Beginnen met De Computer. Deel 4: Excel. Valentina Bajović

Transcriptie

1 Beginnen met De Computer Deel 4: Excel Valentina Bajović Uitgeverij Tobi Vroegh 2006

2 Beginnen met de computer Colofon Beginnen met de computer. Deel 4: Excel Tekst: Valentina Bajovic Correcties: Marlou Ruijter, Peter Bourée Illustratie voorkant: Elsa van der Kooij Lay-out: Marlou Ruijter Druk: Kaboem, Amsterdam Uitgeverij Tobi Vroegh april 2006 Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en of openbaar gemaakt zonder vooraf gegeven schriftelijke toestemming van de uitgever. 2

3 Deel 4: Excel Beginnen met De Computer Deel 4: Excel Valentina Bajović Uitgeverij Tobi Vroegh 2006

4 Beginnen met de computer

5 Deel 4: Excel Inhoudsopgave Inleiding 6 Hoofdstuk 1: Wat vind je op het scherm? De titelbalk De menubalk De werkbalken De formulebalk Het werkblad De Bladtabs De statusbalk 10 Hoofdstuk 2: Navigeren Navigeren en selecteren Cellen selecteren Een meervoudige selectie maken Kolommen en rijen selecteren Het hele werkblad selecteren 13 Hoofdstuk 3: Tekst, getallen en formules invoeren Tekst invoeren Getallen invoeren Decimale getallen invoeren Breuken invoeren Een formule invoeren Het resultaat van een formule vooraf bekijken Andersoortige gegevens invoeren Een eigen reeks invoeren Gegevens in het werkblad wijzigen 22

6 Beginnen met de computer Hoofdstuk 4: Een werkblad afdrukken Het afdrukvoorbeeld bekijken en de afdruk wijzigen Het werkblad afdrukken 26 Hoofdstuk 5: Hulp gebruiken De Office assistent Schermtips opvragen De helptekst gebruiken 30 Hoofdstuk 6: Lay-out Kolommen en rijen aanpassen Kolommen en rijen invoegen Rijen en kolommen verwijderen Opmaak De getalnotatie aanpassen Manipuleren met werkbladen 37 Hoofdstuk 7: Een werkblad/berekening opzetten Tekst, getallen en formules kopiëren Een functie gebruiken 46 Hoofdstuk 8: Een grafiek maken De wizzard Grafiek Een grafiek vergroten of verkleinen Een grafiek verplaatsen Een grafiek opslaan Een grafiek wijzigen Een grafiek verwijderen De grafiek afdrukken 61 Het verschil tussen Excel 2003 en Excel

7 Deel 4: Excel Inleiding Excel voor Windows is een rekenprogramma, ook wel spreadsheet - programma genoemd. Je kunt je een spreadsheet voorstellen als een groot vel ruitjespapier, een zogenaamd werkblad, waarop getallen of tekst kunnen worden ingevoerd. Met deze gegevens kun je berekeningen uitvoeren, schema s maken of een eenvoudige database opzetten. Let op! In deze cursus gebruiken we de term werkmap om een bestand aan te duiden. Verwar dus de termen map en werkmap niet met elkaar. Een werkmap is het Excel bestand en map is een Windows term voor een directory. We gaan ervan uit dat je al uitgebreide ervaring hebt met het Office programma Word. 7

8 Beginnen met de computer Hoofdstuk 1 Wat vind je op het scherm? Het Excel-scherm ziet er voor een deel uit als elk ander Windows-programma, maar er zijn ook enkele typische Excel-onderdelen zichtbaar. De volgende onderdelen vind je in het openingsvenster van Excel. 1.1 De titelbalk De titelbalk toont de naam van het programma (Microsoft Excel) en de naam van het bestand (de werkmap) waar je in werkt (in dit geval Map 1). Aan de rechterkant staan de formaatknopen: minimaliseren, maximaliseren en sluiten. 1.2 De menubalk Klik op een woord in het menu om een indruk te krijgen van de opdrachten die je via het menu kunt uitvoeren. 1.3 De werkbalken 8

9 Deel 4: Excel Excel toont standaard na het opstarten twee balken met een aantal knoppen. Deze balken worden werkbalken genoemd. De werkbalken die je hier ziet zijn de werkbalk Standaard en de werkbalk Opmaak. Probleem: Je hebt een van de werkbalken niet op je scherm. Oplossing: 1. Klik op het menu Beeld 2. Wijs met de muis de opdracht Werkbalken aan 3. Klik in het hokje voor de naam van de werkbalk zodat een vinkje verschijnt. Met de knoppen op de werkbalken kun je bepaalde menu-opdrachten sneller en eenvoudiger uitvoeren. Met de muisaanwijzer kun je informatie krijgen over de knoppen. Wijs (dus niet klikken!) met de muisaanwijzer een knop aan om te zien wat de functie van de knop is. Onder de knop verschijnt een korte omschrijving in de vorm van een klein pop-up venster. Na enkele seconden verdwijnt de helptekst automatisch. 1.4 De formulebalk Als je gegevens invoert in het werkblad, verschijnen die gegevens in de formulebalk. Links in de formulebalk staat aangegeven welke cel van het werkblad actief is. 1.5 Het werkblad

10 Beginnen met de computer Het grootste deel van het scherm wordt ingenomen door het werkblad, dat in Excel Blad heet. Een werkblad is te vergelijken met een groot ruitjesvel waarop je gegevens kunt invullen en berekeningen kunt uitvoeren. De kolommen van het werkblad worden aangeduid met letters, de rijen met cijfers. De ruitjes in het werkblad heten cellen. Elke cel heeft een uniek celadres: de combinatie van de letter van de kolom en het cijfer van de rij waarin de cel zich bevindt (bijvoorbeeld A1, C3, E10 enz.). Let op! Verwar de termen werkmap en werkblad niet met elkaar! De werkmap is het gehele bestand, het werkblad is daar een onderdeel van. Een werkmap kan uit een werkblad bestaan, maar ook uit bijvoorbeeld tien werkbladen. 1.6 De Bladtabs Onderin het werkblad bevinden zich de zogenaamde bladtabs: De werkbladen liggen als het ware bovenop elkaar. Elk werkblad heeft een bladtab, waarmee je dat werkblad als het ware bovenop kunt leggen. Met andere worden: je maakt dat werkblad dan actief. Welke blad is actief zie je aan de bladtab: Excel geeft de tab van het werkblad dat bovenop ligt vet weer. In het bovenstaande voorbeeld is dus Blad1 actief. 1.7 De statusbalk In de statusbalk verschijnt informatie over het werkblad en het toetsenbord. Links staat informatie over de huidige status van het werkblad of er verschijnt een korte beschrijving van een gekozen commando. Rechts kun je zien op welke wijze je toetsenbord is ingesteld (NUM geeft bijvoorbeeld aan dat de NUMLOCK aanstaat, met name dat je het numerieke gedeelte van het toetsenbord ook kunt gebruiken voor invoeren van getallen). 10

