Handleiding online inschrijven leden

Transcriptie

1 Handleiding online inschrijven leden Reeds ingeschreven in TOZ 1 Vanuit het ledenbeheer zal u volgende mail krijgen: Beste, Welkom bij het online inschrijvingsformulier van TC OLYMPIA ZWIJNAARDE. U werd onlangs aangemaakt als nieuwe gebruiker van deze webapplicatie! Uw logingegevens: Gebruikersnaam: persoonlijke gebruikersnaam Om uw wachtwoord te wijzigen: login met bovenstaande gegevens en klik op wijzig paswoord. Om in te loggen kan u op de volgende link klikken: Login Voor meer informatie over de trainingsgroepen, lidgelden en inschrijvingsmodaliteiten neem een kijkje op Vriendelijke groeten, Het bestuur van TC OLYMPIA ZWIJNAARDE tczwijnaarde@gmail.com Via deze link kan u inloggen in de GymFed en de inschrijving uitvoeren. 2 Nog niet ingeschreven in TOZ Op de website van TOZ ( bij tabblad INSCHRIJVINGEN. Je komt op de inschrijvingspagina van de GymFed. 1

2 3 Inloggen Na het inloggen zie je onderstaand scherm 3.1 Nieuwe gebruiker Een nieuwe gebruiker is een persoon die het online inschrijvingssyteem nog nooit heeft gebruikt & die geen logingegevens heeft ontvangen. Een nieuwe gebruiker kan gemakkelijk een nieuwe login aanmaken. Ga hiervoor naar het tabblad Nieuwe gebruiker. Geef vervolgens een mailadres & een paswoord in. Geef tenslotte dit paswoord nog eens in ter bevestiging & klik op Login. Indien een reeds bestaande gebruiker tracht in te loggen als nieuwe gebruiker zal hier melding van gemaakt worden. Indien u deze melding krijgt en het paswoord niet ontvangen hebt of niet meer gekend is, kan u een nieuw paswoord aanvragen door te klikken op paswoord vergeten (zie: de knop rechtsboven of de knop onder het paswoord-veld). 3.2 Bestaande gebruiker online inschrijven Een bestaande gebruiker kan direct inloggen. Geef daarvoor het adres van het gezinshoofd met het bijhorende paswoord in. Niet meer in het bezit van uw paswoord? Klik op paswoord vergeten. 3.3 Bestaande gebruiker ledenbeheer Gymfed Een bestaande gebruiker, die reeds een login heeft voor het ledenbeheer, kan direct inloggen. Login adres Paswoord: paswoord ledenbeheer Niet meer in het bezit van uw paswoord? Klik op paswoord vergeten. 3 2

3 4 Stap 1: inschrijven Wanneer u inlogt en uw adres is reeds gelinkt aan bepaalde leden van het gezin (die vandaag of vroeger dus reeds bij uw club waren aangesloten), dan krijgt u de namen te zien van deze gezinsleden. Zie voorbeeld hieronder. Daarnaast is het mogelijk om nieuwe leden (i.e. gezinsleden die nog niet waren ingeschreven via een Gymfed-club) in te schrijven door te klikken op de knop Toevoegen nieuwe inschrijving. 4.1 Volledig nieuw lid inschrijven Via de knop Toevoegen nieuwe inschrijving komt de gebruiker terecht op een nieuw scherm waar hij de volgende gegevens van het nieuwe kandidaat-lid moet opgeven: o Naam o Voornaam o Geboortedatum o Postcode o Nationaliteit o Geslacht o Rijksregisternummer Zie printscreen hieronder 3

4 Opm.: Het is op deze pagina eveneens mogelijk om de e-id-kaart in te lezen. Klik daarvoor op de knop Via e-id (zie bijlage voor procedure). 4.2 Leden vorige seizoenen Klik op + Opnieuw inschrijven om de inschrijvingswizard te starten Lid niet te zien? Schrijf dan opnieuw in via de knop Toevoegen nieuwe inschrijving. Geef naam, voornaam, geboortedatum, postcode, nationaliteit, geslacht & rijksregisternummer in. 4

5 4.3 Leden vorig of huidig seizoen andere club Klik op Overige aansluitingen inschrijven om de inschrijvingswizard te starten. Klik vervolgens op + Inschrijven. Lid niet te zien? Schrijf dan opnieuw in via de knop Toevoegen nieuwe inschrijving. Geef naam, voornaam, geboortedatum, postcode, nationaliteit, geslacht & rijksregisternummer in. 4.4 Wat als ik nog bijkomende inschrijvingen wil doen? Extra trainingsgroepen kunnen nog toegevoegd worden. Klik hiervoor op de knop Aanpassen 5 Stap 2: Persoonsgegevens en clubvelden De velden met een * zijn verplichte velden. Verder is het ook verplicht om minimaal 1 telefoonnummer op te geven. 5

