ons kenmerk BJZ/RR

Transcriptie

1 -J\-/' UN I r- V A N W AT r- RSCH A PP r- L.. 1\ I\L.. 1\ L N Bezoekadres Komngskade MDt:nHaag Postadres Postbus 932t8 2c$09AE Den Haag T~ltfoon $1 Fax De ledenvergadering van de Unie van Waterschappen datum 30 januari 2007 ons kenmerk BJZ/RR contactpersoon H.J.M. Havekes bijlage(n) LV 07-1 en a uw kenmerk e-maîl hhavekes@uvw.nl betreft evaluatie commissiestructuur doorkiesnummer Geachte leden, Bijgaand doe ik u een notitie inzake de evaluatie van de commissiestructuur toekomen(bijlage LV 07-1 en a). Deze notitie die gebaseerd is op de gesprekken die de MT -leden van de Unie najaar 2006 met een tiental DB's van de waterschappen hebben gevoerd, bevat een aantal verbetervoorstellen inzake het functioneren van de Uniecommissies. Kortheidshalve mag ik u hiervoor naar bijgaande notitie verwijzen. De onderhavige notitie zal worden geagendeerd voor de ledenvergadering van 30 maart a.s. Teneinde u optimaal in de gelegenheid te stellen de notitie in eigen huis te bespreken, doe ik u de notitie hjerbij reeds toekomen. Waar bedoelde verbetervoorstellen de wijze van agendering betreffen zal daar overigens vanaf heden reeds rekening mee worden gehouden. /, "'"

2 Bijlage LV 07-1 Evaluatie commissiestructuur 1. Inleiding Nu enkele jaren ervaring is opgedaan met de Uniecommissies nieuwe stijl is het goed om de balans op te maken. Het kan immers altijd nog beter. Voor een dergelijke evaluatie is te meer aanleiding nu daarop ook vanuit waterschapskring wordt aangedrongen (zie de bijgevoegde brieven van Waterschap Regge en Dinkel, het Bestuurlijk Overleg Gelderse Waterschappen en het Overijssels Dijkgravenoverleg). Ten behoeve van deze evaluatie is een korte notitie met een aantal vraagpunten opgesteld. Aan de hand van deze eveneens bijgevoegde notitie hebben de MT-leden van de Unie van Waterschappen de afgelopen maanden gesprekken gevoerd met de dagelijkse besturen van een tiental waterschappen verspreid over het land. Daarnaast hebben de bestuursleden van de Unie van Waterschappen een en ander in hun eigen dagelijks bestuur aan de orde gesteld. Aldus is sprake van een redelijk representatief beeld. Alvorens de uitkomsten van deze gesprekken te schetsen wordt voor de volledigheid nog even de bestaande commissiestructuur gememoreerd. 2. Bestaande commissiestructuur De Unie kent momenteel een zevental vaste commissies die het bestuur en de ledenvergadering adviseren: Commissie bestuurszaken, communicatie en financiën (CBCF). Commissie waterkeringen (CWK). Commissie waterketens en emissies (CWE). Commissie watersystemen (CWS). Commissie internationale zaken (CINTER). Commissie wegen (CWB). Arbeidsvoorwaardencommissie (ARC/WPO). Met uitzondering van de CWB en de ARC/WPO zijn tegenwoordig alle ledenwaterschappen in deze Uniecommissies vertegenwoordigd. Veelal gebeurt dat door DBleden van waterschappen; van de CBCF zijn vooral waterschapsvoorzitters lid. Daarnaast zijn ook enkele secretarissen-directeuren lid van de commissies. De desbetreffende portefeuillehouders uit het Uniebestuur zijn voorzitter van de commissies, terwijl het secretariaat bij een van de MT-leden van de Unie berust. De vergaderfrequentie van de commissies is vier à vijf keer per jaar; de ARC en CWB komen minder vaak bijeen. 3. Uitkomsten evaluatie Alhoewel de diverse gesprekken een veelheid aan standpunten en suggesties hebben opgeleverd, valt daaruit zeker een rode draad te destilleren. Deze valt aan de hand van de indeling van eerdergenoemde notitie als volgt te beschrijven: a. Indeling en samenstelling Afgezien van enkele oostelijke waterschappen (Waterschap Regge en Dinkel en Waterschap Rijn en IJssel) wordt ingestemd met de bestaande commissie-indeling. De bestaande indeling sluit goed aan bij de waterschapspraktijk. Vraagtekens worden door sommige waterschappen bij CINTER geplaatst (te weinig bestuurlijke agendapunten en weinig besluitvormend), hetgeen twee waterschappen tot de suggestie brengt om CIN- TER met de CBCF samen te voegen. Ook de vrij grote samenstelling van de commis-

