Functionele beschrijving integratie Bluebeam Revu ECM systemen

Transcriptie

1 ECM Pro Solutions Telefoon: (+31) Website: KvK Functionele beschrijving integratie Bluebeam Revu ECM systemen Versie Status Datum Type 1.0 Concept Startdocument 1.1 Definitief Update Pag.1

2 Inhoud Inleiding... 3 Technische randvoorwaarden... 4 Integratiescenario s... 5 Bijlage 1: configuratie stempel... 8 Pag.2

3 Inleiding Dit document beschrijft de integratiemogelijkheden tussen enerzijds de applicatie Bluebeam Revu v9.0 en hoger en anderzijds de volgende ECM systemen Corsa, MyCorsa v7.2 Verseon Explorer v2.0,2.1 Sharepoint 2010 Doelstelling van de integratie is de volgende functionaliteit: selectie van een bestaand document, aanwezig in een lopende zaak door de gebruiker openen en eventueel uitchecken van het geselecteerde document uit het ECM systeem openen van het geselecteerde document in Bluebeam na bewerking in Bluebeam het document opslaan en eventueel inchecken als nieuwe versie in het ECM systeem Pag.3

4 Technische randvoorwaarden De integratie gaat uit van een technisch en functioneel correct functionerende clientomgeving en achterliggende koppelvlakarchitectuur. Per ECM systeem betekent dit het volgende: ECM systeem Client Versie(s) Koppelvlak Corsa MyCorsa 7.2 en hoger Corsa webservice 7.2 en hoger Corsa Corsa 7.2 en hoger Corsa webservice 7.2 en hoger Verseon Explorer 2.0, 2.1 en hoger MNG webservice 2.0 en hoger Sharepoint Sharepoint 2010 en hoger Sharepoint 2010 en hoger E-Suite (*) E-Suite 2.0 en hoger Document Gateway 2.0 en hoger Inproces (*) Inproces Zaak 2.6 en hoger Inproces 2.6 en hoger *) in ontwikkeling Er zijn momenteel geen beperkingen als gevolg van specifieke databases. Ondersteunde OS, TS en virtuele omgevingen: Systeem Versie Bijzonderheden Microsoft Windows XP, 7, 8 geen Citrix Metaframe 1.8 en hoger geen RES Workspace Manager versie 9.0 en hoger geen Pag.4

5 Integratiescenario s Door de flexibele opzet van de integratie zijn meerdere scenario s mogelijk. Er zijn twee belangrijke varianten: documentscenario zonder waarmerken documentscenario met waarmerken Technisch en functioneel zijn beide scenario s identiek met als uitzondering dat de gebruiker de optie heeft om bij het terugschrijven van het in Bluebeam bewerkte document een stempel met metadata (uit de registratie in het ECM systeem) te plaatsen in het document (alleen van type PDF) en dit mee op te slaan. Op hoofdlijnen verloopt de bewerking als volgt: gebruiker selecteert handmatig een reeds opgeslagen bestand (PDF) in het ECM systeem, al dan niet gekoppeld aan een zaak afhankelijk van het ECM systeem en de gekozen configuratie wordt 1. er een bestand aangemaakt met daarin het registratienummer van het te bewerken document of 2. het registratienummer van het document op het klembord geplaatst of 3. een bestand met daarin het registratienummer van het te bewerken document uit het ECM systeem gesleept naar het bureaublad Pag.5

6 de koppeling leest dit bestand, checkt het document uit, en plaatst dit op een vooraf vastgelegde bestandslocatie op het filesysteem (uniek per gebruiker) optioneel: het ECM systeem exporteert tevens een bestand met een afbeelding van een stempel of logo plus een serie metadata die bij de registratie van het document (als velden en/of kenmerken) zijn opgeslagen de koppeling start vervolgens de Bluebeamapplicatie en opent het document stempel Pag.6

7 optioneel: de gebruiker past de stempel toe (reeds voorzien van metadata) na bewerking bewaart de gebruiker de gemaakte wijzigingen de koppeling zoekt het gewijzigde bestand, checkt het opnieuw in in het ECM systeem als nieuwe versie of registratie en markeert het bestand eventueel als definitief zodat het niet meer (zonder intervententie van applicatiebeheer) gewijzigd kan worden. Het ECM systeem maakt (indien vereist) zelf een nieuw (platgeslagen) archiefdocument in PDF of PDF/A-formaat op de achtergrond de koppeling verwijdert de tijdelijke bestanden uit de gebruikersmap Pag.7

8 Bijlage 1: configuratie stempel De applicatie maakt bij het opvragen van het te bewerken document metagegevens op behorende bij de registratie in het ECM systeem. Er kunnen maximaal 10 verschillende metadata worden toegevoegd. Optioneel kan er een logo worden toegevoegd aan de stempel. De stempel kan in JPG, BMP, PNG of PDF worden geëxporteerd en op een vooraf bepaalde locatie worden opgeslagen. Per gebruiker kan er een specifieke stempelconfiguratie ingesteld worden. Het configuratiebestand wordt opgesteld in XML formaat. Gedetailleerde informatie bevindt zich in de productdocumentatie. Pag.8