Bijlage 13-B-2 Toelichting bij Subgunningscriterium. Bij Aanbesteding Platform Digitaal Werken VRHM

Transcriptie

1 Bijlage 13-B-2 Toelichting bij Subgunningscriterium B Bij Aanbesteding Platform Digitaal Werken VRHM

2

3 Datum: Auteurs: VRHM Bijlage 13-B-2 Toelichting bij Subgunningscriterium B Herziene versie n.a.v. de tweede Nota van Inlichtingen

4 Inhoud 4.1 Portaalfunctionaliteit Portaalfunctionaliteit: intranet Portaalfunctionaliteit: partnerportaal Portaalfunctionaliteit: website brandweer Werkondersteuningsfunctionaliteit Projectmatig werken en andere digitale samenwerking Zaakgericht werken Zoeken en zoekintegratie Documentmanagementfunctionaliteit Object- en registratiefunctionaliteit Archieffunctionaliteit Integratie met andere systemen Overige eisen Beveiligingseisen Extra beveiliginsaspecten Architectuur Niet-functionele eisen en wensen Opbouw en uitbreidbaarheid... 23

5 4.1 Portaalfunctionaliteit Inschrijver: <gelieve hier de naam van de inschrijver te vermelden> Portaalfunctionaliteit: intranet Wens 17 Digitale nieuwsbrieven, persberichten en uitnodigingen kunnen eenvoudig via het medewerkersportaal opgemaakt en verstuurd worden naar alle medewerkers, maar ook naar relaties. Hiervoor wordt nu gebruikgemaakt van andere systemen (mailmonitor en dreamweaver). Licht de mogelijkheden toe en onderbouw de mate van eenvoud. Wens 20 Het medewerkersportaal beschikt over een smoelenboek, zodat gebruikers elkaar snel kunnen vinden. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. Wens 23 Het medewerkersportaal toont taken van de gebruiker, bijvoorbeeld Outlooktaken maar ook andere taken vanuit andere applicaties. Zodat de gebruiker bijvoorbeeld een melding krijgt als er weer facturen in Exact klaar staan voor accordering, of een leidinggevende krijgt een melding als hij een verlofaanvraag van een medewerker moet goedkeuren. (De wens geldt voor webapplicaties die daadwerkelijk de mogelijkheid kennen om deze gegevens via bekende en open standaarden beschikbaar te stellen.) Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid hiervan toe. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 2

6 4.1.2 Portaalfunctionaliteit: partnerportaal Wens 2 Het partnerportaal beschikt over een smoelenboek, zodat gebruikers elkaar snel kunnen vinden. VRHM levert alle adressen van de gebruikers aan de leverancier aan. De leverancier leest de adressen in in het partnerportaal. Gebruikers mogen vervolgens zelf hun gegevens in het smoelenboek wijzigen/aanvullen, of zich uit het smoelenboek verwijderen. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 3

7 4.1.3 Portaalfunctionaliteit: website brandweer Wens 1 Het nieuwe platform moet compatibel zijn met de website Dat betekent dat ook op die website via het principe Single Point of Truth informatie, documenten, bestanden, foto s, video s etc. kunnen worden (door)geplaatst. Welke mogelijkheden biedt het Platform Digitaal Werken met het kunnen uitwisselen van webcontent met een andere website? Onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 4

8 4.2 Werkondersteuningsfunctionaliteit Projectmatig werken en andere digitale samenwerking Wens 1 Het Platform Digitaal Werken moet het gelijktijdig werken door meerdere gebruikers aan hetzelfde document ondersteunen. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. Wens 7 In een projectomgeving zijn de volgende onderdelen minimaal aanwezig: - Documentbibilotheek - Agenda (eigen en gedeeld) - Takenlijst - Chatfunctie - Discussiemogelijkheid Licht toe aanwezige functionaliteiten toe. Wens 8 Het is mogelijk om op basis van templates nieuwe projectomgevingen te genereren, waarbij deze voorzien zijn van alle instellingen en sjablonen om een nieuw project te starten, zonder tussenkomst van een beheerder. Onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 5

