EXCEL VOOR WINDOWS A

Transcriptie

1 EXCEL VOOR WINDOWS A

2 Benodigde voorkennis: De basisbegrippen van MS Excel v.w.b. het gebruik van menu s, werkbalken en het openen en bewaren van werkmappen (documenten), komen overeen met de basisbegrippen van MS Word en de overige programma s van Microsoft. Om deze cursus MS Excel te kunnen volgen wordt u verondersteld bekend te zijn met deze basisbegrippen. Is dit niet het geval, dan is het raadzaam eerst een basiscursus MS Word te volgen. In de cursus MS Word worden de basisbegrippen behandeld. Deze cursus is gebaseerd op MS Excel versie Als u met een andere versie van Excel werkt, kan het uiterlijk van de weergegeven (dialoog)vensters afwijken van het uiterlijk van uw venster. Ook kunt u andere (kleine) verschillen tegenkomen. Het basisprincipe echter blijft hetzelfde. Dit cursusboek bestaat uit twee delen, t.w: Excel basis (A) en Excel gevorderd (B). De handelingen die u in dit boek dient te doen, staan aangegeven met dit teken: Behalve dit teken, zult u ook een aantal genummerde opgaven tegenkomen. Verder verdient het aanbeveling, de uitleg steeds goed te lezen voordat u handelt. Copyright ADZ B.V e oplage 2009, Thelma van Luijk-Rowe Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, elektronisch of op welke andere wijze ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ADZ groep.

3 1 Hoofdstuk A Scherminhoud en werkwijze Scherminhoud Excel scherm...4 Formulebalk...5 Werkblad (spreadsheet)...5 Bladtabs Werkwijze Verplaatsen van de celwijzer en gegevens(blok)...5 Celwijzer verplaatsen:... 5 Gegevens(blok) verplaatsen:... 6 Cellen, kolommen en rijen selecteren...7 Cellen selecteren:... 7 Kolommen selecteren:... 8 Rijen selecteren:... 8 Het hele werkblad selecteren:... 9 Kolommen en rijen invoegen en verwijderen...9 Kolommen invoegen:... 9 Meerdere kolommen tegelijk invoegen:... 9 Rijen invoegen:... 9 Meerdere rijen tegelijk invoegen:... 9 Kolommen verwijderen:... 9 Rijen verwijderen:... 9 Hoofdstuk A Werkbladen gebruiken Standaard aantal werkbladen wijzigen...10 Navigeren met werkbladen...10 Een naam geven aan een werkblad...11 Een werkblad verwijderen...11 Een werkblad invoegen...11 Een werkblad verplaatsen...12 Hoofdstuk A Gegevens invoeren, automatisch aanvullen, reeksen en sorteren Gegevens invoeren Tekst invoeren...13 Invoer afbreken...13 Wijzigingen aanbrengen...13 (Decimale) getallen invoeren Automatisch aanvullen functie Automatisch aanvullen...15

4 2 Opgave...15 Opgave 03-1: Een reeks automatisch doorvoeren Een reeks creëren...17 Aangepaste lijst...17 Een eigen reeks aan de lijst toevoegen...18 Een reeks in de aangepaste lijst verwijderen Gegevens sorteren Sorteren op één sorteersleutel...20 Sorteren op meerdere sorteersleutels...20 Hoofdstuk A Getalnotaties Breuken...22 Datum en tijd Getalnotaties aanpassen Getalnotaties nauwkeuriger aanpassen Opgaven...25 Opgave 04-1: Opgave 04-2: Opgave 04-3: Hoofdstuk A Kleuren, lijnen, kaders en uitlijnmogelijkheden Kleur en arcering aanbrengen Kleur...27 Arcering Een lijn en een kader plaatsen Lijn plaatsen...28 Kader plaatsen Kleuren, lijnen en kaders verwijderen Speciale Uitlijnopties Hoofdstuk A Auto-opmaak, kopiëren en opmaakprofielen Auto-opmaak Tabelopmaak verwijderen Opmaak kopiëren Opmaak van een cel kopiëren...33 Opmaak van meerdere cellen tegelijk kopiëren...33 Opmaak naar verschillende cellen kopiëren...34

5 Opmaakprofiel Opmaakprofiel gebruiken...34 Opmaakprofiel verwijderen...34 Opmaakprofiel ontwerpen...35 Opmaakprofiel samenvoegen...35 Hoofdstuk A Een werkblad afdrukken, titels blokkeren en pagina-einde Afdrukken...36 Selectie afdrukken...36 Paginaopmaak...37 Rij en/of kolomkoppen (titels) afdrukken op iedere pagina...38 Koptekst, voettekst en paginanummering...39 Rij- en kolomkoppen (titels) zichtbaar houden...40 Invoegen Pagina-einde...41 Verwijderen Pagina-einde...41 Opgaven...42 Opgave 07-1: Opgave 07-2: Opgave 07-3: Opgave 07-4: Hoofdstuk A Formules Het + teken...43 Overige tekens...44 Autosom...44 Achteraf waarden wijzigen...46 Vooraf bekijken van resultaat formule...46 Hoofdstuk A Formules kopiëren Relatieve- en absolute celverwijzing Relatieve celverwijzing toepassen...48 Absolute celverwijzing toepassen...49 Absolute- en relatieve celverwijzing combineren...50 Hoofdstuk A Rekenmodellen Rekenmodel Rekenmodel Rekenmodel Rekenmodel

6 4 Hoofdstuk A Scherminhoud en werkwijze Excel is een rekenprogramma. Het werkblad van Excel wordt ook wel een spreadsheet genoemd. Een spreadsheet is een soort vel van ruitjespapier waarop u gemakkelijk berekeningen kunt uitvoeren Scherminhoud Excel scherm Na het opstarten van Excel ziet u het volgende scherm: (Met- of zonder Taakvenster aan de rechterkant) Dit scherm kan iets afwijken van het scherm wat u ziet. Het kan zijn dat u met een andere versie werkt, of door persoonlijke (aangepaste) instellingen. U ziet bovenin de titelbalk achter de naam van het programma (Microsoft Excel) de naam van het bestand staan waar in u op dat moment werkt. In dit geval is dat Map1. Het woord map moet u zien als een werkmap en heeft niets te maken met de mappen (directory s) waarin u gewend bent uw bestanden op te slaan. Nog eens voor de duidelijkheid: In MS Word werkt u in een document en in MS Excel werkt u in een werkmap.

