Principeakkoord. CAO-Heineken Group B.V. 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013

Transcriptie

1 Principeakkoord CAO-Heineken Group B.V. 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013 Amsterdam, 9 oktober

2 Onderwerp Pagina 1. Looptijd 3 2. Salarisontwikkeling 3 3. Pensioen/AOW 4 4. Duurzame inzetbaarheid / employability 6 5. Herziening van salarisgroepen 7 6. Overige onderwerpen 8 7. Kwalitatieve overeenkomsten Redactie CAO-HG ingaande per 1 januari Ondertekening Bijlagen 15 2

3 Looptijd van de CAO en inkomensontwikkeling 1. Looptijd De collectieve arbeidsovereenkomst (CAO) heeft een looptijd van 12 maanden, te weten van 1 januari 2013 tot en met 31 december Salarisontwikkeling De salarissen en salarisschalen worden met ingang van 1 januari 2013 met 2% verhoogd. De nominale bedragen waarnaar in de CAO wordt verwezen, worden op de gangbare wijze binnen de Heineken Group B.V. (HG) aangepast. 3

4 3. De Algemene Ouderdomswet (AOW) en pensioen De vergrijzende samenleving en het gegeven dat mensen steeds langer leven, gekoppeld aan de financieel-economische crisis van de afgelopen jaren, heeft duidelijk gemaakt dat het huidige pensioenstelsel (eerste pijler/aow en tweede pijler/aanvullend bedrijfspensioen) op zowel korte als lange(re) termijn financieel niet houdbaar is. Om die reden is per 1 januari 2013 (AOW) respectievelijk wordt per 1 januari 2014 en per 1 januari 2015 (aanvullend bedrijfspensioen) een aantal (wets)wijzigingen ingevoerd. AOW: wetswijziging 2013/gefaseerde verhoging AOW-leeftijd Artikel 11 lid 6 a en b CAO wordt als volgt aangepast. Wijziging artikel 11 lid 6 a en b CAO (worden vervangen door een nieuw lid 6 a): 6. Voorzover niet anders overeengekomen, wordt de arbeidsovereenkomst voor werknemers, die voor onbepaalde tijd in dienst zijn, beëindigd als volgt: a. In ieder geval op de dag waarop de werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt, zonder dat voorafgaande opzegging is vereist. In 2013 vindt op basis van het geldende Pensioenreglement voor actieve werknemers pensioenopbouw plaats tot de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de werknemer 65 jaar wordt ( moment A ). In het geval de werknemer in 2013 door werkt tot het moment waarop hij de AOW-gerechtigde leeftijd bereikt ( moment B ), wordt over de periode vanaf moment A tot moment B (in casu maximaal 1 maand/gemiddeld 2 weken) geen pensioen opgebouwd. Aanvullend bedrijfspensioen: (wets)wijzigingen 2014 en 2015 Nieuwe wetgeving is per 1 januari 2014 een feit. Ten gevolge van een wijziging in de fiscale pensioenwetgeving wordt per laatstgenoemde datum de pensioenrichtleeftijd verhoogd naar 67 jaar. Het maximaal toegestane opbouwpercentage voor middelloonregelingen zoals de HGpensioenregeling, zal worden verlaagd van 2,25% (bij de thans geldende pensioenrichtleeftijd van 65 jaar) naar 2,15% (bij de nieuwe pensioenrichtleeftijd van 67 jaar). Dat houdt in dat de HG-pensioenregeling en de Versleepregeling tijdig, conform de nieuwe wetgeving per 1 januari 2014, dienen te worden aangepast. Tijdig wil zeggen uiterlijk per 1 juli 2013, zodat het Heineken Pensioenfonds (hierna: HPF) haar systemen en reglementen hierop kan aanpassen, en zorgvuldig kan communiceren naar de deelnemers. Uitgangspunt hierbij is dat voor 2014 de premiebetaling op basis van de maximum pensioenpremie (op basis van 2/3 werkgever en 1/3 werknemer) zal worden gecontinueerd (gelijk aan situatie 2013). Per 1 januari 2015 wordt wederom een aantal ingrijpende (wets)wijzigingen verwacht. Sinds september 2012 is een paritaire commissie van deskundigen aan het werk om de impact van de (wets)wijzigingen te vertalen naar de situatie van de HG-pensioenregeling en de Versleepregeling. Dit traject dienen partijen gezamenlijk zorgvuldig af te ronden, met ondersteuning van het HPF. 4

5 In het kader van de hierboven geschetste ontwikkelingen hebben partijen de volgende afspraken gemaakt: 1. Over de consequenties voor de HG-pensioenregeling en de Versleepregeling van de inmiddels bekende wetswijzigingen per 1 januari 2014 zullen partijen uiterlijk op of omstreeks 1 juli 2013 afspraken maken, en het Bestuur van het HPF hiervan aansluitend in kennis stellen. 2. Ten aanzien van de te verwachten (wets)wijzigingen per 1 januari 2015 bestaan op dit moment nog de nodige onduidelijkheden. Partijen zullen hun verantwoordelijkheid nemen met het oog op voornoemde (wets)wijzigingen en de consequenties hiervan voor de HG-pensioenregeling per 1 januari Zij zullen zich maximaal inspannen voor het einde van dit jaar (vóór 1 januari 2014) de noodzakelijke afspraken te hebben gemaakt. Partijen zullen het Bestuur van het HPF hiervan aansluitend in kennis stellen. 3. Het bovenstaande betekent dat partijen het overleg in de paritaire commissie van deskundigen met de hoogste prioriteit zullen continueren na 1 juli Arbeidsparticipatie Het voorstel van de vakbonden om werknemers die na 1 januari 2006 in dienst zijn getreden op dezelfde manier te behandelen als werknemers die vóór 1 januari 2006 in dienst zijn getreden, hetgeen een gelijke pensioenopbouw oplevert voor alle werknemers, wordt in de paritaire commissie voor AOW en Pensioenen besproken. 5