9 4.2.2 Zaakgericht werken Wens 12 Het is mogelijk om per zaaktype vooraf de routering in te stellen en bij statusovergang automatisch te laten plaats vinden. Routering naar de juiste behandelaar kan bijvoorbeeld vast of flexibel op basis van opgegeven zaakkenmerken (metadata van de zaak) plaatsvinden. Beschrijf welke mogelijkheden het Platform Digitaal Werken biedt om dit handmatig dan wel automatisch te realiseren. Wens 13 Het Platform Digitaal Werken voorziet de functioneel beheerder van een gebruiksvriendelijke beheermodule waarmee de routing per zaaktype eenvoudig in te stellen is. Onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid met screenshots. Wens 14 Per zaaktype is te configureren dat een statuswijziging automatisch leidt tot het uitzetten van een actie (bijv. opstarten deelzaken). Licht de mogelijkheden toe en onderbouw met screenshots. Beschrijf ook de mogelijkheden om eventuele business rules hierin te gebruiken. Wens 16 De audit trail in het Platform Digitaal Werken is voor beheerders en gebruikers op een overzichtelijke wijze binnen de applicatie te bekijken. Licht door middel van screenshots toe. Wens 18 Het Platform Digitaal Werken maakt het accorderen zo gebruiksvriendelijk mogelijk voor zowel de zaakbehandelaar als degene die moet accorderen. Licht de gebruiksvriendelijkheid toe én de wijze waarop akkoord wordt gegeven (bijv. door middel van een accorderingszaak of specifieke accorderingsfunctionaliteit). 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 6

10 Wens 20 Degene die accordeert kan eenvoudig en gebruiksvriendelijk aangeven op welke documenten het akkoord wel én niet betrekking heeft. Licht toe Wens 21 Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om notificaties aan een zaakbehandelaar te geven bij belangrijke mijlpalen in een zaak. Licht toe. Wens 28 Het Platform Digitaal Werken kan doorlooptijden per status c.q. stap instellen en hierop termijnbewaking en rapportages uitvoeren. Eis 29 Signalering op (dreigend) verlopen van normtijden in (deel)zaken moet zichtbaar gemaakt kunnen worden in gemakkelijk samen te stellen overzichten voor managers. Bijvoorbeeld alle dreigend te verlopen normtijden van persoon X of team of van alle zaken van een zaaktype. Licht de mogelijkheden toe en voeg screenshots bij ter onderbouwing. Wens 32 Gebruikers moeten binnen een zaak taken / herinneringen kunnen instellen. Licht de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid toe. Wens 36 Het Platform Digitaal Werken bevat de mogelijkheid om als functioneel beheerder zelf invoervelden/metadatavelden (vrij en gestructureerde) te definiëren bij een zaak, object en document. Licht de mogelijkheden en beperkingen hiervan toe. Onderbouw met screenshots met invulvelden van zaakkenmerken, objectkenmerken en documentkenmerken. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 7

11 Wens 39 De webformulieren zijn zo in te zetten dat ketenpartners en klanten zaken kunnen opstarten via een klant/partnerportaal. Licht de mogelijkheden en beperkingen hiervan toe en onderbouw de gebruiksvriendelijkheid en veelzijdigheid van de functionaliteit met screenshots. Wens 40 Het Platform Digitaal Werken dient de mogelijkheid te bieden om door middel van beslisbomen logica in formulieren op te nemen om zo afhankelijkheden tussen formuliervelden of pagina's te kunnen benutten. Licht de mogelijkheden en beperkingen toe. Wens 42 Licht toe welke rapportages standaard al beschikbaar zijn, welke uitbreidmogelijkheden voor rapportages er zijn en voeg screenshots bij ter onderbouwing. Onderbouw de uitbreidbaarheid en gebruiksvriendelijkheid hiervan. Wens 44 Het Platform Digitaal Werken moet beheerders de mogelijkheid bieden om rapportages aan te maken en op te slaan die door gebruikers kunnen worden gegenereerd op basis van persoonlijke data (bijvoorbeeld een overzicht van te behandelen zaken). Licht toe. Wens 46 Het Platform Digitaal Werken ondersteunt de VRHM in haar streven de zaaktypes zelf te kunnen inrichten/configureren en iteratief aanpassen (bijvoorbeeld een extra attribuut bij een zaaktype) op basis van nieuwe inzichten. Onderbouw deze mogelijkheden en benoem beperkingen. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 8

