 7.1 Zoeken: Debiteur G.P.J. Verbleek vanuit het Bank-/Giroboek In dit voorbeeld is het uitgangspunt het Bank-/Giroboek. U bent hier het bankafschrift aan het invoeren en wilt de kerkbijdrage bij parochiaan G.P.J. Verbleek invoeren. In het onderstaande stappenplan is beschreven hoe u deze parochiaan kunt vinden. Zie voor een volledige beschrijving van de invoer van het bankafschrift stappenplan 12.3 Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek. Stap 0. Openen Bank-/Giroboek voor de BANK-KB Snelmenu: Bank-/Giroboek Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek Afhankelijk van de kerkbijdrage instellingen (veld Bankrekening incasso ) krijgt u direct het Bank- /Giroboek te zien of dient u een keuze te maken in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht. In de meeste gevallen zal dit de BANK-KB (Bank voor kerkbijdrage) zijn. Na het bevestigen van uw keuze opent het Bank-/Giroboek. Stap 1. Selectie voor Klant In het Bank-/Giroboek zijn al vijf regels ingevoerd. U bent met de zesde regel bezig. Hier kiest u voor Klant in de regels bij de kolom Rekeningsoort. Ga verder naar de kolom Rekeningnr., hier kunt u dus nu een debiteur (klant) invoeren. Pagina 7-1

44 Stap 2. Openen Debiteurenoverzicht In de kolom Rekeningnr. klikt u op het pijltje (Lookup knop). Het debiteurenoverzicht is nu geopend. Stap 3. Voorafgaand aan het zoeken Klik in de kolom waarmee u wilt zoeken, in dit geval de kolom Naam. Op de statusbalk is zichtbaar waar de cursor zicht bevindt, in de kolom Naam bij debiteur J.A. van der Veer. Let op u kunt op gelijksoortige manier op andere kolommen zoeken bijvoorbeeld de kolom Code bankrekening kan erg handig zijn. Pagina 7.1-2

45 Stap 4. Het daadwerkelijke zoeken Open het zoekscherm door op Ctrl-F te drukken of klik op de verrekijker in de knoppenbalk. Het zoekscherm is geopend en kan er als volgt uit (eventueel staan Zoeken in en de vinkjes anders ingesteld): De titelbalk vermeldt in welk veld u aan het zoeken bent, in dit geval het veld Naam. Stap 5. Zoekparameters invoeren Type bij Zoeken naar de zoekterm Verbleek in. Klik vervolgens op Eerste zoeken, het resultaat is zichtbaar in het debiteurenoverzicht. Merk op dat het selectiepijltje de debiteur KL G.P.J. Verbleek aanwijst. Onderin het debiteurenoverzicht kunt u met OK de selectie bevestigen. Hiermee wordt het overzichtsscherm gesloten en keert u terug naar het Bank-/Giroboek. Pagina 7.1-3

46 Stap 6. Het resultaat in het Bank-/Giroboek Terug in het Bank-/Giroboek ziet u nu in de kolom Rekeningnr. het nummer KL Geef een Tab, Enter of klik in een andere kolom om de rekening te bevestigen. Nu wordt de kolom Omschrijving gevuld en eventuele dimensies verschijnen in het onderste gedeelte van het memoriaalscherm. Nu kunt u verder gaan met de rest van de regel. Pagina 7.1-4

47 7.2 Zoeken: Debiteur G.J. Tilanus vanuit het kerkbijdragescherm In dit voorbeeld is het uitgangspunt het kerkbijdragescherm. U wilt de ontvangsten invoeren bij parochiaan G.J. Tilanus. Deze invoer doet u niet rechtstreeks in het kerkbijdragescherm, maar in het het scherm Kerkbijdrage per debiteur. In het onderstaande stappenplan is beschreven hoe u deze parochiaan kunt vinden op basis van zijn bankrekeningnummer Zie voor een volledige beschrijving van de invoer van ontvangsten stappenplan 12.2 Ontvangsten invoeren rechtstreeks in Kerkbijdrage per debiteur. Dit stappenplan is alleen relevant indien de koppeling met de boekhouding niet actief is. Stap 0. Openen kerkbijdragescherm voor L. Dissel. Snelmenu: Kerkbijdrage Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage In ons voorbeeld starten we vanaf de eerste debiteur L. Dissel. Selecteer deze door in de regels te klikken en met Ctrl+Home naar de eerste regel gaan. Of gebruik de pijltjes toetsen of Page Up toets om naar de eerste regel te gaan. Na deze actie wijst de selector (rode cirkel) de eerste regel met debiteurnummer KL Let op in uw eigen kerkbijdrage hoeft u niet naar de eerste regel te gaan, maar start u direct met het zoeken van de G.J. Tilanus. Pagina 7.2-1

48 Stap 1. Voorafgaand aan het zoeken Klik in de kolom waarmee u wilt zoeken, in dit geval de kolom Bankrekening Code. Op de statusbalk is zichtbaar waar de cursor zicht bevindt, in de kolom Bankrekening Code. Stap 2. Het daadwerkelijke zoeken Open het zoekscherm door op Ctrl-F te drukken of klik op de verrekijker in de knoppenbalk. Het zoekscherm is geopend en zie er als volgt uit: De titelbalk vermeldt in welke veld u aan het zoeken bent, in dit geval het veld Bankrekening code. Pagina 7.2-2

49 Stap 3. Zoekparameters invoeren Type bij Zoeken naar de zoekterm in. Klik vervolgens op Eerste zoeken, het resultaat is zichtbaar in het kerkbijdragescherm. Merk op dat het selectiepijltje de debiteur KL G..J. Tilanus aanwijst. U heeft nu de juiste regel gevonden en kunt naar het scherm Kerkbijdrage per debiteur om de ontvangsten in te voeren. Sluit het zoekscherm. Pagina 7.2-3

50 Stap 4. Kerkbijdrage per debiteur openen, gebruiken en opnieuw zoeken. In het kerkbijdragescherm kunt u nu naar de kerkbijdrage van debiteur G.J. Tilanus door op de knop Kerkbijdrage kaart te klikken of Shift+F5 in te toetsen. Het scherm.. G.J. Tilanus - Kerkbijdrage per debiteur wordt nu getoond. Verwerk nu de mutaties van debiteur G.J. Tilanus. Indien u de volgende debiteur RK Basisschool Kard. Alfrink met bankrekening wilt vinden hoeft u het scherm Kerkbijdrage per debiteur niet te sluiten. U klikt het bankrekeningnummer aan (rode kader) en start het zoekscherm net als beschreven in stap 2 en 3. Het enige verschil is dat u nu zoekt op het veld Bankrekening nummer en niet op het veld Bankrekening code. Pagina 7.2-4

51 7.3 Zoeken: Contactpersoon P.M. Oostervank in het Contactpersoonoverzicht In dit voorbeeld is het uitgangspunt het contactpersoonoverzicht. U komt dit scherm op meerdere plekken in de module tegen. Hier is gekozen om eenvoudig het scherm te openen via het snelmenu of via het navigatiedeelvenster. U bent hier een bankafschrift aan het invoeren en wilt de debiteur L. van der Aa invoeren. In het onderstaande stappenplan is beschreven hoe u dit kunt doen. Stap 1. Open Contactpersoonoverzicht. Snelmenu Instellingen/Stamgegevens Contactoverzicht; Of Navigatiedeelvenster Selecteren voor kerkbijdrage Contactpersoonoverzicht Klik in dit scherm in de Naam kolom (rode cirkel). In het voorbeeld is hierdoor Gemeente Amsterdam geselecteerd. U kunt dit controleren door links in de statusbalk kijken. Stap 2. Open zoekscherm. Klik in de werkbalk op de verrekijker of gebruik de toets combinatie Ctrl-F. Het zoekscherm opent zich, let op dat het Naam Zoeken betreft. Indien hier iets anders staat bent u uit een andere kolom gestart. Pagina 7.3-1

52 Stap 3. Zoekterm en zoekopties ingeven. Type oostervank in bij de Zoeken naar. Stel vervolgens de opties op Gedeelte van veld in en haal het vinkje bij Hoofdlettergevoelig weg. Het zoekscherm zou nu gelijk moeten zijn met de afbeelding Stap 4. Het daadwerkelijke zoeken Druk op Enter of klik op Eerste zoeken om het zoeken te starten. Het resultaat is direct te zien in het contactpersoonoverzicht dat op de achtergrond zichtbaar is. Indien meerdere regels voorkomen met de naam oostervank kunt u de volgende zoeken door nogmaals op Enter te drukken of op Volgende zkn. te klikken. Pagina 7.3-2

53 Stap 6. Eventueel het zoekresultaat bevestigen. Eventueel heeft u het contactpersoonoverzicht geopend vanuit een ander scherm bijvoorbeeld het scherm Segment. Dan heeft u de mogelijkheid het zoekresultaat te bevestigen met OK. Hierdoor wordt het nummer van de contactpersoon meegenomen naar het segment (zie stappenplan 8.1b Handmatig muteren). Pagina 7.3-3

54 7.4 Filteren: Maandelijkse acceptgiro s in het kerkbijdragescherm In dit voorbeeld is het uitgangspunt het kerkbijdragescherm. Op dit scherm wordt in het stappenplan de filter aangebracht zodat alleen de regels zichtbaar zijn met de maandelijkse acceptgiro s. In de praktijk kunt u dit doen voor elke transactiemodus en frequentie. Stap 1. Openen kerkbijdragescherm Snelmenu Kerkbijdrage Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage Klik in de kolom Code transactiemodus de waarde ACC aan, dit zal een willekeurige regel zijn (zie rode kader). In de afbeelding is dit de tweede regel. Stap 2. Veldfilter ACC aanbrengen. Klik in de knoppenbalk op Veldfilter of druk op F7. Hiermee wordt de veldfilter geopend, deze bevat nu de waarde ACC. Klik op OK om de filter te bevestigen. Pagina 7.4-1

55 Stap 3. Resultaat veldfilter transactiemodus = ACC. Het resultaat van deze filter zijn vier regels met code transactiemodus ACC. Stap 4. Filter op Frequentie = Maand. Zorg dat de cursor in de kolom Frequentie staat bij een waarde Maand. Dit bereikt u door op maand te klikken. In de afbeelding staat de cursor in de bovenste regel met de waarde Maand. Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het veldfilterscherm opent zicht voor het veld Frequentie (zie titelbalk). De ingestelde waarde is gelijk aan Maand. Klik op OK om de filter toe te passen en het veldfilterscherm te sluiten. Het resultaat van de filter zijn twee regels in het kerkbijdragescherm. Pagina 7.4-2

56 Stap 5. Oproepen actieve filter, het tabelfilterscherm Na stap 2 uit dit stappenplan is een filter actief op het kerkbijdragescherm. Dit is zichtbaar in de status balk aan het woord FILTER. Wilt u weten welke filter actief is kunt u dit zien in de tabelfilter. Open nu de tabelfilter door in de knoppenbalk op het icoontje, 2 keer 3 puntjes met ertussen een horizontale streep te klikken of door Ctrl+F7 in te toetsen. Het tabelfilterscherm opent zicht voor het kerkbijdragescherm. Het ingestelde filter is hier te zien. Per regel staat een veld en de ingestelde waarde. Eventueel kunt u hier het filter aanpassen door in de tweede kolom de filterwaarde aan te passen. Of u kunt op een lege regel een ander veld filteren. Klik op OK of Annuleren en keer terug naar het kerkbijdragescherm. Stap 6. Filters verwijderen Tot slot wilt u de filters van het scherm verwijderen. Klik hiervoor op de knop met de drie streepjes of toets Shift+Ctrl+F7 in. Normaliter verdwijnt hiermee op de statusbalk de filterindicatie (het woord FILTER). Echter in het kerkbijdragescherm zult u in de regels altijd een actieve filter aantreffen. Dit is een geprogrammeerde filter die voor u als gebruiker niet zichtbaar en niet te verwijderen is. Deze filter zorgt ervoor dat u in de regels slechts de regels ziet behorend tot dit kerkbijdragescherm (in het voorbeeld KB ). Pagina 7.4-3

57 7.5 Boeken: Bank-/Giroboek In dit stappenplan wordt uitvoerig ingegaan op het boeken van het Bank-/Giroboek. Welke mogelijkheden heeft u en welke mogelijkheden zijn verplicht. Het boeken in Navision is een essentiële stap, hiermee creëert u de daadwerkelijke posten. Oftewel als u geen boekingen doet in Navision, maar slechts de bedragen invoert in het Bank-/Giroboek zullen er geen ontvangsten zichtbaar zijn in de kerkbijdragemodule. Let op indien u de koppeling met de boekhouding niet heeft ingeschakeld kunt u ook rechtstreeks in het scherm kerkbijdrage per debiteur de ontvangsten invoeren. Naast het boeken van een bankafschrift vindt u het boeken ook terug bij het memoriaal voor de kerkbijdrage. Werkwijze hiervan is analoog aan deze beschrijving. Stap 1. Open Bank-/Giroboek. Snelmenu Bank-/Giroboek. Navigatiedeelvenster Bank-/Giroboek. Indien u in de instellingen van de kerkbijdragemodule een bankrekening voor de kerkbijdrage heeft ingesteld wordt automatisch het Bank-/Giroboek van deze bank geopend. Indien u dit niet heeft gedaan moet u eerste een keuze maken: Selecteer de juiste bank (in het voorbeeld BANK-KB) en klik op OK om uw keuze te bevestigingen. Het Bank-/Giroboek wordt geopend. Voor het invoeren van een bankafschrift kunt u stappenplan 12.3 terecht. Hier is het uitgangspunt een reeds volledig ingevoerd bankafschrift. Pagina 7.5-1

58 Stap 2. Controlelijst afdrukken Kies via de knop Boeken voor controlelijst. Hiermee opent het rapport Dagboek Controle. Hier kunt u filters instellen (zie tabelfilter paragraaf 3.3). Bij het rapport Dagboek Controle staan deze filters echter al goed en kunt u direct verder met afdrukken. Kies onderin het scherm voor Afdrukken om het rapport naar een printer te sturen of voor Voorbeeld om het rapport op het scherm zichtbaar te maken. De controlelijst toont in detail de voorgenomen boeking. Indien fouten aanwezig zijn, bijvoorbeeld het ontbreken van verplichte dimensies of het niet in evenwicht zijn van de boeking, zijn deze onder de betreffende regel zichtbaar. Corrigeer de eventuele fouten. Onderin het afdrukvoorbeeld vindt u navigatie mogelijkheden. Hier kunt u in- en uitzoomen of gemakkelijk wisselen van pagina. Pagina 7.5-2

59 Stap 3. Boeken Kies via de knop Boeken voor Boeken. U wordt gevraagd een bevestiging te geven. Na de bevestiging worden de dagboekregels geboekt. Het scherm Bank-/Giroboek is leeg na de boeking, dit scherm is slechts voor de invoer. De ontvangsten zijn nu zichtbaar in het kerkbijdragescherm. Pagina 7.5-3

60 Pagina 7.5-4

61 8 SAMENSTELLEN KERKBIJDRAGESCHERM In dit hoofdstuk zijn de mogelijkheden beschreven voor het samenstellen van de kerkbijdragelijst. Oftewel hoe kunt u alle contactpersonen die met de kerkbijdrage meedoen in het kerkbijdragescherm krijgen. In het scherm Kerkbijdrage proces zijn de drie varianten aangegeven. Middels segment is een automatische manier waarbij een selectie vanuit ledenbeheer wordt overgezet naar het kerkbijdragescherm (zie paragraaf 8.1) Middels vorige lijst wordt een kopie gemaakt van het actieve kerkbijdragescherm (zie paragraaf 8.2); Middels handmatig opent het actieve kerkbijdragescherm waar u vervolgens handmatig wijzigingen kunt doorvoeren (zie paragraaf 8.3). 8.1 Middels Segment Snelmenu Kerkbijdrage proces Middels segment. Navigatiedeelvenster Selecteren voor kerkbijdrage Segmenten. Het scherm Segment biedt u de mogelijkheid selectie te maken op basis van het ledenbestand. Zo kunt u met een segment eenvoudig alle contactpersonen selecteren die de mailinggroep KB hebben. Mailinggroepen zijn codes die u aan een contactpersoon toevoegt en waarmee u groepen vormt in uw ledenbestand, bijvoorbeeld voor het parochieblad. Het doel van de gemaakte selectie is dat u de geselecteerde contactpersonen eenvoudig overzet naar het kerkbijdragescherm. Hierdoor hoeft u niet één voor één de contactpersonen toe te voegen. In het segment heeft u twee manieren om de contactpersonen toe te voegen of te verwijderen: Automatisch muteren via de functies segment... (8.1a Automatisch muteren). Handmatig rechtstreeks muteren in het segment (8.1b Handmatig muteren Pagina 8-1

