Handleiding Module Boekhouding. Parochies Navision 4.03

Transcriptie

1 Handleiding Module Boekhouding Parochies Navision 4.03

2 GAC Business Solutions behoudt zicht het recht voor veranderingen in deze publicatie te allen tijde uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van GAC Business Solutions te worden beschouwd. GAC Business Solutions neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van GAC Business Solutions. Copyright GAC Business Solutions. Alle rechten voorbehouden. Documentnummer: IPAL AP NAV BKH versie 1.1 In de tabel vindt u een versie overzicht van de totale handleiding, per individuele stap zijn versienummers toegekend zodat u deze separaat kunt afdrukken. Dit versie overzicht kunt u vinden in hoofdstuk 5 Overzicht stappenplannen. Versie Status Opmerkingen 1.0 Draft versie Eerste versie 1.1 Definitief Eerste definitieve versie Gepubliceerd door GAC Business Solutions. Pagina ii

3 VOORWOORD Welkom bij de training Navision 4.03 Module Boekhouding voor parochies van GAC Business Solutions. Deze training is bestemd voor iedereen die vanuit de parochies verantwoordelijk is voor de administratie / boekhouding of deze voert. U maakt kennis met de opbouw en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. De onderdelen van deze training zijn verdeeld over een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk bestaat uit een beschrijving van dat onderdeel, stappenplannen en opdrachten. Wij wensen u veel succes met deze training! GAC Business Solutions Afdeling Educational Services Pagina iii

4 INHOUD 1 Inleiding Inhoud van de training Software Starten met het systeem Starten van Navision Opstarten internet Inloggen Systeem Navision Het algemene venster Deelvensters Deelvenster Boekhouding Afsluiten Basisfuncties Systeem Bediening via het toetsenbord Functietoetsen Schermen Kaartschermen Regelschermen Speciale schermen Basis functies Invoegen Opslaan van gegevens Verwijderen Zoeken Bladeren Overzicht Sorteren op schermen Filters op schermen FlowFilters Samenvatting functietoetsen Menuindeling Snelmenu boekhouding Overzicht stappenplannen Pagina iv

5 6 Algemene stappen Zoeken: grootboekrekening offerkaarsen vanuit het memoriaal Zoeken: debiteur L. van der Aa bij de invoer van een bankafschrift Filteren: debiteurenbetalingen, niet incasso, februari 2007 achterhalen Filteren: alle kerkbijdrage debiteuren met een openstaand saldo Boeken memoriaal Batchnaam in het memoriaal Inrichten boekhouding Grootboek Knoppen Grootboek Grootboekkaart Dimensies Aanmaken dimensiewaardecodes Bankrekeningen Aanmaken bankrekeningen Wijzigen bankrekeningen Wijzigen incasso bank (Bank-KB) Beginbalans a Invoer balans a Invoer banken via tussenrekening b Invoer debiteuren c Invoer crediteuren d Weergave beginbalans Verwerken banken Verwerken bankboek (handmatig) Verwerken bankboek (elektronisch) Verwerken kassen Verwerken kasboek Memoriaal Memoriaal Correctie Memoriaal Afschrijvingen Memoriaal Afboeken klantpost Periodieke memoriaal Periodieke memoriaal Loonjournaal Periodieke memoriaal Afschrijving Pagina v

6 11 Inkoop Aanmaken crediteuren Aanmaken inkoopfactuur Aanmaken inkoopcreditnota Verkoop Aanmaken debiteuren Aanmaken verkoopfactuur Aanmaken verkoopcreditnota Telebankieren Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift Telebankieren Aanmaken incassorun Telebankieren Betaalrun koppelen bij invoer bankafschrift Telebankieren Minder geïncasseerd dan incassorun Telebankieren Storno terugbetaling na enkele weken Begroting Aanmaken begroting Kopiëren begroting Overzicht lijsten en overzichten Afdrukken lijsten en overzichten Kort overzicht rapporten Jaarrekening rapportage Afdrukken Individueel rapport vanuit de Jaarrekening rapportage batch Afdrukken Jaarrekening Afdrukken Begroting Jaarafsluiting Periodeafsluiting Jaarafsluiting Toelichting en Controle Jaarafsluiting Bijlage 1 Verplichte dimensies begroting... B Pagina vi

7 1 INLEIDING Welkom bij de training Navision 4.03 Module Boekhouding voor parochies van GAC Business Solutions. Deze training is bestemd voor iedereen die vanuit de parochies verantwoordelijk is voor de administratie / boekhouding of deze voert. U maakt kennis met de opbouw en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. De inhoud en de opzet van de training wordt beschreven in dit inleidende hoofdstuk. 1.1 Inhoud van de training U maakt hier kennis met de algemene opbouw van de programma s en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. Deze training is specifiek gericht op de parochiemedewerker (vrijwilliger) die binnen een parochie of cluster van parochies verantwoordelijk is voor de administratie / boekhouding of deze voert. Doelstelling Kennis van Navision 4.03 module boekhouding zodat u: in staat bent om Navision 4.03 module boekhouding zelfstandig te bedienen, u in staat bent zelfstandig op basis van de handleiding, de training en uw boekhoudkundige achtergrond de module in te richten (voor zover dit moet gebeuren). Voorkennis U wordt bekend verondersteld met de bediening van Windows. Dagindeling De training duurt twee dagen, met twee weken tussenruimte. Het begin is om 9.30 uur en het einde om uur. Handleiding Aan het begin van de training wordt de handleiding uitgereikt. In deze handleiding vindt u alle onderdelen van de training terug: ze is bedoeld als naslagwerk. Tevens zijn stappenplannen opgenomen waarin stap voor stap de onderdelen zijn uitgewerkt. Elk stappenplan begint op een nieuwe bladzijde. Hierdoor kunnen we de handleiding gemakkelijk up to date houden. Via de portal wordt u op de hoogte gehouden van eventuele wijzigingen. Ondersteuning Op de website vindt u meer informatie over ondersteuning. Zie hiervoor het gele blok met contact gegevens. Pagina 1.1-1

8 1.2 Software Deze training is gebaseerd op de Navision software speciaal ontwikkeling voor de Rooms katholieke kerk Nederland. Cronus In deze training wordt gebruik gemaakt van de demonstratie parochie Cronus. Pagina 1.2-1

9 2 STARTEN MET HET SYSTEEM Om goed met Navision te kunnen werken, is het belangrijk om een goed inzicht te krijgen in de gebruikersomgeving. Deze is namelijk eenduidig opgezet, opdat u snel uw weg kunt vinden in Navision. In dit hoofdstuk staat: hoe u Navision opstart; hoe u zich aanmeldt in Navision; hoe het scherm van Navision opgebouwd is. 2.1 Starten van Navision Nadat u de computer heeft opgestart volgt u de volgende stappen. Opstarten internet 1) Start internet via het aanklikken van het icoontje in de balk onderaan in het scherm of via START 2) Geef het volgende adres van de portal in de adresbalk in 3) Log in met de aan u verstrekte login en wachtwoord. Plaats voor uw login RKCN\ 4) U komt vervolgens op de beginpagina van het Ledenadministratie portaal. Inloggen Systeem Navision 1) Klik op de knop Navision. 2) Volg de inlog instructie op het scherm. 3) U komt nu op het algemene (start)scherm van Navision. Pagina 2.1-1

10 2.2 Het algemene venster Het algemene venster van Navision, dat altijd open is, wordt direct getoond zodra u het programma start en is het uitgangspunt voor alle verdere werkzaamheden in Navision. Titelbalk Werkblad Hoofdmenu (F12) Menubalk Werkbalk Deelvenster Statusbalk Klik op het blauwe vakje of gebruik F12 om het hoofdmenu te openen. De verschillende onderdelen van het venster zijn: Titelbalk Hierin wordt het kaskinummer van de parochie waarin u werkt getoond. Menubalk Pagina De menubalk bevat de pulldown menu s met algemene functies waarmee binnen Navision. gewerkt kan worden. Hierin zult u een aantal standaard Windows functies herkennen. Zo vind u in Bewerken o.a. de functies Kopiëren en Zoeken terug, en in Help de Helpfuncties.

11 Werkbalk De werkbalk biedt snelle toegang met behulp van knoppen tot de meest gebruikte functies van de menubalk, plus twee extra functies: Overzicht en Hoofdmenu. Door even met de muiscursor op één van de knoppen te blijven staan, krijgt u een omschrijving van de knop. Werkblad Het werkblad is dat deel van het algemene venster waarin met de verschillende programma s van Navision gewerkt wordt. Dit onderdeel wordt later beschreven. Statusbalk De statusbalk bestaat uit diverse onderdelen. Van links naar rechts wordt achtereenvolgens getoond: de volledige naam en inhoud van het actieve veld de gebruikers-id - de code waarmee u zich aangemeld heeft in Navision. de werkdatum - ten behoeve van snelle invoer van een datum. de tekst FILTER als er filters actief zijn. de tekst NIEUW wanneer een nieuw record ingevoegd wordt. of u werkt in invoegmodus (INV) of overschrijfmodus (OVR). Deelvenster Het onderdeel deelvenster wordt in de volgende paragraaf beschreven. Pagina 2.2-2

12 2.3 Deelvensters De inhoud van de deelvensters is bepaald op basis van de verschillende functies die in een parochie voorkomen zoals de ledenadministrateur en de penningmeester. Het hoofdmenu blijft zichtbaar, ook na het openen van schermen, het voordeel hiervan is dat het altijd mogelijk is nieuwe schermen te openen zonder de anderen eerst af te sluiten. Deelvenster Boekhouding Als in het deelvenster de module Boekhouding niet automatisch opent, opent u dit onderdeel door met uw linkermuisknop op de balk Boekhouding te klikken. De module Boekhouding verschijnt op uw scherm: Door op te klikken, krijgt u alle onderliggende menuonderdelen van een menugroep te zien. Pagina 2.3-1

13 De module Boekhouding bestaat uit de volgende onderdelen: Boekhouding Via dit menu kunt u: Het grootboek en de bijbehorende mutaties raadplegen. Bank-/Giro boek verwerken. Kasboek verwerken. Memoriaal verwerken. Begroting invoeren. Telebankieren, Incasso, betaalrun en inlezen bankafschrift. Periodieke vaste activiteiten uitvoeren op financieel gebied. Historie (geboekte gegevens) raadplegen. Debiteuren Via dit menu kunt u: Debiteurenkaart raadplegen en bewerken. Verkoopfacturen verwerken. Geboekte verkoopfacturen inzien. Verkoopcreditnota s verwerken. Geboekte verkoopcreditnota s inzien. Openstaande posten debiteuren uitprinten. Crediteuren Via dit menu kunt u: Crediteurenkaart raadplegen en bewerken. Inkoopfacturen verwerken. Geboekte Inkoopfacturen inzien. Inkoopcreditnota s verwerken. Geboekte inkoopcreditnota s inzien. Openstaande posten crediteuren uitprinten. Pagina 2.3-2

14 Lijsten en overzichten basis Via dit menu kunt u: Proefbalans uitprinten/inkijken Diverse overzichten uitprinten/inkijken. Jaarrekening uitprinten/inkijken. Lijsten en overzichten uitgebreid Via dit menu kunt u: Posten uitprinten/inkijken Financiële afschriften uitprinten/inkijken. Diverse overzichten uitprinten/inkijken Jaarrekening uitprinten/inkijken. Rapportageschema Analyse per dimensie Instellingen Via dit menu kunt u: Nr.-reeksen aanpassen. Bankrekeningen aanmaken. Bankrekeningen wijzigen Dagboeksjablonen wijzigen Analyseweergave inzien en bijwerken. Wijzigen toegestane boekingsperiode. Wijzigen parochiegegevens Betalingscondities klantkaart wijzigen. Pagina 2.3-3

15 Deelvenster Snelkoppelingen Als u slechts een beperkt deel van de menuonderdelen gebruikt die aan u zijn toegewezen, kunt u alle menuonderdelen die u gebruikt naar het menu Snelkoppelingen kopiëren, zodat u ze snel kunt terugvinden. Ook is het mogelijk om een snelkoppeling naar de website te maken. Een snelkoppeling maken naar menu onderdelen Klik op de menuknop voor het menu met de groep of het onderdeel dat u vaak gebruikt. 1. Zoek het menuonderdeel of de menugroep en klik met de rechtermuisknop, bijv debiteuren. 2. Klik op Verzenden naar snelkoppelingen. 3. U vindt de gemaakte snelkoppeling terug via de menuknop Snelkoppelingen Pagina 2.3-4

16 Een snelkoppeling naar een website maken 1. Klik in het menu Snelkoppelingen met de rechtermuisknop en klik op Snelkoppeling maken 2. Typ in het veld Openen het adres van een website, bijvoorbeeld 3. Geef in het veld Bijschrift de naam van het menuonderdeel op die u in het menu Snelkoppelingen wilt weergeven. 4) Het menuonderdeel of de menugroep wordt onder aan het menu Snelkoppelingen toegevoegd. Door met uw linkermuisknop op de door u aangemaakte menuknop te klikken, komt u op de website die u heeft ingegeven. Afsluiten Een scherm of menu wordt gesloten door op het kruisje klikken. rechtsboven in het scherm te Alle ingevoerde gegevens worden automatisch bewaard en u krijgt dus geen vraag of de gegevens moeten worden opgeslagen. Pagina 2.3-5

17 3 BASISFUNCTIES SYSTEEM 3.1 Bediening via het toetsenbord Navision kan zowel met de muis als met het toetsenbord bediend worden. U bepaalt zelf wat voor u het beste werkt. Alle onderdelen kunnen met alleen het toetsenbord bediend worden. De muis is niet nodig. Functietoetsen De bediening van het programma wordt vereenvoudigd door het gebruik van functietoetsen. Handelingen die in alle onderdelen van Navision terugkomen, kennen een vaste functietoets. Zo staat F3 voor nieuw en F4 voor verwijderen. Daarnaast zijn er functietoetsen die alleen in bepaalde schermen worden gebruikt. Het is afhankelijk van het programma welke functietoetsen beschikbaar zijn. Een overzicht van de functietoetsen die mogelijk zijn in het scherm waarin u aan het werken bent, kunt u op ieder moment bekijken via Menu Help, Overzicht van functietoetsen. Door op Shift of Ctrl te klikken, krijgt u een overzicht van de functies die u kunt gebruiken met de toetsen Ctrl of Shift in combinatie met de toetsen F1 t/m F12. Pagina 3.1-1

18 3.2 Schermen Vanuit het menu kiest u het scherm waarin u uw werkzaamheden wilt verrichten. Ook in de schermen is weer een vaste opzet te herkennen, wat het werken met Navision vereenvoudigt. Er zijn in Navision vele schermen. Ze zijn echter allemaal afgeleid van twee soorten schermen: kaartscherm en regelscherm. Kaartschermen Op een kaartscherm staan alle gegevens van bijv. één grootboekrekening of één debiteur overzichtelijk bij elkaar. De indeling doet denken aan een dossiermap met tabbladen. Hier ziet u de kaart van grootboekrekening 0111: Titel Tabblad Veldnaam Wit veld Knoppen Titel Een korte indicatie van het record dat op de kaart staat, gevolgd door de naam van het scherm. De inhoud van de titel blijft zichtbaar als u het scherm minimaliseert, en verschijnt ook in het overzicht van openstaande schermen (zie Venster in de menubalk). Op die manier kunt u dus met meerdere schermen tegelijk werken en toch het overzicht behouden. Pagina 3.2-1

19 Tabblad Gegevens uit een record worden onderverdeeld in logisch bij elkaar horende delen. Deze delen worden weergegeven door middel van tabbladen. Aan de titel van het tabblad kunt u zien om welke gegevens het zal gaan. Zo heeft het tabblad Algemeen in bovenstaand voorbeeld betrekking op de naam en functie van de parochieel medewerker etc. U opent een tabblad door het tabblad aan te klikken. In een kaartscherm gaat u met CTRL PAGEDOWN naar het volgende tabblad van de kaart. Met CTRL PAGEUP gaat u naar het vorige tabblad. Veldnaam De beschrijving van een veld. De inhoud ervan wordt er achter getoond. Binnen Navision wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten velden en knoppen: Veld Soort veld Omschrijving Invoer Wit veld Grijs veld Toont de inhoud van een veld. De inhoud mag gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. Toont de inhoud van een veld, maar de waarde kan niet gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. Geen Veld met optiepijltje U krijgt een aantal vaste keuzemogelijkheden om dit veld te vullen. of ingave van de eerste letter via Veld met LookUp knop U krijgt een tabel met daarin een aantal keuzemogelijkheden, bijv.: of ingave van de code via Knop met tekst U kunt deze keuzemogelijkheden in de meeste gevallen zelf uitbreiden. Activeert het beschreven scherm of de functie nadat de knop aangeklikt is. n.v.t. Pagina 3.2-2

20 Veld Soort veld Omschrijving Invoer Knop met tekst en menusymbool Knop met tekst en Opent een menu waarmee andere schermen of menu s gestart kunnen worden nadat de knop aangeklikt is. Activeert een scherm met een verwerking nadat de knop aangeklikt is. De puntjes geven aan dat er (een) ingave(n) verwacht wordt/worden, voordat de verwerking uitgevoerd kan worden. n.v.t. n.v.t. In een scherm kiest u het tabblad, het veld of dergelijke dat u nodig heeft. Met de muis of het toetsenbord plaatst u de cursor direct op het gewenste onderdeel. U hoeft dus niet eerst alle andere velden langs. Er zijn verschillende soorten velden in Navision, bijvoorbeeld een tekst of een datum. Iedere soort heeft zijn eigen kenmerken. De meeste komen overeen met andere Windows programma s, hier de belangrijkste soorten. Overschrijven / Edit Op het moment dat de cursor in een veld staat en de inhoud ervan blauw gemarkeerd is, dan betekent dit dat de inhoud overschreven wordt. Indien de inhoud niet overschreven, maar deels gewijzigd moet worden ( edit ), kunt u in de meeste gevallen met de muis in het veld gaan staan. Als dit niet kan, gaat u met de toets F2 in de zogenaamde Edit-mode. De statusbalk informeert u of dit overschrijven (OVR) of invoegen (INS) inhoudt. Deze status beïnvloedt u met de toets INSERT. In alle situaties geldt dat de ingave van een veld tijdens de ingave met de knop uit de werkbalk, of met de toets ESC ongedaan gemaakt kan worden. De oorspronkelijke inhoud van het veld wordt dan weer getoond. Tekst Tekstvelden komen overal in Navision voor. Er zijn een aantal speciale tekstvelden waarbij de ingegeven tekst automatisch omgezet wordt in hoofdletters. De velden waar dit gebeurt, zijn vaak speciale codes. Numeriek Velden waarin alleen getallen voor mogen komen, heten numerieke velden. Deze vindt u in ieder onderdeel van Navision terug. Denk bijv. aan huisnummers. Datum Bij datums wordt gebruik gemaakt van de Landinstellingen van Windows. Hiermee wordt bijvoorbeeld de volgorde van dag, maand en jaar ingesteld. In Navision kan de datum van 1 januari 0 tot en met 31 december 9999 gaan. Om in Navision een datum snel in te kunnen geven, zijn er een aantal verschillende mogelijkheden: Pagina 3.2-3

