Programma van Eisen. Workflow applicatie Brandveiligheid

Transcriptie

1 Programma van Eisen Workflow applicatie Brandveiligheid

2 Autorisatie OPSTELLERS: Dierselhuis,Jette BIJDRAGE IN DE WERKGROEP*: Dit Programma van Eisen (PvE) is integraal onderdeel van de Aanbesteding Workflow applicatie. Dit document geeft de door Veiligheidsregio Twente (verder in dit document VRT) gestelde eisen aan (de realisatie en implementatie en het beheer en onderhoud van) de workflow applicatie weer. Versie gegevens VERSIE: DATUM: OMSCHRIJVING: definitief Enschede, Versie , Veiligheidsregio Twente, Enschede, auteursrechten voorbehouden. Overname van dit rapport (of gedeelten daarvan) is toegestaan, mits de bron wordt vermeld.

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Eisen aan de Inschrijver Eisen en wensen aan de oplossing (functioneel) Portaalfunctionaliteit Workflowfunctionaliteit Documentgrelateerde functionaliteit Objectregistratie Autorisaties, zoekfunctionaliteiten, configuratie, back-up Documentgenerator Eisen non-functioneel Algemeen Gebruiksvriendelijkheid (gebruik en beheer) Duurzaamheid en conformiteit Eisen rollen en taakverdeling Eisen Techniek Koppelingen Technische eisen... 15

4 1 Eisen aan de Inschrijver Implementatie 1. Na afloop van de opschortende termijn dient Opdrachtnemer een Proof of Concept op te leveren die de VRT uiterlijk 15 januari 2018 kan beoordelen. 2. Voordat de installatie start vindt een startgesprek tussen Opdrachtnemer en VRT plaats om implementatieplan en planning te bespreken. Opdrachtnemer kan gevraagd worden zijn implementatieplan in overleg met VRT aan te passen en is bereid rekening te houden met de wensen die daarbij door VRT worden gesteld. De impact van de installatie dient vooraf te worden vastgelegd in een rolverdeling tussen VRT en opdrachtnemer. 3. Er vindt een functionele / gebruikersacceptatietest plaats na installatie van de aangeboden oplossing. 4. Inrichting van de aangeboden oplossing voor de procesondersteuning (o.a. zaaktypes) vindt plaats samen met een functioneel beheerder, DIVmedewerker, project lid WWB (Werkprocessen, werkwijzen en basistakenpakket) en ca 3-4 medewerkers van het werkproces in kwestie. Opdrachtnemer levert inhoudelijke expertise bij de inrichting. 5. Er dient een mogelijkheid te zijn om met 2 zaaksystemen binnen de VRT te werken. Over de onderlinge verhoudingen dienen tijdens het project afspraken te worden gemaakt. 6. De VRT -functioneel beheerder is zoveel als mogelijk degene die de inrichting van de aangeboden oplossing verzorgt. Opdrachtnemer coacht en ondersteunt de functioneel beheerder. Opdrachtnemer ziet toe op de (kwaliteit van de) inrichting bij elk inrichtingstraject. 7. De applicatie is een standaard oplossing die voldoet aan de gestelde eisen en kent geen specifiek maatwerk voor de VRT, behoudens de te maken koppelingen. 8. Volgordelijkheid danwel gelijktijdigheid, clustering en planning van de implementatie van processen is mogelijk. Dit laten wij over aan de Opdrachtnemer. 9. Er is één functioneel beheerder voor 0,5 fte beschikbaar voor de inrichtingstrajecten. Tevens is er een full time DIV-medewerker beschikbaar. Circa 3-4 medewerkers van het proces in kwestie dienen betrokken te zijn met het meedenken over de inrichting en het uitvoeren van testen en gebruikersacceptatie. 10. Opdrachtnemer houdt rekening met de benodigde inrichtingstijd en levert zelf aanvullende inrichtingscapaciteit aan om de benodigde planning te realiseren. Agenda-afspraken worden gemaakt door Opdrachtnemer, en deze worden ruim van tevoren gepland. Opleiding 11. Opdrachtnemer dient gezamenlijk met VRT een opleiding voor beheerders en gebruikers te organiseren en (i.c. gebruikers) ook in gezamenlijkheid te geven. 12. Opdrachtnemer stelt up-to-date opleidingsmateriaal ter beschikking. Dit dient onderdeel te zijn van deze aanbieding. 13. Opdrachtnemer stelt het opleidingsmateriaal samen dat de getrainde/opgeleide beheerders op een later moment zelf kunnen/mogen gebruiken én aanpassen om derden op te leiden/trainen VERSIE 2.0 // PAGINA 4