6 Als alle persoonsgegevens & Extra informatie zijn ingevuld, dan klikt u op Verder. 7 6

7 6 Stap 3a: Inschrijvingspagina Groepen selecteren 6.1 Trainingsgroepen Om een trainingsgroep toe te voegen, kies de gewenste groep door op het groene plusteken naast de groep te klikken. Alle toegevoegde groepen worden onderaan toegevoegd in de lijst Groep. Als u klikt op het blauwe pijltje naast het groene plusteken, dan krijgt u de trainingen en trainingsplaatsen van deze groep te zien. Eens de groep werd toegevoegd via het groene plusteken, dan wordt deze onderaan toegevoegd onder de noemer Groep. U kan deze groep ook opnieuw verwijderen door op de rode knop Verwijderen te klikken. 6.2 Andere functies binnen de club Bestuurslid Trainer + keuze disciplines (indien meerdere disciplines: CTRL-SHIFT gebruiken) Medewerker 7

8 7 Stap 3b: Inschrijvingspagina - Extra inschrijving of voltooien 7.1 Nog een lid inschrijving De gegevens voor het huidig lid worden nog niet direct verstuurd. U komt nu opnieuw terecht op het startscherm van waaruit u terug een wizard kan starten voor een nieuwe of vernieuwde inschrijving. 7.2 Inschrijving afronden Als u geen bijkomende leden meer moet inschrijven, klik dan op Volgende. U wordt nu doorgestuurd naar de pagina waarop u nog eens een samenvatting krijgt van de inschrijving & u eventueel de mogelijkheid heeft om te betalen. 8

9 8 Stap 4: Inschrijving afronden 8.1 Controle inschrijvingen Op stap 4 van de inschrijvingsmodule krijgt u als controle een overzicht van de inschrijving(en) te zien. Controleer of de inschrijving klopt. Klik op terug om nog wijzigingen aan de inschrijvingen aan te brengen. 8.2 Betalingsgegevens: Bij de inschrijving kan je nu ook onmiddellijk zien hoeveel je moet betalen Inschrijving afronden zonder betaling Indien u klikt op inschrijving afronden, wordt deze definitief. Zonder betaling: de club zal u de nodige betaalinstructies doorgeven. Er wordt een ter bevestiging verstuurd met daarin een opsomming van de leden die in die sessie werden ingeschreven. 1 Voor meer informatie i.v.m de betalingen en nog enkele praktische voorbeelden zie bijlage 2 9

10 9 Bijlage 1: installatie e-id-card reader Als u een inschrijving wilt doen via uw e-id-lezer, zal u eerst de nodige software moeten installeren. Onderneem daarom de volgende stappen: 9.1 Klik op e-id inlezen Klik linksboven op de knop e-id inlezen 9.2 Installatie van de eazylink-software Onderstaande melding verschijnt. Klik op Installeer eazylink. Afhankelijk van uw browser zal u het gedownloade bestand op een bepaalde plaats opslaan. Start dit bestand op (eazylink_1.0.msi). 10

11 Aanvaard de licentieovereenkomst (vinkje aanzetten) & klik op Install. De software wordt nu geinstalleerd op uw computer. Mogelijks krijgt u nu een beveiligingsvraag of u dit bestand echt wil uitvoeren. Beantwoord deze vraag met Ja. Als de installatie is afgerond, dan krijgt u onderstaande melding. Klik op Finish. 11

12 9.3 Uitlezen van de e-id-kaart Als de installatie voltooid is, komt u terug op het inschrijfscherm terecht & ziet u de volgende melding. Klik op OK. Verklaar u vervolgens akkoord dat uw e-id-kaart wordt uitgelezen door het vinkje aan te zetten. Bevestig vervolgens met Akkoord. Uw gegevens worden nu uitgelezen 12

13 10 Bijlage 2: Tarievenlijst en enkele praktische voorbeelden GROEP AANTAL UUR TE BETALEN BEDRAG BASISGROEPEN (Hier is men niet verplicht om het volledie pakket te nemen) ukkies 1 uur 115 KLEUTERS pagadders 1 uur 115 maxies 1 uur 115 ravotters 1 uur uur uur 115 piraten BASISGROEPEN 2 uur 140 teens 1 uur uur 140 acrobaten 2 uur uur 185 DISCIPLINEGROEPEN (Hier MOET het volledige pakket worden genomen) trampoline oriëntatie 2 uur 140 TRAMPOLINE trampoline beloften 3 uur 165 trampoline gevorderden 3 uur 165 tumbling oriëntatie 3 uur 165 TUMBLING tumbling beloften 3 uur 165 tumbling gevorderden 3 uur 165 total gym oriëntatie 3 uur 165 TOTAL GYM total gym beloften 3 uur 165 total gym gevorderden 3 uur 165 ACRO acro oriëntatie 3 uur 165 acro 4 u Je krijgt een korting van combinatie van groepen Inschrijven in 2 groepen Inschrijven in 3 groepen Inschrijven in 4 groepen 2 e en volgende kind van hetzelfde gezin:

14 Prijs per T-shirt : 10 inbegrepen in lidgeld (enkel bij nieuwe leden) Kunnen bijbesteld worden aan hetzelfde tarief. Aantal u trainingen Prijs ( ) Instap vanaf 2/9/2017 1/1/2018 1/2/2018 1/3/2018 1/4/2018 1/5/2018 Enkel geldig voor de kleuters 1 uur u30 2u u30 3u u30 4u u30 5u > 5u Hoe bereken je hoeveel je moet betalen? Bij de inschrijving kan je nu ook onmiddellijk zien hoeveel je moet betalen. Volgende mogelijkheden kunnen zich voordoen: 1) Je kind is ingeschreven in 1 groep: het bedrag dat berekend wordt, is het juiste bedrag dat moet worden betaald. Hier is ook al rekening gehouden met eventuele gezinskortingen. 2) Je kind is ingeschreven in 2 groepen: Je krijgt een korting van 90 op het totaal bedrag en eventueel nog een bijkomende gezinskorting. a) Is het bedrag dat vermeld staat kleiner of gelijk aan 220 dan moet dit bedrag worden overgeschreven. b)is het bedrag groter dan 220 dan krijg je van de club nog een bijkomende korting. Er moet dan 220 worden overgeschreven. 3) Je kind is ingeschreven in 3 groepen: Je krijgt een korting van 180 op het totaal bedrag en eventueel nog een bijkomende gezinskorting. a) Is het bedrag dat vermeld staat kleiner of gelijk aan 220 dan moet dit bedrag worden overgeschreven. b)is het bedrag groter dan 220 dan krijg je van de club nog een bijkomende korting. Er moet dan 220 worden overgeschreven. 4) Je kind is ingeschreven in 4 groepen: Je krijgt een korting van 275 op het totaal bedrag en eventueel nog een bijkomende gezinskorting. 14

15 a) Is het bedrag dat vermeld staat kleiner of gelijk aan 220 dan moet dit bedrag worden overgeschreven. b)is het bedrag groter dan 220 dan krijg je van de club nog een bijkomende korting. Er moet dan 220 worden overgeschreven. Praktisch voorbeeld 1 Stel je kind turnt in groep ravotters 2 uur: je betaalt 140 en groep tra oriëntatie 2 uur: je betaalt 140 o normaal zou je betalen: 280 o korting van de club (korting 2 groepen) - 90 totaal te betalen: 190 Praktisch voorbeeld 2 Stel je kind turnt in groep ravotters 1 uur: je betaalt 115 en groep tra oriëntatie 2 uur: je betaalt 140 en groep teens 1 uur: je betaalt 115 o normaal zou je betalen: 370 o korting van de club (korting 3 groepen) totaal te betalen: 190 Praktisch voorbeeld 3 Stel je kind turnt in groep acrobaten 2 uur: je betaalt 140 en groep tra oriëntatie 2 uur: je betaalt 140 en groep acro oriëntatie: je betaalt 160 o normaal zou je betalen: 440 o korting van de club (korting 3 groepen) totaal te betalen: 260 extra korting van van de club - 40 omdat het totaal te betalen bedrag > 220. te betalen bedrag Betalingen in schijven Er kan ook altijd een betalingsplan worden opgesteld voor ouders die het lidgeld in schijven willen betalen. Neem daarvoor best contact op met het secretariaat Extra verzekering Gymnasten kunnen via de GymFed een extra verzekering aangaan. Bij het lidgeld zal dan 3 extra worden aangerekend. De extra verzekering voorziet in volgende extra: II. Verzekering afgesloten door GFV waarop leden tegen betaling kunnen intekenen (polis nr ) GFV heeft bij Ethias een polis tegen sportongevallen afgesloten waarop leden individueel kunnen intekenen. De polis betaalt, aanvullend op deze voorzien in de waarborg «lichameiljke ongevallen» van de ledenpolis, vergoedingen in geval van overlijden, bestendige invaliditeit en tijdelijke ongeschiktheid; namelijk: overlijden: een kapitaal van ,00 euro (slachtoffer van 5 jaar of ouder); bestendige invaliditeit: een kapitaal van 15 15

16 000,00 euro naar rato van de graad van invaliditeit; tijdelijke ongeschiktheid: een dagvegoeding van 6,00 euro gedurende twee jaren te rekenen vanaf de 31ste dag na het ongeval. Premie: 3,00 euro per lid per jaar (taksen inbegrepen). Leden die op de verzekering wensen in te tekenen, dienen de GFV hiervan in kennis te stellen. Leden genieten slechts de verzekering vanaf het ogenblik van kennisgeving aan de GFV. 16