21 Huidig De datum die in de klok van uw PC ingesteld is (de systeemdatum), heet in Navision de huidige datum. Deze kan opgehaald worden door Huidig (of de eerste letter(s) van dat woord) in te geven. Deel van een datum Een datum hoeft u niet volledig in te geven. Het volstaat om slechts de dag òf de dag en de maand in te geven. De maand en het jaar respectievelijk het jaar worden door Navision aangevuld aan de hand van de werkdatum (meestal de systeemdatum). Wanneer de werkdatum 25 januari 2007 is, wordt een ingave van 5 aangevuld tot ; en een ingave van 5-2 wordt ` Dagen in de week Tot slot kan een datum ook ingegeven worden als dag in de week, eventueel gevolgd door kalender-week. U geeft dan de omschrijving van de dag in (of de eerste letters ervan), bijvoorbeeld maandag of ma. Navision zet deze ingave dan aan de hand van de werkdatum om naar een complete datum. Zo wordt, op basis van de werkdatum 25 januari 2007, de ingave ma omgezet naar ` ; en de ingave ma10 omgezet naar ` In Navision is maandag de eerste dag van de week. Werkdatum Het is ook mogelijk om een tijdelijke datum in te stellen die afwijkt van de systeemdatum. Dit heet in Navision de werkdatum. Via het Menu Extra in de menubalk wordt deze ingesteld. De waarde ervan wordt in de statusbalk getoond. Deze datum haalt u op door Werkdatum (of de eerste letter(s) van dit woord) in te geven. Datumformules Met datumformules bepaalt u hoe datums moeten worden berekend ten opzichte van de huidige datum of werkdatum. Hiervoor worden de volgende afkortingen gebruikt: L Lopend D Dag W Week M Maand K Kwartaal J Jaar Pagina 3.2-4

22 Deze afkortingen kunnen gebruikt worden in drie soorten datumformules: Lopend plus een tijdseenheid: LW Lopende Week LM Lopende Maand Een nummer plus een tijdseenheid: 10D 10 dagen vanaf vandaag 2W 2 weken vanaf vandaag Een tijdseenheid plus een getal: D10 De volgende tiende dag van een maand WD4 De volgende vierde dag van een week (donderdag) U kunt de drie soorten naar wens combineren: LM+10D Lopende maand + 10 dagen U gebruikt een minteken om een datum in het verleden aan te duiden: -1J 1 jaar geleden vanaf vandaag Zoeknaam Codes onthouden kan ongewenst of bijzonder lastig zijn. Wie kent bijvoorbeeld alle grootboeknummers uit zijn hoofd en kan ze direct ingeven? In Navision is daarom in een aantal tabellen het veld Zoeknaam opgenomen. Deze kunt u gebruiken als alternatief voor de ingave van de code. Op het moment dat u bij het vastleggen van bijvoorbeeld een grootboekrekening in het veld Rekeningnummer. In het bankboek de zoeknaam ingeeft, zet Navision deze om naar het juiste grootboekrekeningnummer. de invoer in het voorbeeld hiernaast geeft als resultaat: Pagina 3.2-5

23 Regelschermen Titel In tegenstelling tot kaartschermen tonen regelschermen de gegevens van meerdere personen, wijken etc. in één keer. Veld Selectiebalk Veldnaam Geselecteerde regel De verschillende regels worden onder elkaar getoond, en de velden staan in kolommen. Boven elke kolom staat de veldnaam die de inhoud van de kolom beschrijft. De cursor wordt in een kolom geplaatst door de kolom aan te klikken. Kolomindeling aanpassen De indeling van de kolommen op een regelscherm kan aangepast worden door: Verplaatsen Plaats de cursor op de titel van een kolom en druk de linker muisknop in. De muiscursor verandert in Houd de linker muisknop ingedrukt en verplaats de kolom naar de gewenste positie. Laat daar de linker muisknop los. Verbreden of versmallen Plaats de cursor tussen de titels van twee kolommen in, zodat de muiscursor verandert in Druk de linker muisknop in en houd deze ingedrukt. Verplaats de muis. De linker kolom wordt versmald wanneer de muis naar links verplaatst wordt, en verbreed bij een verplaatsing naar rechts. Selectiebalk De linker grijze kolom wordt de selectiebalk genoemd. Het symbool in de kolom geeft de geselecteerde regel aan. Een regel wordt geselecteerd door de cursor in één van de kolommen van de betreffende regel te plaatsen, of door de selectiebalk aan te klikken met de linkermuisknop. Pagina 3.2-6

24 Ingave toegestaan? Of ingave van een veld wel of niet toegestaan is, is niet af te leiden van de kleur van een kolom. Alle velden zijn namelijk wit. U ziet pas op het moment dat de cursor op een veld staat of ingave toegestaan is. Wanneer er een stippellijn om het veld staat, is er geen ingave toegestaan. Zie bijvoorbeeld de kolom Naam in het volgende schermvoorbeeld. In regelschermen kan de inhoud van een bovenliggend veld overgenomen worden in het actuele record door middel van de toets F8. Speciale schermen Zoals gezegd zijn alle schermen in Navision gebaseerd op het kaart- en regelprincipe. Het Bank- /Giroboek is zo n speciaal, afgeleid schermtype. Pagina 3.2-7

25 In het Bank-/Giroboek staan de algemene gegevens zoals het afschriftnummer en op welke bank het afschrift betrekking heeft in het kaartscherm. Dit is het bovenste gedeelte van het Bank- /Giroboek. Het onderste gedeelte van het Bank-/Giroboek is een regelscherm; hierin worden alle regels getoond van alle binnengekomen en betaalde bedragen van dat betreffende afschrift.. Pagina 3.2-8

26 3.3 Basis functies Nu de opzet en de indeling van de schermen bekend is, wordt in deze paragraaf ingegaan op de bediening van de schermen en de verschillende functies uit de menubalk. Invoegen Om nieuwe gegevens in te kunnen geven, moet altijd eerst een leeg scherm ingevoegd worden. In de werkbalk is hier een speciale knop voor en de functietoets is F3. Nieuw (F3) In de statusbalk wordt getoond dat u een NIEUW scherm invoegt. In een kaartscherm wordt een nieuw scherm aangeduid met naamloos in de titelbalk. In een regelscherm wordt een nieuwe regel aangeduid met in de selectiebalk. Uniek nummer Ieder record moet een uniek nummer hebben. Dat is dan ook het eerste veld dat u moet ingeven. Een leeg veld is daarbij niet toegestaan. Dit nummer wordt bij de invoer van bijv. een nieuwe klant automatisch toegekend. Druk hiertoe op ENTER of TAB om naar het volgende veld te gaan. Wijzigen Om gegevens op een scherm te wijzigen, zoekt u het gewenste record op waarna u de betreffende velden wijzigt. Op het zoeken van gegevens wordt verder in dit document ingegaan. Opslaan van gegevens Uw ingevoerde gegevens worden automatisch opgeslagen als het scherm afgesloten wordt. Dit kan op verschillende manieren: het opzoeken van een ander record, het openen van een ander scherm of het afsluiten van het huidige scherm. Met andere woorden: u hoeft de ingaven dus niet eerst te bevestigen voordat ze weggeschreven worden! Pagina 3.3-1

27 Verwijderen Verwijderen houdt in dat u alle gegevens van bijv. een klant of leverancier definitief uit uw bestand verwijderd. In de werkbalk is hier een speciale knop voor en de functietoets is F4. Verwijderen (F4) Navision vraagt of u het zeker weet, want er is geen weg terug. Het dossier verdwijnt in de versnipperaar Zoeken Als u een scherm opent, opent Navision altijd de gegevens waar u het laatst mee bezig bent geweest. Met de knop Zoeken in de werkbalk kunt u op ieder willekeurig veld van een scherm zoeken naar bijv. een bepaalde grootboekrekening of klant of leverancier. Zoeken (Ctrl+F) Dit is dezelfde Zoeken als in andere Windows programma s. Hiermee zijn diverse manieren van Zoeken mogelijk, zoals zoeken op basis van een gedeelte van een veld: Een belangrijk voordeel van Zoeken is dat het op ieder veld gebruikt kan worden. U kunt dus zoeken op basis van een nummer, maar ook op basis van een omschrijving, een naam, een adres etc. U moet wel eerst op de cursor op dat veld plaatsen voordat u Zoeken activeert! Pagina 3.3-2

28 Bladeren De tweede mogelijkheid om te zoeken, is door te bladeren. In de werkbalk zijn hiervoor de volgende knoppen opgenomen, die u kunt aanklikken: Ga naar de eerste kaart Ga naar de laatste kaart Ga naar de vorige kaart Ga naar de volgende kaart Overzicht In een regelscherm kunt u bladeren met,, PAGEUP en PAGEDOWN. In een kaartscherm bladert u met PAGEUP en PAGEDOWN. In beide schermen gaat u met CTRL HOME naar het eerste record en met CTRL END naar het laatste. Als derde heeft u de mogelijkheid om een overzicht van alle gegevens op te vragen. Hierin kunt u de gewenste gegevens zoeken door, door de regels te bladeren of door middel van de zoekfunctie. Deze mogelijkheid is aanwezig in de kaartschermen, en de kaart/regelschermen. U kunt dit vergelijken met het openen van de dossierlade om daarin - op basis van de labels van de dossiers - te zoeken naar het gewenste dossier. In een overzicht kunnen geen gegevens ingegeven of gewijzigd worden. In de werkbalk is een speciale knop opgenomen om het overzicht snel op te kunnen roepen: Overzicht (F5) Vanuit een overzicht terug naar het kaartscherm In een overzicht worden vaak minder velden getoond dan op een kaartscherm. Gewoonlijk wordt het daarom gebruikt om een bepaald record op te zoeken en dan vervolgens met dat record terug te keren naar het kaartscherm. Dit werkt als volgt: Zorg ervoor dat de gewenste regel in het overzicht actief is (let kies vervolgens voor OK. op de in de linker kolom) en Pagina 3.3-3

29 Vanuit een overzicht door naar een kaartscherm Het is mogelijk om vanuit een overzicht de kaart op te vragen via de menuknop Contactpersonen en dan te kiezen voor de optie Kaart. De functietoets die hier bij hoort is SHIFT F5. Tik nooit zomaar iets in, maar gebruik altijd één van de bovenstaande mogelijkheden om een gegeven op te zoeken. Pagina 3.3-4

30 Sorteren op schermen De gegevens die op een scherm getoond worden, kunnen gesorteerd worden. Wanneer u door de kaartschermen heen bladert, zullen de schermen in de volgorde van sortering getoond worden. In de regelschermen ziet u de regels in de door u aangegeven volgorde staan. In de werkbalk is er een speciale knop voor sorteren opgenomen: Sorteren (Shift+ F8) U kunt aangeven op welk veld u wilt sorteren en in welke volgorde, oplopend (van laag naar hoog) of aflopend (van hoog naar laag) u wilt sorteren. Gebruik om door de lijst met velden te gaan. Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden door hier op te klikken. Kies voor Oplopend of Aflopend. Kies voor Toepassen als u de sortering wilt uitvoeren maar het scherm Sorteren niet wilt afsluiten of kies voor OK als u de sortering definitief wilt uitvoeren en het scherm Sorteren wilt afsluiten. Filters op schermen Door middel van het bladeren krijgt u de gegevens van alle grootboekrekeningen, klanten, etc. die in uw bestand zitten op uw scherm. Dit is echter niet altijd gewenst omdat u bijvoorbeeld alleen de klanten in een bepaalde reeks wilt zien. U kunt een selectie maken uit uw bestand met behulp van een filter. Alleen de gegevens van de klanten, die aan het criterium voldoen, worden op het scherm getoond. In een aantal schermen is standaard al een filter aanwezig maar u kunt zelf ook filters plaatsen. Een groot voordeel daarbij is dat een filter op elk veld geplaatst kan worden. In de werkbalk zijn speciale knoppen voor de filters opgenomen: Veldfilter FlowFilter Tabelfilter Alles weergeven Pagina 3.3-5

31 Veldfilter Op een scherm kunt u zelf een bepaalde filter plaatsen door op het gewenste veld te gaan staan. U klikt dan de knop Veldfilter aan. In het scherm dat daarna getoond wordt, geeft u het selectiecriterium op. Merk op dat de huidige waarde van het veld als filter voorgesteld wordt. Zo worden in het voorbeeld hieronder de klanten in de plaats Amsterdam uit het bestand gelicht: De knop Toepassen voert de filter uit, maar biedt u de gelegenheid om het resultaat van de filter te beoordelen zonder het filterscherm te verlaten. Mocht de filter niet naar wens zijn, dan kunt u het direct aanpassen. De knop OK voert de filter uit, en u keert terug naar het voorgaande scherm. Indien op een scherm een filter geplaatst is, wordt u hierop geattendeerd door de tekst FILTER in de statusbalk! Filters opvragen / Tabelfilter De statusbalk toont dus of er wel of geen filter op het scherm geplaatst is, maar hoe weet u nu wat de inhoud van het filter is? De methode om dit op te vragen is door de knop Tabelfilter in de werkbalk aan te klikken. Alle filters die tot dan toe op velden geplaatst zijn, worden hierin getoond. Zo ziet u in het voorbeeld hieronder dat alle gehuwde contactpersonen van het mannelijke geslacht er uitgelicht worden. Om velden toe te voegen aan een filter op het scherm gebruikt u ook het Tabelfilter. Hier kunt u regels met velden invoegen, ook al staat het betreffende veld niet op het scherm! Pagina 3.3-6

32 Ingavemogelijkheden In een filter kan een bepaalde waarde ingegeven worden, waar een criterium aan toegevoegd kan worden. Een voorbeeld van een waarde is de ingave getal bij Saldo(LV). Wanneer nu alle klanten moeten worden getoond die nog bedragen open hebben staan kan worden ingegeven >0 (Lees groter dan 0). Wanneer nu gebladerd wordt door het bestand ziet men alleen de klanten die een Saldo(LV) hebben met een bedrag groter dan 0. U kunt bij de invoer van criteria alle cijfers en letters gebruiken die u normaal ook kunt gebruiken. Daarnaast kunt u een aantal speciale symbolen en rekenkundige formules gebruiken. Dit zijn de beschikbare notities: Teken Betekenis Voorbeeld Weergegeven records = Gelijk aan 377 Nummer 377 BLAUW Records met de code BLAUW, zoals de magazijncode BLAUW Een exacte datum/tijd: :00:00.. Interval Nummers 1100 t/m Tot en met Datums tot en met P8.. Gegevens voor boekhoudperiode 8 en verder..23 Van begintijd tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59: Van 23 lopende maand, lopend jaar 00:00:00 tot eindtijd Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59 Of/of Records met nummer 1200 of 1300 & En <2.000&>1.000 Nummers kleiner dan 2000 en groter dan Een zelfstandig gebruik van het teken & met nummers is niet mogelijk omdat er geen records met twee nummers zijn toegestaan. <> Niet gelijk aan <>0 Alle nummers behalve 0 > Groter dan >1.200 Nummers groter dan 1200 >= Groter dan of gelijk aan >=1.200 Nummers groter dan of gelijk aan 1200 < Kleiner dan <1.200 Nummers kleiner dan 1200 <= Kleiner dan of gelijk aan <=1.200 Nummers kleiner dan of gelijk aan 1200 Leeg veld (bij tekstvelden) 0 Leeg veld (bij getalvelden) Alle velden die niet gevuld zijn en dus leeg zijn 0 Alle velden met een waarde nul Pagina 3.3-7

33 Teken Betekenis Voorbeeld Weergegeven records * Een onbeperkt aantal *Be* Tekst met de letters Be onbekende tekens *Be Tekst die eindigt op Be Be* Tekst die begint met Be? Een onbekend teken Jans?n Tekst zoals Jansen of Janson Berekenen voor de rest 30 (>=10&<=20) Records met nummer 30 of met een nummer tussen 10 en 20 (het resultaat van de berekening tussen Geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters (beide zijn Tekst zoals LOCATIE, locatie of Locatie. U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: Alle records met het nummer 5999 of een nummer uit het interval 8100 tot en met Records met een nummer kleiner dan of gelijk aan 1299 of gelijk aan 1400 en hoger. Met andere woorden: alle nummers behalve 1300 tot en met >50&<100 Records met een nummer groter dan 50 en kleiner dan 100, ofwel nummer 51 tot en met 99. *C*&*D* Tekst met de tekens C en Attentie Tekst met de tekens boomsloot, zoals Recht Boomsloot 26 of Kromme Boomsloot 341. Hoofdletters of kleine letters maakt geen verschil. Zorg dat u alleen zinvolle filters invoert. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een niet-bestaand interval op te geven zonder dat dit wordt gecontroleerd. U moet op de hoogte zijn van de sorteringregels van het programma om zinvolle filters te kunnen invoeren. Filters verwijderen Indien u alle filters op velden in één keer van een scherm wilt verwijderen, kunt u ook de knop Alles weergeven in de werkbalk aanklikken. Filters in een overzichtsscherm worden automatisch verwijderd bij het verlaten van het scherm. Pagina 3.3-8

34 Berekende velden In sommige schermen komen velden voor waarin een berekening wordt uitgevoerd. Zo worden in het scherm van de klant het totaalbedrag van de openstaande rekeningen getoond in het veld Saldo(LV). Dit is een optelling van alle bedragen die verzameld staan in een andere tabel. Een dergelijk berekend veld wordt in Navision een FlowField genoemd. Op het moment dat zo n veld aangeklikt wordt, verschijnt de zogenaamde DrillDown-knop. Klik deze knop aan en de contactpersonen waaruit de berekening opgebouwd is, worden getoond. Uit het onderstaande scherm blijft in de kolom restbedrag nog 2 x 41,67 staan. Pagina 3.3-9

35 FlowFilters De uitkomst van FlowFields kan beïnvloed worden met behulp van een specifiek soort filters: de zogenaamde FlowFilters. De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Ze zijn te herkennen aan de veldnaam: deze eindigt op filter. De FlowFilters die u in een scherm gebruiken kunt, zijn altijd op te vragen door de knop FlowFilter in de werkbalk aan te klikken. Een FlowFilter beïnvloedt direct de mogelijke velden met berekeningen in uw bestand. De FlowFilters beïnvloeden ook de weergave van de posten via de DrillDown-knop van een veld. Alleen de posten die bij de berekening betrokken zijn, worden dan getoond. De knop Alles weergeven heeft géén invloed op de geplaatste FlowFilters. Deze blijven dus actief! U herkent dit doordat de tekst FILTER in de statusbalk blijft staan. Flowfilters komen voor in de module Boekhouding en hebben geen functie in de module Ledenbeheer. Pagina

36 3.4 Samenvatting functietoetsen Hieronder vindt u een samenvatting van alle knoppen uit de werkbalk met de daarbij behorende functietoetsen zoals in dit hoofdstuk beschreven: Knop Functietoets Functie Omschrijving F3 Nieuw Aanmaken van een nieuw kerklid, wijk etc. F4 Verwijderen Verwijderen van een kerklid, wijk etc. Ctrl+F Zoeken Deze functie gebruikt u als u de gegevens van bijv. een bepaald kerklid op wilt vragen. F7 Veldfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op één criterium. Ctrl+F7 Tabelfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op meerdere criteria. Shift+F7 Flowfilter De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Shift+Ctrl+F7 Alles weergeven Hiermee heft u de actieve veldfilter(s) of tabelfilter weer op. Shift+F8 Sorteren Met deze functie kunt u uw bestand oplopend of aflopend sorteren op een door uzelf gekozen veld. Ctrl+Home Eerste Hiermee gaat u naar de eerste gegevens in uw bestand. Page Up Vorige Hiermee bladert u terug in uw bestand. Page Down Volgende Hiermee bladert u verder in uw bestand. Ctrl+End Laatste Hiermee gaat u naar de laatste gegevens in uw bestand. F5 Overzicht Hiermee krijgt u een totaaloverzicht van het bestand waar u op dat moment mee bezig bent. F12 Start Het opstarten van Navision. Pagina 3.4-1