6 4. Duurzame inzetbaarheid / employability Partijen onderschrijven het belang van duurzame arbeidsrelaties en duurzame inzetbaarheid. In dit verband is er binnen de HG reeds een aantal initiatieven geïmplementeerd die dit verder onderstrepen. Het gaat om de volgende initiatieven: a. De recente oprichting van een interne 'werkgroep oudere werknemers' binnen HG, voor een beter inzicht in de consequenties van een hogere levensverwachting, het verhogen van de pensioengerechtigde leeftijd en het langer in dienst zijn van werknemers als gevolg hiervan en de effecten op de HG-organisatie. Te zijner tijd zullen de vakbonden en de Ondernemingsraad betrokken worden bij het overleg over dit onderwerp, met name wanneer wijzigingen in de CAO of in andere interne regelgeving noodzakelijk zouden worden geacht; b. Om te onderzoeken wat er kan/moet worden gedaan om de gezondheid en vitaliteit van de HG-werknemers verder te verbeteren, worden er gesprekken gevoerd met Achmea/Zilveren Kruis en Lifeguard. c. De beschikbaarheid van verschillende trainingen en opleidingen. Binnen HG komt een duidelijke filosofie met betrekking tot leren en ontwikkeling naar voren in - onder andere - het leerprincipe, het 'Building your HEINEKEN'-initiatief, de Performance & Development-cyclus, waarbinnen individuele werknemers Personal Development Plans (PDPs) maken, en in One2Learn en het 'Employability Budget' zoals voorzien in de CAO. Met betrekking tot het onderwerp leren en ontwikkeling is afgesproken dat HG alle verschillende initiatieven onder de aandacht van de werknemers zal brengen zodat men weet dat ze bestaan, en dat ze benut worden en hoe ze op elkaar aansluiten. Met betrekking tot het 'Employability Budget' zal HG passende maatregelen nemen om het gebruik van het budget te gaan monitoren en bij te houden welk soort cursussen worden bijgewoond, zodat de geschiktheid van het Budget in zijn huidige vorm geëvalueerd kan worden. Met betrekking tot de start van het project 'Roosterinnovatie 3-ploegendienst' is afgesproken dat eerst de conclusies van het project binnen HNB worden afgewacht en dat vervolgens wordt beoordeeld of / in hoeverre de conclusies relevant en uitvoerbaar zijn voor de 3-ploegendienst in de proefbrouwerij in Zoeterwoude en voor de roosters op het hoofdkantoor in Amsterdam. 6

7 5. Herziening van salarisgroepen De vakbonden hebben hun wens geuit om de transparantie van de verschillende salarisgroepen te vergroten, door: (i) salarisgroep 30 weer in de CAO op te nemen en (ii) salarisgroepen 10 en 11 volledig te verwijderen, door in de salarisgroepen 16 en 20 overeenkomende 'opstapjes' op te nemen. (i) Ten aanzien van de zorgen die door de werknemers in salarisgroep 30 zijn geuit, hebben de partijen afgesproken dat HG een inventarisatie zal maken van de specifieke bezwaren met betrekking tot (promotie naar) salarisgroep 30. Vervolgens zal HG mogelijke alternatieven onderzoeken om aan de geuite zorgen tegemoet te komen. Pas wanneer dit onderzoek is afgerond kan een beslissing worden genomen ten aanzien van het al dan niet opnemen van salarisgroep 30 in de CAO. (ii) Ten aanzien van het voorstel betreffende salarisgroepen 10 en 11 moet worden opgemerkt dat HG momenteel plannen voorbereidt om de salarisgroepen 1 tot 7 van ORBA over te zetten naar HAY. Onderdeel van bovengenoemd proces is een inventarisatie van de mogelijke effecten van het voorstel om de salarisgroepen 10 en 11 volledig te verwijderen door in de salarisgroepen 16 en 20 overeenkomende 'opstapjes' op te nemen. Implementatie van het overgangsproces van ORBA naar HAY zal plaatsvinden in overleg met de vakbonden en de Ondernemingsraad. Ook de resultaten van de inventarisatie van 10 en 11 zullen met de vakbonden en de Ondernemingsraad worden besproken. 7