12 Wens 50 Beschrijf de mogelijkheden om zaken automatisch op te starten op basis van geïmporteerde / gekoppelde informatie. Bijvoorbeeld de mogelijkheid om op basis van meldingeninformatie uit een extern systeem om te zetten in zaken. Licht toe en onderbouw de veelzijdigheid en gebruiksvriendelijkheid. Vraag 51 Wat zijn de mogelijkheden van het Platform Digitaal Werken om een gekwalificeerde digitale handtekening toe te voegen aan documenten? Wat zijn uw ervaringen met het gebruik van digitale handtekeningen op basis van certificaten bij vergelijkbare klanten? Vraag 52 Wat zijn de mogelijkheden om binnen het Platform Digitaal Werken om de aan een zaak bestede tijd te registreren? Vraag 53 Met welke basisregistraties, naast de BAG, bevat uw aangeboden oplossing standaardmogelijkheden om te koppelen? 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 9

13 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 10

14 4.3 Zoeken en zoekintegratie Eis 1 De aangeboden oplossing bevat een zoekmachine. Illustreer de eenvoudige en gebruiksvriendelijke bediening met screenshots. Wens 3 De mogelijkheden voor uitgebreid zoeken zijn flexibel in te richten, waarbij minimaal op de volgende kenmerken kan worden gezocht en gefilterd: Op organisatieonderdeel. Op documenttype (aan de hand van pop-up lijst met alle voorkomende documenttypes. Op kennisgebied (zelf in te richten) Op proces/zaaktype (zelf in te richten) Op object/locatie (zelf in te richten) Datum (van, t/m). Licht de mogelijkheden toe en onderbouw de veelzijdigheid/flexibiliteit met screenshots. Wens 8 Binnen de resultaten van een zoekactie moet verder gezocht en gefilterd kunnen worden door een verfijning aan te brengen. Licht toe Wens 14 Het Platform Digitaal Werken biedt de mogelijkheid om trefwoorden/synoniemen en andere metadata toe te kennen aan de verschillende pagina s en onderdelen van de website, waar de zoekmachine vervolgens op kan zoeken. Daarnaast zijn deze trefwoorden door de individuele contentbeheerders vrij te kiezen. Licht toe. Wens 15 In de zoekmachine kunnen ook andere geïndexeerde gegevensverzamelingen buiten het digitale platform worden opgenomen. Zoals Delen van het filesysteem Andere websites. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 11

15 Licht toe. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 12

16 4.4 Documentmanagementfunctionaliteit Eis 11 De applicatie ondersteunt versiebeheer van documenten. Licht toe hoe dit in het Platform Digitaal Werken is ingeregeld en in hoeverre dit configureerbaar is door functioneel beheer. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 13

17 4.5 Object- en registratiefunctionaliteit Eis 1 Het Platform Digitaal Werken kan externe objectregistraties met objecten, in de zin van bijvoorbeeld BAG-objecten, inlezen vanuit externe bronnen. Licht toe. Wens 8 Het Platform Digitaal Werken biedt gebruikers de mogelijkheid per object contactgegevens / objectgegevens / adressen in te voeren zodat deze zijn te gebruiken in correspondentie bij een zaak. Licht toe. Wens 9 Het Platform Digitaal Werken bevat de mogelijkheid objecten aan andere objecten te koppelen, ook als deze van een ander type zijn. Voorbeeld: één of meerdere installaties kunnen gekoppeld zijn aan een BAG-object. Onderbouw de veelzijdigheid en gebruiksvriendelijkheid van deze functionaliteit. Wens 10 Het Platform Digitaal Werken ondersteunt het maken en beheren van eigen objectregistraties. Bijvoorbeeld objecten zoals installaties of tijdelijke objecten zoals evenementen, welke eigen kenmerken bevatten, geometrie bevatten (vlak of punt) en een relatie met een zaak hebben, maar ook relaties met een ander object (bijv. BAG) kunnen hebben. Licht toe. Wens 11 Het Platform Digitaal Werken kan ook objectregistraties inlezen afkomstig van andere bronsystemen/ gegevensmagazijnen binnen de VRHM. De behoefte is om deze objecten, net als basisregistraties en in het platform gecreëerde registraties, te kunnen koppelen aan zaken. Licht toe en beschrijf eventuele beperkingen (bijv. het kunnen inlezen van geometrie van objecten). 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 14