37 4 MENUINDELING 4.1 Snelmenu boekhouding Bovenaan het menu boekhouding is een nieuw snelmenu toegevoegd. Door te kiezen voor snelmenu boekhouding wordt aan de rechterkant van het scherm een nieuw menu geopend: Afhankelijk van de knop waarop wordt geklikt wordt een nieuw (sub) menu of het betreffende scherm geopend. De structuur van het nieuwe scherm ziet er als volgt uit: Instellingen/Stamgegevens o Parochiegegevens o Dimensies o Beheer bankrekening o Beheer debiteuren o Beheer crediteuren o Terug naar hoofdmenu Boeken o Bank-/Giroboek o Kasboek o Memoriaal o Telebankieren o Periodiek o Menu Inkoop/Verkoop facturen Inkoopfactuur Inkoopcreditnota Verkoopfactuur Verkoopcreditnota Terug naar menu Boeken o Terug naar hoofdmenu Grootboek Pagina 4.1-1

38 Proefbalans en overzichten o Proefbalans Proefbalans Proefbalans Begroting Proefbalans incl. voorgaand jaar Terug naar menu proefbalans en overzichten o Kolommenbalans o Overzichten Verkorte exploitatie Uitgebreide exploitatie Verkorte balans Uitgebreide balans Terug naar menu proefbalans en overzichten o Openstaande posten debiteuren o Openstaande posten crediteuren o Terug naar hoofdmenu Begroting Afsluiting o Periodeafsluiting o Jaarafsluiting o Terug naar hoofdmenu Specificaties o Vermogensmutatie o Toelichting vorderingen korte termijn o Toelichting schulden korte termijn o Specificatie mutatie onroerend goed o Persoons functie kosten o Terug naar Hoofdmenu Pagina 4.1-2

39 Schematisch ziet dat er dan zo uit: Pagina 4.1-3

40 5 OVERZICHT STAPPENPLANNEN In dit hoofdstuk staat een overzicht van alle stappenplannen waaruit de rest van deze handleiding is opgebouwd. Hier kunt u eenvoudig zien welke stap u op een bepaald moment moet uitvoeren en waar u deze stap in de handleiding kunt terugvinden. Zo vormt dit overzicht de spil van al uw activiteiten binnen de module boekhouding. Algemene acties zoals het zoeken van een bepaalde grootboekrekening of het boeken van een factuur of memoriaal zijn beschreven in hoofdstuk zes. In het vervolg worden deze stappen als bekend verondersteld en zullen slechts summier beschreven staan. In het overzicht vindt u in de eerste kolom het hoofdstuk, de tweede kolom geeft het paragraafnummer weer en bij de omschrijving vindt u een korte uitleg. Hfst Omschrijving stappenplan Versie H6 Algemene stappen Zoeken: grootboekrekening offerkaarsen vanuit het memoriaal Zoeken: debiteur L. van der Aa bij de invoer van een bankafschrift Filteren: debiteurenbetalingen, niet incasso, februari 2007 achterhalen Filteren: alle kerkbijdrage debiteuren met een openstaand saldo Boeken memoriaal Batchnaam in het memoriaal 1.1 H7 Inrichten boekhouding Dimensies Aanmaken dimensiewaardecodes Bankrekeningen Beginbalans 1.1 H8 Verwerken banken Verwerken bankboek (handmatig) Verwerken bankboek (elektronisch) 1.1 H9 Verwerken kassen Verwerken kasboek 1.1 H10 Memoriaal Memoriaal Correctie Memoriaal Afschrijvingen Memoriaal Afboeken klantpost Periodieke memoriaal Periodieke memoriaal Loonjournaal Periodieke memoriaal Afschrijving 1.1 H11 Inkoop Aanmaken crediteuren Aanmaken inkoopfactuur Aanmaken inkoopcreditnota 1.1 H12 Verkoop Aanmaken debiteuren Aanmaken verkoopfactuur Aanmaken verkoopcreditnota 1.1 Pagina 5-1

41 Hfst Omschrijving stappenplan Versie H13 Telebankieren Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift Telebankieren Aanmaken incassorun Telebankieren Betaalrun koppelen bij invoer bankafschrift Telebankieren Minder geïncasseerd dan incassorun Telebankieren Storno terugbetaling na enkele weken 1.1 H14 Begroting Aanmaken begroting Kopiëren begroting 1.1 H15 Overzicht lijsten en overzichten Afdrukken lijsten en overzichten Kort overzicht rapporten 1.1 H16 Jaarrekening rapportage Afdrukken Individueel rapport vanuit de Jaarrekening rapportage batch Afdrukken Jaarrekening Afdrukken Begroting 1.1 H17 Jaarafsluiting Periodeafsluiting Jaarafsluiting Toelichting en Controle Jaarafsluiting 1.1 Pagina 5-2

42 6 ALGEMENE STAPPEN In dit hoofdstuk vindt u algemene stappenplannen. Dit zijn stappenplannen die u nodig heeft om bijvoorbeeld een klant of een grootboekrekening te zoeken, maar ook de filtermogelijkheden van hoofdstuk 3 zijn hier concreet in een stappenplan uitgewerkt. Het zou wenselijk zijn als u na enige ervaring met Navision deze stappen moeiteloos kunt verrichten zonder iedere keer dit hoofdstuk te raadplegen. Eventueel kunt u deze algemene stappen uitprinten en invoegen in de stappenplannen van de volgende hoofdstukken. 6.1 Zoeken: grootboekrekening offerkaarsen vanuit het memoriaal In dit voorbeeld is het uitgangspunt het memoriaalscherm. U bent hier een boeking aan het invoeren en wilt de grootboekrekening Offerkaarsen invoeren. In het onderstaande stappenplan is beschreven hoe u dit kunt doen. Stap 1. Selectie voor Grootboekrekening In het memoriaal kiest u in de regels bij de kolom Rekeningsoort voor Grootboekrekening. Ga verder naar de kolom Rekeningnr., hier kunt u dus nu een grootboekrekeningnummer invoeren. Stap 2. Openen Grootboekrekeningoverzicht In de kolom Rekeningnr. klikt u op het pijltje (Lookup knop). Het Grootboekrekeningoverzicht is nu geopend. Pagina 6.1-1

43 Stap 3. Voorafgaand aan het zoeken Klik in de kolom waarmee u wilt zoeken, in dit geval de kolom Naam. Op de statusbalk is zichtbaar waar de cursor zicht bevindt, in de kolom Naam bij grootboekrekeningnummer Stap 4. Het daadwerkelijke zoeken Open het zoekscherm door op Ctrl-F te drukken of klik op de verrekijker in de knoppenbalk. Het zoekscherm is geopend en zie er als volgt uit: Stap 5. Zoekparameters invoeren Open het zoekscherm door op Ctrl+F te drukken of klik op de verrekijker in de knoppenbalk. Het zoekscherm is geopend en ziet er als volgt uit: Type Offer in bij Zoeken naar. Pagina 6.1-2

44 Klik vervolgens op Eerste zoeken, het resultaat is zichtbaar in het grootboekrekeningoverzicht. Merk op dat het selectiepijltje de grootboekrekening 4041 Kosten offerkaarsen aanwijst. Onderin het grootboekrekeningoverzicht kunt u met OK de selectie bevestigen. Hiermee wordt het overzichtsscherm gesloten en keert u terug naar het memoriaal. Stap 6. Het resultaat in het memoriaal Terug in het memoriaal ziet u nu in de kolom Rekeningnr. het nummer Geef een Tab, Enter of klik in een andere kolom om de rekening te bevestigen. Nu wordt de kolom Omschrijving gevuld en eventuele dimensies verschijnen in het onderste gedeelte van het memoriaalscherm. Nu kunt u verder gaan met de rest van de regel. Pagina 6.1-3

45 6.2 Zoeken: debiteur L. van der Aa bij de invoer van een bankafschrift In dit voorbeeld is het uitgangspunt het bank-/giroboek. U bent hier een bankafschrift aan het invoeren en wilt de debiteur L. van der Aa invoeren. In het onderstaande stappenplan is beschreven hoe u dit kunt doen. Stap 1. Selectie voor Klant In het Bank-/Giroboek kies u in de regels bij de kolom Rekeningsoort voor Klant. Dit is het Navision equivalent voor debiteur. Ga verder naar de kolom Rekeningnr., hier kunt u dus nu een debiteurennummer invoeren. Stap 2. Openen Debiteurenoverzicht In de kolom Rekeningnr. Klikt u op het pijltje (Lookup knop). Hierdoor wordt het debiteurenoverzicht geopend. Pagina 6.2-1

46 Stap 3. Voorafgaand aan het zoeken Klik in de kolom waarmee u wilt zoeken, in dit geval de kolom Naam. Op de statusbalk is zichtbaar waar de cursor zicht bevindt, in de kolom Naam bij debiteur J.P.P.A. van Pietersen. Stap 4. Het daadwerkelijke zoeken Open het zoekscherm door op Ctrl+F te drukken of klik op de verrekijker in de knoppenbalk. Het zoekscherm is geopend en ziet er als volgt uit: Stap 5. Zoekparameters invoeren Type Aa in bij Zoeken naar. Pagina 6.2-2

47 Klik vervolgens op Eerste zoeken, het resultaat is zichtbaar in het debiteurenoverzicht. Merk op dat het selectiepijltje debiteur KL J. van der Aa aanwijst. Dit is niet de juiste debiteur, u bent opzoek naar L. van der Aa. Klik in het zoekscherm op Volgende zkn.. Herhaal dit totdat debiteur L. van der Aa is gevonden. Het selectiepijltje wijst dan naar debiteur KL L. van der Aa. Pagina 6.2-3

48 Stap 6. Bevestig het zoekresultaat Klik op OK om de geselecteerde debiteur te bevestigen en mee te nemen naar het Bank-/Giroboek. Geef een Tab, Enter of klik in een andere kolom om de rekening te bevestigen. Nu wordt de kolom Omschrijving gevuld en eventuele dimensies verschijnen in het onderste gedeelte van het memoriaalscherm. Nu kunt u verder gaan met de rest van de regel. Pagina 6.2-4

49 6.3 Filteren: debiteurenbetalingen, niet incasso, februari 2007 achterhalen In dit voorbeeld is het uitgangspunt de debiteurenposten. In stap 0 staat toegelicht hoe u dit scherm kunt openen. Op dit scherm wordt in het stappenplan de filter aangepast zodat alleen de betalingen van de bank zichtbaar zijn van de debiteuren die niet met incasso hebben betaald in februari Stap 0. Openen debiteurenposten Snelmen Instellingen/Stamgegevens Beheer Debiteuren Klik het bedrag aan achter Saldo (LV) en klik vervolgens op het drop down pijltje. Het scherm debiteurenposten van J.P.P.A. van Pietersen wordt geopend. Pagina 6.3-1

50 Stap 1. Debiteurenposten filters verwijderen Klik in de knoppenbalk op Alles weergeven of druk op Shift+Ctrl+F7. Hiermee worden alle filters van het scherm debiteurenposten verwijderd. Nu gaat u stap voor stap de filtering opbouwen. Stap 2. Alle betalingen selecteren (filteren) Maak in het scherm de tweede kolom Documentsoort breder, zodat de inhoud goed leesbaar is. Klik hiervoor met de linkermuisknop op de scheiding tussen de kolommen en sleep de cursor naar rechts. Het resultaat is hierboven zichtbaar. Klik nu op Betaling in de tweede regel, in dus de kolom documentsoort. Dit is de waarde die u met het filter zichtbaar wilt hebben. Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het veldfilterscherm opent zicht voor het veld Documentsoort (zie titelbalk). De ingestelde waarde is gelijk aan Betaling. Door nu op OK te klikken wordt de filter actief en sluit het veldfilterscherm. Het resultaat is een lijst met alleen de debiteurposten van de soort Betaling. Pagina 6.3-2

51 Stap 3. Filter op boekingsdatum aanbrengen Zorg dat de cursor in de kolom boekingsdatum staat door ergens in deze kolom te klikken. In de afbeelding staat de cursor in de bovenste regel met de waarde Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het veldfilterscherm opent zicht voor het veld Boekingsdatum (zie titelbalk). De ingestelde waarde is gelijk aan Nu willen we alleen de betalingen zien van februari 2007 toets hiervoor de volgende filter in: (zie voor meer uitleg over het filteren hoofdstuk 3). Het resultaat van de filter tot nu toe zijn negen debiteurenposten. Stap 4. Filter op niet incasso debiteuren Deze filter legt u op het veld Code Transactiemodus, dit veld is de op één na laatste kolom in het scherm. Gebruik de schuifbalk om de kolom zichtbaar te maken. Klik de schuifbalk aan met de linkermuisknop en sleep deze naar rechts totdat de kolom Code tra zichtbaar is. Eventueel kunt u de hoogte aanpassen zodat het veld beter leesbaar is. Pagina 6.3-3

52 Eventueel kunt u de hoogte van de titelregel aanpassen zodat de veldnamen beter leesbaar zijn. Klik nu op INC in de tweede regel. Dit is de waarde die u met het filter niet meer wilt zien. Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het veldfilterscherm opent zicht voor het veld Code transactiemodus (zie titelbalk). De ingestelde waarde is gelijk aan INC. Zet het ongelijkteken <> voor de waarde INC. Dit doet u het makkelijkst door F2 in te toetsen waarmee u voor INC tekst kunt invoegen. Het resultaat is: Activeer de filter door op OK te klikken. Het resultaat is twee betalingen en ziet er als volgt uit: Pagina 6.3-4

53 Stap 5. Oproepen actieve filter, het tabelfilterscherm Na stap 2 uit dit stappenplan is een filter actief op het scherm debiteurenposten. Dit is zichtbaar in de status balk aan het woord FILTER. Wilt u weten welke filter actief is kunt u dit zien in de tabelfilter. Open nu de tabelfilter door in de knoppenbalk op het icoontje met 2 keer 3 puntjes met ertussen een horizontale streep te klikken of door Ctrl+F7 in te toetsen. Het tabelfilterscherm opent zicht voor het scherm klantenpost (=debiteurenposten). Het ingestelde filter is hier te zien. Per regel staat een veld en de ingestelde waarde. Eventueel kunt u hier het filter aanpassen door in de tweede kolom de filterwaarde aan te passen. Of u kunt op een lege regel een ander veld filteren. Klik op OK of Annuleren en keer terug naar het scherm debiteurenposten. Stap 6. Filters verwijderen Tot slot wilt u de filters van het scherm verwijderen. Klik hiervoor op de knop met de drie streepjes of toets Shift+Ctrl+F7 in. Het resultaat van deze actie is dat het filter is verwijderd. In de statusbalk is het woord FILTER verdwenen. Pagina 6.3-5

54 6.4 Filteren: alle kerkbijdrage debiteuren met een openstaand saldo In dit voorbeeld worden alle debiteuren gefilterd die van het type kerkbijdrage zijn en een openstaand saldo hebben. Uitgangspunt is de debiteurenkaart. Stap 1. Filter openstaand saldo Snelmenu -> Instellingen/Stamgegevens -> Beheer Debiteuren Klik het bedrag aan achter Saldo (LV). Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het scherm veldfilter opent zich nu voor het veld Saldo (LV), dit is het veld waar het openstaande saldo van de debiteur in staat. In het voorbeeld is dit 1.085,98. Vul hier ongelijk nul in: <>0. Hiermee krijgt u zowel de debiteuren die nog moeten betalen als die teveel hebben betaald. Activeer het filter door op OK te klikken. Het resultaat is niet direct zichtbaar, debiteur Kl heeft immers een Saldo (LV) ongelijk aan nul. Pagina 6.4-1

55 Stap 2. Filter op Zakenrelatiecode Klik in het veld Zakenrelatiecode, het veld wordt door puntjes omgeven en het drop-down pijltje wordt zichtbaar. Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het scherm veldfilter opent zich nu voor het veld Zakenrelatiecode dit is het veld waar staat wat voor soort debiteur het betreft. In het voorbeeld is dit leeg. Vul hier ongelijk nul in: KB. Hiermee krijgt alle kerkbijdrage debiteuren te zien. Activeer het filter door op OK te klikken. Het resultaat is zichtbaar, debiteur Kl is nu zichtbaar. Deze debiteur is een kerkbijdrage debiteur en heeft een Saldo (LV) van 150,00. Pagina 6.4-2

56 Stap 3. Overzicht tonen Op het kaartscherm is niet direct duidelijk wat het effect van het filter is, dit in tegenstelling tot het regelscherm. Hier roepen we het regelscherm op om het effect van de filtering te verduidelijken. Open het regelscherm door op het overzichtpijltje in de knoppenbalk te klikken. Het debiteurenoverzichtscherm opent zich nu. In dit scherm zijn niet alle debiteuren zichtbaar, dit kunt u afleiden uit de debiteurnummers. Stap 4. Oproepen actieve filter, het tabelfilterscherm Na stap 1 uit dit stappenplan is een filter actief op het scherm debiteurenposten. Dit is zichtbaar in de status balk aan het woord FILTER. Wilt u weten welke filter actief is kunt u dit zien in de tabelfilter. Open nu de tabelfilter door in de knoppenbalk op het icoontje met 2 keer 3 puntjes met ertussen een horizontale streep te klikken of door Ctrl+F7 in te toetsen. Het tabelfilterscherm opent zicht voor het scherm klant (=debiteuren). Het ingestelde filter is hier te zien. Per regel staat een veld en de ingestelde waarde. Eventueel kunt u hier het filter aanpassen door in de tweede kolom de filterwaarde aan te passen. Of u kunt op een lege regel een ander veld filteren. Pagina 6.4-3

57 Stap 5. Filters verwijderen Tot slot wilt u de filters van het debiteurenscherm verwijderen. Klik hiervoor op de knop met de drie streepjes of toets Shift+Ctrl+F7 in. Het resultaat van deze actie is dat het filter is verwijderd. In de statusbalk is het woord FILTER verdwenen. Pagina 6.4-4

58 6.5 Boeken memoriaal In dit stappenplan wordt uitvoerig ingegaan op het boeken van het memoriaal. Welke mogelijkheden heeft u en welke mogelijkheden zijn verplicht. Het boeken in Navision is een essentiële stap, hiermee creëert u de daadwerkelijke posten. Oftewel als u geen boekingen doet in Navision, maar slechts de journaalpost invoert zullen er geen posten ontstaan op de grootboekrekeningen, bij de klanten, de leveranciers of bij de banken. Stap 1. Open memoriaal Ga naar snelmenu: Boeken Memoriaal Memo. In de afbeelding is een journaalpost ingevoerd waarmee een bedrag van 125,20 wordt overgeboekt van grootboekrekening 3511 naar In hoofdstuk 10 is het memoriaal uitgewerkt, dit stappenplan betreft puur het boeken. Pagina 6.5-1

59 Stap 2. Controlelijst afdrukken Kies via de knop Boeken voor controlelijst. Hiermee opent het rapport Dagboek Controle. Voordat het daadwerkelijke rapport wordt afgedrukt of zichtbaar wordt kunt u filters instellen. Deze filter is gelijk aan de tabelfilter (zie paragraaf 3.3). Standaard staat deze filter goed ingesteld voor het betreffende dagboek waar u de controlelijst van wilt zien. Op het tweede tabblad Opties kunt u aanvinken of de dimensies zichtbaar moeten zijn. Kies nu onderin het scherm voor Afdrukken om het rapport naar een printer te sturen of voor Voorbeeld om het rapport op het scherm zichtbaar te maken. Pagina 6.5-2