8 6. Overige onderwerpen 6.1 Flexibele inzet van werknemers Alle partijen zijn het erover eens dat er in arbeidsrelaties een zorgvuldig evenwicht moet zijn tussen enerzijds flexibiliteit en anderzijds zekerheid. Dit houdt onder andere in dat er een goede balans moet zijn tussen het aantal HG-werknemers en de inzet van uitzendkrachten. In dit verband is HG bereid om de situatie binnen HG kritisch te bekijken en om de dialoog met het management te blijven aangaan over een optimale mix van arbeidskrachten in Deze mix zou moeten bestaan uit een combinatie van interne en externe werknemers die passende en kostenefficiënte oplossingen mogelijk maken. Bovendien is HG bereid om zowel de vakbonden als de Ondernemingsraad ten minste eenmaal per jaar én in geval van uitzonderlijke omstandigheden op de hoogte te houden over de ontwikkelingen op dit gebied. Met deze informatievoorziening zal inzicht worden gegeven in de verhouding van interne ten opzichte van externe werknemers, zowel qua aantallen als qua functies. 6.2 Vakkrachtenbepaling De HG-CAO (1 januari januari 2013) bevat een bepaling voor vakkrachten (zie hieronder). Partijen hebben afgesproken de bestaande vakkrachtenbepaling wederom op te nemen in de CAO, waarbij de ABU Beloningscommissie zo spoedig mogelijk zal worden verzocht haar goedkeuring aan deze bepaling te verlenen. Belangrijk hierbij te vermelden is dat de geldigheidsduur van huidige vakkrachtenbepaling per 5 mei 2013 is geëindigd. Artikel 24A Vakkrachten 1. Partijen zijn ten aanzien van de beloning van uitzendkrachten gedurende de eerste 26 weken, in afwijking van de ABU-CAO, het volgende overeengekomen: Onder vakkracht wordt verstaan de uitzendkracht die in 24 maanden voorafgaand aan de aanvang van de uitzendarbeid, tenminste 9 maanden (gedurende gemiddeld 20 uur per week) aaneengesloten dezelfde werkzaamheden heeft verricht bij HG. 2. De uitzendkracht die vakkracht is, zal vanaf het moment dat hij werkt bij HG, worden beloond volgens de HG-CAO. Het gaat daarbij om de volgende beloningselementen, indien en voor zover van toepassing: 8

9 a. De van toepassing zijnde beloning als bedoeld in Hoofdstuk III, Afdeling A en C; b. Feestdagentoeslag, overwerktoeslag, ploegentoeslag, en onregelmatige uren als bedoeld in de artikelen 20, 21, 31 en 32 CAO; c. De arbeidsduurverkorting als bedoeld in de artikelen 14 en 15 CAO, in die zin dat deze uitzendkrachten hiervoor een toeslag ontvangen; d. De RGB verhoging en CAO loonsverhogingen. 3. Eventuele wijzigingen in de CAO ten aanzien van de in lid 2 van dit artikel opgenomen beloningselementen, zullen tevens direct doorwerken voor vakkrachten. 4. Het bepaalde in dit artikel treedt pas in werking indien en voor zover de Beloningscommissie van de ABU haar goedkeuring verleent en deze goedkeuring is gepubliceerd zoals vereist in de ABU CAO. 6.3 Werkervaringsplaatsen HG zoekt aansluiting bij de maatschappelijke ontwikkelingen om mensen met een beperking werkervaring en kennis te laten opdoen teneinde hun perspectief op een baan c.q. hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Gedurende de looptijd van de CAO worden de bestaande initiatieven gericht op het bieden van werkervaringsplaatsen aan twee Wajong'ers/WSW'ers, gecontinueerd. Het doel is om mensen die tot de doelgroep behoren, gedurende een bepaalde periode (tijdelijk) werk te verschaffen bij (nog nader te bepalen) afdelingen. De toegevoegde waarde van bovengenoemde werkervaringsplaatsen zal na het verlopen van de CAO worden geëvalueerd door HG en de vakbonden. Deze evaluatie heeft betrekking op het aantal werkervaringsplaatsen en de positie van Wajong'ers/WSW'ers op de arbeidsmarkt, zowel binnen HG als daarbuiten. Dit houdt onder andere in dat HG er alles aan zal doen om Wajong'ers/WSW'ers binnen HG verdere mogelijkheden te bieden of om te kijken of HG in staat is om ze helpen werk te vinden op de externe arbeidsmarkt. HG is verantwoordelijk voor de begeleiding van de betrokken personen en draagt de kosten hiervan. Hetzelfde geldt in redelijkheid voor de noodzakelijke (bedrijfs)trainingen teneinde de werkzaamheden goed én veilig te kunnen verrichten. 6.4 Ouderschapsverlof Ouderschapsverlof Artikel 44 lid 10 CAO wordt als volgt aangepast: Ouderschapsverlof (artikel 44 lid 10) Gedurende het ouderschapsverlof zal de opbouw van vakantie-uren plaatsvinden op basis van het aantal uren dat de werknemer daadwerkelijk werkt. Zie voor ouderschapsverlof tevens artikel 47 van de CAO. 6.5 Werkgeversbijdrage Gedurende de looptijd van de CAO wordt de huidige bijdrageregeling voortgezet. 9

10 6.6 Deskundigenoordeel De kosten van het deskundigenoordeel bij UWV worden gedragen door diegene die in het ongelijk wordt gesteld. Indien HG het deskundigenoordeel aanvraagt en in het gelijk wordt gesteld, zullen de kosten die de werknemer dient te betalen nooit hoger zijn dan het bedrag dat geldt bij UWV voor de werknemer (in 2013 zijnde 100,-). Het resterende bedrag (in 2013 zijnde 300,-) wordt in dat geval betaald door HG. Deze aanvulling m.b.t. de kostenverdeling wordt toegevoegd aan de huidige bepaling in de HG Wegwijzer!. 10