11 Deel 4: Excel Hoofdstuk 2 Navigeren Veel handelingen zijn in Excel hetzelfde als bij ieder ander Windows programma en worden uitgevoerd met behulp van het menu Bestand en/of de bijbehorende knoppen van de werkbalk Standaard. Bij het opslaan van bestand hoef je geen extensie aan de naam van het bestand toe te voegen. Excel heeft de bestandsnaam automatisch de extensie.xls mee. In dit hoofdstuk leer je hoe je door het werkblad kunt wandelen door het verplaatsen van de celwijzer. Ook leer je hoe je cellen, kolommen en rijen selecteert. 2.1 Navigeren en selecteren De celwijzer is een rechthoekig blok dat de actieve cel omgeeft : In een actieve (of geselecteerde) cel kun je tekst, een getal of een formule intypen of wijzigen. Let op! Verwar de muisaanwijzer en de celwijzer niet met elkaar! De muisaanwijzer wordt aangegeven door een dikke witte kruis en de celwijzer door het rechthoekige blok. Je kunt de celwijzer zowel met de muis als met de pijltjestoetsen op het toetsenbord verplaatsen. Je kunt op drie manieren zien welke cel actief is: - een actieve cel wordt omgeven door de celwijzer; - de kolomletter en het rijnummer van de actieve cel worden vet weergegeven; - het adres van de actieve cel staat links in de formulebalk. 11

12 Beginnen met de computer Navigeren met de muis is handig bij kleine verplaatsingen. Bij grote verplaatsingen of bij het ontwerpen van een nieuw werkblad kunnen de toetsen handiger zijn. Hieronder staat een overzicht van handige toetsfuncties om de celwijzer te verplaatsen: Toets(combinatie) CTRL + pijltjestoets Of: END + pijltjestoets PAGE UP PAGE DOWN ALT + PAGE UP ALT + PAGE DOWN Verplaatsing van de celwijzer Een cel in de aangegeven richting - binnen een aaneengesloten blok gegevens: naar het einde van het blok in de aangegeven richting; - vanaf het einde van een blok gegevens: naar het eerstvolgende blok met gegevens in de aangegeven richting; - vanaf het laatste blok gegevens: naar de uiterste grens van het werkblad in de aangegeven richting. Een scherm omhoog Een scherm omlaag Een scherm naar links Een scherm naar rechts HOME Naar de eerste cel in de rij (kolom A) CTRL + HOME Naar cel A1 2.2 Cellen selecteren Je kunt ook een aantal cellen tegelijk selecteren (een blok cellen). Dat doe je door te slepen met de muis. 12 Selecteer de eerste cel van het gebied dat je wilt selecteren (bijvoorbeeld: cel B8). Houd de linker muisknop ingedrukt en sleep de muisaanwijzer naar de laatste cel van het gebied dat je wilt selecteren (bijvoorbeeld: cel C15). Laat de linker muisknop los. Je hebt nu een blok cellen geselecteerd. Klik op een willekeurige plaats in het werkblad om de selectie ongedaan te maken (bijvoorbeeld: in cel A8). Bovendien selecteer je daarmee de cel waarin je geklikt hebt.

13 Deel 4: Excel 2.3 Een meervoudige selectie maken In de vorige paragraaf heb je een aaneengesloten rechthoekig blok cellen geselecteerd. Je kunt echter ook een aantal cellen tegelijk selecteren die verspreid staan in het werkblad. Dit wordt een meervoudige selectie genoemd. Houd de CTRL - toets ingedrukt terwijl je een aantal cellen selecteert (bijvoorbeeld: de cellen A8 t/m A13, cel F11 en de cellen C8 t/m D15). Maak de meervoudige selectie weer ongedaan. 2.4 Kolommen en rijen selecteren Excel biedt de mogelijkheid om hele kolommen of hele rijen in een keer te selecteren. Klik op een kolomletter om die kolom te selecteren (bijvoorbeeld: op de letter B). Klik op een rijnummer om die rij te selecteren (bijvoorbeeld: op het nummer 10). Maak een meervoudige selectie van kolommen en rijen (bijvoorbeeld: de kolommen B en D en de rijen 8 en 14). Maak de selectie weer ongedaan. 2.5 Het hele werkblad selecteren Je kunt met een enkele muisklik alle cellen van het hele werkblad selecteren. Klik in het lege vakje boven de rijnummers en links naast de kolomletters. Maak de selectie weer ongedaan. 13

14 Beginnen met de computer Hoofdstuk 3 Tekst, getallen en formules invoeren 3.1 Tekst invoeren Voordat je gegevens (tekst, getallen, formules) gaat invoeren moet je eerst de celwijzer in de cel plaatsen waarin je de gegevens wilt invoeren. Open een nieuwe, lege werkmap. Selecteer de cel waarin je de tekst wilt plaatsen (bijvoorbeeld: A3). Typ de tekst die je wilt invoeren (bijvoorbeeld: District). Het invoegpunt (het knipperende verticale streepje ook cursor genoemd) staat steeds achter het laatst ingevoerde teken. Links beneden op de statusbalk zie je de melding Invoeren, die aanduidt dat je bezig bent met het invoeren van gegevens. In de formule balk links naast = - teken staan nu nog twee tekens: knop annuleren en knop bevestigen (invoeren). Druk op de ENTER - toets om de invoer te bevestigen. Je kunt de invoer van een cel ook bevestigen door te klikken op de knop Invoeren in de formule balk. Ook kun je de invoer bevestigen met de TAB toets of met de pijltjestoetsen. Selecteer cel B1 en typ de tekst: OPBRENGST DISTRICTEN. Tekst die breder is dan de breedte van de cel overlapt de lege buurcel(len). Met andere woorden: die ruimte van deze cellen wordt geleend. Als de buurcel niet leeg is, breekt Excel de (te lange) tekst af. Het resterende deel van de tekst is dan niet meer zichtbaar, maar nog wel in de cel aanwezig. Je kunt maximaal tekens in een cel plaatsen. Bevestig de ingevoerde tekst met Enter. Maak het voorbeeld verder af zoals in de volgende figuur is aangegeven en sla op deze werkmap onder de naam Opbrengst districten. 14

15 Deel 4: Excel 3.2 Getallen invoeren Als je getallen wilt invoeren, kun je gebruik maken van het alfanumerieke deel van het toetsenbord (de getallen boven de letters) of van het numerieke deel van het toetsenbord (het getallenblok rechts). Let op! Als je met het numerieke deel van het toetsenbord wilt werken, moet de Numlock aan staan. In de statusbalk kun je zien of dat zo is. De melding NUM (rechtsonder in de statusbalk) geeft aan dat de Numlock aan staat. Zet, indien gewenst, de Numlock aan door op de NUMLOCK toets te drukken. 3.3 Decimale getallen invoeren Decimale getallen in Excel hebben een komma als scheidingsteken. Als je cijfers typt met het numerieke deel van het toetsenbord, kun je gewoon op de PUNT - toets drukken om een komma te typen. Na de bevestiging van het invoer Excel plaatst een waarde (getal) automatisch tegen de rechterkant van de cel. Met andere woorden: getallen worden rechts uitgelijnd. Maak het voorbeeld verder af zoals in de volgende figuur: 15

