INFORMATIE HALEN UIT EXCEL REKENBLADEN

Transcriptie

1 INFORMATIE HALEN UIT EXCEL REKENBLADEN Naam Nr Klas Datum Microsoft Excel is een rekenprogramma dat behoort tot het geïntegreerd softwarepakket Microsoft Office. Elektronische rekenbladen of spreadsheets gebruik je om getallen te verwerken. Je zet de getallen in een tabel en je voert formules in om allerlei berekeningen automatisch te laten uitvoeren. Bovendien kan je de cijfergegevens en resultaten duidelijk in beeld brengen met grafieken. In deze werkmodule leer je hoe je op een efficiënte manier informatie haalt uit rekenbladen. We geven hier een overzicht van de inhoud: 1. Het Excel venster Je leert de vensteronderdelen kennen die typisch zijn voor een rekenblad. 2. Structuur van een rekenblad Je leert hoe een rekenblad opgebouwd is. 3. Navigeren in werkmappen Je leert hoe je snel van de ene naar de andere plaats kunt gaan in uitgebreide rekenbladen. 4. Voorgrond en achtergrond van een cel Je leert dat wat je ziet in een tabel niet altijd het gegeven is dat werd ingevoerd. 5. Automatisch rekenen Je leert één of meer cellen selecteren. Je past tijdelijke bewerkingen toe op geselecteerde cellen. 6. Problemen oplossen bij het opzoeken van informatie Je zal vaststellen dat er hulpmiddelen nodig zijn om alle informatie volledig te kunnen zien in een rekenblad. Bovendien leer je een methode kennen om een gegeven snel terug te vinden. Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen pagina 1

2 1 HET EXCEL VENSTER Opgave 1 Open de toepassing Microsoft Excel. Het venster van Microsoft Excel bevat enkele onderdelen die typisch zijn voor een spreadsheet. De andere vensterdelen ken je. Vervolledig de lijst Navigatiebalk 4 Formulebalk 8 Werkvenster Bekijk menu Beeld. Welke onderdelen van het venster kan je uitschakelen en weer activeren? pagina 2 Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen

3 2 STRUCTUUR VAN EEN REKENBLAD Bekijk de opbouw van een nieuw, leeg Excelbestand. Het bestand is een werkmap. De naam van de werkmap staat in de titelbalk. Elke werkmap bestaat uit een aantal werkbladen. De namen van de werkbladen vind je onderaan terug op ruitertjes of tabs. Tab Actieve cel Rij Een werkblad is ingedeeld in verticale kolommen, benoemd met letters, en horizontale rijen, benoemd met cijfers. In één werkblad zijn er 256 kolommen en rijen! Een vakje op de kruising van een kolom en een rij noemen we een cel. De naam van een cel bestaat uit de kolomletter gevolgd door het rijnummer: het celadres of de celverwijzing. Kolom Eén cel is omkaderd. Deze cel is de actieve cel. De kader rond de actieve cel noemen we de celwijzer. Opgave 2 Lege werkmap Hoe heet de nieuwe, nog lege, werkmap?... Welk werkblad is momenteel actief?... Noteer het adres van de actieve cel:... Opgave 3 Open werkmap België in cijfers. Hoeveel werkbladen zitten in deze werkmap?. Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen pagina 3

4 3 NAVIGEREN IN WERKMAPPEN Vooral in uitgebreide rekenbladen, met veel werkbladen en grote tabellen, is het handig om de celwijzer snel te kunnen verplaatsen naar de gewenste cel. Excel biedt verschillende hulpmiddelen om te navigeren in een werkmap! 3.1 NAVIGATIEKNOPPEN Opgave 4 Onderzoek de functie van de verschillende navigatieknoppen: om onmiddellijk de tab van het laatste werkblad te zien knop nr.... om onmiddellijk de tab van het eerste werkblad te zien knop nr.... om één blad naar rechts op te schuiven knop nr.... om één blad naar links op te schuiven knop nr NAVIGEREN MET DE MUIS Verplaats de celwijzer naar een ander werkblad naar een andere cel Werkwijze klik op de tab van het gewenste werkblad breng indien nodig de tab in beeld met behulp van de navigatieknoppen klik op de gewenste cel breng indien nodig de cel in beeld met behulp van de schuifbalken 3.3 NAVIGEREN MET SNELTOETSEN Verplaats de celwijzer 1 cel verder in de aangewezen richting 1 scherm naar beneden 1 scherm naar boven 1 scherm naar rechts 1 scherm naar links naar de eerste cel van het werkblad naar de laatste cel van het gebruikte werkbladgedeelte naar het begin van een rij naar het volgende werkblad naar het vorige werkblad Werkwijze pijltjestoetsen ( ) PgDn PgUp Alt + PgDn Alt + PgUp Ctrl + Home Ctrl + End Home Ctrl + PgDn Ctrl + PgUp pagina 4 Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen

5 Opgave 5 Wat staat in de laatste cel van werkblad Valuta?... Wat staat in de eerste cel van deze rij?... Wat staat in de eerste cel van werkblad Weer?... Hoe heet het laatste werkblad van de werkmap? OVERSCHAKELEN NAAR EEN ANDERE WERKMAP Als je met meer werkmappen wil werken, moet je snel kunnen overschakelen van de ene werkmap naar de andere: klik op de knop in de taakbalk of kies de gewenste map in het menu Venster. menu Venster knoppen in taakbalk Opgave 6 Open een nieuwe werkmap met de knop Nieuw. Welke naam heeft deze werkmap?. Hoe zie je in het menu Venster dat de nieuwe werkmap geactiveerd is? Schakel over naar werkmap "België in cijfers". 4 VOORGROND EN ACHTERGROND VAN EEN CEL Om de inhoud van een cel te zien moet je de cel eerst selecteren. In het naamvak van de formulebalk zie je het adres van de geselecteerde cel, in de invoerregel staat de eigenlijke inhoud van de cel! We noemen dit de achtergrond van de cel. Wat je ziet in de cellen van het werkblad, noemen we de voorgrond. Naamvak Invoerregel Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen pagina 5

6 Opgave 7 Vervolledig onderstaande tabel: selecteer de cellen en noteer wat in de achtergrond staat! Lees de opmerkingen waar men naar verwijst. Werkblad Cel celinhoud opm. Tewerkstelling A15 Tewerkstelling Eerste cel Tewerkstelling B1 Werknemers Laatste cel Valuta B7 Tewerkstelling D27 Tewerkstelling Werknemers D17 I9 Tewerkstelling D1 Opmerkingen Tekst wordt automatisch links uitgelijnd in de cel. Als een tekst groter is dan de cel dan loopt deze schijnbaar door in de volgende cel, tenminste als de aangrenzende cel leeg is! Getallen worden automatisch rechts uitgelijnd in de cel. Formules staan in de achtergrond van het werkblad, het resultaat staat op de voorgrond. Formules beginnen altijd met het gelijkheidsteken (=). Resultaten van formules worden automatisch rechts uitgelijnd. Een datum wordt automatisch rechts uitgelijnd in de cel. Hiermee heb je kennisgemaakt met de verschillende gegevenstypes die kunnen voorkomen in een rekenblad. Excel kan berekeningen maken met getallen, datums, tijden en formules. Deze gegevens noemen we numeriek. Standaard worden ze rechts uitgelijnd in de cel. Gegevens waar Excel niet mee rekent noemen we alfanumeriek. Tekst, maar ook cijfers zoals telefoonnummers en bankrekeningnummers, zijn alfanumerieke gegevens! Ze worden standaard links uitgelijnd in de cel. pagina 6 Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen

7 5 AUTOMATISCH REKENEN 5.1 CELLEN SELECTEREN Om bewerkingen snel toe te passen op meer cellen tegelijkertijd, moet je de cellen eerst selecteren. Een groep aaneengesloten cellen noemen we een bereik. Om een bereik te noteren, noteer je het celadres van de eerste cel, gevolgd door een dubbelpunt en het celadres van de laatste cel. Hier is het bereik A2:C4 eerste cel laatste cel Als je in een bereik wil verwijzen naar een volledige kolom, noteer je alleen de letter van de kolom. Als je in een bereik wil verwijzen naar een volledige rij, noteer je alleen het nummer van de rij. Cellen of bereiken die niet aaneengesloten zijn, noemen we een meervoudig bereik. De cellen en of bereiken die tot het meervoudig bereik behoren, worden naast mekaar geschreven en gescheiden door een puntkomma. Hier is het meervoudig bereik A2:A3;B4:D4;B6:B9;D6 Opgave 8 Noteer het meervoudig bereik van deze selectie:.... Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen pagina 7