18 Wens 12 Het Platform Digitaal Werken maakt het object- / locatiegericht werken mogelijk door het kunnen koppelen van geografische coördinaten, BAG-gegevens, buurten/wijken aan een zaak. Het is mogelijk om alle zaakdossiers die betrekking hebben op één locatie bij elkaar te brengen (een zogenoemd locatiedossier/objectdossier). Dit is zowel administratief in een overzicht als visueel op de kaart mogelijk. Licht toe en onderbouw de mogelijkheden en gebruiksvriendelijkheid. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 15

19 4.6 Archieffunctionaliteit Eis 1 Het Platform Digitaal Werken ondersteunt digitaal archiveren / vernietigen. Licht toe of de aangeboden oplossing voldoet aan NEN 2082 en NEN-ISO Wens 3 Bij vernietiging van een zaak worden automatisch ook alle bijbehorende documenten vernietigd. Wel moet hierbij rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat een document in meerdere zaken voorkomt. Licht toe. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 16

20 4.7 Integratie met andere systemen Eis 1 Het Platform Digitaal Werken is te koppelingen met externe documentgenerators (zoals iwriter, Smartdocuments, Xential of gelijkwaardig). Geef aan met welke externe documentgenerators uw oplossing een standaardkoppelvlak heeft. Wens 2 De gegenereerde documenten moeten automatisch een uniek documentnummer krijgen op het moment aanroepen van de documentgenerator of opslag in het Platform Digitaal Werken. Licht toe. Eis 4 Het Platform Digitaal Werken voldoet aan de volgende standaarden: RGBZ RSGB StUF-ZAKEN StUF-BG StUF LVO Vermeld welke versies van de hieronder genoemde standaarden worden ondersteund in het Platform Digitaal Werken. Eis 8 Het Platform Digitaal Werken kan door middel van een ETL-koppeling, geautomatiseerde export-/importmogelijkheid of vergelijkbaar gegevens aanleveren aan Qlikview. Dit ten behoeve van managementinformatie en analysedoeleinden. Licht toe welke mogelijkheden er zijn en geef voorbeelden van waar dit gerealiseerd is (welke wijze, welke klant). Eis 9 Het Platform Digitaal Werken is koppelbaar met een (geo)gegevensmagazijn zodat basisregistraties ontsloten kunnen worden via het Platform. Licht toe met welke externe (geo)gegevensmagazijnen gekoppeld kan worden. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 17

21 Wens 10 Het Platform Digitaal Werken is koppelbaar met alle gangbare geoviewers voor de geografische presentatie van content uit het Platform Digitaal Werken (zaken én objecten). Licht de mogelijk en uw ervaring hierin toe. Vraag 12 De VRHM wil een Platform Digitaal Werken dat koppelbaar is met andere applicaties op basis van standaardkoppelingen en open koppelvlakken. Bijvoorbeeld voor de overdracht van informatie naar een e-depot of externe applicatie, of de mogelijkheid om zoekintegratie te bieden op informatie die elders is opgeslagen (netwerkschijven of opslag binnen applicaties), de automatische overdracht en opslag van informatie uit een externe applicatie richting het Platform Digitaal Werken (niet-limitatieve opsomming). Onderbouw de koppelbaarheid van het Platform Digitaal Werken met een uiteenzetting van de functionaliteiten en ondersteunde koppelvlakken/standaarden en standaardkoppelingen. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 18