7 5 Formulebalk Onder de bekende werkbalken ziet u de Formulebalk. Alle gegevens die u invoert ziet u in de Formulebalk verschijnen. Aan de linkerkant van de Formulebalk ziet u welke cel van het werkblad op dat moment actief is. U kunt ook duidelijk zien dat deze cel geselecteerd is door de vet weergegeven rand rond de cel (celwijzer). Op het voorbeeld is dat cel A1. Werkblad (spreadsheet) Het werkblad van Excel is zoals eerder gezegd een soort ruitjesvel waarop u gegevens kunt invoeren en berekeningen kunt uitvoeren. Het werkblad bestaat uit kolommen, rijen en cellen. De kolommen zijn aangegeven met letters (bovenaan het werkblad). De rijen zijn aangegeven met cijfers (links van het werkblad). De ruitjes heten cellen. Het werkblad is erg groot. U ziet maar een klein gedeelte op het scherm. Blader via de bladerpijltjes van de schuifbalken door het werkblad In Excel 2003 opent een werkmap standaard met drie werkbladen (bladtabs). Een werkmap kan ook uit minder of meerdere bladtabs bestaan, dit is afhankelijk van persoonlijke voorkeur. Bladtabs Onderin het werkblad ziet u de bladtabs. Elk werkblad heeft een bladtab. Aan deze bladtabs kunt u duidelijk zien welk werkblad op dat moment actief is. De tab van het werkblad dat actief is, wordt vet weergegeven. Door te klikken op één van de bladtabs, maakt u deze actief. Klik op één van de andere bladtabs (deze tab wordt nu vet weergegeven) en klik daarna weer op Blad1 zodat het eerste werkblad weer actief wordt Werkwijze De muisaanwijzer wordt in het werkblad van Excel aangegeven met een kruisje. In een actieve cel kunt u niet alleen tekst, maar ook getallen en/of formules invoeren. Een actieve cel is duidelijk herkenbaar aan de celwijzer. Verplaatsen van de celwijzer en gegevens(blok) Celwijzer verplaatsen: Open van de bijgeleverde diskette de werkmap Oefening1 Excel De celwijzer kunt u verplaatsen door in een andere cel te klikken met de muis of; met de tabtoets van het toetsenbord of; met het toetsenbord op de hierna aangegeven manieren.

8 6 Oefen het verplaatsen van de celwijzer op de hieronder aangegeven manieren Toets Ctrl + Ctrl + Home Ctrl + End Home Page Up Page Down Ctrl + Page Down Ctrl + Page Up Verplaatsing één cel in de aangegeven richting binnen een aaneengesloten blok gegevens, naar het einde van het blok in de aangegeven richting naar de eerste cel van het werkblad naar de laatste cel met gegevens van het werkblad naar de eerste cel van de rij één scherm omhoog één scherm omlaag naar het volgende werkblad naar het vorige werkblad U kunt zien welke cel actief is aan de celwijzer maar ook aan het nummer van de betreffende rij en de kolomletter (deze worden in een andere kleur weergegeven). U ziet ook het actieve celnummer aan de linkerkant in de Formulebalk. Klik in cel J40 Druk op Ctrl + Home om in één keer terug te keren naar cel A1 U kunt ook de celwijzer per gegevensblok verplaatsen. Dit gaat als volgt: Zet de muisaanwijzer precies op het onderste randje van de celwijzer De muisaanwijzer verandert nu van een kruisje in een pijltje + een vierkoppig pijltje Dubbelklik terwijl u de pijltjes ziet op het onderste randje van de celwijzer De celwijzer verplaatst zich nu naar het einde van het (gegevens)blok waarin u staat, of indien van toepassing naar het begin van een volgend blok gegevens. De celwijzer verplaatst zich in de richting van de rand waar u op klikt. Dus als u op de onderste rand klikt verplaatst de celwijzer zich naar onder enz. Oefen de verschillende richtingen van verplaatsen op bovenstaande manier Sluit daarna de werkmap en sla de wijzigingen niet op Gegevens(blok) verplaatsen: U kunt een gegevensblok in z n geheel op een gemakkelijke manier verplaatsen, maar dan dient u eerst het betreffende gegevensblok te selecteren. Als dit gebeurd is dan plaatst u de muisaanwijzer op de rand van het kader dat de selectie omgeeft. Het maakt niet uit welke rand dit is. De muisaanwijzer verandert dan in een pijltje. Vervolgens kunt u met ingedrukte muisknop de gehele selectie verplaatsen naar de gewenste positie.

9 7 LET OP! U mag hierbij niet op het zwarte blokje rechts onderin gaan staan. Open van de diskette de werkmap Verkoop uit voorraad Selecteer het gegevensblok van A3 t/m G13 (Zie indien nodig, voor uitleg de volgende alinea) Plaats de muisaanwijzer op één van de randen van het kader rond de selectie Sleep de selectie (met ingedrukte muisknop) naar de cellen B3 t/m H13 Tijdens het slepen ziet u een kadertje (Screen Tip). Dit kadertje geeft precies aan waar u de cellen naar toe sleept. Laat op de juiste plaats de muisknop los Verplaats nu het gegevensblok E3 t/m E12 naar de cellen A3 t/m A12 Verplaats vervolgens het hele achterste gegevensblok vanaf Prijs p.st. één kolom naar links op de manier zoals u zojuist geleerd heeft Sluit de werkmap en sla de wijzigingen niet op Cellen, kolommen en rijen selecteren Cellen selecteren: Een aantal cellen tegelijk selecteren met de muis: Open van de diskette opnieuw de werkmap Oefening1 Excel Selecteer cel B2 (in de betreffende cel klikken) Sleep (met de linker muisknop ingedrukt terwijl u dit kruisje naar cel C15 en laat daar de muisknop los ziet), de muisaanwijzer U ziet nu het geselecteerde gedeelte diapositief op uw scherm. Maak de selectie ongedaan door op een willekeurige plaats in het werkblad te klikken Een andere manier is; Selecteer cel A5 Houd de Shifttoets ingedrukt en klik met de muis op cel C18 Maak de selectie weer ongedaan Op deze manier kunt u alleen aangrenzende cellen, rijen of kolommen selecteren. Om meerdere willekeurige cellen, rijen of kolommen te selecteren gebruikt u de Ctrl-toets. Dit gaat als volgt: Houd de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u meerdere willekeurige cellen aanklikt Maak de selectie weer ongedaan

10 8 Een aantal cellen tegelijk selecteren met het toetsenbord: Selecteer cel B2 Houd de Shifttoets ingedrukt, terwijl u op de cursortoets (pijltjestoets) naar beneden richting B15 drukt en druk vervolgens op de cursortoets naar rechts richting C15 en laat daar de Shifttoets los Maak de selectie weer ongedaan Kolommen selecteren: Klik op de kolomletter van kolom C De hele kolom C is nu in één keer geselecteerd Maak de selectie weer ongedaan Rijen selecteren: Klik op het rijnummer van rij 9 De hele rij 9 is nu in één keer geselecteerd. Maak de selectie weer ongedaan U kunt meerdere kolommen en rijen selecteren op precies dezelfde manier als hierboven omschreven met behulp van de Shifttoets of de Ctrl-toets. Maak dezelfde meervoudige selectie als gegeven in het volgende voorbeeld Als dit gelukt is, maak dan de selectie weer ongedaan

11 9 Het hele werkblad selecteren: Klik in het lege vakje aan de linkerkant naast de kolomletters en boven de rij nummers Het hele werkblad is nu in één keer geselecteerd. Maak de selectie weer ongedaan Kolommen en rijen invoegen en verwijderen Kolommen invoegen: Selecteer kolom D, open het menu Invoegen en klik op Kolommen Er is een lege kolom ingevoegd links van de geselecteerde kolom en de kolomletters zijn aangepast. Meerdere kolommen tegelijk invoegen: Selecteer kolom B en C en klik op Kolommen in het menu Invoegen Er zijn nu evenveel kolommen ingevoegd als u geselecteerd hebt. Rijen invoegen: Selecteer rij 2, open het menu Invoegen en klik op Rijen Er is een lege rij ingevoegd boven de geselecteerde rij en de rijnummers zijn aangepast. Meerdere rijen tegelijk invoegen: Selecteer rij 3 t/m rij 8 en klik op Rijen in menu Invoegen Er zijn nu evenveel rijen ingevoegd als u geselecteerd hebt. Een andere manier is in de selectie klikken met de rechter muisknop en vervolgens de optie Invoegen aan te klikken. Kolommen verwijderen: Selecteer de ingevoegde kolommen, open het menu Bewerken en klik op Verwijderen Rijen verwijderen: Selecteer de ingevoegde rijen, open het menu Bewerken en klik op Verwijderen Een andere manier is in de selectie klikken met de rechter muisknop en vervolgens de optie Verwijderen aan te klikken. Als dit gelukt is, sluit dan de werkmap en sla de wijzigingen niet op

