Adviescommissie Werk, Zorg en Inkomen.

Transcriptie

1 Adviescommissie Werk, Zorg en Inkomen. Vergadernotitie voor de vergadering van 23 september 2009 agendapunt 9 datum 8 september 2009 steller B.C.A.Poiesz doorkiesnummer b..poiesz@h-i-ambacht.nl Onderwerp Uitkomsten enquête evaluatie functioneren Adviescommissie WZI. Bijlagen Notitie Uitkomsten enquête evaluatie functioneren Adviescommissie WZI. Gevraagde beslissing Uitkomsten van de enquête bespreken. Verdere procedure Bespreken. Met de projectcoordinator van het Evaluatie-onderzoek functioneren Drechtraad ( commissie Scholten ) is afgesproken dat de uitkomsten van deze evaluatie nog betrokken kunnen worden bij de eindrapportage. Toelichting Onder de leden van de adviescommissie en de bestuurscommissie is een enquête gehouden over het functioneren van de adviescommissie. De uitkomsten daarvan zijn opgenomen in de notitie. ******************

2 Van: secretaris Adviescommissie WZI Datum: 29 januari 2009 Uitkomsten Enquête Evaluatie Adviescommissie Werk, Zorg en Inkomen. Inleiding. In de adviescommissie is afgesproken dat er een evaluatie komt van het functioneren van de adviescommissie. De evaluatiepunten zijn verdeeld in 3 paragrafen; 1. De organisatorische aspecten van de adviescommissie 2. De vergaderingen van de adviescommissie 3. Taken en bevoegdheden Per punt is aangeven of men hier positief, neutraal of negatief tegenover staat, welke positieve en minder positieve ervaringen men heeft en welke verbeterpunten u voorstelt. Uitkomsten. Er zijn 9 enquetes terugontvangen van de leden en de gegevens hiervan zijn in de onderstaande tabellen verwerkt. Alle scores zijn weergegeven met daaronder de opmerkingen. Van de leden van de bestuurscommissie zijn 3 enquetes ontvangen. Nagenoeg alle scores zijn positief en bij m.n. de paragraaf De vergaderingen van de adviescommissie neutraal aangegeven. Vanwege de overzichtelijkheid zijn deze uitkomsten niet gespecificeerd weergegeven. Wel zijn er enkele inhoudelijke opmerkingen gemaakt. Zie hiervoor de laatste passage in deze notitie. 1. De organisatorische aspecten van de adviescommissie Samenstelling van de commissie. De adviescommissie bestaat uit twee afgevaardigden per gemeente, die lid of plv. lid van de Drechtraad zijn. Vindt u dat deze samenstelling voldoet? Positief, neutraal, positief, positief, negatief (5), neutraal, neutraal, positief, positief. De gemeenteraadsfracties voelen zich maar matig vertegenwoordigd. Vertegenwoordiging langs regionale fractielijn. (5).Het gaat er om dat de raadsleden met de meeste affiniteit met het onderwerp in de commissie zitten en minder van belang of het Drechtraadslden of plv.ers zijn (6) Twee afgevaardigden per gemeente voldoet. Meer is niet nodig. Minder gewenst i.v.m. mogelijke verhindering. Binding met Drechtraad nodig en door deze opzet gegarandeerd. Dus ook niet veranderen. In...hebben we gekozen voor 1 vertegenwoordiger uit de coalitiefracties en een uit de oppositiefracties. Deze samenstelling voldoet. Ik heb er geen zicht op hoe de samenstelling is van de vertegenwoordigers uit de andere gemeenten. Met betrekking tot de terugkoppeling naar de raad is deze verdeling niet relevant. Gebeurt in... nog onvoldoende. Openstellen voor alle raadsleden. Geen voorstellen tot verbetering. Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 1