62 8.1a Automatisch muteren Het automatisch of groepsgewijs vullen van het segment met contactpersonen doet u met behulp van de functies segment Hier zijn meerdere functies beschikbaar voor het toevoegen, verwijderen van contactpersonen. Stap 1. Open segment en maak nieuwe aan Snelmenu Kerkbijdrage proces Middels segment Selecteren voor kerkbijdrage Segmenten. Het laatst gebruikte segment is nu geopend: Voeg een nieuw segment toe met F3 of Nieuw in de werkbalk. Let op dat de cursor hierbij in de kop van het segment staat. Dit kunt u eenvoudig bewerkstelligen door met de cursor ergens in de kop van het scherm te klikken (rode cirkel). In de statusbalk kunt u controleren in welk veld de cursor staat, in het voorbeeld is dit het lege veld Kerkbijdrage Nr.. Het nieuwe segment is geopend, zie afbeelding, de nummerreeks is automatisch. Laat het veld Nr. leeg en klik in het veld Omschrijving. Automatisch zal het veld Nr. gevuld worden met het volgende nummer in het voorbeeld is dit SGM Pagina 8.1-2

63 Stap 2. Kop segment invullen Vul nu de rest van de kop van het segment in, bijvoorbeeld zoals in afbeelding. De Par.medewerker heeft geen functie binnen de selectie voor de kerkbijdrage en mag leeg blijven. Met het veld Kerkbijdrage Nr. maakt u een koppeling met één van de kerkbijdrageschermen. Deze koppeling is essentieel voor het overzetten van de contactpersonen naar het kerkbijdragescherm. Door middel van het (lookup)pijltje opent u het overzicht met kerkbijdrageschermen en kunt u eenvoudig een keuze maken. Kies hier KB en bevestig de keuze met OK of dubbelklik op uw keuze. Let op; eventueel dient u een kerkbijdragescherm aan te maken voordat u hier een selectie kunt maken, zie stappenplan 9.2 Nieuw Kerkbijdragescherm aanmaken (optioneel). Nu bent u klaar met het aanmaken van het segment en kunt u met de selectie beginnen. Stap 3. Selectie maken via contactpersoon toevoegen Open het scherm `Contactpersonen toevoegen via Functies Segment Contactpersonen toevoegen. Het scherm Contactpersonen toevoegen is een uitgebreid filter scherm. U kunt hier verspreid over 8 tabbladen filters invoeren. Op het tabblad Algemeen staan standaard filters ingesteld om alleen actieve of nieuwe leden van uw parochie te selecteren. In ons voorbeeld willen we alle hoofden selecteren die een mailinggroep KB hebben. Pagina 8.1-3

64 Klik in de kolom Filter bij het veld Soort. Als u met de cursor op het optievinkje (rode cirkel) klikt worden de twee opties zichtbaar (rode kader) klik op Hoofd om uw keuze te bevestigen. Activeer het tabblad Mailinggroep door op de bewuste tab te klikken. Nu kunt eenvoudig de filter KB in vul in de respectievelijke kolom. Of u maakt gebruik van het (lookup) pijltje waarmee u het overzichtscherm Mailinggroep opent. Maak hier uw keuze door de regel met KB Kerkbijdrage aan te klikken en met OK te bevestigen of rechtstreeks door op KB te dubbelklikken. U keert terug naar het scherm Contactpersonen toevoegen op het tabblad Mailgroep. Nu mag u de ingestelde filter bevestigen door op OK te klikken. U keert terug naar het segment waar het resultaat zichtbaar is. In het voorbeeld heeft de actie 7 regels opgeleverd, dit is zichtbaar rechtsbovenin het scherm. Het aantal criteria staat op 1 oftewel het aantal uitgevoerde acties. Pagina 8.1-4

65 Stap 4. Opmerkingen gebruik scherm Contactpersoon toevoegen. Let goed op dat u bij het filteren, in het scherm Contactpersoon toevoegen pas op OK klikt als de volledige filter is ingesteld. Als u na instellen van de filter Hoofd bij het veld Soort op OK klikt worden alle hoofden opgehaald, dit zijn er veel meer dan 7 namelijk 15. Als u vervolgens nogmaals de functie Contactpersonen toevoegen uitvoert met de filter KB bij Mailinggroep dan zullen nog 7 regels worden toegevoegd. In het totaal heeft u op deze manier 22 regels toegevoegd. Terwijl in stap 3 bij het toepassen van de gecombineerde filter slechts 7 regels worden toegevoegd. Mocht u toch onverhoopt fouten maken kunt u gemakkelijk een criterium (actie) terugdraaien. Kies hiervoor: Functies Segment Ga Terug. Met deze functie draait u de laatste actie terug. Voordat daadwerkelijk de actie wordt teruggedraaid verschijnt de volgende melding: Klik op Yes om de actie terug te draaien. Heeft u meerdere fouten gemaakt dan herhaald u deze functie. Na het doorlopen van dit stappenplan kunt u handmatig aanpassingen aanbrengen in het segment. Hiervoor is het volgende stappenplan (8.1b Handmatig muteren) uitgewerkt. Of u heeft de mogelijkheid het resultaat over te zetten naar het kerkbijdragescherm, voor een beschrijving zie stappenplan 8.1c Overzetten segment naar kerkbijdragescherm. Pagina 8.1-5

66 8.1b Handmatig muteren Handmatig vullen van een segment is simpel gezegd het toevoegen of verwijderen van regels in het segment. In het stappenplan zijn twee regels toegevoegd beide volgens verschillende werkwijze. Stap 1. Open segment en klik nieuwe regel aan. Snelmenu Kerkbijdrage proces Middels segment Selecteren voor kerkbijdrage Segmenten. Het laatst gebruikte segment is nu geopend in ons voorbeeld is dit het segment na het uitvoeren van stap 8.1a Automatisch muteren (uiteraard geldt deze beschrijving voor ieder ander segment). Klik nu in de kolom contactpersoonnr. (contact ) onder de onderste regel, dit is de nieuwe regel die u gaat toevoegen. Klik op het (lookup) pijltje, hierdoor wordt het contactpersoonoverzicht geopend. Stap 2. Dhr. G. Bleumink zoeken In het contactpersoonoverzicht zoekt u dhr. G. Bleumink en bevestigt uw keuze door op OK te klikken of te dubbelklikken op het nummer van de bewuste regel. Voor een uitgebreide beschrijving van het zoeken kunt u terecht in stappenplan 7.3. Bevestig het resultaat door op OK te klikken of door te dubbelklikken op de bewuste regel. Pagina 8.1-6

67 Stap 3 Regel invoegen vervolg. U bent teruggekeerd naar het segment (zie afbeelding). Klik in een regel in een andere kolom of druk op Enter of Tab. De regel wordt nu definitief. Eventueel als u nog meer regels wilt invoeren kunt u ook direct in volgende lege regel klikken. Het resultaat is in de afbeelding zichtbaar. Pagina 8.1-7

68 8.1c Overzetten segment naar kerkbijdragescherm. Na het vullen van het segment beschreven in de stappenplannen 8.1a Automatisch muteren en 8.1b Handmatig muteren is hier beschreven hoe u de selectie overzet naar het kerkbijdragescherm. Uitgangspunt hierbij is dus het resultaat van de twee vorige stappenplannen. Zie hoofdstuk 9 Kerkbijdragescherm. Stap 1. Functie Segment naar kerkbijdragescherm. Nu is de selectie klaar en kan u de contactpersonen overzetten naar het kerkbijdragescherm. Dit doet u eenvoudig met behulp van de functie Segment naar Kerkbijdragescherm. Hiermee worden alle contactpersonen overgezet naar het kerkbijdragescherm dat in de kop is geselecteerd (rode kader). Let op indien een contactpersoon nog geen debiteur voor de kerkbijdrage heeft wordt deze automatisch aangemaakt bij het uitvoeren van de functie. Daarnaast krijgt de contactpersoon de mailinggroep KB betekend dat deze meedoet met de kerkbijdrage. Tijdens het uitvoeren van de functie zie u een teller meelopen. Resultaat van de functie is te zien in het onderstaande kerkbijdragescherm. Pagina 8.1-8

69 8.2 Kopie vorige scherm In de vorige paragraaf is beschreven hoe u het kerkbijdragescherm kunt vullen via het segment, waarbij u op eenvoudige wijze een selectie kunt maken vanuit het ledenbestand. Naast deze mogelijkheid heeft u ook de mogelijkheid een kopie te maken van het actieve kerkbijdragescherm. Zie voor meer uitleg over het kerkbijdragescherm hoofdstuk 9 Kerkbijdragescherm. Indien u om wat voor reden dan ook de behoefte heeft om een nieuwe kerkbijdragelijst aan te maken kunt u gebruikmaken van deze optie. Aangezien het kerkbijdragescherm doorlopend is hoeft u niet ieder jaar een nieuw scherm aan te maken. Bij het kopiëren wordt een nieuw kerkbijdragescherm aangemaakt en worden op basis van de kerkbijdrage instellingen de regels gekopieerd. Bij de instellingen staat wat wordt gekopieerd. U heeft hier drie keuzes: Optie Frequentie kopiëren Bedrag kopiëren Geblokkeerde klanten kopiëren Omschrijving Indien u in de kopie van de kerkbijdragelijst de frequenties wilt meenemen dient u hier een vinkje te plaatsen Indien u in de kopie van de kerkbijdragelijst het bedrag wilt meenemen dient u hier een vinkje te plaatsen Indien u in de kopie van de kerkbijdragelijst de geblokkeerde klanten wilt overnemen dient u deze optie aan te vinken. Kopie maken kerkbijdragescherm In het scherm kerkbijdrageproces ziet u bovenin de drie optie voor het samenstellen van de kerkbijdragelijst. Optie Middels vorige lijst maakt een kopie van het actieve kerkbijdragescherm en plaatst het resultaat in een nieuw aangemaakt kerkbijdragescherm. Na het aanklikken van de knop Middels vorige lijst krijgt u de onderstaande vraag ter bevestiging: Pagina 8.2-1

70 Indien u Yes aanklikt zal daadwerkelijk de kopie worden gemaakt. Na deze actie wordt het scherm kerkbijdrage geopend bij het nieuwe kerkbijdragescherm (de kopie dus). Pagina 8.2-2

71 8.3 Handmatig Tot slot is in deze paragraaf beschreven hoe u handmatig het kerkbijdragescherm kunt aanpassen. Als u enkele contactpersonen wilt toevoegen is het onhandig hiervoor het segment te gebruiken, ook een kopie maken heeft dan weinig nut, in dat geval kunt u rechtstreeks in het kerkbijdragescherm uw mutaties aanbrengen. 8.3a Handmatig toevoegen bestaande kerkbijdrage debiteur L. Dissel. Stap 1. Open het scherm kerkbijdragescherm en nieuwe regel toevoegen. Snelmenu Kerkbijdrage of Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage Nu voegt u een nieuwe regel toe door op F3 te drukken of helemaal onderin het scherm op de eerste lege regel te klikken. Klik hierbij in de kolom Debiteurnr. Dit is het veld waarmee u regels kunt toevoegen. Voor de regel is een sterretje te zien, dit geeft aan dat het een nieuwe regel betreft. Pagina 8.3-1

72 Stap 2. Zoeken debiteurenoverzicht (L. Dissel). Via het (lookup) pijltje (rode cirkel) komt u in het debiteurenoverzicht Pagina 8.3-2

73 Stap 3. Zoek: mevrouw L. Dissel Klik in de kolom Naam en open het zoekscherm met Ctrl-F of in de werkbalk met de Verrekijker. Lees voor een uitgebreide beschrijving van het zoeken stappenplan 7.3, gebruik hierbij als zoekterm Dissel. Merk op dat u twee maal moet zoeken om mevrouw L. Dissel zichtbaar te krijgen. Stap 4. Keuze bevestigen en regel verder invoeren. Nadat mevrouw L. Dissel is gevonden klikt u op OK of dubbelklikt u op de regel om het debiteurennummer mee te nemen naar het kerkbijdragescherm. In de afbeelding is zichtbaar dat nummer is geselecteerd, druk op enter, tab of klik in de regel om de keuze te bevestigen. Merk op dat de sortering ervoor zorgt dat de regel direct van plaats wisselt. Pagina 8.3-3

74 8.3b Handmatig toevoegen niet bestaande kerkbijdrage debiteur. In het vorige stappenplan (8.3a Handmatig toevoegen bestaande kerkbijdrage debiteur) kan het voorkomen dat u een nieuwe contactpersoon wilt toevoegen die nog geen debiteur is voor de kerkbijdrage. Dit kunt u op een aantal manieren doen, stapsgewijs waarbij u eerst een KB debiteur aanmaakt en deze vervolgens opneemt in het actieve kerkbijdrage scherm. Gemakkelijker is het gebruik van de functie Koppelen aan actieve kerkbijdrage, deze functie doorloopt een aantal stappen waardoor de toegevoegde contactpersoon direct bruikbaar is in de kerkbijdrage. In dit stappenplan is de functie koppelen aan actieve kerkbijdrage beschreven. In deze beschrijving is als uitgangspunt de kerkbijdrage lijst gekozen. U kunt ook direct het contactpersoonoverzicht openen en van daaruit de contactpersoon toevoegen aan de actieve kerkbijdrage lijst. Stap 1. Open actieve kerkbijdragescherm. Snelmenu Kerkbijdrage. Of Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage. Zorg dat u in het actieve kerkbijdrage scherm bent. Indien dit niet het geval is kunt u via zoeken op het veld status de actieve kerkbijdrage lijst zichtbaar maken. Klik hiervoor in het veld status en start het zoeken met Ctrl+F of zoeken in de werkbalk. Voer de zoekterm actief in en klik op eerste zoeken, de actieve kerkbijdrage lijst is nu gevonden. Sluit het zoekscherm. Pagina 8.3-4

75 Stap 2. Open het contactpersoonoverzicht. Klik in de kerkbijdrage lijst in een nieuwe regel. Dit is de eerste lege regel of u voegt een nieuwe regel in met F3 of Nieuw uit de werkbalk. In de nieuwe regel zorg u ervoor dat de cursor in de kolom contactpersoon staat. Gebruik vervolgende het lookup pijltje om het contactpersoonoverzicht te openen. Stap 3. Zoek de juiste contactpersoon Zoek in het contactpersoonoverzicht de juiste contactpersoon. In ons voorbeeld gaat het om E. Feijen, voor een uitgebreide beschrijving van het zoeken kunt u in stappenplan 7.3 Zoeken: Contactpersoon P.M. Oostervank in het Contactpersoonoverzicht terecht. In de afbeelding is E. Feijen al geselecteerd. Pagina 8.3-5

76 Stap 4. Functie: Koppelen aan actieve kerkbijdrage. Nu u de juiste contactpersoon heeft geselecteerd kiest u voor de functie Koppelen aan actieve kerkbijdrage. Het scherm Toevoegen nieuwe deelnemer wordt zichtbaar. Stap 5 Invoeren scherm Toevoegen nieuwe deelnemer In het scherm Toevoegen nieuwe deelnemer kunt u stap voor stap de relevante gegevens invullen van de nieuwe kerkbijdrage deelnemer. In de afbeelding ziet u hoe het scherm is ingevuld: In het voorbeeld is geeft de parochiaan E. Feijen 5,= in februari, eventueel andere bedragen in het jaar 2015 dient u op de kerkbijdragekaart in te vullen. Let op deze stap is optioneel en kunt u eventueel overslaan. Als uw parochie niet met toezeggingen werkt en de ontvangsten niet met behulp van een elektronisch bankafschrift inleest dan hoeft u hier niets in te vullen. U krijgt nu wel twee meldingen, het bankrekeningnummer is mogelijk niet juist ingevuld en u dient de begindatum in te vullen. Uiteraard zijn beide meldingen juist aangezien u beide velden niet heeft ingevuld. Pagina 8.3-6

77 Stap 7.Resultaat stappenplan Het resultaat van dit stappenplan is dat debiteur KL is toegevoegd aan de actieve kerkbijdrage lijst (rode kader). Indien in Navision geen actieve kerkbijdrage lijst aanwezig was zal de debiteur alleen zijn aangemaakt. Stap 7a Resultaat stappenplan indien reeds debiteur aanwezig. Indien de contactpersoon reeds een debiteur heeft verschijnt de volgende foutmelding: Wilt u in dit geval het debiteurennummer checken dan kunt u de debiteurenkaart openen via de optie Klant/Leverancier/Bankrek. Onder de knop Contactp. In het voorbeeld wordt de volgende debiteurenkaart getoond. Pagina 8.3-7

78 Pagina 8.3-8

79 9 KERKBIJDRAGESCHERM 9.1 Inleiding In de module kerkbijdrage vormen het scherm Kerkbijdrage samen met het scherm Kerkbijdrage per debiteur de kern van de module. In het kerkbijdragescherm worden totalen getoond per debiteur. In het kerkbijdragescherm per debiteur vindt u de details per debiteur terug. In dit hoofdstuk is de werking van het kerkbijdragescherm en het kerkbijdragescherm per debiteur uitgelegd. In verschillende stappenplannen staat beschreven hoe u de verwachte bedragen (toezeggingen) kunt vastleggen. Pagina 9-1 Als uitgangspunt bij het kerkbijdragescherm is gekozen voor een doorlopend scherm, hiermee hoeft u niet voor ieder nieuw jaar een nieuw scherm aan te maken. In de kop van het scherm wisselt u eenvoudig naar een ander jaar door dit in te voeren (rode kader). Het scherm toont alleen de toezeggingen en ontvangsten die betrekking hebben op dit jaar. Wilt u andere jaren bekijken of bewerken dient u een ander jaar in te voeren. Het is nu niet noodzakelijk ieder jaar een nieuw kerkbijdragescherm aan te maken. In het geval de toezeggingen onveranderd blijven hoeft u in het kerkbijdragescherm alleen maar het jaar te wijzigen naar het volgende. Bij het jaarlijks wijzigen van de toezeggingen voegt u in het nieuwe jaar eenvoudig een nieuwe toezeggingsregel toe op het kerkbijdragescherm per debiteur. Op de volgende bladzijde vindt u een voorbeeld van beide situaties. Eerst een voorbeeld waarbij de toezegging niet verandert, vervolgens een voorbeeld waarbij jaarlijks andere toezeggingen worden gedaan. In paragraaf 9.2 (Nieuw Kerkbijdragescherm ) vindt u een gedetailleerde beschrijving van de twee schermen; Kerkbijdrage en Kerkbijdrage per debiteur. In paragraaf 9.4 (Invoeren toezeggingen) staan uitgebreide stappenplannen die u door het invoeren en wijzigen van toezeggingen heen loodsen. Let op slechts één Kerkbijdragescherm kunt u activeren, status is Actief. Deze status zorgt ervoor dat de geboekte ontvangsten van het Bank-/Giroboek in de kerkbijdrage zichtbaar worden. U dient dus alle parochianen waarbij u ontvangsten boekt in het kerkbijdragescherm op te nemen. Navision waarschuwt u als u een ontvangst boekt op een kerkbijdrage debiteur die niet in de actieve kerkbijdrage lijst voorkomt.