5 Projectleiding 14. De aanbieding gaat vergezeld van CV van voorgestelde projectleider(s). De projectleider(s) dient de Nederlandse taal machtig te zijn. Voeg het als bijlage aan de Inschrijving toe. 15. De aangemelde projectleider zal niet vervangen worden door een andere projectleider zonder afstemming en overeenstemming met VRT. 16. Alle in de aangeboden oplossing opgeslagen gegevens vallen onder het eigenaarschap van VRT. Documentatie 17. Opdrachtnemer onderhoudt documentatie voor beheerders (beheerdocumentatie) en eindgebruikers (handleidingen) en draagt er zorg voor dat deze altijd up-to-date is met de gebruikte versie van de aangeboden oplossing bij VRT. Dit is inclusief de beschrijving van alle koppelingen. 18. Alle documentatie voor het gebruik en het functioneel/technisch beheer van de aangeboden oplossing is volledig Nederlandstalig. Voor de ICT afdeling is Engelstalig toegestaan. 19. Er is een technische handleiding voor installatie en technisch systeembeheer van de aangeboden oplossing beschikbaar. 20. Per release, upgrade en fix wordt een volledig overzicht meegeleverd van de inhoud van de release, upgrade en fix, inclusief installatiehandleiding. 21. De Opdrachtnemer levert als onderdeel van de inschrijving een lijst met bekende beperkingen (zowel technisch als functioneel) van het systeem (known issues). 22. De oplossing beschikt over een digitale Nederlandstalige handleiding voor gebruikers. Support 23. Opdrachtnemer is in geval van urgente fouten met betrekking tot de aangeboden oplossing bereid om buiten kantoortijden aan de oplossing ervan te werken. 24. Support- en beheerwerkzaamheden (technisch / functioneel (applicatie)beheer) zijn, indien gewenst, door middel van een strippenkaart of vergelijkbare constructie af te nemen. Licht de mogelijkheden toe. Onderhoud 25. Het recht op de nieuwste versies van de aangeboden oplossing is inbegrepen bij het aanbod en de prijs. 26. Patches en nieuwe releases kunnen in eigen beheer zonder tussenkomst van de opdrachtnemer door VRT zelf geïnstalleerd worden. (on premis oplossing) Opvolging 27. Opdrachtnemer zal tegen een redelijke en billijke vergoeding alle noodzakelijke inspanningen verrichten om een naadloze overgang naar een opvolgende dienstverlener van VRT mogelijk te maken. Licht toe wat u doet om VRT hierbij te ondersteunen. Rapportages 28. Algemeen De Opdrachtnemer rapporteert over haar dienstverlening (support, onderhoud e.d.) eens per kwartaal en bespreekt dit met VRT. 29. GAT/FAT De Opdrachtnemer ondersteunt de functioneel beheerder bij het uitvoeren van een gebruikersacceptatietest met een groep gebruikers. 30. Migratie Voor de VRT is het belangrijk zaak- en objectinformatie en documenten van de bestaande systeem FirstWatch (deels) te integreren en migreren naar de aangeboden oplossing. Opdrachtnemer ondersteunt VRT met een goede conversie en import van zaken, objecten en dossiers. PROGRAMMA VAN EISEN, WORKFLOW APPLICATIE BRANDVEILIGHEID // PAGINA 5

6 2 Eisen en wensen aan de oplossing (functioneel) 2.1 Portaalfunctionaliteit 31. Applicatie De aangeboden oplossing is voor minimaal de portaal-, DMS- en zaak- /workflowfunctionaliteit ontwikkeld en te gebruiken als een webapplicatie rechtstreeks via een webbrowser (dus geen desktopapplicatie en ook geen ontsluiting via Citrix of gelijkwaardig). 32. Mobiel werken De aangeboden oplossing moet mobiel te gebruiken, met uitzondering van de beheerfunctionaliteiten. Dat wil zeggen op mobiele apparaten zoals tablets. Licht toe of dit via de browser en/of een aparte app mogelijk is, en geef aan welke beperkingen er zijn. 33. Verwerking bestanden De aangeboden oplossing dient de mogelijkheid te hebben dat meerdere bestanden tegelijk worden geüpload/toegevoegd bij op te starten en reeds lopende workflow(s). De aangeboden oplossing moet zowel on- als offline bestanden kunnen verwerken. 34. Portaal (indien SaaS) De aangeboden oplossing beschikt over portalen voor medewerkers, klanten c.q. ketenpartners. Verwerken bestanden Overige oplossing Het portaal moet de mogelijkheid hebben om ketenpartners toegang te verlenen. Geef aan welke technische voorzieningen daarvoor getroffen moeten worden en welke licenties beschikbaar moeten zijn. 35. De aangeboden oplossing dient het uploaden van grote hoeveelheden (>100 bestanden) in webformulieren of in zaakdossiers mogelijk te zijn. Licht toe en onderbouw met screenshots. 36. Gebruikers kunnen in de aangeboden oplossing grote bestanden (tot 2 GB) uploaden. 37. formulieren De aangeboden oplossing heeft de mogelijkheid om door middel van beslisbomen logica in formulieren op te nemen om zo afhankelijkheden tussen formuliervelden of pagina's te kunnen benutten. Licht de mogelijkheden toe. Webformulieren 38. De aangeboden oplossing bevat functionaliteit om webformulieren (zie bijlage 9 van het Bestek) door functioneel beheerders aan te laten maken en te beheren. 39. De webformulieren zijn zo in te zetten dat medewerkers, ketenpartners en klanten zaken kunnen opstarten via een portaal. Licht de mogelijkheden en beperkingen hiervan toe en onderbouw met screenshots. Rapportages 40. De aangeboden oplossing bevat functionaliteit om rapportages voor managementinformatie te genereren. Bijvoorbeeld aantal binnengekomen zaken, aantal lopende zaken per behandelaar en per team, aantal zaken die termijn dreigen te overschrijden of reeds overschreden hebben. De zaken moeten per zaaktype te onderscheiden zijn. Licht toe welke rapportages standaard al beschikbaar zijn. 41. De rapportgegevens/data moeten kunnen worden geëxporteerd naar Microsoft Excel format of andere systemen. 42. De VRT heeft de voorkeur aan een directe toegang voor rapportages tot de DB van haar BI systeem. Inschrijver dient een tabelschema en uit te leggen hoe dit kan worden gerealiseerd. Een export optie is echter de minimale eis. VERSIE 2.0 // PAGINA 6