3 Pagina 2 van 3 sies (alle waterschappen) wordt vanuit de wens om iedereen te betrekken in het algemeen gewaardeerd. Het wordt daarbij belangrijk gevonden dat DB-leden van waterschappen via de commissies betrokken zijn bij en zich kunnen uitspreken over waterschapstaken van landelijk belang. Dit stelt wel eisen aan de vergaderdiscipline. Men hoeft niet alle 26 over elk agendapunt iets naar voren te brengen! Voorts moet de samenstelling nadrukkelijk tot één vertegenwoordiger per waterschap beperkt blijven, hetgeen thans niet altijd het geval is (CBCF). Uiteraard kan men zich bij verhindering of anderszins ook ter vergadering laten vertegenwoordigen door een (aangrenzend) collega- waterschap. Het inschakelen van ad hoc-commissies voor specifieke thema s wordt nuttig geacht, mits deze een tijdelijk karakter hebben. Rapportage kan - afhankelijk van door wie de ad hoc-commissie is ingeschakeld - plaatsvinden aan Uniebestuur dan wel de reguliere commissie. Via regionale bijeenkomsten zouden de conclusies van dergelijke ad hoc-commissies breed onder de aandacht kunnen worden gebracht. b. Onderlinge wisselwerking Wat de wisselwerking tussen de commissies onderling betreft ziet men nogal eens dubbelingen in de agenda. Dit kan worden opgevangen door een betere agendering, zo nodig gezamenlijke vergaderingen (over NBW, KRW) en in het uiterste geval het ineenschuiven van commissies. De wisselwerking met het Uniebestuur en de ledenvergadering kan bepaald beter. De rol en positie van de commissie moet in zoverre dominanter zijn dat wanneer de commissie een duidelijk advies heeft uitgebracht, dit in beginsel voor het Uniebestuur en de ledenvergadering volstrekt helder moet zijn. Dit kan worden bevorderd door in de vergaderstukken voor het bestuur en de ledenvergadering het advies van de desbetreffende commissie(s) nog beter weer te geven, terwijl de terugkoppeling uit de commissies naar de leden-waterschappen ook sneller zou moeten plaatsvinden. De wisselwerking met de diverse werkgroepen wordt goed geacht. c. Agendering De agendering kan duidelijk beter, ook al is de nieuwe vorm (geannoteerde agenda s) al een stap in de goede richting. Qua diepgang mist men aandacht en ruimte voor strategische thema s, die nadrukkelijker benoemd zullen moeten worden. Voorts laat de wijze van agendering te weinig ruimte voor nieuwe invalshoeken en gezichtspunten. De - overigens goed verzorgde - vergaderstukken zijn te vaak volledig dichtgetimmerd en daardoor weinig uitnodigend. Ter vergadering zijn voorzitter en secretaris er vooral op uit om de voorstellen te verdedigen en er ongewijzigd doorheen te krijgen aangezien men daarmee in Brussel / Den Haag verder op pad moet. De discussie moet, anders gezegd, meer vrije ruimte krijgen; bij het opstellen van de vergaderstukken moet hier rekening mee gehouden worden, bijvoorbeeld door vraaggestuurde agenda s vanuit de commissies. Qua besluitvorming is het voor de deelnemers lang niet altijd helder wat er nu exact is afgesproken c.q. besloten in de commissies. Er dient dus scherper te worden afgeconcludeerd en de verslaglegging moet sneller en beknopter. Bij te magere agenda s moet ten slotte besloten durven worden een vergadering af te blazen. d. Doorwerking De doorwerking is zo goed als de logistiek (zie onder e.) het mogelijk maakt. Alle waterschappen zetten de vergaderstukken van de commissies intern uit en rapporteren over de uitkomst van de vergaderingen. Men vindt dat ook belangrijk aangezien men het eigen waterschap in de commissies vertegenwoordigt. e. Logistiek Ook op dit punt worden nadrukkelijk verbeteringen bepleit. Alhoewel men bepaald niet ontevreden is over de vergaderstukken (zie onder c.) kan het duidelijk nog beter. Door een tijdiger aanlevering (op papier èn digitaal) kunnen de agenda s intern (in de eigen DB s) beter worden doorgesproken, waardoor de besluitvorming in de commissies aan BJZ/RR LV/34988