11 7. Kwalitatieve overeenkomsten 7.1 Follow-up kwalitatieve overeenkomsten CAO De kwalitatieve overeenkomsten die zijn opgenomen in het Principeakkoord CAO 1 januari december 2012, zijn geëvalueerd. Partijen zijn het volgende overeengekomen: Rooster Heineken Experience (HEX-rooster): Tot dusverre is het nieuwe HEX-rooster een succes. Als gevolg van de verdere groei van de bezoekersaantallen van de HEX is besloten om een pilotproject te starten met ruimere openingstijden. De pilot loopt van 18 januari 2013 tot en met 31 december De Ondernemingsraad en FNV Bondgenoten worden op de hoogte gesteld van de resultaten ervan en indien de huidige afspraken met betrekking tot het HEX-rooster worden gewijzigd, worden zij erbij betrokken. Arbeidsvoorwaarden op maat / HEINEKEN à la Carte: Er is afgesproken dat dit onderwerp onderdeel zal uitmaken van de gesprekken in de werkgroep die genoemd wordt onder punt 7.2 van onderhavig Principeakkoord. De besprekingen zullen plaatsvinden in 2013/2014. Eventuele aanpassing van de regeling zal betrekking hebben op de kalenderjaren 2015 en verder en zal op een zodanig tijdstip moeten geschieden dat administratieve verwerking nog mogelijk is. 7.2 Toekomst van de CAO Partijen hebben afgesproken dat er een werkgroep zal worden gevormd (bestaande uit vertegenwoordigers van alle partijen) om de toekomst van de HG CAO te bespreken. De eerste taak van deze werkgroep is om de omvang van hun opdracht te bepalen, en in het verlengde daarvan, om vast te stellen wie er deel moet uitmaken van de werkgroep. Onderwerpen die in de werkgroep aan de orde moeten komen zijn: De (verwachte) ontwikkelingen binnen HG in de afgelopen en de komende jaren als het gaat om de groei van de organisatie, wijzigingen in de rollen en taken van Global Functions, etc. en de (mogelijke) invloed van deze wijzigingen op werknemers en de arbeidsomstandigheden; Het proces van CAO-onderhandelingen binnen HG, waaronder de vraag of toekomstige afspraken met betrekking van de CAO HNB al dan niet automatisch van toepassing zijn op de CAO HG; Mogelijke wijzigingen van de inhoud van de CAO; bijvoorbeeld de haalbaarheid van een herziening van de huidige ATV-afspraken in de CAO (waarbij onder andere rekening wordt gehouden met mogelijke gevolgen voor de gezondheid). Mocht er sprake zijn van dergelijke wijzigingen, dan dienen deze tijdig voor 1 oktober 2014 te worden geïmplementeerd. 11

12 7.3 Telewerken / mobiel werken Richtlijn inzake Flexibel Werken-regelingen Op basis van de door de vakbonden en HG geleverde input zijn de volgende documenten (bijgevoegd als Bijlagen bij dit principeakkoord) opgesteld: (i) een Richtlijn inzake Flexibel Werken-regelingen; (ii) begeleidende regelingen voor managers en werknemers; en (iii) een Veiligheidschecklist voor Flexibel Werken-regelingen. Vóór implementatie zal HG toenadering zoeken tot verschillende belanghebbenden uit verschillende onderdelen van de organisatie (onder wie HG-werknemers in Zoeterwoude) om het draagvlak voor de nieuwe Richtlijn binnen de organisatie te vergroten. Partijen zijn overeengekomen dat HG zo snel mogelijk zal starten in 2013, doch in geen geval later dan in 2014, met het implementeren van de nieuwe Richtlijn (inclusief bijlagen). Partijen spreken af dat de Richtlijn een groeidocument wordt en dat het document gewijzigd kan worden. De Richtlijn wordt een jaar na de implementatie geëvalueerd. Over de resultaten hiervan zullen de vakbonden worden geïnformeerd, evenals over eventuele wijzigingen van de Richtlijn. Gezondheidseffecten van onregelmatige werktijden De vakbonden hebben hun zorgen geuit aangaande mogelijke schadelijke effecten op de gezondheid van onregelmatige werktijden (bijvoorbeeld bij het reizen door verschillende tijdzones). Om aan deze zorgen tegemoet te komen zal dit onderwerp op verschillende wijzen onder de aandacht worden gebracht van zowel managers als werknemers. Zo zal in het trainingsmateriaal voor de nieuwe Richtlijn inzake Flexibel Werken-regelingen aandacht worden besteed aan de mogelijke gezondheidseffecten van onregelmatige werktijden. Daarnaast zal dit onderwerp ook aan de orde komen in de gesprekken van de werkgroep voor de herziening van het Wereldwijde Reisbeleid, die in 2014 zullen plaatsvinden. 12

13 8. Redactie CAO-HG ingaande per 1 januari 2013 HG zal op basis van het Principeakkoord een concepttekst opstellen voor de CAO-HG die ingaat op 1 januari 2013, op basis van de inhoud van het principe-akkoord. Deze concepttekst wordt door een tijdelijke, paritaire redactiecommissie bestaande uit maximaal vier leden (twee namens de werkgever en twee namens de vakbonden) besproken en vastgesteld. Deze redactiecommissie controleert de CAO-bepalingen tevens op helderheid, actualiteit en relevantie. De paritaire redactiecommissie vangt haar werkzaamheden aan direct nadat tussen partijen formeel overeenstemming bestaat over het Principeakkoord. De commissie rondt haar werkzaamheden op zo kort mogelijke termijn af. 13