80 Voorbeeld gelijkblijvende toezegging In de afbeelding ziet u hoe op het kerkbijdragescherm per debiteur de toezeggingsregel vanaf 1 januari 2008 nog steeds actief is (rode kader). Inmiddels zijn we in 2015 en kunt u in het kader zien wat dit jaar ontvangen is. Pagina 9.1-2

81 Voorbeeld wijzigende toezegging In de afbeelding is te zien dat ieder jaar een nieuwe toezeggingsregel wordt ingevoerd. Momenteel is net de regel voor 2015 ingevoerd. In de verschillende kaders zijn de resultaten zichtbaar. Rechts bovenin ziet u de ontvangsten over de vorige jaren, in het regelgedeelte (midden) ziet u de opbouw van deze toezeggingen en tot slot ziet u links de invoer van de laatste toezeggingsregel. Het totaal voor het huidige jaar (2015) ziet u rechts in het kader, er zijn nog geen ontvangsten voor De ontvangst van januari wordt in de afbeelding net ingevoerd. Pagina 9.1-3

82 9.2 Nieuw Kerkbijdragescherm aanmaken (optioneel) Het aanmaken van een nieuwe kerkbijdrage lijst staat in dit stappenplan beschreven. Let wel dit is een optionele stap het is niet noodzakelijk elk jaar een nieuwe kerkbijdrage lijst aan te maken. Stap 1. Open kerkbijdrage lijst en maak nieuwe aan Snelmenu Kerkbijdrage of Navigatiedeelvenster kerkbijdrage De laatst gebruikte kerkbijdrage lijst wordt zichtbaar: Voeg de nieuwe lijst toe met F3 of Nieuw in de werkbalk. Let op dat de cursor hierbij in de kop van de kerkbijdrage lijst staat. Dit kunt u eenvoudig bewerkstelligen door met de cursor ergens in de kop van het scherm te klikken (rode cirkel). In de statusbalk kunt u controleren in welk veld de cursor staat, in het voorbeeld is dit het veld Nr.. De nieuwe kerkbijdrage lijst is geopend, zie afbeelding, de nummerreeks is automatisch. Laat het veld Nr. leeg en klik in het veld Omschrijving. Automatisch zal het veld Nr. gevuld worden met het volgende nummer in het voorbeeld is dit KB Vul een omschrijving. Zet de status op Actief en vul het jaar in. Dit laatste is belangrijk zie paragraaf 9.1 Inleiding en 9.3 Kerkbijdragescherm in detail. Het resultaat is: Pagina 9.2-1

83 9.3 Kerkbijdragescherm in detail Kerkbijdragescherm; kop. De kop van het scherm bevat de volgende velden. Veld Nr. Omschrijving Segmentnr. Status Jaar Totaal verwacht Totaal ontvangen Omschrijving Hier is het nummer van het kerkbijdragescherm vermeld. Dit nummer wordt automatisch genummerd met de nummerreeks KB. De nummering verloopt van KB tot en met KB Als u een nieuw kerkbijdragescherm aanmaakt krijgt dit het eerst volgende vrije nummer. De omschrijving die het kerkbijdragescherm heeft, het veld kunt u vrij muteren. Indien via een segment (zie stappenplan 8.1) een koppeling is gemaakt naar het kerkbijdragescherm is hier zichtbaar vanuit welk segment dit is gebeurt. Hier heeft u drie mogelijkheden: Open: start status hierin kunt alles wijzigingen en heeft u geen koppeling vanuit Bank-/Giroboek en dergelijke; Actief: status waarin u daadwerkelijk ontvangsten registreert, vanuit het Bank- /Giroboek is nu bekend welk kerkbijdragescherm actief is. Let op dat slechts één kerkbijdragescherm deze status tegelijkertijd mag hebben; Afgesloten: deze status geeft u het kerkbijdragescherm als u dit scherm niet meer wilt gebruiken, maar in verband met de historie en statistiek wilt u het niet verwijderen. Oftewel als u met een nieuw kerkbijdragescherm wilt gaan werken dient u het oude scherm eerst op Afgesloten te zetten voordat u het nieuwe scherm kunt activeren. Een jaarfilter waarmee u de ontvangsten (en toezeggingen) van een bepaald jaar zichtbaar maakt. Het totale bedrag aan verwachte ontvangsten oftewel het totaal van de toezeggingen. Het totale bedrag aan ontvangsten voor wat betreft het geselecteerde jaar. Kerkbijdragescherm, regels. De regels van het kerkbijdragescherm bevatten de volgende velden (kolommen). Pagina 9.3-1

84 Veld Contactpersoonnr. Debiteurnr. NAW gegevens Bankrekeningcode Bankrekeningnummer Klant Geblokkeerd Code transactiemodus Frequentie Ingangsdatum Einddatum Toegezegd bedrag Verschil toegezegd / ontvangen Omschrijving Dit is het nummer van de contactpersoon, het Navision-systeemnummer van uw parochiaan. Dit is het nummer van de bijbehorende kerkbijdragedebiteur. Met behulp van dit veld selecteert u de deelnemers aan de kerkbijdrage. Verdeeld over verschillende kolommen vindt u de NAW-gegevens (naam adres en woonplaats). Hier staat één van de bankrekeningcodes van de betreffende debiteur. Het is raadzaam om bij de invoer van de bankrekening dit code veld gelijk te houden aan het bankrekeningnummer. Heeft een debiteur meerdere bankrekeningen is in dit scherm de bankrekening zichtbaar waaraan de incasso of de acceptgiro s zijn gekoppeld. Het daadwerkelijk bankrekeningnummer van de parochiaan. Het is sterk aan te bevelen dit veld niet te gebruiken maar de bankrekeningcode. Dit omdat het niet mogelijk is om via deze kolom het bankrekeningnummer te wijzigen of een nieuwe toe te voegen. Via de kolom bankrekeningcode kunt u naar een overzichtsscherm waarin alle bankrekeningnummers van de parochiaan worden getoond. In dit scherm kunt u eenvoudig aanpassingen doen aan de bankrekeningnummers. De kerkbijdrage debiteuren kunnen op één manier geblokkeerd raken, als de mailinggroep KB wordt verwijderd bij de contactpersoon. De meest voorkomende oorzaak voor dit verwijderen is het overlijden van de contactpersoon. Handmatig is dit ook mogelijk via de functie Debiteur afmelden Deze functie vindt u op het scherm Contactpersoonoverzicht. Indien u na overlijden toch nog ontvangsten, terugbetalingen en/of correcties wilt doen op de debiteur dan dient u de blokkering te verwijderen, gebruik hiervoor de functie debiteur maken in het contactpersoonoverzicht. De manier waarop wordt betaald. Hier heeft u de volgende mogelijkheden: ACC: Acceptgiro; AUT: Automatische overschrijving, de parochiaan heeft zelf een automatische betaling ingesteld; CNT: Contant; INC: Incasso, de parochie geeft de bank opdracht bij de parochiaan geld van de rekening af te schrijven, uiteraard na goedkeuring parochiaan; OVS: Handmatige overschrijving, de parochiaan maakt zelf geld. Wanneer de parochiaan betaalt. U kunt hier kiezen uit de volgende mogelijkheden: jaar, half jaar, kwartaal, twee maandelijks, maandelijks, éénmalig en vrij. Op twee na verklaren de keuzes zichzelf. Éénmalig geeft u een ingangsdatum in en een bedrag op deze datum wordt dit bedrag verwacht, afhankelijk van de transactiemodus kan deze dan worden geïncasseerd of afgedrukt op acceptgiro of andersoortig. Bij de optie vrij heeft u handmatig de mogelijkheid de verwachte bedragen in te voeren. Betreft de ingangsdatum van de eerste toezegging van deze parochiaan geregistreerd in dit kerkbijdragescherm. Deze is gelijk aan 1 januari van het jaar waarop u met dit kerkbijdragescherm bent begonnen. Betreft de einddatum van de toezegging van de parochiaan geregistreerd in dit kerkbijdragescherm. Periodiek toegezegd bedrag voor het betreffende jaar. Het totaal aan toegezegde bedragen minus het totaal aan ontvangsten. Dit is gerelateerd aan de werkdatum, staat de werkdatum op mei dan zullen alle toezeggingen tot en met mei worden bekeken ten opzichten van alle ontvangsten tot en met mei. Pagina 9.3-2

85 Toegezegd januari Incasso januari Ontvangen januari Extra ontvangen Toegezegd bedrag per jaar Ontvangen per jaar Toegezegd bedrag januari. Indicatie die aangeeft of januari is geïncasseerd. Totaal van ontvangen bedragen januari. Totaal bedrag aan extra ontvangsten. Afhankelijk van de instellingen zijn dit bijvoorbeeld extra ontvangen bedragen bovenop het geïncasseerde bedrag. Daarnaast wordt deze kolom gevuld bij ontvangsten in een ander jaar. Totaal van alle toegezegde bedragen van dit jaar (op basis van het veld jaar uit de kerkbijdrage kop). Totaal ontvangen bedragen dit jaar (op basis van het veld jaar uit de kerkbijdrage kop). Pagina 9.3-3

86 9.4 Invoeren toezeggingen Indien uw parochie toezeggingen vastlegt dient u het stappenplan in deze paragraaf te volgen. De toezeggingen legt u per debiteur vast in het scherm Kerkbijdrage per debiteur. Oftewel het kaartscherm (Shift-F5) van een regel in het kerkbijdragescherm. Het kerkbijdragescherm is doorlopend, oftewel onafhankelijk van het jaar. Indien uw parochie met doorlopende toezeggingen werkt hoeft u slechts eenmalig de toezeggingen vast te leggen. Bij wijzigingen dient u voor de betreffende debiteur een nieuwe detailregel vast te leggen. Het eerste stappenplan beschrijft hoe u in een nieuw kerkbijdragescherm toezeggingen vastlegt bij uw parochianen. Uitgangspunt is het kerkbijdragescherm KB van hoofdstuk 1. Bij het invoeren van de toezeggingsregels dient u rekening te houden met de volgende basisregels: Zorg bij het aanmaken van een nieuwe kerkbijdrage lijst dat de werkdatum is ingesteld op of voor het gewenste jaar. Bij het aanmaken van een nieuwe kerkbijdrage lijst wordt de werkdatum als uitgangspunt genomen voor de datum van de totale jaarverwachting. Wilt u voor dit jaar toch allerlei toezeggingen invoeren dan kost u dit veel meer werk. Bij de invoer van toezeggingsregels is het aan te bevelen niet de begindatum te wijzigen, dit kan tot ongewenste resultaat leiden. In plaats hiervan voert u een nieuwe toezeggingsregel in met de correcte begindatum. Hierdoor zal de oude toezeggingsregel worden afgesloten. Eventueel dient u in deze afgesloten regel het bedrag in nul te wijzigen indien dit wenselijk is. Let op bij de invoer van een nieuwe toezeggingsregel met een begindatum voor een van de bestaande toezeggingstegels krijgt u een waarschuwing dat alle (bestaande toezeggings-) regels die in de toekomst liggen worden verwijderd. Let op dat hiermee ook de ontvangsten van deze regels worden verwijderd. Oftewel als iemand altijd per maand 10 euro betaalde en dan per april een jaarbedrag van 100 euro gaat betalen zal bij de invoer per 1-1 van een eerder jaar beide toezeggingsregel worden verwijderd. Indien bij één of beide regels al ontvangsten aanwezig waren zullen deze ontvangsten worden verwijderd. Gaat de nieuwe regel in per maart van hetzelfde jaar zal de jaarlijkse toezegging van 100 euro per april worden verwijderd inclusief eventuele ontvangsten. Pagina 9.4-1

87 9.4a Toezegging invoeren kerkbijdragescherm Stap 1. Open kerkbijdragescherm L. de Hoop. Snelmenu Kerkbijdrage. Of Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage. Zorg dat de regel met L. de Hoop is geselecteerd (zoals in de afbeelding zichtbaar). Druk vervolgens op Shift-F5 of klik op de knop Kerkbijdrage. Het kerkbijdragescherm van L. de Hoop wordt geopend. Pagina 9.4-2

88 Stap 2. Periodieke toezegging vastleggen L. de Hoop In het kerkbijdragescherm per debiteur zie u in de titelbalk welke kerkbijdragescherm de oorsprong is en welke debiteur het betreft, in ons voorbeeld L. de Hoop. In het regelgedeelte (rode stippellijn) zijn de toezeggingsregels zichtbaar van L. de Hoop in de afbeelding is dit een incomplete regel met de begindatum Deze datum is de eerste van januari behorende bij het jaar uit de werkdatum. Het invoeren van de toezeggingsregels doet u door de vier velden links in het scherm (rode kader) in te vullen. Doe dit als volgt: Ingangsdatum: dit veld geeft aan wanneer de eerste toezegging moet plaatsvinden. Indien deze niet gelijk is aan de getoonde datum voert u een nieuwe toezeggingsregel in (F3). Let op dat deze niet voor een begindatum ligt van één van de andere regels anders worden alle volgende (toekomstige regels) verwijderd inclusief alle ontvangsten; Frequentie: hier geeft u op hoe het periodieke bedrag is toegezegd. Hierbij heeft u de volgende keuzes: Jaar, half jaar, kwartaal, twee maandelijks, maand, eenmalig of vrij. Bij de keuze vrij toetst u de bedragen handmatig in bij de maanden. U kunt dan bijvoorbeeld 5,00 in februari vastleggen en 85,00 in oktober. Bedrag dit is het periodieke bedrag. Geeft u hier bijvoorbeeld 1,25 in en de frequentie is maand dan is in het jaar 15,00 toegezegd; Einddatum geeft aan wanneer deze toezegging stopt. Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer u een nieuwe periodieke toezegging invoer voor de debiteur. Bij mevrouw L. de Hoop voert u Maand bij frequentie en 1,25 bij bedrag. Pagina 9.4-3

89 Het resultaat van de invoer is in de afbeelding zichtbaar. Maandelijks is 1,25 toegezegd met ingangsdatum Iedere maand toont dit bedrag. In de toezeggingsregels is nu de incomplete regel aangevuld, in de kolom Verwacht zijn de maandtermijnen zichtbaar net als in de kolom Totaal verwacht Stap 3. Wijzigen periodieke toezegging L. de Hoop Indien mevrouw de Hoop zich bedenkt en vanaf juli niets meer wil betalen dan voert u een einddatum in. Het effect hiervan is zichtbaar in de volgende afbeelding. Nu stopt de toezegging op 30 juni 2015, hetgeen ook zichtbaar is in de kolommen. Pagina 9.4-4

90 Stap 4. Nieuw toezeggingsregel invoeren L. de Hoop Indien mevrouw de Hoop nu beslist om 50,00 per jaar in augustus te betalen dan voert u dit als volgt in. Klik in het veld ingangsdatum: Druk op F3 of Nieuw in de werkbalk. Voer de onderstaande nieuwe regel in: Stap 5. Resultaat invoer nieuwe toezeggingsregel. In het regel gedeelte (rode stippellijn) is de nieuwe regel zichtbaar met ingangsdatum 1 augustus In de kolom Verwacht is te zien dat in augustus 50,00 is toegezegd. In de kolom Totaal verwacht 2015 is het totaal van beide regels zichtbaar van januari tot en met juni 1,25 in augustus 50,00. Pagina 9.4-5