3 Voorstel : bespreken Onafhankelijk voorzitterschap. De adviescommissie heeft een onafhankelijk voorzitter. Vindt u dit een juiste constructie? Positief, positief, positief (3), positief, positief, positief, neutraal, neutraal, neutraal Goede voorzitter, houdt vergadering goed in de hand. (3).Voorzitter doet het voortreffelijk. A. geeft goed leiding en leidt de discussie in goede banen b. stelt zich onafhankelijk op. Kan me ook voorstellen tot een commissielid de voorzittersrol op zich neemt en zijn/haar mening (cq die van de gemeente) inbrengt en tegelijkertijd zorgt voor een eerlijke discussie. Neutraal. Onafhankelijk voorzitter is op zich positief, maar kan consequenties hebben voor betrokkenheid en mogelijk slagvaardigheid. Geen voorstellen tot verbetering.. Dit werkt goed. Voorstel: v.k.a Secretariaat Bent u tevreden over de secretariële ondersteuning? neutraal, positief, positief, positief, positief, positief, positief, positief, positief. Geen bijzonderheden.. Griffier kwijt zich uitstekend van zijn taak. Positief, stukken vrijwel altijd op tijd. Goede verslaglegging..verslagen mogen wel korter ((3) Ondersteuning is prima Houden zo. Voorstel: v.k.a. 1.4 Huidige vergaderlocatie en frequentie van vergaderen. Bent u tevreden over de huidige vergaderlocatie (in het regiokantoor aan de Noordendijk) en de Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 2

4 frequentie van vergaderen (ca. 4 keer per jaar en tijdens een Drechtraadcarrousel)? Positief, positief, positief, neutraal, positief, positief (6), positief, neutraal, positief. Regiokantoor ook prima (4) 4 keer per jaar okee (4) Goed om de combinatie te maken met de Drechtraadcarrousel (6) Tot nu toe hebben meestal vergaderd in het Stadskantoor. Dordrecht. Die lokatie beviel goed. Regiokantoor is ook okee. Echter laatst stond ik voor een gesloten deur (portier zat niet op zijn plaats). Ook is de vergaderzaal wat lastiger te bereiken dan de zalen in het stadskantoor..lichte voorkeur voor Stadskantoor. Voorstel: vergaderlokatie is nu het regiokantoor i.v.m. Drechtraadcarrousel Toezenden van stukken en toezendtermijn. De stukken worden zowel per post als per mail toegezonden ca. twee weken voor de vergadering. Bent u tevreden over? Positief, neutraal (2), positief (3), positief, positief, neutraal, neutraal, positief, positief Zijn meestal keurig op tijd (3) Goed te lezen in 14 dagen (4) Is niet altijd op tijd verzonden.: Houd de termijnen strak in de gaten. Graag beide handhaven. Soms te weinig voorbereidingstijd (2) Prima, niets veranderen. Voorstel: per post en per mail handhaven. Termijn van 2 weken op z n minst handhaven Vergaderorde en vergaderduur. Bent u tevreden over de vergaderorde en de vergaderduur? Positief, prima, positief, positief, positief, neutraal (6), prima, positief, neutraal tot negatief. Er worden nog veel technische vragen gesteld. Dit is niet nodig. Voor zover ik mij kan herinneren is er nog geen vergadering qua tijd uit de hand gelopen. Ook is de sfeer doorgaans goed. Teveel in detail, te weinig grote lijn. We doen het werk van de ambtenaren over, als we niet oppassen. M.i. niet de bedoeling. Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 3