16 Beginnen met de computer 3.4 Breuken invoeren Selecteer Blad 2 van de werkmap Opbrengst districten. Typ in cel A1 achtereenvolgens een getal, een spatie en een breuk (bijvoorbeeld: 4 ¼). Je kunt de teller en de noemer van de breuk van elkaar scheiden met de SLASH toets (/). Druk op Enter. Het getal wordt nu rechts uitgelijnd en blijft als breuk in de cel staan. Selecteer cel A1 opnieuw en kijk hoe het getal in de formulebalk wordt weergegeven: in de formulebalk geeft Excel het getal decimaal weer (4,25). Voer in cel A3 een breuk zonder heel getal in (bijvoorbeeld: 2/3). Na de bevestiging van de invoer in de cel verschijnt een datum (02-mrt) in plaats van een breuk. Excel ziet deze notatie namelijk als datumnotatie. Je moet voor een breuk die kleiner is dan 1 daarom eerst een 0 zetten. Typ nu in cel A5 eerst een 0 en dan een breuk (bijvoorbeeld: 0 2/3). Excel herkent nu de breuk en gaat hem rechts uitlijnen. 16

17 Deel 4: Excel 3.5 Een formule invoeren Een rekenprogramma zoals Excel komt pas echt tot zijn recht als je met formules gaat werken. Er zijn 2 manieren: 1. Een formule handmatig invoeren We gaan in de werkmap een formule invoeren die het totaal van de vier districten berekent. Maak Blad 1 van de werkmap Opbrengst districten weer actief. Selecteer de cel waarin de uitkomst van de formule moet komen te staan (bijvoorbeeld: B10). Druk op de = - toets om aan te geven dat je een formule gaat invoeren. Klik in de eerste cel die opgeteld moet worden (bijvoorbeeld: B5). In de cel waarin de formule komt zet Excel nu het celadres van de eerste cel van de optelling. Om de geselecteerde cel verschijnt een bewegend kader, waarmee Excel aangeeft dat die cel wordt opgenomen in de formule. Het bewegende kader geeft niet aan dat de cel actief is. De cel waarin je de formule plaatst is namelijk nog steeds actief. Het begin van de formule verschijnt ook in de formulebalk. Druk op de + - toets en klik in de volgende cel die opgeteld moet worden (bijvoorbeeld: B6). Maak de optelling verder af (typ aan het einde niet opnieuw een +). Bevestig de invoer van de formule (met de ENTER toets of door op het groene vinkje in de formule balk te klikken). In de formulecel staat het totaal van de vier districten: 25402,94. Op deze manier kun je alle mogelijke rekenkundige bewerkingen uitvoeren. Je kunt daarvoor de volgende toetsen gebruiken: Toets Funktie ^ Machtsverheffen De rekenvolgorde die Excel hanteert is dezelfde als die * Vermenigvuldigen je vroeger op school hebt geleerd: Mijnheer Van Dalen Wacht Op Antwoord, oftewel: machtsverheffen, vermenigvuldigen, delen, (worteltrekken), optellen, aftrekken. + Optellen / Delen Als je deze rekenvolgorde wilt beïnvloeden moet je haakjes gebruiken. - aftrekken 17

18 Beginnen met de computer 2. Automatisch optellen met de knop AutoSom Als je heel veel cellen wilt optellen, is het handmatig invoeren van een formule tijdrovend werk. Excel heeft tal van rekenfuncties om eenvoudig en snel formules in te voeren. Met de knop AutoSom kun je bijvoorbeeld snel een groot aantal cellen optellen. Selecteer de cel waarin je handmatig de formule hebt ingevoerd (bijvoorbeeld: cel B10). Druk op de DELETE - toets. De formule in cel B10 is verwijderd en cel B10 is geselecteerd. Klik op de knop AutoSom in de werkbalk Standaard om alle getallen uit de kolom bij elkaar op te tellen. Excel geeft aan dat de som wordt gemaakt van getallen in cel B5 tot en met B9. De cellen die opgeteld worden zijn voor de duidelijkheid omgeven door een bewegende stippellijn. Let op! Excel stelt niet altijd de formule voor die je in gedachten hebt. Als je bijvoorbeeld een cel selecteert waar zowel getallen boven als naast staan, weet Excel niet of je horizontaal of verticaal wilt optellen. Toch blijft AutoSom dan handig: als je het niet eens bent met het voorstel, kun je de formule corrigeren door eenvoudig het juiste blok cellen te selecteren. In ons geval hoort cel B9 niet opgeteld te worden: selecteer alleen cellen B5 t/m B8 en bevestig dan pas de formule door nog een keer op de knop AutoSom te klikken. Het gemak van een formule in een spreadsheetprogramma blijkt als je een van de opgetelde getallen wijzigt. Stel je voor dat de waarde van de opbrengst van District Oost foutief was. Selecteer de cel waar de opbrengst van District Oost staat en typ een andere waarde in (bijvoorbeeld: 11278,98). Totaal volgt meteen automatisch je wijziging! 3.6 Het resultaat van een formule vooraf bekijken Je kunt de resultaat van enkele formules bekijken voordat je daadwerkelijk de formule invoert. Selecteer het blok cellen waarin de getallen staan die opgeteld moet worden (bijvoorbeeld B5 t/m B8). Rechts onder in het scherm zie je op de statusbalk de som van de geselecteerde cellen. Klik met de rechter muisknop in de statusbalk op het vak Som=. 18

19 Deel 4: Excel Je opent hiermee een snelmenu met enkele handige functies: Selecteer in dit snelmenu een andere functie (bijvoorbeeld: Gem om het gemiddelde te bepalen). In de statusbalk staat het resultaat van de functie die je gekozen hebt. 3.7 Andersoortige gegevens invoeren In dit hoofdstuk leer je hoe je een datum en tijd invoert. Ook leer je hoe je jezelf typwerk kunt besparen door Excel gegevens te laten invoeren. Datum en tijd invoeren Selecteer de cel waarin je de maand wilt zetten. Typ de datum in, bijvoorbeeld jan Na de bevestiging van de invoer in de cel staan nu gewoon de gegevens die je ingetypt hebt, maar in de formulebalk kun je zien dat Excel de invoer als datum heeft herkend. Selecteer de cel opnieuw om te controleren wat er staat in de formulebalk (we verwachten 01/01/2004). Excel herkent veel datumnotaties. Voor de datum 10 april 2004 kun je bijvoorbeeld intypen: 4/10/04, of 10 apr 04. En als het een datum in het huidige jaar is hoef je zelfs het jaartal niet in te typen. Als je alleen de dag en de maand intypt (bijvoorbeeld 4/10), zal Excel het huidige jaartal er automatisch achter plaatsen. Je kan de datum van vandaag ook automatisch in een cel plaatsen: houd de CTRL - toets ingedrukt en typ het teken ; (punt komma). Voor de tijdnotatie wordt de dubbele punt als scheidingsteken gebruikt. Je kunt de huidige tijd ook automatisch in een cel plaatsen: houd de SHIFT toets en de CTRL toets ingedrukt en typ het teken : (dubbele punt). Een reeks creëren Excel kent een bijzonder handige functie die je helpt bij het invoeren van gegevens die een reeks vormen. Een reeks is een opeenvolgende serie van gegevens, bijvoorbeeld: jan-04, feb-04, mrt-04, apr-04, of Maandag, Dinsdag, Woensdag enz. In ons voorbeeld Opbrengst districten gaan we opbrengst per district de verschillende maanden van het jaar invoeren. Selecteer de cel waarmee je een reeks wilt creëren (bijvoorbeeld: B3). Voer de datum als jan-03 in die cel. 19