91 Stap 6. Navigatie in de toezeggingsregels. In het voorbeeld is een situatie geschetst waarbij een parochiaan gedurende een jaar zijn toezegging wijzigt. In het regelgedeelte (rode kader) is te zien dat voor deze parochiaan meerdere toezeggingsregels aanwezig zijn. De eerste loopt van januari tot en met juni en de tweede vanaf augustus. Het totaalresultaat is in het rechter kader (blauwe kader) te zien. Met de bladerfunctie uit de werkblak te gebruiken Kunt u door de bewuste regels bladeren. Eventueel kunt u de regels wijzigen of verwijderen. In het voorbeeld van mevrouw L. de Hoop betreft het een wijziging binnen één jaar, het is uiteraard ook mogelijk op dezelfde wijze elk jaar een nieuwe toezeggingsregel in te voeren. De oude regel wordt dan automatisch stopgezet. Let op indien u een toezegging heeft met een afwijkende begindatum, oftewel anders dan 1-1, kunt u het beste eerste een einddatum invullen de laatste van vorige maand. Stel u wilt de eerste kwartaalincasso in maart laten plaatsvinden dan vult 28-2 (of 29-2) als einddatum in. Vervolgens voegt u een nieuwe toezeggingsregel in (Stap 4) met een begindatum 1-3. Pagina 9.4-6

92 9.4b Toezeggingen invoeren bij andere debiteur kerkbijdragescherm In stappenplan 9.4a Toezegging invoeren kerkbijdragescherm, heeft u de toezegging ingevuld voor mevrouw L. de Hoop. Indien u nu bij `J. van der Veer met bankrekening een toezegging wilt vastleggen gebruikt u dit stappenplan om te wisselen van debiteur. Stap 1: Open kerkbijdragescherm J. van der Veer met bankrekening Indien u begint vanuit het vorige stappenplan bevindt u zich in het kerkbijdragescherm van L. de Hoop. In dit scherm wilt u naar J. van der Veer uit de kerkbijdragelijst. Deze parochiaan kunt u zoeken via het veld Klantnaam of Bankrekeningnummer, in dit stappenplan is een voorbeeld uitgewerkt voor het bankrekeningnummer voor de klantnaam gelden dezelfde stappen. Klik in het veld Bankrekeningnummer. Toets op Ctrl+F of klik op zoeken in de werkbalk. Het zoekscherm wordt geopend u kunt nu de algemene stappenplan 1.1 of 7.3 vindt u hoe u hiermee bankrekeningnummer kunt vinden. Pagina 9.4-7

93 Stap 2: Resultaat zoekactie. In de afbeelding is het zoekscherm zichtbaar hierin is het bankrekeningnummer ingevuld van J. van der Veer en op eerste zoeken geklikt. Het resultaat is achter het zoekscherm zichtbaar de kerkbijdrage van J. van der Veer is zichtbaar. U kunt het zoekscherm opzij schuiven en uw mutaties bij J. van der Veer doorvoeren. Als u klaar bent met J. van der Veer gebruikt u het zoekscherm om de volgende parochiaan op basis van het bankrekeningnummer te zoeken. Let op bovenstaande stappenplan kunt u dus ook op het veld klantnaam doorlopen. Eventueel kunt u na het aanklikken van het bankrekeningnummer door de toezeggingsregels bladeren met de navigatieknoppen of Page Down / Page Up van het toetsenbord. Houd er hierbij rekening mee dat één parochiaan meerdere toezeggingsregels kan hebben, zeker als u jarenlang dezelfde kerkbijdragelijst gebruikt met wisselende toezeggingen. Pagina 9.4-8

94 Pagina 9.4-9

95 10 ACCEPTGIRO S Na het samenstellen van de kerkbijdragelijst in het kerkbijdragescherm, heeft u een aantal mogelijkheden. U kunt toezeggingen invoeren zoals u in hoofdstuk 9 heeft gezien. Op basis van deze toezeggingen kunt u incasso s of acceptgiro s aanmaken in dit hoofdstuk staat beschreven hoe u acceptgiro s kunt aanmaken. Bij het werken met acceptgiro s heeft u een aantal keuzes: Acceptgiro s met of zonder bedragen; Eén acceptgiro of drie acceptgiro s per bladzijde. In de hier volgende stappenplannen zijn deze mogelijkheden uitgewerkt Acceptgiro s aanmaken Stap 1. Openen Kerkbijdragescherm Snelmenu Kerkbijdrage; Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage; Snelmenu Kerkbijdrage proces Acceptgiro s maken (Complete lijst). Het kerkbijdragescherm is geopend, in de afbeelding zijn voor de overzichtelijkheid irrelevante kolommen verborgen. In het veld Code transactiemodus (rode kader) is met ACC aangegeven of een parochiaan via acceptgiro s wil betalen, daarnaast is in de kolom Toegezegd januari de toezeggingen over januari 2015 zichtbaar. In de kolom Verschil toegezegd/ontvangen is zichtbaar wat t.o.v. de werkdatum niet is ontvangen. Aangezien de werkdatum op 1 januari 2015 staat is deze kolom gevuld met de toezeggingen over januari, alleen dan negatief. Voor deze combinatie ACC / januari willen we acceptgiro s aanmaken. Pagina 10-1

96 Stap 2 Selecteren regels in Kerkbijdragescherm, filter 1. Uit stap 1 bleek dat we de regels met ACC en een toezegging in januari willen selecteren, dit doet u als volgt. Klik in de kolom Code transactiemodus, bij voorkeur in een veld gevuld met ACC. Nu brengt u een veldfilter aan op dit veld, druk op F7 of klik op de veldfilter in de werkbalk. In het veldfilterscherm voert u nu de code ACC in en klikt op OK. Het resultaat van deze filter is dat nu alleen nog maar regel met de code ACC zichtbaar zijn. Let op dat in uw selectie geen debiteuren zonder contactpersoonnummer voorkomen. In dit geval zullen geen acceptgiro s worden afgedrukt. Stap 3 Selecteer alle regels in de actieve filter ACC De nu zichtbare regels dient u te selecteren, geselecteerde regels zijn het uitgangspunt voor het aanmaken van de acceptgiro s. Als het goed is staat de cursor na stap 2 in één van de regels, indien dit niet zo is klik dan eerst in een van de regels. Selecteer nu alle regels met: Toetscombinatie Ctrl+A of via het menu Bewerken Alles selecteren Ctrl+A. Het resultaat: Pagina

97 Stap 4. Afdrukscherm acceptgiro s Nu kunt u het afdrukscherm van de acceptgiro s openen en invullen. Kies onder knop Afdrukken een van de opties: 1 of 3 acceptgiro s. Het verschil tussen deze schermen is het resultaat, de werkwijze en de keuzes in beide schermen zijn hetzelfde. Bij het afdrukken per 1 acceptgiro per bladzijde wordt de acceptgiro onderaan de bladzijde afgedrukt, in het geval van 3 acceptgiro s per bladzijde worden drie acceptgiro s onder elkaar afgedrukt op een bladzijde. Kies voor 3 acceptgiro s. Slechts enkele velden op dit scherm moeten een waarde hebben, per veld is dit aangegeven: Bankrekeningnr. Bevat uw bank waarop u de ontvangsten wilt ontvangen, indien u deze zichtbaar wilt hebben op uw acceptgiro s dient u een bank te selecteren. Afdrukken wijkcode Hier geeft u aan of de wijkcode wordt afgedrukt. Indien dit het geval is kiest u hier de wijkcode die u wilt afdrukken (gebruik optieknop). Sortering Indien u een andere sortering wilt hebben als in het kerkbijdragescherm maakt u hier uw keuze. Maak gebruik van de optieknop (rode cirkel). Omschrijving Handmatig in te vullen omschrijving die op de acceptgiro wordt afgedrukt. Bedrag toevoegen Klik de gewenste optie aan. Let op de optie Geen bedrag kan niet worden gecombineerd met een vervaldatum. U druk in dat geval lege acceptgiro s met slechts de NAW en eventueel de bankgegevens van de parochiaan. Vervaldatum Uw keuze hier bepaald vanuit welke kolom de toegezegde bedragen worden overgenomen. Indien u kiest voor 20 januari 2015 zullen de bedragen uit de kolom Toegezegd januari worden afgedrukt. Bankrekeningnummer k.. Oftewel wilt u het bankrekeningnummer van de parochiaan op de acceptgiro afdrukken. Door op de knop Voorbeeld te klikken krijgt u het resultaat van de instellingen als voorbeeld te zien. Pagina

98 Stap 5. Afdrukvoorbeeld 3 acceptgiro s Na de volgende stap heeft u gekozen voor Voorbeeld het resultaat is hieronder zichtbaar: Eventueel kunt u onderin de statusbalk van het afdrukvoorbeeld instellingen wijzigen. Belangrijkste instelling hier is het percentage, waarmee u de grootte van het afdrukvoorbeeld bepaalt. Indien alles klopt klik dan helemaal links op de printer en de opdracht wordt direct door de printer uitgevoerd. Stap 6. Afdrukken Indien u stap 5 overslaat kunt u ook direct kiezen voor Afdrukken dan komt u in onderstaand scherm terecht: Kies hier de juist printer en klik op OK. Let op maak eerst een beperkte proefafdruk om de juiste instellingen te bepalen. Eventueel kunt u groepsgewijs uw afdrukken maken door in het filter alleen bepaalde regels te selecteren. Zo kunt u bijvoorbeeld alle parochianen zonder toezegging een acceptgiro sturen. U legt een filter op de kolom Toegezegd bedrag gelijk aan nul. Vervolgens drukt u de acceptgiro s af zonder bedragen. Pagina

99 11 INCASSO S Na het samenstellen van de kerkbijdragelijst in het kerkbijdragescherm, heeft u een aantal mogelijkheden. U kunt toezeggingen invoeren zoals u in hoofdstuk 9 heeft gezien. Op basis van deze toezeggingen kunt u incasso s of acceptgiro s aanmaken in dit hoofdstuk staat beschreven hoe u met incasso s kunt werken. Let op het is handig voor dat u gaat incasseren te controleren of bij alle parochianen in de kerkbijdragelijst een bankrekeningnummer is ingevuld. Dit is de bankrekening waarop u de incasso uitvoert. Indien deze bankrekening niet is gevuld in de kerkbijdrage lijst krijgt u bij het aanmaken van de incasso een foutmelding, in stappenplan 11.1a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel staat vermeld hoe u deze foutmelding oplost, dit is echter een tijdelijke oplossing. Indien vooraf een controle uitvoert en de ontbrekende bankrekeningnummers invoert dan lost u de fout definitief op. Deze controle en het vastleggen van bankrekeningnummers staat beschreven in stappenplan 11.7 Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst In stappenplan 11.1 Incasso s aanmaken en verwerken staat uitgelegd hoe u een incasso-opdracht aanmaakt en verwerkt. Dit stappenplan beschrijft de situatie waarin u alle incasso s gelijktijdig uitvoert, u verwerkt eenvoudig alle regels waarin de transactiemodus INC is vastgelegd. In stappenplan 11.2 Incasso s aanmaken en verwerken (gefilterd) is de situatie beschreven waarbij u gefilterd een incasso aanmaakt. Hiermee kunt u in groepen de incasso s verrichten, bijvoorbeeld maand-, kwartaal- en jaarincasso s gescheiden van elkaar. In het restant van dit hoofdstuk staat beschreven hoe u ontvangsten dient te verwerken in het Bank- /Giroboek nadat u een incasso heeft uitgevoerd. De standaard verwerking vindt u terug in stappenplan 11.3 Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek. Bij de verwerking kunnen zicht twee situaties voordoen, de mogelijkheid bestaat dat een parochiaan onvoldoende saldo op de rekening heeft waardoor de incasso geen doorgang kon vinden. De andere mogelijkheid betreft een terugvordering (storno) van de incasso doordat de betreffende parochiaan via de bank dit heeft aangevraagd. Deze situaties staan beschreven in stappenplan 11.4 Incasso s verwerken Bank- /Giroboek bij saldo tekort. Respectievelijk stappenplan 11.5 Incasso s verwerken Bank-/Giroboek storno (terugvordering).. Tot slot blijft nog één mogelijkheid aanwezig. U heeft een incassorun aangemaakt maar laat deze niet verwerken door de bank. U dient in het geval de koppeling met de boekhouding is geactiveerd deze incassorun te annuleren, dit staat beschreven in stappenplan 11.6 Incassorun annuleren bij koppeling kerkbijdrage en boekhouding. Pagina 11-1

100 11.1 Incasso s aanmaken en verwerken (ongefilterd) Stap 1. Openen Kerkbijdragescherm Snelmenu Kerkbijdrage; Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage; Snelmenu Kerkbijdrage proces Incasso s maken (Complete lijst). Het kerkbijdrage lijst is geopend, in de afbeelding zijn voor de overzichtelijkheid irrelevante kolommen verborgen. In het veld Code transactiemodus (rode kader) is met INC aangegeven of een parochiaan via incasso s wil betalen, daarnaast zijn in de kolom Toegezegd januari de toezeggingen over januari 2015 zichtbaar. Voor deze combinatie INC / januari willen we de incasso-opdracht aanmaken. Let op kiest u een andere maand dan januari dan zullen alle niet geïncasseerde bedragen uit voorgaande maanden worden meegenomen. Pagina

101 Stap 2. Aanmaken incassovoorstel Maak het incassovoorstel aan door op de knop Verwerken Incasso te klikken. Het scherm Voorstelposten ophalen wordt zichtbaar. De vervaldatum is de selectiedatum voor de toezeggingen, hier staat nu 1 januari 2015 waardoor dus de bedragen uit de kolom Toegezegd januari worden opgenomen als voorstelposten voor de incassoopdracht. Kies hier een willekeurige datum uit de betreffende maand. Let op dat alle niet geïncasseerde bedragen van voorgaande maanden worden meegenomen in het telebankierenvoorstel. Kiest u in ons voorbeeld voor 1 maart 2011 dan zullen de posten van zowel januari, februari als maart worden voorgesteld. In het veld Transactiedatum vult u de datum in waarop de bank de incasso dient te verwerken. Klik op OK om daadwerkelijk de posten over januari op te halen. Het resultaat is hieronder zichtbaar: De regels van geblokkeerde klanten worden niet meegenomen naar het voorstel. In het kerkbijdragescherm kunt u deze eenvoudig zichtbaar maken door te filter op de kolom Klant geblokkeerd. Indien dit optreedt krijgt u de melding: Indien fouten in de regels aanwezig zijn krijgt u een melding, het is in dat geval zaak deze fouten op te lossen voordat u verder kunt (zie stappenplan 11.1a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel ). Indien het scherm geen fouten bevat kunt u verder met de volgende stap; het verwerken van de incasso-opdracht. Als u het Telebankierenvoorstel sluit krijgt u de vraag of u de regels wilt verwijderen. Op deze manier kunt u nogmaals opnieuw de regels selecteren. Pagina

102 Stap 3. Verwerken incasso-opdracht Nu alle fouten en waarschuwingen zijn opgelost is deze stap relatief eenvoudig. U kiest in het telebankierenvoorstel voor Verwerken op de knop Voorstel. Navision geeft de volgende meldingen bij het verwerken van de opdracht. Klik op Yes om de regels te verwerken. U krijgt de melding dat de voorstelregels zijn verwerkt. Na deze verwerking verschijnen nog twee meldingen. De eerste melding wijst u erop dat een clieop03 bestand is aangemaakt en u deze op de harde schijf van uw computer kunt terugvinden. Tot slot krijgt u de melding waarmee u eraan herinnerd wordt het aangemaakte clieopbestand verder te verwerken in het internettelebankierenpakket. Het Clieop03 bestand wordt standaard in de directory C:\Telebankieren\ geplaatst. U dient ervoor te zorgen dat deze directory aanwezig is op uw computer. Stap 4. Verder verwerking Clieop03 bestand. De verder verwerking van het Clieop03 bestand valt buiten de scope van deze handleiding. Indien u meer informatie wilt hebben over deze verwerking dient u bij uw bank te informeren. Pagina

103 Stap 5. Resultaat verwerking incasso. Na het aanmaken van het clieop03 bestand zal u in het kerkbijdrage scherm bij elke geïncasseerde regel vinkjes aantreffen (zie kolom Incasso Januari). In de afbeelding zijn ook de ontvangsten al verwerkt. Dit staat beschreven in paragraaf 11.3 en hoofdstuk 12 Ontvangsten. Stap 6. Vinkjes incasso verwijderen. Om uiteenlopende redenen kan het nodig zijn om de aangemaakte incassorun te herhalen. Aangezien door de vorige stappen in de kolom Incasso januari vinkjes staan dient u eerst deze vinkjes te verwijderen. Indien u één post of bij een klein aantal regels het vinkje wilt verwijderen kunt u deze vinkjes aanklikken en bevestigen dat u het vinkje wilt verwijderen. Naast deze handmatige methode heeft u de mogelijkheid automatisch via een functie de vinkjes te verwijderen. Hiervoor dient u eerst de betreffende regels te markeren. Selecteer voor het markeren alle regels waarbij u het vinkje wilt verwijderen, u kunt eenvoudig alle regels selecteren door op de rechthoek linksbovenin het regelsgedeelte te klikken. Het is niet erg als u regels selecteert waar geen vinkje staat. Nu kunt u in één keer alle regels markeren door op Ctrl + F1 te drukken. De gemarkeerde regels hebben in de selectiebalk een ruitje voor de regels staan. Nu kunt u de functie uitvoeren om de incasso ongedaan te maken. Pagina Klik op Incassering ongedaan maken onder de knop Functies Vervolgens selecteert u de relevante maand (Januari). Let op indien u bij de kerkbijdrage instellingen heeft gekozen voor Bank-/Giroboek dient u bij foutieve incassorun deze te annuleren. Hoe u een betaalrun kunt annuleren is beschreven in stappenplan 11.6 Incassorun annuleren bij koppeling kerkbijdrage en boekhouding.