7 2.2 Workflowfunctionaliteit 43. Verplicht stellen De aangeboden oplossing biedt de mogelijkheid om bij een workflow het invullen van invulvelden te verplichten. 44. Aanmaken en wijzigen De aangeboden oplossing biedt de mogelijkheid om door middel van configuratie (zero-coding) zelf workflow(s) en processtappen aan te maken en te wijzigen. 45. Checklists Functioneel beheerders moeten in de aangeboden oplossing per workflow checklists of gelijkwaardige functionaliteit kunnen configureren (webformulieren). Behandelgroepen 46. De aangeboden oplossing biedt de mogelijkheid behandelgroepen (groepen van gebruikers, bijvoorbeeld een team) aan te maken, te wijzigen, te verwijderen en rechten toe te kennen. 47. De aangeboden oplossing biedt de mogelijkheid een basis weergave in te stellen per behandelgroep. Contactpersonen en organisaties 48. De aangeboden oplossing biedt de mogelijkheid contactpersonen en contactorganisaties (zoals bevoegde gezagen) aan te maken, te wijzigen en te verwijderen. 49. Aan een workflow moet een contactpersoon en/of organisatie gekoppeld kunnen worden. 50. Routering De gebruiker kan, mits daartoe geautoriseerd, bij een workflow de behandelaar wijzigen in zichzelf, een andere behandelaar. 51. Audit trail De aangeboden oplossing houdt een audit trail bij van alle handelingen die binnen een workflow uitgevoerd worden. De naam van gebruiker, het tijdstip, het workflow-nummer en de aard van de handeling worden gelogd en zijn niet-muteerbaar. Een derde partij kan een inspectie hierop uitvoeren. De audit trail is ook exporteerbaar naar bijv. PDF. 52. Werkoverzicht 53. De aangeboden oplossing kan een gebruiker voorzien van een persoonlijk overzicht van relevante workflow(s) en hun status. 54. De aangeboden oplossing (middels een filteroptie) kan de werkverdeler voorzien van een overzicht van alle lopende workflow(s) en hun status. Dit is te sorteren/filteren per gebruiker/adviseur en soort workflow op elk gewenst niveau. Termijnbewaking 55. De beheerder kan per soort workflow een doorlooptijd instellen. 56. Signalering op (dreigend) verlopen van normtijden in een workflow moet voor relevante gebruikers (werkverdeler) direct zichtbaar zijn in de workflow en moet hier een melding van geven. 57. De aangeboden oplossing kan een workflow opschorten. 58. De aangeboden oplossing kan de behandeltermijn van een (lopende) workflow verlengen (data aanpassen, info aanpassen). 59. De aangeboden oplossing kan rekening houden met feestdagen, werk- en kalenderdagen bij de berekening van deadlines van workflow. Werkwijze 60. De aangeboden oplossing geeft een rappelmelding naar de medewerker als er een nieuwe workflow ter behandeling is toegevoegd of als er een wijziging in een workflow heeft plaats gevonden (bijv. een document toegevoegd, een datum hersteltermijn is gewijzigd). Wie de rappelmelding moet ontvangen is door de VRT instelbaar. PROGRAMMA VAN EISEN, WORKFLOW APPLICATIE BRANDVEILIGHEID // PAGINA 7

8 61. De aangeboden oplossing geeft de hoeveelheid en welke objecten weer wat voor toezicht en objectinformatie moeten worden ingepland/geactualiseerd. Dit aan de hand van prioritering en frequentie moeten deze objecten automatisch naar voren komen. Dit wordt weer gegeven in de werkvoorraad van de werkverdeler. 62. De aangeboden oplossing geeft de mogelijkheid om 1 account met lopende workflow(s) bij meerder gebruikers weer te geven. 63. Object koppelen aan workflow(s) In de aangeboden oplossing moeten workflow(s) aan objecten te koppelen zijn. 64. Taken De gebruiker/behandelaar kan specifieke taken en sub-taken aanmaken binnen workflow(s) en weg zetten bij andere gebruikers. 65. Werkvoorraad Selectiekeuzemogelijkheden en filtermogelijkheden(zoekfunctie) in de werkvoorraadlijst. Bijv. soort workflow, soort object, gebied/gemeente, adres, delen van een woord/naam. 66. Lopende zaken De gebruiker/behandelaar van een workflow moet voor dat specifieke object andere lopende workflow(s) kunnen zien (inclusief historische gegevens). 67. Accorderen Voor de afhandeling van workflow(s) dient in veel gevallen accordering plaats te vinden door ondertekenaar. De aangeboden oplossing biedt de functionaliteit om accordering mogelijk te maken. 68. Zelf te definiëren invoervelden De aangeboden oplossing bevat de mogelijkheid om als functioneel beheerder zelf invoervelden / metadatavelden (vrije en gestructureerde) te definiëren bij een workflow, object en document. Licht de mogelijkheden en beperkingen hiervan toe. Onderbouw met screenshots met invulvelden van workflow kenmerken, objectkenmerken en documentkenmerken. 69. Automatische acties Per workflow is instelbaar of een status wijziging automatisch leidt tot het uitzetten van een actie (bv opstarten deel workflow). Als een statuswijziging X plaatsvindt dient automatisch de ketenpartner X te worden geïnformeerd (middels mail). 2.3 Documentgrelateerde functionaliteit 70. NEN-norm De aangeboden oplossing (binnen de gehele keten) ondersteunt digitaal archiveren / vernietigen en voldoet aan NEN Documenttypen 71. De aangeboden oplossing ondersteunt de opslag en ontsluiting van documenten uit alle gangbare formats. Tot gangbare formats verstaat de VRT onder meer Microsoft Office-documenten, ODF-bestanden, Pdfbestanden, image- en vectorformats (PNG, JPG, GIF, SVG), autocadbestanden, video-bestanden etc. etc. (niet-limitatieve opsomming). 72. Documenten moet in het zaaksysteem VRT (een oplossing van SplitVision) worden opgeslagen. Er moet een koppeling zijn tussen de aangeboden oplossing en dit zaaksysteem. Het betreft de STUFF zaaksysteem koppelingen (KING). Metadatering 73. Documenten moeten voorzien kunnen worden van metadata. 74. Velden met metadata moeten aangemaakt en gewijzigd / verwijderd kunnen worden. 75. Beheer van metadatavelden van workflow typen en objecten moet VRT zelf kunnen worden uitgevoerd. 76. Vastgelegde metadata zijn onlosmakelijk verbonden met het digitale document (of aggregaties daarvan) VERSIE 2.0 // PAGINA 8