12 10 Hoofdstuk A Werkbladen gebruiken Bij een nieuw geopende werkmap in Excel 2003 beschikt u standaard over drie werkbladen, Blad1, Blad2 en Blad3. Dit aantal kunt u desgewenst wijzigen. Het gebruik van werkbladen gaan we in dit hoofdstuk nader bekijken. Standaard aantal werkbladen wijzigen Open een nieuw werkblad door op te klikken van de standaardwerkbalk Open het menu Extra, klik op Opties en vervolgens op de tab Algemeen Daar kunt u achter de optie Werkbladen in nieuwe werkmap: het aantal desgewenst wijzigen. (In dit venster kunt u ook het standaard lettertype wijzigen.) Bekijk het dialoogvenster maar laat de standaard instellingen gewoon staan Sluit het dialoogvenster door op Annuleren te klikken Navigeren met werkbladen Open van de diskette de werkmap Werkbladen U ziet direct dat deze werkmap meer dan de standaard drie werkbladen bevat. Met de pijltjes links onderin kunt u bladeren door de werkbladen. Bladerpijltjes Met het eerste van de 4 pijltjes Met het laatste van de 4 pijltjes bladert u in 1 keer naar de eerste tabbladen. bladert u in 1 keer naar de laatste tabbladen. Klik op het laatste bladerpijltje om de laatste tabbladen in beeld te krijgen Om de inhoud van een tabblad te zien, dient u op het bewuste tabblad te klikken.

13 11 Bekijk de inhoud van de verschillende tabbladen door op de tabbladen te klikken (De laatste 5 bladen zijn leeg.) Een andere manier is het snelmenu. Dit opent u door met de rechter muisknop op de bladerpijltjes te klikken en daar het blad van uw keuze aan te klikken. Klik met de rechter muisknop op de bladerpijltjes en klik op het blad van uw keuze Een naam geven aan een werkblad De werkbladen worden aangeduid met de naam blad en een nummer. Als u met meerdere werkbladen werkt, is het overzichtelijker om de werkbladen een relevante naam te geven. Klik dubbel op blad1 Blad1 is nu geselecteerd en de naam kan gewijzigd worden. Typ het woord Verkoop en druk op Enter Een andere manier is het snelmenu. Dit opent u door met de rechter muisknop op het bewuste tabblad te klikken en vervolgens voor Naam wijzigen te kiezen. Geef alle overige werkbladen ook relevante namen, behalve de laatste 5 bladen Een werkblad verwijderen De werkbladen 13 t/m 17 zijn leeg. Deze kunnen verwijderd worden. Klik op blad13 en kies in het menu Bewerken de optie Blad verwijderen of; open het snelmenu door met de rechter muisknop op blad13 te klikken en kies vervolgens de optie Verwijderen. Omdat deze bladen leeg zijn, worden ze in één keer verwijderd. Zodra er gegevens op staan, ziet u eerst een waarschuwing dat de geselecteerde bladen permanent worden verwijderd. Om meerdere bladen tegelijk te verwijderen, dient u eerst meerdere bladen te selecteren. Klik op blad14, houd de Shifttoets ingedrukt en klik vervolgens op blad17 Blad 14 t/m blad 17 zijn nu geselecteerd. In de titelbalk staat dit aangegeven als [Groep]. Kies menu Bewerken, Blad Verwijderen of kies Verwijderen in het snelmenu Een werkblad invoegen Selecteer het laatste tabblad Kies menu Invoegen en Werkblad of kies Invoegen in het snelmenu Als u voor het snelmenu heeft gekozen, klik dan in het verschenen venster Invoegen op Werkblad en vervolgens op OK (zie voorbeeld) Het nieuwe werkblad is ingevoegd vóór het laatste werkblad.

14 12 Als u meer werkbladen tegelijk in wilt voegen, moet u vooraf ook meer werkbladen selecteren. Het aantal bladen dat u selecteert, zal ook ingevoegd worden. Oefen meerdere werkbladen tegelijk invoegen Een werkblad verplaatsen Het ingevoegde werkblad kan indien gewenst verplaatst worden. Dit gaat als volgt: Selecteer eerst het zojuist ingevoegde werkblad en kies in het menu Bewerken de optie Blad verplaatsen of kopiëren of kies Blad verplaatsen of kopiëren in het snelmenu In het venster hieronder ziet u onder Voor blad alle werkbladen van deze werkmap. In uw venster staan uiteraard de namen die u zelf aan de bladen heeft toegekend. Blader onder Voor blad naar beneden, klik op (naar einde gaan) en op OK Op deze manier kunt u de bladen verplaatsen zoveel u wilt. Een andere manier om te verplaatsen is via slepen met de muis. Klik op een blad naar keuze en houd de linker muisknop ingedrukt Als u gaat slepen, ziet u aan de muisaanwijzer een blaadje, en links daarvan een klein driehoekje dat de positie van het werkblad aangeeft. In uw werkmap staan hier weer de namen die u zelf aan deze bladen heeft toegekend. Sleep de muisaanwijzer naar de positie waar u het betreffende blad naartoe wilt verplaatsen en laat daar de muisknop los Aan het driehoekje ziet u exact waar het betreffende blad komt te staan. Als u meer werkbladen tegelijk wilt verplaatsen, moet u vooraf ook meer werkbladen selecteren. Het aantal bladen dat u selecteert, zal ook verplaatst worden. Oefen meerdere werkbladen tegelijk verplaatsen Verwijder alle lege werkbladen Als dit gelukt is, bewaar deze werkmap dan via Opslaan als op de bijgeleverde diskette, geef het de naam Werkbladen gebruiken en sluit het