104 11.1a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel Indien fouten aanwezig zijn in het telebankierenvoorstel dienen deze eerst te worden verholpen voordat u de incassorun kunt aanmaken. Probeert u toch een incassorun aan te maken krijgt u onderstaande foutmelding: In het stappenplan is uitgelegd hoe u een veel voorkomende foutmelding kunt oplossen, het ontbreken van het rekeningnummer bij de parochiaan. Stap 1. Zichtbaar maken foutmeldingen In de afbeelding is direct zichtbaar wat de foutmelding is, het bankrekeningnummer ontbreekt bij de debiteur. De melding is zichtbaar in de grijze balk onderin het scherm (rode kader) Voor het oplossen van meerdere fouten is het handig een extra kolom zichtbaar te maken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop in de titelrij van de kolommen (in de afbeelding is dit bij Kenmerk gebeurd) en kies in het menu voor Kolommen weergeven. Het scherm Kolommen weergeven wordt zichtbaar, hierin worden alle kolommen getoond die u zichtbaar kunt maken. Zet een vinkje voor Foutmelding en klik op OK. Nu zal de kolom Foutmelding zijn toegevoegd aan het telebankierenvoorstel. Indien meerdere regels met foutmeldingen aanwezig zijn kunt u dit nu makkelijk zien. Pagina

105 Stap 2. Oplossen foutmeldingen Voor het ontbrekende bankrekeningnummer klikt u in de kolom Bank hierdoor heeft u een lookup pijltje tot uw beschikking. Klik dit pijltje aan (of druk op F6). In het nu volgende scherm.. Bankrekeningen klant voert u de bankrekening in van de debiteur. Voer zowel in de kolom Code als in de kolom Bankrekeningnummer het bankrekeningnummer in van de debiteur, klik op OK ter bevestiging. Het Bankrekeningnummer gebruikt Navision in het programma de Code is zichtbaar in allerlei schermen, vandaar dat u beide velden dient te vullen. Indien bij deze debiteur al een bankrekening bestaat hoeft u deze slecht aan te klikken en met OK uw selectie bevestigen. U keert terug in het telebankierenvoorstel, hierin zal de kolom Bank direct gevuld zijn. Eventueel moet u in de kolom Bankrekeningnummer klikken om de bankrekening hier zichtbaar te krijgen. Met de optie controleren via de knop Voorstel kunt u controleren of alle foutmeldingen nu zijn opgelost. In het voorbeeld volgt de melding: Nu kunt u het telebankierenvoorstel verwerken (Stap 4 stappenplan 11.1) Pagina

106 11.1b Aanpassen omschrijving incasso-opdracht Bij het aanmaken van het incassobestand wordt standaard de omschrijving vanuit de instellingen kerkbijdrage overgenomen. In het voorbeeld is dit Kerkbijdrage %1 waarbij %1 wordt vervangen door de maand, hetgeen resulteert voor januari in Kerkbijdrage januari. Wilt u een andere omschrijving gebruiken dan kunt u deze in de instellingen van de kerkbijdrage module aanpassen of kunt de omschrijving vervangen volgens dit stappenplan. Stap 1. Selecteer kolom Omschrijving 1 Klik in de kolom Omschrijving 1 (de precieze plek is niet relevant). Stap 2. Start en vul het Vervangen scherm. Toets Ctrl + H of kies voor Vervangen onder het menu Bewerken. Zoeken naar is gevuld met de waarde uit de kolom Omschrijving 1. Vervangen door is uw nieuwe omschrijving die u wilt gebruiken, in het voorbeeld Periodieke kerkbijdrage. Wilt u het hele veld omschrijving 1 vervangen door de nieuwe omschrijving dan kunt u voor de zekerheid de onderste optie Heel veld vervangen aan vinken. Pagina

107 Stap 3. Het daadwerkelijke vervangen. Klik op Alle vervangen u krijgt een melding: Klik op Yes en het vervangen wordt uitgevoerd. U krijgt vervolgens de melding dat het vervangen voltooid is: Het resultaat is zichtbaar in de onderstaande afbeelding: Pagina

108 11.2 Incasso s aanmaken en verwerken (gefilterd) In dit stappenplan is beschreven hoe u een incasso kunt aanmaken waarbij u vooraf een filter aanbrengt. In het stappenplan is een voorbeeld uitgewerkt waarbij u alle jaarlijkse incasso s filtert voordat u de incasso aanmaakt. Hetzelfde kunt u natuurlijk maandelijks doen. Stap 1. Openen Kerkbijdragescherm Snelmenu Kerkbijdrage; Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage; Snelmenu Kerkbijdrage proces Incasso s maken (Complete lijst). Het kerkbijdragescherm is geopend, in de afbeelding zijn voor de overzichtelijkheid irrelevante kolommen verborgen. In het veld Code transactiemodus (rode kader) is met INC aangegeven of een parochiaan via incasso s wil betalen, daarnaast is in de kolom Frequentie hoe vaak ze betalen. In het voorbeeld willen we alleen de INC met de frequentie Jaar selecteren. Uiteraard speelt de maand waarin het bedrag is toegezegd een belangrijke rol, hier is het uitgangspunt dat dit januari is. Stap 2 Selecteren regels in Kerkbijdragescherm, filter 1. Uit stap 1 bleek dat we de regels met de Frequentie Jaar en een INC willen selecteren, dit doet u als volgt. Klik in de kolom Frequentie, bij voorkeur in een veld gevuld met Jaar. Nu brengt u een veldfilter aan op dit veld, druk op F7 of klik op de veldfilter in de werkbalk. Pagina

109 In het veldfilterscherm voert u nu de code Jaar in (indien niet aanwezig) en klikt op OK. Het resultaat van deze filter is dat nu alleen nog maar regel met de frequentie Jaar zichtbaar zijn. Stap 2. Aanmaken incassovoorstel Nu kunt u het incassovoorstel aanmaken, klik hiervoor op de knop Verwerken Incasso. Het scherm Voorstelposten ophalen wordt zichtbaar. De vervaldatum is de selectiedatum voor de toezeggingen, hier staat nu 1 januari 2015 waardoor dus de bedragen uit de kolom Toegezegd januari worden opgenomen als voorstelposten voor de incassoopdracht. Let op dat alle niet geïncasseerde bedragen van voorgaande maanden worden meegenomen in het telebankierenvoorstel. Kiest u in ons voorbeeld voor 1 maart 2015 dan zullen de posten van zowel januari, februari als maart worden voorgesteld. De transactiedatum is de verwerkingsdatum door de bank, in het voorbeeld geeft u hier 15 januari 2015 op. Klik op OK om daadwerkelijk de posten over januari op te halen. Het resultaat is hieronder zichtbaar: Indien fouten in de regels aanwezig zijn krijgt u een melding, het is in dat geval zaak deze fouten op te lossen voordat u verder kunt. Zie voor een voorbeeld paragraaf 11.1a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel. Indien het scherm geen fouten bevat kunt u verder met de volgende stap; het verwerken van de incasso-opdracht. Pagina

110 Als u het Telebankierenvoorstel sluit krijgt u de vraag of de regels wilt verwijderen. Op deze manier kunt u opnieuw de regels selecteren. Stap 3. Verwerken incasso-opdracht Nu alle fouten en waarschuwingen zijn opgelost is deze stap relatief eenvoudig. U kies in het telebankierenvoorstel voor Verwerken op de knop Voorstel. Navision geeft de volgende meldingen bij het verwerken van de opdracht. Tot slot krijgt u de melding waarmee u eraan herinnerd wordt het aangemaakte clieopbestand verder te verwerken in het internettelebankierenpakket. Stap 4. Verder verwerking Clieop03 bestand. De verder verwerking van het Clieop03 bestand valt buiten de scope van deze handleiding. Indien u meer informatie wilt hebben over deze verwerking dient u bij uw bank te informeren. Pagina

111 Stap 5. Resultaat verwerking incasso. Na het aanmaken van het clieop03 bestand zal u in het kerkbijdrage scherm bij elke geïncasseerde regel vinkjes aantreffen (zie kolom Incasso Januari). In de afbeelding zijn ook de ontvangsten al verwerkt. Dit staat beschreven in paragraaf 11.3 Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek. Stap 6. Vinkjes incasso verwijderen. Om uiteenlopende redenen kan het nodig zijn om de aangemaakte incassorun te herhalen. Aangezien door de vorige stappen in de kolom Incasso januari vinkjes staan dient u eerst deze vinkjes te verwijderen. Indien u één post of bij een klein aantal regels het vinkje wilt verwijderen kunt u deze vinkjes aanklikken en bevestigen dat u het vinkje wilt verwijderen. Naast deze handmatige methode heeft u de mogelijkheid automatisch via een functie de vinkjes te verwijderen. Hiervoor dient u eerst de betreffende regels te markeren. Selecteer voor het markeren alle regels waarbij u het vinkje wilt verwijderen, u kunt eenvoudig alle regels selecteren door op de rechthoek linksbovenin het regelsgedeelte te klikken. Het is niet erg als u regels selecteert waar geen vinkje staat. Nu kunt u in één keer alle regels markeren door op Ctrl + F1 te drukken. De gemarkeerde regels hebben in de selectiebalk een ruitje voor de regels staan. Nu kunt u de functie uitvoeren om de incasso ongedaan te maken. Pagina

112 Klik op Incassering ongedaan maken onder de knop Functies Vervolgens selecteert u de relevante maand (Januari). Let op indien u bij de kerkbijdrage instellingen heeft gekozen voor Bank-/Giroboek dient u bij foutieve incassorun deze te annuleren. Hoe u een betaalrun kunt annuleren is beschreven in stappenplan 11.6 Incassorun annuleren bij Pagina

113 11.3 Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek Na het aanmaken van het Clieop03 bestand en het verwerken door uw bank van deze incasso s wilt u na verloop van tijd het bankafschrift verwerken met hierop de ontvangen incasso s. We gebruiken het voorbeeld van paragraaf 11.1 Incasso s aanmaken en verwerken (ongefilterd). Het resultaat was een incasso bestand met vier regels. Op uw bankafschrift staat naast allerlei andere regels één regel waarin het totaalbedrag van de verwerkte incasso zichtbaar is. Voor een uitgebreide beschrijving van ontvangsten zie hoofdstuk 12 Ontvangsten. Let op het is raadzaam altijd in de kerkbijdrage instellingen de incasso s te combineren met het gebruik Bank-/Giroboek. Het verwerken van de incasso s als ontvangsten zou anders te omslachtig zijn en te veel werk op leveren. Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank-/Giroboek; Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek; Snelmenu Kerkbijdrage proces Bank-/Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar, hier selecteert u de bank waar u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Het bankafschrift van de BANK-KB wordt geopend. In de afbeelding is al een regel ingevoerd. Stel dat de volgende regel uw incassobatchtotaalregel is. De regel wilt u niet als totaal toevoegen maar als individuele regels zodat dit leidt tot ontvangsten in de kerkbijdrage. Pagina

114 Stap 2. Toevoegen incasso -run Voor het toevoegen van de incassorun klikt u in het Bank-/Giroboek onder de knop Telebankieren op Betaalrun toevoegen. Let op de plaats van de cursor zorg dat deze op een nieuwe regel in het Bank-/Giroboek staat. Bij het toevoegen tussen regels is het aantal regels dat kan worden toegevoegd beperkt. De Betaalrunlijst van de BANK-KB wordt zichtbaar. Selecteer hier de juiste betaalrun (incassorun) en bevestig uw keuze door op OK te klikken. Stap 3. Incassorun is toegevoegd. Het Bank-/Giroboek is weer zichtbaar alleen nu zijn de vier geïncasseerde regels zichtbaar. Let in de kolom datum bepaalt in welke maand de ontvangsten zichtbaar zijn. Indien de koppeling met de boekhouding actief is mag u deze datum niet wijzigen, het bankafschrift moet in dat geval in zijn totaliteit met de juiste datums worden geboekt. Is de koppeling niet actief dan kunt u deze datums wijzigen handmatig of met Ctrl-H (zie stappenplan 11.1b Aanpassen omschrijving incassoopdracht voor een voorbeeld van Ctrl-H). Na het boeken van deze regels via Boeken onder de knop Boeken zijn de ontvangsten verwerkt. Het resultaat is zichtbaar in het kerkbijdragescherm en de kerkbijdrageschermen per debiteur. Voor een uitgebreide beschrijving van het boeken van een bankafschrift zie paragraaf Pagina

115 Stap 4. Resultaat na boeken bankafschrift. In de laatste kolom Ontvangen januari zijn de zojuist geboekte bedragen zichtbaar. Merk op dat deze bedragen in januari zijn geboekt doordat de datum (Boekingsdatum) in stap 3 de 15 de januari was. Pagina

116 11.4 Incasso s verwerken Bank-/Giroboek bij saldo tekort. In sommige gevallen zullen niet alle bedragen zijn geïncasseerd. Vaak krijgt u van uw bank de melding dat vanwege administratieve redenen de bewuste incasso niet heeft plaatsgevonden. Bij het verwerken van het bankafschrift volgt u dan voor deze post(en) een afwijkende methode. Zie stappenplan 11.3 (Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek) voor een volledige beschrijving. We pakken vanaf stap 3 hier het voorbeeld op. Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank-/Giroboek; Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek; Snelmenu Kerkbijdrage proces Bank-/Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar, hier selecteert u de bank waar u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Het bankafschrift van de BANK-KB wordt geopend. In de afbeelding is al een regel ingevoerd. Stel dat de volgende regel uw incassobatchtotaalregel is. De regel wilt u niet als totaal toevoegen maar als individuele regels zodat dit leidt tot ontvangsten in de kerkbijdrage. Pagina

117 Stap 2. Toevoegen incasso -run Voor het toevoegen van de incassorun klikt u in het Bank-/Giroboek onder de knop Telebankieren op Betaalrun toevoegen. Let op de plaats van de cursor zorg dat deze op een nieuwe regel in het bank-/giroboek staat. Bij het toevoegen tussen regels is het aantal regels dat kan worden toegevoegd beperkt. De Betaalrunlijst van de BANK-KB wordt zichtbaar. Selecteer hier de juiste betaalrun (incassorun) en bevestig uw keuze door op OK te klikken. Stap 3. Incassorun is toegevoegd, verwijderen bedrag niet geïncasserd Het Bank-/Giroboek is weer zichtbaar alleen nu zijn de vier geïncasseerde regels zichtbaar. Stel nu dat de regel van KL niet is uitgevoerd, in werkelijkheid is slechts 64,50 geïncasseerd inplaats van 464,50. Voor de correcte verwerking van de ontvangsten via het Bank-/Giroboek dient u het bedrag van 400,00 te verwijderen, klik op het bedrag en verwijder deze. Pagina

118 Stap 4. Boeken bankafschrift Na het verwijderen van de niet geïncasseerde bedragen kan het bankafschrift worden geboekt. Kies voor Boeken onder de knop Boeken. Stap 5. Resultaat na boeken bankafschrift. In de laatste kolom Ontvangen januari zijn de zojuist geboekte bedragen zichtbaar. Let op dat het bedrag van 400,00 nu niet zichtbaar is. Pagina

119 Stap 6. Let op vinkje incasso januari In de laatste kolom Incasso januari staat een vinkje bij debiteur KL ten tekenen dat het bedrag van 400,00 is geïncasseerd. Dit is echter niet gebeurd, in de vorige vijf stappen heeft u dit bewerktstelligd. Met grote waarschijnlijkheid wilt u het vinkje nu ook verwijderen zodat bij een toekomstige incasso het bedrag alsnog wordt geïncasseerd. Om het vinkje te verwijderen klikt u dit aan en bevestigt u de melding. Pagina

120 11.5 Incasso s verwerken Bank-/Giroboek storno (terugvordering). In sommige gevallen zal na het volledig uitvoeren van alle incasso s bedragen worden gestorneerd. De parochiaan in kwestie zal het niet eens zijn geweest met de afschrijving en de bank de opdracht hebben gegeven de afschrijving ongedaan te maken. In dit stappenplan staat beschreven hoe u een dergelijke terugvordering verwerkt. Uitgangspunt voor dit stappenplan zijn de incasso s uitgevoerd in paragraaf 11.1 Incasso s aanmaken en verwerken (ongefilterd) Voor de volledige verwerking van het bankafschrift wordt verwezen naar hoofdstuk 12 Ontvangsten. Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank-/Giroboek Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek; Snelmenu Kerkbijdrage proces Bank-/Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar, hier selecteert u de bank waar u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Het bankafschrift van de BANK-KB wordt geopend. In de afbeelding is al een regel ingevoerd. Pagina