22 4.8 Overige eisen Beveiligingseisen Wens 1: Alle door u aangeboden diensten vallen binnen een door u (of uw subcontractor) gecertificeerd ISMS conform de ISO Uw SoA behorend bij de ISO27001 is voor ons inzichtelijk (meegestuurd). Indien van toepassing voeg de SoA toe als bijlage. Eis 8 Opdrachtnemer verklaart compliant te zijn aan de beveiligingsrichtlijnen NCSC of is bereid zich hierop te laten beoordelen (conform wat is beschreven in paragraaf ) en in te spannen om compliant te worden. Licht toe welke situatie van toepassing is. Indien van toepassing voeg de compliancy toe als bijlage Extra beveiliginsaspecten Wens 5 Medewerkers en ketenpartners moeten volwaardig toegang kunnen krijgen tot het Platform Digitaal Werken, ook wanneer zij geen AD-account hebben. Licht de voorgestelde werkwijze toe Architectuur Wens 8 Brandweervrjiwilligers en niet-vrhm gebruikers / bezoekers kunnen zonder extra gebruikers-licentiekosten gebruikmaken van de website, digitaal platform en het partnerportaal VRHM. Vraag 14 Welke andere open standaarden ondersteunt uw product? 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 19

23 Vraag 15 In hoeverre heeft het content management systeem een open architectuur? Welke API s zijn beschikbaar waarmee integratie met andere applicaties mogelijk is? Vraag 16 Hoe gaat u om met wijzigingen aan het Platform Digitaal Werken? Denk hierbij bijvoorbeeld aan aanpassingen aan templates of de huisstijl. Vraag 17 Uitgangspunt is dat de oplossing zoveel als mogelijk modulair is opgebouwd. Hierbij geldt dat, met het oog op de beheersbaarheid, het aantal in- en externe koppelvlakken bij voorkeur beperkt blijft. Open vragen: Geef aan in welke modules uw oplossing is onderverdeeld, welke koppelvlakken er zijn tussen de modules en welke externe koppelvlakken er zijn. Geef aan op welke manier u ervoor zorgt dat uw oplossing in de toekomst modulair is. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 20

24 4.8.4 Niet-functionele eisen en wensen Wens 2 Het Platform Digitaal Werken dient minimaal te kunnen worden benaderd met de volgende browsers en daarbij de volledige functionaliteit bieden bij de meest recente major versie en de voorlaatste major versie. Internet Explorer, FireFox, Chrome, Safari, Opera. Hoe meer browsers volledig ondersteund worden hoe beter Wens 3 Het Platform Digitaal Werken dient minimaal te kunnen worden benaderd met de volgende type devices: Desktop (Windows 7 en hoger, Linux, MacOSX) Smartphone (ios, Android, Windows Phone) Tablet (ipad, Android, Windows 8) Wens 13 De licentie van het product staat toe dat naast de installatie in de product het product ook 2x in TAP kan worden geïnstalleerd zonder extra kosten. Licht toe. Wens 14 Het Platform stelt een beheerder in staat om productiedata te kopiëren naar een T-/Aomgeving. Licht toe. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 21

25 Wens 17 Het Platform Digitaal Werken kan ook als SAAS-dienst aangeboden worden. Licht toe. Wens 18 Een applicatiespecialist van VRHM zal de installatie (opnieuw) kunnen uitvoeren met behulp van een installatiebeschrijving. Licht toe 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 22

26 4.8.5 Opbouw en uitbreidbaarheid Wens 1: Toon aan dat uw software ontwikkelomgeving een open application programming interface en een open data exchange interface heeft waarmee u applicatie- en dataintegratie realiseert die vanuit het oogpunt van de gebruiker naadloos verloopt. Beschrijf deze en geef aan op welke manier u ervoor zorgt dat de naadloze integratie in de toekomst ook het geval is. Vraag 2 Belangrijk is dat extra patches die noodzakelijk zijn om het systeem werkend te houden en te beveiligen tussentijds worden aangebracht, om te kunnen voldoen aan de gestelde beveiligingseisen. Geef aan hoe u daarmee omgaat. Vraag 3 Hoe ziet de roadmap voor uw applicatie eruit? Wat staat er gepland in de komende 3 jaar? Hoe komt deze roadmap tot stand? Vraag 4 Wat is de te verwachten reguliere beheerlast in uren per week van het Platform Digitaal Werken? Splits uit naar functioneel beheer en technisch (applicatie)beheer. 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 23

27 13.B-2 Bijlage 13-B-2 - Toelichting bij Subgunningscriterium B - herziene versie NvI2.docx Pagina 24