15 13 Hoofdstuk A Gegevens invoeren, automatisch aanvullen, reeksen en sorteren U ziet uw gegevens niet alleen in een cel maar ook in de formulebalk verschijnen. U ziet ook dat de ingevoerde gegevens gewoon de volgende cel overlapt. Als de volgende cel niet leeg is, breekt Excel de tekst af. Deze tekst is dan nog steeds aanwezig maar is niet meer zichtbaar. Dit kan o.a. opgelost worden door de kolombreedte aan te passen. Dit komt later aan de orde Gegevens invoeren Tekst invoeren Open een nieuwe werkmap Typ uw volledige naam in cel A1 en druk op de Entertoets U kunt op verschillende manieren de invoer bevestigen, t.w.: Door op Enter te klikken, zoals het voorbeeld hierboven. Door te klikken op het vinkje dat in de formulebalk verschijnt tijdens het invoeren van gegevens. In dat geval blijft de cel waar u de gegevens ingevoerd heeft, actief. Met de Tabtoets. Met de cursortoetsen (pijltjestoetsen) van het toetsenbord. Typ in cel A2: cursus Excel en klik op het vinkje in formulebalk De invoer is bevestigd en de cel waar u zojuist gegevens heeft ingevoerd is nog steeds actief. Invoer afbreken U kunt de invoer afbreken, door op het kruisje te klikken dat in de formulebalk verschijnt tijdens het invoeren van gegevens, of op de Escapetoets te drukken van het toetsenbord. Wijzigingen aanbrengen Als u achteraf iets wilt wijzigen in deze tekst, dan dient u de eerste cel van de betreffende tekst te selecteren door er in te klikken, of met de cursortoets van het toetsenbord naar deze cel te gaan. Wanneer u nu direct zou gaan typen in deze geselecteerde cel, dan verdwijnt onmiddellijk de bestaande tekst. Dit kunt u op de volgende manieren voorkomen t.w: dubbelklikken in de betreffende cel en vervolgens de wijzigingen aanbrengen in de cel. de F2 toets indrukken en vervolgens de wijzigingen aanbrengen in de cel. klikken in de formulebalk en daar de wijzigingen aanbrengen. Wijzigen in de Formulebalk: Klik in cel A1 (deze is nu geselecteerd) Klik in de Formulebalk achter uw naam en typ: Vlissingen

16 14 Druk op Enter en kijk in het Afdrukvoorbeeld hoe dit er uit ziet Sluit het Afdrukvoorbeeld Wijzigen in de cel: Klik in cel A1 en druk vervolgens op de F2 toets, of klik dubbel in cel A1 Verwijder het woord Vlissingen achter uw naam en druk op Enter (Decimale) getallen invoeren Getallen kunt u op dezelfde manier invoeren als de tekst hierboven. Zowel met het alfanumerieke gedeelte van het toetsenbord als met het numerieke gedeelte. Als u het numerieke gedeelte gebruikt, zorg er dan voor dat de NUMLOCKtoets aan staat! Wanneer u getallen invoert met het numerieke gedeelte van het toetsenbord, kunt u een punt intoetsen om een komma neer te zetten. Getallen worden automatisch rechts uitgelijnd. Typt u echter een getal op het alfanumerieke gedeelte met een punt, dan zal dit links uitgelijnd worden. Excel ziet in dit geval het getal als tekst en kan hiermee dus niet meer rekenen. Wilt u een getal zonder punt toch links uitlijnen, zet er dan een apostrof voor, bijvoorbeeld: Het getal zal links uitgelijnd worden maar het kan ook in dit geval niet meer rekenen. De apostrof zal niet afgedrukt worden door de printer. Begin met een schone werkmap en voer getallen in zoals in het voorbeeld nr. 1 hieronder voorbeeld nr. 1 voorbeeld nr. 2 Om 2 decimalen achter de komma te verkrijgen zoals in het voorbeeld nr. 2, dient u het aantal decimalen aan te passen. Dit kan via de snelkoppeling van de opmaakwerkbalk. Selecteer de betreffende cellen A1 t/m A9 Klik op meer of minder decimalen (wat van toepassing is) van de opmaakwerkbalk om 2 decimalen over te houden (zie voorbeeld hieronder:) meer decimalen minder decimalen Als dit gelukt is, maak dan het werkblad leeg

17 Automatisch aanvullen functie Excel vult woorden automatisch aan met tekst uit dezelfde kolom die met dezelfde letter begint. Hier mogen echter geen lege cellen tussen zitten. Dit is de Automatisch aanvullen functie. Dit kan handig zijn als u regelmatig dezelfde woorden in een kolom moet typen. Hiervoor dient wel de functie Automatisch aanvullen aangevinkt te zijn. Is dit niet het geval, klik dan via het menu Extra op Opties, selecteer de tab Bewerken en vink vervolgens onderin dit venster Automatisch aanvullen voor celwaarden activeren aan en klik op OK. Automatisch aanvullen Voer gegevens in zoals in het voorbeeld is weergegeven Typ in cel A6 de letter R en druk op Enter U ziet dat Excel zelf het woord Rotterdam heeft neergezet. Wilt u niet het woord Rotterdam invoeren maar een ander woord dat met een R begint, dan geeft u geen Enter en typt u gewoon door. Oefen het Automatisch aanvullen Sluit daarna de werkmap en sla de wijzigingen niet op De volgende oefening doet u door middel van een korte opgave. Daarbij zult u een aantal nieuwe handelingen tegenkomen die zich, indien nodig na een korte uitleg, vanzelf wijzen. Opgave Opgave 03-1: 01. Open een nieuw werkblad 02. Typ het volgende precies zo over als in het voorbeeld hieronder is weergegeven

18 Selecteer de cellen A1 t/m G1 04. Klik op Samenvoegen en centreren van de opmaakwerkbalk 05. Maak de tekst van de kopregel vet Samenvoegen en centreren 06. Selecteer de cellen E5 t/m E12 en zorg voor 2 decimalen achter de komma 07. Centreer de tekst in de cellen D3, t/m G3 (Selecteren en op centreren van de opmaakwerkbalk klikken) 08. Zet de muisaanwijzer op het verticale lijntje tussen de kolomletters D en E Zie voorbeeld. De muisaanwijzer verandert in een horizontale tweekoppige pijl, met een verticaal streepje. 09. Klik terwijl u deze tweekoppige pijl ziet, dubbel op de linker muisknop Kolom D past zich nu automatisch aan de breedste gegevens in deze kolom aan. 10. Lijn cel E13 rechts uit Zie het resultaat. 11. Bewaar de werkmap op de diskette, geef het de naam Verkoop uit voorraad en ga verder met deze werkmap Het samenvoegen en centreren van bijv. een kopregel zoals hiervoor beschreven en geoefend, kan ongedaan gemaakt worden op de volgende manier: Klik in de samengevoegde cel (A1 t/m G1) Klik op Samenvoegen en centreren van de opmaakwerkbalk (De samenvoeging is weer ongedaan gemaakt) Bekijk het resultaat, sluit de werkmap en sla de wijzigingen niet op

19 Een reeks automatisch doorvoeren Excel herkent een serie opeenvolgende gegevens als een reeks. Wanneer u twee of meer cellen van een reeks selecteert, dan kunt u de rest automatisch uit laten voeren door Excel. Dit kan gaan om bijvoorbeeld cijfers, datums, weekdagen, maanden, jaren enz., zolang het begin een patroon vertoont, doet Excel de rest. Een reeks creëren Open een nieuw werkblad Typ het cijfer 10 in cel A1 en bevestig de invoer Typ het cijfer 15 in cel A2 en bevestig de invoer Selecteer de cellen A1 en A2 U ziet in de rechter benedenhoek van de celwijzer een klein zwart blokje. Als u de muisaanwijzer hier op zet, dan verandert de muisaanwijzer van een in een Zie voorbeeld. Is dit niet het geval, klik dan via het menu Extra op Opties. Selecteer de tab Bewerken en vink vervolgens Cel slepen en neerzetten aan en klik op OK. Plaats de muisaanwijzer op het zwarte blokje van de celwijzer (zie voorbeeld) en sleep dit naar beneden over de volgende cellen tot en met cel A10 Tijdens het slepen ziet u de scherminfo met daarin de waarde die daar komt te staan. Laat de muisknop los In de cellen A1 t/m A10 ziet u nu getallen die met 5 tegelijk oplopen. Op deze manier kunt u allerlei reeksen zelf creëren. Aangepaste lijst Excel beschikt ook over een aangepaste lijst met daarin een aantal reeksen die daar alreeds standaard in staan, zoals de dagen van de week en de maanden van het jaar. Open het menu Extra, klik op Opties en selecteer de tab Aangepaste lijst Onder Aangepaste lijsten: ziet u precies welke reeksen hier in staan. Zie volgend voorbeeld:

20 18 Bekijk de lijst en klik op Annuleren Wis alle gegevens in deze werkmap en klik in cel A1 Typ het eerste woord van één van de reeksen die in de aangepaste lijst staan, bijvoorbeeld: januari Plaats de muisaanwijzer op het zwarte blokje van de celwijzer en sleep dit over de cellen waar de reeks moet komen (beneden of rechts, naar keuze) Laat de muisknop los en bekijk het resultaat Een eigen reeks aan de lijst toevoegen Het is duidelijk dat we zelf reeksen kunnen creëren en bestaande reeksen kunnen gebruiken uit de aangepaste lijst. Maar we kunnen ook zelf reeksen maken en toevoegen aan de aangepaste lijst. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld regelmatig overzichten maakt voor filialen in verschillende plaatsen. Open het menu Extra, klik op Opties en indien nodig op Aangepaste lijst Typ in het vak onder Gegevens in lijst:, de volgende reeks: Rotterdam, Amsterdam, Den Haag, Utrecht, Alkmaar, Middelburg De gegevens kunnen gescheiden worden door een komma of door een Enter. Klik op Toevoegen en vervolgens op OK Wis alle gegevens in deze werkmap en klik in cel A1 Typ: Rotterdam Plaats de muisaanwijzer op het zwarte blokje van de celwijzer en sleep dit over de cellen waar u de reeks wilt zien U ziet nu meteen de reeks die u zelf toegevoegd heeft aan de aangepaste lijst.

21 19 U kunt ook heel eenvoudig een reeks toevoegen aan de aangepaste lijst die alreeds is ingevoerd in het werkblad. Deze hoeft u dan niet meer opnieuw in te voeren in de aangepaste lijst. Dit zou ook een reeks met namen kunnen zijn. Wis alle gegevens in dit werkblad en typ: Joop in cel A1 en druk op Enter Typ de volgende namen en druk na iedere naam op Enter: Ans, Marie, Jan, Peter, Ria, Floris, Greet Selecteer de cellen met de zojuist ingevoerde namen Open het menu Extra, klik op Opties en indien nodig op Aangepaste lijst Achter Lijst importeren uit cellen: staat aangegeven welke cellen er geselecteerd zijn. Klik in dit dialoogvenster op Importeren en klik op OK De ingevoerde reeks namen is toegevoegd aan de aangepaste lijst. Deze reeksen kunt u gebruiken wanneer en waar u wilt. Het maakt niet uit met welke van de namen u begint. Wis alle gegevens in dit werkblad Voer nu de gemaakte reeks met namen in op de manier zoals u zojuist geleerd heeft Een reeks in de aangepaste lijst verwijderen Het verwijderen van een reeks in de aangepaste lijst is eenvoudig. Open het menu Extra, klik op Opties en indien nodig op Aangepaste lijst Selecteer in het vak Aangepaste lijst: de zojuist ingevoerde reeks met namen Klik vervolgens in dit dialoogvenster op de optie Verwijderen Klik in het verschenen venster De lijst zal permanent worden verwijderd op OK Klik op OK in het dialoogvenster om dit te sluiten De toegevoegde reeks met namen is nu verwijderd uit de Aangepaste lijst. U ziet dat het toevoegen en verwijderen van reeksen heel gemakkelijk is in Excel. De reeks met namen die u zojuist hebt ingevoegd en weer verwijderd, staat nog steeds in het werkblad. Deze stond er al en het verwijderen van deze reeks uit de Aangepaste lijst, heeft daar dan geen invloed meer op. Verwijder ook de eerder zelfgemaakte reeks die begint met Rotterdam uit de Aangepaste lijst Sluit de werkmap en sla de wijzigingen niet op

22 Gegevens sorteren Er zijn verschillende manieren om een werkblad met veel gegevens, zoals een database of een personeelslijst etc., te sorteren. U kunt oplopend of aflopend sorteren. U kunt op één, maar ook op meerdere sorteersleutels sorteren. U kunt desgewenst ook een deel van een lijst sorteren. De veldnamen van een lijst die u wilt sorteren, dienen een afwijkende opmaak te hebben. Dit houdt in vet, cursief, onderstreept, een ander lettertype of lettergrootte of een andere kleur etc. Dit om te voorkomen dat Excel deze rij mee sorteert. Bij een afwijkende opmaak ziet Excel deze rij als een kop(titel) rij en zal deze niet mee sorteren. Sorteren op één sorteersleutel Open van de diskette de werkmap Database Maak de veldnamenrij vet en geef het de lettergrootte 12 Pas waar nodig, de kolombreedte aan Plaats de celwijzer in een willekeurige cel in kolom F Door de celwijzer in kolom F te plaatsen geeft u aan dat u deze kolom wilt sorteren. Klik op Oplopend sorteren van de werkbalk De woonplaatsen staan nu op alfabetische volgorde en de bijbehorende gegevens zijn ook mee gesorteerd, zodat achter iedere naam de juiste gegevens staan. Op dezelfde wijze kunt u ook aflopend sorteren door te klikken op aflopend sorteren. Plaats de celwijzer in kolom A en klik op Aflopend sorteren van de werkbalk Ga verder met dit werkblad Sorteren op meerdere sorteersleutels Met de snelkoppelingen oplopend- en aflopend sorteren kunt u alleen op één sorteersleutel sorteren. Op meerdere sorteersleutels sorteren kan echter ook een handige optie zijn. Een voorbeeld van het sorteren op meerdere sorteersleutels, is het telefoonboek. In het telefoonboek is de eerste sorteersleutel de woonplaats, de tweede sorteersleutel is de achternaam en bij de derde sorteersleutel zijn de personen met dezelfde achternamen gesorteerd op straatnaam. Deze sorteersleutels gebruiken wij ook in het volgende voorbeeld. Plaats de celwijzer in een willekeurige cel in de database Open het menu Data en klik op Sorteren Klik het vak Sorteren op open en kies voor Woonplaats

23 21 Geef achter dit vak oplopend sorteren aan, door op Oplopend te klikken (zie voorbeeld) Geef op dezelfde manier bij Vervolgens op de volgende sorteersleutels aan: Als 2 e sorteersleutel Naam en Oplopend Als 3 e sorteersleutel, Straatnaam en Oplopend Onder in het venstertje ziet u nog De lijst bevat staan. Daar kunt u aangeven of de eerste rij een veldnamenrij is of niet. In dit geval bestaat de eerste rij wel degelijk uit een veldnamenrij. Dus dient deze aangeklikt te zijn. Klik indien nodig Een veldnamenrij aan en klik op OK De database is nu op een soortgelijke manier gesorteerd als in een telefoonboek. Sluit de werkmap en sla de wijzigingen niet op