9 77. Er is één centraal beheersinstrument voor de metadata-dictionary welke alleen door daartoe bevoegde personen is te gebruiken. 78. De beschrijvende metadata/attributen moeten achteraf door daarvoor geautoriseerde medewerk(st)ers gecorrigeerd kunnen worden. 79. Zaakdossiers Documenten kunnen aan meerdere workflow dossiers worden gekoppeld. 80. Versiebeheer De oplossing ondersteunt versiebeheer van documenten. 81. Definitieve documenten De aangeboden oplossing moet de mogelijkheid bieden om documenten als definitief te markeren, dat betekent dat deze niet meer achteraf gewijzigd kunnen worden (Pdf A). 82. Inzien documenten In de aangeboden oplossing moeten documenten gelijktijdig door meerdere gebruikers kunnen worden geraadpleegd. 2.4 Objectregistratie Objecten 83. De aangeboden oplossing maakt het object-/locatiegericht werken mogelijk door het kunnen koppelen van geografische coördinaten (punt of vlak), BAGgegevens, buurten/wijken aan een workflow. 84. Het is mogelijk om alle workflowdossiers die betrekking hebben op één locatie of een set geografische coördinaten bij elkaar te brengen (een zogenoemd locatiedossier/objectdossier). Registratie adressen 85. Objecten dienen in de aangeboden oplossing aan BAG-objecten gekoppeld te kunnen worden. Er moet ook een mogelijkheid zijn om een niet-bag adres in te kunnen vullen. 86. Objecten dienen in de aangeboden oplossing minimaal gekoppeld te kunnen worden aan BAG pand-id, ligplaats-id, standplaats-id, verblijfsobject-id en nummeraanduiding-id. 87. Adressen dienen volgens de standaarden van de BAG te worden opgeslagen in de aangeboden oplossing. Dat wil zeggen aparte velden voor naam openbare ruimte (straatnaam), huisnummer, huisletter, huisnummertoevoeging, postcode en woonplaats. Documenten koppelen 88. In de aangeboden oplossing moeten meerder workflow types aan een object gekoppeld kunnen worden. 89. In de aangeboden oplossing moeten meerdere documenten tegelijkertijd aan een object gekoppeld kunnen worden. 90. In de aangeboden oplossing moeten documenten aan objecten gekoppeld kunnen worden (objectdossier). 91. Documenten verplaatsen 92. Registratie gebruik 93. Objecten onderling koppelen 94. Eigen objectregistratie De aangeboden oplossing moet het mogelijk maken dat er meerdere documenten tegelijk verplaatst kunnen worden van de ene workflow naar de andere workflow. De aangeboden oplossing moet ondersteunen dat er per (BAG-)object meerdere soorten gebruik te registreren kunnen zijn (d.w.z. aanvullende gegevens op de authentieke BAG-gegevens). De oplossing moet ondersteunen dat objecten aan andere (hoofd/centraal)objecten gekoppeld kunnen worden. Het hoofdadres moet ook te vinden zijn bij het sub-object. De oplossing ondersteunt het maken en beheren van eigen objectregistraties. Bijvoorbeeld objecten zoals installaties, welke eigen kenmerken bevatten en een relatie met een workflow hebben, maar ook relaties met een ander object (bijv. BAG) kunnen hebben. PROGRAMMA VAN EISEN, WORKFLOW APPLICATIE BRANDVEILIGHEID // PAGINA 9

10 95. Lopende wordkflow De aangeboden oplossing moet per object zichtbaar maken (bijv. aan de hand van een stoplicht) of er lopende workflow(s) zijn en zo ja, welke. 96. Geo-viewer In de aangeboden oplossing worden workflow(s) en objecten geografisch weergegeven op een eenvoudige geïntegreerde geo-viewer. De basis kaartlagen zijn: - OpenStreetmap (standaard aan) - BAG (standaard aan) - BGT - Luchtfoto s * *bij luchtfoto s dient gebruik te worden gemaakt, naast een aantal basis GEO lagen, van de database (GEO magazijn) van de VRT. Indien u de applicatie als SaaS aanbiedt dient u in uw Inschrijving de koppeling mee aan te bieden. 2.5 Autorisaties, zoekfunctionaliteiten, configuratie, back-up Autorisaties 97. Binnen de aangeboden oplossing moeten autorisaties op zowel persoonsniveau als op rol, als op functie bepaald kunnen worden. Dit moet ook in combinatie mogelijk zijn. 98. De aangeboden oplossing staat toe dat een gebruiker meerdere rollen heeft met verschillende autorisaties. Deze autorisaties dienen gestapeld te zijn binnen één en hetzelfde account. Bij conflicten is de situatie most restricted leidend. 99. Het instellen van alle autorisaties moet in de aangeboden oplossing door de beheerder kunnen worden gedaan. Zoekfunctionaliteit 100. Zoekfunctionaliteit De aangeboden oplossing ondersteunt het gebruiksvriendelijk terugvinden van workflow(s) en objecten zodanig dat het mogelijk is: - Op basis van workflow kenmerken, objectkenmerken, trefwoorden, omschrijvingen van dossiers te zoeken; - Op basis van type workflow; - Op basis van adres gegevens; Licht de mogelijkheden, eventuele beperkingen en gebruiksvriendelijkheid toe en onderbouw met screen shots De aangeboden oplossing is in staat om een gestructureerde zoekopdracht (gericht op metadata) en een ongestructureerde zoekopdracht (full text) te combineren. De aangeboden oplossing moet de mogelijkheid hebben zoekresultaten te exporteren naar Microsoft Excel Configuratie De beheerder heeft de beschikking over een gebruiksvriendelijke beheer- en configuratietool waarmee het inregelen van workflow types, checklisten, gebruikers, gebruikersgroepen (niet-limitatieve opsomming) eenvoudig gerealiseerd kan worden. Toon dit aan door middel van een afdruk van een scherm / schermen uit de beheer- en configuratiemodule van de aangeboden oplossing Controle dubbelingen De aangeboden oplossing signaleert naar de gebruiker wanneer er mogelijk een dubbele workflow of object wordt aangemaakt Query s De aangeboden oplossing maakt het mogelijk om (SQL) query s op de database uit te kunnen voeren Workflow Vanuit de aangeboden oplossing kan de medewerker rechtstreeks het archief raadplegen en de historie-overzicht van het betreffende object zien Back-up De aangeboden oplossing/opdrachtnemer zorgt er voor dat er met grote regelmaat een back-up wordt gemaakt. Geef aan hoe frequent deze back-up VERSIE 2.0 // PAGINA 10