60 De controlelijst toont in detail de voorgenomen boeking. Indien fouten aanwezig zijn, bijvoorbeeld het ontbreken van verplichte dimensies of het niet in evenwicht zijn van de boeking, zijn deze onder de betreffende regel zichtbaar. Onderin het afdrukvoorbeeld vindt u navigatie mogelijkheden. Hier kunt u in en uitzoomen of gemakkelijk wisselen van pagina. Stap 3. Boeken Kies via de knop Boeken voor Boeken. U wordt gevraagd om een bevestiging te geven. Na de bevestiging worden de dagboekregels geboekt. Het scherm Memoriaal is leeg na de boeking, dit scherm is slechts voor de invoer. De journaalpost en alle andere posten (debiteur, crediteur en banken) zijn door de boeking ontstaan. Pagina 6.5-3

61 Stap 4. Opvragen journalen Kies voor Boekhouding Historie Journalen. Journaal nummer 28 is het zojuist geboekte memoriaal, te herkennen aan de broncode FDAGB. Via de knop Journaal zijn de verschillende soorten posten op te vragen. In ieder geval kunt u hier altijd de grootboekposten terugvinden van een journaalpost. Afhankelijk van de soort boeking vindt u hier ook de klanten-, leveranciers- en/of bankposten (respectievelijk de debiteuren- en crediteurenposten). Pagina 6.5-4

62 6.6 Batchnaam in het memoriaal In dit stappenplan wordt uitleg gegeven en de stappen getoond waarmee u verschillende batchnamen kunt gebruiken bij het memoriaal (of periodieke memoriaal). Stap 1. Open memoriaal. Ga naar snelmenu: Boeken Memoriaal Memo. Stap 2. Open het scherm fin.dagboekbatches Klik op het lookup pijltje achter de batchnaam standaard. Hiermee opent u het scherm Fin. dagboekbatches hier ziet u alle financiele dagboekbatches die tot nu toe zijn aangemaakt. Een financiele dagboekbatch is een groep waarbinnen u boekingen doet. Later kunt u bij de journalen eenvoudig zien welke journalen tot de batch behoren. Pagina 6.6-1

63 Stap 3. Nieuwe batches aanmaken Klik in de eerste kolom van een lege regel en type een naam in. In de afbeelding is Correctie ingevoerd. Dit is de groep waarin u alle correctieboekingen invoert en boekt. Vul de hele regel in zoals in de afbeelding is te zien. Enkele voorbeelden die u kunt aanmaken: Correctie voor correctieboekingen Afschrijf voor afschrijvingen Begin voor de beginbalans Afsluit voor de jaarafsluiting Stap 4. Selectie fin. dagboekbatch Selecteer een financiële dagboekbatch door in een regel te klikken. In de afbeelding is in de kolom omschrijving bij Correcties geklikt, hierdoor is de fin. Dagboekbatch CORRECTIE geselecteerd. Klik op OK om de selectie te bevestigen en keer hiermee terug naar het memoriaal. In het memoriaal is bovenin bij batchnaam nu CORRECTIE zichtbaar. Nu kunt u het memoriaal invoeren en boeken. Pagina 6.6-2

64 Stap 5. Opvragen journalen Kies voor Boekhouding Historie Journalen. In de kolom dagboekbatch is het effect van de vorige stappen te zien. Pagina 6.6-3

65 7 INRICHTEN BOEKHOUDING Om van start te kunnen met Navision is het noodzakelijk om eerst een aantal zaken in te richten. Deze inrichting zorgt voor een correcte werking van het programma. Veel zaken zijn al ingericht als u toegang krijgt tot het systeem. Het grootboek is volledig ingericht en kunt u niet meer wijzigen. In de eerste twee paragrafen vindt u een korte beschrijving over het grootboek en de grootboekkaart. In de derde paragraaf staan de dimensies uitgelegd plus is een stappenplan opgenomen waarmee u dimensiewaarden kunt wijzigen. In paragraaf 7.5 is uitgelegd hoe u uw bankrekening in Navision invoert. Speciale aandacht voor de BANK-KB, dit is in Navision de bank waar de kerkbijdragen op worden ontvangen. Tot slot is in de laatste paragraaf (7.6) te vinden hoe u de beginbalans kunt invoeren. 7.1 Grootboek Snelmenu Grootboek. Kolommen in het grootboek Kolommen Omschrijving Nr. Nummer van de grootboekrekening. Naam Omschrijving (naam) van de grootboekrekening. Resultaten/Balans Soort grootboekrekening; resultatenrekening of balansrekening. Rekeningsoort Navision term voor grootboekrekening of totaalrekening. Samentelling Indien vorige kolom Eindtotaal of Totaal dan staan hier de grootboekrekeningen die ten grondslag liggen aan dit totaal. Begin saldo Bevat alle mutaties voor de begindatum. Mutatie Bevat alle mutaties vanaf de begindatum tot en met de einddatum. Eind saldo Bevat alle mutaties tot en met de einddatum. Pagina 7.1-1

66 Knoppen Grootboek In deze paragraaf staan de belangrijkste opties beschreven die onder de knoppen in het grootboek zijn te vinden. Sommige opties staan apart beschreven bij andere stappenplannen, dan vindt u een verwijzing naar dit stappenplan. Knop rekening De opties onder deze knop hebben betrekking op de geselecteerde grootboekrekening(en) Optie Omschrijving Kaart Opent kaartscherm van de grootboekrekening Posten Opent posten van de grootboekrekening Opmerkingen Opent opmerkingenscherm, hiermee kunt u opmerkingen toevoegen aan een grootboekrekening Dimensies Toont de dimensie-instellingen van de grootboekrekening(en), zie verder 7.3 Afdrukken Hiermee krijgt u een overzicht van de boekingen op de grootboekrekening. grootboekkaart Knop Saldo Deze opties hebben te maken met het opvragen van overzicht op het scherm. De belangrijkste hiervan zijn in hoofdstuk 15 (Overzicht lijsten en overzichten) opgenomen. Pagina 7.1-2

67 7.2 Grootboekkaart Snelmenu -> Grootboek -> Shift+F5 of knop Rekening Posten. Het kaartscherm geeft een andere weergave maar niet direct nieuwe informatie. Pagina 7.2-1

68 7.3 Dimensies Instellingen Dimensies Met dimensies geeft u extra informatie mee aan boekingen die u verricht in Navision. Aangezien u in het grootboek geen wijzigingen kunt doorvoeren is de dimensiestructuur in de boekhouding uitgebreid. In het totaal zijn 20 verschillende dimensies aanwezig. Binnen elke dimensie zijn waarden gedefinieerd die u aan een boeking koppelt. U kunt dit vergelijken met een handgeschreven grootboekkaart waar u extra kolommen heeft. In deze kolom geeft u extra informatie van een bepaalde categorie. Indien u op grootboekrekening 3501 Toelage een boeking verricht dient u aan te geven welke persoon dit betreft maar ook welke functie die persoon bekleedt. Op de grootboekkaart 3501 staan dus twee kolommen, één waarin u aangeeft welk persoon het betreft en één waarin u de functie registreert. In de rapportage kunnen dan per persoon of functie de kosten zichtbaar worden gemaakt. Een ander voorbeeld betreffen de gebouwen die uw parochie heeft. U zult wellicht gewend zijn voor elk gebouw een grootboekrekening in uw boekhouding op te nemen, in Navision is dit niet mogelijk. Via de dimensie Gebouwen en Landerijen maakt u de verschillende gebouwen kenbaar. Later tijdens het boeken dient u op verschillende grootboekrekeningen een van deze gebouw te kiezen. Op de grootboekrekening 1211 energiekosten dient u bij het boeken aan te geven welk gebouw het betreft. Pagina 7.3-1

69 Enkele voorbeelden Een boeking op grootboekrekening 3511 Functiekosten toelage hierbij zijn de dimensies Personen en Functie verplicht. Het voorbeeld laat een bankboek zien, in de eerste regel is gekozen voor grootboekrekening In eerste instantie zal de regel rood worden weergegeven. Dit komt omdat de verplichte dimensies ontbreken. De afbeelding laat zien dat inmiddels Henk Dijkhuizen is ingevuld als persoon alleen de functie ontbreekt nog. Na het selecteren van de organist als functie verandert de kleur van rood naar zwart. Ook de regel bovenin het scherm is van kleur veranderd. U kunt de regel pas boeken als alle regels foutloos zijn, oftewel allemaal zwarte zijn. Pagina 7.3-2

70 Bij een boeking op de grootboekrekening 1211 Energiekosten op deze grootboekrekening is het verplicht aan te geven welk gebouw het betreft. Na het invullen van de Petruskerk (code 1.01) veranderen de regels van kleur. Pagina 7.3-3

71 Aanmaken dimensiewaarden Misschien is het in de voorbeelden al opgevallen, maar bij het boeken van de dimensies geeft u een dimensiewaardecode mee. Oftewel de dimensie bepaald welke soort het is, Gebouwen Landerijen, Personen of Functie enzovoort. Binnen deze dimensies zijn de uiteindelijke waarden aangemaakt die bij het boeken worden gebruikt, 1.01 Petruskerk, HD Henk Dijkhuizen en O Organist. Deze dimensiewaardecodes zijn deels al in Navision aanwezig en deels zult u deze moeten aanmaken. Immers 1.01 Petruskerk en HD Henk Dijkhuizen zijn op voorhand niet bekend, maar dat u een O Organist in dienst heeft is niet onwaarschijnlijk. Dimensiecode Opmerking Dimensiewaarden vastgesteld Aandelen Aand/obl mut Soort mutatie Ja Bank-Giro-Kas * Collecten Deposito's Fonds Functie Fundaties Gebouwen en Landerijen Geloofgemeenschap Hypotheken en Leningen Keuzedimensie Lijfrenten Mutatie Hypotheken en Leningen Soort mutatie Ja Mut res/voorz/fonds Soort mutatie Ja Obligaties Og mutatie Soort mutatie Ja Persoon Vooruitbetaalde diensten Waarborgsommen Ja, maar extra mogelijk Ja Pagina 7.3-4

72 Dimensies en grootboekrekeningen In het begin van deze paragraaf is uitgelegd dat sommige grootboekrekeningen verplichte dimensies hebben. Dit is ingericht via het grootboek. Vanuit het grootboek of de grootboekrekening kunt u naar de dimensies, via dimensies onder de knop rekening. Het scherm Grootboekrekening.. Standaarddimensies wordt zichtbaar. In de afbeelding ziet u dit scherm voor grootboekrekening In de afbeelding is de extra kolom Locked zichtbaar gemaakt. In de tabel vindt u uitleg over de verschillende velden. Veld Nr. Dimensiecode Dimensiewaardecode Waardeboeking Locked Opmerking Grootboekrekeningnummer Geeft aan welke dimensie is gekoppeld Eventuele default dimensiewaarde Geeft aan wat u tijdens het boeken op de grootboekrekening moet doen: Dimensie is zichtbaar gebruiker mag iets invullen; Verplicht gebruiker moet waarde selecteren; Zelfde werkt in combinatie met veld Dimensiewaardecode de waarde moet altijd hieraan gelijk zijn; Geen gebruiker mag geen waarde. Instelling vanuit de bisdommen, deze instellingen kunt u als eindgebruiker niet wijzigen. Bij sommige grootboekrekening treft u hier Mandatory in Budget aan, hiermee is bepaald dat in de begroting bij deze rekeningen de dimensie verplicht is. Bij de dimensie Keuzedimensie kunt u bijvoorbeeld koppelen aan de grootboekrekening 4221 Kosten werkgroepen. In de afbeelding is dit gebeurt voor deze grootboekrekening. Zie paragraaf 7.3 voor uitleg keuzedimensie. Pagina 7.3-5

73 Dimensies en andere kaartschermen In veel gevallen hoeft u bij de boekingen een verplichte dimensie niet op te geven. Deze dimensiewaarde wordt automatisch gevuld vanuit een kaartscherm. Zo hoeft u bij het boeken van een bank niet aan te geven welke dimensiewaarde van de dimensie Bank-Giro moet worden gebruikt. Deze dimensiewaarde is gekoppeld aan de bankkaart. Bij het aanmaken van de bankrekening in Navision wordt deze dimensiewaarde automatische gekoppeld aan de bankrekening. In de afbeelding ziet u de bankkaart RAB453 hieraan gekoppeld is de dimensie RAB453. Iedere keer dat u deze bank gebruikt wordt automatisch de dimensiewaarde RAB453 meegenomen in de boekingen. Precies hetzelfde geldt voor de debiteuren, bij sommige parochies is de dimensie Geloofgemeenschap verplicht. Door deze dimensiewaarde te koppelen aan een debiteur hoeft u niet bij elke boeking een geloofgemeenschap (dimensiewaarde) te selecteren. Het koppelen van de dimensiecode kunt u doen zoals hierboven is aangegeven voor de bankkaart. Pagina 7.3-6

74 7.4 Aanmaken dimensiewaardecodes Het volgende stappenplan geldt voor alle dimensies. Hier volgen drie voorbeelden: het aanmaken van een parochiemedewerker, het aanmaken van verschillende gebouwen en het gebruik van de keuzedimensie. Parochiemedewerker aanmaken Stap 1. Open het scherm dimensiewaarde Ga naar menu: Boekhouding -> Instellingen -> Dimensies. Gebruik zoeken, bladeren of de schuifbalk om de dimensiecode PERSONEN te selecteren. Klik vervolgens via de knop Dimensie op Dimensiewaarden. Het scherm PERSONEN Persoon Dimensiewaarden opent zich. Stap 2. Dimensiewaarden invoeren Klik op nieuw in de knoppenbalk of druk op F3. Een nieuwe regel wordt toegevoegd hierin kunt u nu een code invoeren en een naam. Zie afbeelding: Pagina 7.4-1

75 Gebouwen aanmaken Stap 1. Open het scherm dimensiewaarde Ga naar menu: Boekhouding Instellingen Dimensies. Gebruik zoeken, bladeren of de schuifbalk om de dimensiecode GEBOUWEN LANDERIJEN te selecteren. Klik vervolgens via de knop Dimensie op Dimensiewaarden. Het scherm GEBOUWEN LANDERIJEN Gebouwen en Landerijen Dimensiewaarden opent zich. Stap 2. Dimensiewaarden invoeren (bestaande waarde aanpassen) Het dimensiewaarden scherm bij gebouwen en landerijen is afwijkend ten opzichten van de anderen dimensies. Hier staan zeven groepen met verschillende soorten gebouwen of landerijen. Bij het toevoegen van een bepaald gebouw dient u deze in de juiste toe te voegen. Dit doet u door de juiste codering te gebruiken. Indien u een parochiehuis wilt toevoegen moet u in de eerste kolom een code gebruiken tussen 3.00 en Voor de duidelijkheid zijn al een aantal voorbeelden aanwezig, deze kunt u eenvoudig vervangen door in de tweede kolom de naam te wijzigen. In die afbeelding gebeurt dit bij het parochiehuis. Pagina 7.4-2

76 Stap 3. Dimensiewaarden invoeren (nieuwe waarde) Klik op nieuw of druk op F3. Voer een extra parochiehuis door code 3.05 in te voeren. In de tweede kolom toetst u de naam in. Het inspringen van de dimensiewaarde 3.05 kunt u met de functie Dimensiewaarden inspringen verzorgen onder de knop Functies. U krijgt een melding die u met Yes mag bevestigingen het resultaat van deze als is hieronder toegelicht: Pagina Keuzedimensie gebruiken Één van de twintig dimensies is de keuzedimensie, deze kunt u vrij gebruiken voor zaken die niet in de andere dimensies voorkomen. Veel parochies willen graag hun werkgroepen op de grootboekrekening 4221 Kosten werkgroepen uitsplitsen naar de verschillende werkgroepen. Stel u wilt de volgende werkgroepen vastleggen: Parochieblad Kerkbijdrage Onderhoud Collectanten Vormsel Communie Bij het aanmaken dient in de eerste kolom een code gekozen te worden. Maak hier gebruik van zelfverklarende codes, zodat later bij de selectie van de dimensiewaarde direct duidelijk te zien is wat u selecteert. Daarnaast is het zinvol om deze codes vooraf te laten gaan met een aantal letters die aanduiden dat het een werkgroep betreft. Hierdoor houdt u alle werkgroepen als groep bij elkaar.

77 In de afbeelding is het resultaat van de invoer van de werkgroepen zichtbaar. Daarnaast zijn een aantal dimensiewaarden aangemaakt voor de diverse acties, let hierbij op de gekozen codering. Alle acties gaan vooraf met AC_ en alle werkgroepen beginnen met WG_. Hierdoor kunt u later in de rapportage gemakkelijk filteren op AC_* of WG_*. Pagina 7.4-4

78 7.5 Bankrekeningen Voordat geboekt kan worden dienen de kassen en bankrekeningen te worden aangemaakt. Voor het aanmaken van de bankrekeningen is een speciaal scherm toegevoegd aan de folder instellingen. Voor het doorvoeren van wijzigingen bij een bestaande bankrekening dient via het bankenoverzicht de bankkaart te worden geopend. Dit scherm vindt u ook in de folder instellingen terug. Hier vindt u twee stappenplannen waarmee u een nieuwe bankrekening vastlegt in Navision en waarmee u een bestaande bankrekening kunt wijzigen. Daarnaast is tekst en uitleg gegeven over de Bank-KB. Dit is standaard de bank waarmee u elektronische incasso s kunt verrichten. Tegenwoordig is het mogelijk ook met andere banken incasso s uit te voeren. Het aanpassen van de Bank-KB is in een stappenplan toegelicht. Aanmaken bankrekeningen Snelmenu Instellingen/Stamgegevens Beheer Bankrekening. In de afbeelding is te zien hoe het scherm gevuld moet worden gevuld voor het aanmaken van de ING bankrekening In de tabel vindt u een toelichting van de belangrijkste velden. Dimensiecode Code Bank Soort Rekeningnummer Uitleg Verkorte code, gebruik hierbij de eerste drie letters van de bank en laatste drie cijfers van het bankrekeningnummer. Hiermee herkent u altijd het bankrekeningnummer in Navision. Hier bepaalt u wat u aanmaakt, drie mogelijkheden: Bank: Grootboek-nr dimensie Bank/Giro Kas: Grootboek-nr dimensie Bank/Giro Deposito Grootboek-nr dimensie Deposito De grootboekrekeningen zijn die waarmee de bankrekeningen worden gekoppeld. De dimensies zijn nodig in verband met de verplichte dimensies op deze grootboekrekeningen. Het Bankrekeningnummer let op correcte invoer ivm elektronisch bankieren. Jaaraanduiding Indien aangevinkt wordt in de bankafschriftnummer een jaar meegenomen. Elk jaar wordt dan met nummer 001 begonnen Mogelijkheid tot het aanpassen van de nummering. Pagina 7.5-1