24 22 Hoofdstuk A Getalnotaties U kunt niet alleen tekst en getallen invoeren, maar ook breuken, datums, procenten e.d. Breuken Open een nieuw werkblad Typ in cel A1 het volgende: 2 1/4 (een spatie tussen het getal en de breuk) Bevestig de invoer (Entertoets, Tabtoets of Cursortoets) Selecteer opnieuw de cel A1 Merk op dat het getal in de Formulebalk decimaal weergegeven wordt als 2,25! Voer onderstaande getallen en breuken in en bevestig steeds de invoer 7 3/8, 5 2/4, 10 2/3, 1 3/4, 8 1/8, Bekijk de ingevoerde getallen in de formulebalk Voer nu de volgende breuk zonder getal in: 2/3 en bevestig de invoer Merk op dat Excel deze breuk voor een datumnotatie aanziet. Dit komt omdat er geen getal voor staat! De oplossing hiervoor is om een getal voor de breuk te zetten. Typ 0 2/3 en bevestig de invoer Typ 0 1/4 en bevestig de invoer Bekijk de invoer in de formulebalk, en wis daarna alle gegevens in dit werkblad Datum en tijd Aan de hand van het soort gegevens bepaalt Excel hoe deze moeten worden geplaatst. We weten bijvoorbeeld al dat getallen als zodanig worden herkend en rechts worden uitgelijnd. Ook weten we dat breuken worden herkend door Excel. Dit geldt ook voor de datum en tijd. Typ de volgende datum: febr-99 en bevestig de invoer Controleer in de formulebalk of Excel de datum als zodanig heeft herkend Typ in de volgende cel: 11/9/03 en controleer deze in de formulebalk U ziet dat Excel ook deze datum herkent. Typ in de volgende cel de datum van vandaag op uw eigen manier en controleer deze in de formulebalk

25 23 Als het een datum van het huidige jaar betreft, dan hoeft u het jaartal niet in te typen. De dag en maand is dan al voldoende. Excel plaatst er zelf het huidige jaartal achter. De standaardweergave van de datum en tijd, wordt bepaald door de Windows instelling voor datum en tijd invoer. Dit kan desgewenst in het configuratiescherm gewijzigd worden. Typ de huidige datum zonder het jaartal en controleer deze in de formulebalk De datum van vandaag kan ook nog op een andere manier ingevoerd worden. Houd de Ctrl-toets ingedrukt en typ het volgende teken: ; Excel zet nu automatisch de huidige datum neer. Voor de tijdnotatie doet u hetzelfde, maar dan met de dubbele punt. Houd de Ctrl-toets + de Shift-toets ingedrukt en typ het volgende teken: : Excel zet nu automatisch de huidige tijd neer. Als dit gelukt is, sluit dan de werkmap en sla de wijzigingen niet op Getalnotaties aanpassen U kunt de wijze waarop de getalnotaties worden weergegeven aanpassen naar wens. Dit kan met de beschikbare snelkoppelingen die op de werkbalk staan, maar ook zoals altijd via het menu. Via het menu (Opmaak) heeft u meer mogelijkheden. De snelkoppelingen die standaard op de werkbalk staan om de getalnotatie aan te passen zien er als volgt uit: Bij de volgende oefening maken we eerst gebruik van de snelkoppelingen en daarna kijken we een stapje verder om het één en ander wat nauwkeuriger aan te kunnen passen. Open van de diskette de werkmap Getalnotatie Selecteer cel C3 en klik op Valuta op deze manier geeft u dit getal als bedrag weer. Selecteer cel C4 en klik op Procentnotatie of van de werkbalk van de werkbalk Op deze manier geeft u dit bedrag als procentnotatie weer. Selecteer cel C5 en klik op Duizendtalnotatie van de werkbalk (De duizendtalnotatie wordt in een lagere versie van Word aangegeven met een kommanotatie ) Op deze manier brengt u een scheidingsteken voor duizendtallen aan.

26 24 Met de snelkoppelingen meer decimalen en minder decimalen voegt u decimalen toe aan een bedrag of vermindert u het aantal decimalen. Dit onderwerp is al eerder behandeld in hoofdstuk A-3 bij decimale getallen invoeren. Selecteer cel C6 en bekijk nog eens meer- en minder decimalen Ga verder met dit werkblad Getalnotaties nauwkeuriger aanpassen Zoals gezegd heeft u via het menu Opmaak (aanzienlijk) meer mogelijkheden om de getalnotatie aan te passen. Via dit menu kunt u ook een eigen getalnotatie ontwerpen. Selecteer cel C5 Open het menu Opmaak, klik op Celeigenschappen, of open Celeigenschappen via het snelmenu (rechter muisknop) en klik op de tab Getal Aan de linkerkant onder Categorie, kunt u de gewenste getalnotatie kiezen en daarna aan de rechterkant uw keuze bepalen. Onder Voorbeeld ziet u steeds het geselecteerde getal in de getalnotatie van uw keuze. Zie voorbeeldscherm. Selecteer Getal onder Categorie Kies in het rechtergedeelte van het dialoogvenster voor 4 decimalen Vink indien nodig Scheidingsteken voor duizendtallen (.) gebruiken aan Klik op OK Op dezelfde wijze kunt u getallen in allerlei notaties weergeven. Bekijk de verschillende mogelijkheden en vergeet daarbij niet eerst de cel te selecteren van de notatie die u wilt bekijken (Zie voor nadere uitleg de volgende bladzijde)

27 25 De mogelijkheden van de verschillende getalnotaties op een rijtje: Categorie: Te specificeren mogelijkheden: Standaard: Getal: Valuta: Financieel: Datum: Tijd: Percentage: Breuk: Geen specifieke getalnotatie. Aantal decimalen; scheidingsteken voor duizendtallen; negatieve getallen in rood weergeven. Valutateken; (scheidingsteken voor duizendtallen is hier standaard) Aantal decimalen; Negatieve getallen in rood weergeven. Valutateken; (scheidingsteken voor duizendtallen is hier standaard) Aantal decimalen; Decimale scheidingstekens worden altijd recht onder elkaar geplaatst. Datumnotatie; Combinatie datum en tijd. Tijdnotatie; Combinatie tijd en datum. Vermenigvuldigt het getal met 100 en zet er een % teken achter; Meteen een getal met een % teken in een cel typen kan ook; Aantal decimalen. Breuknotatie. Hier kunt u de nauwkeurigheid van de breuk bepalen. Wetenschappelijk: Wetenschappelijke notatie. geschikt om zeer grote of zeer kleine getallen weer te geven. Tekst: Speciaal: Aangepast: Aantal decimalen. Tekstnotatie wordt behandeld als tekst, ook als er een getal in staat. (Dit wordt dus niet rechts uitgelijnd) Rekening- telefoon- sofinummer, etc. Zet getal om in gewenst formaat. Zelf een notatie maken. Als u dit bekeken heeft, sluit dan de werkmap en sla de wijzigingen niet op Opgaven Opgave 04-1: 01. Open van de diskette de werkmap Bestelformulier 02. Selecteer cel A1 t/m H1 03. Klik op Samenvoegen en centreren van de werkbalk