14 9. Ondertekening: Aldus overeengekomen in Amsterdam op 9 oktober 2013 en voor akkoord getekend door: Heineken Group B.V. M.Y. Malavé Huertas FNV Bondgenoten CNV Vakmensen E. de Vries G.J. den Besten De Unie MHP Heineken S. Laarveld B.A. Koster 14

15 Bijlagen - Richtlijn inzake Flexibel Werken-regelingen; - Begeleidende richtlijnen voor managers en werknemers; - Veiligheidschecklist voor Flexibel Werken-regelingen. 15

16 RICHTLIJN Regelingen voor flexibel werken Onze visie Een van de kernwaarden van HEINEKEN is respect voor het milieu, de maatschappij, mensen en hun leven. Daarom wil HEINEKEN een inspirerende werkomgeving creëren die aan de verwachtingen van zowel onze werknemers als aan die van ons bedrijf voldoet. Voor het behalen van ons doel om een gewilde werkplek te zijn, zullen deze richtlijnen ons helpen onze strategische prioriteiten en zakelijke doelstellingen te halen terwijl tegelijkertijd aan de behoeften van de werknemers wordt voldaan om balans te brengen in hun loopbaanambities en hun privéleven. Wij geloven in de voordelen van specifieke regelingen voor flexibele werken en wij steunen initiatieven die gericht zijn op het opstellen en uitwerken van gemeenschappelijke doelen. 1

17 1. Hoofdbeginselen van flexibel werken Inleiding Zowel intern als intern onderzoek heeft aangetoond dat flexibel werken een aantal positieve effecten heeft op zowel werknemers als de organisatie. Flexibel werken kan onder andere de productiviteit vergroten, de kosten verminderen, de reistijd verkorten, het welzijn van de werknemer vergroten en de employer branding versterken. Heineken Group B.V. erkent al verschillende manieren van flexibel werken, zoals forensen en andere manieren waarvoor werken op verschillende werkplekken vereist is. Doel Het doel van deze richtlijn is een heldere visie te formuleren op bestaande flexibele werkpraktijken, te voldoen aan de groeiende behoefte aan de verbetering van stimulansen voor hoge prestaties en het vertrouwen tussen de werknemers en de managers te versterken in het geval van flexibel werken. De richtlijn is ook bedoeld om managers en werknemers te helpen om inzicht te krijgen in flexibel werken en de daarbij behorende rechten, plichten en verantwoordelijkheden. Niet elke maatregel of situatie kan in dit document worden behandeld, aangezien elke afdeling binnen de Heineken Group B.V. uniek is. Om die reden zal deze algemene richtlijn moeten worden omgezet in afdelingspecifieke regelingen. Managers en werknemers zullen deze richtlijnen naar eer en geweten moeten gaan toepassen. Definities Hoofdkantoor Tweede kantoor Werkgever Werknemer Manager Flexibel werken Regelmatig flexibel werken Af en toe flexibel werken Werkplek van een werkgever (zakelijk adres) waar de werknemers zich bevinden en regelmatig hun taken uitvoeren Een tijdelijk kantoor of werkplek, anders dan het hoofdkantoor, waar een werknemer zijn/haar officiële taak uitvoert. Het tweede kantoor mag zijn: - Huis van de werknemer - Lokale en buitenlandse kantoren/brouwerijen Heineken Group B.V. Persoon in dienst van de Heineken Group B.V. op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd Persoon die rechtstreeks toezicht houdt op een werknemer/hoofd van de betrokken global function of afdeling Een andere manier van werken waarbij werknemers hun taken op een andere plek uitvoeren dan op het hoofdkantoor met behulp van elektronische media en telecommunicatietechnologie die door Heineken Group B.V. als veilig wordt beschouwd en die gebruikt zal worden om met anderen te communiceren, zowel binnen als buiten de organisatie Op regelmatige basis vanuit huis of een ander kantoor werken conform een wederzijds overeengekomen werkschema Onregelmatig flexibel werken vanuit huis of een andere locatie die geen onderdeel van een regelmatig werkschema uitmaakt 2

18 De flexibele werkregeling wordt ter beoordeling van de werkgever toegestaan indien dit leidt tot voordelen voor beide partijen: de organisatie en de werknemers. Duur: De regelingen voor flexibel werken kunnen zowel op regelmatige (in principe beperkt tot 1 dag per week) of onregelmatige basis worden uitgevoerd, afhankelijk van de taken van de werknemer en de operationele behoeften van de afdeling/het bedrijf. Geschiktheid: De Heineken Group B.V. erkent de waarde en positieve invloed van flexibel werken; niettemin zullen niet alle werknemers in aanmerking kunnen komen voor flexibel werken. Elke manager of de door deze aangewezen personen dienen te bekijken en bespreken welke posities en werknemers in aanmerking kunnen komen voor regelmatig flexibel werken. Het is belangrijk te weten dat flexibel werken niet kwalificeert als een recht. Dat wil zeggen dat Heineken Group B.V. het mogelijk maakt om regelingen voor flexibel werken op te stellen waar dit bedrijfstechnisch haalbaar is, maar geeft individuele werknemers geen wettelijk recht op flexibel werk. Slechts een (tijdelijke) overeenkomst waarin de algemene voorwaarden voor flexibel werken staan vermeld die wordt afgesloten tussen de manager en de werknemer, brengt (wederzijdse) wettelijke rechten en plichten tot stand. Let op: flexibel werken is geen vervanging voor kinderopvang/mantelzorg. 2. Procedure Aard van de regelingen voor flexibel werken De regelingen voor flexibel werken zijn afdelingafhankelijk en dienen dientengevolge te worden vormgegeven op een afdelingspecifieke manier. De manager is verantwoordelijk voor het toepassen van de algemene richtlijn en het aannemen ervan in overeenstemming met de behoeften van zijn afdeling. Toepassingsprocedure Werknemers die flexibel willen werken, dienen contact op te nemen met hun manager om de uitvoerbaarheid van de regelingen te bespreken. Details van een goedgekeurde regeling voor regelmatig flexibel werken omvatten onder andere de duur van het (regelmatig) flexibel werken, het werkschema, communicatiemiddelen, het verschaffen van apparatuur en onderhoud en veiligheidsvereisten. Deze voorwaarden dienen schriftelijk te worden vastgelegd in een (in principe tijdelijke) overeenkomst die door beide partijen wordt ondertekend. Elk verzoek tot flexibel werken dat wordt afgewezen, dient door de manager schriftelijk te worden toegelicht en gedeeld met een HR-adviseur. 3

19 3. De Hoofdwerkplek Het hoofdkantoor (het zakelijk adres zoals vermeld in het arbeidscontract), blijft de hoofdwerkplek van waaruit de werknemer verwacht wordt de meerderheid van zijn/haar werkzaamheden uit te voeren. 4. Arbeidsvoorwaarden Alle arbeidsvoorwaarden, de verantwoordelijkheid van de werknemer om aan zijn/haar verplichtingen te voldoen volgens zijn/haar arbeidscontract en de vereiste naleving van het beleid van Heineken Group B.V. blijven onveranderd gedurende het flexibel werken. Werknemers die deelnemen aan de regeling, hebben dezelfde rechten zoals vastgelegd in de wetgeving en de geldende collectieve arbeidsovereenkomst van de Heineken Group B.V. Hieronder valt onder andere: loon, werktijden, gezondheid en veiligheid op het werk, loopbaanontwikkeling en ouderschapsverlof. 5. Veiligheid Werknemers die deelnemen aan de regeling voor flexibel werken, dienen alle mogelijke voorzorgsmaatregelen te treffen overeenkomstig het Beleid en de Gedragsregels voor het gebruik van HEINEKEN IT-systemen om de bedrijfsmiddelen te beschermen en om onbevoegde toegang tot bedrijfsinformatie te voorkomen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het gebruik van wachtwoorden, het beveiligen van papieren informatie en het achter slot en grendel opbergen van laptops als deze onbeheerd achtergelaten worden. Misbruik van gegevens dient onmiddellijk te worden gemeld aan de manager en de IT-afdeling. 6. Voorzieningen en apparatuur De werkgever biedt de noodzakelijke apparatuur voor het effectief uitvoeren van taken. Dit omvat: - Laptop - Token - Muis - Beeldscherm, toetsenbord, indien nodig. Indien nodig heeft de manager de bevoegdheid om overige apparatuur te verschaffen, bijvoorbeeld: - BlackBerry - Tablet Werknemers die regelmatig vrijwillig vanuit het thuiskantoor werken, in principe maximaal 1 dag per week, ofwel op hun eigen verzoek of op verzoek van hun manager, moeten ervoor zorgen dat de voorzieningen, apparatuur en de internetaansluiting goed en storingsvrij functioneren en voldoen aan de vereisten voor gezondheid en veiligheid. Er is een speciale veiligheidschecklist beschikbaar die door de werknemer en de werkgever moeten worden gebruikt en ondertekend. 4

20 Indien een werknemer twijfels of zorgen heeft over de geschiktheid van zijn/haar externe werkplek ten aanzien van de gezondheids- en veiligheidsbepalingen betreft, is hij/zij verplicht dit te bespreken met de manager. De manager en de werknemer kunnen advies inwinnen bij de Afdeling Gezondheid en Veiligheid (Department of Health and Safety) die, indien nodig, een inspectie van het thuiskantoor kan uitvoeren. 5

21 Regelingen voor flexibel werken Quick Guide voor MANAGERS Het doel van deze basisinstructies is om voor zowel u als uw team het voordeel van flexibel werken te maximaliseren en om de weg te bereiden voor uw werknemers om succesvol te zijn tijdens het flexibel werken. 1. Factoren om bij stil te staan: Bedenk waar en hoe flexibel werken past binnen de visie en doelen van de organisatie Weet u hoe uw werknemers het best werken? Vertrouwt u erop dat zij hun taken uitvoeren als zij niet op het hoofdkantoor zijn? Zo niet, waarom niet? Voelt u en voelen uw werknemers zich comfortabel bij elektronische media? Is er behoefte aan training? Vergelijk: result based managen t.o.v. managen door aanwezigheid op het hoofdkantoor Bepaal welke zaken u en uw werknemers in de weg staan om flexibel te gaan werken Geef zelf het goede voorbeeld: werkt u altijd op een flexibele manier? Werkt/leest/beantwoordt u telefoongesprekken/ s vanuit huis vóór/na werktijd? 2. Niet alle functies en niet iedereen zijn geschikt voor flexibel werken Bekijk/bespreek welke functies en werknemers geschikt zijn voor thuiswerken op een niet-arbitraire wijze Vroegere werkprestaties en het gedrag van de werknemer kunnen relevante factoren zijn; voorbeelden zijn: coaching, grote supervisiebehoeften, zwaarwegende projecten, enz. Bepaal welke functies en welke werknemers op kantoor moeten werken. Geef redenen voor uw beslissing. Als u van mening bent dat niemand vanuit zijn thuiskantoor kan werken, geef hier dan redenen voor en bespreek deze vooraf met uw HR-adviseur. 6