79 Indien u de nummering van de papierenafschriften wilt volgen in Navision kan u het nummer vervangen door het 1 e afschriftnummer op papier. Indien uw bank ieder jaar met nummer 1 begint kunt u een vinkje achter jaaraanduiding aan klikken. Indien u het scherm volledig heeft ingevuld kunt u met de knop Aanmaken de bankrekening daadwerkelijk in uw systeem vastleggen. Dit is een eenmalige actie indien u later wijzigingen wilt doorvoeren dient u dit via de bankkaart te doen. Let wel het is niet te adviseren om ieder jaar met een nieuwe reeks bankafschriftnummers te beginnen, dit is foutgevoelig en het volgen van de nummering op papier is niet mogelijk indien u de bankafschriften elektronisch inleest. Dit laatste verdient de voorkeur. Let op dat u voor de kerkbijdrage rekening niet de bankrekening hoeft in te voeren in Navision. Dit is de Bank-KB, u hoeft alleen de gegevens van deze bank te veranderen zodat de bankrekening bruikbaar is. Wijzigen bankrekeningen Wijzigingen in de bankrekeningen Stap 1. Open bankkaart Instellingen Bankenoverzicht Selecteer de juiste bank en klik op de knop Bank en kies voor Kaart. De bankkaart van de BANK-KB wordt zichtbaar. Pagina 7.5-2

80 Stap 2. Bankkaart muteren Hier kunt u bijvoorbeeld het rekeningnummer wijzigingen. Stap 3. Bankkaart muteren (Rekeninghouder) Bij alle banken zal het tabblad rekeninghouder gevuld zijn, hier wordt bij het aanmaken van de bankrekening voor gezorgd. Behalve de Bank-KB, deze is immers al in Navision aanwezig in verband met de incasso s. Kies boven in het scherm voor het tabblad Rekeninghouder en vul uw parochiegegevens in. Wijzigen incasso bank (Bank-KB) Open de bankkaart van de Bank-KB, voer het bankrekeningnummer in van deze bank en voer de rekeninghouder in op het desbetreffende tabblad. Aangezien Navision met verschillende toegangsrechten werkt voor de module kerkbijdrage en boekhouden kan de kerkbijdrage administrateur niet alle banken gebruiken voor het invoeren van kerkbijdrage betalingen of het doen van incasso s. Voor de kerkbijdrage administrateur is één bank gereserveerd de Bank-KB. Het is dus van belang dat deze bank overeenkomt met een daadwerkelijke bankrekening van de parochie. Eventueel kunt u andere banken beschikbaar maken voor de kerkbijdrage administrateur. Indien u dit wilt dient u dit via de helpdesk te regelen. U kunt de helpdesk hier het makkelijkst een voor sturen onder vermelding van de betreffende bankrekening en uw kaskinummer. Pagina 7.5-3

81 7.6 Beginbalans Tot nu toe hebben we alle dimensiewaarden en bankrekeningen van de parochie ingevoerd. Daarnaast heeft u van de Bank-KB de gegevens veranderd zodat deze ook als bankrekening van de parochie is gedefinieerd. U kunt de boekhouding nu gebruiken, alleen ontbreken de beginsaldi op de verschillende grootboekrekeningen, banken, kassen enzovoort. Het invoeren van deze saldi doet u met het invoeren van de beginbalans. Voorafgaand aan de invoer van de beginbalans moet u de eindbalans van het voorgaande jaar vertalen naar het grootboek en de dimensiewaarden in Navision. Vervolgens voert u de volgende stappen uit in Navision. Stap ## Omschrijving 7.6a 1 Invoer balans. Behalve de grootboekrekeningen 0311 debiteuren en 0711 crediteuren 7.6a 1 Invoer banken via tussenrekening 0391 Tussenrekening overige 7.6b 2 Invoer debiteuren 7.6c 3 Invoer crediteuren 7.6d 4 Weergave beginbalans 7.6a Invoer balans In deze stap neemt u alle posten van de balans over op de grootboekrekeningen. Let hierbij op dat alle dimensies aanwezig zijn. Indien dit niet het geval is zult u deze tijdens het invoeren van de balans moeten aanmaken. Stap 1. Open memoriaal en kies juiste batchnaam Snelmenu -> Memoriaal -> Memo Het scherm Fin. dagboeksjabonenoverzicht opent zich, kies hier voor MEMO en klik op OK. Nu wordt het scherm. Diversendagboek/Memoriaal geopend. Hierbij is het veld Batchnaam gevuld met de laatst gebruikte batch. Klik op het lookup pijljte en voer een nieuwe batchnaam in voor de beginbalans (zie stappenplan 6.6). Let op dat u hierbij de kolom Nr.-reeks leeg maakt, gebruik hiervoor de Backspace of Delete op het toetsenbord. Klik op OK om het scherm Fin.dagboekbatches te verlaten en keer terug naar het memoriaal. Pagina 7.6-1

82 Stap 2. Invullen van het memoriaal 1 In het memoriaal vult u regel voor regel de boekingen in. De afbeelding laat het invoeren van de tweede regel zien. Let op dat u bij de boekingen in sommige gevallen meerdere keren een grootboekrekening boekt. Dit houdt verband met de verschillende dimensies die bij de boeking worden gebruikt. In de afbeelding is in de eerste en tweede regel grootboekrekening 0111 gebruikt. In het eerste geval betreft het de Petruskerk en in het tweede geval de Pauluskerk. Stap 3. Invullen van het memoriaal 2 Vul de rest van het memoriaal volgens onderstaande afbeelding: Let op dat de debiteuren/crediteuren via de tussenrekening 0391 worden ingevoerd. Dit hoeft u alleen te doen als u met een debiteuren-/crediteurensubadministratie gaat werken. Indien u gebruikmaakt van het kasstelstel (kosten/opbrengsten boeken als deze op het bankafschrift staan) hoeft u deze twee boekingsregels niet op te nemen en slaat u stap 7.5b en 7.5c over. De regels in het rode kader worden dan geboekt op de grootboekrekeningen 0321 Vorderingen op korte termijn respectievelijk 0721 Ov. schulden op korte termijn. Pagina 7.6-2

83 Stap 3. Invullen van het memoriaal 3 Vul de regels voor de banken en kassen in, kies bij rekeningsoort voor Bank. Door de keuze voor Bank heeft u nu de mogelijkheid in de kolom rekeningnr. een bankrekening te selecteren. Selecteer hier een bank en klik op OK. Pagina 7.6-3

84 Stap 4. Afronden en boeken Vul beide banken en de kas in volgens afbeelding. Nu kunt u het memoriaal boeken (zie Stappenplan 6.5). Kies voor boeken onder de knop boeken. Na de boeking verschijnt de volgenden melding: Het scherm memoriaal is nu leeg en kunt u verder gaan met stap 7.6b. 7.6a Invoer banken via tussenrekening In deze stap voert u de banken en kassen niet gelijktijdig in met de rest van de balans. Dit kan handig zijn als u begin januari nog niet over de volledige balans beschikt, terwijl u al wel de saldi van de banken en kassen heeft. Stap 1. Invullen van het memoriaal 1 Vult in het memoriaal de drie regels van de banken in. Geef op een extra regel als tegenrekening de grootboekrekening 0391 in. Voer het totale saldo in op deze rekening zodat het memoriaal in evenwicht is. Boek nu het memoriaal. Pagina 7.6-4

85 Stap 2. Invullen van het memoriaal 2 Nadat in balans definitief is geworden kunt u deze in Navision boeken. Voer de balans in volgens de afbeeldingen: Geef op een extra regel als tegenrekening de grootboekrekening 0391 in. Voer het totale saldo in van de banken zoals in stap 1. Boek het memoriaal. Met de boeking loopt de tussenrekening qua banken leeg. Pagina 7.6-5

86 7.6b Invoer debiteuren Deze stap is optioneel. Indien u het kasstelsel gebruikt en niet met subadministratie debiteuren / crediteuren werkt slaat u deze stap over. U boekt in dat geval het totale bedrag aan debiteuren op de grootboekrekening 0321 Vorderingen op korte termijn. Stap 1. Invullen van het memoriaal 1 Vul de eerste regels van het memoriaal. Enkele opmerkingen bij het vullen van de regels: Vul het veld documentsoort nu met Factuur of Creditnota om aan te geven wat het betreft. Het veld Documentnr. wordt het factuurnummer in Navision, per factuur dient u een nieuw nummer te gebruiken. Aangezien in Navision elk document(nummer) in evenwicht moet zijn voor het boeken, dient u als tweede regel (met hetzelfde documentnummer) de grootboekrekening 0391 Tussenrekening overige in te voeren. In stap 7.6a heeft u hier het totaal aan debiteuren geboekt, nu boekt u dus stap voor stap deze rekening glad. Het veld Extern documentnr. mag u gebruiken om het originele factuurnummer in te voeren. Dit is dus het factuurnummer dat de verkoopfactuur in uw vorige software pakket had. Deze kolom dient u zichtbaar te maken met optie Kolommen weergeven. In het veld Rekeningsoort dient u Klant te selecteren om vervolgens bij het veld rekeningnr. de juiste debiteur te kunnen selecteren (zie afbeelding). Pagina 7.6-6

87 Stap 2. Invullen van het memoriaal 2 Neem de regels over zoals in de afbeelding: Let op de regels met de creditnota, in Navision voert u deze altijd met een positief bedrag in. Oftewel u dient deze credit in te voeren. Cumulatief wordt 5.000,00 euro geboekt op de grootboekrekening 0391 Tussenrekening overige waarmee de grootboekrekening glad loopt qua debiteurensaldo. Stap 3. Boeken memoriaal en controle debiteurensaldo Boek de regels via boeken onder knop boeken. Als uw invoer correct is verdwijnen de regels en krijgt u de volgende melding: Met deze boeking heeft u bij de verschillende debiteuren openstaande posten gecreëerd. Deze kunt u op een aantal manieren opvragen, hier is gekozen voor de openstaande posten lijst bij de debiteuren (Snelmenu -> Proefbalans en overzichten -> Openstaande posten debiteuren). In de afbeelding zijn de debiteurenposten te zien. Pagina 7.6-7

88 7.6c Invoer crediteuren Deze stap is optioneel. Indien u het kasstelsel gebruikt en niet met subadministratie debiteuren / crediteuren werkt slaat u deze stap over. U boekt in dat geval het totale bedrag aan crediteuren op de grootboekrekening 0721 Ov. schulden op korte termijn. Stap 1. Invullen van het memoriaal Vul de regels van het memoriaal. Enkele opmerkingen bij het vullen van de regels: Het veld documentdatum kunt u gebruiken om de originele factuurdatum van de inkoopfactuur in te vullen. Deze kolom dient u zichtbaar te maken met de optie Kolommen weergeven. Vul het veld documentsoort nu met Factuur of Creditnota om aan te geven wat het betreft. Het veld Documentnr. wordt het factuurnummer in Navision, per factuur dient u een nieuw nummer te gebruiken. Aangezien in Navision elk document(nummer) in evenwicht moet zijn voor het boeken, dient u als tweede regel (met hetzelfde documentnummer) de grootboekrekening 0391 Tussenrekening overige in te voeren. In stap 7.6a heeft u hier het totaal aan crediteuren geboekt, nu boekt u dus stap voor stap deze rekening glad. Het veld Extern documentnr. mag u gebruiken om het originele factuurnummer in te voeren. Dit is dus het factuurnummer dat de verkoopfactuur in uw vorige software pakket had. Deze kolom dient u zichtbaar te maken met de optie Kolommen weergeven. In het veld Rekeningsoort dient u Leverancier te selecteren om vervolgens bij het veld rekeningnr. de juiste crediteur te kunnen selecteren (zie afbeelding). Let op de Creditnota regels waarbij het bedrag niet negatief is maar debet is vermeld. Pagina 7.6-8

89 Stap 2. Boeken memoriaal en controle crediteurensaldo Boek de regels via boeken onder knop boeken. Als uw invoer correct is verdwijnen de regels en krijgt u de volgende melding: Met deze boeking heeft u bij de crediteur openstaande posten gecreëerd. Deze kunt u op een aantal manieren opvragen, hier is gekozen voor de openstaande posten lijst bij de crediteuren (Snelmenu -> Proefbalans en overzichten -> Openstaande posten crediteuren). In de afbeelding zijn de crediteurenposten te zien. Pagina 7.6-9

90 7.6d Weergave beginbalans Na het invoeren van de beginbalans kunt u eenvoudig via het grootboek controleren of de beginbalans correct is ingevoerd. Stap 1. Bekijk grootboek Open het grootboek: Snelmenu Grootboek. Vul bovenin het scherm zowel de begin- als einddatum met Als het klop ziet u nu de zojuist ingevoerde beginbalans. Indien u al boekingen aanwezig zijn op 1 januari 2010 dan zijn deze ook zichtbaar. In de afbeelding zijn alleen de relevante groepen zichtbaar. Pagina

91 8 VERWERKEN BANKEN 8.1 Verwerken bankboek (handmatig) Het boeken van de bank of giro gaat als volgt: Stap 1. Opzoeken van het bank of giroboek Ga in het snelmenu naar Boeken Bank-/Giroboek Kies bijvoorbeeld Bank: RAB453 en klik op OK. Stap 2. Invullen van de kop van het bankafschrift Klik op Tab of Enter om het eerstvolgende afschriftnummer op te halen. Vul vervolgens het eindsaldo in van het afschrift. Pagina 8.1-1

92 Stap 3. Invullen van de regels van het afschrift met rekeningsoort Grootboekrekening Vul de datum van het afschrift in. Dit kan de valutadatum of de boekingsdatum van het afschrift zijn. Maak bij rekeningsoort een keuze uit: Grootboekrekening als u de betaalde of ontvangen bedragen op een grootboekrekening wilt boeken. Klant als u de betaalde of ontvangen bedragen op een debiteur wilt boeken. Stap 4. Leverancier als u de betaalde of ontvangen bedragen op een crediteur wilt boeken. Stap 5. In dit voorbeeld kies u voor Grootboekrekening: Geef vervolgens het rekeningnummer in of maak een keuze met gebruikmaking van het pijltje. Bijvoorbeeld een rekening van Essent voor energie van 1300,00 op rekening Pagina 8.1-2

93 Vul indien van toepassing de Geloofgemeenschap in. Hierbij kunt u het pijltje gebruiken. De omschrijving mag worden ingevuld met een omschrijving die uiteindelijk in het grootboek moet verschijnen. Standaard wordt de omschrijving van de grootboekrekening getoond. Deze mag worden overschreven en of aangevuld. Vul daarna het bedrag in. De regels staan nu ingevuld in het rood. Dit betekent, dat de invulling van de regel nog niet compleet is. Er ontbreekt een verplichte dimensie bij de rekening 1211 energiekosten. Blijf op de regel staan om de bijbehorende dimensie in te voeren. Klik op het veld dimensiewaardecode van de regel aangegeven in het rood onder in beeld en vul de dimensiewaardecode in. Pagina 8.1-3

94 U kunt gebruikmaken van het pijltje. Selecteer een dimensie en klik op OK. Wanneer alle dimensiewaarden zijn ingevuld worden de regels van het afschrift en de regels van de dimensies in het zwart weergegeven. Pagina 8.1-4

95 Stap 4. Invullen van een regel met rekeningsoort Klant (debiteur) Vul de datum in van de volgende regel (Regel 2). Dit kan de valutadatum of de boekingsdatum van het afschrift zijn. Vul bij de rekeningsoort Klant in. Geef vervolgens het rekeningnummer (klantnummer) in of maak een keuze met gebruikmaking van het pijltje. Voorbeeld: J. van der Aa heeft 50,00 kerkbijdrage betaald. Pas eventueel de omschrijving aan en vul het bedrag in. Let op dat automatisch de kolom Geloofgemeenschap wordt gevuld. Dit is een dimensiewaarde gekoppeld aan de klantkaart Pagina 8.1-5

96 Stap 5. Invullen van een regel met rekeningsoort Leverancier Vul de datum van de derde regel in. Dit kan de valutadatum of de boekingsdatum van het afschrift zijn. Vul bij de rekeningsoort Leverancier in. Geef vervolgens het rekeningnummer (leveranciernummer) in of maak een keuze met gebruikmaking van het pijltje. Bijvoorbeeld: Betaling aan Albert Heijn. Bij de betaling aan een leverancier moet deze gekoppeld worden aan een inkoopfactuur door middel van het vereffeningsnummer. Geef het vereffeningnummer in of gebruik het pijltje om het nummer op te halen. Pagina 8.1-6

97 Selecteer de juiste factuur en klik op OK, Navision zal nu het vereffeningsnummer invullen en tevens het bedrag. Pagina 8.1-7

98 Stap 6. Alle regels zijn ingevoerd Vul de rest van het bankafschrift volgens het voorbeeld. Stap 7. Controleren en boeken van het afschrift Het controleren van het te boeken bankafschrift gaat middels een controlelijst. Deze is te vinden onder de knop Boeken. Klik op Voorbeeld om het overzicht in beeld te krijgen of klik op afdrukken om het overzicht uit te printen. Pagina 8.1-8

99 Het afdrukvoorbeeld toont de boekingen, indien fouten aanwezig zijn in de regels zullen deze zichtbaar zijn. Controleer het saldo van het afschrift: Is het te boeken dagafschrift in orde, dan kan deze worden vastgelegd door te boeken. Klik op Boeken en kies nogmaals Boeken (indien een uitdraai is gewenst Boeken en Afdrukken) Klik op Yes om de regel te boeken. Pagina 8.1-9

100 8.2 Verwerken bankboek (elektronisch) Het elektronisch inlezen van een bankafschrift staat beschreven in het hoofdstuk over telebankieren. Stappenplan 13.1 Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift Pagina 8.2-1

101 9 VERWERKEN KASSEN 9.1 Verwerken kasboek Stap 1. Openen kasboek Ga in het snelmenu naar Boeken Kasboek. Indien meerdere kasboeken aanwezig zijn in de boekhouding krijgt u een keuzescherm, kies hier het juiste kasboek en klik op OK. Het kasboek wordt geopend en u kunt beginnen met de invoer. Vul bovenin het scherm Kasboek het Eindsaldo in, dit gebruikt Navision als totaalcontrole of alle regels zijn ingevoerd. Pagina 9.1-1

102 Stap 2 Vullen van kasregels Vul de datum in waarop u het bedrag is geboekt, datum mag in het verleden liggen. Bij de 2 e kolom, drukt u op tab, zodat het Documentnummer automatisch verschijnt. Bij rekeningsoort maakt u een keuze. In dit geval kiezen we voor grootboekrekening. Klik deze aan door op het pijltje te klikken. Het rekeningnummer vult u handmatig in of vult u door op het pijltje te klikken en vervolgens de juiste rekening te kiezen. Door de keuze grootboekrekening bij de vorige kolom kies u hier dus een grootboekrekeningnummer. Als u nu op tab klikt, dient u de eventuele verplichte dimensies in te vullen. De regel kleurt dan rood en u ziet onder in het scherm de dimensie(s) die van toepassing is/zijn. Klik op het veld Dimensiewaardecode en klik op het pijltje om de dimensie te kiezen. Selecteer de juiste regel en klik op OK om te bevestigen. Pagina 9.1-2

103 Bij het veld Omschrijving kunt u eventueel een andere omschrijving invullen. Als laatste vult u het bedrag bij Debet of Credit. Wanneer u hier meerdere bedragen invult, kunt u de totalen onder in het scherm terug vinden. Stap 3. Boeken van het kasboek U heeft nu alle juiste velden ingevuld en kunt het Kasboek gaan boeken. Bij het boeken heeft u verschillende mogelijkheden. Als u kiest voor Controlelijst kunt u bekijken of er eventuele fouten optreden. We gaan nu even uit dat alles in orde is en het kasboek geboekt kan worden. Dit doet u door op Boeken Boeken te klikken. Navision vraagt nu of u het kasboek daadwerkelijk wilt boeken. Hier kiest u voor Yes. De bedragen zijn nu geboekt in het kasboek. Pagina 9.1-3