4 Pagina 3 van 3 kracht kan winnen. Ook de doorwerking naar de waterschappen wordt hierdoor beter (zie onder d.). De vergaderfrequentie wordt goed geacht en ten aanzien van de vergaderlocatie hebben enkele waterschappen nog eens een voorkeur voor een meer centrale locatie in het land uitgesproken. Andere waterschappen hebben ook vanwege de Haagse netwerken geen moeite met Den Haag. Wel is gesuggereerd om de commissievergaderingen zo veel mogelijk op één dag te plannen en om één keer per jaar op locatie bijeen te komen. f. Externe communicatie Vrij algemeen komt naar voren dat men behoefte heeft aan (veel) kortere èn snellere verslagen, die meer de vorm van een besluitenlijst zouden mogen aannemen. Men heeft geen behoefte aan een gedetailleerd overzicht van wie nu precies wat gezegd heeft. g. Themagroepen Men acht de instelling van themagroepen in het algemeen een verstandige en nuttige werkwijze, waarbij de Unie optimaal gebruik kan maken van de bij de waterschappen aanwezige kennis. 4. Conclusies Uit het voorgaande kan als rode draad worden afgeleid dat niet zozeer de commissiestructuur als zodanig als wel de werkwijze en met name de agendering voor verbetering vatbaar wordt geacht. Door middel van de volgende wijzigingen zal met ingang van 2007 aan de ter zake gemaakte opmerkingen worden tegemoetgekomen: Werken met geannoteerde agenda s met duidelijk geformuleerde bestuurlijke keuze(s) of discussiepunten. De adviezen van de commissies zullen nog nadrukkelijker doorklinken in de vergaderstukken voor het Uniebestuur en de ledenvergadering zodat deze beter herkenbaar zijn en nog meer gewicht kunnen krijgen. Er komt meer ruimte voor discussies over strategische thema s in de commissies; de strategische thema s zullen tijdig worden geïnventariseerd. De agenda s worden minder dichtgetimmerd, zodat meer ruimte ontstaat voor open discussies die verder gaan dan het verdedigen van de voorgelegde standpunten; de discussiepunten zullen concreet worden aangegeven. Er wordt scherper afgeconcludeerd door de commissievoorzitters. De vergaderstukken worden uiterlijk twee weken vóór de vergadering op papier toegezonden (hetgeen per zal worden gemeld) en de digitale plaatsing op extranet zal worden versneld, zodat de voorbereiding in eigen huis beter kan plaatsvinden. Eén keer per jaar wordt op locatie (dat wil zeggen bij een van de waterschappen) vergaderd. Binnen één week na de vergadering wordt in de vorm van een (veredelde) besluitenlijst een beknopt verslag van de vergadering toegezonden, waarmee het ouderwetse uitgebreide verslag komt te vervallen. De portefeuillehouder CINTER komt met een voorstel voor verbeteringen van deze commissie (meer als netwerk, samensmelting met ambtelijke werkgroep, meer aandacht voor EU-dossiers en dergelijke). Met behulp van deze verbeteringen moet het mogelijk zijn de commissies nog beter te laten functioneren BJZ/RR LV/34988

5

6

7

8

9 Bijlage LV 07-1a Bijlage Evaluatie commissiestructuur 1. Inleiding Nu enkele jaren ervaring opgedaan is met de Uniecommissies nieuwe stijl, is het goed om de balans op te maken. Het kan immers altijd nog beter. Daar is te meer aanleiding toe, aangezien enkele waterschappen hebben aangedrongen op een evaluatie van de commissiestructuur (zie de eerdere brieven van het Waterschap Regge en Dinkel en het Bestuurlijk Overleg Gelderse Waterschappen). Deze notitie bevat daartoe een aanzet. Een eerdere versie is kort geleden besproken met het bestuur van de Vereniging van Directeuren van Waterschappen (VDW), aangezien ook enkele secretarissen-directeuren deel uitmaken van de diverse Uniecommissies. 2. Aanbevelingen ACV Allereerst is het goed even stil te staan bij de aanbevelingen die enkele jaren geleden door de ad hoc-commissie verenigingszaken (ACV) ten aanzien van de commissiestructuur zijn gedaan. In feite ging het om twee suggesties: alle leden-waterschappen opnemen in de diverse uniecommissies. Dus niet langer een happy few met uitzondering van de ARC en de CWB; waar mogelijk het ineenschuiven van de diverse Uniecommissies. Wat het eerste punt betreft is aldus de lijn doorgezet die een aantal jaren eerder voor het algemeen bestuur/ledenvergadering werd ingezet. Ook ten aanzien van dat belangrijke verenigingsorgaan is toen uitgesproken dat alle leden-waterschappen daar lid van dienden te zijn. Door de ACV is dit, zoals gezegd, doorgetrokken naar de (meeste) Uniecommissies, hetgeen inmiddels feitelijk is gerealiseerd. Juist daardoor rijzen nu overigens vragen, aangezien de samenstelling van de commissies is uitgebreid en met zijn zesentwintigen is het nu eenmaal anders discussiëren. Wat het tweede punt betreft kan geconstateerd worden dat dit is gerealiseerd voor de voorheen aparte Uniecommissies algemeen bestuurlijke aangelegenheden, communicatie en waterschapsfinanciën die zijn samengesmeed tot de nieuwe Uniecommissie bestuurszaken, communicatie en financiën (CBCF). Dit mag achteraf een verstandige ingreep worden genoemd. Waar voorheen sprake was van soms buitengewoon magere agenda s, hetgeen meer dan eens tot het op het laatste moment afblazen van vergaderingen leidde, vormt het opstellen van voldoende stevige agenda s tegenwoordig doorgaans geen probleem, waarbij van belang is vast te stellen dat het drietal thema s onderling de nodige relaties heeft. Er is dus ook sprake van inhoudelijke synergie. Wat de overige commissies betreft is samensmeding tot dusver uitgebleven. Wel vergaderen de commissies zoveel mogelijk op dezelfde dag. Hierbij moet uiteraard worden opgemerkt dat deze samenvoeging niet als een keurslijf gezien moet worden. Als een en ander naar tevredenheid functioneert en problemen als bij de voorlopers van de CBCF zich niet voordoen, moet dat reden kunnen zijn om met aparte commissies te blijven werken. 3. Huidige structuur Uniecommissies Momenteel functioneert een zevental vaste Uniecommissies, te weten de CBCF, CWE, CWS, CWK, CWB, CINTER en ARC (de afkortingen zijn bekend). Onder deze commissies is een (beperkt) aantal ambtelijk samengestelde werkgroepen actief die de commissies BJZ/RR LV/35244