8 Opgave 9 Breng een leeg werkblad op de voorgrond. Oefen het selecteren van cellen, rijen, kolommen en werkbladen. Gebruik hiervoor de onderstaande tabel. muisaanwijzer voor selectie Wat selecteren? Hoe selecteren? Toepassing bereik sleep met de muis van de cel linksboven naar de cel rechtsonder meervoudig bereik selecteer een cel of bereik, hou de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer de volgende cel of bereik selecteer D4:F6 aantal geselecteerde cellen: selecteer A1;B5:B8;D1;D5 aantal geselecteerde cellen:. kolom klik op de kolomkop selecteer kolom G aaneensluitende sleep met de muis over de kolommen kolomkoppen selecteer de kolommen A:D aantal geselecteerde kolommen: rij klik op de rijkop selecteer rij 9 aaneensluitende sleep met de muis over de rijen rijkoppen werkblad klik op de grijze knop in de linkerbovenhoek van het blad selecteer de rijen 3:7 aantal geselecteerde rijen:... selecteer het gehele werkblad 5.2 BEWERKINGEN TOEPASSEN OP GESELECTEERDE CELLEN Als je cellen met numerieke waarden selecteert, verschijnt onderaan in de statusbalk de som van de getallen. Deze automatische berekening is handig om tussenresultaten te bekijken! Opgave 10 Selecteer in werkblad Werknemers celbereik B7:C8. Noteer de som van de getallen:... Selecteer in werkblad Tewerkstelling het meervoudig celbereik C9:C15;D17:D27 Noteer de som van de getallen:... Standaard is werkbladfunctie SOM actief bij de automatische berekening. Je kan ook een andere werkbladfunctie kiezen: selecteer de cellen, klik in de statusbalk rechts op "Som=" en klik in het snelmenu op één van de functies. Om automatisch berekenen uit te schakelen kies je in het snelmenu "Geen". pagina 8 Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen

9 Opgave 11 Selecteer de cellen A19:D21, kies in de statusbalk de functie Aantal. Leid af uit het resultaat wat deze functie betekent: Selecteer de cellen D17:D27, kies in de statusbalk de functie Gem. Leid af uit het resultaat wat deze functie betekent: Selecteer de cellen D17:D27, kies in de statusbalk de functie Max. Leid af uit het resultaat wat deze functie betekent: 6 PROBLEMEN BIJ HET OPZOEKEN VAN INFORMATIE Als een gegeven breder is dan de cel en de cel ernaast is niet leeg, dan is de inhoud niet volledig zichtbaar! De kolombreedte moet aangepast worden! Wanneer een getal of een datum breder is dan de cel, dan plaatst Excel "hekjes" in de cel. Om de celinhoud zichtbaar te maken in het werkblad, moet je de kolom verbreden. Je kan de kolombreedte op verschillende manieren aanpassen Via een snelmenu Klik rechts op de kop van de kolom en kies in het snelmenu Kolombreedte De kolombreedte is aangegeven met een getal. Dit getal verwijst naar het aantal tekens dat in de cel kan weergegeven worden. Met de muis Wijs de scheidingslijn tussen de kolomkoppen aan. De muisaanwijzer verandert nu in een dubbele pijl. Klik en sleep de rechterrand van de kolom in de gewenste richting om de kolom breder of smaller te maken. Om ervoor te zorgen dat de gegevens precies passen in de kolom, dubbelklik je op de rechterrand van de kolomkop. De hoogte van de rijen kan je op een gelijkaardige manier aanpassen. Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen pagina 9

10 Opgave 12 Hoe breed is kolom A van werkblad Tewerkstelling?... Zorg ervoor dat de gegevens precies passen in kolom D. Hoe breed is de kolom D nu?... Hoe hoog is rij 29? Zoek op met de helpknop hoe de hoogte aangegeven wordt! Maak de hoogte van rij 29 passend! Hoeveel regels tekst staan in cel A29? Sla de werkmap op! Bij het navigeren in een groot rekenblad, verdwijnen de titels van het scherm en kan je niet meer zien wat de cijfers betekenen! Om dit probleem op te lossen moet je de titels van het rekenblad blokkeren: klik op de cel onder en rechts van de titels die op het scherm moeten blijven staan, kies vervolgens Titels blokkeren in het Venstermenu. Om een titelblokkering weer ongedaan te maken, kies je in het Venstermenu "Titelblokkering opheffen". Opgave 13 Klik in werkblad Valuta in cel C6. Blokkeer de titels en gebruik de schuifbalken om te navigeren. Welke rijen blijven altijd op het scherm staan? :... Welke kolommen blijven altijd op het scherm staan? :... Excel biedt ook de mogelijkheid om snel te zoeken in een rekenblad. Kies in menu Bewerken de optie "Zoeken...". Typ in het tekstvak het zoekargument. Klik op de knop "Volgende zoeken" om de celwijzer op de eerste cel te zetten waarin het zoekargument staat. Klik opnieuw op de knop "Volgende zoeken" om na te gaan of het zoekargument nogmaals voorkomt in de tabel! Als het zoekargument niet voorkomt in de tabel, zal Excel dit melden. Opgave 14 In welke rij van werkblad Tewerkstelling vind je informatie over werkzoekenden?... pagina 10 Microsoft Excel: informatie halen uit tabellen