Handleiding Module Boekhouding. Parochies Navision 4.03

Transcriptie

1 Handleiding Module Boekhouding Parochies Navision 4.03

2 Pagina ii versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

3 GAC Business Solutions behoudt zich het recht voor veranderingen in deze publicatie te allen tijde uit te voeren. Eventuele wijzigingen dienen niet als verplichtingen van de zijde van GAC Business Solutions te worden beschouwd. GAC Business Solutions neemt geen verantwoording voor eventuele fouten of gebreken in deze publicatie. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch of door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van GAC Business Solutions. Copyright GAC Business Solutions. Alle rechten voorbehouden. Documentnummer: IPAL AP NAV BKH versie 3.0 In de tabel vindt u een versie overzicht van de totale handleiding, per individuele stap zijn versienummers toegekend zodat u deze separaat kunt afdrukken. Dit versie overzicht kunt u vinden in hoofdstuk 5 Overzicht stappenplannen. Versie Status Opmerkingen 1.0 Draft versie Eerste versie 1.1 Definitief Eerste definitieve versie 2.0 Herzien Herziene versie naar aanleiding nieuwe kerkbijdrage 3.0 Herzien Hoofdstuk consolidatie en betaalrun toegevoegd 4.0 Herzien IBAN bankrekeningnummers toegevoegd 5.0 Herzien Reconciliatie+ toegevoegd 6.0 Herzien Jaarrekening maken toegevoegd Gepubliceerd door GAC Business Solutions. Pagina iii versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

4 Pagina iv versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

5 VOORWOORD Welkom bij de training Navision 4.03 Module Boekhouding voor parochies van GAC Business Solutions. Deze training is bestemd voor iedereen die vanuit de parochies verantwoordelijk is voor de administratie / boekhouding of deze voert. U maakt kennis met de opbouw en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. De onderdelen van deze training zijn verdeeld over een aantal hoofdstukken. Ieder hoofdstuk bestaat uit een beschrijving van dat onderdeel, stappenplannen en opdrachten. Wij wensen u veel succes met deze training! GAC Business Solutions Afdeling Educational Services Pagina v versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

6 Pagina vi versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

7 INHOUD 1 Inleiding Inhoud van de training Software Starten met het systeem Starten van Navision Opstarten internet Inloggen Systeem Navision Het algemene venster Deelvensters Deelvenster Boekhouding Afsluiten Basisfuncties Systeem Bediening via het toetsenbord Functietoetsen Schermen Kaartschermen Regelschermen Speciale schermen Basis functies Invoegen Opslaan van gegevens Verwijderen Zoeken Bladeren Overzicht Sorteren op schermen Filters op schermen FlowFilters Samenvatting functietoetsen Menuindeling Snelmenu boekhouding Overzicht stappenplannen Algemene stappen Pagina vii versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

8 6.1 Zoeken: grootboekrekening offerkaarsen vanuit het memoriaal Zoeken: debiteur L. van der Aa bij de invoer van een bankafschrift Filteren: debiteurenbetalingen, niet incasso, februari 2007 achterhalen Filteren: alle niet kerkbijdrage debiteuren met een openstaand saldo Boeken memoriaal Batchnaam in het memoriaal Inrichten boekhouding Grootboek Knoppen Grootboek Grootboekkaart Dimensies Aanmaken dimensiewaardecodes Bankrekeningen Aanmaken bankrekeningen Wijzigen bankrekeningen Wijzigen incasso bank (Bank-KB) Telebankieren instellingen Standaard omschrijving aanpassen Vereffentermen Beginbalans a Invoer balans b Invoer banken / deposito s via tussenrekening c Invoer debiteuren (Optioneel) d Invoer crediteuren (Optioneel) e Weergave beginbalans Verwerken banken Verwerken bankboek (handmatig) Verwerken bankboek (elektronisch) Verwerken kassen Verwerken kasboek Memoriaal Memoriaal Correctie Memoriaal Afschrijvingen Memoriaal Afboeken klantpost Periodieke memoriaal Pagina viii versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

9 10.5 Periodieke memoriaal Loonjournaal Periodieke memoriaal Afschrijving Inkoop Aanmaken crediteuren Aanmaken inkoopfactuur Aanmaken inkoopcreditnota Verkoop Aanmaken debiteuren Aanmaken verkoopfactuur Aanmaken verkoopcreditnota Telebankieren (incasso) Incasso s aanmaken en verwerken a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel b Aanpassen omschrijving incasso-opdracht Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek Incasso s verwerken Bank-/Giroboek bij saldo tekort of storno Incassorun annuleren Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst Telebankieren (Import mutaties) Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift Begroting Aanmaken begroting Kopiëren begroting Overzicht lijsten en overzichten Afdrukken lijsten en overzichten Kort overzicht rapporten Jaarafsluiting Periodeafsluiting Jaarafsluiting Toelichting en Controle Jaarafsluiting Aanmaken Jaarrekening Jaarrekening aanmaken vanuit Navision Consolidatie Controle bedrijfsunitkaarten Consolidatie proces Pagina ix versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

10 19.3 Diverse aandachtspunten bij consolidatie Consolidatieproces is batchgewijs Consolideren na samenvoegen parochies Rapportage na consolidatie Dimensie-inrichting en consolidatie Telebankieren (Betaalrun) Inrichting / controle voor aanmaken betaalrun a Controle crediteurenkaart b Aanmaken bankrekening crediteur c Controle / aanvulling bestaande crediteurenposten Betaalrun aanmaken Bankafschrift verwerken koppeling betaalrun Betaalrun annuleren indien niet verwerkt Betaalrun verwerken bij andere bank dan BANK-KB Bijlage 1 Verplichte dimensies begroting... A Bijlage 2 Boekingsgang kerkbijdrage... C Pagina x versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

11 1 INLEIDING Welkom bij de training Navision 4.03 Module Boekhouding voor parochies van GAC Business Solutions. Deze training is bestemd voor iedereen die vanuit de parochies verantwoordelijk is voor de administratie / boekhouding of deze voert. U maakt kennis met de opbouw en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. De inhoud en de opzet van de training wordt beschreven in dit inleidende hoofdstuk. 1.1 Inhoud van de training U maakt hier kennis met de algemene opbouw van de programma s en de bediening van Navision, zodat u in staat bent om het programma zelfstandig te bedienen. Deze training is specifiek gericht op de parochiemedewerker (vrijwilliger) die binnen een parochie of cluster van parochies verantwoordelijk is voor de administratie / boekhouding of deze voert. Doelstelling Kennis van Navision 4.03 module boekhouding zodat u: in staat bent om Navision 4.03 module boekhouding zelfstandig te bedienen, u in staat bent zelfstandig op basis van de handleiding, de training en uw boekhoudkundige achtergrond de module in te richten (voor zover dit moet gebeuren). Voorkennis U wordt bekend verondersteld met de bediening van Windows. Dagindeling De training duurt twee dagen, met twee weken tussenruimte. Het begin is om 9.30 uur en het einde om uur. Handleiding Aan het begin van de training wordt de handleiding uitgereikt. In deze handleiding vindt u alle onderdelen van de training terug: ze is bedoeld als naslagwerk. Tevens zijn stappenplannen opgenomen waarin stap voor stap de onderdelen zijn uitgewerkt. Elk stappenplan begint op een nieuwe bladzijde. Hierdoor kunnen we de handleiding gemakkelijk up to date houden. Via de portal wordt u op de hoogte gehouden van eventuele wijzigingen. Ondersteuning Op de website vindt u meer informatie over ondersteuning. Zie hiervoor het gele blok met contact gegevens. Pagina 1-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

12 1.2 Software Deze training is gebaseerd op de Navision software speciaal ontwikkeld voor de Rooms-katholieke Kerk in Nederland. Cronus In deze training wordt gebruik gemaakt van de demonstratie parochie Cronus. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

13 2 STARTEN MET HET SYSTEEM Om goed met Navision te kunnen werken, is het belangrijk om een goed inzicht te krijgen in de gebruikersomgeving. Deze is namelijk eenduidig opgezet, opdat u snel uw weg kunt vinden in Navision. In dit hoofdstuk staat: hoe u Navision opstart; hoe u zich aanmeldt in Navision; hoe het scherm van Navision opgebouwd is. 2.1 Starten van Navision Nadat u de computer heeft opgestart volgt u de volgende stappen. Opstarten internet 1) Start internet via het aanklikken van het icoontje in de balk onderaan in het scherm of via START 2) Geef het volgende adres van de portal in de adresbalk in 3) Log in met de aan u verstrekte login en wachtwoord. Plaats voor uw login RKCN\ 4) U komt vervolgens op de beginpagina van het Ledenadministratie portaal. Inloggen Systeem Navision 1) Klik op de knop Navision. 2) Volg de inlog instructie op het scherm. 3) U komt nu op het algemene (start)scherm van Navision. Pagina 2-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

14 2.2 Het algemene venster Het algemene venster van Navision, dat altijd open is, wordt direct getoond zodra u het programma start en is het uitgangspunt voor alle verdere werkzaamheden in Navision. Titelbalk Werkblad Hoofdmenu (F12) Menubalk Werkbalk Deelvenster Statusbalk Klik op het blauwe vakje of gebruik F12 om het hoofdmenu te openen. De verschillende onderdelen van het venster zijn: Titelbalk Hierin wordt het kaskinummer van de parochie waarin u werkt getoond. Menubalk De menubalk bevat de pull down menu s met algemene functies waarmee binnen Navision. gewerkt kan worden. Hierin zult u een aantal standaard Windows functies herkennen. Zo vind u in Bewerken o.a. de functies Kopiëren en Zoeken terug, en in Help de Helpfuncties. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

15 Werkbalk De werkbalk biedt snelle toegang met behulp van knoppen tot de meest gebruikte functies van de menubalk, plus twee extra functies: Overzicht en Hoofdmenu. Door even met de muiscursor op één van de knoppen te blijven staan, krijgt u een omschrijving van de knop. Werkblad Het werkblad is dat deel van het algemene venster waarin met de verschillende programma s van Navision gewerkt wordt. Dit onderdeel wordt later beschreven. Statusbalk De statusbalk bestaat uit diverse onderdelen. Van links naar rechts wordt achtereenvolgens getoond: de volledige naam en inhoud van het actieve veld de gebruikers-id - de code waarmee u zich aangemeld heeft in Navision. de werkdatum - ten behoeve van snelle invoer van een datum. de tekst FILTER als er filters actief zijn. de tekst NIEUW wanneer een nieuw record ingevoegd wordt. of u werkt in invoegmodus (INV) of overschrijfmodus (OVR). Deelvenster Het onderdeel deelvenster wordt in de volgende paragraaf beschreven. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

16 2.3 Deelvensters De inhoud van de deelvensters is bepaald op basis van de verschillende functies die in een parochie voorkomen zoals de ledenadministrateur en de penningmeester. Het hoofdmenu blijft zichtbaar, ook na het openen van schermen, het voordeel hiervan is dat het altijd mogelijk is nieuwe schermen te openen zonder de anderen eerst af te sluiten. Deelvenster Boekhouding Als in het deelvenster de module Boekhouding niet automatisch opent, opent u dit onderdeel door met uw linkermuisknop op de balk Boekhouding te klikken. De module Boekhouding verschijnt op uw scherm: Door op te klikken, krijgt u alle onderliggende menuonderdelen van een menugroep te zien. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

17 De module Boekhouding bestaat uit de volgende onderdelen: Boekhouding Via dit menu kunt u: Het grootboek en de bijbehorende mutaties raadplegen. Bank-/Giro boek verwerken. Kasboek verwerken. Memoriaal verwerken. Begroting invoeren. Telebankieren, Incasso, betaalrun en inlezen bankafschrift. Periodieke vaste activiteiten uitvoeren op financieel gebied. Historie (geboekte gegevens) raadplegen. Debiteuren Via dit menu kunt u: Debiteurenkaart raadplegen en bewerken. Verkoopfacturen verwerken. Geboekte verkoopfacturen inzien. Verkoopcreditnota s verwerken. Geboekte verkoopcreditnota s inzien. Openstaande posten debiteuren uitprinten. Crediteuren Via dit menu kunt u: Crediteurenkaart raadplegen en bewerken. Inkoopfacturen verwerken. Geboekte Inkoopfacturen inzien. Inkoopcreditnota s verwerken. Geboekte inkoopcreditnota s inzien. Openstaande posten crediteuren uitprinten. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

18 Lijsten en overzichten basis Via dit menu kunt u: Proefbalans uitprinten/inkijken Diverse overzichten uitprinten/inkijken. Jaarrekening uitprinten/inkijken. Lijsten en overzichten uitgebreid Via dit menu kunt u: Posten uitprinten/inkijken Financiële afschriften uitprinten/inkijken. Diverse overzichten uitprinten/inkijken Jaarrekening uitprinten/inkijken. Rapportageschema Analyse per dimensie Instellingen Via dit menu kunt u: Nr.-reeksen aanpassen. Bankrekeningen aanmaken. Bankrekeningen wijzigen Dagboeksjablonen wijzigen Analyseweergave inzien en bijwerken. Wijzigen toegestane boekingsperiode. Wijzigen parochiegegevens Betalingscondities klantkaart wijzigen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

19 Deelvenster Snelkoppelingen Als u slechts een beperkt deel van de menuonderdelen gebruikt die aan u zijn toegewezen, kunt u alle menuonderdelen die u gebruikt naar het menu Snelkoppelingen kopiëren, zodat u ze snel kunt terugvinden. Ook is het mogelijk om een snelkoppeling naar de website te maken. Een snelkoppeling maken naar menu onderdelen Klik op de menuknop voor het menu met de groep of het onderdeel dat u vaak gebruikt. 1. Zoek het menuonderdeel of de menugroep en klik met de rechtermuisknop, bijv. debiteuren. 2. Klik op Verzenden naar snelkoppelingen. 3. U vindt de gemaakte snelkoppeling terug via de menuknop Snelkoppelingen Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

20 Een snelkoppeling naar een website maken 1. Klik in het menu Snelkoppelingen met de rechtermuisknop en klik op Snelkoppeling maken 2. Typ in het veld Openen het adres van een website, bijvoorbeeld 3. Geef in het veld Bijschrift de naam van het menuonderdeel op die u in het menu Snelkoppelingen wilt weergeven. 4) Het menuonderdeel of de menugroep wordt onder aan het menu Snelkoppelingen toegevoegd. Door met uw linkermuisknop op de door u aangemaakte menuknop te klikken, komt u op de website die u heeft ingegeven. Afsluiten Een scherm of menu wordt gesloten door op het kruisje rechtsboven in het scherm te klikken. Alle ingevoerde gegevens worden automatisch bewaard en u krijgt dus geen vraag of de gegevens moeten worden opgeslagen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

21 3 BASISFUNCTIES SYSTEEM 3.1 Bediening via het toetsenbord Navision kan zowel met de muis als met het toetsenbord bediend worden. U bepaalt zelf wat voor u het beste werkt. Alle onderdelen kunnen met alleen het toetsenbord bediend worden. De muis is niet nodig. Functietoetsen De bediening van het programma wordt vereenvoudigd door het gebruik van functietoetsen. Handelingen die in alle onderdelen van Navision terugkomen, kennen een vaste functietoets. Zo staat F3 voor nieuw en F4 voor verwijderen. Daarnaast zijn er functietoetsen die alleen in bepaalde schermen worden gebruikt. Het is afhankelijk van het programma welke functietoetsen beschikbaar zijn. Een overzicht van de functietoetsen die mogelijk zijn in het scherm waarin u aan het werken bent, kunt u op ieder moment bekijken via Menu Help, Overzicht van functietoetsen. Door op Shift of Ctrl te klikken, krijgt u een overzicht van de functies die u kunt gebruiken met de toetsen Ctrl of Shift in combinatie met de toetsen F1 t/m F12. Pagina 3-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

22 3.2 Schermen Vanuit het menu kiest u het scherm waarin u uw werkzaamheden wilt verrichten. Ook in de schermen is weer een vaste opzet te herkennen, wat het werken met Navision vereenvoudigt. Er zijn in Navision vele schermen. Ze zijn echter allemaal afgeleid van twee soorten schermen: kaartscherm en regelscherm. Kaartschermen Op een kaartscherm staan alle gegevens van bijv. één grootboekrekening of één debiteur overzichtelijk bij elkaar. De indeling doet denken aan een dossiermap met tabbladen. Hier ziet u de kaart van grootboekrekening 0111: Titel Tabblad Veldnaam Wit veld Knoppen Titel Een korte indicatie van het record dat op de kaart staat, gevolgd door de naam van het scherm. De inhoud van de titel blijft zichtbaar als u het scherm minimaliseert, en verschijnt ook in het overzicht van openstaande schermen (zie Venster in de menubalk). Op die manier kunt u dus met meerdere schermen tegelijk werken en toch het overzicht behouden. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

23 Tabblad Gegevens uit een record worden onderverdeeld in logisch bij elkaar horende delen. Deze delen worden weergegeven door middel van tabbladen. Aan de titel van het tabblad kunt u zien om welke gegevens het zal gaan. Zo heeft het tabblad Algemeen in bovenstaand voorbeeld betrekking op de naam en functie van de parochieel medewerker etc. U opent een tabblad door het tabblad aan te klikken. In een kaartscherm gaat u met CTRL PAGEDOWN naar het volgende tabblad van de kaart. Met CTRL PAGEUP gaat u naar het vorige tabblad. Veldnaam De beschrijving van een veld. De inhoud ervan wordt er achter getoond. Binnen Navision wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten velden en knoppen: Veld Soort veld Omschrijving Invoer Wit veld Grijs veld Toont de inhoud van een veld. De inhoud mag gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. Toont de inhoud van een veld, maar de waarde kan niet gewijzigd worden. U plaatst de cursor in een veld door het veld of de veldnaam aan te klikken. Geen Veld met optiepijltje U krijgt een aantal vaste keuzemogelijkheden om dit veld te vullen. of ingave van de eerste letter via Veld met Lookup knop U krijgt een tabel met daarin een aantal keuzemogelijkheden, bijv.: of ingave van de code via U kunt deze keuzemogelijkheden in de meeste gevallen zelf uitbreiden. Knop met tekst Activeert het beschreven scherm of de functie nadat de knop aangeklikt is. n.v.t. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

24 Veld Soort veld Omschrijving Invoer Knop met tekst en menusymbool Knop met tekst en Opent een menu waarmee andere schermen of menu s gestart kunnen worden nadat de knop aangeklikt is. Activeert een scherm met een verwerking nadat de knop aangeklikt is. De puntjes geven aan dat er (een) ingave(n) verwacht wordt/worden, voordat de verwerking uitgevoerd kan worden. n.v.t. n.v.t. In een scherm kiest u het tabblad, het veld of dergelijke dat u nodig heeft. Met de muis of het toetsenbord plaatst u de cursor direct op het gewenste onderdeel. U hoeft dus niet eerst alle andere velden langs. Er zijn verschillende soorten velden in Navision, bijvoorbeeld een tekst of een datum. Iedere soort heeft zijn eigen kenmerken. De meeste komen overeen met andere Windows programma s, hier de belangrijkste soorten. Overschrijven / Edit Op het moment dat de cursor in een veld staat en de inhoud ervan blauw gemarkeerd is, dan betekent dit dat de inhoud overschreven wordt. Indien de inhoud niet overschreven, maar deels gewijzigd moet worden ( edit ), kunt u in de meeste gevallen met de muis in het veld gaan staan. Als dit niet kan, gaat u met de toets F2 in de zogenaamde Edit-mode. De statusbalk informeert u of dit overschrijven (OVR) of invoegen (INS) inhoudt. Deze status beïnvloedt u met de toets INSERT. In alle situaties geldt dat de ingave van een veld tijdens de ingave met de knop uit de werkbalk, of met de toets ESC ongedaan gemaakt kan worden. De oorspronkelijke inhoud van het veld wordt dan weer getoond. Tekst Tekstvelden komen overal in Navision voor. Er zijn een aantal speciale tekstvelden waarbij de ingegeven tekst automatisch omgezet wordt in hoofdletters. De velden waar dit gebeurt, zijn vaak speciale codes. Numeriek Velden waarin alleen getallen voor mogen komen, heten numerieke velden. Deze vindt u in ieder onderdeel van Navision terug. Denk bijv. aan huisnummers. Datum Bij datums wordt gebruik gemaakt van de Landinstellingen van Windows. Hiermee wordt bijvoorbeeld de volgorde van dag, maand en jaar ingesteld. In Navision kan de datum van 1 januari 0 tot en met 31 december 9999 gaan. Om in Navision een datum snel in te kunnen geven, zijn er een aantal verschillende mogelijkheden: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

25 Huidig De datum die in de klok van uw PC ingesteld is (de systeemdatum), heet in Navision de huidige datum. Deze kan opgehaald worden door Huidig (of de eerste letter(s) van dat woord) in te geven. Deel van een datum Een datum hoeft u niet volledig in te geven. Het volstaat om slechts de dag of de dag en de maand in te geven. De maand en het jaar respectievelijk het jaar worden door Navision aangevuld aan de hand van de werkdatum (meestal de systeemdatum). Wanneer de werkdatum 25 januari 2007 is, wordt een ingave van 5 aangevuld tot ; en een ingave van 5-2 wordt ` Dagen in de week Tot slot kan een datum ook ingegeven worden als dag in de week, eventueel gevolgd door kalenderweek. U geeft dan de omschrijving van de dag in (of de eerste letters ervan), bijvoorbeeld maandag of ma. Navision zet deze ingave dan aan de hand van de werkdatum om naar een complete datum. Zo wordt, op basis van de werkdatum 25 januari 2007, de ingave ma omgezet naar ` ; en de ingave ma10 omgezet naar ` In Navision is maandag de eerste dag van de week. Werkdatum Het is ook mogelijk om een tijdelijke datum in te stellen die afwijkt van de systeemdatum. Dit heet in Navision de werkdatum. Via het Menu Extra in de menubalk wordt deze ingesteld. De waarde ervan wordt in de statusbalk getoond. Deze datum haalt u op door Werkdatum (of de eerste letter(s) van dit woord) in te geven. Datumformules Met datumformules bepaalt u hoe datums moeten worden berekend ten opzichte van de huidige datum of werkdatum. Hiervoor worden de volgende afkortingen gebruikt: L Lopend D Dag W Week M Maand K Kwartaal J Jaar Deze afkortingen kunnen gebruikt worden in drie soorten datumformules: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

26 Lopend plus een tijdseenheid: LW Lopende Week LM Lopende Maand Een nummer plus een tijdseenheid: 10D 10 dagen vanaf vandaag 2W 2 weken vanaf vandaag Een tijdseenheid plus een getal: D10 De volgende tiende dag van een maand WD4 De volgende vierde dag van een week (donderdag) U kunt de drie soorten naar wens combineren: LM+10D Lopende maand + 10 dagen U gebruikt een minteken om een datum in het verleden aan te duiden: -1J 1 jaar geleden vanaf vandaag Zoeknaam Codes onthouden kan ongewenst of bijzonder lastig zijn. Wie kent bijvoorbeeld alle grootboeknummers uit zijn hoofd en kan ze direct ingeven? In Navision is daarom in een aantal tabellen het veld Zoeknaam opgenomen. Deze kunt u gebruiken als alternatief voor de ingave van de code. Op het moment dat u bij het vastleggen van bijvoorbeeld een grootboekrekening in het veld Rekeningnummer. In het bankboek de zoeknaam ingeeft, zet Navision deze om naar het juiste grootboekrekeningnummer. de invoer in het voorbeeld hiernaast geeft als resultaat: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

27 Regelschermen Titel In tegenstelling tot kaartschermen tonen regelschermen de gegevens van meerdere personen, wijken etc. in één keer. Veld Selectiebalk Veldnaam Geselecteerde regel De verschillende regels worden onder elkaar getoond, en de velden staan in kolommen. Boven elke kolom staat de veldnaam die de inhoud van de kolom beschrijft. De cursor wordt in een kolom geplaatst door de kolom aan te klikken. Kolomindeling aanpassen De indeling van de kolommen op een regelscherm kan aangepast worden door: Verplaatsen Plaats de cursor op de titel van een kolom en druk de linker muisknop in. De muiscursor verandert in Houd de linker muisknop ingedrukt en verplaats de kolom naar de gewenste positie. Laat daar de linker muisknop los. Verbreden of versmallen Plaats de cursor tussen de titels van twee kolommen in, zodat de muiscursor verandert in Druk de linker muisknop in en houd deze ingedrukt. Verplaats de muis. De linker kolom wordt versmald wanneer de muis naar links verplaatst wordt, en verbreed bij een verplaatsing naar rechts. Selectiebalk De linker grijze kolom wordt de selectiebalk genoemd. Het symbool in de kolom geeft de geselecteerde regel aan. Een regel wordt geselecteerd door de cursor in één van de kolommen van de betreffende regel te plaatsen, of door de selectiebalk aan te klikken met de linkermuisknop. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

28 Ingave toegestaan? Of ingave van een veld wel of niet toegestaan is, is niet af te leiden van de kleur van een kolom. Alle velden zijn namelijk wit. U ziet pas op het moment dat de cursor op een veld staat of ingave toegestaan is. Wanneer er een stippellijn om het veld staat, is er geen ingave toegestaan. Zie bijvoorbeeld de kolom Naam in het volgende schermvoorbeeld. In regelschermen kan de inhoud van een bovenliggend veld overgenomen worden in het actuele record door middel van de toets F8. Speciale schermen Zoals gezegd zijn alle schermen in Navision gebaseerd op het kaart- en regelprincipe. Het Bank- /Giroboek is zo n speciaal, afgeleid schermtype. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

29 In het Bank-/Giroboek staan de algemene gegevens zoals het afschriftnummer en op welke bank het afschrift betrekking heeft in het kaartscherm. Dit is het bovenste gedeelte van het Bank-/Giroboek. Het onderste gedeelte van het Bank-/Giroboek is een regelscherm; hierin worden alle regels getoond van alle binnengekomen en betaalde bedragen van dat betreffende afschrift.. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

30 3.3 Basis functies Nu de opzet en de indeling van de schermen bekend is, wordt in deze paragraaf ingegaan op de bediening van de schermen en de verschillende functies uit de menubalk. Invoegen Om nieuwe gegevens in te kunnen geven, moet altijd eerst een leeg scherm ingevoegd worden. In de werkbalk is hier een speciale knop voor en de functietoets is F3. Nieuw (F3) In de statusbalk wordt getoond dat u een NIEUW scherm invoegt. In een kaartscherm wordt een nieuw scherm aangeduid met naamloos in de titelbalk. In een regelscherm wordt een nieuwe regel aangeduid met in de selectiebalk. Uniek nummer Ieder record moet een uniek nummer hebben. Dat is dan ook het eerste veld dat u moet ingeven. Een leeg veld is daarbij niet toegestaan. Dit nummer wordt bij de invoer van bijv. een nieuwe klant automatisch toegekend. Druk hiertoe op ENTER of TAB om naar het volgende veld te gaan. Wijzigen Om gegevens op een scherm te wijzigen, zoekt u het gewenste record op waarna u de betreffende velden wijzigt. Op het zoeken van gegevens wordt verder in dit document ingegaan. Opslaan van gegevens Uw ingevoerde gegevens worden automatisch opgeslagen als het scherm afgesloten wordt. Dit kan op verschillende manieren: het opzoeken van een ander record, het openen van een ander scherm of het afsluiten van het huidige scherm. Met andere woorden: u hoeft de ingaven dus niet eerst te bevestigen voordat ze weggeschreven worden! Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

31 Verwijderen Verwijderen houdt in dat u alle gegevens van bijv. een klant of leverancier definitief uit uw bestand verwijderd. In de werkbalk is hier een speciale knop voor en de functietoets is F4. Verwijderen (F4) Navision vraagt of u het zeker weet, want er is geen weg terug. Het dossier verdwijnt in de versnipperaar Zoeken Als u een scherm opent, opent Navision altijd de gegevens waar u het laatst mee bezig bent geweest. Met de knop Zoeken in de werkbalk kunt u op ieder willekeurig veld van een scherm zoeken naar bijv. een bepaalde grootboekrekening of klant of leverancier. Zoeken (Ctrl+F) Dit is dezelfde Zoeken als in andere Windows programma s. Hiermee zijn diverse manieren van Zoeken mogelijk, zoals zoeken op basis van een gedeelte van een veld: Een belangrijk voordeel van Zoeken is dat het op ieder veld gebruikt kan worden. U kunt dus zoeken op basis van een nummer, maar ook op basis van een omschrijving, een naam, een adres etc. U moet wel eerst op de cursor op dat veld plaatsen voordat u Zoeken activeert! Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

32 Bladeren De tweede mogelijkheid om te zoeken, is door te bladeren. In de werkbalk zijn hiervoor de volgende knoppen opgenomen, die u kunt aanklikken: Ga naar de eerste kaart Ga naar de laatste kaart Ga naar de vorige kaart Ga naar de volgende kaart Overzicht In een regelscherm kunt u bladeren met,, PAGEUP en PAGEDOWN. In een kaartscherm bladert u met PAGEUP en PAGEDOWN. In beide schermen gaat u met CTRL HOME naar het eerste record en met CTRL END naar het laatste. Als derde heeft u de mogelijkheid om een overzicht van alle gegevens op te vragen. Hierin kunt u de gewenste gegevens zoeken door, door de regels te bladeren of door middel van de zoekfunctie. Deze mogelijkheid is aanwezig in de kaartschermen, en de kaart/regelschermen. U kunt dit vergelijken met het openen van de dossierlade om daarin - op basis van de labels van de dossiers - te zoeken naar het gewenste dossier. In een overzicht kunnen geen gegevens ingegeven of gewijzigd worden. In de werkbalk is een speciale knop opgenomen om het overzicht snel op te kunnen roepen: Overzicht (F5) Vanuit een overzicht terug naar het kaartscherm In een overzicht worden vaak minder velden getoond dan op een kaartscherm. Gewoonlijk wordt het daarom gebruikt om een bepaald record op te zoeken en dan vervolgens met dat record terug te keren naar het kaartscherm. Dit werkt als volgt: Zorg ervoor dat de gewenste regel in het overzicht actief is (let kies vervolgens voor OK. op de in de linker kolom) en Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

33 Vanuit een overzicht door naar een kaartscherm Het is mogelijk om vanuit een overzicht de kaart op te vragen via de menuknop Contactpersonen en dan te kiezen voor de optie Kaart. De functietoets die hier bij hoort is SHIFT F5. Tik nooit zomaar iets in, maar gebruik altijd één van de bovenstaande mogelijkheden om een gegeven op te zoeken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

34 Sorteren op schermen De gegevens die op een scherm getoond worden, kunnen gesorteerd worden. Wanneer u door de kaartschermen heen bladert, zullen de schermen in de volgorde van sortering getoond worden. In de regelschermen ziet u de regels in de door u aangegeven volgorde staan. In de werkbalk is er een speciale knop voor sorteren opgenomen: Sorteren (Shift+ F8) U kunt aangeven op welk veld u wilt sorteren en in welke volgorde, oplopend (van laag naar hoog) of aflopend (van hoog naar laag) u wilt sorteren. Gebruik om door de lijst met velden te gaan. Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden door hier op te klikken. Kies voor Oplopend of Aflopend. Kies voor Toepassen als u de sortering wilt uitvoeren maar het scherm Sorteren niet wilt afsluiten of kies voor OK als u de sortering definitief wilt uitvoeren en het scherm Sorteren wilt afsluiten. Filters op schermen Door middel van het bladeren krijgt u de gegevens van alle grootboekrekeningen, klanten, etc. die in uw bestand zitten op uw scherm. Dit is echter niet altijd gewenst omdat u bijvoorbeeld alleen de klanten in een bepaalde reeks wilt zien. U kunt een selectie maken uit uw bestand met behulp van een filter. Alleen de gegevens van de klanten, die aan het criterium voldoen, worden op het scherm getoond. In een aantal schermen is standaard al een filter aanwezig maar u kunt zelf ook filters plaatsen. Een groot voordeel daarbij is dat een filter op elk veld geplaatst kan worden. In de werkbalk zijn speciale knoppen voor de filters opgenomen: Veldfilter FlowFilter Tabelfilter Alles weergeven Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

35 Veldfilter Op een scherm kunt u zelf een bepaalde filter plaatsen door op het gewenste veld te gaan staan. U klikt dan de knop Veldfilter aan. In het scherm dat daarna getoond wordt, geeft u het selectiecriterium op. Merk op dat de huidige waarde van het veld als filter voorgesteld wordt. Zo worden in het voorbeeld hieronder de klanten in de plaats Amsterdam uit het bestand gelicht: De knop Toepassen voert de filter uit, maar biedt u de gelegenheid om het resultaat van de filter te beoordelen zonder het filterscherm te verlaten. Mocht de filter niet naar wens zijn, dan kunt u het direct aanpassen. De knop OK voert de filter uit, en u keert terug naar het voorgaande scherm. Indien op een scherm een filter geplaatst is, wordt u hierop geattendeerd door de tekst FILTER in de statusbalk! Filters opvragen / Tabelfilter De statusbalk toont dus of er wel of geen filter op het scherm geplaatst is, maar hoe weet u nu wat de inhoud van het filter is? De methode om dit op te vragen is door de knop Tabelfilter in de werkbalk aan te klikken. Alle filters die tot dan toe op velden geplaatst zijn, worden hierin getoond. Zo ziet u in het voorbeeld hieronder dat alle gehuwde contactpersonen van het mannelijke geslacht er uitgelicht worden. Om velden toe te voegen aan een filter op het scherm gebruikt u ook het Tabelfilter. Hier kunt u regels met velden invoegen, ook al staat het betreffende veld niet op het scherm! Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

36 Ingavemogelijkheden In een filter kan een bepaalde waarde ingegeven worden, waar een criterium aan toegevoegd kan worden. Een voorbeeld van een waarde is de ingave getal bij Saldo(LV). Wanneer nu alle klanten moeten worden getoond die nog bedragen open hebben staan kan worden ingegeven >0 (Lees groter dan 0). Wanneer nu gebladerd wordt door het bestand ziet men alleen de klanten die een Saldo(LV) hebben met een bedrag groter dan 0. U kunt bij de invoer van criteria alle cijfers en letters gebruiken die u normaal ook kunt gebruiken. Daarnaast kunt u een aantal speciale symbolen en rekenkundige formules gebruiken. Dit zijn de beschikbare notities: Teken Betekenis Voorbeeld Weergegeven records = Gelijk aan 377 Nummer 377 BLAUW Records met de code BLAUW, zoals de magazijncode BLAUW Een exacte datum/tijd: :00:00.. Interval Nummers 1100 t/m Tot en met Datums tot en met P8.. Gegevens voor boekhoudperiode 8 en verder..23 Van begintijd tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59: Van 23 lopende maand, lopend jaar 00:00:00 tot eindtijd Van 22 lopende maand, lopend jaar 0:00:00 tot 23 lopende maand, lopend jaar 23:59:59 Of/of Records met nummer 1200 of 1300 & En <2.000&>1.000 Nummers kleiner dan 2000 en groter dan Een zelfstandig gebruik van het teken & met nummers is niet mogelijk omdat er geen records met twee nummers zijn toegestaan. <> Niet gelijk aan <>0 Alle nummers behalve 0 > Groter dan >1.200 Nummers groter dan 1200 >= Groter dan of gelijk aan >=1.200 Nummers groter dan of gelijk aan 1200 < Kleiner dan <1.200 Nummers kleiner dan 1200 <= Kleiner dan of gelijk aan <=1.200 Nummers kleiner dan of gelijk aan 1200 Leeg veld (bij tekstvelden) 0 Leeg veld (bij getalvelden) * Een onbeperkt aantal onbekende tekens Alle velden die niet gevuld zijn en dus leeg Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot zijn 0 Alle velden met een waarde nul *Be* Tekst met de letters Be

37 Teken Betekenis Voorbeeld Weergegeven records *Be Tekst die eindigt op Be Be* Tekst die begint met Be? Een onbekend teken Jans?n Tekst zoals Jansen of Janson Berekenen voor de rest 30 (>=10&<=20) Records met nummer 30 of met een nummer tussen 10 en 20 (het resultaat van de berekening tussen Geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters (beide zijn Tekst zoals LOCATIE, locatie of Locatie. U kunt de verschillende notatiesoorten ook combineren: Alle records met het nummer 5999 of een nummer uit het interval 8100 tot en met Records met een nummer kleiner dan of gelijk aan 1299 of gelijk aan 1400 en hoger. Met andere woorden: alle nummers behalve 1300 tot en met >50&<100 Records met een nummer groter dan 50 en kleiner dan 100, ofwel nummer 51 tot en met 99. *C*&*D* Tekst met de tekens C en Attentie Tekst met de tekens boomsloot, zoals Recht Boomsloot 26 of Kromme Boomsloot 341. Hoofdletters of kleine letters maakt geen verschil. Zorg dat u alleen zinvolle filters invoert. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een niet-bestaand interval op te geven zonder dat dit wordt gecontroleerd. U moet op de hoogte zijn van de sorteringregels van het programma om zinvolle filters te kunnen invoeren. Filters verwijderen Indien u alle filters op velden in één keer van een scherm wilt verwijderen, kunt u ook de knop Alles weergeven in de werkbalk aanklikken. Filters in een overzichtsscherm verwijderd bij het verlaten van het scherm. worden automatisch Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

38 Berekende velden In sommige schermen komen velden voor waarin een berekening wordt uitgevoerd. Zo worden in het scherm van de klant het totaalbedrag van de openstaande rekeningen getoond in het veld Saldo(LV). Dit is een optelling van alle bedragen die verzameld staan in een andere tabel. Een dergelijk berekend veld wordt in Navision een Flow Field genoemd. Op het moment dat zo n veld aangeklikt wordt, verschijnt de zogenaamde Drill Down-knop. Klik deze knop aan en de contactpersonen waaruit de berekening opgebouwd is, worden getoond. Uit het onderstaande scherm blijft in de kolom restbedrag nog 2 x 41,67 staan. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

39 FlowFilters De uitkomst van FlowFields kan beïnvloed worden met behulp van een specifiek soort filters: de zogenaamde FlowFilters. De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Ze zijn te herkennen aan de veldnaam: deze eindigt op filter. De FlowFilters die u in een scherm gebruiken kunt, zijn altijd op te vragen door de knop FlowFilter in de werkbalk aan te klikken. Een FlowFilter beïnvloedt direct de mogelijke velden met berekeningen in uw bestand. De FlowFilters beïnvloeden ook de weergave van de posten via de DrillDown-knop van een veld. Alleen de posten die bij de berekening betrokken zijn, worden dan getoond. De knop Alles weergeven heeft géén invloed op de geplaatste FlowFilters. Deze blijven dus actief! U herkent dit doordat de tekst FILTER in de statusbalk blijft staan. Flowfilters komen voor in de module Boekhouding en hebben geen functie in de module Ledenbeheer. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

40 3.4 Samenvatting functietoetsen Hieronder vindt u een samenvatting van alle knoppen uit de werkbalk met de daarbij behorende functietoetsen zoals in dit hoofdstuk beschreven: Knop Functietoets Functie Omschrijving F3 Nieuw Aanmaken van een nieuw kerklid, wijk etc. F4 Verwijderen Verwijderen van een kerklid, wijk etc. Ctrl+F Zoeken Deze functie gebruikt u als u de gegevens van bijv. een bepaald kerklid op wilt vragen. F7 Veldfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op één criterium. Ctrl+F7 Tabelfilter Met deze functie kunt u een selectie maken in uw bestand gebaseerd op meerdere criteria. Shift+F7 Flowfilter De FlowFilters die u kunt gebruiken in een bepaalde tabel, zijn van tevoren gedefinieerd. Shift+Ctrl+F7 Alles weergeven Hiermee heft u de actieve veldfilter(s) of tabelfilter weer op. Shift+F8 Sorteren Met deze functie kunt u uw bestand oplopend of aflopend sorteren op een door uzelf gekozen veld. Ctrl+Home Eerste Hiermee gaat u naar de eerste gegevens in uw bestand. Page Up Vorige Hiermee bladert u terug in uw bestand. Page Down Volgende Hiermee bladert u verder in uw bestand. Ctrl+End Laatste Hiermee gaat u naar de laatste gegevens in uw bestand. F5 Overzicht Hiermee krijgt u een totaaloverzicht van het bestand waar u op dat moment mee bezig bent. F12 Start Het opstarten van Navision. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

41 4 MENUINDELING 4.1 Snelmenu boekhouding Bovenaan het menu boekhouding is een nieuw snelmenu toegevoegd. Door te kiezen voor snelmenu boekhouding wordt aan de rechterkant van het scherm een nieuw menu geopend: Afhankelijk van de knop waarop wordt geklikt wordt een nieuw (sub) menu of het betreffende scherm geopend. De structuur van het nieuwe scherm ziet er als volgt uit: Instellingen/Stamgegevens o Parochiegegevens o Dimensies o Beheer bankrekening o Beheer debiteuren o Beheer crediteuren o Terug naar hoofdmenu Boeken o Bank-/Giroboek o Kasboek o Memoriaal o Telebankieren Bankoverzicht Bankafschrift importeren Terug naar hoofdmenu o Periodiek Pagina 4-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

42 o Menu Inkoop/Verkoop facturen Inkoopfactuur Inkoopcreditnota Verkoopfactuur Verkoopcreditnota Terug naar menu Boeken o Terug naar hoofdmenu Grootboek Proefbalans en overzichten o Proefbalans Proefbalans Proefbalans Begroting Proefbalans incl. voorgaand jaar Terug naar menu proefbalans en overzichten o Kolommenbalans o Overzichten Verkorte exploitatie Uitgebreide exploitatie Verkorte balans Uitgebreide balans Terug naar menu proefbalans en overzichten o Openstaande posten debiteuren o Openstaande posten crediteuren o Terug naar hoofdmenu Begroting Afsluiting o Periodeafsluiting o Jaarafsluiting o Terug naar hoofdmenu Specificaties o Vermogensmutatie o Toelichting vorderingen korte termijn o Toelichting schulden korte termijn o Specificatie mutatie onroerend goed o Persoons functie kosten o Terug naar Hoofdmenu Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

43 Schematisch ziet dat er dan zo uit: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

44 Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

45 5 OVERZICHT STAPPENPLANNEN In dit hoofdstuk staat een overzicht van alle stappenplannen waaruit de rest van deze handleiding is opgebouwd. Hier kunt u eenvoudig zien welke stap u op een bepaald moment moet uitvoeren en waar u deze stap in de handleiding kunt terugvinden. Zo vormt dit overzicht de spil van al uw activiteiten binnen de module boekhouding. Algemene acties zoals het zoeken van een bepaalde grootboekrekening of het boeken van een factuur of memoriaal zijn beschreven in hoofdstuk zes. In het vervolg worden deze stappen als bekend verondersteld en zullen slechts summier beschreven staan. In het overzicht vindt u in de eerste kolom het hoofdstuk, de tweede kolom geeft het paragraafnummer weer en bij de omschrijving vindt u een korte uitleg. Let op in de stappenplan is getracht de afbeeldingen zoveel mogelijk overeen te laten komen met de werkelijkheid. Voor de duidelijkheid zijn in sommige situaties kolommen verwijderd of toegevoegd en/of de grootte van de schermen aangepast. Hierdoor kan de situatie in de handleiding afwijken van de situatie in uw eigen administratie. Hfst Omschrijving stappenplan Versie H6 Algemene stappen Zoeken: grootboekrekening offerkaarsen vanuit het memoriaal Zoeken: debiteur L. van der Aa bij de invoer van een bankafschrift Filteren: debiteurenbetalingen, niet incasso, februari 2007 achterhalen Filteren: alle niet kerkbijdrage debiteuren met een openstaand saldo Boeken memoriaal Batchnaam in het memoriaal 1.1 H7 Inrichten boekhouding Dimensies Aanmaken dimensiewaardecodes Bankrekeningen Telebankieren instellingen 7.7 Beginbalans 4.0 H8 Verwerken banken Verwerken bankboek (handmatig) Verwerken bankboek (elektronisch) 1.1 H9 Verwerken kassen Verwerken kasboek 1.1 H10 Memoriaal Memoriaal Correctie Memoriaal Afschrijvingen Memoriaal Afboeken klantpost Periodieke memoriaal Periodieke memoriaal Loonjournaal Periodieke memoriaal Afschrijving 1.1 H11 Inkoop Aanmaken crediteuren Aanmaken inkoopfactuur Aanmaken inkoopcreditnota 1.1 Pagina 5-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

46 Hfst Omschrijving stappenplan Versie H12 Verkoop Aanmaken debiteuren Aanmaken verkoopfactuur Aanmaken verkoopcreditnota 1.1 H13 Telebankieren (incasso) Incasso s aanmaken en verwerken Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek Incasso s verwerken Bank-/Giroboek bij saldo tekort of storno Incassorun annuleren Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst 5.0 H14 Telebankieren Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift 5.0 H15 Begroting Aanmaken begroting Kopiëren begroting 1.1 H16 Overzicht lijsten en overzichten Afdrukken lijsten en overzichten Kort overzicht rapporten 1.1 HErro r! Refer ence sourc e not found. Error! Reference source not found. 1.1 Error! Error! Reference source not found. 1.1 Refer ence sourc e not found. Error! Error! Reference source not found. 1.1 Refer ence sourc e not found. Error! Error! Reference source not found. 1.1 Refer ence sourc e not found. Pagina 5-2 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

47 H17 Jaarafsluiting Periodeafsluiting Jaarafsluiting Toelichting en Controle Jaarafsluiting 1.1 H19 Consolidatie Controle bedrijfsunitkaarten Consolidatie proces Diverse aandachtspunten bij consolidatie 3.0 H20 Telebankieren (Betaalrun) Inrichting / controle voor aanmaken betaalrun Betaalrun aanmaken Bankafschrift verwerken koppeling betaalrun Betaalrun annuleren indien niet verwerkt Betaalrun verwerken bij andere bank dan BANK-KB 4.0 Pagina 5-3 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

48 6 ALGEMENE STAPPEN In dit hoofdstuk vindt u algemene stappenplannen. Dit zijn stappenplannen die u nodig heeft om bijvoorbeeld een klant of een grootboekrekening te zoeken, maar ook de filtermogelijkheden van hoofdstuk 3 zijn hier concreet in een stappenplan uitgewerkt. Het zou wenselijk zijn als u na enige ervaring met Navision deze stappen moeiteloos kunt verrichten zonder iedere keer dit hoofdstuk te raadplegen. Eventueel kunt u deze algemene stappen afdrukken en invoegen in de stappenplannen van de volgende hoofdstukken. 6.1 Zoeken: grootboekrekening offerkaarsen vanuit het memoriaal In dit voorbeeld is het uitgangspunt het memoriaalscherm. U bent hier een boeking aan het invoeren en wilt de grootboekrekening Offerkaarsen invoeren. In het onderstaande stappenplan is beschreven hoe u dit kunt doen. Stap 0. Openen memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Memoriaal komt men in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht. U kiest hier voor MEMO en klikt op OK. In het memoriaal kiest u als eerste de batch waarin u wilt boeken. Aan een memoriaal kunnen meerdere batches gekoppeld zijn met eventueel verschillende nummerreeksen. In dit voorbeeld kiezen we voor de batch STANDAARD. Zie stappenplan 6.6 voor het aanmaken batches. Pagina 6-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

49 Stap 1. Selectie voor Grootboekrekening In het memoriaal kiest u in de regels bij de kolom Rekeningsoort voor Grootboekrekening. Ga verder naar de kolom Rekeningnr., hier kunt u dus nu een grootboekrekeningnummer invoeren. Stap 2. Openen Grootboekrekeningoverzicht In de kolom Rekeningnr. klikt u op het pijltje (Lookup knop). Het Grootboekrekeningoverzicht is nu geopend. Stap 3. Voorafgaand aan het zoeken Klik in de kolom waarin u wilt zoeken, in dit geval de kolom Naam. Op de statusbalk is zichtbaar waar de cursor zich bevindt, in de kolom Naam bij grootboekrekeningnummer Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

50 Stap 4. Zoekparameters invoeren Open het zoekscherm door op Ctrl-F te drukken of klik op de verrekijker in de knoppenbalk. Het zoekscherm is geopend en zie er als volgt uit: Type Offer in bij Zoeken naar. Stap 5. Het daadwerkelijke zoeken Klik vervolgens op Eerste zoeken, het resultaat is zichtbaar in het grootboekrekeningoverzicht. Merk op dat het selectiepijltje de grootboekrekening 4041 Kosten offerkaarsen aanwijst. Onderin het grootboekrekeningoverzicht kunt u met OK de selectie bevestigen. Hiermee wordt het overzichtsscherm gesloten en keert u terug naar het memoriaal. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

51 Stap 6. Het resultaat in het memoriaal Terug in het memoriaal ziet u nu in de kolom Rekeningnr. het nummer Geef een Tab, Enter of klik in een andere kolom om de rekening te bevestigen. Nu wordt de kolom Omschrijving gevuld en eventuele dimensies verschijnen in het onderste gedeelte van het memoriaalscherm. Nu kunt u verder gaan met de rest van de regel. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

52 6.2 Zoeken: debiteur L. van der Aa bij de invoer van een bankafschrift In dit voorbeeld is het uitgangspunt het bank-/giroboek. U bent hier een bankafschrift aan het invoeren en wilt de debiteur L. van der Aa invoeren. In het onderstaande stappenplan is beschreven hoe u dit kunt doen. Stap 1. Selectie voor Klant In het Bank-/Giroboek kies u in de regels bij de kolom Rekeningsoort voor Klant. Dit is het Navision equivalent voor debiteur. Ga verder naar de kolom Rekeningnr., hier kunt u dus nu een debiteurennummer invoeren. Stap 2. Openen Debiteurenoverzicht In de kolom Rekeningnr. Klikt u op het pijltje (Lookup knop). Hierdoor wordt het debiteurenoverzicht geopend. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

53 Stap 3. Voorafgaand aan het zoeken Klik in de kolom waarmee u wilt zoeken, in dit geval de kolom Naam. Op de statusbalk is zichtbaar waar de cursor zich bevindt, in de kolom Naam bij debiteur J.P.P.A. van Pietersen. Stap 4. Het daadwerkelijke zoeken Open het zoekscherm door op Ctrl+F te drukken of klik op de verrekijker in de knoppenbalk. Het zoekscherm is geopend en ziet er als volgt uit: Stap 5. Zoekparameters invoeren Type Aa in bij Zoeken naar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

54 Klik vervolgens op Eerste zoeken, het resultaat is zichtbaar in het debiteurenoverzicht. Merk op dat het selectiepijltje debiteur KL J. van der Aa aanwijst. Dit is niet de juiste debiteur, u bent opzoek naar L. van der Aa. Klik in het zoekscherm op Volgende zkn.. Herhaal dit totdat debiteur L. van der Aa is gevonden. Het selectiepijltje wijst dan naar debiteur KL L. van der Aa. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

55 Stap 6. Bevestig het zoekresultaat Klik op OK om de geselecteerde debiteur te bevestigen en mee te nemen naar het Bank-/Giroboek. Geef een Tab, Enter of klik in een andere kolom om de rekening te bevestigen. Nu wordt de kolom Omschrijving gevuld en eventuele dimensies verschijnen in het onderste gedeelte van het memoriaalscherm. Nu kunt u verder gaan met de rest van de regel. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

56 6.3 Filteren: debiteurenbetalingen, niet incasso, februari 2007 achterhalen In dit voorbeeld is het uitgangspunt de debiteurenposten. In stap 0 staat toegelicht hoe u dit scherm kunt openen. Op dit scherm wordt in het stappenplan de filter aangepast zodat alleen de betalingen van de bank zichtbaar zijn van de debiteuren die niet met incasso hebben betaald in februari Stap 0. Openen debiteurenposten Snelmen Instellingen/Stamgegevens Beheer Debiteuren Klik het bedrag aan achter Saldo (LV) en klik vervolgens op het drop down pijltje. Het scherm debiteurenposten van J.P.P.A. van Pietersen wordt geopend. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

57 Stap 1. Debiteurenposten filters verwijderen Klik in de knoppenbalk op Alles weergeven of druk op Shift+Ctrl+F7. Hiermee worden alle filters van het scherm debiteurenposten verwijderd. Nu gaat u stap voor stap de filtering opbouwen. Stap 2. Alle betalingen selecteren (filteren) Maak in het scherm de tweede kolom Documentsoort breder, zodat de inhoud goed leesbaar is. Klik hiervoor met de linkermuisknop op de scheiding tussen de kolommen en sleep de cursor naar rechts. Het resultaat is hierboven zichtbaar. Klik nu op Betaling in de tweede regel, in dus de kolom documentsoort. Dit is de waarde die u met het filter zichtbaar wilt hebben. Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het veldfilterscherm opent zich voor het veld Documentsoort (zie titelbalk). De ingestelde waarde is gelijk aan Betaling. Door nu op OK te klikken wordt de filter actief en sluit het veldfilterscherm. Het resultaat is een lijst met alleen de debiteurposten van de soort Betaling. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

58 Stap 3. Filter op boekingsdatum aanbrengen Zorg dat de cursor in de kolom boekingsdatum staat door ergens in deze kolom te klikken. In de afbeelding staat de cursor in de bovenste regel met de waarde Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het veldfilterscherm opent zich voor het veld Boekingsdatum (zie titelbalk). De ingestelde waarde is gelijk aan Nu willen we alleen de betalingen zien van februari 2007 toets hiervoor de volgende filter in: (zie voor meer uitleg over het filteren hoofdstuk 3). Het resultaat van de filter tot nu toe zijn negen debiteurenposten. Stap 4. Filter op niet incasso debiteuren Deze filter legt u op het veld Code Transactiemodus, dit veld is de op één na laatste kolom in het scherm. Gebruik de schuifbalk om de kolom zichtbaar te maken. Klik de schuifbalk aan met de linkermuisknop en sleep deze naar rechts totdat de kolom Code tra zichtbaar is. Eventueel kunt Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

59 u de hoogte aanpassen zodat het veld beter leesbaar is. Eventueel kunt u de hoogte van de titelregel aanpassen zodat de veldnamen beter leesbaar zijn. Klik nu op INC in de tweede regel. Dit is de waarde die u met het filter niet meer wilt zien. Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het veldfilterscherm opent zich voor het veld Code transactiemodus (zie titelbalk). De ingestelde waarde is gelijk aan INC. Zet het ongelijkteken <> voor de waarde INC. Dit doet u het makkelijkst door F2 in te toetsen waarmee u voor INC tekst kunt invoegen. Het resultaat is: Activeer de filter door op OK te klikken. Het resultaat is twee betalingen en ziet er als volgt uit: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

60 Stap 5. Oproepen actieve filter, het tabelfilterscherm Na stap 2 uit dit stappenplan is een filter actief op het scherm debiteurenposten. Dit is zichtbaar in de status balk aan het woord FILTER. Wilt u weten welke filter actief is kunt u dit zien in de tabelfilter. Open nu de tabelfilter door in de knoppenbalk op het icoontje met 2 keer 3 puntjes met ertussen een horizontale streep te klikken of door Ctrl+F7 in te toetsen. Het tabelfilterscherm opent zich voor het scherm klantenpost (=debiteurenposten). Het ingestelde filter is hier te zien. Per regel staat een veld en de ingestelde waarde. Eventueel kunt u hier het filter aanpassen door in de tweede kolom de filterwaarde aan te passen. Of u kunt op een lege regel een ander veld filteren. Klik op OK of Annuleren en keer terug naar het scherm debiteurenposten. Stap 6. Filters verwijderen Tot slot wilt u de filters van het scherm verwijderen. Klik hiervoor op de knop met de drie streepjes of toets Shift+Ctrl+F7 in. Het resultaat van deze actie is dat het filter is verwijderd. In de statusbalk is het woord FILTER verdwenen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

61 6.4 Filteren: alle niet kerkbijdrage debiteuren met een openstaand saldo In dit voorbeeld worden alle debiteuren gefilterd die van het type kerkbijdrage zijn en een openstaand saldo hebben. Uitgangspunt is de debiteurenkaart. Stap 1. Filter openstaand saldo Snelmenu -> Instellingen/Stamgegevens -> Beheer Debiteuren Klik het bedrag aan achter Saldo (LV). Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het scherm veldfilter opent zich nu voor het veld Saldo (LV), dit is het veld waar het openstaande saldo van de debiteur in staat. In het voorbeeld is dit 1.085,98. Vul hier ongelijk nul in: <>0. Hiermee krijgt u zowel de debiteuren die nog moeten betalen als die teveel hebben betaald. Activeer het filter door op OK te klikken. Het resultaat is niet direct zichtbaar, debiteur Kl heeft immers een Saldo (LV) ongelijk aan nul. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

62 Stap 2. Filter op Zakenrelatiecode Klik in het veld Zakenrelatiecode, het veld wordt door puntjes omgeven en het drop-down pijltje wordt zichtbaar. Open nu de veldfilter door in de knoppenbalk op de negen puntjes te klikken of door F7 in te toetsen. Het scherm veldfilter opent zich nu voor het veld Zakenrelatiecode dit is het veld waar staat wat voor soort debiteur het betreft. In het voorbeeld is dit leeg. Vul hier <>KB in. Hiermee krijgt u alle niet kerkbijdrage debiteuren te zien. Activeer het filter door op OK te klikken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

63 Stap 3. Overzicht tonen Op het kaartscherm is niet direct duidelijk wat het effect van het filter is, dit in tegenstelling tot het regelscherm. Hier roepen we het regelscherm op om het effect van de filtering te verduidelijken. Open het regelscherm door op het overzichtpijltje in de knoppenbalk te klikken. Het debiteurenoverzichtscherm opent zich nu. In dit scherm zijn niet alle debiteuren zichtbaar, dit kunt u afleiden uit de debiteurnummers. Stap 4. Oproepen actieve filter, het tabelfilterscherm Na stap 1 uit dit stappenplan is een filter actief op het scherm debiteurenposten. Dit is zichtbaar in de status balk aan het woord FILTER. Wilt u weten welke filter actief is kunt u dit zien in de tabelfilter. Open nu de tabelfilter door in de knoppenbalk op het icoontje met 2 keer 3 puntjes met ertussen een horizontale streep te klikken of door Ctrl+F7 in te toetsen. Het tabelfilterscherm opent zich voor het scherm klant (=debiteuren). Het ingestelde filter is hier te zien. Per regel staat een veld en de ingestelde waarde. Eventueel kunt u hier het filter aanpassen door in de tweede kolom de filterwaarde aan te passen. Of u kunt op een lege regel een ander veld filteren. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

64 Stap 5. Filters verwijderen Tot slot wilt u de filters van het debiteurenscherm verwijderen. Klik hiervoor op de knop met de drie streepjes of toets Shift+Ctrl+F7 in. Het resultaat van deze actie is dat het filter is verwijderd. In de statusbalk is het woord FILTER verdwenen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

65 6.5 Boeken memoriaal In dit stappenplan wordt uitvoerig ingegaan op het boeken van het memoriaal. Welke mogelijkheden heeft u en welke mogelijkheden zijn verplicht. Het boeken in Navision is een essentiële stap, hiermee creëert u de daadwerkelijke posten. Of wel als u geen boekingen doet in Navision, maar slechts de journaalposten invoert zullen geen posten ontstaan op grootboekrekeningen, bij klanten, leveranciers of banken. Stap 1. Open memoriaal Ga naar snelmenu: Boeken Memoriaal Memo. In de afbeelding is een journaalpost ingevoerd waarmee een bedrag van 125,20 wordt overgeboekt van grootboekrekening 3511 naar In hoofdstuk 10 is het memoriaal uitgewerkt, dit stappenplan betreft puur het boeken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

66 Stap 2. Controlelijst afdrukken Kies via de knop Boeken voor controlelijst. Hiermee opent u het rapport Dagboek Controle. Voordat het daadwerkelijke rapport wordt afgedrukt of zichtbaar wordt, kunt u filters instellen. Deze filter is gelijk aan de tabelfilter (zie paragraaf 3.3). Standaard staat deze filter goed ingesteld voor het betreffende dagboek waarvan u de controlelijst wilt zien. Op het tweede tabblad Opties kunt u aanvinken of de dimensies zichtbaar moeten zijn. Kies nu onderin het scherm voor Afdrukken om het rapport naar een printer te sturen of voor Voorbeeld om het rapport op het scherm zichtbaar te maken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

67 De controlelijst toont in detail de voorgenomen boeking. Indien fouten aanwezig zijn, bijvoorbeeld het ontbreken van verplichte dimensies of het niet in evenwicht zijn van de boeking, zijn deze onder de betreffende regel zichtbaar. Onderin het afdrukvoorbeeld vindt u navigatiemogelijkheden. Hier kunt u in en uitzoomen of gemakkelijk wisselen van pagina. Stap 3. Boeken Kies via de knop Boeken voor Boeken. U wordt gevraagd om een bevestiging te geven. Na de bevestiging worden de dagboekregels geboekt. Het scherm Memoriaal is leeg na de boeking, dit scherm is slechts voor de invoer. De journaalpost en alle andere posten (klant, leverancier en banken) zijn door de boeking ontstaan. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

68 Stap 4. Opvragen journalen Kies voor Boekhouding Historie Journalen. Journaal nummer 28 is het zojuist geboekte memoriaal, te herkennen aan de broncode FDAGB. Via de knop Journaal zijn de verschillende soorten posten op te vragen. In ieder geval kunt u hier altijd de grootboekposten terugvinden van een journaalpost. Afhankelijk van de soort boeking vindt u hier ook de klanten-, leveranciers- en/of bankposten (respectievelijk de debiteuren- en crediteurenposten). Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

69 6.6 Batchnaam in het memoriaal In dit stappenplan wordt uitleg gegeven en de stappen getoond waarmee u verschillende batchnamen kunt gebruiken bij het memoriaal (of periodieke memoriaal). Stap 1. Open memoriaal. Ga naar snelmenu: Boeken Memoriaal Memo. Stap 2. Open het scherm fin.dagboekbatches Klik op het lookup pijltje achter de batchnaam standaard. Hiermee opent u het scherm Fin. dagboekbatches hier ziet u alle financiele dagboekbatches die tot nu toe zijn aangemaakt. Een financiele dagboekbatch is een groep waarbinnen u boekingen doet. Later kunt u bij de journalen eenvoudig zien welke journalen tot de batch behoren. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

70 Stap 3. Nieuwe batches aanmaken Klik in de eerste kolom van een lege regel en type een naam in. In de afbeelding is Correctie ingevoerd. Dit is de groep waarin u alle correctieboekingen invoert en boekt. Vul de hele regel in zoals in de afbeelding is te zien. Enkele voorbeelden die u kunt aanmaken: Correctie voor correctieboekingen Afschrijf voor afschrijvingen Begin voor de beginbalans Afsluit voor de jaarafsluiting Stap 4. Selectie fin. dagboekbatch Selecteer een financiële dagboekbatch door in een regel te klikken. In de afbeelding is in de kolom omschrijving bij Correcties geklikt, hierdoor is de fin. Dagboekbatch CORRECTIE geselecteerd. Klik op OK om de selectie te bevestigen en keer hiermee terug naar het memoriaal. In het memoriaal is bovenin bij batchnaam nu CORRECTIE zichtbaar. Nu kunt u het memoriaal invoeren en boeken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

71 Stap 5. Opvragen journalen Kies voor Boekhouding Historie Journalen. In de kolom dagboekbatch is het effect van de vorige stappen te zien. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

72 7 INRICHTEN BOEKHOUDING Om van start te kunnen met Navision is het noodzakelijk om eerst een aantal zaken in te richten. Deze inrichting zorgt voor een correcte werking van het programma. Veel zaken zijn al ingericht als u toegang krijgt tot het systeem. Het grootboek is volledig ingericht en kunt u niet meer wijzigen. In de eerste twee paragrafen vindt u een korte beschrijving over het grootboek en de grootboekkaart. In de derde paragraaf staan de dimensies uitgelegd plus is een stappenplan opgenomen waarmee u dimensiewaarden kunt wijzigen. In paragraaf 7.5 is uitgelegd hoe u uw bankrekening in Navision invoert. Speciale aandacht voor de BANK-KB, dit is in Navision de bank waar de kerkbijdragen op worden ontvangen. Tot slot is in de laatste paragraaf (7.7) te vinden hoe u de beginbalans kunt invoeren. 7.1 Grootboek Snelmenu Grootboek. Kolommen in het grootboek Kolommen Omschrijving Nr. Nummer van de grootboekrekening. Naam Omschrijving (naam) van de grootboekrekening. Resultaten/Balans Soort grootboekrekening; resultatenrekening of balansrekening. Rekeningsoort Navision term voor grootboekrekening of totaalrekening. Samentelling Indien vorige kolom Eindtotaal of Totaal dan staan hier de grootboekrekeningen die ten grondslag liggen aan dit totaal. Begin saldo Bevat alle mutaties voor de begindatum. Mutatie Bevat alle mutaties vanaf de begindatum tot en met de einddatum. Eind saldo Bevat alle mutaties tot en met de einddatum. Pagina 7-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

73 Knoppen Grootboek In deze paragraaf staan de belangrijkste opties beschreven die onder de knoppen in het grootboek zijn te vinden. Sommige opties staan apart beschreven bij andere stappenplannen, dan vindt u een verwijzing naar dit stappenplan. Knop rekening De opties onder deze knop hebben betrekking op de geselecteerde grootboekrekening(en) Optie Omschrijving Kaart Opent kaartscherm van de grootboekrekening Posten Opent posten van de grootboekrekening Opmerkingen Opent opmerkingenscherm, hiermee kunt u opmerkingen toevoegen aan een grootboekrekening Dimensies Toont de dimensie-instellingen van de grootboekrekening(en), zie verder 7.3 Afdrukken Hiermee krijgt u een overzicht van de boekingen op de grootboekrekening. grootboekkaart Knop Saldo Deze opties hebben te maken met het opvragen van overzicht op het scherm. De belangrijkste hiervan zijn in hoofdstuk 16 (Overzicht lijsten en overzichten) opgenomen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

74 7.2 Grootboekkaart Snelmenu -> Grootboek -> Shift+F5 of knop Rekening Kaart. Het kaartscherm geeft een andere weergave maar niet direct nieuwe informatie. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

75 7.3 Dimensies Instellingen Dimensies Met dimensies geeft u extra informatie mee aan boekingen die u verricht in Navision. Aangezien u in het grootboek geen wijzigingen kunt doorvoeren is de dimensiestructuur in de boekhouding uitgebreid. In het totaal zijn 20 verschillende dimensies aanwezig. Binnen elke dimensie zijn waarden gedefinieerd die u aan een boeking koppelt. U kunt dit vergelijken met een handgeschreven grootboekkaart waar u extra kolommen heeft. In deze kolom geeft u extra informatie van een bepaalde categorie. Indien u op grootboekrekening 3501 Toelage een boeking verricht dient u aan te geven welke persoon dit betreft maar ook welke functie die persoon bekleedt. Op de grootboekkaart 3501 staan dus twee kolommen, één waarin u aangeeft welk persoon het betreft en één waarin u de functie registreert. In de rapportage kunnen dan per persoon of functie de kosten zichtbaar worden gemaakt. Een ander voorbeeld betreffen de gebouwen die uw parochie heeft. U zult wellicht gewend zijn voor elk gebouw een grootboekrekening in uw boekhouding op te nemen, in Navision is dit niet mogelijk. Via de dimensie Gebouwen en Landerijen maakt u de verschillende gebouwen kenbaar. Later tijdens het boeken dient u op verschillende grootboekrekeningen een van deze gebouw te kiezen. Op de grootboekrekening 1211 energiekosten dient u bij het boeken aan te geven welk gebouw het betreft. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

76 Enkele voorbeelden Een boeking op grootboekrekening 3511 Functiekosten toelage. Hierbij zijn de dimensies Personen en Functie verplicht. Het voorbeeld laat een bankboek zien, in de eerste regel is gekozen voor grootboekrekening In eerste instantie zal de regel rood worden weergegeven. Dit komt omdat de verplichte dimensies ontbreken. De afbeelding laat zien dat inmiddels Henk Dijkhuizen is ingevuld als persoon alleen de functie ontbreekt nog. Na het selecteren van de organist als functie verandert de kleur van rood naar zwart. Ook de regel bovenin het scherm is van kleur veranderd. U kunt de regel pas boeken als alle regels foutloos zijn, oftewel allemaal zwart zijn. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

77 Bij een boeking op de grootboekrekening 1211 Energiekosten op deze grootboekrekening is het verplicht aan te geven welk gebouw het betreft. Na het invullen van de Petruskerk (code 1.01) veranderen de regels van kleur. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

78 Aanmaken dimensiewaarden Misschien is het in de voorbeelden al opgevallen, maar bij het boeken van de dimensies geeft u een dimensiewaardecode mee. Oftewel de dimensie bepaald welke soort het is, Gebouwen Landerijen, Personen of Functie enzovoort. Binnen deze dimensies zijn de uiteindelijke waarden aangemaakt die bij het boeken worden gebruikt, 1.01 Petruskerk, HD Henk Dijkhuizen en O Organist. Deze dimensiewaardecodes zijn deels al in Navision aanwezig en deels zult u deze moeten aanmaken. Immers 1.01 Petruskerk en HD Henk Dijkhuizen zijn op voorhand niet bekend, maar dat u een O Organist in dienst heeft is niet onwaarschijnlijk. Dimensiecode Opmerking Dimensiewaarden vastgesteld Aandelen Aand/obl mut Soort mutatie Ja Bank-Giro-Kas * Collecten Deposito's Fonds Functie Fundaties Gebouwen en Landerijen Geloofgemeenschap Hypotheken en Leningen Keuzedimensie Lijfrenten Mutatie Hypotheken en Leningen Soort mutatie Ja Mut res/voorz/fonds Soort mutatie Ja Obligaties OG mutatie Soort mutatie Ja Persoon Vooruitbetaalde diensten Waarborgsommen Ja, maar extra mogelijk Ja Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

79 Dimensies en grootboekrekeningen In het begin van deze paragraaf is uitgelegd dat sommige grootboekrekeningen verplichte dimensies hebben. Dit is ingericht via het grootboek. Vanuit het grootboek of de grootboekrekening kunt u naar de dimensies, via dimensies onder de knop rekening. Het scherm Grootboekrekening.. Standaarddimensies wordt zichtbaar. In de afbeelding ziet u dit scherm voor grootboekrekening In de afbeelding is de extra kolom Locked zichtbaar gemaakt. In de tabel vindt u uitleg over de verschillende velden. Veld Nr. Dimensiecode Dimensiewaardecode Waardeboeking Locked Opmerking Grootboekrekeningnummer Geeft aan welke dimensie is gekoppeld Eventuele default dimensiewaarde Geeft aan wat u tijdens het boeken op de grootboekrekening moet doen: Dimensie is zichtbaar gebruiker mag iets invullen; Verplicht gebruiker moet waarde selecteren; Zelfde werkt in combinatie met veld Dimensiewaardecode de waarde moet altijd hieraan gelijk zijn; Geen gebruiker mag geen waarde. Ingesteld vanuit de bisdommen. Deze instellingen kunt u als eindgebruiker niet wijzigen. Bij sommige grootboekrekening treft u hier Mandatory in Budget aan, hiermee is bepaald dat in de begroting bij deze rekeningen de dimensie verplicht is. Bij de dimensie Keuzedimensie kunt u bijvoorbeeld koppelen aan de grootboekrekening 4221 Kosten werkgroepen. In de afbeelding is dit gebeurd voor deze grootboekrekening. Zie paragraaf 7.4 Aanmaken dimensiewaardecodes voor uitleg keuzedimensie. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

80 Dimensies en andere kaartschermen In veel gevallen hoeft u bij de boekingen een verplichte dimensie niet op te geven. Deze dimensiewaarde wordt automatisch gevuld vanuit een kaartscherm. Zo hoeft u bij het boeken van een bank niet aan te geven welke dimensiewaarde van de dimensie Bank-Giro moet worden gebruikt. Deze dimensiewaarde is gekoppeld aan de bankkaart. Bij het aanmaken van de bankrekening in Navision wordt deze dimensiewaarde automatische gekoppeld aan de bankrekening. In de afbeelding ziet u de bankkaart RAB453 hieraan gekoppeld is de dimensie RAB453. Iedere keer dat u deze bank gebruikt wordt automatisch de dimensiewaarde RAB453 meegenomen in de boekingen. Precies hetzelfde geldt voor de debiteuren, bij sommige parochies is de dimensie Geloofgemeenschap verplicht. Door deze dimensiewaarde te koppelen aan een debiteur hoeft u niet bij elke boeking een geloofgemeenschap (dimensiewaarde) te selecteren. Het koppelen van de dimensiecode kunt u doen zoals hierboven is aangegeven voor de bankkaart. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

81 7.4 Aanmaken dimensiewaardecodes Het volgende stappenplan geldt voor alle dimensies. Hier volgen drie voorbeelden: het aanmaken van een parochiemedewerker, het aanmaken van verschillende gebouwen en het gebruik van de keuzedimensie. Parochiemedewerker aanmaken Stap 1. Open het scherm dimensiewaarde Ga naar menu: Boekhouding -> Instellingen -> Dimensies. Gebruik zoeken, bladeren of de schuifbalk om de dimensiecode PERSONEN te selecteren. Klik vervolgens via de knop Dimensie op Dimensiewaarden. Het scherm PERSONEN Persoon Dimensiewaarden opent zich. Stap 2. Dimensiewaarden invoeren Klik op nieuw in de knoppenbalk of druk op F3. Een nieuwe regel wordt toegevoegd. Hierin kunt u nu een code invoeren en een naam. Zie afbeelding: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

82 Gebouwen aanmaken Stap 1. Open het scherm dimensiewaarde Ga naar menu: Boekhouding Instellingen Dimensies. Gebruik zoeken, bladeren of de schuifbalk om de dimensiecode GEBOUWEN LANDERIJEN te selecteren. Klik vervolgens via de knop Dimensie op Dimensiewaarden. Het scherm GEBOUWEN LANDERIJEN Gebouwen en Landerijen Dimensiewaarden opent zich. Stap 2. Dimensiewaarden invoeren (bestaande waarde aanpassen) Het dimensiewaardenscherm bij gebouwen en landerijen is afwijkend ten opzichte van de andere dimensies. Hier staan zeven groepen met verschillende soorten gebouwen of landerijen. Bij het toevoegen van een bepaald gebouw dient u deze in de juiste groep toe te voegen. Dit doet u door de juiste codering te gebruiken. Indien u een parochiehuis wilt toevoegen moet u in de eerste kolom een code gebruiken tussen 3.00 en Voor de duidelijkheid zijn al een aantal voorbeelden aanwezig, deze kunt u eenvoudig vervangen door in de tweede kolom de naam te wijzigen. In die afbeelding gebeurt dit bij het parochiehuis. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

83 Stap 3. Dimensiewaarden invoeren (nieuwe waarde) Klik op nieuw of druk op F3. Voer een extra parochiehuis door code 3.05 in te voeren. In de tweede kolom toetst u de naam in. Het inspringen van de dimensiewaarde 3.05 kunt u met de functie Dimensiewaarden inspringen verzorgen onder de knop Functies. U krijgt een melding die u met Yes mag bevestigingen. Het resultaat van deze actie is hieronder toegelicht: Keuzedimensie gebruiken Één van de twintig dimensies is de keuzedimensie, deze kunt u vrij gebruiken voor zaken die niet in de andere dimensies voorkomen. Veel parochies willen graag hun werkgroepen op de grootboekrekening 4221 Kosten werkgroepen uitsplitsen naar de verschillende werkgroepen. Stel u wilt de volgende werkgroepen vastleggen: Parochieblad Kerkbijdrage Onderhoud Collectanten Vormsel Communie Bij het aanmaken dient in de eerste kolom een code gekozen te worden. Maak hier gebruik van zelfverklarende codes, zodat later bij de selectie van de dimensiewaarde direct duidelijk te zien is wat u selecteert. Daarnaast is het zinvol om deze codes vooraf te laten gaan met een aantal letters die aanduiden dat het een werkgroep betreft. Hierdoor houdt u alle werkgroepen als groep bij elkaar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

84 In de afbeelding is het resultaat van de invoer van de werkgroepen zichtbaar. Daarnaast zijn een aantal dimensiewaarden aangemaakt voor de diverse acties, let hierbij op de gekozen codering. Alle acties gaan vooraf met AC_ en alle werkgroepen beginnen met WG_. Hierdoor kunt u later in de rapportage gemakkelijk filteren op AC_* of WG_*. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

85 7.5 Bankrekeningen Voordat geboekt kan worden dienen de kassen en bankrekeningen te worden aangemaakt. Voor het aanmaken van de bankrekeningen is een speciaal scherm toegevoegd aan de folder Instellingen. Voor het doorvoeren van wijzigingen bij een bestaande bankrekening dient via het bankenoverzicht de bankkaart te worden geopend. Ook dit scherm vindt u in de folder Instellingen terug. Hieronder vindt u twee stappenplannen waarmee u een nieuwe bankrekening vastlegt in Navision en waarmee u een bestaande bankrekening kunt wijzigen. Daarnaast is tekst en uitleg gegeven over de Bank-KB. Dit is standaard de bank waarmee u elektronische incasso s kunt verrichten. Tegenwoordig is het mogelijk ook met andere banken incasso s uit te voeren. Het aanpassen van de Bank-KB is in een stappenplan toegelicht. Aanmaken bankrekeningen Snelmenu Instellingen/Stamgegevens Beheer Bankrekening. In de afbeelding is te zien hoe het scherm gevuld moet worden gevuld voor het aanmaken van de ING bankrekening In de tabel vindt u een toelichting van de belangrijkste velden. Dimensiecode Code bankrekening Rekeningsoort Rekeningnummer IBAN Uitleg Verkorte code, gebruik hierbij de eerste drie letters van de bank en laatste drie cijfers van het bankrekeningnummer. Hiermee herkent u altijd het bankrekeningnummer in Navision. Hier bepaalt u wat u aanmaakt, drie mogelijkheden: Kas (grootboekrek.-nr dimensie Bank/Giro) Bank/Giro (grootboekrek.-nr dimensie Bank/Giro) Deposito/spaarrek. (grootboekrek.-nr dimensie Depositos) De grootboekrekeningen geven aan waar de bankposten worden geboekt. De dimensies specificeren de bankrekeningen. Het rekeningnummer bij de bank. Let op correcte invoer i.v.m. elektronisch bankieren. IBAN nummer van deze rekening Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

86 SWIFT-code Dit is de SWIFT code van de bank Mogelijkheid tot het aanpassen 1 e afschriftnummer. Indien u de nummering van de papierenafschriften wilt volgen in Navision kan u het nummer vervangen door het 1 e afschriftnummer op papier. Indien u het scherm volledig heeft ingevuld kunt u met de knop Aanmaken de bankrekening daadwerkelijk in uw systeem vastleggen. Dit is een eenmalige actie indien u later wijzigingen wilt doorvoeren dient u dit via de bankkaart te doen. Let op dat u voor de kerkbijdragerekening geen aparte bankrekening hoeft in te voeren in Navision. Dit is de Bank-KB, u hoeft alleen de gegevens van deze bank te veranderen zodat de bankrekening bruikbaar is. Wijzigen bankrekeningen Wijzigingen in de bankrekeningen Stap 1. Open bankkaart Instellingen Bankenoverzicht Selecteer de juiste bank en klik op de knop Bank en kies voor Kaart. De bankkaart van de BANK-KB wordt zichtbaar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