11 wordt gemaakt, hoe lang de back-up gegevens bewaard blijven en hoe binnen het proces de restore mogelijkheden er uit zien en hoeveel tijd er mee gemoeid is om een back-up terug te zetten. 2.6 Documentgenerator Documentgenerator 107. De aangeboden oplossing is te koppelen met externe documentgenerators (zoals iwriter, Smartdocuments, Xential of gelijkwaardig) De gegenereerde documenten moeten automatisch een uniek documentnummer toegewezen krijgen van de aangeboden oplossing op het moment van aanroepen van de documentgenerator of opslag in de aangeboden oplossing. PROGRAMMA VAN EISEN, WORKFLOW APPLICATIE BRANDVEILIGHEID // PAGINA 11

12 3 Eisen non-functioneel 3.1 Algemeen 109. Performance Responsetijden op schermen zijn gemiddeld < 3 seconde voor elke gebruiker (ongeacht het aantal gebruikers) van de aangeboden oplossing bij het invoeren van informatie en het schakelen tussen velden en schermen. Dit geldt niet voor het genereren van overzichten en rapportages, en uploaden van bestanden Import- en exportmogelijkheden De aangeboden oplossing kan gestructureerde gegevens en documenten/dossiers gebruiksvriendelijk importeren en exporteren. Licht toe Webbrowser De applicatie dient volledig en correct te functioneren in Microsoft Internet Explorer. Licht toe welke versies van Internet Explorer worden ondersteund en welke van onderstaande browsers eveneens wordt ondersteund: - Microsoft Edge - Safari - Chrome 3.2 Gebruiksvriendelijkheid (gebruik en beheer) 112. Interface De oplossing beschikt over een volledig Nederlandstalige grafische user interface Mobiele weergave De aangeboden oplossing kan ook op mobiele apparaten worden gebruikt. Zowel op ios als Android omgeving. Licht toe hoe de oplossing deze wijze van werken ondersteund Veelvoorkomende acties Veelvoorkomende acties zoals opslaan, afdoen en opvragen van documenten of het digitaal paraferen kunnen met enkele muiskliks of met een shortcut-key worden uitgevoerd Autorisaties De aangeboden oplossing houdt rekening met autorisaties bij het tonen van informatie, functionaliteit, schermen en zoekresultaten Aandachtspunten De aangeboden oplossing attendeert gebruikers actief op punten die relevant zijn en om aandacht vragen voor de behandeling of archivering van een zaak (Bijvoorbeeld foutmeldingen, meldingen met uitroepteken, controlevragen etc.). Voeg screenshots toe ter illustratie Interface aanduiding De aangeboden oplossing geeft gebruiker te allen tijde op intuïtieve wijze weer waar hij/zij zich bevindt in behandeling van een workflow of procedure (bijvoorbeeld d.m.v. procesvisualisatie, kruimelpad, workflow overzicht) en geeft de gebruiker handvatten om stappen naar voren of (indien toegestaan in de autorisatie) naar achteren te maken. Voeg screenshots toe ter illustratie. 3.3 Duurzaamheid en conformiteit 118. Migratie uitfasering De aangeboden oplossing maakt het mogelijk bij een toekomstig uitfaseren van de applicatie dat de VRT alle geproduceerde informatie (niet-limitatieve opsomming: zaakinformatie, documenten, registraties, checklisten, zaaktypeconfiguraties, business rules, etc.) eenvoudig kan migreren naar een vervangend systeem Escro De opdrachtnemer heeft met een derde partij een Escrow-regeling of vergelijkbare regeling voor de broncode van de programmatuur of is bereid dit af te sluiten, zodat beiden ook beschikbaar zijn in geval van een faillissement. Alternatief voor een Escrow-regeling is dat de opdrachtnemer haar broncode beschikbaar stelt aan de VRT na definitieve gunning. Licht toe welke van toepassing is. VERSIE 2.0 // PAGINA 12