20 Beginnen met de computer Plaats de muisaanwijzer op het zwarte blokje in de rechter benedenhoek van de celwijzer. De muisaanwijzer verandert in een klein dun zwart plusteken. Probleem: Je ziet geen zwart blokje in de rechter benedenhoek van de celwijzer en de muisaanwijzer verandert niet in het teken +? Oplossing: Kies in het menu Extra de opdracht Opties; Selecteer, indien nodig, het tabblad Bewerken; Zorg er voor dat er een vinkje voor de optie Cellen slepen en neerzetten staat; Klik op de knop OK om de wijziging te bevestigen. Houd de linker muisknop ingedrukt en sleep over de cellen waarin de reeks moet komen (bijvoorbeeld: de cellen C3 t/m G3). Tijdens het slepen zie je een zogenaamde schermtip onder de cel die je selecteert, waarin de waarde staat waarmee Excel de cel gaat vullen. Laat de muisknop los om de cellen met de reeks te vullen: Op deze manier kun je allerlei reeksen creëren. Het volgende voorbeeld is ook mogelijk: 1992, 1995, 1998, 2001, of 15-jan, 15-mrt, 15-mei, Deze laatste reeksen hebben een grotere interval dan één. Om zo n reeks te maken ga je als volgt te werk: 20

21 Deel 4: Excel Vul de eerste twee cellen van de reeks met de eerste twee waarden (bijvoorbeeld: in cel B30: 7-okt en in cel B31: 14-okt.) Selecteer deze beide cellen, door met de muisaanwijzer over de beide cellen heen te slepen; Plaats de muisaanwijzer op het zwarte blokje van de geselecteerde cellen en sleep deze over het gebied dat je wilt vullen (bijvoorbeeld: t/m cel B36): Excel rekent nu zelf het interval uit en vult het gebied met een reeks met hetzelfde interval. 3.8 Een eigen reeks invoeren Excel geeft ook de mogelijkheid om eigen reeksen te creëren. Als je bijvoorbeeld regelmatig een bedrijfsoverzicht moet maken voor de filialen in Amsterdam, Utrecht, Den Haag, Rotterdam, Arnhem, s-hertogenbosch en Eindhoven, kun je deze steden als reeks invoeren in het systeem. Open menu Extra en kies de opdracht Opties Klik op de tab Aangepaste lijst indien nodig: 21

22 Beginnen met de computer Typ in het vak Gegevens in lijst de gewenste reeks in (bijvoorbeeld: Amsterdam, Utrecht, Den Haag, Rotterdam, Arnhem, Eindhoven.). Je kunt de gegevens scheiden met een komma of meteen onder elkaar zetten (met de ENTER toets). Klik op de knop Toevoegen en vervolgens op de knop OK om de reeks in te voeren. Nu kun je de reeks gaan gebruiken. Je begint met het typen van het eerste gegeven van de reeks (hier: Amsterdam) in een cel en vervolgens zoals boven besproken. 3.9 Gegevens in het werkblad wijzigen In dit hoofdstuk leer je hoe je de inhoud van een cel wijzigt en hoe je bewerkingen ongedaan kunt maken. Ook leer je hoe je gegevens in het werkblad verplaatst De celinhoud wijzigen Als de celinhoud die je wilt wijzigen slechts bestaat uit een korte tekst, formule of waarde, is het opnieuw invoeren van de juiste gegevens de meest efficiënte oplossing. Selecteer de cel waarvan je de inhoud wilt wijzigen. Typ de juiste gegevens in. Druk op de ENTER-toets om de wijziging te bevestigen. Als de celinhoud langer is, bijvoorbeeld een groot getal, een lange tekst of een lange formule, kun je de bestaande gegevens beter corrigeren. Selecteer de cel waarvan je de inhoud wilt wijzigen. Klik met de muisaanwijzer in de formulebalk op de plaats waar je de gegevens wilt wijzigen. 22

23 Deel 4: Excel Het invoegpunt staat nu op de plaats waar je met de muisaanwijzer hebt geklikt. Je kunt nu tekens wissen of tussenvoegen door het invoegpunt op de juiste plaats te zetten (met de muis of met de pijltjestoetsen) en de wijzigingen aan te brengen. Alternatieve methode: Je kunt dubbelklikken in de te corrigeren cel. Je brengt de wijzigingen dan rechtstreeks in de cel aan. Druk een aantal malen op BACKSPACE om tekens voor het invoegpunt te wissen. Druk eventueel een aantal malen op DELETE om tekens na het invoegpunt te verwijderen. Typ de correcte tekst. Druk op ENTER om de wijzigingen te bevestigen De celinhoud wissen Selecteer de cel(len) die je wilt wissen. Druk op de DELETE toets om de inhoud te wissen Een bewerking ongedaan maken Tijdens het invoeren en wijzigen van gegevens kan het voorkomen dat je per ongeluk de verkeerde cel wijzigt of wist. In Excel kun je laatste bewerkingen die bij nader inzien onjuist zijn met behulp van menu Bewerken en opdracht Ongedaan maken of de knop ongedaan maken. Als je de twee laatste bewerkingen ongedaan wilt maken klik je twee keer. Maximaal kan je zo de 16 laatste bewerkingen ongedaan maken. Je kunt ook een aantal bewerkingen in een keer ongedaan maken. Alternatieve methode: via het snelmenu. Klik met de rechter muisknop op de cel. Kies in het snelmenu de opdracht Inhoud wissen. Klik op de pijlknop rechts naast de knop om de bewerkingen te bekijken die je als laatste hebt uitgevoerd; Je krijgt een rolmenu te zien met de laatste bewerkingen die je hebt uitgevoerd. De oudste bewerking staat onderaan, de jongste bovenaan. Met de muisaanwijzer bepaal je het aantal bewerkingen dat je ongedaan wilt maken; Selecteer met de muisaanwijzer de bewerkingen die je ongedaan wilt maken; Klik om je keuze te bevestigen. 23

24 Beginnen met de computer Als je deze laatste wijzigingen op hun beurt weer wilt terugdraaien, kan dat met de knop Opnieuw - Deze werkt op dezelfde manier als de knop Ongedaan maken. Als het pijltje vooruit niet zichtbaar is komt dat omdat hij al lang niet gebruikt is. Vraag evt. je docent om hulp Gegevens verplaatsen Wanneer gegevens niet op de juiste plek in het werkblad staan, is de kans groot dat je het overzicht kwijtraakt. Maar het is soms niet eenvoudig om vooraf een exacte planning te maken voor de opzet en lay-out van een werkblad. Je zult tijdens het opzetten van een werkblad daarom regelmatig gegevens (blokken) willen verplaatsen. Selecteer de cellen die je wilt verplaatsen; Plaats de muisaanwijzer op de rand van het kader dat de selectie omgeeft (het maakt niet uit welke rand, maar vermijd het zwarte blokje rechts beneden); De muisaanwijzer verandert in een dikke witte pijl. Houd de linker muisknop ingedrukt en sleep de selectie naar de gewenste positie; Tijdens het slepen verschijnt er een zogenaamde Screen Tip die aangeeft naar welke cellen je de selectie sleept. 24