104 10 MEMORIAAL Het memoriaal wordt gebruik voor mutaties, die niet in de overige dagboeken verwerkt kunnen of mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn: Het boeken van correcties. Het boeken van afschrijvingen. Het boeken van lonen. Het afboeken van debiteuren vorderingen (bijv. i.g.v. overlijden) Memoriaal Correctie Stap 1. Openen memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Memoriaal komt men in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht u kies hier voor MEMO en klikt op OK. In het memoriaal kiest u als eerste de batch waarin u wilt boeken. Aan een memoriaal kunnen meerdere batches gekoppeld zijn met eventueel verschillende nummerreeksen. In dit voorbeeld kiezen we voor de batch CORRECTIE. Zie stappenplan 6.6 voor het aanmaken batches. Pagina

105 Stap 2. Invoeren regels Na het kiezen van de batch kunnen de memoriaalregels worden ingevoerd. In deze stap gaan we een correctie maken. Er is in januari 25,- geboekt op grootboekrekening 5311 Representatiekosten, dit had 5211 Bestuurskosten moeten zijn. Voor de eerste regel moet het volgende ingevuld worden. Boekingsdatum, de datum waarop u wilt boeken. De originele boeking was op , houd deze datum aan voor de correctie. Documentsoort kan leeg gelaten worden voor deze boeking. Het Documentnr. kunt u overslaan deze wordt automatisch gevuld. Bij Rekeningsoort kiest u bij deze correctie voor Grootboekrekening. In de volgende kolom Rekeningnr. kiezen we voor het rekeningnummer waarop verkeerd geboekt is, in dit geval 5311 Representatiekosten. De kolom Omschrijving wordt automatisch gevuld met de omschrijving van de gekozen grootboekrekening. Dit kan overschreven worden. In dit voorbeeld is Correctie toegevoegd. Merk op dat aan grootboekrekening 5311 geen verplichtte dimensies gekoppeld zijn, het onderste gedeelte van het scherm blijft namelijk leeg. In ons voorbeeld zijn de kosten onterecht op grootboekrekening 5311 Representatiekosten terecht gekomen. Dus moet op de eerste regel bij Creditbedrag het bedrag 25,- ingevuld worden. Pagina

106 Met de Tab-toets gaat u vervolgens naar de tweede regel, merk op dat de boekingsdatum, documentnummer en Rekeningsoort worden overgenomen van de eerste regel. In de kolom Rekeningnr. kiezen we voor het rekeningnummer waarop geboekt had moeten worden, in dit geval 5211 Bestuurskosten. De kolom Omschrijving wordt automatisch gevuld met de omschrijving van de gekozen grootboekrekening. In dit geval vult u deze omschrijving aan met een verwijzing naar de correctie en de originele boeking. - Correctie (RAB ). Omdat we de tweede regel nog niet compleet hebben ingevuld, laat Navision onderin bij Totaalsaldo een negatief bedrag zien. Als een Memoriaal in balans is, staat bij Totaalsaldo 0,00. Om dit te realiseren moeten we eerst de tweede regel compleet maken. Het gehele bedrag wat verkeerd geboekt was op 5311 Representatiekosten moet nu terecht komen op 5211 Bestuurskosten. Bij Debetbedrag moet het bedrag 25,- worden ingevuld. Het memoriaal is hiermee weer in balans, een gelijk bedrag bij Totaal Debet en bij Totaal Credit. Dit resulteert in een 0,00 bij Totaalsaldo. Ook grootboekrekening 5211 kent geen verplichte dimensies, de onderste regels in het scherm blijven leeg. Pagina

107 Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor onze memoriaalboeking als volgt uit: Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus er kan geboekt worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Boeken of Boeken en afdrukken kan het memoriaal geboekt worden. Navision komt daarvoor nog met een controle vraag of de dagboekregels geboekt moeten worden. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Het scherm Diversendagboek/memoriaal is weer helemaal leeg. Door het boeken is de volgende journaalpost gemaakt: 5211 Bestuurskosten 25,00 aan 5311 Representatiekosten 25,00 De grootboekrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina

108 10.2 Memoriaal Afschrijvingen Stap 1. Openen memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Memoriaal komt men in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht u kies hier voor MEMO en klikt op OK. In het scherm Diversendagboek/Memoriaal kiest u bovenin het scherm voor de batch AFSCHR. Stap 2. Invoeren memoriaalregels - Afschrijving In dit voorbeeld wordt een afschrijving op het kerkgebouw verwerkt. De boekingsdatum is en het gaat over een bedrag van 1.200,-. Op de eerste regel van de afschrijving wordt grootboekrekening 0121 Overige kerkelijke gebouwen gekozen. Op grootboekrekening 0121 Overige kerkelijke gebouwen is de dimensiecode GEBOUWEN LANDERIJEN en OG MUTATIE verplicht. Dit wordt zichtbaar in het tweede deel van het scherm. Zowel de memoriaal regel als de bijbehorende dimensieregels zijn rood. Als alle verplichtte dimensies gevuld zijn worden deze weer zwart. In ons voorbeeld gaan we afschrijven op een kerkgebouw, Petruskerk. Pagina

109 In de memoriaalregel moet nog het Creditbedrag worden gevuld, daarna is de regel klaar. Als tweede regel wordt de kostenrekening gekozen, in ons voorbeeld 1511 Afschrijvingen. Ook op deze rekening is een dimensiecode verplicht, namelijk GEBOUWEN LANDERIJEN. Dit wordt zichtbaar in het tweede deel van het scherm. Zowel de memoriaal regel als de bijbehorende dimensieregel is rood. Als alle verplichtte dimensies gevuld zijn, worden deze weer zwart. In de eerste regel hebben we gekozen voor de dimensiewaarde Petruskerk, het is logisch om ook hier dezelfde dimensiewaarde te kiezen. Als laatste moet nog het Debetbedrag ingevuld worden. Pagina

110 Het memoriaal is hiermee weer in balans, een gelijk bedrag bij Totaal Debet en bij Totaal Credit. Dit resulteert in een 0,00 bij Totaalsaldo. Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor deze memoriaalboeking als volgt uit: Bij elke regel staan ook de dimensies waar op geboekt gaat worden. Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus er kan geboekt worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Boeken of Boeken en afdrukken kan het memoriaal geboekt worden. Pagina

111 Navision komt daarvoor nog met een controle vraag of de dagboekregels geboekt moeten worden. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Het memoriaal is weer helemaal leeg. Er wordt een journaalpost gemaakt: 1511 Afschrijvingen 1200,00 aan 0121 Overige kerkgebouwen 1200,00 De grootpostrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina

112 10.3 Memoriaal Afboeken klantpost Stap 1. Openen memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Memoriaal komt men in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht u kies hier voor MEMO en klikt op OK. In het scherm Diversendagboek/Memoriaal kiest u bovenin het scherm voor de batch AFBOEKEN. Stap 2. Invoeren memoriaalregels Afboeken klantpost In dit voorbeeld wordt een uitstaande vordering afgeboekt. Op de eerste regel zal gekozen moeten worden voor rekeningsoort Klant. Bij Rekeningnr. kan de betreffende klant opgezocht worden. In ons voorbeeld J. van der Aa met klantnummer KL Bij deze klant is een dimensiewaarde GELOOFGEMEENSCHAP verplicht. In tegenstelling tot het voorbeeld met de afschrijving wordt deze regel niet rood. De dimensiewaarde wordt vanaf de gekozen klant meegenomen naar het memoriaal. Omdat in kolom Waardeboeking Zelfde staat, wordt de waarde GG01 direct gevuld. De omschrijving wordt gewijzigd in Afboeken kerkbijdrage. Pagina

113 Via de knop Functies Vereffenen wordt het scherm Klantposten vereffenen geopend. In dit scherm selecteert u de factuur die afgeboekt moet worden. In ons geval VKB Nadat de regel geselecteerd is kunt u met F9 een vereffenings-id toekennen. Dit kan ook met de knop Vereffening ID Toekennen. Klik op OK om terug te keren naar het memoriaal om de tweede regel in te voeren. De afboeking gaat ten laste van de grootboekrekening 7011 Kerkbijdragen. Bij Debetbedrag moet 50,- worden ingevuld. Het memoriaal is hiermee weer in balans, een gelijk bedrag bij Totaal Debet en bij Totaal Credit. Dit resulteert in een 0,00 bij Totaalsaldo. Pagina

114 Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor deze memoriaalboeking als volgt uit: Bij de eerste regel staat ook de dimensie waar op geboekt gaat worden. Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus er kan geboekt worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Boeken of Boeken en afdrukken kan het memoriaal geboekt worden. Navision komt daarvoor nog met een controle vraag of de dagboekregels geboekt moeten worden. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Het memoriaal is weer helemaal leeg. Er wordt een journaalpost gemaakt: 7011 Kerkbijdragen 50,00 aan 0311 Debiteuren 50,00 De grootpostrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. In de subadministratie debiteuren wordt bij klant KL van der Aa factuur VKB als afgeboekt gemeld. De restwaarde van de factuur wordt 0,00. Pagina

115 10.4 Periodieke memoriaal Het memoriaal wordt gebruik voor mutaties, die niet in de overige dagboeken verwerkt kunnen of mogen worden. Wanneer deze boekingen periodiek d.w.z. wekelijks, maandelijks, of over andere bepaalde perioden gelijk zijn, kan er voor gekozen worden de boeking te laten plaatsvinden zonder dat de invulling van de journaalpost verdwijnt. Met andere woorden: De journaalpost hoeft bij de volgende boeking niet opnieuw ingevoerd te worden. Behalve als er een getal is veranderd of er een regel bij of af moet, kan de standaard boeking worden verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn: Het boeken van Afschrijvingen. Het boeken van Lonen. Ten opzichte van het gewone memoriaal zijn er enkele bijzonderheden. Zo kan er bij methode meerdere vormen gekozen worden. Voor u zijn de methodes Vast en Variabel van belang. Methode Vast Variabel Omschrijving Vast betekent, dat na boeking van het memoriaal de journaalpost blijft staan inclusief de bedragen. Variabel betekent, dat na boeking van het memoriaal de journaalpost blijft staan, alleen de bedragen worden op 0 gezet. Ook de Frequentie kan worden opgegeven. Hier wordt de datumformule opgegeven waarop de volgende boeking mag plaatsvinden. Is de huidige datum voor de nieuwe berekende boekingsdatum, zal de boeking niet worden uitgevoerd. In de volgende stappenplannen vindt u twee voorbeelden. In paragraaf 10.5 staat een loonjournaal beschreven, paragraaf 10.6 beschrijft een afschrijving. Pagina

116 10.5 Periodieke memoriaal Loonjournaal Stap 1. Openen periodiek memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Periodiek komt men in het periodiek memoriaal scherm. In het memoriaal kiest u als eerste de batch waarin u wilt boeken. Aan een memoriaal kunnen meerder batches gekoppeld zijn met eventueel verschillende nummerreeksen, zie stappenplan 6.6 Batchnaam in het memoriaal. In dit voorbeeld is een batch LOONJRNL aangemaakt. In dit periodiek memoriaal zijn al vier regels ingevoerd. Omdat ze van het type Variabel zijn, blijft de boeking staan en de bedragen zijn op nul gesteld. Merk op dat bij de eerste regel van het memoriaal dimensies verplicht zijn en dat de dimensiewaarden al zijn ingevuld. Stap 2. Invoeren memoriaalregels Loonjournaalpost De regels in de batch kunnen worden aangevuld met bedragen. Zorg er voor dat het documentnr. binnen een boeking identiek is zodat het systeem kan controleren of een boeking in evenwicht is. In het voorbeeld is %3 toegevoegd, bij de boeking wordt dit vervangen door het nummer van de boekingsmaand, soortgelijks geldt voor de omschrijving waar %4 staat (zie help F1 voor uitleg). Pagina Na het invullen van de bovenstaande bedragen is het memoriaal in evenwicht. Het memoriaal is hiermee weer in balans, een 0,00 bij Totaalsaldo.

117 Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor onze memoriaalboeking als volgt uit: Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus u kunt boeken. Via de knop Boeken kiest u voor Boeken of Boeken en afdrukken en het memoriaal wordt geboekt. Navision komt daarvoor nog met een controle vraag of de dagboekregels moeten worden geboekt. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Er wordt een journaalpost gemaakt: 3011 Bruto salaris/toelage februari 2.650,00 aan 0351 Tussenrekening salarissen februari 1.750,00 aan 0371 Tussenrekening loonheffing februari 800,00 aan 0361 Tussenrekening sociale lasten februari 100,00 De grootboekrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina

118 10.6 Periodieke memoriaal Afschrijving Stap 1. Openen periodiek memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Periodiek komt men in het periodiek memoriaal scherm. In het memoriaal kiest u als eerste de batch waarin u wilt boeken. Aan een memoriaal kunnen meerder batches gekoppeld zijn met eventueel verschillende nummerreeksen. In dit voorbeeld kiezen we voor de batch AFSCHR. (Zie stappenplan 6.6 Batchnaam in het memoriaal). In dit periodiek memoriaal zijn al twee regels ingevoerd. Omdat ze van het type Vast zijn, blijven de boekingen staan en zijn de bedragen al ingevuld. Stap 2. Invoeren memoriaalregels Afschrijvingen De regels in de batch hoeven niet te worden aangevuld met bedragen. De bedragen kunnen wel aangepast worden. Zorg er voor dat het documentnr. binnen een boeking identiek is zodat het systeem kan controleren of een boeking in evenwicht is. Bij het documentnummer is gewerkt met variabelen, %3 wordt in de boeking vervangen door het nummer van de maand. Bij de omschrijving wordt %4 vervangen door de naam van de maand. Pagina Merk op dat bij de regels van het memoriaal dimensies verplicht zijn. Merk ook op dat deze al zijn gevuld met waarden. Het memoriaal is in balans, een 0,00 bij Totaalsaldo.

119 Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor onze memoriaalboeking als volgt uit: Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus u kunt boeken. Kies Boeken via de knop Boeken. Navision komt met een controle vraag of de dagboekregels moeten worden geboekt. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Er wordt een journaalpost gemaakt: 1511 Afschrijvingen 1.000,00 aan 0111 Kerken en gebouwen 1.000,00 De grootboekrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina

120 11 INKOOP In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u in Navision inkoopfacturen kunt aanmaken, hoe u een inkoopcreditnota kunt maken en alle relevante gegevens kunt raadplegen met betrekking tot de inkoop. Allereerst vindt u een beschrijving voor het aanmaken van een crediteur Aanmaken crediteuren In Navision maakt u op een plaats crediteuren aan, de crediteurenkaart. Stap 1. Aanmaken Crediteur Snelmenu Instellingen / Stamgegevens Beheer crediteueren. Maak met F3 of Nieuw een nieuwe crediteur aan. U krijgt een naamloos Crediteur te zien. Dit is een nieuwe kaart die u kunt invullen. Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Vul de relevante velden in. Voor het betalen van via een betaalrun dient u tenminste de naam en plaats in te vullen. Pagina

121 Stap 2. Invullen tabblad Betaling Hier vindt u de volgende velden: Betalen aan: verwijzing naar andere crediteur (bijv. factoring bedrijf) is meestal leeg; Betalingscondities: bepaald vervaldatum o.b.v. factuurdatum; Ons rekeningnr.: Ons debiteurennummer bij de leverancier, is niet verplicht; Code transactiemodus: inrichting voor de betaalrun, u selecteert hier uw betalende bank; Code bankrekening: bankrekening van de crediteur, deze dient u eerst aan te maken. Stap 3. Aanmaken bankrekening crediteur Op de leverancier kaart kiest u voor bankrekeningen onder de knop crediteur. Het scherm bankrekening crediteur wordt zichtbaar. Voeg een nieuwe toe met F3 of nieuw in de knoppenbalk of muteer een bestaande. Vul de velden Code en Bankrekeningnr. met het bankrekeningnummer van de crediteur. Nu is de bankrekening bekend en kunt u in stap 2 tabblad betaling de bankrekening selecteren. Pagina

122 11.2 Aanmaken inkoopfactuur Stap 1. Openen inkoopfactuur Ga in het snelmenu naar Boeken Inkoop/Verkoopfacturen Inkoopfacturen. Klik boven in het scherm in het veld Nr. en druk op F3 of op Nieuw in de knoppenbalk. Het scherm naamloos Inkoopfactuur wordt zichtbaar. Pagina

123 Stap 2. Gegevens vullen inkoopkop Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Het crediteurennummer kunt u zelf ingeven of klik op het pijltje om te overzicht van de crediteuren op te roepen en een keus te maken. Vul bij de datum de datum in waarop u het bedrag geboekt wilt hebben. Als het dus een bedrag uit het verleden is, vult u hier de eigenlijke boekingsdatum in. Bij de documentdatum neemt Navision automatisch de boekingsdatum over, eventueel kunt u deze wijzigen. Klik op OK en Navision vult de rest van de kop van de factuur in. Vul de omschrijving in die meegenomen wordt in de administratie. Let op het veld Factuurnr. Leverancier is verplicht in Navision. Vul hier het nummer in van de inkoopfactuur. Pagina

124 Stap 3. Gegevens vullen inkoopregels Ga naar de regels. Vul in de eerste kolom Grootboekrekening in. Vul in de tweede kolom het grootboekrekeningnummer in of klik op het pijltje om een keuze te maken. Bijvoorbeeld: 5111 Kosten huishouding toelage en vervolgens op OK. De regel wordt ingevuld en onder in beeld worden de verplichte dimensies getoond. Als de regel in het rood wordt weergegeven zullen de ontbrekende dimensiewaarden moeten worden aangevuld. Totdat de regel zwart wordt. Vul bij de omschrijving eventueel een andere tekst is, dit is optioneel. Pagina

125 Vul de regel aan met een Aantal en een Directe kostprijs. Het Regelbedrag wordt automatisch ingevuld aan de hand van het aantal maal de directe kostprijs. Vul in het onderste kader de ontbrekende dimensieswaardecodes in. In dit geval een persoon. Bijvoorbeeld: Henk Dijkhuizen Klik daarna op OK. Door in de regel te klikken wordt de regel zwart. Indien van toepassing kunnen er meer regels worden ingevoerd. Steeds worden de eventueel bijbehorende dimensies opgehaald, deze moet u invullen. Pagina

126 Stap 4. Boeken van inkoopfactuur De factuur ziet er nu alsvolgt uit: Indien de factuur correct is kunt deze boeken en/of afdrukken. Als de factuur geboekt is, is het scherm leeg en vindt u de factuur bij de geboekte inkoopfacturen terug. Pagina

127 11.3 Aanmaken inkoopcreditnota Het boeken van een inkoopcreditnota is geheel analoog aan het boeken van een inkoopfactuur. Let wel op dat Navision geen negatieve bedragen kent en dat de inkoopcreditnota in positieve bedragen luidt, alleen staan de bedragen nu aan de creditzijde. Verder heeft u bij de inkoopcreditnota een handige kopieerfunctie waarmee eenvoudig de bijbehorende inkoopfactuur kunt overnemen. In de stap is uitgelegd hoe u dit kunt doen voor de inkoopfactuur van de vorige paragraaf (11.2 Aanmaken inkoopfactuur). kopieren van de inkoopfactuur Snelmenu Boeken Menu Inkoop/Verkoop facturen Inkoopcreditnota Maak een nieuwe inkoopcreditnota en zorg dat deze een nummer heeft. Nu kunt u via de functie Document kopiëren een kopie maken van de inkoopfactuur. Kies voor geboekte factuur. Geef bij documentnr. het nummer van de inkoopfactuur, gebruik hierbij het pijltje. Klik op OK om de kopie te maken. Pagina

128 Aanpassingen inkoopcreditnota Na het kopieren dient u de kopie verder aan te passen, in de afbeelding is het creditnotanummer ingevuld wat op de inkoopcreditnota staat en is het bedrag aangepast naar het te crediteren bedrag. U kunt de inkoopcreditnota nu boeken. Op de achtergrond vindt direct een vereffening plaats tegen de inkoopfactuur. Het resultaat is als volgt: Bij de crediteurenposten van Albert Hein is te zien dat de factuur en creditnota deels tegen elkaar wegvallen en de factuur nog open staat voor 45 euro. Pagina

129 12 VERKOOP In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u in Navision verkoopfacturen kunt aanmaken, hoe u een verkoopcreditnota kunt maken en alle relevante gegevens kunt raadplegen met betrekking tot de verkoop. Allereerst staat beschreven hoe u een debiteur dient aan te maken Aanmaken debiteuren Binnen Navision kunt u op een tweetal manieren een nieuwe debiteur invoeren, via de ledenadministratie of rechtstreeks in de Boekhouding. Het verdient de voorkeur altijd via ledenbeheer parochianen als debiteur aan te maken, hiermee houdt u het bewerken van de stamgegevens op één centrale plaats. Daarnaast zijn de leden gekoppeld via Sila aan de gemeentelijke basis administratie en worden wijzigingen automatisch verwerkt in het ledenbestand. In het eerste gedeelte van het stappenplan vindt u uitleg over het aanmaken van debiteuren via de ledenadministratie. In het tweede gedeelte staat de rechtstreekse manier uitgelegd. Stap 1 Debiteur aanmaken via ledenbeheer. Ga in Ledenbeheer naar een contactpersoonkaart (eventueel laten doen door ledenadministrateur). Klik hier op: Functies Debiteuer maken voor Overige zakelijk. U krijgt de melding dat klant. is aangemaakt. Pagina

130 Stap 2 Open debiteurenkaart. Snelmenu: Instellingen / Stamgegevens Beheer debiteuren. De debiteurenkaart is klaar voor gebruik, let op de Zakenrelatiecode OVERIGE. Op deze kaart kunt u het adres en dergelijk niet wijzigen dit loopt via de boekhouding. Stap 3 Nieuwe debiteur via debiteurenkaart. Snelmenu: Instellingen / Stamgegevens Beheer debiteuren. Klik vanuit de debiteurenkaart op F3 of Nieuw in de knoppenbalk. U krijgt een naamloos Debiteur te zien. Dit is een nieuwe kaart die u kunt invullen. Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Vul de relevante velden in. Pagina

131 Stap 4 Tabblad Betaling debiteurenkaart. Op het tabblad Betaling kunt u een aantal velden invullen. Vanuit de boekhouding is het veld Betalingscondities als enige relevant. Via het pijltje kunt u een selectie maken. In de afbeelding is 30D (30 dagen) geselecteerd, oftewel 30 dagen na de factuurdatum vervallen de facturen. Bij het aanmaken van een factuur kunt u altijd afwijken van deze instellingen. Het verdient de aanbeveling de overige velden niet in te vullen. De code transactiemodus en bankrekening worden vanuit de kerkbijdrage module gebruikt bij het telebankieren. Nu heeft u een debiteur en kunt u met behulp van het stappenplan in de volgende paragraaf een verkoopfactuur boeken. Pagina

132 12.2 Aanmaken verkoopfactuur Stap 1 Openen verkoopfactuur Ga in het snelmenu naar Boeken Menu Inkoop Verkoopfacturen Verkoopfacturen. Klik boven in het scherm in het veld Nr. en druk op F3 of op Nieuw in de knoppenbalk. Het scherm naamloos Verkoopfactuur wordt zichtbaar. Pagina

133 Stap 2. Gegevens vullen verkoopkop Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Het debiteurennummer kunt u zelf ingeven of klik op het pijltje om te overzicht van de debiteuren op te roepen en een keus te maken. Vul bij de datum de datum in waarop u het bedrag geboekt wilt hebben. Als het dus een bedrag uit het verleden is, vult u hier de eigenlijke boekingsdatum in. Klik op OK en Navision vult de rest van de kop van de factuur in. De omschrijving is standaard gevuld met Factuur VF- deze wordt meegenomen in de boekingen. Hier kunt u een andere omschrijving meegeven. Pagina

134 Stap 3. Gegevens vullen verkoopregels Ga naar de regels. Vul in de eerste kolom Grootboekrekening in. Vul in de tweede kolom het grootboekrekeningnummer in of klik op het pijltje om een keuze te maken. Bijvoorbeeld: 3511 Functiekosten toelage en vervolgens op OK. De regel wordt ingevuld en onder in beeld worden de verplichte dimensies getoond. Als de regel in het rood wordt weergegeven zullen de ontbrekende dimensiewaarden moeten worden aangevuld. Totdat de regel zwart wordt. Vul bij de omschrijving eventueel een andere tekst in, dit is optioneel. Vul de regel aan met een Aantal en een Eenheidsprijs. Het Regelbedrag wordt automatisch ingevuld aan de hand van het aantal maal de eenheidsprijs. Vul in het onderste kader de ontbrekende dimensieswaarden in. In dit geval een functie. Bijvoorbeeld: Organist Klik daarna op OK. Pagina

135 Door in de regel te klikken wordt de regel zwart. Indien van toepassing kunnen er meer regels worden ingevoerd. Steeds worden de eventueel bijbehorende verplichte dimensies getoond, deze moet u invullen. Pagina

136 Stap 4. Boeken van verkoopfactuur De factuur ziet er nu als volgt uit: Indien de factuur correct is kunt u deze boeken en/of afdrukken. Als de factuur geboekt is, is het scherm leeg en vindt u de factuur bij de geboekte verkoopfacturen terug. Pagina

137 12.3 Aanmaken verkoopcreditnota Het boeken van een verkoopcreditnota is geheel analoog aan het boeken van een verkoopfactuur. Let wel op dat Navision geen negatieve bedragen kent en dat de verkoopcreditnota in positieve bedragen luidt, alleen staan de bedragen nu aan de debitzijde. Verder heeft u bij de verkoopcreditnota een handige kopieerfunctie waarmee u eenvoudig de bijbehorende verkoopfactuur kunt overnemen. In de stap is uitgelegd hoe u dit kunt doen voor de factuur de vorige paragraaf (12.2 Aanmaken verkoopfactuur). kopieren van de verkoopfactuur Snelmenu Boeken Menu Inkoop/Verkoop facturen Verkoopcreditnota Maak een nieuwe inkoopcreditnota en zorg dat deze een nummer heeft. Nu kunt u via de functie Document kopiëren een kopie maken van de inkoopfactuur. Kies voor geboekte factuur. Geef bij documentnr. Het nummer van de inkoopfactuur, gebruik hierbij het pijltje. Klik op OK om de kopie te maken. Pagina

138 Aanpassingen verkoopcreditnota Na het kopieren dient u de kopie verder aan te passen, in de afbeelding is het bedrag aangepast naar het te crediteren bedrag. U kunt de verkoopcreditnota nu boeken. Op de achtergrond vindt direct een vereffening plaats tegen de verkoopfactuur. Het resultaat is als volgt: Bij de debiteurenposten van L. van der Aa is te zien dat de factuur en creditnota deels tegen elkaar wegvallen en de factuur nog open staat voor 90 euro. Pagina

139 13 TELEBANKIEREN 13.1 Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift De werking van het inlezen van bankafschriften gaat op de volgende wijze: Stap 1. Ophalen van bankafschriften van internet Open het internet en ga naar de pagina van de bank. Download het afschrift volgens de datum specificatie die gewenst is. Houdt hierbij rekening met de volgende formaten: Rabobank Formaat: MUT.ASC of MT940 Overige banken Formaat: MT940 Bewaar het bestand in de directory C:\Telebankieren Stap 2. Inlezen van het bestand in Navision Ga in het snelmenu naar Boeken Telebankieren Importeren bankafschriften. U krijgt voor het importeren van het afschrift de volgende mogelijkheden. Kies het juiste protocol en klik daarna op Start. In het scherm Swift MT940 importeren kunt u het bestand van stap 1 selecteren door te klikken op de knop met de drie puntjes. Pagina

140 In het volgende scherm Dataport Import File Name dient u het afschrift op te zoeken. Deze staat in de directory \\tsclient\c\telebankieren. Wanneer u de juiste directory heeft gevonden en het bestand wordt niet weergegeven, dan kunt u het type file of bestand nog veranderen in All types of alle typen. In de afbeelding ziet u een dergelijke file (Clieop03). Kies het te importeren bestand ABNMT940nw.txt en klik op Open. Het bestand wordt hiermee zichtbaar bij bestandsnaam. Pagina

141 Zet het vinkje aan voor automatisch reconcilieren. Reconcilieren wil zeggen Automatisch koppelen met openstaande facturen op basis van Banknummer, bedrag en factuurnummer. Klik op OK en Navision haalt het afschrift binnen. De volgende melding verschijnt: De gegevens zijn gematcht met de klantgegevens die in Navision bekend zijn. Daarna worden de afschriftregels aangemaakt in bankboek. Nu dient u het afschrift BKB op te zoeken in het bankboek waarna u de regels moet controleren. De gegevens moeten worden gecontroleerd, aangevuld waar nodig en vervolgens dient u het bankafschrift te boeken. Zie stappenplan 8.1 voor uitleg over het controleren van een bankafschrift. In dat stappenplan staat uitgelegd hoe u handmatig een bankafschrift invoert hetgeen u hier dient te gebruiken bij het aanvullen van de regels. Pagina

142 13.2 Telebankieren Aanmaken incassorun Stap 1. Starten van telebankieren Ga in het snelmenu naar Boeken Telebankieren Bankoverzicht. Stap 2. Starten van een voorstel U kunt de Bank-KB gebruiken voor het maken van een incassorun. Selecteer de regel van Bank-KB en klik vervolgens op de button Telebankieren en kies Voorstel. Pagina

143 Stap 3. Ophalen van de posten voor het incassovoorstel In het voorstel kunt u de incassoregels ophalen door te klikken op de button Telebankieren en te kiezen voor Posten ophalen. Er wordt nu een rapport opgestart en u kunt hiervoor de filters instellen. Om te voorkomen dat leveranciersposten worden opgehaald vult u bij rekeningsoort Klant in. U kunt ook kiezen met het pijltje. Optie: Op het tabblad Klantenpost kunt u nog extra filters aanbrengen. Bijvoorbeeld: U wilt alleen de incassoposten meenemen die vallen binnen een bepaalde periode. (6) Wanneer dit niet aan de orde is laat u dit leeg. Pagina

144 Op het tabblad Opties wordt aangegeven met de Valutadatum, dat alle posten worden meegenomen tot die datum. En tevens is de valutadatum de opdrachtdatum aan de bank om de incassoopdracht uit te voeren. Klik op OK om het ophalen te starten. Stap 4. Controleren van het incassovoorstel De voorstelposten worden nu opgehaald en worden in het volgende scherm getoond. Echter er kan een extra melding in verschijnen. De bovengenoemde melding geeft aan, dat er een fout in de regels zit. Om het voorstel te verwerken moet de foutmelding worden opgelost. Foutmeldingen kunnen zijn: - Een bankrekeningnummer niet of fout ingevuld. - Een bedrag wordt positief gegeven. (Creditnota) - De bankgegevens van de BANK-KB zijn niet goed of incompleet. Pagina

145 Onder in het scherm wordt de foutmelding van de betreffende regel getoond. Nadat de fout is gecorrigeerd, dient het voorstel gecontroleerd te worden op eventueel nog andere foute regels. Klik op Voorstel en kies voor Voorstel controleren. Pagina

146 Wanneer het voorstel geen fouten meer bevat, kan het voorstel verwerkt worden tot een betaalrun. Klik op Voorstel en kies voor Verwerken. Na verwerken is het scherm leeg en kan het scherm worden verlaten. Pagina

147 Stap 5. Maken en versturen van de incassorun Terug in het Telebankieren - bankenoverzicht klik op Telebankieren en kies voor Betaalrun. In het Betaalrun overzicht klik op Betaalrun en kies voor Exporteren. In het volgende scherm klik u op OK. Er wordt nu een Clieop bestand aangemaakt en op uw eigen computer geplaatst in de directory C:\Telebankieren. Dit bestand gebruikt u om te importeren in het bankpakket dat u geopend hebt op internet. Pagina

148 13.3 Telebankieren Betaalrun koppelen bij invoer bankafschrift Na het aanmaken van de incassorun is een clieop-bestand aangemaakt. Bij het invoeren van het bankafschrift, handmatig of elektronisch dient u deze incassorun te koppelen aan het bankafschrift. In dit stappenplan is uitgelegd hoe u dit doet bij de elektronische invoer, bij handmatige invoer is de werkwijze vrijwel identiek alleen voert u nu de regels van het bankafschrift handmatig in. Stap 1. Uitgangspunt: het bankafschrift na inlezen (elektronische invoer) Het uitgangspunt van dit stappenplan is het elektronisch ingelezen bankafschrift van stappenplan 13.1 Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift Dit bankafschrift kunt u terugvinden in het bank-/giroboek, bij de BANK-KB met nummer BKB Snelmenu Boeken Bank-/Giroboek BANK-KB. In het afschrift ziet u dat de incassorun is uitgevoerd. De tweede regel geeft het totaal geïncasseerd weer. Pagina

149 Stap 2. Koppelen incassorun. Dit is een belangrijke stap hiermee worden de posten bij de debiteuren daadwerkelijk vereffend (afgeletterd) en wordt de boeking gemaakt bij het aanmaken van de incassorun teruggedraaid. Eventueel geeft uw bank de incassorun in details weer op het bankafschrift, dit is niet wenselijk aangezien zo het gevaar bestaat dat u het koppelen van de incassorun achterwege laat. Nogmaals indien u deze stap overslaat wordt de boeking gemaakt bij de incassorun niet teruggedraaid en blijven de bewuste klantposten zweven. Klik in de eerste kolom (datum) van de eerste lege regel. Nu kiest u voor Betaalrun toevoegen Ctrl+F9 onder de knop Telebankieren. Het scherm../incasso Betaalrunlijst wordt zichtbaar. Hierin selecteert u de bewuste incassorun en bevestigt dit met OK. Pagina

150 In de afbeelding is te zien dat de incassoposten zijn toegevoegd. Nu dient u de regel 2 waar het totaal van de incassorun is te vinden te verwijderen. Selecteer regel twee en druk op F4 of op verwijderen in de knoppenbalk. In de afbeelding is de regel geselecteerd. Nu kunt u het afschrift verder controleren en vervolgens boeken. Pagina

151 13.4 Telebankieren Minder geïncasseerd dan incassorun Indien u van de bank bericht ontvangt dat vanwege administratieve redenen één of meerdere incassoposten uit de incassorun niet hebben plaatsgevonden dient u het volgende stappenplan te volgen. Hierbij heeft u zojuist het bankafschrift ingevoerd, elektronisch of handmatig, en heeft u de incassorun gekoppeld aan het bankafschrift (stappenplan 13.1 respectievelijk 13.3). Correctie ten behoeve van niet geïncasseerde posten. Als voorbeeld nemen we aan dat de laatste post à 200,- niet is geïncasseerd. De totaalregel van de incassorun toont nu een totaal dat 200 euro lager is. In het scherm past u de desbetreffende regel aan. In dit geval zet u het bedrag van de laatste regel (KL ) op nul. Hiermee wordt de klantpost niet vereffend, maar wordt de boeking ontstaan bij het aanmaken van de incassorun teruggeboekt. Bij de volgende incasso zal de post weer worden meegenomen. In de afbeelding ziet u hoe het bedrag bij de laatste regel is verwijderd. Nu sluit het totaalbedrag van de incasso aan bij de geïncasseerde posten en kunt u de totaalregel van de incassorun (regel 2 in de afbeelding) verwijderen en de invoer verder controleren, aanpassen indien gewenst en boeken. Pagina

152 13.5 Telebankieren Storno terugbetaling na enkele weken Enkele weken na het uitvoeren van de incassorun ziet u op het afschrift dat voor een bepaalde post de incassorun is terugbetaald aan de betreffende parochiaan. Dit komt omdat de parochiaan in kwestie de bank heeft verzocht de incasso terug te draaien. Eventueel kan dit ook handmatig gebeuren waarbij uzelf de terugbetaling heeft verzorgd. Let op dat het uitgangspunt is dat de incasso slechts plaatsvindt ten behoeve van de kerkbijdrage. Het terugdraaien vindt dan ook plaats op basis van de kerkbijdrage. Als uitgangspunt nemen we incassorun van stappenplan 13.2, deze is gekoppeld aan een bankafschrift en als volledig ontvangen geboekt (zie stappenplannen 13.1 en 13.3). In het bankafschrift van 31 maart staat één regel waarin een terugbetaling staat van 200 euro aan klant KL , in het stappenplan is beschreven hoe u deze terugbetaling verwerkt. Voor het gemak is het afschrift beperkt tot één regel. Stap 1 uitgangspunt bankafschrift met terugbetaling Bankafschrift met de terugbetaling aan KL Pagina

153 Stap 2: Ontkoppelen incasso en kerkbijdrage toezegging. Open in de module kerkbijdrage het scherm Toezegging/ Ontvangst scherm. Selecteer de regel van klant KL en klik het bedrag van de Vereffende ontvangsten aan (1.200,00). Klik op het pijltje achter het bedrag. U komt in het scherm Gedetailleerde klantenposten van klant KL In dit scherm klikt u de juiste regel aan, dit is meestal de laatste voor de laatste incasso. Boekingsdatum en vervaldatum kunnen u hierbij helpen. Gebruikt u de functie Vereffening posten ongedaan maken. Pagina

154 Het scherm toont de vereffening die ten grondslag ligt aan de koppeling van de betaling (incasso) aan het bewuste kerkbijdragescherm. Om de koppeling daadwerkelijk ongedaan te maken klikt u op de knop Vereffening ongedaan maken. U krijgt de volgende melding: Klik op Yes. U keert terug naar het scherm gedetailleerde klantenposten, sluit dit scherm en het kerkbijdrage scherm Toezegging af. Stap 3: Koppelen terugbetaling aan originele incasso (betaling). Als het goed is bent u teruggekeerd in het bankafschrift BKB Zorg dat de regel met terugbetaling is geselecteerd en klik op de knop Vereffenen. Het scherm Klantenposten vereffenen van klant KL worden zichtbaar. Hierin ziet u de betaling (incasso) en de facturen die u zojuist heeft ontkoppeld in stap 2. In deze stap wilt u de terugbetaling van het afschrift koppelen aan de eerder uitgevoerde incasso zodat de originele situatie weer ontstaat, de situatie met twee niet betaalde facturen uit de kerkbijdrage. Pagina

155 Zorg in het scherm dat de eerste regel van de betaling is geselecteerd en klik op ID toekennen onder de knop Vereffening. Door deze actie is de eerste kolom gevuld met het bankafschrift nummer (BKB-00013). U heeft de koppeling gelegd, bij het boeken van het bankafschrift wordt de koppeling daadwerkelijk gemaakt. Klik op OK om terug te keren naar het bankafschrift, boek het bankafschrift (stappenplan 8.1). Stap 4: Resultaat na de boeking Op de klantkaart van KL is door bovengenoemde stappen het openstaande saldo van 200 euro weer zichtbaar. In het kerkbijdrage scherm Toezegging/Ontvangst is dit saldo in de kolom Openstaand saldo zichtbaar geworden. Bij toekomstige incasso s zullen de twee facturen weer worden meegenomen. Pagina