22 3. Iedereen werkt op zijn of haar eigen manier Bepaal de werkwijzen Wat is het dagschema? Zijn de tijden hetzelfde als op het hoofdkantoor ( uur) of wijken zij af? Wat gebeurt er als het schema moet worden aangepast door u of de werknemer? Bepaal het aantal keer in een jaar dat de werknemers op het kantoor aanwezig moeten zijn (bijv. rode weken/dagen) Stel uw verwachtingen vast betreffende beschikbaarheid: Lync/telefoon/ . Moeten werknemers op Lync aangeven wanneer zij beschikbaar zijn? Is een in- en uitcheckprocedure nodig? 4. Het meten van de productiviteit Hoe zorgt u ervoor dat werknemers langdurig hoge prestaties leveren terwijl zij vanuit huis werken? Focus op de resultaten Plan teambijeenkomsten op een aangegeven kantoordag Houd regelmatig contact met de werknemers om hun werkresultaten te bespreken Denk eraan door wie en hoe technische ondersteuning geboden kan worden indien de apparatuur storingen vertoont op een thuiswerkdag Indien u overweegt om regelingen voor flexibel werken in te voeren binnen uw afdeling, dan wordt u verzocht de mogelijkheid hiertoe te bespreken met uw HR-adviseur/HR Business Partner 7

23 Factoren om te overwegen: Regelingen voor flexibel werken Quick Guide voor WERKNEMERS 1. Bent u geschikt voor flexibel werken? Vraag uzelf hoe en waar u het beste werkt. Onderzoek of uw werk daadwerkelijk ergens anders gedaan kan worden dan op het bedrijfskantoor Kunt u goed functioneren met beperkt of geen toezicht? Kunt u geconcentreerd en gedisciplineerd werken, ongeacht waar u werkt? Zijn elektronische media voldoende om uw werkgerelateerde taken uit te voeren? Bedenk of u anderen de informatie kunt verstrekken die zij nodig hebben, als u buiten het hoofdkantoor werkt Denk na over de invloed van uw flexibele werk op uw klanten, collega s en manager Stel uw technische bekwaamheden vast Bepaal wanneer u vindt dat u op het hoofdkantoor moet zijn 2. Plan om flexibel te werken Stel grenzen als u vanuit huis werkt maak een duidelijk onderscheid tussen werkruimte en thuisruimte en tussen werktijd en geen werktijd Gebruik de regelingen voor flexibel werken niet voor kinderopvang/mantelzorg Vertel uw familie/vrienden over flexibel werken zodat zij weten wat dit inhoudt 3. Focus op prestaties Stel duidelijke doelen en verwachtingen vast met uw manager en zorg ervoor dat uw prestaties en leveringen zichtbaar zijn voor managers en medewerkers Geef aan op bijvoorbeeld Lync wanneer u uw checkt en telefoontjes beantwoordt om u te kunnen concentreren op uw werk Wees flexibel. Er kunnen momenten zijn (bijv. rode weken/dagen) waarop u op kantoor aanwezig moet zijn ondanks de overeengekomen thuiskantoor-/flexibele dagen Zorg ervoor dat u een geschikte werkplek en apparatuur heeft om buiten het hoofdkantoor te kunnen werken Zorg ervoor dat de internetaansluiting snel genoeg is om uw taken uit te kunnen voeren vanuit uw thuiskantoor Plan vooruit als u vanuit huis gaat werken, zorg er dan voor dat u toegang hebt tot alle noodzakelijke documenten en materialen die u nodig hebt 8

24 Onderzoek de manieren waarop u specifieke situaties het hoofd kunt bieden tijdens de uren dat u vanuit huis werkt: bijv. storing IT-aansluiting/informatiestroom Wees proactief. Communiceer over de status van het project, mogelijke zaken en volgende stappen met de desbetreffende personen (manager, medewerker, klant, enz.) 4. Gezondheid en veiligheid De werkgever heeft een algemene verantwoordelijkheid voor het bieden van een veilige werkplek voor elke medewerker. De werknemer is verantwoordelijk voor het controleren van de veiligheid en geschiktheid van zijn/haar thuiskantoor, waaronder: 1. Ergonomie van het werkstation - Het bureaublad moet zo hoog zijn dat u kunt schrijven zonder dat u zich te veel voorover moet buigen of uw armen en schouders moet optillen - Het toetsenbord staat zo hoog dat u uw armen in een hoek van 90 graden of groter kunt houden tijdens het typen en bewegen van de muis zonder dat u uw schouders hoeft op te trekken - De stoel moet volledig verstelbaar zijn zodat uw onderbenen een hoek van 90 graden kunnen maken terwijl uw voeten plat op de vloer staan en uw ellebogen zich op dezelfde hoogte als het toetsenbord bevinden - Er mag geen licht of reflectie op het beeldscherm vallen. De helderheid en het contrast van het scherm moeten zo ingesteld zijn dat u optimaal kunt kijken 2. Veiligheid - U bent verantwoordelijk voor de veiligheid van de elektriciteit en de brandveiligheid binnen uw thuiskantoor. - Als u werkt vanuit een andere locatie, zorg er dan voor dat u bekend raakt met de nooduitgangen en overige veiligheidsapparatuur waaronder brandblusser, AED, enz. 3. IT-veiligheid - Zorg ervoor dat de bedrijfsfiles en gegevens beveiligd zijn - Zorg ervoor dat de apparatuur van het bedrijf zich op een veilige plaats bevindt en kan worden beschermd tegen schade en verkeerd gebruik - Laptops moeten beveiligd worden met kabelsloten indien zij onbeheerd achtergelaten worden Als de werknemer eraan twijfelt of zijn thuiswerkplek geschikt is, dan wordt hem/haar geadviseerd om advies in te winnen bij de Arbodienst die, indien nodig een inspectie kan uitvoeren. Iedere werknemer moet alle werkgerelateerde verwondingen of ongelukken die zijn opgelopen of gebeurd op zijn/haar thuiskantoor/tijdens flexibele werkuren onmiddellijk melden en hij/zij dient de manager alle documentatie aangaande dit ongeluk te verstrekken. 9