25 Deel 4: Excel Hoofdstuk 4 Een werkblad afdrukken Excel kent verschillende mogelijkheden om het werkblad op papier af te drukken. In dit hoofdstuk wordt alleen de snelste methode behandeld: het afdrukken op de meest eenvoudige wijze. 4.1 Het afdrukvoorbeeld bekijken en de vorm van de afdruk wijzigen Bij het afdrukken moet je er rekening mee houden dat een afdruk op papier er anders uit ziet dan het werkblad op je scherm. De lijnen van de cellen die je in het werkblad ziet (de zogenaamde rasterlijnen), worden namelijk standaard niet afgedrukt. Je kan voordat je echt gaat afdrukken een voorbeeld van de afdruk op het scherm bekijken en het werkblad eventueel nog aanpassen. Klik op de knop Afdrukvoorbeeld om het afdrukvoorbeeld te bekijken. 25

26 Beginnen met de computer Zo zal de afdruk er dus op papier uit komen te zien. Klik op de knop om de hele pagina te bekijken. Als je toch de rasterlijnen op papier wilt hebben, of kollom en rijen koppen klikt je hier op de knop, en vervolgens op de tabblad Blad: Hier kan je de gewenste onderdelen van het afdruk aanvinken. Klik op de knop Sluiten om terug te keren naar het werkblad. 4.2 Het werkblad afdrukken Klik op de knop Afdrukken om het werkblad af te drukken. Als de printer aanstaat drukt Excel nu de werkmap af. Voor de goede orde: Excel drukt alleen dat deel van de werkmap af waar gegevens staan, niet de hele werkmap! 26

27 Deel 4: Excel Hoofdstuk 5 Hulp gebruiken 5.1 De Office assistent In alle programma s van Office pakket vind je de Office assistent, het (storende) gezichtje in de vorm van een paperclip: Deze animatie helpt je bij het werken met het programma. De Office assistent houdt in de gaten wat je doet en geeft tips. Er verschijnt een geel gloeilampje bij hem als hij een tip wil geven. Klik op het lampje en hij presenteert de tip in een geel venster. De Office assistent aan- en uitzetten Met behulp van het menu Help en opdracht De Office assistent weergeven of door te klikken op de knop kun je de Office assistent in beeld brengen. Als hij al in beeld is en je wilt hem uitzetten, staat in het menu Help de opdracht De Office assistent verbergen. Een vraag stellen aan de Office assistent Je kan de Office assistent in je eigen woorden om hulp vragen. Klik op de Office assistent om deze te activeren of druk op de F1 - toets. De volgende ballon verschijnt op je scherm: Typ je vraag en klik op de knop. De Office assistent geeft een lijst van onderwerpen die verband houden met je vraag. Klik op de blauwe knop die voor het gewenste onderwerp staat. Excel opent een helpvenster en plaatst daarin de helptekst die gaat over het gekozen onderwerp. 27

28 Beginnen met de computer Na het lezen van de informatie kun je het helpvenster sluiten door te klikken op de knop in het venster. Hulp vragen bij een handeling Je kan de Office assistent ook om hulp vragen terwijl je een handeling uitvoert. De Office assistent presenteert dan een lijst van onderwerpen uit de helptekst, gebaseerd op de laatste handelingen die je hebt uitgevoerd. Stel je wilt hulp bij het printen. Begin met het uitvoeren van de functie waarbij je hulp wilt (bijvoorbeeld: kies in het menu Bestand de opdracht Afdrukken ). Klik vervolgens op de Office assistent om deze te activeren. De Office assistent presenteert enkele onderwerpen uit de helptekst die verband houden met de laatste handelingen die je hebt uitgevoerd. De Tip van de dag lezen Je kan de Office assistent zo instellen dat hij je iedere dag een tip geeft. Je krijgt dan iedere keer dat je Excel opstart een handige tip voor het werken met Excel. Klik op de Office assistent om deze te activeren; Klik op de knop ; Selecteer indien nodig tabblad Opties. Het volgende dialoogvenster verschijnt: 28

29 Deel 4: Excel Hier kan je de optie Tip van de dag weergeven bij starten aanvinken (klik in het keuzevakje voor deze optie zodat een vinkje verschijnt). Klik op de knop OK om het dialoogvenster te sluiten; Sluit Excel af en start het programma weer op als je een tip van de dag meteen wilt bekijken. Je kan op elk gewenst moment de Tip van de dag bekijken als je Officeassistent beschikt over een knop Tips. Als je tijdens het werken met Excel meer tips krijgt van de Officeassistent, kun je met behulp van de knoppen Vorige en Volgende bladeren tussen de verschillende tips. Zodra je Excel afsluit ben je deze tips weer kwijt en worden de knoppen Vorige en Volgende grijs. 5.2 Schermtips opvragen Als je niet meer weet wat de functie is van een bepaald onderdeel van het scherm of dialoogvenster, kun je een schermtip opvragen. Excel geeft dan in een geel kader (pop up venster) een korte uitleg bij het onderdeel. Informatie opvragen over een schermonderdeel Kies in het menu Help de opdracht Wat is dit? De muisaanwijzer verandert in een pijl vergezeld door een vraagteken. Klik op het schermonderdeel waarover je meer informatie wilt (bijvoorbeeld: de verticale schuifbalk). Op het scherm verschijnt het volgende pop up venster: Na het lezen van de informatie sluit je het kader door op een willekeurige plaats op het scherm te klikken. Informatie opvragen over een onderdeel van een dialoogvenster Voordat je een keuze maakt in een dialoogvenster, kun je eerst meer informatie opvragen over de verschillende opties en knoppen. Stel dat je meer wilt weten over de optie Selectie in het dialoogvenster Afdrukken. 29

30 Beginnen met de computer Open het dialoogvenster Afdrukken door op de opdracht Afdrukken in het menu Bestand te klikken; Klik op de knop rechts in de titelbalk van het dialoogvenster; De muisaanwijzer verandert in een pijl vergezeld door een vraagteken. Klik op de optie (Selectie) of knop waarover je meer informatie wilt. Let op! Als je over een tweede optie of knop informatie wilt, moet je opnieuw op de knop klikken. 5.3 De helptekst gebruiken Excel beschikt over een uitgebreide bibliotheek met helptekst waarin je informatie kan vinden over het werken met Excel. Je kunt direct in de boeken met de helptekst gaan kijken met behulp van de inhoudsopgave. Je kunt ook naar de informatie zoeken met behulp van de Antwoordwizard. Ook kun je de gehele helptekst doorzoeken op een bepaald woord in de Index. De helptekst activeren Je kan in Excel kiezen tussen de hulp in de vorm van de Officeassistent of in de vorm van de helptekst. Om de helptekst te activeren moet de Office assistent uitgeschakeld zijn. Dat doe je door op de Office assistent te klikken om hem eerst te activeren. Vervolgens klik je op de knop en indien nodig op het tabblad Opties: daar moet je het vinkje van de optie De Office assistent gebruiken weghalen en je keuze bevestigen door op de knop OK te klikken. Nu is onder de toets F1 en knop, en ook onder de opdracht Microsoft Excel Help in het menu Help de helptekst verborgen. We gaan er in de rest van dit boekje vanuit dat je voor de helptekst hebt gekozen. In de inhoudsopgave van de helptekst zoeken Stel dat je wilt weten hoe je een nieuwe werkmap kunt openen. Kies in het menu Help de opdracht Microsoft Excel Help, of druk op de toets F1 of klik op de knop ; Je ziet het hoofdvenster van de helptekst met de drie tabbladen Inhoud, Index en Zoeken. Selecteer het tabblad Inhoud. Op het tabblad Inhoud staan de hoofdstukken van de helptekst, met daarvoor het pictogram ; 30

31 Deel 4: Excel Klik op een van de onderdelen, bijvoorbeeld: bestanden maken, openen en opslaan; Open het onderdeel door erop te dubbelklikken; Open nog een onderdeel (bijvoorbeeld: Werkmappen maken). Er verschijnt een lijst van paragrafen met daarvoor het pictogram. Elke paragraaf bevat specifieke helpinformatie. Klik op de paragraaf over het gewenste onderwerp (bijvoorbeeld: Nieuwe werkmappen maken). Een helpvenster met de gezochte informatie verschijnt. Na het lezen van de informatie kun je het helpvenster sluiten door te klikken op de knop rechtsboven in het venster. Zoeken naar informatie met Antwoordwizard De Antwoordwizard werkt op dezelfde manier als de ballon van de Office assistent. In de index van de helptekst zoeken Op het derde tabblad van de helptekst kun je op een trefwoord de hele helptekst doorzoeken. Typ een trefwoord in, bijvoorbeeld Tabel Klik op de knop Zoeken; De helptekst laat een aantal onderwerpen zien die verwant zijn aan het gekozen trefwoord. Klik op een onderwerp; Het gekozen onderwerp verschijnt in de helpvenster rechts ernaast. Om opnieuw te beginnen met een ander trefwoord klik je op de knop Wissen. N.B. In Excel 2003 heeft e help-functie een iets andere layout gekregen. De basishandelingen om om hulp te vragen zijn echter hetzelfde gebleven. 31

32 Beginnen met de computer Hoofdstuk 6 Lay-out Je kan een werkblad veel overzichtelijker maken als je de lay-out ervan aanpast. 6.1 Kolommen en rijen aanpassen De kolombreedte aanpassen Met de muis kun je heel eenvoudig een kolom breder of smaller maken: Zet de muisaanwijzer op de lijn rechts naast de kolomletter van de kolom waarvan je de breedte wilt aanpassen. De muisaanwijzer verandert in een horizontale dunne zwarte pijl die naar links en rechts wijst. Druk op de linker muisknop om te zien hoe breed de kolom nu is. Boven de muisaanwijzer verschijnt een schermtip die aangeeft wat de huidige breedte van de kolom is. Sleep de lijn naar rechts. Tijdens het slepen geeft de schermtip aan wat de breedte van de kolom wordt. Laat de muisknop los als de kolom de juiste breedte heeft. Je kan de kolombreedte ook aanpassen via het menu Opmaak. Dat is vooral handig als je de kolombreedte heel exact wilt bepalen: Plaats de celwijzer ergens in de kolom waarvan je de breedte wilt aanpassen. Kies in het menu Opmaak de opdracht Kolom, gevolgd door de opdracht Breedte Het volgende dialoogvenster verschijnt: 32

33 Deel 4: Excel In het vak Kolombreedte staat de huidige (standaard) breedte van de kolom. Typ de gewenste kolombreedte in. Klik op de knop OK om de instelling te bevestigen. Alternatieve methode: Je kan de kolombreedte ook (exact) aanpassen via het snelmenu. Klik met de rechter muisknop op de letter van de kolom waarvan je de breedte wilt aanpassen. Kies in het snelmenu voor Kolombreedte Het aanpassen van de breedte van een aantal kolommen tegelijk gaat in grote lijnen hetzelfde als het aanpassen van een kolom. Met een meervoudige selectie geef je aan welke kolommen je wilt aanpassen. Vervolgens versleep je van één van de geselecteerde kolommen de lijn naast de kolomletter naar de gewenste breedte. Excel kan ook de breedte van een kolom automatisch aanpassen aan de langste tekst in de kolom: Plaats de muisaanwijzer op de lijn rechts naast de kolomletter van de kolom waarvan je de breedte wilt aanpassen (bijvoorbeeld: naast de letter B in onze voorbeeld Opbrengst districten). Dubbelklik op de lijn om de kolombreedte aan te passen aan de langste tekst in de kolom (bijvoorbeeld: OPBRENGST DISTRICTEN). Alternatieve methode: Je kan de kolombreedte ook automatisch aanpassen via de menubalk. Selecteer de kolom die je wilt aanpassen. Kies in het menu Opmaak de opdracht Kolom, gevolgd door Auto Aanpassen aan selectie. De rijhoogte aanpassen Het aanpassen van de hoogte van een rij gaat op ongeveer dezelfde manier als het aanpassen van de kolombreedte. Zet de muisaanwijzer op de lijn onder het rij nummer van de rij waarvan je de hoogte wilt aanpassen. De muisaanwijzer verandert in een verticale dunne zwarte pijl die naar boven en beneden wijst. Sleep de lijn omlaag tot de gewenste hoogte bereikt is. 33

34 Beginnen met de computer Selecteer een cel in de rij waarvan je de hoogte wilt veranderen. Kies in het menu Opmaak de opdracht Rij, gevolgd door opdracht Hoogte Geef in het dialoogvenster de juiste hoogte aan. Bevestig met OK. Door een meervoudige selectie te maken, kun je eenvoudig met één handeling de hoogte van een aantal rijen aanpassen. Alternatieve methode: Je kan de rijhoogte ook aanpassen via de menubalk. Deze methode heeft als voordeel dat je in het dialoogvenster de exacte hoogte kan aangeven. Selecteer de rijen waarvan je de hoogte wilt aanpassen. Sleep de lijn onder het rij nummer van een van de geselecteerde rijen omhoog of omlaag om de rijhoogte te wijzigen. Maak de selectie ongedaan. 6.2 Kolommen en rijen invoegen Het lukt niet altijd om een werkblad in een keer goed op te zetten. Je zult vaak achteraf kolommen en/of rijen moeten tussenvoegen om nieuwe gegevens te kunnen invoeren. Voor de goede orde: het tussenvoegen van kolommen of rijen heeft geen invloed op de formules in het werkblad. Excel past die formules namelijk automatisch aan aan de nieuwe situatie! Als je een of meer kolommen wilt tussenvoegen, moet je er rekening mee houden dat de kolom(men) links van de muisaanwijzer worden ingevoegd. Het invoegen van een kolom gaat als volgt. Selecteer de kolom waarnaast aan de linkerkant een nieuwe kolom moet komen. Kies in het menu Invoegen de opdracht Kolommen om de kolom tussen te voegen. Als je meer kolommen wilt tussenvoegen, moet je vooraf ook meer kolommen selecteren. 34

35 Deel 4: Excel Klik met de rechter muisknop op de letter van een geselecteerde kolom om het snelmenu te openen. Kies in het snelmenu de opdracht Invoegen. Alternatieve methode: Je kan ook kolommen invoegen via het snelmenu: Als je een of meer rijen toevoegt, moet je er rekening mee houden dat nieuwe rijen altijd boven de muisaanwijzer ingevoegd worden. Het invoegen van een rij gaat als volgt: Selecteer de rij waarboven een nieuwe rij moet komen. Kies in het menu Invoegen de opdracht Rijen om een nieuwe rij in te voegen. Als je meer rijen wilt tussenvoegen, moet je vooraf ook meer rijen selecteren. Klik met de rechter muisknop op het cijfer van een geselecteerde rij om het snelmenu te openen. Kies in het snelmenu de opdracht Invoegen. 6.3 Rijen en kolommen verwijderen Net zo eenvoudig als je kolommen en rijen kan toevoegen, kan je ze weer verwijderen. Selecteer de rij(en) of kolom(men) die je wilt verwijderen. Kies in het menu Bewerken de opdracht Verwijderen. Alternatieve methode: Je kan ook rijen invoegen via het snelmenu: Let op! Houd goed het onderscheid in de gaten tussen het verwijderen van rijen of kolommen en het verwijderen van slechts de inhoud van rijen en kolommen! Via het menu Bewerken of via het snelmenu verwijder je met de opdracht Verwijderen de hele rij of kolom. Maar als je een rij of kolom selecteert en vervolgens op de DELETE toets drukt, verwijder je alleen de inhoud van die rij of kolom. Alternatieve methode: Je kunt ook rijen en kolommen verwijderen via het snelmenu. Klik met de rechter muisknop op het rij nummer of de kolom letter. Kies in het snelmenu de opdracht Verwijderen. 35

36 Beginnen met de computer 6.4 Opmaak Het opmaken van tekst en getallen in Excel vet maken, cursiveren, onderstrepen, uitlijnen (rechts, links, centreren), het lettertype, de lettergrootte en de letterkleur gaat op dezelfde manier als in Word. Het kopiëren van een opmaak gaat ook op dezelfde wijze. Speciale uitlijnmogelijkheden Het menu Opmaak biedt een aantal extra uitlijnopties. Je kunt via dit menu bijvoorbeeld tekst uitvullen of verticaal in een cel plaatsen. Tevens heb je de mogelijkheid om tekst die te breed is voor een cel toch in een cel te plaatsen. Selecteer de cel(len) waarvan je de inhoud in een cel wilt plaatsen (bijvoorbeeld: een cel met de inhoud cijfers in duizenden Euros). Kies in het menu Opmaak de opdracht Celeigenschappen en selecteer het tabblad Uitlijning. Er verschijnt een dialoogvenster zoals dat hiernaast. Plaats in het vak tekstconfiguratie een vinkje voor de optie Terugloop om de tekst in een cel te plaatsen. Klik op de knop OK om de aanpassingen door te voeren. Alle tekst staat onder elkaar, in een cel: Je kunt de tekst ook verticaal in de cel plaatsen: Selecteer de cel(len) waarvan je de inhoud verticaal wilt weergeven; Kies in het menu Opmaak de opdracht Celeigenschappen en selecteer, indien nodig, het tabblad Uitlijning; Versleep in het vak Stand de wijzer (of gebruik de knopen met pijltjes) om de juiste hoek te bepalen (bijvoorbeeld: 90 graden); Klik op de knop OK om de aanpassingen door te voeren. 36

37 Deel 4: Excel 6.5 De getalnotatie aanpassen Via het menu Opmaak heb je nog meer mogelijkheden om de getalnotatie aan te passen. Bovendien kan je via dit menu een eigen getalnotatie ontwerpen. Selecteer de cel(len) waarvan je de notatie wilt aanpassen. Kies in het menu Opmaak de opdracht Celeigenschappen en selecteer het tabblad Getal. Het volgende dialoogvenster verschijnt: Kies in het vak Categorie de gewenste getalnotatie en specificeer indien nodig in het rechter deel van het venster je keuze (bijvoorbeeld: vier Decimalen). Klik op de knop OK om de getalnotatie door te voeren. Op deze manier kun je getallen in alle denkbare notaties weergeven. 6.6 Manipuleren met werkbladen In Excel kan een werkmap verschillende werkbladen bevatten. Als je een nieuwe, lege werkmap opent, beschikt je standaard over drie werkbladen. Je kunt echter zoveel werkbladen toevoegen of verwijderen als je wilt. Het standaard aantal werkbladen wijzigen Een nieuwe werkmap in Excel bestaat standaard uit drie werkbladen. Dit aantal van drie is een (vrij willekeurige) standaardinstelling, die je desgewenst kunt wijzigen. Open indien nodig een nieuwe, lege werkmap; Kies in het menu Extra de opdracht Opties en selecteer het tabblad Algemeen; Het volgende dialoog venster verschijnt: 37

38 Beginnen met de computer In het vak Werkbladen in nieuwe werkmap kan je het aantal werkbladen wijzigen voor de toekomstige nieuwe werkmappen. Wijzig indien gewenst het aantal en bevestig de wijziging met OK. Een werkblad een naam geven De namen van de werkbladen waren tot nu toe nogal nietszeggend: Blad 1, Blad 2, enzovoort. Je kunt een werkmap veel overzichtelijker maken door de verschillende werkbladen een relevante naam te geven. Dubbelklik op de tab van het werkblad dat je een naam wilt geven, bijvoorbeeld op Blad 1. De naam op de tab is omgeven door een zwart blok, ten teken dat je de naam kunt wijzigen: Typ de nieuwe naam van het werkblad en druk op de ENTER- toets om de naamswijziging te bevestigen. 38

39 Deel 4: Excel Een werkblad verwijderen Klik op de tab van het werkblad dat je wilt verwijderen. Kies in het menu Bewerken de opdracht Blad verwijderen. Er verschijnt eerst een waarschuwing: Bevestig de verwijdering met OK. Een leeg werkblad toevoegen Selecteer het werkblad waar je links naast een leeg werkblad wilt tussenvoegen. Kies in het menu Invoegen de opdracht Werkblad. Omdat je vooraf een werkblad geselecteerd had, heeft Excel ook een werkblad toegevoegd. Als je bijvoorbeeld drie werkbladen wilt toevoegen, moet je vooraf ook drie werkbladen selecteren (als die beschikbaar zijn). De volgorde van de werkbladen wijzigen Je kunt op eenvoudige wijze de positie van een werkblad in de stapel wijzigen. Plaats de muisaanwijzer op de tab van het werkblad dat je wilt verplaatsen en houd de linker muisknop ingedrukt. Boven de muisaanwijzer ziet je een papier en links een driehoekje dat de positie van het werkblad aangeeft: Sleep de muisaanwijzer naar de gewenste positie en laat de muisknop los. Aan het driehoekje ziet je exact waar je het werkblad neerzet. Navigeren in een werkmap met veel werkbladen Stel je hebt een werkmap dat meerdere werkbladen bevat: Met de Tabschuifknoppen, links naast de Bladtabs,kun je zien hoeveel werkbladen er zijn. 39

40 Beginnen met de computer Klik op de vierde Tabschuifknop om de tabs van de laatste werkbladen in beeld te krijgen. Met de twee middelste Tabschuifknoppen verschuift je de tabs telkens een positie. Met de eerste knop keert je weer terug naar de eerste werkblad. Je kunt een ander werkblad actief maken door op de tab van dat werkblad te klikken. Als een werkmap echter uit een groot aantal werkbladen bestaat, zijn niet alle tabs zichtbaar. Je kunt dan scrollen (schuiven) met de knoppen, maar het snelmenu biedt een handiger methode: Klik met de rechter muisknop op de Tabschuifknoppen om het snelmenu te openen; Er verschijnt een lijst met alle tabbladen: Hier Blad 10 staat actief: Klik op een andere werkblad in de lijst om dat werkblad actief te maken. 40

41 Deel 4: Excel Hoofdstuk 7 Een werkblad/berekening opzetten Excel is een rekenprogramma. Dat betekent dat je met Excel bijvoorbeeld facturen kunt maken, kostprijsberekeningen, salarisberekeningen, BTW-berekeningen, hypotheekberekeningen enz. De mogelijkheden zijn onbegrensd. 7.1 Tekst, getallen en formules kopiëren Bij het opzetten van een werkblad zul je vaak dezelfde gegevens (tekst, getallen, formules) in verschillende cellen willen plaatsen. Excel geeft je de mogelijkheid om (de inhoud van) cellen te kopiëren of te verplaatsen. Tekst en getallen kopiëren Om te kopiëren heb je verschillende mogelijkheden: Je kunt de inhoud van een cel naar een andere cel kopiëren of naar verschillende andere cellen. Ook kun je een blok cellen kopiëren naar een ander blok. Je hoeft je bij het kopiëren niet te beperken tot hetzelfde werkblad; je kunt ook gegevens kopiëren naar een ander werkblad in de werkmap of naar een andere werkmap. Een cel kopiëren gaat als volgt: Selecteer de cel die je wilt kopiëren; Klik op de knop Kopiëren om de selectie te kopiëren; Er verschijnt een bewegende, gestippelde kaderlijn om de geselecteerde cel; Selecteer de cel waarin je de gekopieerde gegevens wilt plaatsen; Klik op de knop Plakken om de gekopieerde gegevens in de cel te plaatsen. De gegevens zijn gekopieerd. De gestippelde kaderlijn is nog steeds aanwezig een geeft aan dat de geselecteerde gegevens nog steeds klaar staan om eventueel nog naar een andere plek gekopieerd te worden. Om de selectie ongedaan te maken drukt je op de toets ESC. Op dezelfde manier kan je een blok cellen kopiëren. 41

42 Beginnen met de computer Alternatieve methode: Kopiëren kan in Excel op verschillende manieren. De snelste methode is slepen met de muis. Als je de inhoud van een cel wilt kopiëren naar een aantal aansluitende cellen, moet je slepen alsof je een reeks creëert. Als je de inhoud van een cel wilt kopiëren naar een cel die niet aansluit, moet je als volgt te werk gaan: Plaats de muisaanwijzer op de celrand zodat deze in een witte pijl verandert (vermijd het blokje in de rechter beneden hoek); Houd de CTRL toets ingedrukt (boven de pijl verschijnt een klein plus teken); Sleep de cel naar het doelgebied. Let op! Laat eerst de muisknop los en daarna pas de CTRL toets. Formules kopiëren Je kunt een formule naar een andere cel kopiëren, maar ook naar een aantal cellen tegelijk. Het kopiëren zelf gaat op dezelfde manier als het kopiëren van tekst en getallen. Toch is het kopiëren van een formule iets ingewikkelder: de oorspronkelijke formule moet namelijk zo zijn opgezet dat zij na het kopiëren nog steeds naar de juiste cellen verwijst. In de drie volgende paragrafen leer je hoe je een formule moet opzetten zodat je de formule probleemloos kunt kopiëren. Relatieve cel-adressering toepassen We gaan terug naar onze voorbeeld Opbrengst districten. Daar hebben we een formule opgebouwd in de cel B10 voor opsomming van opbrengsten van onze vier districten in maand januari. Voorzie de opbrengsten voor alle vier districten voor alle maanden tot en met juni. Wij zijn geïnteresseerd in sommen van de opbrengsten van de vier districten in elke maand: kopieer de formule van cel B10 naar de cellen C10, D10, enz. t/m G10 (bijvoorbeeld zoals creëren van een reeks). Het blijkt dat de gekopieerde formule zich automatisch heeft aangepast. Excel beschouwt de oorspronkelijke formule als een formule met relatieve cel - adressering: de cellen waar de formule naar verwijst liggen niet vast, maar worden bij het kopiëren steeds aangepast aan de nieuwe situatie. Absolute cel-adressering toepassen Wij gaan de prijs inclusief BTW uitrekenen voor een aantal fictieve producten. Maak het volgende voorbeeld klaar in een nieuwe werkmap: 42

43 Deel 4: Excel In cel C4 moet een formule komen die de BTW over Product 1 berekent door de prijs te vermenigvuldigen met het BTW-percentage. Daarna moet de formule gekopieerd kunnen worden naar de cellen C5, C6 en C7. Plaats in cel C4 de formule die de BTW over product 1 berekent ( = B4*C1). In cel C4 verschijnt de uitkomst: 7,6. Kopieer de formule naar de cellen C5, C6 en C7. Kolom C ziet nu als volgt uit: Er is kennelijk iets fout gegaan, want de uitkomsten kloppen niet. Selecteer een voor een de cellen C5, C6 en C7 om te zien welke formules Excel in deze cellen heeft geplaatst. In de formulebalk ziet je het volgende: - in cel C5 staat: = B5*C2 (dit moet zijn = B5*C1); - in cel C6 staat: = B6*C3 (dit moet zijn = B6*C1); - in cel C7 staat: = B7*C4 (dit moet zijn = B7*C1). In de formules moet steeds worden verwezen naar cel C1 (het BTW percentage). Excel beschouwt de oorspronkelijke formule echter als een formule met relatieve celadressering en past de formules daarom steeds aan. Als je een formule wilt kopiëren die steeds naar een bepaalde cel moet verwijzen, moet je in de oorspronkelijke formule absolute cel-adressering gebruiken. Op die manier voorkom je dat Excel de formule steeds aanpast terwijl dat niet je bedoeling is. Het aanbrengen van een absolute cel-adressering gaat als volgt: 43