10 Pagina 2 van 3 voeden. Naast de vaste commissies zijn met enige regelmaat ad hoc-commissies actief (bijvoorbeeld ten aanzien van het imago, grondwater en VNK), hetgeen overigens in het verleden niet anders was. Wel lijkt te kunnen worden geconstateerd dat de commissies zich er na eerder genoemde uitbreiding minder goed voor lenen snel bepaalde prangende vragen bij de kop te pakken, zodat meer dan voorheen de hulp van ad hoc- commissies moet worden ingeroepen. In deze Uniecommissies zijn - met uitzondering van de ARC - alle leden-waterschappen bestuurlijk vertegenwoordigd. Soms door de voorzitter (CBCF met name), maar veelal door DB-leden van de waterschappen die de betreffende portefeuille hebben. Daarnaast zijn ook enkele secretarissen-directeuren namens de VDW lid van de Uniecommissies. Van de bestuurlijke vertegenwoordigers is de opkomst in het algemeen goed. Bijkomend voordeel daarvan is dat het de band van de Unie met de DB-leden van de waterschappen versterkt, waardoor de Unie niet langer de Vereniging van Dijkgraven is (van de LV maken overigens alleen waterschapvoorzitters deel uit). Deze op zichzelf te prijzen grote opkomst en belangstelling, waardoor met het secretariaat al vrij snel een gezelschap van 25 à 30 personen aanwezig is, stelt uiteraard wel bepaalde eisen aan de vergadermethode. Er zal sprake moeten zijn van duidelijk bestuurlijk geformuleerde agenda s met heldere keuzes, hetgeen ook van het secretariaat het nodige verlangt. Uitgebreide palavers over feiten en dergelijke ten aanzien van alle agendapunten dienen bij voorkeur te worden vermeden. Ook vergadertechnisch moeten goede voorzieningen worden getroffen (geluidsinstallatie). Dit laatste is inmiddels gerealiseerd. Zoals bekend, zijn de bestuursleden van de Unie qualitate qua voorzitter van de commissies, waarvan zij de portefeuille beheren. De agenda s worden met hen voorbesproken. Dit schept niet alleen een goede band, maar draagt er ook aan bij dat onze bestuursleden precies weten wat leeft, hetgeen ook in hun extern opereren van grote betekenis is (zie de andere formule bij de VNG). Een laatste opmerking in dit verband die wederom met genoemde uitbreiding te maken heeft, vormt het feit dat meer dan vroeger zaken in de commissies (kunnen) worden afgehandeld. Discussies hoeven in zoverre in de LV in beginsel niet volledig opnieuw te worden gevoerd. De vraag is of dit erg is. Wanneer de LV onverhoopt andere signalen uitzendt dan de betreffende commissie (zie recent bij VNK) wordt dit immers buitengewoon vervelend gevonden. De commissiestructuur dient er terecht ook voor de bestuurlijke signalen adequaat en in een zo vroeg mogelijk stadium op te vangen. Bij dit alles dient voorts te worden bedacht dat niet alle onderwerpen de LV-agenda bereiken, maar via de route commissiebestuur voldoende afgehandeld zijn. 4. Evaluatie structuur Uniecommissies Mede naar aanleiding van eerdergenoemde brieven van het Waterschap Regge en Dinkel en het Bestuurlijk Overleg Gelderse Waterschappen is het gewenst de nieuwe commissiestructuur, nu daar enkele jaren ervaring mee is opgedaan, te evalueren. Daartoe is hieronder een aantal vraagpunten geformuleerd die ter beantwoording aan u worden voorgelegd (uiteraard kunnen ook andere punten worden ingebracht): a. Indeling en samenstelling Hoe kijkt u aan tegen de huidige commissie-indeling (Bestuurszaken, communicatie en financiën, Internationale zaken, Waterkeringen, Waterketens en emissies, Watersystemen, Wegen, Arbeidsvoorwaarden)? Dekt deze indeling de behoefte vanuit uw waterschapspraktijk? Is de samenstelling van de commissies optimaal? Onderschrijft u het besluit om alle waterschappen in de commissies op te nemen? BJZ/RR LV/35244

11 Pagina 3 van 3 b. Onderlinge wisselwerkingen (horizontaal en verticaal) Hoe ervaart u de wisselwerking op de volgende vlakken: commissiestructuur-lv; werkgroep-commissie; commissies onderling? c. De agenda Is de keuze van onderwerpen naar wens? Is de kwaliteit en diepgang voldoende? Zijn de stukken voldoende uitnodigend om te discussiëren? Is er voldoende ruimte om te discussiëren? Sluit de agenda aan bij uw eigen waterschapspraktijk? Leidt de agenda tot duidelijke besluitvorming? d. Doorwerking Bespreekt u de stukken voor in uw eigen DB/ambtelijke organisatie? Is de doorwerking voldoende? Vinden aanbevelingen via commissieleden hun weg in de terugkoppeling binnen de eigen organisatie? Wordt invulling gegeven aan besluiten? e. Logistiek, vergaderlocatie en frequentie Is de voorbereidingstijd voldoende? Zijn de vergaderstukken op tijd? Is de vergaderfrequentie (vier à vijf vergaderingen per jaar) optimaal? f. Externe communicatie Worden de onderwerpen en besluiten in uw commissie voldoende gecommuniceerd? Bent u tevreden over (het moment van) de verslaglegging? g. Themagroepen Bent u tevreden over de werkwijze van de themagroepen? 5. Overige punten P.M. 6. Slotopmerking De onderhavige notitie zal op korte termijn worden besproken met een groot aantal DB s van de waterschappen. De uitkomsten daarvan zullen vervolgens worden besproken in alle Uniecommissies. Het ligt in de bedoeling de uitkomsten daarvan te agenderen voor de LV van eind december 2006, zodat mogelijke aanpassingen in de commissiestructuur met ingang van 2007 kunnen worden doorgevoerd BJZ/RR LV/35244