25 Regelingen voor flexibel werken Veiligheidschecklist Op deze checklist staan gebieden vermeld die de werknemer dient te inspecteren voordat de regelingen voor flexibel werken ingaan om er zeker van te zijn dat de bedoelde werkplek buiten het hoofdkantoor veilig en ergonomisch geschikt is. Indien een werknemer twijfels of onzekerheden heeft over de geschiktheid van zijn of haar werkplek buiten het hoofdkantoor ten aanzien van de gezondheids- of veiligheidsregels, is hij/zij verplicht deze te bespreken met de manager. De manager en de werknemer kunnen advies inwinnen bij de Afdeling Gezondheid en Veiligheid (Department of Health and Safety) die, indien nodig, een inspectie van het thuiskantoor kan uitvoeren. De werknemer dient de veiligheidschecklist voor zelfcertificering te lezen en in te vullen. Na het invullen dient de checklist te worden ondertekend en gedateerd door de deelnemende werknemer en te worden overhandigd aan de manager die de checklist eveneens ondertekent. Er zal een kopie naar de afdeling HR Business Partners & Support worden gestuurd waar deze zal worden bewaard. 1. Ligging Is de werkplek rustig, zonder afleidingen en aangepast aan uw behoeften? Ja/Nee Bevat de werkplek een werkstation, apparatuur en bijbehorende materialen? Ja/Nee 2. Elektriciteit Zijn er voldoende stopcontacten beschikbaar? Werken alle stopcontacten? Ja/Nee. (Let op: overbelast de stopcontacten niet; wees er zeker van dat zij de belasting aankunnen) Vormen de snoeren een struikelrisico? Ja/Nee 3. Brandveiligheid Is er een werkende rookmelder aanwezig op de werkplek? Ja/Nee Heeft u een ontruimingsplan zodat u weet wat u moet doen indien er brand uitbreekt? Ja/Nee

26 4. Checklist werkplek Bureau Het bureaublad moet zo hoog zijn dat u kunt schrijven zonder dat u zich te veel voorover moet buigen of uw armen en schouders moet optillen Het bureau kan het gewicht van een computer en bijbehorende apparatuur dragen Het bureauoppervlak heeft een minimumafmeting van 120 cm breed en 80 cm diep Toetsenbord Het toetsenbord staat zo hoog dat u uw armen in een hoek van 90 graden of groter kunt houden tijdens het typen en bewegen van de muis zonder dat u uw schouders hoeft op te trekken en waardoor u uw polsen recht kunt houden. Een polssteun voor toetsenbord en muis wordt aanbevolen Beeldscherm Het beeldscherm bevindt zich op ongeveer een armlengte van uw ogen en kan 0-20 graden naar achteren kantelen ten opzichte van de ogen van de gebruiker De bovenkant van het scherm bevindt zich op of onder ooghoogte van de gebruiker De beelden zijn scherp, gemakkelijk te lezen en er valt geen fel licht op het scherm Het schermcontrast en de helderheid zijn zo ingesteld dat u de getypte karakters op het scherm het beste kunt lezen Verlichting van de werkplek De verlichting is niet zo helder dat deze op het scherm reflecteert De verlichting is niet zo zwak dat u uw ogen moet inspannen als u naar het scherm kijkt Het beeldscherm staat van het raam afgewend en/of loodrecht ten opzichte van een raam Er zijn geen reflecties zichtbaar op het scherm vanuit de ramen of de verlichting Er schijnt geen licht rechtstreeks in uw ogen Stoel De stoel dient geschikt te zijn voor bureauwerk en de onderbenen moeten een hoek van 90 graden kunnen maken terwijl de voeten plat op de vloer staan of op een voetenbankje rusten, en uw ellebogen bevinden zich op dezelfde hoogte als het toetsenbord De werknemer verklaart dat hij/zij kennis heeft genomen van de inhoud van deze veiligheidschecklist en deze begrijpt en dat hij/zij heeft gecontroleerd dat de werkplek buiten het hoofdkantoor veilig en ergonomisch geschikt is:. (Naam werknemer) (Datum) Als ontvangstbevestiging: (Naam manager). (Datum)

27