121 Stap 2. Invoeren terugvordering 400,00 J. van der Aa. De volgende regel op het bankafschrift is de terugvordering van J. van der Aa betreffende de incasso van 400,00. Voer dit bedrag in net als ontvangsten alleen gebruik nu de Debet -kolom. Voer het afschrift verder in en boek het bankafschrift via Boeken onder de knop boeken, zie voor uitgebreide beschrijving stappenplan 7.5 Boeken: Bank-/Giroboek. Sluit het Bank-/Giroboek. Stap 3. Resultaat na boeken bankafschrift. In de laatste kolom Ontvangen januari is het bedrag van 400,00 nu niet meer zichtbaar is. Let op het vinkje Incasso januari. Eventueel dient u dit te verwijderen. Pagina

122 11.6 Incassorun annuleren bij koppeling kerkbijdrage en boekhouding Indien u een incassorun heeft aangemaakt en deze niet verstuurt naar de bank moet u onder bepaalde omstandigheden deze incassorun annuleren. Dit hoeft alleen als u in de kerkbijdrage instellingen heeft aangevinkt met bankafschriften (Bank-/Giroboek) te werken. Voor het annuleren van een betaalrun (incassorun) dient u in het Bank-/Giroboek te zijn. Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank-/Giroboek Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek; Snelmenu Kerkbijdrage proces Bank-/Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar, hier selecteert u de bank waar u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Het bankafschrift van de BANK-KB wordt geopend. Pagina

123 Stap 2. Openen Betaalrunlijst. Open de betaalrunlijst door op Betaalrun toevoegen onder de knop Telebankieren te klikken. Het scherm Betaalrunlijst is nu geopend: In deze lijst zijn alleen de incasso s te zien die zijn aangemaakt maar nog niet zijn geboekt via het bank-/giroboek. Selecteer de regel die u wilt verwijderen door in deze regel te klikken. Stap 3. Betaalrunkaart openen Open de betaalrunkaart via de knop Betaalrun of met Shift+F5. Op de kaart ziet u de individuele posten. Bovenin ziet u de status (verzonden), deze wilt nu veranderen naar Geannuleerd. Pagina

124 Stap 4. Status wijzigen naar Geannuleerd. Klik op Wijzigingsstatus onder de knop Betaalrun. U komt in het scherm Betaalrun wijzigingsstatus. Op het tabblad Betaalrunregel hoeft u niets te veranderen. Op het tabblad Opties selecteert u Geannuleerd als nieuwe status. Klik op OK op de wijziging te bevestigen. U keert terug naar de betaalrunkaart. Let op dit is niet dezelfde betaalrun, maar een andere met de status verzonden. Indien er slechts één verzonden betaalrun aanwezig was, waarvan u de status heeft geannuleerd zal de geannuleerde betaalrunkaart zichtbaar zijn. Sluit de betaalrunkaart, de betaalrunlijst en het Bank-/Giroboek. Let op dat de vinkjes nog steeds aanwezig zijn in de kolom Incasso januari. Deze kunt u eventueel verwijderen. Pagina

125 11.7 Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst Bij de inleiding van dit hoofdstuk staat vermeld dat het bankrekeningnummer in de kerkbijdrage lijst het bankrekeningnummer is waarop de incasso plaatsvindt. Een controle op de aanwezigheid van deze bankrekeningnummers vooraf aan het incasseren is handig aangezien u hiermee deze foutmelding tijdens de incasso voorkomt. Stap 3 van dit stappenplan is de enige manier waarmee u met zekerheid de bankrekening zodanig toevoegt dat u dit in de toekomst niet meer hoeft te herhalen. Stap 1. Openen Kerkbijdragescherm / toevoegen kolom Code bankrekening Snelmenu Kerkbijdrage; Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage; Snelmenu Kerkbijdrage proces Incasso s maken (Complete lijst). U hoeft deze stap 1 alleen uit te voeren indien de kolom Bankrekening Code niet zichtbaar is. Het kerkbijdrage lijst is geopend, in de afbeelding zijn voor de overzichtelijkheid irrelevante kolommen verborgen. Zorg nu voor de controle dat de kolom Code Bankrekening zichtbaar is, klik hiervoor met de rechtermuisknop in de titel (grijze gedeelte) van een van de kolommen. Het snelmenu wordt nu zichtbaar, kies hierin voor Kolommen weergeven. Het scherm kolom weergeven wordt zichtbaar. Klik voor Bankrekening code zodat een vinkje zichtbaar wordt. Sluit af met OK. Het resultaat is dat in de kerkbijdrage lijst de kolom Bankrekening code zichtbaar is. Pagina

126 Stap 2. Filter Code bankrekening leeg Filter de kerkbijdrage lijst zodat alleen de regels zichtbaar zijn waarbij de code bankrekening leeg is. Klik hiervoor in de kolom Code bankrekening. Open het veldfilter scherm met F7 of kies voor veldfilter in de werkbalk. Vul de veldfilter met twee enkele aanhalingstekens (aanhalingstekens toets zonder shift). Deze aanhalingstekens vertegenwoordigen een leeg tekstveld. Activeer en sluit de filter door op OK te klikken. U keert terug naar de kerkbijdrage lijst waarbij alleen de regels zichtbaar zijn waarbij de code bankrekening leeg is. Voor de volledigheid kunt u nog een filter invoeren op het veld Code transactiemodus is INC zodat alleen de regels zichtbaar blijven waarbij het om incasso s gaat. Klik hiervoor in de kolom Code transactiemodus, open de veldfilter en kies hier voor INC. Activeer deze filter. Pagina

127 Stap 3. Invoer bankrekening Het resultaat van de filters is één regel waarbij de bankrekening niet is ingevuld en het een incasso betreft. Klik opnieuw in de kolom Code bankrekening en gebruik het lookup pijltje, de bankrekeningen van L. Dissel worden zichtbaar. Voer hier in de kolom Code en in de kolom Bankrekeningnr. het bankrekeningnummer van de debiteur in. Het dubbel invoeren van de bankrekening heeft als groot voordeel dat u overal in Navision dit bankrekeningnummer ziet. Indien u bij de code bijvoorbeeld ABN invoert bestaat de mogelijkheid dat u in bepaalde overzichten een kolom heeft waarin bij een aantal debiteuren de code ABN zichtbaar is in plaats van het bankrekeningnummer. Zorg dat de regel geselecteerd is met de bankrekening waarvan u wilt incasseren (selector in selectiebalk) Het is goed denkbaar dat u meerdere bankrekeningen heeft ingevoerd bij een debiteur, al deze bankrekeningen worden gebruikt om een koppeling te leggen met de debiteur (bij het importeren elektronisch bankafschrift). Bevestig uw selectie met OK, u keert terug naar de kerkbijdrage lijst. In de lijst is de kolom Code bankrekening gevuld. Herhaal stap 3 voor eventuel andere regels. Pagina

128 Pagina

129 12 ONTVANGSTEN 12.1 Inleiding In de kerkbijdrage module kunt u op een aantal manieren ontvangsten vastleggen. De verschillende manieren zijn afhankelijk van de kerkbijdrage instellingen. Zie paragraaf 5.2. In de eerste afbeelding is de situatie weergegeven waarbij het eerste vinkje (Gebruik Bank-/Giroboek) niet is ingeschakeld. Het gebruik van de optie incasso is nu vrij onlogisch aangezien u per debiteur de ontvangen incasso rechtstreeks in het scherm Kerkbijdrage per debiteur moet invoeren. Zie stappenplan 12.2 Ontvangsten invoeren rechtstreeks in Kerkbijdrage per debiteur voor een gedetailleerde beschrijving. Zonder gebruik bank-/giroboek Kerkbijdrage Ontvangsten, bijvoorbeeld papieren bankafschrift Rechtstreekse invoer Kerkbijdrage per debiteur Incassorun naar papier Incassorun (onlogisch invoer kan niet automatisch) Bij inschakelen van het eerste vinkje (Gebruik Bank-/Giroboek) heeft u twee opties, zonder koppeling met de boekhouding of met een koppeling. Zie stappenplan 12.3b Ontvangsten invoeren in Bank- /Giroboek (zonder koppeling boekhouding) en voor de rechtstreekse invoer stappenplan 12.2 Ontvangsten invoeren rechtstreeks in Kerkbijdrage per debiteur. Gebruik bank-/giroboek zonder koppeling boekhouding Rechtstreekse invoer Kerkbijdrage Ontvangsten, bijvoorbeeld papieren bankafschrift Invoer via Bank-/Giroboek Bankafschrift importeren Bank-/Giroboek Boeken Kerkbijdrage per debiteur Elektronische bankmutaties Koppelen betaalrun Incassorun (optioneel) Pagina 12-1

130 Tot slot ziet u in de onderste afbeelding de situatie waarbij alle twee de vinkjes zijn ingeschakeld (Gebruik Bank-/Giroboek en koppeling met boekhouding). U heeft nu niet meer de mogelijkheid rechtstreeks ontvangsten in te voeren in het scherm Kerkbijdrage per debiteur. Alles moet u nu invoeren in het Bank-/Giroboek. Hierbij kunt u eventueel gebruikmaken van het importeren van bankafschriften. Belangrijk voor de boekhoudkundige verwerking is dat u alle mutaties van het bankafschrift verwerkt. Ook de mutaties die voor de kerkbijdrage irrelevant zijn. Deze dienen boekhoudkundig immers gewoon verantwoord te worden. Gebruik bank-/giroboek koppeling boekhouding actief Kerkbijdrage Ontvangsten, papieren bankafschrift Invoer via Bank-/Giroboek Bank-/Giroboek (Alle mutaties invoeren, de boeking loopt via de boekhouding) Boeken Kerkbijdrage per debiteur Bankafschrift importeren Elektronische bankmutaties Koppelen betaalrun Incassorun (optioneel) Afhankelijk van de gekozen optie bij de kerkbijdrage instellingen zullen de mogelijkheden in het scherm Kerkbijdrage proces zich aanpassen (zie afbeeldingen). De datum (boekingsdatum) speelt een belangrijke rol bij het verwerken van de ontvangsten via het bankafschrift. De boekingsdatum bepaalt in welke jaar en maand de ontvangst zichtbaar zal zijn in het kerkbijdragescherm en kerkbijdrage per debiteur scherm. Bij een koppeling met de boekhouding mag u geen wijzigingen aanbrengen in de datum, u volgt de datum van het bankafschrift. Uit boekhoudkundig oogpunt is dit noodzakelijk anders zouden de mutaties niet correct in de boekhouding worden geboekt. Zonder koppeling met de boekhouding ligt dit anders en mag u wijzigingen aanbrengen in de datum zodat u de ontvangsten in de door u gewenste maand kunt terugvinden. Tot slot nog een opmerking over de koppeling met de boekhouding. Indien deze is ingeschakeld dan werkt het bank-/giroboek in de module Kerkbijdrage en de module Boekhouding volledig indentiek. Indien de koppeling is uitgeschakeld werkt het bank-giroboek in de boekhouding anders. Indien u in de boekhouding dan een kerkbijdrage ontvangst boekt, wordt deze niet meer zichtbaar in de kerkbijdrage module, u heeft nu immers geen koppeling meer. Pagina

131 12.2 Ontvangsten invoeren rechtstreeks in Kerkbijdrage per debiteur Het rechtstreeks invoeren kan alleen als de koppeling met de boekhouding niet actief is. Eventueel kan deze optie in combinatie met de invoer via het Bank-/Giroboek U neemt u ontvangsten handmatig over van bijvoorbeeld uw papieren bankafschrift of een andersoortige lijst aangeleverd door uw penningmeester. Het vastleggen van ontvangsten rechtstreeks in het scherm Kerkbijdrage per debiteur. Vanuit het kerkbijdragescherm opent u het scherm Kerkbijdrage per debiteur waar u eenvoudig de ontvangsten invoert. In het stappenplan is dit uitgewerkt voor KL L. de Hoop voor de maand januari en februari Het vastleggen van ontvangsten rechtstreeks in het scherm Kerkbijdrage per debiteur is de eenvoudigste methode, bij het corrigeren van terugbetalingen of fouten verandert u eenvoudig de ingevoerde bedragen. Hiervoor kunt u ook de onderstaande stappen doorlopen. Stap 1. Openen Kerkbijdragescherm Snelmenu Kerkbijdrage Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage; Het scherm Kerkbijdrage wordt zichtbaar. Klik in het scherm in de regel van L. de Hoop. In de afbeelding is dit in het veld Ontvangen januari gedaan (zie rode kader). In het kerkbijdragescherm kunt u niet rechtstreeks invoeren, hiervoor dient u eerst het kerkbijdragescherm per debiteur te openen. Pagina

132 Stap 2. Openen Kerkbijdrage per debiteur. U kunt het Kerkbijdrage per debiteur scherm op een aantal manieren openen: Lookup-pijltje aanklikken bij het veld ontvangen januari ; Via de knop kerkbijdragekaart; Toetscombinatie Shift + F5. Het resultaat is in de afbeelding zichtbaar. Plaats de cursor in het witte veld Januari in de kolom Totaal ontvangen 2015 (rode kader). Stap 3. Invoeren ontvangsten Het invoeren van de ontvangsten is eenvoudig door het intoetsen van de betreffende ontvangst in de betreffende maand. Stel dat 1,25 is ontvangen in januari en februari dan toets u dit eenvoudig in.. Pagina

133 Stap 3. Volgende parochiaan zoeken op basis van Klantnaam. In het scherm Kerkbijdrage per debiteur kunt u eenvoudig een andere debiteur zoeken. Dit kunt u doen met behulp van het bankrekeningnummer of de klantnaam. In stappenplan 9.4b Toezeggingen invoeren bij andere debiteur kerkbijdragescherm kunt u zien hoe u een andere debiteur vindt op basis van het bankrekeningnummer. Nu volgt een gelijksoortig voorbeeld alleen op basis van de klantnaam. Klik in het veld Klantnaam in de kop van het scherm. Start het zoek scherm en geef een zoekterm in, in het voorbeeld Schaaf. Let op de juiste parameters en start het zoeken door op Eerste zoeken te klikken. Het resultaat is zichtbaar Y. Schaaf is gevonden. Klik in Januari toets de ontvangst in. Klik opnieuw Klantnaam aan en geef de nieuwe zoekterm in. Herhaal de stappen totdat alle ontvangsten zijn ingevoerd. Pagina

134 Stap 4. Resultaat invoer. Het resultaat van de invoer is zichtbaar in het kerkbijdragescherm. In de kolom Ontvangen januari is 1,25 voor L. de Hoop en 2,50 voor Y. Schaaf te zien. Pagina

135 12.3 Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek Let op er kunnen zich in dit scenario twee situaties voordoen. Het is mogelijk dat de koppeling met de financiële administratie (boekhouding) is geactiveerd of niet. Indien de koppeling actief is moet u alle regels van het bankafschrift boeken. Indien zonder koppeling wordt gewerkt hoeft u slechts de kerkbijdrage-ontvangsten te boeken. Bij een actieve koppeling wordt automatisch de kerkbijdrage op de grootboekrekening 7011 Kerkbijdrage bijgeschreven. De koppeling heeft twee grote voordelen. Het eerste voordeel is dat u slechts éénmalig het bankafschrift hoeft te boeken. Het tweede voordeel is dat u altijd aansluiting heeft tussen de kerkbijdragemodule en de boekhoudmodule. Indien u het Bank-/Giroboek wilt boeken met de actieve koppeling dient u rechten te hebben om in de boekhouding te mogen boeken. Let op u kunt onderstaande bankafschrift ook elektronisch invoeren met de functie Bankafschriften importeren zie stappenplan 12.5 Elektronische Bankafschriften importeren. Stel u ontvangt eind januari een bankschrift over januari met vier ontvangsten over januari. Op het bankafschrift staan de volgende regels: Rekeningnummer Totaal afgeschreven Vorige afschrift Vorige saldo EUR 1.573, ,96 CR Totaal bijgeschreven Nieuw afschrift Nieuwe saldo 21, ,71 CR Bank Identificatie Code (BIC) International Bank Account Number (IBAN) RABONL2U NL49 RABO Rente- Tegenrekening Code Omschrijving / naam Bedrag Datum db L. de Hoop 1,25 BY Kerkbijdrage januari EB 26 AMSTERDAM Eerste termijn db RK Basisschool Kard. Alfrink 7,50 BY Dijkdwarsstraat DZ Kerkbalans P cb G.Bleumink 10,00 BY KB P db Y. Schaaf 2,50 BY Postbus AA Amsterdam Kerkbijdrage januari db BANKKOSTEN MAAND JAN ,50 AF Rabo totaalpakket bg RABO ,00 AF OVERBOEKING SALDO RABOBANK OIRSCHOT Parochie H.H. HART Afhankelijk van uw instellingen verwerkt u het bankafschrift met stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (koppeling boekhouding actief) of stappenplan 12.3b Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (zonder koppeling boekhouding). Pagina

136 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (koppeling boekhouding actief) Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank-/Giroboek Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek Snelmenu Kerkbijdrage proces Bank-/Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar, hier selecteert u de bank waar u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Klik in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht de te verwerken bank aan en klik op OK. Nu wordt het Bank-/Giroboek geopend. Pagina