5 Geef de commissieleden de mogelijkheid om van te voren met een ambtenaar te bellen die het onderwerp in zijn/haar portefeuille heeft. Die kan prima alle techniasche vragen beantwoorden. Scheelt tijd voor de vergadering. (6). De commissie moet zelf meer baas worden over de agenda (rol onafhanekelijk voorzitter (of juist niet?) Voorstel: reeds afgesproken dat technische vragen zoveel mogelijk voorafgaand aan de vergadering gesteld en beantwoord moeten worden. Zie de tekst onderaan de agenda van 18 februari Publiciteit en bekendmaking. De uitnodiging en de agenda worden gepubliceerd op de website van de Drechtraad. De cliëntenraad en de raadsleden worden gewezen op de vergaderingen van de adviescommissie. Vindt u dit voldoende publiciteit? neutraal (1), ---- (2), positief, neutraal, positief, neutraal, (7), negatief, positief. De meeste raadsleden zullen wel op de hoogte kunnen zijn. Wat mij betreft dus voldoende publiciteit (6). De tribune is doorgaans slecht bevolkt. Ik kan mij niet aan de indruk onttrekken dat dit met het bekendmakingsbeleid te maken heeft. Het is mij niet opgevallen dat ik via een ander kanaal dan via onze secretaris een uitnodiging heb ontvangen. Voorstel: op plaatselijke website doorklikmogelijkheid naar agenda en verslag (1) Doorklikmogelijkheid naar verslag en agenda. Op gemeentelijke website. Voorstel: agenda vergaderingen opnemen in Drechtstedennieuws. Doorklikmogelijkheid nagaan Informatie op de website Drechtraad Adviescommissie WZI. Vindt u dat de website voldoende informatie bevat? neutraal, (2), -----(3), positief, positief, positief, neutraal, neutraal..alle informatie is terug te vinden..doorklikmogelijkheid (2). Voorstel: mogelijkheid voor een betere website en presentatie van stukken wordt door de griffiers bekeken Verslaglegging. Bent u tevreden over de kwaliteit van de verslaglegging? Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 4

6 neutraal, prima, positief (3), positief, positief, neutraal (6), positief, positief, positief. Wat mij betreft mag volstaan worden met een beknopte besluitenlijst.(6) Ik heb hier nog nooit op gekeken. Zie mijn opmerking bij (3)... Voorstel: verslag is inmiddels beknopter. Verslag is tevens communicatiemiddel, daarom geen eenvoudige besluitenl;ijst. 2. De vergaderingen van de adviescommissie Agendavorming. Bent u tevreden over de manier waarop de agenda s van de vergaderingen tot stand komen? Positief, prima, positief, positief, positief, positief, positief, positief, neutraal-negatief. Er kan door de leden voldoende invloed worden uitgeoefend op de agenda. Meer inbreng vanuit de commissie gewenst.... Voorstel: de leden kunnen de agenda bepalen. 2.2 Kwaliteit van de stukken. Bent u tevreden over de kwaliteit van de te behandelen stukken? Positief, okee (2), positief, positief, positief, neutraal (6), positief, positief, positief. Meestal wel goed. Wat mij betreft moeten er altijd beknopte samenvattingen bij zitten (6). Positief, soms wat technisch. Zou het in beknoptere vorm kunnen? (2) Altijd beknopte samenvattingen (6). Voorstel: mogelijkheid van beknopte samenvatting bekijken Inbreng van de leden van de adviescommissie. Bent u tevreden over de kwaliteit van de inbreng van de leden van de adviescommissie? Neutraal (1), prima, neutraal (3), neutraal, positief, neutraal,, positief, positief, Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 5

7 Woordvoering namens achterban mag wat sterker vormgegeven worden (5) Soms nog iets te technisch, maar voldoende in staat om onze adviserende rol uit te oefenen. Teveel detail, te weinig grote lijn, de commissie meer voorin de beleidscyclus inschakelen i.p.v. achteraf toetsend. Vraagt wel grotere betrokkenheid/kennis van zaken van de leden. Nog te vaak onnodig detaillistisch en vanuit eigen politieke achtergrond (1) Is m.i. de verantwoordelijkheid van de leden zelf (3) Als adviescommissie moeten we proberen vooraan in het proces te komen en proberen ook andere raadsleden hierin mee te krijgen (6). Voorstel: technische vragen kunnen voortaan beantwoord worden voorafgaande aan de vergadering Informatie bestuurscommissie. Bent u tevreden over de beantwoording van vragen en het geven van informatie door de leden van de Bestuurscommissie, directie en medewerkers van de SDD? Positief, prima, positief, positief, positief, positief, positief, positief, positief. Beantwoording van vragen is altijd prima en correct. (6) Bestuurscie, directie, medewerkers SDD nemen commissie uiterst serieus. Positief, soms wel wat verdedigend, maar dat brengt de huidige werkwijze met zich mee.... Voorstel: v.k.a Presentaties. Vindt u dit een goede manier van informatieverstrekking? Bent u tevreden over de kwaliteit van de presentaties? Positief, positief, positief, positief, positief, positief, positief, positief, positief. Prima (6) Positief, in z n algemeenheid goed voorbereid.... Voorstel: v.k.a Bent u tevreden over de kwaliteit van de vergaderingen in het algemeen? neutraal, (2), positief, positief, positief, neutraal, (6), , positief, neutraal/positief. Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 6

8 Moeten anderen beoordelen. (6) Was tijdens de eerste vergaderingen negatief, schuift nu op naar neutraal/positief.... Voorstel: v.k.a. 3. Taken en bevoegdheden van de adviescommissie Vindt u dat de taken en bevoegheden van de adviescommissie voldoende duidelijk omschreven zijn? neutraal (1), (2), positief (3), positief, neutraal (5), positief, , neutraal, neutraal..omschrijving is goed, maar in de praktijk toch soms lastige afbakening t.o.v. lokale wensen /inbreng (5) Op zich zijn taken en bevoegdheden duidelijk. Wel blijft lastig a/ komen tot gezamenlijk advies vanuit deelnemende gemeenten (er kan verschil van mening bestaan tussen gemeenten) en b/ komen met gezamenlijk standpunt vanuit individuele gemeenten (er kan verschil bestaan tussen de 2 vertegenwoordigers) Tot nu to heeft eea weliswaar niet gespeeld in onze cie., maar is wel punt van voortdurende aandacht. Neutraal, moment van advisering en daarmee ook de aard van advisering zou nader/beter omschreven kunnen worden. Wel duidelijk omschreven maar nog niet geheel doorleefd door de drechtraadleden (1) Inmiddels is het wel duidelijk en is ook duidelijk voor onze achterban. (3) 3.2. Bent u tevreden over de kwaliteit van de adviezen van de adviescommissie aan de Drechtraad? Positief (1), (2), positief (3), positief, positief, neutraal (6), , positief, redelijk positief. Positief omdat vooraf altijd aan de commissieleden wordt gevraagd of zij zich in de adviezen herkennen. (3). Soms heb ik het gevoel dat we daar iets meer van kunnen maken. Als (hand in eigen boezem) de voorbereiding beter is. (6) Tja, daar zit ik zelf bij. Wordt nog niet naar geleefd in de Drechtraad (1) Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 7

9 Voor mijzelf meer tijd inruimen om de stukken ghoed voor te bereiden. Kom daar gezien de drukke agenda s niet altijd aan toe. (6). 3.3 Vindt u dat in de Drechtraad de adviezen van de adviescommissie voldoende tot zijn recht komen? Negatief, (2), positief(3), positief, positief, neutraal (6), , neutraal, Alle adviezen worden overgenomen. (6) Binnen Drechtraadvergadering is te weinig gelegenheid om diepgaand op problematiek in te gaan. Onze adviezen zijn daarom in meerdere opzichten belangrijk.. Heb de indruk dat deze weliswaar opgevolgd worden, maar dat voldoende kennis van inhoud bij leden van de Drechtraad ontbreekt. Lastig te zeggen als plv. drechtraadslid) in de hoeveelheid stukken toch vaalk hamerstukken. Zie vragen hierboven 3.4. Heeft u voldoende inzicht in het beleid en de beleidsuitvoering van de SDD om als volksvertegenwoordiger uw controlerende taak en kaderstellende taak voldoende tot uiting te brengen in de adviescommissie? neutraal (1), (2), positief (3), positief, positief, positief (6), , positief, redelijk. Dat is de vraag. vertalen van clienten-ervaringen richting beleid! Door grotere afstand wordt de controlerende taak ingewikkelder. Deze vraag lijkt voor mij een persoonlijke worsteling. (2). Als het niet duidelijk is, is er altijd de mogelijkheid om hierover vragen te stellen. (3) We zouden meer betrokken kunnen worden aan de voorkant van het proces. (6) Moet nog groeien, beter worden. Volksvertegenwoordiger ben je op lokaal niveau, inzicht en invloed heb je op regionaal niveau; dat wringt nog regelmatig (1) Voorafgaand aan beleidsvorming ideeen/suggesties kunnen meegeven (6) Voorbereiding van de vergaderingen binnen uw gemeente. Worden de vergaderingen van de adviescommissie binnen uw gemeente voorbereid? Bent u tevreden over deze wijze van voorbereiden? Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 8

10 neutraal (1), (2), positief, positief, negatief (5), positief, , negatief, nog niet positief. Door de korte voorbereidingstijd is het onmogelijk de onderwerpen binnen de raad cq. een commissie aan de orde te stellen. (2) Gebeurt wel, maar komt matig uit de verf (5). Fractievoorzitters zijn op tijd op de hoogte van de agenda. De adviezen worden teruggekoppeld in de voorbereidingsvergadering van de Drechtraad (6). Nog niet positief, is punt van bespreking. Hoe vind je evenwicht tussen goede informatievoorzieing en de neiging dat de raad alles nog eens dunnetjes over wil doen. Bij de raad ook de neiging afstand te nemen ( we hebben er toch twee mensen inzitten ). Dat zou veel beter kunnen. Is pas sinds kort goed op gang gekomen; weet nog niet (1) a/ te behandelen stukken op de agenda van Alblasserdam cie samenleving plaatsen en b/ terugkoppeling vanuit onze cie naar cie samelneving. Zal dat samen met mevr. Barra en onze griffier moeten organiseren Terugkoppeling binnen uw gemeente. Worden de vergaderingen van de adviescommissie binnen uw gemeente teruggekoppeld? Bent u tevreden over deze wijze van terugkoppeling? neutraal (1), -----(2), positief, neutraal, neutraal (5), neutraal, , negatief, neutraal. Deze worden mondeling in commissieverband ingebracht (2). Zie 3.5. (5) De totstandgekomen adviezen worden teruggekoppeld in de voorbereidingsvergadering voor de Drechtraad. Nadeel is dat hier alleen fractievoorzitters in zitten waardoor de rest van de raadsleden niet goed op de hoogte zijn (6). Zie hierboven. Neutraal, nog onvoldoende via de commissie. Idem als vraag hiervoor (1) 3.7. Vindt dat er binnen uw gemeente gemeenteraad commissie voldoende aandacht en betrokkenheid is voor het werk van de adviescommissie? Negatief (1), neutraal (2), neutraal (3), neutraal, positief, negatief, , negatief, neutraal. De aandacht hiervoor verschilt per fractie. (3) Onderwerpen leven zeer! (5). De Drechtraadsleden zijn vaak wel op de hoogte, maar de rest van de raadsleden niet Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 9

11 (6). Zie hierbovenm. Niet zo zeer betrokkenheid bij het werk van de commissie, maar wel bij de onderwerpen op zich (1). Betrokkenheid vergroten door belangrijke onderwerpen, zo niet alle op de site van de opinierende vergadering te plaatsen of andere plaats op de site. In ieder geval digitaal ter inzage... werkt digitaal beter als ingekomen stuk. (2) Zijn er onderwerpen die naar uw mening niet in deze evaluatie zijn genoemd? Gaarne een toelichting. Nee, prima enquete.... Uitkomsten enquete evaluatie functioneren Adviescommissie werk, Zorg en Inkomen door leden van de bestuurscommissie. De volgende opmerkingen/kanntekeningen zijn gemaakt: 3.3. Vindt u dat in de Drechtraad de adviezen van de adviescommissie voldoende tot zijn echt komen? - De formele vaststelling door de Drechtraad is een formeel juiste, maar overbodige stap. 3.6 Terugkoppeling binnen uw gemeente. - Terugkoppeling kan beter. Nu wordt er nauwelijks iets mee gedaan. - Raad vraagt niet echt om terugkoppeling. Raad staat op afstand. 3.7 Vindt u dat er binnen de gemeente, gemeenteraad, commissie voldoende aandacht en betrokkenheid is voor het werk van de adviescommissie? - Gemeenteraad laat e.e.a. veelal over aan de vertegenwoordigers. De afstand is groter geworden. Algemeen. De vraag of de Bestuurscommissie in combinatie met de adviescommissie niet zelfstandiger zou moeten /kunnen functioneren t.o.v. gemeenteraden en Drechtraad. *************** Uitkomsten enquete evaluatie Adviescommissie WZI 10