28 Verander het lettertype van de kopregel in Arial black, 14 pts en zet dit cursief 05. Verander in cel D3 alleen (incl. BTW) in lettergrootte 8 pts 06. Verander de lettergrootte van cel F3 en F4 in 8 pts 07. Zet de namen in de cellen A6 t/m A9 en B14 t/m B17 cursief 08. Geef alle bedragen weer met het valutateken en 2 decimalen (in één keer) Krijgt u geen valutateken maar hekjes (######) te zien, pas dan de kolombreedte aan! 09. Bewaar deze werkmap op de diskette, geef het de naam Reserveringen en sluit het Opgave 04-2: 01. Open van de diskette de werkmap Opleidingen 02. Maak de tekst van cel A1 cursief en vet, en verander de lettergrootte in 12 pts. 03. Pas de breedte van kolom A zodanig aan dat de hele tekst zichtbaar is 04. Verplaats alle gegevens van cel C3 t/m cel F9 in één keer naar Cel B3 t/m E9 05. Voeg de cellen A1 t/m E1 samen en centreer de kop 06. Zet de tekst in de cellen B3 t/m E3 cursief en centreer deze 07. Lijn de tekst van cel A9 rechts uit 08. Bewaar deze werkmap op de diskette, geef het de naam Boeken 2003 en sluit het Opgave 04-3: 01. Open van de diskette de werkmap Afdeling Oost 02. Maak van de kop Afdeling Oost een mooie gecentreerde kop boven het geheel 03. Geef alle getallen weer met twee decimalen en een scheidingsteken voor de duizendtallen 04. Pas de kolombreedtes waar nodig aan, aan de langere getallen 05. Geef de totalen weer in euro s (in één keer) 06. Zet in cel G3 de huidige datum neer via de sneltoets 07. Centreer alle 4 de koppen Verkopen (in één keer) 08. Selecteer de cellen B12, B20, E12 en E Klik van de opmaakwerkbalk op de lijstpijl van de snelknop Werkbalk Randopmaak De afbeeldingen hierop laten duidelijk zien welke lijnen er direct beschikbaar zijn. 10. Selecteer de volgende optie: (door er op te klikken) 11. Hef de selectie op en bekijk het resultaat 12. Bewaar deze werkmap op de diskette, geef het de naam Afdeling bewerkt en sluit het

29 27 Hoofdstuk A Kleuren, lijnen, kaders en uitlijnmogelijkheden U kunt een werkblad overzichtelijker maken door bijvoorbeeld cellen te voorzien van kleuren, arceringen, lijnen en/of kaders. In de voorgaande opgave hebben we al even te maken gehad met lijntjes. In dit hoofdstuk gaan we daar wat verder op in. Excel beschikt ook over een aantal speciale uitlijnmogelijkheden. Kleur Kleur en arcering aanbrengen Als u een lichte kleur toevoegt aan een cel, dan is dat in principe een achtergrondkleur. De gegevens in die cel blijven gewoon zichtbaar. Echter, met een donkere achtergrondkleur kunnen de gegevens in die cel onzichtbaar worden. Open van de diskette de werkmap Opleidingen Pas kolom A aan, aan de breedste gegevens in deze kolom Selecteer kolom B en klik op de rechter muisknop Klik in het verschenen snelmenu op Verwijderen om deze hele kolom te verwijderen Maak van de tekst in rij 1 een gecentreerde kopregel boven het geheel Verander de lettergrootte van de kopregel in 14 pts. Selecteer indien nodig opnieuw de kopregel Klik van de opmaakwerkbalk op de lijstpijl van de snelknop, Opvulkleur Het volgende kleurenpalet verschijnt: Selecteer de kleur grijs-25 % door er op te klikken De kopregel heeft nu de kleur lichtgrijs. Als u aan andere cellen dezelfde kleur zou willen geven, dan selecteert u de gewenste cel en kunt u direct op de snelknop Opvulkleur klikken. Deze toont namelijk de laatst gekozen kleur. Wilt u een andere kleur, dan moet u eerst weer het kleurenpalet openen. Ga verder met dit werkblad

30 28 Arcering U kunt ook een patroon aanbrengen in een al dan niet gekleurde cel. Selecteer indien nodig, opnieuw de kopregel Ga naar Celeigenschappen en selecteer Patronen Klik onderin dit venster via de lijstpijl het vak Patroon open Het volgende palet verschijnt: Klik in de bovenste rij op het 2 e patroon van rechts (grijs 12,5 %) In het voorbeeldvak ziet u het resultaat. Klik op OK Breng dezelfde kleur en arcering aan in de cellen B3 t/m E3 Maak de tekst in de cellen B3 t/m E3 vet en centreer deze Centreer de tekst in de cellen B4 t/m E9 Ga verder met dit werkblad Een lijn en een kader plaatsen Lijn plaatsen Selecteer de cellen B3 t/m B9 Klik van de opmaakwerkbalk op de lijstpijl van de snelknop Werkbalk Randopmaak Klik in het verschenen venstertje op het kadertje met een dunne lijn aan de linkerkant (zie voorbeeld) Maak de selectie ongedaan Aan de linkerkant van het geselecteerde blok is nu een lijn geplaatst. Deze lijn kan desgewenst dikker gemaakt worden via Celeigenschappen. Selecteer de cellen waaraan een lijn is toegevoegd opnieuw Ga naar Celeigenschappen en selecteer Rand Hier kunt u precies aangeven wat voor lijn u wenst, waar die moet komen en wat voor kleur u die wilt geven.

31 29 Klik onder Stijl: op de dikste ononderbroken lijn (zie pijltje in het voorbeeld links onder) Klik de lijst onder Kleur: open en selecteer een kleur blauw door er op te klikken Klik in één van de vakjes Rand om aan te geven waar de (gekleurde) lijn moet komen In dit geval is dat de 2 e optie van links. (zie pijltje in het voorbeeld links boven) Een andere manier om een lijn te plaatsen is om in het vakje Tekst te klikken op de plaats waar u een lijn wilt neerzetten. Door nogmaals te klikken verwijdert u de lijn weer. Klik op OK Maak de selectie ongedaan en ga verder met dit werkblad Kader plaatsen Het plaatsen van een kader gaat op dezelfde manier als het plaatsen van een lijn. Selecteer de cellen E3 t/m E9 Open de snelknop Werkbalk Randopmaak Hier ziet u weer de verschillende kaders. Wilt u een kaderlijn of een lijnkleur die hier niet getoond wordt, dan doet u dat weer via Celeigenschappen en het tabblad Rand, zoals hiervoor omschreven bij een lijn plaatsen. Klik op het kader met een dunne omlijning Maak de selectie ongedaan Druk het werkblad af (bewaar dit) en ga verder met dit werkblad

32 Kleuren, lijnen en kaders verwijderen Selecteer de kopregel en de cellen B3 t/m E3 Open de snelknop Opvulkleur Klik in het verschenen palet op Geen opvulling Selecteer de cellen B3 t/m B9 Open de snelknop Werkbalk Randopmaak Klik op het kadertje zonder lijnen Een andere manier om lijnen te verwijderen is weer via Celeigenschappen. Daar kunt u ook enkele lijnen verwijderen in plaats van alle lijnen d.m.v. het aanklikken van de betreffende lijnen in het vakje Tekst. Selecteer de cellen E3 t/m E9 Ga naar het dialoogvenster Celeigenschappen en selecteer het tabblad Rand Klik in het vakje Tekst op de bovenste- en onderste lijn Klik op OK en maak de selectie ongedaan Alleen de bovenste- en onderste lijn van het kader zijn nu verwijderd. Selecteer opnieuw de cellen E3 t/m E9 Ga opnieuw naar het dialoogvenster Celeigenschappen en het tabblad Rand Verwijder de overige lijnen door er op te klikken of op Geen te klikken Klik op OK Alle lijnen zijn nu verwijderd. Sluit de werkmap en sla de wijzigingen niet op Speciale Uitlijnopties In het dialoogvenster Celeigenschappen kunt u nog een aantal extra uitlijnopties vinden, zoals tekst uitvullen of tekst verticaal plaatsen. Ook terugloop, tekst passend maken en cellen samenvoegen (tekstconfiguratie) behoort tot de mogelijkheden. Open van de diskette de werkmap Bierbrouwerijen Selecteer cel A3