87 Stap 2. Bankkaart tabblad Algemeen muteren Hier kunt u bijvoorbeeld het Code Bank Swiftcode vinden, dit wordt gebruikt bij het inlezen van elektronische bankafschriften formaat MT940 structured. Hierin zijn per bank verwijzigingen te vinden naar bijvoorbeeld de naam van de leverancier of klant of het IBAN nummer. Stap 3. Bankkaart tabblad Transfer muteren. Bij alle banken zal het tabblad transfer gevuld zijn, hier wordt bij het aanmaken van de bankrekening voor gezorgd. Wilt u toch wijzigingen aanbrengen in bijvoorbeeld het IBAN nummer of de SWIFT-code (BIC) van uw bank kunt u het hier doen. Let op bij de BANK-KB zult u dit handmatig moeten doen, deze bank is al aanwezig in Navision als u met het Navision begint. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

88 Stap 4. Bankkaart tabblad Rekeninghouder muteren Bij alle banken zal het tabblad rekeninghouder gevuld zijn, hier wordt bij het aanmaken van de bankrekening voor gezorgd. Behalve de Bank-KB, deze is immers al in Navision aanwezig in verband met de incasso s. Kies boven in het scherm voor het tabblad Rekeninghouder en vul uw parochiegegevens in. Wijzigen incasso bank (Bank-KB) Open de bankkaart van de Bank-KB, voer het bankrekeningnummer in van deze bank en voer de rekeninghouder in op het desbetreffende tabblad (stappen 1 tot en met 3). Aangezien Navision met verschillende toegangsrechten werkt voor de module kerkbijdrage en boekhouden kan de kerkbijdrageadministrateur niet alle banken gebruiken voor het invoeren van kerkbijdrage betalingen of het doen van incasso s. Voor de kerkbijdrageadministrateur is één bank gereserveerd; de Bank-KB. Het is dus van belang dat deze bank overeenkomt met een daadwerkelijke bankrekening van de parochie. Eventueel kunt u andere banken beschikbaar maken voor de kerkbijdrageadministrateur. Als u dit wilt kunt u dit via de helpdesk te regelen. U stuurt een met uw wens onder vermelding van de betreffende bankrekening en uw kaskinummer. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

89 7.6 Telebankieren instellingen In deze paragraaf zijn de instellingen beschreven die u kunt doen voor het elektronisch inlezen van een bankafschrift en de vereffentermen die gebruikt worden tijdens het afletteren. Standaard omschrijving aanpassen. In hoofdstuk 14 Telebankieren (Import mutaties) staat beschreven hoe u daadwerkelijk een afschrift importeert. In de afbeelding is een net geïmporteerd bankafschrift te zien. In dit stappenplan laten we zien hoe u kunt bepalen welke omschrijving standaard in de kolom omschrijving wordt opgenomen. De instellingen zijn te vinden in het venster SEPA Importinstellingen. Let op dat de omschrijving wordt meegenomen in de posten die ontstaan bij de boeking. Deze zijn dus onder andere als grootboekposten terug te vinden in het grootboek. Stap 1. Open Sepa Importinstellingen Instellingen Telebankieren SEPA importinstellingen Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

90 Stap 2. Uitleg SEPA Importinstellingen In het venster is per Bank swift code aangegeven hoe de omschrijving in het bankboek moet worden gevuld. Standaard wordt het eerste deel van de omschrijving gevuld met de IBAN terwijl het tweede gedeelte wordt gevuld met de Remittance informatie, dit is informatie die de betalende partij meegeeft bij de betaling. Regelomschrijving deel 1: het eerste deel van de omschrijving, hier is dat dus de IBAN; Max. lengte deel 1: geeft maximale lengte aan, restant is voor deel 2 en scheidingsteken; Regelomschrijving deel 2: het tweede deel van de omschrijving, hier dus Remittance info; Max. lengte deel 2: zie deel 1, indien nul dan bepaald Navision zelf lengte; Scheidingsteken: hetgeen er tussen deel 1 en deel 2 komt, meerdere opties. Let op de omschrijving is maximaal 80 posities lang. In de afbeelding neemt deel 1 maximaal 25 posities in, dan blijft er voor de rest 55 over. Indien bij deel 1 nul is gekozen dan neemt Navision de volledige lengte van deel 1 indien er bijvoorbeeld 25 staat dan wordt deze beperkt tot maximaal 25 posities. Stap 3: Regelomschrijving deel 2 wijzigen. Klik in de regelomschrijving deel 2 van de RABONL2U. en gebruik het pijltje om de opties zichtbaar te krijgen. U heeft hier vele opties. We kiezen hier voor Naam rekeninghouder. Welke optie hier het meest zinvol is kan het beste bepaald worden na het importeren van een afschrift. Dan heeft u van dat bewuste afschrift alle mogelijkheden zichtbaar. Zie voor het daadwerkelijk inlezen hoofdstuk 14. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

91 Stap 4: Scheidingsteken wijzigen. Klik in het scheidingsteken van de SNSBNL2A. en gebruik het pijltje om de opties zichtbaar te krijgen. U heeft hier meerdere opties. Indien we hier kiezen voor bijvoorbeeld een spatie wordt de IBAN en Naam rekeninghouder gescheiden door een spatie. Stap 5: Resultaat instellingen Het resultaat van de gekozen instellingen is in de afbeelding terug te zien. Bij de omschrijving zijn de IBAN gevolgd door een spatie gevolgd door de Naam rekeninghouder te zien. Verschillen banken Helaas hebben verschillende banken afwijkende bestandsformaten. Het inlezen in Navision verloopt probleemloos, alleen het resultaat kan afwijkingen vertonen. Zo hanteert de ING Bank net een andere indeling waardoor de IBAN, het rekeningnummer en Naam rekeninghouder niet altijd uit het elektronische afschrift te halen is. Dit kan gevolgen hebben voor de keuzes die u maakt bij de omschrijving. De handigste methode blijft na het inlezen van een elektronisch bankafschrift de aanvullende informatie (onder de knop telebankieren ) te raadplegen waarin de opties zichtbaar zijn en hoe deze zijn gevuld. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

92 Vereffentermen De vereffentermen worden gebruikt bij het herkennen van de verkoopfacturen die eerder door de parochie zijn gemaakt en in Navision zijn geboekt. Deze vereffentermen worden door Navision gebruikt tijdens het importeren van een elektronisch bankafschrift. Oftewel met deze vereffen termen heeft uw parochie alleen te maken als u gebruikmaakt van importeren elektronische bankafschriften (zie hoofdstuk Telebankieren (Import mutaties)) en verkoopfacturen (zie hoofdstuk 12 Verkoop) boekt in Navision. Het venster Vereffen termen is in de module boekhouding bij de instellingen telebankieren terug te vinden. In dit scherm zijn standaard zeven regels aanwezig, eventueel kunt u hier extra regels toevoegen die de herkenning van de verkoopfacturen verbetert. Vereffen termen Type Term/Prefix Lengte Geeft aan wat de opgezochte term vertegenwoordigt. Dit is tekst die voorafgaat aan het type; bijvoorbeeld Factuurnummer. Geeft de lengte aan van het type; bijvoorbeeld bij het type Term factuur is de lengte 8, oftewel in de telebankieren informatie word gezocht naar de prefix Factuurnummer. Indien gevonden zijn de volgende acht posities het daadwerkelijke factuurnummer. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

93 7.7 Beginbalans Tot nu toe hebben we alle dimensiewaarden en bankrekeningen van de parochie ingevoerd. Daarnaast heeft u van de Bank-KB de gegevens veranderd zodat deze ook als bankrekening van de parochie is gedefinieerd. U kunt de boekhouding nu gebruiken, alleen ontbreken de beginsaldi op de verschillende grootboekrekeningen, banken, kassen enzovoort. Het invoeren van deze saldi doet u met het invoeren van de beginbalans. Voorafgaand aan de invoer van de beginbalans moet u de eindbalans van het voorgaande jaar vertalen naar het grootboek en de dimensiewaarden in Navision. Vervolgens voert u de volgende stappen uit in Navision. Stap ## Omschrijving 7.7a 1 Invoer balans. Behalve de grootboekrekeningen 0311 debiteuren, 0711 crediteuren en 0411 Kas(sen), 0421 Banken en 0261 Deposito s. 7.7b 2 Invoer debiteuren 7.7c 3 Invoer crediteuren 7.7d 4 Weergave beginbalans 7.7a Invoer balans In deze stap neemt u alle posten van de balans over op de grootboekrekeningen. Let hierbij op dat alle dimensies aanwezig zijn. Indien dit niet het geval is zult u deze tijdens het invoeren van de balans moeten aanmaken. Stap 1. Open memoriaal en kies juiste batchnaam Snelmenu boekhouding Boeken Memoriaal Memo Het scherm Fin. dagboeksjabonenoverzicht opent zich, kies hier voor MEMO en klik op OK. Nu wordt het scherm. Diversendagboek/Memoriaal geopend. Hierbij is het veld Batchnaam gevuld met de laatst gebruikte batch. Klik op het lookup pijljte en voer een nieuwe batchnaam in voor de beginbalans (zie stappenplan 6.6). Let op dat u hierbij de kolom Nr.-reeks leeg maakt, gebruik hiervoor de Backspace of Delete op het toetsenbord. Klik op OK om het scherm Fin.dagboekbatches te verlaten en keer terug naar het memoriaal. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

94 Stap 2. Invullen van het memoriaal 1: standaard balansrekeningen In het memoriaal vult u regel voor regel de boekingen in. De afbeelding laat het invoeren van de tweede regel zien. Let op dat u bij de boekingen in sommige gevallen meerdere keren een grootboekrekening boekt. Dit houdt verband met de verschillende dimensies die bij de boeking worden gebruikt. In de afbeelding is in de eerste en tweede regel grootboekrekening 0111 gebruikt. In het eerste geval betreft het de Petruskerk en in het tweede geval de Pauluskerk. Stap 3. Invullen van het memoriaal 2: incl. Tussenrekening debiteuren/crediteuren Vul de rest van het memoriaal volgens onderstaande afbeelding: Let op dat de debiteuren/crediteuren via de tussenrekening 0391 worden ingevoerd (zie kader). Dit hoeft u alleen te doen als u nu al met een debiteuren-/crediteurensubadministratie werkt. Indien u gebruikmaakt van het kasstelsel (kosten/opbrengsten boeken als deze op het bankafschrift staan) hoeft u deze twee boekingsregels niet op te nemen en slaat u stap 7.5b en 7.5c over. De regels in het kader worden dan geboekt op de grootboekrekeningen 0321 Vorderingen op korte termijn respectievelijk 0721 Ov. schulden op korte termijn. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

95 Stap 4. Invullen van het memoriaal 3: Banksaldi via tussenrekening Voer het totaalsaldo van bank(en) en kas(sen) in, gebruik hiervoor tussenrekening 0391 (zie kader). Stap 5. Afronden en boeken Nu kunt u het memoriaal boeken (zie Stappenplan 6.5). Kies voor boeken onder de knop boeken. Na de boeking verschijnt de volgenden melding: Het scherm memoriaal is nu leeg en kunt u verder gaan met stap 7.7b. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

96 7.7b Invoer banken / deposito s via tussenrekening In deze stap voert u de banken (zowel betaalrekening als deposito / spaarrekening) en kassen in. Doordat in de eerste stap 7.7a het totaalsaldo op tussenrekening 0391 is geboekt kunnen beide boekingen op een ander moment in de tijd plaatsvinden. Begin januari weet u wat het saldo is van de verschillende banken en de kas, terwijl de totale jaarrekening met de balans veel langer op zich laat wachten. In eerste instantie kunt u de banken boeken via de tussenrekening en op een later moment (als de jaarrekening definitief is) boekt u de balans. Stap 1. Invullen van het memoriaal 1 banksaldi invoeren Vult in het memoriaal de drie regels van de banken in. Vul de regels in volgens de afbeeldingen; Kies in de kolom Rekeningsoort voor Bank zodat u in de volgende kolom Rekeningnr. een bank kunt selecteren. Stap 2. Invullen van het memoriaal 2: kassaldo Vul op dezelfde wijze het saldo van de kas in. Het totaal zou er nu als volgt uit moeten zien: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

97 Stap 3. Invullen van het memoriaal 3: Tussenrekening invullen Na het invullen van alle banken en kassen vult u als laatste een extra regel met de grootboekrekening 0391 in. Stap 4. Boeken memoriaal Nu kunt u het memoriaal boeken (zie Stappenplan 6.5). Kies voor boeken onder de knop boeken. Na de boeking is het scherm memoriaal leeg. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

98 7.7c Invoer debiteuren (Optioneel) Deze stap is optioneel. Indien u het kasstelsel gebruikt en niet met subadministratie debiteuren / crediteuren werkt slaat u deze stap over. U boekt in dat geval het totale bedrag aan debiteuren op de grootboekrekening 0321 Vorderingen op korte termijn. Stap 1. Invullen van het memoriaal 1 Vul de eerste regels van het memoriaal. Enkele opmerkingen bij het vullen van de regels: Vul het veld documentsoort nu met Factuur of Creditnota om aan te geven wat het betreft. Het veld Documentnr. wordt het factuurnummer in Navision, per factuur dient u een nieuw nummer te gebruiken. Aangezien in Navision elk document(nummer) in evenwicht moet zijn voor het boeken, dient u als tweede regel (met hetzelfde documentnummer) de grootboekrekening 0391 Tussenrekening overige in te voere n. In stap 7.7a heeft u hier het totaal aan debiteuren geboekt, nu boekt u dus stap voor stap deze rekening glad. Het veld Extern documentnr. mag u gebruiken om het originele factuurnummer in te voeren. Dit is dus het factuurnummer dat de verkoopfactuur in uw vorige software pakket had. Deze kolom dient u zichtbaar te maken met optie Kolommen weergeven. In het veld Rekeningsoort dient u Klant te selecteren om vervolgens bij het veld Rekeningnr. de juiste debiteur te kunnen selecteren (zie afbeelding). Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

99 Stap 2. Invullen van het memoriaal 2 Neem de regels over zoals in de afbeelding: Let op de regels met de creditnota, in Navision voert u deze altijd met een positief bedrag in. Oftewel u dient deze credit in te voeren. Cumulatief wordt 5.000,00 euro geboekt op de grootboekrekening 0391 Tussenrekening overige waarmee de grootboekrekening glad loopt qua debiteurensaldo. Stap 3. Boeken memoriaal en controle debiteurensaldo Boek de regels via boeken onder knop boeken. Als uw invoer correct is verdwijnen de regels en krijgt u de volgende melding: Met deze boeking heeft u bij de verschillende debiteuren openstaande posten gecreëerd. Deze kunt u op een aantal manieren opvragen, hier is gekozen voor de openstaande posten lijst bij de debiteuren (Snelmenu -> Proefbalans en overzichten -> Openstaande posten debiteuren). In de afbeelding zijn de debiteurenposten te zien. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

100 7.7d Invoer crediteuren (Optioneel) Deze stap is optioneel. Indien u het kasstelsel gebruikt en niet met subadministratie debiteuren / crediteuren werkt slaat u deze stap over. U boekt in dat geval het totale bedrag aan crediteuren op de grootboekrekening 0721 Ov. schulden op korte termijn. Stap 1. Invullen van het memoriaal Vul de regels van het memoriaal. Enkele opmerkingen bij het vullen van de regels: Het veld documentdatum kunt u gebruiken om de originele factuurdatum van de inkoopfactuur in te vullen. Deze kolom dient u zichtbaar te maken met de optie Kolommen weergeven. Vul het veld documentsoort nu met Factuur of Creditnota om aan te geven wat het betreft. Het veld Documentnr. wordt het factuurnummer in Navision, per factuur dient u een nieuw nummer te gebruiken. Aangezien in Navision elk document(nummer) in evenwicht moet zijn voor het boeken, dient u als tweede regel (met hetzelfde documentnummer) de grootboekrekening 0391 Tussenrekening overige in te voeren. In stap 7.7a heeft u hier het totaal aan crediteuren geboekt, nu boekt u dus stap voor stap deze rekening glad. Het veld Extern documentnr. mag u gebruiken om het originele factuurnummer in te voeren. Dit is dus het factuurnummer dat de verkoopfactuur in uw vorige software pakket had. Deze kolom dient u zichtbaar te maken met de optie Kolommen weergeven. In het veld Rekeningsoort dient u Leverancier te selecteren om vervolgens bij het veld rekeningnr. de juiste crediteur te kunnen selecteren (zie afbeelding). Let op de Creditnota regels waarbij het bedrag niet negatief is maar debet is vermeld. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

101 Stap 2. Boeken memoriaal en controle crediteurensaldo Boek de regels via boeken onder knop boeken. Als uw invoer correct is verdwijnen de regels en krijgt u de volgende melding: Met deze boeking heeft u bij de crediteur openstaande posten gecreëerd. Deze kunt u op een aantal manieren opvragen, hier is gekozen voor de openstaande posten lijst bij de crediteuren (Snelmenu - > Proefbalans en overzichten -> Openstaande posten crediteuren). In de afbeelding zijn de crediteurenposten te zien. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

102 7.7e Weergave beginbalans Na het invoeren van de beginbalans kunt u eenvoudig via het grootboek controleren of de beginbalans correct is ingevoerd. Stap 1. Bekijk grootboek Open het grootboek: Snelmenu Grootboek. Vul bovenin het scherm zowel de begin- als einddatum met Als het klopt ziet u nu de zojuist ingevoerde beginbalans. Indien andere boekingen aanwezig zijn op 1 januari 2007 dan zijn deze ook zichtbaar. In de afbeelding zijn alleen de relevante groepen zichtbaar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

103 Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

104 8 VERWERKEN BANKEN In dit hoofdstuk gaan we het volgende bankafschrift verwerken: Rekeningnummer Totaal afgeschreven Vorige afschrift Vorige saldo EUR 2.123, ,00 CR Totaal bijgeschreven Nieuw afschrift Nieuwe saldo ,48 CR Bank Identificatie Code (BIC) International Bank Account Number (IBAN) RABONL2U NL4 9 RABO Rente- Tegenrekening Code Omschrijving / naam Bedrag Datum Ma Essent 1300,00 AF BETALINGSKENM VOORSCHOT FEBRUARI ENERGIE BTW 2 25, HP 4 ESSENT 'S HERTOGENBOSCH db P.M. Oostervank 50,00 BY Recht Boomsloot EB Amsterdam Kerkbalans januari P cb ALBERT HEIJN 750,00 AF Factuur d.d J.P.P.A. van Pietersen db W oensel BY NH Eindhoven Restant factuur VF BANKKOSTEN M AAND JAN db Rabo totaalpakket 73,50 AF KASSTORTING kh BANKCODE ,00 BY RABO bg OVB saldo aanvulling 1.500,00 BY SNS BANK Parochie H.H. HART Essent Pagina 8-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

105 8.1 Verwerken bankboek (handmatig) Het boeken van de bank of giro gaat als volgt: Stap 1. Opzoeken van het bank of giroboek Ga in het snelmenu naar Boeken Bank-/Giroboek Kies bijvoorbeeld Bank: RAB453 en klik op OK. Stap 2. Invullen van de kop van het bankafschrift Klik op Tab of Enter om het eerstvolgende afschriftnummer op te halen. Vul vervolgens de datum van het bankafschrift in en het eindsaldo. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

106 Stap 3. Invullen van de regels van het afschrift met rekeningsoort Grootboekrekening Vul de datum van de regel in. Dit kan de valutadatum of de boekingsdatum van het afschrift zijn. Maak bij rekeningsoort een keuze uit: Grootboekrekening als u de betaalde of ontvangen bedragen op een grootboekrekening wilt boeken. Klant als u de betaalde of ontvangen bedragen op een debiteur wilt boeken. Stap 4. Leverancier als u de betaalde of ontvangen bedragen op een crediteur wilt boeken. Stap 5. In dit voorbeeld kies u voor Grootboekrekening: Geef vervolgens het rekeningnummer in of maak een keuze met gebruikmaking van het pijltje. Bijvoorbeeld een rekening van Essent voor energie van 1300,00 op rekening Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

107 Vul indien van toepassing de Geloofgemeenschap in. Hierbij kunt u het pijltje gebruiken. De omschrijving mag worden ingevuld met een omschrijving die uiteindelijk in het grootboek moet verschijnen. Standaard wordt de omschrijving van de grootboekrekening getoond. Deze mag worden overschreven en of aangevuld. Vul daarna het bedrag in. De regels staan nu ingevuld in het rood. Dit betekent, dat de invulling van de regel nog niet compleet is. Er ontbreekt een verplichte dimensie bij de rekening 1211 energiekosten. Blijf op de regel staan om de bijbehorende dimensie in te voeren. Klik op het veld dimensiewaardecode van de regel aangegeven in het rood onder in beeld en vul de dimensiewaardecode in. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

108 U kunt gebruikmaken van het pijltje. Selecteer een dimensie en klik op OK. Wanneer alle dimensiewaarden zijn ingevuld worden de regels van het afschrift en de regels van de dimensies in het zwart weergegeven. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

109 Stap 4. Invullen van een regel met rekeningsoort Klant (debiteur) Vul de datum in van de volgende regel (Regel 2). Dit kan de valutadatum of de boekingsdatum van het afschrift zijn. Vul bij de rekeningsoort Klant in. Geef vervolgens het rekeningnummer (klantnummer) in of maak een keuze met gebruikmaking van het pijltje. Voorbeeld: P.M. Oostervank heeft 50,00 kerkbijdrage betaald. Pas eventueel de omschrijving aan en vul het bedrag in. Let op dat automatisch de kolom Geloofgemeenschap wordt gevuld. Dit is de dimensiewaarde gekoppeld aan de klantkaart. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

110 Stap 5. Invullen van een regel met rekeningsoort Leverancier Vul de datum van de derde regel in. Dit kan de valutadatum of de boekingsdatum van het afschrift zijn. Vul bij de rekeningsoort Leverancier in. Geef vervolgens het rekeningnummer (leveranciernummer) in of maak een keuze met gebruikmaking van het pijltje. Bijvoorbeeld: Betaling aan Albert Heijn. Bij de betaling aan een leverancier moet deze gekoppeld worden aan een inkoopfactuur door middel van het vereffeningsnummer. Geef het vereffeningnummer in of gebruik het pijltje om het nummer op te halen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

111 Selecteer de juiste factuur en klik op OK, Navision zal nu het factuurnummer als vereffeningsnummer tonen in de regel. Daarnaast het bedrag van de factuur meegenomen naar de regel. U kunt direct verder met de volgende regel. Stap 6. Alle regels zijn ingevoerd Vul de rest van het bankafschrift volgens het voorbeeld. Let op bij de laatste twee regels wordt via de grootboekrekening 0431 Kruisposten kas / bank geboekt. Boek niet rechtstreeks op de andere bank (rekeningsoort Bank ); u kunt dan dat betreffende bankafschrift niet meer correct boeken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

112 Stap 7. Controleren en boeken van het afschrift Het controleren van het te boeken bankafschrift gaat middels een controlelijst. Deze is te vinden onder de knop Boeken. Klik op Voorbeeld om het overzicht in beeld te krijgen of klik op afdrukken om het overzicht uit te printen. Het afdrukvoorbeeld toont de boekingen, indien fouten aanwezig zijn in de regels zullen deze zichtbaar zijn. Controleer het saldo (verschil) van dit afschrift: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

113 Is het te boeken dagafschrift in orde, dan kan deze worden vastgelegd door te boeken. Klik op Boeken en kies nogmaals Boeken (indien een uitdraai is gewenst Boeken en Afdrukken) Klik op Yes om de regel te boeken. Navision doorloopt nu een aantal controles voordat de daadwerkelijke boeking plaatsvindt. Stap 8. Resultaat na boeking (grootboekposten) Na de boeking zijn afhankelijk van de boeking allerlei posten ontstaan, deze zijn terug te vinden in de historie. Het Bank-/Giroboek is leeg (indien u niet meerdere bankafschriften aan het invoeren bent). De boekingen in Navision zijn definitief indien u later correcties wilt aanbrengen dient u dit te doen via het memoriaal. Open de journalen: Navigatiedeelvenster Boekhouding Historie Journalen. De laatste regel toont het zojuist geboekte bankafschrift, te herkennen aan de broncode BANKDAGB. Open de grootboekposten via de knop Journaal. Nu wordt de journaalpost van het zojuist geboekte bankafschrift zichtbaar: Op dezelfde wijze kunt u ook de klant- / leverancier- / bankposten bekijken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

114 8.2 Verwerken bankboek (elektronisch) Het elektronisch inlezen van bankafschrift (mutaties) staat beschreven in het hoofdstuk over telebankieren. Stappenplan 14.1 Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

115 Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

116 9 VERWERKEN KASSEN 9.1 Verwerken kasboek Stap 1. Openen kasboek Ga in het snelmenu naar Boeken Kasboek. Indien meerdere kasboeken aanwezig zijn in de boekhouding krijgt u een keuzescherm, kies hier het juiste kasboek en klik op OK. Het kasboek wordt geopend en u kunt beginnen met de invoer. Vul bovenin het scherm Kasboek het Eindsaldo in, dit gebruikt Navision als totaalcontrole of alle regels zijn ingevoerd. Pagina 9-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

117 Stap 2 Vullen van kasregels Vul de datum in waarop u het bedrag wilt boeken, de datum mag in het verleden liggen. Bij de 2 e kolom, drukt u op tab, zodat het Documentnummer automatisch verschijnt. Bij rekeningsoort maakt u een keuze. In dit geval kiezen we voor grootboekrekening. Klik deze aan door op het pijltje te klikken. Het rekeningnummer vult u handmatig in of vult u door op het pijltje te klikken en vervolgens de juiste rekening te kiezen. Door de keuze grootboekrekening bij de vorige kolom kies u hier dus een grootboekrekeningnummer. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

118 Als u nu op tab klikt, dient u de eventuele verplichte dimensies in te vullen. De regel kleurt dan rood en u ziet onderin het scherm de dimensie(s) die van toepassing is (zijn). Klik op het veld Dimensiewaardecode en klik op het pijltje om de dimensie te kiezen. Selecteer de juiste regel en klik op OK om te bevestigen. Bij het veld Omschrijving staat standaard de omschrijving van het gekozen rekeningnummer, u kunt eventueel een andere omschrijving invullen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

119 Als laatste vult u het bedrag bij Debet of Credit. Wanneer u hier meerdere bedragen invult, kunt u de totalen onder in het scherm terug vinden. Stap 3. Boeken van het kasboek U heeft nu alle juiste velden ingevuld en kunt het Kasboek gaan boeken. Dit is geheel analoog aan het boeken van het bankafschrift. Voor een uitgebreidere beschrijving wordt verwezen naar stappenplan 8.1 Verwerken bankboek (handmatig). Bij het boeken heeft u verschillende mogelijkheden. Als u kiest voor Controlelijst kunt u bekijken of er eventuele fouten optreden. We gaan er nu even vanuit dat alles in orde is en het kasboek geboekt kan worden. Dit doet u door op Boeken Boeken te klikken. Navision vraagt nu of u het kasboek daadwerkelijk wilt boeken. Hier kiest u voor Yes. De bedragen zijn nu geboekt in het kasboek. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

120 10 MEMORIAAL Het memoriaal wordt gebruikt voor mutaties, die niet in de overige dagboeken verwerkt kunnen of mogen worden. Voorbeelden hiervan zijn: Het boeken van correcties. Het boeken van afschrijvingen. Het boeken van lonen. Het afboeken van debiteurenvorderingen (bijv. bij overlijden) Memoriaal Correctie Stap 1. Openen memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Memoriaal komt men in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht. U kiest hier voor MEMO en klikt op OK. In het memoriaal kiest u als eerste de batch waarin u wilt boeken. Aan een memoriaal kunnen meerdere batches gekoppeld zijn met eventueel verschillende nummerreeksen. In dit voorbeeld kiezen we voor de batch CORRECTIE. Zie stappenplan 6.6 voor het aanmaken batches. Pagina 10-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

121 Stap 2. Invoeren regels Na het kiezen van de batch kunnen de memoriaalregels worden ingevoerd. In deze stap gaan we een correctie maken. Er is in januari 25,- geboekt op grootboekrekening 5311 Representatiekosten, dit had 5211 Bestuurskosten moeten zijn. Voor de eerste regel moet het volgende ingevuld worden. Boekingsdatum, de datum waarop u wilt boeken. De originele boeking was op , houd deze datum aan voor de correctie. Documentsoort kan leeg gelaten worden voor deze boeking. Het Documentnr. kunt u overslaan deze wordt automatisch gevuld. Bij Rekeningsoort kiest u bij deze correctie voor Grootboekrekening. In de volgende kolom Rekeningnr. kiezen we voor het rekeningnummer waarop verkeerd geboekt is, in dit geval 5311 Representatiekosten. De kolom Omschrijving wordt automatisch gevuld met de omschrijving van de gekozen grootboekrekening. Dit kan overschreven worden. In dit voorbeeld is Correctie toegevoegd. Merk op dat aan grootboekrekening 5311 geen verplichtte dimensies gekoppeld zijn, het onderste gedeelte van het scherm blijft namelijk leeg. In ons voorbeeld zijn de kosten onterecht op grootboekrekening 5311 Representatiekosten terecht gekomen. Dus moet op de eerste regel bij Creditbedrag het bedrag 25,- ingevuld worden. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

122 Met de Tabtoets gaat u vervolgens naar de tweede regel, merk op dat de boekingsdatum, documentnummer en Rekeningsoort worden overgenomen van de eerste regel. In de kolom Rekeningnr. kiezen we voor het rekeningnummer waarop geboekt had moeten worden, in dit geval 5211 Bestuurskosten. De kolom Omschrijving wordt automatisch gevuld met de omschrijving van de gekozen grootboekrekening. In dit geval vult u deze omschrijving aan met een verwijzing naar de correctie en de originele boeking. - Correctie (RAB ). Omdat we de tweede regel nog niet compleet hebben ingevuld, laat Navision onderin bij Totaalsaldo een negatief bedrag zien. Als een Memoriaal in balans is, staat bij Totaalsaldo 0,00. Om dit te realiseren moeten we eerst de tweede regel compleet maken. Het gehele bedrag wat verkeerd geboekt was op 5311 Representatiekosten moet nu terecht komen op 5211 Bestuurskosten. Bij Debetbedrag moet het bedrag 25,- worden ingevuld. Het memoriaal is hiermee weer in balans, een gelijk bedrag bij Totaal Debet en bij Totaal Credit. Dit resulteert in een 0,00 bij Totaalsaldo. Ook grootboekrekening 5211 kent geen verplichte dimensies, de onderste regels in het scherm blijven leeg. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

123 Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor onze memoriaalboeking als volgt uit: Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus er kan geboekt worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Boeken of Boeken en afdrukken kan het memoriaal geboekt worden. Navision komt daarvoor nog met de controlevraag of de dagboekregels geboekt moeten worden. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Het scherm Diversendagboek/memoriaal is weer helemaal leeg. Door het boeken is de volgende journaalpost gemaakt: 5211 Bestuurskosten 25,00 aan 5311 Representatiekosten 25,00 De grootboekrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

124 10.2 Memoriaal Afschrijvingen Stap 1. Openen memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Memoriaal komt men in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht. U kiest hier voor MEMO en klikt op OK. In het scherm Diversendagboek/Memoriaal kiest u bovenin het scherm voor de batch AFSCHR. Stap 2. Invoeren memoriaalregels - Afschrijving In dit voorbeeld wordt een afschrijving op het kerkgebouw verwerkt. De boekingsdatum is en het gaat over een bedrag van 1.200,-. Op de eerste regel van de afschrijving wordt grootboekrekening 0121 Overige kerkelijke gebouwen gekozen. Op grootboekrekening 0121 Overige kerkelijke gebouwen is de dimensiecode GEBOUWEN LANDERIJEN en OG MUTATIE verplicht. Dit wordt zichtbaar in het tweede deel van het scherm. Zowel de memoriaal regel als de bijbehorende dimensieregels zijn rood. Als alle verplichtte dimensies gevuld zijn worden deze weer zwart. In ons voorbeeld gaan we afschrijven op een kerkgebouw, Petruskerk. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

125 In de memoriaalregel moet nog het Creditbedrag worden gevuld, daarna is de regel klaar. Als tweede regel wordt de kostenrekening gekozen, in ons voorbeeld 1511 Afschrijvingen. Ook op deze rekening is een dimensiecode verplicht, namelijk GEBOUWEN LANDERIJEN. Dit wordt zichtbaar in het tweede deel van het scherm. Zowel de memoriaal regel als de bijbehorende dimensieregel is rood. Als alle verplichtte dimensies gevuld zijn, worden deze weer zwart. In de eerste regel hebben we gekozen voor de dimensiewaarde Petruskerk, het is logisch om ook hier dezelfde dimensiewaarde te kiezen. Als laatste moet nog het Debetbedrag ingevuld worden. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

126 Het memoriaal is hiermee weer in balans, een gelijk bedrag bij Totaal Debet en bij Totaal Credit. Dit resulteert in een 0,00 bij Totaalsaldo. Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor deze memoriaalboeking als volgt uit: Bij elke regel staan ook de dimensies waar op geboekt gaat worden. Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus er kan geboekt worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Boeken of Boeken en afdrukken kan het memoriaal geboekt worden. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

127 Navision komt daarvoor nog met een controle vraag of de dagboekregels geboekt moeten worden. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Het memoriaal is weer helemaal leeg. Er wordt een journaalpost gemaakt: 1511 Afschrijvingen 1200,00 aan 0121 Overige kerkgebouwen 1200,00 De grootpostrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

128 10.3 Memoriaal Afboeken klantpost Dit stappenplan is vervallen. In de huidige kerkbijdrage module ontstaan geen verplichtingen meer in de boekhouding. Hierdoor is het niet noodzakelijk deze af te boeken. In het geval u vanuit de boekhouding of begraafplaatsmodule een factuur aanmaakt en u wilt deze afboeken maak dan gebruik van de creditfactuur in Navision; zie stappenplan 12.3 Aanmaken verkoopcreditnota. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

129 10.4 Periodieke memoriaal Het memoriaal wordt gebruik voor mutaties, die niet in de overige dagboeken verwerkt kunnen of mogen worden. Wanneer deze boekingen periodiek d.w.z. wekelijks, maandelijks, of over andere bepaalde perioden gelijk zijn, kan er voor gekozen worden de boeking te laten plaatsvinden zonder dat de invulling van de journaalpost verdwijnt. Met andere woorden: De journaalpost hoeft bij de volgende boeking niet opnieuw ingevoerd te worden. Behalve als er een getal is veranderd of er een regel bij of af moet, kan de standaardboeking worden verwerkt. Voorbeelden hiervan zijn: Het boeken van Afschrijvingen. Het boeken van Lonen. Ten opzichte van het gewone memoriaal zijn er enkele bijzonderheden. Zo kan er bij methode meerdere vormen gekozen worden. Voor u zijn de methodes Vast en Variabel van belang. Methode Vast Variabel Omschrijving Vast betekent, dat na boeking van het memoriaal de journaalpost blijft staan inclusief de bedragen. Variabel betekent, dat na boeking van het memoriaal de journaalpost blijft staan, alleen de bedragen worden op 0 gezet. Ook de Frequentie kan worden opgegeven. Hier wordt de datumformule opgegeven waarop de volgende boeking mag plaatsvinden. Is de huidige datum voor de nieuwe berekende boekingsdatum, zal de boeking niet worden uitgevoerd. In de volgende stappenplannen vindt u twee voorbeelden. In paragraaf 10.5 staat een loonjournaal beschreven, paragraaf 10.6 beschrijft een afschrijving. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

130 10.5 Periodieke memoriaal Loonjournaal Stap 1. Openen periodiek memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Periodiek komt men in het periodiek memoriaal scherm. In het memoriaal kiest u eerst de batch waarin u wilt boeken. Aan een memoriaal kunnen meerdere batches gekoppeld zijn met eventueel verschillende nummerreeksen, zie stappenplan 6.6 Batchnaam in het memoriaal. In dit voorbeeld is een batch LOONJRNL aangemaakt. In dit periodiek memoriaal zijn al vier regels ingevoerd. Omdat ze van het type Variabel zijn, blijft de boeking staan en de bedragen zijn op nul gesteld. Merk op dat bij de eerste regel van het memoriaal dimensies verplicht zijn en dat de dimensiewaarden al zijn ingevuld. Stap 2. Invoeren memoriaalregels Loonjournaalpost De regels in de batch kunnen worden aangevuld met bedragen. Zorg er voor dat het documentnr. binnen een boeking identiek is zodat het systeem kan controleren of een boeking in evenwicht is. In het voorbeeld is %3 toegevoegd, bij de boeking wordt dit vervangen door het nummer van de boekingsmaand, soortgelijks geldt voor de omschrijving waar %4 staat (zie help F1 voor uitleg). Na het invullen van de bovenstaande bedragen is het memoriaal in evenwicht. Het memoriaal is hiermee weer in balans, een 0,00 bij Totaalsaldo. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

131 Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor onze memoriaalboeking als volgt uit: Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus u kunt boeken. Via de knop Boeken kiest u voor Boeken of Boeken en afdrukken en het memoriaal wordt geboekt. Navision komt daarvoor nog met een controle vraag of de dagboekregels moeten worden geboekt. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Er wordt een journaalpost gemaakt: 3011 Bruto salaris/toelage februari 2.650,00 aan 0751 Tussenrekening salarissen februari 1.750,00 aan 0771 Tussenrekening loonheffing februari 800,00 aan 0761 Tussenrekening sociale lasten februari 100,00 De grootboekrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

132 10.6 Periodieke memoriaal Afschrijving Stap 1. Openen periodiek memoriaal Via Snelmenu Boekhouding Boeken Periodiek komt men in het periodiek memoriaal scherm. In het memoriaal kiest u eerst de batch waarin u wilt boeken. Aan een memoriaal kunnen meerdere batches gekoppeld zijn met eventueel verschillende nummerreeksen. In dit voorbeeld kiezen we voor de batch AFSCHR. (Zie stappenplan 6.6 Batchnaam in het memoriaal). In dit periodiek memoriaal zijn al twee regels ingevoerd. Omdat ze van het type Vast zijn, blijven de boekingen staan en zijn de bedragen al ingevuld. Stap 2. Invoeren memoriaalregels Afschrijvingen De regels in de batch hoeven niet te worden aangevuld met bedragen. De bedragen kunnen wel aangepast worden. Zorg er voor dat het documentnr. binnen een boeking identiek is zodat het systeem kan controleren of een boeking in evenwicht is. Bij het documentnummer is gewerkt met variabelen, %3 wordt in de boeking vervangen door het nummer van de maand. Bij de omschrijving wordt %4 vervangen door de naam van de maand. Merk op dat bij de regels van het memoriaal dimensies verplicht zijn. Merk ook op dat deze al zijn gevuld met waarden. Het memoriaal is in balans, een 0,00 bij Totaalsaldo. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

133 Stap 3. Controle en boeken Als het memoriaal compleet is kan deze gecontroleerd worden. Via de knop Boeken en dan kiezen voor Controlelijst. Zo n controlelijst ziet er voor onze memoriaalboeking als volgt uit: Er staan geen opmerkingen of fouten in de controlelijst, dus u kunt boeken. Kies Boeken via de knop Boeken. Navision komt met een controle vraag of de dagboekregels moeten worden geboekt. Als u het zeker weet, kiest u hier voor Yes. Na het boeken krijgt u de volgende melding: Er wordt een journaalpost gemaakt: 1511 Afschrijvingen 1.000,00 aan 0111 Kerken en gebouwen 1.000,00 De grootboekrekeningen en de dimensies worden bijgewerkt. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

134 11 INKOOP In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u in Navision inkoopfacturen kunt aanmaken, hoe u een inkoopcreditnota kunt maken en alle relevante gegevens kunt raadplegen met betrekking tot de inkoop. Allereerst vindt u een beschrijving voor het aanmaken van een crediteur Aanmaken crediteuren In Navision maakt u op één plaats crediteuren aan, de crediteurenkaart. Stap 1. Aanmaken Crediteur Snelmenu Instellingen / Stamgegevens Beheer crediteuren. Maak met F3 of Nieuw een nieuwe crediteur aan. U krijgt een naamloos Crediteur te zien. Dit is een nieuwe kaart die u kunt invullen. Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Vul de relevante velden in. Voor het betalen van facturen via een betaalrun dient u tenminste de naam en plaats in te vullen. Pagina 11-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

135 Stap 2. Invullen tabblad Betaling Hier vindt u de volgende velden: Betalen aan: verwijzing naar andere crediteur (bijv. factoring bedrijf) is meestal leeg; Betalingscondities: bepaalt vervaldatum o.b.v. factuurdatum; Ons rekeningnr.: Ons debiteurennummer bij de leverancier, is niet verplicht; Code transactiemodus: inrichting voor de betaalrun, u selecteert hier uw betalende bank (BET); Code bankrekening: bankrekening van de crediteur, deze dient u eerst aan te maken. Stap 3. Aanmaken bankrekening crediteur Op de leverancierkaart kiest u voor bankrekeningen onder de knop crediteur. Het scherm bankrekening crediteur wordt zichtbaar. Voeg een nieuwe toe met F3 of nieuw in de knoppenbalk of muteer een bestaande. Vul de velden Code, Bankrekeningnr. met de bankrekeningnummer van de crediteur. Vul vervolgens de IBAN en SWIFT-code. Nu is de bankrekening bekend en kunt u in stap 2 tabblad betaling de bankrekening selecteren. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

136 11.2 Aanmaken inkoopfactuur Stap 1. Inkoopinstellingen Ga in het menu van de module Boekhouding naar Instellingen Inkoopinstellingen. Hier bepaald u of de omschrijving die in de grootboekposten wordt getoond, wordt overgenomen van de omschrijving uit de inkoopkop: of uit de inkoopregel: Bij het aanmaken van een inkoopcreditnota is ook een omschrijving veld aanwezig, De inkoopinstellingen zijn ook op de inkoopcreditnota s van toepassing. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

137 Stap 2. Openen inkoopfactuur Ga in het snelmenu naar Boeken Inkoop/Verkoopfacturen Inkoopfacturen. Klik boven in het scherm in het veld Nr. en druk op F3 of op Nieuw in de knoppenbalk. Het scherm naamloos Inkoopfactuur wordt zichtbaar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

138 Stap 3. Gegevens vullen inkoopkop Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Het crediteurennummer kunt u zelf ingeven of klik op het pijltje om het overzicht van de crediteuren op te roepen en een keus te maken. Vul bij de datum de datum in waarop u het bedrag geboekt wilt hebben. Als het dus een bedrag uit het verleden is, vult u hier de eigenlijke boekingsdatum in. Bij de documentdatum neemt Navision automatisch de boekingsdatum over, eventueel kunt u deze wijzigen. Klik op OK en Navision vult de rest van de kop van de factuur in. Vul de omschrijving in, afhankelijk van de inkoopinstellingen wordt deze meegenomen in de boekingen. Let op het veld Factuurnr. Leverancier is verplicht in Navision. Vul hier het nummer in van de inkoopfactuur. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

139 Stap 4. Gegevens vullen inkoopregels Ga naar de regels. Vul in de eerste kolom Grootboekrekening in. Vul in de tweede kolom het grootboekrekeningnummer in of klik op het pijltje om een keuze te maken. Bijvoorbeeld: 5111 Kosten huishouding toelage en vervolgens op OK. De regel wordt ingevuld en onder in beeld worden de verplichte dimensies getoond. Als de regel in het rood wordt weergegeven zullen de ontbrekende dimensiewaarden moeten worden aangevuld. Totdat de regel zwart wordt. Vul bij de omschrijving eventueel een andere tekst is, dit is optioneel. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

140 Vul de regel aan met een Aantal en een Directe kostprijs. Het Regelbedrag wordt automatisch ingevuld aan de hand van het aantal maal de directe kostprijs. Vul in het onderste kader de ontbrekende dimensieswaardecodes in. In dit geval een persoon. Bijvoorbeeld: Henk Dijkhuizen Klik daarna op OK. Door in de regel te klikken wordt de regel zwart. Indien van toepassing kunnen er meer regels worden ingevoerd. Steeds worden de eventueel bijbehorende dimensies opgehaald, deze moet u invullen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

141 Stap 5. Boeken van inkoopfactuur De factuur ziet er nu alsvolgt uit: Indien de factuur correct is kunt deze boeken en/of afdrukken. Als de factuur geboekt is, is het scherm leeg en vindt u de factuur bij de geboekte inkoopfacturen terug. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

142 11.3 Aanmaken inkoopcreditnota Het boeken van een inkoopcreditnota is geheel analoog aan het boeken van een inkoopfactuur. Let wel op dat Navision geen negatieve bedragen kent en dat de inkoopcreditnota in positieve bedragen luidt, alleen staan de bedragen nu aan de creditzijde. Verder heeft u bij de inkoopcreditnota een handige kopieerfunctie waarmee eenvoudig de bijbehorende inkoopfactuur kunt overnemen. In de stap is uitgelegd hoe u dit kunt doen voor de inkoopfactuur van de vorige paragraaf (11.2 Aanmaken inkoopfactuur). kopiëren van de inkoopfactuur Snelmenu Boeken Menu Inkoop/Verkoop facturen Inkoopcreditnota Maak een nieuwe inkoopcreditnota en zorg dat deze een nummer heeft. Nu kunt u via de functie Document kopiëren een kopie maken van de inkoopfactuur. Kies voor geboekte factuur. Geef bij documentnr. het nummer van de inkoopfactuur, gebruik hierbij het pijltje. Klik op OK om de kopie te maken. Pagina 11-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

143 Aanpassingen inkoopcreditnota Na het kopieren dient u de kopie verder aan te passen, in de afbeelding is het creditnotanummer ingevuld wat op de inkoopcreditnota staat en is het bedrag aangepast naar het te crediteren bedrag. U kunt de inkoopcreditnota nu boeken. Op de achtergrond vindt direct een vereffening plaats tegen de inkoopfactuur. Het resultaat is als volgt: Bij de crediteurenposten van Albert Hein is te zien dat de factuur en creditnota deels tegen elkaar wegvallen en de factuur nog open staat voor 45 euro. Pagina 11-2 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

144 Pagina 11-3 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

145 12 VERKOOP In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u in Navision verkoopfacturen kunt aanmaken, hoe u een verkoopcreditnota kunt maken en alle relevante gegevens kunt raadplegen met betrekking tot de verkoop. Allereerst staat beschreven hoe u een debiteur dient aan te maken Aanmaken debiteuren Binnen Navision kunt u op een tweetal manieren een nieuwe debiteur invoeren, via de ledenadministratie of rechtstreeks in de Boekhouding. Het verdient de voorkeur altijd via ledenbeheer parochianen als debiteur aan te maken, hiermee houdt u het bewerken van de stamgegevens op één centrale plaats. Daarnaast zijn de leden gekoppeld via Sila aan de gemeentelijke basis administratie en worden wijzigingen automatisch verwerkt in het ledenbestand. In het eerste gedeelte van het stappenplan vindt u uitleg over het aanmaken van debiteuren via de ledenadministratie. In het tweede gedeelte staat de rechtstreekse manier uitgelegd. Stap 1 Debiteur aanmaken via ledenbeheer. Ga in Ledenbeheer naar een contactpersoonkaart (eventueel laten doen door ledenadministrateur). Klik hier op: Functies Debiteur maken voor Overige zakelijk. U krijgt de melding dat klant. is aangemaakt. Pagina 12-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

146 Stap 2 Open debiteurenkaart. Snelmenu: Instellingen / Stamgegevens Beheer debiteuren. De debiteurenkaart is klaar voor gebruik, let op de Zakenrelatiecode OVERIGE. Op deze kaart kunt u het adres en dergelijk niet wijzigen dit loopt via de ledenadministratie. Stap 3 Nieuwe debiteur via debiteurenkaart. Snelmenu: Instellingen / Stamgegevens Beheer debiteuren. Klik vanuit de debiteurenkaart op F3 of Nieuw in de knoppenbalk. U krijgt een naamloos Debiteur te zien. Dit is een nieuwe kaart die u kunt invullen. Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Vul de relevante velden in. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

147 Stap 4 Tabblad Betaling debiteurenkaart. Op het tabblad Betaling kunt u een aantal velden invullen. Vanuit de boekhouding is het veld Betalingscondities als enige relevant. Via het pijltje kunt u een selectie maken. In de afbeelding is 30D (30 dagen) geselecteerd, oftewel 30 dagen na de factuurdatum vervallen de facturen. Bij het aanmaken van een factuur kunt u altijd afwijken van deze instellingen. Let op: Het verdient de aanbeveling de overige velden niet in te vullen. De code transactiemodus en bankrekening worden vanuit de kerkbijdrage module gebruikt bij het telebankieren. Nu heeft u een debiteur en kunt u met behulp van het stappenplan in de volgende paragraaf een verkoopfactuur boeken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

148 12.2 Aanmaken verkoopfactuur Stap 1. Verkoopinstellingen Ga in het menu van de module Boekhouding naar Instellingen Verkoopinstellingen. Hier bepaald u of de omschrijving die in de grootboekposten wordt getoond, wordt overgenomen van de omschrijving uit de verkoopkop: of uit de verkoopregel: Bij het aanmaken van een verkoopcreditnota is ook een omschrijving veld aanwezig, De verkoopinstellingen zijn ook op de verkoopcreditnota s van toepassing. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

149 Stap 2. Openen verkoopfactuur Ga in het snelmenu naar Boeken Menu Inkoop Verkoopfacturen Verkoopfacturen. Klik boven in het scherm in het veld Nr. en druk op F3 of op Nieuw in de knoppenbalk. Het scherm naamloos Verkoopfactuur wordt zichtbaar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

150 Stap 3. Gegevens vullen verkoopkop Druk op Tab of Enter en u zult zien dat het documentnummer automatisch wordt gevuld. Het debiteurennummer kunt u zelf ingeven of klik op het pijltje om het overzicht van de debiteuren op te roepen en een keus te maken. Vul bij de datum de datum in waarop u het bedrag geboekt wilt hebben. Als het dus een bedrag uit het verleden is, vult u hier de eigenlijke boekingsdatum in. Klik op OK en Navision vult de rest van de kop van de factuur in. De omschrijving is standaard gevuld met Factuur VF- hier kunt u een andere omschrijving meegeven. Afhankelijk van de verkoopinstellingen wordt deze omschrijving meegenomen in de boekingen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

151 Stap 4. Gegevens vullen verkoopregels Ga naar de regels. Vul in de eerste kolom Grootboekrekening in. Vul in de tweede kolom het grootboekrekeningnummer in of klik op het pijltje om een keuze te maken. Bijvoorbeeld: 3511 Functiekosten toelage en vervolgens op OK. De regel wordt ingevuld en onder in beeld worden de verplichte dimensies getoond. Als de regel in het rood wordt weergegeven zullen de ontbrekende dimensiewaarden moeten worden aangevuld. Totdat de regel zwart wordt. Vul bij de omschrijving eventueel een andere tekst in, dit is optioneel. Vul de regel aan met een Aantal en een Eenheidsprijs. Het Regelbedrag wordt automatisch ingevuld aan de hand van het aantal maal de eenheidsprijs. Vul in het onderste kader de ontbrekende dimensieswaarden in. In dit geval een functie. Bijvoorbeeld: Organist Klik daarna op OK. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

152 Door in de regel te klikken wordt de regel zwart. Indien van toepassing kunnen er meer regels worden ingevoerd. Steeds worden de eventueel bijbehorende verplichte dimensies getoond, deze moet u invullen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

153 Stap 5. Boeken van verkoopfactuur De factuur ziet er nu als volgt uit: Indien de factuur correct is kunt u deze boeken en/of afdrukken. Als de factuur geboekt is, is het scherm leeg en vindt u de factuur bij de geboekte verkoopfacturen terug. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

154 12.3 Aanmaken verkoopcreditnota Het boeken van een verkoopcreditnota is geheel analoog aan het boeken van een verkoopfactuur. Let wel op dat Navision geen negatieve bedragen kent en dat de verkoopcreditnota in positieve bedragen luidt, alleen staan de bedragen nu aan de debetzijde. Verder heeft u bij de verkoopcreditnota een handige kopieerfunctie waarmee u eenvoudig de bijbehorende verkoopfactuur kunt overnemen. In de stap is uitgelegd hoe u dit kunt doen voor de factuur uit de vorige paragraaf (12.2 Aanmaken verkoopfactuur). Stap 1. kopiëren van de verkoopfactuur Snelmenu Boeken Menu Inkoop/Verkoop facturen Verkoopcreditnota Maak een nieuwe inkoopcreditnota en zorg dat deze een nummer heeft. Nu kunt u via de functie Document kopiëren een kopie maken van de inkoopfactuur. Kies voor geboekte factuur. Geef bij documentnr. Het nummer van de inkoopfactuur, gebruik hierbij het pijltje. Klik op OK om de kopie te maken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

155 Stap 2. Aanpassingen verkoopcreditnota Na het kopieren dient u de kopie verder aan te passen, in de afbeelding is het bedrag aangepast naar het te crediteren bedrag. U kunt de verkoopcreditnota nu boeken. Op de achtergrond vindt direct een vereffening plaats tegen de verkoopfactuur. Het resultaat is als volgt: Bij de debiteurenposten van L. van der Aa is te zien dat de factuur en creditnota deels tegen elkaar wegvallen en de factuur nog open staat voor 90 euro. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

156 13 TELEBANKIEREN (INCASSO) In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u in Navision incasso s kunt aanmaken en verwerken. Naast deze optie heeft u bij telebankieren nog twee andere mogelijkheden; het inlezen van een elektronisch bankafschrift, het aanmaken van een betaalrun. Ondanks dat het aanmaken van een incassobestand in de module kerkbijdrage gebeurt, is de beschrijving in deze handleiding opgenomen. Dit is gedaan omdat de raakvlakken met de boekhouding zo groot zijn dat het voor de administrateur van belang is hiervan kennis te hebben. Voor een uitgebreidere beschrijving wordt verwezen naar de kerkbijdrage handleiding. In bijlage 2 is de boekingsgang te vinden die vanuit de kerkbijdrage plaatsvindt. Let op dat de beschreven boekingsgang alleen van toepassing is als de koppeling tussen de kerkbijdrage en boekhouding is ingeschakeld. In stappenplan 13.1 Incasso s aanmaken en verwerken staat uitgelegd hoe u een incasso-opdracht aanmaakt en verwerkt. In stappenplan 13.1a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel zie u hoe u foutmeldingen kunt oplossen, het is echter raadzaam voordat u met het incasseren begint de controle uit te voeren die beschreven staat in paragraaf 13.5 Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst. In het restant van dit hoofdstuk staat beschreven hoe u ontvangsten dient te verwerken in het Bank- /Giroboek nadat u een incasso heeft uitgevoerd. De standaardverwerking vindt u terug in stappenplan 13.2 Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek. Bij de verwerking kunnen zich twee situaties voordoen, de mogelijkheid bestaat dat een parochiaan onvoldoende saldo op de rekening heeft waardoor de incasso geen doorgang kon vinden. De andere mogelijkheid betreft een terugvordering (storno) van de incasso doordat de betreffende parochiaan via de bank dit heeft aangevraagd. Deze situaties staan beschreven in stappenplan 13.3 Incasso s verwerken Bank-/Giroboek bij saldo tekort of storno. Tot slot blijft nog één mogelijkheid aanwezig. U heeft een incassorun aangemaakt maar laat deze niet verwerken door de bank. U dient deze incassorun te annuleren, dit staat beschreven in stappenplan 13.4 Incassorun annuleren. Let op sinds de SEPA wijzigingen begin 2014 is de transactiemodus INC2 actief, in deze handleiding treft u nog vele afbeeldingen met INC. U dient hier INC2 te gebruiken en te lezen. Pagina 13-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

157 13.1 Incasso s aanmaken en verwerken Stap 1. Openen Kerkbijdragescherm Snelmenu Kerkbijdrage; Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage; Snelmenu Kerkbijdrage proces Incasso s maken (Complete lijst). Het kerkbijdragelijst is geopend, in de afbeelding zijn voor de overzichtelijkheid irrelevante kolommen verborgen. In het veld Code transactiemodus (rode kader) is met INC2 aangegeven of een parochiaan via incasso s wil betalen, daarnaast zijn in de kolom Toegezegd januari de toezeggingen over januari 2015 zichtbaar. Voor deze combinatie INC2 / januari willen we de incasso-opdracht aanmaken. Let op de status, deze dient op Actief te staan. Indien dit niet het geval is zullen de ontvangsten niet correct worden verwerkt. Let op het is mogelijk om verschillende incassobestanden aan te maken voor de verschillende incasso s. Indien het gewenst is de jaarincasso s te scheiden van de kwartaal- en de maandincasso s kunt u met behulp van een filter op de kolom Frequentie de gewenste regels filteren. Bij het aanmaken van het incassobestand zullen alleen de zichtbare regels worden meegenomen. Let op kiest u een andere maand dan januari dan zullen alle niet geïncasseerde bedragen uit voorgaande maanden worden meegenomen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

158 Stap 2. Aanmaken incassovoorstel Maak het incassovoorstel aan door op de knop Verwerken Incasso te klikken. Het scherm Voorstelposten ophalen wordt zichtbaar. De vervaldatum is de selectiedatum voor de toezeggingen, hier staat nu 1 januari 2015 waardoor de bedragen uit de kolom Toegezegd januari worden opgenomen als voorstelposten voor de incassoopdracht. Kies hier een willekeurige datum uit de betreffende maand. Let op dat alle niet geïncasseerde bedragen van voorgaande maanden worden meegenomen in het telebankierenvoorstel. Kiest u in ons voorbeeld voor 1 maart 2015 dan zullen de niet-geïncasseerde posten van zowel januari, februari als maart worden voorgesteld. In het veld Transactiedatum vult u de datum in waarop de bank de incasso dient te verwerken. Klik op OK om daadwerkelijk de posten over januari op te halen. Het resultaat is hieronder zichtbaar: De regels van geblokkeerde klanten worden niet meegenomen naar het voorstel. In het kerkbijdragescherm kunt u deze eenvoudig zichtbaar maken door te filter op de kolom Klant geblokkeerd. Indien dit optreedt krijgt u de melding: Indien fouten in de regels aanwezig zijn krijgt u een melding, het is in dat geval zaak deze fouten op te lossen voordat u verder kunt (zie stappenplan 13.1a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel ). Indien het scherm geen fouten bevat kunt u verder met de volgende stap; het verwerken van de incasso-opdracht. Als u het Telebankierenvoorstel sluit krijgt u de vraag of u de regels wilt verwijderen. Op deze manier kunt u nogmaals opnieuw regels selecteren. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

159 Stap 3. Verwerken incasso-opdracht Nu alle fouten en waarschuwingen zijn opgelost is deze stap relatief eenvoudig. U kiest in het telebankierenvoorstel voor Verwerken op de knop Voorstel. Navision geeft de volgende meldingen bij het verwerken van de opdracht. Klik op Yes om de regels te verwerken. U krijgt de melding dat de voorstelregels zijn verwerkt. Na deze verwerking verschijnen nog twee meldingen. De eerste melding wijst u erop dat een PAIN008 bestand is aangemaakt en u deze op de harde schijf van uw computer kunt terugvinden. Tot slot krijgt u de melding waarmee u eraan herinnerd wordt het aangemaakte clieopbestand verder te verwerken in het internettelebankierenpakket. Het PAIN008 bestand wordt standaard in de directory C:\Telebankieren\ geplaatst. U dient ervoor te zorgen dat deze directory aanwezig is op uw computer. Stap 4. Verdere verwerking PAIN008 bestand. De verdere verwerking van het PAIN008 bestand valt buiten de scope van deze handleiding. Indien u meer informatie wilt hebben over deze verwerking dient u bij uw bank te informeren. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

160 Stap 5. Resultaat verwerking incasso. Na het aanmaken van het PAIN008 bestand zult u in het kerkbijdragescherm bij elke geïncasseerde regel vinkjes aantreffen (zie kolom Incasso Januari). In de afbeelding zijn ook de ontvangsten al verwerkt. Dit staat beschreven in paragraaf 13.2 Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek. OPTIONEEL: Stap 6. Vinkjes incasso verwijderen Om uiteenlopende redenen kan het nodig zijn om de aangemaakte incassorun te herhalen. Daartoe moet de foutieve incassorun geannuleerd worden (zie paragraaf 13.4 Incassorun annuleren ). Indien dit al gebeurd is en de vinkjes zijn nog aanwezig in kolom Incasso januari, dan dient u eerst deze vinkjes te verwijderen. Indien u één post of bij een klein aantal regels het vinkje wilt verwijderen kunt u deze vinkjes aanklikken en bevestigen dat u het vinkje wilt verwijderen. Naast deze handmatige methode heeft u de mogelijkheid via een functie de vinkjes automatisch te verwijderen. Hiervoor dient u eerst de betreffende regels te markeren. Selecteer voor het markeren alle regels waarbij u het vinkje wilt verwijderen. U kunt eenvoudig alle regels selecteren door op de rechthoek linksbovenin het regelsgedeelte te klikken. Het is niet erg als u regels selecteert waar geen vinkje staat. Nu kunt u in één keer alle regels markeren door op Ctrl + F1 te drukken. De gemarkeerde regels hebben in de selectiebalk een ruitje voor de regels staan. Nu kunt u de functie uitvoeren om de incasso ongedaan te maken. Klik op Incassering ongedaan maken onder de knop Functies. Vervolgens selecteert u de relevante maand (Januari). Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

161 13.1a Oplossen foutmeldingen in telebankierenvoorstel Indien fouten aanwezig zijn in het telebankierenvoorstel dienen deze eerst te worden verholpen voordat u de incassorun kunt aanmaken. Probeert u toch een incassorun aan te maken krijgt u onderstaande foutmelding: In het stappenplan is uitgelegd hoe u een veel voorkomende foutmelding kunt oplossen, het ontbreken van het rekeningnummer bij de parochiaan. Stap 1. Zichtbaar maken foutmeldingen In de afbeelding is direct zichtbaar wat de foutmelding is, het bankrekeningnummer ontbreekt bij de debiteur. De melding is zichtbaar in de grijze balk onderin het scherm (kader) en als kolom na de kolom Omschrijving 1. Let op, de melding onderin het scherm toont de melding van de geselecteerde regel indien de regel foutloos is zal de grijze balk leeg zijn, hetgeen niet suggereert dat alle regels foutloos zijn. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

162 Stap 2. Oplossen foutmeldingen Voor het ontbrekende bankrekeningnummer klikt u in de kolom Bank hierdoor heeft u een lookup pijltje tot uw beschikking. Klik dit pijltje aan (of druk op F6). In het nu volgende scherm.. Bankrekeningen klant voert u de bankrekening in van de debiteur, klik op OK ter bevestiging. Als bij deze debiteur al een bankrekening bestaat hoeft u deze slecht aan te klikken en met OK uw selectie bevestigen. U keert terug in het telebankierenvoorstel, hierin zal de kolom Bank direct gevuld zijn. Eventueel moet u in de kolom Bankrekeningnummer klikken om de bankrekening hier zichtbaar te krijgen. Met de optie controleren via de knop Voorstel kunt u controleren of alle foutmeldingen nu zijn opgelost. In het voorbeeld volgt de melding: Nu kunt u het telebankierenvoorstel verwerken (Stap 3 stappenplan 13.1 Incasso s aanmaken en verwerken) Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

163 13.1b Aanpassen omschrijving incasso-opdracht Bij het aanmaken van het incassobestand wordt standaard de omschrijving vanuit de instellingen kerkbijdrage overgenomen. In het voorbeeld is dit Kerkbijdrage %1 waarbij %1 wordt vervangen door de maand, hetgeen resulteert voor januari in Kerkbijdrage januari. Wilt u een andere omschrijving gebruiken dan kunt u deze in de instellingen van module Kerkbijdrage aanpassen of de omschrijving vervangen volgens onderstaand stappenplan. Stap 1. Selecteer kolom Omschrijving 1 Klik in de kolom Omschrijving 1 (de precieze plek is niet relevant). Stap 2. Start en vul het Vervangen scherm. Toets Ctrl + H of kies voor Vervangen onder het menu Bewerken. Zoeken naar is gevuld met de waarde uit de kolom Omschrijving 1. Vervangen door is uw nieuwe omschrijving die u wilt gebruiken, in het voorbeeld Periodieke kerkbijdrage. Wilt u het hele veld omschrijving 1 vervangen door de nieuwe omschrijving dan kunt u voor de zekerheid de onderste optie Heel veld vervangen aan vinken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

164 Stap 3. Het daadwerkelijke vervangen. Klik op Alle vervangen u krijgt een melding: Klik op Yes en het vervangen wordt uitgevoerd. U krijgt vervolgens de melding dat het vervangen voltooid is: Het resultaat is zichtbaar in de onderstaande afbeelding: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

165 13.2 Incasso s; ontvangst verwerken Bank-/Giroboek Na het aanmaken van het PAIN008 bestand en het verwerken door uw bank van deze incasso s wilt u na verloop van tijd het bankafschrift verwerken met hierop de ontvangen incasso s. Het resultaat was een incassobestand met vier regels. Op uw bankafschrift staat naast allerlei andere regels één regel waarin het totaalbedrag van de verwerkte incasso zichtbaar is. Let op in de kerkbijdrage instellingen worden de incasso s gecombineerd met het gebruik Bank- /Giroboek. Dit is voor het juist verwerken van de mandaten binnen Navision. Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank-/Giroboek; Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek; Snelmenu Kerkbijdrage proces Bank-/Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar. Hier selecteert u de bank waar u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Het bankafschrift van de BANK-KB wordt geopend. In de afbeelding is al een regel ingevoerd. Stel dat de volgende regel uw incassobatchtotaalregel is. De regel wilt u niet als totaal toevoegen maar als individuele regels zodat dit leidt tot ontvangsten in de kerkbijdrage. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

166 Stap 2. Toevoegen incasso -run Voor het toevoegen van de incassorun klikt u in het Bank-/Giroboek onder de knop Telebankieren op Betaalrun toevoegen. Let op de plaats van de cursor; zorg dat deze op een nieuwe regel in het Bank-/Giroboek staat. Bij het toevoegen tussen regels is het aantal regels dat kan worden toegevoegd beperkt. De Betaalrunlijst van de BANK-KB wordt zichtbaar. Selecteer hier de juiste betaalrun (incassorun) en bevestig uw keuze door op OK te klikken. Stap 3. Incassorun is toegevoegd. Het Bank-/Giroboek is weer zichtbaar alleen nu zijn de vier geïncasseerde regels zichtbaar. Let op: de kolom datum bepaalt in welke maand de ontvangsten zichtbaar zijn. Indien de koppeling met de boekhouding actief is mag u deze datum niet wijzigen, het bankafschrift moet in dat geval in zijn totaliteit met de juiste datums worden geboekt. Is de koppeling niet actief dan kunt u deze datums wijzigen; handmatig of met Ctrl-H (zie stappenplan 13.1b Aanpassen omschrijving incasso-opdracht voor een voorbeeld van Ctrl-H). Na het boeken van deze regels via Boeken onder de knop Boeken zijn de ontvangsten verwerkt. Het resultaat is zichtbaar in het kerkbijdragescherm en de kerkbijdrageschermen per debiteur. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

167 Stap 4. Resultaat na boeken bankafschrift. In de laatste kolom ( Ontvangen januari ) zijn de zojuist geboekte bedragen zichtbaar. Merk op dat deze bedragen in januari zijn geboekt doordat de datum (Boekingsdatum) in stap 3 de 15 de januari was. Let op in dit stappenplan wordt het bankafschrift handmatig ingevoerd. Als u stappenplan 14 Telebankieren (Import mutaties) gebruikt zal een regel met de incassorun al aanwezig zijn. U dient deze regel dan te verwijderen na het doorlopen van het voorgaande stappenplan. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

168 13.3 Incasso s verwerken Bank-/Giroboek bij saldo tekort of storno. In sommige gevallen zullen niet alle bedragen zijn geïncasseerd. Vaak krijgt u van uw bank de melding dat vanwege administratieve redenen de bewuste incasso niet heeft plaatsgevonden. In andere gevallen zal de parochiaan de incasso terugdraaien (storneren). In beide gevallen hanteert u de werkwijze beschreven in dit stappenplan. In beide gevallen zijn op het bankafschrift de stornoregels aanwezig. In tegenstelling tot de incassobatch die als één totaalregel op het afschrift aanwezig is, zijn de stornoregels als separate regels op het bankafschrift aanwezig. Deze regels voert u gewoon in net als de andere regels, het enige verschil met de andere ontvangsten is dat het bedrag nu in de debet kolom wordt ingevuld. In dit stappenplan is beschreven hoe u handmatig een stornoregel invoert. Indien u het bankafschrift elektronisch importeert zijn de stornoregels reeds aanwezig en hoeft u dit stappenplan niet te doorlopen. Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank- / Giroboek. Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank- / Giroboek. Kerkbijdrageproces (Verwerken ontvangsten) Bank- / Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar. Selecteer hier het sjabloon van de bank waarvan u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Het bankafschrift van de BANK-KB wordt geopend. In de afbeelding zijn al vijf regels ingevoerd. Vier regels hiervan zijn de incassobatchregels die eerder zijn geïncasseerd en die op dit bankafschrift zichtbaar zijn. In paragraaf 14.1 Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift staat beschreven hoe u deze regels toevoegt in uw bank-/giroboek. Let op dat de stornoregel niet altijd samen met de incassobatchregels op een afschrift voorkomen hier kan wel een aantal weken tussen zitten. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

169 Stap 2. Toevoegen stornoregel De nu volgende regel op het bankafschrift is een stornoregel van J. van der Aa (KL ) voor het bedrag van 400,=. We voeren deze regel in als in de afbeelding. Let op in de kolom Kenmerk storno dient de koppeling te worden gelegd naar de incassorun waartoe de stornoregel oorspronkelijk behoorde (zie stap 3). In de kolom Retour reden bank dient de retourreden te worden ingevuld. Deze is belangrijk voor het correct bijwerken van het mandaat. Stap 3. Kenmerk storno vullen Tijdens het toevoegen van de stornoregel dient de kolom Kenmerk storno te worden gevuld met het nummer van de oorspronkelijk incassorun. Klik hiertoe in de kolom kenmerk storno en gebruik lookup pijltje om naar betaalrunregeloverzicht te gaan. Hier selecteert u de bewuste incassorun. Met Ok bevestigt u ue keuze. Dit is een belangrijke stap hierdoor wordt de stornoregel gekoppeld aan de eerdere incassoregel en valt deze in het kerkbijdrage overzicht weg. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

170 Stap 4. Retourreden bank Op soortgelijke wijze dient vervolgens de retourreden bank gevuld te worden. Dit is ook een belangrijk veld voor het correct bijwerken van het mandaat. Door de oorspronkelijke incassorun is de mandaatteller met één opgehoogd door de storno dient deze verlaagd te worden. Klik in de kolom Retourreden bank en gebruik lookup pijltje om het venster Retour reden bank zichtbaar te maken. Kies hier de juiste retour reden en bevestig met OK. Stap 5. Boeken bankafschrift Na het invoeren van het bankafschrift kan dit worden geboekt. Kies voor Boeken onder de knop Boeken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

171 Stap 5. Resultaat na boeken bankafschrift. In de laatste kolom Ontvangen januari zijn de zojuist geboekte bedragen zichtbaar. Let op dat het bedrag van 400,00 nu niet zichtbaar is. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

172 13.4 Incassorun annuleren Als u een incassorun heeft aangemaakt en deze wordt niet verwerkt door de bank, moet u de incassorun altijd annuleren. Dit geldt zowel voor een testbestand die u aanbiedt aan de bank, als voor een testbestand dat u niet aanbiedt. Voor het annuleren van een betaalrun (incassorun) dient u in het Bank-/Giroboek te zijn. Stap 1. Openen Bank-/Giroboek Snelmenu Bank-/Giroboek Navigatiedeelvenster Boekhouding Bank-/Giroboek; Snelmenu Kerkbijdrage proces Bank-/Giroboek openen. Het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht wordt zichtbaar, hier selecteert u de bank waar u het bankafschrift wilt invoeren (dit is de bank waarbij u de incasso s heeft uitgevoerd). In het voorbeeld BANK-KB. Klik op OK om dit te bevestigen. Het bankafschrift van de BANK-KB wordt geopend. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

173 Stap 2. Openen Betaalrunlijst. Open de betaalrunlijst door op Betaalrun toevoegen onder de knop Telebankieren te klikken. Het scherm Betaalrunlijst is nu geopend: In deze lijst zijn alleen de incasso s te zien die zijn aangemaakt maar nog niet geboekt via het bank- /giroboek. Selecteer de regel die u wilt verwijderen door in deze regel te klikken. Stap 3. Betaalrunkaart openen Open de betaalrunkaart via de knop Betaalrun Kaart of met Shift+F5. Op de kaart ziet u de individuele posten. In de derde kolom ziet u de status (verzonden), deze wilt nu veranderen naar Geannuleerd. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

174 Stap 4. Status wijzigen naar Geannuleerd. Klik op Wijzigingsstatus onder de knop Betaalrun. U komt in het scherm Betaalrun wijzigingsstatus. Op het tabblad Betaalrunregel hoeft u niets te veranderen. Op het tabblad Opties selecteert u Geannuleerd als nieuwe status. Klik op OK op de wijziging te bevestigen. U keert terug naar de betaalrunkaart. Let op dit is niet dezelfde betaalrun, maar een andere met de status verzonden. Indien er slechts één verzonden betaalrun aanwezig was, waarvan u de status heeft geannuleerd zal de geannuleerde betaalrunkaart zichtbaar zijn. Sluit de betaalrunkaart, de betaalrunlijst en het Bank-/Giroboek. Let op dat de vinkjes nog steeds aanwezig zijn in de kolom Incasso januari. Deze kunt u eventueel verwijderen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

175 13.5 Controle/invoer bankrekeningnummer kerkbijdrage lijst Bij de inleiding van dit hoofdstuk staat vermeld dat het bankrekeningnummer in de kerkbijdrage lijst het bankrekeningnummer is waarop de incasso plaatsvindt. Een controle op de aanwezigheid van deze bankrekeningnummers vooraf aan het incasseren is handig aangezien u hiermee deze foutmelding tijdens de incasso voorkomt. Stap 3 van dit stappenplan is de enige manier waarmee u met zekerheid de bankrekening zodanig toevoegt dat u dit in de toekomst niet meer hoeft te herhalen. Stap 1. Open kerkbijdrage lijst en Filter Bankrekening code leeg Snelmenu Kerkbijdrage; Navigatiedeelvenster Kerkbijdrage; Filter de kerkbijdrage lijst zodat alleen de regels zichtbaar zijn waarbij de bankrekening leeg is. Klik hiervoor in de kolom Bankrekening code. Open het veldfilter scherm met F7 of kies voor veldfilter in de werkbalk. Vul de veldfilter met twee enkele aanhalingstekens (aanhalingstekens toets zonder shift). Deze aanhalingstekens vertegenwoordigen een leeg tekstveld. Activeer en sluit de filter door op OK te klikken. U keert terug naar de kerkbijdrage lijst waarbij alleen de regels zichtbaar zijn waarbij de code bankrekening leeg is. Voor de volledigheid kunt u nog een filter invoeren op het veld Code transactiemodus is INC2 zodat alleen de regels zichtbaar blijven waarbij het om incasso s gaat. Klik hiervoor in de kolom Code transactiemodus, open de veldfilter en kies hier voor INC2. Activeer dit filter. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

176 Stap 2. Invoer bankrekening Het resultaat van de filters is één regel waarbij de bankrekening niet is ingevuld en het een incasso betreft. Klik opnieuw in de kolom Bankrekening code en gebruik het lookup pijltje, de bankrekeningen van L. Dissel worden zichtbaar. Voer hier de kolommen Bankrekeningnr., IBAN en SWIFT-code van de debiteur in. De kolom Naam is niet verplicht. Zorg dat de regel geselecteerd is met de bankrekening waarvan u wilt incasseren (selector in selectiebalk) Het is goed denkbaar dat u meerdere bankrekeningen heeft ingevoerd bij een debiteur, al deze bankrekeningen worden gebruikt om een koppeling te leggen met de debiteur (bij het importeren elektronisch bankafschrift). Bevestig uw selectie met OK, u keert terug naar de kerkbijdrage lijst. In de lijst is de kolom Bankrekening code gevuld. Herhaal stap 3 voor eventuele andere regels. Stap 3. Let op aanwezigheid Mandaat Let op de aanwezigheid van een geldig mandaat. Via de knop Bank Mandaten is te zien of een mandaat is vastgelegd bij deze parochiaan. Indien dit niet het geval is dient u een geldig mandaat vast te leggen. Zie separate handleiding Mandaatbeheer. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

177 Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

178 14 TELEBANKIEREN (IMPORT MUTATIES) 14.1 Telebankieren Importeren elektronisch bankafschrift De werking van het inlezen van bankafschriften gaat op de volgende wijze: Stap 1. Ophalen van bankafschriften (mutaties) van internet Open het internet en ga naar de website van uw bank. Download de bij- en afschrijvingen volgens de datum specificatie die gewenst is. Selecteer hier het MT940 structured, in de toekomst kan dit ook het CAMT053 formaat zijn. Bij sommige banken is het MT940 structured formaat niet standaard aanwezig u dient dan contact op te nemen met uw bank zodat u de beschikking hierover krijgt. Let op dit formaat is afwijkend van het normale MT940 formaat. Bewaar het bestand in de directory C:\Telebankieren\ Stap 2. Inlezen van het bestand in Navision Ga in het snelmenu naar Boeken Telebankieren Importeren bankafschriften. U krijgt voor het importeren van het afschrift de volgende mogelijkheden. Kies MT940R of CAMT053 en klik op Start. In het scherm Swift MT940 importeren kunt u het bestand van stap 1 selecteren door te klikken op de knop met de drie puntjes. Pagina 14-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

179 In het volgende scherm Open dient u het afschrift op te zoeken. Deze staat in de directory \\tsclient\c\telebankieren Standaard wordt deze directory geopend. U ziet hier alle bestanden. In de afbeelding ziet u twee van dergelijke bestanden. Kies het bestand RAB453 BKH en klik op Open. Het bestand wordt hiermee zichtbaar bij bestandsnaam. Zorg dat het vinkje voor automatisch reconcilieren aan staat, dit wil zeggen Automatisch koppelen met openstaande facturen op basis van bankrekeningnummer, bedrag en factuurnummer. Klik op OK en Navision haalt het afschrift binnen. De volgende meldingen verschijnen: Twee van de ingelezen regels zijn gematcht met openstaande posten bij leverancier / klant. Klik op OK en de volgende melding wordt zichtbaar: (uiteraard kan dit documentnummer hoger zijn als u al meerdere afschriften heeft verwerkt). Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

180 Tot slot is het scherm Fin.dagboeksjablonenoverzicht zichtbaar, dit is het scherm om een concreet Bank-/giroboek te openen. In het scherm is bij de Rabobank (rek.nr ) 1 afschrift zichtbaar, dit is het afschrift RAB dat zojuist is ingelezen. Dubbelklik op RAB453 of klik deze aan en bevestig met OK. In beide gevallen wordt het Bank-/giroboek geopend direct bij afschrift RAB De gegevens moeten worden gecontroleerd, aangevuld waar nodig en vervolgens dient u het bankafschrift te boeken. Zie stappenplan 8.1 voor uitleg over het controleren van een bankafschrift. In dat stappenplan staat uitgelegd hoe u handmatig een bankafschrift invoert, hier gebruikt u die stappen bij het aanvullen van de regels. Stap 3. Speciale aandacht voor de tweede regel betreffende P.M. Oostervank In de tweede regel staat een mutatie van P.M. Oostervank, Navision heeft niet de koppeling met debiteur KL P.M. Oostervank kunnen leggen. Om de volledige omschrijving van de regel goed te zien kunt u via knop Telebankieren voor Aanvullende informatie kiezen. Of u klikt in het veld omschrijving en klikt op het lookup -pijltje aan het einde van dit veld. In beide gevallen wordt de aanvullende informatie zichtbaar. Let op dat de omschrijving zichtbaar in het bankboek zoals hierboven als boekingsomschrijving wordt vastgelegd in de posten. In dit geval krijgt de twee regel het IBAN-nummer mee. In stappenplan 7.6 Telebankieren instellingen wordt uitgelegd hoe u hier standaard een andere omschrijving kunt instellen. U heeft hier de mogelijkheid dit per bank te doen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

181 Nu is alle tekst van de mutatie zichtbaar. U ziet in de eerste regels de totale omschrijving zoals deze vanuit de bank is meegegeven, deze regels herkent u doordat bij Type informatie Omschrijving en diversen is gevuld. Na deze regels heeft Navision gestructureerd het MT940R bestand verdeeld over verschillende typen, deze typen worden gebruikt bij het matchen van de regels. Bijvoorbeeld IBAN, Naam rekeninghouder en dergelijk. Let op: niet bij iedere bank zijn de gegevens zo keurig uitgesplitst als in de afbeelding. De ING Bank houdt zijn eigen indeling erop na waardoor de uitsplitsing naar IBAN, Naam rekeninghouder niet altijd juist zullen zijn. Uit de tekst blijkt dat het een bedrag is van P.M. Oostervank uit Amsterdam. Navision kan de koppeling niet leggen met deze debiteur. Mogelijk is de IBAN waarmee de heer Oostervank heeft betaald niet vastgelegd op de debiteurenkaart of komt de naam niet precies overeen met de debiteurennaam. Hier is beschreven hoe u de IBAN van de heer Oostervank alsnog kunt vastleggen. Sluit de aanvullende informatie, selecteer in kolom Rekeningsoort Klant en klik in de kolom Rekeningnr. Open het scherm Debiteurenoverzicht via de lookup knop van het veld. Zoek hier debiteur P.M. Oostervank. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

182 In de gevonden regel klik in kolom Code Bankrekening en vervolgens op de lookup knop van het veld. Dit opent het scherm Bankrekeningen klant met de rekeningen van P.M. Oostervank. In dit scherm voert u het bankrekeningnummer van de heer Oostervank in ( ). Dit doet u in de kolom Bankrekeningnr.. Vul ook de kolommen IBAN en SWIFT-code, eventueel kunt u de kolom Naam invullen. Het aardige van het doorlopen van deze stap is dat Navision bij toekomstige betalingen van de heer Oostervank automatisch een koppeling legt, net zoals eerder is gebeurd bij Albert Heijn en J.P.P.P. van Pietersen (dit zijn de regels en in het afschrift). Stap 4. Speciale aandacht kolom `Indicatie bankrekening. Indien bij meerdere klanten hetzelfde bankrekeningnummer is vastgelegd verschijnt in de kolom Indicatie bankrekening een plusteken. Dit kan gebeuren als partners beiden als debiteur ingevoerd zijn of als een contactpersoon ook aan een zakelijke debiteur gekoppeld is. Klik op het pijltje bij het plusteken in de kolom Indicatie bankrekening. Het scherm Bankrekeningen klant wordt getoond. Hier ziet u de verschillende klanten waar dezelfde bankrekening is vastgelegd. Via de lookup-knop van de kolom Klantnr. kunt u het klantenoverzicht oproepen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

183 In dit klantenoverzicht (debiteuren) kunt u eenvoudig via de kolom Code bankrekening wijzigingen aanbrengen in de bankrekeningnummers van de desbetreffende klanten. Stel u wilt het bankrekeningnummer weghalen bij debiteur KL L. Dissel. Klik in de kolom Code bankrekeningnr. Van L. Dissel en gebruik het pijltje om de bankrekeningen te tonen van L. Dissel. Verwijder de bewuste bankrekening door deze te selecteren en op knop Verwijderen in de werkbalk te klikken of op functietoets F4 te drukken. Sluit de schermen totdat u terug bent bij het Bank-/Giroboek. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

184 15 BEGROTING 15.1 Aanmaken begroting Stap 1 Opstarten begroting en filters instellen Ga in het snelmenu naar Begroting. De gegevens op het tabblad Algemeen blijven zoals ze nu staan ingesteld. Klik op het tabblad Filters en stel een Datumfilter ( ) in voor de periode waarvoor een begroting moet worden ingevoerd. (Dit om invoer in verkeerde perioden te voorkomen). Stel tevens een Grootboekrekeningfilter in op resultatenrekeningen. (Dit om te voorkomen, dat op een balansrekening een begroting wordt in gevoerd.) In dit schema Bepaal nu of de begroting moet worden ingevoerd: Per maand kies 31 Per kwartaal kies 3 Per jaar kies 12. Bijvoorbeeld: per jaar voor het jaar 2008 Pagina 15-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

185 Merk op: Door de keuze voor het invoeren van een begroting per jaar is er maar 1 kolom waarin de begroting kan worden ingevoerd. Ook is er een mogelijkheid gemaakt om de jaar begroting in 1 stap om te zetten naar een kwartaal begroting. Let op deze stap kan slecht 1 maal worden uitgevoerd! Stap 2. Invoeren van de begroting Kies het veld waar u een bedrag wilt invullen. In de afbeelding zijn al een aantal bedragen gevuld. U wilt een extra bedrag begroten bij de functiekostenvergoeding van grootboekrekening Gebruik het pijltje bij dit veld om naar het scherm Grootboekposten te gaan. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

186 Stap 3 Invoeren budgetpost In de scherm ziet u de volledige invulling van de budgetpost. De datum bepaalt in welke kolom de regel zichtbaar is in het scherm Begroting. Bij het verdelen van de begroting per maand zullen deze gevuld zijn met de eerste datum van de verschillende maanden. Kolom grootboekrekening (3311) wordt automatisch gevuld, wijk bij uw invoer niet af van dit nummer. De filtering op het scherm zorgt ervoor dat alleen regels met de grootboekrekening 3311 zichtbaar zijn. In de kolom omschrijving kunt u een relevante omschrijving meegeven. De volgende vijf kolommen zijn de verschillende dimensies. Bij de begroting kan bij deze dimensies sprake zijn van verplichte dimensies. In bijlage 1 vindt u welke dimensies verplicht zijn bij het invoeren van de begroting. In de afbeelding ziet u dat de dimensies Persoon en Functie zijn ingevuld. Vul tot slot in de bedragkolom het begrote bedrag in. Sluit het scherm als alle regels zijn ingevoerd. Herhaal stappen 2 en 3 voor de andere grootboekrekeningen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

187 15.2 Kopiëren begroting In dit stappenplan staat beschreven hoe u met de functie budget kopiëren kunt werken. In het voorbeeld wordt de jaarbegroting van 2008 naar 2009 gekopieerd. Stap 1 budget kopiëren instellingen Snelmenu Begroting, kies hier voor Budget kopiëren onder de knop Functies. Het scherm Budget kopiëren opent zich, vul dit scherm als volgt: Bron: Grootboekbudgetposten bepaalt dat u een bestaande begroting als uitgangspunt neemt. Grootboekrekeningnr.: zijn de resultatenrekeningen. Datum: Vul hier de periode van de te exporteren begroting in. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

188 Dimensies hier selecteert u via de assistentieknop (drie puntjes) Selecteer de volgende dimensies: Collecten; Functie; Gebouwen Landerijen; Geloofgemeenschap; Persoon. Kopiëren naar doet u naar het standaard budget, u heeft binnen uw parochie maar één begroting tot uw beschikking. Deze begroting blijf doorlopen over de jaren heen. Oftewel binnen de begroting Standaard maakt u meerdere jaren aan. In dit onderdeel laat u de grootboekrekeningnr. leeg. Het onderdeel Toepassen bepaalt hoe en naar welke periode u de begroting kopieert. Bij de herwaarderingsfactor geeft u op hoe de begroting moet worden herberekend. De waarde 1,02 geeft aan dat de begroting van 2008 met 2 procent verhoogd naar 2009 wordt gekopieerd. Afrondingsmethode laat u leeg u kiest de juiste datumformule 1J betekent dat de kopie één jaar in de toekomst komt te liggen. Oftewel begrotingsposten van worden gekopieerd naar Dit geldt voor alle posten binnen de periode, indien uw begroting per maand is ingegeven dan worden dus begrotingsposten van naar gekopieerd. De datumcompressie laat u ongemoeid op Dag staan. Klik op OK om een kopie te maken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

189 Stap 2 kopiëren begroting U krijgt nu een aantal meldingen. De vraag of u wilt beginnen met kopiëren, bevestig deze vraag. Nu wordt de daadwerkelijke kopie gemaakt. Tot slot krijgt u de melding: De kopie is direct te zien in het scherm begroting. In de kolom ziet u bedragen, deze bedragen zijn 2 procent hoger dan de waarde van 2008 dit heeft te maken met de herwaarderingsfactor van 1,02. Het aardige van deze methode ten opzichte van de export/import functie van Excel is dat de omschrijvingen worden meegenomen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

190 16 OVERZICHT LIJSTEN EN OVERZICHTEN 16.1 Afdrukken lijsten en overzichten In deze paragraaf vindt u twee voorbeelden van hoe u in Navision een lijst of overzicht uit het systeem kunt afdrukken, of als voorbeeld op het scherm kunt bekijken. Het eerste voorbeeld is het afdrukken van een grootboekkaart de Proefbalans Detail Proefbalans Detail Grootboekkaart. Ga in het menu naar: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten Proefbalans Detail. Hierbij wordt het rapport opgestart en indien gewenst, kunnen hier filters op worden gegeven, als niet alles geprint hoeft te worden. Zoek hier op of typ hier bijvoorbeeld: 0421 Klik vervolgens op het tabblad Opties. Vul hier de periode in waarover gerapporteerd moet worden Geef hier aan of ook de dimensies moeten worden geprint. Pagina 16-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

191 Klik vervolgens op Afdrukken om het overzicht naar de printer te sturen of kies voor Voorbeeld om de afdruk op het beeldscherm te laten verschijnen. Het resultaat met de filters op Grootboekrekening 0421 over de periode t/m en hierbij de dimensies meegenomen zou kunnen zijn als hieronder. Dimensies detail Ga in het menu naar: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten Dimensies Detail. Hierbij wordt het rapport opgestart en indien gewenst, kunnen hier filters op worden gegeven, als niet alles geprint hoeft te worden. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

192 Geef hier de analyseweergave code op of zoek deze op met behulp van het pijltje. Met de analyseweergave bepaalt u welke dimensie u ziet. Geef hier de dimensie volgorde aan waarin de posten moeten worden weergegeven. Gebruik de button. Met niveaus kan worden aangegeven in welke volgorde de gegevens moeten verschijnen. In dit geval: Per Grootboekrekening per bank. Met een dimensiewaarde filter kan het aantal door te zoeken rekeningen worden beperkt. In dit geval alleen de rekening Klik op OK om verder te gaan. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

193 Geef de periode op waarover gerapporteerd moet worden. Klik vervolgens op Afdrukken om het overzicht naar de printer te sturen of kies voor Voorbeeld om de afdruk op het beeldscherm te laten verschijnen. Het resultaat met de filters in de volgorde van Grootboekrekening 0421 per bankdimensie over de periode t/m zou kunnen zijn als hieronder. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

194 16.2 Kort overzicht rapporten Proefbalans: Lijsten en overzichten Basis Proefbalans Deze lijst geeft een cumulatief overzicht van de mutaties weer over de geselecteerde periode en geeft tevens het gecumuleerde saldo weer t/m de geselecteerde periode. Proefbalans/Budget: Lijsten en overzichten Basis Proefbalans Deze lijst geeft een vergelijking van de werkelijke cijfers weer ten opzichte van het budget. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

195 Proefbalans/Vorig jaar: Lijsten en overzichten Basis Proefbalans Deze lijst geeft de resultaten weer van het geselecteerde jaar ten opzichte van het vorig jaar. Verkorte exploitatie: Lijsten en overzichten basis Overzichten Deze lijst geeft een overzicht van gecumuleerde resultaten per grootboekrekening in de periode. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

196 Uitgebreide exploitatie: Lijsten en overzichten basis Overzichten Deze lijst geeft een overzicht van resultaten per grootboekrekening in de periode. Verkorte balans: Lijsten en overzichten basis Overzichten Deze lijst geeft een overzicht van gecumuleerde balansposten in het boekjaar in vergelijking met het vorig jaar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

197 Uitgebreide balans: Lijsten en overzichten Overzichten Deze lijst geeft een overzicht van gecumuleerde balansposten in het boekjaar in vergelijking met het vorig jaar. Vermogensmutatie: Lijsten en overzichten basis Overzichten Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

198 Toelichting vorderingen korte termijn: Lijsten en overzichten basis Overzichten Toelichting schulden KT: Lijsten en overzichten basis Overzichten. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

199 Specificatie mutatie onroerend goed: Lijsten en overzichten basis Overzichten Persoons Functie kosten: Lijsten en overzichten basis Overzichten Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

200 Kolommenbalans: Lijsten en overzichten basis Overzichten. Grootboek Journaal: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

201 Proefbalans Detail: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Dagboek Controle: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

202 Dimensies Detail: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Dimensies Totaal: Lijsten en overzichten uitgebreid Posten. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

203 Budget: Lijsten en overzichten uitgebreid Financiële afschriften. Proefbalans afsluiten: Lijsten en overzichten uitgebreid Financiële afschriften. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

204 17 JAARAFSLUITING Jaarlijks dient u de winst en verliesrekening en de balans op te maken zodat u de jaarrekening bij het bisdom kunt indienen. Het afsluiten van een jaar bestaat uit een aantal stappen in dit hoofdstuk zijn deze uitgewerkt in drie stappenplannen: 1. Afsluiten boekhoudperiodes ter voorbereiding jaarafsluiting 2. Afsluiten resultatenrekeningen door genereren en boeken posten. 3. Controle en toelichting Periodeafsluiting Stap 1 Open scherm Boekhoudperiodes Snelmenu Afsluiting Periodeafsluiting In dit scherm ziet u alle boekhoudperiodes aanwezig in uw boekhouding. De volgende velden treft u aan: Begindatum Naam Nieuw boekjaar Afgesloten Geblokkeerd start van die periode omschrijving van deze periode geeft de start van het nieuwe boekjaar aan, oftewel deze dag min 1 dag is het einde van het vorige boekjaar geeft aan dat de periode is afgesloten geeft aan dat de periode is geblokkeerd Let op dat zowel het veld Afgesloten als Geblokkeerd er niet voor zorgen dat u geen boekingen meer kunt doen in deze periode. Het voorkomen van ongewenste boekingen in deze perioden doet u in het scherm Wijzigen toegestane boekingsperiode, zie stappenplan 17.3 Toelichting en Controle Jaarafsluiting. U hoeft hier geen velden aan te passen. Gebruik de knoppen Nieuw jaar en Jaar afsluiten om periodes te openen en te sluiten. Pagina 17-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

205 Stap 2 Nieuw jaar aanmaken Klik op de knop Nieuw jaar. Het scherm Boekjaar maken opent zich. Met behulp van dit scherm maakt u nieuwe jaren aan. De selecties in het scherm staan goed ingesteld. Het enige wat u hoeft te doen is op OK te klikken. In de afbeelding zou u hiermee boekjaar 2009 aanmaken. Het is te adviseren dit direct voor een groot aantal jaren te doen zodat u deze stap in de toekomst kunt overslaan. Stap 3 Afsluiten huidige jaar Klik op de knop Jaar afsluiten. U wordt gevraagd de keuze te bevestigen. In de afbeelding is te zien welk boekjaar het betreft. Indien dit akkoord is, klikt u op Yes. Nu verschijnt de volgende afbeelding waarin is te zien dat de boekhoudperiodes van 2007 zijn afgesloten. Constateer dat maand januari van het volgend jaar geblokkeerd is. Laat dit zo staan. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

206 17.2 Jaarafsluiting Hier vindt u de stappen voor het afsluiten van de resultatenrekening. Stap 1 Jaarafsluiting Voor deze stap opent u het scherm Afsluiten resultatenrekening. Snelmenu Afsluiting Jaarafsluiting De eerste keer dat u dit scherm opent dient u alleen de dimensies te controleren, het kan zijn dat de onderste regel leeg is. In de afbeelding ziet u hier AANDELEN; AAND/OBL MUTATIE; B dit zijn de eerste twee dimensiecodes. Klik op de knop met drie puntjes aan het eind van deze regel, het scherm Dimensieselectie opent zich. Selecteer hier alle dimensiecodes door een vinkje te plaatsen in de eerste kolom. Let op de dimensie HYP/LEN is niet de laatste! Nu staan de instellingen in dit scherm goed (zo niet neemt u ze over uit de afbeelding). Klik op OK om de resultatenrekening daadwerkelijk af te sluiten. U krijgt de volgende melding: Let op de regels zijn aangemaakt maar niet geboekt. In eerste afbeelding van deze stap is te zien dat de regels in het memoriaal met de batch JAARAFSL zijn aangemaakt. In de volgende stap boekt u de regels. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

207 Stap 2 Boeken regels jaarafsluiting een toelichting Open het memoriaal: Snelmenu Boeken Memoriaal. Selecteer sjabloon JAARAFSL en klik op OK. Controleer dat batchnaam STANDAARD is. Indien de regels correct zijn kunt u deze boeken via de optie Boeken onder de knop Boeken (zie stappenplan 6.5 voor uitgebreide beschrijving van het boeken van het memoriaal). Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

208 17.3 Toelichting en Controle Jaarafsluiting Hier vindt u de stappen voor het controleren van de resultatenrekening. Stap 1 Controle/Uitleg afsluiten resultatenrekening De regels geboekt in stap 6 vormen de afsluiting van de resultatenrekening. Dit houdt in dat alle resultatenrekeningen op nul worden geboekt (gesaldeerd). Aangezien de boekingsdatum van deze regels op U ligt, vallen deze posten buiten zowel boekjaar 2007 als In uw overzichten en het grootboek zult u met de filtering ingesteld op een heel boekjaar geen jaarafsluitingsposten zien. Grote voordeel hiervan is dat in Navision altijd alle gegevens zijn terug te vinden. Vanaf de start van het systeem, zonder dat deze zijn gecomprimeerd. In de afbeelding is de jaarafsluiting schematisch weergegeven. Met accolades is aangegeven hoe het filterbereik is ingesteld. Bij de Rode zijn de jaarafsluitingsposten meegenomen en moeten de resultaatrekeningen na jaarafsluiting leeg zijn. Bij de blauwe zie u juist een heel boekjaar. Deze filters kunt u bovenin het grootboek instellen. In de blauwe afbeelding zijn de kosten onroerend goed zichtbaar. In het rode voorbeeld is dit niet meer het geval. Met de rode filter kunt u eenvoudig controleren of na het afsluiten van de resultatenrekening nog boekingen hebben plaatsgevonden in het boekjaar. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

209 Stap 2 Voorkomen boekingen na afsluiten resultatenrekening Zoals na stap 1 is vermeld, voorkomen de vorige 6 stappen niet dat u geen boekingen meer kunt doen in het afgesloten boekjaar (resultatenrekening). Om dit voorkomen verandert u de toegestane boekingsperiode bij de instellingen. Folder Instellingen Wijz. toegestane boekingsper.. In dit scherm vult u twee data in waarop en binnen u het toestaat om te boeken in Navision. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

210 18 AANMAKEN JAARREKENING Na het compleet verwerken van de administratie van een bepaald boekjaar kunt u de jaarrekening aanmaken. Voordat u de jaarrekening aanmaakt dient u de volgende stappen uit te voeren: Periodeafsluiting; Jaarafsluiting. Deze stappen staan beschreven in respectievelijk 17.1 en Jaarrekening aanmaken vanuit Navision Na het doorlopen van de jaarafsluiting in Navision doorloopt u vanuit Navision het programma Jaarrekening maken in het onderstaande stappenplan is dit beschreven. Stap 1 starten Jaarrekening maken Menu Boekhouding Lijsten en overzichten basis Jaarrekening Jaarrekening maken. Het scherm Jaarrekening Batch wordt zichtbaar hier geeft u het boekjaar op waarvoor u de jaarrekening wilt maken. U bevestigt uw keuze met OK. Het maken van de jaarrekening kan als de jaarafsluiting ten minste één keer is uitgevoerd. Er wordt gecontroleerd of er van het jaar dat geëxporteerd gaat worden ultimo posten aanwezig zijn. Bij het maken volgt een melding als er voor dat betreffende jaar geen ultimo posten gevonden zijn, en er dus nog geen sluitende jaarrekening gemaakt kan worden. De gebruiker kan wel door met het proces om bijvoorbeeld een begroting te maken. Pagina 18-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

211 Daarnaast wordt bij het maken van de jaarrekening de toegestane boekingsperiode aangepast. Bij het afsluiten van het boekjaar 2013 wordt de datum Boeken toegestaan vanaf gewijzigd in Als in Boeken toegestaan tot een datum staat uit het boekjaar dat wordt gemaakt, wordt deze leeg gemaakt. In andere gevallen wordt de einddatum niet aangepast. Als er geen ultimo posten aanwezig waren van dat jaar, en de gebruiker gaat verder met het exporteren van de jaarrekening wordt de toegestane boekingsperiode niet aangepast. Stap 2 Jaarrekening maken In het onderstaande scherm ziet u dat de jaarrekening wordt opgemaakt. Dit proces bestaat uit het bijwerken van de analyseweergaven (bevestig dit met OK) en het daadwerkelijk overzetten van de gegevens naar het jaarrekeningprogramma. Het geheel duurt een aantal minuten waarna de Internet Explorer wordt geopend. Stap 3 Inloggen Jaarrekeningprogramma In de Internet Explorer die wordt geopend dient u in te loggen, hiermee komt u in het jaarrekeningprogramma terecht. Het scherm dat volgt is een nieuw document. In het document Handleiding JRR staat beschreven hoe het jaarrekeningprogramma werkt. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

212 19 CONSOLIDATIE Consolidatie is het samenvoegen van de winst en verliesrekening en de balans van meerdere bedrijven tot één totale winst-/verliesrekening en balans. De consolidatie is niet voor iedereen beschikbaar. Fusieparochies (Clusterparochies) die gekozen hebben voor de decentrale variant hebben voor elke oorspronkelijke parochie een bedrijf in Navision. Naast deze oorspronkelijke bedrijven zijn twee nieuwe bedrijven aanwezig, één voor de centrale administratie en één voor de consolidatie. In het centrale bedrijf kan de parochie centrale zaken administreren, bijvoorbeeld de salarisadministratie en het groot onderhoud. Het consolidatiebedrijf is puur aanwezig voor het consolideren en dus het opmaken van de winst-/verliesrekening en de balans voor de fusieparochie als geheel. Let op; de stappenplannen in dit hoofdstuk zijn slechts een voorbeeld, in uw eigen situatie dient u de bedrijfsnummers te vervangen door uw eigen kaskinummers. In ons voorbeeld hanteren we de volgende bedrijfsnummers: = consolidatiebedrijf; 99999C = centrale bedrijf; 99995, 99996, en = oorspronkelijke kaskinummers Controle bedrijfsunitkaarten GAC maakt bij het inrichten van de decentrale variant de verschillende bedrijven aan en de daarbij behorende bedrijfsunitkaarten. Controleer met behulp van stap 1 en 2 de instellingen bij uw parochie. De bedrijfsunitkaart wordt enerzijds gebruikt in het consolidatiebedrijf om de gegevens van de onderliggende bedrijven te importeren en anderzijds gebruikt in de onderliggende bedrijven om de gegevens te exporteren. Per bedrijf dient een bedrijfsunitkaart aanwezig te zijn. Stap 1 Bedrijfsunitkaarten controleren in consolidatiebedrijf Open het consolidatiebedrijf via het menu Bestand Bedrijf Openen. Ga naar de module Consolidatie en open de Bedrijfsunit kaart. Controleer of voor alle onderliggende bedrijven een bedrijfsunitkaart is aangemaakt. Check met name de velden Code en Bedrijfsnaam hier staat een kaskinummer/bedrijfsnummer van een onderliggend bedrijf. Bij de valutacode dient EUR te staan. Op het tabblad Grootboekrekeningen kunt u de velden leeglaten. Herhaal deze stap voor de bedrijven tot en met en voor 99999C. Pagina 19-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

213 Stap 2 Bedrijfsunitkaart controleren in onderliggende bedrijven tot en met en 99999C Open een onderliggend bedrijf (bijvoorbeeld 99995) via het menu Bestand Bedrijf Openen. Ga naar de module Consolidatie en open de Bedrijfsunit kaart. Controleer of voor het consolidatiebedrijf een bedrijfsunitkaart is aangemaakt. Herhaal deze stappen in de bedrijven tot en met en voor 99999C. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

214 19.2 Consolidatie proces Hier vindt u de stappen voor het daadwerkelijk consolideren van de administraties. Met behulp van stap 1 maakt u exportbestanden aan bij de onderliggende bedrijven (99995 tot en met en 99999C). Met stap 2 test u deze gegevens in het consolidatiebedrijf op fouten. Tot slot gebruikt u stap 3 voor de daadwerkelijke import. Stap 1 Gegevens exporteren Open een onderliggend bedrijf (bijvoorbeeld 99995) via het menu Bestand Bedrijf Openen. Ga naar de module Consolidatie en open het scherm Export Consolidatie. Vul de bestandsnaam in die u wenst. Let op: met \\tsclient\c\ verwijst u naar de C-schijf van uw eigen pc. Wilt u een bestand met bijvoorbeeld de naam Cons2007_99995 in de locatie C:\Temp\ opslaan, dan dient u bij bestandsnaam \\tsclient\c\temp\cons2007_99995 in te voeren. Via de assistentieknop (knop met 3 puntjes) kunt u ook naar een pad / bestand navigeren. Voer bij de Te consolideren periode begin- en einddatum in. In de afbeelding is het gehele jaar 2007 geselecteerd. Selecteer alle dimensies via de assistentieknop (knop met drie puntjes). Vul EUR in bij de Hoofdvalutacode. Start de export door op OK te klikken, het verloop van de export is zichtbaar in Navision. Herhaal bovenstaande stap in de bedrijven tot en met en in 99999C. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

215 Stap 2 Testen exportbestanden Open het consolidatiebedrijf via het menu Bestand Bedrijf Openen. Ga naar de module Consolidatie en open de Bedrijfsunit kaart van bedrijf Kies via de knop Functies voor Bestand testen, het scherm Consolidatie Contr. Bestand wordt zichtbaar. Vul de bestandsnaam in die u wenst. Let op: met \\tsclient\c\ verwijst u naar de C-schijf van uw eigen pc. Wilt u een bestand met bijvoorbeeld de naam Cons2007_99995 in de locatie C:\Temp\ testen, dan dient u bij bestandsnaam \\tsclient\c\temp\cons2007_99995 in te voeren. Via de assistentieknop (knop met 3 puntjes) naar het bestand navigeren. Start de test door op de knop Voorbeeld te klikken. Mogelijke meldingen betreffen ontbrekende consolidatie-grootboekrekeningen en/of dimensies. Krijgt u geen meldingen, is het bestand correct. Herhaal bovenstaande stap voor de bedrijven tot en met en voor 99999C. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

216 Stap 3 Importeren exportbestanden Open het consolidatiebedrijf via het menu Bestand Bedrijf Openen. Ga naar de module Consolidatie en open de Bedrijfsunit kaart van bedrijf Kies via de knop Functies voor Bestand importeren, het scherm Consolidatie Import bestand wordt zichtbaar. Vul de bestandsnaam in die u wenst. Let op: met \\tsclient\c\ verwijst u naar de C-schijf van uw eigen pc. Wilt u een bestand met bijvoorbeeld de naam Cons2007_99995 in de locatie C:\Temp\ importeren, dan dient u bij bestandsnaam \\tsclient\c\temp\cons2007_99995 in te voeren. Via de assistentieknop (knop met 3 puntjes) naar het bestand navigeren. Vul bij Documentnr. een herkenbaar documentnummer in bijvoorbeeld Cons99995_2007 bij het importeren van de gegevens van bedrijf voor het jaar Dit documentnummer is bij alle geconsolideerde grootboekposten als kenmerk aanwezig. Let op: Navision houdt de invoer bij Documentnr. vast, bij de volgende consolidatie dient u er alert op te zijn deze te wijzigen. Start de daadwerkelijke import door op de knop OK te klikken. Herhaal bovenstaande stap voor de bedrijven tot en met en voor 99999C. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

217 19.3 Diverse aandachtspunten bij consolidatie Tot slot vindt u in deze paragraaf enkele aandachtspunten voor wat betreft de consolidatie. Consolidatieproces is batchgewijs Het consolidatieproces in Navision is een batchproces. U dient diverse handelingen te verrichten voordat u in het consolidatiebedrijf de gegevens kunt bekijken voor de gehele parochie (cluster). Dit heeft als belangrijkste consequentie dat de gegevens niet automatisch worden bijgewerkt als u veranderingen aanbrengt in één van de onderliggende bedrijven. Indien u na de consolidatie over 2007 in één van de bedrijven tot en met of 99999C een wijziging aanbrengt in 2007 klopt de consolidatie niet meer en dient u deze opnieuw te doorlopen. Consolideren na samenvoegen parochies Na het samenvoegen van een aantal parochie kan een situatie ontstaan waarbij enkele onderliggende parochies al voorgaande boekjaren in Navision hebben, terwijl andere parochies pas na het samenvoegen starten met Navision. Om een correcte situatie in het consolidatiebedrijf te krijgen dienen alle jaren geconsolideerd te worden. Dus voor de parochie die al langer bezig is dienen de extra jaren eerst geconsolideerd te worden zodat een vergelijkbaar startpunt ontstaat ten opzichte van de andere parochies. Voorbeeld: Bedrijf is al drie jaar bezig met Navision, de bedrijven en beginnen net. Om nu een correcte situatie in het consolidatiebedrijf te krijgen dienen eerst de drie jaar van bedrijf te worden ingelezen in het consolidatiebedrijf, waarna de consolidatie over het geheel kan plaatsvinden. In Navision is dit vrij logisch omdat de balans en winst- en verliesrekening een optelling zijn van alle grootboekposten. Wilt u per XXXX de geconsolideerde balans en winst-/verliesrekening zien dan dienen alle posten op en voor XXXX van alle parochies aanwezig te zijn in het consolidatiebedrijf. Rapportage na consolidatie Vergelijk na de consolidatie de juiste rapporten. In de praktijk krijgt de servicedesk veel vragen over verschillen tussen het consolidatiebedrijf en de onderliggende bedrijven. Veelal is de oorzaak te vinden in andersoortige rapportage. Terwijl in het onderliggende bedrijf een rapportageschema wordt bekeken wordt in het consolidatiebedrijf naar de grootboekposten gekeken. In veel gevallen zal een dimensiefilter voor de nodige afwijkingen zorgen. Wees kritisch wat je vergelijkt qua schermen en qua filters. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

218 Dimensie-inrichting en consolidatie Bij de consolidatie wordt bij de dimensie de volgende werkwijze gehanteerd. Dimensie die door de parochie zelf zijn ingericht worden in het consolidatiebedrijf als unieke dimensie aangemaakt, hierdoor is altijd het verschil tussen de dimensiewaarden te zien. Er is een uitzondering op deze regel; bij de door de bisdommen vastgestelde dimensies worden de boekingen bij de consolidatie op één dimensiewaarde geboekt. Bijvoorbeeld een collecte vastgesteld door het bisdom komt slechts één keer als dimensiewaarde voor in het consolidatiebedrijf. Welke dimensies dit betreffen is in paragraaf 7.3 Dimensies bladzijde 4 in een tabel zichtbaar. Eventueel kan GAC bij de inrichting dit voor speciale dimensies verzorgen. Zo kan het bijvoorbeeld wenselijk zijn dat de dimensie 1.01 kerkgebouw X zowel in bedrijf als dezelfde is. Dit gebeurt bijvoorbeeld indien u centraal groot onderhoud boekt op deze dimensie en decentraal kleine onderhoudskosten boekt. In beide gevallen boekt u dit met dimensie 1.01 kerkgebouw X. Bij de consolidatie wilt u nu alle posten in het consolidatiebedrijf op de dimensie 1.01 kerkgebouw X hebben. Hiervoor moet GAC bij de inrichting de dimensie vastzetten. Indien dit is ingesteld worden de posten van beide dimensies in het consolidatiebedrijf op 1.01 geboekt. Indien dit niet is ingesteld zullen er twee dimensie in het consolidatiebedrijf worden aangemaakt 1.01_99995 en 1.01_ Vastgestelde dimensiewaarde 1.01 kerkgebouw: Bedrijf dimensiewaarde 1.01 kerkgebouw X Bedrijf dimensiewaarde 1.01 kerkgebouw X Bedrijf dimensiewaarde 1.01 kerkgebouw X: posten worden hierop geconsolideerd. Niet vastgestelde dimensiewaarde 1.01 kerkgebouw: Bedrijf Bedrijf dimensiewaarde 1.01 kerkgebouw X dimensiewaarde 1.01 kerkgebouw X Bedrijf dimensiewaarde 1.01_99995 kerkgebouw X: bevat de posten van bedrijf 99995; dimensiewaarde 1.01_99998 kerkgebouw X: bevat de posten van bedrijf 99998; Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

219 Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

220 20 TELEBANKIEREN (BETAALRUN) In dit hoofdstuk staat beschreven hoe u in Navision een betaalrun kunt aanmaken en verwerken. De betaalrun gebruikt u om crediteurenposten te betalen. Wilt u van deze mogelijkheid gebruikmaken dan dient u de crediteurenadministratie in Navision te voeren. Op basis van de vervaldatum haalt u de openstaande crediteurenposten op. In stappenplan 20.1 Inrichting / controle voor aanmaken betaalrun staan de voorwaarden uitgelegd voor het aanmaken van een betaalrun. Op de crediteurenkaart dient u een aantal zaken te vullen zodat de crediteurenposten met de juiste gegevens worden gevuld. Vooraf kunt u eenvoudig controleren of de crediteurenposten over de juiste gegevens beschikken. In stappenplan 20.2 Betaalrun aanmaken vindt u een stap voor stap beschrijving voor het aanmaken van een betaalrun. Na het verwerken door de bank dient u stappenplan 20.3 Bankafschrift verwerken koppeling betaalrun te doorlopen. Beide stappenplannen vormen de kern van het werken met de betaalrun. Het stappenplan 20.4 Betaalrun annuleren indien niet verwerkt is de beschrijving voor de situatie waarbij een betaalrun heeft aangemaakt maar niet door de bank heeft laten verwerken. U dient dan de betaalrun in Navision te annuleren zodat de openstaande crediteurenposten weer volledig openstaande posten worden. Bij het aanmaken van het betaalrunvoorstel dient u de BANK-KB te gebruiken, vervolgens heeft u de mogelijkheid de betaalrun bij een andere bank te verwerken. Hoe u dit doet staat beschreven in stappenplan 20.5 Betaalrun verwerken bij andere bank dan BANK-KB. Pagina 20-1 versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

221 20.1 Inrichting / controle voor aanmaken betaalrun Bij de crediteuren dient u een aantal zaken in te regelen voordat u met de betaalrun kan werken. Meer informatie over het aanpassen van de crediteurenkaart vindt u in hoofdstuk a Controle crediteurenkaart Bij het aanmaken van crediteurenposten worden een groot aantal velden van de crediteurenkaart overgenomen naar de posten. Voor de betaalrun zijn een aantal velden minimaal vereist, in dit stappenplan is toegelicht welke dit zijn. Stap 1. Open en controleer de crediteurenkaart. Snelmenu Instellingen/Stamgegevens Beheer crediteuren; Navigatiedeelvenster crediteuren crediteuren. Controleer de volgende velden op de crediteurenkaart. Tabblad Algemeen: Naam; Plaats. Tabblad Betaling: Betalingscondities; Code transactiemodus = BET; Code bankrekening = bankrekening crediteur (eerst aanmaken). Voordat u de bankrekening kunt selecteren dient u deze aan te maken. In stappenplan 20.1b is uitgelegd hoe u deze kunt aanmaken. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

222 20.1b Aanmaken bankrekening crediteur Voor het selecteren van de bankrekening dient u deze eerst te hebben aangemaakt, hiervoor kunt u het volgende stappenplan gebruiken. Stap 1. Bankrekening crediteur aanmaken. Open vanaf de crediteurenkaart de bankrekening met de knop Crediteur. Het scherm bankrekening crediteur wordt zichtbaar. Indien u hier een nieuwe bankrekening wilt invoeren klikt u op nieuw in de werkbalk of drukt u op F3. Vul de eerste twee velden met het bankrekeningnummer wat u wilt toevoegen. Vul vervolgens de IBAN en de SWIFT-code. In de afbeelding is dit te zien voor bankrekeningnummer P Na het aanmaken van de bankrekening kunt u deze selecteren op de crediteurenkaart. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

223 20.1c Controle / aanvulling bestaande crediteurenposten Indien u in een lopende administratie met de betaalrun gaat werken dient u bij de bestaande crediteurenposten de volgende velden te controleren: Code transactiemodus; Code bankrekening. Normaal worden deze gevuld vanuit de crediteurenkaart. Stap 1. Controle / aanvulling bestaande crediteurenposten. Open vanaf de crediteurenkaart de crediteurenposten met behulp van de knop Crediteur. Het scherm crediteurposten wordt zichtbaar. Bekijk de laatste twee kolommen in het scherm (Code transactiemodus en Code bankrekening) deze dienen gevuld te zijn. Indien dit niet het geval is verandert u het veld door twee maal in het veld te klikken. Nu kunt u de gewenste waarde selecteren met het pijltje. Herhaal deze stap voor alle openstaande crediteurenposten. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

224 20.2 Betaalrun aanmaken De eerste stap bij het maken van een betaalrun is het maken van een betaalrunvoorstel. Hierin staan de posten die worden verwerkt. U kunt het voorstel eenvoudig aanpassen door regels te verwijderen of toe te voegen. Stap 1. Openen Telebankieren - bankoverzicht Snelmenu Boeken Telebankieren Bankoverzicht; Navigatiedeelvenster Boekhouding Telebankieren Telebankieren - bankoverzicht; Zorg dat de BANK-KB is geselecteerd en kies onder knop Telebankieren voor Voorstel. In eerste instantie dient u bij de BANK-KB het voorstel voor de betaalrun aan te maken, op een later moment kunt u een andere bank selecteren. Open het telebankierenvoorstel via de knop Telebankieren Voorstel. Stap 2. Aanmaken betaalrun In het telebankierenvoorstel kiest u onder knop Voorstel voor Posten ophalen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

225 Het scherm Voorstelposten ophalen is zichtbaar. Hier selecteert u welke posten u in het betaalrunvoorstel wilt opnemen. Maak de volgende keuzes: Tabblad Transactiemodus: veld Rekeningsoort : Leverancier; Tabblad Leverancierspost: veld Leveranciersnr. : eventueel een filter op leveranciersnummer; Tabblad Opties: veld Vervaldatum : Selectiedatum openstaande posten; Het resultaat is in de afbeelding zichtbaar. Indien het voorstel akkoord is kunt u dit verder verwerken. Eventueel kunt u hier nog wijzigingen aanbrengen door posten te verwijderen. Bij fouten en dergelijke kunt u eenvoudig de regels verwijderen en opnieuw starten of u kunt de fouten oplossen. Veel voorkomende fouten betreffen ontbrekende gegevens genoemd in stappenplan 20.1 Inrichting / controle voor aanmaken betaalrun Wilt u de betaalrun verwerken bij een andere bank dan voert u eerst stappenplan 20.5 Betaalrun verwerken bij andere bank dan BANK-KB uit. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

226 Stap 3. Verwerken betaalrun Om de betaalrun, het PAIN008 bestand daadwerkelijk aan te maken kiest u onder de knop Voorstel voor Verwerken. Navision geeft de volgende meldingen bij het verwerken van de opdracht. Klik op Yes om de regels te verwerken. U krijgt de melding dat de voorstelregels zijn verwerkt. Na deze verwerking verschijnen nog twee meldingen. De eerste melding wijst u erop dat een PAIN008 bestand is aangemaakt en u deze op de harde schijf van uw computer kunt terugvinden. Tot slot krijgt u de melding waarmee u eraan herinnerd wordt het aangemaakte clieopbestand verder te verwerken in het internettelebankierenpakket. Het PAIN008 bestand wordt standaard in de directory C:\Telebankieren\ geplaatst. U dient ervoor te zorgen dat deze directory aanwezig is op uw computer. Stap 4. Verder verwerking PAIN008 bestand. De verdere verwerking van het PAIN008 bestand valt buiten de scope van deze handleiding. Indien u meer informatie wilt hebben over deze verwerking dient u bij uw bank te informeren. De verdere verwerking zal bestaan uit het versturen van dit PAIN008 bestand naar de bank via internet bankieren. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

227 Stap 5. Effecten aanmaken betaalrun. Met het aanmaken van de betaalrun is in de openstaande post aangepast. In de kolom Betalingen worden verwerkt is een bedrag verschenen gelijk aan het restbedrag (x -1). Nadat u het PAIN008 bestand heeft laten verwerken door uw bank moet u bij het inboeken van het betreffende bankafschrift de betaalrun koppelen aan het bank-/giroboek. Zie stappenplan 20.3 Bankafschrift verwerken koppeling betaalrun Indien u het PAIN008 bestand niet door de bank laat verwerken dient u de betaalrun te annuleren. Dit is belangrijk aangezien posten met de status betalingen worden verwerkt niet meer worden meegenomen bij een nieuwe betaalrun. Zie stappenplan 20.4 Betaalrun annuleren indien niet verwerkt Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

228 20.3 Bankafschrift verwerken koppeling betaalrun Na het aanmaken van de betaalrun en het laten verwerken ervan (door uw bank) zult u het bankafschrift ontvangen waarop de betaalrun is vermeld. In dit stappenplan staat uitgelegd hoe u dit verwerkt. In het voorbeeld is de betaalrun van het vorige stappenplan opgenomen. Zie voor meer informatie hoofdstuk 8 Verwerken banken Stap 1. Open bankafschrift Snelmenu Boeken Bank-/Giroboek. Navigatiedeelvenster Boekhouding Boekhouding Bank-/Giroboek. Kies in het scherm Fin. Dagboeksjablonenoverzicht voor de BANK-KB en klik op OK. In de afbeelding is een regel zichtbaar waarin de betaalrun zichtbaar is. Dit zou een van de regels kunnen zijn als resultaat van het inlezen van de bij en afschrijvingen (zie hoofdstuk 14 Telebankieren (Import mutaties)) Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

229 Stap 2. Toevoegen betaalrun Zorg dat de cursor in de eerste lege regel staat van het bankafschrift. In het voorbeeld is dit de tweede regel. Kies via de knop Telebankieren voor Betaalrun toevoegen. Van de Bank-KB wordt de betaalrunlijst zichtbaar. Hierin is de betaalrun te zien die eerder is verwerkt door de bank. Selecteer de regel en bevestig door op OK te klikken. U keert terug naar het bank-/giroboek en ziet dat de twee regels waaruit de betaalrun bestaat zijn toegevoegd aan de regels in het bank-/giroboek. De bovenste regel moet nu worden verwijderd zodat het totaalbedrag van de regels weer het verschil vormt tussen het begin- en eindsaldo. Selecteer de regel en klik op verwijderen of gebruik toets F4. Nu kunt u het bankafschrift verder afwerken of boeken indien compleet. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

230 Stap 3. Resultaat na het boeken bankafschrift. Het resultaat na het boeken van het bankafschrift is dat de crediteurenposten in Navision als betaald te boek staan. Dit is het eenvoudigst te zien bij de crediteurenposten. In de betaalrun zijn de openstaande facturen van LE Schilderbedrijf Smit à ,00 betaald. Open de crediteurenkaart van het schildersbedrijf: Snelmenu Instellingen/Stamgegevens Beheer crediteuren. Navigatiedeelvenster Crediteuren Crediteuren. Zoek de kaart van crediteur LE Schilderbedrijf Smit Open de posten van deze crediteur door op het pijltje achter het saldo te klikken. Bij de crediteurenposten is nu de betaling (derde regel) zichtbaar van beide facturen. De kolommen Betalingen worden verwerkt en Openen zijn nu beide leeg. Oftewel de facturen zijn volledig betaald en afgeletterd in Navision. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

231 20.4 Betaalrun annuleren indien niet verwerkt Indien door wat voor reden dan ook de betaalrun niet (volledig) is verwerkt door de bank en dit ook niet meer gaat gebeuren dan dient u de betaalrun te annuleren in Navision. Hiermee worden de betrokken crediteurenposten weer normale openstaande posten en is de kolomkolom Betalingen worden verwerkt weer leeg. Hiervoor opent u de bewuste betaalrun en annuleert u deze. In onderstaand stappenplan is uitgelegd hoe u dit doet. Stap 1. Openen Betaalrun Snelmenu Boeken Bank-/Giroboek Bankoverzicht; Navigatiedeelvenster Boekhouding Telebankieren Telebankieren bankoverzicht. U opent in eerste instantie het telebankieren bankoverzicht. Hierin ziet u bij de BANK-KB de eerder gemaakte betaalrun van ,00, deze moet worden geannuleerd. Klik de betaalrun aan en gebruik het pijltje om de inhoud te tonen. De betaalrunlijst wordt zichtbaar van de BANK-KB. Vanuit dit overzicht kunt u de detailinformatie bekijken van de betaalrun. Gebruik de knop Betaalrun om de kaart te openen. Op de betaalrunkaart zijn de afzonderlijke betalingen zichtbaar. In de derde kolom is de status van de regels zichtbaar. Deze is momenteel gelijk aan Verzonden. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

232 Stap 2. Betaalrun annuleren. Voor het annuleren van de betaalrun dient u het scherm Betaalrun wijzigingsstatus te openen. Klik hiervoor op de knop Betaalrun en kies voor Wijzigingsstatus. In dit scherm verandert u eenvoudig (tabblad Opties ) de Nieuwe status naar Geannuleerd. Klik op OK op de statuswijziging daadwerkelijk door te voeren. Het resultaat is in de afbeelding zichtbaar. U bent teruggekeerd naar de betaalrunkaart en ziet in de derde kolom de status Geannuleerd. Als afzonderlijke posten geannuleerd worden, dient u een filter bij veld Regelnr. op te geven. Het resultaat is dat de openstaande crediteuerenposten weer volledig openstaan in plaats van Betalingen worden verwerkt. Bij het aanmaken van een nieuwe betaalrun worden de posten weer meegenomen. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

233 20.5 Betaalrun verwerken bij andere bank dan BANK-KB Net als bij de incasso kunt u de betaalrun verwerken bij iedere bank vastgelegd in Navision. In dit stappenplan staat dit beschreven. Het vormt een extra stap bij het aanmaken van de betaalrun. Voer deze uit na stap 2 van stappenplan 20.2 Betaalrun aanmaken. Stap 1. Verplaats het telebankierenvoorstel naar de andere bank In het telebankierenvoorstel klikt u via de knop Voorstel op Naar andere bank. Het bankenoverzicht wordt zichtbaar. Klik de gewenste bank aan en bevestig dit met OK. Een bevestiging wordt gevraagd of u de regels wilt verplaatsen naar de andere bank, bevestig dit met Yes. Een tweede vraag volgt; selecteer hier dat u Alle regels wilt verplaatsen bevestig dit met OK. U keert terug naar uw telebankierenvoorstel, alle regels zijn nu verplaatst naar de andere bank. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

234 Het voorstel bij de BANK-KB is nu leeg. Stap 2. Open het telebankierenvoorstel bij de andere bank In het telebankierenvoorstel van de BANK-KB klikt u op het pijltje achter de BANK-KB. Het Telebankieren - bankenoverzicht wordt zichtbaar. Klik de gewenste bank aan en bevestig dit met OK. U keert terug naar het telebankierenvoorstel. Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

235 In eerste instantie zijn de regels leeg. Klik een keer in de lege regels, bijvoorbeeld in het veld Rekeningsoort om de regels zichtbaar te maken. Het resultaat is de volgende afbeelding: Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

236 Pagina versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

237 BIJLAGE 1 VERPLICHTE DIMENSIES BEGROTING Nr. Dimensiecode 1111 GEBOUWEN LANDERIJEN 1211 GEBOUWEN LANDERIJEN 1311 GEBOUWEN LANDERIJEN 1411 GEBOUWEN LANDERIJEN 1511 GEBOUWEN LANDERIJEN 1611 GEBOUWEN LANDERIJEN 1911 GEBOUWEN LANDERIJEN 3011 FUNCTIE 3011 PERSONEN 3111 FUNCTIE 3111 PERSONEN 3211 FUNCTIE 3211 PERSONEN 3311 FUNCTIE 3311 PERSONEN 3411 FUNCTIE 3411 PERSONEN 3501 FUNCTIE 3501 PERSONEN 3511 FUNCTIE 3511 PERSONEN 3512 FUNCTIE 3512 PERSONEN 3531 FUNCTIE 3531 PERSONEN 3611 FUNCTIE 3611 PERSONEN 3711 FUNCTIE 3711 PERSONEN 3811 FUNCTIE 3811 PERSONEN 3911 FUNCTIE 3911 PERSONEN 7911 COLLECTEN 8011 GEBOUWEN LANDERIJEN Pagina A versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

238 Pagina B versie 6.0 GAC Business Solutions, De Scheper 307, 5688 HP Oirschot

239 BIJLAGE 2 BOEKINGSGANG KERKBIJDRAGE Indien u in de kerkbijdrage instellingen heeft gekozen voor een koppeling met de boekhouding ontstaan automatisch boekingen in de boekhoudmodule. Het fijne van deze koppeling is dat u automatisch aansluiting heeft tussen uw kerkbijdrage ontvangsten en de boekingen op grootboekrekening 7011 Kerkbijdrage. U dient de rechtstreekse boeking op grootboekrekening 7011 te vervangen door boekingen op de kerkbijdrage debiteuren. Essentieel hierbij is dat u bij de boeking een kerkbijdrage debiteur selecteert; hierdoor ontstaat de boeking op grootboekrekening Bij een andere soort debiteur wordt de grootboekrekening 0311 geboekt (zie stappenplan 8.1 Verwerken bankboek (handmatig) stap 4). Normale niet verschoven ontvangsten kerkbijdrage Dit betreft het grootste deel van de betalingen die u ontvangt in het jaar waarvoor ze bestemd zijn. In deze handleiding staat een voorbeeld betreffende Het gaat hier dus om de ontvangsten voor 2015 geboekt met bankafschriften van het jaar Stel L. de Hoop betaald 1,25 op 5 maart Dan krijgt u de volgende boeking in de boekhoudmodule: (Post)banken 1, Aan 7011 Kerkbijdrage 1,25 Verschoven ontvangsten kerkbijdrage Dit betreffen de uitzonderingen waarbij de betaling die u ontvangt voor een ander jaar bedoeld is. Stel E. Feijen betaald 85,00 op 5 januari 2016 bedoeld voor oktober Dan krijgt u de volgende boeking in de boekhoudmodule: (Post)banken 85, Aan 0392 Tussenrekening kerkbijdrage 85, Tussenrekening kerkbijdrage 85, Aan 7011 Kerkbijdrage 85,00 Hiermee wordt bewerkstelligd dat de kerkbijdrage (resultatenrekening) wordt verantwoord in het geselecteerde jaar. Let op deze boeking is uiteraard alleen mogelijk zolang de boekhoudperiode is toegestaan. Indien de boekhouder deze periode heeft uitgeschakeld is het niet meer mogelijk om de bovenstaande boeking door te voeren. In dat geval zult u in overleg met de boekhouder een oplossing moeten zoeken. U heeft in dit geval twee opties, de boekhouder zou de periode tijdelijk kunnen toestaan of u dient in de kerkbijdrage module de ontvangst in het huidige jaar te verantwoorden. Pagina C GAC Business Solutions, De Scheper 307, Postbus Oirschot