156 14 BEGROTING 14.1 Aanmaken begroting Stap 1 Opstarten begroting en filters instellen Ga in het snelmenu naar Begroting. De gegevens op het tabblad Algemeen blijven zoals ze nu staan ingesteld. Klik op het tabblad Filters en stel een Datumfilter ( ) in voor de periode waarvoor een begroting moet worden ingevoerd. (Dit om invoer in verkeerde perioden te voorkomen). Stel tevens een Grootboekrekeningfilter in op resultatenrekeningen. (Dit om te voorkomen, dat op een balansrekening een begroting wordt in gevoerd.) In dit schema Bepaal nu of de begroting moet worden ingevoerd: Per maand kies 31 Per kwartaal kies 3 Per jaar kies 12. Bijvoorbeeld: per jaar voor het jaar 2008 Pagina

157 Merk op: Door de keuze voor het invoeren van een begroting per jaar is er maar 1 kolom waarin de begroting kan worden ingevoerd. Ook is er een mogelijkheid gemaakt om de jaar begroting in 1 stap om te zetten naar een kwartaal begroting. Let op deze stap kan slecht 1 maal worden uitgevoerd! Stap 2. Invoeren van de begroting Kies het veld waar u een bedrag wilt invullen. In de afbeelding zijn al een aantal bedragen gevuld. U wilt een extra bedrag begroten bij de functiekostenvergoeding van grootboekrekening Gebruik het pijltje bij dit veld om naar het scherm Grootboekposten te gaan. Pagina

158 Stap 3 Invoeren budgetpost In de scherm ziet u de volledige invulling van de budgetpost. De datum bepaalt in welke kolom de regel zichtbaar is in het scherm Begroting. Bij het verdelen van de begroting per maand zullen deze gevuld zijn met de eerste datum van de verschillende maanden. Kolom grootboekrekening (3311) wordt automatisch gevuld, wijk bij uw invoer niet af van dit nummer. De filtering op het scherm zorgt ervoor dat alleen regels met de grootboekrekening 3311 zichtbaar zijn. In de kolom omschrijving kunt u een relevante omschrijving meegeven. De volgende vijf kolommen zijn de verschillende dimensies. Bij de begroting kan bij deze dimensies sprake zijn van verplichte dimensies. In bijlage 1 vindt u welke dimensies verplicht zijn bij het invoeren van de begroting. In de afbeelding ziet u dat de dimensies Persoon en Functie zijn ingevuld. Vul tot slot in de bedrag kolom het begrote bedrag in. Sluit het scherm als alle regels zijn ingevoerd. Herhaal stappen 2 en 3 voor de andere grootboekrekeningen. Pagina

159 14.2 Kopiëren begroting In dit stappenplan staat beschreven hoe u met de functie budget kopiëren kunt werken. In het voorbeeld wordt de jaarbegroting van 2009 naar 2010 gekopieerd. Stap 1 budget kopiëren instellingen Snelmenu Begroting, kies hier voor Budget kopiëren onder de knop Functies. Het scherm Budget kopiëren opent zicht, vul dit scherm als volgt: Bron Grootboekbudgetposten dit bepaalt dat u een bestaande begroting als uitgangspunt neemt. Grootboekrekeningnr zijnde de resultatenrekeningen. Datum vul hier de periode van de te exporteren begroting in. Pagina

160 Dimensies hier selecteert u via de assistentieknop (drie puntjes) Selecteer de volgende dimensies: Collecten; Functie; Gebouwen Landerijen; Geloofgemeenschap; Persoon. Kopiëren naar doet u naar het standaard budget, u heeft binnen uw parochie maar één begroting tot uw beschikking. Deze begroting blijf doorlopen over de jaren heen. Oftewel binnen de begroting Standaard maakt u meerdere jaren aan. In dit onderdeel laat u de grootboekrekeningnr. leeg. Het onderdeel Toepassen bepaalt hoe en naar welke periode u de begroting kopieert. Bij de herwaarderingsfactor geeft u op hoe de begroting moet worden herberekend. De waarde 1,02 geeft aan dat de begroting van 2008 met 2 procent verhoogd naar 2009 wordt gekopieerd. Afrondingsmethode laat u leeg u kiest de juiste datumformule 1J betekent dat de kopie één jaar in de toekomst komt te liggen. Oftewel begrotingsposten van worden gekopieerd naar Dit geldt voor alle posten binnen de periode, indien uw begroting per maand is ingegeven dan worden dus begrotingsposten van naar gekopieerd. De datumcompressie laat u ongemoeid op Dag staan. Klik op OK om een kopie te maken. Pagina

161 Stap 2 kopiëren begroting U krijgt nu een aantal meldingen. De vraag of u wilt beginnen met kopiëren, bevestig deze vraag. Nu wordt de daadwerkelijk kopie gemaakt. Tot slot krijgt u de melding: De kopie is direct te zien in het scherm begroting. In de kolom ziet u bedragen, deze bedragen zijn 2 procent hoger dan de waarde van 2008 dit heeft te maken met de herwaarderingfactor van 1,02. Het aardige van deze methode ten opzichte van de export/import functie van Excel is dat de omschrijvingen worden meegenomen. Pagina

162 15 OVERZICHT LIJSTEN EN OVERZICHTEN 15.1 Afdrukken lijsten en overzichten In deze paragraaf vindt u twee voorbeelden van hoe u in Navision een lijst of overzicht uit het systeem kunt afdrukken, of als voorbeeld op het scherm kunt bekijken. Het eerste voorbeeld is het afdrukken van een grootboekkaart de Proefbalans Detail Proefbalans Detail Grootboekkaart. Ga in het menu naar: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten Proefbalans Detail. Hierbij wordt het rapport opgestart en indien gewenst, kunnen hier filters op worden gegeven, als niet alles geprint hoeft te worden. Zoek hier op of type hier bijvoorbeeld: 0421 Klik vervolgens op het tabblad Opties. Vul hier de periode in waarover gerapporteerd moet worden Geef hier aan of ook de dimensies moeten worden geprint. Pagina

163 Klik vervolgens op Afdrukken om het overzicht te printen of kies voor Voorbeeld om de afdruk op het beeldscherm te laten verschijnen. Het resultaat met de filters op Grootboekrekening 0421 over de periode t/m en hierbij de dimensies meegenomen zou kunnen zijn als hieronder. Dimensies detail Ga in het menu naar: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten Dimensies Detail. Hierbij wordt het rapport opgestart en indien gewenst, kunnen hier filters op worden gegeven, als niet alles geprint hoeft te worden. Pagina

164 Geef hier de analyseweergave code op of zoek deze op met behulp van het pijltje. Met de analyseweergave bepaald u welke dimensie u ziet. Geef hier de dimensie volgorde aan waarin de posten moeten worden weergegeven. Gebruik de button. Met niveaus kan worden aangegeven in welke volgorde de gegevens moeten verschijnen. In dit geval: Per Grootboekrekening per bank. Met een dimensiewaarde filter kan het aantal door te zoeken rekeningen worden beperkt. In dit geval alleen de rekening Klik op Ok om verder te gaan. Pagina

165 Geef de periode op waarover gerapporteerd moet worden. Klik vervolgens op Afdrukken om het overzicht te printen of kies voor Voorbeeld om de afdruk op het beeldscherm te laten verschijnen. Het resultaat met de filters in de volgorde van Grootboekrekening 0421 per bankdimensie over de periode t/m zou kunnen zijn als hieronder. Pagina

166 15.2 Kort overzicht rapporten Proefbalans: Lijsten en overzichten Basis Proefbalans Deze lijst geeft een cumulatief overzicht van de mutaties weer over de geselecteerde periode en geeft tevens het gecumuleerde saldo weer t/m de geselecteerde periode. Proefbalans/Budget: Lijsten en overzichten Basis Proefbalans Deze lijst geeft een vergelijking van de werkelijke cijfers weer ten opzichte van het budget. Pagina

167 Proefbalans/Vorig jaar: Lijsten en overzichten Basis Proefbalans Deze lijst geeft de resultaten weer van het geselecteerde jaar ten opzichte van het vorig jaar. Verkorte exploitatie: Lijsten en overzichten basis Overzichten Deze lijst geeft een overzicht van gecumuleerde resultaten per grootboekrekening in de periode. Pagina

168 Uitgebreide exploitatie: Lijsten en overzichten basis Overzichten Deze lijst geeft een overzicht van resultaten per grootboekrekening in de periode. Verkorte balans: Lijsten en overzichten basis Overzichten Pagina Deze lijst geeft een overzicht van gecumuleerde balansposten in het boekjaar in vergelijking met het vorig jaar.

169 Uitgebreide balans: Lijsten en overzichten Overzichten Deze lijst geeft een overzicht van gecumuleerde balansposten in het boekjaar in vergelijking met het vorig jaar. Vermogensmutatie: Lijsten en overzichten basis Overzichten Pagina

170 Toelichting vorderingen korte termijn: Lijsten en overzichten basis Overzichten Toelichting schulden KT: Lijsten en overzichten basis Overzichten. Pagina

171 Specificatie mutatie onroerend goed: Lijsten en overzichten basis Overzichten Persoons Functie kosten: Lijsten en overzichten basis Overzichten Pagina

172 Kolommenbalans: Lijsten en overzichten basis Overzichten. Grootboek Journaal: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Pagina

173 Proefbalans Detail: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Dagboek Controle: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Pagina

174 Dimensies Detail: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Dimensies Totaal: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Pagina

175 Budget: Lijsten en overzichten uitgebreid Financiële afschriften. Proefbalans afsluiten: Lijsten en overzichten uitgebreid Financiële afschriften. Pagina

176 16 JAARREKENING RAPPORTAGE In Navision vindt u het scherm Jaarrekening rapportage batch waarmee u de jaarrekening en begroting voor het bisdom kunt uitdraaien. De jaarrekening bestaat uit meerdere rapporten en het scherm heeft deze chronologisch gesorteerd. Naast het afdrukken van de gehele begroting en/of jaarrekening heeft u de mogelijkheid individuele rapporten uit te draaien. In het stappenplan 16.1 is uitgelegd hoe u een individueel rapport kunt uitdraaien. Hoofdstuk 16 geeft uitleg over de gehele jaarrekening en hoofdstuk 14 over de begroting Afdrukken Individueel rapport vanuit de Jaarrekening rapportage batch Jaarrekening rapportage batch: Lijsten en overzichten uitgebreid Jaarrekening. In dit overzicht kan de jaarrekeningrapportage worden aangemaakt voor het bisdom. In dit stappenplan is aangegeven hoe een uitdraai is te maken en welke mogelijkheden er zijn. Pagina

177 an staan en daarna te klikken op afdrukken wordt het betreffende rapport middels een printgenerator ogestart. Bijvoorbeeld: 100 Balans per 31 december. Boekjaar jaar waarover de balans moet worden getoond. Geloofgemeenschap mogelijk de uitdraai per geloofgemeenschap te beperken. Volgnummer nummer van het rapport, dat wordt uitgedraaid. Begroting Hierbij worden document 5, 10, 20 en 30 uitgeprint. (+ Voorblad) Jaarrekening Hierbij wordt de hele jaarrekening uitgeprint inclusief voorblad Klik op OK om het rapport te printen. Het rapport wordt naar PDF geprint en standaard wordt deze geopend op het scherm. Het resultaat is als volgt: Pagina

178 16.2 Afdrukken Jaarrekening Jaarrekening rapportage batch: Lijsten en overzichten uitgebreid Jaarrekening. In dit overzicht kan de jaarrekening worden aangemaakt voor het bisdom. In dit stappenplan is aangegeven hoe u een afdruk kunt maken en welke mogelijkheden er zijn. Kies voor Afdrukken in het scherm Jaarrekening Batch kiest u voor Jaarrekening. Eventueel kunt u aangeven of het de definitieve jaarrekening is. In dat geval heeft u ruimte om een eigen tekst in te vullen die op het voorblad wordt afgedrukt. Nu kunt u op OK klikken hiermee start u het afdrukken van de jaarrekening. Net als bij het individuele rapport resulteert het afdrukken in een PDF-bestand dat u kunt inzien. Bij de keuze Jaarrekening worden de rapporten met volgnummer 100 tot en met 380 afgedrukt. Voor de rapporten vindt u een voorblad en een inhoudsopgave. Hieronder ziet u een gedeelte van het voorblad. Pagina

179 16.3 Afdrukken Begroting Jaarrekening rapportage batch: Lijsten en overzichten uitgebreid Jaarrekening. In dit overzicht kan de begroting worden afgedrukt voor het bisdom. In dit stappenplan is aangegeven hoe u een afdruk kunt maken en welke mogelijkheden er zijn. Kies voor Afdrukken in het scherm Jaarrekening Batch kiest u voor Jaarrekening. Om de begroting af te drukken kies u voor Begroting. Nu kunt u op OK klikken hiermee start u het afdrukken van de begroting. Net als bij het individuele rapport resulteert het afdrukken in een PDFbestand dat u kunt inzien. Bij de keuze Begroting worden de rapporten met volgnummer 5 tot en met 20 afgedrukt. Voor de rapporten vindt u een voorblad en een inhoudsopgave. Hieronder ziet u een gedeelte van het voorblad. Pagina

180 17 JAARAFSLUITING Jaarlijks dient u de winst en verliesrekening en de balans op te maken zodat u de jaarrekening bij het bisdom kunt indienen. Het afsluiten van een jaar bestaat uit een aantal stappen in dit hoofdstuk zijn deze uitgewerkt in drie stappenplannen. Allereerst dient u het boekjaar (de periodes) af te sluiten hiermee zorgt u ervoor dat de resultaten rekening kan worden afgesloten. Vervolgens voert u de jaarafsluiting uit. Dit is het afsluiten van de resultatenrekening Periodeafsluiting Hier vindt u de stappen voor het afsluiten van de boekhoudperiodes. Stap 1 Open scherm Boekhoudperiodes Snelmenu -> Afsluiting -> Periodeafsluiting Pagina In dit scherm ziet u alle boekhoudperiodes aanwezig in uw boekhouding. De volgende velden terft u aan: Begindatum start van die periode Naam omschrijving van deze periode Nieuw boekjaar geeft de start van het nieuwe boekjaar aan, oftewel deze dag min 1 dag is het einde van het vorige boekjaar Afgesloten geeft aan dat de periode is afgesloten Geblokkeerd geeft aan dat de periode is geblokkeerd Let op dat zowel het veld Afgesloten als Geblokkeerd er niet voor zorgen dat u geen boekingen meer kunt doen in deze periode. Het voorkomen van ongewenste boekingen in deze perioden doet u in het scherm Wijzigen toegestane boekingsperiode, zie stappenplan 17.3 Toelichting en Controle Jaarafsluiting.

181 Stap 2 Nieuw jaar aanmaken Klik op de knop Nieuw jaar, het scherm Boekjaar maken opent zicht. Met behulp van dit scherm maakt u nieuwe jaren aan. De instellingen in het scherm staan goed ingesteld het enige dat u hoeft te doen is op OK te klikken. In de afbeelding zou u hiermee boekjaar 2009 aanmaken. Het is te adviseren dit direct voor een groot aantal jaren te doen zodat u deze stap in de toekomst kunt overslaan. Stap 3 Afsluiten huidige jaar Klik op de knop Jaar afsluiten, een melding verschijnt waarin u om een bevestiging wordt gevraagd. In de afbeelding is te zien welk boekjaar het betreft. Indien dit akkoord is klikt u op Yes. Nu verschijnt de volgende afbeelding waarin is te zien dat de boekhoudperiodes van 2007 zijn afgesloten. U kunt nu verder met de volgende stap het afsluiten van de resultatenrekening Pagina

182 17.2 Jaarafsluiting Hier vindt u de stappen voor het afsluiten van de resultatenrekening. Stap 1 Jaarafsluiting Voor deze stap opent u het scherm Afsluiten resultatenrekening. Snelmenu -> Afsluiting -> Jaarafsluiting De eerste keer dat u dit scherm opent dient u alleen de dimensies te controleren, het kan zijn dat de onderste regel leeg is. In de afbeelding ziet u hier AANDELEN; AAND/OBL MUTATIE; B dit zijn de eerste twee dimensiecodes. Klik op de knop met drie puntjes aan het eind van deze regel, het scherm Dimensieselectie opent zich. Selecteer hier alle dimensiecodes door een vinkje te plaatsen in de eerste kolom. Let op de dimensie HYP/LEN is niet de laatste! Nu staan de instellingen in dit scherm goed (zo niet neemt u ze over uit de afbeelding). Klik op OK om de resultatenrekening daadwerkelijk af te sluiten. U krijgt de volgende melding: Let op de regels zijn aangemaakt maar niet geboekt. In eerste afbeelding van deze stap is te zien dat de regels in het memoriaal met de batch JAARAFSL zijn aangemaakt. In de volgende stap boekt u de regels. Pagina

183 Stap 2 Boeken regels jaarafsluiting een toelichting Open het memoriaal: Snelmenu -> Afsluiting -> Jaarafsluiting -> keuze Memo Zorg ervoor dat de batchnaam op JAARAFSL is ingesteld. Selecteer eventueel de juiste batchnaam via het lookup pijltje. Indien de regels correct zijn kunt u deze boeken via de optie Boeken onder de knop Boeken (zie stappenplan 6.5 voor uitgebreide beschrijving van het boeken van het memoriaal). Pagina

184 17.3 Toelichting en Controle Jaarafsluiting Hier vindt u de stappen voor het controleren van de resultatenrekening. Stap 1 Controle/Uitleg afsluiten resultatenrekening De regels geboekt in stap 6 vormen de afsluiting van de resultatenrekening dit houdt in dat alle resultatenrekeningen op nul worden geboekt (gesaldeerd). Aangezien de boekingsdatum van deze regels op U ligt vallen deze posten zowel buiten boekjaar 2007 als In uw overzichten en het grootboek zult u met de filtering ingesteld op een heel boekjaar geen jaarafsluitingsposten zien. Grote voordeel hiervan is dat in Navision altijd alle gegevens zijn terug te vinden. Vanaf de start van het systeem, zonder dat deze zijn gecomprimeerd. In de afbeelding is de jaarafsluiting schematisch weergegeven. Met accolades is aangegeven hoe het filterbereik is ingesteld. Bij de Rode zijn de jaarafsluitingsposten meegenomen en moeten de resultaatrekeningen na jaarafsluiting leeg zijn. Bij de blauwe zie u juist een heel boekjaar. Deze filters kunt u bovenin het grootboek instellen. In de blauwe afbeelding zijn de kosten onroerend goed zichtbaar in het rode voorbeeld is dit niet meer het geval. Met de rode filter kunt u eenvoudig controleren of na het afsluiten van de resultatenrekening nog boekingen hebben plaatsgevonden in het boekjaar. Pagina

185 Stap 2 Voorkomen boekingen na afsluiten resultatenrekening Zoals na stap 1 is vermeld voorkomen de vorige 6 stappen niet dat u geen boekingen meer kunt doen in het afgesloten boekjaar (resultatenrekening). Om dit voorkomen verandert u de toegestane boekingsperiode bij de instellingen. Folder Instellingen -> Wijz. toegestane boekingsper.. In dit scherm vult u twee data in waarop en binnen u het toestaat om te boeken in Navision. Pagina