137 Stap 2. Kop van bankafschrift invullen. Klik in de kop van het Bank-/Giroboek in het veld Datum (rode kader) en vul dit veld met de datum van het bankafschrift ( ). Zodra u met de invoer begint zal het documentnummer worden gevuld. Het beginsaldo is aanwezig vanuit het laatst ingevoerde bankafschrift. Voer het eindsaldo Stap 3. Invoeren regel 1: Ontvangst L. de Hoop 1,25 d.d Vul de regel als volgt in: Datum: ; Rekeningsoort Klant (=debiteur); hiermee wordt de ontvangst toegerekend aan een debiteur. Gebruik optie vinkje en kies voor klant (rode cirkel) Rekeningnummer KL ; Zoek L. de Hoop in het klantenoverzicht. (Zie stappenplan 7.1). Omschrijving Credit Hier staat standaard de naam van de debiteur, eventueel kunt u deze aanpassen. 1,25 invullen Let op in de afbeelding is het bankrekeningnummer van L. de Hoop blauw. U kunt uiteraard ook op deze bankrekeningnummers zoeken in plaats van de naam zoals in stappenplan 1.1 is uitgelegd. Pagina

138 Stap 4. Invoeren regel 2 tot en met 4. Vul de rest van de regels in volgens stap 2, het resultaat is zichtbaar in de afbeelding. Stap 5. Invoeren regel 5: Bankkosten januari 2015 à 73,50. Vul de regel als volgt in: Datum: ; Rekeningsoort Grootboekrekening; hiermee boekt u rechtstreeks in het grootboek. Rekeningnummer 2711; eventueel kunt u hier zoeken in het grootboekoverzicht maar dit valt buiten de scope van de kerkbijdrage module. In overleg met de penningmeester/administrateur dient u hier een grootboekrekening te selecteren. Omschrijving Hier staat standaard de naam van de grootboekrekening, eventueel kunt u deze aanpassen. Debet In de debet-kolom vult u de betalingen in: 73,50. Stap 6. Invoeren regel 6: Overboeking saldo naar Rabobank. Vul de regel in volgens stap 5 met grootboekrekeningnummer 0331 Kruisposten. Nu bent u klaar met de invoer en dient u het bankafschrift te boeken om het resultaat zichtbaar te krijgen in het kerkbijdragescherm. Pagina

139 Stap 7. Boeken bankafschrift Voordat de ontvangsten zichtbaar zijn in het kerkbijdragescherm dient u het bankafschrift te boeken. Kies voor Boeken onder de knop Boeken. Let op u heeft de autorisatie als boekhouder nodig om een afschrift te kunnen boeken. Eventueel dient u dit over te laten aan de boekhouder. In de handleiding boekhouding vindt u een uitgebreide beschrijving van de boeking. Stap 8. Resultaat boeken bankafschrift in het kerkbijdragescherm Na de boeking zijn de bedragen zichtbaar in de kolom Ontvangen januari. Pagina

140 12.3b Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (zonder koppeling boekhouding) In het geval geen koppeling actief is met de boekhouding en u wilt de ontvangsten boeken via het bankafschrift kunt u stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek volgen. In dit stappenplan staan in Stap 5 en 6 geen kerkbijdrage ontvangsten maar andersoortige mutaties. U mag deze regels invoeren maar in de boeking zullen deze niet worden meegenomen. Wellicht beter om een alternatieve methode te volgen waarbij u alle niet kerkbijdrage ontvangsten van het bankafschrift overslaat. Deze alternatieve stap 7 is hier beschreven. Stap 7. Boeken bankafschrift (alternatief) Voordat u kunt boeken dient het Eindsaldo van het bankafschrift overeen te stemmen met de mutaties, aangezien bij de invoer twee regels zijn overgeslagen zal dit niet het geval zijn. Het werkelijke eindsaldo zal niet overeenkomen met dat wat u in Navision invoert. U werkt immers niet met een koppeling met de boekhouding en wat u hier invoert is een fictieve bankrekening. Tijdens het boeken krijgt u de melding dat het eindsaldo niet aansluit. Klik eenvoudig op Yes om de melding te negeren. De boeking wordt nu uitgevoerd. Bij het volgende bankafschrift zal het beginsaldo niet meer overeenkomen met dat van het papieren bankafschrift. Het resultaat van de boeking in het kerkbijdragescherm is identiek aan dat van de vorige paragraaf. Pagina

141 12.4 Ontvangsten met incasso s invoeren in Bank-/Giroboek In dit stappenplan verwerken we hetzelfde afschrift alleen nu met één extra regel betreffende de uitgevoerde incasso-opdracht over de maand januari. Rekeningnummer Totaal afgeschreven Vorige afschrift Vorige saldo EUR 1.573, ,96 CR Totaal bijgeschreven Nieuw afschrift Nieuwe saldo 485, ,21 CR Bank Identificatie Code (BIC) International Bank Account Number (IBAN) RABONL2U NL49 RABO Rente- Tegenrekening Code Omschrijving / naam Bedrag Datum db L. de Hoop 1,25 BY Kerkbijdrage januari EB 26 AMSTERDAM Eerste termijn ei Incassoopdracht 464,50 BY H.Hart parochie db RK Basisschool Kard. Alfrink 7,50 BY Dijkdwarsstraat DZ Kerkbalans P cb G.Bleumink 10,00 BY KB P db Y. Schaaf 2,50 BY Postbus AA Amsterdam Kerkbijdrage januari db BANKKOSTEN MAAND JAN ,50 AF Rabo totaalpakket bg RABO ,00 AF OVERBOEKING SALDO RABOBANK OIRSCHOT Parochie H.H. HART Voor het invoeren van de eerste regel volgt u stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank- /Giroboek bij de tweede regel hanteert u volgende stappen. Voor de regels drie tot en met zeven kunt u weer in stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek terecht. Let op de koppeling met de boekhouding hoeft niet actief te zijn om gebruik te maken van de incasso s. Indien de koppeling niet actief is kunt u de regels één, drie, vier en vijf van het afschrift ook rechtstreeks invoeren in het scherm Kerkbijdrage per debiteur. Het is wel aan te bevelen om bij gebruikmaking van incasso s het Bank-/Giroboek te gebruiken (eerste vinkje instellingen), aangezien u hiermee heel eenvoudig de geïncasseerde posten als ontvangsten in de kerkbijdrage kunt invoeren. Pagina

142 Stap 1. Betaalrun toevoegen Start in nieuwe regel onder de eerste regel die al is ingevoerd. De selector wordt nu voorafgegaan door een sterretje. De datum van deze regel is niet relevant doordat u de eerder aangemaakte incassorun gaat toevoegen wordt de datum overschreven. Klik op Betaalrun toevoegen onder de knop Telebankieren. De betaalrunlijst wordt zichtbaar van de betreffende bank. Selecteer de uitgevoerde betaalrun en klik op OK Stap 2. Resultaat na toevoegen incassorun. Door het toevoegen van de incassorun zijn de vier regels waaruit de run bestaat toegevoegd aan het bankafschrift. U hoeft dus niet de individuele ontvangsten in te voeren. Voer de overige regels in van het bankafschrift en boek het afschrift volgens stappen 4, 5, 6 en 7 van stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek. Het resultaat in het kerkbijdrage scherm is in de afbeelding zichtbaar. Pagina

143 Stap 3. Resultaat boeken bankafschrift in het kerkbijdragescherm. Na de boeking zijn alle ontvangsten zichtbaar in de kolom Ontvangen januari. In de kolom Incasso januari zijn vinkjes geplaatst. Pagina

144 12.5 Elektronische Bankafschriften importeren In dit stappenplan verwerken we hetzelfde afschrift alleen nu door het elektronisch in te lezen. Het importeren van bankafschriften kunt u gebruiken indien de optie Gebruik bankafschriften actief is. Voordat u een bankafschrift elektronisch kunt inlezen dient u in uw internetbankieren een export (download) te maken van de betreffende mutaties. Of deze mutaties precies overeenkomen met een daadwerkelijk papieren afschrift is onwaarschijnlijk. Bij het aanmaken van de export geeft u een startdatum en einddatum op, afwijkingen tussen rente en valutadatum kunnen voor afwijkingen zorgen met uw papieren bankafschrift. In ons voorbeeld is dit uiteraard niet het geval we hebben precies de zeven mutaties van het bankafschrift in de export gekregen. Let op dat u bij bestandstype het relevante type kiest, bij veel banken is dit Swift MT 940 alleen hebben de verschillende banken verschillende interpretaties hiervan. Indien na het importeren geen gegevens zichtbaar zijn, kan dit erop wijzen dat u het verkeerde protecol hebt gekozen. Uiteraard is het ook mogelijk dat u in het verkeerde bankafschrift staat, door te bladeren door de bankafschriften kunt u dit controleren. Rekeningnummer Totaal afgeschreven Vorige afschrift Vorige saldo EUR 1.573, ,96 CR Totaal bijgeschreven Nieuw afschrift Nieuwe saldo 485, ,21 CR Bank Identificatie Code (BIC) International Bank Account Number (IBAN) RABONL2U NL49 RABO Rente- Tegenrekening Code Omschrijving / naam Bedrag Datum db L. de Hoop 1,25 BY Kerkbijdrage januari EB 26 AMSTERDAM Eerste termijn ei Incassoopdracht 464,50 BY H.Hart parochie db RK Basisschool Kard. Alfrink 7,50 BY Dijkdwarsstraat DZ Kerkbalans P cb G.Bleumink 10,00 BY KB P db Y. Schaaf 2,50 BY Postbus AA Amsterdam Kerkbijdrage januari db BANKKOSTEN MAAND JAN ,50 AF Rabo totaalpakket bg RABO ,00 AF OVERBOEKING SALDO RABOBANK OIRSCHOT Parochie H.H. HART Pagina

145 Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift De werking van het inlezen van bankafschriften gaat op de volgende wijze: Stap 1. Ophalen van bankafschriften van internet Open het internet en ga naar de pagina van de bank. Download het afschrift volgens de datum specificatie die gewenst is. Houd hierbij rekening met de volgende formaten: Rabobank Formaat: MUT.ASC of MT940 Overige banken Formaat: MT940 Zie ook opmerkingen over bestandsformaat in de inleiding van het stappenplan. Bewaar het bestand in de directory C:\Telebankieren. Indien deze directory niet op uw computer aanwezig is dient u deze aan te maken of een andere directory te gebruiken. Navision is standaard gekoppeld met de directory C:\Telebankieren, bij het daadwerkelijk inlezen kunt u hiervan afwijken. Stap 2. Inlezen van het bestand in Navision Snelmenu Bankafschrift importeren Navigatiedeelvenster Boekhouding Bankafschrift importeren Snelmenu Kerkbijdrage proces Importeren bankafschrift. U krijgt voor het importeren van het afschrift de volgende mogelijkheden. Indien u in de instellingen van de kerkbijdrage module een standaard protocol heeft gekozen zal deze stap worden overgeslagen Kies het juiste protocol en klik daarna op Start. In het scherm Swift MT940 importeren kunt u het bestand van stap 1 selecteren door te klikken op de knop met de drie puntjes. Pagina

146 In het volgende scherm Dataport Import File Name dient u het afschrift op te zoeken. Hier zult u standaard de directory \\tsclient\c\telebankieren zien staan Let op dit is de directory in de Liveomgeving eventueel dient u een andere directory te selecteren. Wanneer u de juiste directory heeft gevonden en het bestand wordt niet weergegeven, dan kunt u het type file of bestand nog veranderen in All types of alle typen. In de afbeelding zijn de verschillende files nu zichtbaar. Kies het te importeren bestand ( in het voorbeeld ABNMT940nw.txt) en klik op Open. Het bestand wordt hiermee zichtbaar bij bestandsnaam. Pagina

147 Zet het vinkje aan voor automatisch reconcilieren. Reconcilieren wil zeggen Automatisch koppelen met de kerkbijdrage debiteuren op basis van Banknummer, bedrag en factuurnummer. Klik op OK en Navision haalt het afschrift binnen. De volgende melding verschijnt: De gegevens zijn gematcht met de debiteurgegevens die in Navision bekend zijn. Daarna worden de afschriftregels aangemaakt in bankboek. Na het inlezen wordt direct het Bank-/Giroboek geopend. Waarschijnlijk komt u direct in het zojuist ingelezen bankafschrift BKB , indien dit niet het geval is maar u komt in bankafschrift BKB dan dient u naar het juiste bankafschrift te navigeren. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de werkbalk: Het resultaat is zichtbaar in de afbeelding. In de volgende stappen wordt het ingelezen bankafschrift aangepast zodat u het kunt boeken. Pagina

148 Stap 3. Regel 2: Incassorun vervangen In regel 2 van het bankafschrift is de uitgevoerde incassorun zichtbaar. Verwijder deze regel klik in de eerste lege regel onderin het bankafschrift en voeg de incassorun toe volgens stappenplan 11.3 Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek. Stap 4. Aanpassen regel 3: G. Bleumink Regel drie is de kerkbijdrage ontvangst van G. Bleumink. Deze dient aan Klant KL te worden gekoppeld. Klik hiervoor in de kolom Rekeningsoort van de derde regel (rode kader), op het optiepijltje en kies voor Klant. In de kolom Rekeningsoort gebruikt u het lookup-pijltje waardoor het debiteurenoverzicht wordt geopend. Zoek hier G. Bleumink (stappenplan 1.1), in het bankboek staan kolommen omschrijving 1 tot en met 4 tot uw beschikking met detailinformatie betreffende de mutatie. Let op dat bij G.Bleumink de kolom Code bankrekening in het debiteurenoverzicht leeg is. Het verdient de aanbeveling dit bankrekeningnummer toe te voegen zodat in de toekomst G. Bleumink automatisch wordt gevonden bij het inlezen van het bankafschrift. Pagina

149 Stap 4. Invoeren bankrekening: G. Bleumink Klik in de kolom Code Bankrekening en gebruik het lookup pijltje in deze kolom om het Bankrekeningenoverzicht van G. Bleumink zichtbaar te maken. In dit scherm voert u de bankrekening in. Doe dit zowel in de kolom Code als in de kolom Bankrekeningnr.. De eerste kolom ziet u als gebruiker overal in Navision terug, de kolom Bankrekeningnr. is het bankrekeningnummer waarmee Navision werkt bij het importeren van een bankafschrift of het aanmaken van een incasso. Sluit het bankrekeningenoverzicht en bevestig uw keuze voor G. Bleumink in het debiteurenoverzicht. U keert nu terug naar het bank-/giroboek het scherm ziet er als volgt uit: Herhaal stappen 3 en 4 voor andere ontbrekende klant. Stap 6. Regel 6 en 7 aanpassen en boeken bankafschrift. Doorloop stappen 5, 6, 7 en 8 van stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek Hiermee past u regel zes en zeven aan en boekt u het bankafschrift. Het resultaat zal identiek zijn alleen betreft het nu Pagina

150 12.6 Ontvangsten parochianen zonder debiteur KB Het is mogelijk dat u op het bankafschrift ontvangsten krijgt van parochianen die nog geen kerkbijdrage debiteur zijn. Voordat u verder kunt gaan met de invoer van het bankafschrift dient u deze parochiaan aan te maken als debiteur voor de kerkbijdrage. Volg stappenplan 8.3b Handmatig toevoegen niet bestaande kerkbijdrage debiteur. Pagina

151 12.7 Ontvangsten parochianen zonder actieve debiteur KB Het is mogelijk dat u op het bankafschrift ontvangsten krijgt van parochianen die kerkbijdrage debiteur zijn, maar die nog niet in de actieve kerkbijdrage lijst voorkomen. Het gevaar zit erin dat u ongemerkt de betaling op de betreffende debiteur verantwoordt zonder dat deze in de kerkbijdrage zichtbaar is. Om dit te voorkomen is een waarschuwing in Navision opgenomen die u in dit geval waarschuwt dat u een ontvangst wilt boeken op een debiteur die niet in de actieve kerkbijdrage lijst voorkomt. In de afbeelding is te zien hoe 15,00 wordt ontvangen van P.M. Oostervank, alleen bij het boeken blijkt dat deze kerkbijdrage debiteur niet in de actieve kerkbijdrage lijst is opgenomen. De vraag verschijnt Wilt u P.M. Oostervank toevoegen aan de actieve kerkbijdrage?. Indien u nee beantwoordt wordt de boeking gestopt. Pagina

152 12.8 Ontvangsten andere jaren In sommige gevallen ontvangt u betalingen voor de kerkbijdrage die betrekking hebben op andere jaren dan het huidige jaar. Hierin zijn grofweg twee varianten te onderscheiden: U ontvangt in januari geld voor het voorgaande jaar; naar aanleiding van een herinnering hebben een aantal parochianen hun bijdrage pas in januari voldaan. U ontvangt in december alvast een bijdrage voor het volgende jaar; dit kan een schenking betreffen voor meerdere jaren. In de twee volgende stappenplannen zijn beide situatie toegelicht. De boekingsgang van beide situaties is in de bijlage terug te vinden. Indien u werkt met rechtstreekse invoer van de ontvangsten in het kerkbijdrage per debiteur scherm dient u met het veld Jaar in de kerkbijdrage lijst te regelen voor welk jaar u de ontvangsten invoert. De beschrijving hiervan vindt u terug in stappenplan 12.2 Ontvangsten invoeren rechtstreeks in Kerkbijdrage per debiteur. 12.8a Ontvangsten mbt vorig jaar invoeren in Bank-/Giroboek Stel u ontvangt 85,00 van E. Feijen op 5 januari 2016 in plaats van oktober In dit stappenplan is beschreven hoe u deze ontvangst verwerkt. Let op hier is slechts één post verwerkt, normaliter zullen op een bankafschrift meerdere posten staan en doorloopt u een van de stappenplannen uit paragraaf Stap 1. Open Bank-/Giroboek en invullen kop van bankafschrift. Doorloop de eerste twee van stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (koppeling boekhouding actief). Hiermee heeft u het Bank/-Giroboek geopend, zie afbeelding. De datum is reeds op 10 januari 2016 ingevuld. Pagina

153 Stap 2. Invoeren regel: Ontvangst E. Feijen 85,00 d.d Vul de regel als volgt in: Datum: ; Rekeningsoort Klant (=debiteur); hiermee wordt de ontvangst toegerekend aan een debiteur. Gebruik optie vinkje en kies voor klant (rode cirkel) Rekeningnummer KL ; Zoek E. Feijen in het klantenoverzicht. (Zie stappenplan7.1). Omschrijving Hier staat standaard de naam van de debiteur, eventueel kunt u deze aanpassen. Credit 85 invullen Jaar 2015 Let op met het veld Jaar bepaalt u in welk jaar de betaling als kerkbijdrage wordt verantwoord. Bij een actieve koppeling tussen de boekhouding zal via een tussenrekening de boeking in het correcte jaar plaatsvinden zie Bijlage 2 Boekingsgang kerkbijdrage. Pagina

154 Stap 3. Boeken bankafschrift Voordat de ontvangsten zichtbaar zijn in het kerkbijdragescherm dient u het bankafschrift te boeken. Kies voor Boeken onder de knop Boeken. Stap 4. Resultaat boeken bankafschrift in het kerkbijdragescherm Na de boeking is het bedrag van E. Feijen zichtbaar in de kolom januari. Indien de koppeling actief is met de boekhouding is via een tussenrekening in 2016 de kerkbijdrage in januari 2015 geboekt (zie bijlage 2). Pagina

155 12.8a Ontvangsten mbt toekomstig jaar invoeren in Bank-/Giroboek Stel u ontvangt van P.M. Oostervank op 20 oktober ,00 voor 2016 en In dit stappenplan is beschreven hoe u deze ontvangst verwerkt. Let op hier is slechts één post verwerkt, normaliter zullen op een bankafschrift meerdere posten staan en doorloopt u een van de stappenplannen uit paragraaf Stap 1. Open Bank-/Giroboek en invullen kop van bankafschrift. Doorloop de eerste twee van stappenplan 12.3a Ontvangsten invoeren in Bank-/Giroboek (koppeling boekhouding actief). Hiermee heeft u het Bank/-Giroboek geopend, zie afbeelding. De datum is reeds op 31 oktober 2015 ingevuld. Stap 2. Invoeren regel: Ontvangst P.M. Oostervank 500,00 d.d U vult deze regel gesplitst in voor elk jaar een aparte regel, in het voorbeeld twee regels van ieder 250,00. Vul de regels als volgt in: Datum: ; Rekeningsoort Klant (=debiteur); hiermee wordt de ontvangst toegerekend aan een debiteur. Gebruik optie vinkje en kies voor klant (rode cirkel) Rekeningnummer KL ; Zoek P.M. Oostervank in het klantenoverzicht. (Zie stappenplan 7.1). Pagina Omschrijving Hier staat standaard de naam van de debiteur, eventueel kunt u deze aanpassen. Credit 250 invullen Jaar 2016 bij de eerste regel 2017 bij de tweede regel. Let op met het veld Jaar bepaalt u in welk jaar de betaling als kerkbijdrage wordt verantwoord. Bij een actieve koppeling tussen de boekhouding zal via een tussenrekening de boeking in het correcte jaar plaatsvinden die bijlage 2.

156 Stap 3. Boeken bankafschrift Voordat de ontvangsten zichtbaar zijn in het kerkbijdragescherm dient u het bankafschrift te boeken. Kies voor Boeken onder de knop Boeken. Stap 4. Resultaat boeken bankafschrift in het kerkbijdragescherm Na de boeking zijn de bedragen van P.M. Oostervank zichtbaar in de kolom Januari Indien de koppeling actief is met de boekhouding is via een tussenrekening in 2015 de kerkbijdrage in 2016 en 2017 geboekt (zie bijlage 2). In afbeelding is kerkbijdrage lijst 2016 getoond. Pagina

157 12.9 Correctie foutief geboekte ontvangsten via Memo-KB Bij het invoeren en boeken van de bankafschriften via het bank-/giroboek kan het voorkomen dat u ontvangsten aan een foutieve debiteur koppelt. U ontdekt uw fout nadat u de boeking heeft geboekt. Dan kunt u niet meer eenvoudig de bedragen wijzigen u dient dan een correctieboeking uit te voeren via het memoriaal kerkbijdrage (Memo-KB). Let op u hoeft deze methode alleen te volgen als u gebruikmaakt van de koppeling met de boekhouding. Indien u dit niet doet kunt u eenvoudig in het scherm Kerkbijdrage per debiteur het bedrag verwijderen bij de ene debiteur en toevoegen bij de andere debiteur. Stap 1. Foutieve ontvangst kerkbijdragescherm In uw kerkbijdragescherm blijkt de ontvangst van J. van der Veer 25,00 op J. van der Aa geboekt te zijn. De afbeelding toont een gefilterd gedeelte van het kerkbijdragescherm: Stap 2. Open memo-kb en regels invoeren. Navigatiedeelvenster Boekhouding Memoriaal Voer de regels in net als in het bankafschrift, houd er rekening mee dat via de kolom Debetbedrag de ontvangst wordt verwijderd (afgeboekt) en via de kolom Creditbedrag wordt toegevoegd. Pagina

158 Stap 3. Boeken memo-kb. Klik op Boeken via de knop Boeken. Zie voor uitgebreide beschrijving van het boeken stappenplan 7.5 Boeken: Bank-/Giroboek. Stap 4. Resultaat na de boeking Het resultaat van de boeking is in onderstaande afbeelding te zien: Pagina

159 13 RAPPORTAGE In de kerkbijdrage module zijn een aantal rapporten aanwezig. In dit hoofdstuk staat beschreven welke dit zijn en hoe u deze kunt gebruiken Kerkbijdrage per debiteur Dit rapport toont van alle debiteuren een overzicht van betaalwijze, frequentie, toegezegde bedrag, totaal ontvangen bedrag en het verschil tussen ontvangst en toezegging. Stap 1. Rapport Kerkbijdrage per debiteur oproepen. Snelmenu Overzichten Kerkbijdrage per debiteur. Navigatiedeelvenster Lijsten Kerkbijdrage per debiteur. Het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport wordt zichtbaar: Indien u meer dan één kerkbijdragescherm heeft kunt u met behulp van deze filter aangeven voor welke kerkbijdragescherm u het overzicht wilt hebben. Klik in de kolom Veld van de eerste regel en vervolgens op het lookup-pijltje (rode kader). Het Veldoverzicht wordt zichtbaar (zie afbeelding). Selecteer het veld No. (Nr.) en klik op OK op uw keuze te bevestigingen. Pagina 13-1 Klik nu in de kolom filter en open met het lookup-pijltje de kerkbijdrage lijst. Selecteer hier het gewenste kerkbijdragescherm en klik op OK op te bevestigen. Nu kunt u het rapport starten.

160 Stap 2. Daadwerkelijk afdrukken of afdrukvoorbeeld. In het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport kunt u met de knop Afdrukken het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Bij de eerste optie opent het print scherm. Hier kunt u de printer selecteren. Bij de tweede optie wordt het afdrukvoorbeeld getoond: Pagina

161 13.2 Kerkbijdrage per type Dit rapport toont per transactiewijze (ACC, AUT, CNT, INC en OVS) hoeveel is toegezegd en hoeveel is ontvangen. Stap 1. Rapport Kerkbijdrage per type oproepen. Snelmenu Overzichten Kerkbijdrage per type. Navigatiedeelvenster Lijsten Kerkbijdrage per type. Het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport wordt zichtbaar: Indien u meer dan één kerkbijdragescherm heeft kunt u met behulp van deze filter aangeven voor welke kerkbijdragescherm u het overzicht wilt hebben. Klik in de kolom Filter van de eerste regel en vervolgens op het lookup-pijltje (rode kader). De kerkbijdrage lijst wordt zichtbaar (zie afbeelding). Selecteer het gewenste kerkbijdragescherm en klik op OK op te bevestigen. Nu kunt u het rapport starten. Stap 2. Daadwerkelijk afdrukken of afdrukvoorbeeld. In het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport kunt u met de knop Afdrukken het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Op het optie tabblad kunt u aangeven tot welk jaar u de gegevens wilt afdrukken. In het voorbeeld is begonnen in 2015 en zullen de gegevens tot en met 2015 worden getoond. Pagina

162 In het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport kunt u met de knop Afdrukken het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Bij de eerste optie opent het print scherm. Hier kunt u de printer selecteren. Bij de tweede optie wordt het afdrukvoorbeeld getoond: Pagina

163 13.3 Kerkbijdrage per frequentie Dit rapport toont per frequentie hoeveel is toegezegd en hoeveel is ontvangen. Stap 1. Rapport Kerkbijdrage per frequentie oproepen. Snelmenu Overzichten Kerkbijdrage per frequentie. Navigatiedeelvenster Lijsten Kerkbijdrage per frequentie. Het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport wordt zichtbaar: Indien u meer dan één kerkbijdragescherm heeft kunt u met behulp van deze filter aangeven voor welke kerkbijdragescherm u het overzicht wilt hebben. Klik in de kolom Filter van de eerste regel en vervolgens op het lookup-pijltje (rode kader). De kerkbijdrage lijst wordt zichtbaar (zie afbeelding). Selecteer het gewenste kerkbijdragescherm en klik op OK op te bevestigen. Nu kunt u het rapport starten. Stap 2. Daadwerkelijk afdrukken of afdrukvoorbeeld. In het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport kunt u met de knop Afdrukken het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Op het optie tabblad kunt u aangeven tot welk jaar u de gegevens wilt afdrukken. In het voorbeeld is begonnen in 2015 en zullen de gegevens tot en met 2015 worden getoond. Pagina

164 In het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport kunt u met de knop Afdrukken het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Bij de eerste optie opent het print scherm. Hier kunt u de printer selecteren. Bij de tweede optie wordt het afdrukvoorbeeld getoond: Pagina

165 13.4 Kerkbijdrage informatie / Kaski informatie Dit rapport toont van uw betreffende kaski alle voor de kerkbijdrage relevante kengetallen. Stap 1. Rapport Kerkbijdrage per frequentie oproepen. Snelmenu Overzichten Kaski rapportage. Navigatiedeelvenster Lijsten Kerkbijdrage Info / Kaski Info. In het filterscherm kunt u aangegeven voor welk jaar u de informatie wenst te zien: Stap 2. Daadwerkelijk afdrukken of afdrukvoorbeeld. In het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport kunt u met de knop Afdrukken het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Bij de eerste optie opent het print scherm. Hier kunt u de printer selecteren. Pagina

166 Bij de tweede optie wordt het afdrukvoorbeeld getoond: Pagina

167 13.5 Controlerapport geboekte KB Dit rapport toont de totaal geboekte bedragen in de boekhouding op de grootboekrekening kerkbijdrage (7011) ten opzichten van de ontvangen kerkbijdrage volgens de kerkbijdrage module. Dit is een perfect rapport om de ontvangsten verwerkt in de kerkbijdrage module af te stemmen met de kerkbijdrage grootboekrekening, zeker als u de koppeling met de boekhouding niet heeft geactiveerd. Bij een actieve koppeling zal het rapport altijd een verschil van nul tonen. Stap 1. Rapport Controlerapport geboekte KB oproepen. Snelmenu Overzichten Controlerapport geboekte KB. Navigatiedeelvenster Lijsten Controlerapport geboekte KB. Het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport wordt zichtbaar: Indien u meer dan één kerkbijdragescherm heeft kunt u met behulp van deze filter aangeven voor welke kerkbijdragescherm u het overzicht wilt hebben. Laat u deze filter leeg dan tel Navision alle bedragen van het gekozen jaar bij elkaar op. Oftewel heeft u voor één jaar meerdere kerkbijdrage lijsten gebruikt dan krijgt u zonder filter het totaaloverzicht. Klik in de kolom Filter van de eerste regel en vervolgens op het lookup-pijltje (rode kader). De kerkbijdrage lijst wordt zichtbaar (zie afbeelding). Selecteer het gewenste kerkbijdragescherm en klik op OK op te bevestigen. Nu kunt u het rapport starten. Pagina

168 Stap 2. Controlerapport geboekte KB oproepen. Op het optie tabblad kunt u aangeven tot welk jaar u de gegevens wilt afdrukken. In het voorbeeld is begonnen in 2015 en zullen de gegevens tot en met 2015 worden getoond. Met de knop Afdrukken kunt u het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Stap 2. Daadwerkelijk afdrukken of afdrukvoorbeeld. In het filterscherm voor het daadwerkelijke rapport kunt u met de knop Afdrukken het rapport naar een printer sturen of met de knop Voorbeeld een afdrukvoorbeeld op het scherm tonen. Bij de eerste optie opent het print scherm. Hier kunt u de printer selecteren. Bij de tweede optie wordt het afdrukvoorbeeld getoond: Pagina In het rapport blijkt 111,25 minder in de boekhouding geboekt te zijn dan in de kerkbijdrage module is verantwoord als ontvangst.

169 BIJLAGE 1 WIJZIGINGEN BANK-KB In paragraaf 5.2 Instellingen module kerkbijdrage is uitgelegd hoe u de Bankrekening kerkbijdrage kunt selecteren. Hier vindt u een beschrijving hoe u de instellingen van de BANK-KB kunt wijzigen indien uw parochie niet over de boekhoudmodule beschikt. Indien uw parochie wel met de boekhoudmodule werkt zal de administrateur of penningmeester van de parochie deze wijzigingen moeten aanbrengen. Stap 1. Openen Bankkaart BANK-KB Snelmenu Instellingen / Stamgegevens Instellingen. Klik in dit scherm op het lookup-pijltje achter het veld Bankrekening kerkbijdrage (rode kader). Het scherm Bankenoverzicht wordt zichtbaar. Selecteer hier net als in de afbeelding de BANK-KB. Klik op Kaart onder de knop Bank of toets Shift + F5 in. De bankkaart van de BANK-KB wordt geopend. Pagina A

170 Stap 2. Bankkaart BANK-KB muteren. Verander het bankrekeningnummer (rode kader). Stap 3. Bankkaart BANK-KB, tabblad Rekeninghouder muteren. Vul alle velden op het tabblad Rekeninghouder, deze velden zijn nodig voor het aanmaken van een incasso. Pagina B

171 BIJLAGE 2 BOEKINGSGANG KERKBIJDRAGE Indien u in de kerkbijdrage instellingen heeft gekozen voor een koppeling met de boekhouding ontstaan automatisch boekingen in de boekhoudmodule. Het fijne van deze koppeling is dat u automatisch aansluiting heeft tussen uw kerkbijdrage ontvangsten en de boekingen op grootboekrekening 7011 Kerkbijdrage. Normale niet verschoven ontvangsten kerkbijdrage Dit betreffen het merendeel van de betalingen die u ontvangt in het jaar waarvoor ze bestemd zijn. In deze handleiding staat een voorbeeld betreffende 2015 het gaat hier dus om de ontvangsten voor 2015 geboekt met bankafschriften over het jaar Stel L. de Hoop betaald 1,25 op 5 maart 2015 dan krijgt u de volgende boeking in de boekhoudmodule: (Post)banken 1, Aan 7011 Kerkbijdrage 1,25 Verschoven ontvangsten kerkbijdrage Dit betreffen de uitzonderingen waarbij de betaling die u ontvangt voor een ander jaar bedoeld is (zie stappenplan 12.8 Ontvangsten andere jaren Stel E Feijen betaald 85,00 op 16 januari 2016 bedoeld voor oktober 2015 dan krijgt u de volgende boeking in de boekhoudmodule: (Post)banken 85, Aan 0392 Tussenrekening kerkbijdrage 85, Tussenrekening kerkbijdrage 85, Aan 7011 Kerkbijdrage 85,00 Hiermee wordt bewerkstelligd dat de kerkbijdrage (resultatenrekening) wordt verantwoord in het geselecteerde jaar. Let op deze boeking is uiteraard alleen mogelijk zolang de boekhoudperiode is toegestaan. Indien de boekhouder deze periode heeft uitgeschakeld is het niet meer mogelijk om de bovenstaande boeking door te voeren. In dat geval zult in overleg met de boekhouder een oplossing moeten zoeken. Heeft in dit geval twee opties, de boekhouder zou de periode tijdelijk kunnen toestaan of u dient in de kerkbijdrage de ontvangst in het huidige jaar te verantwoorden. Pagina C