13 4 Eisen rollen en taakverdeling In de werkprocessen gaat VRT uit van een aantal vaste rollen binnen elk proces. Voor de goede invulling van die rol dient de aangeboden oplossing de gebruiker optimaal te faciliteren. Per rol zijn de eisen als volgt: Frontoffice o Frontoffice-medewerkers kunnen eenvoudig zelf zaken opstarten. o Frontoffice-medewerkers kunnen eenvoudige grote hoeveelheden bestanden (>100 bestanden) toevoegen aan een zaak. Dit moet kunnen zowel in een webformulier als aan een reeds gestarte zaak. o Frontoffice-medewerkers moeten door klanten of ketenpartners opgestarte zaken kunnen zien en aanvullingen doen op zaak- /documentkenmerken Werkverdeler o Werkverdelers zijn in staat om werk (workflow en/of taken) eenvoudig te verdelen, dat wil zeggen toekennen aan een andere medewerker. o Werkverdelers hebben de mogelijkheid om een workflow en/of taak van de ene naar een andere behandelaar te verplaatsen Hoofdbehandelaar o Hoofdbehandelaars zijn in staat overzicht houden over uitgezette deelzaken (status, behandelaar etc). o Hoofdbehandelaars moeten eenvoudig de deeladviezen weer kunnen bijeenbrengen die middels deelzaken tot stand zijn gekomen. o Hoofdbehandelaars moeten eenvoudig het verzoek om akkoord kunnen indienen bij een daartoe bevoegde ondertekenaar. o Hoofdbehandelaars kunnen overzicht houden over hun dossier door bijvoorbeeld filtering/sortering van documenten op kenmerken/eigenschappen/metadata 123. (Deel) behandelaar o Deelzaakbehandelaars moeten eenvoudig kunnen zien wat het precieze verzoek is en welke documenten van het hoofdossier wel/niet relevant zijn. o Deelzaakbehandelaars moeten notities en een logboek eenvoudig kunnen opzetten in een workflow. Bijvoorbeeld door vrije invoervelden en/of gestructureerde invoervelden Ondertekenaars o Ondertekenaars moeten kunnen zien waarop (welke informatie/documenten) om akkoord / goedkeuring wordt gevraagd. o Het akkoord verstrekken dient gebruiksvriendelijk en met minimale handelingen mogelijk te zijn. o Het dient na akkoord duidelijk zichtbaar te zijn binnen een workflow dát en waarop het akkoord is verstrekt. PROGRAMMA VAN EISEN, WORKFLOW APPLICATIE BRANDVEILIGHEID // PAGINA 13

14 5 Eisen Techniek 5.1 Koppelingen (overig) 125. Zaaksysteem De aangeboden oplossing moet aansluiten op het zaaksysteem van VRT. Dit is de oplossing van de firma SplitVision. Het koppelvlak wat beschikbaar is Zaaksysteem DMS volgens KING 126. Gemeenten De aangeboden oplossing moet kunnen koppelen met ander (zaak) systemen van de 14 Twentse Gemeenten. Om gegevens en documenten uit te wisselen. Geef tevens aan welke koppeling uw oplossing kan maken en wat voor gegevens uitgewisseld kan worden. Indien er beperkingen zijn dan dient u deze eveneens te vermelden. OLO 127. De aangeboden oplossing is koppelbaar met het Omgevingsloket Online (OLO). Door middel van Digikoppeling. De aangeboden oplossing kan gegevens uit het OLO inlezen en start automatisch een workflow en voegt bijbehorende documenten toe. Beschrijf de werking van uw oplossing hierin De aangeboden oplossing kan advies aanvragen downloaden uit het omgevingsloket en een automatisch een zaak aanmaken met de juiste gegevens en kan automatisch informatie terug leveren aan het OLO. BAG 129. De applicatie dient gekoppeld te worden met een actueel BAG db voor zijn adressen. Geef aan hoe dit werkt en wie de beheerder is van de BAG db en wat de update frequentie is. De VRT heeft en eigen abstract van de BAG (postgres db) waar gebruik van gemaakt kan worden De bron voor BAG-data wordt minimaal 1 keer per maand geactualiseerd BI De aangeboden oplossing is koppelbaar met business intelligence- en rapportagetools (bijv. Qlikview, Cognos etc.) of er is een import- /exportconstructie mogelijk. Licht toe met welke tools uw oplossing te koppelen is en bij welke dit daadwerkelijk in de praktijk bij een klant gerealiseerd is Lauditor De aangeboden oplossing heeft een koppeling met Lauditor Acronis De aangeboden oplossing heeft een koppeling met Acronis GBA De aangeboden oplossing heeft een koppeling met GBA. Geef aan hoe dit werkt en wat voor eisen (technisch, functioneel, licenties) er gesteld worden LiveOp Vanuit de applicatie LiveOp (voor de uitrukdienst) dient informatie te raadplegen zijn. Bijzonderheden van een object moet op te vragen zijn. geef aan welke koppelvlak u heeft en wat de (on)mogelijkheden zijn. De basis is dat middels een adres dan wel bag id uw systeem geraadpleegd moet kunnen worden op aanwezigheid van (belangrijke/actuele) informatie SaaS of on-premis Indien uw een SaaS oplossing levert en voor de gevraagde koppelingen zijn on-premis onderdelen nodig, dan dient u ter alle tijde ervoor te zorgen dat bij updates de koppelingen 100% blijven werken. Indien het noodzakelijk is dat de on-premis onderdelen ook bijgewerkt dienen te worden dient u dat minimaal 4 weken van te voren kenbaar te maken. De update(s) dienen uitgevoerd te worden door de opdrachtnemer LiveEvents De VRT maakt gebruik van een landelijke applicatie LiveEvents voor de advisering van Evenementen. Er dient een koppeling geleverd te worden tussen uw applicatie en LiveEvents voor uitwisseling van aanvragen/adviezen en de daarbij behorende informatie (ie: documenten). LiveEvenst heeft de beschikking over een API koppelvlak. Het product is ontwikkeld door de firma LiveOp Externe toegang De aangeboden oplossing moet informatie/documenten kunnen ontsluiten en aanvullen van evenementen uit het landelijke systeem live events. dit systeem heeft de beschikking over een api koppeling. middels de api kan een evenement aangeboden worden, bijgewerkt worden als ook natuurlijk geraadpleegd worden. het product is van de firma LiveOp VERSIE 2.0 // PAGINA 14

15 5.2 Technische eisen. Acceptatieomgeving 139. Test-, acceptatie- en productieomgevingen kunnen data en inrichting onderling uitwisselen. Geef aan hoe dit werkt De applicatie heeft voor VRT een test en acceptatieomgeving om updates en nieuwe releases te kunnen testen Externe toegang 141. Ketenpartners en overige gebruikers moeten zonder VRT-AD-account de aangeboden oplossing via internet (buiten de VRT-omgeving) kunnen benaderen en zaken kunnen behandelen. Licht de voorgestelde werkwijze toe. Webbased 142. de oplossing is voor alle eindgebruikers volledig webbased en via internet benaderbaar Standaard webbrowsers waaronder MS IE (10,11),MS Edge, Chrome (51.0 en hoger) en Safari moeten ondersteund worden. Geef tevens aan binnen hoeveel weken na release van nieuwe browser versies u deze ondersteund. Daarbij dienen zowel de x32 als x64 browsers ondersteund te worden. Infrastructuur 144. Indien uw applicatie Java nodig heeft om te werken dan draagt de opdrachtnemer er zorg voor dat de applicatie binnen één maand kan werken met de nieuwe versie van Java. Export van gegevens 145. Gegevens kunnen on premise realtime geraadpleegd worden via een SQLview en bij SaaS/off premise realtime geraadpleegd worden via een beveiligde webservice 146. Export van gegevens kan plaatsvinden via een webservice op basis van XML. Performance 147. De applicatielogica moet serverbased afgehandeld kunnen worden, dit om cliënt en benodigde bandbreedte zoveel mogelijk te reduceren 148. De interactieve respons voor de dagelijkse werkzaamheden van aplicatiebeheerders bedraagt niet meer dan 1 seconde Queryresultaten worden binnen 5 seconden getoond. Oplossingen 150. In geval van een SaaS oplossing wordt de oplossing aangeboden als een private cloud, dat houdt tevens in dat de applicatie bij voorkeur niet wordt gedeeld met andere afnemers op het zelfde fysieke of virtuele platform. Hier mag van worden afgeweken indien de opdrachtnemer in haar SLA garandeert dat er geen performance beïnvloeding plaatsvindt door andere afnemers Indien de applicatie een volledige Saas oplossing is. Beschikbaarheidspercentage is minimaal 99,99% (uptime), storingen zijn binnen 1 uur opgelost of er is melding over de voortgang van de oplossing. Opdrachtnemer verplicht zich gebruikers binnen 24 uur te informeren over oorzaak De opdrachtnemer kan de klant een testapplicatie leveren waarmee de endto-end performance te meten en te debuggen is De oplossing werkt platform onafhankelijk De webfunctionaliteit, de productieomgeving en de rapportagedatabase is 24/7 beschikbaar. PROGRAMMA VAN EISEN, WORKFLOW APPLICATIE BRANDVEILIGHEID // PAGINA 15

16 De oplossing heeft een real time koppelingen (zie eisen koppelingen ) Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het functioneel koppelen met de gevraagde systemen. ICT van VRT faciliteert bij de totstandkoming van de noodzakelijke koppelingen In de oplossing is het mogelijk om vervuiling als gevolg van het niet afronden van acties te voorkomen. Niet afgeronde acties moeten door een hiervoor geautoriseerde medewerker uit de applicatie te verwijderen zijn. Middels een audittrail moet het mogelijk zijn acties van en door wie te kunnen inzien 157. De oplossing heeft de mogelijkheid om in te loggen d.m.v. single sign on via alle browsers (zoals Internet Explorer, Google Chrome, Safari), mobiel en andere devices. VRT maakt gebruik van ADFS en Azure AD Er kan door meerdere personen tegelijkertijd in de applicatie worden gewerkt (shared use) ook gelijktijdig ook in 1 dossier De oplossing ondersteunt volledige werkplek-onafhankelijkheid, waarbij geen gebruikers/specifieke data (w.o. instellingen, sjablonen) ontbreken als een gebruiker op een andere werkplek werkt. Daarnaast laat de applicatie geen digitale sporen achter In de applicatie is in te richten (autorisatie) wie er welke dossiers mag in zien (per onderdeel, per persoon) en is het zichtbaar wie een mutatie heeft aangebracht. Er moet een duidelijke rollenverdeling kunnen worden aangebracht De oplossing biedt de mogelijkheid tot autorisatie van instellingen op functie/rol medewerkers/derden(ivm o.a. functiescheiding). Toegang tot de applicatie voor derden wordt vanuit de applicatie geregeld. Diverse rollen moeten aan gebruikers toegekend worden De oplossing ondersteunt functiescheiding tussen invoer van gegevens enerzijds en autorisatie (goedkeuring) van deze gegevens anderzijds en tussen raadpleeg- en muteerautorisaties 163. De oplossing biedt de mogelijkheid tot routing langs verscheidene functionarissen voor mutatie of fiattering en biedt de mogelijkheid om binnen hetzelfde niveau of dezelfde rol door te sturen ivm communicatie, werkoverdracht 164. De oplossing heeft een functiescheiding tussen invoer van gegevens enerzijds en goedkeuring van deze gegevens anderzijds en tussen raadpleeg- en muteerautorisaties 165. De oplossing biedt in- en exportmogelijkheden tbv data uitwisseling met andere systemen. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de functionaliteit van de koppelingen De oplossing biedt versiebeheer van de opgeslagen content zodat informatie altijd kan worden teruggehaald, dit minimaal gedurende de looptijd van de overeenkomst Na afloop van de overeenkomst of bij tussentijdse beëindiging stelt de opdrachtnemer alle data ter beschikking aan de VRT. En zal volledig meewerken aan de ontbinding van de overeenkomst De oplossing beschikt over een gestandaardiseerde back-up en restore methodiek en regime, geef aan hoe u de backup oplossing heeft ingericht en wat de restore (on)mogelijkheden zijn Bij updates en conversies worden vrije velden ondersteund, zodat die niet kwijtraken 170. Gegevens die van belang zijn voor VRT hoeven slechts eenmalig te worden ingevoerd in de applicatie en zijn vervolgens beschikbaar in de applicatie. En op 1 plek autorisatiebeheer 171. Bij de invoer van gegevens wordt gebruik gemaakt van voorkeuzemenu s, scrollbare lijsten en door de applicatie gegenereerde logische suggesties. VERSIE 2.0 // PAGINA 16

17 De oplossing biedt uitgebreide filter, sorteer en zoekmogelijkheden om snel de juiste gegevens te vinden. Deze moeten ingesteld kunnen worden en bewaard blijven na het uitloggen Het is mogelijk documenten direct binnen de applicatie in te scannen of zijn te uploaden vanuit aan separate VRT scanmodule naar een digitaal dossier. De applicatie moet eenvoudig en efficiënt kunnen werken met VRT systemen en het VRT netwerk 174. Het is mogelijk naast PDF bestanden ook Excel en Word documenten, Outlook (.eml) bestanden te uploaden, met behoud van het originele format De applicatie voert controles op de invoer direct uit en geeft gebruikers duidelijke foutmeldingen De gebruiker heeft duidelijk inzicht in de voortgang en de status van de handeling waar hij mee bezig is (proces gestuurd gebruikersinterface) 177. De applicatie registreert wie welke actie heeft uitgevoerd binnen de applicatie, dit geldt ook voor de beheerdersrol als die bij meer dan 1 persoon is belegd Indien een on-premis oplossing wordt aangeboden dan is er een integratie met het Windows domein van de VRT zodat gebruikers automatisch inloggen in de applicatie. Indien een SaaS oplossing dan dient een koppeling met ADFS server of met Azure AD tot stand te worden gebracht door de opdrachtnemer. Voor de ketenpartners dienst een inlogoplossing te worden aangeboden. Inschrijver beschrijft hoe dit tot stand wordt gebracht. On Premise installatie (Bij SAAS oplossing niet van toepassing) Hardware requirements i.g.v. een on premise installatie 179. Uitgangspunt is virtualisatie. Het gevirtualiseerd aanbieden met behulp van VMware ESX moet vanaf versie 6.0 en hoger worden ondersteund Voor de software wordt uitgegaan van een standaard (out-of-the box installatie), geen maatwerk. Behalve maatwerk t.a.v. eventuele data-output (bijvoorbeeld managementinformatie queries e.d.) en / of koppelingen. De geüpdate functionaliteit dient eenvoudig en betrouwbaar geïmplementeerd te kunnen worden Voor Windowsapplicaties maakt VRT gebruik van Windows 2016 en SQL 2016 als baseline voor Server OS en Database server en IIS 7.0 of hoger als webserver. Documentatie en ondersteuning 182. De software dient goed gedocumenteerd te zijn. Er dient een Nederlandstalig beheer/inrichtingsdocument te zijn Er dient ten behoeve van de eindgebruikers een autorisatie-document en een functionele handleiding aanwezig te zijn. In het autorisatiedocument dient beschreven te worden hoe autorisatie technisch/functioneel opgezet moet worden en wat mogelijkheden zijn. De autorisatiematrix moet gebaseerd zijn op de processen van VRT en haar informatiebehoefte. Autorisaties dienen vanuit medewerker en rol inzichtelijk te zijn De opdrachtnemer draagt zorg voor goede uitvoerig beschreven technische documentatie voor de onderdelen die VRT zelf moet beheren. Security 185. Verkeer via webbrowser verloopt via een beveiligde verbinding (https) De opdrachtnemer houdt zich aan de wettelijk eisen inzake privacy en zorgt er voor voldoende organisatorische en technische maatregelen om ook voor de in SaaS geleverde applicatie hieraan te laten voldoen. Daarnaast volgt zij inzake privacy de richtlijnen die hiervoor door het College Bescherming Persoonsgevens zijn uitgegeven. PROGRAMMA VAN EISEN, WORKFLOW APPLICATIE BRANDVEILIGHEID // PAGINA 17

18 De opdrachtnemer houdt zich aan de wettelijk eisen inzake privacy en zorgt er voor voldoende organisatorische en technische maatregelen om ook voor de in SaaS geleverde applicatie hieraan te laten voldoen. Daarnaast volgt zij inzake privacy de richtlijnen die hiervoor door het College Bescherming Persoonsgevens zijn uitgegeven Binnen de oplossing dient er een ruime mogelijkheid zijn om autorisaties toe te kennen. Toegang tot de diverse modules dient minimaal op niveau van Beheerder, gebruiker en raadpleger afgeschermd te kunnen worden. Bij voorkeur kunnen de toegepaste autorisaties gemonitord en gerapporteerd worden. Ondersteuning en helpdesk 189. De opdrachtnemer heeft een helpdesk voor vragen en problemen met installatie, updates en gebruik van de applicatie De helpdesk is Nederlandstalig De helpdesk is in elk beschikbaar gedurende kantoortijden VERSIE 2.0 // PAGINA 18