33 31 Ga naar het dialoogvenster Celeigenschappen en selecteer Uitlijning Vink onder Tekstconfiguratie Terugloop aan en klik op OK De geselecteerde tekst staat nu netjes onder elkaar in één cel. TIP! De sneltoets voor terugloop is: Alt-Enter. Selecteer de cellen A5 t/m G5 Ga opnieuw naar het dialoogvenster Celeigenschappen en het tabblad Uitlijning Zet de knop Graden op 90 graden of; Sleep onder Stand de wijzer naar boven tot 90 graden of; Klik op het bovenste blokje in het vakje Tekst. Klik op OK (Zie voorbeeldvenster hiernaast en hierboven) De geselecteerde tekst staat nu verticaal. Zet dezelfde tekst nu schuin, in een hoek van 45 graden en bekijk het resultaat Selecteer de cellen C1 t/m E2 en klik op Centreren U ziet dat het resultaat niet goed is! Dit komt omdat Excel de inhoud van cel C1 en cel C2 toch gewoon centreert over de cellen waar deze in staan en niet over de hele selectie. Dit kunt u op de volgende manier oplossen: Laat de selectie staan en ga via het dialoogvenster Celeigenschappen naar Uitlijning Klik het lijstje onder Horizontaal: open, kies voor Centreren over selectie en klik op OK Het is nu wel gelukt. Bekijk en oefen de overige mogelijkheden van de optie Uitlijning in Celeigenschappen Sluit na de oefening de werkmap en sla de wijzigingen niet op

34 32 Hoofdstuk A Auto-opmaak, kopiëren en opmaakprofielen De opmaak van een werkblad kunt u automatisch laten toepassen op verschillende manieren Auto-opmaak Open van de diskette de werkmap Verkoopcijfers Selecteer de cellen A4 t/m F10 Kies in het menu Opmaak voor AutoOpmaak Met de knop Opties, kunt u het onderste gedeelte openen, waar u desgewenst nog het één en ander aan- of uit kunt zetten. Selecteer het vak Klassiek 2, klik op OK en hef de selectie op Als deze tabelopmaak bij nader inzien toch niet bevalt, kunt u eenvoudigweg het bovenstaande herhalen en een andere opmaak kiezen. Als u de tabelopmaak geheel wilt verwijderen kunt u natuurlijk de ongedaan maken knop gebruiken. Als de tabelopmaak echter al eerder aangebracht is, dan werkt deze optie niet meer. Om dan deze opmaak (geheel) te verwijderen is minder eenvoudig. Tabelopmaak verwijderen Selecteer de cellen A5 t/m F10 (Let op, niet vanaf A4!) Als u de bovenste rij van de automatische opmaak toch meeneemt in de selectie, zal deze na het verwijderen van de opmaak, de datums omzetten in getallen. Dit is een lastige bijkomstigheid. Om die reden is het beter om deze rij later zelf aan te passen.

35 33 Kies in het menu Opmaak voor AutoOpmaak Blader en selecteer in het laatste vak Geen en klik op OK De opmaak is nu verwijderd, maar merk op dat het aangepaste formaat is blijven staan. De cellen in rij 4 kunt u desgewenst één voor één handmatig aanpassen, maar eventueel ook via de AutoOpmaak. Selecteer de cellen A4 t/m F10 Ga opnieuw naar AutoOpmaak via het menu Opmaak Selecteer het vak Eenvoudig en klik op OK De Klassieke opmaak is nu verwijderd, maar blijft nog de rand over om weg te halen. Verwijder de rand zoals u in het vorige hoofdstuk geleerd heeft U heeft nu ongeveer de oude opmaak weer terug. Maar u ziet, als er eenmaal een AutoOpmaak is ingesteld en dit niet meer via de ongedaan maken knop te herstellen is, dat het dan wat lastiger wordt. Sluit de werkmap en sla de wijzigingen niet op Opmaak kopiëren Soms is het wenselijk om alleen de opmaak van een cel of een blok cellen te kopiëren naar een andere cel of cellen. Dus niet de inhoud van de cel kopiëren, maar alleen de uiterlijke kenmerken zoals vet, cursief, kleur e.d. Opmaak van een cel kopiëren Open van de diskette de werkmap Budget Selecteer cel B3 Klik op de knop Opmaak kopiëren/plakken Rond de geselecteerde cel (B3) ziet u een bewegend kader. Klik nu op cel E3 De opmaak van cel B3 is nu gekopieerd naar cel E3. van de standaardwerkbalk Als de kopieeractie mislukt, klik dan op de ongedaan maken knop en begin opnieuw. Opmaak van meerdere cellen tegelijk kopiëren Selecteer de cellen A5 t/m A14 en klik op Klik nu op cel D5 De opmaak van de cellen A5 t/m A14 is nu gekopieerd naar de cellen D5 t/m D14

36 34 Opmaak naar verschillende cellen kopiëren Selecteer cel B5 Dubbelklik op de knop Bij dubbelklikken op de Opmaak plakken knop blijft deze actief tot u deze uit zet. Klik achtereenvolgens in de cellen B14, E5 en E14 De opmaak van cel D5 is nu gekopieerd naar alle cellen die aangeklikt zijn. Klik opnieuw op de knop om de kopieerfunctie uit te zetten of druk op Escape NOOT! Als u de opmaak naar een blok cellen wilt kopiëren, hoeft u niet steeds elke cel aan te klikken. U kunt na het dubbelklikken op de Opmaak plakken knop, het betreffende blok gewoon selecteren zoals u geleerd hebt eerder in dit cursusboek. Oefen het bovenstaande, sluit daarna de werkmap en bewaar de wijzigingen niet Opmaakprofiel Een opmaakprofiel is een soort verzameling van diverse opmaakkenmerken. Door gebruik te maken van een opmaakprofiel hoeft u niet steeds opnieuw bepaalde opmaakkenmerken aan te brengen. Opmaakprofiel gebruiken Open van de diskette de werkmap Bierbrouwerijen Selecteer de cellen A5 t/m A12, B5 t/m G5 en C1 t/m C2 Kies in het menu Opmaak voor Opmaakprofiel Open in het verschenen dialoogvenster Opmaakprofiel het vakje Naam opmaakprofiel: Hier ziet u de standaard aanwezige opmaakprofielen en een speciaal voor deze cursus toegevoegd opmaakprofiel met de naam Cursus. Klik op het opmaakprofiel Cursus In het dialoogvenster onder Opmaakprofiel bevat, ziet u de kenmerken van dit profiel. Klik op OK en hef de selectie op U ziet dat de geselecteerde cellen in één keer de opmaakkenmerken van het opmaakprofiel Cursus hebben overgenomen. Opmaakprofiel verwijderen Het opmaakprofiel (in dit geval het opmaakprofiel Cursus) uit het dialoogvenster Opmaakprofiel verwijderen, gaat als volgt: